MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA ESCUELA DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas

MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA ESCUELA DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, AÑO 2021

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Bravo León María Alejandra

Dirección: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA ESCUELA DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, AÑO 2021 Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global Autoría: Bravo León María Alejandra Revisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

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DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Ugando Peñate Mikel, Dr.

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CALIFICADOR García Zambrano Ximena Leticia, Mg.

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CALIFICADORA Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

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COORDINADOR

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Bravo León María Alejandra, portadora de la cédula de ciudadanía 2300522972, declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente, declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

________________________ Bravo León María Alejandra C.C. 2300522972

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INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Cano De La Cruz Yullio, PhD. Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad de director del Trabajo de Titulación del Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría titulado MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA LA ESCUELA DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, AÑO 2021, realizado por la estudiante: Bravo León María Alejandra con cédula de ciudadanía 2300522972, previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, informo que el presente Trabajo de Titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y al formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 03/03/2022.

Atentamente,

Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. Profesor Titular Auxiliar I

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RESUMEN El manual de control interno es una herramienta vital para que las empresas puedan cumplir y evaluar sus objetivos, así como evitar posibles fraudes o errores en los diferentes procesos. Por tal motivo, se planteó como objetivo elaborar un manual de control interno administrativo financiero para la escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo. Con un enfoque cualitativo-cuantitativo, con mayor tendencia cualitativa, con un diseño de investigación no experimental, de tipo descriptivo, aplicando técnicas de recolección de información como entrevistas y encuestas. Se logró conocer los principales hechos y situaciones que acontecen en la escuela de conducción, así como las actividades de control, los responsables de cada actividad, los documentos que intervienen en los procesos y de esta manera proponer un manual que se adapte a sus necesidades. Lo cual permitió determinar que en la escuela existen procesos ineficientes tanto administrativos como financieros que son realizados de forma empírica, para el desarrollo del manual se identificaron las áreas críticas, para lo cual se propone un direccionamiento estratégico, acompañado de un manual de funciones, un manual de políticas y procedimientos, que permitan minimizar riesgos que afecten el logro de objetivos y finalmente se propone la formulación de indicadores que a futuro permitirán evaluar el impacto del manual.

Palabras clave: manual, control, proceso, funciones, indicadores.

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ABSTRACT The internal control manual is a vital tool for companies to meet and evaluate their objectives, as well as avoiding possible fraud or errors in the different processes. For this reason, the objective was to prepare a manual of internal financial administrative control for the driving school of the Trade Union of Professional Drivers of Santo Domingo. With a qualitative-quantitative approach, with a greater qualitative tendency, with a nonexperimental research design, of descriptive type, applying information collection techniques such as interviews and surveys. It was possible to know the main facts and situations that occur in the driving school, as well as the control activities, those responsible for each activity, the documents involved in the processes and in this way propose a manual that adapts to their needs. This allowed to determine that in the school there are inefficient processes both administrative and financial that are carried out empirically, for the development of the manual, the critical areas were identified, for which a strategic direction is proposed, accompanied by a manual of functions, a manual of policies and procedures, to minimize risks that affect the achievement of objectives. And finally, the formulation of indicators that will allow the evaluation of the impact of the manual is proposed in the future.

Keywords: manual, control, process, functions, indicators.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 10 1.1. Antecedentes ............................................................................................................... 10 1.2. Planteamiento y delimitación del problema .................................................................. 11 1.3. Preguntas de investigación .......................................................................................... 11 1.4. Justificación ................................................................................................................. 12 1.5. Objetivos de la investigación ........................................................................................ 14 1.5.1. Objetivo general: ...................................................................................................... 14 1.5.2. Objetivos específicos: .............................................................................................. 14 2. REVISIÓN DE LA LITERATURA .................................................................................... 15 2.1. Control interno ............................................................................................................. 15 2.1.1. Objetivos del control interno ..................................................................................... 16 2.1.2. Importancia del control interno ................................................................................. 17 2.1.3. Limitaciones del control interno ................................................................................ 18 2.1.4. Clasificación del control interno ................................................................................ 19 2.1.5. Métodos para evaluar el Sistema de Control Interno (SCI) ....................................... 19 2.2. Gestión de Riesgo Empresarial (E.R.M.) ...................................................................... 20 2.3. Manuales ..................................................................................................................... 23 2.3.1. Definición de manual ................................................................................................ 23 2.3.2. Clasificación de los manuales .................................................................................. 24 2.3.3. Manual de control interno ......................................................................................... 24 2.4. Indicadores de gestión ................................................................................................. 25

8 2.4.1. Clasificación de los indicadores de gestión .............................................................. 26 3. METODOLOGÍA ............................................................................................................. 27 3.1. Enfoque y tipo de investigación .................................................................................... 27 3.2. Unidades de análisis .................................................................................................... 27 3.3. Técnicas e instrumentos de investigación .................................................................... 28 3.4. Técnicas de análisis de datos....................................................................................... 28 4. RESULTADOS ............................................................................................................... 29 4.1. Análisis de datos .......................................................................................................... 29 4.2. Comprender los procesos administrativos y financieros que se desarrollan en la escuela de conducción ..................................................................................................................... 30 4.3. Identificar mediante la aplicación de herramientas las causas que generan procesos ineficientes. ...................................................................................................................... 34 4.4. Elaborar el manual de control interno acorde a las necesidades de la empresa. .......... 35 4.5. Establecer indicadores que faciliten la evaluación del impacto del manual de control interno.

...................................................................................................................... 36

5. DISCUSIÓN .................................................................................................................... 38 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................. 40 7. REFERENCIAS .............................................................................................................. 42 8.ANEXOS

...................................................................................................................... 45

Índice de tablas: Tabla 1. Clasificación del control interno ............................................................................. 19 Tabla 2. Métodos para evaluar el sistema de control interno............................................... 20 Tabla 3. Componentes de la gestión de riesgo empresarial ................................................ 21

9 Tabla 4. Clasificación de los manuales ............................................................................... 24 Tabla 5. Clasificación de los indicadores de gestión ........................................................... 26 Tabla 6. Miembros de la escuela de conducción del SCPSDT ............................................ 28 Tabla 7: Indicadores propuestos para medir el impacto del manual .................................... 37

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1. INTRODUCCIÓN En la actualidad los empresarios han observado que una administración basada en métodos empíricos produce pérdida de recursos debido a la ineficiencia operacional, así como también por falta de herramientas que faciliten un adecuado control en las actividades operacionales, financieras y administrativas, lo cual influye en la optimización de recursos afectando a los resultados de la gestión empresarial, en tal sentido, toma vital importancia, que las organizaciones cuenten con un manual de control interno, puesto que es una herramienta cuya correcta aplicación en las organizaciones ha permitido el cumplimiento y evaluación de los objetivos, contribuyendo, además a evitar posibles fraudes o errores.

1.1. Antecedentes Aguirre (2017) en el artículo “Análisis para la implementación de un manual de control interno para mejorar los niveles de eficiencia operativa de una empresa” señala, que el control eficiente y eficaz de una organización se mide mediante el cumplimiento de políticas, normas, leyes y reglamentos internos y que al mejorar la competencia laboral, se incrementará el potencial humano y el capital, además indica que todo el recurso humano de la empresa es responsable del control interno, al ser los encargados de cumplir con la parte técnica, administrativa y jurídica.

Gaibor (2018) en su trabajo “Diseño de un sistema de control interno administrativo – financiero, para la escuela de capacitación de choferes profesionales San Miguel de Bolívar, provincia de Bolívar” concluye en base a un diagnóstico de la situación de los procesos administrativos y financieros que los puntos críticos fueron la inexistencia de un registro de actividades y de comunicación en los departamentos, así como el desperdicio de recursos humanos, materiales y económicos.

Sarche (2021) en su trabajo “Control interno administrativo-financiero y su impacto en la eficacia, eficiencia y economía del Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón

11 Santo Domingo de los Tsáchilas año 2018-2019” indica que esta organización no cuenta con procesos administrativos definidos y presenta una limitada ejecución e implementación de normativa de control interno en el ámbito administrativo y financiero, señalando además la inexistencia de manuales, normas y políticas de control interno afectando por ende a la escuela.

1.2. Planteamiento y delimitación del problema El Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas se dedica a la prestación de varios servicios, entre ellos se encuentra la escuela de conducción de choferes profesionales, la cual mantiene procesos diseñados empíricamente por lo que, presenta problemas relacionados con la asignación y delimitación de funciones acompañado de la falta de normativas y políticas en las actividades cotidianas, sumado a un inadecuado control en los procesos para las compras de repuestos y mantenimiento de vehículos, en los cierres de caja, y en la recaudación mediante depósitos o transferencias.

Estos problemas citados pueden generar inconsistencias que inciden en la transparencia requerida para el manejo de recursos de los socios por parte de las distintas directivas de turno, lo cual conlleva a visualizar que es necesaria la implementación de un manual de control interno para la Escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT que permita mantener adecuados controles en el área tanto administrativa como financiera de la escuela que ayude a delimitar y segregar adecuadamente las responsabilidades y funciones de sus empleados, crear políticas y procedimientos que faciliten la optimización de recursos y la consecución de los objetivos institucionales.

1.3. Preguntas de investigación Dichos elementos citados con anterioridad condujeron a formular el siguiente problema de investigación: ¿Puede la creación de un manual de control interno incidir en la

12 eficiente gestión administrativa financiera de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes profesionales de SDT en el año 2021? Problema que se puede sistematizar en las siguientes preguntas específicas: 

¿De qué manera se puede realizar un diagnóstico de la gestión administrativa financiera de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT en el año 2021?



¿Cómo se pueden identificar las áreas críticas en la gestión administrativa financiera de la escuela de conducción?



¿Qué pasos deben aplicarse en el desarrollo del manual de control interno para la escuela de conducción?



¿Cómo se puede evaluar el impacto de la implementación de manual en la escuela de conducción?

1.4. Justificación El presente trabajo de titulación está encaminado a facilitar la gestión de la Escuela de Conducción y Capacitación del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas mediante un manual de control interno, cuyos resultados aportan al cumplimiento del objetivo uno del Plan de Creación de Oportunidades 2021-2025: que señala “Incrementar y fomentar, de manera inclusiva, las oportunidades de empleo y las condiciones laborales” política 1.1 crear oportunidades laborales en condiciones dignas y su lineamiento A7 “crear redes de empleo, priorizando el acceso a grupos excluidos y vulnerables, con enfoque de plurinacionalidad e interculturalidad.” Puesto que, mediante sus distintas actividades favorece la creación de trabajos y empleos dignos dentro de un campo competitivo.

Igualmente, se aporta con el objetivo número 4 que hace referencia a “Garantizar la gestión de las finanzas públicas de manera sostenible y transparente” política 4.2 que

13 establece “fomentar un sistema tributario simple, progresivo, equitativo y eficiente, que evite la evasión y elusión fiscal y genere un crecimiento económico sostenido” puesto que la empresa, al contar con un manual de control interno podrá realizar de forma correcta y legal todas sus actividades y mejorar la gestión del área financiera, incrementando la recaudación y se reduciendo la evasión fiscal.

La implementación de un manual de control interno se justifica debido a la creciente necesidad que ha tenido esta institución de contar con un documento guía que permita difundir y regular tanto los aspectos generales como específicos necesarios para el desenvolvimiento eficaz de la escuela de conducción ya que, a medida que la institución ha ido evolucionando, los procesos del departamento no han sido reestructurados y actualizados en la misma dinámica.

La escuela de conducción del Sindicato de choferes de Santo Domingo de los Tsáchilas, brinda un gran servicio a la comunidad, por este motivo es de vital importancia que se sostenga en un medio tan competitivo para que ofrezca sus servicios con estabilidad y se garantice su prestación continua.

El manual de control interno permitirá una adecuada delimitación y asignación de funciones y responsabilidades del personal administrativo financiero, control sobre las adquisiciones de repuestos y mantenimiento de los vehículos de la organización, control sobre el ingreso y egreso del efectivo, así como la recuperación de cartera y las reposiciones de caja chica; lo cual ayudará al adecuado funcionamiento del departamento de la escuela de conducción, manteniendo una buena imagen corporativa y transparentando los resultados económicos.

