BüroWelt Frühling 2018 by Inside Marketing GmbH

BüroWelt.

Ausstattung

Die Büros müssen flexibel sein – 6

Technik

Viel verschenktes Potenzial

– 12

Betrieb

Das Ende des Home Office? – 18

Wohlbefinden

Balance finden im Büroalltag – 26

Magazin für das moderne Büro – Ausgabe Frühling 2018

are the property are of theSteelcase property Inc. of Steelcase or of theirInc. respective or of their owners. respective owners.

Die Zukunft der Arbeit Die Zukunft ist derkreativ Arbeit ist kreativ

Steelcase und Microsoft arbeiten zusammen, um zu erforschen, wie Arbeitsplätze die kreative Leistung noch erfolgreicher fördern können. Dabei wurden sogenannte Creative Spaces entwickelt – ein integriertes aus Steelcase und Microsoft arbeiten zusammen,Ökosystem um zu Raum- und wie Technologielösungen für die vielfältigen Arten erforschen, Arbeitsplätze die kreative Leistung noch der kreativen fördern Arbeit. Ziel ist es,Dabei Unternehmen zu helfen, erfolgreicher können. wurden sogenannte den Wandel hin zu mehr kreativer Arbeit zu beschleunigen. Creative Spaces entwickelt – ein integriertes Ökosystem aus Erfahren mehr unter www.steelcase.de/kreativitat. RaumundSie Technologielösungen für die vielfältigen Arten der kreativen Arbeit. Ziel ist es, Unternehmen zu helfen, den Wandel hin zu mehr kreativer Arbeit zu beschleunigen. Erfahren Sie mehr unter www.steelcase.de/kreativitat.

Zehn Minuten

Harald Fessler Herausgeber

Peter Büchel Chefredaktor

Die Sommerferien schon gebucht? Oder gibts Urlaub auf Balkonien? So oder so: Wir freuen uns wohl alle auf die Sommertage, an denen wir endlich wieder mal die Fünf gerade stehen lassen und dem süssen Nichtstun frönen können. Den Kopf durchlüften, den maritimen Hauch in uns saugen oder zumindest einfach unbeschwert von PC und Handy an den Balkonkräutern riechen. So geht Leben. Wie wertvoll doch solche Tage sind. Nur: Sind es genug Tage, ist es genug Zeit, die wir uns einfach so für uns nehmen? Die alarmierenden Burnout-Zahlen sprechen eine andere Sprache. Sie mahnen, unsere Erholungsoasen nicht nur auf Urlaubstage zu verlegen – sondern sie fix in unseren Alltag zu integrieren. In jeden unserer Tage, und seien diese Tage noch so vollgepflastert mit beruflichen und privaten Verpflichtungen. Genau in diese Kerbe schlägt Christine Pehl im Artikel «Balance finden im Büroalltag» in dieser Ausgabe. Die Autorin zeigt in drei ebenso einfachen wie einleuchtenden Schritten, wie wir unseren täglichen Stresspegel wirkungsvoll senken können. Beginnend damit, dass wir uns jeden Tag eine Zeit der Stille als Termin mit uns selber einplanen. Fünf bis zehn Minuten reichen, ist Pehl überzeugt. Und diese Zeit findet jede und jeder von uns. Was sonst noch dazu beitragen kann, Ihren Büroalltag zu erleichtern, entdecken Sie in dieser Ausgabe von BüroWelt. Wir wünschen Ihnen inspirierendes Lesevergnügen – und die täglichen zehn Minuten Stille nur für Sie.

Inhalt Vier Kapitel randvoll mit spannenden Informationen rund ums Büro: Das ist BüroWelt., das Magazin für Menschen, denen im Büroalltag alles ein bisschen leichter fällt.

Einrichtung & Ausstattung

6 Das flexible Büro

An Büros und deren Ausstattung werden völlig neue Anforderungen gestellt.

7 Mit Magnesium mineralisiertes Trinkwasser 10 Ich rieche, also bin ich In einer wohlriechenden Umgebung lässt es sich besser lernen und arbeiten.

Titelbild: shutterstock: 407278801

Bedarf & Technik

12 Verschenktes Potenzial

52 Prozent der Büroangestellten wären mit besserer Technik produktiver.

14 IT-Verteidigung im Workspace Der Mensch ist immer noch eine der grössten Schwachstellen für Cyber-Attacken. Porträt 16 officebase.ch

Lager & Betrieb

Relax & Wohlbefinden

18 D as Ende des Home Office?

Es gibt nicht nur schwarz und weiss, nicht nur Home Office und Büroarbeit.

22 Das Personalwesen effizient managen Ein Service-Management kann die Abläufe deutlich verschlanken.

26 B alance finden im Büroalltag

So kommen Sie mit drei einfachen Schritten ins Gleichgewicht.

29 SILQ: der intuitive Bürostuhl Porträt 24 Me-First.ch GmbH 30 30 30

News Einfache Aktenvernichtung Sinnvolle Prävention mit EKAS Stimmungsvolle Arbeitsräume

Impressum 6. Jahrgang, 2018 – Preis: Jahresabo CHF 18.–, info@insideonline.ch; Herausgeber: Harald Fessler, 9434 Au, harald.fessler@imsag.ch; Verlag und Anzeigenverkauf: Inside Marketing GmbH, Tannhalde 2, 9545 Wängi, Telefon +41 52 366 21 41, info@insideonline.ch, www.insideonline.ch; Chefredaktion: Peter Büchel, buechel@bluewin.ch; Grafik: E,T&H Werbeagentur AG LSA, 9401 Rorschach, www.ethcom.ch; Layout: Lea Fessler, 9434 Au, lea.fessler@utk.ch Koordination/Druck: international media solutions IMS AG, www.imsag.ch; Papier: Papyrus Schweiz, Thalwil, PlanoArt 170 gm2, weiss; Erscheinungsweise: 2x jährlich (Frühling & Herbst); Die Wiedergabe von Artikeln, Bildern und Inseraten, auch auszugsweise oder in Ausschnitten, ist nur mit Genehmigung der Redaktion oder der entsprechend erwähnten Autoren oder Fotografen erlaubt. Dies gilt auch für die Aufnahme in elektronische Datenbanken, Internet und die Vervielfältigungen auf CD-ROM. Für unverlangte Zusendungen und Manuskripte lehnen Redaktion und Verlag jede Haftung ab. © BüroWelt.

Einrichtung & Ausstattung

C + P Möbelsysteme GmbH & Co. KG

Das flexible Büro

Die Digitalisierung aller Lebensbereiche verändert auch die Arbeitswelt. Neue Berufe entstehen, wohingegen andere Jobprofile in den kommenden Jahren verschwinden werden. Es liegt auf der Hand, dass dieser Transformationsprozess auch direkten Einfluss auf die Arbeitsplätze der Menschen haben wird. An Büros und deren Ausstattung werden völlig neue Anforderungen gestellt. Sie müssen ebenso flexibel sein, wie die Menschen, die darin arbeiten, findet Alexandra Gruhlke, Key Account Manager Furniture DACH bei Office Depot.

ARBEIT NEU DENKEN

Mit Magnesium mineralisiertes Trinkwasser

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Durch Trinken des «BWT-Wassers» können rund 20% des Mindestbedarfs gedeckt werden und auch die von Ernahrungsexperten empfohlenen 2,5 Liter Wasser pro Tag werden damit im Handumdrehen erreicht. Der BWT Magnesium Mineralizer sorgt für echten Trinkgenuss und eignet sich perfekt zur Zubereitung von Kaffee und Tee. Baustein für die Balance des Körpers Die Wirkung von Magnesium für den menschlichen Körper ist vielschichtig: Der Mineralstoff aktiviert eine Vielzahl an verschiedenen Enzymen, die wir für den Stoffwechsel brauchen. Er fördert den Knochenbau, sorgt für feste Zähne und stärkt das Herz-Kreislauf- und Nervensystem. Mangelt es dem Körper an Magnesium, können Störungen der Nerven- und Muskeltatigkeit auftreten: Wadenkrämpfe sind sicherlich das bekannteste Anzeichen für einen möglichen Magnesiummangel, aber auch Kopfschmerzen und Schlafstörungen können auftreten. Besser Trinken Durch das Trinken des BWT Magnesium-Wassers können gute Anteile des Mineralstoff-Tagesbedarfs gedeckt werden: 2,7 Liter des mit Magnesium mineralisierten Wassers aus dem BWT Magnesium Mineralizer haben den gleichen Magnesiumgehalt wie 7 Apfel. Einzigartig und nur von BWT: Die Zugabe von Magnesium hält den Mineralienhaushalt des Wassers in Balance. Das Ergebnis: Ein nahezu neutraler pH-Wert, der bei Kennern hochwertiger Mineralwasser als besonders wohlschmeckend und weich empfunden wird. Wer täglich ~2,5 Liter mit Magnesium mineralisiertes BWT - Wasser trinkt, nimmt automatisch bis zu 20 % des empfohlenen Tagesbedarfs zu sich.

