Auditoria Interna - Aula 03 by Cead Virtual - Pós-Graduação

Auditoria Interna

AULA 03 TESTES DE AUDITORIA E CONTROLES INTERNOS

AULA 03 - TESTES DE AUDITORIA E CONTROLES INTERNOS

AFINAL, A AUDITORIA É FEITA EM 100% DAS OPERAÇÕES DE UMA EMPRESA? Na fase inicial do desenvolvimento das técnicas de auditoria, surgiram muitas dúvidas, principalmente relacionadas com a amplitude dos testes. A principal delas era a seguinte: O auditor para dar sua opinião sobre um determinado fato teria que examinar todos os lançamentos contábeis/operações referentes àquilo que está sendo examinado? Caso examinasse todos os lançamentos contábeis/operações, além do alto custo do serviço de auditoria, a opinião do auditor não teria utilidade, devido ao fato de que provavelmente seria emitida com muito atraso. Em primeiro lugar, o auditor deve se preocupar com erros que, individualmente ou cumulativamente, possam levar a uma interpretação errônea de um fato, por parte de quem os está analisando. Portanto, o valor desses erros teria de ser significativo em relação às operações. Em segundo lugar, normalmente a empresa já tem um conjunto de procedimentos internos com o objetivo de evitar a ocorrência de erros. Esse conjunto de procedimentos internos é chamado, na prática de sistema de controle interno. O risco da ocorrência de erros em uma empresa que possuí um bom sistema de controle interno é muito menor do que uma empresa com um sistema de controle interno ruim. O auditor utiliza o sistema de controle interno da empresa para determinar a amplitude dos testes de auditoria. Estes testes serão abordados agora, procurando demonstrar a caracterização de cada um deles, bem como a oportunidade de empregá-los nas atividades de auditoria. De acordo com CREPALDI, inclusive ratificada por instruções do Conselho Federal de Contabilidade, existem globalmente dois tipos de testes em auditoria, a saber: •

Testes de observância (ou testes de procedimentos); e

•

Testes substantivos (ou testes comprobatórios de detalhes).

Teste de Observância Os testes de observância são aqueles empregados pelo auditor, a fim de determinar se os procedimentos internos determinados pela empresa estão sendo cumpridos pelos seus colaboradores. Destinam-se em um primeiro momento a constatar a credibilidade dos procedimentos de controle da empresa e não necessariamente os registros corretos das operações O objetivo do teste de observância é proporcionar razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estão sendo executados na forma determinada pela organização. Esta observação é essencial para o auditor, uma vez que é por meio dos

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testes de observância que ele pode vir a depositar maior ou menor confiança no sistema de controles internos aplicados. Teste substantivos Este tipo de teste é empregado pelo auditor quando ele deseja obter provas suficientes e convincentes sobre as transações, que lhe proporcionem fundamentação para a sua opinião a cerca de determinados fatos. Como objetivos fundamentais dos testes substantivos, destacam-se as seguintes constatações: • Existência real: que as transações comunicadas/registradas realmente tenham ocorrido; •

Integridade: que não existam transações além daquelas registradas/demonstradas;

• Parte interessada: que os interessados naquele registro/comunicação tenham obtido as informações na sua totalidade; • Avaliação e aferição: que os itens que compõem determinada transação/registro tenham sido avaliados e aferidos corretamente; •

Divulgação: que as transações/registros tenham sido corretamente divulgadas.

Os testes substantivos são imprescindíveis em trabalhos de auditoria, uma vez que é por meio da aplicação correta destes que o auditor obtém evidências sobre os saldos e ou transações apresentadas pela empresa.

A EXTENSÃO DOS EXAMES DE AUDITORIA. Renomados autores de auditoria têm debatido sobre a extensão dos exames que devem ser realizados, sem, no entanto, terem chegado a conclusões pacíficas no que tange a abrangência dos testes. Uma questão tão controversa como esta é pendente de uma série de variáveis que influenciam nos exames de auditoria, tais como: número de transações, número de auditores, tempo da auditoria, relevância dos itens a examinar... entre vários outros fatores. Seguindo a linha de raciocínio de FRANCO e MARRA, abordaremos o tema de profundidade, levando em consideração três cenários:

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•

Revisão integral;

•

Auditoria por testes (amostragem); e

•

Revisão analítica.