Adicionalmente permitirá establecer los lineamientos para el correcto desempeño de los colaboradores del área de recaudación, transmitir los conocimientos y prácticas adquiridos con el tiempo y la experiencia que les permitirá mejorar en sus cargos, ya que conocerán a detalle sus funciones y su interrelación con los demás departamentos del sindicato.

14 También, servirá de guía a los miembros directivos del sindicato puesto que, tendrán un manual que les permita controlar los procedimientos, solucionar futuros problemas y garantizar el manejo del efectivo y de los activos, además este trabajo de investigación permitirá poner en práctica los conocimientos técnicos adquiridos durante la carrera, permitiendo la obtención del título profesional, y beneficiará a los estudiantes de la carrera puesto que servirá como medio de consulta para futuras investigaciones.

1.5. Objetivos de la investigación 1.5.1. Objetivo general: 

Elaborar un manual de control interno administrativo financiero para mejorar los procesos de la escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.

1.5.2. Objetivos específicos: 

Comprender los procesos administrativos y financieros que se desarrollan en la escuela de conducción.



Identificar mediante la aplicación de herramientas las causas que generan procesos ineficientes.



Elaborar el manual de control interno acorde a las necesidades de la empresa.



Establecer indicadores que faciliten la evaluación del impacto del manual de control interno.

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2. REVISIÓN DE LA LITERATURA 2.1. Control interno Todas las empresas sean grandes o pequeñas deben definir sus metas a alcanzar mediante la estructuración de su misión y visión, las cuales deben estar garantizadas a través de la utilización de estrategias operacionales que tengan como finalidad la prevención, detección y sanción de los fraudes que sucedan en la empresa que, de presentarse, tendrían un fuerte impacto tanto a nivel financiero como a nivel de reputación, lo cual afecta directamente a la consecución de los objetivos propuestos.

Estupiñán (2015), explica que el control interno "comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices" (p.19). Es decir, que visualiza los mecanismos que se deben implementar para precautelar la integridad de datos e información pertinente, que conlleven a cristalizar los objetivos empresariales. Dentro del mismo contexto, el modelo COSO, (2013) lo define como: Un proceso desarrollado por el consejo administrativo y la dirección, que es ejecutado por los miembros que conforman la organización cuyo objetivo principal es el de proporcionar un grado de seguridad razonable a todo lo referente a la consecución de objetivos que se relacionan con las operaciones, la información y el cumplimiento. (p.3)

Indudablemente, el control interno es la herramienta de gestión gerencial que facilita ejecutar un monitoreo efectivo del desenvolvimiento empresarial en todos los ámbitos, este como tal no tiene una definición generalmente aceptada, pero en base a las investigaciones efectuadas, se puede concluir que es un conjunto de principios, métodos y procedimientos elaborados por la dirección que debe ser aplicado por todo el personal de la organización mediante sus acciones y decisiones, proveyendo de seguridad razonable a los activos permitiendo que se logren los objetivos de manera eficiente, confiable y legal, al controlar

16 que todos los procedimientos, contables, administrativos y financieros se cumplan con un margen razonable de seguridad.

2.1.1. Objetivos del control interno El Control Interno cuenta con objetivos, los cuales tienen una proyección bastante amplia, dentro de lo cual se encuentran contempladas las operaciones administrativas, financieras y contables, que buscan regular los procedimientos que estén orientados a proteger al capital humano, material y económico, evitando el desperdicio e ineficacia, aplicando alternativas y políticas planificadas y estructuradas por la administración a través del gerente.

El modelo COSO (2013) define y categoriza a los objetivos en tres componentes de acuerdo con las perspectivas del Control Interno, dentro de este contexto se pueden identificar los objetivos de operación, que se orientan hacia la consecución de metas propuestas, los objetivos de confiabilidad de la información financiera que buscan optimizar la producción a niveles competitivos con un mínimo de consumo de recursos materiales y económicos, y los objetivos de cumplimiento de leyes y normativas vigentes, donde se encuentran efectivamente estipulados los alcances empresariales de rendimiento y productividad precautelando los recursos invertidos.

Cada uno de ellos persigue la eficacia y eficiencia en el uso de bienes institucionales, cuidando de manera ética posibles pérdidas por negligencia, deterioro o sustracción. Además, permiten tener una visión global y certera del conocimiento financiero interno y externo, que sirvan de base referencial para que los informes de sus finanzas sean compatibles con la realidad, es importante también, definir que cada una de las empresas, deben cumplir sus actividades dentro de un marco legal establecido, el mismo que debe ser cumplido de manera puntual, para evitar potenciales conflictos con los órganos de control.

17 2.1.2. Importancia del control interno La existencia de órganos de control interno debe ser una constante en todas las empresas sean pequeñas, medianas o grandes, ya que facilitará la toma de decisiones apropiadas para alcanzar la consecución de metas y propósitos empresariales, optimizando gastos y minimizando los factores de riesgo.

De acuerdo con Calle, et al. (2020), su importancia, radica en que sirve de apoyo a la dirección ya que provee las herramientas para que las operaciones sean controladas, permitiendo conjuntamente verificar la eficiencia y efectividad de los procedimientos implementados y que los recursos sean utilizados de forma adecuada y no sean desviados por pérdidas, deterioro o sustracción, además permite que se tenga seguridad en la información financiera y le permite a la organización alcanzar una gestión financieraadministrativa que mejore su desempeño.

La importancia del control interno radica fundamentalmente en que se constituye en un mecanismo de detección, intervención y control de una empresa, priorizando sus objetivos enunciados en la visión y misión empresarial. Por otro lado, Mendoza, et al.

(2018), manifiestan que un adecuado control interno ayuda al desarrollo de las actividades organizacionales e incrementa su rendimiento, permitiendo combatir la corrupción, fortalecer a la entidad para que logre sus objetivos de rendimiento y rentabilidad.

Además, ayuda a garantizar la confiabilidad de la información financiera y certifica que la institución cumpla con las leyes y regulaciones, lo cual evita perjuicios por multas, sanciones o cierre, y otras consecuencias en su reputación. La disponibilidad de contar con un control interno efectivo en las empresas va a afianzar su competitividad a la par que se constituye una medida de prevención al cometimiento de acciones que perjudiquen la parte operacional y financiera, lo que incidirá en la apreciación que tienen de la empresa en el medio externo.

18 Sin lugar a dudas, el Control Interno en las empresas tiene un rol muy valioso de desempeño operativo de prevención y consecución de metas, por lo que se constituye en una inversión que afianza la solidez empresarial y fomenta la seguridad e imagen a nivel interno y externo, sin embargo, presenta también ciertas limitaciones.

2.1.3. Limitaciones del control interno De acuerdo con Arens, et al. (2007) “La administración desarrolla los controles internos después de considerar los costos y beneficios de los controles. La seguridad razonable solo da margen para una probabilidad remota de que errores materiales no se evitarán o detectarán oportunamente mediante el control interno.” (p.217) Esto deja de manifiesto que las acciones y mecanismos que se ejecutan a nivel administrativo no van a ser absolutos e infalibles, pero siempre es mejor que exista alguna medida de control y seguimiento, a que no haya ninguna e inciten el cometimiento de actos de corrupción o de perjuicio a la empresa. Meléndez (2016) sostiene que a pesar de que una organización cuente con un efectivo sistema de control interno, esto no significa que sea infalible, ya que al ser ejecutado por personas estas pueden aplicar un inadecuado criterio profesional o tomar malas decisiones.

Torres, et al. (2017) indican que las limitaciones del control interno pueden manifestarse como consecuencia de los fallos humanos, el autoritarismo por parte de la dirección, la capacidad administrativa y el personal de la organización que puede eludir los controles, e indica que un sistema de control interno no puede proveer seguridad absoluta, solo razonable ni tampoco puede garantizar que se realice una gestión eficiente y efectiva.

En definitiva, se puede manifestar que debido a múltiples elementos que inciden en el desenvolvimiento operacional del control interno, no se puede garantizar una infalibilidad del sistema, puesto que gran parte del éxito radica en la correcta delegación de funciones en personas íntegras e idóneas, con principios éticos y morales comprobados, para evitar o minimizar la colusión entre empleados, disminuyendo la conformación de triángulos propicios para burlar las medidas de control y seguridad.

19 2.1.4. Clasificación del control interno Tabla 1.

Clasificación del control interno Control interno administrativo Comprende el plan organizacional, los procesos y los registros que se relacionan con los procedimientos de toma de decisión referentes a la autorización de las transacciones por parte de la administración, la autorización se la define como una función administrativa que se asocia con el logro de objetivos organizacionales y es un punto de partida para que a las transacciones se les establezca un control contable. Es aquí donde se establecen políticas que se orientan al cumplimiento de los objetivos y los mecanismos que optimizan las actividades del negocio.

Debiendo cuidarse sobremanera que los procesos administrativos no se centralicen en un solo funcionario, sino que deben cruzarse las informaciones para que las decisiones no recaigan en un solo funcionario, sino que deben ser cruzadas con otros empleados, además de que se debe aplicar la rotación de los empleados continuamente, como una medida de verificación de las actividades.

Control interno contable Abarca las normas y los procesos contables establecidos, además comprende todos los métodos y procedimientos que se relacionan directamente con la protección de bienes, fondos y la seguridad de los registros contables, presupuestales y financieros de las empresas, cuyo objetivo es asegurar que la información sea integra, válida y exacta proporcionando seguridad física a los activos y documentos.

Nota. Adaptado de: Mantilla (2018) Auditoría del control interno (4ta Ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.

El control interno en sí, abarca diferentes mecanismos de control e incidencia que se podrían encasillar en dos amplios campos como son los controles contables y los controles administrativos cada uno de ellos con sus características propias, definidas y dentro de ellos sus etapas de prevención, detección y corrección.

2.1.5. Métodos para evaluar el Sistema de Control Interno (SCI) El Control Interno es el procedimiento de etapas integrales que aplican las empresas para que se puedan desarrollar las actividades administrativas y operativas de manera interdependiente, con la finalidad de amparar sus inversiones de manera óptima y segura, dependiendo lógicamente del contenido veraz y fidedigno de sus datos contables, sirviendo como sólida referencia para que las acciones de las diferentes áreas discurran adecuadamente. Los métodos para ello son los siguientes:

20 Tabla 2.

Métodos para evaluar el sistema de control interno Método de cuestionarios

Método narrativo o descriptivo

Método gráfico o de diagramas de flujo

Mendivíl (2016) concuerda con Estupiñán (2015) al indicar que el método de cuestionarios consiste en la elaboración de preguntas enfocadas en aquellos aspectos más relevantes de los procesos operativos de la organización a investigar, que mediante la obtención de respuestas negativas se pueda evidenciar una debilidad o área crítica en el control interno, y como herramienta, esta debe ser aplicada al personal involucrado con las áreas a examinar.

Tanto Mendivíl (2016) como Estupiñán (2015) concuerdan en que el método narrativo o descriptivo consiste en la explicación de forma escrita de los procesos ejecutados en las distintas operaciones que se relacionen con el control interno, cuando se aplica este método, se debe señalar todos aquellos documentos tales como registros o formularios que estén involucrados en el proceso y para recopilar esta información se debe hacer uso de herramientas como la entrevista o la observación de los principales documentos y registros que intervengan en el proceso.

Quinaluisa, et al. (2017) concuerdan con Estupiñán (2015) en que el método gráfico consiste en la realización de flujogramas en donde se plasman los movimientos de la información, actividades, procesos y operaciones de las áreas que están sujetas a auditoría, permitiendo de esta manera la representación de los circuitos administrativos de la organización, se pueden utilizar durante varios años para localizar aquellas rutinas susceptibles a mejora permitiendo de esta manera una mayor eficiencia administrativa.

Nota. Adaptado de: Mendivíl, V. (2016). Elementos de auditoría (7ma Ed.). México D.F.: Cengage Learning.; Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I, II y III (3ra Ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.

Quinaluisa, N., et. al. (2017). Evaluación del sistema de control interno en empresas privadas. Revista de Estrategias del Desarrollo Empresarial, 3(8), 25-30.

