PMO AeC: RESULTADOS OBTIDOS Fernando Parreiras e Vera Lott
CONTEXTO
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NECESSIDADES Controle
Padronização
Complexidade
COLABORAÇÃO
Necessidades executivas
Utilização amigável
NECESSIDADES PÚBLICO INTERNO
Executivos Gerentes - Visibilidade - Controle - Desempenho
NOSSOS CLIENTES
- Planejamento - Eficiência - Organização do time
Time do Projeto - Colaboração - Acesso Flexível - Ferramentas Office PARCEIROS
NECESSIDADES •
Visibilidade para a alta direção da nossa empresa;
•
Visibilidade para os clientes a qualquer momento, mesmo com a existência de reuniões semanais;
•
Outros tipos de comunicação do status dos projetos que não só Relatórios de Progresso apresentados em reuniões;
•
Armazenamento das lições aprendidas para gestão do conhecimento;
•
Centralização da documentação do projeto, evitando problemas de direcionamento, envio por e-mail, etc;
•
Passar a atender aos projetos internos, por exemplo, os projetos que envolvem a ampliação do CallCenter.
IMPLEMENTAÇÃO DO PMO
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PMO AeC
METODOLOGIA GPS
DOC.LEV.001 DOC.LEV.002 DOC.LEV.003 DOC.LEV.004 DOC.LEV.005 DOC.LEV.007 DOC.PLAN.001 DOC.PLAN.002 DOC.PLAN.003 DOC.PLAN.004 DOC.PLAN.005 DOC.PLAN.006 DOC.PLAN.007 DOC.PLAN.008
LEVANTAMENTO TERMO DE ABERTURA APRESENTAÇAO START-UP_KICK-OFF ATA DE REUNIAO FICHA PROJETO CRONOGRAMA_GPS ANALISE PARTES INTERESSADAS PLANEJAMENTO DECLARAÇAO DO ESCOPO EAP ORCAMENTO MATRIZ RESPONSABILIDADES ORGANOGRAMA PLANO DO PROJETO CHECKLIST QUALIDADE CHECKLIST DE RISCOS
DOC.PLAN.009
ACEITE PLANEJAMENTO IMPLEMENTAÇÃO DOC.IMP.001 ACEITE IMPLEMENTAÇÃO MONITORAMENTO E CONTROLE DOC.003 CLIENTE-LISTA CONTATOS DOC.005 PLANILHA PENDENCIAS DOC.006 PLANILHA DE QUESTÕES DOC.022 PLANILHA DE RISCOS DOC.030 LIÇÕES APRENDIDAS DOC.CONT.002 RELATÓRIO DE PROGRESSO DOC.CONT.001 SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA ENCERRAMENTO DOC.ENC.001 ACEITE PROJETO DOC.ENC.002 APRESENTAÇÃO FINAL DOC.ENC.003 ATESTADO TECNICO DOC.ENC.004 CASE PROJETO
SOLUÇÃO TECNOLÓGICA No início do projeto é criado para o cliente seu login e senha para que ele possa acompanhar seu projeto via web em realtime. .
INDICADORES PMO PARA PROJETOS • Prazo e Prazo linha de base • Avaliação do gerente de Projeto • Satisfação do Cliente PARA EQUIPE • QARH – Qualidade Atendimento Rec. Humanos • QAT – Qualidade Atendimento Técnico • QAGP – Qualidade Atendimento Gestão de Projetos
PROCESSOS DE TRABALHO Determinar um processo formal e com marcos de “tempo” definidos para análise dos resultados. Utilização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos Garantia da Qualidade dos Projetos
Processos - Chave
Atualização Semanal dos Projetos
Reuniões Internas PMO
Reunião PMO Corporativo
Reunião Bimestral Governança (Resultados)
Manutenção e divulgação das Informações dos Projetos Monitoramento e Controle dos Projetos na Solução GP Dias da semana
3° a 5° feira
Gerentes de Projetos
6° Feira
Gerente do PMO
2° Feira
Gerencia Executiva
2ª Feira
Resultados obtidos
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RESULTADOS OBTIDOS NÃO MENSURÁVEIS •
Aumento de conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos em todos os níveis da organização;
•
Ganho de força e credibilidade junto aos diretores e acionistas;
•
Integração entre as áreas e outras empresas do grupo;
•
Gestão do conhecimento;
•
Ganho em formação dos novos profissionais que chegam a empresa;
•
Maior interesse das equipes em gerir os projetos “corretamente” devido a exposição para toda a empresa.
RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Centralização de projetos via Web com indicadores padronizados.
Lista de projetos por área da empresa
RESULTADOS OBTIDOS MENSURร VEIS Anรกlise de recursos de Projetos.
RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS Análise do Portfólio de Projetos.
RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS QARH Consultor 1 Consultor 2
QAT
QAGP
MÉDIA INDIV.
Reuniões bimestrais de governança.
Consultor 3 Consultor 4 PMO e GP
Consultor 5 Consultor 6
Medição de indicadores mensal:
Consultor 7 Consultor 8 Consultor 9 Média Consultor 1 Consultor 2 PORTAL
Consultor 3 Consultor 4 Consultor 5
Plano de Ação, Planos de Treinamentos e Premiação: Cursos
Cosultor 2 Cosultor 3 DESENVOL VIMENTO Cosultor 4 Cosultor 5 Cosultor 6 Média Consultor 1 EPM
Consultor 2 Consultor 3
Média
Eventos
Microsoft.
Média Cosultor 1
e
Consultor 1 Consultor 2 Consultor 3 QAGP Consultor 4 Consultor 5 Consultor 6
Média
3,5 3,5 3,4 3,1 3,4 2,5 3,2
PMI
e
RESULTADOS OBTIDOS MENSURÁVEIS
INVESTIMENTO E EQUIPE • IMPLEMENTAÇÃO DO PMO • PRAZO: 5 Meses • TEMPO DE MATURIDADE PARA O NÍVEL APRESENTADO • PRAZO: 7 Meses • EQUIPE ENVOLVIDA
Atualmente temos 25 projetos na carteira.
Como fizemos
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GESTÃO DA DEMANDA Quatro fases do ciclo de vida de Gerenciamento de Demanda Gerenciamento de Projetos
Criar Gerenciamento de Demandas
Selecionar Seleção de Portfólio
Planejar
Gerenciar
Planejamento do Trabalho
Colaboração e Relatórios
CENTRAL DE METODOLOGIA GPS
CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de SMS semanal “Projeto AeC 87% concluído e 88 % previsto 277 tarefas 171 concluídas, 4 atrasadas, 19 em andamento 1 Riscos e 2 Questões. Detalhes no seu e-mail. Ass:PMO AeC” Envio de email com status resumido semanalmente Email com Relatório Status resumido do projeto. Para maiores detalhes acesse a Solução EPM. Realização de reunião semanal de status Reuniões semanais de status para discussões de riscos, questões e pendências. Atualização de cronograma. Apresentação de Relatório de Status ao Cliente.
CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de SMS semanal “Projeto AeC 87% concluído e 88 % previsto 277 tarefas 171 concluídas, 4 atrasadas, 19 em andamento 1 Riscos e 2 Questões. Detalhes no seu e-mail. Ass:PMO AeC”
CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Envio de email com status resumido semanalmente Email com Relatório Status resumido do projeto. Para maiores detalhes acesse a Solução EPM.
Status macro do projeto. Atividades em andamento. Atividades em atraso. Curva S de avanço físico. Riscos e problemas.
CONTROLE E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Realização de reunião semanal de status Reuniões semanais de status para discussões de riscos, questões e pendências. Atualização de cronograma. Apresentação de Relatório de Status ao Cliente.
AÇOES DE SENSIBILIZAÇÃO Sensibilização Gerencial Doutrinar a atuação da alta administração. Não basta obter o apoio da alta administração. É preciso doutriná-la para não aceitar informações fora do padrão acordado. Utilizar a ferramenta de GP como o meio oficial e único para se buscar as informações do projeto. Ciclo de Workshops Treinamentos de ferramentas, atualizações, metodologia GPS em todos os níveis da empresa.
AÇOES DE SENSIBILIZAÇÃO Newsletter mensal
FATORES CRITICOS DE SUCESSO “As pessoas, e não os números e gráficos, são responsáveis por projetos de sucesso. O principal objetivo do gerenciamento de projetos é integrar e motivar as pessoas, além de apoiar suas decisões. São as visões criativas e o desempenho da equipe que serão, afinal, os responsáveis pelo sucesso do projeto, e não um número ou gráfico.” Segundo Stan Portny, presidente da Stanley E. Portny and Associates LLC www.StanPortny.com Da mesma forma, o que fará seu PMO decolar são as pessoas!
FATORES CRITICOS DE SUCESSO Dê o exemplo; Escute; Sugestões são sempre bem vindas, mesmo que não implementadas; Promova a Gestão do conhecimento; Mantenha a equipe alinhada; Sirva com presteza; Comemore pequenas vitórias; Não desanime!
CONQUISTAS
FIM Fernando Luis Parreiras Gerente Executivo de Serviรงos fernando.parreiras@aec.com.br @fernanparreiras
Vera Maria Lott Freire Gerente de PMO e Projetos Vera.freire@aec.com.br