Делопроизводство №3 - 2015

www.TOP-PERSONAL.ru

(июль – сентябрь)

В номере:

Импортозамещение СЭД: возможности и риски Избыточность в управленческих документах: новые разновидности Документирование служебных отношений в органах внутренних дел Проблемы подготовки кадров в сфере документационного обеспечения управления Документирование разрешения трудовых споров в Комиссии по трудовым спорам

При поддержке:

www.TOP-PERSONAL.ru

www.TOP-PERSONAL.ru

Журнал издается при участии Историко>архивного института Российского государственного гуманитарного университета и Всероссийского научно>исследовательского института документоведения и архивного дела Росархива

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Избыточность в управленческих документах: новые разновидности ........ 3 Н.Б. Зиновьева

Понятие об объекте и предмете исследования в документоведении .............................................................................. 8 З.А. Сафиуллина

Счетная палата РФ – высший орган внешнего государственного аудита 14 Т.Г. Архипова

Роль регламентов деятельности государственных органов в организации государственной службы в России .................................... 18 Е.В. Богатченко

О главной функции документа… ............................................................... 23 (документы и чиновники) Н. Ягинцева

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ DOCFLOW: 21-я конференция-выставка по управлению информационными ресурсами и электронным документооборотом ..... 26 С.Л. Кузнецов

Импортозамещение СЭД: возможности и риски ...................................... 35 А.А. Линев

Перспективы использования облачных технологий в электронном документообороте ....................................................... 39 В.И. Берестова

Сканер – как способ доставки информации в службе ДОУ ....................... 45 Г.А. Серова, Н. Корчагин

Электронное правительство Белгородской области ................................ 51 М.Л. Рябцева, И.М. Ельчищева

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Международные договоры как один из ключевых видов дипломатических документов: требования к структуре, порядок подготовки и оформления ................ 57 Е.А. Шалина

Документирование служебных отношений в органах внутренних дел ...... 62 Е.А. Виноградова, Л.Д. Шаповалова

Документирование разрешения трудовых споров в Комиссии по трудовым спорам ......................................................... 68 Д.В. Просвирина

ОПЫТ РАБОТЫ Особенности организации работы с обращениями граждан в Министерстве образования и науки Российской Федерации ............ 73 Ю.М. Кукарина, Р.Т. Говорова

Подготовка и документирование деловых встреч и переговоров .............. 79 И.В. Топчиева

Секретарь-референт – главная фигура в ДОУ на предприятии................ 86 Л.Р. Фионова, Ю.И.Черницова

Наводим порядок на рабочем столе ........................................................ 92 Н.В. Пластинина

ОБУЧЕНИЕ Проблемы подготовки кадров в сфере документационного обеспечения управления ..................................................................... 98 А.В. Ермолаева

ПРАВО Кратковременный трудовой договор: особенности содержания и оформления ...........................................103 И.А. Коссов

Обработка и хранение персональных данных .........................................107 И.А. Трофимова

КРОССВОРД . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Главный редактор журнала Кузнецов C. Л. Зам. гл. редактора журнала Ларин М.В. Редакционная коллегия: Безбородов А. Б. Конькова А. Ю. Кукарина Ю. М. Верстка: Корнилова О. Корректор: Кочетков П. Прямая подписка и отдел реализации: 5421613@mail.ru Гл. редактор ИД «Управление персоналом» Гончаров А. Н.

Подписные индексы: по каталогу агентства "Роспечать" – 29659 (на полугодие). Учредитель: ООО "Журнал "Управление персоналом". Регистрационное свидетельство ПИ № 77 15415. Выдано Комитетом Российской Федерации по печати. Издательство не несет ответственности за ущерб, нанесенный в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся в настоящем издании. Перепечатка материалов (полная или частичная) допускается только с письменного разрешения редакции.

© "Делопроизводство", 2015. Подписано в печать 22.07.2015 Формат 60х90 1/8. Печать офсетная. Бумага офс. № 1. Печ. л. 13. Тираж 10 000. Заказ № 107-15. Отпечатано в полном соответствии с качеством предоставленного электронного оригинал-макета ООО «ИнПринт» в ОАО «Кострома» 156010, г. Кострома, ул.Самоковская,10.