2.2. Gestión de Riesgo Empresarial (E.R.M.) De acuerdo con Estupiñán (2015) la gestión de riesgo empresarial, es un proceso que es realizado por los miembros de una organización, y está diseñado con la finalidad de identificar los potenciales eventos que puedan afectar a la entidad, además permite gestionar los peligros que se encuentren dentro de su riesgo aceptado que provee de seguridad razonable al logro de objetivos de la organización, y está orientado a generar valor para los dueños y accionistas de la empresa y que esta se mantenga en el largo plazo.

21 Por otro lado, Miloš Sprčić, (2014) define a la gestión de riesgos empresarial como un elemento importante para un efectivo sistema de gobierno corporativo, al ser una combinación de actividades y estrategias enfocadas en el análisis de las debilidades en los procedimientos y controles que garanticen una reducción del impacto negativo de varios tipos de riesgo tales como el financiero, operacional y estratégico al logro de metas y al valor agregado para los accionistas de la empresa, fortaleciendo procedimientos y actividades para lograr su objetivo.

Entonces, se puede puntualizar que la Gestión de Riesgo Empresarial, es el encausamiento realizado por los ejecutivos de la empresa y personal componente de la misma, para emplear un contexto determinante, diseñado y estructurado de acuerdo con sus requerimientos, para evitar eventos que puedan afectar la consecución de objetivos propuestos.

Estupiñán (2015), Becerra, et al. (2016), Giler, et al. (2016), y Mantilla (2018), indican que la administración del riesgo empresarial consta de ocho elementos, los cuales están interrelacionados, y se derivan de la forma de como la gerencia opera y se integra con el proceso de administración. Sin lugar a dudas esta concordancia de criterios redunda en la visualización e interdependencia de apreciaciones que clarifican las etapas y componentes necesarios para conocer los riesgos y enfrentarlos con mejores probabilidades de éxito. Dichos componentes son: Tabla 3.

Componentes de la gestión de riesgo empresarial Ambiente Interno

Establecimiento de Objetivos.

Este lo constituyen todos los elementos y factores que se encuentran circunscritos dentro de ella y sobre los cuales la empresa puede ejercer control.

Es una parte fundamental que aporta con los insumos necesarios para efectuar la valoración real de la empresa, con el fin de descubrir las potencialidades, fortalezas y limitaciones institucionales, que facultarán el diseño de alternativas que afiancen las mismas y minimicen las amenazas. Sin descuidar por su puesto la práctica de valores, como componente sustancial del quehacer cotidiano del conglomerado humano que colabora en ella.

Siendo los objetivos las metas a las que quiere llegar una empresa, es de suponer que el Control Interno trata de fomentar que las actividades empresariales sean eficaces contribuyendo a minimizar los riesgos financieros, dotando de funcionalidad y agilidad a las gestiones, enmarcadas dentro de las

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Identificación de Eventos.

Valoración Riesgo.

del

Respuesta Riesgo.

al

Actividades Control

de

normas y políticas legales. De tal manera que los objetivos, tendrán que contemplar aplicabilidad que impulsen el desarrollo de acciones operativas que faciliten la elaboración de informes que satisfagan los requerimientos financieros, así como las normas legales vigentes.

Las eventualidades endógenas y exógenas que se manifiestan como potenciales amenazas, pueden incidir en el logro de los objetivos, razón por la cual, se debe distinguir para discriminar de manera clara y objetiva lo que son riesgos y oportunidades, para de esta manera elaborar objetivos que busquen corregir los potenciales impactos negativos, o en su defecto analizar los riesgos mediante metodologías apropiadas como por ejemplo el FODA. De ahí que toda empresa está a la expectativa de las circunstancias en que se desenvuelve su compañía para contar con herramientas metodológicas que orienten a una adecuada toma de decisiones.

Aporta la reflexión sobre las posibles eventualidades que pueden interferir para lograr las metas empresariales, en donde los directivos y ejecutivos de la empresa analizan y estiman las circunstancias que puedan abonar elementos que incrementen la posibilidad de que se pueda sobrevenir un suceso, que conlleve impactos económicos o de imagen a la empresa. La tasación del peligro se focalizará en el riesgo propio del mismo, previo a estructurar mecanismos de aplacamiento.

La metodología abarca una mezcla de técnicas cuantitativas y cualitativas, las primeras son hechos que se relacionan directamente con la contabilidad como: las recaudaciones, colocaciones, aportes de capital, donaciones, y las cualitativas se dan cuando los datos no son precisos como: el riesgo país, el riesgo económico, el riesgo de auditoría, el riesgo de imagen, el riesgo de desastres naturales, entre otros.

Es innegable que los riesgos nunca van a desaparecer, razón por la cual siempre se debe estar alerta y vigilante ante las posibles amenazas que puedan aparecer en el desarrollo de las actividades de la empresa, evaluando si su impacto es alto o bajo y las consecuencias negativas que se pueden desprender de ello, razón por la cual es de imperativa importancia que la empresa adopte medidas preventivas, que se las ejecute periódicamente, para dar una respuesta oportuna que solucione el caso, o que al menos mitigue las consecuencias desencadenadas.

En este ámbito, quienes están al frente de la gestión empresarial, reconocen y estiman el riesgo de la entidad, y sus medios de respuesta reflexionando su incidencia en la probabilidad y el impacto que puedan producir. Las respuestas que se pueden ejecutar, debe estar direccionadas al servicio de cuatro categorías: evitar, reducir, compartir y aceptar; una vez seleccionada la respuesta al riesgo, se desarrolla un conjunto de actividades direccionadas a ordenar los mismos con la tolerancia y apetencia al riesgo de la entidad.

(Becerra, et. al, 2016) Dentro de la estructura del marco de organización interno de la empresa, no se debe dejar de lado, la consolidación de estrategias que procuren brindar una seguridad razonable que sirva eficazmente para precautelar la consecución de objetivos, y es precisamente mediante las actividades de control que se busca este cometido, ya que, deben ser aplicadas en todos y cada uno de los estamentos empresariales encargados de operaciones financieras tradicionales o virtuales, así como la custodia de seguridad a través de recursos tecnológicos que automatizan los procesos, y facilitan los recursos necesarios para conformar acciones de control que velen por la integridad empresarial.

Estupiñán (2015), manifiesta que son políticas y procedimientos que permiten certificar que las respuestas al riesgo son ejecutadas de forma efectiva. Las actividades de control de clasifican en controles generales que representan la infraestructura tecnológica, la seguridad y la compra de hardware y el mantenimiento y desarrollo del software y en controles de aplicación los cuales aseguran que la base de datos sea compleja, exacta y válida. A través de estas actividades se está en la posibilidad de ejercer de mejor manera un seguimiento oportuno, a dependencias empresariales con un alto índice de riesgo debido a las características de su condición y sensibilidad.

23 Información y Comunicación

Monitoreo

Dentro del control interno, la información y comunicación juegan un rol sumamente importante, ya que si es utilizada adecuadamente incrementará el mejoramiento organizacional creando un ambiente propicio para evaluar sutilmente aspectos delicados como la ética, cumplimiento, economía, eficiencia de las operaciones y demás.

La información y comunicación interna se constituyen en pilares básicos del funcionamiento empresarial, ya que propende a la identificación y empoderamiento de sus componentes al saber lo que quiere alcanzar la empresa.

Viene a constituirse en el seguimiento de todas las actividades empresariales que se lo efectúa en base a la información emanada de las diferentes dependencias dela empresa, utilizando y ejecutando pasos de recolección , análisis y utilización de estos datos , que darán lugar a definir y tomar decisiones que persigan la cristalización de los objetivos propuestos por los componentes organizacionales, cabe anotar que el monitoreo se lo debe realizar de manera continua, tomando decisiones en el camino del desarrollo de las actividades.

Nota. Adaptado de: Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I, II y III (3ra Ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.; Becerra, E. et. al. (2016). Control interno. COSO II; Giler Mantilla, K., et. al. (2016). Gestión de riesgo empresarial. Quito: Abya-Yala.; Mantilla, S. (2018). Auditoría del control interno (4ta Ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.

2.3. Manuales 2.3.1. Definición de manual De acuerdo con Rodríguez (2012) el manual, no es otra cosa que la recopilación de información trascendente de operación o desempeño, expresada en forma sencilla, que sea de fácil comprensión para quien lo tenga en sus manos, generalmente en forma de cuadernillo, en donde se encuentran sintetizados los pasos o instrucciones a seguir, de acuerdo con las políticas, estándares que sustente una actividad y que puedan ser efectuadas de manera metódica y eficiente.

Los manuales son generalmente elaborados por la administración con el fin de entrelazar las diferentes actividades y funciones realizadas en la organización y son utilizados tanto por los miembros directivos como por el personal, al brindar orientación acerca de la ejecución de sus funciones. Los manuales se los debe actualizar constantemente con la finalidad de que siempre presten el contingente que se requiere de

24 ellos. En definitiva, los manuales poseen información sintetizada de las normas y procedimientos de las dependencias empresariales.

2.3.2. Clasificación de los manuales Los manuales, por sus propias características tienen una aplicación y clasificación muy amplia, por lo tanto, dentro de una misma empresa pueden existir múltiples manuales con información procedente de los diferentes departamentos o dependencias tales como: manuales departamentales, manual organizacional, manual de política interna, manual de finanzas, manual de procedimientos, entre otros.

Tabla 4.

Clasificación de los manuales Manual de organización Pretende establecer lineamientos que permitan dinamizar el funcionamiento de la empresa mediante la definición de actividades y responsabilidades a nivel administrativo, ejecutivo y operacional, es el más utilizado, pero no menos importante, ya que debe ser conocido y aplicado por todos sus colaboradores.

Manual de políticas Se elabora en concordancia con las necesidades reales de la empresa, que está orientado al control, ordenación y reglamentación de las actividades que deben desempeñar los administradores para ejecutar acciones que promuevan el logro de objetivos empresariales.

Manual de procedimientos Constituye el instrumento que dispone de la orientación metodológica y necesaria que debe conocer el individuo para ejecutar acciones que le conlleven a un resultado apetecido, contiene también los pasos correlativos a seguirse para que un proceso se desarrolle en concordancia a la funcionalidad empresarial.

Nota. Adaptado de: Rodríguez, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos (4ta Ed.). México D.F.: Cengage Learning.

2.3.3. Manual de control interno Paredes Soldevilla (2014), manifiesta que los manuales de control interno son elementos imprescindibles para el sistema de control interno, cuya elaboración es responsabilidad de la oficina de control interno, este documento es sujeto a actualizaciones, las cuales se deben producir cuando la oficina de control interno junto con los empleados encargados determinen que el proceso, el mecanismo o el instrumento de control utilizado sea sujeto de modificación, debido a cambios administrativos, procedimientos, tecnologías mecanización moderna o incremento de actividades empresariales.

25 Esta afirmación deja en claro que el manual de control interno, tiene una dinámica e importancia constante, ya sea como instrumento regulador, o como ente transformador de acuerdo con los cambios y necesidades de la empresa. Siendo estructurado de tal manera que permita el lograr información circunstanciada y sistematizada, donde se contemplen las funciones, políticas, responsabilidades e información puntual de los diversos procedimientos empresariales.

Tomando como referencia a Rodríguez (2012) donde se establecen los pasos a seguir para la elaboración de un manual de control interno de una organización se los puede sintetizar de la siguiente forma: Figura 1.

Pasos para elaborar un manual de control interno.

Paso 1: Conocer la situación actual de la empresa mediante la realización de entrevistas y la observación de las actividades diarias.

Paso 6: Establecer mecanismos de evaluación de eficiencia de la gestión.

Paso 2: Proponer un direccionamiento estratégico que incluya la propuesta de una misión, visión, objetivos estratégicos y valores empresariales

Paso 5: Diseñar los flujogramas de procesos.

Paso 3: Proponer la estructura organizacional acorde a las necesidades.

Paso 4: Elaborar un manual de políticas, procedimientos y funciones.

Nota. Adaptado de: Rodríguez, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos (4ta Ed.). México D.F.: Cengage Learning.

2.4. Indicadores de gestión Cajiao, et al. (2016) explican que los indicadores de gestión expresan de forma cuantitativa como se ha ido desempeñando la institución o sus partes y su principal objetivo es evaluar la economía y eficiencia en el uso de los recursos y la eficacia para el logro de los objetivos. En síntesis, los indicadores de gestión permiten la apreciación cuantitativa y cualitativa del alcance de una meta organizacional.

