Comite de projetos no setor publico tadeu barreto

COMITÊ DE PROJETOS NO SETOR PÚBLICO: A EXPERIÊNCIA DO GOVERNO DE MINAS GERAIS TADEU BARRETO GUIMARÃES Subsecretário de Planejamento e Orçamento - SEPLAG

A CONSTRUÇÃO DA ESTRATÉGIA NO GOVERNO DE MINAS PMDI

• Diagnóstico • Potencialidades • Oportunidades

Onde estamos?

• Invariantes • Condicionantes do Futuro • Incertezas Críticas • Cenários Prováveis • Principais Indicadores

Aonde podemos chegar?

Orientações Estratégicas: (2003 – 2006) • Opções Estratégicas • Agenda de Prioridades

Visão de futuro e longo prazo (2020) • “Cartas do Futuro” • Visão de Futuro para 2020

Aonde queremos chegar?

Projetos Estruturadores GERAES

Orçamentos Anuais

Análise retrospectiva e da situação atual de MG:

PPAG

Cenários Exploratórios MG 2020:

Iniciativas Estratégicas (2003 – 2006) Demais Projetos

Como podemos chegar?

VISÃO DE CONJUNTO Visão de Futuro Tornar Minas Gerais o melhor Estado para se viver.

Opções Estratégicas Tornar Minas Gerais o melhor Estado para se viver Reorganizar e modernizar a administração pública estadual

Promover o desenvolvimento econômico e social em bases sustentáveis Intensificar a atuação do Governo na gestão do meio ambiente, transformando-a em oportunidade para o desenvolvimento sustentável do Estado

Melhorar e ampliar o atendimento ao cidadão, através da oferta de serviços públicos de qualidade, especialmente na educação, saúde e habitação

Objetivos Prioritários

Reduzir as desigualdades regionais com prioridade para a melhoria dos indicadores sociais da região Norte e dos vales do Jequitinhonha e do Mucuri

Consolidar a posição de liderança política de Minas no contexto nacional

Viabilizar novas formas de financiamento dos empreendimentos, construindo um novo marco legal, orientado para as parcerias públicoprivadas

Arranjos Produtivos Locais

AGROMINAS - Agregação de Valor e Diversificação de Café

Projeto Jaiba

100% de Eletrificação Rural no Estado de Minas Gerais

Programa de Revitalização e Desenvolvimento Sustentável da Bacia Hidrográfica do Rio São Francisco

Empresa Mineira Competitiva

Estrada Real

Minas Sem Fome

Lares Geraes

Inclusão Digital

Plataforma Logística de Comércio Exterior da RMBH

Corredor Cultural Praça da Liberdade-Casa do Conde

Centros Públicos de Promoção do Trabalho: uma estratégia para o primeiro emprego

Gestão Ambiental MG Século XXI

Universalização e Melhoria do Ensino Médio

Melhoria e Ampliação do Ensino Fundamental

Regionalização da Assistência à Saúde

Carteira de Projetos Estruturadores Saúde em Casa

Modernização da Receita Estadual

Choque de Gestão: Pessoas. Qualidade e Inovação na Gestão Pública

Centro Administrativo do Governo de Minas Gerais

Oferta de Gás Natural

Saneamento Básico: mais saúde para todos

Pavimentação de Ligações e Acessos Rodoviários aos Municípios

Reestruturação da Plataforma Logística e de Transportes da RMBH

Potencialização da Logística do Triângulo - Alto Paranaíba

Corredores Radiais de Integração e Desenvolvimento

Redução da Criminalidade Violenta em Minas Gerais

Estabelecer um novo modo de operação do Estado, saneando as finanças públicas e buscando a eficácia da máquina pública, por meio de um efetivo “Choque de Gestão”

Inclusão Social de Famílias Vulnerabilizadas

Prover a infra-estrutura requerida por Minas Gerais, com ênfase na ampliação e recuperação da malha rodoviária e do saneamento básico