ИЗБЫТОЧНОСТЬ В УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТАХ: НОВЫЕ РАЗНОВИДНОСТИ Н.Б. Зиновьева, д. пед. н., проф., зав. каф. документоведения и информационной культуры ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств»



АСПЕКТЫ ИЗБЫТОЧНОСТИ В УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТАХ



ПРОБЛЕМЫ ИЗБЫТОЧНОСТИ ПРИ ВОСПРИЯТИИ ДОКУМЕНТОВ

К

лючевые слова: документ, управленческий документ, документооборот, объем документооборота, текст документа, информационная избыточность, информативность. Аннотация: статья посвящена характеристике некоторых разновидностей избыточности в управленческих документах – количественной, смысловой, номинативной и др. Рассматриваются объективные и субъективные причины проявлений избыточности в управленческих документах, вносятся предложения по выработке путей адаптации к сложившейся ситуации. В информационной сфере рассмотрение проблемы избыточности имеет давние традиции. Еще 20-30 лет назад в ходу был весьма популярный термин – «информационный взрыв», который трактовался как некая социальная тенденция, приводящая к лавинообразному росту количества разных источников информации, в том числе и управленческих документов. Проводились научные исследования, доказывающие экспонентальный рост всего этого информационного разнообразия, и прогнозы были неутешительны – тупик, хаос, коллапс. Вскоре последовавшая компьютеризация частично эту проблему сняла: несмотря на то, что количество информационных источников разнообразного содержательного наполнения (печатных и электронных) по-прежнему показывало рост, оно получило свое ограничение в виде экономической целесообразности и покупательского спроса. И на некоторое время об этих прогнозах забыли. Через пару десятилетий тенденция роста объема информации заявила о себе вновь, но ее проявления были уже качественно иные.

3

В результате появившейся технологической возможности копирования, сканирования, инкорпорирования целых кусков одного текста в другой, их мгновенной и финансово незатратной передачи на любое расстояние снизилась зависимость конструктивной формы документа от объема текста. Возможность вместить в небольшой физический объем текста документа множество дополнительных справочных сведений увеличила его информативность. В результате сегодняшние управленческие документы стали более пространны, развернуты, многостраничны, содержательно насыщены, что, с одной стороны, дает возможность вычленить из предоставляемой информации больше различных сведений, в том числе данных справочного, нормативного, законодательного характера, а с другой – усложняет структуру документов, провоцируя новый виток избыточности. Анализ этого явления показал, что оно вызвано целым рядом объективных и субъективных причин. Объективные причины обусловлены социальными тенденциями ускорения и усложнения управленческих процессов в целом. В условиях повышенной социальной динамики общество сталкивается с чем-то новым и неожиданным, вынуждено решать проблемы, опыта разрешения которых просто нет. Жить в условиях неопределенности некомфортно, и постоянно возрастающий объем использования информации становится результатом естественного желания приуменьшить эту неопределенность. А появление в социальной практике новых, ранее не заявлявших о себе аспектов, сторон, направлений, сфер и видов деятельности требуют адекватного документного отражения; усиления их законодательного и нормативного регулирования. Многочисленными законами, стандартами, положениями и инструкциями вводятся обязательные требования к составлению и оформлению регламентирующих и описывающих их разновидностей документов, прописываются структура, функции, реквизиты, порядок утверждения, степень детализации представляемых данных. К объективным причинам роста избыточности управленческой документации присоединяются субъективные, объясняющиеся боязнью работников управленческого аппарата что-либо не учесть, пропустить, не отметить. Из-за общей нервозности и попыток ухода от ответственности происходит повальный сбор информации, даже незначительной и ничтожной.