YOUR NEXT DATE KÖLN, 23.–27.10.2018

Plastikmüll vermeiden und Geld sparen Wasser ist unser wichtigstes Lebensmittel und wird mittlerweile überwiegend in der Plastikflasche gekauft. Die Folge: Hierzulande sind pro Jahr etwa 170 Millionen PET - Flaschen im Umlauf. Ein kaum vorstellbarer Berg an Plastikmüll. Dabei ist die Lösung so einfach und spart obendrein Geld: Die Verwendung einer einzigen BWT Filterkartusche ersetzt bis zu 120 Plastikflaschen – bei ca. 5 Rappen pro Liter ein Bruchteil des Preises von bekannten Markenwassern. Weitere Informationen zum BWT Magnesium Mineralizer finden Sie unter: www.bwt-aqua.ch

Handelskammer Deutschland – Schweiz Koelnmesse Schweiz Tödistrasse 60, 8002 Zürich Tel. 044 283 61 11 Fax 044 283 61 21 info@koelnmesse.ch www.koelnmesse.ch

Eines ist sicher: Neue, kreative Strukturen werden die künftige Arbeitswelt dominieren. Daher drängt sich die Frage auf: Sind die Büro-Arbeitsplätze des «analogen» Zeitalters noch zeitgemäss, um den veränderten Arbeitswelten gerecht zu werden? Büroarbeit wird in den kommenden Jahren sicher nicht an Bedeutung verlieren. Allerdings werden wir uns von liebgewonnenen Prozessen und Gewohnheiten verabschieden müssen. Die Folge ist eine direkte Auswirkung auf die Gestaltung der Büroflächen und der genutzten Büromöbel.

Die Ausstattung und Gestaltung des Arbeitsplatzes hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter.

Teamzonen und Einzelzellen Flexibilität heisst das Gebot der Stunde. Unternehmen fordern sie immer stärker von ihren Mitarbeitern ein. Es ist daher logisch, dass auch moderne Büros dieser Anforderung entsprechen müssen. Die Vorstellung, ein Arbeitsplatz bestehe aus einem Schreibtisch plus Computer ist längst überholt. Auch mittelständische Betriebe gehen immer mehr dazu über in Matrixorganisationen zu arbeiten. Eine hierarchische Raumordnung nach dem Motto «Das grösste Büro für den Chef» ist ein Auslaufmodell. Teamarbeit ist ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg. Die Lösung: Teamzonen, die sich schnell und einfach an die Bedürfnisse der Projektgruppen anpassen lassen. Dazu müssen die genutzten Räumlichkeiten mit Möbeln ausgestattet werden, die

eine flexible Nutzung unterstützen. Dies können mobile Wandsysteme sein oder auch Tischelemente, die beliebig ergänzt und gestaltet werden können. Es muss möglich sein, mit denselben Möbeln einerseits Zonen für konzentrierte Einzelarbeit einzurichten und andererseits offene Flächen für kreatives Arbeiten zu schaffen. Die Büroeinrichtung muss mit den Projekten «atmen» können. Ein Job für Einrichtungsprofis Der Trend zu flexiblen Lösungen ist laut einer Studie intakt und unumkehrbar. Obwohl feste Büroarbeitsplätze derzeit noch die Regel sind, ist das reale Arbeitszeitverhältnis zwischen Einzelarbeit und Teamarbeit in etwa ausgeglichen. Es müssen also konstruktive Lösungen innerhalb der gegebenen Räumlichkeiten gefunden werden. Der Kreativität sind bei der Umsetzung keine Grenzen gesetzt. Viele Unternehmen sind mit dieser Aufgabe jedoch überfordert. Rundum-Versorger wie Office Depot bieten Kunden deshalb einen professionellen Einrichtungsservice: Geschulte Experten unterstützen Unternehmen nicht nur bei der Auswahl der geeigneten Büroausstattung, sondern sie führen auch eine After-Sales-Beratung durch, um das Potenzial der Einrichtung vollständig auszuschöpfen. Büroräume als Innovationsmotoren Der Branchenverband bso Büro-, Sitzund Objektmöbel beleuchtet in einer wissenschaftlichen Studie das Investitionsverhalten von 800 Unternehmen mit mindestens 20 Büroarbeitsplätzen, welche Faktoren für Unternehmer bei der Einrichtung der Büroarbeitsplätze eine vorrangige Rolle spielen. Es hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiterbindung einer der häufigsten Investitionsgründe ist. Neben der Zufriedenheit der Mitarbeiter sehen die befragten

Unternehmen auch grosse Chancen im Recruiting-Bereich. Für potenzielle neue Mitarbeiter ist ein moderner, gut ausgestatteter Arbeitsplatz mit ein Grund, sich für das Unternehmen zu entscheiden. Die Ausstattung und Gestaltung des Arbeitsplatzes hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter. Entscheidend für den Arbeitgeber ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich einerseits «geborgen» fühlen und andererseits auf die für den Job erforderliche Ausstattung zugreifen können. Deshalb sollte die Planung von Büroarbeitsflächen berücksichtigen, dass Mitarbeiter untereinander kommunizieren und sich vernetzen können. Denn: Starre Strukturen verhindern Innovationsmöglichkeit und wirken sich negativ auf den Erfolg aus. Es ist aber nicht damit getan, offene Relax-Flächen wahllos mit Zonen für konzentriertes Arbeiten zu kombinieren. Eine Untersuchung von Oxford Economics hat herausgefunden, dass Lärm und Unterbrechungen die Produktivität erheblich beeinflussen. Alle drei Minuten wird laut der Studie ein Mitarbeiter im Schnitt unterbrochen. Weitere 23 Minuten dauert es, ehe er sich nach der Unterbrechung wieder der ursprünglichen Aufgabe widmen kann. Nach Aussage der Studie können die Produktivität und die Vermeidung von Fehlern erheblich verbessert werden, wenn diese Störfaktoren vermieden werden. Diese Zahlen verdeutlichen, wie entscheidend die Planung mithilfe erfahrener Einrichtungsexperten ist.

Quelle: www.officedepot.de

DUFT+KOMMUNIKATION www.duftkommunikation.com Lassen Sie sich beraten: > Auf dem Duftweg zum Teamduft > Ihr Sitzungszimmer im neuen Duftkleid > Beratungen in Sachen Duft Besuchen Sie unsere Webseite und unseren Shop: > Produkte > Kurse und Veranstaltungen > Beratung und Aromatherapie > Blog 9

Ich rieche, also bin ich

Die Art und Weise, wie Düfte uns beeinflussen, wird oft unterschätzt. Was geschieht in unserem Gehirn, wenn wir Düfte bewusst auf uns einwirken lassen? Düfte können helfen, besser zu lernen und zu arbeiten. Düfte können das Gedächtnis positiv beeinflussen. Und sie können das Wohlbefinden stärken. Sie können uns beruhigen und entspannen oder anregen und erfrischen. 10

Einrichtung & Ausstattung

Ich komme wahrlich vom Regen in die Traufe. Putznass empfängt mich ein sehr stark geheiztes Sitzungszimmer, in welchem bereits 20 Leute sitzen. Ich suche mir einen Platz und ziehe meine nassen Sachen aus. Hier drin stinkt es grässlich. Ich fühle mich unwohl und leicht gereizt. Wie halte ich wohl die zwei Workshop-Stunden bis 22 Uhr aus? Thema: Kreatives Schreiben. Mir bleibt nichts anderes übrig, als ein Fenster zu öffnen. Ach jemine … Die Rückmeldung von meinem Gegenüber kommt postwendend: «Es zieht, schliessen Sie bitte das Fenster!» Ich könnte heulen und überlege, ob ich nicht gleich wieder aufstehen und das Sitzungszimmer verlassen soll. Bin ich im falschen Film? Alles andere als kreativ Wenn das «Milieu», in welchem wir uns aufhalten, nicht das hergibt, was wir benötigen, sind wir nicht zu Höchstleistungen fähig. Wir sind dann nicht innovativ, wir können unsere Ideen nicht umsetzen, wir sind unkonzentriert, wir werden ausgebremst. Warum ist das so? Ein in der Nasenschleimhaut verankerter spezifischer Riechrezeptor bindet das Duftmolekül und löst damit eine biochemische Kaskade aus, die nach tausendfacher Verstärkung als elektrischer Impuls unser Gehirn erreicht. Es erzeugt dort eine Kettenreaktion, die wir sowohl bewusst wie auch unbewusst wahrnehmen. Einerseits gelangen die Signale in den Thalamus und in den Kortex, wo die Eindrücke erkannt und rational klassifiziert werden: Es riecht nach Rose oder nach Grossmutters Eintopf. Die Verbindung mit dem rational denkenden Kortex ermöglicht uns auch, unsere Motivationsmechanismen zu nutzen, da wir vom wohlriechenden Eintopf der Grossmutter profitieren wollen. Das ist die Geruchsidentifikation, der indirekte Weg der Geruchswahrnehmung.

