Projeto de documentacao de licoes aprendidas na obra da regap mauro faisca ilien neder lauro pereira

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Projeto de documentação de lições aprendidas na obra da REGAP

Mauro Gonçalves Faísca – Eng. Mecânico, PMP Ilien Calixto Neder – Eng. Mecânico, PMP Lauro Zanforlin Alves Pereira – Eng. Civil, PMP

Resumo: O objetivo deste projeto consistiu em coletar situações e soluções relevantes ocorridas durante a execução do contrato, envolvendo as fases de engenharia detalhada, fornecimento de materiais e equipamentos, construção civil, montagem eletromecânica e comissionamento de uma planta de refino da Petrobrás, selecionadas para integrar as bases de conhecimento corporativas das empresas do Consórcio AG-MJ-KTY.

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Introdução O contrato consistiu na ampliação da Refinaria Gabriel Passos, em Betim – MG, visando possibilitar o fornecimento de gasolina adequada às exigências do CONAMA, com emissões em baixos teores de enxofre. As empresas Construtora Andrade Gutierrez S.A., Mendes Junior Trading Engenharia S.A. e KTY Consultoria e Projetos de Instalações Ltda compõem o Consórcio AG-MJ-KTY. O prazo do contrato foi de 48 meses e os quantitativos principais estão descritos na figura 1:

O efetivo da obra chegou a 2.200 pessoas no pico, conforme figura 2.

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Figura 2 – Histograma de pessoal Durante a execução dos serviços algumas interferências surgem, sejam elas previsíveis ou imprevisíveis e as equipes que trabalham na execução dos serviços são responsáveis pelas soluções de cada situação que se apresente sem impactar significativamente nos resultados previstos na fase de contratação, e muitas das vezes estas soluções não são documentadas formalmente, ficando somente no conhecimento das pessoas da equipe do projeto envolvidas mais diretamente. É de extrema importância melhorar os índices correntes de registro destas soluções, e para tal é necessário aumentar o retorno de todas as experiências adquiridas para as empresas durante o processo dentro do fechamento do ciclo do projeto, ou seja, documentar o que funcionou ou não funcionou, o que deu certo e aquilo que deu errado, como foram contornadas as dificuldades e tratadas as oportunidades.

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Tema

Como coletar as soluções utilizadas no tratamento das mais diversas situações positivas ou negativas, previsíveis ou não? E qual a importância desta coleta e sua divulgação para o crescimento e o futuro da empresa?

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Justificativa

No decorrer da execução dos serviços, em ambientes nem sempre favoráveis, sujeito as mais diversas pressões tanto por parte do cliente como por parte das próprias empresas, em especial a pressão por prazos e custos cada vez mais arrojados nos empreendimentos modernos, onde a simultaneidade de atividades é uma constante, as equipes criam soluções para o tratamento das mais diversas situações positivas ou negativas, previsíveis ou não.

Este conhecimento gerado na prática durante a execução deve ser documentado pela equipe e encaminhado para a empresa para que seja divulgado, normalmente usando recursos de intranets e seminários internos de apresentação de casos, pela própria equipe que fez a documentação. Isto possibilitará seu aproveitamento por outras

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equipes que poderão passar pelas mesmas situações, somando-se ao corpo do conhecimento das empresas.

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Projeto de documentação das lições aprendidas

O foco do projeto de documentação das lições aprendidas na obra da REGAP foi buscar o envolvimento de pessoal de todas as áreas e documentar todas as situações onde a equipe criou ou melhorou os processos ou procedimentos usados na execução dos serviços.

5. Implementação e os resultados do projeto de documentação de lições aprendidas numa obra de montagem industrial O projeto de documentação das lições aprendidas foi desenvolvido em cinco etapas.

1ª. Etapa :

Montagem / aprovação do modelo e Reunião de apresentação do projeto de levantamento das lições aprendidas da obra, incluindo pequena apresentação do assunto pelo PMBOK 4ª Ed para nivelamento conhecimento, apresentação do formulário e discussão de exemplos.

Nos meses de Março e Abril foi definido um modelo em arquivo MS Word para preenchimento das informações de lições aprendidas pelo pessoal do Consórcio e todo o pessoal envolvido no levantamento passou por um treinamento sobre a utilização do documento, sobre o próprio levantamento e a importância do registro das lições aprendidas para as empresas.