4

В теории информации давно установлено, что избыточность в коммуникации в определенной мере полезна и даже необходима. Это своего рода обязательное требование, которое обеспечивает ее надежность, гарантирует доведение основного смысла при потере какой-либо части текста. Она же «разряжает» неоправданно плотный текст, содержательно развертывая смысл избыточными выразительными единицами, тем самым снижает уровень монотонности. Это способствует лучшему пониманию и запоминанию при повторах, дает необходимый «отдых» глазу на менее информативных фрагментах (об этом в свое время писал Воробьев Г. Г.).1 Но в данном случае речь идет о выходе за пределы этой нормы избыточности, и последствия этого явления печальны. Рост потока документов, увеличение их объемов и сложности приводит к росту числа занятых в этой сфере работников, как следствие – к бюрократизации управленческого аппарата, к усилению роли формальных требований в отношении огромного количества представляемых документов, отодвигая на задний план требование гибкости к реальной управленческой практике. К этому следует присовокупить сложности, вызванные отсутствием четких и проверенных критериев, показателей, особенно для новых направлений деятельности. Возникают затруднения с терминологической «упаковкой» рассматриваемого в документах содержательного наполнения – отсутствие и запаздывание теоретического осмысления возникающих в сфере управления проблем приводит к словесной размытости, неконкретности формулировок, а то и к грубым ошибкам. Перенасыщение информацией порождает атрофию чувства ее ценности. Другими словами, в потоке трудно отделить главное от менее главного, ценное от менее ценного. Таким образом, хорошие идеи вырождаются в формальные требования, полностью выхолащивающие их положительный потенциал. Теоретически можно выделить следующие аспекты избыточности в управленческих документах. Прежде всего, то, что лежит на поверхности проблемы, – количественная избыточность. Количество документов за последнее десятилетие умножилось многократно и продолжает расти. Соответственно, растет уровень напря1

Воробьев Г.Г. Документ: Информационный Г.Г. Воробьев. – М.: Наука, 1978. – 235 с.

анализ

/

женности, вызванный необходимостью их подготовки, оформления, реагировать на них. Об этом пишет М.В. Ларин в статье «Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях», в которой, характеризуя масштаб проблемы, приводит пример роста числа документов в сфере госзакупок, по приблизительным подсчетам приближающийся к 10 млн контрактов ежегодно. «Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе, и умножьте их количество на 10 млн контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько! – восклицает он. – Но проблема не только в этом. Еще один ее аспект – непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности. Примечательно, что эти изменения не влекут за собой упрощения формуляров документов, сокращения числа реквизитов. Нет, наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления».2 Сегодняшние технологии, безусловно, сокращают время, необходимое для осуществления некоторых технологических процессов обработки документов. Но личностный фактор никто не отменял – любой документ нуждается в прочтении, осмыслении, мысленном обосновании вариантов принятия решений, просчитывании рисков и других интеллектуальных действиях. А если учесть, что содержание, структура, форма представления документов усложняются, а их объем увеличивается, то и времени на их рассмотрение тоже требуется больше. Получается, что бездумное усложнение формы и увеличение объема документооборота при запросах вышестоящих организаций ведут не к более высокому качеству управления, а к бездумному перекопированию уже имеющегося нижестоя2 Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях /М.В.Ларин // Делопроизводство, -2012.-№2.

щими, документы производятся по принципу «каков вопрос – таков ответ». При этом большой объем может быть обработан только машинными технологиями с применением исключительно формальных методов. Неформальные же методы, предполагающие качественную оценку, учет ситуации и особенностей, выбор ценного, т. е. то, что может сделать только человек, в этой ситуации невозможны: в массе ненужных сведений трудно отыскать чтото действительно стоящее. В результате уходит живая мысль, снижается уровень критической оценки, эффективность управленческого потенциала документов падает. Кроме вышеназванных достаточно хорошо известных в управленческой сфере разновидностей документной избыточности назовем еще несколько, заявивших о себе не так давно. Смысловая избыточность. Она может быть рассмотрена в двух аспектах: «вширь» и «вглубь». «Вширь» – это простая смысловая избыточность, которая характеризуется неоправданным увеличением объема текста. Такой текст избыточно длинен и информационно «плотен» (т. е. предельно насыщен дескрипторами), не разбит на смысловые куски, в результате – тяжел для восприятия. Ее провоцирует смысловая избыточность «вглубь», которая проявляет себя в излишней детализации данных, когда текст максимально насыщается фактами, изобилует уточнениями, деталями, частностями, справочными данными. На уровне детализации хотелось бы остановиться особо. Дело в том, что детализацию чего бы то ни было при желании можно производить до бесконечности. Но между предпринятыми усилиями и их результатом обнаруживается нелинейная зависимость, что означает: наращивание усилий не прямо пропорционально желаемому результату. В какой-то момент происходит затормаживание, а далее – превращение в свою противоположность. ***