Der alternative Weg führt durch das limbische System: Hypothalamus und Amygdala. Durch den Hypothalamus können die übertragenen Geruchssignale direkt die Hormonausschüttung beeinflussen, die Amygdala dagegen ist die Schaltzentrale unserer emotionalen Reaktionen. Es ist die emotionale Wahrnehmung, die auch unsere Motivation steuern kann. Wir lernen besser das, was uns glücklich macht, und wenn wir glücklich sind, dann können wir Informationen besser im Gedächtnis speichern.

Dass es sich in einer wohlriechenden Umgebung besser lernen und arbeiten lässt, ist wissenschaftlich erwiesen.

Es gibt noch einen anderen Weg, wie wir Düfte wahrnehmen: die Gedächtnisspeicherung. Wir bringen einen konkreten Duft (Grossmutters Eintopf) mit einem bestimmten Ort und einer bestimmten Situation in Verbindung. Dieser Weg führt über unsere Lernzentrale, den Hippocampus, wo die Informationen ins Langzeitgedächtnis übernommen werden. So können wir den Duft emotional und rational wahrnehmen, im Gedächtnis speichern und für unsere innere Balance nutzen.

Mutter als Überzug ins Bettchen, ändert sich sein Herzrhythmus und es wird ruhiger. Dass es sich in einer wohlriechenden Umgebung besser lernen und arbeiten lässt, ist wissenschaftlich erwiesen. Düfte wie Grapefruit, Zitrone, Lavendel oder Neroli tragen beispielsweise dazu bei, Konzentration und Leistungsfähigkeit zu steigern. Andere Düfte wiederum wirken sich positiv auf die Konzentrationsfähigkeit aus. Ätherische Öle können durch ihre Duftwirkung entspannend oder auch anregend wirken, sie können die Motivation und sogar das Gedächtnis stärken. Das Buch zum Thema Düfte beeinflussen unser Lernverhalten, unterstützen uns dabei, Ideen zu entwickeln, fördern unsere Kreativität und Konzentration. Die Fachfrau für Pharmazeutik und klinische Chemie Dr. sc. nat. Rüfenacht liefert im Buch «Besser lernen mit Düften» den wissenschaftlichen Unterbau, durch den wir nachvollziehen können, wie die Wechselwirkung zwischen Düften und Lernverhalten funktioniert, die Aromatherapeutin und Erwachsenenbildnerin Kathrin Fassnacht gibt Tipps für die praktische Anwendung. Urszula Barbara Rüfenacht und Kathrin Fassnacht: «Besser lernen mit Düften. Signalwirkung der Aromatherapie». Gebundene Ausgabe CHF 38.90, ISBN 978-3-9524823-0-8. e-book CHF 24.90, ISBN 978-3-9523723-8-8

Unser «idealer» Duft Als kleines Kind hatte ich immer mein «Nuscheli»-Taschentuch und mein Kissen im Gepäck. Sie rochen nach mir und das gab mir ein wohliges, geborgenes Gefühl. Sogar in stinkenden Hotelzimmern konnte ich in meine eigene Welt eintauchen. Düfte sind eng gekoppelt an unsere Duftvergangenheit. Diese beginnt schon im Mutterleib. Gibt man dem Baby ein verschwitztes T-Shirt der

Bedarf & Technik

Verschenktes Potenzial

In Zeiten des digitalen Wandels hält eine Fülle an Technologien im Büro Einkehr, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten sollen. Doch nicht alle technischen Anwendungen sind auf den ersten Blick verständlich und ohne Vorwissen zu nutzen – mit folgeschweren Konsequenzen, wie eine aktuelle Studie des Büroexperten Sharp Business Systems ergab. Demnach meiden viele Büroangestellte komplizierte Technik und – schlimmer noch – dichten ihr teilweise sogar einen Defekt an, um sie nicht weiter nutzen zu müssen. Produktives Arbeiten? Mitnichten.

Alltagsszenario im Büro: Eine Konferenz findet mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten statt, Dokumente und Bildschirme müssen untereinander geteilt werden. Da macht sich schon einmal Panik breit: Wie funktioniert das noch gleich? Gerade einmal 26 Prozent der befragten Büroangestellten wüssten sich selber zu helfen und beherrschen die Technik. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) ziehen es vor, das Problem ganz grundsätzlich zu umgehen und die komplizierte Bürotechnik einfach nicht zu nutzen. 40 Prozent der Befragten verwenden lieber eigene Geräte, wie Smartphones oder Laptops im Büro, weil es dabei keiner neuen Einarbeitung bedarf. Und sogar jeder dritte Befragte (37 Prozent) gibt vor, ein Gerät sei defekt, nur, um es nicht weiter verwenden zu müssen. Rund die Hälfte aller Befragen (52 Prozent) ist überzeugt, dass sie produktiver arbeiten würden, wenn bessere Technologien zur Verfügung stünden. Weitere 41 Prozent räumen ein, dass sie dem Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen mehr Priorität einräumen würden, wären nur die technischen Hürden nicht

so hoch. Neben mangelndem Informationsaustausch leidet ganz eindeutig die Produktivität unter dem Technik-Chaos.

Auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen! Aber wie? «Wenn wir auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen wollen, müssen wir drei entscheidende Dinge beachten. Erstens: Auf die Mitarbeiter hören. Wenn Technik nicht sinnvoll und umfassend genutzt wird, ist sie offenbar erklärungsbedürftig. Zweitens: Weiterbildungen anbieten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung haben sich die Mitarbeiter einer Vielzahl von neuen Technologien zu stellen. Durch Weiterbildungen und lebenslanges Lernen kann ihnen jedoch die Scheu vor der Nutzung genommen werden. Und drittens: Weniger ist manchmal mehr. Bedienungsanleitungen sollten keine Doktorarbeit sein. Die Technik, die wir jeden Tag im Büro nutzen, muss intuitiv sein und uns den Arbeitsalltag effizienter machen und darf uns nicht zusätzlich einen grossen Aufwand bereiten», so Professor Dr. Sascha Stowasser, Direktor des deutschen Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft.

Komplizierte Technologien können ganz schön schnell zum Büro-Chaos führen. Bilder: © Sharp Business Systems

«Bestenfalls sind die Technologien des Büroalltags selbsterklärend und es bedarf keiner weiterführenden Erläuterungen oder gar Trainings», ergänzt Alexander Hermann, President Information Systems Europe bei Sharp. «Lösungen müssen so konzipiert sein, dass die einfache Handhabung durch den Nutzer im Vordergrund steht. Unternehmen können es sich einfach nicht leisten, derart viel produktives Potenzial zu verschenken.» Quelle: www.sharp.ch

52 Prozent der Büroangestellten wären mit besserer Technik produktiver.

Moderne IT bringt 14 Prozent Umsatzzuwachs Gemäss einer Studie von Avanade, Anbieter von digitalen Services, Business- und Cloud-Lösungen sowie designorientierten Anwendungen, können Unternehmen durch die Modernisierung ihrer IT 14 Prozent mehr Umsätze erlösen. Zusätzlich lassen sich durch die Verbesserung der IT-Systeme die Betriebskosten um mehr als 13 Prozent senken – so das Resultat der Erhebung zwischen 800 Entscheidern weltweit. «Es besteht Übereinstimmung darin, dass moderne Ansätze im Bereich Software-Engineering und Prozessautomatisierung der Schlüssel sind, um die Geschäftsanforderungen für ‚Mehr Digitalisierung‘ erfüllen zu können – und Unternehmen erwarten sich entsprechende Mehrwerte», sagt Robert Laube, Chief Technology & Innovation Officer bei der Avanade Deutschland GmbH. «So gesehen ist es für IT-Entscheider eine spannende Zeit: Sie können sich für eine Modernisierung einsetzen, den geschäftlichen Mehrwert darlegen und die Fähigkeiten für die erfolgreiche Umsetzung an den Tag legen.» www.avanade.com

