Tabla 4. Programa de evaluación del control interno

4.2. Análisis de aplicación de cuestionario de control interno para la evaluación interna del departamento de Comisaría Segunda

Mediante la aplicación del cuestionario de control interno COSO III, se establecieron 28 preguntas distribuidas para cada elemento como son el ambiente de control, evaluación de riesgo, actividades de control, información y comunicación, y actividades de monitoreo y supervisión, se obtuvo una calificación del 72%, considerado como un nivel de riesgo moderado de acuerdo a la matriz de nivel de confianza establecida, por ende, se procedió a calcular la muestra tomando en consideración un grado de error del 5%, dándonos como resultado una muestra de 40%, la cual se aplicó a los expedientes administrativos de clausuras y las actas de inspección a los establecimientos. (Ver anexo 4)

4.3. Propuesta de intervención

En la propuesta de intervención se identificaron cuatro objetivos que se establecieron en el planteamiento del problema del presente trabajo de investigación. Dentro del programa de auditoría correspondiente se realizaron los objetivos mencionados y las etapas de la auditoría de gestión a aplicarse.

4.3.1. Levantar información sobre los procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarías

Con relación al primer objetivo, se realizó el levantamiento de datos de los diferentes procesos administrativos ejecutados a raíz de las actividades planteadas en el POA de los Departamentos de Comisarías, donde a continuación se ha establecido el programa de planificación y ejecución de auditoría con sus respectivos objetivos. (Ver anexos, 6 a 17)

4.3.2. Reconocer los riesgos mediante los instrumentos de evaluación del sistema de los procesos administrativos

Tabla 4. Programa de evaluación del control interno PROGRAMA PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

N° PROCEDIMIENTOS P.T. FECHA ELABORADO POR

1 Evaluar el sistema de control interno mediante el cuestionario de control interno COSO III 2 Establecer matriz de riesgo y confianza por cada componente a evaluarse 3 Cálculo del nivel de riesgo, confianza y muestra acuerdo al cuestionario del control interno de Fuente: Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. Autores: Ortega, I. & García, J. A 27/01/2021 I.O.R / J.J.G.M

I.O.R / J.J.G.M

I.O.R / J.J.G.M

4.3.3. Preparación del informe de auditoría de gestión para establecer posibles soluciones

4.3.3.1. Introducción

La auditoría de gestión realizada a los Departamentos de Comisarías, del año 2020, surgió a causa de la necesidad de examinar los procesos administrativos sobre registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones y demás actividades establecidas en el POA. Para el procedimiento de esta investigación cooperó el Intendente General, Comisarios Primero y Segundo, y analistas, lo cual fue de gran ayuda para conocer a profundidad más sobre su desempeño en los procesos administrativos. El propósito de este trabajo académico, es evaluar los aspectos correspondientes a cada registro administrativo realizado mediante técnicas de levantamiento de datos. Cabe mencionar que el tiempo en la cual se realizó la auditoría de gestión fue de 35 días laborables.

4.3.3.2. Objetivos de la Auditoría

 Levantamiento de datos e información mediante encuesta, cuestionario y flujogramas, lo cual ayuda a conocer y definir los procesos administrativos.

 Identificar las áreas deficientes que tienen los departamentos de Comisarías y examinar el control interno de los procesos administrativos.

 Notificar acerca de los hallazgos encontrados en el momento que se realizó el levantamiento de datos, para comunicar a los funcionarios la realidad sobre los procesos administrativos.

 Buscar mejoras para las deficiencias identificadas sobre el control interno, mediante índices de gestión.

4.3.3.3. Estrategia

Conocer a la institución de forma continua durante un periodo determinado, con el fin de evaluar la respectiva gestión de los procesos administrativos que ejecutan los Departamentos de Comisarías, mediante técnicas de auditoría y levantamiento de información.

4.3.3.4. Alcance

Evaluar los diferentes procesos administrativos que ejecutan los Departamentos de Comisarías como son el registro de establecimientos supervisados, operativos y controles de orden público y cumplimiento del PAF, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones que se realizaron en el año 2020. Por ende, se utilizarán técnicas de auditoría de gestión para evaluar cada una de las actividades mencionadas. Los funcionarios que se tomaron en cuenta para esta investigación fueron el Intendente General de Policía, Comisarios Primero y Segundo y sus respectivos analistas y asistentes.

4.3.3.5. Metodología

Dentro del marco metodológico, se aplicó el método de narrativas y notas de campo sobre los procesos que realizan los Departamentos de Comisarías, debido a que ayudan a detallar los procesos más relevantes y cuál es su respectivo manejo, conjuntamente con la aplicación de un cuestionario de control interno COSO III y un cuestionario estructurado a base de preguntas diseñadas para los funcionarios de Comisarías e Intendencia, para verificar si se cumple con lo establecido internamente y realizar una familiarización con la institución.