5

В ПОРЯДКЕ ДИСКУССИИ

ПОНЯТИЕ ОБ ОБЪЕКТЕ И ПРЕДМЕТЕ ИССЛЕДОВАНИЯ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ

З.А. Сафиуллина, д. пед. н., проф. КГУКИ

8

О

дин из ключевых теоретических вопросов любой научной дисциплины – определение ее объекта и предмета. От понимания этого вопроса во многом зависит развитие как теоретической части научной дисциплины, так и практических аспектов деятельности. В любой профессиональной деятельности и области научного знания есть свои специфические объекты и объекты, которые исследуются разными научными дисциплинами. Это касается и документоведения. В самом общем виде объектом документоведения являются документы, а также все то, что связано с их созданием, функционированием. Обсуждая вопрос об объекте и предмете дисциплины, нельзя не учитывать понимание учеными области знания. Сегодня к дисциплинам документоведческого цикла можно отнести любые, которые в качестве объекта исследуют системы документальных коммуникаций. В этом плане речь идет о достаточно широком понимании объекта, и в таком качестве он практически пока исследуется не во всех документоведческих областях знания. Для многих областей деятельности и научного знания такой объект, как документ, наполняется конкретным содержанием. Для юридических наук документ – это то, что используется для установления правоотношений, правовых последствий. Для литературно-художественного

творчества литература – документ, определяющий образное воздействие на людей и общество. Науковедение, научная деятельность и научные документы направлены на формирование когнитивной компоненты (уровня) социальной коммуникации, выявление закономерностей ее развития.1 Такой раздел науковедения, как библиометрия, исследует количественно документы (публикации) по разным признакам: авторам, журналам, тематическим рубрикам, странам.2 К специальным документоведческим областям знаний, формировавшимся в истории для изучения вопросов создания, сохранения и распространения документированной информации, относятся библиографоведение, библиотековедение, книговедение, более частные в их пределах направления, а также интегрированные дисциплины, рассматривающие документальные каналы как важнейший способ коммуникации. Особенность их в том, что в них в качестве объектов изучаются разные типы документов. Так, библиографоведение рассматривает первичный документ как отражение разнообразных смыслов и вторичный документ как моделирующий (концентрирующий) информацию о всех типах и видах, жанрах документов. В документоведческих областях знаний заметна тенденция постоянного расширения объекта исследования, перехода от сугубо специфических объектов к широким, контекстуальным. В библиографоведении объектом библиографии давно объявлены уже не просто документы, а система «документ – потребитель»,3 знание,4 инфокванты 5, культура и др. В зависимости от предмета выбор объектов может замыкаться самой областью знания или быть ориентированным на объекты, изучаемые и другими научными дисциплинами. Дисциплиной, изучающей многие объекты, является культурология, но ею до сих пор в недостаточной мере осваиваются объекты до1

2

3 4

5

Сафиуллина З.А. Науки в информационном контексте// Сафиуллина З.А. Социальная коммуникация – культурно-знаниевая структура – информационная культура: грани общего и особенного: монография. – Белгород, 2009.- С. 179-184. Пенькова О.В., Тютюнник В.М. Науковедение, наукометрия и их производные: Методы колич. оценки науч. деятельности: Моногр. – Тамбов: Изд-во МИНЦ, 2002. – 176 с. Коршунов О.П. Проблемы общей теории библиографии: монография. – М.: Книга,1975. – 191 с. Зубов Ю.С. Библиография и художественное развитие личности: монография. – М.: Книга, 1979. – 144 с.; Фокеев В.А. Природа библиографического знания: монография. – М.,1995.-351 с. Сляднева Н.А. Библиография в системе Универсума человеческой деятельности: опыт системно-деятельностного анализа: монография. – М.: Изд-во МГИК, 1993. – 226 с.