Bedarf & Technik

IT-Verteidigung im Workspace

200‘000 betroffene Computer in 150 Ländern, hunderte Millionen Franken Schaden – das ist die Bilanz der Erpressungssoftware WannaCry. Auch der Erpressungstrojaner Petya hatte nicht minder verheerende Auswirkungen. Diese beiden «Highlights» führen derzeit die Liste der öffentlich bekannt gewordenen Cyber-Attacken an. Das sollte aber nicht davon ablenken, dass Tag für Tag tausende Angriffe weltweit stattfinden. Mit sehr vielen sind die Angreifer nach wie vor erfolgreich, weil immer noch zu viele Unternehmen das Thema IT-Sicherheit zu wenig ernst nehmen. Dabei würden einige wenige Massnahmen einen nahezu vollständigen Schutz vor Angriffen bieten.

Die Zahl der Cyber-Angriffe steigt seit Jahren exponentiell an. Die Attacken werden immer raffinierter und tarnen sich sehr gut. Angegriffen wird weltweit und auf breiter Basis. Cyber-Attacken sind ein gutes Geschäftsmodell für diejenigen, die es betreiben. Nicht selten arbeiten 20 bis 40 professionelle Malware-Autoren im Hintergrund mit nur einem Ziel, grösstmöglichen Schaden anzurichten beziehungsweise den grösstmöglichen Gewinn zu erzielen. Oft genug gelingt dies auch. Vor allem deswegen, weil immer noch viele Unternehmen das Thema IT-Sicherheit eher lax behandeln.

Pauschallösungen zur Bewahrung vor Cyber-Angriffen gibt es nicht.

Firewall-Management ist aufwändig, lohnt sich aber auch im Hinblick auf Betriebsspionage.

3. Antiviren-Software ist Pflicht Viele Unternehmen haben zwar eine Antiviren-Software im Einsatz, aber nicht in der optimalen Einstellung. Die meisten Hersteller liefern ihre Produkte mit einer Default-Installation aus, um optimalen Schutz zu ermöglichen. Werden einzelne Module deaktiviert, verringert sich die Schutzwirkung. In diesem Bereich herrscht bei den Verantwortlichen oft noch eine gewisse Nachlässigkeit, die im Ernstfall gravierende Schäden zur Folge haben kann.

4. In Patch-Management investieren Ein kontinuierliches Patch-Management ist zwar mit Aufwand verbunden, lohnt sich aber auf jeden Fall. Durch die regelmässige, zuverlässige Installation der neuesten Patches sichern Sie den reibungslosen Betrieb Ihrer IT-Systeme.

Effiziente Verteidigungsstrategien

5. Segmentieren Sie Ihr Netzwerk

Pauschallösungen zur Bewahrung vor Cyber-Angriffen gibt es nicht. Hundertprozentige Sicherheit gibt es auch nicht. Aber mit einer Reihe von Massnahmen kann ein nahezu vollständiger Schutz aufgebaut werden, um Workspaces, Produktionsstätten und ganze Unternehmen abzuschirmen.

Ein segmentiertes Firmennetzwerk hilft, die Ausbreitung von Angriffen zu verhindern und in kontrollierter, kleinerer Umgebung abzuwehren. Auch physikalisch getrennte Netzwerke unterstützen dabei, die Folgen von Angriffen eng begrenzt halten zu können.

1. Software immer aktuell halten

Backups sollten zu den täglichen Routineabläufen gehören. Vor allem, wenn im Unternehmen sensible Daten, zum Beispiel Krankenakten, bearbeitet werden, sollte mindestens einmal pro Tag ein Backup gemacht werden, um Ransomware-Angriffen vorzubeugen. Backups müssen getrennt beziehungsweise offline von der sonstigen Netzwerkinfrastruktur gespeichert sein – ein durch einen Krypto-Trojaner (Ransomware) verschlüsseltes Backup hilft niemandem.

Ist die Software der Arbeitsumgebung up to date, ist der erste wichtige Schritt schon getan. Dazu gehört, dass Updates und Patches stets unverzüglich eingespielt werden. Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement wie jene von Matrix42 erledigen dies automatisch.

2. Restriktives Firewall-Management Klären Sie ab, welches der in Ihrem Unternehmen verwendeten Programme Zugang nach draussen braucht beziehungsweise wo ein Zugang nach innen notwendig ist. Konfigurieren Sie Ihr Netz so, dass nur benötigte Ports kontrolliert geöffnet werden. Erfolgt ein Angriff, können Sie schnell feststellen, welcher Teil ihres Netzes das Einfallstor ist und dieses dann abschotten. Ein restriktives

6. Mindestens ein Backup täglich

beiter fallen darauf herein. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter regelmässig über aktuelle Cyber-Attacken wie zum Beispiel WannaCry oder Petya zu informieren. Dazu gehört auch, dass sie klare Vorgaben erhalten, was sie im Zweifelsfall tun oder lassen sollen und ihnen eine Anlaufstelle für Fragen anzubieten. Spielen Sie Angriffsszenarien mit Ihren Mitarbeitern durch, machen Sie regelmässig Black-Friday-Proben.

Der Mensch selber ist immer noch eine der grössten Schwachstellen für Cyber-Attacken.

Definieren Sie ausserdem die Nutzungsrechte für Firmen-PC, -Laptop und -Smartphone genau. Was darf ein Mitarbeiter auf seinem Workspace machen, was nicht? Nur ein paar Beispiele: Darf er etwa einen USB-Stick einstecken? Darf er einen eigenen Laptop mitbringen und an das Firmennetzwerk anschliessen und wenn ja, mit welchen Rechten? Für Unternehmen, die ihre Netzwerke nicht oder nur unzureichend schützen, ist es keine Frage, ob sie angegriffen werden, sondern wann sie angegriffen werden. Es ist reine Glückssache, mit unzulänglichem Schutz längerfristig ungeschoren davon zu kommen. Quelle: www.Matrix42.com

7. Mitarbeiter: Awareness schaffen und Schulungen anbieten Der Mensch selber ist immer noch eine der grössten Schwachstellen für Cyber-Attacken. Die von den Angreifern ausgeschickten Emails sind täuschend echt. Sogar IT-Mitar-

Bedarf & Technik

Feiern Sie mit officebase «50 Jahre Branchenerfahrung» auf der ORGATEC Von der Gründung 1968 bis zum Verkauf auf dem absoluten Höhepunkt des eigenen Unternehmens 2004, setzte Albert Denz neue Massstäbe in Design und Büroplanung. Aus Begeisterung an der Branche, entstand 2007 zusammen mit jungen Menschen das Büroeinrichtungsportal officebase. Die nächste Station: die ORGATEC in Köln, bei der Sie mit officebase als VIP dabei sein können.

Aus der Idee, der Branche etwas von seinem Wissen zurückzugeben, entwickelte Albert Denz 2007 officebase – die grösste deutschsprachige Plattform für Büroeinrichtung. Das Portal ist Anlaufstelle für sämtliche erhältliche Büromöbel, Informationsquelle der Branche und funktioniert getreu dem Motto «finden statt suchen» über den direkten Draht zu Fachhändlern und Herstellern – sowie 50 Jahren Branchenerfahrung.