Revisão Integral Este tipo de verificação compreende o exame de todos os registros, bem como a análise de todos os controles internos de uma entidade que respaldaram determinada transação. Equivale a uma perícia quanto a sua abrangência e é praticamente impossível ser aplicada por auditores externos e raramente é aplicada por auditores internos. O custo de uma auditoria desta natureza tem valor elevado, considerando que uma equipe de auditores estaria o tempo todo se dedicando ao exame de uma única área, o que é muito raro acontecer. Este tipo de auditoria aplica-se mais quando há indícios de fraudes, em que deve ser examinada a totalidade das operações, buscando identificar o “modus operandi” de como a fraude se processa na organização. Auditoria por Teste (amostragem) A auditoria por testes ou por amostragem compreende o exame de determinada porcentagem dos registros, dos documentos ou dos controles, considerada suficiente para que o auditor faça seu juízo sobre a exatidão e a legitimidade dos elementos examinados. A profundidade dos exames é determinada pelo auditor e varia de acordo com a maior ou menor confiança que ele deposita no sistema de controles internos da empresa. O que distingue a revisão integral da auditoria por testes, é a amostragem, considerando que quando as empresas eram menores, e com poucas operações, era possível a verificação de 100% das transações, fato que hoje em dia é muito raro em razão do custo da auditoria, da complexidade e volume das operações. Em testes de auditoria realizados por amostragem, o auditor poderá utilizar-se da amostragem estatística ou aleatória, dependendo das circunstâncias e finalidade dos exames que serão realizados. Por amostragem estatística, entende-se àquelas que necessitam de cálculos tais como: média, mediana, moda, desvio padrão, regressão linear, entre outros elementos da estatística na aplicação dos cálculos de amostragem. Em relação às amostragens aleatórias, independem de cálculos estatísticos sofisticados, e sim da experiência e acuidade do auditor, selecionando transações, operações que estejam adequadas à finalidade dos exames.

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Revisão Analítica Quando o auditor constata a existência de alguma deficiência relevante nos controles internos ou quando por meio de teste de auditoria ele detecta erros nos registros contábeis ou na documentação em que ele se apoia, sentindo a necessidade de aprofundamento em seus exames, ele estará aplicando procedimentos de revisão analítica. A revisão analítica consiste no exame profundo e minucioso de todo o fluxo de controles internos e de exame analítico das operações de determinada natureza ou de certo período do ano, neste caso, confundindo-se com a revisão integral. A revisão analítica de todas as transações de um período pode consistir, por exemplo, na conferência de todos os documentos de caixas e bancos confrontando os registros contábeis com os documentos originais, a fim de constar possíveis irregularidades. A revisão analítica constitui uma forma essencial de teste substantivo. As técnicas empregadas constam de análises de flutuações, de índices financeiros, de tendências, dentre outros indicativos.

Quando usar testes de observância e substantivos? Existe um procedimento interno estabelecido por uma empresa, que prevê que a cada recepção de mercadorias/produtos, o responsável pelo almoxarifado confronte os dados da nota fiscal de compra com a ordem de compra. Quando o auditor constata que há o confronto da nota com o pedido, ele está aplicando o teste de observância, porém não está sendo levado em consideração, se de fato está existindo a conferência dos dados dos documentos correlacionados, fato este que se aplicado pelo auditor, enquadra-se na segunda categoria de testes, os quais recebem o nome de testes substantivos. O equilíbrio a ser atingido na combinação dos testes de observância com os testes substantivos depende de diversos fatores e circunstâncias. Entretanto, as seguintes generalizações são apropriadas na maioria dos casos: •

Se os controles internos são fortes, a combinação dos procedimentos normalmente

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deve favorecer os testes de observância e os testes substantivos analíticos; • Se os controles internos são fracos, a combinação dos procedimentos deve normalmente favorecer os testes substantivos mais extensos, tanto os analíticos como os de detalhes; • O tamanho da amostragem de todos os testes normalmente deve ser maior quando os controles internos são fracos. Em resumo, com a sofisticação atual das operações das organizações, e considerando o custo que uma auditoria representa, é normalmente inviável o exame da totalidade das operações que ocorrem nas empresas. Para suprir a ausência da totalidade dos exames, e mesmo assim poder emitir opinião com segurança, o auditor realiza testes de auditoria, dependendo das circunstâncias do momento. Os testes de auditoria proporcionam ganho de tempo, e ao mesmo tempo garantem ao auditor uma avaliação global das informações e sistema de controles internos da organização.

