Um Time de Projeto Integrado – O Primeiro Passo Para o Sucesso! André Augusto Choma, PMP – IPA Latin America Carlos Eduardo Flesch, PMP – IPA Latin America
Paper: PMI-159
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
O Papel do Time do Projeto Gerente de Construção
Gerente do Projeto
Patrocinador Representante do Negócio Suprimentos
Líder de Engenharia Orçamentista
SMS
Planejador Representante das Operações
Curva da Influência sobre o Custo Maioria das Decisões Importantes Ocorrem no Início ELEVADO
100% DESENVOLVIMENTO DO PROJETO
Nível PROJETO DETALHADO
Relativo da
Custo
Influência
Cumulativo
AQUISIÇÃO / COMPRAS
do Projeto
CUSTO CUSTO DO DO PROJETO PROJETO COMPROMETIDO COMPROMETIDO
CONSTRUÇÃO
INFLUÊNCIA INFLUÊNCIA SOBRE SOBRE O O CUSTO CUSTO
PARTIDA E OPERAÇÕES
BAIXO
0% INÍCIO
The IPA Institute - a Division of IPA, Inc.
TEMPO
COMPLETO
6
CONFIDENTIAL
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
A Composição do Time do Projeto: Que Representantes São Essenciais Para o Sucesso? • Principais componentes devem estar presentes • Designação formal • Papéis preenchidos por funcionários da proprietária – Maior comprometimento com o projeto – Capacidade de decidir em favor da proprietária – Facilita a gestão do conhecimento
A Composição do Time do Projeto: Que Representantes São Essenciais Para o Sucesso? • Dados da pesquisa conduzida por Margit Jochmann e Luke Wallace em 2007 – Setting Up Teams for Success – 143 projetos de capital no mundo todo – Variando de USD 41 milhões até USD 3,3 bilhões
• Papéis essenciais do proprietário: • Gerente do Projeto
•Gerente de Construção
• Patrocinador
•Representante de Operações
• Representante do Negócio
•Representante de Manutenção
• Orçamentista e Líder do Controle
de Custos • Líder de Engenharia
•Saúde e Segurança do Trabalho •Aquisições
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
A Experiência em Favor do Projeto A Experiência do Time é Assim Tão Importante? • Os projetos precisam da “energia” dos mais jovens • Mas também precisam da sabedoria dos mais experientes • Pontos de atenção: – Experiência em projetos – Treinamentos específicos – Mentoring / coaching – A indústria está envelhecendo - sem o repasse da experiência para os mais novos
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos • O ambiente de projetos vive em eterna mudança • As demandas mudam – Ambiente econômico instável
• As empresas possuem quadros muito enxutos • Gerentes acumulam vários projetos simultâneos
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos • Pesquisa realizada por Julien Saillard e Swati Bhat em 2005 - Effects of Key Team Member Turnover – 1.430 projetos de capital – Custo de USD 2 milhões a USD 1 bilhão – Mais de 100 empresas representadas, em 50 países – 46% dos projetos com turnover de algum dos membros do time (15% deles com substituição de 3 ou mais membros da equipe), e 54% sem turnover
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos • Funções principais pesquisadas: • • • • • •
Gerente do Projeto Patrocinador Orçamentista Líder de P&D Líder de Processos Líder de Engenharia
•Gerente de Construção •Representante de Operações •Representante de Manutenção •Líder de Engenharia da Contratada •Líder de Construção da Contratada
• O campeão da rotatividade? – 29% das vezes: o GP! – 9% - patrocinador, líder de engenharia e gerente de construção
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos • Descobertas preocupantes: – Até 1998, cerca de 30% dos projetos apresentavam turnover, na média – De 1999 a 2003 a média saltou para 65%! 65%
• Efeito na média dos projetos que apresentaram turnover: – Desvio no orçamento de +2% – Atraso de cronograma 5% maior
Vamos olhar mais de perto...
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos Substituição do membro Comparação do Custo do Projeto da equipe com a Média da Indústria em Projetos Semelhantes Gerente do Projeto +3% Líder da Engenharia
+6%
Orçamentista
+6%
Líder da Engenharia do Contratado
+8%
A Rotatividade de Membros do Time Os Impactos nos Resultados dos Projetos Substituição do membro da equipe
Comparação da Duração do Ciclo de Vida Total do Projeto com a Média da Indústria em Projetos Semelhantes
Líder de Processos
+19%
Patrocinador
+14%
Líder da Engenharia
+14%
Gerente do Projeto
+13%
Representante de Operações
+13%
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
Construindo uma equipe eficaz Como preparar o time para o sucesso? • Como compor um time completo? – Estrutura organizacional da empresa – Autonomia dos gerentes de projeto – Equipe completa e com tempo dedicado ao projeto – Estrutura compatível com a carteira atual (e futura) de projetos
Construindo uma equipe eficaz Como preparar o time para o sucesso? • Como balancear a experiência? – Investir em treinamentos • Habilidades específicas de projetos • Habilidades interpessoais • Treinamento nos processos
– Mentoring
Construindo uma equipe eficaz Como preparar o time para o sucesso? • Como diminuir o impacto da rotatividade? – Seguir rigorosamente o processo – Documentar todas as • decisões • alternativas • justificativas • Premissas
– Conscientizar a alta administração
Agenda: • Introdução: o papel do time do projeto • A composição do time • A experiência em favor do projeto • Rotatividade de membros do time e seus efeitos • Construindo uma equipe eficaz • Conclusão
Conclusão • O sucesso do projeto começa pela formação de um time de sucesso!!!
Obrigado! AndrĂŠ Augusto Choma, PMP
IPA Latin America
achoma@ipaglobal.com www.ipaglobal.com