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A CONSIST

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Brasil - 1972 Primeira Multinacional Brasileira Experiência - 34 anos de atuação Presença Nacional - 18 Cidades Presença Internacional - 10 países Clientes em mais de 30 países 1.100 colaboradores no mundo Mais de 500 empresas clientes

CONSIST - Prêmios Recebidos

2004 - REVISTA B2B PRÊMIO PADRÃO DE QUALIDADE

DESTAQUE 2005-IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA BANCO DE DADOS

DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA GESTÃO EMPRESARIAL

DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 2004-INSTITUTO DE ESTUDOS E 100 MAIORES INFORMÁTICA PESQUISA DA QUALIDADE BUSINESS INTELLIGENCE PRÊMIO MASTERCIÊNCIA E TECNOLOGIA

DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA RH

2005-REVISTA MELHOR DESTAQUE TECNOLOGIA PARA GESTÃO DE PESSOAS

DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA CRM

MAIOR 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA RH

Centro de Informática CONSIST

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Central de Telecomunicações Centro de Documentação Central de Eventos Centro de Treinamento

Educação Executiva 

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Harvard Business School Publishing (HBSP) Parcerias Universitárias

Universidade de Fortaleza

Universidade Federal de Santa Catarina

Presença no Brasil e no Exterior

BELO HORIZONTE BRASÍLIA CAMPINAS CAMPO GRANDE CUIABÁ CURITIBA FLORIANÓPOLIS FORTALEZA GOIÂNIA JOÃO PESSOA PORTO ALEGRE RECIFE RIBEIRÃO PRETO RIO DE JANEIRO SALVADOR SÃO PAULO UBERABA VITÓRIA

Exterior ALEMANHA ARGENTINA BOLÍVIA CHILE ESPANHA ESTADOS UNIDOS ISRAEL MÉXICO PARAGUAI PORTUGAL URUGUAI

Brasil

Clientes em 32 Países e 23 Estados brasileiros

O que é a CONSIST ?

A CONSIST

Soluções em Software para Gestão de Negócios Business Information Techonology SOLUÇÕES

Gestão de Processos, Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Conteúdo, Gestão Empresarial-ERP, Gestão de Relacionamento-CRM, Educação Executiva

NECESSIDADES

Gestão da Performance Corporativa Novas aplicações - Integração - Modernização - Soluções personalizadas

MISSÃO TECNOLÓGICA

Integrando e disponibilizando informações para Gestão de Negocios

Por que CONSIST ?

34 anos de Brasil Presença em todo o território Nacional CSC- Centro de Suporte ao Cliente Proteção aos investimentos Integração de processos de negócios Visão única das informações de negócio Portfólio de Aplicações e Serviços

Centro de Atendimento e Relacionamento

Centro de Atendimento CONSIST

Centro de Relacionamento CONSIST

EMPRESA EM TEMPO REAL

Gerenciamento confort谩vel de Portf贸lio de projetos com o apoio de uma ferramenta sob medida

Alexsandro Farias Gerente de Projeto

alexsandro.farias@consist.com.br

Problemas encontrados no mercado Muitos projetos ativos • Geralmente o dobro do que a organização deveria ter

Projetos errados • Projetos que não agregam valor à organização

Projetos não alinhados • Não estão ligados aos objetivos estratégicos

Projeto importantes sem recursos • Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários

Portfólio não balanceado • Muitos projetos de melhorias, poucos de inovação • Muitos projetos de desenvolvimento, poucos de pesquisa • Muitas organizações têm projetos em andamento que não foram aprovados por um gerenciamento executivo.

• Mesmo que todos os projetos em andamento tivessem sido aprovados, eles encontram as artérias da organização obstruídas pelo excesso de iniciativas.

•Os resultados são as longas durações dos projetos. .

Problemas encontrados no mercado • Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais estão permanentemente competindo por recursos.

• Cada executivo assume que todas as INICIATIVAS devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que as suas devem ser a prioridade.

• Projetos são aprovados INDEPENDENTEMENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis.

A Gerência de Portfólio Nos ajuda a responder: • O que é possível fazer?

• Nós temos capacidade?

• O que é necessário fazer ?

• Executar o projeto X, é nosso negócio?

