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Palestra: Gerenciamento das Partes Interessadas - Uma Abordagem Prática 9° Congresso PMI-MG

André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP

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Contextualizando...

Como atender as expectativas das suas partes interessadas?

Como engajá-las para o sucesso do projeto?

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Resultado...

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Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

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Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

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Introdução Quem são as partes interessadas do projeto?

Quais são as principais dificuldades em gerenciar as partes interessadas?

• Identificá-las • Entender suas expectativas • Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades • Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto • Gerenciar as mudanças de expectativas

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Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto • E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme • Lembram do WikiLeaks?

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Introdução Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto • E por parte da equipe Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme • Lembram do WikiLeaks?

• O episódio da ONG

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Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

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Por que gerir as Partes Interessadas?

Elas são parte do projeto E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso E elas estão lá, quer você queira ou não!

• Ignorar não é uma estratégia!

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Por que gerir as Partes Interessadas?

Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos • High profile

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High Profile

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Fonte: globo.com

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Por que gerir as Partes Interessadas?

Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos • High profile

• Low profile • “No” profile

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Fonte: folha.com.br

No Profile

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Por que gerir as Partes Interessadas?

Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO?

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Por que gerir as Partes Interessadas?

Fonte: pmcanvas.com.br

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Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

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O que o Guia PMBOK® sugere?

Identificar as Partes Interessadas

• Quem são?

• Que interesses têm?

Planejar o Gerenciamento • Analise suas necessidades das Partes • Desenvolva as estratégias Interessadas Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas

Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013)

• Comunique-se • Incentive a participação

Controlar o Engajamento das Partes Interessadas

• Monitore • Ajuste

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O que o Guia PMBOK® sugere?

Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013)

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Agenda • Introdução • Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

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Case – integração de sistemas O projeto: • Integrar o ERP Datasul com o sistema de leilão da BM&F

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Case – integração de sistemas Os desafios: • Técnico: sistemas distintos • Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse entregue em 5 meses • Gestão das partes interessadas: • Acordo com a BM&F • Informação relevante para o mercado • Diversas áreas envolvidas • Empresa de gestão de projetos terceirizada • Recursos cedidos de forma matricial Evento Técnico Mensal – Fev/2014

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Case – integração de sistemas Áreas Datasul (n) Recursos matriciais

Imprensa

Projeto Gerentes Funcionais

Clientes

Investidores / Sócios

BM&F

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Case – integração de sistemas Estratégias: • Desafio – Gestão das Partes Interessadas: • Não tínhamos ideia de quem seriam todos os envolvidos • Quatro semanas interessadas

de

identificação

das

partes

• Perguntas: • Como você se vê afetado pelo projeto?

• Em que fase você precisa ser envolvido?

• Que requisito de escopo da sua área deve ser considerado?

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Case – integração de sistemas Estratégias: • Desafio - Técnico: • Diversas reuniões para entendimento do sistema da BM&F e do escopo da integração • Envolvimento de alguns profissionais das áreas matriciais

dos

melhores

• Congelamento do padrão de entrada/saída da BM&F mediante contrato • Formalização do detalhamento do escopo, com validação de técnicos e gestores (prazo) • Detalhamento do cronograma de execução (prazo) Evento Técnico Mensal – Fev/2014

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Case – integração de sistemas O que foi feito?

• Depois da identificação de todos os envolvidos, foi definido o padrão de comunicação • Definida também a frequência • Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais, dependendo da demanda • Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de acordo com o prazo acordado • Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial e executivo: “Informativo do Projeto”

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Case – integração de sistemas Objetivos do “Informativo do Projeto” • Manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto • Promover o projeto internamente • Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento à equipe • Trazer para a equipe as notícias externas sobre o projeto

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Case – integração de sistemas Outras ações de engajamento das partes interessadas:

• Banner na entrada da empresa

• Notícia no jornal Valor Econômico

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Case – integração de sistemas Resultados alcançados • Grande engajamento dos envolvidos • Especialistas técnicos • Disponibilidade das equipes • Inputs no momento adequado

• Sentimento de participação • O projeto foi completado “quase” no prazo • No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa subiram mais de 3% • O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa gestão das partes interessadas!

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Fatores críticos de sucesso Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso entender muito bem quem são as partes interessadas, suas expectativas e seu nível de influência.

Defina como interagir com as partes interessadas, nos diferentes níveis.

Construa uma relação de confiança em um ambiente de transparência.

Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando necessário.

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Fatores críticos de sucesso E um último alerta: Quase sempre um problema na gestão das partes interessadas aparece “disfarçado”, como: • Mudanças de escopo • Não aceitação do escopo por parte do cliente • Conflitos • Falta de cooperação entre os envolvidos • Atrasos • Etc...

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Obrigado!

André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP Vale PMI-MG andre.choma@vale.com LinkedIn: www.linkedin.com/pub/dir/Andre/Choma

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