26 De acuerdo con Franklin (2007) los indicadores de gestión avisan sobre los procesos y funciones vitales, además permiten verificar el cumplimiento de las metas e identificar posibles desviaciones, y tiene como finalidad valorar en términos cuantitativos que muestran en términos numéricos la situación organizacional y cualitativos que son los que dan la razón de ser a la empresa el cumplimiento puntual de todas las etapas y los objetivos estratégicos mediante el estudio de sus componentes.

2.4.1. Clasificación de los indicadores de gestión Tabla 5.

Clasificación de los indicadores de gestión Indicadores de eficacia Según Maldonado (2011) los indicadores de eficacia permiten determinar de forma cuantitativa el grado de cumplimiento de una meta en un determinado periodo. Por otro lado, Cajiao, et al. (2016) manifiestan que los indicadores de eficacia muestran en grado de cumplimiento de los objetivos planteados y su relación con el impacto previsto y el real.

Indicadores de eficiencia Maldonado (2011) manifiesta que los indicadores de eficiencia son aplicados para medir la relación existente entre las metas alcanzadas y los recursos utilizados para su consecución.

En cambio, Franklin (2007) explica que estos indicadores miden los costos unitarios y de productividad y cuantifican la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para la obtención de recursos y servicios a bajo costo y en menor tiempo. Cuando se aplican estos indicadores, se puede determinar si la empresa utiliza de la mejor manera sus recursos.

Indicadores de economía Cajiao, et al. (2016) explican que los indicadores de economía miden la forma como el área auditada sin necesidad de sacrificar la calidad conserva al mínimo el costo de los insumos para la obtención de bienes o servicios.

Nota. Adapatado de: Maldonado, M. (2011). Auditoría de gestión (4ta Ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones; Cajiao, M., et. al. (2016). Auditoría administrativa y de gestión. Quito: Universidad Central del Ecuador.; Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio (2da Ed.). México D.F.: Pearson Educación.

27

3. METODOLOGÍA 3.1. Enfoque y tipo de investigación Para la presente investigación se recurrió a un enfoque cualitativo-cuantitativo, con mayor tendencia cualitativa ya que se utilizó la recolección y el análisis de datos para comprender de mejor manera el fenómeno a investigar y se aplicó el enfoque cuantitativo para el análisis de los datos numéricos producto de las encuestas aplicadas a los miembros que conforman la escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas (SCPSDT). Hernández y Mendoza (2018).

El diseño de investigación que se aplicó fue de tipo no experimental ya que no se manipularon las variables de forma deliberada, solamente se observaron y analizaron los fenómenos en su ambiente natural (Hernández, et al. 2014) que para efectos de este estudio fueron el área administrativa y la tesorería.

El tipo de investigación aplicado fue de carácter descriptivo, puesto que se describieron e identificaron los hechos y situaciones que acontecen en la escuela de conducción y a partir de ello se diseñó un manual de control interno para la institución, sin la necesidad de recurrir a explicaciones de los hechos o situaciones. (Bernal, 2016) 3.2. Unidades de análisis Para el presente trabajo de investigación se determinó que la población es finita ya que no supera las 100 personas y la muestra es no probabilística debido a que esta “no depende de la probabilidad, sino de las características de la investigación.” (Hernández y Mendoza, 2018) Por tal motivo, las encuestas se las aplicaron a la totalidad de los miembros de la escuela de conducción, quienes son los más indicados para brindar la información relacionada con la investigación.

La muestra para la entrevista estuvo conformada por el director administrativo y por el contador del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo, por otra parte, en lo

28 concerniente a las encuestas estas, fueron aplicadas a los empleados del departamento administrativo y financiero de la escuela de conducción, misma que se detalla a continuación.

Tabla 6.

Miembros de la escuela de conducción del SCPSDT Cargo Director general administrativo Director pedagógico Inspector Tesorera Contador Auxiliar contable Recaudador Secretaria Evaluador psicosensométrico Asesor técnico en educación y seguridad vial Total

Cantidad 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 12

Nota. Fuente: Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes profesionales de SDT 3.3. Técnicas e instrumentos de investigación En la presente investigación se utilizaron las siguientes técnicas que proporcionaron datos más certeros en la realización del estudio, al ser un enfoque cualitativo-cuantitativo, tales como las encuestas, las entrevistas, la observación directa, el análisis de documentos, notas de campo, grabaciones, fotografías y los cuestionarios tal como lo indica Bernal (2016) 3.4. Técnicas de análisis de datos Debido a que el enfoque del presente trabajo de investigación es cualitativocuantitativo, para el análisis de los datos obtenidos se utilizaron técnicas cuantitativas mediante la tabulación de las encuestas aplicadas a los empleados de la escuela de conducción, en lo referente a la técnica de análisis cualitativo, esto se lo realizó mediante la interpretación de los resultados de la entrevista aplicada tanto al contador como al director administrativo de la escuela.

29

4. RESULTADOS 4.1. Análisis de datos De acuerdo con los datos obtenidos tanto en las entrevistas como en las encuestas, se puede concluir que la escuela de conducción del Sindicato de Choferes de SDT carece de un adecuado control, producto de la inexistencia de manuales, políticas y procedimientos para las distintas actividades que se desarrollan como las compras, las recaudaciones, entre otros, existiendo problemas especialmente en los procesos de compras, debido a que estos no se encuentran adecuadamente regulados al estar solamente basados en los requerimientos y en la experiencia.

Las funciones no están debidamente delimitadas, tampoco se establece una adecuada asignación de responsabilidades, y carece de un adecuado control en lo que respecta a los activos fijos tales como los vehículos, los empleados de la escuela conocen sus funciones, ya que estas constan en el reglamento de escuela, pero sin embargo desempeñan otras funciones que no se encuentran en el reglamento y, por ende, no están siendo reguladas haciendo necesario que se desarrolle un manual de funciones donde se encuentren establecidas estas actividades adicionales y los perfiles de cada puesto.

Otro aspecto, es que los arqueos no se realizan de forma sorpresiva, sino que se confía en el cierre de caja efectuado por las recaudadoras, lo cual constituye una debilidad de control, también ha existido una inadecuada comunicación interdepartamental; por otro lado, en lo que respecta a las encuestas, se ha evidenciado que la mayoría de los empleados considera que hay una adecuada asignación de funciones en la escuela. La totalidad de los empleados indican que su trabajo es evaluado periódicamente, un alto porcentaje de estos, considera que las adquisiciones de materiales e insumos son manejadas adecuadamente, y tanto, los encuestados como los entrevistados, coincidieron en la necesidad de implementar un manual de control interno administrativo financiero para la escuela de conducción del SCPSDT.

30 4.2. Comprender los procesos administrativos y financieros que se desarrollan en la escuela de conducción Para poder proceder con la elaboración de un manual de control interno, lo primero que se debe hacer es conocer cuáles son los procesos que se desarrollan dentro de la entidad y de esta manera determinar si existe o no un adecuado control interno, para ello, se utilizaron herramientas tales como la observación directa y la entrevista. Mediante el uso de estas herramientas se pudo determinar los principales procesos que se desarrollan en la escuela, así como los responsables de cada actividad y los documentos que intervienen, para posteriormente elaborar los respectivos diagramas de flujo. Entre los principales procesos que se pudieron observar se encuentran la recaudación con efectivo, cheque, depósitos y transferencias, matriculación, el proceso de reposición de caja chica, cierre de caja, compras de repuestos o de mantenimiento vehicular y de recuperación de cartera, donde se encuentran involucrados tanto el personal financiero como el administrativo de la organización.

Como resultado de esta investigación de campo, se pudo determinar que existen procesos que se extienden más de lo que deberían puesto que, se repiten las actividades a realizar, produciendo que las actividades se realicen de forma ineficiente, así también, se determinó que no existen adecuados puntos de control en los procesos de la entidad debido a que estos son realizados de forma empírica y en base a la experiencia de cada empleado por lo que cada vez que existe un error estos se van modificando, ya que no existe una constancia en los procesos.

Como en el caso de las compras, las cuales se manejan en base a los requerimientos de los instructores, sin embargo, en ningún momento se constata que en efecto existe la necesidad de efectuar la compra del bien o servicio, así mismo, no se tienen establecidos los responsables de constatar si en efecto se compró el producto o servicio y tampoco se tiene como política solicitar proformas al tener proveedores establecidos, aunque si bien es cierto mantienen cierto grado de control al momento del desembolso del

31 efectivo, ya que existen responsables de aprobar las compras y firmar los comprobantes de egreso. Algunos de estos procesos se pueden apreciar a continuación: Escuela de formación y capacitación de conductores del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador N° 1

Elaborado

M.B

Fecha

Oct. 2021

1/2

PROCESO DE RECAUDACIÓN CON DEPÓSITO/TRANSFERENCIA ACTUAL Procedimiento o proceso Respon.

Act. Doc Gráfico Inicio

2

Se revisa la cuenta bancaria de la escuela vía online

Tesorera

x

x

3

Se revisa el mensaje enviado por el estudiante al WhatsApp de la tesorera con el comprobante de depósito/ transferencia

Tesorera

x

x

4

Se le pide al estudiante que se identifique con sus datos completos como nombres y la categoría a la que pertenece

Tesorera

x

5

Se identifica al estudiante en el sistema.

Tesorera

x

6

Se revisa el saldo pendiente del estudiante

Tesorera

x

7

Se copian los datos del estudiante a un formato en Word, del cual hay uno por cada categoría

Tesorera

x

x

8

Se copia el depósito que envió el estudiante por WhatsApp y se lo pega en el formato

Tesorera

x

x

9

Se revisa que el número de depósito, el valor y la fecha estén en la cuenta bancaria

Tesorera

x

x

10

Se recorta la franja del depósito o transferencia del estudiante y se pega en el formato

Tesorera

x

x

11

Se imprime el formato

Tesorera

x

x

12

Se firma y se pone sello de tesorería

Tesorera

x

x

13

Se envía el documento impreso a la recaudadora #2

Tesorera

x

x

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO

APROBADO

32

N°

Escuela de formación y capacitación de Elaborado M.B conductores del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO DE RECAUDACIÓN CON DEPÓSITO/TRANSFERENCIA ACTUAL Procedimiento o proceso Respons.

Act. Doc. Gráfico

14

Se verifica que el depósito no esté registrado en el sistema

Recaudadora #2

x

15

Se registra el depósito en el sistema

Recaudadora #2

x

16

Se imprime comprobante físico

Recaudadora #2

x

x

17

Se envía la factura electrónica al correo del estudiante

Recaudadora #2

x

x

18

Se envía mensaje de conformación al estudiante indicándole que su factura ha sido emitida

Tesorera

x

Se concilia al finalizar el mes que el banco coincida con el anticipo y la factura.

Dpto. de contabilidad

x

19

20 Fin

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO

APROBADO

2/2

33 Escuela de formación y capacitación de Elaborado M.B conductores del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT 1/2 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO DE COMPRAS DE REPUESTOS/MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ACTUAL N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Doc. Gráfico 1

Inicio

2

Se establece la necesidad de repuestos o servicios.

Instructores/ Asesor vial

x

3

Se presenta requerimiento

Asesor vial

x

4

Se traslada el requerimiento a dirección administrativa

Asesor vial

x

5

Se aprueba la compra del bien o servicio

Director administrativo

x

6

Se acude a los almacenes o talleres previamente seleccionados

Instructores

x

7

Se compra el producto o servicio a crédito

Instructores

x

8

Se recibe factura por el bien o servicio recibido

Proveedor

x

9

Se da el visto bueno y se sella la factura

10

Se envía a contabilidad la factura sellada para el registro del pasivo

Secretaría general

x

11

Se ingresa al sistema

Contador

x

12

Se incluye firma electrónica del secretario general y de finanzas aprobando la transacción

Secretario general y secretario de finanzas

x

x

13

Se envía el comprobante de egreso a secretaría general para firmas de respaldo

Contador

x

x

14

Se registran las firmas de respaldo

x

x

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

Secretario general y supervisor del sindicato

Secretario general y de finanzas, contador y supervisor del sindicato REVISADO

x

x

x

x

APROBADO

34 Escuela de formación y capacitación de Elaborado M.B conductores del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT 2/2 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO DE COMPRAS DE REPUESTOS/MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ACTUAL N°

Procedimiento o proceso

Responsable

Activid ad

Doc.

