MINIMIZAÇÃO DE MUDANÇAS TARDIAS DE ESCOPO Clênio Senra de Oliveira, MSc, PMP
Minimização de Mudanças Tardias de Escopo Poucos projetos são concluídos sem alterações no escopo, escopo impactando diretamente o cronograma e muitas das vezes com aumento significativo de custo. A utilização de técnicas adequadas de planejamento poderá garantir a assertividade na definição inicial do escopo do d projeto. j E um controle efetivo de mudanças durante a i implementação, l t ã poderá d á garantir ti que as mudanças d realmente agregarão valor ao projeto, mesmo quando impactando p outros objetivos, j , como p prazo e custo. 2 Copyright by Clênio Senra de Oliveira, MSc, PMP
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Seminรกrio Nacional Gestรฃo de Projetos e 26/jun/08
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Seminรกrio Nacional Gestรฃo de Projetos e 26/jun/08
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Seminรกrio Nacional Gestรฃo de Projetos e 26/jun/08
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que é Projeto
Projeto: “empreendimento empreendimento com objetivo bem definido, definido
que consome recursos e opera sob pressões de prazos,
custos e qualidade qualidade”
[[1]].
[1] KERZNER, Harold. Gestão de Projetos, As Melhores Práticas.
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que é “Escopo” de um Projeto
xemplo do projeto de uma casa: Escopo do produto: casa de 3 quartos, 2 banheiros, varanda, d l lareira, i cozinha, i h churrasqueira; acabamento rústico. Escopo do projeto: cronograma, construir a fundação, a alvenaria, o telhado, dar o acabamento, implantar os jardins e assar o churrasco de inauguração...
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erenciamento do Escopo
O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto j t com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente p p da definição ç e controle do q que está e do que não está incluído no projeto. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Planejamento do escopo Definição ã do escopo Criar EAP Verificação ç do escopo p Controle do escopo
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mportância do Escopo na Gestão de Projetos Uma precisa definição do escopo do projeto, irá propiciar um bom entendimento sobre o produto final do projeto, garantindo o atendimento às expectativas dos principais interessados no projeto. Processos de Planejamento Guia PMBOK 3ª Edição
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efinição do Escopo do Projeto Análise das partes interessadas [5.2.2.4] [5 2 2 4] Importante ferramenta na definição do escopo coerente e consistente. Busca identificar as reais necessidades e expectativas das diversas partes interessadas no resultado do projeto. PMBOK 3ª Edição
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efinição do Escopo do Projeto PMBOK 3ª Edição
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efinição do Escopo do Projeto A Influência dos Stakeholders durante o ciclo de vida:
Project Charter
Conceitual
iabilidade
Desafio: como fazer com que os principais influenciadores do projeto j participem i i d das etapas iniciais i i i i de d identificação id ifi ã do d escopo do projeto?
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efinição do Escopo do Projeto
euniões de Entendimento com os Stakeholders Algumas empresas têm adotado procedimentos de reuniões periódicas para discussão do escopo do projeto. A cada fase (ou mudança de fase) é convocada uma reunião, com a presença dos principais stakeholders relacionados com esta fase do projeto. Como exemplo: - durante a elaboração do projeto conceitual de uma expansão industrial, o gerente de área, supervisores e operadores chaves se reúnem com a equipe do projeto e equipe projetista para “alinhar” os objetivos do projeto com a realidade lid d organizacional. i i l
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efinição do Escopo do Projeto
euniões de Entendimento com os Stakeholders Porém existem algumas dificuldades a serem superadas:
1) os stakeholders irem para a reunião, na hora marcada; 2) os stakeholders participarem efetivamente da reunião, dando a contribuição para a definição precisa do escopo (e não apenas estar presente ou mesmo representado); 3) Manter o escopo dentro das necessidades do negócio que justificam o projeto. 4) Registrar todas as sugestões e as decisões acordadas;
Para superar estes desafios é importante a iniciação formal do projeto, apresentando aos stakeholders a necessidade e impo tância para importância pa a o negócio e o apoio visível isí el da alta 14 administração.
efinição do Escopo do Projeto
iação da EAP com a Equipe, Equipe Especialistas e Cliente
É fato: o Gerente do Projeto não possui toda a especialização para gerenciar qualquer tipo de projeto. Sendo assim ele deverá buscar a opinião especializada, para a montagem do escopo do projeto. A estratégia de se realizar uma reunião para a montagem da EAP em conjunto com os principais especialistas, cliente e a equipe, traz como benefícios:
-
Maior envolvimento e participação; Maior assertividade em relação ao escopo macro do projeto; Provê maior motivação e valorização dos membros da equipe; Pode ser considerada como uma atividade de formação de times efetivos.