O AUDITOR INTERNO E A RELAÇÃO COM CONTROLE INTERNO Não adianta a empresa implantar um sistema de controle interno sem que alguém verifique, periodicamente, se está sendo cumprido o que foi determinado. A finalidade da revisão da adequação do sistema de controle interno é determinar se o sistema estabelecido é eficaz no sentido de assegurar com eficiência e economia: •

A consecução de objetivos e metas estratégicas e táticas da organização;

•

O cumprimento de normas e legislação;

•

A proteção dos ativos;

•

A organização interna e os procedimentos;

•

A segurança física e lógica;

•

A qualidade das informações, serviços e produtos;

• A economicidade, eficiência, eficácia e efetividade na obtenção e uso dos recursos financeiros, materiais e humanos; •

A prevenção de erros, fraudes e desperdícios.

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A IMPORTÂNCIA DA RELAÇÃO DO CONTROLE INTERNO COM A AUDITORIA INTERNA A finalidade da revisão da adequação do sistema de controle interno é determinar se ele estabelece certeza razoável de que os objetivos da organização são cumpridos de maneira eficiente e econômica. A finalidade da revisão para determinar a eficiência, é assegurar que o sistema de controle interno funciona como deve e que os objetivos da organização foram atingidos. O auditor interno vê em sua ótica voltada para o que ele representa à organização, de forma a possibilitar o desenvolvimento harmônico, seguro e adequado de todas as ações e permitir o reflexo aos setores e pessoal interessado nas informações. Controles internos Sabe-se que a origem dos controles internos está relacionada às necessidades crescentes de informações sobre a performance empresarial. Para gerar essas informações passou-se, por conseguinte, a exigir controle interno eficiente, de sorte a permitir um acompanhamento eficaz pela administração e público em geral, dessa performance. O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa, para salvaguardar seu patrimônio, conferir exatidão e fidedignidade dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia.

O conceito referido engloba e enfatiza:

•

O plano organizacional;

•

Os sistemas administrativos;

•

As políticas administrativas;

•

A eficiência do pessoal da empresa.

Controles internos contábeis e administrativos O controle interno contábil compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente, com a proteção do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis.

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Esses controles incluem o sistema de autorização e aprovação, segregação de função de registro e elaboração de relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou a custódia de ativos e controles físicos destes, bem como de auditoria interna.

A finalidade desses controles é permitir que:

•

Transações sejam realizadas de acordo com a autorização da administração;

• As transações sejam registradas, quando necessário, possibilitando a elaboração de demonstrações contábeis periódicas e a manutenção do controle contábil sobre os ativos; •

O acesso aos ativos se dê somente com autorização da administração;

•

Os ativos registrados contabilmente sejam comparados com os ativos físicos.

Já os controles administrativos, compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos vinculados, principalmente, à eficácia operacional e à obediência às diretrizes administrativas que, normalmente, se relacionam indiretamente com os registros contábeis. Vale acrescentar que nesses controles estão incluídos relatórios de desempenho, estudos de tempos e movimentos, controles de qualidade, programas de treinamento, análises estatísticas, entre outros. Responsabilidade da auditoria interna e do administrador no sistema controles internos A Auditoria, para atingir os fins a que se propõe, tem a responsabilidade de proporcionar à direção da empresa e ao conselho de administração (órgão com autoridade equivalente) informações tais como: análise, avaliações dos controles, garantia, recomendações, sugestões e outras informações, com finalidade de ajustar a sistemática operacional e financeira da empresa, e sedimentar o processo decisório. Enfatiza, ainda, que para cumprirem suas responsabilidades, os auditores internos devem manter os objetivos voltados para as atividades a serem auditados.

