Project & Program Sponsorship
Farhad Abdollahyan, M.Sc., PMP, P3O, MSP, PRINCE2
Agenda da Palestra • Modelos e metodologias de gerenciamento de portfolios, programas, projetos, riscos e estrutura organizacional de apoio EGP3. • Importância de patrocínio executivo – PPS • Debate
OGC – Abordagem baseada em Metodologias Uma série de instrumentos de gestão Government Commerce OGC - órgão do Finanças do Reino Unido - orientados às baseadas em ciclos de vida de projetos, portfólios e seu suporte.
de Office of Ministério das Metodologias programas e
Aplicação prática Foco ao mesmo tempo na organização e sua maturidade, e no profissional Mais difundidas na Europa, Ásia e Oceania.
Padrões do OGC - Foco nas Metodologias Certificações do Governo Britânico: 1.
IT Services Management - ITIL®
2.
Managing Successful Projects with PRINCE2
3.
Managing Successful Programmes - MSP®
4.
Management of Risk - M_o_R®
5.
Management of Portfolio (2011)
6.
Management of Value (2011)
7.
Portfolio, Programmes & Projects Offices - P3O®
Portfolios, Programmes & Projects Management Maturity Model – P3M3®
Patrocinador Patrocinador: :OGC OGC––órgão órgãodo do Governo Governodo doReino ReinoUnido Unido Editor: Editor:TSO TSO––Imprensa Imprensa oficial oficialdo do governo governobritânico britânico Manutenção Manutençãoeeatualização: atualização: Consórcio ConsórcioAPMG APMG
Diretrizes de Melhores Práticas de OGC Glossário Comum Guias
Modelos Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model P3M3
Portfolio, Programme and Project Offices P3O®
Management of Risk M_o_R®
OGC Gateway
ITIL®
TM
Portfolio Management Guide MSP Programme Management TM
PRINCE2® Maturity Model P2MM
PRINCE2 Project Management Achieving Excellence in Construction
Qualificações Complementares APMG 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Programme and Project Sponsorship Change Management Finance for non-financial managers Proposals & Bidding Consultoria de Gestão de Negócios PPM Certificate & Diploma
http://www.apmgroupltd.com/AssociatedBrands/AssociatedBrands.asp
PPS e P3O速
Programme and Project Sposorship Patrocínio de Programas e Projetos Qualificação APMG
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Valor adicionado através de Portfolio de Programas e Projetos Necessidade de novos benefícios Gestão de Portfólio de programas e projetos
Gestão do dia a dia Operações
Mudar o Negócio
Gerir o Negócio
Programas e Projetos gerando novos benefícios
Entendendo as necessidade do dia a dia, seu ciclo de vida e eventos chaves, a entrega de mudanças através de programas e projetos pode ser planejado e gerenciado garantindo a menor perturbação. Fonte: OGC. P3O®
Princípios de valor de Programas e Projetos • Governança efetiva • Responsabilizar as pessoas • Priorizar, alinhar e ajusta os investimentos à estratégia de negócios • Salvaguardar Valor • Investir nas pessoas e processos • Acompanhar progresso através de relatos regulares e de exceção (management-by-exception)
Origens da Qualificação - Problemas de Patrocínio Executivo de Projetos
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Principais causas de falhas de programas
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Principais recomendações do inquérito O Comitê de Contas Públicas da câmara de deputados do Reino Unido recomendou ao Poder Executivo: 1. Assegurar engajamento da alta direção; 2. Agir como cliente inteligente 3. Realizar os benefícios
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Patrocínio de Programas e Projetos - PPS Estágio
Papel do Patrocinador
Estágio
Patrocinador trabalhando com pessoas
Estágio
Identificando e Organizando programa
Estágio
Jornada da Entrega
Papel do Patrocinador Responde pelo resultado do programa/projeto
Gerar valor pelo dinheiro gasto
Alcance dos objetivos
Balancear os requisitos das partes interessadas
Realização dos benefícios
4 aspectos chaves do papel Responsável final pelo programa Responsável pelos benefícios do programa Figura ativa chave e motivador Questionador para cima e para baixo
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Principais responsabilidades
Assegurar que o programa de mudanças alcance os objetivos e os benefícios sejam entregues
Assegurar que revisões pósimplementação ocorram
Assegurar que o programa /projeto seja sujeito a revisão apropriada a cada estágio
Monitorar e controlar o progresso
Seja o dono do Termo de abertura e Business Case do programa/ projeto