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efinição do Escopo do Projeto
nvestimento Preliminar O ciclo de vida de um projeto em uma organização nãoprojetista é normalmente caracterizado por:
- uma idéia é apresentada ao financiador com uma promessa (custo, prazo de implantação, VPL, TIR, pay back); proposta p é atrativa,, será aprovada p pelo financiador e uma p - se a p equipe de gerenciamento começará a trabalhar; - e muitas vezes o projeto apresenta um custo final maior ao que foi proposto inicialmente. inicialmente
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efinição do Escopo do Projeto
nvestimento Preliminar
Empresas têm então liberado verbas iniciais para detalhamento do projeto, de forma a melhorar a definição do escopo e conseqüentemente melhorar a precisão do estudo de viabilidade. conseqüentemente, viabilidade
iação da rtunidade egócio
studo de abilidade o projeto
Escopo conceitual
Escopo básico
Projeto executivo
Reavaliação Reavaliação Reavaliação do estudo de do estudo de do estudo de viabilidade viabilidade viabilidade
Autorização Autorização parcial de parcial de fundos fundos
Autorização parcial de fundos
Implantação física
Comissionamento Avaliação e start up final
Reavaliação do estudo de viabilidade
Autorização final de fundos
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efinição do Escopo do Projeto
tilização de Modelos Pré-Definidos Pré Definidos
Facilita o entendimento do projeto pelos stakeholders.
Possibilita uma maior contribuição dos stakeholders para com a definição do escopo do projeto.
Reduz a possibilidade de erro por esquecimento de itens i importantes t t no projeto. j t
Reduz o tempo de entendimento e desenvolvimento do projeto, com conseqüente redução de custos.
Redução global dos riscos do projeto.
Provê uma padronização dos documentos do projeto.
Exemplo: declaração do escopo do projeto.
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efinição do Escopo do Projeto
scopo Congelado Política sem mudanças: adotada por algumas empresas, após ó a completa l t definição d fi i ã do d escopo do d projeto. j t Pode ser questionável no sentido das propostas de mudanças d no decorrer d d projeto, do j t que sejam j b éfi benéficas e importantes.
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onitoramento e Controle do Escopo
Raramente um projeto é concluído sem alterações em seu escopo.
O Controle do Escopo consiste em analisar as solicitações de mudança, avaliar o impacto no projeto e influenciar os fatores que as criaram.
Processo necessário para garantir que as mudanças sejam benéficas ao projeto e que estejam integradas ao controle geral do projeto. projeto
Mudanças são inevitáveis, porém seu controle faz-se necessário para não penalizar a equipe do projeto por 20 acréscimos no escopo aprovado.
onitoramento e Controle do Escopo
Sistema de Controle Busca garantir que as mudanças a serem implementadas no escopo sejam benéficas ao projeto. Todos os envolvidos deverão estar t cientes i t sobre b o sistema i t de controle. Isto pode ser feito já na reunião inicial do projeto, apresentando o sistema de controle p e como ele implementado será gerenciado.
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inimização de Mudanças Tardias de Escopo
Project Charter
Conceitual
iabilidade
Entendimento com os Stakeholders
X
DesEntendimento com os Stakeholders
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inimização de Mudanças Tardias de Escopo
Recomendações finais:
Identificar todos os stakeholders que mais podem influenciar o projeto. Trazer os stakeholders para o projeto, projeto nas etapas iniciais, iniciais para definição do escopo. Apresentar o plano estratégico organizacional para todos os ge ente funcionais gerentes f n ion i e a importância impo tân i para p a empresa emp e Registrar todo o entendimento na Declaração do Escopo do Projeto. Validar a EAP. Considerar todos os esforços para garantir a qualidade, desenvolver a equipe, necessidades de comunicação, riscos e ações de mitigação e aquisições e diligenciamento.
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inimização de Mudanças Tardias de Escopo Lembrando que temos que desenvolver nossas habilidades interpessoais (PMBOK 3ª Edição, p.15): Comunicação eficaz. A troca de informações Influência sobre a organização. A capacidade de “fazer com que
as coisas aconteçam”
Liderança. Desenvolver uma visão e uma estratégia e motivar as pessoas para que alcancem essa visão e essa estratégia.
Motivação. Estimular as pessoas para que alcancem altos níveis de
desempenho e superem as barreiras que impedem as mudanças.
Negociação e gerenciamento de conflitos. Conversar com outras pessoas para chegar a um entendimento ou um acordo.
Resolução ç de p problemas. A combinação entre definição do problema, identificação e análise de alternativas e tomada de decisões.
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MINIMIZAÇÃO DE MUDANÇAS TARDIAS DE ESCOPO Clênio Senra de Oliveira, MSc, PMP clenios@yahoo.com.br