кументальных коммуникаций, о чем мы уже ранее писали.6 Самостоятельное развитие получило документоведение, определяемое как документационное обеспечение управленческой деятельности или управленческое документоведение. Документационное обеспечение управления как область знания и практической деятельности имеет сегодня в основном один (именно один – Прим. С.З.) из важнейших специфических объектов исследования – управленческий документ, хотя этот же объект изучают и другие науки (юридические, библиотечно-библиографические, исторические). При этом к управленческому документу чаще относится документ, соответствующий современным управленческим нормам. А в отдельных случаях – актуализируемый ретроспективный документ, относимый к группе первоисточников. Современными исследователями выделяется взгляд на документальную информацию в архивоведении как на информацию, потерявшую черты свободной информации, но сохранившей потенциальную возможность актуализироваться.7 Документационное обеспечение управления как область знания изучает документ с позиций отражения в нем управленческих функций и использования его в управленческих целях, выделяя специально аспект и управления самими документами. Понимание специфических объектов (отраслевых) происходит лучше, если есть выход на объекты внешние, не сугубо отраслевые. Ведь полноценное познание такого объекта, как документ, возможно только при исследовании внешних объектов. В конкретных исследованиях документа для его понимания дополнительно изучаются разные сферы профессиональной и непрофессиональной деятельности, социальные институты. Поэтому современное ДОУ относится как раз к тем областям знаний, которые ориентированы и на объекты, изучаемые другими областями знаний. Определяя в качестве внешнего 6

7

Сафиуллина З.А. О содержательной обоснованности в изучении явлений культуры//Вестник МГУКИ. – 2004. – №1. – С. 70-78; Сафиуллина З.А. Герменевтические аспекты исследования культуры философией, социальными коммуникациями, культурологией и другими науками//Вузы культуры и искусств в мировом образовательном пространстве: новые пути наук о культуре: Матер. Междунар. науч. – практ. конф./Москва, 28-29 мая 2009 г. – С. 154-160. Плешкевич Е.А. Теория документальной информации: очередной этап в развитии знаний и документальных явлениях// Документация в информационном общесте: международный опыт управления документами: докл. и собщ. на ХVII Междунар. науч.-практ. конф. 25-26 нояб. 2010 /ВНИИДАД-М., 2011. – С.391.

9

объекта – управление, ДОУ как область знания постепенно расширяет количество объектов для рассмотрения, поскольку само управление реализуется (распространяется) во всех организациях и тем самым включает в свой предмет специфику изучаемых управленческих объектов. Для развития ДОУ как научной дисциплины важно понимание объектов в той мере, в какой они позволяют углубить понимание предмета. Сами эти объекты (внешние) бесконечно разнообразны, могут различаться в зависимости от видов и уровней социально-коммуникационной (документационной деятельности). Многие проблемы ДОУ не могут решаться сегодня без социально-коммуникативного подхода, без взаимосвязи с другими дисциплинами документоведческого цикла, с социологией управления, философией и психологией, информационнотехнологическим направлением. Управленческое документоведение в документальной коммуникации изучает как объект в основном сам документ, в последнее время – частично коммуниканта (создателя и распространителя управленческого документа). Исследований гораздо меньше относительно того, кому предназначается управленческий документ. Управленческое документоведение примерно повторяет путь развития других дисциплин документоведческого цикла, в которых недооценивался до определенного момента потребитель как часть системы «документ-потребитель». Управленческим документоведением изучалась та управленческая информация, которая имеет отношение к уровням управления, обеспечивающим вертикальную иерархию управленческих связей. Современная система документальных коммуникаций рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, в качестве которых выступают коммуникант (создатель и распространитель документа), сам документ (который сегодня и выступает основным объектом исследования в документоведении) и потребитель. Кроме того, нельзя обходить каналы передачи документальной информации, контекстуальные процессы и другие элементы социально-коммуникативной системы. Таким образом, речь идет о необходимости постоянного расширения объектов. Более широкие объекты, частью которых являются специфические объекты системы документальных коммуникаций, наполняют их конкретным содержанием. И поэтому должны включаться в процесс научного осмысления.