15

Se archiva en contabilidad

Auxiliar/contad or

x

x

16

Se revisan los comprobantes por la comisión de fiscalización

Comisión de fiscalización

x

x

17

Fin

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO

Gráfico

APROBADO

4.3. Identificar mediante la aplicación de herramientas las causas que generan procesos ineficientes.

Con la aplicación del cuestionario, entrevistas, la observación directa de las actividades de la escuela de conducción y la revisión del reglamento de escuelas se pudo determinar los puntos críticos los cuales se detallan a continuación: a) Compras de repuestos y mantenimiento vehicular. - Se lo ha realizado de manera empírica por años sin haber buscado formalizar el proceso lo cual posibilita la realización de pagos excesivos o innecesarios por la falta de un responsable que certifique la existencia del daño, así como también otras alternativas que puedan ser más beneficiosas o menos costosas para la institución, aun manteniendo la política de dar preferencia a proveedores que sean socios. b) Procesos administrativos y financieros. - Son realizados al igual que las compras de forma empírica y se basan en la experiencia de cada empleado para el correcto desempeño de su cargo, por lo que no cuentan con un manual de políticas y

35 procedimientos en donde se definan los pasos a seguir y los responsables de cada actividad, lo cual puede provocar ineficiencia en las operaciones y fallas en el control del efectivo que maneja la escuela. c) Segregación de funciones y responsabilidades. - Los empleados no tienen definidas sus responsabilidades y solo se basan en el reglamento de escuelas donde se encuentran las funciones de cada cargo, pero existen funciones que son realizadas y que no están documentadas. d) Registro de pagos de los estudiantes mediante depósitos y transferencias. Los comprobantes de estas transacciones son enviados por medios extraoficiales al número personal de la tesorera, al no existir un medio formal para la entrega de estos comprobantes esta información puede perderse sin contar con su debido respaldo y debido a la extensión de este proceso se producen retrasos en el registro de los pagos y poco control en los ingresos por depósitos y transferencias. e) Cobranzas. - La escuela de conducción, tiene una elevada cartera vencida al no haber alguien responsable de realizar esta labor por lo que, no se recupera la cartera de forma efectiva, lo cual afecta a la liquidez de la institución.

4.4. Elaborar el manual de control interno acorde a las necesidades de la empresa.

Para el desarrollo del manual se tomó en cuenta los procesos ineficientes detectados con anterioridad y se efectuó lo siguiente. Primero, se realizó un direccionamiento estratégico en donde se propuso misión, visión, valores, objetivo general, objetivos específicos y un organigrama para la escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas. Segundo, se establecieron las funciones de cada empleado que forma parte de las áreas administrativa y financiera de la institución en base a lo establecido en el reglamento de escuelas de capacitación para conductores profesionales Resolución No. 010-DIR-2015-ANT y en los procedimientos realizados que no se encuentran establecidos en el reglamento.

36 Tercero, se elaboraron perfiles para cada cargo en donde se establecen las responsabilidades, los supervisores, el área a la que pertenecen, los cargos que supervisa, su propósito, los requerimientos de formación y experiencia, las destrezas específicas requeridas y las competencias esenciales.

Cuarto, se realizó un manual de políticas y procedimientos en donde se recogió los principales procesos que realiza la entidad, tales como la recaudación por los cursos ofertados en la escuela, la matriculación de estudiantes, el cierre de caja, la reposición de caja chica, la recuperación de cartera vencida y las compras de repuestos/mantenimiento de vehículos. Aquí se establecieron el objetivo, el alcance, los responsables, los documentos y las políticas de cada proceso y se plasmaron en flujogramas donde se detallan las actividades a realizar en cada uno de ellos.

4.5. Establecer indicadores que faciliten la evaluación del impacto del manual de control interno.

Se dejarán formulados indicadores para los diferentes objetivos propuestos en el direccionamiento estratégico, los mismos que serán aplicados por la escuela de conducción con la información que disponga actualmente para lo cual deberá poner los resultados en la columna “actual” y al cabo de seis meses después de implementar el manual de control interno deberá nuevamente aplicar los indicadores y los resultados colocarlos en la columna “nuevo” para poder realizar una comparación y determinar si la aplicación del manual tuvo algún impacto en los procesos administrativos y financieros desarrollados en la entidad, así como también en los objetivos de la escuela.

Si la comparación entre los indicadores presentara resultados negativos para los intereses de la escuela, la administración deberá evaluar el proceso e identificar las causas que afectan al logro de los objetivos y tomar medidas preventivas o correctivas dependiendo del caso con el fin de mejorar el indicador

37 Tabla 7: Indicadores propuestos para medir el impacto del manual Principios éticos Estudiantes matriculados

Gestión de cartera

Calidad de los servicios

Capacitación

Procesos administrativosfinancieros

Funciones

Vehículos

Pénsum de estudio

Indicadores Actos antiéticos identificados/ Total de actos realizados N° de estudiantes matriculados/Cupo total de estudiantes N° de horas trabajadas/N° de estudiantes matriculados Cartera cobrada en el mes/total cartera Monto total de cartera vencida/monto total de cartera*100 Cuentas por cobrar*365/ventas anuales a crédito N° de llamadas o mensajes efectuados/N° de estudiantes que se acercaron a cancelar N° de los proyectos de mejora realizados/N° de proyectos de mejora previstos Servicios mejorados/total de servicios ofertados N° de empleados capacitados/Total de empleados de la escuela Cursos de capacitación dictados/cursos de capacitación planificados Procedimientos aplicados/ Procedimientos propuestos Procedimientos actualizados/Total de procedimientos N° de horas trabajadas/N° de actividades realizadas N° de horas trabajadas/Recaudaciones efectuadas Políticas aplicadas/Políticas establecidas Total de políticas/Total de procedimientos Funciones asignadas/Funciones definidas Funciones definidas/Procesos programados Compras de repuestos o mantenimiento realizadas/Compras de repuestos o mantenimiento presupuestados Monto de compras de repuestos o mantenimiento vehicular/Presupuesto de compras de repuestos o mantenimiento vehicular Vehículos sometidos a mantenimiento/Total de vehículos Actualizaciones efectuadas/Actualizaciones propuestas

Actual

Nuevo

Comp.

Acción

Nota. Fuente: Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio (2da Ed.). México D.F.: Pearson Educación.

38

5. DISCUSIÓN Conforme a lo establecido en el objetivo general, la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, necesita implementar un manual de control interno en donde se recojan las funciones, políticas y procedimientos que desarrolle la entidad, tal como lo indica Rodríguez (2012) Para el desarrollo de dichos manuales se recurrió a las entrevistas, encuestas, observaciones directas de las actividades aplicadas a los miembros involucrados en el departamento administrativo y financiero en concordancia con lo indicado por Ugando, et al.

(2018) para conocer los procesos llevados a cabo, determinar las falencias en el control interno y proceder con la elaboración de los manuales que minimicen los riesgos.

Basados en el levantamiento de información, se determinó que la escuela tiene falencias en las compras de repuestos y mantenimiento vehicular, en los procesos administrativos y financieros, en la segregación de funciones y responsabilidades, en el registro de pagos a los estudiantes mediante depósitos o transferencias y en las cobranzas.

Para la elaboración del manual de control interno, primero se procedió a elaborar el manual de organización, también conocido como manual de funciones, que de acuerdo con Rodríguez (2012) permite la comunicación y la coordinación facilitando el cumplimiento de las funciones y la asignación adecuada de los recursos humanos para la consecución de objetivos propuestos por la entidad.

Por lo que para su realización se tomó en cuenta todo aquello que se relacione de forma directa para el correcto desempeño del cargo, tales como las responsabilidades, los supervisores directos, el personal que tiene bajo su mando, las funciones que debe cumplir en función a lo establecido en el reglamento de escuelas y en las actividades desarrolladas, así como los requerimientos de formación y experiencia, entre otros que permitan asignar adecuadamente los recursos humanos y conseguir los objetivos propuestos por la entidad.

39 El manual de políticas se lo realizó en concordancia con las necesidades reales de la empresa, las políticas fueron establecidas en función de los principales procesos desarrollados en la escuela de conducción, las cuales están orientadas al control y reglamentación de las actividades que se deben desempeñar en los procesos de la escuela, siguiendo lo indicado por Rodríguez (2012) y por Aguirre (2017) quien además indica que su aplicación solo puede ser garantizada si se mide mediante estándares de cumplimiento de forma que sean respetados y garanticen el funcionamiento del manual.

Esto permitirá a la escuela fundamentar los procedimientos bajo un marco jurídico como es el reglamento de escuelas, contribuyendo a la uniformidad y estandarización del trabajo, ayudando al desarrollo de las actividades de forma eficiente, la formalización de la información, la delimitación de funciones y responsabilidades del personal, establecer controles, reducir confusiones, duplicidad de funciones y facilitar la toma de decisiones tal como lo indica (Vivanco, 2017) De acuerdo con lo establecido por Cajiao, et. al. (2016) los indicadores de gestión permiten la apreciación cuantitativa y cualitativa del alcance de una meta organizacional, por lo cual, se plantearon indicadores para los diferentes objetivos propuestos en el direccionamiento estratégico recogido en el manual, mismos que le permitirán a la escuela conocer el impacto generado con la implementación del manual en cuanto a la eficiencia, eficacia y economía.

El control interno al ser considerado como una herramienta de gestión contribuye a la consecución de los objetivos propuestos por la entidad como el promover la eficacia, eficiencia, economía y transparencia en las operaciones y al ser aplicado por los miembros de esta le permite combatir los riesgos, detectar problemas y corregirlos. Pero para poder llegar a esto, se requiere de una adecuada gestión que comprenda los elementos relacionados con los procesos, recursos, satisfacción al cliente y el control en las operaciones. (Vega y Marrero, 2021)

40

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Con la finalidad de comprender los procesos administrativos y financieros que se desarrollan en la escuela de conducción, se utilizaron técnicas como la indagación y la observación directa de los principales procesos llevados a cabo, las cuales permitieron comprender los procesos desarrollados en la escuela que son la recaudación, los cierres de caja, la compra de repuestos o mantenimiento de vehículos, la recuperación de cartera, la reposición de caja chica y la matriculación de estudiantes.

Para la determinación de los procesos ineficientes, se aplicó herramientas tales como el cuestionario para los empleados, entrevista al director general administrativo y al contador, así como la observación directa de los procedimientos llevados a cabo y la revisión del reglamento de escuelas, lo cual arrojó como resultado que los procesos previamente indagados, son realizados de forma empírica y por ende existe poco control.

Para el desarrollo del manual, se partió con la propuesta de un direccionamiento estratégico, ya que la escuela actualmente no cuenta con uno, en donde se propone una visión, misión, valores, objetivos estratégicos y de un organigrama que determine los niveles de autoridad y de reporte.

Se tomó en consideración las políticas en base a aquellos procesos que no estuvieran regulados y que mostraron deficiencias en el control, por tal motivo, se establecieron directrices que los miembros que conforman el área administrativa y financiera de la escuela deben aplicar y las responsabilidades de cada empleado que interviene en los distintos procesos estipulados en el manual, los documentos que intervienen en cada proceso, el objetivo, el alcance, así como los respectivos flujogramas para una mayor comprensión por parte de los involucrados.

También se elaboró un manual de funciones en donde se estipulan los perfiles de cada empleado que conforma el área administrativa y financiera de la institución, y sus respectivas funciones que guardan relación con el reglamento de escuelas y se incluyen

41 otras que, a pesar de no constar en el mencionado reglamento, son ejecutadas por el personal.

Se plantearon indicadores que le permitirán a la escuela conocer el impacto de la aplicación del manual propuesto y en base a los resultados de estos establecer medidas preventivas y/o correctivas, o fortalecer los controles.

Basados en las conclusiones previamente establecidas, se procede a presentar las siguientes recomendaciones: Se recomienda a la administración implementar el manual de control interno propuesto en todas sus fases y difundirlo tanto a los empleados de la Escuela de Conducción del SCPSDT, como al nuevo personal que ingrese a la institución para capacitarlos en sus actividades, indicarles sus funciones, responsabilidades, políticas que deberán cumplir para el desarrollo de sus actividades y la estructura organizacional.