Estabelecer a estrutura organizacional e planos do programa/projeto
Servir como ponto de referência e escalação e resolução de problemas
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Da formulação da política até sua entrega AAjornada jornadada da“ideia” “ideia”até atéoo“dia “diaaadia” dia”
Ideia / Problema / oportunidade
Política e seu Desenvolvimento (mudança de negócios)
Nova
Capacidade
Escopo Escopo Restrições Restrições Apetite Apetitep/mudança p/mudança Atitudes Atitudesdos dosstakeholders stakeholders
Mudança 17
Estrutura organizacional
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Responsabilidades do Grupo de Patrocinadores Decisões de investimento Definição de direção de negócios Alinhamento continuo do programa com direção estratégica
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Modelo de Governanรงa
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Patrocinador e instrumentos de governanรงa
Business case – documento vivo
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Declaração de Visão O que o programa tenta alcançar Descrever Descreverososresultados resultadosdesejados desejados Obter Obtercompromisso compromissoeeadesão adesãodas das partes interessadas partes interessadas Comunicar Comunicarososbenefícios benefíciosestratégicos estratégicos
“A “Avisão visãoééooretrato retratode deum umfuturo futuromelhor. melhor.ÉÉoofoco focovital vitalee facilitador facilitadorde deadesão, adesão,motivação motivaçãoeealinhamento alinhamentoda dalarga largamaioria maioria das pessoas envolvidas no programa.” das pessoas envolvidas no programa.”
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O que é um portfolio? O Portfólio é a totalidade (ou um segmento) de investimentos da organização nas mudanças requeridas para atingir os objetivos estratégicos. O que é gerenciamento de portfólio? O Gerenciamento de Portfólio é a coleção coordenada de processos e decisões que juntos permitem o equilíbrio mais efetivo entre mudanças organizacionais e negócios do dia a dia.
O que é um programa? O Programa é uma organização temporária e flexível criada para coordenar, dirigir e supervisionar um conjunto de projetos e atividades transformacionais visando entregar resultados e benefícios relacionados com objetivos estratégicos da organização.
O que é gerenciamento de programas?
É a ação de realizar a organização, direção e implantação coordenada de um dossiê de projetos e atividades transformacionais para obter resultados e realizar benefícios que tem importância estratégica para os negócios.
Gestão de Programa segundo MSP Políticas, Estratégia Visão
Mandato Mandato
Identificar Identificaroo Programa Programa
Programme Brief
Definição do Programa , Controles, Framework & Planos/Cronogramas
Finalização do programa, Lições Aprendidas finais
Entrega de nova ou melhorada capacidade ou habilidade
Definir Definiroo Programa Programa Entregar Entregaraa capacidade capacidade
Encerrar Encerraroo Programa Programa
Realizar Realizaroo Benefício Benefício
Fonte: MSP - Managing Successful Progra
O que é um projeto? É uma organização temporária , normalmente de menor duração, que visa entregar um ou mais produtos de negócios de acordo com um business case.
SLIDES DE SUPORTE
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Portfolios, Programmes and Project Office – P3O® Programa de Certificação profissional voltado aos escritórios de portfolio, programa e projetos, e Centros de Excelência
Estrutura do Manual P3O® base para certificação 1.
Introdução
2.
Por que ter um P3O?
3.
O que é o modelo P3O?
4.
Como implementar ou reenergizar um P3O?
5.
Como operar um P3O? – Ferramentas e Técnicas.
Apendices: A: Papeis e Responsabilidades B: Exemplo de Business Case C: Customizações D: Exemplos de Ferramentas e Técincas E: Resumo de P3M3 F: Funções e serviços
O que é P3O®? • P3O® provê um modelo de facilitação de tomada de decisão/suporte na entrega de mudanças organizacionais (programas e projetos). • Pode ser através de um escritório único e permanente (Portfolio Office, Departamento de Planejamento Estratégico, Centro de Excelência, PMO corporativo, etc.) • Conjunto de escritórios (portfólio, programas e projetos) tanto temporários quanto permanentes ou ainda centralizados ou localizados. • Não há regra de “one size fits all”.
Questões Chaves de P3O Como convencer a diretoria do valor que um modelo “best-in-class” de P3O pode adicionar à organização? Como iniciar o processo de mudanças?