10

Если практическая деятельность (научнопрактическая деятельность) предполагает и включает в себя смежные объекты, то все они становятся объектами и данной научной дисциплины. В управленческом документоведении в качестве дополнительных объектов выступают различные сферы социальной коммуникации, организационные структуры, в которых реализуется (или не реализуется) документационное обеспечение управленческой деятельности. При исследованиях обращается внимание на особенности делопроизводства с учетом вновь возникающих новых взаимодействий в организации. Если же в исследованиях делается акцент только на изучение документа, а не на связи, возникающие в связи с ним, вопросы управленческой деятельности и ее документационного обеспечения остаются во многом открытыми. Выбор объектов в той или иной области знания (деятельности) осуществляется через предметную сферу. То есть область знания включает в свой общий предмет познания те объекты, которые позволяют глубже узнать об основном предмете исследования. Предмет научной дисциплины определяется как общим пониманием ее особенностей, так и совокупностью предметов, которые включаются и постепенно расширяют общий предмет по мере включения в познание новых объектов. Предметное содержание (знание) в каждой конкретной области знаний углубляется в связи с решением существующих в них проблем, стратегических и тактических задач. Предмет развивается лучше благодаря постоянному пополнению знания о той стороне объекта, которая изучается дисциплиной. В ряде ситуаций возможно бытование предмета в очень широких границах, без четкого выделения объекта. В этом случае исследователь (познающий) сознательно очерчивает объект раскрытия темы, предмета или выбирает какие-то объекты для иллюстрации темы. При предметном исследовании объектов выявляются общие их признаки и специфические. В управленческом документоведении специфические определяются тем, что субъектобъектные, или, по-другому говоря, управленческие отношения пронизывают разные уровни и сферы деятельности, а управленческая информация тоже таким образом дифференцируется. Углубление предмета исследования во многом связано с обращенностью к конкретной сфере

социальной коммуникации. Именно в этом проявляется тесное пересечение объекта и предмета исследования. Выбор объектов зависит от самой науки, ее содержания, уровня развития. Выбор объектов для отдельных наук может выходить за сугубо предметную специфику, носить межпредметный характер. Человек – объект исследования для многих наук. Для разных наук могут быть специфичны выбираемые группы людей. Для библиотечно-информационных наук человек – потребитель информации – как объект постепенно становится своим. Для управленческого документоведения – человек как объект пока более косвенный в исследованиях. Внимание к объекту расширяет предмет исследования. Предмет отдельных наук расширяется, выходит за рамки своего узкого предмета, становится межпредметным и в определенной степени начинает совпадать с объектом. В ряде случаев становится сложным проведение разграничений между предметами. На это обращают внимание и исследователи в области документоведческих дисциплин, подчеркивая, что используемые науковедом, библиотековедом, информатиком объекты в действительности часто пересекаются, и четких границ между собой не имеют.8 Степень дифференцированности объектов социальной коммуникации, по отношению к которым управленческая информация выступает как предмет, высокая. Сегодня документоведением охвачено достаточно большое количество сфер деятельности, в том числе и с рассмотрением исторических, международных аспектов развития объектов, с учетом развития иерархических отношений (государственный, региональный республиканский, муниципальный и др. уровни) и даже уровня самостоятельных действий человека, вступающего во взаимоот8 Пенькова О.В.,Тютюнник В.М. Науковедение, наукометрия и их производные: Методы колич. оценки науч. деятельности: Моногр. – Тамбов: Изд-во МИНЦ, 2002. – С.84.

ношения с другими людьми и организациями на основе документирования. Однако для отдельных современных социально-коммуникативных структур только ставится задача признания информационного ресурса важнейшим для управленческой и производственно-экономической деятельности.9 Традиционно сложилось представление, что объект всегда шире предмета в том плане, что для исследования берется какая-то одна сторона объекта, которая и выступает в качестве предмета исследования. Но такое понимание слишком однозначно, хотя в целом и приемлемо для разграничений этих понятий. Тем не менее в определенных ситуациях объект может быть уже предмета. Например, библиотечно-информационная сфера образования как объект может быть уже такого предмета, как гипертекстуализация образования. Предмет может сужаться, углубляться на определенном этапе развития той или иной конкретной науки и наполняться уже обновленным, межпредметным содержанием. Межпредметность во многом определяется характером выбираемого объекта. Необходимость в межпредметном подходе возникает при недостаточности имеющегося в науке знания для решения существующих проблем, методологической слабости их познания. Межпредметным объектом для многих областей знания выступает и управленческая деятельность. Ее изучают социология управления, юридические науки, документоведение, история, кибернетика, общая теория систем и другие науки. ***

9 Романченко Е.В. Жизненная необходимость внедрения электронного документооборота в российских холдингах// Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами: докл. и собщ. на ХVII Междунар. науч.-практ. конф. 25-26 нояб. 2010/ВНИИДАД-М., 2011. – С.491.

