Gerenciamento de Portfólio de Organizações Orientados a Projetos Farhad Abdollahyan, PMP PRINCE2™ Practitioner
Abstract da Palestra
Nos últimos anos, verifica-se, em todo o mundo, inclusive no Brasil, a necessidade de processos mais eficazes de gerenciamento de portfolio de programas e projetos. O novo padrão do PMI – The Standard for Portfolio Management – trouxe uma abordagem sistemática e estruturada para tratar o portfolio de investimentos de organizações. No entanto, o modelo deixa um pouco a desejar quando tentamos aplicá-lo a empresas cuja atividade-fim é a realização de projetos – mais conhecidas como projectdriven organizations. Para essas empresas, certos processos preconizados pelo “Standard” do PMI devem ser adaptados ou complementados. Esta palestra apresenta algumas das adaptações necessárias.
• Graduado, mestre e doutorando em Administração
Farhad Abdollahyan
• Master in Project Manangement pela George Washington University . • Consultor certificado SAP em FI/CO e ASAP®, • PMP® e PRINCE2™ Practitioner . • É consultor, pesquisador e docente em gerenciamento de projeto e Finanças. • É autor de artigos no Mundo PM e co-autor do livro Gerenciamento de Custos em Projetos - Editora FGV. • Participou na elaboração de OPM3™ e foi revisor da tradução do Guia PMBOK® do PMI . • Foi Diretor Administrativo do PMI-SP. • É membro de PMI nos seguintes componentes: SP, RIO, MG, SC e PMO-SIG.
• Doutorando, Mestre e Bacharel em Administração
Jefferson Leandro Anselmo
de Empresas pela FEA/USP, • Técnico em Processamento de Dados pela UNICAMP • MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV. • PMP® do PMI®, • possui certificações Sun, WebMethods e ITIL. • Atua na Promon, desde 2001, em iniciativas ligadas a Tecnologia da Informação, Gerenciamento de Projetos e Consultoria. • É pesquisador na FEA/USP, onde desenvolve seu Doutorado em Administração de Empresas, com foco em Gerenciamento de Projetos. • É autor de artigos em gerenciamento de projetos • É membro do PMI-SP.
Agenda e Escopo Agenda Os conceitos de Gerenciamento de Portfolio Modelo PMI Especificidades de organizações orientados a projetos Conclusão Premissa 1. A audiência conhece e já leu “Standard for Portfolio Management” do PMI 2. A terminologia PMBOKiana é o idioma comum da platéia
Conceitos de GPP
Finalidade
The Standard for Portfolio Management 2006 ®, p. 5.
Conjunto de projetos e programas que
São investimentos alinhados aos planos e objetivos estratégicos da organização PMI. Podem ser agrupados por uma determinada característica ou categoria. São quantificáveis – podem ser mensurados, classificados e priorizados.
Relação com Estratégia e Organização O portfolio de projetos e programas
é definido a partir da visão, missão, estratégias e objetivos organizacionais.
Interage tanto com gerenciamento de projetos e programas quanto com as operações visando canalizar recursos e esforços da organização para cumprir sua missão. Contexto Organizacional Fonte: Standard for Portfolio Management, p. 7.
Interação de GPPP com eixos
Eixos
Foco Objetivo Componentes Transformar estratégia em ação Direcionadores
Processos de GPPP
Desdobramento de Processos em alto nĂvel Fonte: Standard for Portfolio Management, p. 25
Stakeholders em GPPP
Direção Executiva Comitê de Revisão de Porfolio Gerente do Protfolio Patrocinadores Gerentes de Programa Gerentes de Projeto PMO Equipes de Projeto Gerentes de Operações Gerentes Funcionais Gerentes Financeiros Clientes Fornecedores e Parceiros de Negócio
Tipologia de Organizações
Componentes e seus objetivos Benefícios
Avaliação do Retorno do Projeto
Avaliação de Oportunidades
Realização do Projeto Análise de Viabilidade do Projeto
Custos
Process-Driven
Componentes e seus objetivos Benefícios
Cliente Análise de Viabilidade do Projeto
Avaliação de Oportunidades
Avaliação do Retorno do Projeto
Custos
Realização do Projeto
Fornecedor Fluxo de Caixa do Projeto
Project-Driven
Fatores críticos de sucesso Gestão estratégica do projeto e do portfolio Capacidade de geração de novos projetos Expansão do conceito de satisfação do cliente Avaliação estratégica das decisões no projeto Desenvolvimento e uso da sensibilidade comercial do gerente de projetos Gestão ativa das necessidades e requisitos do cliente
Fatores críticos de sucesso Avaliação ampla e sistêmica de riscos do portfolio Flexibilidade da estrutura de custos e recursos Gestão do fluxo de caixa Administração de contratos com clientes Expansão do conceito de Garantia de Qualidade
Adaptações, formalizações e complementações nos processos de GPPP
Inclusão do tópico Gerenciamento do fluxo de caixa Controle da Bilability(*) da equipe de trabalho Inclusão do tópico Gerenciamento de contratos com clientes Ênfase no gerenciamento de expectativas dos stakeholders Atenção aos processos de gerenciamento de interfaces Sintonia com as áreas Comercial e Marketing
(*) Bilability é a relação entre horas faturadas e o total de horas disponíveis de determinado recurso.
Adaptações, formalizações e complementações nos processos de GPPP
Inclusão de processos de identificação, geração e auxílio no tratamento de oportunidades comerciais Medição da satisfação do cliente com o projeto e garantia de qualidade dos componentes do portfólio Abordagem sistêmica dos riscos do projeto e portfólio Abordagem de Corrente Critica e buffers do portfólio
Caso PROMON Processo Padrão de Mercado
Adaptação às Necessidades da Organização
Novo
Processos
Adaptado
Projeto
Sistema de Gerenciamento de Projetos
Inovações e Melhorias
Best Practices
Adaptação às Necessidades de cada Projetos
Padrão Padronizado
Processos PROMON Inclusão de novos processos, específicos para o negócio da empresa, como: Administração de Contratos com Clientes, Controle de Pendências, Administração do Fluxo de Caixa da empresa, Planejamento Fiscal
Processos PROMON
Criação do Comitê de Riscos para avaliação, em nível corporativo, dos riscos associados a cada um dos projetos e ao portfólio em si, analisando inclusive o impacto dos riscos entre os projetos.
Reconhecimento do projeto como uma “mini-unidade de negócio”, com centro de custos, controles e responsabilidades próprias.
Processos PROMON
Formalização de eventos de controle, com a criação de frames-padrão para o registro dos eventos e com as mudanças nos processos refletidas e com a participação de representantes da Diretoria Comercial nos principais eventos.
Criação de indicadores operacionais e sua consolidação em painéis de bordo para a diretoria
FIM Obrigado a todos. Farhad Abdollahyan farhad@uol.com.br Jefferson Anselmo (jefferson.anselmo@promon.com.br)
SLIDES DE SUPORTE
Standard for Portfolio Management Tools and Techniques
Balanceamento
Balanceamento
Balanceamento
Autorização
Revis達o e Reporte
Avaliação de Desempenho
Mudança Estratégica
Avaliando Mudanรงas