• Quais projetos deveriam ser procurados?

• Quais projetos deveriam ser iniciados?

• Quais projetos deveriam continuar?

• Quais projetos deveriam ser acelerados ou modificados?

• Quais projetos deveriam ser parados ou cancelados?

Gerenciamento de Portfólio Objetivo: Fazer o trabalho certo Assegurar que a seleção dos investimentos (projetos) esteja de acordo com objetivos estratégicos definidos.

Processo de Gerenciamento de Portfólio Planejamento Estratégico

Gerenciamento de Portfólio Alinhamento

Plano Estratégico Objetivos e Metas Categorias Indicadores Chaves de Desempenho Capacidade e Recursos

Identificação

Priorização

Categorização

Balanceamento de Portfólio

Avaliação

Autorização

Monitoração e Controle Execução e Controle dos Componentes

Revisão e Relato

Não Seleção

Componentes

Mudança Estratégica

Sim

Identificação

OBJETIVO Criar uma lista atualizada, com informações suficientes de novos componentes e de componentes em andamento que representem a escolha correta de um portfólio abrangente.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Identificar novas idéias / demandas.

• Rejeitar componentes que não se ajustarem às definições predeterminadas • Atualizar lista dos componentes em andamento ou novos que farão parte do portfólio.

• Visão integrada de todos os projetos da empresa.

Identificação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Identificação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Consultas Dinâmicas para facilitar a visualização de componentes

Identificação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Identificação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Categorização

OBJETIVO Agrupar os componentes do portfólio em grupos preestabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Identificar categorias estratégicas baseadas no plano estratégico • Comparar os componentes identificados com as categorias • Agrupar cada componente dentro de uma das categorias estratégicas.

• Classificar componentes dentro de classes predefinidas, tais como projeto, programa, portfólio e outros trabalhos

Categorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

categorias estratégicas baseadas no plano estratégico

Categorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Categorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Categorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Avaliação

OBJETIVO Levantar todas as informações pertinentes sobre os componentes identificados e classificados que permitirão a sua análise e seleção.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Reunir e resumir toda a informação existente sobre os componentes, para facilitar a comparação entre eles.

Dados quanto a: • Alinhamento estratégico • Viabilidade técnica • Viabilidade econômica • Retorno sobre investimento • Avaliar os componentes com critérios chaves através de um modelo de comparações por pesos (scoring model) • Produzir uma representação gráfica para facilitar a tomada de decisão no processo de seleção • Fazer recomendações para o processo de seleção

Avaliação Avaliar os componentes – Modelo HOECHST

Avaliação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Avaliação

Apoio de uma ferramenta sob medida

Seleção

OBJETIVO Produzir uma lista reduzida de componentes baseada nas recomendações do processo de avaliação e nos critérios de seleção da organização.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Visões da lista de projetos que facilitem o ajuste do mix, permitindo confirmar, adicionar ou eliminar componentes do portfólio.

• Selecionar os componentes baseados nos resultados e na comparação com os critérios de seleção. Ex.: R.O.I., Risco, alinhamento estratégico, duração, viabilidade econômica e viabilidade técnica.

• Este processo irá produzir uma lista de componentes para a priorização.

Seleção

Apoio de uma ferramenta sob medida

Seleção

Apoio de uma ferramenta sob medida

Seleção

Apoio de uma ferramenta sob medida

Priorização

OBJETIVO Ordenar os componentes selecionados, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidos.

Exemplos: • Categorias: inovação, redução de custos, crescimento, manutenção; • Critério janela de tempo: curto, médio, longo prazo; • Critério benefícios: risco versus retorno; • Critério foco organizacional: clientes, fornecedores, público interno.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Confirmar a classificação dos componentes nas categorias.

• Designar critérios de score e peso dos componentes.

• Determinar a ordem de prioridade dos componentes.

Priorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Priorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Priorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Priorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Balanceamento do Portfólio

OBJETIVO Desenvolver um conjunto de componentes, harmônico e balanceado, que coletivamente, dadas as restrições de recursos e investimentos, fornecerão o maior potencial de contribuição para o alcance dos objetivos estratégicos da organização.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Adicionar novos componentes que tenham sido selecionados e priorizados para a autorização.