Por último, se aplicó el método de flujogramas, para conocer el paso a paso de los procesos administrativos para emisión del PAF y elaboración del expediente administrativo de clausura, lo que permite reconocer mediante diagramas de flujos la presencia o no de controles establecidos por parte de estos departamentos que rigen como órgano instructor.

4.3.3.6. Hallazgos y propuestas

Al determinar mediante la encuesta cuales son los procesos que más se realizan por parte de los Departamentos de Comisarías, se verificó un total de 70 expedientes de acuerdo a la muestra establecida, en la cual se revisó que cada expediente contengas su respectiva carátula y número de proceso, acta de clausura, informe del operativo, informe y copia del sello de clausura, primera providencia, notificación, segunda providencia, carta de disculpas, copia de cédula de identidad, comprobante de pago, parte policial e informe enviado a intendencia, y mediante esto se evidenció un incumplimiento del 27.14%, en el pago por parte de los dueños de los establecimientos después de haber sido citados al causar alguna infracción establecida en el Acuerdo Ministerial 0069.

Se comprobó que se logran cumplir en su mayoría con las actividades administrativas de acuerdo al Plan Operativo Anual, sin embargo, no se realiza un seguimiento para comprobar que los establecimientos citados logren tramitar el Permiso Anual de Funcionamiento después de la citación, lo que ocasiona que al hacer caso omiso a la socialización del PAF, sean clausurados por cometer la infracción.

4.3.3.6.1. Conclusiones

En la revisión de los diferentes procesos como es de los expedientes administrativos de clausuras, donde se encontró el incumplimiento del informe del operativo y parte policial en varios expedientes.

En la revisión de los establecimientos clausurados existen 19 establecimientos en los

cuales sus administradores o representantes legales no han cancelado la sanción para el levantamiento del sello de clausura.

Los motivos de clausuras en su mayoría se deben por el incumplimiento del Permiso Anual de Funcionamiento, y se considera una infracción grave de acuerdo al artículo 23, numeral 1 del Acuerdo Ministerial 0069.

4.3.3.6.2. Recomendaciones

Se recomienda a los Departamentos de Comisarías, colocar en los expedientes todos los documentos necesarios ya que esto permite tener mayor información y de esta manera poder sustentar cualquier reclamo o situación que se pueda presentar.

Por último, es recomendable que los Funcionarios de los Departamentos de Comisarías e intendencias, a más de socializar el cumplimiento del respectivo permiso se informe sobre las obligaciones e infracciones que pueden cometer al no acatarlas, y de igual manera llevar un seguimiento de los establecimientos citados para comprobar que hayan tramitado el permiso y no lleguen a ser clausurados.

5. DISCUSIÓN

Para el desarrollo de esta investigación, se aplicaron técnicas de recogidas de datos mediante un cuestionario estructurado, cuestionario de control interno en relación al COSO III y conjuntamente las fichas de observación y notas de campo, para realizar el levantamiento de información, esto con el objetivo de identificar cada uno de los procesos administrativos y actividades realizadas por los departamentos de Comisarías y evaluar el sistema de control interno, logrando determinar que los procedimientos más realizados dentro de estos es el registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones, esto debido a que las inspecciones son planificadas conjuntamente con los operativos semana a semana, también permitió determinar la cantidad de documentos diarios que se realizan en relación a las citaciones, y el control realizado por parte de las autoridades en relación a los procesos llevados a cabo por los departamentos de Comisarías.

En comparación con otros trabajos, podemos señalar la tesis doctoral titulada “Propuesta metodológica para la gestión documental de los procesos de la administración pública”, del autor Conde (2015). Esto con el fin de encontrar la realización de una auditoría de gestión para el mejoramiento de los procesos dentro de una entidad, cuyas características fueran lo más similares a la aplicada a los departamentos de Comisarías. En esta investigación el autor realiza una propuesta metodológica mediante la verificación y revisión de los sistemas de gestión documental en un organismo público enfatizando en la recepción, tramitación y archivo de estos documentos, donde la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas también forma parte de este tipo de entidades u organismos que realizan un manejo y control de los procesos ejecutados por los departamentos dentro de la Gobernación.

En esta investigación para determinar el cumplimiento de los procesos administrativos y actividades ejecutadas por los departamentos de Comisarías de acuerdo al POA, se aplicaron indicadores de gestión para evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos, en donde pudo encontrar que los procesos administrativos si se logran cumplir de acuerdo al POA, sin embargo, no todos los procesos son realizados en los tiempos establecidos, debido a que los encuestados consideran que la base de datos de la plataforma SITMINT no funciona de manera eficiente, y el periodo de labor de las autoridades responsables de las Comisarías son muy cortos, lo que ocasiona que resulte más complicado llevar un seguimiento de los establecimientos citados o clausurados y que los procesos no se realicen de manera eficiente.

