A CONSIST
Brasil - 1972 Primeira Multinacional Brasileira Experiência - 34 anos de atuação Presença Nacional - 18 Cidades Presença Internacional - 10 países Clientes em mais de 30 países 1.100 colaboradores no mundo Mais de 500 empresas clientes
CONSIST - Prêmios Recebidos
2004 - REVISTA B2B PRÊMIO PADRÃO DE QUALIDADE
DESTAQUE 2005-IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA BANCO DE DADOS
DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA GESTÃO EMPRESARIAL
DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 2004-INSTITUTO DE ESTUDOS E 100 MAIORES INFORMÁTICA PESQUISA DA QUALIDADE BUSINESS INTELLIGENCE PRÊMIO MASTERCIÊNCIA E TECNOLOGIA
DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA RH
2005-REVISTA MELHOR DESTAQUE TECNOLOGIA PARA GESTÃO DE PESSOAS
DESTAQUE 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA CRM
MAIOR 2005 -IDG COMPUTERWORLD 100 MAIORES INFORMÁTICA RH
Centro de Informática CONSIST
Central de Telecomunicações Centro de Documentação Central de Eventos Centro de Treinamento
Educação Executiva
Harvard Business School Publishing (HBSP) Parcerias Universitárias
Universidade de Fortaleza
Universidade Federal de Santa Catarina
Presença no Brasil e no Exterior
BELO HORIZONTE BRASÍLIA CAMPINAS CAMPO GRANDE CUIABÁ CURITIBA FLORIANÓPOLIS FORTALEZA GOIÂNIA JOÃO PESSOA PORTO ALEGRE RECIFE RIBEIRÃO PRETO RIO DE JANEIRO SALVADOR SÃO PAULO UBERABA VITÓRIA
Exterior ALEMANHA ARGENTINA BOLÍVIA CHILE ESPANHA ESTADOS UNIDOS ISRAEL MÉXICO PARAGUAI PORTUGAL URUGUAI
Brasil
Clientes em 32 Países e 23 Estados brasileiros
O que é a CONSIST ? A CONSIST
Soluções em Software para Gestão de Negócios Business Information Techonology SOLUÇÕES
Gestão de Processos, Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Conteúdo, Gestão Empresarial-ERP, Gestão de Relacionamento-CRM, Educação Executiva
NECESSIDADES
Gestão da Performance Corporativa Novas aplicações - Integração - Modernização - Soluções personalizadas
MISSÃO TECNOLÓGICA
Integrando e disponibilizando informações para Gestão de Negocios
Por que CONSIST ? 34 anos de Brasil Presença em todo o território Nacional CSC- Centro de Suporte ao Cliente Proteção aos investimentos Integração de processos de negócios Visão única das informações de negócio Portfólio de Aplicações e Serviços
Centro de Atendimento e Relacionamento
Centro de Atendimento CONSIST
Centro de Relacionamento CONSIST
EMPRESA EM TEMPO REAL
Gerenciamento confort谩vel de Portf贸lio de projetos com o apoio de uma ferramenta sob medida
Alexsandro Farias Gerente de Projeto
alexsandro.farias@consist.com.br
Problemas encontrados no mercado Muitos projetos ativos • Geralmente o dobro do que a organização deveria ter
Projetos errados • Projetos que não agregam valor à organização
Projetos não alinhados • Não estão ligados aos objetivos estratégicos
Projeto importantes sem recursos • Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários
Portfólio não balanceado • Muitos projetos de melhorias, poucos de inovação • Muitos projetos de desenvolvimento, poucos de pesquisa • Muitas organizações têm projetos em andamento que não foram aprovados por um gerenciamento executivo. • Mesmo que todos os projetos em andamento tivessem sido aprovados, eles encontram as artérias da organização obstruídas pelo excesso de iniciativas. •Os resultados são as longas durações dos projetos. .
Problemas encontrados no mercado • Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais estão permanentemente competindo por recursos. • Cada executivo assume que todas as INICIATIVAS devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que as suas devem ser a prioridade. • Projetos são aprovados INDEPENDENTEMENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis.