O modelo, ver figura 3, apresenta 2 quadros de classificação, um indicar a área e outro para a fase do empreendimento e 4 quadros descritivos, um para descrever a origem da lição ou o que aconteceu, um para descrição dos impactos por área, um para descrever o que foi feito ou as ações tomadas e outro para descrever as recomendações relativas à lição.

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Registro de lições aprendidas Nome:

Data:

Áreas (marcar) Engenharia Suprimentos Construção (Produção) Planejamento QSMSR Administração Documentação

Fase (marcar) Iniciação Planejamento Execução Fechamento Monitoramento e Controle

Descrever o que aconteceu e como a obra tratou cada item em destaque como lição, se houve relação com o resultado do contrato, positivo ou negativo e recomendações para mitigação em próximos contratos Associar lições ou sugerir novos itens para o check list de análise de risco para avaliações futuras

Descritivo da lição ( O que aconteceu )

Impactos por área

Ações e plano ( O que foi feito )

Recomendações ( Melhorar / Mitigar / Monitorar )

Figura 3 – Formulário de levantamento das lições

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2ª. Etapa :

Envio de e-mails para toda a equipe com o material utilizado na apresentação do treinamento para preenchimento do formulário do levantamento.

3ª. Etapa :

Consolidação do material retornado pelo pessoal das várias áreas, apresentação da versão inicial do livro de compilação das lições aprendidas.

Na compilação do material retornado para montagem da versão inicial do livro de lições, foi gerado também um resumo para facilitar a etapa seguinte de análise crítica, como mostra a Figura 4 abaixo.

N u m

Lição

Recomendação

Área

Fase

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Emissão do primeiro TAKE OFF de tubulação, com base na documentação do FEED, objetivando atender marcos do cronograma e fluxo financeiro.

Não comprar materiais com base em documentação de FEED, licenciadora, etc.

Engenha Execuç ria ão

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Vários visores de nível estão instalados de maneira que o operador não consegue visualizar a medição de nível do equipamento em questão.

Na fase de projeto o responsável pelos comentários do desenho de fornecedor deve ficar atento aos bocais que serão instalados os visores de nível, e já prever uma solução de engenharia que poderá ser girar o LG em direção a escada/plataforma mais próxima ou colocar uma plataforma/escada exclusiva para a visualização do instrumento.

Engenha Execuç ria ão

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Parafusos curtos na tubulação

Programar no PDMS um comprimentos adicional, padronizando os comprimentos de ¼” em ¼”

Constru ção (Produç ão)

Execuç ão

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Figura 4 – Modelo do resumo das lições aprendidas

Foram documentadas 52 lições pelo pessoal das várias áreas da obra, como mostrado na Figura 5.

Figura 5 – Compilação das lições aprendidas coletadas por área e por fases

4ª. Etapa :

Reunião de Análise crítica, para adequação de textos, classificação quanto a relevância e definição das lições que relevantes, que serão enviadas para a área corporativa da empresa.

Após a análise crítica, foram selecionadas 19 lições pelo pessoal das várias áreas da obra, como mostrado na Figura 6.

Figura 6 – Compilação lições aprendidas coletadas por área e por fases, após análise crítica

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5ª. Etapa :

Reunião de apresentação do projeto e seu desenvolvimento, do livro das lições aprendidas e encaminhamento para implantação do material na Gestão do Conhecimento Corporativa.

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Considerações finais

Muito do sucesso das empresas tem relação com sua adaptação ao constante processo evolutivo presente na sociedade. O registro das lições aprendidas é parte da Gestão do Conhecimento Corporativa das empresas de sucesso buscando sempre a máxima efetividade na utilização dos seus recursos. A difusão dos conhecimentos adquiridos na execução das obras é importante na melhoria de resultados e o ciclo de documentação é fator de satisfação de seus colaboradores.

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Cronograma

O Quadro 1, abaixo, mostra o desenvolvimento das atividades do projeto entre os meses de Março a Junho de 2011.

Quadro 1 – Cronograma das atividades do projeto 8.

Referências bibliográficas

PMBOK, 4ª. Ed. - PMI