Escrevendo Premissas e Restrições em Projetos Ferramentas e Técnicas Leonardus Lessa Master Certificate in Project Management
Agenda
PARTE I – INTRODUÇÃO
PARTE II – TRABALHANDO COM PREMISSAS E RESTRIÇÕES
Objetivo das premissas e restrições em projetos; Conceito de premissas e restrições; Contexto das premissas e restrições.
Identificação premissas e restrições; Documentação das premissas e restrições; Importância do gerenciamento das premissas e restrições.
PARTE III – CONCLUSÃO
PARTE I – Objetivo das premissas e restrições
Os objetivos das premissas e restrições consistem em determinar os fatores de sucesso do projeto com foco em seu objetivo, bem como definir limites que afetarão o seu curso durante todo o ciclo de vida.
PARTE I – Conceito de premissas e restrições
De acordo com o dicionário:
Premissa: cada uma das proposições (Ato ou efeito de propor. Expressão verbal suscetível de ser dita verdadeira ou falsa) que servem de base à conclusão.
Restrição: ato ou efeito de restringir.
PARTE I – Conceito de premissas e restrições
De acordo com o PMBOK:
Premissa: são fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração.
Restrição: é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Uma restrição ou limitação aplicável, interna ou externa ao projeto que afetará o desempenho do projeto ou do processo.
PARTE I – Conceito de premissas e restrições
Características das Premissas:
Premissas vão além da determinação de um requisito ou evento do projeto ser considerado verdadeiro ou falso. Normalmente implica em riscos para a execução do projeto dado pelas incertezas das premissas.
As incertezas nas premissas do projeto devem ser avaliadas como causa potencial de risco. O que significa dizer que toda premissa estará associada a um risco potencial para o projeto.
PARTE I – Conceito de premissas e restrições
Características das Restrições:
As restrições compreendem tudo aquilo que limita ou determina os atos da equipe do projeto, delimitando seu campo de atuação;
As restrições estão geralmente ligadas a Triple Constraint;
A qualidade do projeto será afetada pelo modo como são administradas as restrições, sendo necessário ter criatividade.
PARTE I – Contexto das premissas e restrições
Objetivo • Project Manager
• Specialist
PARTE II – Identificando premissas e restrições
Para fins de gerenciamento de projetos, as premissas e restrições são informações que surgem durante as fases de iniciação e planejamento do projeto;
Requisitos
• Specialist
• Project Manager
PARTE II – Identificando premissas e restrições
Para identificar as premissas e restrições o gerente de projeto pode utilizar a técnica de análise de requisitos das comunicações, identificando os canais de comunicação e através dos nós colher as premissas e restrições para o projeto.
Fórmula: n(n-1)/2
Ex: Brainstorming, técnicas de entrevista (questionário), Delphi (identificação de risco).
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PARTE II – Documentação das premissas e restrições
Não existe uma fórmula mágica para escrever premissas e restrições, procure apenas usar o bom senso;
Para as premissas foque nos requisitos que satisfaçam os objetivos do projeto;
Para as restrições mantenha o foco na triple constraint (escopo, tempo e custo);
Monte um diagrama lógico que auxilie a identificação das premissas e restrições do projeto.
DOCUMENTAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO
PARTE II – Trabalhando com Premissas
Identifique as Premissas
Escreva as Premissas
•Utilize técnicas de reunião para colher a premissa; •Determine a validade e relevância da premissa; •Valide as premissas com os stakeholders.
•Utilize verbos no futuro, como deverá, poderá, etc; •Documente as premissas do projeto no Project Charter e Scope Statement.
ANÁLISE
RISCOS
PARTE II – Trabalhando com Premissas •Documente o risco associado a Premissa; •Planeje as respostas e plano de contingência; •Execute ações corretivas ajustando o plano do projeto. Documente o evento de Risco
A Premissa foi satisfeita?
Verifique o Risco associado
Utilize o Plano de Contingência
Execute ações corretivas
sim
•Verifique se a premissa foi satisfeita, ou seja, se é verdadeira ou falsa; •Se for falsa verifique o risco associado; •Utilize técnicas de análise das premissas PMBOK Cap. 11.
DOCUMENTAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO
PARTE II – Trabalhando com Restrições
Identifique as Restrições
Escreva as Restrições
•Entenda o objetivo do projeto e foque na restrição tripla; •Entreviste o Sponsor e colha as restrições.
•Utilize verbos afirmativos; •Documente as restrições no Project Charter e Scope Statement.
ANÁLISE
RISCOS
PARTE II – Trabalhando com Premissas •Caso ocorra algum gatilho de risco, gerencie o risco; •Elabore os planos de contingência; •Execute ações corretivas e atualize o plano do projeto. Verifique os gatilhos de risco
O projeto cumprirá a restrição?
Verifique o Risco associado
Utilize o Plano de Contingência
Execute ações corretivas
sim
•Negocie novas restrições com o Sponsor; •Replaneje o projeto em função das novas restrições.
PARTE II – Exemplo
O fornecedor deverá fornecer o compressor em um prazo de 12 meses, após determinado o vencedor no processo de licitação;
O projeto deve ser finalizado em 15/10/2007, totalizando um prazo de 15 meses, em função da determinação da Diretoria;
O fornecedor deverá fornecer o compressor em um prazo de 22 meses, em função da disponibilidade do mercado;
O projeto precisa ser concluído com um orçamento de X milhões aprovados para 2008, em função de cortes no orçamento para 2008.
PARTE II – Importância do gerenciamento das premissas e restrições
Facilita o processo de gerenciamento dos riscos;
Define a validade dos riscos através da técnica de análise das premissas, prevista no Capítulo 11 do PMBOK;
Determina com mais clareza os limites da equipe do projeto, permitindo manter sempre o projeto no trilho;
Facilita a montagem de um plano de contingência para os eventos de risco;
Trabalha a criatividade da equipe do projeto;
Auxilia no processo de integração entre as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos.
PARTE III – Conclusão
O gerenciamento das premissas e restrições é de fundamental importância para o sucesso do projeto;
Identificar uma premissa de forma errada, pode comprometer o projeto. Imagine uma equipe trabalhando com o foco em uma restrição de tempo e depois descobrir que a principal restrição era o custo;
Gerencie as premissas e restrições de forma pró-ativa e não deixe de gerenciar os riscos associados;
Identifique com antecedência as premissas e restrições em projetos, para mantê-lo no trilho.
PARTE III – Encerramento
Obrigado! Leonardus Lessa leonardus_lessa@yahoo.com.br leonardus.castro@aec.com.br