• Identificar componentes que não estão autorizados, baseado no processo de Revisão.

• Eliminar, suspender, re-priorizar ou cancelar componentes.

Balanceamento do Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Balanceamento do Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Balanceamento do Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Balanceamento do Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Autorização

OBJETIVO Alocar formalmente recursos humanos e financeiros para o início da execução dos trabalhos e comunicar formalmente a decisão de autorizar ou não um componente.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Comunicar as decisões para partes interessadas, referenciando os componentes incluídos e os excluídos do portfólio.

• Autorizar os componentes selecionados e suspender ou cancelar componentes do portfólio.

• Re-alocar orçamento e recursos dos componentes suspensos ou cancelados.

• Alocar recursos humanos e financeiros para os componentes incluídos.

• Comunicar quais são os resultados esperados para cada componente autorizado.

Autorização

Apoio de uma ferramenta sob medida • Permitir diversos níveis de controle: (controle de usuários, fluxo de trabalho, conversão de templates de documentos, e controle de permissão funcional).

• Envio de e-mails e template de e-mail.

• Controle de compartilhamento de recursos (pool de recurso organizacional) • Manter histórico de alterações e autorizações

Autorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Autorização

Apoio de uma ferramenta sob medida

Revisão e Relato de Portfólio

OBJETIVO Obter resultados de desempenho, promover o relato desses resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfólio para o atendimento dos objetivos estratégicos.

PRINCIPAIS ATIVIDADES • Revisar prioridade, escopo, retornos esperados, riscos e desempenho financeiro dos componentes • Revisar impacto esperado nas previsões sobre os negócios, da utilização dos recursos e dos limites de capacidade, no desempenho do portfólio • Determinar se um componente deve continuar, ser adicionado ou ser cancelado; ou se os componentes devem ser re-priorizados e realinhados com as metas estratégicas • Fazer recomendações ou prover diretrizes de gerenciamento de componentes • Propor mudanças na forma de gestão do portfólio (se necessário)

Revis茫o e Relato de Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Revis茫o e Relato de Portf贸lio

Apoio de uma ferramenta sob medida

Execução e Controle dos Componentes

Fazer certo o trabalho

Fazer o trabalho certo

Cada projeto individualmente contribui para o alcance dos objetivos estratégicos. A GESTÃO DE PROJETOS é o instrumento de maior impacto na implementação efetiva de ESTRATÉGIAS.

Gerenciamento de Projetos Fixando Conceitos: O que é um projeto?

É um empreendimento não repetitivo (temporário), com uma seqüência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por: Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo);  Obedecer ao orçamento aprovado (Custo);  Ser concluído no prazo especificado (Tempo);  Obter o desempenho esperado e satisfazer as expectativas do cliente (Qualidade). 

As restrições de um Projeto

Exemplos de Projetos •

Desenvolvimento de um novo produto

•

Implantação de um produto

•

Implementação de processos

•

Campanha de Marketing

•

Construção Civil (prédios, casas, etc)

•

Criação de um novo modelo de automóvel

•

Desenvolvimento de um livro

•

Campanha de eleição de um candidato ao governo

Por que Gerenciar por Projetos?

•

Maior assertividade nas entregas

•

Melhor relação cliente-fornecedor

•

Redução de custo

•

Aumento da qualidade

•

Aumentar a flexibilidade e dinamismo

•

Permitir melhor utilização dos recursos

•

Descentralizar responsabilidades

•

Sistemática, padronização do processo de trabalho

•

Fazer a estratégia da empresa “acontecer” – gerenciamento por objetivos

Projeto: a vida como ela ĂŠ...

Fases de um Projeto

Gerenciamento de Projetos

Fases de um Projeto Comprometimento para a execução do projeto

Planejamento

Iniciação

Monitoramento e avaliação do progresso adotando as ações corretivas necessárias

Planejamento das atividades, alocação de recursos e estimativas de tempo e custo baseado no escopo

Cordenação de pessoas e outros Execução recursos

Controle

Encerramento

Aceite formal do produto e finalização do projeto

Interação entre Fases de um Projeto

Nível de Atividade

Execução Planejamento

Iniciação

Controle

Encerramento

Tempo

Iniciação Objetivo Iniciação

Planejamento

Controle

Execução

A fase de INICIAÇÃO confirma que um projeto, ou a etapa seguinte do projeto, deve ter início, concedendo aprovação para que se comprometam os recursos da organização necessários àquele projeto ou fase