Actualizar constantemente los manuales conforme a los nuevos procesos que se desarrollen, los puestos de trabajo que se aumenten, las nuevas funciones requeridas para cada cargo, etc.

Aplicar de forma periódica los indicadores para conocer si el manual de control interno ha tenido algún impacto dentro de la institución y si no es así actualizar los procesos, funciones, políticas para mejorarlos, de tal manera que cumpla con los objetivos establecidos por la dirección general administrativa.

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7. REFERENCIAS Aguirre, C. (2017). Análisis para la implementación de un manual de control interno para mejorar los niveles de eficiencia operativa de una empresa. RECIMUNDO: Revista Científica de la Investigación y el Conocimiento, 1(4), 254-265. doi:10.26820/recimundo/1.4.2017.254-265 Arens, A., Elder, R. & Beasley, M. (2007). Auditoría. Un enfoque integral (11va Ed.). México D.F.: Pearson.

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8. ANEXOS Anexo 1: Carta de intervención

46 Anexo 2: Encuesta aplicada al personal de la Escuela de Conducción del SCPSDT N°

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Preguntas

Respuestas

Frecuencia

Porcentaje (%)

¿Considera Ud. que en la Escuela de Conducción existe una adecuada asignación de funciones? ¿Conoce Ud. sus funciones a cabalidad? ¿Su trabajo es evaluado y revisado por sus superiores periódicamente? ¿Le envía a su superior reportes oportunos de las actividades realizadas, aun cuando no exista alguna novedad? ¿Considera Ud. que se maneja adecuadamente las adquisiciones de materiales e insumos de la Escuela de Conducción? ¿Reciben Uds. capacitaciones periódicamente?

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No

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¿Con qué frecuencia se efectúan arqueos de caja? ¿En la escuela de Conducción se protegen los activos y la información financiera del acceso o uso no autorizado? ¿Se han presentado problemas relacionado con la recaudación de fondos de la escuela de Conducción? ¿En caso de que su respuesta haya sido positiva, se han tomado medidas para minimizar el riesgo de que vuelva a ocurrir? ¿Las conciliaciones bancarias son realizadas y aprobadas mensualmente? ¿Los vehículos son revisados periódicamente para que estén en óptimas condiciones de funcionamiento y seguridad? ¿Considera Ud. que es necesario la implementación de un Manual de Control Interno, donde se especifiquen las políticas, procedimientos y funciones de la Escuela de Conducción?

Total encuestas 10

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47 Anexo 3: Entrevista dirigida al Director Administrativo de la Escuela de Conducción del SCPSDT N°

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Pregunta ¿La escuela de conducción tiene establecido políticas y procedimientos en la contratación de los empleados que determine sus perfiles, de acuerdo con sus funciones?

No, actualmente la escuela no cuenta con políticas y procedimientos para la contratación de los empleados ¿Se han establecido políticas de capacitación a los empleados de la Escuela de conducción?

Si, a los empleados de la escuela de conducción se los capacita permanentemente por medio de la corporación de escuelas ¿La escuela de conducción establece normas para que las remuneraciones de sus empleados y colaboradores sean concordantes con sus funciones y actividades?

Si ¿La escuela de conducción tiene establecido los requisitos que deben cumplir para la contratación de sus empleados y colaboradores, de acuerdo con sus funciones y actividades?

Para la contratación no se tienen establecidos requisitos, en el reglamento que nos establece la ley solamente se norman las actividades y funciones de cada uno de los miembros de la escuela. ¿Cuenta la escuela de conducción con reglamentos o estatutos que determine sus funciones y actividades?

No, en ese aspecto nos regimos al reglamento de las escuelas de capacitación para conductores profesionales donde se establecen los deberes y atribuciones de los miembros de la escuela, a nivel de sindicato si se cuenta con estatutos, pero estos no dicen nada referente a la escuela de conducción. ¿Cuenta la escuela de conducción con una planificación estratégica actualizada?

Si ¿Cuenta la escuela de conducción con un organigrama estructural?

Si, está establecido en el reglamento de escuelas ¿La escuela de conducción se sustenta en un documento legal para establecer y ejecutar los niveles de autoridad y responsabilidad?

Si, mediante resolución emitida por la Agencia Nacional de Tránsito ¿Se mantienen políticas que establezcan una adecuada comunicación entre la escuela de conducción y el departamento contable del Sindicato?

Si, las políticas que se aplican son el respeto, la honestidad y la transparencia ¿Cuenta la Escuela de Conducción con procedimientos de control que permitan proteger los activos y la información financiera?

De acuerdo al reglamento sí, pero nosotros como escuela no tenemos procedimientos de control ya que no contamos con un manual de control interno ¿La escuela de conducción cuenta con un documento formal que regule la recaudación, revisión y supervisión de los cobros?

La recaudación se encuentra regulada mediante un sistema contable, en el que hay varios parámetros de ingresos y egresos, y por otro lado, los documentos formales para la revisión y supervisión de los cobros son manejados por la tesorera ¿La escuela de conducción presenta con las respectivas firmas de responsabilidad los documentos utilizados en el proceso de recaudación?

Sí, tanto en el proceso de recaudación como en el proceso de matriculación, las firmas de responsabilidad son de la tesorera y del director administrativo ¿La escuela de conducción cuenta con un documento formal que disponga la ejecución, periodicidad y presentación de los arqueos de caja de efectivo?

Si La escuela de conducción cuenta con un documento formal que disponga el proceso en caso de existir sobrantes y/o faltantes de efectivo y su respectivo registro en caso de ocurrir?

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No ¿La escuela de conducción cuenta con documento formal que disponga los procedimientos de compras autorizados?

No tenemos un documento como tal, ya que nos manejamos en base a los requerimientos ¿La escuela de conducción establece mediante manual el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos?

En ese sentido el sindicato no maneja un manual sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, por lo que ha habido errores, el control se lo hace de forma empírica. ¿La escuela de conducción cuenta con documento formal que dispongan los procedimientos sobre la asignación del chofer, el uso y custodio de los vehículos?

No, en eso hay fallas puesto que solo se ha dicho de manera verbal que los instructores se hagan responsables de los vehículos, mas no hay un documento formal que los respalde ¿La escuela de conducción cuenta con documento que disponga procedimientos sobre la evaluación y competencia de los Instructores y docentes?

Sí, el reglamento de escuela ¿La escuela de conducción cuenta con documentos en donde se disponga la revisión de las facturas, previo a su correspondiente pago?

Si, ya que en el reglamento se dispone de eso ¿Considera Ud. la necesidad de la implementación de un manual de control interno administrativo y financiero en la escuela de conducción?

Si, de inmediato ya que se necesita que la escuela tenga un adecuado control, puesto que han habido desfases en lo económico, y descuidos al momento de dar mantenimiento a los vehículos y al edificio, también ha habido una inadecuada segregación de funciones puesto que no se cuenta con un manual de funciones en donde se delimiten y establezcan las responsabilidades de los miembros de la escuela, además tampoco existe un adecuado control en lo referente a los recursos humanos puesto que no se cuenta con un departamento que se encargue de efectuar esa gestión, ya que en la institución no hay control interno, ni tampoco un manual de control interno como tal.

Nota: Fuente: Director administrativo de la escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT

49 Anexo 4: Entrevista dirigida al Contador de la Escuela de Conducción del SCPSDT N° 1

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Pregunta ¿Existen políticas y procedimientos contables para la contratación, formación y remuneración de los empleados?

No existen políticas y procedimientos contables en este aspecto, lo que se ha hecho es en base a la experiencia, ya que la escuela no tiene normativas contables en este aspecto ¿Considera Ud. que en la Escuela de Conducción hay una adecuada asignación de funciones?

No, considero que en la escuela existe una inadecuada segregación de funciones, puesto que hay muchas funciones incompatibles las cuales se deben mejorar, ya que esto consistiría en un riesgo de control interno ¿Las funciones que desempeñan los trabajadores de la Escuela se encuentran registradas en un documento físico (reglamentos, estatutos) o digital?

No existe un manual de funciones en donde se determine las funciones de cada empleado, en lo que se basan es en el reglamento de escuelas donde se recogen los deberes y atribuciones de los empleados ¿Cuenta la escuela de Conducción con una planificación estratégica actualizada que se desarrolle bajo presupuestos?

No se planifica de forma estratégica en base a un presupuesto, puesto que no existe un presupuesto como tal ya que el área contable no lo desarrolla, si se plantea alguna estrategia esta se la hace en base a la cantidad de estudiantes que se espera abarcar ¿Cuenta la Escuela con un organigrama estructural que sea conocido por todos los empleados y funcionarios?

No se cuenta con un organigrama, pero si está establecido en el reglamento quienes forman parte del personal administrativo y en un orden jerarquizado. ¿Son fácilmente identificables los niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la Escuela de Conducción?

Si, los miembros de la escuela conocen el nivel jerárquico pero no existe un documento donde este establecido el organigrama como tal ¿Existe una adecuada comunicación entre la escuela de conducción y el departamento de contabilidad?

Si han existido inconvenientes en cuanto a la comunicación de algunos procesos, pero estos se han detectado a tiempo y se han corregido, pero estos problemas surgen a raíz de que la escuela de conducción es aparte del departamento contable y están en diferentes edificios, por lo que la comunicación se vuelve un poco complicada. ¿Cuenta la Escuela de Conducción con procedimientos de control que permitan proteger los activos y la información financiera?

Si existe un respaldo para la información financiera y los activos, ya que se cuenta a nivel de sindicato con un departamento de informática que se encarga de monitorear el sistema contable y las redes del sindicato y se encargan de su protección. ¿Se efectúa el registro de transacciones por matrículas, mensualidades y depósitos, diariamente?

Si, esto se realiza diariamente y de esta acción se encarga la tesorera quien se encarga de realizar los depósitos de lo recaudado diariamente y de cruzar la información ¿Se efectúan arqueos de caja de forma periódica y sorpresivamente?

No, esto no se hace solo se confía en el cierre de caja que realizan las recaudadoras que le entregan con la papeleta de depósito a la tesorera ¿Se han presentado problemas contables relacionados con la recaudación de fondos de la escuela de Conducción?

No, solamente han existido inconvenientes en el sistema, en lo referente a la recaudación no tengo conocimiento ya que cuando me entregan el informe siempre les ha cuadrado la caja. ¿Los procedimientos de compras están normalizados y autorizados por un comité o autoridad competente?

Los procedimientos de compras no están normalizados, pero si son autorizados, ya que todas las facturas son aprobadas y autorizadas por el director administrativo y un comité, para que luego el departamento contable se encargue de efectuar el pago. ¿Existe un control contable de los activos de la Escuela de conducción?

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No existe un adecuado control de activos fijos, puesto que no se hace constatación física, tampoco hay codificación ni se les da de baja. ¿Los costos de mantenimiento y depreciación de los activos de la escuela se justifican documentadamente al departamento contable?

Si, los mantenimientos y depreciaciones de los activos se encuentran documentados, las compras y los mantenimientos son respaldados con su respectiva factura, no existe en el área contable un pago que se haga sin factura y en el caso de que no exista debe haber un documento habilitante como un memorándum por parte del director administrativo en donde se responsabilice. En el caso de las depreciaciones estas están respaldadas con los respectivos asientos contables ¿Se revisan si los arreglos y facturas de trabajos están autorizados?

Si, ya que si no están las facturas por adquisiciones, arreglos o mantenimientos autorizados por el director administrativo, no se realiza el pago ¿Se considera la depreciación de los vehículos?

Si se considera, esta se la hace de forma anual y se encuentra registrada en los balances. ¿Considera Ud. que es importante la implementación de un manual de control interno administrativo y financiero en la escuela de Conducción?

Si es muy importante contar con un manual de control interno administrativo financiero, ya que ayudaría a que los procesos se formalicen y que exista un mayor control.

