2 Outsourcing zorganizowany
O
Stowarzyszeniach Jedną z bardziej rozpoznawlanych organizacji dedykowanych outsourcingowi jest m.in. National Outsourcing Association, czyli stowarzyszenie non profit istniejące na rynku już ponad 20 lat. Jego celem jest naturalnie szerzenie wiedzy na temat tego sposobu pracy oraz wspieranie dobrych praktyk jak i innowacyjnych rozwiązań. NOA jest jednocześnie częścią European Outsourcing Association.
osób zaciekawionych tematem outsourcingu m.in. o przyznawanych nagrodach czy organizowanych eventach.
Zagraniczne serwisy Inna organizacją godną uwagi jest International Associations of Outsourcing Professional. Stowarzyszenie nie tylko udziela pomocy czy wsparcia osobom zajmującym się outsourcingiem, ale również stara się ustalać najwyższe standardy pracy. Obecnie do stowarzyszenia przynależy ponad 120,000 członków z całego świata. Oficjalna strona, poza informacjami dedykowanymi potencjalnym członkom, zawiera również materiały interesujące dla wszystkich
www.outsourcing.com www.socialmediaoutsourcing.com.au www.outsourcing-center.com www.outsourcing-pharma.com www.iaop.org www.cio.com www.noa.co.uk www.supremeoutsourcing.com
Kiedy warto dać się wyręczyć?
W
sezonie wakacyjnym nie mamy nic przeciwko temu, by ktoś nas wyręczał: na czas urlopu obowiązki służbowe może przejąć inny pracownik, a o organizację samego wypoczynku zadba biuro podróży. Ostatnie tygodnie pokazują jednak, że na zewnętrznych podmiotach nie zawsze można polegać. Kiedy, a raczej w jakiej branży, warto?
pewniać im bezpieczeństwo? W przypadku wykupienia wycieczki w biurze podróży mamy do czynienia ze swoistą formą outsourcingu: zlecamy podmiotowi zewnętrznemu przygotowanie konkretnego produktu, bo wiemy, że w tej właśnie dziedzinie się specjalizuje. Pozyskiwanie podwykonawców upodobały sobie różne branże, ale mechanizmy mające zapewnić klientowi
Upadek Sky Club i poważne problemy Alba Tour to najświeższe, ale przecież nie jedyne przypadki, kiedy wymarzona wakacyjna eskapada zmienia się w żmudną drogę do odzyskania pieniędzy lub wywalczenia odszkodowania. Rok w rok eksperci przestrzegają, by sprawdzać kondycję touroperatorów nim powierzy im się pieniądze, przypadki pozostawionych na lodzie turystów powracają jednak każdego lata niczym bumerang. Co zatem szwankuje: poziom świadomości o ewentualnym zagrożeniu pośród potencjalnych klientów czy mechanizmy, które mają za-
bezpieczeństwo na najwyższym poziomie to jak dotąd domena działań powiązanych z IT. Wachlarz możliwości kryjących się za określeniem outsourcingu jest doprawdy imponujący i choć Polsce daleko do niektórych krajów zachodnich (na przykład w Belgii ponad 80% podmiotów gospodarczych opiera swoją działalność na takim modelu), zainteresowanie tego typu rozwiązaniami systematycznie wzrasta. Outsourcować można rozmaite usługi i procesy, jednak znaczną przewagę mają działania powiązane z informa-
tyką i technologiami. W dobie wszechobecnej cyfryzacji także inne aspekty prowadzenia firmy - kwestie kadrowe, rozliczeniowe czy logistyczne - ściśle związane są z systemami informatycznymi. Z prostego rachunku wynika zatem, że podmiot, któremu zamierzamy powierzyć pewną domenę w organizacji działalności, będzie musiał także poradzić sobie z ogółem obowiązków związanych z prawidłowym administrowaniem danymi - zapewnieniem bezpieczeństwa ich przechowywania czy tworzeniem kopii zapasowych. Przykładem podmiotu, który w kompleksowej obsłudze na rzecz klienta radzi sobie sprawnie, może być UNIT4 TETA HRC. Eksperci firmy są zgodni co do jednego: w modelu „powierzenie” i „zaufanie” to dwa słowa klucze, transparentność działań ma ogromne znaczenie. Nie wahajmy się zatem wymagać jej od każdego podmiotu, który świadczy dla nas usługi, bez względu na jej rynkową wartość. Komfort i pewność, że dopilnowany jest najdrobniejszy detal, są nie do przecenienia, a zostać wyręczonym warto jedynie wtedy, gdy jesteśmy pewni, że bilans zysków i strat pozostanie na korzyść tych pierwszych.