Auf der Orgatec zum VIP werden: mit dem officebase Wettbewerb Zur Feier dieses Jubiläums veranstaltet Albert Denz mit officebase einen spannenden Wettbewerb zum Branchenhöhepunkt des Jahres 2018: der ORGATEC von 23. bis 27. Oktober in Köln. Die 100 glücklichsten Gewinner können sich – getreu dem officebase Motto «schnell zum Ziel» – über ein VIP-Paket,

bestehend aus Limousinen-Service, Eintritts- und Verpflegungsgutschein freuen. Weiteren 400 Gewinnern winken Gratiseintritte zur Messe. Versuchen Sie Ihr Glück und werden Sie zum officebase VIP: officebase.ch/orgatec

Die ersten 100 glücklichen Gewinner erhalten je: - VIP-Shuttle-Service mit Luxuslimousinen - ORGATEC-Eintrittskarte - Restaurantgutschein für ein Messe-Restaurant 400 weitere Gewinner erhalten je: - ORGATEC-Eintrittskarte Machen Sie mit unter: www.officebase.ch/orgatec Unter dem Motto «Arbeit neu denken» findet in Köln vom 23. bis 27. Oktober 2018 die internationale Leitmesse für moderne Arbeitswelten statt. Zu diesem Anlass können Sie sich vom exklusiven officebase VIP-Service mit luxuriösen Limousinen vom Flughafen oder Hauptbahnhof zur Messe und zurück chauffieren lassen. Unsere Gewinner kommen mit unserem Service schnell zum Ziel – wie auf unserer Internet-Plattform.

www.officebase.ch Finden statt suchen – Die Büroeinrichtungsplattform

Das Büro lebt Der Arbeitsplatz 2025 wird lebendig nen damit rasch und kostengünstig reagieren, sei es bei einer Vergrösserung des Betriebes, Umstrukturierungen oder noch beim Abbau. Teure, unflexible Einrichtungen und hohe Mietkosten werden umgangen. Die Investitionen sind in kürzester Zeit amortisiert – und krisenresistent.

Können wir uns das Büro der Zukunft vorstellen? Wird sich der Trend „Open Space“ durchsetzen oder werden wir einmal in grünen Oasen an Tablets arbeiten? Fest steht, die Zukunft beginnt heute: ein grosser Satz. Aber es steckt eben auch viel Wahres dahinter. Natürlich lässt sich nichts vorhersagen. Zu viele Faktoren werden bestimmen, wie Arbeitsplätze und Arbeitsorganisation in Zukunft aussehen. Eine technische Weiterentwicklung des Computers – oder seine Ablösung durch Cloud-Lösungen – gehört dazu, ebenso wie das projektorientierte Arbeiten in Open Spaces, die flexibel und beinahe genauso lebendig wie ihre Nutzer sind. Zukunft beginnt heute – so manch eine Arbeitswelt in grossen Konzernen oder Medienzentralen mutet bereits jetzt schon wie ein Ausblick in die Zukunft an. Mit dem Blick dorthin können wir heute Weichen stellen und werden unsere Büros den sich stets ändernden Marktanforderungen und technologischen Entwicklungen anpassen. Arbeitswelt 2.0. Werden Bildschirme wie frei im Raum schwebende Hologramme, Wände zu Touchscreens, Konferenzeinrichtung wird per Sprachbefehl aktiviert und die Daten der Budgetplanung per Sensorik an die Wände geworfen? So sieht zum Beispiel

nach Meinung von Trendforschern und Designer unser Büro der Zukunft aus. Bis dahin zeigen uns Unternehmen wie Google, die Credit Suisse oder UBS wie ein fortschrittliches Büro heute aussieht. Es sind Kreativwerkstätten, Wohlfühlbereiche und individuelle Ausdrucksorte einzelner Teams. Teams, die individuell sind und verschiedene Arbeitsmodi bevorzugen. Daher verändert sich das Büro zukünftig mit den Ansprüchen seiner Benutzer: es ist flexibel und wandelbar. Für die Büromöbelbranche bedeutet dies nicht weniger als eine Revolution. Denn auf dem Weg zum „paperless office“ werden Wände eingerissen, Sitzordnungen aufgehoben, und Karteikästen, Schränke sowie der Schreibtisch als Statussymbol entfernt. Unsere Büroeinrichtung - in Zukunft vor allem flexibel Das Büroumfeld soll durch modernes und optimal funktionierendes Büromobiliar eine angenehme, möglichst entspannte Arbeitsumgebung schaffen. Also werden Bürolandschaften gestaltet, deren Abgrenzungen zum Modell «Lounge» oder zu einem modernen Wohnzimmer fliessend sind: ausser Büromobiliar halten Sofas, Stehtische und Kücheninseln Einzug. Professionelle Büroeinrichter fragen nach flexiblen Bürolösungen wie höhenverstellbaren Arbeitsplätzen und ergonomischen Bürostühlen. Unternehmen kön-

Und die Büromöbel Beschaffung? Natürlich flexibel & digital. Und die Beschaffung? Fest steht, flexible und lebendige Arbeitswelten brauchen flexible Beschaffungsmöglichkeiten – und das gerne digital. Das grösste deutschsprachige Büroeinrichtungsportal officebase.ch hat es sich zur Aufgabe gemacht, Bürowissen von A-Z, sämtliche Brancheninformationen und alle in der Schweiz erhältlichen Büromöbel schnell und zielgerichtet über das Internet zu generieren. Mit nur wenigen Klicks gelangen Büroplaner- und Einrichter unmittelbar zu den Produkten und Informationen, die sie wirklich benötigen werden. Umwege kennt das Onlineportal nicht. Dabei leistet das Portal übrigens echte Pionierarbeit. Officebase.ch ist das einzige Portal mit einer Komplettübersicht, von Desksharing bis höhenverstellbaren Schreibtischen, von Akustikboxen bis zu Loungemöbeln. Eine intelligente Menüführung, ein schlankes Webdesign sowie ein ständig aktualisiertes und vollständiges Produktportfolio machen den Unterschied. Und immer vorne auf der ersten Seite dabei: alle Produktneuheiten direkt bei ihrem Erscheinen. Zielgerichtet, bedarfsorientiert, ohne Umwege – eben ganz flexibel. Und bereit für die Zukunft. Alle weiteren Informationen gibt es auf officebase.ch. Informationen über den Autor Albert Denz hat 1968 mit 23 den Büromöbelhersteller Denz AG gegründet. Nach dem Verkauf 2004, gründete er den Schweizerischen Büroeinrichtungsverband, dem er seitdem sein Wissen zur Verfügung stellt. Er betreibt ausserdem das Büroeinrichtungsportal officebase.

Lager & Betrieb

Das Ende des Home Office?

IBM war 1980 Vorreiter, lange Zeit war es Gang und Gäbe: Das Arbeiten im Home Office. Doch jetzt der Schnitt: Nach über 25 Jahren rudert das Unternehmen zurück, zusammen mit vielen anderen. Die Mitarbeiter sollen wieder im Büro arbeiten, Schulter an Schulter. Für viele Arbeitende ärgerlich, für unsere Alltagskommunikation aber ein grosses Plus. Back to the roots – back to communication: ein Kommentar von Stefan Häseli, Experte für Alltagskommunikation.

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Eigentlich war und ist das Home Office doch eine gute Idee. Keine langen Arbeitswege, keine verstopften Strassen oder überfüllte öffentliche Verkehrsmittel mehr. Stattdessen dort arbeiten, wo man sich wohl fühlt. Zwischendurch mal die Kinder aus der Schule holen, das Mittagessen kochen oder die kranke Schwiegermutter besuchen, alles kein Problem. Solange die Arbeit gewissenhaft erledigt wird. Aber dafür lassen sich ja Richtlinien festlegen und Zeiten vereinbaren, in denen man für Kollegen und Vorgesetzte erreichbar ist. Und doch bleibt eine Sache auf der Strecke: Die alltägliche Kommunikation im Büro. Soziale Kontakte für mehr Kreativität Ein inspirierendes Miteinander, reger Gedankenaustausch und ein fröhliches Umfeld prägen im Idealfall den Büroalltag – und tragen massgeblich zur Kreativität bei. Das kann freilich zu Hause auf dem Sofa oder im kleinen Heim-Büro gar nicht gegeben sein. Selbst das alltägliche Telefongespräch oder die Skype-Konferenz machen das nicht wett.

Natürlich gibt es in dieser Debatte nicht nur schwarz und weiss. Nicht nur Home Office und nur Büroarbeit.