A Gerência de Portfólio Nos ajuda a responder: • O que é possível fazer? • Nós temos capacidade? • O que é necessário fazer ? • Executar o projeto X, é nosso negócio? • Quais projetos deveriam ser procurados? • Quais projetos deveriam ser iniciados?
• Quais projetos deveriam continuar? • Quais projetos deveriam ser acelerados ou modificados?
• Quais projetos deveriam ser parados ou cancelados?
Gerenciamento de Portfólio Objetivo: Fazer o trabalho certo Assegurar que a seleção dos investimentos (projetos) esteja de acordo com objetivos estratégicos definidos.
Processo de Gerenciamento de Portfólio Planejamento Estratégico
Gerenciamento de Portfólio Alinhamento
Plano Estratégico Objetivos e Metas Categorias Indicadores Chaves de Desempenho Capacidade e Recursos
Identificação
Priorização
Categorização
Balanceamento de Portfólio
Avaliação
Autorização
Monitoração e Controle Execução e Controle dos Componentes
Revisão e Relato
Não Seleção
Componentes
Mudança Estratégica
Sim
Identificação
OBJETIVO Criar uma lista atualizada, com informações suficientes de novos componentes e de componentes em andamento que representem a escolha correta de um portfólio abrangente.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Identificar novas idéias / demandas. • Rejeitar componentes que não se ajustarem às definições predeterminadas • Atualizar lista dos componentes em andamento ou novos que farão parte do portfólio. • Visão integrada de todos os projetos da empresa.
Identificação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Identificação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Consultas Dinâmicas para facilitar a visualização de componentes
Identificação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Identificação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Categorização
OBJETIVO Agrupar os componentes do portfólio em grupos preestabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Identificar categorias estratégicas baseadas no plano estratégico • Comparar os componentes identificados com as categorias • Agrupar cada componente dentro de uma das categorias estratégicas. • Classificar componentes dentro de classes predefinidas, tais como projeto, programa, portfólio e outros trabalhos
Categorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
categorias estratégicas baseadas no plano estratégico
Categorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Categorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Categorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Avaliação
OBJETIVO Levantar todas as informações pertinentes sobre os componentes identificados e classificados que permitirão a sua análise e seleção.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Reunir e resumir toda a informação existente sobre os componentes, para facilitar a comparação entre eles. Dados quanto a: • Alinhamento estratégico • Viabilidade técnica • Viabilidade econômica • Retorno sobre investimento • Avaliar os componentes com critérios chaves através de um modelo de comparações por pesos (scoring model) • Produzir uma representação gráfica para facilitar a tomada de decisão no processo de seleção • Fazer recomendações para o processo de seleção
Avaliação Avaliar os componentes – Modelo HOECHST
Avaliação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Avaliação
Apoio de uma ferramenta sob medida
Seleção
OBJETIVO Produzir uma lista reduzida de componentes baseada nas recomendações do processo de avaliação e nos critérios de seleção da organização.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Visões da lista de projetos que facilitem o ajuste do mix, permitindo confirmar, adicionar ou eliminar componentes do portfólio. • Selecionar os componentes baseados nos resultados e na comparação com os critérios de seleção. Ex.: R.O.I., Risco, alinhamento estratégico, duração, viabilidade econômica e viabilidade técnica.
• Este processo irá produzir uma lista de componentes para a priorização.
Seleção
Apoio de uma ferramenta sob medida
Seleção
Apoio de uma ferramenta sob medida
Seleção
Apoio de uma ferramenta sob medida
Priorização
OBJETIVO Ordenar os componentes selecionados, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidos. Exemplos: • Categorias: inovação, redução de custos, crescimento, manutenção; • Critério janela de tempo: curto, médio, longo prazo; • Critério benefícios: risco versus retorno; • Critério foco organizacional: clientes, fornecedores, público interno.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Confirmar a classificação dos componentes nas categorias. • Designar critérios de score e peso dos componentes. • Determinar a ordem de prioridade dos componentes.
Priorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Priorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Priorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Priorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Balanceamento do Portfólio
OBJETIVO Desenvolver um conjunto de componentes, harmônico e balanceado, que coletivamente, dadas as restrições de recursos e investimentos, fornecerão o maior potencial de contribuição para o alcance dos objetivos estratégicos da organização.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Adicionar novos componentes que tenham sido selecionados e priorizados para a autorização. • Identificar componentes que não estão autorizados, baseado no processo de Revisão. • Eliminar, suspender, re-priorizar ou cancelar componentes.