3
4
Outsourcing niejedno ma imię
B
ywa kojarzony negatywnie oto przedsiębiorca zaczyna korzystać z usług zewnętrznego dostawcy, likwidując istniejące stanowiska pracy. Bywa też opacznie rozumiany jako forma ucieczki od odpowiedzialności za prowadzenie konkretnych kwestii w firmie, a nie w pełni kontrolowane powierzenie kompetencji. Outsourcing, bo o nim mowa, to pozytywny bohater historii o funkcjonowaniu i rozwoju firm. Doniesień o likwidacji stanowisk pracy, które poległy w starciu z innowacyjnymi modelami zarządzania, w mediach nie brakuje. Nie dziwi zatem, że pojęcia restrukturyzacja, outsourcing czy adaptacja do nowych warunków przeciętnemu odbiorcy kojarzą się negatywnie i bywają tożsame z określeniem, którego nikt nie życzyłby sobie usłyszeć w kontekście własnego stanowiska pracy: redukcja. Ta ostatnia może dotknąć każdy z podmiotów funkcjonujących w gospodarce, istnieją jednak sposoby, by czarne scenariusze dotyczące rozwoju firmy zażegnać lub oddelegować w daleką przyszłość. Jednym z nich jest wspomniany w tym samym akapicie outsour-
cing. Droga od bohatera negatywnego do pozytywnego może być naprawdę krótka. Jednym z najczęściej popełnianych przez podmioty gospodarcze grzechów jest mnożenie etatów i zły podział kompetencji. A jest to grzech ciężki, skutkujący nadmiernym obciążeniem budżetu, w konsekwencji prowadzącym do utraty płynności finansowej. Adaptacja do nowych warunków rynkowych to często nic innego, jak zażegnanie archaicznych metod zarządzania i wdrożenie tych innowacyjnych, gwarantujących zrównoważony rozwój. Tu właśnie jest miejsce dla wszelkich aktywności opartych na modelu outsourcingu. Wachlarz możliwości kryjących się pod tym określeniem jest doprawdy imponujący i choć Polsce daleko do niektórych krajów zachodnich (na przykład w krajach Beneluksu ponad 60% firm korzysta z outsourcingu), zainteresowanie takimi rozwiązaniami systematycznie wzrasta. Outsourcować można rozmaite usługi i procesy, jednak znaczną przewagę mają działania powiązane z informatyką i technologiami. W dobie wszechobecnej cyfryzacji także
inne aspekty prowadzenia firmy - kwestie kadrowe, rozliczeniowe czy logistyczne - ściśle związane są z systemami informatycznymi. Swego rodzaju outsourcing „dwa w jednym” - gdy zewnętrznemu podmiotowi zlecane są zarówno określone obszary działalności, jak i administrowanie systemami informatycznymi, na których owa obsługa się odbywa - to rozwiązanie bardzo dogodne. Ogół obowiązków związanych z prawidłowym administrowaniem danymi - zapewnienie bezpieczeństwa ich przechowywania, tworzenie kopii zapasowych - to nie wszystkie obowiązki, jakie przejmuje na siebie outsourcer. Korzystanie z usług opartych o jego serwery (takie rozwiązanie jest możliwe np. w UNIT4 TETA HR Center) to dla klienta kolejny profit w postaci znacznych oszczędności - czasu i środków finansowych. Po stronie zewnętrznego podmiotu bowiem leżą kwestie zakupu sprzętu i opieki nad nim, konserwacji, zakupu i aktualizacji licencji oprogramowania czy administrowania całością systemu. Nie oznacza to, że klient pozbawiony jest jakiejkolwiek kontroli nad obszarem działalności, którą wyjął spod swoich obowiązków na rzecz outsourcera. Regularne i rzetelne raportowanie standard w przypadku tego rodzaju współpracy. Oszczędności generowane dzięki wyjściu naprzeciw modelowi outsourcingu? Czasowe przewyższają niekiedy finansowe, ale przy dzisiejszym tempie życia i prowadzenia biznesu ciężko tak naprawdę pokusić się o adekwatny przelicznik. Komfort i pewność, że dopilnowany jest najdrobniejszy detal, są nie do przecenienia.
Nasz Kodeks Certyfikaty Z początkiem bieżącego roku UNIT4 TETA HR Center została wyróżniona dwoma prestiżowymi certyfikatami potwierdzającymi dobrą kondycję spółki i dynamiczne tempo rozwoju. Certyfikat Wiarygodności Biznesowej, przyznany za wysoką ocenę stabilności firmy w roku 2010, został przyznany przez Dun and Bradstreed Poland, czołową wywiadownię gospodarczą. Certyfikat dla UNIT4 TETA HR Center został przyznany na podstawie analizy wskaźników finansowych oraz analizy moralności płatniczej. Drugi z tytułów, Certyfikat Dynamiczna Firma, przyznany został przez HBI Polska. Wyróżnienie to trafia do najlepiej rozwijających się na polskim rynku przedsiębiorstw. Innowacyjne podejście Nasze usługi wyróżnia profesjonalizm oraz szeroki zakres proponowanych usług. Korzyścią ze współpracy z naszą firmą są również wysokie kompetencje naszych pracowników, o czym może świadczyć, ich wieloletnie doświadczenie zawodowe. Wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie w obszarze wdrażania rozwiązań HR, aby zaproponować optymalną i jednocześnie dopasowaną do potrzeb ofertę outsourcingu personalne-
go. Jej kompleksowość i elastyczność zadowoli nawet najbardziej wymagających Klientów. Ponadto w ramach usługi zapewniamy dostęp do markowego systemu TETA Personel.NET. Ograniczenie ryzyka i kosztów Firmy UNIT4 TETA HR CENTER przejmuje pełną odpowiedzialność za prawidłowe naliczanie wynagrodzeń i ich zgodność z obowiązującymi przepisami. System informatyczny jest stale aktualizowany pod kątem zmian w prawie. Ponadto posiadamy polisę od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanego zawodu. Payroll może również uchronić przedsiębiorstwo przed konsekwencjami błędów i pomyłek związanych z obowiązującym prawodawstwem, ponieważ firma zewnętrzna może również przejąć odpowiedzialność przed instytucjami takimi jak PIP, US, ZUS, GUS. Bezpieczeństwo W razie awarii zapewniamy bezpieczeństwo danych kadrowych i płacowych, ponieważ posiadamy odpowiednie procedury dotyczące usuwania ewentualnych skutków usterki oraz kopie zapasowe. Gwarantujemy również ciągłość dostępu do danych zawartych w systemie informatycznym.
Wiarygodność Nasze usługi świadczymy w oparciu o doświadczenie własne oraz ponad 20 letnie doświadczenie TETY. Posiadamy wyspecjalizowany zespół doświadczonych konsultantów. W ramach usługi, Klient ma zagwarantowane wsparcie specjalistów ze strony UNIT4 TETA HR CENTER, podczas całego okresu obowiązywania umowy. Nowoczesna technologia UNIT4 TETA d a w n i e j TETA SA jest jednym z największych i najbardziej doświadczonych dostawców oprogramowania biznesowego w Polsce. Firma działa na rynku od ponad 25 lat. Jej misją jest doskonalenie procesów zarządzania poprzez rozwijanie i wdrażanie zaawansowanych systemów informatycznych. MICROSOFT jest jedną z największych na świecie firm branży komputerowej. Najbardziej znana jako producent systemów operacyjnych MS-DOS, Microsoft Windows i oprogramowania biurowego Microsoft Office. ORACLE amerykańska firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania danymi. Największy na świecie dostawca oprogramowania CRM, przeznaczonego do zarządzania kontaktami z klientem.
5