Portfolio, Programme and Project Offices P3O® - Modelo, tipologia, implantação Farhad Abdollahyan, MSc, PMP P3O, MSP e PRINCE2 Practitioner farhad@uol.com.br
Diretrizes de Melhores Práticas de OGC Glossário Comum Guias
Modelos Portfolio, Programme and Project Manageme nt Maturity Model (P3M3)
Portfolio, Programm e and Project Offices (P3O®)
OGC
Gateway
TM
Manageme nt of Risk (M_o_R®)
Portfolio Management Guide MSPTM Programme Management
PRINCE2® Maturity Model (P2MM)
PRINCE2 Project Management Achieving Excellence in Construction
ITIL®
Agenda 1. 2. 3. 4. 5.
Introdução Por que ter um P3O? O que é o modelo P3O? Como implementar ou reenergizar um P3O? Como operar um P3O? – Ferramentas e Técnicas.
Apendices: A: Papeis e Responsabilidades B: Exemplo de Business Case C: Customizações D: Exemplos de Ferramentas e Técincas E: Resumo de P3M3 F: Funções e serviços
INTRODUÇÃO
Terminologia
• O que é Portfólio?
• O que é gerenciamento de portfólio?
• O Portfólio é a totalidade (ou um segmento) de investimentos da organização nas mudanças requeridas para atingir os objetivos estratégicos
• O Gerenciamento de Portfólio é a coleção coordenada de processos e decisões que juntos permitem o equilíbrio mais efetivo entre mudanças organizacionais e negócios do dia a dia.
Terminologia (continuação) • O que é Programa?
• O que é gerenciamento de programas?
• O Programa é uma organização temporária e flexível criada para coordenar, dirigir e supervisionar • O Gerenciamento de um conjunto de projetos e Programas é a ação de realizar atividades visando entregar a organização, direção e resultados e benefícios implantação coordenada de relacionados com objetivos um dossiê de projetos e estratégicos da organização. atividades transformacionais para obter resultados e realizar • O que é um projeto? benefícios que tem importância • Também é uma organização estratégica para os negócios. temporária , normalmente de menor duração, que visa entregar um ou mais produtos de negócios de acordo com um business case.
Valor adicionado através de Programas e Projetos Benefícios gerenciados Gestão de Portfólio Mudar o Negócio
Gestão do dia a dia Gerir o Negócio
Programas e Projetos gerenciados
Entendendo as necessidade do dia a dia, seu ciclo de vida e eventos chaves, a entrega de mudanças através de programas e projetos pode ser planejado e gerenciado garantindo a menor perturbação.
Fonte: OGC. P3O® - Portfolio, Programme and Project Offices, 2008
O que é P3O®? – P3O® provê um modelo de facilitação de tomada de decisão/suporte na entrega de mudanças organizacionais (programas e projetos). – Pode ser através de um escritório único e permanente (Portfolio Office, Departamento de Planejamento Estratégico, Centro de Excêlencia, PMO corporativo, etc.) – Conjunto de escritórios (portfólio, programas e projetos) tanto temporários quanto permanentes ou ainda centralizados ou localizados.
Não há regra de “One size fits all”!
POR QUE TER UM P3O?
Questões Chaves de P3O
• Como convencer a diretoria do valor que um modelo “best-in-class” de P3O pode adicionar à organização? • Como iniciar o processo de mudanças?
Consequências de não investir no modelo P3O correto
Cenário 1 – Percepção de P3O como overhead Cenário 2 – Reinventar a roda e outsourcing Cenário 3 - Dispersa e nãointegrado
Maturidade de P3O
P3O imaturo se limita a coletar dados, refletindo a falta de competência de seus integrantes, enquanto um P3O maduro terá a competência de ir alem oferecendo uma série mais ampla de serviços e funções inclusive questionar os dados e transformá-los em informação valiosa para tomada de decisão. P3O Maduro propicia: Governança Transparência Suporte à entrega Reusabilidade Rastreabilidade
Valor de P3O
Um modelo efetivo de P3O provê eficiência operacional na entrega bem sucedida de iniciativas de mudanças bem como assegura otimização de investimentos da organização escolhendo os projetos e programas certos.