Balanceamento do Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Balanceamento do Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Balanceamento do Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Balanceamento do Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Autorização
OBJETIVO Alocar formalmente recursos humanos e financeiros para o início da execução dos trabalhos e comunicar formalmente a decisão de autorizar ou não um componente.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Comunicar as decisões para partes interessadas, referenciando os componentes incluídos e os excluídos do portfólio. • Autorizar os componentes selecionados e suspender ou cancelar componentes do portfólio. • Re-alocar orçamento e recursos dos componentes suspensos ou cancelados. • Alocar recursos humanos e financeiros para os componentes incluídos. • Comunicar quais são os resultados esperados para cada componente autorizado.
Autorização
Apoio de uma ferramenta sob medida • Permitir diversos níveis de controle: (controle de usuários, fluxo de trabalho, conversão de templates de documentos, e controle de permissão funcional). • Envio de e-mails e template de e-mail. • Controle de compartilhamento de recursos (pool de recurso organizacional) • Manter histórico de alterações e autorizações
Autorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Autorização
Apoio de uma ferramenta sob medida
Revisão e Relato de Portfólio
OBJETIVO Obter resultados de desempenho, promover o relato desses resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfólio para o atendimento dos objetivos estratégicos.
PRINCIPAIS ATIVIDADES • Revisar prioridade, escopo, retornos esperados, riscos e desempenho financeiro dos componentes • Revisar impacto esperado nas previsões sobre os negócios, da utilização dos recursos e dos limites de capacidade, no desempenho do portfólio • Determinar se um componente deve continuar, ser adicionado ou ser cancelado; ou se os componentes devem ser re-priorizados e realinhados com as metas estratégicas • Fazer recomendações ou prover diretrizes de gerenciamento de componentes • Propor mudanças na forma de gestão do portfólio (se necessário)
Revis茫o e Relato de Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Revis茫o e Relato de Portf贸lio
Apoio de uma ferramenta sob medida
Execução e Controle dos Componentes
Fazer certo o trabalho
Fazer o trabalho certo
Cada projeto individualmente contribui para o alcance dos objetivos estratégicos. A GESTÃO DE PROJETOS é o instrumento de maior impacto na implementação efetiva de ESTRATÉGIAS.
Gerenciamento de Projetos Fixando Conceitos: O que é um projeto?
É um empreendimento não repetitivo (temporário), com uma seqüência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por: Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo); Obedecer ao orçamento aprovado (Custo); Ser concluído no prazo especificado (Tempo); Obter o desempenho esperado e satisfazer as expectativas do cliente (Qualidade).
As restrições de um Projeto
Exemplos de Projetos •
Desenvolvimento de um novo produto
•
Implantação de um produto
•
Implementação de processos
•
Campanha de Marketing
•
Construção Civil (prédios, casas, etc)
•
Criação de um novo modelo de automóvel
•
Desenvolvimento de um livro
•
Campanha de eleição de um candidato ao governo
Por que Gerenciar por Projetos? •
Maior assertividade nas entregas
•
Melhor relação cliente-fornecedor
•
Redução de custo
•
Aumento da qualidade
•
Aumentar a flexibilidade e dinamismo
•
Permitir melhor utilização dos recursos
•
Descentralizar responsabilidades
•
Sistemática, padronização do processo de trabalho
•
Fazer a estratégia da empresa “acontecer” – gerenciamento por objetivos
Projeto: a vida como ela ĂŠ...