11

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА РФ – ВЫСШИЙ ОРГАН ВНЕШНЕГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АУДИТА

Т.Г. Архипова, проф. РГГУ



СОЗДАНИЕ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ



ФУНКЦИИ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ И ЕЕ ЗАДАЧИ



ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

Н

азвание этого органа в последнее время все чаще оказывается на слуху российских граждан в связи с участившимися сообщениями в СМИ о тех или иных случаях хищений, растрат, нецелевого использования бюджетных средств. Чего стоит информация, озвученная совсем недавно председателем Счетной палаты Т.А. Голиковой о нарушениях в расходовании средств в одном лишь Роскосмосе на сумму в 92 млрд рублей1. Чаще всего источником такой информации является именно Счетная палата. Такого рода сведения размещены и на ее сайте, и в ее специальном издании – Бюллетене Счетной палаты. Незнание особенностей ее организации и деятельности вводит в заблуждение многих, так как, согласно известному выражению, по мнению граждан «вор должен сидеть в тюрьме», а палата «никого не сажает». Дело в том, что, занимая особое место в политической системе современной России, сама по себе Счетная палата остановить процесс финансовых нарушений тем или иным государственным органом или конкретным должностным лицом не может – требуется содействие силовых ведомств и реакция правительства. К сожалению, и того, и другого удается добиться не всегда.

1

14

Аргументы и факты. 2015. № 22. С. 2.

Одни аналитики считают, что органы с такими полномочиями, как у Счетной палаты, существовали начиная со времен Древнерусского государства, другие ведут отсчет с середины ХVI в., третьи – связывают возникновение контрольных органов с реформами Александра I, четвертые называют первым контрольным органом Наркомат государственного контроля РСФСР, созданный в 1918 г. И все-таки деятельность не только первых контрольных органов носила выборочный характер, таковой она оставалась и в последующие периоды, была весьма зависимой от высших органов государственной, а затем и партийной власти. Если учитывать положение этого органа, то и здесь есть весьма существенные нюансы. Все существовавшие прежде органы были либо органами исполнительной власти, либо партийно-советскими органами. Счетная же палата Российской Федерации последним законом о ней выведена за пределы всех ветвей власти. Счетная палата относится к числу органов, появившихся в нашем государстве относительно недавно. Ее появление связано с принятием новой Российской Конституции и созданием парламента, соответствующего большинству признаков парламентаризма, наработанных не за одно столетие существования законодательных представительных органов власти. Помимо функции формирования правового поля в государстве, парламент обычно имеет контрольные полномочия, которые могут реализоваться в виде парламентских расследований. В Российской Федерации парламентскому расследованию подлежат факты грубого и массового нарушения гарантированных Конституцией прав и свобод человека и гражданина, обстоятельства, связанные с природными и техногенными катастрофами и их последствиями. Расследование того или иного инцидента возможно лишь до возбуждения по нему уголовного дела, а это уже входит в компетенцию других органов. Финансовый контроль, задуманный в качестве парламентского, по воле законодателя приобрел самостоятельное значение. Он был поручен Счетной палате Российской Федерации. Первый закон о ней был принят в январе 1995 г., к работе она приступила в июне этого года, после того как был сформирован ее состав. Первым ее председателем был избран Х.М. Кармоков, затем в этой должности побывали Ю.Ю. Болдырев, С.В. Степашин (два срока