Estos resultados se diferencian a los obtenidos por Cedeño (2018) quien en su investigación concluyó que la falta de eficiencia de los procesos administrativos se debió a la falta de capacitación y desarrollo profesional de sus servidores, de igual forma Espinoza (2019) en su investigación sobre el grado de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos materiales y económicos, llegó a la conclusión que no se establecían indicadores de gestión y no se contaba con un manual de procedimientos de control interno.

Por lo tanto mediante los resultados obtenidos de la encuesta y el cuestionario de control interno, confirmamos que, si la base de datos de la plataforma SITMINT funcionara de manera eficiente y el periodo del funcionario a cargo de los departamentos de Comisarías fuese más extenso, se podría llevar un mayor control de los establecimientos regulados y los procesos se realizarían en menor tiempo, por ende, mejoraría la calidad y eficacia de los servicios.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones

Una vez finalizado el trabajo de titulación, analizando e interpretando la información recolectada, fue posible llegar a las siguientes conclusiones:

Se identificó cada uno de los procesos administrativos que se realizan en los departamentos de Comisarías, donde se pudo comprobar que los procedimientos más realizados son el registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausuras y la planeación y registro de inspecciones, esto debido a que antes de realizar algún operativo es importante planificar lo que se va a realizar teniendo en consideración los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual.

Para realizar un examen del control interno de los departamentos de Comisarías, se aplicó cuestionario en relación al COSO III, lo que permitió la determinación del nivel de confianza y de riesgo dentro de la aplicación de la auditoría de gestión que se realizó a los procedimientos administrativos conjuntamente con los respectivos documentos que los conforman.

De acuerdo a los indicadores aplicados para medir la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarías, se determinó que, existe una ineficiencia de acuerdo al manejo y entrega de expedientes administrativos de clausuras sobrepasando los 30 días de su presentación a Intendencia y también en relación a los seguimientos de establecimientos a los que se les emitió el PAF, los cuales son nulos.

Mediante el levantamiento de la información se comprobó que no todos los dueños de los establecimientos inspeccionados por parte de los departamentos de Comisarías, después de una citación, cumplen con lo solicitado, debido a que no se tiene un correcto control de los usuarios que han sido citados, ya que la base de datos de la plataforma SITMINT no proporciona los datos necesarios, la cual implica que al no dar un respectivo seguimiento, incremente la frecuencia de entre 4 a 6 citaciones diarias, y el porcentaje de clausuras incremente, ocasionando una acumulación de procesos administrativos.

6.2. Recomendaciones

Crear una base de datos más eficiente, con la ayuda del departamento de TIC’S, con la finalidad de mejorar el manejo de los datos de los establecimientos regulados por los departamentos de Comisarías y de esta manera tener conocimiento de los establecimientos que han sido citados por primera vez o si ya llevan varias citaciones y han hecho caso omiso a lo solicitado por la autoridad competente.

Se propone realizar una Auditoría de gestión de manera más continua, esto con la finalidad de identificar posibles riesgos que se puedan presentar y aplicar los controles correspondientes, mejorando de esta manera los procesos administrativos que realizan los departamentos de Comisarías, la cual ayudará a incrementar los niveles de eficiencia y eficacia para la ejecución de estos procesos, permitiendo ofrecer un servicio de mejor calidad.

Se plantea realizar un seguimiento a los establecimientos que han sido citados por las autoridades de los departamentos de Comisarías, con la finalidad de que los dueños de los establecimientos citados por incumplir con el permiso anual de funcionamiento o por infringir algún artículo del acuerdo Ministerial 0069, logren cumplir con lo solicitado, y de esta manera evitar que sean clausurados, permitiendo que se reduzcan en gran medida los procesos por clausuras.

Trazar como estrategia la implementación de canales de comunicación como por ejemplo, las redes sociales o la televisión para informar a los ciudadanos sobre los permisos que deben obtener, antes de iniciar un negocio, de la misma manera cuáles son los requisitos y pasos para obtener el permiso correspondiente así como su obligaciones o responsabilidades, para evitar así el incumplimiento del permiso anual de funcionamiento solicitado a los dueños de los establecimientos.