Fases de um Projeto
Gerenciamento de Projetos
Fases de um Projeto Comprometimento para a execução do projeto
Planejamento
Iniciação
Monitoramento e avaliação do progresso adotando as ações corretivas necessárias
Planejamento das atividades, alocação de recursos e estimativas de tempo e custo baseado no escopo
Cordenação de pessoas e outros Execução recursos
Controle
Encerramento
Aceite formal do produto e finalização do projeto
Interação entre Fases de um Projeto
Nível de Atividade
Execução Planejamento
Iniciação
Controle
Encerramento
Tempo
Iniciação Objetivo Iniciação
Planejamento
Controle
Execução
A fase de INICIAÇÃO confirma que um projeto, ou a etapa seguinte do projeto, deve ter início, concedendo aprovação para que se comprometam os recursos da organização necessários àquele projeto ou fase
Principais Atividades Encerramento
• Desenvolver termo de abertura do projeto • Determinar as metas do projeto • Definir requisitos do projeto • Definir entregas do projeto • Identificar os stakeholders • Documentar a visão geral do projeto • Realizar estudos de viabilidade do projeto • Identificar as restrições do projeto (tempo, orçamento, recursos, qualidade, cronograma, tecnologia, administrativas) • Documentar as premissas do projeto
Iniciação Iniciação Desenvolver o termo de abertura do projeto
Planejamento
Desenvolver a declaração de escopo do projeto
Execução
Controle
Encerramento
Iniciação Preenchimento eletrônico de Termo de abertura do projeto, Missão, Justificativa, Objetivo, Premissas, Restrições, Escopo preliminar, etc.
Planejamento Objetivo Iniciação
Planejamento
Controle
Execução
Encerramento
O Planejamento deve abranger todas as áreas do gerenciamento de projetos: escopo, tempo, custo, qualidade, comunicação, aquisições, compras, contratações, recursos humanos e materiais e gerenciamento de riscos.
A fase de PLANEJAMENTO se propõe a formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir. Envolve também a determinação de vários cursos possíveis de ação e a escolha de quais destes seriam as melhores alternativas para alcançar os fins em pauta.
Principais Atividades • Refinar o projeto • Definir escopo do projeto • Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) • Desenvolver o plano de gerenciamento de recursos • Refinar as estimativas de tempo e custo • Estabelecer os controles do projeto • Desenvolver o Plano de Projeto • Obter aprovações para o Plano de Projeto
Planejamento Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Planejar escopo do projeto
Iniciação
Definir escopo do projeto
Criar EAP do projeto
Planejamento Realizar Planejamento de Recursos Humanos
Realizar Planejamento de Gerenciamento de Riscos
Realizar Planejamento de Qualidade
Identificar Riscos do projeto
Definir Atividades do projeto
Realizar Estimativa de recursos da atividade
Realizar Seqüenciamento de atividade
Realizar Estimativa de duração da atividade
Planejamento
Realizar Planejamento das Comunicações
Realizar Planejamento de compras e aquisições
Realizar Análise qualitativa de Riscos
Realizar Análise quantitativa de Riscos
Realizar Estimativa de custos do projeto
Desenvolver Cronograma do projeto
Controle Execução Encerramento
Realizar orçamentação do projeto
Realizar Planejamento de Contratações
Realizar Planejamento de Resposta a Riscos
Planejamento
Planejamento Formulรกrio de Atividade
Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida
Planejamento Riscos
Planejamento Lista de Riscos
Planejamento Formulรกrio de Risco
Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida
Planejamento Aquisições
Planejamento Aquisições
Planejamento Formulário de Aquisição
Planejamento Apoio de uma ferramenta sob medida
Planejamento Cronograma
Planejamento Definir lista de atividades
Planejamento Estimar Duração das atividades
Planejamento Realizar Seq端enciamento de Atividades
Planejamento Alocar recursos para as atividades
Planejamento Orçamentação
Planejamento Verificação da carga de alocação dos recursos do projeto
Planejamento Nivelamento de recursos
Planejamento Recursos Nivelados
Planejamento O software calcula o caminho crĂtico
Planejamento Linha de Base
Execução Objetivo Iniciação
Planejamento
Execução
Controle
Encerramento
A fase de EXECUÇÃO é a concretização dos planos do projeto. É aqui que o gerente coordena e direciona os recursos a fim de atender aos objetivos do plano de projeto. Os processos de EXECUÇÃO mantém o plano sob controle e asseguram que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados .
Principais Atividades • Orientar e gerenciar os progressos do projeto • Realizar a garantia da qualidade • Desenvolver a equipe do projeto • Contratar ou mobilizar a equipe do projeto • Contratar fornecedores e controlar entregas • Comunicar as informações de progresso do projeto
Execução Iniciação
Planejamento Execução
Controle
Orientar e Gerenciar a Execução do projeto
Contratar ou mobilizar a equipe do projeto
Solicitar respostas de fornecedores
Encerramento
Desenvolver a equipe do projeto
Realizar a Garantia da Qualidade
Selecionar fornecedores
Distribuir informações do concepção
Execução Acompanhamento do andamento do projeto: Mudança de Estados, percentual de conclusão, informação de prazo, orçamento...