Principais Atividades Encerramento

• Desenvolver termo de abertura do projeto • Determinar as metas do projeto • Definir requisitos do projeto • Definir entregas do projeto • Identificar os stakeholders • Documentar a visão geral do projeto • Realizar estudos de viabilidade do projeto • Identificar as restrições do projeto (tempo, orçamento, recursos, qualidade, cronograma, tecnologia, administrativas) • Documentar as premissas do projeto

Iniciação Iniciação Desenvolver o termo de abertura do projeto

Planejamento

Desenvolver a declaração de escopo do projeto

Execução

Controle

Encerramento

Iniciação Preenchimento eletrônico de Termo de abertura do projeto, Missão, Justificativa, Objetivo, Premissas, Restrições, Escopo preliminar, etc.

Planejamento Objetivo Iniciação

Planejamento

Controle

Execução

Encerramento

O Planejamento deve abranger todas as áreas do gerenciamento de projetos: escopo, tempo, custo, qualidade, comunicação, aquisições, compras, contratações, recursos humanos e materiais e gerenciamento de riscos.

A fase de PLANEJAMENTO se propõe a formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir.

Envolve também a determinação de vários cursos possíveis de ação e a escolha de quais destes seriam as melhores alternativas para alcançar os fins em pauta.

Principais Atividades • Refinar o projeto • Definir escopo do projeto • Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) • Desenvolver o plano de gerenciamento de recursos • Refinar as estimativas de tempo e custo • Estabelecer os controles do projeto • Desenvolver o Plano de Projeto • Obter aprovações para o Plano de Projeto

Planejamento Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Planejar escopo do projeto

Iniciação

Definir escopo do projeto

Criar EAP do projeto

Planejamento Realizar Planejamento de Recursos Humanos

Realizar Planejamento de Gerenciamento de Riscos

Realizar Planejamento de Qualidade

Identificar Riscos do projeto

Definir Atividades do projeto

Realizar Estimativa de recursos da atividade

Realizar Seqüenciamento de atividade

Realizar Estimativa de duração da atividade

Planejamento

Realizar Planejamento das Comunicações

Realizar Planejamento de compras e aquisições

Realizar Análise qualitativa de Riscos

Realizar Análise quantitativa de Riscos

Realizar Estimativa de custos do projeto

Desenvolver Cronograma do projeto

Controle Execução Encerramento

Realizar orçamentação do projeto

Realizar Planejamento de Contratações

Realizar Planejamento de Resposta a Riscos

Planejamento

Planejamento Formulรกrio de Atividade

Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida

Planejamento Riscos

Planejamento Lista de Riscos

Planejamento Formulรกrio de Risco

Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida

Planejamento Aquisições

Planejamento Aquisições

Planejamento Formulário de Aquisição

Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida

Planejamento Cronograma

Planejamento Definir lista de atividades

Planejamento Estimar Duração das atividades

Planejamento Realizar Seq端enciamento de Atividades

Planejamento Alocar recursos para as atividades

Planejamento Orçamentação

Planejamento Verificação da carga de alocação dos recursos do projeto

Planejamento Nivelamento de recursos

Planejamento Recursos Nivelados

Planejamento O software calcula o caminho crĂ­tico

Planejamento Linha de Base

Execução Objetivo Iniciação

Planejamento

Execução

Controle

Encerramento

A fase de EXECUÇÃO é a concretização dos planos do projeto. É aqui que o gerente coordena e direciona os recursos a fim de atender aos objetivos do plano de projeto.

Os processos de EXECUÇÃO mantém o plano sob controle e asseguram que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados .

Principais Atividades • Orientar e gerenciar os progressos do projeto • Realizar a garantia da qualidade • Desenvolver a equipe do projeto • Contratar ou mobilizar a equipe do projeto • Contratar fornecedores e controlar entregas • Comunicar as informações de progresso do projeto

Execução Iniciação

Planejamento Execução

Controle

Orientar e Gerenciar a Execução do projeto

Contratar ou mobilizar a equipe do projeto

Solicitar respostas de fornecedores

Encerramento

Desenvolver a equipe do projeto

Realizar a Garantia da Qualidade

Selecionar fornecedores

Distribuir informações do concepção

Execução Acompanhamento do andamento do projeto: Mudança de Estados, percentual de conclusão, informação de prazo, orçamento...

