Делопроизводство №1 - 2016 by Mark Smith

НЕКОММЕРЧЕСКАЯ

Национальная Деловая Премия

КАПИТАНЫ РОССИЙСКОГО БИЗНЕСА 1 июля 2 0 1 6 г. отель Савой

е и н е ш а л г При НА ЦЕРЕМОНИЮ НАГРАЖДЕНИЯ ЛАУРЕАТОВ

www.TOP-PERSONAL.ru

(январь – март)

Основные номинации:

Деловая репутация Лучшие работодатели Лучшие HRD Лучшие СЕО а также 1 ИЮЛЯ 2016 ОТЕЛЬ «САВОЙ» ул.Рождественка, 3/6, стр.1

Лучшие Капитаны • бизнес-школы • вузы • деловые журналы • деловые сайты • издательства • кадровые агентства

• консалтинговые компании •

коучинговые центры • тренинговые компании • юридические фирмы

В номере:

Технология аутсорсинга в архивном деле. Проблемы и решения Документирование деятельности арбитражного управляющего Документирование процедуры проведения внутреннего аудита Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ Деятельность добровольных общественных организаций США по совершенствованию архивного дела и управления документами Отпуск по уходу за ребенком: нюансы предоставления и оформления При поддержке:

Делопроизводство все более становится электронным, а наш журнал – печатным, но и электронным одновременно. Журнал издается при участии Историко5архивного института Российского государственного гуманитарного университета и Всероссийского научно5исследовательского института документоведения и архивного дела Росархива

Закажите БЕСПЛАТНО новый журнал «Коммерческие споры», прислав заявку на e-mail: 7447273@bk.ru

С О Д Е Р Ж А Н И Е XXII Международная научно-практическая конференция .......................... 3 Т.А. Быкова

Послания и поручения Президента Российской Федерации как официальные письменные документы .......................................... 8 А.В. Ермолаева, Н.А. Кузьмин

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Организация архива электронных документов. Практические аспекты и перспективы .............................................. 14 С.Л. Кузнецов

Технология аутсорсинга в архивном деле. Проблемы и решения ........... 19 С.В. Веретехина

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Системы документации, обеспечивающие регистрацию актов гражданского состояния ........................................................... 28 А.И. Исаченкова

Оптимизация процесса документирования в министерстве образования и науки Астраханской области ........................................ 35 Н.Н. Дрыгина, Е.В. Кошманов

Документирование деятельности арбитражного управляющего ............. 40 М.А. Дубовицкая

Документирование процедуры избрания по конкурсу на замещение должности профессорско-преподавательского состава вуза ....................................................................................... 48 Н.Н. Шокорова

ОПЫТ РАБОТЫ Документирование процедуры проведения внутреннего аудита ............. 54 Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева

Употребление наименований в текстах служебных документов в НИУ «БелГУ» .................................................................................... 60

М.Б. Геращенко, М.В. Арцыбашева

АРХИВНОЕ ДЕЛО Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ ........................................................ 67 В.Ф. Привалов. Материал для публикации подготовлен Е.Н. Поповой

Документы архивного учета. Дело фонда ............................................... 78 М.М. Сичкарева

Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственном бюджетном учреждении «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» ..... 86 И.В. Люкшина, Ю.В. Сухачева, А. Джумалиева

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ Деятельность добровольных общественных организаций США по совершенствованию архивного дела и управления документами ..... 96 М.В. Плетнева

ОБУЧЕНИЕ Опыт работы в преподавании дисциплины «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу»: компетентностный подход .............................. 100 А.И. Ложкина

Документационное обеспечение управления в публикациях 2015 года .................................................................. 103 Е.А.Ефименко

Отпуск по уходу за ребенком: нюансы предоставления и оформления ........................................... 107 И.А. Коссов

КРОССВОРД . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Главный редактор журнала Кузнецов C. Л. Зам. гл. редактора журнала Ларин М.В. Редакционная коллегия: Безбородов А. Б. Конькова А. Ю. Кукарина Ю. М. Верстка: Корнилова О. Корректор: Кочетков П. Прямая подписка и отдел реализации: 5421613@mail.ru Гл. редактор ИД «Управление персоналом» Гончаров А. Н.

Подписные индексы: по каталогу агентства "Роспечать" – 29659 (на полугодие). Учредитель: ООО "Журнал "Управление персоналом". Регистрационное свидетельство ПИ № 77 15415. Выдано Комитетом Российской Федерации по печати. Издательство не несет ответственности за ущерб, нанесенный в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся в настоящем издании. Перепечатка материалов (полная или частичная) допускается только с письменного разрешения редакции.

© "Делопроизводство", 2016. Подписано в печать 22.01.2016 Формат 60х90 1/8. Печать офсетная. Бумага офс. № 1. Печ. л. 13. Тираж 10 000. Заказ № 110-16. Отпечатано в полном соответствии с качеством предоставленного электронного оригинал-макета ООО «ИнПринт» в ОАО «Кострома» 156010, г. Кострома, ул.Самоковская,10.

XXII МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ Т.А. Быкова, зав. кафедрой РГГУ

–19 ноября 2015 года состоялась XXII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: проблемы стандартизации». В здании Российского государственного архива социально-политической истории собрались около 200 представителей научных организаций, вузов, органов государственного управления, бизнеса, архивных учреждений. Организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, Евро-Азиатское отделение МСА при участии РГГУ и РОИА. В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Казахстана, России, Туркменистана, Таджикистана, Украины (Донецк), Узбекистана. В течение двух дней были проведены пленарное, несколько секционных заседаний и круглый стол, посвященный вопросам подготовки современных специалистов в области документационного обеспечения управления. На пленарном заседании особый интерес вызвало выступление директора ВНИИДАД д.и.н., проф. М.В. Ларина, который поделился своим видением современного состояния стандартизации управления документами в нашей стране и отметил тенденции ее развития. Докладчик отметил, что в условиях недостаточной регламентации именно стандарты отражают

лучшую практику работы с документами как в Российской Федерации, так и на международном уровне. Однако существует ряд проблем, связанных в том числе и с терминологическим многообразием, и нерешенностью вопросов однозначного определения или толкования понятий. Остановился докладчик и на чрезвычайно актуальной проблеме международной интеграции, возможности применения международных стандартов в сфере работы с информацией и документацией в нашей стране. Особенностью пленарного заседания стало то, что основными докладчиками были представители государств постсоветского пространства. Большая часть их докладов была посвящена практическому опыту решения различных проблем в области разработки и использования стандартов в сфере документационного обеспечения управления. Так, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела к.и.н. А.Е. Рыбаков рассказал о белорусском опыте создания, внедрения и использования стандартов в сфере управления документами. Проблемам международной стандартизации в области управления документацией и вопросам использования информационных технологий для совершенствования стандартизации

управления документации были посвящены доклады главного специалиста Инспекции по контролю за деятельностью государственных и ведомственных архивов Главного архивного управления при Кабинете министров Туркменистана М.Х. Хаджимамедова и начальника отдела электронных архивов и документоведения Агентства «Узархив» при Кабинете министров Республики Узбекистан А.О. Алиева. Историческим опытом создания законодательной базы, внедрения и использования стандартов в сфере управления документами в Республике Казахстан поделился заместитель директора архива президента Республики Казахстан В.М. Чупров. О практике разработки стандартов на организационно-распорядительную документацию рассказала М. Табарова, зав. отделом Главного архивного управления при правительстве Республики Таджикистан. Нужно отметить, что эти вопросы явились чрезвычайно важными для участников конференции. Доклады показали, что заложенные в советское время единые основы организации работы с документами во многом предопределили схожие проблемы развития управления документами, внедрения современных информационных технологий, стандартов в практику работы с документацией в странах постсоветского пространства. Вместе с тем существует и специфика решения задач. Освещение особенностей подходов к их решению, несомненно, обогащает и опыт российских специалистов в данной области. В рамках пленарного заседания также были заслушаны доклады о практических разработках информационных систем, позволяющих реализовать стандартизированные процедуры управления хранением документов. Заместитель начальника Отдела разработки и внедрения информационных систем ООО «АС» Е.В. Жаворонкова представила последние разработки компании, позволяющие, в частности, осуществить распределенное хранение документов. Доклад Е.В. Жаворонковой дополнил управляющий партнер группы компаний «ТЭЛОС АРХИВ» С.С. Калмыков, который рассказал о практике применения компанией «ТЭЛОС АРХИВ» данных информационных систем. После окончания пленарного заседания была организована работа секции «Теоретические аспекты стандартизации». Секционное заседание вели заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук В.Ф. Янковая и директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук А.Е. Рыбаков. Доклады, представленные на секции, способствовали развитию научных дискуссий по вопросам, представляющим значительный интерес для научного профессионального сообщества. Ряд докладов был посвящен вопросам истории и эволюции стандартов в области делопроизводства. Так, в своем докладе В.Ф. Янковая обратилась к истории разработки государственных стандартов на систему организационнораспорядительной документации в 1960–70-е годы прошлого столетия, показала развитие стандартизации в последующие годы и остановилась на особенностях нового стандарта на систему ОРД, работа над проектом которого ведется в настоящее время. Исторический аспект стандартизации документационного обеспечения управления в нашей стране был затронут и в докладе доцента кафедры автоматизированных систем ДОУ Историко-архивного института к.и.н. Л.Н. Варламовой. Были рассмотрены особенности стандартизации, проводимой в 1920-е годы, проведены параллели с направлениями стандартизации в сфере ДОУ сегодняшнего дня. Истории организации делопроизводства в учреждениях Академии наук СССР в 1938– 1981 гг. был посвящен доклад к.и.н. М.Ю. Киселева, руководителя центра учета и обеспечения сохранности документов Архива Российской академии наук. Большой интерес у участников конференции вызвал доклад профессора Казанского государственного энергетического университета к.и.н. г.А. Двоеносовой, которая показала свое оригинальное видение теории документа. Ею была представлена методология построения синергетической теории документа, что является новым взглядом на документ как самоорганизованную систему и, несомненно, существенным вкладом в развитие документоведения. Проблемы современной стандартизации управления документацией были детально раскрыты в докладе заведующей отделом документоведения ВНИИДАД к.и.н. Н.Г. Суровцевой. В своем докладе Н.Г. Суровцева остановилась на сфере применения и направлениях использования стандарта ГОСТ Р ИСО 30300-

2015, который в ближайшее время должен быть принят и введен в действие. Говоря о внедрении в практику управления документами в Российской Федерации международных стандартов следующего поколения, докладчик провел сравнительный анализ ГОСТ 30300 с действующим в настоящее время ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и обратила внимание на особенности нового стандарта. Доклад научного сотрудника Международного центра демографических исследований Уральского федерального университета В.А. Бондаря был посвящен одному из самых актуальных вопросов теории и практики документационного обеспечения управления – терминологическим проблемам. Представив результаты обобщения анализа терминов и определений, содержащихся, в частности, в международных и национальных стандартах, действующих в сфере управления документами, докладчик обратил внимание на известное несоответствие понятий и те трудности, которые с этим связаны. Одним из ключевых выводов докладчика явилась необходимость гармонизации терминологии в сфере управления документами и формирования соответствующей терминосистемы. Круглый стол «Профессиональные стандарты и их влияние на подготовку специалистов» объединил ведущих российских специалистов в области документационного обеспечения и профессиональной подготовки документоведов. Ведущими заседания были Т.А. Быкова, зав. кафедрой документоведения Российского государственного гуманитарного университета, кандидат исторических наук и Н.Г. Суровцева, зав. отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук. Открывая работу круглого стола, Т.А. Быкова остановилась на важности обсуждаемых вопросов. Она напомнила, что разработка профессиональных стандартов в сфере ДОУ была начата в 2013 году. Работа проводилась в соответствии с нормативными актами и рекомендациями Минтруда России и Национального совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям. Летом 2015 года был утвержден первый стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», который стал нормативной основой для разработки об-

разовательных стандартов, разработки программ дополнительного профессионального образования, аттестации и сертификации работников, занимающих соответствующие должности. Т.А. Быкова рассказала также о том, что начата разработка следующих двух стандартов: «Специалист службы документационного обеспечения управления» и «Управляющий документацией». В рамках круглого стола «Влияние Национальной системы профессиональных квалификаций на развитие профессионального сообщества офисных и административных работников», который был проведен в Торгово-промышленной палате 13.11.2015, состоялось обсуждение функциональных карт данных стандартов. Участниками круглого стола функциональные карты были одобрены. В связи с этим докладчик предложил заслушать не представленные в программе конференции сообщения о функциональных картах соответствующих профстандартов, с чем участники круглого стола согласились. Функциональную карту профессионального стандарта «Специалист службы документационного обеспечения управления» представила к.и.н. Ю.М. Кукарина, доцент кафедры документоведения РГГУ, профессионального стандарта «Управляющий документацией» – Л.Н. Варламова, доцент кафедры АСДОУ РГГУ. В своих сообщениях докладчики рассказали о функциях, которые должны войти в профессиональные стандарты специалистов. Теме профессиональных стандартов были посвящены и сообщения других участников круглого стола. В сообщении д.и.н. А.В. Ермолаевой, профессора Поволжского института управления имени П.А. Столыпина, еще раз была подчеркнута важность разработки профессиональных стандартов и их использования в образовательной деятельности. Докладчик остановился на негативных тенденциях, которые связаны с закрытием направления подготовки «Документоведение и архивоведение» в ряде российских вузов, в частности, в Поволжском институте управления имени П.А. Столыпина. Было высказано мнение, что наличие нормативных профессиональных стандартов позволит восстановить полноценное профессиональное образование в сфере ДОУ. В своем сообщении ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы» к.и.н. Н.А. Храмцовская

обратила внимание на меняющиеся требования работодателей к специалистам, в частности, сферы ДОУ. Она остановилась на тех знаниях и умениях современного выпускника высшего учебного заведения, которые сделают его конкурентоспособным на рынке труда. Особое внимание было уделено знаниям современных информационных технологий и умениям широко их применять в практической деятельности. Зав. кафедрой документоведения и архивоведения Крымского федерального университета имени В.И. Вернадского проф. Е.В. Латышева поделилась сложностями, с которыми столкнулась кафедра при модернизации системы образования Республики Крым и приведении учебной документации в соответствие с российскими образовательными стандартами. Докладчик высказал благодарность в адрес Историко-архивного института, преподаватели и сотрудники которого оказывали кафедре существенную помощь. Итоги работы круглого стола подвел директор ВНИИДАД, профессор М.В. Ларин. Он еще раз остановился на проблемах подготовки специалистов-профессионалов сферы ДОУ и предложил принять рекомендации по дальнейшему развитию подготовки кадров по направлению «Документоведение». *** Второй день конференции был посвящен практике разработки и применения стандартов, при этом также уделялось внимание актуальным теоретическим проблемам. Ведущими заседания этой секции были М.П. Бобылева, и.о. зам. директора ВНИИДАД, к.и.н., доцент и Л.Р. Фионова, декан факультета вычислительной техники, зав. кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства» Пензенского государственного университета, д.т.н., профессор. Открывая работу 2-й секции М.П. Бобылева выступила с сообщением «О роли стандартизации в условиях применения технологий электронного документооборота». В сообщении было обращено внимание на то, что в условиях применения технологий электронного документооборота, даже в рамках смешанного документооборота, число объектов стандартизации и регламентации объективно требуется большее, чем при традиционном бумажном документообороте. Можно выделить несколько основных направлений унификации и стан-

дартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, способы фиксации информации на носителе, форма, содержание и технологические процессы работы с документами. Отдельно докладчик остановилась на роли стандартизации форматов записи и форматов передачи данных при решении задач взаимодействия информационных систем в процессах внешнего, в том числе межведомственного электронного документооборота, и охарактеризовала некоторые регламентирующие документы в этой области. Была также рассмотрена роль стандартизации и унификации для внутреннего электронного документооборота, в частности, при оптимизации процедур взаимодействия и внедрении технологий электронного согласования проектов документов. Выступление к.т.н. А.В. Соловьева, зам. директора по научной работе Федерального исследовательского центра «Информатика и управление» РАН, на тему «Опыт создания файлового формата деловых документов долговременного хранения» касалось крайне актуальной проблемы долговременной сохранности электронных документов. Был предложен подход к созданию модели электронного архивного документа и разработке платформонезависимого формата хранения. В выступлении было подчеркнуто, что множество форматов электронных документов со временем приведет к проблеме их читаемости и отображения. Подход к решению проблемы при создании архивов электронных документов заключается в нормализации их форматов, т. е. преобразовании в формат долговременного хранения. Плюс: решаются проблемы интерпретации документов, но есть и минус: конвертация старых электронных документов может быть дорогостоящей задачей. Если же хранить документ в оригинальном формате, то затраты на конвертацию отсутствуют, но очень высоки риски неинтерпретируемости документов через 20-50-100 лет. В выступлении были изложены общие требования к формату долговременного хранения электронных документов. Л.Р. Фионова поделилась опытом разработки стандарта управления документами в условиях смешанного документооборота на примере Пензенского государственного университета. В обстоятельном сообщении был продемонстрирован системный подход к управлению

документами при сочетании на практике элементов бумажного и электронного документооборота. Проблемы стандартизации работы с документами с учетом отраслевой специфики были изложены в сообщениях «Особенности стандартизации в организациях, осуществляющих свою деятельность на финансовом рынке», с которым выступила к.и.н. Е.В. Романченко, руководитель административного департамента САО «ВСК», а также «Стандартизация содержания, структуры и оформления геологической отчетности как способ управления качеством документов Архивного фонда РФ», с которым выступил Б.М. Петров, заместитель начальника отдела комплектации, учета, хранения и использования фондовых геологических документов ФГУ НПП «РОСГЕОЛФОНД». Практические вопросы стандартизации затрагивались также в ряде других выступлений участников конференции. Результатами непосредственного ознакомления с опытом и изучения регламентации управления электронными документами во Франции в сообщении на тему «Стандартизация управления электронными документами во Франции: актуальные тенденции регламентации обмена данными и архивации» поделилась к.филос.н.

А.К. Макарова, доцент кафедры документоведения и архивоведения Магнитогорского государственного технического университета. Н.В. Муравьева, д.филол.н., профессор Российского государственного технологического университета им. К.Э. Циолковского, в своем сообщении «Алгоритм составления документа как один из способов стандартизации в деловой коммуникации» рассмотрела вопросы подготовки текстов документов и повышения их эффективности. З.А. Сафиуллина, д.пед.н., профессор Казанской государственной академии культуры и искусств выступила с сообщением «Документальные коммуникации в формировании социальной памяти», осветив некоторые характеристики роли документа в современном обществе. В завершение работы конференции с заключительным словом выступил директор ВНИИДАД д.и.н., профессор М.В. Ларин, который поблагодарил участников конференции, отметил заинтересованное и продуктивное обсуждение вопросов, связанных с темой конференции, и сообщил, что очередная ежегодная конференция «Документация в информационном обществе» будет посвящена 50-летию ВНИИДАД.

www.TOP-PERSONAL.ru Читайте в новых выпусках журнала «Трудовое право» ПРОБЛЕМЫ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПРИ ПОКУПКЕ КОМПАНИИ (АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ И СОВЕТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА) Владимир Петров НЕДОСТАТОЧНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ КАК ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАСТОРЖЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА: ПРАКТИКА СПОРОВ Ольга Олейникова

ПОСЛАНИЯ И ПОРУЧЕНИЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КАК ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ А.В. Ермолаева, д.и.н., Н.А. Кузьмин, Поволжский институт управления имени П.А. Столыпина, филиал РАНХиГС

ПОСЛАНИЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИИ – ПРОГРАММНЫЙ ДОКУМЕНТ РАЗВИТИЯ СТРАНЫ ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИИ

резидент Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации обладает широким кругом полномочий, необходимых для реализации его функций как главы государства. Эти полномочия затрагивают все стороны государственной деятельности, и Президент в конечном счете ответственен за слаженную и сбалансированную работу всех государственных структур. Властные полномочия Президента РФ выражаются посредством издания указов и распоряжений1. В настоящее время исследованию природы этих документов посвящены труды ученых правоведов, политологов 2. В документоведении данные виды документов исследуются, как правило, с исторических позиций3. Однако это не исчерпывающий перечень документов, посредством которых глава

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И СОДЕРЖАНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. № 7-ФКЗ, от 5 февраля 2014 г. № 2-ФКЗ, от 21 июля 2014 г. № 11-ФКЗ) // СЗ РФ. 2014. № 31. Ст. 4398. 2 См., например, Бошно С.В. Нормативные правовые акты Российской Федерации. Науч.-практич. изд. М.: Глобус, 2005; Калинин А. М. Нормативные правовые акты Президента Российской Федерации как главы государства. Теоретикоправовой аспект // Закон и право. 2011. С. 23-27; Уманская В.П. Тенденции правотворческой деятельности Президента РФ и направления ее совершенствования // Закон. 2010. С. 29-35. 3 См., например, Глотова С.А. Указы как главные распорядительные документы коллегий (XVIII в.) // Делопроизводство. 2009. № 3; Артамонова И.И. Изменение понятия и значения Указа в XVII – XX веках. // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 87 – 90; Пронина С.А. Отражение распорядительной деятельности в документах XIII – XVII веков // Делопроизводство. 2007. № 3. С. 97 – 100.

государства выражает свое волеизъявление. Важное место в системе официальных документов Президента РФ занимают послания и поручения. Рассмотрим некоторые аспекты, связанные с их характеристикой. Решающая роль в системе формирования и реализации государственной политики принадлежит Президенту РФ как главе государства. В силу нормы статьи 80 Конституции Российской Федерации в его полномочия входит обеспечение согласованного функционирования и взаимодействия всех органов государственной власти, а также определение основных направлений внутренней и внешней политики государства. Эти функции Президент реализует, утверждая доктрины, стратегии, концепции, а также выступая с ежегодными посланиями. Следует отметить, что традиция ежегодных посланий в России существует с 1994 года. Отличительная особенность послания в том, что его содержание изложено в форме доклада, с которым Президент РФ выступает перед парламентом. Но послание – это не нормативный документ, а разновидность обращения к законодательной (представительной) ветви власти, в котором декларируется позиция главы государства по основным положениям внутренней и внешней политики. Однако обращению Президента присущ один из основных признаков нормативного документа – его опубликование в официальных источниках, что фактически расширяет круг адресатов (помимо Федерального Собрания) и делает его прямым обращением к народу России. Сформулированные Президентом выводы и расставленные в послании приоритеты учитываются как парламентом, так и правительством при составлении планов законопроектных работ. Таким образом, по своей сути послание ассоциируется с программным документом, поскольку в нем обозначены основные направления развития страны, государственной и бюджетной политики на ближайшую перспективу. Отнесение послания к программным документам подтверждается и принятым в 2014 г. федеральным законом «О стратегическом планировании в Российской Федерации»4. Согласно статье 15-й послание Президента РФ является основой для определения стратегиче-

ских целей и приоритетов социально-экономического развития и обеспечения национальной безопасности Российской Федерации, определения направления достижения указанных целей, важнейших задач, подлежащих решению, а также для разработки других документов стратегического планирования. Послание одновременно является и программным документом для самого Президента РФ, поскольку он издает соответствующие указы в целях его исполнения и решения сформулированных в нем задач 5. Темы ежегодных посланий Президента РФ зависят от политической ситуации в стране. В остальном форма и содержание послания выбираются Президентом, так как нормативных требований к такому документу почти нет. Имелись лишь отдельные эпизоды, затрагивающие, в основном, требования, предъявляемые к тексту послания. Например, предусматривалось, что в специальном разделе послания Президента РФ констатировалось состояние экономики Российской Федерации, формулировались и обосновывались стратегические цели и приоритеты социально-экономической политики государства, направления реализации указанных целей, важнейшие задачи, подлежащие решению на федеральном уровне, приводились важнейшие целевые макроэкономические показатели, характеризующие социально-экономическое развитие Российской Федерации на среднесрочную перспективу6. Несмотря на высокий статус посланий российского Президента, дискуссионным считается вопрос об и х юри д ической силе. Существует мнение, что послание – нормативный документ, по своей силе приравниваемый к закону. Имеется и противоположная точка зрения, согласно которой послание – это официальный документ, который «не является нормативным актом, обязательным для граждан и должностных лиц, так как не включает правовые нормы»7. Нейтральной точки зрения придерживаются правоведы, полагающие, что президентские послания носят характер политического акта с элементами распорядительных функций. Они

Федеральный закон от 28 июня 2014 г. № 172-ФЗ «О стратегическом планировании в Российской Федерации» // СЗ РФ от 30 июня 2014 г. № 26 (часть I) ст. 3378.

5 6

Там же. Федеральный закон от 20 июля 1995 г. № 115-ФЗ «О государственном прогнозировании и программах социально-экономического развития Российской Федерации» (утратил силу). Уманская В.П. Тенденции правотворческой деятельности Президента РФ и направления ее совершенствования // Закон. 2010. С. 29-35.

служат ориентиром законодательной деятельности парламента. В то же время по отношению к федеральному правительству их императивность очевидна. Федеральное собрание – составная часть демократического механизма власти, и не считаться с официальными взглядами главы государства оно не может, поэтому заявленные президентские позиции влияют на составление плана законопроектных работ парламента. Не было случая, чтобы российский парламент каким-либо образом не отреагировал на выступления Президента РФ. Поэтому, по мнению ученых-правоведов, существует необходимость в специальной правовой регламентации юридической природы ежегодного послания Президента РФ, которая позволит снять неопределенность в этом вопросе. Однако вне обсуждения, а, следовательно, открытым остается вопрос подготовки и оформления послания Президента как официального письменного документа. Как было отмечено, в соответствии с Конституцией РФ Президент издает указы и распоряжения, которые являются обязательными для исполнения. Для издания указов и распоряжений предусмотрена специальная процедура 8. Подготовка всех документов главы государства осуществляется в специальном органе – Администрации Президента РФ. Администрация является государственным органом, обеспечивающим деятельность Президента РФ и осуществляющим контроль над исполнением его решений. На сайте Президента РФ указано, что «Администрация готовит проекты указов, распоряжений, поручений, обращений Президента, иных документов, в том числе проекты ежегодных посланий Президента Федеральному Собранию»9. В этой связи более детальная технология подготовки документов, издаваемых Президентом РФ, отражается в Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации, одна из редакций которой представлена в сети Интернет10. 8

Указ Президента РФ от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» // СЗ РФ. 1996. № 19. Ст. 2257. Сведения об Администрации Президента // Президент России [Электронный ресурс]. URL: http://kremlin.ru/structure/ administration (дата обращения 01.06.2015).

10 Уманская В. П. Тенденции правотворческой деятельности Президента РФ и направления ее совершенствования // Закон. 2010. С. 29-35.

Рис. 1. Внешняя форма указа Президента РФ

Необходимо констатировать, что унифицированная форма указов и распоряжений, включающая обязательный состав реквизитов, была установлена Правилами оформления документов в Администрации Президента11. Рекомендации по оформлению проектов указов и распоряжений содержатся и в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»12, поскольку исполнительная ветвь власти в ряде случаев выступает разработчиком проектов документов по вопросам, находящимся в полномочиях Президента. На рис. 1 представлена внешняя форма копии указа. На подлиннике документа оформлена личная подпись Президента РФ. Распоряжение Президента РФ имеет аналогичную внешнюю форму. Различие заключается в отсутствии проставления реквизита «место издания» и наличии буквенного обозначения «рп» (распоряжение Президента) в 11 Распоряжение Администрации Президента РФ от 15 января 1997 г. № 102 «Об утверждении Правил оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации» (опубликовано не было). 12 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

регистрационном номере (регистрационный номер указа Президента содержит лишь порядковый номер в рамках календарного периода – один год). В то же время, несмотря на высокий статус, в отношении посланий Президента не предусмотрено ни определенной процедуры их подготовки, ни требований, предъявляемых к их оформлению. Целесообразность подобной регламентации очевидна, учитывая важность данного документа. Особое внимание при этом должно быть уделено документированной процедуре, отражающей ход разработки проекта послания в Администрации Президента. Что касается внешней формы послания, то, учитывая, что данный вид документа имеет признаки правового акта (обязательное опубликование), можно предположить, что его формуляр аналогичен унифицированной форме указа и распоряжения. Немаловажным является определение количества экземпляров послания, поскольку данный вид документа должен быть отнесен к документальному фонду Федерального Собрания РФ (адресат) и к документальному фонду Администрации Президента (автор документа). Не вызывает сомнений, что послание президента как документ, представляющий особую ценность, подлежит постоянному хранению. Следующий документ, процедура подготовки которого также осуществляется Администрацией Президента РФ – поручение Президента РФ. В указе Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»13 предписано «безусловное и своевременное исполнение поручений». При этом «руководители федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов РФ несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение поручений Президента Российской Федерации». Требуется «ввести во всех федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов РФ систему упреждающего контроля, для чего обязать руководителей заблаговременно представлять информацию о принятых мерах по исполнению поручений Президента Россий-

13 Указ Президента РФ от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (вместе с «Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации») // СЗ РФ. 2011. № 14. Ст. 1880.

ской Федерации с последующим докладом в установленные сроки об итогах проделанной работы». Необходимо «вносить представления о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо неисполнении поручений главы государства, к дисциплинарной ответственности»14. Что касается сроков исполнения поручений, то они, как правило, указываются в тексте поручений. Таким образом, сфера действия поручений охватывает всю государственную систему исполнительной власти и собственно президентские структуры. У поручений ярко выраженный обязательный характер. Именно в своих поручениях Президент в распорядительной форме указывает на необходимость обратить внимание на определенные проблемы, дает указания на осуществление определенных мероприятий и т. д. Для исполнительной ветви власти поручение выступает как первостепенное волеизъявление главы государства, а его невыполнение может явиться основанием для отставки конкретных должностных лиц. Рассмотрим этот акт с документоведческой точки зрения. Поручения Президента содержат волеизъявление властного субъекта, которое для обеспечения точности, полноты и фиксации де-юре должно быть оформлено документально. Поручение – акт индивидуальный, адресный, в каждом случае указывается исполнительадресат поручения, которым может являться как министерство (ведомство) в целом, так и отдельное должностное лицо. Список потенциальных исполнителей оказывается достаточно разнообразным: поручения адресуются Правительству РФ и его председателю, отдельным министерствам, министрам, главам и правительствам субъектов РФ, Администрации Президента и ее руководителю, полномочным представителям. В свою очередь в практической деятельности министерств и ведомств можно встретить правовые акты, в которых цитируется поручение Президента, во исполнение которого они издают свой распорядительный документ, дается ссылка на конкретный регистрационный номер и дату поручения как документа. Единственное, что отличает в этом отношении поручение от большинства других правовых 14 Там же.

документов – отсутствие заголовка к тексту, т. е. одного из обязательных элементов оформления правовых актов. Однако обращает на себя внимание тот факт, что в содержании указа Президента ничего не говорится об «указаниях» как отдельной разновидности правовых документов, упомянутой в заголовке к его тексту. Возникает вопрос: если под «указанием» подразумевается самостоятельный вид документа, то каковы его отличительные особенности по сравнению с «поручением»? И, наконец, является ли «поручение» видом правового документа? Существует мнение, что поручения Президента РФ – акт с неопределенным статусом, «неизвестный юридической и правовой литературе и «несуществующий» для российских юристов»15. Причин несколько. Во-первых, неясно, насколько поручения соответствуют конституционным полномочиям Президента. Согласно тексту Конституции РФ16, в полномочия главы государства не входит руководство исполнительной властью на всех уровнях, он может лишь руководить работой Правительства. Возможность отдавать непосредственные указания другим органам исполнительной власти или должностным лицам не предусмотрена. Во-вторых, неопределенность относится к содержанию поручений. Конституция РФ предполагает, что Президент может принимать индивидуальные акты, и указывает на их возможное содержание – «назначения на должность, освобождение от должности, вынесение кандидатур при назначении» (ст. 83), «приостановка действия ряда актов исполнительной власти» (ст. 85), «решения об амнистии, награждение государственными наградами» (ст. 89). Однако содержание поручений не соответствует этому списку. Таким образом, с точки зрения содержания конституционным полномочиям Президента соответствуют лишь поручения, адресованные его Администрации и иным непосредственно подчиненным органам, а также некоторые поручения, адресованные Правительству и его председателю. 15 Уманская В.П. Тенденции правотворческой деятельности Президента РФ и направления ее совершенствования // Закон. 2010. С. 29–35. 16 Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. № 7-ФКЗ, от 5 февраля 2014 г. № 2-ФКЗ, от 21 июля 2014 г. № 11-ФКЗ) // СЗ РФ. 2014. № 31. Ст. 4398.

В-третьих, что более важно, ни в одном нормативном акте поручения не устанавливаются как самостоятельный вид документа. Согласно Конституции, всю свою правовую деятельность Президент осуществляет посредством принятия указов и распоряжений, никакие иные формы не предусмотрены. Президент в своем указе, посвященном мерам контроля, говорит о «поручении» как о факте, но не как о документальной форме. Поэтому поручения и указания должны содержаться в документах, издаваемых Президентом, т. е. в тех же указах и распоряжениях. Тем не менее, как показывает практика, такой вид документа как поручение Президента имеет право на существование. Основной идеей этого документа должна быть не директивная обязательность его выполнения, а некое направление и обращение внимания на определенную проблему органа или должностного лица, получившего данное поручение. В свою очередь адресат должен сам просчитать все возможности и риски выполнения поставленной задачи и принять соответствующее решение. В этом принципиальное отличие поручения от указов и распоряжений, обязательность исполнения которых провозглашена Конституцией РФ. Порядок разработки поручений Президента регламентирован Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента. Инструкция устанавливает: • поручения готовятся ответственными работниками Администрации; • поручения излагаются лаконично и к проекту поручения, как правило, прилагается краткая аннотация; • поручение проходит регистрацию в общем отделе, где ему присваивается регистрационный номер вида «Пр-000». Сама технология разработки поручения в Инструкции по делопроизводству прописана недостаточно подробно. Так, например, остается неясным, проходит ли проект поручения стадию согласования или сразу направляется на подписание. Однако в «Правилах оформления документов Администрации Президента РФ» сказано, что «проект поручения визируется исполнителем и руководителем подразделения или исполняющим в данный момент его обязанности заместителем». В Правилах также установлены требования к оформлению поручения.