Consequências de não investir no modelo P3O correto Cenário 1 – Percepção de P3O como overhead Cenário 2 – Reinventar a roda e outsourcing Cenário 3 - Dispersa e não integrado
Maturidade de P3O P3O imaturo se limita a coletar dados, refletindo a falta de competência de seus integrantes, enquanto um P3O maduro terá a competência de ir alem oferecendo uma série mais ampla de serviços e funções inclusive questionar os dados e transformá-los em informação valiosa para tomada de decisão.
Valor de P3O Um modelo efetivo de P3O provê eficiência operacional na entrega bem sucedida de iniciativas de mudanças bem como assegura otimização de investimentos da organização escolhendo os projetos e programas certos. P3O Maduro propicia: Governança Transparência Suporte à entrega Reusabilidade Rastreabilidade
Benefícios de P3O • Visão global do portfólio • Suporte na tomada de decisão – Programas e projetos certos. • Padrões e processos para entrega consistente • Segunda opinião • Assurance, coaching & Mentoring. • “Fonte única da verdade” e dashboard.
• Gerenciamento de riscos e problemas • “Accountability”, transparência e visibilidade • Proteger receitas e gastos • Execução mais eficaz e eficiente de mudanças e melhoria na entrega de projetos e programas • Reputação e confiança de stakeholders.
Visão Geral do Modelo Centro de Excelência
Escritório Organizacional de Portfóilo (permanente)
Hub / Divisão Portfolio ou Program Office (permanente)
Escritório de Projetos para uma iniciativa específica (temporário)
Escritório de Programa para uma iniciativa específica (temporário)
(pode ser uma unidade, função ou time separado dentro da estrutura de PMO corporativo ou HUB)
• Padrões •Treinamento •Garantia de qualidade •Gestão de Conhecimento
Modelos P3O Modelo
Definição
Modelo P3O
A estrutura total implantada para entregar funções e serviços ao longo da organização ou corporação através de um escritório singular ou múltiplo
Organization Porfolio Office
Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do portfólio de iniciativas de mudanças ao longo da organização ou corporação
Hub Portfolio/ Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do Programme Office portfólio de iniciativas de mudanças dentro de departamento, divisão, região geográfica ou unidade de negócios. Programme Office Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de mudanças específica sendo entregue via um programa Project Office
Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de mudanças específica sendo entregue via um projeto
Centro de Excelência
Unidade padronizadora de portfólios, programas e projetos, que define padrões (processos, templates e ferramentas), habilidades e treinamento, gerencia conhecimento e pode prover auditoria independente. COE pode ser parte de um Portfolio Office ou existir de maneira separada.
Alinhamento de P3O® com Ciclos de Vida Ciclo de Vida de Portfólio / Negócios
Visão, Valores e Metas
Definir Estratégias de Entrega e KPIs
Identificar Iniciativas, Programas e Projetos
Priorizar e Balancear o Portfólio
Entregar e Rastrear as Mudanças
Operação Rotineira
Funções e Serviços de Portfólio Office Ciclo de Vida do Programa Política, Visão e Estratégia
Identificar
DEFINIR
Entregar a capacidade Realizar benefícios
Portfólio Office
Encerrar
Operação PósPrograma
Portfólio Office
Program Office (HUB permanente ou temporário) Ciclo de Vida do Projeto Mandato Pré-Projeto
Start-up (Organizar)
Initiation (planejamento)
Realização via Estágios e Gates
Encerrar
Operação Pós-Projeto
Program Office (departamental, divisional, HUB permanente ou temporário) Project Office (temporário)
Critérios de escolha do modelo P3O • A visão e metas tanto da organização quanto do patrocinador do P3O. • Necessidade do negócio. • A maturidade do P3RM – Gerenciamento de Portfólio, Programas, Projetos e Riscos. • Tamanho do pool de recursos. • Número de programas e projetos. • Ambiente organizacional, política e cultural. • A estrutura divisional/departamental e a localização geográfica do time. • A maturidade da estrutura gerencial matricial.
Tipos de PMO • Permanentes X Temporários • Classificados por funcões e serviços: • Portfólio, • Centro de Excelência ou • Suporte aos programas e projetos.
• Físicas X Virtuais
Modelos e Funcionalidades P3O Nome do Modelo
Funcionalidades
Modelo Organization Escritório de portfólio singluar, permanente e organizacional, Portfolio Office focando em dar suporte do portfólio estratégico provendo suporte, planejamento e funções de centro de excelência com escritórios de programa e projetos temporários para novas iniciativas. Modelo Hub and Spoke
Modelo para grandes organizações com Hub Porfolio Offices multiplos, descentralizados e permanentes desenhados para servir divisões, regiões geográficas, unidades de negócios, departamentos e funções.