Benefícios de P3O • Visão global do portfólio • Suporte na tomada de decisão – Programas e projetos certos. • Padrões e processos para entrega consistente • Segunda opinião • Assurance, coaching & Mentoring. • “Fonte única da verdade” e dashboard.
• Gerenciamento de riscos e problemas • “Accountability”, transparência e visibilidade • Proteger receitas e gastos • Execução mais eficaz e eficiente de mudanças e melhoria na entrega de projetos e programas • Reputação e confiança de stakeholders.
Suporte e facilitação de Governança Validação Estratégia de Mudanças Fazemos a coisa certa? Governança de Mudanças de Negócios
Desenho de Mudanças Fazemos da maneira certa?
Valor de Mudanças Obtemos os benefícios de negócios?
Entrega de Mudanças Fazemos certa a coisa?
Verificação
Princípios OGC de extrair valor de Programas e Projetos
• Governança efetiva • Responsabilizar as pessoas • Priorizar, alinhar e ajusta os investimentos à estratégia de negócios • Salvaguardar Valor • Investir nas pessoas e processos • Acompanhar progresso através de relatos regulares e de excessão
Justificar o P3O
• Definir claramente o problema que o P3O irá resolver • Identificar os stakeholders • Criar a declaração de visão e blueprint • Qual será o desempenho esperado? – Grau de sucesso em termos de custo, duração e realização de benefícios de iniciativas que P3O dará suporte – Balanceamento de portfólio – Contribuição aos objetivos estratégicos.
Garantir a viabilidade de estratégias desejadas onde os passos da sua realização não necessariamente são conhecidos
Prover técnicas, ferramentas, habilidades e repositórios de dados para os projetos na fase de entrega
Verificação da realização de entregas planejadas quando cronograma, custo e qualidade são conhecidos
Suporte Facilitando
Auditoria Governança
Restringindo
Nível de Mudanças de negócios
Centralizar as funções de gestão de programas e projetos que podem ser mais eficiente e eficazmente feitas pelo P3O
Portfólio
Otimização do investimento nas mudanças para atingir as imperativas estratégicas e intervenção para tirar as barreiras a entrega bem sucedidas considerando o ambiente multi-GPP
Programa
“Hub de Informação” para os dados consolidados do portfólio e provisão de suporte à decisão para diretoria
Projeto
Matriz de Valor de P3O
Matriz de Valor de P3O
O QUE É O MODELO P3O?
Visão Geral do Modelo Escritório Organizacional de Portfóilo (permanente)
Centro de Excelência
Hub / Divisão Portfolio ou Program Office (permanente)
Escritório de Projetos para uma iniciativa específica (temporário)
Escritório de Programa para uma iniciativa específica (temporário)
(pode ser uma unidade, função ou time separado dentro da estrutura de PMO corporativo ou HUB)
• Padrões •Treinamento •Garantia de qualidade •Gestão de Conhecimento
Alinhamento de PMO com Ciclos de Vida
Funções e Serviços de Centro de Excelência
Ciclo de Vida de Portfólio / Negócios Visão, Valores e Metas
Definir Estratégias de Entrega e KPIs
Identificar Iniciativas, Programas e Projetos
Priorizar e Balancear o Portfólio
Entregar e Rastrear as Mudanças
Operação Rotineira
Funções e Serviços de Portfólio Office Ciclo de Vida do Programa Política, Visão e Estratégia
Identificar
DEFINIR
Entregar a capacidade Realizar benefícios
Portfólio Office
Encerrar
Operação PósPrograma
Portfólio Office
Program Office (HUB permanente ou temporário) Ciclo de Vida do Projeto Mandato Pré-Projeto
Start-up (Organizar)
Initiation (planejamento)
Realização via Estágios e Gates
Encerrar
Operação Pós-Projeto
Program Office (departamental, divisional, HUB permanente ou temporário) Project Office (temporário)
Tipos de PMO
• Permanentes X Temporários • Classificados por funcões e serviços: – Portfólio, – Centro de Excelência ou – Suporte aos programas e projetos.