Wir Menschen brauchen soziale Kontakte, eine merkliche Anerkennung und Wertschätzung sowie eine gewisse Verbundenheit zum Unternehmen. Führungskräfte verlieren unterdessen schnell mal den Überblick, was die eigenen Mitarbeiter zu Hause eigentlich so machen. Hier käme das Vertrauen ins Spiel. Viele Unternehmen halten Kontrolle jedoch für die bessere Option …

Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation Dass viele Firmen ihre Angestellten wieder im Büro präsent sehen wollen, liegt auch am unausweichlichen Trend der Agilität. Agiles Arbeiten gewinnt immer mehr an Zuspruch und steht mittlerweile gleichbedeutend für einen teambasierten Ansatz. Weg von den Einzelkämpfern in ihren Einzelbüros, hin zu Kollaboration und Teamwork. Agile Teams arbeiten cross-funktional und fachübergreifend zusammen, was durch die räumliche Nähe auch ideal funktionieren kann. Entscheidungen werden schneller gefällt, es herrscht Transparenz und Wissensteilung. Ständige Feedbacks verbessern die Arbeit stetig. Und dazu die verbesserte Kommunikation. Denn die Alltagskommunikation unterscheidet sich essentiell von E-Mail-, Telefon- oder Skypegesprächen. Im «klassischen» persönlichen Gespräch sind wir automatisch viel emotionaler, spontaner und nachlässiger. Unsere Sprache variiert dabei, je nachdem mit wem wir im Dialog stehen und in welcher Rolle wir uns befinden. Und: Wir müssen immer präsent sein. Das bedeutet, wir konzentrieren uns auf den Moment, nehmen den Gesprächspartner ernst und interessieren uns wirklich für die Probleme des anderen. Das klappt nun mal am besten von Angesicht zu Angesicht. Keine E-Mail und kein (Skype-)Telefonat ersetzen das persönliche Gespräch, in welchem wir unser Gegenüber sehen, ihm auch ohne digitalen Helfer in die Augen schauen und anhand seiner Körpersprache deuten, ob wir ihm vertrauen können. Die Mischung machts Aber bedeutet das auch gleich das Ende des Home Office? Natürlich gibt es in dieser Debatte nicht nur schwarz und weiss. Nicht nur Home Office und nur Büroarbeit. Denn ein paar Tage Home Office können durchaus förderlich für

die Arbeit sein, um dann wiederum ein paar Tage im Büro mit den Kollegen zu verbringen und effektiv im Team zu arbeiten. Diese Abwechslung von Bürokommunikation und stillem Einzelarbeiten im Wohlfühl-Umfeld könnte für Viele der perfekte Kompromiss sein. Gerade bei agilen Teams ist Selbstverantwortung ein entscheidendes Stichwort. Deshalb sollten die Mitarbeiter ruhig selber entscheiden können, wann Teamarbeit und wann Arbeit im Home Office Sinn machen. Eine Win-Win-Situation – für Unternehmen und Mitarbeiter.

Zum Autor: Stefan Häseli regt als internationaler Speaker dazu an, wirkungsvolle Kommunikation im Alltag mit Spass zu erleben. Dazu ist er Autor von zahlreichen Büchern und bekannt als Ratgeber in Radio- und TV-Sendungen. Er analysiert aktuelle Ereignisse regelmässig als kommunikativer Beobachter. www.stefan-haeseli.com

Gerade bei agilen Teams ist Selbstverantwortung ein entscheidendes Stichwort.

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Das Personalwesen effizient managen

Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen sind zahlreiche Abläufe des Personalwesens häufig nach wie vor papierbasiert: Das Einstellen eines neuen Kollegen, seine Ausstattung mit Equipment, Urlaubsanträge, Reisekosten, Fortbildungen – all das ist mit zahlreichen Formularen und Ausdrucken verbunden. Ein Service-Management, wie man es von IT-Abteilungen her kennt, kann diese Abläufe deutlich verschlanken und beschleunigen. Fabian Henzler, Director Product Marketing bei Matrix42, nimmt in diesem Artikel die Prozessautomation im Personalwesen genauer unter die Lupe.

Jedesmal, wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen will, steht dem Verantwortlichen für das Personalwesen (Human Resources, HR) ein ausgewachsener Papierkrieg bevor: Er muss das gewünschte Profil des künftigen Kollegen im Gespräch mit dem Geschäftsführer oder Fachabteilungsleiter umreissen und für den internen Gebrauch schriftlich festhalten; dann muss er eine offizielle Version des Anforderungsprofils erstellen, um es an Personalvermittler und Jobbörsen herauszugeben. Bewerbungsunterlagen muss er ausdrucken und dem Verantwortlichen vorlegen. Und sobald man sich für einen Bewerber entschieden hat, steht die Erstellung einer Personalakte an. Damit der oder die Neue von Beginn an ungehindert arbeiten kann, ist weiterer Schriftverkehr nötig: Mal ist ein zusätzlicher Schlüssel oder ein Mitarbeiterausweis zu ordern, mal sind es Büromöbel, Dienstkleidung, ein neues Smartphone, Notebook oder auch ein Firmenfahrzeug. All diese Abläufe gilt es im Blick zu behalten und zeitlich zu koordinieren. IT-Abteilung als Vorbild Am einfachsten gestalten sich derlei Beschaffungsprozesse meist bei der IT-Ausstattung. Denn die IT-Abteilungen haben ihre Abläufe in aller Regel in den letzten Jahren auf ein softwaregestütztes Service-Management umgestellt. Mit einer entsprechenden Service-Managementlösung erfolgen sämtliche Veränderungen an der IT prozessbasiert und auf optimierte, standardisierte Weise – sei es die Beschaffung neuer Hard- und Software, das Aufspielen von Software-Updates, die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für einen neuen Mitarbeiter – oder eben auch die Deaktivierung des Kontos, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt. Was liegt also näher, als eine solche moderne Service-Managementlösung auch für andere Fachbereiche zu nut-

zen? Denn als Basis für die Abbildung automatisierter Abläufe dient hier eine sogenannte Workflow Engine – und für den Einsatz dieser Workflow Engine ist es unerheblich, ob der abzubildende Prozess einer aus dem Bereich IT ist, aus der Gebäudeverwaltung, dem Fuhrpark-Management oder eben dem Personalwesen. HR-Prozesse bequem aufsetzen und verwalten Für die Einrichtung und Ausgestaltung der jeweiligen Prozesse bieten fortschrittliche Lösungen dieser Art eine anwenderfreundliche, Web-basierte Benutzerschnittstelle. Dadurch kann ein Anwender den gewünschten Prozess mit wenigen Mausklicks zusammenstellen – ohne dafür eine aufwändige Schulung oder gar Programmierkenntnisse zu benötigen. Bei Veränderungsbedarf sind auch nachträgliche Anpassungen eines Prozesses jederzeit möglich, zum Beispiel wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet hat und dieser nun in den Abläufen mit zu berücksichtigen ist.

markieren, andere verwerfen. Beim Kandidaten, für den man sich entscheidet, wird die Bewerberakte in die Personalakte überführt, der Arbeitsvertrag liegt dann dort ebenfalls digital vor. Zeitgewinn durch Automation Eine moderne Service-Managementlösung wie zum Beispiel Matrix42 Service Management bietet auch anderen Abteilungen eine ausgereifte Basis, um Prozesse und Abläufe auf einfache Weise selber einzurichten, zu automatisieren und damit zu beschleunigen. Dank der hinterlegten Workflows sinkt die Fehleranfälligkeit: Es ist kaum mehr möglich, einen Arbeitsschritt oder Aspekt zu vergessen. Und weil die Abläufe IT-gestützt einfacher und schneller abgewickelt werden, kann der Personalleiter statt für Papierkram mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge wie Mitarbeitergespräche und Fortbildungsinitiativen aufwenden.

Mit einer modernen Service-Managementlösung gestaltet sich das Einstellen eines neuen Mitarbeiters dann wie folgt: Der Personalleiter hat ein Formular für Mitarbeiterprofile angelegt, das der jeweilige Vorgesetzte per Web-Browser einfach online ausfüllen kann. Die Angaben aus diesem Web-Formular – mit Ausnahme der als «intern» markierten Details – speichert der Personalleiter als PDF ab und verschickt es per E-Mail an Jobbörsen und Personalvermittler. Für jeden Bewerber legt er dann eine digitale Bewerberakte an. Schriftliche Dokumente speichert er dort als PDF, ebenso einfach ordnet er per E-Mail eingegangene Unterlagen zu. Für den Zugang zu den Bewerberakten hat er einen Workflow eingerichtet: Der Fachabteilungsleiter kann Bewerber als «zum persönlichen Gespräch einladen»-

ZumAutor: Als Director Product Marketing ist Fabian Henzler für die Vermarktung aller Matrix42 Produkte verantwortlich. Er greift auf viele Jahre Erfahrung im Produktmanagement, im Vertrieb und im Marketing zurück. www.matrix42.com

Relax & Wohlbefinden

Das Multi-Generationen-Büro Mit verschiedenen Generationen unter einem Dach zu arbeiten, kann zum Erfolgsfaktor eines Unternehmens werden — wenn wir verstehen, wie man mit ihnen umgeht und wie sie sich dabei wohlfühlen.

sich auszuruhen und Bereiche, in denen konzentriert und ohne Störungen gearbeitet werden kann. Akustik und Licht Je älter wir werden, desto weniger Hochtöne hört das menschliche Ohr. Das gegenseitige Verstehen, ohne die anderen zu stören, ist gerade in offenen Bürolandschaften ein wichtiger Aspekt für eine gute Zusammenarbeit. Mit Schall absorbierenden Abschirmelementen können ganze Bereiche wirkungsvoll zu Wohlfühloasen umfunktioniert werden. In Verbindung mit Schreibtischen oder als freistehende Elemente können sie schnell und individuell eingesetzt werden. Die Augen älterer Menschen benötigen mehr Licht. Flexible und individuell einstellbare Lichtlösungen werden daher zunehmend als wichtig erachtet. Das hilft nicht nur den älteren Personen, sondern gefällt auch jüngeren besser.