Recuperar o vigor político de Minas Gerais

Fomentar o desenvolvimento econômico estadual, com ênfase no agronegócio, de forma regionalizada e com mecanismos inovadores que não comprometam as finanças estaduais

Contribuir para a geração de empregos através de iniciativas e do incentivo a atividades que incluam jovens, mulheres e o segmento populacional maduro no mercado de trabalho

Unidade Parceria Público-Privada - MG

Melhorar substancialmente a segurança dos mineiros, especialmente na Região Metropolitana de Belo Horizonte

Energia Elétrica para o Noroeste Mineiro

Reorganizar e modernizar a administração pública estadual

Recuperar o vigor político de Minas Gerais

Promover o desenvolvimento econômico e social em bases sustentáveis

O QUE SÃO OS PROJETOS ESTRUTURADORES? • É uma iniciativa que: • Transforma a visão de futuro em resultados concretos • sinalizam para a sociedade a mudança desejada • Tem efeito multiplicador: capacidade de gerar outras iniciativas privadas ou públicas • Se organiza como um projeto, permitindo gerenciamento intensivo

O DESAFIO DA GESTÃO DE PROJETOS NA ESTRUTURA GOVERNAMENTAL • Estruturas governamentais fortemente funcionais e hierarquizadas • Projetos e programas altamente intra e intersetoriais, com muitos stakeholders • Cultura encontrada de pouco diálogo entre secretarias

DIFICULDADE DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS RITMO LENTO DOS PROJETOS E PROGRAMAS

MELHORANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA PROJETOS...

Gov. MG

UAGP Projeto 1

SEPLAG

SETOP

X

X GP

SEDESE

...

X

Projeto 2 X GP

Projeto 3 Projeto 4

SEDRU

X

X X

...

• Introdução de estrutura matricial, com criação da função de Gerente e Gerente Adjunto de projetos • Criação da UAGP (Escritório de Projetos) na SEPLAG

A EVOLUÇÃO DOS PROJETOS CRIOU NOVOS DESAFIOS...

• Necessidade de estrutura matricial para projetos não totalmente compreendida nas secretarias • Dificuldade de interface e priorização nos setores externos ao do gerente de projetos • Necessidade de envolvimento maior da alta administração nos projetos estruturadores

COMITÊ DE PROJETOS

O QUE É UM COMITÊ DE PROJETOS? (Darci Prado)

• Grupo de profissionais, sem vínculo hierárquico, que se reúnem periodicamente para tratar de assuntos específicos, com os quais possuem alguma ligação

• O Comitê é um local para coordenar as ações interdepartamentais e assegurar o cumprimento das metas dos projetos

O COMITÊ DE PROJETOS NO GOVERNO DE MINAS •

Voltado para os projetos estruturadores

•

Criado por secretarias (cada projeto é ligado a uma secretaria)

•

Estrutura informal, baseada no comprometimento das interfaces na resolução dos problemas

•

Composição heterogênea, mas com presença indispensável do secretário da pasta e da alta administração SEPLAG

•

Garantia do monitoramento dos grandes marcos e metas pela alta administração das secretarias

O COMITÊ DE PROJETOS NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL COMITÊ

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

1. Selecionar os principais problemas e riscos intra e intersetoriais dos projetos capitaneados por uma secretaria 2. Identificar os stakeholders envolvidos nos problemas 3. Validação do plano de ação 4. Convocar e realizar a reunião de Comitê entre os stakeholders identificados 5. Revisão do plano de ação e pactuação das ações e contramedidas necessárias para resolução dos problemas e minimização de riscos 6. Monitoramento e avaliação das ações e contramedidas periodicamente

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

1.