• Físicas X Virtuais
Curso: Gestão de Projetos para Executivos
Critérios de escolha do modelo P3O • A visão e metas tanto da organização quanto do patrocinador do P3O. • Necessidade do negócio. • A maturidade do P3RM – Gerenciamento de Portfólio, Programas, Projetos e Riscos. • Tamanho do pool de recursos. • Número de programas e projetos. • Ambiente organizacional, política e cultural. • A estrutura divisional/departamental e a localização geográfica do time. • A maturidade da estrutura gerencial matricial.
Modelos P3O Modelo
Definição
Modelo P3O
A estrutura total implantada para entregar funções e serviços ao longo da organização ou corporação através de um escritório singular ou múltiplo
Organization Porfolio Office
Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do portfólio de iniciativas de mudanças ao longo da organização ou corporação
Hub Portfolio/ Program Office
Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do portfólio de iniciativas de mudanças dentro de departamento, divisão, região geográfica ou unidade de negócios.
Program Office
Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de mudanças específica sendo entregue via um programa
Project Office
Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de mudanças específica sendo entregue via um projeto
Centro de Excelência
Unidade padronizadora de portfólios, programas e projetos, que define padrões (processos, templates e ferramentas), habilidades e treinamento, gerencia conhecimento e pode prover auditoria independente. COE pode ser parte de um Portfolio Office ou existir de maneira separada.
Modelos e Funcionalidades P3O Nome do Modelo
Funcionalidades
Modelo Organization Portfolio Office
Escritório de portfólio singluar, permanente e organizacional, focando em dar suporte do portfólio estratégico provendo suporte, planejamento e funções de centro de excelência com escritórios de programa e projetos temporários para novas iniciativas.
Modelo Hub & Spoke (Rede de PMOs)
Modelo para grandes organizações com Hub Portfolio Offices multiplos, descentralizados e permanentes desenhados para servir divisões, regiões geográficas, unidades de negócios, departamentos e funções.
Modelo de Escritório Temporário
Não há escritórios permanentes; escritórios temporários de programas e projetos são estabelecidos cada vez que novas iniciativas são lançadas.
Modelo de Escritório Virtual
Nenhum escritório físico central; As funções P3O são realizadas as áreas de negócios ao longo da organização
Modelo para uma Pequena Organização
Escritório muito pequeno ou até um único individuo encarregado de consistência de métodos, treinamentos, etc.
Planejamento (Portfólio)
Constituição, Priorização, Análise e Reporte de Portfólio Lançamento de Programas e Projetos e seu Encerramento Engajamento de Stakeholders e Comunicação Planejamento e Estimativas Planejamento da Capacidade e Gestão de Recursos Gestão de Realização de Benefícios Monitoramento de Desempenho Monitoramento, Revisão e Reporte
(Programas e Projetos)
Entrega
Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças Finanças Comercial (inclui gestão de fornecedores e contratos) Garantia de qualidade (auditorias) Gestão de informações (inclui gestão de configuração e ativos) Gestão da Transição
(Centro de Excelência)
Apoio administrativo
COE
Portfólio, Programa e Projeto Offices
Resumo de Funções e Serviços de P3O
Padrões e Métodos (processos e ferramentas) Consultoria Interna Aprendizado Organizacional e Gestão de Conhecimentos Pessoas e Habilidades (Competências P3RM)
COMO IMPLEMENTAR OU REENERGIZAR UM P3O?
Roteiro de Implantação Ciclo de Vida de Implantação do P3O Identificar o P3O
Diagnosticar a situação atual do PMO. Quais problemas resolver?
