Comunicação, ou a falta dela, durante o gerenciamento de um projeto Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Quem nunca teve problema com comunicação, seja na vida pessoal ou profissional?
Quantas vezes sentiu que a informação não chegou até você ou, pelo menos, que não chegou de uma forma correta?
Será que simplesmente porque falamos nós nos comunicamos? Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
“Comunicação é a troca de informações entre indivíduos. Significa tornar comum uma mensagem ou informação”. Idalberto Chiavenato Filósofo brasileiro, professor, escritor
Pôr em comunicação. Participar, fazer saber. Pegar, transmitir. Estar em comunicação. Corresponder-se. Propagar-se. Transmitir-se. Aurélio Buarque de Holanda Ferreira Filósofo brasileiro, professor, tradutor
“Informar é um ato unilateral, que envolve a pessoa que tem uma informação a dar”, enquanto que “comunicar implica tornar algo comum, fazer-se entender, provocar reações no interlocutor”. Antonio Carlos Gil Mestre em Administração
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Tagarela é um comunicador efetivo?
É necessário saber :
O que Falar Como Falar
Comunicação eficaz significa que as informações são fornecidas no formato correto no tempo adequado e com o impacto necessário. PMBOK® (4° edição, p. 210) Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Na prática, Qual grande problema da comunicação?
O problema é que todos acreditam que se comunicam bem!
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Pensamos que ouvimos! Pensamos que entendemos! Pensamos que falamos!
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
O problemas de comunicação acontecem porque não damos a importância correta a todos os elementos da comunicação
Mensagem
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Modelo básico de comunicação - PMBOK® (4° edição, p. 213)
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Palavras Elemento fundamental da comunicação!
Comunicação é uma troca entre você e eu o que significa que existe um “buraco” um “espaço” entre nós. O ideal é tentar usar palavras adequadas para transformar eu e você em nós.
Todos os gerentes, gostando ou não, estão no negócio das palavras! Robert Heller One of the world’s best selling authors on business management.
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Na prática, Se não houve entendimento, não houve comunicação!!
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Quem é responsável pela comunicação?
A responsabilidade pela comunicação é do emissor e não do receptor”
José Ortega y Gasset Filósofo espanhol
90% do trabalho do Gerente de Projetos é comunicação! Kim Heldman, PMP Executiva, escritora
O gerente de projetos é o responsável pela comunicação com todas as partes interessadas, particularmente com o patrocinador, a equipe do projeto e outras partes interessadas. PMBOK® (4° edição, p. 30) Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Na prática, por que é importante a comunicação dentro do gerenciamento de projeto? Para assegurar que os objetivos estratégicos estejam alinhados com os projetos!
Para a integração de um grupo de trabalho
Para diminuir a resistência e as barreiras durante a execução do projeto. Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Existe diferença entre escutar e ouvir? Você já parou para pensar na sua postura de ouvinte? Ouvir é comportamento ativo, exige paciência, humildade e uma postura de respeito e interesse.
Ouvir não é somente ficar ali, de boca fechada, esperando que o outro termine de movimentar os lábios. Ouvir é ter a capacidade de esvaziar-se de seus preconceitos, esvaziar-se de você por alguns instantes e realmente perceber, sentir o que é o outro. Odegine Graça Psicóloga
Ouvir é ter a capacidade de colocar-se no lugar do outro de maneira empática e compreender com o coração.
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
OUVIR é essencial! É imprescindível! Dicas para ouvir melhor: • • • • • • • • • • •
Faça contato visual para quem lhe fala, Demonstre atenção com o seu corpo, Exercite a empatia, Tente entender o que o outro fala, Faça perguntas (feedback), Julgue o conteúdo, não a pessoa, Segure os pré-julgamentos, Focalize nas macro ideias, Seja um anotador flexível e seletivo, Resista as distrações, Resuma mentalmente Luciana Seluque, PMP, Green Belt
“Feedback” é o processo de fornecer dados a uma pessoa ou grupo ajudando-o a melhorar seu desempenho no sentido de atingir seus objetivos.
O “feedback” é uma parte importante no processo de comunicação, pois completa esse processo uma vez que confirma o recebimento e a compreensão da mensagem. “Na maioria das comunicações organizacionais, quanto maior o feedback, mais eficaz tende a ser o processo de comunicação”. STONER, James A. F. & FREEMAN, R. Edward. Administração.
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Ruído na comunicação
O processo de comunicação nunca é perfeito. No decorrer de suas etapas sempre ocorrem perturbações que prejudicam o processo, no qual são denominados ruídos. Ruído é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem.
O PMBOK® (4° edição p.213), diz que “ruído é qualquer fator que interfira na transmissão e na compreensão da mensagem (como distância, tecnologia desconhecida, falta de informações prévias)”.
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Enviar um e-mail significa comunicar?
O e-mail é um facilitador da comunicação, pois agiliza o contato entre as pessoas.
“A comunicação por e-mails nem sempre a solução adequada para determinados casos. Antes de enviar um e-mail pense se não é o caso de discutir o assunto em uma reunião ou videoconferência, em um almoço de negócios, ou até mesmo, em um telefonema”. Claudia Matarazzo Jornalista especializada em etiqueta e comportamento
O uso indiscriminado do e-mail pode gerar problemas de relacionamento entre as pessoas, causar desconfortos, animosidades. Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Linguagem escrita
“Devemos fazer uso da comunicação na linguagem escrita deve acontecer quando o gerente de projetos precisa:
• Tratar de informações ou dados complexos; • Comunicar informação requerendo ação futura de alguma parte interessada; • Tratar de normas, procedimentos, mudanças; • Tratar de mensagem que possa ser mal entendida”.
Arnaldo Renato P . De Souza Diretor da NetSoftware - Consultoria, Treinamento e Gerenciamento de Projetos
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Dicas de como fazer uma boa comunicação?
Luciana Seluque, PMP, Green Belt
Comunicar bem é um exercício, uma prática diária e exige esforço, atenção e disciplina!
Vale a pena o esforço!
Luciana Seluque, PMP, Green Belt