Modelo de Escritório Temporário
Não há escritórios permanentes; escritórios temporários de programas e projetos são estabelecidos cada vez que novas iniciativas são lançadas.
Modelo de Escritório Virtual
Nenhum escritório físico central; As funções P3O são realizadas as áreas de negócios ao longo da organização
Modelo para uma Pequena Organização
Escritório muito pequeno ou até um único individuo encarregado de consistência de métodos, treinamentos, etc.
Resumo de Funções e Serviços de P3O Constituição, Priorização, Análise e Reporte de Portfólio Lançamento de Programas e Projetos e seu Encerramento Engajamento de Stakeholders e Comunicação Planejamento e Estimativas Planejamento da Capacidade e Gestão de Recursos Gestão de Realização de Benefícios Monitoramento de Desempenho
Monitoramento, Revisão e Reporte Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças Finanças Comercial (inclui gestão de fornecedores e contratos) Garantia de qualidade (auditorias) Gestão de informações (inclui gestão de configuração e ativos) Gestão da Transição Apoio administrativo Padrões e Métodos (processos e ferramentas) Consultoria Interna Aprendizado Organizacional e Gestão de Conhecimentos Pessoas e Habilidades (Competências P3RM)
Roteiro de Implantação Ciclo de Vida de Implantação do P3O Identificar o P3O Diagnosticar a situação atual do PMO. Quais problemas resolver?
Mandato
Definir o P3O
Definir a declaração de visão, estabelecer objetivos e metas e business case preliminar
Definição
Desenhar como P3O irá operar definir: Time Governança Blueprint Business case detalhado
Plano Preliminar
Entregar Encerrar
Planejar estágios da entrega e acordar as fases da implantação e transição
Implantação em estágios: Entrega Transição Realização de benefícios
Plano do Programa ou do Projeto
Engajamento Engajamentode deStakeholders StakeholderseeComunicação Comunicação
Encerrament o do programa ou projeto e revisão, avaliação formal e lições aprendidas
Relatório Final de Encerramento
Justificar o P3O • Definir claramente o problema que o P3O irá resolver • Identificar os stakeholders • Criar a declaração de visão e blueprint • Qual será o desempenho esperado? • • •
Grau de sucesso em termos de custo, duração e realização de benefícios de iniciativas que P3O dará suporte Balanceamento de portfolio Contribuição aos objetivos estratégicos.
Levantamento de Competências Processo Organizacional Tecnológica Informação
Avaliar a Maturidade
Elementos P3RM - Processos e ferramentas
Project, Programme and Portfolio Management Elements Portfolio Management Approach
PORTFOLIO Level
Integrated programme and project management
Risk Management Planning and Control
PROGRAMME level
Organisation
Vision
Leadership and Stakeholder Engagement
Benefits Realisation Management
Blueprint Design and Delivery
Risks and Issue Management
Quality Management
MSP Transformational Flows
Quality in a Project Environment
PRINCE2 Processes
Business Case PROJECT level
Information Management
Plans Controls
Management of Risk Change Control
BOK - Abordagens baseadas em conhecimento e competências PMI •Orientado por áreas de conhecimento e processos gerenciais de portfólio, programas, projetos e maturidade organizacional.
IPMA •Orientado à busca de competências nos eixos técnico, contextual e comportamental pelo profissional.
•
Conjunto de melhores práticas
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Maturidade do profissional
•
Foco no profissional
•
Foco no profissional
•
Mais difundido mundialmente
•
Orientada a carreira
Padrões do PMI – Foco no conhecimento e melhores práticas 1.
1.
1.
1.
Projetos
Guia PMBOK®, Risco, EAP, Cronograma, GVA, Gerencia de configuração, extensões de PMBOK®
CAPM®, PMP®, PMI-SP®, RMP®
Programas
Padrão de Gerenciamento de Programas
PgMP®
Pessoas
Desenvolvimento de competências do GP
PathPro® - sistema de autoavaliação do PMI®
Organizações
Padrão de Gerenciamento de Portfólio
OPM3® - Modelo de Maturidade
Certificação de Assessor e consultor
Padrões de IPMA - Foco na Competência e carreira É a associação mais antiga na área de gerenciamento de projetos fundada em 1964 cujos membros são entidades nacionais e empresas. IPMA® certifica profissionais baseados no manual - IPMA Competence Baseline (ICB) e National Competence Baseline NCB (RCB no Brasil) que contem 37 elementos sendo 3 específicos do Brasil
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