Nota. Fuente: Contador del Sindicato de Choferes Profesionales de SDT

51 Anexo 5: Operacionalización de las variables independiente y dependiente Variable

Dimensión Operacional Métodos para evaluar el sistema de control interno

Indicador Nivel de confianza Nivel de riesgo Muestra

Desarrollo del indicador Total de respuestas favorables/ Total de preguntas formuladas Calificación de componente/ Ponderación total Nivel de riesgo/Grado de error aceptado

Ambiente interno Variable independiente: Manual de control interno Gestión de riesgos E.R.M.

Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo Eficacia

Eficiencia

Economía Variable dependiente: Gestión administrativa financiera

Indicadores de gestión

Organización

Dirección

Políticas

Procedimientos

Objetivos alcanzados/ Objetivos propuestos N° de personas capacitadas/ Total de empleados N° de horas trabajadas/ N° de clientes atendidos Costo mantenimiento preventivo de vehículos/ Costo presupuestado Costo de los servicios/ Servicios brindados Formatos de control utilizados/ Formatos de control requeridos Canales de comunicación utilizados/Canales de comunicación establecidos Recursos tecnológicos utilizados/ Recursos disponibles Decisiones programadas/ Total de decisiones Políticas aplicadas/ Políticas propuestas Procedimientos aplicados/ Procedimientos propuestos Procedimientos autorizados/ Procedimientos propuestos

Nota: Fuente: Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del cambio (2da Ed.). México D.F.: Pearson Educación

52

Anexo 7: Matriz de riesgo Riesgo

Descripción

Causa

Efecto

Controles Existentes

Manejo de compras realizado de forma empírica

Los procesos de compras no están debidamente regulados y se los realizan en base a los requerimientos, no existe un control en las compras y no hay un responsable en este ámbito Los empleados de esta área no tienen definidos los pasos a seguir en los diferentes procesos que se desarrollan, lo cual puede ocasionar ineficiencia.

-Se ha manejado por años procedimientos empíricos para la realización de las compras sin haber visto la necesidad de formalizar un proceso.

- Elevado riesgo en el proceso de compras.

- Posibles compras innecesarias al no existir un responsable de hacer un seguimiento del proceso.

Mínimo Falta de seguimiento y comprobación de la necesidad.

- Procesos ineficientes en la organización.

- No se pueden identificar a los responsables de cada una de las actividades.

- Pérdida de tiempo -Ineficiencia en las operaciones

Mínimo Sin normativa a seguir.

Procedimientos administrativos definidos empíricamente

Procedimientos financieros definidos empíricamente

Los empleados de esta área no tienen definidos los pasos a seguir en los diferentes procesos que se desarrollan, lo cual puede ocasionar ineficiencia

-No se ha definido por escrito las políticas y procedimientos a seguir en los procesos que se desarrollan en la escuela ya que se basan en procedimientos empíricos desarrollados con la experiencia.

-No se ha definido por escrito las políticas y procedimientos a seguir en los procesos que se desarrollan en la escuela ya que se basan en procedimientos empíricos desarrollados con la experiencia.

-Fallas en el control del efectivo

Nivel de Riesgo

Probabili dad Impacto

Responsables

Director Administrativo Alto

Alto Asesor técnico en seguridad vial Tesorero

Alto

Alto

Director administrativo Evaluador psicosensométr ico

Los controles en este ámbito los realiza el contador y la tesorera pero son en base a su experiencia

Alto

Alto

Director Pedagógico.

Tesorero Contador

53 Inadecuada segregación de funciones y responsabilidad es

Inadecuado registro de pagos de los estudiantes a través de depósitos y transferencias

Inadecuado manejo de cobranzas

Los empleados no tienen definidos sus responsabilidades dentro de la escuela, solo se basan en el reglamento de ECCP donde se encuentran las funciones, pero existen funciones que se realizan y no están en el reglamento.

Los estudiantes realizan depósitos o transferencias a las cuentas de la institución y reportan los comprobantes por medios extraoficiales como WhatsApp al número personal de la tesorera.

La escuela tiene cartera vencida alta, producto de la inexistencia de alguien que se haga responsable de esta labor, que actualmente recae en la tesorera, las recaudadoras, la secretaria e incluso de la evaluadora del psicosensométrico

-El personal solamente se basa en lo que está establecido en el reglamento de escuelas, más no tienen un documento formal en donde se establezcan las responsabilidades de cada empleado y sus perfiles.

- Dificultad para establecer responsabilidades en caso de fallos.

- Duplicidad de funciones -Sobrecarga de funciones e inconformidad

Mínimo Monitoreo de actividades

-No se ha establecido formalmente un medio para el envío de comprobantes de depósito o transacción.

-El manejo de información de la escuela en un número particular puede perderse sin contar con respaldo No se ha asignado un responsable que se encargue de brindar soporte a esta área.

- Atraso en el registro de los pagos.

- Poco control en los ingresos por depósitos y transferencias.

- Confusión al momento de registrar y confirmar los pagos.

Mínimo Sin supervisión, los controles se basan en la experiencia de la tesorera

Alto

- No se recupera cartera de forma efectiva.

Mínimo Sin supervisión

Alto

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

Alto

Alto

Director Administrativo Director pedagógico Tesorera

Alto

Contador Tesorero Director administrativo

Alto

Director administrativo

-Incremento de cartera vencida de la institución -Afectación en la liquidez

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

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Anexo 8: Direccionamiento estratégico propuesto Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Fecha Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:

M.B Nov. 2021

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Misión propuesta: Formar, capacitar y perfeccionar conductores profesionales, con valores éticos y cívicos, conocimientos teóricos y prácticos en áreas específicas de la profesión; así como, en asuntos sociales, legales y culturales, que brinden a la comunidad un servicio de excelencia en la transportación terrestre, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la población y la seguridad vial en el país.

Visión propuesta: Ser una institución en el mediano plazo reconocida por su alta calidad técnica, con indicadores de excelencia académica en la formación de conductores profesionales; líder en la aplicación de nuevas prácticas, acordes con las más avanzadas innovaciones tecnológicas, que aporte al desarrollo de la provincia y el país, y al bienestar de la sociedad.

Valores propuestos:  Respeto: entre los docentes, instructores y alumnos.  Innovación: para adaptarse a las necesidades que surjan en el entorno y en la búsqueda constante de la mejora académica.  Eficiencia: realizando las actividades de la forma más óptima, rápida y correcta.  Responsabilidad social: la correcta realización de nuestro trabajo, cumpliendo con el compromiso hacia nuestros clientes, respetando la legislación vigente y formando profesionales capaces de fomentar al desarrollo del país.

Objetivo General propuesto: Entregar a la sociedad de Santo Domingo de los Tsáchilas, profesionales en el volante, con una alta capacitación, valores, y calidad humana.

Objetivos específicos propuestos:  Incrementar el número de estudiantes matriculados en la Escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.  Mejorar la situación financiera de la institución.  Disminuir la cartera morosa.  Mejorar la calidad de los servicios otorgados para obtener una mejor imagen institucional.  Capacitar continuamente a los colaboradores de la institución para brindar un mejor servicio.  Mejorar los procesos administrativos-financieros actuales.  Segregar adecuadamente las funciones de cada miembro que conforma la escuela.  Dar mantenimiento preventivo a los vehículos de la escuela de conducción, en el momento oportuno y al menor costo posible.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

55 Escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo

Elaborado

M.B

Domingo de los Tsáchilas

2/2

Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Fecha Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:

Nov. 2021

Organigrama propuesto:

Comité ejecutivo del Sindicato de Choferes profesionales de SDT Director/a general administrativo

Secretario/a

Director/a pedagógico

Docentes

Asesor/a técnico en seguridad vial

Contador/a

Inspector/a

Auxiliar contable

Instructores de conducción

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

Evaluador/a psicosensométri co

Tesorero/a

Recaudador/a

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

56 Anexo 9: Manual de control interno (hoja guía de figuras para flujogramas)

Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Fecha Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador MANUAL DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO: GRÁFICOS A EMPLEAR PARA LOS FLUJOGRAMAS

M.B 1/1 Nov. 2021

Este símbolo se utilizará para indicar el inicio o fin del proceso.

El rectángulo se lo utilizará para simbolizar una actividad llevada a cabo en el proceso.

Este símbolo identificará el uso de un documento en el proceso

El rombo se lo utilizará como el punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión.

Las flechas señalarán la dirección y el orden de los pasos del proceso.

Se utilizará para el archivo de documentos

El círculo se lo utilizará como conector entre una parte del diagrama y otra parte lejana del mismo.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

57 Anexo 10: Manual de políticas y proceso de compras Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas 1/3 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO PROPUESTO DE COMPRAS DE REPUESTOS/MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS 1. Objetivo: Optimizar el proceso de compras de repuestos/mantenimiento de vehículos de la escuela para que esta tenga un mejor control.

2. Alcance: El presente procedimiento pretende asegurar que se realice de forma adecuada las compras de repuestos/mantenimiento de vehículos, siendo aplicable al personal administrativo de la escuela y al personal responsable del desembolso del efectivo.

3. Responsabilidades:  Director/a General Administrativo: Aprobar el presente procedimiento, revisar y autorizar las órdenes de compras concernientes a repuestos/mantenimiento de vehículos de la escuela, verificar conjuntamente con el tesorero/a la disponibilidad presupuestaria, autorizar pagos de compras cuando estas no estén dentro del presupuesto pero que sean justificadas, seleccionar la mejor proforma, firmar comprobante de egreso y controlar que los procesos sean llevados a cabo.  Asesor/a técnico en seguridad vial: Recibir órdenes de compra numerados por parte de los instructores de conducción por los vehículos que tienen bajo su cargo, verificar y justificar la necesidad de la compra, trasladar órdenes de compra a dirección administrativa, solicitar proformas y recibir la factura de compras.  Inspector/a: Constatar la compra de repuesto/mantenimiento, comparar factura con requerimiento, dar el visto bueno y sellar factura.  Tesorero/a: Verificar conjuntamente con el director/a general administrativo la disponibilidad presupuestaria, firmar comprobante de egreso y efectuar la transferencia para el pago de la factura.  Secretario/a: Enviar factura sellada y aprobada para registro de pasivo  Auxiliar contable: Efectuar retención, registrar en el sistema la factura de compra de repuestos/mantenimiento y archivar documentación.

4. Documentos del proceso: Orden de compra numerada, factura, proforma, presupuesto, firma electrónica, comprobante de egreso.

5. Políticas del proceso:  El instructor responsable del vehículo que necesita del repuesto/mantenimiento deberá informar el requerimiento a su inmediato superior que es el Asesor/a Técnico en Seguridad Vial mediante orden de compra numerado.  El Asesor/a Técnico en Seguridad Vial deberá verificar y justificar la necesidad de la compra del repuesto/mantenimiento.  Toda compra o contratación de servicio debe ser aprobado por el Director/a General administrativo con su firma y sello del despacho, previa verificación de disponibilidad presupuestaria conjuntamente con tesorería.  En caso de no contar con disponibilidad presupuestaria, el Director/a General administrativo autorizará el pago correspondiente siempre y cuando se justifique el gasto.  Los proveedores de preferencia serán socios del Sindicato de Choferes con los cuales se firmará convenios temporales.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

58 Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas 2/3 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Telf. 2761945 - 2761946 Fecha 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO PROPUESTO DE COMPRAS DE REPUESTOS/MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO N° Procedimiento o proceso Responsable Actividad Doc. Gráfico 1

Inicio

2

Se establece la necesidad de repuestos o servicio de mantenimiento de vehículo

Instructor/a

x

3

Se presenta orden de compra de repuestos/mantenimiento

Instructor/a

x

4

Se verifica y justifica la necesidad de la compra.

Asesor/a técnico en seguridad vial

x

5

Se traslada la orden de compra a dirección administrativa.

Asesor/a técnico en seguridad vial

x

x

6

Se verifica la disponibilidad presupuestaria.

Director/a general/ Tesorero/a

x

x

7

Se aprueba la compra del repuesto/servicio

Director general administrativo

x

x

8

Se firma y sella la orden de compra

Director general administrativo

x

x

9

Se solicita proformas de los almacenes o talleres previamente seleccionados.

Asesor/a técnico en seguridad vial

x

x

10

Se selecciona al proveedor con la mejor proforma

Director general administrativo

x

11

Se compra el repuesto/servicio a crédito

Instructor/a

x

12

Se recibe factura por el repuesto o servicio adquirido

Asesor/a técnico en seguridad vial

x

x

13

Se constata que se haya efectuado la compra del repuesto/servicio

Inspector

x

x

14

Se compara la factura con la orden de compra.