A auditoria interna tem as seguintes responsabilidades:

•

Adequação e eficácia dos controles;

•

Integridade e confiabilidade das informações e registros;

• Integridade e confiabilidade dos sistemas estabelecidos para assegurar a observância das políticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas, regulamentos e

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da sua efetiva utilização. A importância dos controles internos Os problemas de controles internos encontram-se na empresa moderna, em todas as suas áreas: vendas, fabricação, compras, tesouraria, etc. O exercício de um adequado controle sobre cada uma destas funções assume fundamental importância para que se assumam os resultados mais favoráveis com menores desperdícios. Informações distorcidas podem levar a conclusões erradas e danosas para a empresa. Ter confiança nos subordinados não deixa de ser correto, mas é necessário admitir-se que esta confiança pode dar lugar a toda espécie de fraudes. Grande parte das irregularidades nos negócios, segundo se tem verificado, se deve a funcionários que se consideravam de confiança. Além disso, onde não existem procedimentos de controle interno, são frequentes os erros involuntários e desperdícios. A estrutura relata que os controles internos são viga mestra em que a administração se apoia para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização. A importância do controle interno pode ser resumida considerando-se os seguintes fatores: • Quanto maior é a empresa, mais complexa é a sua organização estrutural, para controlar as operações eficientemente, a administração necessita de relatórios e análises concisos, que reflitam a situação da companhia; • Um sistema de controle interno que funcione adequadamente constitui a melhor proteção, para a companhia, contra as fraquezas humanas. As rotinas de verificação e revisão são características de um bom controle interno, que reduzem a possibilidade de que erros ou tentativas fraudulentas permaneçam por muito tempo e permite a administração possuir maior confiança na adequação dos dados. Elementos Básicos Contribuem para um bom Sistema de Controles Internos

Os elementos básicos para um bom controle interno são:

• Um organograma adequado onde às linhas de autoridades e responsabilidades estejam bem definidas entre os diversos departamentos, chefes, encarregados e empregados. A responsabilidade deve ser determinada. Se não existe uma delimitação exata da responsabilidade, o controle será ineficiente; • Segregação de funções. Nenhuma pessoa, individualmente, deve ter completamente sob sua responsabilidade uma transação comercial. A contabilização

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e as operações propriamente ditam, devem ser segregadas. Um empregado ou departamento não deve ocupar uma posição que tenha controle contábil e, ao mesmo tempo, controle das operações que geram os lançamentos contábeis. Se possível, deve haver rotação entre os empregados designados para cada trabalho; devem ser obrigatórias as férias para as pessoas que ocupam cargos importantes. A rotação reduz as oportunidades para que se cometam fraudes e, frequentemente, resulta em novas ideias de sistemas; • Políticas e procedimentos claramente definidos que levem em conta as funções de todos os setores da empresa. Todas as instruções devem ser por escrito. Os manuais de procedimentos fomentam, a eficiência e evitam erros; • Funcionários com um grau de qualificação e habilidade compatíveis com o cargo que ocupam. O pessoal deve ser cuidadosamente selecionado e treinado. Um treinamento cuidadoso resulta num rendimento, menores custos e empregados atentos e ativos; • Execução adequada dos procedimentos determinados pela administração e garantia de que as normas estabelecidas estão sendo bem executadas pelos responsáveis pelo controle através da constante revisão e exames feitos por auditores internos e outros meios; • Perfeito conhecimento da importância dos controles por parte de cada elemento executante, dentro da empresa e em sua área de ação. Estes elementos são considerados individualmente de importância, em face de serem todos eles básicos para um controle interno apropriado. Uma deficiência em qualquer deles impediria o bom funcionamento de todo o sistema. Os objetivos dos controles internos Segundo a definição de controle interno, os objetivos primordiais dos controles são os seguintes: •

Proteger os ativos da empresa;

•

Obtenção de informação adequada;

•

Promover a eficiência operacional da organização;

•

Estimular a obediência e o respeito às políticas da administração.

Os objetivos do controle interno são, entre outros, assegurar que as várias fases do processo decisório, o fluxo de informações, a implementação das decisões se revistam da necessária confiabilidade.

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Finalidades dos controles internos Existem interpretações distintas atribuídas ao conceito de proteção de ativos de uma entidade. A mais abrangente, entende que os ativos devem ser resguardados de qualquer situação indesejável. Neste caso, compreende-se que a proteção dos ativos atuais e futuros se constitui numa das funções principais da administração da companhia. A segunda interpretação do conceito de proteção de ativos, menos abrangente, leva em consideração que tal conceito refere-se à proteção contra erros involuntários (não intencionais) ou irregularidades intencionais. Citam-se exemplos tais como: erros provenientes de cálculos incorretos, contabilização inadequada, realização de procedimentos indevidos ou sua omissão. As interpretações do conceito de proteção entendem que a proteção dos ativos refere-se tão somente aos erros intencionais (fraude). Obtenção de informação adequada Admitem-se duas interpretações para o conceito de obtenção de informações adequadas. A primeira preconiza que as informações contábeis devem ser adequadas tanto para o usuário interno quanto para o externo. A segunda interpretação restringese ao fato de que informações contábeis devem ser adequadas apenas para os usuários externos à empresa e, em consequência, esse requisito deverá ser cumprido rigorosamente. Promoção da eficiência operacional O propósito do estímulo à eficiência operacional consiste em prover os meios necessários a execução das tarefas, para obter desempenho satisfatório da sistemática operacional da companhia. A eficiência operacional implica os departamentos de padrões e métodos adequados que possam permitir que todos os procedimentos da empresa desenvolvam suas funções de forma racional, harmônica e integrada aos objetivos globais da organização. Diversos meios podem prover suporte à promoção da eficiência operacional. Exemplos: seleção de pessoal qualificado, treinamento, plano de carreira, relatórios de desempenho, custo-padrão, normas e manuais relatórios de horas trabalhadas, instruções formais e tantos outros que a administração da empresa poderá utilizar para

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incrementar e estimular o desenvolvimento eficiente das operações. Estímulo e obediência às políticas da administração O objetivo do estímulo à obediência das políticas existentes é assegurar que os propósitos da administração, estabelecidos por meio de suas políticas e procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. As pessoas e todos os segmentos da organização precisam funcionar harmonicamente, possibilitando que a estrutura da empresa fique totalmente direcionada para o mesmo fim.

Sistema de controle gerencial e operacional A responsabilidade primária pela estruturação básica de controle interno e seu periódico acompanhamento sobre qualidade e grau de observância, e da direção, seus níveis gerenciais. O sistema de controles gerenciais é parte integrante da estrutura de controle e deve ser projetado de acordo com as necessidades específicas dos gestores da organização. Geralmente, os controles gerenciais, relevantes para as decisões da alta direção da empresa, compreendem os seguintes, controles orçamentários e de relatórios financeiros: • Auditoria interna; • Demonstrações contábeis. Os controles operacionais, por seu turno, referem-se ao processo de assegurar que tarefa especifica sejam executadas com eficiência. Focalizam trabalho e transações individuais, operam em tempo real e estão ligadas às operações do dia-a-dia da empresa. Cabe a ênfase de que a segurança das decisões relaciona-se, intimamente, com a qualidade das informações regadas por esses controles (gerenciais e operacionais). Quanto mais confiável for a estrutura de controle adotada, mais seguras serão as decisões tomadas, quer sejam de grau operacional, gerencial ou estratégico. Princípios fundamentais de controles internos Como se sabe, a natureza da estrutura de controles internos varia de uma empresa para outra, devido às particularidades do segmento econômico de cada uma. Contudo,

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isso não invalida o reconhecimento da existência de princípios fundamentais que devem estar presentes em qualquer estrutura de controle eficiente.

Os princípios fundamentais que deve existir num controle interno são os seguintes:

• É necessário fixar as responsabilidades – para que haja clara delimitação de responsabilidade em um sistema bem planejado, pois caso contrário, não haverá eficiência; • Os registros devem estar separados das operações – as funções de operações e registro são incompatíveis entre si e, por conseguinte, não devem ser executadas pela mesma pessoa. Um funcionário que executa tarefas junto à contabilidade não pode participar, concomitantemente, de outras atividades, na área operacional, que gerem dados para contabilidade; • O ciclo completo de uma transação não deve ser executado apenas por uma única pessoa – nenhuma pessoa deve ter a seu cargo a realização de todas as fases de uma transação comercial. Qualquer pessoa seja funcionário ou administrador comete erros, deliberados, ou não, porém e muito provável que erro seja descoberto quando a transação, para sua completa concretização, necessariamente envolva duas ou mais pessoas; • O pessoal envolvido com funções de controle deve ser criteriosamente selecionado, bem treinado – antes de contratar qualquer funcionário com vista ao preenchimento de cargos que têm funções de controle, é necessário que o seu passado seja investigado e suas referências conferidas. O treinamento é imprescindível para familiarizar o novo empregado com suas tarefas; • Sempre que possível, promover o rodízio de funcionários – periodicamente deve ser promovido um rodízio de funcionários, de modo que cada um possa ser capaz de executar outras tarefas. Isso aumenta a segurança do sistema, ao eliminar os chamados funcionários imprescindíveis, além de estimular a criatividade de cada um, mediante os desafios implícitos que as novas funções trazem. Todos necessitam de férias regulares, o que resulta em maior produtividade operacional e reduz a possibilidade de ocultação de fraudes; • As tarefas devem estar prestas no manual da organização – preferencialmente todas as instruções necessárias ao desempenho funcional dentro do sistema devem ser escritas e catalogadas em um manual de organização. Aqui, também, se espera conseguir aumento de eficiência operacional, juntamente com a diminuição do risco de ocorrência de erros; • Os responsáveis pela custódia de numerários e outros ativos devem ter segurofidelidade – além de proteger o patrimônio da entidade em caso de desvio, o seguro-fidelidade é um freio psicológico para as tentativas de desfalques, pois os

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funcionários sabem que a companhia seguradora somente indenizará prejuízo quando houver comunicação da ocorrência à autoridade policial, e assim, as responsabilidades serão apuradas; • Sempre que praticável devem ser usados equipamentos informatizados para registro automático de operações – sua utilização evita erros e aumenta consideravelmente a eficiência do sistema de controle, permitindo a realização simultânea de vários procedimentos de registro. Como levantar o sistema de controles internos de uma empresa? As informações sobre o sistema de controle interno podem ser obtidas das seguintes formas: •

Leitura dos manuais internos;

•

Conversas com funcionários da empresa;

•

Aplicação de questionários sobre avaliação dos controles;

•

Elaboração de fluxogramas.

Aplicados estes levantamentos, e tabuladas as informações, o auditor tem meios para o julgamento da segurança que oferecem os controles internos, podendo vir a planejar a sua forma de atuação na empresa. Questionários e fluxogramas Uma das ferramentas mais utilizadas para o levantamento dos dados da empresa, é a aplicação de questionários para a avaliação dos controles internos, podendo ser dirigidas às perguntas para:

•

Avaliação Geral da Empresa;

•

Rotinas de Vendas;

•

Rotinas de Recebimentos;

•

Rotinas de Compras;

•

Rotinas de Pagamentos a Fornecedores;

•

Rotinas de Recursos Humanos;

•

Rotinas de Controles de Estoques;

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•

Rotinas de Controles de Custos;

•

Rotinas de Controles do Imobilizado;

•

Rotinas de Controles das Disponibilidades.

Não é recomendável a adoção de questionários padronizados, devendo existir a adequação a cada tipo de empresa, considerando que é bastante variável a vida em cada organismo econômico, mas perguntas “chaves” podem ser aplicadas em qualquer tipo de organização. Outra ferramenta também bastante utilizada pelos auditores, principalmente no levantamento dos controles internos, é o fluxograma, que facilita a interpretação visual das rotinas e procedimentos adotados em determinada área investigada. Riscos Inerentes Não obstante a aplicação de todas as rotinas descritas para a avaliação dos controles internos, o auditor deve estar atento às potencialidades de riscos, ou seja, a possibilidade de que contas ou transações encerrem, em si, erros significativos que não se podem detectar pelos critérios comuns de avaliações.

Por isso, também deve verificar-se:

•

O comportamento da administração e o seu conceito com terceiros;

•

Situação de crédito nos bancos que possam conduzir a adulteração de dados;

•

Envolvimentos em processos judiciais derivados de problemas éticos;

•

Manobras para reduzir os lucros com volumes de despesas não usuais;

•

Desaparecimento ou danificação de livros e documentos fiscais;

• Vendas de bens patrimoniais por valores notoriamente baixos com favorecimentos de sócios Esses fatores exemplificados podem ser indícios de “riscos inerentes”, que devem ampliar a cautela do auditor e que devemos considerar elementos de necessária indagação, pois não estão conectados ao sistema usual de controle.

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Uma empresa, que possui um bom controle interno, tende a tornar muito difícil a ocorrência de fraudes. A responsabilidade de salvaguarda dos ativos da companhia e pela prevenção principalmente é da administração. A manutenção de um sistema de controle interno é indispensável para execução correta dessa responsabilidade. As rotinas de verificação e revisão são características de um bom controle interno, reduzem a possibilidade de erros ou que tentativas fraudulentas permaneçam encobertas. Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. Neste aspecto, a auditoria interna reveste-se de fundamental importância na revisão e aplicação dos controles internos implantados na empresa, procurando a constatação da eficiência e eficácia destes. Em resumo, a avaliação do sistema de controles internos é de fundamental importância para que o auditor possa depositar confiança, ou não, das atividades de controle exercidas pela organização. Foram demonstrados diferentes graus de controles, desde os mais operacionais até aqueles que servem de base para tomadas de decisões gerenciais. A auditoria interna como participante do sistema de controles internos da empresa desempenha função essencial no levantamento dos sistemas e nas sugestões de melhoria destes. O conhecimento do sistema de controles internos pode ser obtido pela leitura de manuais internos, elaboração de questionários de controles internos e demonstração dos processos por meio de fluxogramas.

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A CONTABILIDADE COMO

ALIADA NO COMBATE A FRAUDE

E A CORRUPÇÃO.

Por: Prof. Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, MSc.³ A contabilidade como uma das ciências mais antigas da humanidade, sempre esteve presente quando o objetivo dos seus usuários é o adequado controle do patrimônio de uma pessoa, seja ela física ou jurídica. Por patrimônio, conforme definição clássica, entenda-se o conjunto de bens, direitos e obrigações que todos nós possuímos, em maior ou menor grau de itens, porém necessários para a demonstração da riqueza acumulada pelas pessoas. Deste os primórdios da humanidade, pela ambição e ganância dos seres humanos, o acúmulo de riqueza é algo que move as pessoas e as nações, de modo a produzirem cada vez mais bens e serviços. Na pré-história já era assim, em que o acúmulo de bens era registrado nas paredes das cavernas, demonstrando quanto o homem tinha de estoques de alimentos para a sobrevivência em épocas difíceis. Com o passar do tempo, sempre a contabilidade esteve presente na busca do adequado controle dos bens, proporcionando aos proprietários destas riquezas, a mensuração do que de fato possuíam de patrimônio. Com a revolução industrial, a importância da contabilidade se fez mais presente, pois os investidores necessitavam de parâmetros para saber se seus investimentos eram seguros, e nesta época intensificou-se o uso das demonstrações que a contabilidade fornece para o adequado conhecimento da situação econômica e financeira. Muitas pessoas ainda hoje não compreendem como a contabilidade pode auxiliar na gestão das empresas, pois acreditam que necessitam do “guarda-livros”, termo pejorativo que algumas vezes se utiliza em relação ao profissional das ciências contábeis, porque pensam que a função desta pessoa é somente “apurar” os impostos que a empresa está sujeita e nada mais. Esta visão limitada do profissional é de fato um dos maiores “pecados” que o empresariado e a sociedade podem ter do contador. Esta ciência, ao invés de somente estar preocupada em preencher papéis ao final de um período prestando contas com o imposto de renda, deve estar trabalhando lado a lado com o empresário, alertando-o das ameaças e oportunidades que estão à sua volta, pois a contabilidade é o maior banco de dados e informações que uma empresa pode ter, informações estas que, se bem utilizadas, auxiliam enormemente na gestão das organizações.

O profissional da contabilidade vem, nos últimos anos, aumentando a importância que merece, e auxiliando no combate à fraude e a corrupção, principalmente em entidades públicas, através da Lei de responsabilidade fiscal, conquista possível graças ao empenho e dedicação dos contadores. Existe ainda um campo que deve ser bastante explorado pelos contadores, que é a utilização desta ciência no combate à fraude que ocorre diariamente nas empresas brasileiras. Em pesquisas recentes realizadas pela empresa KMPG, uma das quatro maiores entidades de auditoria no mundo, constatou-se que de cada cinco empresas brasileiras, quatro são fraudadas, o que demonstra a fragilidade a que os empresários estão expostos. O conhecimento das ramificações da contabilidade como a perícia e a auditoria, são extremamente importantes para que esta situação de fraudes seja cada vez mais inibida e que mecanismos de controles do patrimônio possam ser elaborados a partir da contabilidade. O estudo das ciências contábeis, além de propiciar o registro do patrimônio, possibilita as identificações das causas nas variações dos saldos de determinados componentes dos bens, direitos e obrigações da empresa, o que certamente auxilia no controle e acompanhamento da transformação da riqueza nas sociedades. Estudos mais atuais, já demonstram que a contabilidade é a ciência da prosperidade, teoria brilhantemente elaborada e desenvolvida pelo Prof. Dr. Antônio Lopes de Sá, considerando que se as empresas estiverem bem controladas e administradas, certamente os empresários obterão maiores ganhos, os empregados estarão com maior poder aquisitivo, o governo arrecadará mais, e o círculo estará completo, fazendo a saudável distribuição da riqueza. Portanto, empresários, empregados, profissionais liberais e governo, vejam como o estudo da ciência contábil é importante e observem o aliado que vocês podem ter a seu lado na figura do contador. Basta querer!