Execução Projetos agrupados
Execução Acompanhamento do andamento do projeto com Gráfico de Gantt: precedências, percentual de completude de atividade
Execução Acompanhamento do andamento do projeto com Gráfico de Gantt: controle de lançamento de horas (timesheet)
Execução Atualização da Lista de Riscos e Derivação em Problemas (issues)
Execução Formulário de Registro de Problemas
Execução Apoio de uma ferramenta sob medida
Controle Iniciação
Objetivo
Planejamento
A fase de CONTROLE analisa as avaliações de desempenho, para averiguar se o projeto está seguindo o planejado. Execução
Controle
Encerramento
Se forem detectados desvios, será aplicada uma ação corretiva para colocar as atividades de acordo com o plano do projeto – o que pode exigir novas passagens pelo processo de planejamento, até que os objetivos em pauta tenham sido reajustados.
Principais Atividades • Mensurar o desempenho do projeto (Planejado x Realizado) • Monitorar as atividades do projeto • Controlar solicitações de mudanças no projeto • Refinar os limites de controle do projeto • Responder a gatilhos de eventos de risco
• Propor e Realizar ações corretivas • Avaliar a eficácia das ações corretivas • Assegurar a realização do plano • Reavaliar os planos de controle • Responder a gatilhos de eventos de risco
Controle Planejamento
Iniciação Controle Monitorar e Controlar o trabalho do projeto
Realizar Controle integrado de mudanças
Realizar Verificação de escopo do projeto
Controlar o escopo do projeto
Controlar Cronograma
Controlar os Custos do projeto
Gerenciar a equipe do projeto
Realizar Controle a Qualidade
Elaborar Relatório de Desempenho
Monitorar e Controlar Riscos
Gerenciar as partes interessadas
Administrar o contrato
Execução
Encerramento
Controle Resumo do projeto
Controle Resumo do projeto
Controle Acompanhamento do projeto com GrĂĄfico de Gantt Detalhado: Caminho crĂtico, folgas, atrasos, realizado x planejado
Controle Relatórios de desempenho com monitoramento de índices de EVM (valor agregado), curva “S”
Controle
Controle
Controle Controle integrado de mudanรงas
Controle Formulário de Solicitação de Mudança
Encerramento Objetivo
Planejamento
Iniciação
Controle
Execução
Encerramento
Principais Atividades
A fase de ENCERRAMENTO é importante porque é nesse momento que todas as informações do projeto são reunidas e armazenadas para referência futura. Essa fase provavelmente é a que é ignorada com mais freqüência. A documentação reunida durante o processo de Encerramento pode ser analisada e aproveitada para evitar possíveis problemas em projetos futuros.
• Tramitar termo de aceite • Obter a aceitação de entregas • Atualizar lista de riscos e necessidades do projeto • Documentar as lições aprendidas no projeto • Preservar as ferramentas e registros dos produtos • Liberar os recursos • Encerrar tecnicamente o projeto • Encerrar administrativamente o projeto
Encerramento Planejamento
Iniciação
Execução
Controle
Encerramento Encerrar tecnicamente o projeto
Encerrar administrativamente o projeto
Encerramento Ferramenta configurada com controle dos Termos de Aceite
Encerramento Dados exportados do EPM para um modelo de Word do Termo de Aceite
Encerramento Ferramenta configurada com controle das Liçþes Aprendidas
Recordando: Por que planejar os Projetos? Porque o ambiente de projetos envolve sempre um grau de incerteza devido ao número de variáveis que precisam ser “controladas”.
Restrição de Recursos Time-to-market
Novas Tecnologias Dispersão Geográfica
Legislação Retorno do Investimento Diversos Stakeholders
Interdependência Fornecedores e Subcontratados
Planejamento e Controle
A falta de planejamento pode custar muito caro!
Obrigado!
Alexsandro Farias Gerente de Projeto
alexsandro.farias@consist.com.br