Поручение, в отличие от указов и распоряжений, может быть оформлено не только на бланках формата А4, но и формата А5, так как поручение в ряде случаев по своей сути выполняет роль резолюции. На рисунке 2 изображен подлинник поручения Президента РФ. В связи со статусом данного документа, а также форматом бланка, Государственный герб РФ расположен не по центру (как при оформлении указов и распоряжений), а слева, на уровне наименования главы государства. Справа от наименования вида документа указывается адресат (без наименования должности). В Правилах данный реквизит обозначается как «исполнители поручения». Обращает на себя внимание тот факт, что при обозначении исполнителя указаны инициалы имени и отчества, а в расшифровке подписи Президента только один инициал. На документе проставлены два штампа в виде штрих-кода, назначение которых ни Правилами, ни Инструкцией не обозначено. Можно предположить, что один из них является отметкой о контроле. В соответствии с Инструкцией индекс поручения состоит из буквенного обозначения «Пр» и порядкового номера. Также на документе присутствует второй регистрационный номер (РД-П7-183), который указывает на руководителя подразделения, разрабатывавшего поручение (РД – инициалы имени и фамилии), номера подразделения (П7) и порядкового номера поручения с начала года (183). Что касается последнего номера, то он не совпадает с числом первого индекса. На основании этого можно сделать вывод о том, что поручение регистрируется дважды. Таким образом, на основании существующей регламентации можно констатировать опреде-

Рис. 2. Внешняя форма поручения Президента РФ.

ленную специфику в технологии подготовки и оформления поручения как самостоятельного вида документа. В рамках данной статьи затронута лишь часть вопросов, связанных с особенностями посланий и поручений Президента РФ как официальных письменных документов. Но и выявленная проблематика свидетельствует о необходимости изучения природы данных видов документов, определения их места в системе правовой документации, установления особенностей их подготовки и оформления.

Читайте в №1/2016 журнала «Управление персоналом» РУКОВОДИТЕЛЬ И СТРАХ — ЭТО НЕСОВМЕСТИМЫЕ ПОНЯТИЯ Принимать решения только на основании своего предыдущего опыта — самая распространенная и опасная ошибка руководителей, порой фатальная… НО КАК ИНАЧЕ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ? Михаил Афанасьев 13

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ С.Л. Кузнецов, к.и.н.*

КОМПЛЕКТОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК ЧАСТЬ СЭД ОЦИФРОВКА ДОКУМЕНТОВ (РЕТРОКОНВЕРСИЯ) СТАТУС: ДОКУМЕНТ ИЛИ ЧАСТЬ НСА? ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ПЕРЕДАЧА НА ГОС. ХРАНЕНИЕ ПЕРСПЕКТИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

егодня большинство организаций всех форм собственности имеют ту или иную систему электронного документооборота. Все шире практикуется обмен документами в электронной форме не только между государственными органами по системе МЭДО, но и между коммерческими организациями. Государственные органы должны завершить переход на электронный документооборот 31 декабря 2016 года.1 Определен порядок и формы обмена документами в электронном виде.2 Все это выводит в число первоочередных задач службы ДОУ организацию электронного архива. Кроме того, все больше организаций ставят задачу оцифровки уже существующего традиционного архива – как с целью повышения эффективности его использования, так и для обеспечения сохранности оригиналов на бумаге, выводу их из обращения, а зачастую – и для снижения расходов на хранение архивных документов. Организацию электронного архива можно разделить на несколько направлений:

С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru

Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (ред. от 21.07.2014). Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494, Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р, ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ • Организация программно-аппаратного комплекса архива • Комплектование архива • Организация использования документов электронного архива • Организация хранения и обеспечение сохранности. С точки зрения организации ведомственного хранения оптимальным вариантом является использование единой корпоративной информационной системы (КИС), обладающей функционалом как СЭД, так и электронного архива и обеспечивающей единую точку доступа к документам, систему хранения и работы с документами как на стадии текущего делопроизводства, так и на этапе архивного хранения. В систему документы текущего делопроизводства поступают несколькими путями: создаются в организации, поступают по электронным каналам связи в виде электронных документов или электронных образов документов, поступают в традиционной бумажной форме с последующим сканированием (оцифровкой). Документы за прошлые годы поступают в систему в случае принятия решения о проведении ретроспективного сканирования (ретроконверсии), которое может осуществляться как силами сотрудников службы ДОУ и архива, так и путем привлечения сторонней организации. Развертывание двух отдельных программ – СЭД и электронного архива – затрудняет выполнение поиска и подбора документов (приходится осуществлять поиск в двух системах по очереди). Возникает дополнительный объем работ – передача соответствующего годового раздела из СЭД в электронный архив. При этом важно, чтобы документы, завершенные в делопроизводстве, не только получали отметку в карточке документа «архивный», но и поддерживался весь необходимый функционал: составление описей, внутренних описей, реестров электронных документов и других документов, создающихся в ведомственном архиве в соответствии с Правилами,3 поддерживали информацию о номере описи, номере дела, заголовке дела, местонахождении дела (стеллаж, полка), о номере единицы хранения,

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830.

на которую записана резервная копия данного документа, дате последней проверки носителя и другие сведения, фиксируемые в карточке архивного документа. Зачастую разделение баз документов текущего делопроизводства и архива обосновывается IT-службой большим размером базы, требующей повышенных аппаратных ресурсов. Однако практика показывает, что эта проблема встречается в том случае, если файл БД используется для хранения всех документов системы. При разделении на БД с метаданными и отдельном хранении файлов документов проблем с использованием СЭД, включающей несколько миллионов документов, не наблюдается. Естественно, что для пользователя карточка документа включает и прикрепленные к ней файлы. Следующий вопрос – наполнение системы. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» предусматривают передачу документов в архив в формате PDF/A. При этом документы временного (до 10 лет) срока хранения остаются в тех форматах, в которых они были созданы. Для документов долговременного и постоянного срока хранения осуществляется преобразование в формат PDF/A. На практике создание файлов в pdf не исключает параллельного хранения документов в исходных форматах. На сегодняшний день значительная часть документов в СЭД – это электронные образы традиционных документов. Поэтому отдельное направление работы службы ДОУ – это оцифровка (сканирование и индексация) как поступающих, так и уже хранящихся в архиве документов. При организации сканирования важно правильно подобрать подходящее оборудование. Для документов текущего делопроизводства это обычно потоковые сканеры. При их выборе надо обращать внимание на реальную производительность при сканировании с разрешением 300-400-600 dpi и глубиной цветности 24 bit (полноцветное сканирование), необходимое для создания страховых копий. Другое, на что надо обратить внимание, – наличие датчиков протяжки бумаги, быстро останавливающих автоподатчик в случае слипания листов бумаги и, что особенно важно, при попадании в него сшитых (скрепленных) документов. Тут надо отметить, что даже самые ответственные и

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ опытные сотрудники могут уставать, отвлекаться, и не имеющий датчиков сканер (МФУ) может «зажевать» важный документ, поэтому на наличие этой функции, на наш взгляд, надо обязательно обратить внимание. При принятии решения о сканировании документов за прошлые годы (ретроконверсии) необходимо ответить на несколько вопросов: что вы будете сканировать, на каком оборудовании, в каком формате сохранять и как обрабатывать. 1. Что сканировать? В каких-то случаях принимается решение об оцифровке всего архива. Но это трудоемкая и дорогая операция. Поэтому предварительно необходимо оценить степень использования, сохранность, ценность архивных документов. Какие за дачи преследует оцифровка архива? Это вывод бумажных оригиналов из обращения, чем достигается их сохранность, и, с другой стороны, кардинальное упрощение доступа к архивным документам, ввод их в активный оборот, обеспечение легкого доступа к документам, в том числе и удаленного доступа через Интернет, возможность выполнения сложных тематических запросов, используя механизмы полнотекстового поиска, возможность одновременного доступа к часто используемым документам с неограниченного числа рабочих мест. Вывод оригиналов из обращения дает возможность сократить расходы на хранение архива, выведя архив из центрального офиса (например, в удаленный филиал, в коммерческий архив, сдав документы в государственный или муниципальный архив на депозитарное хранение и т. п.). 2. В каком виде сохранять? Если с форматом сохранения файлов документов теперь есть определенность – это формат PDF, то с разрешением и глубиной цветности необходимо решать индивидуально. В большинстве случаев электронный архив – это электронные копии документов, существующих в традиционном виде на бумаге. В этом случае электронный архив фактически выполняет роль научносправочного аппарата и электронные копии оригинала могут сохраняться в черно-белом формате, что кардинально снижает размер архива. Однако важно, чтобы программное обеспечение максимально «вытягивало» качество итогового изображения, не допуская утери информации, например, штампов,

резолюций и т. п. Чтобы этого избежать, иногда копии документов сохраняют в режиме оттенков серого (256 оттенков, или 8 (10)-бит на точку). Стандартно используется разрешение сканирования 300 dpi, для мелких текстов и документов, распечатанных с уменьшением (2 страницы на лист) – 400 dpi (точек на дюйм). Решение о создании полноцветных копий (24-бит) позволяет получить страховые копии, максимально приближенные к оригиналу. В этом случае для стандартных текстовых документов, напечатанных 14 или 12 кеглем, также может использоваться разрешение сканирования 300 dpi. Для большинства документов, содержащих рукописные пометы, резолюции, какие-то особенности оформления, используют разрешение сканирования 400 dpi, для документов, набранных мелким шрифтом или распечатанных с уменьшением, – 600 dpi. Понятно, что полноцветное сканирование существенно увеличивает размер занимаемого архивом пространства в дисковой подсистеме. Увеличение разрешения сканирования, как и увеличение глубины цветности, существенно увеличивает размер итогового файла. Создание стра ховых копий архивных документов не дает права организациям выделять оригиналы к уничтожению до истечения установленных сроков их хранения. При этом никакого редактирования полученного изображения, например, обрезки черных полей, не производится. 3. Обработка отсканированных документов. Индексация и распознавание. Самый простой вариант – это сохранение архивных дел как графических элементов (картинок). Он требует минимальных трудозатрат, но и существенно ограничивает возможности поиска и использования документов. Второй по сложности вариант – это сканирование архивных дел с заведением регистрационной карточки на каждый документ. Эта работа требует гораздо больших трудозатрат, но и существенно расширяет возможности по поиску конкретных документов, существенно повышает эффективность использования архива. Следующий по трудоемкости вариант – это распознание текста сканируемых документов для целей полнотекстового поиска и сохранение как изображения документа, так и (отдельным слоем позади изображения) результатов распознавания. Обычно исходят из того,

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ что распознавание осуществляется преимущественно для целей полнотекстового поиска, а работа с документом в основном осуществляется именно с его графическим изображением, включающим все элементы оформления, подписи, печати, пометы и т. п. Поэтому, на наш взгляд, полная вычитка результатов распознавания представляется в большинстве случаев нецелесообразной. Как правило, оператор, контролируя результат ввода документа в систему, обращает внимание на то, чтобы не было ошибок в регистрационной карточке на документ, а текст документа содержал небольшое количество ошибок (программы распознавания (OCR) выделяют цветом неуверенно распознанные символы, что позволяет с одного взгляда оценить качество распознавания страницы документа. В дальнейшем в случае необходимости наличие графического образа документа позволяет вычитать и пересохранить конкретный документ. Если количество ошибочно распознанных символов превышает определенный уровень, документ направляется на повторное сканиро вание, на выделенный для этих целей планшетный сканер с хорошей оптической плотностью (желательно выше 3D). Чтобы минимизировать ручную работу, часто используют программное обеспечение, автоматически «вытягивающее» качество картинки. 4. Архивное хранение документов в электронной форме. Правила предусматривают, что каждый электронный документ в архиве должен храниться в двух экземплярах. Фактически каждый документ хранится в четырех экземплярах – один рабочий экземпляр находится в корпоративной информационной системе, второй – в виде резервной копии (backup), которую IT-служба должна регулярно делать для восстановления системы в случае сбоя. И два архивных экземпляра – в виде записанных на компакт-диски с однократной записью 4 документов, выгруженных в виде архивного контейнера. Контейнер – zip-папка, содержащая файл или файлы документа, xmlфайл с информацией о документе (выгруженной регистрационной карточкой) и, при наличии,

файл элек тронной подписи. Док ументы выгружаются в виде структуры папок, соответствующие архивным делам с именами папок и zip-файлов в соответствии с архивными правилами. Все файлы и папки записываются в несжатом виде. Используются однослойные оптические диски, рекомендованные производителем для архивного хранения. Документы пишутся на два дублирующих друг друга оптических диска, желательно разных производителей или из разных партий. 5. Экспертиза ценности и передача на государственное хранение. В настоящее время при определении сроков хранения документов в электронной форме используются перечни, устанавливающие сроки хранения традиционных документов 5. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015), организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность своих документов в течение сроков, установленных перечнями. Соответственно, по истечении установленных сроков обязательного хранения документы после утверждения соответствующих годовых разделов описей дел постоянного и долговременного хранения (по личному составу) могут быть выделены к уничтожению на основании актов установленной формы. Для этого используется поле регистрационной карточки документа «номер дела по номенкла туре», содержащее срок хранения по Перечню. Соответственно, отнесение документа к тому или иному делу (физическому или виртуальному) в соответствии с номенклатурой дел предварительно определяет срок хранения и учитывается при создании резервных копий документов на носителях с однократной записью (на один носитель записываются документы одного срока хранения). В то же время следует отметить, что современные информационные системы без проблем поддерживают работу с миллионами документов, значительная часть затрат – это затраты на ввод документов в систему. Исходя из этого экспертная комиссия, проанализировав состав документов, имеет право продлить сроки

См. подготовленные РГАНТД «Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках» (опубликованы на сайте Росархива, http://archives.ru/documents/ rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah. shtml )

В первую очередь это «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ хранения документов в электронной форме как информационно-справочного массива. При передаче документов на государственное хранение важно обеспечить выгрузку соответствующего годового раздела из ведомственной системы с возможностью загрузки сведений о передаваемых документах в программный комплекс «Архивный фонд» соответствующего государственного или муниципального архива. К сожалению, Правила содержат требование о наличии одного экземпляра описей в электронной форме, но не содержат описания формата выгрузки данных. В то же время, учитывая ежегодные значительные затраты на оцифровку уже имеющихся в федеральных, государственных и муниципальных архивах описей и наполнение ПК «Архивный фонд» с целью создания единой системы учета документов Архивного фонда РФ в виде иерархической системы ПК «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог», представляется крайне важным обеспечить передачу сведений о передаваемых документах, чтобы в дальнейшем исключить затраты на ввод сведений в государственных и муниципальных архивах. О перспективах создания архива юридически значимых электронных документов. В соответствии с текущим законодательством юридически значимый электронный документ – это документ, подписанный усилен ной квалифицированной электронной подписью. Однако используемые в подписи криптографические технологии имеют такой показатель, как криптостойкость, т. е. в течение какого времени мы можем гарантировать подлинность документа. Кроме того, при архивном хранении для обеспечения пригодности элек тронного док умента к использованию может потребоваться его конвертация, т. е. преобразование в формат, доступный для использования на современных компьютерах. А любое изменение файлов документа автоматически аннулирует электронную подпись. Распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» как раз первоначально предусматривало «Внесение изменений в законодательство Российской Федерации, предусматривающих возможность

архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде (в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью)». Решение видится в передаче архивам права самостоятельно, за счет внутренних регламентов хранения электронных документов, гарантировать их юридическую значимость, заверяя выдаваемые копии архивных документов электронной подписью архива либо уполномоченного сотрудника архива. Одновременно необходимо решать вопрос о создании Центра хранения электронных документов как федерального архива, который обеспечивал бы хранение документов в электронной форме в масштабах страны, так как создание во всех государственных и муниципальных архивах условий для приема документов в электронной форме – задача еще более затратная как с точки зрения аппаратных средств, так и с точки зрения необходимости штата квалифицированного IT-персонала, обеспечивающего сохранность, использование, защиту электронных документов от изменений и несанкционированного доступа. Создание ЦХЭД требует внесений изменений в законодательство и с точки зрения решения вопросов собственности субъектов федерации и муниципальной собственности на архивные документы. Централизованное хранение должно осуществляться на депозитарной основе, тем более что оно должно сопровождаться существенным сокращением сроков передачи документов из организаций в ЦХЭД. С одной стороны, выгрузка годового раздела документов в электронной форме на государственное хранение не приводит к удалению документов из ведомственной информационной системы, а с другой – наличие экземпляра документов на государственном хранении – это не только обеспечение юридической значимости документов, но, что немаловажно, обеспечение их сохранности. Как мы видим, работы впереди еще очень много, а пока мы можем создавать, хранить и передавать без вывода на бумагу только документы временного срока хранения, главным образом переписку, проекты документов. Документы же постоянного и долговременного срока хранения, составляющие обычно не более 5-10% от общего количества документов, обязательно должны дублироваться на бумаге для целей архивного хранения.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ТЕХНОЛОГИЯ АУТСОРСИНГА В АРХИВНОМ ДЕЛЕ. ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ С.В. Веретехина1

ПРЕИМУЩЕСТВА АУТСОРСИНГА АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ДОКУМЕНТОВ АУТСОРСИНГ В АВТОМАТИЗИРОВАННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (СЭД) ПРОГРАММЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ КОПИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛУЧЕННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ МАССИВОМ ИНОСТРАННЫЕ СТАНДАРТЫ ПО ОЦИФРОВКЕ ДОКУМЕНТОВ ПОРЯДОК НАНЕСЕНИЯ АРХИВНЫХ ШИФРОВ НА МАСТЕР-КОПИИ ДОКУМЕНТОВ

утсорсинг2 в бизнесе – это инструмент повышения эффективности деятельности предприятий за счет сокращения затрат. Главным источником экономии затрат технологии аутсорсинга является повышение эффективности деятельности предприятия за счет высвобождения организационных, финансовых, человеческих ресурсов, предназначенных для решения основных бизнес-задач. Основным достоинством применения на предприятиях технологии аутсорсинга является обеспечение возможности сосредоточиться на основных видах деятельности. Своевременное решение стратегически важных задач позволяет предприятию выйти на новый уровень конкурентоспособности по основным видам деятельности[1]. Распространенными формами аутсорсинга являются: • аутсорсинг в сфере информационных технологий; • аутсорсинг в финансовой сфере; • аутсорсинг в управлении персоналом; • аутсорсинг в области маркетинговых коммуникаций; • аутсорсинг в области офисной печати; • логистический аутсорсинг. Постановка задачи. В вышеперечисленных сферах деятельности технология аутсорсинга получила широкое 2

Veretekhina S.V- The senior lecturer Russian State Social University, Russia.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ распространение. Но остаются следующие нерешенные вопросы: 1. Можно ли аутсорсить все остальные существующие сферы деятельности? 2. Существует ли наработанная практика аутсорсинга в архивном деле? Вопрос ставится от общего к частному – в какие сферы еще целесообразно внедрять аутсорсинг и как его внедрить в архивное дело? Чтобы ответить на эти вопросы требуется провести анализ состояния бизнеса в индустриальную и постиндустриальную эпохи. В индустриальную эпоху предприятие является самодостаточным только тогда, когда все бизнес-процессы осуществляются самой организацией. В постиндустриальную эпоху современным можно считать только то предприятие, которое концентрируется на основных доходных видах деятельности, отдавая «обременение»3 на аутсорсинг. Еще 20 лет назад аутсорсинга в сфере ИТтехнологий не существовало. Связано это с тем, что сознание человечества не пришло к единому мнению по вопросам стратегии и тактики работ аутсорсеров. В пример можно привести такую ситуацию: теоретических математиков могут понять только 10 человек на планете, с ними они могут говорить на равных и на понятном для них языке. Для включения других групп людей в разговор по теоретической математике требуется посредник, обладающий навыками дипломата, ИТ-специалиста, экономиста по инструментальным и математическим методам, советника, который бы позволил группе заинтересованных людей найти оптимальное решение. По аналогии: технология аутсорсинга требует наличия специалиста по аутсорсингу, который бы владел понятиями в сфере ИТ-технологий и мог бы просчитать суммарный экономический эффект, получаемый аутсортсером, а также бизнесом, который решился на использование технологии аутсорсинга. ИТ-технологии должны приносить доход в различных сферах бизнеса и решать следующие задачи: • как влиять на эффективность; • как регулировать время; 3

В данном случае под «обременением» в аутсорсинге понимается ограничение свободы действий по основным видам деятельности в связи с вынужденной необходимостью ведения неосновных видов деятельности, тех, от которые нет прямых доходов, но отказаться от которых невозможно.

• как получать результат более эффективными методами. Традиционный подход предприятий России по сопровождению неосновных видов деятельности сводится к следующим традиционным методам: • закупка программного обеспечения; • осуществление технической поддержки приобретенного программного обеспечения; • проведение аттестации рабочих мест; • проведение обучения сотрудников и т. д. Традиционный подход с традиционными методами является достаточно высоким по стоимости, т. к. стоимость программного обеспечения, техническая поддержка, проведение аттестации рабочих мест и обучение персонала в сумме составляют несколько миллионов рублей. Поэтому целесообразно поставить вопрос – существуют ли альтернативные решения? Зачем покупать, может, можно не покупать? В современном мире предлагаются следующие альтернативы: • не покупать, а арендовать; • не внедрять, а использовать готовые решения. Если использовать предложенные альтернативы, то возникает следующий вопрос: где найти предложения по аутсорсерам, способным создать ИТ-инфраструктуру? Единый портал ИТ-слуг http://www.croc.ru/ promo/ito/catalog/- предоставляет полный перечень услуг: каталог ИТ-услуг, глоссарий ИТ-услуг, калькулятор ИТ-услуг, портфель сервисов. Преимущества единого каталога складываются из: • организации технической поддержки (на сервис-доске представлен полный набор технической поддержки, стоимость абонентской платы и т. д.); • условия получения услуги по удаленной поддержке; • условия покопийного обслуживания оборудования с рассрочкой платежа за использование картриджей. Традиционный подход по сопровождению неосновных видов деятельности сводится к приобретению всевозможных принтеров. Возникает вопрос: нужно ли столько принтеров для сопровождения неосновных видов деятельности? Цена вопроса складывается из следующих составляющих: • Требуется ли один высокопроизводительный принтер вместо бесконечного многообразия копировальной техники?

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ • Во сколько обходится обслуживание принтера у каждого сотрудника персонально? • Целесообразно ли предоставлять персональный принтер каждому сотруднику неосновных видов деятельности? • какова общая стоимость всего парка имеющихся принтеров? В цивилизованном мире существуют способы экономии печати: • создать правильный софт; • определиться с правилами доступа к печати; • определиться с необходимостью печати; • определиться с использованием копий документов в электронном виде на предоставленном ресурсе. Для использования технологии аутсорсинга в печати требуется пройти следующие этапы: • провести аудит копировальной техники (случается, аутсорсер не заинтересован обслуживать имеющийся парк копировальной техники заказчика, так как парк копировальной техники не обеспечивает надлежащего качества или является морально устаревшим); • провести оптимизацию процессов (требует принять глобальное решение, которое в будущем даст экономию затрат). Обеспечить оптимизацию работы с документами невозможно только мерами организационного характера4, иначе пришлось бы увеличивать численность делопроизводителей, поэтому вступают в силу меры технического и программно-аппаратного характера по совершенствованию документооборота [4]; • внедрить софт (решение непростое, связано с мониторингом и анализом рисков работы каждого устройства); • определить условия критичности. Иногда у заказчика возникает необходимость использовать Security Paper and Print – производство защищенных документов на специальной бумаге. К защищенным документам на специальной бумаге относятся все виды валют, идентификационные документы, ваучеры, дорожные чеки, гербовые марки, паспорта предприятий розничной торговли, фирменные сертификаты соответствия и т. д. Поставщики бумаги весьма требовательны к печатному оборудованию компании. Стоимость такого печатного оборудования велика. При выборе

оборудования Security Paper and Print требуется провести предварительные работы, позволяющие избежать любой вероятности подделок и работы некомпетентных сотрудников в управлении высококачественным печатным оборудованием. Как оборудование, так и сама специальная бумага имеют высокий уровень защиты, наличие нитей, клейкой ленты, водяных знаков. Эволюция в аутсорсинге печати дошла до предоставления готовых решений. Постановка задачи. Нас интересует аутсорсинг в архивном деле. Какие решения можно использовать и как они рождаются. Архивы (государственные, муниципальные, ведомственные, архивы организаций, коллекционные фонды) ставят своей основной задачей сокращение затрат, связанных с арендой помещений и обустройством помещений архивов, обеспечением средств безопасности архивов и т. д. Решением экономии затрат является создание электронных архивов. Первым шагом к сокращению затрат является перевод бумажных документов в электронный вид. Как правило, насыщение электронных руководств электронных архивов интерактивными ссылками – это прежде всего вопрос баланса между затратами на разработку и получаемым эффектом [2]. Значимый экономический эффект возможен за счет сокращения затрат на различных стадиях, но только в том случае, если правильно определена область рационального применения [3.] Основной проблемой перевода бумажных документов в электронный вид является процесс распознавания текста, извлечение определенного набора структурированных данных для их последующей обработки, построения сводных отчетов. Процесс распознавания осуществляется за счет использования поточного сканирования. В основе электронного документооборота лежат информационные технологии управления потоками информации (документами) docflow5 и технологии потоков управления работами workflow6. По видам применяемых информационных технологий в системе электронного документооборота их можно разделить на:

Меры организационного характера: правильная организация работы службы ДОУ; рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ; организация работы с документами в структурных подразделениях.

Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа, управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу. Веретехина С.В., Веретехин В.В. Методология повышения качества послепродажного обслуживания экспортируемых наукоемких изделий. Экономические и гуманитарные науки № 7 (270), 2014. С.105-111. ISBN 2073-7424. www.gu-unpk.ru

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ 1. Технологии хранения электронных документов 2. Технологию поточного сканирования 3. Технологию оптического распознавания текстов документов 4. Технологию штрих-кодирования документов 5. Технологию подписания документов ЭЦП 6. Технологию полнотекстового и атрибутного поиска Необходимо отметить, что требования национальных и международных стандартов описывают конечные условия к электронному документообороту и использованию программного обеспечения, но не предлагают конкретных методик внедрения системы электронного документооборота (СЭД) [4]. Долгий период времени выбор и обоснование выбора программного обеспечения являлись задачами оптимизации принятия решения: соотношение цены на приобретение программного обеспечения и внедрение технологии решения задач непосредственно величине затрат, достигаемых после внедрения технологии. Поточное сканирование обеспечивает высокую скорость перевода бумажных документов в электронный вид за счет автоматизации процесса сканирования и применения технологии параллельных вычислений при распознавании текста. При поточном сканировании каждый документ автоматически идентифицируется и прикрепляется к соответствующей идентификационной карточке. В процессе перехода от бумажного документа к электронному возникает необходимость перевода в электронный вид значительных объемов бумажной документации. Для массового сканирования и регистрации бумажных документов на каждом из них печатается назначенный системой уникальный штрих-код. Штрих-код содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам. Для автоматического заполнения полей регистрационных карточек информацией, содержащейся в бумажном документе, используется специализированное программное обеспечение. На российском рынке пред-

ставлен широкий выбор программного обеспечения. Системы организации электронных архивов позволяют автоматизировать архивное делопроизводство в точном соответствии с действующими нормами законодательства и стандартами, обеспечивают формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы. Базовый функционал работы с электронными архивами может быть реализован с помощью возможностей системы электронного документооборота «Дело» или решений EOS for SharePoint. В функционировании архивов существуют следующие требования к: • ведению номенклатуры дел; • организации архивного документального фонда; • ведению фондов организаций; • ведению перечня фондообразователей; • формированию и оформлению дел; • формированию и хранению актов об уничтожении документов; • формированию и хранению сводных описей дел; • организации работы читального зала; • передаче документов на хранение в государственные архивы. Системы eDocLib представляют широкий набор легко настраиваемых инструментов для создания электронного архива файлов и документов. Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения. Такого класса системы предоставляют широкие возможности и имеют ряд преимуществ: • встроенный конструктор представления данных по хранимым документам позволяет создать пользователю визуально удобное отображение; • настраиваемые формы поиска позволяют найти по указанным параметрам хранимый документ в архиве, включая возможности полнотекстового поиска; • наличие рубрик позволяет определить нахождение одного и того же документа в различных рубриках за счет использования механизма быстрого доступа к документам; • наличие многоуровневой системы доступа к документам позволяет гибко настраивать

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ доступ к документам разноплановым пользователям, обеспечивают конфиденциальность; • наличие механизма оповещения позволяет анонсировать появление новых комплектов документации, определяя их тип; • наличие утилиты импорта документов обеспечивает загрузку существующих архивов электронных документов в систему. Системы класса «Архивное дело» автоматизируют весь комплекс работ для архивов организаций и выполняют все требования, предъявляемые к функционалу, а именно: • выполняют операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации; • выполняют поиск дел и документов по реквизитам карточек, поиск прикрепленных файлов по штрих-коду; • позволяют организовать пользователям доступ к документам посредством использования каналов связи Интернет/Интранет; • позволяют разграничить права доступа к документации электронного вида «Читального зала»; • позволяют сформировать основные отчетные формы, утвержденные Росархивом; • соответствуют требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также требованиям делопроизводства и архивного дела; • позволяют интегрироваться с автоматизированными системами всех государственных архивов РФ; • процесс интегрирования позволяет провести передачу дел на постоянное государственное хранение; • автоматизируют процессы поточного сканирования, настраивая под схему классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя и настройкой структурированного описания любого документа. Из вышесказанного можно сделать следующий вывод: 1. Технологии аутсорсинга в печати представлены широким выбором готовых решений. 2. Наличие лицензионных автоматизированных систем создания электронных архивов позволяет организациям осуществить экономию затрат за счет использования ИТ-технологий в архивном деле. Остаются нерешенными вопросы методического сопровождения по электронному копи-

рованию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. Федеральное архивное агентство (Росархив) Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивоведения» (ВНИИДАД) по состоянию на 2012 г. разработало нормативный документ «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». На основании проведенных исследований, практического опыта и анализа источников информации ВНИИДАД в «Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» представил требования по созданию электронных копий подлинников архивных документов на бумажной основе, определил правила их хранения и управления полученным массивом информации, а также сформировал понятийный аппарат по используемой терминологии. Среди ключевых понятий следует обратить внимание на следующие определения, которые будут встречаться по тексту далее: • копия первого поколения (дубликат, рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии; • мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон; • копия второго и последующего поколений – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата); • метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени согласно ГОСТ 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»; • миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной среды в другую (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования в другой) с сохранением всех исходных данных (функциональных характеристик), обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий; • оцифровка (от англ. Digitization) – описание объекта, изображения или аудио-видео

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ записи в виде набора цифровых замеров (выборок), при помощи аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов). Результатом оцифровки являются медиа-файлы (графические файлы, аудио-, видео-файлы и т. д.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами; • репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий-клонов цифровых материалов; • цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется. Передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств. Отсутствие утвержденной нормативно-методической базы, регулирующей вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбор методов оцифровки, определение требования к сканирующему оборудованию, требований к автоматизированным системам затрудняют использование аутсорсинга в архивном деле. В зарубежной и отечественной практике на современном уровне отсутствуют апробированные подходы к организации процессов по созданию, хранению, управлению архивными документами электронного вида. Предложенная методика «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» не в полной мере решает поставленные задачи. В методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы: • определены технические требования к процессам оцифровки; • определены требования по оценке качества электронных копий архивных документов (копий второго и последующих поколений); • определены критерии отбора и последовательность оцифровки документов; • определены технические параметры электронных копий различного поколения (форматы сканированных документов); • разработан общий подход к маркировке электронных копий; • определена система хранения электронных копий; • определены условия обеспечения информационной безопасности электронных копий;

• определена процедура резервного копирования электронных копий; • определены условия управления информационными массивами цифровых копий архивных документов. Общий подход к маркировке электронных копий не позволяет стандартизировать процесс маркировки электронных копий. Проведем анализ разработанных зарубежных стандартов по оцифровке архивных, музейных, библиотечных фондов.

Стандарт Испании. Стандарты национальной концепции интероперабельности Испании COOPERACION ENTER ADMINISTRACION PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACION ELECTRONICA представлены в публичном доступе на ресурсе http://noticias. juridicas.com/base_ datos/Admin/111-2007. t4.html#a42 Стандарт Австрии по оцифровке документов MANAGING DIGITISATION PROGRAMS AND PROJECT, реализованный в рамках проекта FUTURE PROOF NSW Стандарты выставляют конкретные требования: • к моделям данных и управлению электронными документами; • к подключению к коммуникационным сетям государственных органов; • к моделям информационного обмена между реестрами и декларациям о соответствии.

Стандарт Новой Зеландии Стандарт Новой Зеландии S6 DIZITISATION STANDART был опубликован в виде технического отчета ISO/TR 13028-2010 г Information and documentation – Implementation guidelines for records Международной организацией по стандартизации (ISO). В этом документе представлен отчет, предоставляющий сведения по созданию и поддержанию документов исключительно в электронном виде после того, как первоначальные бумажные или иные неэлектронные документы-источники были переведены путем оцифровки. В техническом отчете ISO/TR 13028-2010г «Information and documentation – Implementation

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ guidelines for records» сформулированы рекомендации по следующим вопросам: • достоверность оцифрованных документов, влияющая на возможность их использования в качестве доказательств и на их доказательную силу; • доступность оцифрованных документов в течение всего времени, пока в них есть необходимость; • стратегии, способствующие созданию оцифрованных документов, пригодных для долговременного хранения; • управление неэлектронными документами-источниками после их оцифровки. За рубежом координация усилий различных организаций по предопределению стоящих проблем в вопросах оцифровки осуществляется Международным советом архивистов (MCA), который в стратегическом документе «Стратегический курс на 2008-2018 гг.»/ «ICA Strategic Direction 2008-2018» определил основные направления деятельности. Ключевое место отведено поиску решений проблемы сохранения электронных документов и цифровых копий архивных документов, представляющих историческую ценность, а также использования новых технологий для улучшения доступа к архивам. Самым известным проектом, представляющий в сети Интернет исторически важные документы, является семиязычный ресурс – мировая библиотека (WDL). На семиязычном ресурсе представлены документы, представляющие историческую ценность на языках мира: арабском, китайском, английском, французском, португальском, русском, испанском. В рамках программы ЮНЕСКО «Память мира» широкому кругу пользователей представлены электронные копии архивных, музейных и библиотечных фондов. Широкий круг пользователей имеет возможность увидеть в режиме он-лайн электронные образы наиболее значимых исторических документов и артефактов, характеризующих историческую эпоху, событие, персоналию. Среди проектов оцифровки, осуществляемых в крупнейших зарубежных архивных и библиотечных организациях и имеющих разработанную нормативную-методическую базу, особую ценность имеют наработки, представленные Национальным управлением архивов и документации США (HAPA) согласно плана «Перспективный план оцифровки архивных материалов для публичного доступа. 2007–2016 гг.» в

рамках национального «Стратегического плана: сохранение прошлого для его представления в будущем» и в рамках реализованных проектов.