Mandato
Definir o P3O
Definir a declaração de visão, estabelecer objetivos e metas e business case preliminar
Entregar
Encerrar
Implantação em estágios: Entrega Transição Realizaçã o de benefícios
Encerramen to do programa ou projeto e revisão, avaliação formal e lições aprendidas
Definição Desenhar como P3O irá operar definir: Time Governança Blueprint Business case detalhado
Plano Preliminar
Planejar estágios da entrega e acordar as fases da implantação e transição
Plano do Programa ou do Projeto
Engajamento de Stakeholders e Comunicação
Relatório Final de Encerramento
Antes de tudo o diagn贸stico
Avaliar a Maturidade
Competências • Processo – – – – – – –
Planejamento e controle de Portfólio, programa e projeto Gestão financeira Arquitetura e gestão de processos Desenho e implementação de Governança Procurement e contratos Gestão de requisitos Gestão de benefícios
• Organizacional – – – – –
Desenho organizacional Papeis & Responsabilidade Gestão de Mudanças Organizacionais Treinamento Metoring e Coaching
• Tecnológica – – – – – –
SW de GPPP instalação, configuração e treinamento Sistema de Gestão de Riscos e Problemas Sistema de Gestão de conhecimento WEB Portal Sistemas de Gestão de Configuração Etc...
• Informação – – – – – – –
Gestão de Desempenho Relatos gerenciais – Dashboard Governança Gestão de Informações e conhecimentos Modelagem de Arquitetura Corporativa Planejamento Estratégico Etc...
Sizing
1. Valor do Programa – 3 a 5% do valor total do programa
2. Tamanho do Programa Unidade
RH
RH
RH
RH
RH
RH
RH
Programa
30
60
120
200
300
500
1000
Program Office
3
4
7
9
12
17
25
% PMO
10%
7%
6%
5%
4%
3%
3%
3. Por Função
Sizing – por funções
COMO OPERAR UM P3O? FERRAMENTAS E TÉCNICAS.
Ferramentas colaborativas e Integradas
Ferramentas x P3RM
Técnicas X P3RM
Lista de Funcionalidades de GP3R
Gestão de Portfólio Planejamento Estratégico
Gestão de Programas e Projetos Suporte à Entrega e Workflow
Orçamento corporativo Identificação de Componentes de Portfólio
Processos de Governança Revisão de Portões (StageGates)
Mapeamento de habilidade (skills) Alocação de Recursos Planejamento e Previsão de Capacidades
Categorização de Portfólio
Gestão de benefícios
Timesheets
Análise de Portfólio
Guias de suporte a metodologias
Priorização de Portfólio Planejamento de Portfólio Gerenciamento Estratégico de Riscos Resolução de Problemas Estratégicos Planejamento estratégico de recursos Controle de Portfólio – Dashboard Balanceamento do Portfólio
Controle de Mudanças Portais de Informação Gestão de demanda e colaboração Gestão de Informação e Documentação Planejamento, gestão e suporte
Gestão de Ativos
Gestão de Riscos e Problemas Gestão de Business Case
Gestão de Recursos
SLIDES DE SUPORTE
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Ambiente do Gerenciamento Ambiente interno ou externo de negócios (político, economico, social, tecnologico)
Influencia e Forma Estratégias, políticas, iniciativas e metas
Define escopo e prioriza Programas
Inicia, monitora e alinha Projetos e atividades relacionadas
Entrega e implanta Operações, serviços e capacidades de negócios novos ou transformados
Resultados alcançados e benefícios obtidos Fonte: MSP - Managing Successful Programmes.
Gestão de Programa segundo MSP Políticas, Estratégi a Visão
Mandato
Identificar o Programa Programme Brief
Entrega de nova ou melhorada capacidade ou habilidade
Definir o Programa
Definição do Programa , Controles, Framework & Planos/Cronogram as
Entregar a capacidad e Realizar o Benefício
Finalização do programa, Lições Aprendidas finais
Encerrar o Programa
Revisão e Preparação
Fonte: MSP - Managing Successful Programmes
Gest達o de Projeto segundo PRINCE2
42
Metodologia de GestĂŁo de Riscos Processos
PrincĂpios
Adotar, Rever e melhorar
Abordagem