Quelle: Sedus.com

Die Konzeption der Büroeinrichtung ist für eine effiziente Zusammenarbeit mehrerer Generationen ausschlaggebend. Sie sollte zu allen Teams passen und deren Aktivitäten und physischen Anforderungen gerecht werden. Mit dem steigenden Alter der Belegschaft und der Tatsache, dass junge Mitarbeiter immer mehr sitzen, sind Möblierungen gefragt, die Bewegung und aktivere Arbeitsweisen fördern. Das moderne Multi-Generationen-Büro ermöglicht spontane Zusammenarbeit, bietet die Möglichkeit,

Zonen für Fokusarbeit Spezielle Arbeitsumgebungen und Möblierungen schaffen Räume, die sowohl optisch als auch akustisch für konzentriertes Arbeiten geeignet sind. Ähnlich wie in Bibliotheken verhalten sich die Nutzer intuitiv und adäquat. Aktuellen Studien zufolge haben gerade jüngere Mitarbeiter Probleme damit, sich für längere Zeit auf eine Sache zu konzentrieren. In Räumen die wie Konzentration «aussehen», wird nachweislich ungestörter und effizienter gearbeitet. Wenn Smart Working, dann smart Neue flexible Arbeitsplatzkonzepte sind für Mitarbeiter ungewohnt, die lange an eigenen Bürotischen gearbeitet haben. Im nonterritorialen Büro sehen sie sich allmorgendlich herausgefor-

dert, einen freien Arbeitsplatz für sich zu finden. Eine gute Begleitung der Teams ist bei der Umstellung zu Smart Working essentiell.

«Also Ben, ich stelle Dir jetzt eine Frage, die ich allen Mitarbeitern stelle, und Du solltest ernsthaft darüber nachdenken, weil sie wichtig ist, okay? Wo siehst Du dich in 10 Jahren?» «Wenn ich 80 bin?» Robert de Niro in «The Intern», 2015

Unterstützung durch die se:connectsApp: auch Mitarbeiter, die nicht an flexible Arbeitsplätze gewöhnt sind, finden schnell ihren freien Platz oder andere Kollegen. Durch diese einfache und intuitive Technik akzeptieren sie die «neuen Arbeitswelten» deutlich schneller und bereitwilliger. Zudem kann man mit der App ganz einfach freie Sitzungszimmer belegen. Mobiliar, das passt Um die Haltungsgewohnheiten bei der Büroarbeit zu verbessern, gibt es für jede Aktivität die passende Einrichtung. So können Besprechungen am Hochtisch stehend und kombiniert sitzend stattfinden – wie jeder spontan möchte.

Regelmässige Haltungswechsel tragen dazu bei, dass gesünder und vitaler gearbeitet wird. Leider verbringen noch immer zu viele Menschen zu viele Stunden sitzend an ihrem Arbeitsplatz. An der Stelle ist neben einem gut einstellbaren Bürostuhl der höhenverstellbare Sitz-Stehtisch das beste Rezept. Für Jung und Alt Seit 12 Jahren auf Ergonomie im Büro spezialisiert, eröffnet MeFirst im April den neuen Showroom in Zürich. Auf gut 800 m2 erleben Besucher zeitgemässe Büroeinrichtungen, die für Jung und Alt funktionieren. Neben Lösungen für passende Akustik und Beleuchtung bietet MeFirst auch Möbel für Meetingräume und Collaboration. Die oben erwähnte App se:connects lässt sich ebenfalls hier ausprobieren.

Me-First.ch GmbH Büromöbelhändler in Zürich Hardturmstrasse 135 8005 Zürich Telefon 043 540 84 48 info@me-first.ch www.me-first.ch

Relax & Wohlbefinden

Balance finden im Büroalltag

Viele Beschäftigte leiden unter Stressfaktoren am Arbeitsplatz. Besonders zu schaffen machen der ständige Termindruck, ein schlechtes Arbeitsklima und emotionaler Stress. Zudem stellen Überstunden eine grosse Belastung dar. Und dem nicht genug: Beklagt wird oft auch die ständige Erreichbarkeit auch nach Feierabend. Wie lässt sich das Ausbrennen im Job vermeiden? Der nachfolgende Artikel zeigt, wie Führungskräfte und Mitarbeiter mit drei einfachen Schritten ins Gleichgewicht kommen.

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«Wir haben nicht gelernt, uns innerlich zu sortieren und gut für uns zu sorgen», erklärt Christine Pehl. Als Unternehmensberaterin und Coach begegnen ihr die Auswirkungen in vielen Unternehmen. «Wir verdrängen alles, was sich unangenehm anfühlt und oft ein Weckruf unserer Psyche ist – wir schauen im wahrsten Sinne fern anstatt nach innen.» Innere und äussere Klarheit Viele bekämpfen ihre Anspannung mit Aktivitäten wie exzessivem Sport, ruhelosem Arbeiten, dem Glas Wein am Abend oder der Einnahme von Aufputschmitteln. «Wir wissen oftmals nicht, wie wir unsere inneren Zustände klären und herausfinden, was für uns sinnhaft ist. Das zeigt sich auch in der massiven Zunahme psychischer Erkrankungen wie Depression oder Burnout», weiss die Beraterin aus ihrer Praxis.

Planen Sie jeden Tag eine Zeit der Stille als Termin mit sich selber ein.

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Zwar ist der Markt überschwemmt mit Ratgebern und Tipps für besseres Zeitmanagement und höhere Produktivität, doch helfen diese Anleitungen häufig nicht dauerhaft, den Stresspegel zu senken. Das von Christine Pehl entwickelte Vorgehen trägt in einer komplexen Welt zur Klärung, Entlastung und Vereinfachung bei. In ihren Seminaren stellt die Beraterin den Teilnehmern anfangs die Frage: «Wie können Sie sich innerlich sortieren, um im Aussen klarer zu sein?» Da vielen die Antwort darauf schwerfällt, hat sie eine einfache Anleitung entwickelt, die für jeden umsetzbar ist. Sie empfiehlt drei Schritte: 1. Schritt: In die Stille gehen Der erste Schritt besteht darin, jeden Tag eine Zeit der Stille als Termin mit sich selber einzuplanen. Dazu reichen fünf bis zehn Minuten. Es geht darum, mit sich in Kontakt zu kommen. Zu Beginn macht man eine kleine Reise durch den Körper: Wie fühlen sich die Füsse an? Warm oder kalt? Sind die Schultern angespannt oder entspannt? Gibt es Druck auf der Brust oder ist der Brustraum eher weit? Im Alltag kommt allerdings schnell die Frage auf, woher Führungskräfte oder Mitarbeiter sich im hektischen Tagesgeschehen noch weitere zehn Minuten Zeit nehmen können. «Ein paar Minuten ist man oft auf Facebook oder anderen digitalen Plattformen», entgegnet Christine Pehl. «Nehmen Sie sich stille Zeiten und kommen wieder in Kontakt mit sich selber – hier liegt Ihre Quelle.»