Стандарты Британской библиотеки Британской библиотекой разработано руководство по оцифровке библиотечных, архивных и музейных фондов – Managing the Digitization of Library, Archive and Museum Materials. Стандарты Японии Японский центр Азиатских исторических записей (Japan Center for Asian Historical Records (JACAR)) специализируется на сканировании и предоставлении в открытом доступе архивных документов по истории международных отношений. В открытом доступе представлены документы периода: с XIX в. до начала Второй мировой войны и документы по истории Русско-Японской войны 1905 г. Стандарты Индии Среди 193 стран мира Индия включилась в работы по оцифровке исторически важных документов, разработав руководящий документ Repairing the Damage at India s National Archive. Подойдем к практическому решению поставленной задачи – систематизировать подход маркировки электронных мастер-копий, учитывая зарубежный опыт по стандартизации процессов оцифровки архивных документов. Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП). ЭФП представляет собой совокупность электронных копий Архивного фонда, записанных на цифровые носители и предназначенных для использования вместо подлинников документов. ЭФП состоит из трех массивов электронных копий: • массива мастер-копий (графическая обработка мастер-копий недопустима!); • массива рабочих копий; • массива первого и второго поколений. Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя – «шифрмаркировку». Уникальное имя должно содержать основные поисковые данные: • индекс архива; • буквенный индекс фонда; • номер фонда; • номер описи; • литеру к номеру описи;

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ • номер единицы хранения (дела); • номер листа; • шифр лицевой стороны; • шифр оборотной стороны; • режим сканирования (цветной или серый/черно-белый); • формат сканирования. Количество и порядок разрядов в имени файла электронной копии, разделенных нижним подчеркиванием, может отличаться от реальной маркировки подлинника. Принцип маркировки должен быть унифицирован для всего массива. Становится вопрос: как же унифицировать? Обратимся к международному стандарту AECМА S1000D «Разработка технических публикаций с использованием общей базы данных» (ее русскоязычный аналог – АС.1.1.1000DR-2007). Позаимствуем из международного стандарта символику обозначений:

1 Буквенно-цифровое обозначение Аббревиатура кода – «Y» Допустимые символы: «0» …..»9», «A»…..»Z» (Следует избегать использования «O» и «I»), заглавные. 2 Цифровое обозначение Аббревиатура кода – «X» Допустимые символы: «0» …..»9». 3 Цифровая последовательность Аббревиатура кода – «N» Допустимые символы: «0» …..»9». 4 Буквенное обозначение Аббревиатура кода – «A» Допустимые символы: «A»…..»Z» (Следует избегать использования «O» и «I»), заглавные. Другими словами: Если требуется создать структуру описания, то на месте, где может использоваться только цифра (например, страницы публикаций – это только цифры), используем обозначение «X». Если в наименовании архивного фонда может использоваться и цифра, и буква, используем обозначение «Y». Если в индексе фонда используется только буква (например: «Р» – «советский период» –

характеризует, к какому периоду истории относится архивный документ), используем обозначение «A». В «Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» предлагают следующую маркировку электронных мастер-копий.

Пример: 01_Р272_3а_964_8_1_цв.TIFF65 01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ) Р – буквенный индекс фонда 272 – номер фонда 3 – номер описи а – литера к номеру описи 964 – номер единицы хранения (дела) 8 – номер листа 1 – шифр лицевой стороны или оборота цв – режим сканирования tiff – формат. Используя предложенную маркировку электронных мастер-копий

01_Р272_3а_964_8_1_цв.TIFF унифицируем в ХХ_АYYY_XA_XXX_X_X_AA.TIFF В случае если файл представляет собой изображение листов единицы хранения, оцифрованных в разворот, имя файла будет выглядеть следующим образом:

Пример: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.TIFF 01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ) Р – буквенный индекс фонда 272 – номер фонда 3 – номер описи а – литера к номеру описи 964 – номер единицы хранения (дела) 8 – номер листа 2 – шифр оборота 9 – номер листа 1 – шифр лицевой стороны цв – режим сканирования tiff – формат. 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.TIFF унифицируем в ХХ_АYYY_XA_XXX_X_X_X_X_AA.TIFF Для коллективного выполнения проектов по разработке электронных копий документов требуется разработать внутренний стандарт предприятия, где предлагается унифицировать маркировку для всех последующих поколений

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ разработчиков, работающих над одним проектом. Стандарт предприятия позволит утвердить основные правила коллективной работы авторов над проектом, установит требования к виду и форматам электронных архивных документов, а также унифицирует маркировку электронных мастер-копий архивных документов. Выводы: Предложенное решение по унификации маркировки электронных мастер-копий архивных документов не противоречит требованиям «Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» и позволяет стандартизовать процесс маркировки электронных копий. Предложенное решение закрывает проблему отсутствия нормативно-методической базы. Современная нормативно-техническая база оцифровки, наличие программного обеспечения по созданию электронных архивов и предложенная унификация маркировки электронных мастер-копий позволяют сказать, что аутсорсинг в архивном деле возможен.

Литература: 1.

Курбанов А.Х., Плотников В.А. Аутсорсинг: история, методология, практика: Монография.- М.ИНФА-М, 2014 -112 с.(Научная мысль)DOI 10.12737/618 (www.doi.org) ISBN 978-5-16-005159-8;

Veretekhina S.V., Veretekhin V.V Modern methods of interactive electronic engineering specification in the applied specialized software. Science and Education: materials of the VI International research and practice conference. Munich, June 27-28, 2014/ publishing office Vela Verlag, Waldkraiburg – Munich – Germany, 2014. (508-513). ISBN 978-3-941352-17-9. http://www.euscience. de/ru/archive.php

Veretekhina S.V., Veretekhin V.V. (2014). Revealing of area of rational application of technology CALS on an example of interactive electronic technical managements. Materials of the X International scientifically-practical conference The European science XXI centuries. 7-15 may, 2014. Poland. (66-71). ISBN 978-966-873606-6 http://www.rusnauka.com/Page_ru.htm

Веретехина С.В., Коньков А.А. Оптимизация документооборота кафедры высшего учебного заведения. Экономика и предпринимательство. № 7(48), 2014. С. 536-541.ISBN 1999-2300; www.intereconom.com

Веретехина С.В., Веретехин В.В. Методология повышения качества послепродажного обслуживания экспортируемых наукоемких изделий. Экономические и гуманитарные науки № 7 (270), 2014. С.105-111. ISBN 2073-7424. www.gu-unpk.ru

Читайте в №1/2016 журнала «Управление персоналом»

МОТИВАЦИЮ ПЫТАЮТСЯ ПОДМЕНИТЬ СТИМУЛИРОВАНИЕМ Исследование мотивации работой в деловых организациях Эдуард Гамс

ОШИБКИ БЫЛИ, ЕСТЬ И БУДУТ ВСЕГДА, ПОТОМУ ЧТО БЕЗ ОШИБОК НЕТ РАЗВИТИЯ Страх наказания – не лучший мотиватор для того, чтобы работники начинали проявлять инициативу и творчество Виктор Потапов

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ РЕГИСТРАЦИЮ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ А.И. Исаченкова, проф. Пермского гос. института культуры

ПОНЯТИЕ ОБ АКТАХ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И ИХ РЕГИСТРАЦИИ СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

онятие «акты гражданского состояния» (АГС) содержит в себе два производных термина – «акт» и «гражданское состояние». Актами называли обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. В дореволюционном законодательстве под этим термином понимался и документ, доказывающий принадлежность человека к определенному сословию (состоянию). Целый том Свода законов государства был посвящен вопросам правового положения лиц в зависимости от их принадлежности к тому или иному сословию (состоянию). Вторая половина тома была специально посвящена «актам состояний», причем на первом месте среди этих актов, «общих для всех состояний», были названы приходские (метрические) книги и ведомости.1 Метрические книги являлись общими актами для всех сословий, так как фиксировали такие всесословные события, как рождение, брак и смерть. В конце XIX – начале XX вв. термин «состояние» стал применяться шире, в смысле состояния лица в качестве гражданина общества. Прогрессивная роль в развитии гражданского законодательства отводилась Гражданскому уложению Российской империи, проект которого был подготовлен в 1905 г. и нуждался в законодательном утверждении. Однако по 1

Свод законов Российской империи. Т. 9. Свод законов о состояниях. СПб., 1846. Ст. 1410; СПб., 1857. 477 с.; СПб., 1876. 405 с.; СПб., 1899. 412 с.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ разным причинам он не вступил в законодательную силу.2 В отличие от Свода законов гражданских, в котором употреблялись понятия «метрические книги» и «метрические акты», в проект Гражданского уложения было включено новое понятие «акты гражданского состояния» и специальный V раздел посвящался этим актам. В соответствии со статьей 695 данного проекта акты о рождении, бракосочетании и смерти именовались актами, удостоверяющими гражданское состояние лиц, т. е. актами гражданского состояния. В итоге к началу XX века в юридической литературе мы встречаем понятие «акты гражданского состояния», под которыми уже подразумевались события (рождения, бракосочетания и смерти), которые после совершения обряда записывались в метрическую книгу. В настоящее время понятие «гражданское состояние» употребляется как в широком, так и в узком смысле. В более широком смысле гражданское состояние означает правовое положение конкретного гражданина как носителя различных прав и обязанностей (политических, имущественных, личных и прочих), определяемое фактами и обстоятельствами естественного и общественного характера. В узком смысле это понятие подразумевает правовое положение гражданина как участника только имущественных и личных неимущественных отношений, регулируемых гражданским правом. Понятие «акты гражданского состояния» не унифицировано. В литературе можно встретить разные подходы к его трактовке. Так, А.И. Зинченко определяет это словосочетание как документальную форму, удостоверяющую события, действия, характеризующие состояние конкретного лица или его семейное положение, родственные связи, которые по закону подлежат регистрации в органах записи актов гражданского состояния.3 В юридических справочных изданиях данное понятие трактуется как «основные события в жизни человека, подлежащие обязательной регистрации в государственных органах записи гражданского состояния». Актом гражданского состояния называется и сама запись об этом

событии».4 В данном определении нет различия между актом гражданского состояния и записи о нем. В универсальной интернет-энциклопедии (Википедии) под актами гражданского состояния подразумеваются «юридические факты, обозначающие действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан».5 Законодательное определение этого понятия содержится в ФЗ «Об актах гражданского состояния». Согласно статье третьей актами гражданского состояния (от латинского actio – действие, поступок) признаются действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан. 6 В этом определении можно выделить ряд признаков, раскрывающих правовую природу актов гражданского состояния. Во-первых, это могут быть как действия граждан, так и события, т. е. обстоятельства, как правило, не зависящие от воли физического лица. В теории права действия характеризуются как юридические факты, зависящие от волеизъявления людей, а события – как юридические факты, не зависящие от волеизъявления людей. Исходя из этого к событиям относятся такие юридические факты, как рождение и смерть. Остальные юридические факты – заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства и перемена имени – относятся к действиям граждан. Во-вторых, АГС являются правовым институтом, близким к юридическим фактам, однако имеющим самостоятельное значение. Сущность АГС состоит в том, что они не влекут возникновения, изменения или прекращения прав и обязанностей физических лиц, а оказывают влияние на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей.7 Перечень обстоятельств, которые относятся к числу АГС, дан в Гражданском кодексе (ст. 47, п.1) и в ФЗ «Об актах гражданского состоя4

Гражданское уложение Российской империи. Проект Высочайше учрежденной Редакционной Комиссии по составлению проекта Гражданского уложения. СПб., 1905 // http: constitutions. ru / archives / 4930. Зинченко А.И. Судебный контроль за законностью актов гражданского состояния // Основы законодательства Союза ССР и союзных республик о браке и семье в правоприменительной практике: межвуз. темат. сб. / под ред. В.П. Никитиной. Саратов, 1978. С. 119.

5 6 7

Юридическая энциклопедия. Изд. 6-е / под ред. М.Ю. Тихомирова. М., 2009. С. 28; Юридический словарь. 3-е изд. / под общ. ред. В.Е. Крутских. М., 2000. http://www.wikipedia.org. Об актах гражданского состояния: федер. закон РФ от 15.11.1997 № 143-ФЗ (в ред. от 28.11.2015). Ильина О.Ю. Регистрация актов гражданского состояния как способ индивидуализации субъектов семейных отношений / О.Ю. Ильина, И.П. Бахтиаров // Гражданское право. 2009. № 3. С. 21.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ния». В них предусмотрены следующие виды АГС: рождение, заключение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени, смерть гражданина. Каждое из указанных обстоятельств подлежит регистрации. Только после государственной регистрации в органах ЗАГС все названные акты считаются официально признанными. В широком смысле термин «регистрация актов гражданского состояния» определяется как непрерывная, постоянная, обязательная и сплошная запись демографических событий, которые относятся к населению той или иной страны, и ее характеристика в соответствии с постановлениями или правилами, принятыми согласно законодательным требованиям соответствующей страны. В узком смысле термин «регистрация» означает запись сведений о каждом человеке, зафиксированную в правовой форме для установления гражданского состояния личности. В юридической литературе неоднократно поднимался вопрос о правовой природе записи АГС. Это вызвано отсутствием общепризнанного определения этого понятия. Е.М. Белогорская, посвятившая свое диссертационное исследование данной проблеме, под записью АГС понимает составленный в надлежащей форме должностным лицом органа ЗАГС документ, во-первых, подтверждающий наличие брака или его прекращение, изменение имени или фамилии (при регистрации брака, развода, перемене имени или фамилии), во-вторых, являющийся доказательством фактов рождения, смерти (при регистрации рождения, смерти) и, в-третьих, удостоверяющий другие юридические факты (усыновление, исправление, дополнение и восстановление актов гражданского состояния). 8 Следовательно, понятие записи АГС указанный автор употребляет как документ, письменно удостоверяющий только те события, действия или состояния, которые характеризуют гражданское состояние конкретного физического лица и которые, согласно закону, подлежат регистрации в органах ЗАГС. В диссертационной работе В.Л. Микеленас запись АГС рассматривается как письменный официальный документ, являющийся результатом индивидуального акта применения, состав-

ленный в предусмотренном законом порядке должностным лицом органа ЗАГС, подтверждающий в целях охраны государственных, общественных интересов и субъективных прав граждан подлежащие регистрации юридические факты, а также саму регистрацию.9 Р.К. Калоева обращает внимание на терминологический нюанс употребления термина «запись акта гражданского состояния», соединившего различные по своей сущности понятия. Если рассматривать устоявшееся словосочетание «запись акта» как документа, то правильнее употреблять «запись об акте», а если как совершение определенного действия – то правильнее говорить «запись акта». Тем самым можно избежать терминологической путаницы.10 В ФЗ «Об актах гражданского состояния» понятие «регистрация АГС» рассматривается несколько шире. Оно включает в себя не только первичную запись в специальных актовых книгах органов ЗАГС, но и изменение, исправление и дополнение актовых записей, их восстановление и аннулирование. Актовая запись содержит информацию о характеристике события, а также сведения о лицах, имеющих отношение к этому событию. Эта запись имеет юридическое значение и является динамической записью, так как в нее могут вноситься исправления и изменения на протяжении всей жизни соответствующего лица. Между понятиями «акт гражданского состояния» и «регистрация акта гражданского состояния» имеется существенная разница. Акты гражданского состояния – это обстоятельства, имевшие место в действительности (рождение, смерть, усыновление и др.). Регистрация или актовая запись – это письменные сведения об АГС, произведенные в установленном законом порядке компетентными органами с целью подтверждения достоверности обстоятельств, записи о которых произведены. Так, рождение – это акт гражданского состояния, а регистрация рождения – это актовая запись о рождении. На основании записи выдается свидетельство о регистрации АГС, которое удостоверяет факт регистрации. Выданное на основании записи о рождении свидетельство является обязательным официальным документом для органов социального обеспечения при решении 9

Принципы и рекомендации для системы статистического учета естественного движения населения. 2-е пересмотр. изд. НьюЙорк, 2003. С. 59.

Белогорская Е.М. Понятие записи акта гражданского состояния // Правоведение. 1966. № 3. С. 128. 10 Микеленас В.Л. Производство по делам об оспаривании записей актов гражданского состояния: дис. … канд. юрид. наук. М., 1986. С. 18.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ вопроса о назначении пособия на ребенка; для паспортно-визовой службы – основанием для выдачи общегражданского паспорта при достижении гражданином четырнадцати лет. Свидетельство о рождении подтверждает присвоение ребенку определенного имени и обязывает должностных лиц и граждан именовать его так, как это указано в актовой записи о рождении. Запись акта гражданского состояния включает сведения, состав которых зависит от вида регистрируемого акта, и определен законом об актах гражданского состояния. Таким образом, регистрация АГС документирует и удостоверяет действие или событие, служит источником доказательства этих действий (событий). В специальной литературе отмечен ряд особенностей актовых записей: а) они всегда конкретны, поскольку устанавливают индивидуальный статус гражданина; с ними связаны начало и конец гражданской правоспособности, изменение семейного положения лица, его имени и фамилии; б) составляются с соблюдением действующих нормативных актов, что обеспечивает законность их содержания и охрану интересов граждан, государства; в) могут быть составлены только по тем фактам, регистрация которых отнесена к компетенции органов ЗАГС; г) в них отражаются не только предусмотренные законом действия, волевые факты, но и события-факты, не зависящие от воли людей; д) достоверность записей имеет юридическую силу до тех пор, пока в установленном законом порядке не будет опровергнута их правильность. Исправления и дополнения в актовые записи могут производиться в тех случаях, когда для этого имеются достаточные основания и отсутствует спор между заинтересованными лицами. В качестве основания может быть запись акта об усыновлении, на основании которой изменяются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения усыновленного ребенка, а усыновители записываются родителями усыновляемого. Перечень оснований для внесения исправлений в записи АГС устанавливается законодательно. На основании решения суда актовые записи могут быть восстановлены при их утрате и аннулированы (уничтожены в связи с полной утратой их юридического значения). С момен-

та аннулирования запись АГС утрачивает свое правовое значение. Прекращает свое действие и свидетельство, которое было выдано на основании этой записи. Оно изымается у лица, которому было выдано, и уничтожается. Р.К. Калоевой, автором статьи «Отдельные вопросы правового статуса записи актов гражданского состояния», предложено выделить и другие особенности записи АГС. Она отмечает: подзаконность записей; возможность осуществления контроля со стороны лиц, в отношении которых они составляются; они опосредуют исключительно неимущественные отношения; индивидуальная информация, содержащаяся в них, имеет публичное значение; особый контроль их оспаривания; заявительный способ их совершения, изменения, аннулирования и т. д. Таким образом, ею значительно расширены представления об особенностях актов гражданского состояния. Важное теоретическое значение имеют и вопросы, связанные с классификацией АГС. В юридической литературе представлены разные точки зрения и на эту проблему. Общепринятым является деление АГС на правообразующие, правоизменяющие и правопрекращающие. Е.М. Белогорская считает, что своеобразие деятельности органов ЗАГС состоит в том, что в одних актовых записях только удостоверяется наличие уже свершившегося факта, которым закон придал юридическое значение (рождение, усыновление, смерть), а в других – регистрируются факты, которые приобретают значение юридических лишь в силу данной регистрации (регистрация брака, развода, изменение имени и фамилии). При этом составление актовых записей первого рода имеет характер фиксации юридических фактов (удостоверяющий характер), тогда как регистрация записей второго рода имеет правообразующий характер. О.В. Фетисова обращает внимание на спорность общепринятого деления актов гражданского состояния на правообразующие, правоизменяющие и правопрекращающие, поскольку регистрация одних АГС как порождает, так одновременно прекращает те или иные права и обязанности гражданина. В ряде случаев с моментом регистрации закон не связывает наступление каких-либо правовых последствий, поскольку они наступают независимо от этого. В связи с этим автор считает возможным деление АГС на имеющие смешанный и удостоверительный характер. Так, с момента

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ регистрации расторжения брака в органах ЗАГС, с одной стороны, прекращается правовой статус супругов, а с другой – появляются новые обязанности, в частности, алиментные по отношению к несовершеннолетним детям. Смешанный характер носят АГС, связанные со смертью человека, переменой имени. К актам, имеющим удостоверительный характер, можно отнести расторжение брака по решению суда, усыновление и рождение ребенка. Государственная регистрация АГС является особым видом деятельности, она производится в государственных и общественных интересах с целью охраны имущественных и личных неимущественных прав и интересов граждан. Этим и обусловлено признание важности документов органов ЗАГС как бесспорных доказательств, необходимых для защиты прав и интересов граждан. Задачами регистрации является обеспечение полноты регистрируемых сведений о фактах гражданского состояния личности, сохранность и использование их в юридических, административных, статистических и иных целях. Сущность регистрации как метода заключается в непрерывности, постоянстве и обязательности записи о каждом событии органами ЗАГС. Регистрация АГС осуществляется на основе определенных принципов. Основополагающим является принцип законности, предполагающий четкое и строгое соблюдение правовых предписаний, регламентирующих порядок и условия регистрации АГС. Это касается деятельности должностных лиц органов ЗАГС и граждан, обращающихся с соответствующими заявлениями. К числу важнейших принципов государственной регистрации АГС следует отнести принцип своевременности и полноты регистрации АГС; осуществления регистрации АГС на русском языке и государственном языке субъекта РФ; обеспечения тайны при регистрации, поскольку все акты гражданского состояния связаны с личной жизнью граждан. Регистрация АГС как особая сфера деятельности выполняет ряд присущих ей функций. Это правовая (юридическая) функция, поскольку регистрация осуществляется специальным уполномоченным государством органом; актовые записи имеют доказательную силу на основе презумпции их юридической действительности; свидетельства о регистрации являются официальными государственными

документами, подтверждающими законность зарегистрированных и удостоверенных событий. От регистрации АГС зависит и ряд прав человека, в том числе: права на индивидуальность, на имя и гражданство, на наследование, на социальное обеспечение, на попечение над детьми и др. На юридической функции основана также учетная (статистическая) функция, поскольку она связана с регистрацией естественного движения населения. Статистические данные, полученные на основе регистрации АГС, являются единственным и наиболее полным источником для анализа демографических событий на конкретной территории и в государстве в целом. С регистрацией АГС связана и управленческая (административная) функция, так как данные, содержащиеся в актовых записях, после их обработки активно используются управленческими структурами для реализации собственных задач при планировании и прогнозировании социально-экономических процессов. Эти данные применяются при выработке государственной политики и социальных программ, используются в области здравоохранения, образования, социального страхования, пенсионного обеспечения и др. Таким образом, функции, выполняемые регистрацией АГС, подчеркивают их значимость не только для индивидуализации личности, организации семьи, социального обеспечения, но и для отслеживания демографических тенденций, а в целом – для эффективного управления человеческим потенциалом. Регистрация как процесс связана прежде всего с участниками событий. В качестве заявителей выступает либо конкретное физическое лицо, имеющее прямое отношение к регистрируемому факту, либо должностное лицо определенного официального учреждения (медицинского, социальной защиты, органа внутренних дел, органа дознания и др.), уполномоченные государством на регистрацию АГС. Для регистрации АГС существенное значение имеют место регистрации и процессуальные сроки, т. е. установленное законом время, в течение которого должны быть совершены определенные действия и завершена регистрация АГС. Законом об актах гражданского состояния установлены как общие, так и специальные сроки. Так, заявление о рождении ребенка должно быть подано в течение одного месяца со дня его рождения. Заявление о

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ рождении мертвого ребенка или о рождении и смерти ребенка, умершего на первой неделе жизни, должно быть подано не позднее трех дней с момента установления факта мертворождения или факта смерти ребенка, умершего на первой неделе жизни. Место регистрации АГС, как правило, определяется местожительством гражданина (родителей, супругов, лиц, вступающих в брак, усыновителей, умершего). В то же время регистрация может осуществляться и по месту наступления события (рождения, смерти, вынесения решения суда), или по месту нахождения организации, выдавшей документ (например, о смерти). За регистрацию АГС взимается государственная пошлина, порядок которой определен Налоговым кодексом РФ (Ч.2). Государственная пошлина – это сбор, взимаемый с лиц при их обращении в государственные органы, органы местного самоуправления, иные органы, а также к должностным лицам за совершение юридически значимых действий. Пошлина не уплачивается при регистрации рождения, смерти и усыновления. Регистрация как технологический процесс связана не только с участниками событий, местом и сроками регистрации, предоставлением соответствующих документов, но и с определенными этапами осуществления этой процедуры. Процедура государственной регистрации акта гражданского состояния включает в себя несколько стадий: • получение документов, являющихся основанием для государственной регистрации; • анализ и проверка документов; • запрос дополнительных документов и их рассмотрение – при необходимости; • назначение времени регистрации акта гражданского состояния – в случае, когда регистрация акта проводится по истечении определенного времени; • оформление двух экземпляров записи акта гражданского состояния; • прочтение записи акта заявителями, подписание актовой записи заявителями и должностным лицом, составившим актовую запись; • внесение сведений о государственной регистрации в поисковую систему; • оформление свидетельства; • проверка заявителями сведений, указанных в свидетельстве;

• внесение в соответствующий журнал сведений о выдаче заявителю свидетельства; • проставление заявителями подписи в получении документа. Таким образом, первый этап связан с обращением гражданина в орган ЗАГС, учетом сроков и наличием требуемых документов. На втором этапе должностным лицом органа ЗАГС осуществляются действия по составлению актовых записей, формированию актовых книг и выдаче свидетельств о государственной регистрации. Все процедуры регистрации и порядок их проведения регламентированы нормативными актами, которые подлежат обязательному исполнению как со стороны должностных лиц, так и граждан, обращающихся в органы ЗАГС. Одним из таких документов, принятых в последнее время, является административный регламент предоставления государственной услуги по регистрации АГС органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории России. Он содержит детальную проработку последовательности всех действий через блок-схемы при регистрации каждого вида АГС, включая внесение исправлений (изменений) в записи АГС, восстановление или аннулирование записи АГС, а также выдачу документа (повторного свидетельства, справки), подтверждающего факт регистрации АГС. Надежная система регистрации АГС признается сегодня мировым сообществом как важный национальный ресурс, который обеспечивает государство эффективным источником данных для статистики естественного движения населения, причем эта функция является вторичной по отношению к документальному юридическому оформлению фактов рождения, смерти и других событий. С точки зрения отдельного человека документальное подтверждение факта регистрации рождения, брака, развода, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени необходимо для признания их правосубъектности, семейных отношений, гражданства и обусловленных этим прав. Вместе с тем такая регистрация расширяет доступ граждан к таким общественным услугам, как здравоохранение, образование, социальное обеспечение и социальная защита. Юридическое подтверждение личности необходимо для вовлечения граждан в современную экономическую деятельность,

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ поскольку позволяет получить паспорт, трудоустройство, осуществлять свои права избирателя, наследовать имущество и т. д. В итоге регистрация АГС помогает обеспечить человеку его права. Статистика естественного движения населения, полученная в результате регистрации АГС, вносит существенный вклад в разработку научно обоснованной политики государственного управления всеми сферами экономики и социальной жизни. Создание полноценной и надежной системы функционирования регистрации АГС в каждой стране является одним из направлений деятельности ООН и его Департамента по экономическим и социальным вопросам. На протяжении

многих лет статистический отдел этого Департамента подготавливает и выпускает серию справочных изданий по методологии и методике разработки национальных систем регистрации АГС. В них предлагается оптимальная модель этой системы, основанной на научном подходе и достижениях ведущих стран мира. Россия как член ООН, представляющая в статистический отдел сведения о населении своего государства, заинтересована в применении унифицированных показателей по всем данным регистрации АГС. Вместе с тем созданная за почти вековой путь развития российская национальная система регистрации АГС располагает собственным опытом и имеет свои традиции.

www.TOP-PERSONAL.ru Читайте в №1/2016 журнала «Управление персоналом» ПСИХОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ «Если эта штуковина работает — отойди и не трогай»

— Слепые зоны — это те департаменты, отделы и другие подразделения компании, в которых по разным причинам отсутствует контроль и какая-либо выстроенная система. Соответственно, ни руководство, ни коллеги, ни клиенты не понимают, как организован процесс работы, что происходит внутри Ольга Бакланова

ВПЛОТЬ ДО «СПЕЦИАЛЬНОЙ КНОПКИ» НА КОРПОРАТИВНОМ ПОРТАЛЕ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ, НАЖАВ НА КОТОРУЮ, ОНИ МОГУТ НАПРЯМУЮ ЗАДАТЬ ВОПРОС РУКОВОДСТВУ И ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТ, ЧТО НАЗЫВАЕТСЯ, ИЗ ПЕРВЫХ УСТ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Н.Н. Дрыгина, Е.В. Кошманов. Астраханский гос. университет

МНОГОАСПЕКТНОСТЬ ПОЗИЦИЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД DIRECTUM) РАНЖИРОВАНИЯ ГОССЛУЖАЩИМИ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО СТЕПЕНИ ИХ ЗНАЧИМОСТИ, ЧАСТОТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ТРУДНОСТЯМ СОСТАВЛЕНИЯ ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

министерстве образования и науки Астраханской области был проведен опрос с целью выявления существующих проблем, возникающих в сфере документирования. Приоритетность проблем выстроена на основании изучения мнения сотрудников министерства. Респондентам был предложен бланк с начальными фразами постановок десяти проблем по вопросам документирования и вариантами их продолжения. Необходимо было отметить знаком  варианты, которые в наибольшей степени подходили в качестве продолжения предложенных утверждений. По каждому утверждению респонденты могли выбрать до трех вариантов продолжения. Опрос носил анонимный характер. Содержание опросника предполагало определение как внешних, так и внутренних проблем. Предполагалось выявление степени трудоемкости работы с разными видами деловых документов, причин нарушения исполнительской дисциплины, многоаспектность позиций электронного документооборота (СЭД Directum), ранжирования госслужащими деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудностям составления,

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ путей повышения эффективности деятельности министерства. Респондентская группа состояла из 19 человек. По гендерному составу – 5 мужчин, 14 женщин. По стажу работы – до 10 лет 9 человек, более 10 лет 10 человек. По группе категорий – группа исполнителей – 11 человек, группа руководителей 8 человек. Самым трудоемким видом работы с документами считается определение дальнейших действий и подготовка ответов на документы, поступающие из администрации губернатора Астраханской области, правительства Астраханской области, думы Астраханской области (литер А). Отдельно высказанные мнения о трудоемкости касались разработки нормативно-правовой базы, программных документов и проектных материалов, а также документов, предполагаемых к соисполнению разными (несколькими) структурными подразделениями и, дополнительно, некорректных обращений граждан и сторонних организаций. Респондентами назван фактор назначения руководством большого количества «соисполнителей» в качестве основной причины нарушения сроков рассмотрения документов. Одновременно данный вопрос оказался наиболее актуальным для сотрудников и собрал наибольшее количество вариантов ответов из опции «другое (укажите предметно)». Так, в качестве причин нарушения сроков рассмотрения документов указаны: отсутствие четкой организации рабочего времени, отведенного на выполнение своих служебных обязанностей; поздние сроки поступления документов в министерство (изначальное нарушение сроков не по вине исполнителей); вина исполнителей и недисциплинированность отдельных сотрудников; отдельные минимальные установленные сроки для документов, требующих серьезной проработки. Достаточно разнопланово оценивается сотрудниками министерства роль электронного документооборота. С одной стороны, большинство согласилось с тем, что СЭД Directum обеспечивает оперативность и полноту контроля результативности деятельности органов государственной власти, одновременно выявлен парадокс увеличения временных затрат. Единодушно мнение госслужащих о том, что работа с документами – это неизбежный атрибут профессиональной деятельности государственного служащего и лежит в основе профессиональной деятельности государствен-

ного служащего, при этом требует наличия у государственного служащего особых профессиональных качеств и компетенций. Разрозненность мнений о проблемах, возникающих при работе над документами, тем не менее говорит о том, что должна быть определена мера ответственности специалистов. Абсолютное большинство признает важность документов для их «ранжирования» признаку приоритетности исполнения, оценивая при этом объем трудозатрат, необходимых для работы над ними. Отмечено, что при большом объеме работы госслужащих, касаемой проектов постановлений/распоряжений губернатора Астраханской области, проектов постановлений/распоряжений правительства Астраханской области, проектов постановлений/распоряжений министерства образования и науки Астраханской области, проектов приказов министерства образования и науки Астраханской области, проектов ответов на запросы органов государственной власти/органов местного самоуправления, проектов ответов на обращения граждан/запросы учреждений и организаций, четверть респондентов принимает дополнительно участие в разработке материалов проектно-исследовательского и инструктивно-методического характера. Абсолютные 100% респондентов указали на то, что в министерстве приоритетное внимание уделяется соблюдению сроков рассмотрения входящей корреспонденции и содержательной стороне проектов документов/ответов. В целом, соглашаясь с тем, что эффективность деятельности министерства в части документирования зависит в первую очередь от подготовленности персонала, 50% респондентов отметили и зависимость от качества технологического сопровождения документооборота. В завершении был высказан ряд позиций о путях повышения эффективности деятельности министерства в части документирования: Во-первых, необходимо ввести и соблюдать на всех управленческих уровнях фиксированные формы поручений (с регламентацией определения персоналий исполнителей и их количества, унификацией формулировок поручений, жесткой регламентацией сроков и т. п.). Во-вторых, необходимо регламентировать функциональные направления деятельности структурных подразделений (с исключением дублирования функционала).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если произошли изменения в процессах. Оптимизация документооборота путем автоматизации процессов работы с документами и управления документационными потоками в настоящее время широко применяется не только в коммерческих организациях, но и в органах исполнительной власти. В министерстве система электронного документооборота применяется и становится все более действенным инструментом, оптимизирующим управленческие процессы. Электронный документооборот – это принципиально новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень деятельности государственных органов. Электронный документооборот повышает качество и доступность предоставляемых организациям и гражданам государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с получением государственных услуг, а также внедрение единых стандартов обслуживания граждан. Вместе с этим повышается открытость информации о деятельности органов государственной власти и расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия организаций, граждан и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления, повышается качество административно-управленческих процессов. Есть еще одно принципиально важное качество электронного документооборота. Его применение обеспечивает совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля результативности деятельности органов государственной власти и обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.