Selecionar os principais problemas e riscos intra e intersetoriais dos projetos capitaneados por uma secretaria

•

Através das reuniões de status report, a UAGP (Unidade de Apoio a Gerência dos Projetos Estruturadores) recolhe dados e fatos que causem problemas ou riscos aos projetos, e que sejam intersetoriais ou de difícil resolução intrasetorial pelo gerente

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

STATUS REPORT (Relatório da Situação) PAVIMENTAÇÃO DE LIGAÇÕES E ACESSOS RODOVIÁRIOS AOS MUNICÍPIOS Gerente do Projeto: Ramon Victor César Periodicidade: Emitido em:

12/7/2006

Versão:

0

Linha de Base Data:

397 12/4/2005

Encerramento 12/12/2006

Planejado:

Atual:

SITUAÇÃO ATUAL DA AÇÃO AÇÃO

COD.

ÓRGÃO

GFP

Farol

ACUMULADO NO ANO LIBERADO

1961

MELHORIA DA ACESSIBILIDADE DE MUNICÍPIOS DE PEQUENO PORTE - PROACESSO

DER/MG

3103

DER/MG

4101

DER/MG

4103

DER/MG

4241

DER/MG

4251

DER/MG

4511

12/12/2006

SOLICITADO NO MÊS

UTILIZADO -

-

103.267.660,00

SALDO ANUAL

-

2.400.000,00

45.018.482,12

-

-

-

22.000.000,00

8.400.000,00

4.291.560,90

-

-

-

106.000.000,00

21.600.000,00

56.986.304,74

24.000.533,00

Melhoria da Acessibilidade de Municípios de Pequeno Porte META: Concluir as obras de 70 acessos até dezembro de 2006 80 Mês 70

Meta

Realizado

2005

29

60

jan/06

19

19

50

fev/06

21

20

40

mar/06

23

22

abr/06

40

24 31

30

mai/06

44

20

jun/06

53

jul/06

54

ago/06

58

10 0 2005

jan/06 fev/06 mar/06 abr/06 mai/06 jun/06 Realizado - Meta não atingida

jul/06 ago/06 set/06 out/06 nov/06 dez/06 Realizado - Meta atingida

Meta

17

set/06

61

out/06

64

nov/06

68

dez/06

70

RELATÓRIO DE STATUS REPORT

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

ETAPAS/ MARCOS

Término Planejado

Previsão de Término

Término Real 22/8/2003

22/8/2003

22/8/2003

Apresentação da Carta Consulta ao Grupo Técnico da COFIEX

1/10/2003

1/10/2003

1/10/2003

Aprovação do início de preparação do programa pela COFIEX

26/4/2004

26/4/2004

26/4/2004

Missão de identificação 1

Protocolo da Carta Consulta na COFIEX

15/10/2004

15/10/2004

15/10/2004

Missão de identificação 2

24/2/2005

24/2/2005

24/2/2005

Avaliação Econômica

30/3/2005

20/4/2005

20/4/2005

Consultas Públicas de apresentação do Programa às populações locais

8/4/2005

8/4/2005

8/4/2005

Projetos de engenharia para amostra representativa (10 acessos)

15/4/2005

15/6/2005

15/6/2005

Missão de orientação

22/4/2005

29/4/2005

29/4/2005

Relatório de Avaliação Ambiental do Programa (RAAP)

30/6/2005

30/6/2005

30/6/2005

Missão de Análise

8/7/2005

26/7/2005

26/7/2005

Autorização do empréstimo pela ALEMG

11/5/2005

11/5/2005

11/5/2005

Prazo de publicidade do estudo ambiental (exigido pelo Banco)

30/11/2005

30/11/2005

30/11/2005

Aprovação do Empréstimo pela Diretoria do Banco

30/11/2005

30/11/2005

30/11/2005

Autorização do Tesouro Nacional

30/3/2006

21/3/2006

21/3/2006

Autorização Banco Central

30/3/2006

21/3/2006

21/3/2006

Autorização Senado

30/3/2006

12/4/2006

12/4/2006

Assinatura do contrato com o BID

12/4/2006

28/4/2006

28/4/2006

COMENTÁRIOS

+ +

Os 7 trechos concluídos no mês de maio totalizam 191,7 km de pavimentação.

