Alavancagem de um Escritório de Projetos e sua inserção no nível estratégico
Luís Henrique Mendes Guimarães Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais - BDMG
Agenda • Motivação • Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG • Criação da marca BDMG - Escritório de Projetos • Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Fatores de sucesso • Principais desafios • Considerações finais
Motivação Baseado em fatos reais ......... “... Não havia trajetórias sem percalços, nem oceanos sem tormentas.” “Se seus sonhos forem desejos e não projetos de vida, certamente vocês levarão para a sepultura seus conflitos. “Sonhos sem projetos produzem pessoas frustradas....” “Conquistas sem riscos são sonhos sem méritos...” “Usar as perdas para cultivar os sonhos ....”
O Vendedor de Sonhos – Augusto Cury – Editora Academia
Mapa Estratégico - Visão de futuro - Objetivos e vínculos estratégicos - Indicadores e metas
PDM 2009 - Ações dos departamentos Desdobrar
Analisar
Portfólio de Projetos e Programas
Objetivos Estratégicos
Iniciativa 1
Dono
Dono
Objetivo 1
Objetivo 2
Iniciativa 2
Iniciativa 3
Iniciativa 4
Projeto
Projeto
Projeto
Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação
Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação
Escopo Tempo Qualidade Custo Riscos Recursos Comunicação
Indicadores: IND 1 IND 2 Portfólio de Iniciativas Estratégicas Portfólio de Projetos
Por que Inovar? RESULTADOS
Maturidade Crescimento
DeclĂnio
Nascimento TEMPO
Qual é a melhor maneira ?
Project Charter Patrocínio Implementação
Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002
28
37
19
2005
Projetos de TI ¾ Exigência de qualidade de software e aplicação do modelo CMM ¾ Consolidação de práticas: • Criação de repositório dos produtos e artefatos dos projetos • Utilização de técnicas de geração de cronogramas • Registro do esforço por atividades • Controle da carteira de projetos • Controle rigoroso do escopo (requisitos) • Formalização dos termos de aceite dos produtos
2008
Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002
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37
19
2005
18
40
23
2008
Projetos de TI
Projetos de Desenvolvimento Organizacional: TI + Gestão da Informação + ¾ Criação da Divisão de Gestão de Projetos (DO.PR): Escritório de Projetos Processos ¾ Ampliação da carteira de projetos gerenciados ¾ Desenvolvimento de metodologia própria – referência: modelo CMM e PMBOK ¾ Criação da logomarca “BDMG - Escritório de Projetos” ¾ Cartilha de Gerenciamento de Projetos ¾ Primeiras iniciativas em projetos de nível corporativo
Evolução do tema “Gestão de Projetos” no BDMG 2002
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2005
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2008
Projetos de TI
Projetos Projetos de Estratégicos Desenvolvimento Organizacional: TI + Gestão da Informação ¾ Apoio do Departamento de Planejamento na identificação e+ categorização dos projetos Processos “estratégicos” ¾ Planejamento e acompanhamento dos cinco projetos estratégicos priorizados: • PE01 – Agenda Imediata • PE02 – Governança Corporativa • PE03 – Gestão de Pessoas • PE04 – Marketing Estratégico • PE05 – Gestão Integrada
Criação da marca BDMG – Escritório de Projetos • Estratégia para despertar a curiosidade • Desenho da logomarca representa a “entrega do bastão”, referenciando a relação entre o fim do ciclo de vida do projeto e o início do ciclo de vida do produto. • Símbolo de projetos bem sucedidos no BDMG
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • BDMG: papel principal de prover recursos financeiros de longo prazo visando estimular o crescimento das empresas mineiras • Mudanças ocorridas no mercado nos últimos anos reduziram os diferenciais competitivos que marcavam o posicionamento do Banco • Gerenciamento de projetos: alternativa fundamental para o alcance dos novos objetivos e metas almejadas pelo BDMG.
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Integração com o Departamento de Planejamento para desenvolvimento dos Projetos Estratégicos • Alocação de um gerente de projetos do Escritório para apoiar cada equipe de projeto, difundir a metodologia de gerenciamento e garantir a adoção de boas práticas na condução do projeto • Escritório de Projetos incorporou papéis que o aproximaram de um contexto mais estratégico no BDMG
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Atribuições do Escritório de Projetos: 9 Facilitar o processo de seleção e de priorização de
projetos
9 Elaborar Planos de Projetos 9 Acompanhar e controlar os projetos, fornecendo informações que permitam acompanhar o seu desempenho 9 Prover informações estruturadas, atualizadas e consolidadas sobre o portfólio de projetos corporativos
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Atribuições do Escritório de Projetos (cont.): 9 Aportar metodologia, processos e ferramentas que
garantam a padronização e a qualidade das atividades de gestão de projetos 9 Identificar e implementar ações corretivas 9 Ser um aprendidas
repositório
de
informações
e
lições
Cen谩rio atual do Escrit贸rio de Projetos e do BDMG
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Principais avanços: 9 Existência de uma Carteira de Projetos Estratégicos 9 Projetos com patrocínio institucional 9 Difusão da cultura de Gestão de Projetos 9 Equipes de projetos motivadas e com comprometimento com a realização do projeto
maior
9 Agenda regular de acompanhamento dos Projetos 9 Portal de Projetos Estratégicos na Intranet
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Reuniões mensais de acompanhamento estratégico dos projetos com o Presidente do BDMG
Cenário atual do Escritório de Projetos e do BDMG • Portal dos Projetos Estratégicos na intranet BDMG
Fatores de sucesso • Compreensão e respeito à cultura organizacional • Implantação gradativa das práticas de gestão de projetos • Orientação para geração de valor aos stakeholders • Desenvolvimento de processos e pessoas • Apoio da alta administração na gestão dos Projetos Estratégicos
Principais desafios • Iniciar um projeto interno sem patrocínio forte dentro da organização é contar com muito poucas chances de sucesso • Equipes multidisciplinares e sem conhecimento da metodologia de projetos exigem um esforço extra para acompanhamento das atividades
Principais desafios • Em uma estrutura funcional pura, não projetizada, aumentam-se as dificuldades para aplicação da metodologia de projeto • Quando a rotina consome 100% das horas trabalhadas e o desempenho das pessoas é medido pelos resultados da operação, o sucesso dos projetos fica seriamente comprometido
Considerações finais • O sucesso e a expansão na atuação do Escritório de Projetos dentro do BDMG são frutos de um gradativo aprendizado de sua equipe, que se deu a partir da sua própria experiência, transformando desafios em oportunidades. • A implantação de qualquer mudança exige força para vencer resistências. A introdução de pontos de controle, inerentes à metodologia de projetos, traz dificuldades de adaptação, qualquer que seja a cultura organizacional. No BDMG não foi diferente.
Considerações finais • A experiência do BDMG demonstra que o respeito à cultura da empresa e de seus colaboradores é fator primordial para o sucesso da implantação de um Escritório de Projetos corporativo • O processo de implantação exige persistência e flexibilidade: há o momento de avançar, com foco e determinação e a hora de recuar, com sabedoria e resiliência.
Considerações finais • Na certeza de que a mudança é um processo contínuo, o Escritório de Projetos do BDMG entende que deve estar preparado para as próximas etapas dessa evolução. Assim, mantém elevado interesse pelas melhorias metodológicas e dedicação ao aperfeiçoamento da equipe, nas áreas técnica e humana.
Grato pela atenção
Luís Henrique Mendes Guimarães
Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais – BDMG lhenrique@bdmg.mg.gov.br