7. REFERENCIAS

Acuerdo Ministerial 0069. (25 de Febrero de 2019). Recuperado el 13 de Julio de 2020, de Ministerio del Interior: https://www.ministeriodegobierno.gob.ec/wpcontent/plugins/download-monitor/download.php?id=2375&force=1. Agudelo, L., & Escobar, J. (2004). Importancia de los procesos y su aplicación en las organizaciones. FAFIT, 79. Aguinda , L. A. (2016). Auditoría de gestión a la Dirección Distrital 22D02-LoretoOrellana-MIES Ministerio de Inclusión Económica y Social de la provincia de Orellana, por el periodo 2014. Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Chimborazo. Obtenido de http://dspace.espoch.edu.ec/handle/123456789/12361 Arango, G. (Noviembre de 2013). Beneficios y obstáculos de la implementación de un modelo de control interno. Obtenido de

https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/10710/Trabajo%20de%20 Grado%20Control%20Interno.pdf;sequence=2 Arias, P. (2018). Auditoría un enfoque de gestión. Observatorio de la Economía Latinoamericana, 1-6. Benavides, I., Acosta, C., & Lozada, M. (2015). Auditoría integral aplicada al sector público. Ecuador. Recuperado el 22 de Agosto de 2020, de https://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/13758/4/CO%20978-9942-765-079%20%20AUDITORIA%20INTEGRAL%20APLICADA%20AL%20SECTOR%20

PUBLICO%20corr%20%281%29.pdf Cedeño, J. (2018). Auditoría de gestión a la dirección administrativa financiera de la Gobernación de la provincia de Orellana, en el período 2016 [ Tesis de Licenciatura, Escuela Superior Politécnica de Chimborazo]. Repositorio Institucional, Chimborazo. Obtenido de

file:///C:/Users/LENOVO%20i7/Desktop/no%20eliminar/7mo%20semestre/INVESTI GACIÓN%20APLICADA%20II/ARTÍCULOS/aritículos/72T01218.pdf Chavez, E. (2014). La gestión de documentos como estrategia de innovación. Enlace, 1-27. Conde, J. (2015). Propuesta metodológica para la gestión de los procesos de la administracion pública. UNED, 1-320. Constitución de la República del Ecuador. (20 de Octubre de 2008). Recuperado el 25 de Agosto de 2020, de Gobiernos Sectoriales: https://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_ecu_const.pdf

Durán, D. (2010). Auditoría de gestión. Revista técnica del Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España, 25. Espinoza, A., Narvaez, C., & Erazo, J. (2019). El control gubernamental a través de la auditoría de gestión bajo los ejes de transparencia, rendición de cuentas y participación ciudadana. CIENCIAMATRIA, 533-550. doi:10.35381/cm.v5i1.279 Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio del Interior. (2010). Recuperado el 26 de Agosto de 2020, de Comisarías e Intendencias Generales de la Policía Nacional: https://www.ministeriodegobierno.gob.ec/wp-content/uploads/2015/04/EstatutoOrganico-por-Procesos-del-Ministerio-del-Interior.pdf Guinart, J. (2003). Indicadores de gestión para las entidades públicas. 22. Obtenido de http://courseware.url.edu.gt/PROFASR/Docentes/Facultad%20de%20Ciencias%20Po l%C3%ADticas%20y%20Sociales/Gu%C3%ADa%20Docente%20Gerencia%20Soci al%201/Bibliograf%C3%ADa%20digital/Gu%C3%ADa%202/Unidad%204/GUINA R.PDF

Hernández, A. (2002). Gestión de Procesos. Centro de Estudios Técnicos de Dirección (CETDIR), 1-3. Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2014). Metodología de la Investigación. México: McGraw Hill.

Hernández, R., Mendoza, C., & Baptista, P. (2018). Metodología de la investigación. México: McGraw-Hill Interamericana.

López, P. (2015). Metodología de la Investigación Social Cuantitativa. Barcelona: Creative Cammons.

Mantilla, S. (2013). Auditoría de control interno. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Martínez, C. (2005). Teoría avanzada de organización y gestión (Primera edición ed.). Colombia: Unibiblos.

Martínez, C. (2011). Investigación descriptiva. México: McGraw Hill. Ministerio de Gobierno. (2006). El Ministerio Planificación Estratégica. Obtenido de https://www.ministeriodegobierno.gob.ec/el-ministerio/ Sandoval, H. (2012). Introducción a la Auditoría. México: Red Tercer Milenio S.C. SENPLADES. (2017). Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida. Recuperado el 15 de Junio de 2020, de https://www.planificacion.gob.ec/plan-nacional-dedesarrollo-2017-2021-toda-una-vida/

Sinisterra, A. (2016). Clasificación de la Auditoría. Colombia. Recuperado el 29 de Agosto de 2020, de https://es.calameo.com/read/0051759781260b4ea8a4b

Soy i Aumatell, C. (2013). Auditoría de la información: Identificar y explotar la información en las organizaciones. España: UOC. Tamayo, M. (2010). Proceso de la investigación científica. México: LIMUSA. Toro Álava, W. J., Carranza Quimi, W. D., Espinoza Mendoza, J. E., & Malave Galarza, L. A. (2017). Sistema de Control de Gestión, una herramienta administrativa para las decisiones gerenciales. Administración y finanzas, 38-49.