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Alavancagem de um Escritório de Projetos e sua inserção no nível estratégico

Luís Henrique Mendes Guimarães Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais - BDMG

Agenda • Motivação • Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG • Criação da marca BDMG - Escritório de Projetos • Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Fatores de sucesso • Principais desafios • Considerações finais

Motivação Baseado em fatos reais ......... “... Não havia trajetórias sem percalços, nem oceanos sem tormentas.”

“Se seus sonhos forem desejos e não projetos de vida, certamente vocês levarão para a sepultura seus conflitos.

“Sonhos sem projetos produzem pessoas frustradas....”

“Conquistas sem riscos são sonhos sem méritos...”

“Usar as perdas para cultivar os sonhos ....”

O Vendedor de Sonhos – Augusto Cury – Editora Academia

Mapa Estratégico - Visão de futuro - Objetivos e vínculos estratégicos - Indicadores e metas

PDM 2009 - Ações dos departamentos Desdobrar

Analisar

Portfólio de Projetos e Programas

Objetivos Estratégicos

Iniciativa 1

Dono

Dono

Objetivo 1

Objetivo 2

Iniciativa 2

Iniciativa 3

Iniciativa 4

Projeto

Projeto

Projeto

Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação

Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação

Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação

Indicadores: IND 1 IND 2 Portfólio de Iniciativas Estratégicas Portfólio de Projetos

Por que Inovar?

RESULTADOS

Maturidade Crescimento

DeclĂ­nio

Nascimento TEMPO

Qual é a melhor maneira ?

Project Charter Patrocínio Implementação

Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002

28

37

19

2005

Projetos de TI ¾ Exigência de qualidade de software e aplicação do modelo CMM ¾ Consolidação de práticas: • Criação de repositório dos produtos e artefatos dos projetos • Utilização de técnicas de geração de cronogramas • Registro do esforço por atividades • Controle da carteira de projetos • Controle rigoroso do escopo (requisitos) • Formalização dos termos de aceite dos produtos

2008

Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002

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18

40

23

2008

Projetos de TI

Projetos de Desenvolvimento Organizacional: TI + Gestão da Informação + ¾ Criação da Divisão de Gestão de Projetos (DO.PR): Escritório de Projetos Processos ¾ Ampliação da carteira de projetos gerenciados ¾ Desenvolvimento de metodologia própria – referência: modelo CMM e PMBOK ¾ Criação da logomarca “BDMG - Escritório de Projetos” ¾ Cartilha de Gerenciamento de Projetos ¾ Primeiras iniciativas em projetos de nível corporativo

Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002

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Projetos de TI

Projetos Projetos de Estratégicos Desenvolvimento Organizacional: TI + Gestão da Informação ¾ Apoio do Departamento de Planejamento na identificação e+ categorização dos projetos Processos “estratégicos” ¾ Planejamento e acompanhamento dos cinco projetos estratégicos priorizados: • PE01 – Agenda Imediata • PE02 – Governança Corporativa • PE03 – Gestão de Pessoas • PE04 – Marketing Estratégico • PE05 – Gestão Integrada

Criação da marca BDMG – Escritório de Projetos • Estratégia para despertar a curiosidade • Desenho da logomarca representa a “entrega do bastão”, referenciando a relação entre o fim do ciclo de vida do projeto e o início do ciclo de vida do produto.

• Símbolo de projetos bem sucedidos no BDMG

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • BDMG: papel principal de prover recursos financeiros de longo prazo visando estimular o crescimento das empresas mineiras • Mudanças ocorridas no mercado nos últimos anos reduziram os diferenciais competitivos que marcavam o posicionamento do Banco • Gerenciamento de projetos: alternativa fundamental para o alcance dos novos objetivos e metas almejadas pelo BDMG.

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Integração com o Departamento de Planejamento para desenvolvimento dos Projetos Estratégicos • Alocação de um gerente de projetos do Escritório para apoiar cada equipe de projeto, difundir a metodologia de gerenciamento e garantir a adoção de boas práticas na condução do projeto • Escritório de Projetos incorporou papéis que o aproximaram de um contexto mais estratégico no BDMG

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Atribuições do Escritório de Projetos: 9 Facilitar o processo de seleção e de priorização de

projetos

9 Elaborar Planos de Projetos 9 Acompanhar e controlar os projetos, fornecendo informações que permitam acompanhar o seu desempenho 9 Prover informações estruturadas, atualizadas e consolidadas sobre o portfólio de projetos corporativos

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Atribuições do Escritório de Projetos (cont.): 9 Aportar metodologia, processos e ferramentas que

garantam a padronização e a qualidade das atividades de gestão de projetos 9 Identificar e implementar ações corretivas 9 Ser um aprendidas

repositório

de

informações

e

lições

Cen谩rio atual do Escrit贸rio de Projetos e do BDMG

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Principais avanços: 9 Existência de uma Carteira de Projetos Estratégicos 9 Projetos com patrocínio institucional 9 Difusão da cultura de Gestão de Projetos 9 Equipes de projetos motivadas e com comprometimento com a realização do projeto

maior

9 Agenda regular de acompanhamento dos Projetos 9 Portal de Projetos Estratégicos na Intranet

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Reuniões mensais de acompanhamento estratégico dos projetos com o Presidente do BDMG

Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Portal dos Projetos Estratégicos na intranet BDMG

Fatores de sucesso • Compreensão e respeito à cultura organizacional • Implantação gradativa das práticas de gestão de projetos • Orientação para geração de valor aos stakeholders • Desenvolvimento de processos e pessoas • Apoio da alta administração na gestão dos Projetos Estratégicos

Principais desafios • Iniciar um projeto interno sem patrocínio forte dentro da organização é contar com muito poucas chances de sucesso • Equipes multidisciplinares e sem conhecimento da metodologia de projetos exigem um esforço extra para acompanhamento das atividades

Principais desafios • Em uma estrutura funcional pura, não projetizada, aumentam-se as dificuldades para aplicação da metodologia de projeto • Quando a rotina consome 100% das horas trabalhadas e o desempenho das pessoas é medido pelos resultados da operação, o sucesso dos projetos fica seriamente comprometido

Considerações finais • O sucesso e a expansão na atuação do Escritório de Projetos dentro do BDMG são frutos de um gradativo aprendizado de sua equipe, que se deu a partir da sua própria experiência, transformando desafios em oportunidades.

• A implantação de qualquer mudança exige força para vencer resistências. A introdução de pontos de controle, inerentes à metodologia de projetos, traz dificuldades de adaptação, qualquer que seja a cultura organizacional. No BDMG não foi diferente.

Considerações finais • A experiência do BDMG demonstra que o respeito à cultura da empresa e de seus colaboradores é fator primordial para o sucesso da implantação de um Escritório de Projetos corporativo • O processo de implantação exige persistência e flexibilidade: há o momento de avançar, com foco e determinação e a hora de recuar, com sabedoria e resiliência.

Considerações finais • Na certeza de que a mudança é um processo contínuo, o Escritório de Projetos do BDMG entende que deve estar preparado para as próximas etapas dessa evolução. Assim, mantém elevado interesse pelas melhorias metodológicas e dedicação ao aperfeiçoamento da equipe, nas áreas técnica e humana.

Grato pela atenção

Luís Henrique Mendes Guimarães

Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais – BDMG lhenrique@bdmg.mg.gov.br