по шесть лет), с осени 2013 г. эту должность занимает Т.А. Голикова. В закон 1995 г. неоднократно вносились изменения и дополнения, а в апреле 2013 г. был принят новый закон «О Счетной палате Российской Федерации». Он называет ее постоянно действующим высшим органом внешнего государственного аудита (контроля), чем существенно расширяет ее полномочия, ставит выше всех других органов, осуществляющих финансовый контроль. Единственная из них она является конституционным органом. Формируемая парламентом, она не может быть распущена даже при роспуске Государственной Думы. В соответствии с новым законом в последней его редакции задачами Счетной палаты являются: организация и осуществление контроля за целевым и эффективным использованием средств федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов; аудит реализуемости и результативности достижения стратегических целей социально-экономического развития Российской Федерации; определение эффективности и соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации порядка формирования, управления и распоряжения федеральными и иными ресурсами в пределах компетенции Счетной палаты, в том числе для целей стратегического планирования в Российской Федерации. Среди задач Счетной палаты – анализ выявленных недостатков и нарушений в процессе формирования, управления и распоряжения федеральными и иными ресурсами в пределах компетенции Счетной палаты, выработка предложений по их устранению, а также по совершенствованию бюджетного процесса в целом в пределах компетенции; оценка эффективности предоставления налоговых и иных льгот и преимуществ, бюджетных кредитов за счет средств федерального бюджета, а также оценка законности предоставления государственных гарантий и поручительств или обеспечения исполнения обязательств другими способами по сделкам, совершаемым юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями за счет федеральных и иных ресурсов, в пределах компетенции Счетной палаты; определение достоверности бюджетной отчетности главных администраторов средств федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации и годового отчета об исполнении

15

федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации; контроль за законностью и своевременностью движения средств федерального бюджета и средств государственных внебюджетных фондов в Центральном банке Российской Федерации, уполномоченных банках и иных кредитных организациях Российской Федерации; обеспечение в пределах своей компетенции мер по противодействию коррупции. Столь масштабные задачи, естественно, не могут не сказаться на объеме функций палаты. Они весьма велики, как велики и ее полномочия, и область действия. Она осуществляет внешний государственный аудит (контроль) в отношении федеральных государственных органов (в том числе их аппаратов), органов государственных внебюджетных фондов, Центрального банка Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, федеральных государственных унитарных предприятий, государственных корпораций и государственных компаний, хозяйственных товариществ и обществ с участием Российской Федерации в их уставных (складочных) капиталах. Осуществляет такой аудит Счетная палата и в отношении государственных органов субъектов Российской Федерации (в том числе их аппаратов), органов местного самоуправления. Область ее полномочий распространяется и на юридических и физических лиц, перечень которых перечислен в законе. По поручению Совета Федерации и Государственной Думы в связи с обращениями Президента и Правительства Российской Федерации Счетная палата может осуществлять внешний государственный аудит (контроль) в отношении иных организаций. Все объекты контроля обязаны представлять палате информацию, документы и материалы, необходимые для ее работы.

16

В пределах своей компетенции Палата может предложить субъектам права законодательной инициативы возбудить процедуру совершенствования бюджетного законодательства и развития финансовой системы страны. Одновременно она имеет право участвовать в законопроектной деятельности государственных органов по предметам своего ведения. Велико ее влияние на формирование федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации. Методами ее работы являются: проверка, ревизия, анализ, обследование, мониторинг. Результаты проверки и ревизии оформляются актом, результаты анализа и обследования – заключением. Среди принимаемых актов имеются представления (при выявлении ущерба государству), предписания, уведомления. Два последних акта принимаются в связи с необходимостью применения мер принуждения, в том числе и бюджетных. Счетная палата осуществляет свою деятельность на основе принципов законности, эффективности, объективности, независимости, открытости и гласности. Открытость и гласность выражаются в том, что в соответствии с законом, Палата обязана направлять Совету Федерации и Государственной Думе отчеты о результатах контрольных мероприятий, годовые отчеты о работе (их утверждает Коллегия палаты, и они в обязательном порядке публикуются), регулярно предоставлять средствам массовой информации сведения о своей деятельности, издавать Бюллетень Счетной палаты. Исключение представляют лишь материалы по результатам контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, связанные с сохранением государственной тайны. ***

РОЛЬ РЕГЛАМЕНТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ В РОССИИ

Е.В. