Oplossingen voor tijdgebrek

“We willen wel, maar we hebben er nauwelijks tijd voor,” zucht Esmée. “Géén tijd,” verbetert collega Yana haar. Een uitspraak die ik regelmatig hoor, als cursisten beseffen dat er tijd mee is gemoeid om de opgedane kennis in de praktijk te brengen. Hoewel er overal personeelstekort is, speelt dit probleem in de ene organisatie meer dan in de andere.

Bijstelling van het ondersteuningsplan, veranderen van omgevingsfactoren of aanpassingen in het teambeleid. Het zijn allemaal voorbeelden waarvan ik steeds vaker hoor dat hier geen tijd voor is bij cursisten. Soms is er zelfs geen tijd om de

Samenwerken in teams

Trainer en teamcoach Mieke Janssens beschreef eerder in Klik de verschillende persoonlijkheidstypen uit het enneagrammen-model in een team en de dynamiek onderling bij het zelforganiserend werken. Vervolgens beschreef ze hoe begeleiders in een intervisiebijeenkomst dilemma’s in hun werk bespreken. In deze nieuwe serie gaat ze in op strubbelingen van teams die ze tegenkomt in coachingstrajecten. Lees de eerdere artikelen over samenwerken in teams van Mieke Janssens op www.klik.org, zoek op ‘teamdynamiek’.

inhoud van de cursus aan collega’s over te dragen.

De cursisten van vandaag werken in verschillende woonvoorzieningen voor mensen met een licht of matige verstandelijke beperking. “Wij bezuinigen niet op het teamoverleg,” zegt Erica. “Anders raken we elkaar en de nodige knowhow kwijt. Dat gaat ten koste van de bewoners. Maandelijks hebben we een teamvergadering en om de drie maanden nog een extra overleg met de gedragskundige waarin gevolgde cursussen worden teruggekoppeld en acties worden uitgezet.”

“Bij ons worden de teamvergaderingen als eerste gecanceld,” zegt Yana. “Om overuren weg te werken. We roeien met de riemen die we hebben.”

“Op de dagen dat wij teamoverleg hebben, zetten we overdag een zzp’er in,” vervolgt Erica. “Ook in de diensten daarvoor en daarna. We plannen dan zo min mogelijk dokters- of andere afspraken in.”

“Wij zijn gestopt met zzp’ers,” zegt Esmée. “Ik werk liever drie dagen extra in het rooster dan één dienst na een zzp’er. Ze zijn vast deskundig en ervaren, maar ze kennen de bewoners en de organisatie niet. Wij beschouwen ze eerder als oppassers dan als begeleiders. Er is geen tijd om ze in te werken op de signaleringsplannen of de begeleidingsstijl van de bewoners. Vooral de bewoners met hechtingsproblematiek of autisme reageren met gedrag op de zzp’ers. Uit angst dat deze de gemaakte afspraken niet nakomt. En dat gebeurt nogal eens. Na een dienst van een zzp’er hebben we er veel werk aan om deze bewoners weer in goede doen te krijgen.”

“Dat hadden wij ook,” zegt cursist Jeroen. “Onze bewoners hebben nu een map in hun kamer liggen waarin de wetenswaardigheden staan die niet vergeten mogen worden. Ze schrijven deze zelf op of zeggen ons wat we moeten opschrijven. Bij aanvang van een dienst verwijzen we de zzp’er daar naar. Dat scheelt heel wat gezoek in het kantoor in de diverse mappen in het systeem. Bewoners weten ook dat ze zelf deze map aan de zzp’er kunnen laten zien. In het kantoor ligt een uitgeprinte afvinklijst waarop de dagelijkse taken staan. Hierdoor gaat er minder mis dan voorheen.”

“Dan moet je wel een gemotiveerde zzp’er treffen,” merkt Yana op. “Laatst wilde ik een zzp’er informatie over een bewoner geven, zat hij er ongeïnteresseerd bij en luisterde niet.”

“Zei jij daar iets van?” vraagt Jeroen. Yana schrikt en schudt ontkennend haar hoofd. “Best stom van me,” voegt ze eraan toe.

Erica vindt dat je niet alles van een zzp’er mag verwachten. “Onlangs waren de boodschappen niet op donderdag gebracht die op dinsdag besteld hadden moeten worden. De zzp’er die toen werkte wist daar niets van af. Ook al had hij het geweten, we kunnen niet verwachten dat hij zo’n taak goed kan uitvoeren zonder er ervaring in te hebben.”

“Jullie hebben het best goed voor elkaar,” zegt Esmée tegen Erica. “Hoe doen jullie dat ’s ochtends in spitstijd? Wij staan er vaak echt alleen voor. Ik loop van hot naar her. Bij Jan tandenpoetsen, terwijl hij daarmee bezig is, loop ik gauw naar Yvon- ne om te helpen aankleden, daarna door naar Hetty om te zeggen dat ze haar medicatie in moet nemen, terug naar Jan om te zeggen dat hij een washand over zijn gezicht moet halen en zijn haren kammen, terug naar Yvonne om te kijken of ze al van haar kamer is en aan de ontbijttafel zit. De bewoners kunnen veel zelf, maar ze hebben aansturing nodig.”

“Ook dat probleem hebben we aardig opgelost,” zegt Erica. “Een aantal bewo- ners krijgen ‘s ochtends aansturing van robot Tessa.”

“Een robot?” vraagt Esmée ongelovig.

“Ja,” antwoordt Erica. “Een robot in de vorm van een bloempot. Samen met de bewoner kan je Tessa programmeren, zowel in spraak als stemgeluid. Echt ideaal. Tessa geeft dezelfde aansturing als wij, alleen altijd op dezelfde tijd en in dezelfde taal. De bewoners zijn zelfstandiger en niet meer afhankelijk van verschillende begeleiders die alles op een andere manier zeggen en doen.”

“Interessant,” vindt Yana. Ze pakt direct haar telefoon om robot Tessa te googelen.

Ook ik ken robot Tessa. Steeds vaker zie ik de ‘bloempot’ ergens in een woonvoorziening staan als ik een cursus geef. Uit nieuwsgierigheid heeft iedereen inmiddels de telefoon gepakt. “Tik op YouTube de naam Heleen + robot Tessa in,” zeg ik. “Dan kom je op een filmpje van ongeveer twintig seconden.”

Binnen een mum van tijd hoor ik de stem van robot Tessa in de cursusruimte. Ze stuurt Heleen aan om te koken en de wasmachine aan te zetten. “Wat een uitvinding,” zeggen Esmée en Yana tegelijk.

“Werkt dit voor iedereen?” vraagt Jeroen kritisch.

“Nee,” antwoord ik. “Dat zal vast niet. Ik vind het belangrijk dat begeleiders weten dat er technologische, digitale of andere visuele mogelijkheden die in de begeleiding beter bij de cliënt aansluiten. Vooral als deze middelen meer duidelijkheid en voorspelbaarheid bevatten. Dat hoeft geen robot te zijn. Denk aan het digitale informatiebord en de app MijnEigenPlan, of andere apps die seintjes op de telefoon geven, een pratende wekker, noem maar op.”

“Er gaat een wereld voor me open,” verzucht Esmée. Een andere zucht dan waarmee ze dit gesprek begon. Een zucht vanuit nieuwsgierigheid, op zoek willen gaan naar mogelijkheden. |

Door trainer/online coach Mieke Janssens, www.concretecoaching.eu

Illustratie Joep Bertrams

In deze column beschrijft een vakgenoot bijzondere ervaringen in het werken met mensen met een verstandelijke beperking

Het maakt deze flexer niks uit dat hij niet bepaald om de hoek woont. Hij rijdt graag, en klokt in zodra hij achter het stuur zit. Het eerste uurtje is voor hem bij aankomst al gemaakt. Relaxed ritje, muziekje op. Zo, nu eerst een peuk en koffie.

Hij heeft al vaker met deze groep gewerkt en Dilano ziet hem graag komen. Dilano krijgt een-op-eenbegeleiding en kan wel goed met hem. Het voordeel is dat hij graag door mannen wordt begeleid, dus de externe flexer staat met 1-0 voor.

In ons vrouwenteam is er nogal wat verloop geweest de laatste tijd. Collega A zit met chronische rugpijn thuis, collega B heeft zwangerschapsverlof en collega C had de illusie om de groep te ‘redden’, maar is er afgelopen maand met een burn-out tussenuit gegaan. Dat betekent veel vreemde gezichten en dat is niet goed voor deze groep. Zeker niet voor Dilano. Dilano houdt van duidelijkheid en structuur. Die zijn ver te zoeken nu bijna de helft van de vaste krachten afwezig is.

De manager heeft echt haar best gedaan: er is een oud stagiaire ingevlogen die de groep kent en wat dubbele diensten probeert te draaien. Er is geworven bij de buurtgroep, maar collega’s daar bedankten voor de eer. De planner belde rondjes en mailde naar alle