С развитием электронных способов управления возникает объективная необходимость перевода бумажного документооборота в электронный. Этот процесс носит, с одной стороны, юридический, а с другой – технический характер. Если техническая составляющая разрешима, она требует только изменить квалификации и компетентности сотрудников, то юридическая составляющая представляет собой известную проблему, так как отсутствует четко регламентированная нормативная правовая основа как на федеральном уровне, так и на уровне региональном. Здесь возможны следующие правила. Существующий или ранее существовавший бумажный документ может быть временно замещен или вместо бумажного документа может быть использован электронный документ, если выполнены условия признания соответствующего электронного документа электронным дубликатом бумажного или электронной копией бумажного документа. Вместо составления бумажного документа и удостоверения его собственноручной подписью создавшего его лица может быть создан электронный документ с использованием электронной цифровой подписи соответствующего лица, если выполняются условия признания электронного документа электронным оригиналом документа. Правовые условия использования электронной подписи в электронных документах регламентирует Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронная подпись, создаваемая с помощью закрытого ключа – уникальной последовательности символов для последующего установления отсутствия искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверки принадлежности подписи владельцу сертификата ключа подписи, это информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией и используемая для идентификации лица, подписывающего информацию. При чрезвычайной актуальности означенного средства установления юридической силы документов для участников правовых отношений на современном этапе совершенствования документирования остаются открытыми вопросы формирования единого пространства доверия

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ электронной подписи и совершенствования идентификационных механизмов всех участников взаимодействия. Электронная подпись в практике министерства с 2013 года используется министром, первым заместителем министра, руководителем экономической службы. Опыт использования цифровой подписи показал возможность расширения поля ее применения и распространения на других сотрудников, так как в электронном документе она равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

За счет «распараллеливания» процесса согласования документов путем использования электронно-цифровой подписи существенно повышается оперативность издания распорядительных документов Таким образом, улучшение состояния документооборота в министерстве образования науки Астраханской области должно идти последовательно путем усиления регламентации и автоматизации на базе юридического обеспечения, закрепленного в соответствующих нормативных правовых актах.

www.TOP-PERSONAL.ru Читайте в №1/2016 журнала «Управление персоналом»

Бизнес — это когда всерьез и надолго... и без хорошей команды вам не обойтись Причины проблем бизнеса внутри компаний или во внешней среде? — Я скажу так: никакими действиями проверяющих растущий бизнес не остановить. И наоборот — только прекращением проверок на кризисной стадии предприятие не спасти. Можно облегчить жизнь бизнесменов, которые пытаются разными путями сохранить свой бизнес. В этой ситуации проверяющие — лишняя нагрузка. Но надо понимать, что у бизнеса свои экономические законы и государственное вмешательство не может кардинально изменить существующие тенденции. Государственным воздействием бизнес не заглушить на стадии роста и не поднять на стадии спада.

Сергей Пронин

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРБИТРАЖНОГО УПРАВЛЯЮЩЕГО М.А. Дубовицкая, менеджер по качеству в немецком консалтинговом холдинге

СТАТУС АРБИТРАЖНОГО УПРАВЛЯЮЩЕГО, ЕГО ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ФУНКЦИИ САМОРЕГУЛИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ АРБИТРАЖНЫХ УПРАВЛЯЮЩИХ ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ АРБИТРАЖНЫМ УПРАВЛЯЮЩИМ В РАМКАХ ПРОЦЕДУРЫ БАНКРОТСТВА

анкротство предприятия – признание факта его неплатежеспособности арбитражным судом. Заявление о признании организации-должника банкротом (несостоятельным) подается лицом, обладающим таким правом. Согласно статье 7 пункта 1 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) в РФ» к таким лицам относятся: • должник, • конкурсный кредитор, • уполномоченные органы, • работник, бывший работник должника, имеющие требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда1. Заявление о признании организации банкротом рассматривается в установленный законодательством срок (обычно месяц), в течение которого суд проверяет обоснованность подачи такого заявления. Срок может быть продлен для получения дополнительных документов или устранения замечаний суда. По результатам рассмотрения заявления арбитражный суд выносит соответствующее определение о (не)признании обоснованности заявления о признании предприятия несостоятельным (банкротом). В рамках процедуры банкротства действует назначенное соответствующим судебным решением уполномоченное лицо, которое с этого момента сопровождает весь процесс. Это лицо – арбитражный управляющий. В данной статье мы ставим акцент именно на документировании деятельности арбитражного управляющего, по этой причине ряд его 1

ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) в РФ» от 26.10.2002 г. №127-ФЗ //Собрание законодательства РФ. 2002. – № 43. – Ст. 4190.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ составляющих как субъекта профессиональной деятельности сознательно опускается. Согласно статье 20 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) в РФ», «арбитражным управляющим признается гражданин РФ, являющийся членом одной из саморегулируемых организаций арбитражных управляющих». Саморегулируемая организация арбитражных управляющих (СРО АУ) – некоммерческая организация, членами которой являются арбитражные управляющие. Цель СРО АУ – регулирование и обеспечение деятельности арбитражных управляющих. Арбитражный управляющий является субъектом профессиональной деятельности и осуществляет профессиональную деятельность, занимаясь частной практикой. Среди требований, предъявляемых к кандидатуре арбитражного управляющего можно выделить: • наличие высшего образования; • наличие стажа работа на руководящих должностях не менее года и стажировки в качестве помощника арбитражного управляющего не менее шести месяцев; • сдача специального теоретического экзамена и т. д. С момента назначения судом для ведения дела о банкротстве арбитражный управляющий приобретает специальные права и обязанности, среди которых целесообразно выделить следующие группы: 1) группа прав, связанных со взаимоотношениями с кредиторами (например, созыв собрания и/или комитета кредиторов); 2) группа прав, связанных с взаимодействием с арбитражным судом (например, подача заявлений и ходатайств, в том числе об освобождении от исполнения возложенных на него обязанностей); 3) группа прав, связанных с взаимоотношениями с организацией-должником (привлечение для обеспечения возложенных на него обязанностей на договорной основе иных лиц с оплатой их деятельности за счет средств должника; запрос необходимых сведений о должнике, о лицах, входящих в состав органов управления должника, о контрагентах и об обязательствах должника и пр.); 4) группа обязанностей по отношению к организации-должнику (принимать меры по защите имущества; анализировать финансовое состояние должника и результаты его деятель-

ности; разумно и обоснованно осуществлять расходы, связанные с исполнением возложенных на него обязанностей в деле о банкротстве; выявлять признаки преднамеренного и фиктивного банкротства и пр.); 5) группа обязанностей по отношению к кредиторам (вести реестр требований кредиторов; предоставлять собранию кредиторов информацию о сделках и действиях, которые влекут или могут повлечь за собой гражданскую ответственность третьих лиц и пр.). Документы, создаваемые арбитражным управляющим в рамках процедуры банкротства Процесс банкротства носит довольно длительный характер и включает в себя несколько стадий: наблюдение, внешнее управление, финансовое оздоровление и конкурсное производство. При процедуре упрощенного банкротства применяются только два этапа – наблюдение и конкурсное производство. Для каждой такой стадии назначается свой арбитражный управляющий (временный – в случае наблюдения, внешний – при внешнем управлении, административный – при финансовом оздоровлении и конкурсный – в случае конкурсного производства). К каждому этапу предъявляются соответствующие законодательные требования, а также требования к деятельности арбитражного управляющего и ее документированию. В таблице 1 продемонстрировано соотношение стадии банкротства, круга полномочий арбитражного управляющего и набора документов, создаваемых в рамках конкретной стадии. На всех без исключения этапах банкротства арбитражный управляющий осуществляет свои права и обязанности по отношению к четырем группам субъектов: организации-должнику, кредиторам (собранию кредиторов), различным государственным органам и службам, а также банкам и кредитным организациям, и арбитражному суду. Временный управляющий, назначенный на стадию наблюдения в организации-должнике, как бы сопровождает процедуру банкротства. На этой стадии анализируется и оценивается финансовое состояние предприятия. По результатам такого анализа судом принимается решение о введении в организации конкурсного производства либо другой стадии – внешнего управления или финансового оздоровления, в результате которых организация может выйти из процедуры банкротства.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Таблица 1 Арбитражный управляющий

Стадия банкротства

Полномочия

Документы

В отношении организации-должника

Временный управляющий

Наблюдение

• Требовать любую информацию и документы относительно деятельности организации-должника. Управляющий может посылать письма-запросы в организацию с требованием предоставить те или иные документы (почтой, электронными средствами связи, экспресс-почтой и т. п.). • Принимать меры к охране имущества должника, например, при недостаточности или отсутствии охраны складов, производственных баз, офисов и иных объектов • Уведомлять работников о введении наблюдения • Отстранять от должности руководителя организации

Письмо-запрос Отчет организации об изменении состава имущества Договор на оказание охранных услуг Договор хранения Уведомление о введении наблюдения Договор на оказание услуг

В отношении кредиторов • Выявлять их, составлять и вести их реестр, уведомлять о введении наблюдения, созывать и проводить первое собрание кредиторов • На этом этапе управляющий ведет активную переписку с кредиторами, рассылает им уведомления (о введении наблюдения и созыве первого собрания), документирует собрания кредиторов (ведет протокол, оформляет повестку дня, при необходимости оформляет бюллетени для голосования и т. п.)

Уведомление о введении наблюдения Уведомление о созыве собрания кредиторов Протокол собрания кредиторов Бюллетень для голосования на собрании кредиторов Журнал регистрации участников собрания кредиторов Уведомления и запросы соответствующих органов и служб

В отношении арбитражного суда • Предъявлять требования о признании сделок организации-должника недействительными • Заявлять возражения относительно требований кредиторов • Обращаться с ходатайством об отстранении руководителя организации-должника и т. п. Временный управляющий

Наблюдение

По итогам своей деятельности за период н аблю д е н ия (о бычн о ш е с т ь м е с я ц е в) временный управляющий предоставляет суду отчет о своей деятельности и протокол первого собрания кредиторов. К отчету временного управляющего прилагаются: заключение о финансовом состоянии должника; заключение о наличии или отсутствии оснований для оспаривания сделок должника; обоснование возможности или невозможности восстановления платежеспособности должника, целесообразности введения последующих применяемых в деле о банкротстве процедур

Заявление об оспаривании сделки Возражения относительно требования кредитора Ходатайство об отстранении руководителя (должника) от должности Уведомление о публикации сведений о должнике Отчет временного управляющего Ходатайство о введении финансового оздоровления или внешнего управления Ходатайство о введении конкурсного производства

(статья 67 пункт 2 ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) в РФ»). На основе полученных отчетных документов арбитражный суд принимает решение о введении очередной стадии процедуры банкротства. В случае введения финансового оздоров ления судом назначается админи стративный управляющий, обладающим рядом соответствующих прав и обязанностей. Подобно временному административный управляющий взаимодействует с организациейдолжником, кредиторами и арбитражным судом.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Продолжение Таблицы 1 АУ

Стадия банкротства

Полномочия

Документы

Административный управляющий

В отношении организации-должника • Осуществлять контроль за своевременным исполнением текущих требований кредиторов • Рассматривать отчеты о ходе выполнения графика погашения задолженности и плана финансового оздоровления. Такие отчеты составляет организация-должник • Осуществлять контроль за ходом выполнения такого плана и графика • Принимать участие в инвентаризации в случае ее проведения должником Управляющий включается в состав инвентаризационной комиссии и визирует инвентаризационные описи и акты

План финансового оздоровления График погашения задолженности Отчет организации о ходе выполнения графика и плана Приказ о проведении инвентаризации Инвентаризационные ведомости, описи и акты

В отношении кредиторов

Финансовое оздоровление

• Вести реестр их требований и созывать собрания • Предоставлять собранию кредиторов заключения о ходе выполнения графика погашения задолженности и плана финансового оздоровления • Предоставлять информацию кредиторам о сделках и решениях и т. п.

Уведомление о созыве собрания кредиторов Протокол собрания кредиторов Бюллетень для голосования Заключение о ходе выполнения графика погашения задолженности и плана финансового оздоровления (Приложение)

В отношении арбитражного суда

• Предъявлять требования о признании сделок организации-должника недействительными • Заявлять возражения относительно требований кредиторов • Обращаться с ходатайством об отстранении руководителя организации-должника и т. п.

Согласно статье 92 ФЗ «О банкротстве (несостоятельности) в РФ» в случае установления возможности восстановления платежеспособности организации суд выносит решение о переходе организации-должника к этапу внешнего управления, судом назначается внешний управляющий. Внешний управляющий обязан представить на рассмотрение собрания кредиторов отчет внешнего управляющего, к которому прикладывается реестр требований кредиторов. Также в отчете должно содержаться одно из предложений:

Заявление об оспаривании сделки Возражения относительно требования кредитора Ходатайство об отстранении руководителя-должника (исполняющего обязанности руководителя-должника) от должности Отчет административного управляющего

• о прекращении внешнего управления в связи с восстановлением платежеспособности должника и переходе к расчетам с кредиторами; • о продлении установленного срока внешнего управления; • о прекращении производства по делу в связи с удовлетворением всех требований кредиторов в соответствии с реестром требований кредиторов; • о прекращении внешнего управления и об обращении в арбитражный суд с ходатайством о признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Продолжение Таблицы 1

АУ

Стадия банкротства

Полномочия

Документы

В отношении организации-должника

Внешний управляющий

• Разработать план внешнего управления • Распоряжаться имуществом должника в соответствии с планом внешнего управления • Заключать от имени должника мировое соглашение • Заявлять отказ от исполнения договоров должника • Принять в управление имущество должника и провести его инвентаризацию • В течение трех рабочих дней с даты окончания инвентаризации имущества должника включить в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве сведения о результатах инвентаризации • Вести бухгалтерский, финансовый, статистический учет и отчетность

План внешнего управления Мировое соглашение Приказ о проведении инвентаризации Инвентаризационные ведомости, описи и акты Акт приема-передачи бухгалтерской документации, печатей и штампов Договор аренды Договор оценки

В отношении кредиторов

Внешнее управление

• Вести реестр требований кредиторов • Представить план внешнего управления на утверждение • Информировать о реализации мероприятий, предусмотренных планом внешнего управления • Представить отчет об итогах реализации плана внешнего управления

Отчет об итогах реализации плана внешнего управления Возражения на требования кредиторов Уведомление о созыве собрания кредиторов Протокол собрания кредиторов Бюллетень для голосования Объявление о проведении торгов Мировое соглашение

В отношении арбитражного суда • Подавать от имени должника иски и заявления о признании недействительными сделок и решений, а также о применении последствий недействительности ничтожных сделок • Заявлять требования о взыскании убытков, причиненных действиями (бездействием) членов коллегиальных органов управления должника, членов совета директоров (наблюдательного совета), единоличного исполнительного органа и т. п. • Заявлять в установленном порядке возражения относительно предъявленных к должнику требований кредиторов

При невозможности восстановления платежеспособности арбитражным судом выносится решение о введении конкурсного производства и у тверж дает конк урсного управляющего. После завершения расчетов с кредиторами, а также при прекращении производства по делу о банкротстве конкурсный управляющий предоставляет в суд отчет о результатах про-

Заявление об оспаривании сделки Возражения относительно требования кредитора Отчет внешнего управляющего Ходатайство о признании должника банкротом и об открытии в отношении него конкурсного производства Ходатайство о сокращении срока внешнего управления

ведения конкурсного производства, к которому прилагаются: • документы, подтверждающие продажу имущества должника; • реестр требований кредиторов с указанием размера погашенных требований кредиторов; • документы, подтверждающие погашение требований кредиторов и пр.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Продолжение Таблицы 1

АУ

Стадия банкротства

Полномочия

Документы

Конкурсный управляющий

В отношении организации-должника

Конкурсное производство

• Принять в ведение имущество должника, провести инвентаризацию такого имущества • Включить в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве сведения о результатах инвентаризации имущества должника в течение трех рабочих дней с даты ее окончания • Привлечь оценщика для оценки имущества должника • Принимать меры по обеспечению сохранности имущества должника • Уведомлять работников должника о предстоящем увольнении не позднее чем в течение месяца с даты введения конкурсного производства • Предъявлять к третьим лицам, имеющим задолженность перед должником, требования о ее взыскании • Передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению • Увольнять работников должника Заявлять отказ от исполнения договоров и иных сделок

Приказ о проведении инвентаризации Инвентаризационные ведомости, описи и акты Уведомление работников о введении конкурсного производства Договор на оценку имущества Акт приема-передачи бухгалтерской документации, печатей и штампов Договор аренды Переписка и судебно-претензионное делопроизводство с дебиторами Акты приема-передачи документов в архив, акты о выделении документов к уничтожению, описи документов Документы об увольнении работников Уведомления об отказе исполнения договоров

В отношении кредиторов • вести реестр требований кредиторов • заключать сделки, в совершении которых имеется заинтересованность, только с согласия кредиторов

Уведомление о проведении собрания Протокол собрания Бюллетень для голосования Объявление о проведении торгов Отчет о своей деятельности

В отношении арбитражного суда • Заявлять возражения относительно требований кредиторов, предъявленных к должнику • Подавать от имени должника иски и заявления о признании недействительными сделок и решений, а также о применении последствий недействительности ничтожных сделок • Заявлять требования о взыскании убытков, причиненных действиями (бездействием) членов коллегиальных органов управления должника, членов совета директоров (наблюдательного совета), единоличного исполнительного органа и т. п.

После рассмотрения арбитражным судом отчета конкурсного управляющего арбитражный суд выносит определение о завершении конкурсного производства либо определение о прекращении производства по делу о банкротстве (в случае погашения требований кредиторов). Таким образом, в своей деятельности арбитражный управляющий независимо от текущей стадии банкротства строго придерживается законодательства о несостоятельности, в рамках которого ведет собственное делопроизводство, которое делится на три направления: 1) взаимодействие с предприятием-должником (подготовка и рассылка уведомлений

Заявление об оспаривании сделки Возражения относительно требования кредитора Ходатайство об утверждении порядка, сроков и условий продажи имущества должника Уведомление о публикации сведений о должнике Отчет о результатах конкурсного производства

различного характера, оформление инвентаризации, оформление увольнения работников; оспаривание сделок и заключение новых; продажа имущества с торгов; оформление процедуры передачи документов на архивное хранение и пр.); 2) взаимодействие с кредиторами (собранием кредиторов), а именно: составление и ведение реестра, переписка по вопросам включения/исключения из реестра/корректировки требований, предоставление отчетов о своей деятельности, подготовка документов к проведению собрания кредиторов и пр. 3) взаимодействие с арбитражным судом (подготовка и предоставление ходатайств по

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ вопросам, связанным с финансовым состоянием и имуществом должника, включения/исключения кредиторов из реестра, отстранением от должности руководителя должника, предоставлением отчетов о своей деятельности и пр.). Можно сделать вывод, что документирование своей деятельности играет основную

роль в осуществлении полномочий арбитражным управляющим. Каждое действие управляющего сопровождается созданием соответствующего документа. Следовательно, к порядку документирования такой деятельности следует предъявлять повышенные требования.

Приложение Форма Заключения о ходе выполнения графика погашения задолженности и плана финансового оздоровления* Дата

Место составления

______________________________________________________________ (ФИО арбитражного управляющего) ______________________________________________________________ (полное и сокращенное наименование организации-должника с указанием ее организационно-правовой формы и полных реквизитов) _______________________________________________________________ (категория должника) _______________________________________________________________ (адрес должника) Наименование арбитражного суда, в производстве которого находится дело о банкротстве Номер дела Дата принятия судебного акта о введении процедуры банкротства Дата назначения арбитражного управляющего Сведения об арбитражном управляющем Наименование СРО АУ, членом которой является арбитражный управляющий Номер и дата регистрации в Едином государственном реестре СРО АУ Наименование страховой организации, с которой заключен договор о страховании ответственности арбитражного управляющего Номер договора страхования, дата его заключения и срок действия Наименование страховой организации, с которой заключен договор о дополнительном страховании ответственности арбитражного управляющего на случай причинения убытков Номер договора дополнительного страхования, дата его заключения и срок действия Адрес для направления корреспонденции арбитражному управляющему Сведения о лицах, привлеченных арбитражным управляющим для обеспечения своей деятельности Привлеченный специалист

Ф.И.О

№ и дата договора, срок действия договора

Размер вознаграждения

Источник оплаты

Информация о жалобах на действия (бездействие) арбитражного управляющего Сведения о реализации административным управляющим своих прав и выполнении обязанностей Финансовое оздоровление введено на основании решения _________________________________________________________ (перечень учредителей (участников) должника, голосовавших за данное решение; органа, уполномоченного собственником имущества должника унитарного предприятия; третьих лиц) Срок проведения финансового оздоровления____________________________ (дата начала и дата окончания) *

Приказ Минюста РФ от 14 августа 2003 г. № 195 «Об утверждении типовых форм отчетов (заключений) арбитражного управляющего»

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Сведения о лицах, предоставивших обеспечение, и о предоставленном ими обеспечении исполнения должником его обязательств

№ п/п

Наименование лица, предоставившего обеспечение

Способ обеспечения

Вид предоставляемого в порядке обеспечения имущества

Размер обеспечения (тыс. руб.)

Сведения о выполнении плана финансового оздоровления № п/п

Мероприятия плана финансового оздоровления

Результат выполнения (получено денежных средств, тыс. руб.)

Причина невыполнения

Сведения о выполнении графика погашения задолженности № п/п

Наименование кредитора

Сумма (тыс. руб.)

Процент удовлетворенных требований кредиторов

требований кредитора, согласно реестру

удовлетворенных требований кредитора

Срок погашения задолженности (дата) плановый

фактический

Сведения об иных действиях административного управляющего

Ведение реестра требований кредиторов Обязанность по ведению реестра возложена на _______________________________________________________________________ (Ф.И.О. арбитражного управляющего, наименование организации-реестродержателя) Сведения о реестродержателе Контроль за выполнением должником плана финансового оздоровления и графика погашения задолженности Анализ отчетов должника о ходе (результатах) выполнения плана финансового оздоровления, графика погашения задолженности и об удовлетворении требований кредиторов Анализ текущей финансовой, хозяйственной и инвестиционной деятельности должника Участие в инвентаризации имущества Балансовая стоимость имущества (тыс. руб.) Рыночная стоимость имущества (тыс. руб.) Выявление признаков преднамеренного и/или фиктивного банкротства На основании анализа данных о ходе (результатах) выполнения плана финансового оздоровления и графика погашения задолженности предлагаю обратиться в ________________________________________________________________________________ (наименование арбитражного суда) с ходатайством о____________________________________________________________________________________________________ (внесении изменений в график погашения задолженности, прекращении производства по делу о банкротстве, введении в отношении должника внешнего управления, признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства)

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ИЗБРАНИЯ ПО КОНКУРСУ НА ЗАМЕЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТИ ПРОФЕССОРСКО-ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКОГО СОСТАВА ВУЗА Н.Н. Шокорова, Пензенский гос. университет

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРОЦЕДУРУ ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ ПРИ ИЗБРАНИИ ПО КОНКУРСУ НА ЗАМЕЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ ПРОФЕССОРСКО-ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКОГО СОСТАВА (ППС) ВУЗА ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ К ПРОВЕДЕНИЮ КОНКУРСНОГО ОТБОРА ПРОВЕДЕНИЕ КОНКУРСА НА ЗАМЕЩЕНИЕ

организации, осуществляющей образовательную деятельность по реализации образовательных программ высшего образования и дополнительных профессиональных программ, порядок и условия замещения должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу (ППС), определены Трудовым кодексом Российской Федерации1, Положением о порядке замещения должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу2, уставом и локальными документами ВУЗа. Рассмотрим процедуру оформления трудовых отношений, возникающих в результате избрания по конкурсу на замещение должности ППС ВУЗа на примере факультета вычислительной техники (далее – ФВТ) политехнического института Пензенского государственного университета (далее – ПГУ).

ДОЛЖНОСТЕЙ ППС ВУЗА ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ КОНКУРСНОГО ОТБОРА

И ИЗБРАНИЯ ПО КОНКУРСУ НА

ЗАМЕЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТИ ППС ВУЗА

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197ФЗ (в редакции Федеральных законов от 02.07.2013 N 185-ФЗ, от 22.12.2014 N 443-ФЗ), статьи 18, 332. Приказ Минобрнауки России от 23.07.2015 N 749 «Об утверждении Положения о порядке замещения должностей педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу» (зарегистрировано в Минюсте России 15.10.2015 N 39322).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ментами, а также Положением о порядке замещения должностей педагогических работников, относящихся к профессорскопреподавательскому составу, управление кадров ПГУ в конце июня текущего учебного года составляет именной список преподавателей, срок трудового договора которых истекает в следующем учебном году. Согласованный с профсоюзной организацией ПГУ список преподавателей у тверж дается приказом рек тора до

Рис. 1. Фрагмент приказа об окончании срока трудового договора

В уставе ПГУ3 (раздел 6, пункт 6.18) определено, что к профессорско-преподавательским должностям относятся должности декана факультета, заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя и ассистента. Заключению трудового договора на замещение должности педагогического работника, относящегося к ППС факультета, кроме декана и заведующих кафедрами факультета, предшествует избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности. Конкурс на замещение должности научно-педагогического работника, занимаемой работником, с которым заключен трудовой договор, проводится один раз в пять лет. Обсуждение и конкурсный отбор претендентов на должность проводится на ученом совете факультета (далее Совет ФВТ). Порядок замещения должностей ППС факультетов университета определены уставом ПГУ и локальным нормативным документом ПГУ – Инструкцией о порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава. В соответствии с этими доку3

Устав федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Пензенский государственный университет». Утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 27 мая 2011 г. № 1897.

Рис. 2. Заявление на участие в конкурсе на замещение вакантной должности

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Рис. 3. Фрагменты отчета о работе

Рис. 4. Фрагменты заключения кафедры

окончания каждого учебного года. Копии приказа (рис.1) управление кадров доводит до сведения секретарей ученых советов факультетов и университета, заведующих кафедрами. Объявление о проведении конкурса размещается в университетской газете и на сайте ПГУ не менее чем за два месяца до даты его проведения. В объявлении о проведении конкурса указываются: • перечень должностей педагогических работников, на замещение которых объявляется конкурс; • квалификационные требования по должностям педагогических работников; • место (адрес) приема заявления для участия в конкурсе; • срок приема заявления для участия в конкурсе (не менее одного месяца со дня размещения объявления о конкурсе на сайте организации); • место и дата проведения конкурса. Заведующие кафедрами извещают преподавателей об окончании срока трудового договора в следующем учебном году под расписку в выписке из приказа ректора. Один экземпляр выписки из приказа возвращается в управление кадров университета, другой остается на кафедре. Лица, желающие участвовать в конкурсном отборе на должность, подают заявление на имя ректора. Заявление визируется заведующим кафедрой и регистрируется в управлении кадров (рис.2). К заявлению прилагаются следующие документы: • для лиц, работающих в университете – личный листок по учету кадров (обновляется каждые пять лет); список научных и учебно-методических трудов, отчет о научно-педагогической и другой работе, заключение кафедры, выписка из протокола заседания кафедры, характеристика; • для лиц, не работающих в университете – личный листок по учету кадров; автобиография; копии дипломов о высшем образовании, ученой степени, аттестата об ученом звании, заверенные в установленном порядке; список научных и учебно-методических трудов; заключение кафедры, выписка из протокола заседания кафедры и характеристика с последнего места работы.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Материалы, поступившие на конкурс, предварительно рассматриваются на заседании соответствующей кафедры. Заседанию предшествует посещение лекционного или практического занятия претендента на должность ППС преподавателями кафедры. Результаты посещения открытого занятия обсуждаются на заседании кафедры. Претенденты на ранее занимаемые ими должности отчитываются на заседании кафедры о научно-педагогической и другой работе за период, предшествующий конкурсу. Претенденты, не работающие в университете, представляют доклад о педагогической или научной деятельности (в произвольной форме). Заключение с рекомендацией по каждому кандидату кафедра принимает открытым голосованием простым большинством голосов штатных преподавателей (в том числе совместителей) и научных сотрудников кафедры. Оформленный пакет документов (рис. 3-6) претендент на замещение вакантной должности ППС должен предоставить секретарю Совета ФВТ не позднее, чем за 10 дней до даты заседания Совета факультета4. Информация о конкурсе на замещение вакантных должностей размещается секретарем Совета на сайте факультета не менее чем за 10 дней до даты проведения Совета. Документы – отчет о работе, заключение по открытой лекции, заключение кафедры, выписка из протокола заседания кафедры – готовятся в двух экземплярах (один экземпляр этих документов вместе с заявлением претендента на избрание и протоколом счетной комиссии хранится в материалах заседаний Совета ФВТ). Остальные документы претендент на замещение вакантной должности ППС готовит в одном экземпляре. Претендент на замещение вакантной должности ППС готовит также бюллетени для тайного голосования (рис. 7) в количестве, равном количеству членов Совета ФВТ и передает их секретарю Совета не менее чем за 10 дней до даты проведения Совета. При рассмотрении на Совете факультета вопросов, связанных с конкурсным отбором, для организации проведения тайного голосования открытым голосованием избирается счетная комиссия из трех человек из числа 4

Положение о Совете факультета вычислительной техники. Утверждено приказом директора политехнического института ПГУ 21.10.2015.

Рис. 5. Заключение по открытой лекции и выписка из протокола заседания кафедры

Рис. 6. Фрагменты списка трудов за отчетный период, личного листка по учету кадров и характеристики

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Рис. 7. Бюллетень

членов Совета, как правило, по очереди, устанавливаемой председательствующим. В состав счетной комиссии не должны входить лица, фамилии которых занесены в бюллетени для голосования, а также председатель и секретарь Совета. Избранная комиссия распределяет между собой функции и избирает председателя. Члены счетной комиссии раздают бюллетени всем присутствующим на заседании членам Совета под роспись в расписке в получении бюллетеней (рис. 8). Заведующие кафедрами представляют претендентов на замещение вакантных должностей ППС по своим кафедрам, члены Совета голосуют. После подсчета голосов счетная комиссия оформляет протокол (рис.9). Протокол утверждают открытым голосованием членов Совета. Прошедшим избрание по конкурсу считается претендент, получивший путем тайного голосования более половины голосов членов Совета ФВТ от числа принявших участие в голосовании при кворуме не менее 2/3 списочного состава Совета. Если голосование проводилось по единственному претенденту, и он не набрал необходимого количества голосов, конкурс признается несостоявшимся. Если голосование проводилось по двум и более претендентам, и никто из них не набрал необходимого количества голосов, то проводится второй тур избрания, при котором повторное тайное голосование проводится по двум претендентам, получившим наибольшее количество голосов в первом туре избрания. В случае, когда при повторном тайном голосовании никто из претендентов не

Рис. 8. Расписка

Рис. 9. Протокол счетной комиссии

набрал более половины голосов, конкурс признается несостоявшимся. Решения Совета документируются протоколом заседания, который подписывается председателем и секретарем Совета. Протокол готовится в трехдневный срок с даты проведения заседания. Согласно инструкции

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ по делопроизводству ПГУ во внутренних документах университета в реквизите «наименование организации» указывается только наименование структурного подразделения 5. Для управления кадров ПГУ секретарь Совета готовит выписку из протокола заседания по вопросам, касающимся конкурсного отбора на замещение вакантных должностей ППС факультета вычислительной техники. Пример оформления выписки из протокола приведен на рис. 10. Сформированный пакет документов передается секретарем Совета в управление кадров ПГУ на следующий день после проведения конкурса на замещение вакантных должностей ППС факультета. Затем управление кадров ПГУ начинает процедуру оформления трудовых отношений с претендентом на замещение вакантной должности ППС. Таким образом, процедура избрания по конкурсу на замещение должности ППС в ВУЗе строго регламентирована, ее документирование определено Рис. 10. Выписка из протокола целым пакетом нормативных актов. Знание порядка и условий замещения должностей педагогических работконкурсном отборе; правильное и своевременников, относящихся к ППС; четкая организация ное документирование процедуры проведения деятельности ученого совета факультета при конкурсного отбора и избрания по конкурсу на замещение должности ППС ВУЗа способствуют повышению эффективности деятельности как 5 Инструкция по делопроизводству, утверждена ректором ФГБОУ факультета, так и университета в целом. ВПО «ПГУ» 06.05.2015

Читайте правовые материалы по теме «Аутстаффинг» в журналах «Трудовое право» и «Коммерческие споры»

№1 2016 53

ОПЫТ РАБОТЫ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева, Пензенский гос. университет

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛА КАЧЕСТВА ОАО «СКБТ» ДОКУМЕНТЫ, СОПРОВОЖДАЮЩИЕ ПРОЦЕДУРУ ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

а многих российских предприятиях для обеспечения стабильности качества продукции внедрена система менеджмента качества (СМК). Выявлению возможностей повышения эффективности деятельности предприятия служит один из действенных инструментов СМК – внутренний аудит. Сегодня развитию и совершенствованию внутреннего аудита во всем уделяется огромное внимание. Рассмотрим процедуру проведения внутреннего аудита на примере открытого акционерного общества «Специальное конструкторское бюро турбонагнетателей» (ОАО СКБТ). ОАО «СКБТ» было создано в 1962 году как специализированная организация по разработке турбокомпрессоров для наддува дизелей и газовых двигателей всех назначений. Предприятие успешно прошло сертификацию международной СМК стандарта ISO 9001. Организацией работы по достижению высокого качества и надежности изготавливаемой продукции в ОАО «СКБТ» занимается ОК (ОК). Возглавляет данное подразделение начальник ОК, в подчинении которого находятся: заместитель начальника ОК; заместитель начальника ОК по основному производству; специалист по лицензионно-сертификационной работе ОК; инженер по качеству ОК. К одним из функций ОК относятся: разработка программ и организация проведения внутреннего аудита СМК; участие в проведении внутренних проверок; проведение анализа ка-

ОПЫТ РАБОТЫ чества проведения внутреннего аудита; оценка работы экспертов внутренних проверок. Планирование и организацию внутренних аудитов СМК, порядок их проведения и документирование, а также подготовку аудиторов ОК ОАО «СКБТ» осуществляет в соответствии с СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты». Внутренний аудит в ОАО «СКБТ» рассматривают как параллельный другим видам мониторинга канал получения независимой информации о степени реализации политики, выполнении процедур и требований СМК для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению. Внутренние аудиты ОК проводит с целью установления того, что СМК: • соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 и требованиям нормативной документации организации; • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии; • имеет возможности постоянного улучшения. Результаты внутренних аудитов СМК в ОАО «СКБТ» используются как основание для улучшения: • процедур и деятельности подразделения; • методов и средств управления процессами СМК и организации в целом; • программ внутренних аудитов, их результативности и эффективности; • методов и средств управления качеством оборонной продукции. ОК для результативного проведения аудита использует следующие принципы: • этичное поведение – основа профессионализма; • добросовестное исполнение – обязательство правдиво и точно представлять наблюдения, заключения и отчет; • профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита; • независимость – основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита; • подход, базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.

Рис. 1. План-график внутреннего аудита

Рассмотрим последовательность и содержание действий при внутреннем аудите, а также документы, его сопровождающие. Для проведения внутренних аудитов начальник ОК составляет план-график на предстоящий календарный год (рис. 1), который включает действия по планированию, обеспечению ресурсами, организации и проведению, а также оцениванию результативности и эффективности проведенных аудитов. План составляется таким образом, чтобы после завершения всех запланированных аудитов подразделений оставалось время для анализа и проведения корректирующих и предупреждающих действий до начала очередного внешнего аудита. План-график внутренних аудитов СМК утверждается приказом генерального директора ОАО «СКБТ». В этом же приказе утверждается состав экспертов для проведения внутренних проверок. Начальник ОК заблаговременно, не менее чем за три недели до срока, установленного

ОПЫТ РАБОТЫ

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения (окончание)

в план-графике для аудита конкретного подразделения, выбирает и после согласования назначает аудиторскую группу из двух-трех человек, один из которых назначается руководителем группы. Аудиторская группа формируется с учетом специфики проверяемого подразделения. Аудиторская группа анализирует имеющуюся в ОК информацию (документы) о деятельности проверяемого подразделения и при необходимости запрашивает дополнительные сведения. На основании анализа документов и в соответствии с общими целями программы внутреннего аудита руководитель аудиторской группы готовит перечень проверяемых объектов (рис. 2), согласовывает его с начальником ОК и представляет на утверждение. Перечень проверяемых объектов регистрируется в Журнале перечней проверяемых объектов. В соответствии со сроками, указанными в план-графике внутренних аудитов, руководитель аудиторской группы готовит план проведения внутреннего аудита (рис. 3) с уточнением времени, места (участков подразделения) и мероприятий. Утвержденный перечень проверяемых объектов и план проведения внутреннего аудита заблаговременно (за неделю до начала проверки) доводится до сведения руководителя проверяемого подразделения. При необходимости руководитель аудиторской группы дает пояснения. Время проведения проверки и проверяемые участки подразделения руководитель аудиторской группы при необходимости уточняет с руководителем подразделения. Перед проверкой руководитель аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют члены аудиторской группы, руководящий состав подразделения, ответственные за процессы СМК, уполномоченные подразделения в схеме управления СМК организации. На совещании рассматривают: • представление участников и изложение их роли; • подтверждение целей и плана проведения аудита, перечня проверяемых объектов; • методы и процедуры проверок; • принципы взаимоотношений между проверяющей и проверяемой сторонами; • критерии, по которым принимается заключение.

ОПЫТ РАБОТЫ Непосредственно на рабочих местах члены аудиторской группы осуществляют сбор информации, используя следующие методы: • опрос как руководителей, так и исполнителей; • наблюдение за работой, производственной средой и условиями; • анализ документации, включая записи сводных и других данных. Во время сбора информации аудиторы ведут записи (свидетельства аудита), содержащие изложение качественных или количественных фактов, которые связаны с критериями аудита. По завершении сбора информации члены аудиторской группы коллективно обсуждают и оценивают зафиксированные свидетельства аудита, формулируют наблюдения с указанием степени соответствия критериям оценки по принципу: • соответствует полностью; • соответствует частично; • не соответствует. Наблюдения они заносят в графу «Результаты проверки» утвержденного перечня проверяемых объектов подразделения. После этого руководитель аудиРис. 3. План проведения внутреннего аудита в подразделении торской группы проводит заключительное совещание, на котором присутствуют все участники вступительного совещания. На заключиВ отчете дают следующие рекомендации: тельном совещании руководитель аудиторской проверяемому подразделению – по провегруппы представляет наблюдения аудита и дает заключение по результатам проверки. дению коррекции, по корректирующим и предНа основании полученной во время аудита упреждающим действиям, а также по более информации руководитель аудиторской групполному использованию имеющихся ресурсов пы совместно с участниками готовит отчет о как интеллектуальных, так и материальных; внутреннем аудите проверяемого подраздеотделу качества – по совершенствованию ления (рис. 4). В отчете конкретные оценки и программы аудита, а также по использованию рекомендации согласовываются с пунктами на предприятии положительного опыта проутвержденного перечня объектов проверки с веряемого подразделения. указанием нормативного документа и кода проОтчет готовят в двух экземплярах, представцесса СМК. ляют для ознакомления руководителю подразНа выявленные несоответствия составляют деления, а после утверждают у начальника ОК. протокол несоответствия на каждый отдельный Один экземпляр отчета остается в ОК, другой передается руководителю подразделения, кослучай (рис. 5). Возникшие при опросе работников подразторый на его основе разрабатывает план меделения вопросы и разногласия аудиторская роприятий в сроки, оговоренные в отчете, но группа также включает в отчет. не позднее 10 дней.

ОПЫТ РАБОТЫ

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите (окончание)

С протоколами несоответствия знакомят руководителя подразделения и вместе с отчетом передают для проведения анализа причин несоответствия и разработки корректирующих действий и согласовывают с главным аудитором и начальником ОК. На основании справки-отчета проверяемого подразделения начальник ОК делает заключение о выполнении плана мероприятий, либо решает провести перепроверку на месте, либо включить проверку выполнения мероприятий в план очередного аудита. После каждого проведенного аудита начальник ОК оценивает работу аудиторской группы: организацию работы, проявленную компетентность и личные качества. Результаты оценки он заносит в личную карточку эксперта внутренних аудитов и в таблицу регистрации участия в аудитах. Аудиторы в ОАО «СКБТ» проходят обучение по программе СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты», которая содержит минимальные требования. Обучение проводится в учебных заведениях или организациях, имеющих соответствующую лицензию, а также в ОАО «СКБТ» сотрудниками организации или приглашенными специалистами – преподавателями, имеющими соответствующую квалификацию, подтвержденную документально. Ответственные в ОК за организацию и проведение аудита, а также руководители аудиторских групп проходят обучение минимум 72 часа и получают удостоверение или свидетельство государственного образца о краткосрочном повышении квалификации. Аудиторы поддерживают и повышают свои знания и умения, личные качества. Повышение квалификации обеспечивается систематическим участием в аудитах, семинарах (конференциях), краткосрочных или других формах повышения квалификации. Аудиторы проходят переаттестацию не реже одного раза в три года. В ОАО «СКБТ» поступает информация о местах, где можно пройти повышение квалификации в виде писем-приглашений. На основании этих приглашений издается приказ генерального директора о направлении на обучение сотрудников ОАО «СКБТ» на данное мероприятие, и отправляется заявка на участие в обучении в виде письма. После прохождения обучения кандидат в аудиторы проходит аттестацию комиссией, на-

ОПЫТ РАБОТЫ значенной приказом по представлению начальника ОК. Результат аттестации оформляют протоколом и при положительном исходе аттестации кандидату присваивают статус эксперта-стажера внутренних аудитов организации и заводят личную карточку, которая хранится в ОК. После участия эксперта-стажера в трех аудитах, сдачи тестовых экзаменов и при положительных оценках руководителей аудиторских групп и начальника ОК аттестационная комиссия присваивает эксперту-стажеру статус эксперта внутренних аудитов, что утверждается приказом. Таким образом, как видно из вышеописанного, процедура проведения внутреннего аудита является трудоемким процессом и сопровождается большим количеством различного вида документов. К проведению этой процедуры допускаются высококвалифицированные специалисты-эксперты, которые постоянно повышают свою квалификацию.

Рис. 5. Протокол несоответствия

Читайте в новых выпусках журнала «Трудовое право» ПРОБЛЕМЫ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПРИ ПОКУПКЕ КОМПАНИИ (АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ И СОВЕТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА) Владимир Петров

ОПЫТ РАБОТЫ

УПОТРЕБЛЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЙ В ТЕКСТАХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В НИУ «БЕЛГУ» М.Б. Геращенко, к. филолог. н., М.В. Арцыбашева, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

УНИФИКАЦИЯ НАЗВАНИЙ В СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТАХ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

елгородский государственный национальный исследовательский университет (далее – НИУ «БелГУ») в настоящее время является крупным образовательным учреждением, готовящем специалистов различных направлений деятельности. Дальнейшему укреплению позиций вуза, его авторитета в сфере высшего профессионального образования помогают стратегически осмысленные направления деятельности руководства по развитию его кадрового, материально-технического и организационного потенциала. В этой связи необходимо отметить значительный рывок (2010 – 2014 гг.) в разработке и внедрении в НИУ «БелГУ» единой системы документационного обеспечения управления (делопроизводства), включившей порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов. Данная работа посвящена проблемам грамотного и единообразного написания наименований в документах университета, созданию требований к оформлению текстов служебных документов, что наравне с другими мерами должно способствовать укреплению имиджа НИУ «БелГУ», повышению мотивации всех сотрудников к качественной работе, сплочению коллектива вокруг идеи качества1. Вместе с тем вопрос о грамотном и правильном, не только с 1

Комплексная программа развития ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2009 – 2015 гг. – URL: http://www. bsu.edu.ru/bsu/resource/officialdocs/sections.php?ID=174#sect3 (дата обращения: 03.05.2015).

ОПЫТ РАБОТЫ юридической, но и с филологической точки зрения, написании наименований выходит далеко за пределы конкретного вуза и может представлять интерес для различных организаций. Общее мнение русистов, посвятивших работы изучению активных процессов в языке на рубеже XX-XXI веков, сводится к тому, что современные изменения в русском языке обусловлены, прежде всего, экстралингвистическими причинами – преобразованиями в общественно-экономической жизни России в последние полтора десятилетия (В.Г. Костомаров2, В.М. Мокиенко3, И.А. Стернин4, Л. Ферм5, В.Н. Шапошников 6 и др.), а состояние русского языка отличается «сравнительно быстрыми сдвигами в функционировании конкурирующих единиц (в течение 10 – 12 лет) и высоким коэффициентом роста, характеризующим темпы изменений»7. Следствием является отсутствие единообразия в написании однотипных наименований в письменной речи, необходимость унификации которых обусловливает актуальность темы исследования. Изучение особенностей орфографии собственных имен и разработка справочника по правописанию наименований реалий деловой сферы, – одна из важнейших задач современной орфографической науки и документной лингвистики. Наименования используются во всех приказах, положениях, распоряжениях и других документах, к которым обращаются не только студенты и сотрудники университета, но и партнеры и коллеги, сотрудничающие с НИУ «БелГУ». С целью анализа были избраны внутренние документы университета: 1) документы по распорядительной деятельности – приказы и распоряжения ректора за 2012 – 2014 гг. (п. 3.2 – 3.7 Табеля унифицированных форм документов НИУ «БелГУ»8), размещенные в открытом доступе на сайте университета в разделе «Приказы ректора»9; 2) документация по организаци2 3 4 5 6 7 8

Костомаров В.Г. Языковой вкус эпохи: Из наблюдений над речевой практикой масс-медиа. – СПб, 1999. – 318 с. Мокиенко В.М., Никитина Т.Г. Толковый словарь языка Совдепии. – М.,1998. – 701 с. Стернин И.А. Концепты и невербальность мышления. – Тамбов, 1999. – 204 с. Ферм Л. Особенности развития русской лексики в новейший период (на материале газет). – М., 1994. – 267 с. В.Н. Шапошников Русская речь 1990-х. Современная Россия в языковом отображении. – М., 2006. – 237 с. Граудина Л.К. Культура русской речи и эффективность общения. – М., 1996. – 441 с. См.: Табель организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, применяемых в НИУ «БелГУ». – URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/st_forms/admin/ (дата обращения: 03.05.2015). НИУ «БелГУ». – Ресурсы. – Официальные документы НИУ «БелГУ».— URL: http://www.bsu.edu.ru/bsu/resource/officialdocs/ sections.php ( дата обращения: 03.05.2015)

онно-нормативному регулированию – положения о структурных подразделениях университета за 2012 – 2014 гг. (п. 4.7. Табеля унифицированных форм документов НИУ «БелГУ»), размещенные в открытом доступе на сайте университета в разделе «Официальные документы НИУ «БелГУ»10. В своей структуре указанные документы содержат наибольшее количество различных наименований, служащих предметом нашего исследования. В разработку такого рода документов вовлечено большое число сотрудников университета, поэтому их анализ представляется достаточно информативным. Следующим этапом анализа стало исследование частотности наименований в текстах документов. Наиболее удобной формой работы с различными употреблениями наименований является составление таблицы, содержащей следующие реквизиты: 1) дата и номер (принятия документа); 2) название документа (полное наименование документа); 3) употребление наименований (наименования всех подразделений и управлений университета в том виде, как они встречаются в конкретных документах). В общей сложности в обработанных приказах и положениях содержалось более 255 наименований, среди них наименования административных структурных подразделений, научных структурных подразделений, инфраструктурных подразделений, институтов, филиалов, факультетов, различных коллегиальных органов, организаций и объединений, действующих в университете. По сравнению с общим возможным количеством наименований (164) полученный результат можно считать репрезентативным и использовать данные для качественного анализа. Несмотря на то, что делопроизводство в университете организовано на достаточно высоком уровне, данные таблицы показали отсутствие четких правил написания и оформления наименований структурных подразделений и управлений в документах университета. Были выделены три аспекта анализа употребления наименований в текстах документов университета: • употребление прописных и строчных букв; • употребление кавычек; • употребление сокращений. Помимо анализа употребления наименований в нормативных документах, указанных выше, мы также обращали внимание на на10 Там же.

ОПЫТ РАБОТЫ писание наименований подразделений, принятое на страницах официального сайта университета11. Так, в текстах совершенно по-разному употребляются названия управлений. В одних ситуациях они написаны со строчной буквы, в других – с прописной, вне зависимости от нахождения слова управление в начале или середине предложения. Пример: в приказе «О внесении изменений в режим работы структурных подразделений университета» (от 04.12.2012 № 873-ОД) упоминается Управление по обслуживанию и ремонту инженерных сетей, а в приказе «О стратегии и тактике действий по проведению приемной кампании 2013 года» (28.11.2012 № 856-ОД) название управление маркетинга образовательных услуг написано со строчной буквы. Анализируя названия советов, мы отметили различные версии употребления слова совет с прописной и строчной буквы в приказах и положениях НИУ «БелГУ»: Ученый совет университета, Ученый Совет НИУ «БелГУ», ученый совет НИУ «БелГУ», Совет НИУ «БелГУ», Ученый совет Университета; Студенческий Совет, Редакционно-издательский совет НИУ «БелГУ», редакционно-издательский совет (Редсовет); научно-методический совет по направлению подготовки (НМС). Согласно нормам русского языка, «наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы. При отсутствии полного названия слова департамент, управление, комиссия пишутся со строчной буквы»12. В приказах и положениях университета наименования отделов написаны со строчной буквы, за исключением употребления в начале предложения и случаев, когда отдел является самостоятельным подразделением, имеющим статус управления (Отдел охраны труда, но отдел автоматизированных систем управления информатизации) В наименованиях инфраструктурных подразделений также встречаются различные варианты употреблений: Библиотека НИУ «БелГУ», Издательский дом «Белгород», но музей истории. В правиле же указано: «с прописной буквы пишется (помимо первого слова и собственных имен) начальное слово той части,

которая сама по себе употребляется в функции того же названия, например: Государственный Литературный музей (ср.: Литературный музей), Государственная Публичная библиотека имени М.Е. Салтыкова-Щедрина (ср.: Публичная библиотека имени М.Е. Салтыкова-Щедрина)»13. Или: «со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Дальстрой», издательский дом «Коммерсант», но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами государственный, российский, всероссийский, центральный, международный: Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива»14. Там же: «со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109»15. В приказе ректора «О составе Совета НИУ «БелГУ» по развитию физической культуры и спорта на 2014/2015 учебный год» Поликлиника НИУ «БелГУ» употребляется с прописной буквы. Названия институтов должны быть написаны с прописной буквы16, но в документе университета «О подготовке к новому учебному году» (от 24.08.2012 № 535-ОД) употреблено институт ГМУ, в то время как в другом приказе «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» (от 14.08.2012 № 520-ОД) все институты оформлены с прописной буквы, например: Институт экономики и управления. Если говорить о наименованиях факультетов, то в большей части документов они оформлены со строчной буквы, но в приказе «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» отмечена ошибка Факультет инженерно-физический. Правила орфографии русского языка гласят: «со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений, частей и отделов учреждений и организаций (коллегия, президиум, ученый совет, научно-методический совет, факультет, отделение, сектор, группа), например: главное финансовое управление, управление архитектуры и градостроительства, комитет по управлению госимуществом, комитет по делам молодежи, президиум Российской академии наук, учебно-методический отдел, филологи-

11 Официальный сайт НИУ «БелГУ». – URL: http://www.bsu.edu.ru/ bsu/ (дата обращения: 28.03.2015) 12 Макеева В.Ф. Правила написания официальных наименований // Секретарь-референт. – 2008. – №7. – URL: http://www. profiz.ru/sr/7_2008/pravila_napisania_oficial/ (дата обращения: 24.05.2015).

13 14 15 16

Там же. Макеева В.Ф. Там же. Названия институтов, кафедр, специальностей и направлений. – URL: http://webstyle.sfu-kras.ru/node/31

ОПЫТ РАБОТЫ ческий факультет, сектор межнациональных отношений и т. д.»17. В разных версиях отмечено употребление факультет романо-германской филологии: в приказах «О пилотном запуске образовательных программ на английском языке» (от 21.06.2012 № 374-ОД) – факультет Романо-германской филологии и «Об оптимизации инфраструктуры и совершенствования системы управления НИУ «БелГУ» (от 14.08.2012 № 520-ОД) – факультет Романо-Германской филологии. Согласно правилам пунктуации, «кавычками выделяются знаки отличия, названия литературных произведений, газет, журналов, учреждений, предприятий и пр. пишутся с прописной буквы первое слово и входящие в их состав имена собственные, например: «За трудовую доблесть» (медаль), «Правда», «Ленинградская правда», «Вечерняя Москва» (газеты), «Новый мир» (журнал), «Русская правда» (юридический документ), «Слово о полку Игореве» (поэма), «Горе от ума» (комедия), «Накануне» (роман), «Вновь я посетил» (стихотворение), «Князь Игорь» (опера), «Серп и молот» (завод), «Путь к коммунизму» (колхоз)»18. В документах НИУ «БелГУ» кавычками выделены названия общественно значимых организаций и инфраструктурных подразделений, (молодежная экологическая организация «Территория жизни»), клубов (интеллектуальный клуб (Клуб) НИУ «БелГУ» «Мыслим вслух»), отряды (оперативный студенческий отряд содействия полиции НИУ «БелГУ» «Пегас»), а также названия ансамблей (Ансамбль спортивного бального танца «Белогорочка»), студий (Дизайнстудия «Экстрим»). Если выделение названий кавычками не вызывает вопросов, то написание слов студия, клуб, ансамбль, отряд и т. д. в приведенных выше примерах дополнительно необходимо регламентировать. Во многих документах наименования сокращены как аббревиатуры. Например, в положении «О составе Совета НИУ «БелГУ» (приказ об утверждении от 14.11.2014 №1037-ОД) по развитию физической культуры и спорта на 2014/2015 учебный год» наименование УСК С. Хоркиной представлено в виде аббревиатуры. Под вопросом стоит сокращение названий 17 С прописной буквы пишется: Первое слово полного официального названия // Делопроизводство. – URL: http://cronovoross. shkolnik2.edusite.ru/DswMedia/deloproizvodstvovou.rar 18 Правила русской орфографии и пунктуации // Справочноинформационный портал «Грамота-ру». – URL: http:// www.gramota.ru/spravka/rules?rub=prop) (дата обращения: 05.05.2015).

факультетов. В некоторых случаях факультеты сокращаются как аббревиатуры МиИТ, КНИТ, ИМПО, часто встречается сокращенное наименование фак-т. Нередко наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте повторяются и являются длинными, заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска19. С целью однозначного толкования текста документа вводят сокращение (образуют «родовое» слово), а потом употребляют его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его оформляют с прописной (большой) буквы: Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор). В этих примерах виден результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка 20. Однако в документах университета часто смешиваются условные «родовые слова» и действительное употребление наименования (университет и Университет, устав и Устав). Степень изученности темы оставляет пространство для предложений по совершенствованию требований к единообразному написанию наименований. Помимо работ известных ученых-русистов, в которых излагаются основные правила и закономерности развития русского литературного языка, нами проана19 Иритикова В. Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – URL: http://delo-press.ru/ questions.php?n=18227 (дата обращения: 05.05.2015). 20 Иритикова В.

ОПЫТ РАБОТЫ лизированы дискуссии, обусловленные столкновением сторонников академических правил орфографии и пунктуации и работников сферы государственного управления, основывающихся в своей деятельности на рекомендациях корпоративных справочников и стандартов. В настоящее время единственным нормативным документом, содержащим правила употребления прописной и строчной буквы в именах, фамилиях, официальных наименованиях и других словах, являются «Правила русской орфографии и пунктуации», утвержденные в 1956 году Академией наук СССР, Министерством высшего образования СССР и Министерством просвещения РСФСР (далее – Правила). Именно на этих Правилах основываются составители учебной и справочной литературы по культуре речи21. Со времени их выхода прошло полвека, на их основе были созданы многочисленные пособия и методические разработки. Таким, например, является полный академический справочник «Правила русской орфографии и пунктуации»22 под редакцией В.В. Лопатина, подготовленный в 2009 г. Институтом русского языка им. В.В. Виноградова РАН и Орфографической комиссией при Отделении историко-филологических наук Российской академии наук. Он является результатом многолетней работы Орфографической комиссии, в состав которой входят лингвисты, преподаватели вузов, методисты, учителя средней школы. Неполнота Правил 1956 г. в большой степени объясняется изменениями, произошедшими в самом языке: появилось много новых слов и типов слов, написание которых Правилами не регламентировано. Например, в современном языке активизировались единицы, стоящие на грани между словом и частью слова; среди них появились такие, как мини, макси, видео, аудио, медиа, ретро и др. В правилах 1956 г. нельзя найти ответ на вопрос, писать ли такие единицы слитно со следующей частью слова или через дефис. Устарели многие рекомендации по употреблению прописных букв. Нуждаются в уточнениях и дополнениях правила пунктуации, отражающие стилистическое многообразие и динамичность современной речи, особенно в массовой печати. 21 Делопроизводство в кадровой службе // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2009. – URL: http://www. delo-press.ru/articles.php?n=11130&sphrase_id=418969 (дата обращения: 06.05.2015). 22 Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник. – URL: http://orthographia.ru/punctuatio.php (дата обращения 06.05.2015)

Регламентируя правописание, справочник под редакцией В.В. Лопатина, естественно, не может охватить и исчерпать все конкретные сложные случаи написания слов. В таких ситуациях его создатели рекомендуют обращаться к орфографическим словарям, в частности – к «Русскому орфографическому словарю»23 (последнее издание вышло в 2013 г.) – академическому словарю, отражающему русскую лексику в том ее состоянии, которое сложилось в начале XXI века. Это самый большой по объему из существующих орфографических словарей русского языка. Несмотря на, казалось бы, очевидное нормативное написание проблемных случаев, в Интернете нередко разгораются дискуссии, обусловленные столкновением сторонников академических правил орфографии и пунктуации и работников сферы государственного управления, которые основываются в своей деятельности на рекомендациях «Краткого справочника по оформлению актов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации»24. Этот документ фиксирует именно те написания, которые приняты в современной официальной документации. Редакция портала «Грамота.ру» отвечает читателям: «Некоторые рекомендации этого справочника противоречат орфографическим и пунктуационным нормам, но игнорировать это издание и рекомендовать, например, написания Государственная дума или Военно-морской флот РФ (верные с лингвистической точки зрения), прекрасно зная, что они не соответствуют нормам официальной речи (Государственная Дума и Военно-морской Флот РФ – прим. автора), мы не можем, это будет не совсем честно по отношению к нашим читателям»25. Поэтому все ответы в справочной службе «Грамота.ру» относительно написания прописных или строчных букв в наименованиях даются так: сначала указывается орфографически верное написание, а потом идет комментарий: в канцелярских текстах принято другое написание. Умалчивать эту тенденцию сотрудникам портала кажется неправильным, но следовать ей они не призывают. 23 Русский орфографический словарь. – 4-е изд., испр. и доп. – М.: 2013. – 896 с. 24 Справочник по оформлению актов в Cовете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (по состоянию на 01.02.2009). – URL : http://www.council.gov.ru/activity/analytics/ publications/388 25 Мнение редакции портала «Грамота.ру». – 2012. – URL: http:// newforum.gramota.ru/viewtopic.php?p=104155

ОПЫТ РАБОТЫ По мнению редакции портала «Грамота. ру», «документами, в которых уместно написание заместитель Министра, Государственная Дума и т. п. написания, противоречащие орфографическим нормам, можно считать указы, распоряжения и т. п. документы, издаваемые государственными органами; документы, предназначенные для отправки в государственные органы (об этом Гоголь писал: «Ничего нет сердитее всякого рода департаментов, полков, канцелярий и, словом, всякого рода должностных сословий»), а также разного рода канцелярские бумаги, которые «гуляют» между ведомствами». В документах, которые никоим образом не относятся к данным учреждениям (тот же отчет о собрании акционеров), конечно, следует рекомендовать писать по правилам»26. Остается только решить, к каким из указанных в цитате выше документам стоит отнести тексты университета. Согласно результатам проведенного анализа, мы неоднократно фиксировали написания наименований университетских подразделений, создаваемые «в угоду» бюрократическому стилю – то есть неправомерное употребление прописных букв во множестве случаев. Однако если речь идет об именовании внутренних структурных подразделений, считаем важным придерживаться в оформлении их названий орфографических правил русского языка. В других ситуациях, попадающих под действие рекомендаций «Справочника по оформлению актов в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации», соглашаемся с необходимостью принимать сложившиеся нормы официальной деловой речи, порой возражающие нормам орфографии. С опорой на источники, регламентирующие написание наименований в современном русском литературном языке, и результаты анализа наименований в текстах документов, в НИУ «БелГУ» был создан справочник по оформлению документов университета. В нем приводятся рекомендации по написанию полных и сокращенных наименований подразделений университета. В примечаниях к каждому разделу справочника есть комментарии, конкретизирующие унифицированное написание наименований, а также объясняющие исключения. Итак, предложения по оформлению документов в НИУ «БелГУ» можно свести к следующим тезисам: 26 Там же.

1) со строчной буквы пишутся наименования всех отделов в составе управлений НИУ «БелГУ», например, отдел по развитию персонала и наградам, сектор по работе со студентами; 2) самостоятельно употребляющиеся слова управление, отдел, центр из составных наименований всегда пишутся со строчной буквы в текстах документов НИУ «БелГУ»; 3) со строчной буквы пишутся наименования всех кафедр НИУ «БелГУ», например, кафедра российской истории и документоведения; 4) самостоятельно употребляющиеся слова институт, факультет, филиал, центр, колледж в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы; 5) со строчной буквы пишутся полные наименования всех советов и комиссий НИУ «БелГУ за исключением нескольких традиционных сочетаний: Ученый совет, Наблюдательный совет, Координационный совет, Попечительский совет; 6) самостоятельно употребляющиеся слова совет, комиссия в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы; 7) со строчной буквы пишутся полные наименования всех центров, лабораторий, учебно-научных инновационных комплексов НИУ «БелГУ»; 8) самостоятельно употребляющиеся слова центр, лаборатория, учебно-научный инновационный комплекс, технопарк, научно-исследовательская лаборатория в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы; 9) со строчной буквы пишутся полные наименования всех инфраструктурных подразделений НИУ «БелГУ», кроме традиционного наименования Молодежный культурный центр27; 10) самостоятельно употребляющиеся слова группа, коллектив, ансамбль, клуб, школа, музей и т. д. в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы; 11) со строчной буквы пишутся полные наименования всех инфраструктурных подразделений НИУ «БелГУ», кроме традиционного наименования Союз студентов; 12) самостоятельно употребляющиеся слова совет, ассоциация, центр, отряд, клуб, храм и т. д. в текстах документов НИУ «БелГУ» пишутся со строчной буквы. 27 Исключение объясняется частотностью употребления словосочетания Молодежный культурный центр за пределами университета в социально-культурной среде Белгорода.

ОПЫТ РАБОТЫ В таблице 1 ниже представлены примеры оформления страниц справочника. Таблица 1. Употребление наименований в текстах документов НИУ «БелГУ» Употребление наименований в текстах документов НИУ «БелГУ» (с учетом прописной/строчной буквы)

Возможность сокращения

Сокращенное наименование

ректорат

Нет

управление образовательной политики

Да

УОП

управление заочного, очно-заочного обучения и электронных образовательных технологий

Да

УЗЭОТ

центр менеджмента качества

Нет

<…> Институт межкультурной коммуникации и международных отношений

Да

ИМКиМО

подготовительный факультет

Да

ПФ ИМКиМО

Институт управления

Нет

Высшая школа управления

Да

ВШУ

Институт экономики

Нет

факультет бизнеса и сервиса

Да

ФБС

координационный совет по менеджменту качества

Нет

научно-технический совет

Да

НТС

редакционно-издательский совет

Да

РИС

совет по коммерциализации

Нет

<…>

В работе над выявленной проблемой потребовался комплексный подход и участие представителей подразделений университета, отвечающих за регламентацию его нормативной базы, в частности, управления делами и кафедры российской истории и документоведения. Внедрение единого справочного издания поможет решить складывающиеся противоречия в деловом письме: после обсуждения, корректировки и окончательно-

го утверждения справочник будет доступен и рекомендован к использованию всем сотрудникам университета при подготовке всех видов управленческих документов, а позже может пересматриваться и редактироваться в зависимости от изменений в структуре и деятельности НИУ «БелГУ». Возможно применение материалов и результатов исследования при составлении иных словарей и справочников современного русского языка.

Читайте в новых выпусках журнала «Трудовое право» НЕДОСТАТОЧНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ КАК ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАСТОРЖЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА: ПРАКТИКА СПОРОВ Ольга Олейникова

АРХИВНОЕ ДЕЛО

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ АРХИВНЫХ РАБОТ В.Ф. Привалов Материал для публикации подготовлен Е.Н. Поповой.

НЕГАТИВНЫЕ ФАКТОРЫ, ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТА МЕРЫ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТА СОВРЕМЕННЫЕ СРЕДСТВА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ СОХРАННОСТИ

стория развития архивного дела в стране показывает, что обеспечение сохранности документов (ОСД) стало важнейшим направлением архивной работы в 1930-х годах, когда выяснилось, какое тяжелое наследие оставили архивам две революции, Первая мировая и Гражданские войны. Именно плохое физическое состояние документов, опасность их утраты сделали задачи ОСД первоочередными – в практическом, методическом и научном аспектах1. Последующие годы войны 1941-1945 гг., перемещение огромных массивов документов в эвакуацию и обратно еще более актуализировали проблемы ОСД. В конце 1980-х годов на фоне внешне благополучной статистики стало очевидно: огромное, разнообразное по свойствам и состоянию документальное наследие нельзя сохранить, если исходить из прежних догм сохранности всех документов. Проанализировав уровень развития архивного дела, состояние и масштабы архивного фонда страны, реальные возможности архивов и лабораторий, ВНИИДАД выдвинул и обосновал концепцию дифференцированного принципа ОСД, избирательной 1

Привалов В.Ф. Колосова Э.В., Иванова И.В. Обеспечение сохранности документов на различных этапах архивного строительства// Советские архивы – 1984, № 1, с. 14.

АРХИВНОЕ ДЕЛО сохранности с учетом приоритетов документов 2. Была разработана концепция дифференциации задач ОСД, методика оценки физического состояния документов, буквенно-цифровая система индексации дефектов носителей и текстов, способ малой выборки оценки состояния крупных массивов архивных документов 3. Сложность проблем ОСД усугублялась также тем, что на протяжении одного столетия дважды радикально менялись свойства и способы создания бумажного документа – основного вида архивной документации. Первая радикальная трансформация на рубеже XIX-XX вв. привела к появлению нестойких древесных бумаг, синтетических красителей и машинописи: документ стал массовым общественным продуктом с низкой долговечностью. Вторая трансформация произошла на рубеже XX-XXI вв. в условиях быстрой и массовой компьютеризации общества. Принтеры стали основным средством создания бумажных документов, исчезла машинопись, появились новые принтерные бумаги и средства текстонанесения. Это привело к появлению огромного разнообразия фирменных рецептур матричного, струйного, лазерного текстонанесения и принтерных текстов с разными свойствами, в том числе выцветающих, водорастворимых, легкостираемых и т.п. Аналогичную трансформацию претерпели и рукописные средства текстонанесения. И первая, и вторая трансформация носили радикальный характер, и для каждой был характерен т. н. «период несовершенства», когда широко применялись случайные вещества, временные рецептуры, что также негативно отразилось на свойствах и долговечности документов. В последнее десятилетие XX века начался период интенсивного использования документов и одновременно – массового применения новых технологий воспроизведения документов с использованием ксероксов, сканеров, цифровых камер со вспышками, т. е. резко возросла угроза светового разрушения документов при использовании во всех видах4. 2

Привалов В.Ф. Колосова Э.В. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: Методическое пособие/ ВНИИДАД, М., 1989. Привалов В.Ф. Оценка физического состояния документов// Отечественные архивы – 1995, № 2, с. 19-27. Привалов В.Ф., Бобкова В.Н., Куроедова Л.В. Оценка физического состояния документов. Способ малой выборки: Практическое пособие/ ВНИИДАД, М., 1996. Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научнометодическое пособие/ ВНИИДАД, М., 2003.

ХХ век не только изменил свойства и долговечность документа, он внес коррективы в саму концепцию сохранности объектов. Концепция ОСД сегодня – это не только традиционная сохранность документа как единого материального объекта. Это, кроме того, концепция сохранности информации. Это означает, во-первых, что будет неизбежно сокращаться объем реставрационных работ и увеличиваться удельный вес и значение воспроизведения как способа спасения только информации. Во-вторых, смещение вектора внимания к тексту как материальному носителю информации. Это означает, в-третьих, что ключевым элементов в цепи организационных, практических задач ОСД становится физическое состояние документов, т. к. при плохом состоянии нельзя спасти ни оригиналы, ни информацию 5. Все эти тенденции и концептуальные изменения отмечались ВНИИДАД еще в 1980-х гг.6, но сегодня они особенно зримы. В реальном симбиозе двух концепций – сохранности объекта и сохранности информации – есть общее узловое методическое звено – принцип дифференцированного подхода к ОСД, избирательный принцип сохранения объекта в порядке приоритета. Однако этот принцип можно реализовать, лишь зная фактическое состояние архивных документов. Всем архивам придется решать для этого две разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов7. Цель настоящей работы – дать краткую информацию о негативных факторах, действующих при выполнении различных архивных работ, помочь архивам оценить степень риска этих работ и внести необходимые организационные коррективы в комплекс мер превентивной защиты документов, реализуемый в архиве. 1. Основные виды деструктивного старения документов.

5 6

Привалов В.Ф. Обеспечение документального наследия в современных условиях// Отечественные архивы – 1999, № 2, с. 12-16. Привалов В.Ф., Шепилова И.Г. Обеспечение сохранности документов ГАФ СССР на бумажных носителях// Сборник трудов ВНИИДАД, М., 1990, с. 97-119. Привалов В.Ф. Обеспечение архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ ВНИИДАД, М.. 2002.

АРХИВНОЕ ДЕЛО Старение – это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Старение документов протекает чаще всего как смешанный процесс при одновременном деструктивном действии многих факторов среды – естественных и искусственных. За десятки и сотни лет документ может находиться в разных условиях – временного и постоянного хранения, использования, неоднократных перемещений. В конкретных условиях среды всегда доминирует определенный фактор, вызывающий основные деструктивные изменения материалов документа. Основными видами деструктивного старения документов являются: • тепловое старение. Активируется тепловой энергией, ускоряется с повышением температуры. Основной вид старения при хранении в темноте. • световое старение. Активируется светом, зависит от спектрального состава света, световая деструкция возрастает при повышении освещенности объекта и времени его облучения. Основной вид старения документов при работе с ними на свету. • механодесктрукция – старение под воздействием механических сил, вызывающих физическую деформацию объекта, разрыв химических связей и, как следствие, химическую деструкцию объекта (механохимическая деструкция). При стационарном архивном хранении механодеструкцию вызывают постоянные колебания температуры и влажности воздуха в хранилищах. Скорость механодеструкции резко увеличивается при использовании документов и их перемещении. • биодеструкция – разрушение документов, вызываемое действием живых организмов – насекомых, плесневых грибов, грызунов, бактерий. Характер биодеструкции зависит от вида вредителей и носит обычно характер либо механодесктрукции (насекомые, грызуны), либо химической (ферментативной) деструкции (плесневые грибы, бактерии). Все виды деструкций документов протекают, как правило, при участии воды. В обычных условиях архивного хранения тепловое старение и механодеструкция протекают достаточно медленно. Световое старение и биодеструкция, напротив, протекают с очень высокой скоростью, что может при-

вести в короткие сроки к катастрофическим последствиям. Полностью устранить старение документов невозможно. Однако возможно и необходимо применять превентивные меры защиты, выбираемые с учетом условий нахождения документов и ориентированных на устранение или ослабление главного фактора старения, действующего именно в этих условиях и вызывающего ускоренное разрушение документов. Дифференцированный подход к выбору превентивных мер защиты документов особенно актуален при многообразии архивных работ. Ниже в соответствии с едиными Правилами кратко рассмотрены основные факторы риска и превентивные меры защиты документов при архивных работах. 2. Виды работ, факторы риска, превентивные меры защиты документов. 2.1. Поступление документов в архив. Документы могут поступать в архив от источников комплектования, из других архивов, от ликвидированных организаций, частных лиц и т. п. Предыстория их хранения, условия транспортировки, физическое состояние могут быть самыми разными. Всегда есть риск заноса инфекции в хранилища от поступивших материалов, поэтому их размещение в архиве без предварительной проверки, карантина и профилактических мер не допускается. Поступившие документы освобождают от транспортной тары, старых коробок и средств упаковки, удаляют посторонние предметы, в том числе прилагаемые иногда образцы изделий, материалов, веществ и т. п. Все работы проводятся в изолированном от основного здания архива карантинном помещении, в котором поддерживаются нормальные санитарно-биологические и климатические условия и осуществляется уборка и дезинфекция после окончания работ. Поступившие документы обеспыливаются (переплеты, папки, обложки), в т. ч. полистно – особо ценные дела и материалы с высокой степенью загрязнения. Находящиеся в карантине документы проходят проверку физического состояния, в ходе которой выявляются потенциально опасные дефекты состояния: наличие насекомых и/или плесневого заражения; влажные документы; документы с сильным повреждением носителя, угрожающим целостности документа. Документы с потенциально опасными дефектами состояния подвергают специальной обработке: разрушенные

АРХИВНОЕ ДЕЛО направляют на реставрацию; влажные сушатся (акклиматизируются); пораженные биологическими вредителями в оперативном режиме изолируют и выделяют на дезинфекцию (дезинсекцию). Режимы методических процедур акклиматизации и санитарии детализированы в литературе. На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием. Работы по полистной проверке состояния поступивших документов с оценкой количества и типологии дефектов носителя и текста проводят обычно после их размещения в хранилищах с учетом очередности этой работы, установленной в архиве. 2.2. Хранение документов. Одним из основных наиболее важных требований обеспечения длительной сохранности архивных документов является стационарность хранения, т. е. постоянное хранение в специально предназначенных помещениях без перемещения документов при минимальном оптимальном использовании и без резкой смены стабильного режима (климатического, газового, светового, санитарно-биологического). Специальные требования к параметрам режима нормируются правилами архивного хранения и методическими указаниями 8. В этом случае в архиве постепенно формируется и стабильно воспроизводится из года в год собственный специфический микроклимат массива документов архива, типичный для данного региона, здания, помещения. За счет огромной физической гигроскопичной массы бумаги этот микроклимат медленно (инерционно) реагирует на изменения внешней среды, сохраняет стабильность в течение многих лет. За счет инерционности массы бумаги массив документов архива хорошо сохраняет стабильность даже в условиях резких колебаний температуры и влажности воздуха в хранилищах. Как следствие снижается скорость в цепи: климатические изменения – механодеструкция – химическое разрушение бумаги и текстов. При этом отдельные документы и их группы 8

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 (см. также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. – Прим. ред.).

(дела, группы дел) ведут себя как составные части единого целого, их поведение подчиняется закономерностям поведения всего массива, что доказано экспериментальными исследованиями, выполненными в разных зданиях различных регионов страны. Организационная задача архива – обеспечить стационарность хранения, т. е. создать условия для оптимального поведения и очень медленного, в течение многих лет, сохранения физического состояния документов архива. Стационарный режим хранения обеспечивает также наиболее благоприятные условия для проверки физического состояния документов, выяснения общей картины состояния фондов архива, выявления документов с конкретными дефектами носителей и текстов. В соответствии с Правилами эта работа осуществляется: • целевым порядком, когда проверка состояния проводится в порядке очередности с учетом ценности документов и приоритетов состояния, а также в порядке проверки документов, пострадавших в экстремальных условиях; • в ходе проверки наличия и состояния документов; • при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с полистным просмотром архивных документов. При этом устанавливается наличие дефектов бумаги и текста отдельных документов, дел, фондов. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработанной в отрасли методологией и методикой. Принудительный вывод документов из режима темнового стационарного хранения всегда переводит документы в режим ускоренного старения и сопровождается ухудшением физического состояния документов. Это происходит при перемещениях документов, при их использовании, при специальной обработке, что связно с резкой сменой световых, климатических, деформационных условий нахождения документов. При прочих равных условиях наиболее сильное негативное воздействие при этом испытывают старые материалы с ослабленной структурой физико-химических связей, плохо сопротивляющейся деформациям (перегибы, перелистывание, трение, переме-

АРХИВНОЕ ДЕЛО щение и т. п.), а также документы с нестойким к свету или трению текстом (карандашные, некоторые принтерные тексты; фиолетовые машинописные и рукописные тексты). Каждый вид работ специфичен по факторам риска и оказывает разное негативное действие на физическое состояние документов. 2.3. Перемещение документов. Перемещение документов – операция, которая предшествует выполнению каких-либо архивных работ, в т. ч. в пределах архива и за его пределами. В одних случаях перемещение может быть внутриархивным, без специальной упаковки и длительной перевозки материалов, в других случаях перемещение связано с передислокацией фондов архива из старых мест хранения в новые: из архива в другие организации для использования и т. п. Не детализируя многообразие операций перемещения, отметим главное. Перемещение – это принудительное нарушение стационарного хранения, перевод перемещаемых документов в среду с новыми условиями, в т. ч. световыми, климатическими, санитарно-биологическими. Перемещение, кроме того, всегда связано с физико-механическими нагрузками, тряской, подвижкой документов, что характерно даже для внутриархивных перемещений, но особенно для дальних транспортных перевозок в пределах города, для междугородних перевозок. Архивные документы – непрочные, нестойкие материальные объекты, которые очень уязвимы к любым механическим, физическим нагрузкам, к действию света и биофактора. Известно, что при длительном хранении бумага в первую очередь утрачивает гибкость, становится жесткой и хрупкой, поэтому особенно страдают от перемещений старые документы. Практика показывает, что перевозка архивных материалов редко производится по требованиям и нормам транспортировки особо хрупких, уязвимых и особо ценных объектов. Между тем документы, особенно в их традиционных формах хранения (дела, коробки), очень чувствительны к перемещениям, сопряженным с продольными и поперечными сдвигами листов в делах, а дел в коробках. Это связано с особенностями формирования архивных дел из разносортных бумаг с различной гладкостью и прочностью, а также разноформатных листов, заполняющих объем неравномерно, с частичным наложением или нестыковкой ли-

стов. Кроме того, листы отличаются толщиной, прочностью, многие имеют дефекты (складки, разрывы, вклейки и т. п.). Сами архивные дела разноформатны, отличаются по толщине и качеству переплета, имеют иногда несколько сотен и тысяч листов и плохо формируются в транспортные пакеты. Таким образом, перемещение документов всегда связано с риском их повреждения, и этот риск увеличивается при небрежном, неквалифицированном отношении к этой, на первый взгляд, малозначимой, рутинной операции. Этот риск нельзя устранить, но нужно минимизировать за счет правильной организации работ, что особенно трудно при перемещении крупных массивов документов, например, при перемещении фондов архива из старых в новые здания. Это, вероятно, наиболее сложный вариант перемещения, который ломает режим стационарного хранения, сложившийся годами в старом здании; запускает сложный механизм ускоренного старения при перевозке в условиях наружной среды; сопровождается последующей перестройкой режима хранения и состояния документов на новом месте с формированием нового микроклимата. Негативные последствия перемещения, связанные с перевозкой и перестройкой микроклимата документов, проявляются в любом случае, в т. ч. когда перемещение фондов производится из худших условий в лучшие, из зданий одного типа в другие. При перемещениях фондов в новые помещения (специально построенные, приспособленные) архивы чаще всего не имеют возможности предварительно оценить пригодность новых помещений и, что особенно важно, проверить до перевозки документов работу отопительных, вентиляционных и других систем жизнеобеспечения здания. В дальнейшем это порождает множество проблем, требующих дополнительных затрат и усилий. К сожалению, опыт наших архивов по передислокации фондов не отражен в литературе так, как это сделано по другим вопросам. Нет и научнометодических публикаций по этой проблеме. С учетом ее актуальности по заданию Росархива институтом подготовлена работа, в которой анализируется поведение документов при их перемещении; действующие при этом негативные факторы; организационные и технические

АРХИВНОЕ ДЕЛО меры, которые должны осуществляться при перемещении документов 9. 2.4. Использование документов. Использование – важнейший вид архивных работ. Однако нужно обязательно иметь в виду, что использование всегда связано с неизбежным ухудшением физического состояния документов, является причиной их повреждений. С позиций обеспечения сохранности – использование – это принудительный перевод документов из режима стационарного, темнового, относительно безопасного хранения в режим временной их эксплуатации, когда документы подвергаются одновременному физическому износу и световому разрушению. Эти два фактора – физико-механический износ и свет – главные факторы риска, причины ускоренного старения документов при использовании. Первый – физико-механический фактор – действует, главным образом, на бумагу, но вызывает также ускоренное разрушение нестойких к стиранию текстов, например, карандашных, машинописных (копий), принтерных (лазерных). Второй – световой фактор – ухудшает свойства бумаги, но особенно опасен для текстов (цветных). Физико-химический фактор начинает действовать с момента изъятия дел из коробок и далее – при перемещении документов и работе с ними. Использование всегда происходит на свету, причем достаточно длительное, прямое освещение документа (группы документов), с которыми непосредственно работают, сопровождается попутным освещением других листов дела. Не случайно практики отмечают заметное ослабление контраста у часто запрашиваемых документов, например, материалов личного происхождения. По статистике из хранилищ ежегодно выдается для использования до 2 млн ед. хр. (примерно 400 млн документов), причем в основном – оригиналы. Сроки выдачи документов из хранилищ, т. е. время нахождения в режиме использования значительно: в читальных залах от 14 (для ОЦД) до 30 дней; у фондообразователей – до 90 дней; в органах судебно-правового профиля – до 180 дней; в открытой экспозиции – на срок проведения выставки. Процедуры выдачи до9

Привалов В.Ф. Влияние перемещения документов на их сохранность: Научно-методическое пособие/ ВНИИДАД, М., 2008.

пускают увеличение сроков по договоренности продления работ. Формально все виды и операции использования оговорены правилами и инструкциями – это единственное, что могут сделать архивы, оговаривая ответственность потребителей за порчу документов, небрежное обращение и т. п. Фактически же, учесть и проконтролировать действие «человеческого фактора» и конкретику негативных условий при использовании архивы не в состоянии. Несомненно лишь, что риск ухудшения физического состояния документов при использовании всегда пропорционален времени использования, времени нахождения документов вне хранилищ в условиях агрессивно действующих факторов износа и светового разрушения документов. Если «человеческий фактор» и фактор износа количественно оценить невозможно, то действие света ориентировочно оценить можно. Известно, что выцветание текста пропорционально полученной световой дозе Н, т. е. произведению освещенности объекта (Е) на время освещения (t), т. е.: Доза Н (люкс/час) = Освещенность Е (люкс) х Время t (час). Освещенность в помещениях может быть разной (от 50 до 500 лк), например, в хранилищах – 20-50 лк; на лестницах и переходах – 100 лк; в кабинетах, рабочих комнатах, учебных классах – 300 лк; в читальных и компьютерных залах – 300-500 лк; в лабораториях – 500 лк и выше. Если исходить из средней освещенности 300 лк и ориентироваться на экстремальные условия нахождения документов при использовании на свету (6 часов ежедневно в течение всего срока использования), то документ теоретически может получить дозу: • в читальном зале – до 60 тыс. лк/час; • у фондообразователей – до 170 тыс. лк/ час; • в судебно-правовых организациях – до 350 тыс. лк/час; • в выставочном режиме – 20-60 тыс. лк/час; • на реставрации при одной технологической операции – 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций – до 20-50 тыс. лк/час (без учета дополнительного освещения на рабочих местах). Экспериментально доказано, что выцветание наиболее чувствительных к свету объектов – фиолетовых машинописных и рукописных текстов – заметно «на глаз» и фиксируется при-

АРХИВНОЕ ДЕЛО борами при дозах 10-50 тыс. лк/час и далее при увеличении доз пропорционально увеличивается. Полученные от разных источников, в разное время и при разных световых работах дозы суммируются, и разрушение пропорционально суммарной дозе. Катастрофически быстро набирает документ критические дозы на прямом солнечном свету: дозу в 10 тыс. лк/ час – за 6 мин.; 100 тыс. лк/час – за 1 час; 1 млн лк/час – за 10 часов разового или повторяющегося облучения. Эти цифры должны ориентировать архивы на обязательное совершенствование и ужесточение организационных форм использования. В настоящее время правилами, техническими требованиями, методическими указаниями налагается запрет на выдачу из архивов подлинников особо ценных документов; ограничивается выдача документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; персонифицируется выдача для использования документов с нестойким к свету и износу текстом; ограничивается единовременная выдача материалов в читальные залы, рабочие помещения архивов и другие организации; персонифицируется контроль за многократным экспонированием одних и тех же дел, документов. Эти превентивные меры защиты документов от разрушения при использовании особенно актуальны в современных условиях, когда использование увеличивается, растут масштабы светового копирования, быстро меняется номенклатура применяемых светильников, в т. ч. имитирующих спектр солнечного излучения. 2.5. Воспроизведение документов. В настоящее время воспроизведение документов осуществляется с применением

технических средств сканирования, ксерокопирования, репродукционной фотосъемки, микрофильмирования, цифровых фотоаппаратов и видеокамер со вспышкой. Все способы воспроизведения требуют освещенности оригинала. Свет всегда рассматривался как источник повышенной опасности и причина быстрого разрушения документа. В соответствии с этим в архивном деле постулировался принцип обязательного темнового хранения, предельно низкий уровень освещенности хранилищ (20-50 люкс) и другие превентивные меры защиты от света. Появление новых световых технологий воспроизведения вызывало озабоченность архивов, потребовало специальных исследований для оценки степени риска операций воспроизведения. Проверка различных технических средств воспроизведения показала, что при разовом сканировании, фотосъемке или копировании изменения оптической плотности текстов малы и не фиксируются визуально и средствами технического мониторинга. Заметные начальные изменения текстов (изменение плотности, цветовые искажения) могут проявиться только при многократном световом копировании документа, как показано в таблице. Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократное повторение операции воспроизведения. При подобной практике проявится не только суммарное световое действие многократного копирования, но и последствия физико-механических повреждений документов, неизбежных при многократном выделении, перемещении, копировании. Поэтому копирование не должно

Таблица «Степень световой опасности технологических операций воспроизведения документов». Технология воспроизведения

Доза Н, лк/час при однократном воспроизведении

Число операций, вызывающих начальные изменения теста

Микрофильмирование

1000

Сканирование

330

Ксерокопирование

125

Фоторепродуцирование

150

Съемка с применением фотовспышек

0,5 – 8,5 По другим оценкам доза разовой вспышки не превышает 0,15-0,3 лк/час

АРХИВНОЕ ДЕЛО проводиться бесконтрольно, многократность его должна быть исключена на основе учета воспроизведения, применения копий часто используемых документов, правильной организации самого копирования. 2.6. Реставрация документов. Реставрация – комплекс работ, требующих освещения документа, причем не только общего для всего помещения, но и местного – в местах выполнения реставрационных операций. Сложные реставрационные операции требуют не только высокой оснащенности, но и значительных затрат времени. Поэтому только в течение одной технологической операции документ может получить дозу облучения не менее 5-15 тыс. лк/час, а по совокупности операций до 20-50 тыс. лк/час. При этом документ длительное время может находиться во влажном состоянии. Тогда действие света многократно усиливается. Избежать светового риска при реставрации невозможно, что, однако, не исключает применения превентивных мер: применения разных уровней освещенности в помещениях разного назначения (лабораторных и вспомогательных); применения низкой освещенности в зонах временного размещения документов, их сушки и т. п.; использования на рабочем месте дополнительного освещения в оптимальном режиме и т. д.10 2.7. Аварийные ситуации. В соответствии с Правилами11 аварийные ситуации, в частности, аварии систем жизнеобеспечения (отопительных, вентиляционных и др.) – чрезвычайные обстоятельства, требующие немедленных оперативных действий. На практике аварийные ситуации чаще всего возникают при непосредственном намокании документов (протечки в здании, подъем грунтовых вод), а также при увлажнении документов вследствие резкого понижения температуры во всем здании или отдельных зонах хранилища (охлаждение стен). Изучение физического состояния фондов ГАРФ и РГВА показало, что практически все сильные разрушения документов (группа дефектов А) локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию воды, содержащихся 10 Привалов В.Ф., Харитонов А.Г. Действие света на документы. Вопросы световой безопасности и сохранности текстов при воспроизведении, использовании и хранении архивных документов: Научно-методические рекомендации/ ВНИИДАД, М., 2008. 11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

в ней химических веществ, а также пламени. Для них характерна очень высокая степень деградации, ветхость бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, особенно чернильных. На фоне малого количества дефектов группы А в других материалах архивов (не более 0,3-0,5%) подмокшие дела – это «концентрированные аномалии разрушения», прямо связанные с действием воды. С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, немедленные меры по сушке намокших документов, устранение температурно-влажностных перепадов – важнейший и необходимый комплекс мер, помогающих избежать катастрофических последствий таких аварий. Это подтверждается опытом зарубежных и отечественных архивов, переживших подобные аварийные ситуации. Действия в подобных ситуациях должны заблаговременно планироваться, рассматриваться на учебных занятиях по архивной климатологии и немедленно проводиться в оперативном порядке. 2.8. Биологические вредители. Биопоражения документов и их биозащита. Главные биологические вредители – насекомые и плесневые грибы – источники постоянной опасности быстрого, иногда массового разрушения документов. Анализ литературы показывает, что степень опасности плесневых грибов и насекомых менялась на разных этапах развития архивного дела. До 30-х годов XX века, когда доминировало хранение в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, основной вред наносило плесневение: грибы на деревянных стеллажах, конструкциях зданий и т. п. Сегодня плесневение проявляется лишь в помещениях с постоянно высокой влажностью, а также как следствие аварийных ситуаций или хронически плохого состояния зданий. Однако случаи подобного рода не единичны. С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Это объясняется рядом обстоятельств: расширением товарооборота; увеличением многообразия насекомых и их приспособлением к новым условиям; использованием пористых видов картона и пищевой тары; изменением климата, миграцией насекомых и т. п. Биологи, специалисты по архивной климатологии четко определили причины биопоражения, границы действия биофактора и правила

АРХИВНОЕ ДЕЛО превентивной биозащиты, обязательные к исполнению в архивах. Особенность процесса биопоражения – в специфике живых бионосителей, в том, что этот процесс может инициироваться в любом месте цепи: «территория – здание – хранилище – документы» и далее развиваться по цепи в соответствии с конкретикой биофактора (грибов, насекомых), климата и экологии. Практика показывает также, что для ликвидации биофактора недостаточно полумер, например, локальной дезобработки хранилища или документов без ликвидации первопричин появления биологических вредителей. В одном случае первопричина – плохое состояние территории; близко расположенные деревья; захламленные чердаки и подвалы здания; наличие пищеблоков в здании; нахождение посторонних материалов и предметов в хранилище; бесконтрольный прием на хранение зараженных вредителями документов; использование в хранилищах случайной тары и т. п. Это реальный перечень: в каждом случае биологическое обследование обнаруживало очаг (зону) наличия насекомых, квалифицируя его как первоисточник миграции и заражения. Поэтому основное правило превентивной защиты от поражения насекомыми – нормативное санитарно-биологическое состояние территории, здания, помещений, хранилищ и документов. При этом учитывается, что насекомые активны при температуре 10-40 градусов. Влажность/сухость не является для них жестким ограничителем, а климатические условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность. В отличие от насекомых, жизнедеятельность плесневых грибов прямо зависит от климатических условий: они могут функционировать только при положительных температурах (1040 градусов) в условиях высокой влажности (выше 65%). С повышением влажности время, необходимое для развития очага плесневого поражения, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Особенно бурно в условиях высокой влажности воздуха (90-100%) при наличии капельной влаги на поверхности объектов. При снижении влажности воздуха ниже критического уровня (65%) плесень погибает, образуя в местах плесневения массовые колонии спор. По оценке специалистов споры сохраняют жизнеспособность до 30 лет, но в условиях низкой влажности не функционируют. При по-

вторном повышении влажности вероятность развития плесени всегда выше в местах концентрации спор плесневых грибов. Повышенная концентрация спор, хранение массивов зараженных спорами материалов – это не только «отложенный риск» нового плесневения при повышении влажности. Это источник опасности для людей, работающих с такими документами: эти документы необходимо хранить изолированно в «карантинном режиме», планируя и осуществляя их дезинфекцию. Карантинные меры должны осуществляться обязательно, а «объемы карантина» в различных случаях разные: в одних случаях – это несколько дел с их изоляцией в полиэтиленовые пакеты; в других – отдельные помещения, где концентрируются, последовательно изымаются и обрабатываются зараженные материалы; но во всех случаях объектами карантинной изоляции являются материалы с нефункционирующей плесенью (споры), позволяющие хранить их отложенное время без риска их разрушения. Если же документы влажные и плесень активно функционирует, карантин как меру консервации применяют для изоляции материалов, направляемых на дезинфекцию. Еще раз необходимо подчеркнуть: плесень жизнеспособна и активно разрушает документы только при высокой влажности бумаги (воздуха). Снижение влажности воздуха в помещении, сушка документов – обязательная, первоочередная мера, применяемая как оперативное, эффективное средство прекращения плесневения. Надежной защитой документов от плесневения является нормальный, нормированный режим влажности в хранилищах – при влажности ниже 65% плесневения не бывает. Архивы должны контролировать климатический режим в хранилищах, знать, что микроклимат в хранилищах меняется в течение года по синусоиде и что биологическая опасность плесневения увеличивается в весенний и осенний периоды, т. е. в периоды, когда отопление в здании отключается или еще не функционирует. Человек сосуществует с другими живыми организмами, в т. ч. с насекомыми, плесневыми грибами, микроорганизмами. Биоразрушение объектов, созданных человеком, закономерное следствие этого сосуществования. Но активизируется биоэкспансия и начинается биоразрушение только там, где меры защиты этих объектов недостаточны.

АРХИВНОЕ ДЕЛО 2.9. Условия создания документов и архивные проблемы их сохранности. Архивные документы должны быть долговечны. Однако сложного, затратного государственного механизма целевого создания и отбора долговечных документов не существует. Фонды архивов и государственный архивный фонд формируются на основе обычных документопотоков и именно состав последних предопределяет специфику, состояние, свойства, потенциальную долговечность отбираемых на хранение документов. Экспериментальные данные, статистический анализ показывает, что физическое состояние документов, их долговечность зависит от времени их создания, а «аномалии низкой долговечности» или «аномалии плохого состояния» не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных интервалах. Чаще всего это периоды, когда в обществе происходили трансформации – политические, экономические, технические. Трансформации – это периоды отказа от старого и несовершенство нового, и затрагивают они все сферы, в т. ч. сферу создания документов. Одна из таких трансформаций, радикально изменившая бумажный документ, – это период конца XX – начала XXI веков. С 30-х и до 90-х годов XX века официальной документацией была машинопись – бумажные документы с черным сажевым текстом – светостойким, водостойким, износостойким. Применение черной машинописи обеспечивало долговечность текста огромного массива документов, созданных в этот период и поступивших на хранение в архивы в XX веке. В последнее десятилетие XX века эра черной машинописи закончилась. Вместо надежного единообразия черной машинописи, отвечающей требованиям долговечности текста, появилось огромное многообразие принтерных текстов с разными свойствами, созданных на матричных, струйных, лазерных принтерах и копирах. Текст стал не литерным, а точечным; появились разные режимы текстонанесения – контрастные, нормальные, экономные; уменьшилось количество краски в тексте, а сам текст стал печататься с красящих лент способом точечного иглонанесения (матричные), набрызгиваться микрокаплями на бумагу (струйные), наплавляться на бумагу (лазерные). Исчезла из рецептур сажа – гарант долговечности. Она была заменена синтетическими красителями (струйные, матричные). Исследования

показали, что каждый способ – матричный, струйный, лазерный – имеет свои недостатки, а по надежности и оптимальному сочетанию свойств – светостойкости, водостойкости, износостойкости – все уступают традиционной черной машинописи. Масштабные исследования, выполненные в архивной отрасли, позволили определить, в чем специфика новых принтерных документов как объектов архивного хранения, оценить тенденции изменения их свойств, дать рекомендации по рациональному применению современных принтеров при создании документов.12 Тезисно эти рекомендации изложены ниже. 2.9.1. По единообразию текста, по оптимальному сочетанию свойств текста – светостойкости, водостойкости, износостойкости – традиционная черная машинопись отвечает критериям долговечности как средство текстонанесения. Современная машинопись единообразия свойств не обеспечивает; случайный выбор средств современной машинописи долговечности текста не гарантирует; лучшие ленты с сажевыми или стойкими черными синтетическими пигментами адекватны по долговечности традиционной машинописи, остальные имеют разную, часто низкую светостойкость. 2.9.2. Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного срока хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая. 2.9.3. Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью и водостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий. 2.9.4. Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето- и водостойкости; для оформления документов не рекомендуются; нередко цветные картриджи используются для смешанного капленанесения и получения на 12 Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6-30-2003/ МЦФЭР, М., 2003.

АРХИВНОЕ ДЕЛО бумаге черного текста – такие черные тексты не отвечают критериям долговечности. 2.9.5. Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью; не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике; не рекомендуется как средство надежного долговечного текстонанесения. Архивам целесообразно учитывать эти недостатки лазерной печати при подготовке собственных документов – каталогов, описей и т. п., а также справок по запросам потребителей. 2.9.6. При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО. 2.9.10. Современные принтерные средства текстонанесения – товары высокого спроса

В.Ф. Привалов (1934 – 2012 гг.) Владимир Федорович Привалов (1934 – 2012 гг.) – выдающийся отечественный архивист, крупнейший специалист в области обеспечения сохранности документов, чьими трудами во многом формировалось и развивалось это направление архивной науки, методики и практики. Химик по образованию – В.Ф. Привалов окончил Химический факультет МГУ, он, имея гуманитарные способности и интересы, связал свою жизнь с архивным делом и с 1961 г. начал работу в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главного архивного управления при Совете Министров СССР, на базе которой в 1966 г. был создан Всесоюзный (ныне Всероссийский) научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Во ВНИИДАД В.Ф. Привалов работал до конца жизни, разрабатывая теоретические и методические вопросы обеспечения сохранности документов (ОСД) как комплексной проблемы, включающей 4 взаимосвязанных элемента: создание документов, их хранение, реставрация и воспроизведение. При этом принципиально новым и важным

и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой. 2.9.11. Разнообразие выпускаемых современных средств принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать продукцию, отвечающую архивным требованиям. Это следует использовать в профессиональной работе архивов – как при решении чисто архивных задач, так и при отстаивании интересов отрасли, призванной обеспечивать длительную сохранность документов. Сегодня в массе современного документопотока доминирует разнообразие принтерных средств и совершенно очевидно, что их свойства и тенденции изменений необходимо контролировать в режиме экспериментального мониторинга.

являлось то, что рассматривались проблемы ОСД не только с организационной, но и естественно-научной точки зрения. Обоснованный им дифференцированный подход к обеспечению сохранности архивных фондов лежит в основе практической деятельности всех архивных учреждений страны. В 1972 г. В.Ф. Привалов защитил в МГУ диссертацию на соискание ученой степени кандидата химических наук. Для архивоведения его работа уникальна, она стала первым исследованием, в котором современные теоретические представления химической кинетики применялись для установления механизма процессов, протекающих при старении архивных документов, а также для решения вопросов, связанных с долговечностью бумаги, хранением и реставрацией дел. Для целей исследования впервые применялась методика «искусственного старения». С именем В.Ф. Привалова связано такое новаторское для отрасли направление ОСД, как архивная климатология. Им введен сам термин «архивная климатология» и подготовлен цикл исследований по этой проблематике. В.Ф. Привалов научно обосновал и экспериментально доказал оригинальную методику оценки физического состояния документов способом малой выборки, разработав

единую систему буквенно-цифровой индексации и учета дефектов носителя и текста документа. В работах В.Ф. Привалова доступно изложен механизм воздействия различных внешних факторов на состояние документов – основы и текста, что особенно важно для архивистов, не знакомых с физико-химическими процессами ОСД. В течение длительного времени под руководством В.Ф. Привалова выполнялся цикл экспериментальных исследований по комплексной проблеме «Тексты документов XX века. Свойства и сохранность». Впервые выполнены масштабные исследования по изучению свойств принтерных текстов, в результате которых архивная отрасль обеспечена практическими рекомендациями по различным аспектам сохраняемости текстов, в том числе создаваемых с помощью современных компьютерных технологий. Эти работы востребованы не только в архивах России, но и за рубежом. Одна из них уже публиковалась в журнале «Делопроизводство» № 3 за 2003 г. (статья «К вопросу сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов»). Рекомендации В.Ф. Привалова по обеспечению сохранности документов при выполнении архивных работ (в сокращении) опубликованы в этом номере журнала «Делопроизводство».

АРХИВНОЕ ДЕЛО

ДОКУМЕНТЫ АРХИВНОГО УЧЕТА. ДЕЛО ФОНДА М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

ВЕДЕНИЕ ДЕЛА ФОНДА АКТЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

огласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давали вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: • книга учета поступления и выбытия дел, документов; • список фондов; • лист фонда; • опись дел, документов; • реестр описей.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

АРХИВНОЕ ДЕЛО В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда. Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее. Дело фонда – особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда – это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение). Порядок ведения дела фонда. 1. Дело фонда ведется на каждый фонд. 2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. 3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. 5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. 6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются. 7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. 8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов. Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами – основаниями для определения юридической судьбы архивных документов. К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

АРХИВНОЕ ДЕЛО в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел. На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению

№

Заголовок дела

Дата дела или крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела

примечание

Переписка по основным направлениям деятельности

11.01.2010 29.12.2010

Оп. 1

01-11

5 лет ЭПК Ст. 12

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарноматериальных ценностей

20.02.2010 25.10.2010

Оп. 1

05-03

5 лет Ст. 404

Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой деятельности организации

11.01.2010 31.12.2010

Оп. 1

01-04

5 лет ЭПК Ст. 40

*проведена ревизия 12.06.2012

Итого 3 (три) дела за 2010 год. Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8) Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от 15.04.2016 № 1 Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12 Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

АРХИВНОЕ ДЕЛО Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа. Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.

№ п/п

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

01-39 Том 1

Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010

18.08.2010

Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.

Выдал Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ «____» __________________2016 г.

Принял Ведущий специалист _________________/А.И. Петрова/ «____» __________________2016 г.

Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.

АРХИВНОЕ ДЕЛО Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов

Итого принято 1 (одна) ед. хранения. Передачу произвели:

Прием произвели: Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ «_____»______________2016 г.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.

Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда. АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА <Организация А> ФОНД № ____ АКТ № 1 дата адрес нахождения архива Фонд ___ Основание: смена лица, ответственного за архив Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г. Проверкой установлено:

АРХИВНОЕ ДЕЛО 1. Всего числится по описям • По личному составу: сто пятнадцать дел • По лицевым счетам: сорок девять дел • Постоянного срока хранения: ______________________ • По личным делам: двести пятнадцать, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения: • По личному составу: сто пятнадцать дел • По лицевым счетам: сорок девять дел • Постоянного срока хранения: _____________________ • По личным делам: двести пятнадцать 2. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел 3. Имеют литерные номера: • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел, • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел. 4. Пропущено номеров: • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел, • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел. 5. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел. 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) • По личному составу: сто пятнадцать дел • По лицевым счетам: сорок девять дел • Постоянного срока хранения: __________________________ • По личным делам: двести тринадцать 7. Имеет не включенных в описи дел: • По личному составу: пятьдесят два дела • По лицевым счетам: сорок восемь • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел • По личным делам: ноль 8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии: • По личному составу: сто шестьдесят семь дел • По лицевым счетам: девяносто семь дел • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел • По личным делам: двести тринадцать из них: • требующих дезинфекции 0 дел, • требующих дезинсекции 0 дел, • требующих реставрации 0 дел, • требующих переплета и подшивки 0 дел, • требующих восстановления затухающих текстов 0 дел, • неисправимо поврежденных 0 дел, • требующих технической обработки 0 дел, • выдано во временное пользование 0 дел. 9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения. 1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).

АРХИВНОЕ ДЕЛО 2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг. 3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации. 4. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел). 5. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома. 6. Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление гос. службы, акт от 31.07.2007. Дело Петрова Н.А. передано в управление гос. службы, письмо от 31.03.2005 № 04-48-44. Проверку провели: Ведущий специалист Руководитель секретариат

Е.М. Иванова Н.И. Седова

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов. Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др. Итак, документы архивного учета – это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1. Титульный лист дела фонда ООО «Проектный институт» Дело № 01-34 ДЕЛО ФОНДА (Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом) Начато: 01.01.2012 Окончено: 31.12.2012 На 80 листах Хранить: постоянно Ст. 246

АРХИВНОЕ ДЕЛО Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ Документов ед. хр. №______________________ № п/п 1

Индекс документа

Дата документа

Номера листов ед. хр.

Заголовок документа 4

07.09.2000

Акт № 1 О приеме-передаче об изменении административно-территориального деления

15.10.2001

Акт № 1/1 приема-передачи карточек паспортов сельских и поселковых Советов народных депутатов области и фотодокументов

28.01.2002

Акт приема-передачи дел

05.06.2002

Акт приема-передачи дел на временное хранение до составления сводной описи дел постоянного срока хранения на 2000 год сектора актов губернатора области общего отдела аппарата администрации области в архив аппарата администрации

13.06.2002

Акт приема-передачи дел на временное до истечения срока хранения канцелярии общего отдела аппарата администрации области за 2001 год в архив администрации области

Примечание 6

Итого 5 (пять) документов. Количество листов внутренней описи 1 (один) Ведущий специалист

Е.М. Иванова

www.TOP-PERSONAL.ru Читайте в №1/2016 журнала «Управление персоналом» ФАТАЛЬНЫЕ ОШИБКИ РУКОВОДИТЕЛЯ Не применяйте наказания, на которые сотрудники просто плюют… Как «не наказывать» главного бухгалтера за грубые ошибки в отчетности с последствиями? — Обозначим, что наказание для бухгалтера бывает дисциплинарное, материальное, административное и уголовное. Все перечисленное выше регламентировано законодательством Российской Федерации. Для минимизации и исключения ошибок в финансовой сфере привлекаются независимые аудиторы. Инна Ворожцова

АРХИВНОЕ ДЕЛО

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ» И.В. Люкшина, начальник отдела использования и публикации документов ГБУ «ЦДНИОО», Ю.В. Сухачева, А. Джумалиева, Оренбургский государственный университет

ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРА ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОЕ ДЕЛО

осударственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (далее – ГБУ «ЦДНИОО», архив) был создан в 2004 году на основании указа главы Оренбургской области и подчиняется комитету по делам архивов Оренбургской области. Деятельность ГБУ «ЦДНИОО» регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Оренбургской области, приказами комитета по делам архивов Оренбургской области и Уставом. Деятельность ГБУ «ЦДНИОО» финансируется из средств бюджета области, а также из внебюджетных средств. Первостепенными задачами архива были и есть: • комплектование архивными документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; • организация учета и обеспечения сохранности архивных документов; • создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива; • использование хранящихся в архиве документов. Для эффективного выполнения этих задач архив реализует следующие функции: • ведет списки организаций – источников комплектования архива; • в упорядоченном состоянии принимает документы организаций – источников комплектования архива; • осуществляет учет и сохранность принятых в архив документов; • поддерживает в актуальном состоянии и создает научно-справочный аппарат к документам архива; • реализует использование документов по запросам частных лиц, органов власти и организаций, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; • осуществляет экспертизу ценности и проводит комплекс методических и организационных мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

• участвует в разработке методических и нормативных документов по документационному обеспечению управления и архивному делу; • принимает участие в мероприятиях по повышению квалификаций работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива. В структуру ГБУ «ЦДНИОО» входят: • отдел организации хранения и государственного учета документов – осуществляет сохранность и рациональное размещение архивных документов в архивохранилищах ГБУ «ЦДНИОО»; • отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов; • отдел организации комплектования архивными документами; • отдел использования и публикации документов; • отдел справочно-поисковых средств; • отдел исполнения запросов социальноправового характера. Важной составляющей архивного дела ГБУ «ЦДНИОО» является учет и обеспечение сохранности архивных документов, так как сохранение архивных документов является главнейшей задачей и приоритетным направлением работы всех архивных учреждений. Организацию и контроль работы по учету документов, ведение основных и вспомогательных учетных документов осуществляет главный хранитель фондов и отдел организации хранения и государственного учета документов. В ГБУ «ЦДНИОО» для обеспечения сохранности архивных документов осуществляется комплекс мероприятий по созданию и соблюдению режимов, нормативных условий и надлежащей организации хранения документов. Здание ГБУ «ЦДНИОО» – это комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для решения и выполнения задач архива по хранению, использованию, обработке. Документы ГБУ «ЦДНИОО» находятся на хранении в пяти архивохранилищах общей площадью 2557,1 кв. м, обособленных от административного здания. На 01.01.2015 г. загруженность архивохранилища № 1 архивными документами ГБУ «ЦДНИОО» составляет 52,3%; архивохранилища № 2 – 57 %; архивохранилища № 3 – 92, 3 %; архивохранилища № 4 – 71 %; архивохранилища № 5 – 88%. Каждое архивохранилище

АРХИВНОЕ ДЕЛО имеет паспорт, в котором указывается сумма учета фондов и документов. В архивохранилище № 1 сосредоточены документы первичных партийных организаций – источников комплектования бывшего партархива. В архивохранилище № 2 хранится 31фонд районных комитетов партии и три фонда ликвидированных организаций. В архивохранилище № 3 хранятся наиболее используемые фонды для читального зала: документы за 1919 – 1991 гг. фондов Оренбургского губкома ВКП(б), укомов, волкомов, окружкомов партии, фондов Оренбургского обкома, горкомов, райкомов КПСС и их первичных партийных организаций, коллекция фотодокументов. В архивохранилище № 4 хранятся документы политотделов, райкомов партии, существовавших до 1960 г., архивохранилище пополняется документами личного происхождения от физических лиц – источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» и ликвидированных организаций. В архивохранилище № 5 находятся документы органов ВЛКСМ и профсоюзных организаций, он пополняется документами общественных организаций и политических партий. Для сохранности архивных документов в ГБУ «ЦДНИОО» создана материально-техническая база, т. к. она является основой функционирования любого архива. В целях соблюдения противопожарного режима в соответствии с нормами Федерального закона от 21 декабря 1994 года № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» в архиве установлена система автоматического пожаротушения тонко распыленной водой, проведен ремонт электротехнических устройств здания ГБУ «ЦДНИОО», установлена новая охранная сигнализация на окнах и дверях архивохранилищ ГБУ «ЦДНИОО». Архивохранилища оборудованы системой кондиционирования и вентиляции воздуха, которая поддерживает оптимальный температурный и влажностный режим хранения документов. Показания контрольно-измерительных приборов записываются в журнале регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности в архивохранилищах. В ГБУ «ЦДНИОО» осуществляется проверка наличия и состояния документов, которая

проводится в плановом порядке и единовременно (внеочередные). В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются документы, требующие реставрации, профилактической и технической обработки, выявляются и устраняются недостатки в учете документов. В начале проверки наличия и состояния архивных документов отдел организации хранения и государственного учета проводит выверку учетных документов, т. е. устанавливается полнота учетных документов на проверяемый архивный фонд и архивные документы, сверяет их показатели, уточняет порядок нумерации единиц хранения по описи дел, проверяет наличие листа использования и листа – заверителя дела. Архивные документы, которые выданы в читальный зал и в рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях. Шифры архивных документов устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. По книгам и актам выдачи проверяются архивные документы, выданные во временное пользование, и считаются имеющимися в наличии. При проверке наличия и состояния архивных документов сотрудники ГБУ «ЦДНИОО» выполняют необходимые требования: • сохраняют порядок расположения архивных документов в первичных средствах хранения и на стеллажах; • подкладывают на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; • изымают из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передают хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов; • изымают единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; • изымают единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещают их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов сотрудники архива не допускают:

АРХИВНОЕ ДЕЛО • вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; • делать какие-либо исправления, пометы или записи в описях дел, документов и других учетных документах. Результаты проверки и обнаруженные в ее ходе недостатки и недочеты записываются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется в ходе проверки непосредственно, как правило, отдельно на каждую опись дел, документов. Составление одного листа проверки на все описи дел, документов в ГБУ «ЦДНИОО» допускают при проверке небольших по объему архивных фондов. В случае обнаружения недостатков в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные реквизиты и уточнения. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов составляются акт об обнаружении архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» в конце описи дел, документов ставится штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. Все результаты проверки физического состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» фиксируются в картотеке (книге) учета физического (технического) состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» считается завершенной только после внесения всех изменений во все учетные документы. Карточки учета необнаруженных архивных документов составляются в ГБУ «ЦДНИОО» на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения. Ведение картотеки необнаружен-

ных архивных документов реализуется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов. ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет выдачу архивных документов из архивохранилищ. Выдача подлинников особо ценных документов из архивохранилищ, находящихся в удовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и на основании приказа руководителя архива о выдаче особо ценных документов. Работник архивохранилища производит выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе осуществляет полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате. Выдача всех архивных документов из архивохранилища ГБУ «ЦДНИОО» регистрируется в книгах выдачи архивных документов. Архивные документы ГБУ «ЦДНИОО» выдаются и в читальный зал. Выдача оформляется заказом на выдачу архивного документа. Однако копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек в полном объеме по обращениям заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем архива или его заместителем в каждом конкретном случае. Работник читального зала осуществляет полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале. К рассмотрению не подлежат заказы (требования) на выдачу документов лицам, находящихся в состоянии наркотического или алкогольного опьянения, нарушающих правила поведения в архиве, создающих своими действиями угрозу для сохранности документов. Заявители, которые по своему возрасту или состоянию не могут нести ответственность за сохранность документов в процессе их использования, не допускаются к работе с подлинниками архивных документов (школьники могут работать в читальном зале в сопровождении учителя, родителей). Для использования в служебных целях архивные документы выдаются работникам архива, во всех этих случаях оформляется заказ на выдачу архивных документов, который регистрируется в книге выдачи архивных документов.

АРХИВНОЕ ДЕЛО Выдача архивных документов ГБУ «ЦДНИОО» во временное пользование организациям оформляется актом о выдаче архивного документа во временное пользование и регистрируется также в книге выдачи архивных документов. Работники архивохранилищ не реже одного раза в квартал или в полугодие проводят проверку выверку книг выдачи архивных документов. Если в результате проверки устанавливается факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и применяются меры к их возврату. Учет, как и обеспечение сохранности архивных документов, является необходимым и приоритетным направлением архива. Документы, поступающие в ГБУ «ЦДНИОО» на государственное хранение принимаются по описям и актам приема-передачи документов на хранение, приема документов личного происхождения. Акт приема на хранение в ГБУ «ЦДНИОО» документов личного происхождения представлен в приложении. При поступлении документов сведения о них фиксируют в книгу учета изменений в составе и объеме фондов и в книгу поступлений – документов управленческой документации, документов по личному составу, аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования. Сведения об описях вносятся в реестр описей дел, документов ГБУ «ЦДНИОО». При первом поступлении документов в списке фондов ГБУ «ЦДНИОО» вносится название фонда и в валовом порядке присваивается номер фонда. В дальнейшем в список фондов вносятся изменения в названии фонда. В случае выбытия фонда из архива в список фондов делается запись с указанием даты, названия документа, на основании которого фонд выбыл, указывается место выбытия фонда. Лист фонда заводится на впервые поступивший фонд, при последующем поступлении (выбытии) документов в листе фонда фиксируются определенные изменения. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. При выбытии фонда из ГБУ «ЦДНИОО» лист фонда передается вместе с документами фонда. Также при поступлении в ГБУ «ЦДНИОО» предметов музейного характера, поступающих в составе фондов, сведения о них вносятся в инвентарную книгу учета музейных предметов.

На основании соответствующих актов все изменения в составе фондов, описей дел и документов вносятся в книгу учета изменений в составе и объеме фондов и в лист фонда. Необходимо отметить, что неисправимо поврежденные документы снимаются с государственного учета. В ГБУ «ЦДНИОО» существует порядок для снятия неисправимо поврежденных документов с государственного учета, который включает следующие этапы: • составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов, который передается на рассмотрение коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области; • принимается решение коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области о разрешении снятия с учета неисправимо поврежденных документов; • издается приказ директора ГБУ «ЦДНИОО» о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета; • вносятся изменения в учетные документы: лист фонда, опись и БД «Архивный фонд». Акт о неисправимых повреждениях архивных документов помещается в дело фонда. Ежегодно в начале календарного года составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов. В сведениях указывается номер фонда, название фонда, количество поступивших дел, количество выбывших дел, общее количество единиц хранения в фонде и примечания. На основании данных сведений составляется паспорт архива, и вносятся все изменения в паспорт архивохранилища и в раздел «Движения фондов» базы данных «Архивный фонд». С 2011 г. в программном комплексе «Архивный фонд» осуществляется работа по заполнению раздела ед. хр./документ. В раздел вносятся описательные статьи, формируются и распечатываются на бумажном носителе недостающие экземпляры описей. В течение года сотрудником отдела вносятся описательные статьи описей, имеющихся в 1 экземпляре в программный комплекс «Архивный фонд». В 2013 г. при плане внесения 4508 описательных статей в ПК «Архивный фонд» было внесено 4826 описательных статей, а в 2014 было внесено 3482 ед. хр. В 2015 г. планируется внести 19 описей на 4707 ед. хр. Таким образом осуществляется и организуется учет и сохранность архивных документов в ГБУ «ЦДНИОО». Необходимо отметить, что

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Рис. 1. Состав и объем документов, принятых в 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО»

Рис. 2. Состав и объем документов, принятых в 2013 г. ГБУ «ЦДНИОО»

Рис. 3. Состав и объем документов, принятых в 2014 г. ГБУ «ЦДНИОО»

АРХИВНОЕ ДЕЛО основные учетные документы оформляются и хранятся главным хранителем фондов, акты, паспорта хранилищ – отделом организации хранения и государственного учета документов (акты подшиваются в дело фондов). Комплектованием архива занимается отдел организации комплектования архивными документами. Сотрудниками отдела осуществляется работа по составлению и ведению списков источников комплектования на бумажной основе и в электронном варианте в текстовом редакторе MOWord. В ГБУ «ЦДНИОО» ведется четыре списка источников комплектования: список организаций – источников комплектования, список организаций – возможных источников комплектования, список физических лиц – источников комплектования, список физических лиц – возможных источников комплектования. Количество организаций – источников комплектования ГБУ «ЦДНИОО» в 2012 г. составляло 41 организацию, в 2013 г. – 40 организаций, в 2014 г. – 41 организацию. На постоянное хранение ГБУ «ЦДНИОО» принимает следующие виды документов: управленческую документацию, документы личного происхождения, документы по личному составу, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы, документы от государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (далее – ГБУ «ГАОО»), документы от ликвидированных организаций, которые поступают по мере заключения договоров. Состав и объем документов, принятых в 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 1. Состав и объем документов, принятых в 2013 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 2. Состав и объем документов, принятых в 2014 г. ГБУ «ЦДНИОО» представлены на рис. 3. В соответствии с планом работ ГБУ «ЦДНИОО» оказывает регулярную методическую и практическую помощь организациям – источникам комплектования, так в 2012 году – 9 организациям, 2013 году – 9 организациям, 2014 году – 10 организациям. На 2015 год планируется оказание методической и практической помощи 8 организациям – источникам комплектования, а именно: в проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на хранение – 5 организациям; в составлении номенклатуры дел – 2 организациям; в составлении номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству – 1 организации.

Важным направлением деятельности ГБУ «ЦДНИОО» является организация использования архивных документов, т. е. информационная деятельность архива. Одной из основных форм использования документов архива является исполнение запросов. Исполнение запросов в ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет отдел исполнения запросов социально-правового характера. Тематика поступающих запросов в ГБУ «ЦДНИОО» разнообразна, в основном о подтверждении стажа работы, размере заработной платы, фактах награждения, пребывания в плену, участия в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг., вступление в ряды членов КПСС, ВЛКСМ и т. п. Заявления принимаются начальником отдела при личном обращении, по почте, в том числе по электронной, по факсу. Прием посетителей по социально-правовым запросам осуществляется в отведенное время. В ходе приема необходимые сведения о посетителе заносятся в журнал учета приема посетителей. При наличии запрашиваемых сведений в ГБУ посетитель заполняет заявление установленной формы. Для оформления заявления посетители представляют все необходимые документы в соответствие с запрашиваемыми сведениями. Исполнитель после получения запроса при необходимости консультируется по составу документов с начальником отдела исполнения запросов. По описям дел, документов он выписывает архивные шифры нужных дел и заполняет заказ на выдачу архивных документов, который передает заведующему архивохранилищем. При получении дел из хранилища исполнитель расписывается за их получение в книге выдачи архивных документов из хранилищ для справочной работы. Исполнитель рассматривает документы, при наличии необходимых сведений по теме запроса составляет и печатает ответ. После выдачи ответа заявителю или отправки по почте исполнитель сдает архивные документы в хранилище под роспись заведующего архивохранилищем. Заявителю направляются архивная справка, копия или выписка. После выдачи архивной справки или информационного письма заявителю начальник отдела исполнения запросов социально-правового характера в журнале регистрации заявлений и писем граждан, организаций заполняет графы «дата ответа», «характер ответа» – запрос считается исполненным.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Рис 4. Количество и тематика поступивших запросов в ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 – 2014 гг.

Рис. 5. Количество пользователей читальным залом ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 – 2014 гг.

Рис. 6. Количество выданных единиц хранения для всех форм использования ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 – 2014 гг.

Количество и тематика запросов социальноправового харак тера, исполняемых ГБУ «ЦДНИОО», охватывает вопросы: о пребывании в плену, в декрете, об учебе на курсах, об участии в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг., но все же подавляющее большинство запросов поступает о стаже, заработной плате, о награждении и переименовании предприятий. Количество и тематика пост упивших запросов в ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 – 2014 гг. представлена на рис. 4. Д ля обслу ж ивания поль зователей в ГБУ «ЦДНИОО» действует читальный зал. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале ГБУ «ЦДНИОО»,

их права и обязаности определяются Порядком использования архивных док ументов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. На основании личного заявления или письма направившей его организации пользователь допускается для работы в читальном зале. В заявлении или в письме указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, тема, хронологические рамки и цель исследования. Затем пользователь заполняет анкету и знакомится с правилами работы читального зала. На основании заполненных бланков заказов дела и другие материалы предоставляются

АРХИВНОЕ ДЕЛО пользователю и выдаются в течение 2 рабочих дней с момента подачи требования. Описи, хранящиеся в читальном зале, выдаются при обращении. Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме особо ценных документов), продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством ГБУ «ЦДНИОО», при необходимости оформляется новый заказ. Количество пользователей читальным залом ГБУ «ЦДНИОО» за 2012 -2014 гг. представленно на рис. 5 Организация читального зала ГБУ «ЦДНИОО» осуществляется по-прежнему традиционным способом. Читальный зал не оборудован компьютерами и компьютерной техникой для пользователей, отсуствие которой замедляет разработку программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого элек тронного читального зала с личными кабинетами иследователей. Электронный читальный зал обеспечивал бы возможность уда ленного дост упа к информационным ресурсам архива. Сотрудники отдела использования и публикации подготавливают выставки архивных документов, проводят экскурсии, организуют лекции в соответствии с тематикой плана. Выставки архивных док ументов бывают

традиционные и электронные. На сайте ГБУ «ЦДНИОО» размещаются электронные презентации выставок, с которыми могут о з н а ко м и т ь с я п о л ь з о в а т е л и с а й т а. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания. Сотрудниками ГБУ «ЦДНИОО» опубликовано в 2012 году – 17 статей, в 2013 году – 27 статей, а в 2014 году – 26 статей. В ГБУ «ЦДНИОО» проводятся Дни открытых дверей, сотрудники принимают участие в научно-прак тических конференциях и заседаниях круглых столов, подготовленных орг анами в л ас т и, ву з ами, арх ивными учреждениями. Сотрудники ГБУ «ЦДНИОО» подготавливают передачи для прямого эфира на радио об исторических событиях. Передачи звучат в прямом эфире радио «Эхо Москвы в Оренбурге», а также в прямом эфире радио «Россия-Оренбург». Публикации об архиве и его деятельности звучат не только на радио, но транслируются в СМИ: в программе «Вести Оренбуржья» на телеканале «Россия-1», «Наше время» на канале «Регион», на сайте МБУК «Народный музей». Количество выданных единиц хранения для всех форм использования ГБУ «ЦДНИОО» предствленно на рис. 6. ГБУ «Ц ДНИОО» оказывает и платные услуги по обращениям пользователей или на

Рис. 7. Скриншот диалогового окна официального сайта ГБУ «ЦДНИОО»

АРХИВНОЕ ДЕЛО основе договора, который заключается между архивом и заявителем. Приказом директора утверж даются цены на работы и услуги, выполняемые ГБУ «ЦДНИОО». О тдел СПС ра зрабатыв ает и ве дет систематический, именной, фото- и другие каталоги к документам архива, проводит работу по созданию и усовершенствованию справочно-поисковых средств к документам, обеспечивает их сохранность и использование. Кроме того, отдел участвует в работе по рассекречиванию, фондированию документов выявлению особо ценных документов. С 2012 г. осуществляется разработка систематического каталога на основании Единого классификатора документной информации Архивного фонда в традиционной форме (на бумажной основе). Элек тронный систематический ката лог разработан с мая 2013 г. и ведется отделом справочно-поисковых средств. На 1 января 2014 г. в электронный систематический каталог внесены более 2400 каталожных карточек.

Общий объем информации, внесенной в элек тронный систематический ката лог, составляет 280 кбайт. В 2014 г. электронный систематический каталог пополнен 1300 карточками. Информация об архиве, читальном зале, комплектовании архива, фондах, публикациях, выставках ГБУ «ЦДНИОО» размещается на официальном сайте учреждения. Однако на официальном сайте ГБУ «ЦДНИОО» не представлены для ознакомления и скачивания нормативно-правовые документы архива. Скриншот диалогового окна официального сайта ГБУ «ЦДНИОО» представлен на рис. 7. Таким образом ГБУ «ЦДНИОО» осуществляет учет, сохранность, комплектование и использование архивных документов, поддерживает в актуальном состоянии научносправочный аппарат, участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Приложение Лист – заверитель дела государственного бюджетного учреждения «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА Фонд № 2190 Опись № 3 Дело № 5 В деле подшито и пронумеровано ____26 (двадцать шесть)________ листов (цифрами и прописью) с № 1 по № 25 0 в том числе: литерные номера листов 16а, 18а пропущенные номера листов 21 + листов внутренней описи 2 0

) 0

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1. 2. 3. 4.

Крупноформатные листы Почтовая марка 1943 года Письма с фронта Фото (приклеено)

Заведующий архивохранилищем

16,17,18 5 5-7,12 22

Е.В. Евдокимов

06.02.2012 Дата

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ДОБРОВОЛЬНЫХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ США ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ АРХИВНОГО ДЕЛА И УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ М.В. Плетнева, к.и.н., доц., Уральский федеральный ун-т

ОСОБЕННОСТИ АМЕРИКАНСКОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВАМИ И ДОКУМЕНТАМИ ЭТИЧЕСКИЙ КОДЕКС АРХИВИСТОВ США

стория становления и развития системы управления архивами и документами в США находится в русле современных тем исследований. В последние годы возрос интерес к американской архивной традиции, демонстрирующей наиболее заметные результаты в мире. Российские и западные специалисты стремятся не только охарактеризовать основные направления теории и практики архивного дела и управления документами, но и выявить факторы, способствующие достижению высоких результатов в заявленных областях. Изучению тех или иных аспектов постановки архивного дела и управления документами в США посвятили свои работы ряд видных специалистов в области архивного дела и документационного обеспечения управления в России: М.В. Ларин, Т.С. Волкова, В.Н. Гармаш, Т.С. Кабочкина, О.И. Рысков, И.В. Карапетянц, Н.А. Храмцовская и др.1 Специфической чертой американской системы управления архивами и документами является 1

Ларин М.В. Управление электронными документами. Зарубежная практика // Делопроизводство. 2013, №1. С. 3 – 10; Волкова Т.С. Архивное образование в США. Тенденции. Опыт Мичиганского университета // Вестник архивиста. 1996, № 2. С. 30–34; Она же. Федеральный закон США «О свободе информации» и архивы // Вестник архивиста. 1997, № 3. С. 91 –104; Гармаш В.Н. Центры документации в США // Вестник архивиста. 2001, №6. С. 211–235; Она же. Современные требования к архивным зданиям // Отечественные архивы. 2004, №3. С. 48–57; Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. 2004, №3. С. 58–65; Карапетянц И.В. Научно-технические архивы в США: история образования и проблемы организации // Вестник архивиста. 1996, №4. С. 106–119; Храмцовская Н.А. Россия и США: современные проблемы управления документами органов государственной власти // Делопроизводство. 2010, № 4. С. 19–25.

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ то, что значительный вклад в развитие архивного дела и документационного обеспечения управления вносят не только официальные органы и прежде всего NARA (Национальный архив и управление документацией), но и ряд добровольных профессиональных общественных организаций. Результаты функционирования данных некоммерческих организаций на территории США, пожалуй, сложно переоценить. Вполне можно согласиться с утверждением Л.Л. Левченко о том, что «общества архивистов в США являются ярким примером того, как люди, объединяясь, принимают на себя ответственность за решение важных для нации задач»2. Следует отметить, что система профессиональных архивных ассоциаций представлена национальными, региональными и местными объединениями архивистов. Среди них особое место занимают Общество американских архивистов, Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов, Ассоциация делопроизводителей и руководителей архивных учреждений, Национальная ассоциация руководителей архивных и документационных учреждений местных органов управления, Ассоциация по обслуживанию информацией и изобразительным материалом и др. Обратимся к изучению основных направлений деятельности и результатов наиболее выдающихся организаций. На сегодняшний день крупнейшей среди упомянутых раннее является профессиональная ассоциация «Общество американских архивистов» («Society of AmericaN Archivists», SAA), созданная 29 декабря 1936 г. в США группой историков, архивистов, документоведов, библиотекарей и музейных работников. Главной задачей, стоящей перед некоммерческой организацией с первых дней ее функционирования, стало повышение значимости деятельности архивистов, а также совершенствование архивной отрасли и сферы управления документацией. В первый год работы членами Общества стали 124 гражданина США и 4 организации. Спустя год, в 1937 г., общая численность организации составляла уже 243 человека и 18 учреждений3. На сегодняшний день SAA объединяет более 5500 человек и 600 учреждений. Организационно Общество американских архивистов представлено рядом комитетов, 2 3

Левченко Л.Л. Общества архивистов в США // Отечественные архивы. 2013. № 5. С. 67. AN IntroductioN to SAA // URL: http://www2.archivists.org/about/ introduction-to-saa (дата обращения: 10 февраля 2015)

курирующих различные направления деятельности профессионального объединения: рассмотрение вопросов членства, совершенствование архивного дела, внесение конструктивных предложений по унификации архивного законодательства, публикаторская деятельность, обеспечение профессиональной подготовки архивистов, установление и поддержание международных отношений и др. Возглавляет SAA – президент. Первым президентом Общества американских архивистов был избран Альберт Ньюсам (Albert R. Newesome), внесший заметный вклад в развитие концепции единого архивного законодательства в 1930-е гг. В настоящий момент данную должность занимает Кэтлин Рой (KathleeN Roe), ранее являвшаяся вице-президентом. Официальное месторасположение штаба Общества: США, Чикаго (17 North State Street, Chicago, USA). В первые годы работы Общества американских архивистов были намечены основные направления деятельности. В частности, содействие повышению уровня профессиональной подготовки работников архивной сферы, улучшение качества работы с архивными фондами, определение этических ценностей архивиста, публикаторская деятельность. В январе 1938 г. в свет вышел первый выпуск профессионального журнала «Американский архивист» (The AmericaN Archivist), освещающий вопросы организации архивного дела и системы управления документацией. В настоящий момент журнал издается четыре раза в год и имеет также версию онлайн. Помимо «Американского архивиста» обществом дважды в месяц издается информационный бюллетень «Архивные перспективы» (Аrchival Outlook), а также онлайнсправочник по профессиональной подготовке архивистов (SAA Directory of Archival Education). Другим направлением работы ассоциации является профессиональная подготовка специалистов в сфере управления документацией и организации архивного дела. В 1994 г. Обществом американских архивистов были разработаны специальные учебные стандарты для подготовки архивистов в высших учебных заведениях. В 2002 г. некоторые стандарты были пересмотрены и частично заменены4. В настоящее время обществом ведется активная деятельность по организации обучения архивных работников и документоведов: инициируется 4

AN IntroductioN to SAA // URL: http://www2.archivists.org/about/ introduction-to-saa (дата обращения: 10 февраля 2015)

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ проведение семинаров, осуществляется оперативное информирование специалистов архивной отрасли США о достижениях в данной сфере, издаются учебные пособия и пр. В 1980 г. Обществом американских архивистов был принят «Этический кодекс архивиста» (The Code of Ethiecs for Archivists), который был переиздан в январе 2012 г. Основополагающими ценностями архивиста, по мнению авторов, должны стать профессиональные отношения, основанные на взаимном уважении, честности и справедливости по отношению к коллегам и пользователям; обеспечение сохранности и защиты архивных материалов от актов вандализма и физической порчи документов. Архивисты должны оказывать и содействие правоохранительным органам для раскрытия преступлений, связанных с хищением архивных документов, а также соблюдать правила конфиденциальности и понимать, что существует тайна личной жизни и защита информации частного характера и др.5 В настоящий момент Этический кодекс имеет большее значение при одновременном использовании Свода основных ценностей архивиста (The Core Values of Archivists) 6 – документа, подчеркивающего такие качества архивиста, как ответственность перед обществом, профессионализм, умение отслеживать и удовлетворять потребности пользователей в архивной информации и пр.7 Несмотря на очевидную значимость появления Этического кодекса, с первых дней публикации и по сегодняшний данный документ вызывает ряд вопросов. Примером тому служит вышедшая в 2003 г. дискуссионная статья г. Дингвелла под названием «Доверчивые архивисты: роль Этического кодекса архивиста в установлении всеобщей веры»8. Автор не только изучает нормативный аспект Кодекса, но и проводит компаративный анализ американского Этического кодекса и аналогичных документов Канады, Великобритании и Австра5

The Code of Ethics for Archivists (Approved by the SAA Council February 2005; revised January 2012 // URL: http://www2.archivists. org/statements/saa-core-values-statement-and-code-of-ethics (дата обращения: 01.09.2014) The Core Values of Archivists (Approved by the SAA Council May 2011) // URL: http://www2.archivists.org/statements/saa-corevalues-statement-and-code-of-ethics#code_of_ethics (дата обращения: 01.09.2014) Подробнее об этом см.: Храмцовская Н. Общество американских архивистов: основные ценности архивистов // Новостной сайт EOC. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_ intesting/detail.php?ID=83279&SECTION_ID=597 (дата обращения: 10.02.2015) Dingwall G. Trusting Archivists: The Role of Archival Ethics Codes iN Establishing Public Faith // The AmericaN Archivist. Vol. 67, No 1. Spring/summer 2004. P. 11–30.

лии. В результате предпринятого исследования г. Дингвелл заключает, что большинство американских архивистов лишь наполовину соответствует всем этическим требованиям Кодекса. В определенной степени это обусловлено завышенными не только этическими, но и профессиональными требованиями. Тем не менее за свою научную работу молодой специалист был удостоен премии имени первого издателя журнала «Американский архивист» Теодора Кельвина Писа в Лос-Анджелесе 22 августа 2003 г., на 67 ежегодной встрече членов Общества американских архивистов. Общество американских архивистов стремится активно осваивать интернет-пространство. С этой целью организация обзавелась собственным интернет-порталом9. Сайт отличает высокая информативность, оперативность в обновлении новостного блока и простота в использовании. Основные разделы позволяют получить разностороннюю информацию об истории и основных направлениях деятельности общества. Среди них разделы, посвященные профессии архивиста, подготовке кадров, вопросам членства, публикации источников, обзору событий отрасли. Кроме того, на сайте можно приобрести печатные издания через виртуальный книжный магазин общества. Грядет юбилей Общества американских архивистов – в 2016 г. ассоциация будет отмечать 80-летнюю годовщину со дня основания. За более чем полувековую историю деятельности обществу удалось улучшить общее состояние архивного дела по ряду актуальных вопросов. Положительная динамика результатов работы и стремительное расширение общества, пожалуй, указывает на высокое значение и ценность данной организации для архивной отрасли США. Другой значительной добровольной ассоциацией является «Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов – АУДА» (AssociatioN of Records Managers and Administrators – ARMA), расположенная в Нью-Джерси (127 Delaware Avenue Palmyra, New Jersey, USA). Предыстория создания данной некоммерческой организации берет начало в ноябре 1955 г., когда двенадцать специалистов в сфере управления документацией и архивного дела различных корпораций Нью-Йорка основали «Ассоциацию документоведов-исполнителей и администраторов» (The AssociatioN of Records Executives and Administrators – AREA). 9

www.archivists.org

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ По задумке организаторов, ассоциация должна была усовершенствовать процессы обмена информацией в сфере управления документацией. Предполагалось также и проведение систематических встреч специалистов в сфере управления документацией, на которых бы поднимались наиболее актуальные и требующие разрешения вопросы. Например, организация работы с информацией, техническое обслуживание, разработка алгоритмов поиска, а также сохранение и уничтожение информации. В 1955 г. по инициативе другой группы специалистов в области управления документацией появляется еще одна организация – «Ассоциация управляющих документацией США» (The AmericaN Records Management AssociatioN – ARMA). Некоммерческая организация носила статус национальной и представляла интересы преимущественно специалистов американской сферы управления документацией. Однако исторически важный поворот состоялся в 1975 г. Именно в этот год произошло слияние двух существующих ранее обособленно ассоциаций – AREA и ARMA. В результате появилась новая организация – «Ассоциация управляющих документацией и администраторов» (The AssociatioN of Records Managers and Administrators – ARMA). Данное образование уже носило международный характер и занималось разработкой профессиональных вопросов в сфере управления документацией не только в США, но и за их пределами. Ключевыми проблемами для обсуждения по-прежнему оставалось эффективное использование информации и организация работы с документами. В 1980 г. состоялось знаковое событие в профессиональной среде – на ежегодной конференции ARMA были представлены результаты работы Международной федерации по управлению документацией (некоммерческая организация, осуществляющая связь между национальными ассоциациями в сфере управления документацией. – М.П.). На этой конференции обсуждались также четыре ключевые проблемы управления документацией того времени: состояние управления документацией в мире; значение пересекающего границы потока данных; статус микрофильма в международном масштабе; необходимые шаги по внедрению программы по управлению документацией в международном масштабе10.

В рамках ассоциации реализуются и образовательные программы, нацеленные на профессиональную подготовку документоведов. В январе 1973 г. при ассоциации даже был создан стипендиальный фонд для поддержки студентов, обучающихся на дневной форме в высших учебных заведениях по специальностям в сфере управления документацией. В настоящий момент образовательной программой, разработанной ARMA, предусмотрены прогрессивные образовательные формы, такие, как разнообразные онлайн-курсы и веб-семинары. Как и большинство профессиональных добровольных организаций, Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов представлена и в глобальной сети Интернет. Портал отличает систематизация информации о деятельности данной организации по тематическому принципу. Особое место отводится таким направлениям деятельности, как исследовательская работа, взаимодействие с партнерами, ежегодная отчетность о результатах своей работы, а также предоставление грантов и оказание прочей поддержки архивистов11. Некоммерческие ассоциации в сфере архивного дела и управления документацией вносят значительный вклад в развитие отрасли. Благодаря плодотворной работе членов Общества американских архивистов значительно повысился уровень профессиональной подготовки архивистов и документоведов, а принятый Этический кодекс архивиста, способствовал переосмыслению ответственности архивиста перед обществом. Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов в своей деятельности нацелена на повышение профессионализма документоведов. Благодаря функционированию данного профессионального объединения значительно усовершенствовалась организация работы с документами не только в США, но и за их пределами. Отличительной особенностью деятельности профессиональных объединений на территории США является то, что рассмотренные образования способны фактически оказывать значительное влияние на развитие архивной отрасли и сферы управления документами в США. И во многом именно деятельность добровольных профессиональных организаций способствует достижению лидирующих позиций США в обозначенных направлениях.

10 См. Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом. М., 1997. С. 8–9.

11 www.armaedfoundation.org

ОБУЧЕНИЕ

ОПЫТ РАБОТЫ В ПРЕПОДАВАНИИ ДИСЦИПЛИНЫ «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»: КОМПЕТЕНТНОСТНЫЙ ПОДХОД А.И. Ложкина, Морской гос. ун-т им. адм. Г.И. Невельского

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО…» ФОРМИРОВАНИЕ КОМПЕТЕНЦИЙ

100

исциплина «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу» входит в базовую часть Блока 1 федерального государственного образовательного стандарта высшего образования (далее – ФГОС ВО) и предназначена для бакалавров по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». В соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом студент в результате освоения дисциплины должен обладать рядом компетенций. А именно: общекультурными, общепрофессиональными и профессиональными (научно-исследовательскими, технологическими, организационно-управленческими, проектными). В настоящее время российские ВУЗы ориентированы на реализацию положений Болонской декларации. А именно – пересмотрены учебные планы специальностей, разработаны новые рабочие учебные программы, вводятся новые формы и методы обучения, которые ориентированы на компетентностный подход.

ОБУЧЕНИЕ Полемика в отношении компетентностного подхода ведется не одним десятком ученых. Но «нет единства в интерпретации отечественными и зарубежными учеными компетентностного подхода как приоритетной образовательной парадигмы ХХI века»1. В соответствии с Болонской декларацией внедрение компетентностного подхода направлено на реализацию основной цели высшего образования – «подготовка квалифицированного специалиста соответствующего уровня и профиля, конкурентоспособного на рынке труда, компетентного, свободно владеющего своей профессией и ориентирующегося в смежных областях деятельности, готового к постоянному профессиональному росту, социальной и профессиональной мобильности»2. Современному обществу нужны люди с умением или способностями мгновенно адаптироваться к любым условиям современной действительности, с максимальным коэффициентом самоотдачи, с высоким профессиональным уровнем и коэффициентом эффективности своей деятельности. Современный рынок труда проводит жесткий отбор, корректируя формально свободный профессиональный выбор под влиянием конкуренции и экономической востребованности. Работодатель оценивает не только уровень полученной квалификации, но и умение использовать накопленный опыт для приобретения новых компетенций в режиме саморазвития3. Требования к формированию компетентности как результату образования обусловлены особенностями характеристики социально-профессиональной группы, к которой принадлежит специалист. Общая и профессиональная культура специалиста анализируются в зависимости от области его деятельности. Практическими определителями профессионального развития личности являются профессиональный тезаурус, профессиональное сознание, профессиональная деятельность. Данные компоненты показывают принадлежность специалистов к определенному типу коммуникативных систем («человек – че1

Дулатова А.Н. Подготовка документоведа высшей квалификации. Компетентностный подход. (Общие вопросы)// «Делопроизводство». №3. 2014 // URL: http://www.top-personal. ru/officeworkissue.html?353 (дата обращения: 12.01.2015) Мединцева И. П. Компетентностный подход в образовании // Педагогическое мастерство: материалы II междунар. науч. конф. (г. Москва, декабрь 2012 г.). М.: Буки-Веди, 2012. // URL: http://www.moluch.ru/conf/ped/archive/65/3148 (дата обращения: 02.02.2015) Хасия Т. В. Компетентностный подход: инновационные технологии в подготовке компетентных специалистов [Текст] / Т. В. Хасия // Молодой ученый. 2011. №12. Т.2 С. 150-151.

ловек», «человек – природа», «человек – знак», «человек – машина», «человек – художественный образ»). В профессиональной деятельности доминирует какой-либо один тип, другие типы в той или иной степени также могут присутствовать. В зависимости от типологии профессии определяется гуманитарная или техническая направленность полученной специальности4. Профессиональная деятельность бакалавров в области документоведения и архивоведения предполагает как теоретическую, так и практическую подготовку. Поэтому изучение дисциплины направлено на приобретение теоретических знаний в области кадрового делопроизводства и системы документационного обеспечения кадровых служб; изучение основ современной системы документации по личному составу; изучение архивов документов по личному составу; получение практических навыков по созданию, обработке и хранению кадровых документов. Изучение дисциплины основано на следующих видах учебной работы: лекции, практические занятия, самостоятельная работа. Занятия строятся на основе диалога педагога со студентом для развития у обучающихся способности самостоятельно решать проблемы, для развития способности постоянного обновления знаний, а также усвоения новой информации для успешного решения профессиональных задач. Для этого применяются следующие образовательные технологии: лекция с проблемным изложением, лекция с опорным конспектированием, работа в компьютерном классе, научные дискуссии, внеаудиторные самостоятельные задания с написанием отчетов и защитой, написание реферативных сообщений, подготовка устных докладов, тестирование, обратная связь. Изучение дисциплины базируется на знаниях, приобретенных в процессе изучения таких дисциплин, как «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Архивоведение», «Русский язык и культура речи», «Информатика», «Информационные технологии», «Трудовое право». Поэтому практические занятия являются интегрированными и обязательно включают вопросы нескольких дисциплин. Перед студентами в начале каждого занятия ставится профессиональная задача, которую они должны решить индивидуально, в группах или совместно с преподавателем. 4

101

ОБУЧЕНИЕ Как правило, формирование компетенций происходит комплексно. Например, перед студентами ставится задача создать проект локального нормативного акта «Положение о защите персональных данных» конкретной организации. Для решения этой задачи студентам необходимо изучить теоретические вопросы по темам «Локальные нормативные акты: понятие, этапы разработки», «Персональные данные: подходы к определению, обработка, хранение, методы защиты»; проанализировать законодательные акты, регламентирующие данные вопросы (а именно, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями и дополнениями, вступившими в силу на момент разработки положения). Также необходимо аккумулировать знания по оформлению документации, изучить нормативно-методические документы, которые регламентируют требования к оформлению, набор реквизитов, порядок утверждения, согласования, регистрации и хранения документа (а именно, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). При проектировании документа студенты должны проанализировать деятельность организации, в которой будет действовать разработанное положение, и выявить ее специфику. Так как приложения к положению являются образцами документов, то студенты должны обладать способностью создавать унифицированные формы документов. Таким образом, в процессе решения задачи студент овладевает рядом компетенций, а именно: • способностью использовать основы правовых знаний в различных сферах деятельности (ОК-4); • способностью к использованию основных методов, способов и средств получения, хранения, переработки информации (ОК-10); • способностью использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ОПК-1); • владением навыками использования компьютерной техники и информационных техно-

102

логий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных, составлении библиографических и архивных обзоров (ОПК-4); • владением основами информационно-аналитической деятельности и способностью применять их в профессиональной сфере (ПК-2); • способностью самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4); • способностью анализировать ценность документов с целью их хранения (ПК-8); • владением навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле (ПК-14); • способностью использовать правила подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки (ПК-19); • способностью разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела (ПК-31); • владением законодательной и нормативно-методической базой информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, способностью ориентироваться в правовой базе смежных областей (ПК-32); • знанием основ трудового законодательства (ПК-33); • знанием требований к организации кадрового делопроизводства и документированию трудовых отношений, хранению документов по личному составу (ПК-36).5 Таким образом, в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом высшего образования и Болонским процессом в преподавании дисциплины «Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу» реализуется компетентностный подход. В результате освоения дисциплины студенты приобретают как теоретические, так и практические знания и умения. Разные виды учебной работы формируют общекультурные, общепрофессиональные и профессиональные компетенции и реализуются посредством умения применять их на практике. Студенты-выпускники по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» могут быть конкурентоспособными и отвечать основным требованиям, которые предъявляет работодатель на рынке труда. 5

Консультант Плюс //URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 22.12.2015)

ОБУЧЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ПУБЛИКАЦИЯХ 2015 ГОДА Е.А.Ефименко, зав. лабораторией документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ

УЧЕБНИК «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ» УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ «ОРГАНИЗАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ» УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)» СБОРНИК УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО НАПРАВЛЕНИЮ ПОДГОТОВКИ БАКАЛАВРОВ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ»

рганизация документационного обеспечения управления представляет собой достаточно трудоемкий процесс, который требует специальных знаний. В Историко-архивном институте Российского государственного гуманитарного университета уже более полувека ведется подготовка специалистов по специальностям в области документационного обеспечения управления. Традиционно ежегодно силами сотрудников кафедры документоведения разрабатываются и выпускаются в свет различные учебные пособия, учебники, методические материалы, способствующие более глубокому и детальному освоению студентами учебных дисциплин, связанных с документационным обеспечением управления, и направленные в помощь преподавателям гуманитарных вузов. В октябре 2015 года издательством «Термика» был выпущен учебник Т.В. Кузнецовой и С.Л. Кузнецова «Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии)». Это уже второе издание данного учебника, переработанное и дополненное, в котором на базе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в службе кадров с момента получения или создания документов до сдачи дел в архивы по личному составу. По сравнению с первым изданием, вышедшим в свет в 2011 году и написанным авторитетным экспертом и специалистом в области кадрового делопроизводства, автором многочисленных книг и статей, бессменным заведующим кафедрой Документоведения ИАИ РГГУ в течение 32 лет Т.В. Кузнецовой (1933 2011), в новую редакцию представленного учебника внесены и подробно рассмотрены последние изменения в российском законодательстве,

103

ОБУЧЕНИЕ регламентирующем работу кадровых служб. В учебнике отображены, например, изменения, внесенные в 2014 году в Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006, касающиеся конфиденциальности информации, используемой в рамках трудовых отношений. Автором учебника также отмечено, что крайне важно при работе с кадровыми документами проверять актуальность законодательных актов, так как в связи с широким внедрением информационных технологий в них достаточно часто вносятся изменения. Основой учебника, несомненно, является текст первого издания «Кадрового делопроизводства», но доработанный и дополненный, особенно в главе 11 «Автоматизация работы кадровой службы». Первая глава учебника посвящена значению кадровой службы, ее месту в системе управления и порядку организации. Во второй главе представлены законодательные, нормативнометодические и организационные документы, регулирующие деятельность кадровой службы. Отдельные главы учебника отображают спец-

104

ифику работы с кадровыми документами, также автор не оставил без должного внимания и подробно рассмотрел трудовые правоотношения в системе государственной гражданской службы. Последняя глава учебника с учетом достижений последних лет рассматривает вопросы выбора и использования компьютерной техники, программного обеспечения с точки зрения применения их в работе службы кадров. Следует обратить внимание и на приложения. В них, помимо примеров различных форм документов, образующихся в процессе работы кадровых служб, законодательно-нормативных актов и методических документов, которые могут потребоваться в их работе, представлен уточненный справочный материал о местонахождении документов в государственных и ведомственных архивах, подтверждающих стаж работы граждан. Решением Учебно-методического объединения вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения второму изданию учебника присвоен гриф: «Рекомендовано Учебно-методическим объединением вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебника для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивоведение», он может также стать настольной книгой для специалистов, работающих в службе кадров и в подразделениях по управлению персоналом. В 2015 году увидело свет также второе, переработанное и дополненное издание учебного пособия Т.А. Быковой, Л.В. Санкиной «Документационное обеспечение управления негосударственных организаций». Данное учебное пособие анализирует современную правовую и нормативно-методическую основу документационного обеспечения управления в негосударственных организациях на примере одной из организационно-правовых форм – акционерных обществ. Акционерное общество – один из наиболее распространенных видов корпоративной организации с богатой историей, в связи с чем в первой главе уделено внимание историческому аспекту развития предпринимательской деятельности и организационно-правовых форм негосударственных предприятий. В первых разделах учебного пособия подробно рассматриваются законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации, нор-

ОБУЧЕНИЕ мативно-методические документы межотраслевого действия, в настоящий момент определяющие основные требования к управленческим документам. Особое место в законодательной и нормативно-методической базе в области документационного обеспечения управления в контексте данного учебного пособия предназначено нормам, которые регламентируют документационные процессы, присущие исключительно акционерным обществам. Во вторую главу выделены вопросы документирования учреждения акционерных обществ и документирования Государственной регистрации акционерных обществ. Следует отметить, что акцент в данном пособии сделан на документационное обеспечение деятельности органов управления акционерных обществ: общего собрания акционеров, совета директоров и исполнительного органа общества, а также на организацию хранения документации негосударственных коммерческих предприятий. Учебное пособие предназначено для студентов бакалавриата, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение», и может быть использовано студентами, обучающимися по экономическим, юридическим и управленческим направлениям бакалавриата. Оно также может быть полезно должностным лицам, обеспечивающим организационное и документационное обслуживание органов управления акционерных обществ, и работникам служб документационного обеспечения акционерных обществ. Особое место среди публикаций 2015 года занимает учебное пособие И.В. Топчиевой «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя», вышедшее в издательстве «Термика». В свое время этот учебный курс назывался «Секретарское дело», автором шести изданий которого была Т.В. Кузнецова. Книги, ею написанные, Татьяна Вячеславовна регулярно дополняла в соответствии с действующими законодательными актами и нормативно-методическими документами с учетом новых тенденций в профессии секретаря. Структура учебного пособия соответствует двум основным направлениям – функциям сотрудников, обеспечивающих деятельность руководителя в области документационного обеспечения и организационного обслуживания – документационного и бездокументного. Документационное обеспечение охватывает до-

кументирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организацию работы с документами. Организационное обслуживание деятельности руководителя организации, учреждения, предприятия представлено административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя, а именно организацией приема посетителей и граждан, подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами. Автор учебного пособия не обошел вниманием также вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте, а также психологические аспекты работы секретаря руководителя. К достоинствам учебного пособия следует отнести доступность изложения автором документоведческого материала, творческий подход и подробное и полное описание деятельности секретаря руководителя во всех ее проявлениях, будь то составление распорядительных документов, подготовка и проведение совещаний или разрешение возникающих конфликтных ситуаций. Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы. Предназначено для обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение» профиля «Информационнодокументационное обеспечение управления» (квалификация выпускника – бакалавр), а также слушателям и выпускникам курсов повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки всех уровней. Кроме того, пособие может быть полезно офисным работникам, то есть тем, кто на практике организует и осуществляет контроль за выполнением намеченных мероприятий, организует и обеспечивает документационное и бездокументное обслуживание деятельности руководителя, прежде всего секретарям. Учебному пособию присвоен гриф учебно-методического объединения вузов РФ. Еще одно учебное пособие, на которое стоит обратить внимание, вышло в издательстве «ИНФРА-М» в 2015 году. Это второе издание, переработанное и дополненное, пособия Т.А. Быковой, Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной «Документационное обеспечение

105

ОБУЧЕНИЕ управления (делопроизводство)». В пособии изложены способы документирования, рассматриваются функции управленческих документов. Основное место отведено современным требованиям к составлению и оформлению управленческих документов, а также вопросам организации службы делопроизводства, документооборота, регистрации, контроля и хранения документов. Учебное пособие написано доступным для его восприятия студентами языком, но в то же время отмечено серьезным научным подходом к систематизации накопленных знаний в области документирования управленческой деятельности и организации работы со служебными документами. Предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям: экономика, управление, юриспруденция. Помимо учебных пособий и учебников, силами сотрудников кафедры документоведения Историко-архивного института РГГУ был разработан и напечатан в декабре 2015 года в издательстве «Термика» «Сборник учебно-методической документации по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Базовая часть. Комплекс рабочих программ по документационному обеспечению управления». Составители: Т.А. Быкова, С.А. Глотова, Ю.М. Кукарина. Сборник представляет собой системно организованный комплекс учебно-методической документации, регламентирующий процесс обучения студентов и проверку качества их обучения на основе компетентностного подхода. Сборник подготовлен с целью оказания учебно-методической помощи вузам Российской Федерации, осуществляющим учебный процесс по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение». Учебно-методическая документация, которая была включена в сборник разработана в соответствии со стандартом ФГОС ВО по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и включает в себя дисциплины базового модуля: «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Кадровое делопроизводство». В сборнике представлена также «Рабочая тетрадь студента» с пояснительной запиской «Документ. Способы документирования и материальные носители информации».

106

Каждая из представленных рабочих программ включает в себя программу курса и тематические планы, планы семинарских и лабораторных занятий, рекомендации по организации самостоятельной работы студентов, описание образовательных технологий, список обязательных и дополнительных источников и литературы, перечень вопросов, примеры заданий и тестов для текущей и промежуточной аттестации по курсу. В первом квартале 2016 года готовится к выпуску вариативная часть «Сборника учебно-методической документации по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Авторский коллектив этой работы: Быкова Т.А.; Глотова С.А.; Емышева Е.М.; Конькова А.Ю.; Кукарина Ю.М.; Мосягина О.В.; Сергеева Л.В.; Скрипко Е.А.; Топчиева И.В. Вариативная часть представляет собой комплекс рабочих программ, составленных по образу и подобию базовой части сборника по следующим учебным курсам: • введение в профиль; • возникновение систем документации о жизни и деятельности человека в XIX веке; • документирование деятельности негосударственных организаций; • документирование прохождения государственной службы; • делопроизводство в органах местного самоуправления; • организация работы с обращениями граждан; • регулирование документационного обеспечения управления в административных регламентах; • организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя; • методика рационализации документационного обеспечения управления; • конфиденциальное делопроизводство; • формирование и развитие распорядительной документации; • деловой этикет; • электронный документ и электронная подпись в законодательстве; • защита конфиденциальной информации в кадровой службе; • защита и обработка персональных данных; • экспертиза ценности документов в делопроизводстве; • программа учебной практики по документоведению.

ПРАВО

ОТПУСК ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ: НЮАНСЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ И.А. Коссов, к.ю.н., доц. РГГУ

КОМУ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ ОТПУСК ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА И ОСОБЕННОСТИ ЕГО ОПЛАТЫ СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКА И ДЕНЕЖНЫХ ВЫПЛАТ

предыдущей статье мы рассмотрели вопросы, связанные с нюансами предоставления и оформления отпуска по беременности и родам1. Итак, малыш благополучно родился, отпуск по беременности и родам завершен. И что же дальше? А дальше молодая мама имеет право на продолжение ухода за собственным ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Для этих целей ей предоставляется соответствующий отпуск. Итак, право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с сохранением места работы (должности) закреплено в статье 256 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Данный отпуск могут использовать все работающие по трудовому договору женщины независимо от стажа работы, использования ими отпуска по беременности и родам, наличия в семье других лиц, способных осуществлять уход за ребенком, организационно-правовой формы и формы собственности работодателя2. Есть одна важная особенность такого отпуска, существенно отличающая его от отпуска по беременности и родам. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью 1

Коссов И.А. Отпуск по беременности и родам: нюансы предоставления и оформления // Делопроизводство. 2015. № 4. С. 107-111. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / под ред. А.М. Куренного, С.П. Маврина, В.А. Сафонова, Е.Б. Хохлова. – 3-е изд., пересм. – М.: Норма: ИНФРА-М, 2015. С. 544.

107

ПРАВО или по частям не только матерью ребенка, но и отцом, бабушкой, дедом, другим родственником (например, братом, сестрой, дядей, тетей и т. п.), а также опекуном. Степень родства или свойства при этом не является первоочередным условием предоставления отпуска. Ключевое значение в данном случае имеет фактическое осуществление тем или иным родственником ухода за ребенком. В соответствии с частями второй и третьей статьи 257 ТК РФ право на отпуск по уходу за ребенком также имеют и усыновители. Следует отметить, что на период отпуска за работником сохраняется место работы (должность), и он не может быть уволен по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем), переведен без его согласия на другую работу. В период отпуска мать ребенка, а также другие родственники могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Это право предоставлено им частью третьей статьи 256 ТК РФ. Волеизъявление работника на подобный труд обязательно должно быть выражено в соответствующем заявлении на имя работодателя. Работник, которому предоставлен отпуск по уходу за ребенком, имеет право на выплату пособия по государственному социальному страхованию. Размер пособия по общему правилу составляет 40% от среднего заработка работника 3. Работникам-совместителям, проработавшим у одних и тех же работодателей в пределах двух последних лет, пособие выплачивается одним из работодателей по выбору работника. В этом случае работник предоставляет работодателю справку о том, что по другому месту работы отпуск ему не предоставлен и пособие не выплачивается. При совпадении у женщины отпуска по уходу за ребенком с отпуском по беременности и родам она имеет право лишь на одно из пособий по государственному социальному страхованию на ее выбор. Право на получение пособия сохраняется за работником и в том случае, если во время отпуска он трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому. 3

См. подробнее: Федеральный закон 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ (ред. 31 декабря 2014 г.) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

108

Выплата пособия осуществляется работодателем в день выплаты заработной платы. Необходимо иметь в виду, что пособие по уходу за ребенком выплачивается работнику не в течение всего отпуска, а до достижения ребенком возраста полутора лет. В последующий период работнику предоставляется лишь компенсационная выплата, о которой подробнее будет сказано ниже. Работник имеет право обратиться за пособием в любое время со дня предоставления отпуска, но главное, чтобы это произошло не позднее достижения ребенком возраста полутора лет. Иначе пособие выплачено не будет. Отдельным категориям граждан действующим законодательством установлены повышенные размеры пособия по уходу за ребенком и удлиненный срок его выплаты (например, гражданам, подвергшимся воздействию радиации)4. Как уже отмечалось, в период отпуска по уходу за ребенком наряду с пособием по государственному социальному страхованию работник получает компенсационные выплаты, установленные Указом Президента Российской Федерации. Размер выплат составляет 50 рублей в месяц, они производятся до достижения ребенком возраста трех лет. Компенсация, как и пособие, выплачивается в день выплаты заработной платы5. Процедура предоставления отпуска, назначения пособия и компенсационных выплат определена федеральными нормативными правовыми актами - законодательными и подзаконными. Немаловажное значение имеет и соблюдение всеми участниками этой процедуры установленных требований к оформлению необходимых документов. В соответствии с частью первой статьи 256 ТК РФ отпуск по уходу за ребенком предоставляется по заявлению женщины либо другого родственника ребенка. Оно адресуется работодателю в лице его представителя (руководителя организации либо должностного лица, которому делегированы соответствующие полномочия). Макет заявления о предоставлении отпуска может выглядеть так: 4

Например, Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии на Чернобыльской АЭС». Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 1994 г. № 1110 «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан»; Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206 (ред. 24 декабря 2014 г.) «Об утверждении порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан».

ПРАВО

Письменные заявления работника также необходимы для назначения пособия по государственному социальному страхованию и ежемесячной компенсационной выплаты: а) макет заявления о назначении пособия по государственному социальному страхованию

б) макет заявления о назначении ежемесячной компенсационной выплаты

Помимо заявлений для предоставления отпуска по уходу за ребенком, а также назначения пособия по государственному социальному страхованию и ежемесячной компенсационной выплаты работнику необходимо представить работодателю ряд документов: 1) свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, за которым осуществляется уход, либо выписку из решения об установлении над ребенком опеки;

109

ПРАВО

110

ПРАВО 2) свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка или детей; 3) справку с места работы отца (матери или обоих родителей) ребенка о том, что он (она или они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком; 4) справку о заработной плате с прежнего места работы (в случае, если работник в течение двух предыдущих лет менял место работы); 5) документы, подтверждающие родство или свойство с ребенком (если отпуск предоставляется родственнику); 6) справку о том, что по другому месту работы отпуск работнику не предоставлен и пособие не выплачивается (для работающих по совместительству). В отдельных случаях при назначении пособия по уходу за ребенком устанавливается необходимость представления и ряда иных документов 6. Предоставление работнику отпуска по уходу за ребенком оформляется приказом работодателя. В приказе в обязательном порядке указывается дата начала отпуска. Также видится необходимым указывать и дату окончания отпуска, хотя мнения на этот счет неоднозначны. Например, ряд юристов полагают, что наличие в приказе даты окончания отпуска нецелесообразно, так как работник вправе в любой мо6

Полный перечень документов, необходимых для назначения пособия по государственному социальному страхованию, содержится в пункте 54 Приказа Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (ред. от 22 июля 2014 г.) «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».

мент прервать отпуск и выйти на работу7. Однако вряд ли приведение в приказе этой даты каким-то образом может повлиять на право работника прервать отпуск и выйти на работу. В то же время отражение в приказе конечной даты отпуска позволяет четко определить его временные границы и количество дней. В соответствии с пунктом 57 приказа Минздравсоцразвития России № 1012н основанием для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком работнику, подлежащему обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, является решение организации о предоставлении ему отпуска по уходу за ребенком. То есть из содержания данного пункта можно сделать вывод о том, что для назначения и выплаты работнику пособия вполне достаточно приказа работодателя о предоставлении отпуска и нет необходимости в издании отдельного приказа о назначении пособия. Исходя из содержания пункта 12 Постановления Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. (ред. от 24 декабря 2014 г.) основанием для назначения работнику ежемесячной компенсационной выплаты также является приказ о предоставлении работнику отпуска по уходу за ребенком, копия которого прилагается к заявлению.

Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / под ред. А.М. Куренного, С.П. Маврина, В.А. Сафонова, Е.Б. Хохлова. – 3-е изд., пересм. – М.: Норма: ИНФРА-М, 2015. С. 545.

О т в е т ы н а к р о с с в о р д (с. 112): П о г о р и з о н т а л и: 1. Эйчар. 6. Презентация. 9. Сеанс. 10. Дробь. 12. Акула. 13. Кредит. 15. Спич. 17. Состав. 20. Муха. 21. Двуязычие. 22. Акын. 23. Кризис. 24. Опция. 25. Амфора. 26. Динар. 28. Фаянс. 30. Бонус. 31. Протекторат. 33. Лично. П о в е р т и к а л и: 1. Эпизод. 2. Челн. 3. Рыцарь. 4. Адрес. 5. Этика. 7. Фандрайзинг. 8. Аутстаффинг. 11. Оппозиция. 13. Комик. 14. Тодес. 16. Чечня. 17. Смета. 18. Ванга. 19. Руно. 27. Рюрик. 28. Футбол. 29. Срочно. 30. Бланк. 32. Коуч.

111

КРОССВОРД

ВОПР ОСЫ:

По горизонтали: 1. Менеджер по работе с человеческими ресурсами. 6. Общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося. 9. Демонстрация чего-либо в определенный промежуток времени. 10. Форма представления рационального числа. 12. Крупная хищная морская рыба. 13. Предоставление в долг товаров или денег. 15. Краткая приветственная речь на званом обеде, банкете. 17. Совокупность частей, предметов, образующих сложное целое. 20. Чешский живописец, театральный художник, представитель эпохи модерна. 21. Одинаково совершенное владение двумя языками, умение в равной степени использовать их в условиях общения. 22. Народный поэт-импровизатор и певец у казахов и киргизов. 23. Обостренное, неустойчивое положение, переломный момент. 24. Вариант режима работы компьютерной программы, который наиболее подходит для цели пользователя. 25. Широко распространенный в античном мире и Киевской Руси X–XII вв. большой, суживающийся книзу узкогорлый сосуд. 26. Денежная единица различных стран, большинство из которых арабоговорящие или бывшие частью Османской империи. 28. Керамические изделия. 30. Один из видов маркетинговых ходов в Интернете, заключающийся в раздаче денег. 31. В международном праве одна из форм зависимости государств, устанавливаемая неравноправным договором. 33. Персонально (нареч.). По вертикали: 1. Отдельное небольшое событие, происшествие. 2. Небольшое судно, лодка. 3. Средневековый дворянский почетный титул в Европе. 4. Почтовый, электронный… 5. Философская наука, объектом изучения которой является мораль, нравственность. 7. Процесс привлечения внешних для компании ресурсов, необходимых для реализации какой-либо задачи, выполнения проекта или деятельности в целом. 8. Возможность использования рабочей силы другого предприятия. 11. Группа лиц внутри организации, противопоставляющая свои взгляды политике большинства. 13. Человек, обладающий способностью смешить окружающих. 14. Элемент фигурного катания. 16. Республика в составе Российской Федерации. 17. Документ, представляющий собой расчет предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности. 18. Болгарская ясновидящая. 19. Шерсть овцы. 27. Основатель правящей русской княжеской династии, создатель древнерусского государства. 28. Спортивная командная игра. 29. Советский художественный фильм «… Секретно… Губчека». 30. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. 32. Человек, помогающий обучающемуся достичь некой жизненной или профессиональной цели.

Ответы на кроссворд см. на с. 111

112

Составитель: Е.А. Ефименко