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2. Schritt: Was kann ich weglassen? Im zweiten Schritt empfiehlt Christine Pehl eine «heilsame Reduktion». Was könnten Sie in Ihrem Leben einfach weglassen? Gerümpel im Keller oder Altlasten im Büroschrank? Unsinnige Gewohnheiten? Langes Fernsehen? Sogenannte «Verpflichtungen», die vielleicht gar keine sind? «Ziel ist es, freie Räume zu schaffen», erklärt die Beraterin. Christine Pehl erzählt schmunzelnd von einer Führungskraft, die feststellte: «Ich habe mir angewöhnt, jeden Morgen im Büro am Kaffeeautomaten einen Cappuccino zu holen. Wenn ich ehrlich bin, mag ich ihn gar nicht – er schlägt mir sogar auf den Magen. Und dafür verschwende ich zehn Minuten. Das macht an fünf Tagen die Woche 50 Minuten. Also verbringe ich fast eine Stunde pro

Woche mit einer Sache, die mir im wahrsten Sinne des Wortes nicht bekommt.» Beim Reduzieren und Entrümpeln bringen wenige Minuten schon sehr viel Entlastung. Es kommt vor allem darauf an, dass Führungskräfte sich bewusst machen, womit sie gerade ihre wertvolle Zeit verbringen. Und sich überlegen, wofür sie diese Zeit lieber investieren möchten. Weniger ist mehr: Weniger Zeit mit unwichtigen Dingen verbringen, um mehr sinnvolle Sachen zu machen. 3. Schritt: Sinn, Freude und Genuss finden Diese freien Räume können – in einem dritten Schritt – mit neuen Inhalten gefüllt werden, die für Sie persönlich Sinn stiften oder einfach Freude und Genuss bringen. Hilfreich ist, eine kleine Liste mit Punkten zu erstellen, die einem

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wirklich, wirklich wichtig sind. Nehmen Sie sich einen Abend Zeit, um nachzuspüren: «Was sind meine Werte? Was macht mir Freude und bringt Genuss?» Echte Freude bringt eine gute Schwingung, die uns wiederum Kraft zuführt. Die Seminare von Christine Pehl werden von unterschiedlichen Organisationen und Geschäftsführern gebucht, die sich für das Thema betriebliche Gesundheit engagieren und bisher kein Rezept dafür haben. Denn ihnen sagt Christine Pehl: «Indem Sie sich innerlich sortieren, kommen Sie in Balance in Ihrem beruflichen Alltag. Man kann das genauso erlernen wie gelungene Kundenansprache!» Quelle: www.careerslounge.com

Relax & Wohlbefinden

SILQ: Der intuitive Bürostuhl Mit SILQ präsentiert Steelcase eine Design- und Materialinnovation: Der Bürostuhl passt sich dem Körper ganz ohne Mechanik an.

Nach intensiver Materialforschung haben Steelcase Designer und Ingenieure einen extrem leistungsfähigen Polymer-Werkstoff entwickelt, der die Eigenschaften einer Carbonfaser aufweist. Die Kombination dieses neuen Materials und einer ganz besonderen Formgebung, die fast schon sinnlich anmutet, ermöglicht, dass sich der Stuhl ohne den Einsatz sonst üblicher Mechanik an den Nutzer anpasst. Das Ergebnis ist ein Stuhl, der wie ein intuitives, sensibles System reagiert – SILQ ist ein Archetyp für ein neues Bürostuhldesign. Das Material wird zur Mechanik «Die Idee zu SILQ basiert auf unserem besonderen Verständnis von Design. Um etwas wirklich Einzigartiges zu schaffen, ist es wichtig, die visuelle und die funktionale Designsprache in Einklang mit dem Material zu bringen,» erklärt James Ludwig, Vice President Global Design and Engineering. Ludwig und sein Team hatten die Vision, einen Stuhl völlig neuartig zu designen. Ziel war es, Hunderte von Einzelteile, die üblicherweise für einen anpassungsfähigen Stuhl benötigt würden, durch ein einfaches System zu ersetzen, bei dem das Material zum Mechanismus wird. Das Steelcase Team entwickelte zunächst eine Premium-Version des SILQ aus Carbon. Um wirklich alle Zielgruppen anzusprechen, mussten sie weiter forschen. Dazu stellte das Team weitere Prototypen her und entwickelte nicht nur ein neues Material, sondern auch einen neuen Fertigungsprozess. Das Ergebnis: ein hochleistungsfähiger Polymer-Werkstoff, der sich wie Carbonfaser verhält. «Das Zusammenspiel von Form, Material und Funktion sind bei SILQ untrennbar miteinander verbunden,» betont Ludwig. «Wir sind bis an die Grenzen der Materialwissenschaft gegangen. Das Resultat: Das Material wurde zur Mechanik.»

SILQ von Steelcase ist für das Arbeiten von heute entwickelt worden.

Raffiniert einfaches Design SILQ ist für das Arbeiten von heute entwickelt worden. Menschen bewegen sich von einem Raum zum anderen. Sie arbeiten nicht mehr nur an einem Platz und benötigen daher einen Stuhl, der sich ihnen intuitiv anpasst. Einzig die Höhe muss vom Nutzer eingestellt werden. «Die Einfachheit des Stuhldesigns wird jeden, der auf SILQ sitzt, unterstützen und gefallen – egal, wo und wie man arbeitet,» erklärt Ludwig. SILQ wird in einer Vielzahl verschiedener Materialkombinationen sowohl in Polymer als auch Carbon angeboten. Ausserdem gibt es die Möglichkeit, das Material digital zu bedrucken. In Europa wird SILQ im Herbst 2018 zu einem Preis ab 780 Euro verfügbar sein. Weitere Informationen: www.steelcase.com

Produkte

News

Einfache Aktenvernichtung

Sinnvolle Prävention

Stimmungsvolle Arbeitsräume

Die erfolgreiche Produktserie HSM SECURIO AF des süddeutschen Bürotechnikherstellers HSM vereint Funktionalität und Bedienkomfort mit einem zeitlos ansprechenden Design. Sie bietet für nahezu jede Arbeitsumgebung eine optimale Lösung für die einfache und sichere Vernichtung von Dokumenten. Anwender mit hohem Papieraufkommen schätzen die Geräte der AF-Serie mit automatischem Papiereinzug, die Stapel bis zu 500 Blatt komfortabel und zeitsparend vernichten. Jüngster Neuzugang ist der HSM SECURIO AF100. Mit dem attraktiven Produktdesign in der Trendfarbe Weiss fügt sich das neue Modell harmonisch in die HSM SECURIO Produktlinie ein und stellt künftig mit kompakten Abmessungen und einem Auffangvolumen von 20 Litern das Einstiegsmodell der Autofeed-Aktenvernichter dar. www.hsm.eu

Unfälle im Büro sind keine Seltenheit. Die Aktion «Prävention im Büro» der Eidgenössischen Koordinationskommission für Arbeitssicherheit EKAS macht auf die oft unterschätzten Risiken in Unternehmen des Dienstleistungssektors mit Büroarbeitsplätzen aufmerksam. Die EKAS-Box lädt den Besucher ein, sich neues Wissen zu Gesundheit und Sicherheit am Büroarbeitsplatz anzueignen. Ein virtueller Rundgang durch verschiedene Bürosituationen bietet Führungskräften und Mitarbeitenden auf unterhaltsame Weise praktische Tipps, unter anderem auch zum Thema «Büroeinrichtung». Mit den Apps der EKAS-Checkbox kann das Wissen anschliessend angewendet werden. Und mit den sieben EKAS-Lernmodulen zu verschiedenen Themen können die Kenntnisse schliesslich geprüft und gefestigt werden. www.prävention-im-büro.ch

Räume nicht nur gestalten, sondern auch anbieten: Mitten in der Oltner Altstadt hat der Inhaber von Inside. Home & Office unter dem Namen «aare-riverview» stimmungsvolle Denk- und Arbeitsräume geschaffen. Mit Blick auf die Aare, intimer Atmosphäre, Designermöbeln und individuellem Catering. Die Lokalität ist innen komplett renoviert und mit erlesenen Materialien ausgestattet. Die drei unterschiedlich grossen Räume auf drei Etagen können einzeln oder zusammen gemietet werden, bieten direkten Aareblick und sind vielseitig nutzbar: als temporärer Rückzugsort für Einzelpersonen oder kleine Teams, für Sitzungen, Brainstormings und Arbeitstreffen von Firmen, Vereinen und Organisationen sowie für Versammlungen, Präsentationen und Vorführungen mit bis zu 45 Teilnehmenden. www.aare-riverview.ch

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Das Magazin für erfolgreiche Weiterbildung und Meetings

Magazin und Suchportal für «Zu wissen, erfolgreiche Weiterbildung und was man weiss, Meetings.

und zu wissen, was man tut, das ist Wissen.» www.seminarinside.ch (KONFUZIUS)

Nicht nur besser

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