Inspector

x

x

15

Se da el visto bueno y se sella la factura

Inspector

x

x

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

x

APROBADO

59

Escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador

Elaborado

M.B

Fecha

Oct. 2021

3/3

PROCESO PROPUESTO DE COMPRAS DE REPUESTOS/MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO N° Procedimiento o Responsable Actividad Doc. Gráfico proceso

16

Se envía a contabilidad la factura sellada para el registro del pasivo

Secretaria/o

x

x

17

Se efectúa la retención

Auxiliar contable

x

x

18

Se ingresa al sistema contable la factura

Auxiliar contable

x

x

19

Se incluye firma electrónica del secretario general y secretario de finanzas aprobando la transacción.

Secretario/a general y de finanzas

x

x

20

Se envía el comprobante de egreso a secretaría general para las firmas de respaldo

Auxiliar contable

x

x

21

Se registran las firmas de respaldo

x

x

22

Se realiza el pago mediante transferencia

Tesorera

x

x

23

Se archiva en contabilidad

Auxiliar contable.

x

x

24

Fin

Director/a general administrativo/ Tesorero/a

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

60 Anexo 11: Manual de políticas y procedimientos recaudación con depósito/ transferencia Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas 1/2 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO PROPUESTO DE RECAUDACIÓN CON DEPÓSITO / TRANSFERENCIA DE LAS CUOTAS DE LOS CURSOS OFERTADOS POR LA ESCUELA 1.

Objetivo: Recaudar de forma correcta el monto adeudado por los estudiantes de la escuela.

2.

Alcance: El presente procedimiento pretende asegurar que se realice de forma adecuada la recaudación con depósitos y transferencias de los montos adeudados por los estudiantes abarcando el área administrativa-financiera de la escuela.

3.

Responsabilidades:  Director/a General Administrativo: Aprobar el presente procedimiento, designar a las personas encargadas de la revisión de la cuenta bancaria de la escuela en ausencia del titular, autorizar los medios oficiales para receptar documentos.  Tesorero/a: Revisar saldos pendientes del estudiante, receptar el comprobante de depósito/transferencia, verificar que el número de depósito/transferencia, el valor y la fecha estén en la cuenta bancaria, elaborar comprobantes de ingreso, ingresar al sistema contable el depósito, enviar factura, así como velar por el cumplimiento y actualización de este procedimiento.

4.

Documentos del proceso: Original y copia del depósito, comprobante de ingreso, cuenta bancaria 5.

Políticas del proceso:  Solo se aceptarán depósitos o transferencias a las cuentas de banco que la escuela tenga determinadas para tal fin.  El tesorero/a tendrá acceso a la cuenta bancaria de la escuela y será responsable de revisarla diariamente, salvo que el Director/a Administrativo autorice a otra persona.  En caso de ausencia del tesorero/a el Director/a Administrativo designará a la persona encargada de realizar estas actividades  Revisión diaria de las cuentas bancarias y correo electrónico de tesorería de la escuela para verificar si han existido depósitos o transferencias.  El comprobante que acredite el depósito o transferencia original deberá contar con los datos del estudiante como son nombres, apellidos, cédula, curso y categoría  El comprobante de depósito o transferencia deberá entregarse personalmente o por los canales oficiales a Tesorería para su regularización.  La copia del depósito o transferencia se guardará junto con su respectivo comprobante de ingreso como respaldo en su respectivo anexo en el reporte de caja.  Ningún comprobante de depósito o transferencia, salvo previa autorización por parte del Director/a General Administrativo, será recibido por medios no oficiales como WhatsApp, Messenger, Instagram, etc.  El tesorero/a podrá registrar en el sistema contable solamente los pagos realizados mediante depósito/transferencia que efectúen los estudiantes.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

61

Escuela de conducción del Sindicato de Elaborado M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas 2/2 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Oct. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador PROCESO PROPUESTO DE RECAUDACIÓN CON DEPÓSITO / TRANSFERENCIA DE LOS CURSOS OFERTADOS POR LA ESCUELA N° 1

Procedimiento o proceso Inicio

Responsable

Actividad

Doc.

2

Entrega comprobante de depósito original y copia a tesorera

Estudiante

x

x

Estudiante

x

Tesorero/a

x

Tesorero/a

x

Tesorero/a

x

Tesorero/a

x

3

Gráfico

Dicta sus nombres y apellidos para el pago de obligaciones.

4 5

Se busca al estudiante en el sistema.

6

Se revisa el saldo pendiente del estudiante

7

Se ingresa a la cuenta bancaria de la escuela.

8

9

10

11

12

x

Se verifica que el número de depósito/transferencia, el valor y la fecha estén en la cuenta bancaria.

Tesorero/a

x

x

Se firma y sella el comprobante de depósito/transferencia

Tesorero/a

x

x

Se registra el depósito/transferencia en el sistema contable.

Tesorero/a

x

x

Se imprime comprobante de ingreso y se adjunta copia del comprobante de depósito/transferencia

Tesorero/a

x

x

S i

Se envía la factura electrónica al correo del estudiante.

Fin

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

62 Anexo 12: Manual de funciones para director general administrativo Escuela de conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Telf. 2761945 - 2761946 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador

Elaborado

M.B

Fecha

Dic. 2021

1/3

CARGO: DIRECTOR/A GENERAL ADMINISTRATIVO

1. Identificación del cargo: Denominación del cargo: Director/a General Administrativo Departamento: Administrativo Número de cargos: 1 Cargo del Supervisor directo: Comité ejecutivo del Sindicato de Choferes profesionales de SDT. Unidades con las que se relaciona: Todas las áreas Reportes directos: Comité ejecutivo del Sindicato de Choferes profesionales de SDT. Área: Administrativa Cargos que supervisa: Contador/a, Tesorero/a, Secretario/a, Director/a pedagógico, Evaluador/a psicosensométrico.

2. Propósito principal del cargo: Responder de forma civil y penal del funcionamiento de la Escuela de Capacitación para Conductores Profesionales (ECCP) del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, así como también de los recursos económicos que la actividad de la institución genere.

3. Funciones del cargo:  Responder civil y penalmente por el funcionamiento de la Escuela de Capacitación para Conductores Profesionales (ECCP) del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, así como también de los recursos económicos que la actividad de la institución genere, por consiguiente, el cargo será caucionado, en la forma y monto que determine el consejo académico.  Representar a la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas y dirigirlo en función a la normativa legal, las disposiciones del reglamento de ECCP y las que para el efecto dictare la Agencia Nacional de Tránsito.  Seleccionar y proponer al consejo académico la nómina de docentes e instructores de conducción  Responder por la buena marcha de las actividades administrativas, económicas, educativas, técnicas y el mantenimiento de la disciplina de los estudiantes.  Velar por el cumplimiento estricto de los planes y programas de estudio aprobados por la ANT  Suscribir los títulos de conductor profesional en conjunto con el secretario de la ECCP.  Controlar de forma permanente las actividades académicas y administrativas  Velar por el prestigio de la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas  Elaborar anualmente el presupuesto para el funcionamiento de la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas y enviarlo a la ANT y proponer el costo de los cursos para someterlo a la aprobación del directorio de la ANT  Supervisar las actividades académicas y administrativas; alumnos matriculados, resultados de las pruebas, asistencia, calificaciones o reprobaciones, y más novedades que se suscitaren con los alumnos y profesores, en una evaluación permanente para mantener la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje.  Supervisar que los archivos de la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, se lleven conforme a las técnicas modernas, sean debidamente custodiados y guarden la documentación de respaldo necesaria.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

63 Escuela de conducción del Sindicato de M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo de Elaborado los Tsáchilas 2/3 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Dic. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador CARGO: DIRECTOR/A GENERAL ADMINISTRATIVO Funciones del cargo:  Elaborar informes de actividades y planes anuales de trabajo  Velar por el cabal cumplimiento de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, el Reglamento de Aplicación y la normativa relativa a las ECCP  Prestar las facilidades para las inspecciones in situ que efectúe la ANT  Presentar la documentación que solicitare la ANT a la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas en los términos establecidos  Resolver consultas, reclamos y dar el trámite pertinente de acuerdo con la ley y los reglamentos correspondientes.  Imponer al personal docente y administrativo bajo su dirección las sanciones determinadas por el reglamento interno  Controlar el uso de forma adecuada y el mantenimiento de los activos de la escuela  Asignar funciones  Proponer objetivos a corto, mediano y largo plazo, así como estatutos, políticas y normativas en beneficio de la ECCP  Recibir solicitud de reposición de fondo de caja chica, autorizar las reposiciones y solicitar reportes con la debida documentación de respaldo cuando considere oportuno sobre el manejo de esta cuenta a tesorería.  Ser el responsable de la selección y contratación del personal, así como de los despidos legales.  Autorizar descuentos a estudiantes por pago en efectivo de la totalidad del curso.  Revisar y autorizar las políticas de crédito de la ECCP  Autorizar el acceso a las cuentas bancarias de la ECCP en caso de ausencia de los titulares.  Controlar que los procesos de recuperación de cartera vencida y de compras de repuestos/mantenimiento sean llevados a cabo.  Aprobar la apertura o cierre de cuentas bancarias de la institución  Establecer el valor de las multas por retraso en los pagos, si así lo considera necesario, por los servicios otorgados por la ECCP.  Receptar cuadre de caja mediante correo electrónico.  Revisar y autorizar las órdenes de compras de repuestos/mantenimiento de vehículos de la ECCP.  Aprobar los procedimientos que se desarrollen en la ECCP  Seleccionar proveedores con mejor proforma para las compras de repuestos/mantenimiento de los vehículos de la ECCP.  Verificar conjuntamente con el tesorero/a la disponibilidad presupuestaria  Dar las autorizaciones que considere necesarias para el correcto funcionamiento de la ECCP.  Autorizar los medios oficiales para la recepción de documentos.  Autorizar casos especiales de matrículas de estudiantes que no hayan cumplido con el pago mínimo del monto de matrícula y de exámenes psicológicos y psicosensométricos.  Firmar comprobantes de egreso por concepto de compras de repuestos/mantenimiento de vehículos de la ECCP.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO

64 Escuela de conducción del Sindicato de M.B Choferes Profesionales de Santo Domingo Elaborado de los Tsáchilas 3/3 Av. Quevedo y Pedro Vicente Maldonado Dic. Fecha Telf. 2761945 - 2761946 2021 Santo Domingo de los Tsáchilas - Ecuador CARGO: DIRECTOR/A GENERAL ADMINISTRATIVO Funciones del cargo:  Autorizar pagos de compras cuando estas no estén dentro del presupuesto pero que sean justificadas  Crear las políticas que considere necesarias para el correcto desarrollo de los procesos de la ECCP.  Las demás atribuciones y deberes contemplados en las leyes y los reglamentos pertinentes.

4. Requerimientos de formación y experiencia: Competencias Técnicas Nivel de dominio requerido Educación Conocimientos básicos o esenciales Experiencia

Título de tercer nivel en materias afines a la administración Tránsito, conducción, seguridad vial y dirección de centros educativos Se requiere al menos 3 años de experiencia trabajando en la administración de ECCP, u instituciones similares

5. Destrezas específicas requeridas: Destrezas Detalle Dominio de las leyes de tránsito Reglamento de Escuela de Capacitación para Choferes Profesionales, Ley Orgánica de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad Vial Liderazgo Destreza en el manejo de las relaciones interpersonales y profesionales 6. Competencias esenciales:  Capacidad para planificar, organizar y comunicar en actividades de tipo gerencial.  Iniciativa y creatividad para funciones que le competan  Capacidad de resolución de problemas  Capacidad para trabajar bajo presión  Autocontrol  Capacidad de adaptación 7. Responsabilidades:  Supervisión de personal  Equipo de cómputo  Muebles de oficina  Toma de decisiones  Autorizaciones para compras y reposiciones de caja chica  Será responsable conjuntamente con el tesorero del manejo de fondos de la ECCP del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.

ELABORADO POR: María Alejandra Bravo León

REVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

APROBADO