1 Auditor e professor de auditoria, perícia contábil nas Faculdades Santa Cruz/Inove, no curso de graduação e de pós-graduação. Professor de graduação de Contabilidade Internacional do UnicenP – Centro Universitário Positivo. Mestre em Administração e Gestão Financeira pela Universidade de Extremadura da Espanha e-mail: claudiom@santacruz.br

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Com base no texto, e no conteúdo do material disponibilizado, convido a todos a desenvolverem atividade de identificação dos controles internos da área abaixo descrita, de modo a minimizar os riscos atuais a que a empresa está exposta.

Fraudes no Contas a Pagar.

Em relação aos casos abaixo, indique: 1. Quais técnicas e procedimentos de auditoria deveriam ser utilizados nos exames das contas, explicando na prática; 2. Quais controles internos poderiam ser recomendados para evitar situações semelhantes. a) A Srª Eva H. Tuna, funcionária do setor de contas a pagar, percebeu que os controles internos da empresa não eram muito eficazes. Em resultado disso, ela fazia o seguinte: • Mensalmente uma grande quantia de dinheiro era paga às empresas de transporte, pelos serviços prestados de entrega de mercadorias. Na movimentação de pagamentos, a Srª Eva H. Tuna emitia uma fatura fictícia que ela criava, através de uma companhia que ela havia constituído. Semanalmente estavam sendo emitidos cheques para os pagamentos diversos, incluindo a companhia inexistente. • Os cheques eram levados para assinatura, a pessoa responsável assinava todos os cheques e os devolvia para a Srª Eva H. Tuna, para que efetuasse os pagamentos. Entretanto, ela apoderava-se dos cheques e os depositava na conta bancária da empresa inoperante.

Fechando este tópico, ressaltamos os objetivos que devem ter sido assimilados por todos vocês, quais sejam: •

Demonstrar os testes mais comuns de auditoria aplicáveis durante os trabalhos;

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• Enfatizar a importância dos controles internos na detecção de fraudes, bem como a maneira com que estes auxiliam na otimização dos recursos na empresa; • Apresentar a forma com que a auditoria poderá buscar dados, informações para a avaliação do sistema de controles internos de uma organização. Você deve ter percebido a importância da avaliação do sistema de controles internos da organização, para que o auditor consiga direcionar seus exames com base em testes definidos. Quanto menor a confiança que o auditor depositar no sistema de controles internos, maior será a quantidade de testes que ele necessitará para poder opinar com segurança. Porém, de nada adianta ao auditor avaliar o sistema de controles internos, efetuar testes consistentes, se estas informações não forem sistematicamente demonstradas, de maneira formal e com clareza. Esta demonstração obrigatoriamente tem que ser efetuada através de (PTA) papéis de trabalho de auditoria, que será o assunto principal do tópico 4.

ADUITORIA INTERNA

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo. 5ª edição. São Paulo: Atlas, 1996. CORDEIRO, Cláudio Marcelo Rodrigues. “A contabilidade como aliada no combate a fraude e a corrupção.” Artigo técnico publicado na Revista do Conselho Regional de Contabilidade do Paraná - nº 140 - página 07. Curitiba: 2005 CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil Teoria e Prática. 1999. FRANCO, Hilário e MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil, 4ª Edição. São Paulo: Atlas, 2001.

AULA 03 - TESTES DE AUDITORIA E CONTROLES INTERNOS