Contrato com o BID celebrado em 28/04/06.

DESCRIÇÃO DA SOLICITAÇÃO FINANCEIRA Empenho para as obras de junho e empenho prévio para as obras de julho - Cide

D/R

DIFICULDADES/ RISCOS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO Dificuldade/Risco Ação Assinatura de contrato com BID

D

Publicar edital de obras do Grupo BID (14 trechos) 16/05 - BID solicitou adoção de novo modelo de edital, atrasando o processo. DER está fazendo as adequações com perspectiva de encaminhamento para obter não-objeção até 20/05. Expectativa de publicar edital até 30/05.

RELATÓRIO DE STATUS REPORT (continuação)

GFP 4511

VALOR 13.000.000,00

Responsável

Prazo

José Élcio

30/5/2006

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

2.

Identificar os stakeholders envolvidos nos problemas •

A partir dos problemas e riscos identificados nos Status Report, a UAGP lista somente os stakeholders envolvidos nos problemas e riscos

GERENCIAMENTO POR EXCEÇÕES

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

ETAPAS/ MARCOS

Térm ino Planejado

Previsão de Térm ino Real Térm ino

Início de operação do Aeroporto Industrial Término de obras do Centro de Manutenção da GOL Inauguração do Centro de Manutenção da GOL Operação de vôos internacionais de passageiros e cargas (EUA, Europa e Argentina) Início de procedimento licitatório das áreas industriais da fase 1 do AI

17/4/2006 31/5/2006 15/9/2006 30/6/2006

4/9/2006 15/5/2006 15/9/2006 31/12/2006

28/2/2006

14/11/2006

Início de procedimento licitatório das áreas industriais da fase 2 do AI

30/9/2006

27/5/2007

Operação de vôos internacionais de passageiros e cargas (Assunção)

16/8/2006

16/8/2006

Operação de vôos internacionais de passageiros e cargas (Buenos Aires)

17/10/2006

17/10/2006

IDENTIFICAÇÃO DE TENDÊNCIAS DE ATRASO

4/9/2006 15/5/2006 15/9/2006

16/8/2006

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

3.

Validação do plano de ação •

O plano de ação inicial construído pela UAGP é validado pela alta administração da SEPLAG, antes de ser apresentado ao Comitê

•

Há a necessidade de análise pelo alta administração, a fim de que se tenha maior foco no plano de ação a ser apresentado

EXEMPLO DO PLANO DE AÇÃO PLANO DE AÇÃO - VISUALIZAÇÃO Legenda:

☺Ação concluída No:

Farol:

Ação realizada e problema pendente

PE 04 - Proacesso

114

☺

Ação pendente

Classe: Dificuldade

Interface: PJU DC

O que: Atraso na obra de São José da Barra Concluir processo de transferência do contrato para o segundo colocado em função da desistência do

Ação: primeiro colocado Responsável: Donizetti Co-resp: Roney Prazo final: 30/01/06

Novo prazo:

15/02 dodo contrato original efetuado.

15/02- Cancelamento - Cancelamento contrato original efetuado.

23/02 feita e 2o colocado convocado.

23/02- Rescisão - Rescisão feita e 2o colocado convocado.

15/03 Ainda não concluído processo de 15/03 - Ainda não concluído processo contratação de contratação 28/03 Retomada das obras prevista até 28/04 Situação 28/03 - Retomada das obras prevista até 28/04 12/04 dodo 2o2o colocado emem fasefase final.

12/04- Contratação - Contratação colocado final.

16/05 colocado contratado 16/05- 2o.

- 2o. colocado contratado

12/04/06

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

4.

Convocar e realizar a reunião de Comitê entre os stakeholders identificados •

A convocação é feita por e-mail, através do gabinete da Secretaria promotora do Comitê

•

A Secretaria fica responsável pela infra-estrutura para realização do Comitê

GARANTIA DO COMPROMETIMENTO

FOTOS DE UMA REUNIÃO

COMITÊ SISEMA – OUTUBRO/2006

FOTOS DE UMA REUNIÃO

COMITÊ SISEMA – OUTUBRO/2006

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

5.

Revisão do plano de ação e pactuação das ações e contramedidas necessárias para resolução dos problemas e minimização de riscos • •

Durante a reunião, o plano de ação proposto é atualizado e revisado Novas ações podem ser criadas

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

PLANO DE AÇÃO UAGP Projeto

PE08 Circuito Cultural

Identificação do Problema Dificuldade / Risco Ação Dificuldades na aprovação do projeto CIAC - Centro de Indústria, Arte e Cidade pelo Conselho Deliberativo do Patrimônio Cultural do município de Belo Horizonte

Atualizado em: 3-out-06

Resp.

Acompanhamento da Solução Prazo F Atualização Resp.

Sec. Realizar todos os contatos Eleonora políticos necessários de Santa Rosa/ 01/10/06 forma a articular a aprovação Sec Renta do projeto.

Vilhena

Legenda do ☺ farol:

03/08: O projeto está sofrendo alterações para ser encaminhado para os órgãos de patrimônio. Deverá ser aprovado até novembro.

Solimar Assis

Problema resolvido Ação realizada, problema Ação não realizada

EXEMPLO DE PLANO DE AÇÃO DISCUTIDO NAS REUNIÕES DE COMITÊ, BASEADO NO MODELO 3W (O QUE, QUEM E QUANDO)

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

6.

Monitoramento e avaliação das ações e contramedidas periodicamente • • •

Ao fim da reunião de Comitê, já é marcada nova reunião para o período seguinte; A UAGP se incumbe de monitorar e atualizar as ações do plano até o próximo Comitê O plano de ação é distribuído para todos os stakeholders envolvidos

COMO FUNCIONA UM COMITÊ?

PE 04 - Pavimentação de Ligações e Acessos Rodoviários aos Municípios - PROACESSO

nov-05

dez-05

913,6

945 849,4

1129,4

1056

771,6

827 731,2

685,5

723,8 602,2

670,8 573,2

646,3 560,6

544,7

485,9

463,2

430,7

362,9

339,5

306,1

253,5

245,1

200,4

147,8

178 119

161,7

200

104,6

300

206,5

400

300,3

500

405,9

600

531,3

700

616,7

800

787,3

900

874,8

Extensão Real de Acessos totalmente concluída

1000

991,4

Terraplenagem Acum.

978,2

PAVIM. ACUM 1100

1047,6

1200

1076,1

Atualizado em: 30/set 1107,6

Desempenho físico acumulado das obras por trecho a partir de 2005

100 0 jan-05

fev-05

mar-05

abr-05

mai-05

jun-05

jul-05

ago-05

set-05

out-05

jan-06

fev-06

mar-06

abr-06

mai-06

jun-06

jul-06

ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO DAS METAS

ago-06

set-06

SITUAÇÃO ATUAL DOS COMITÊS DE PROJETOS NO GOVERNO DE MINAS •

• • •

4 – – – –

Comitês em andamento SETOP (Obras – 20 meses ininterruptos) SEDS (Defesa Social – 20 meses ininterruptos) SISEMA (Meio Ambiente – 6 meses ininterruptos) SEDE (Desenvolvimento Econômico – 6 meses ininterruptos) Excelente aceitação pelos Secretários Bom envolvimento dos stakeholders Problemas intersetoriais sendo resolvidos mais rapidamente

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO •

Foco nos problemas intersetoriais – nem sempre é possível discutir todos os assuntos

•

Identificação dos assuntos que principalmente a alta administração pode interferir com sucesso

•

Duração da reunião: máximo de 1 hora e meia

•

Presença do secretário da pasta ao qual o comitê está vinculado

•

Rigorosa periodicidade (1 mês)

•

Condução da reunião por um elemento neutro (SEPLAG)

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO FIM DA APRESENTAÇÃO