Execução Projetos agrupados

Execução Acompanhamento do andamento do projeto com Gráfico de Gantt: precedências, percentual de completude de atividade

Execução Acompanhamento do andamento do projeto com Gráfico de Gantt: controle de lançamento de horas (timesheet)

Execução Atualização da Lista de Riscos e Derivação em Problemas (issues)

Execução Formulário de Registro de Problemas

Execução Apoio de uma ferramenta sob medida

Controle Iniciação

Objetivo

Planejamento

A fase de CONTROLE analisa as avaliações de desempenho, para averiguar se o projeto está seguindo o planejado.

Execução

Controle

Encerramento

Se forem detectados desvios, será aplicada uma ação corretiva para colocar as atividades de acordo com o plano do projeto – o que pode exigir novas passagens pelo processo de planejamento, até que os objetivos em pauta tenham sido reajustados.

Principais Atividades • Mensurar o desempenho do projeto (Planejado x Realizado) • Monitorar as atividades do projeto • Controlar solicitações de mudanças no projeto • Refinar os limites de controle do projeto • Responder a gatilhos de eventos de risco

• Propor e Realizar ações corretivas • Avaliar a eficácia das ações corretivas • Assegurar a realização do plano • Reavaliar os planos de controle • Responder a gatilhos de eventos de risco

Controle Planejamento

Iniciação Controle Monitorar e Controlar o trabalho do projeto

Realizar Controle integrado de mudanças

Realizar Verificação de escopo do projeto

Controlar o escopo do projeto

Controlar Cronograma

Controlar os Custos do projeto

Gerenciar a equipe do projeto

Realizar Controle a Qualidade

Elaborar Relatório de Desempenho

Monitorar e Controlar Riscos

Gerenciar as partes interessadas

Administrar o contrato

Execução

Encerramento

Controle Resumo do projeto

Controle Resumo do projeto

Controle Acompanhamento do projeto com GrĂĄfico de Gantt Detalhado: Caminho crĂ­tico, folgas, atrasos, realizado x planejado

Controle Relatórios de desempenho com monitoramento de índices de EVM (valor agregado), curva “S”

Controle

Controle

Controle Controle integrado de mudanรงas

Controle Formulário de Solicitação de Mudança

Encerramento Objetivo

Planejamento

Iniciação

Controle

Execução

Encerramento

Principais Atividades

A fase de ENCERRAMENTO é importante porque é nesse momento que todas as informações do projeto são reunidas e armazenadas para referência futura.

Essa fase provavelmente é a que é ignorada com mais freqüência.

A documentação reunida durante o processo de Encerramento pode ser analisada e aproveitada para evitar possíveis problemas em projetos futuros.

• Tramitar termo de aceite • Obter a aceitação de entregas • Atualizar lista de riscos e necessidades do projeto • Documentar as lições aprendidas no projeto • Preservar as ferramentas e registros dos produtos • Liberar os recursos • Encerrar tecnicamente o projeto • Encerrar administrativamente o projeto

Encerramento Planejamento

Iniciação

Execução

Controle

Encerramento Encerrar tecnicamente o projeto

Encerrar administrativamente o projeto

Encerramento Ferramenta configurada com controle dos Termos de Aceite

Encerramento Dados exportados do EPM para um modelo de Word do Termo de Aceite

Encerramento Ferramenta configurada com controle das Liçþes Aprendidas

Recordando: Por que planejar os Projetos?

Porque o ambiente de projetos envolve sempre um grau de incerteza devido ao número de variáveis que precisam ser “controladas”.

Restrição de Recursos Time-to-market

Novas Tecnologias Dispersão Geográfica

Legislação Retorno do Investimento Diversos Stakeholders

Interdependência Fornecedores e Subcontratados

Planejamento e Controle

A falta de planejamento pode custar muito caro!

Obrigado!

Alexsandro Farias Gerente de Projeto

alexsandro.farias@consist.com.br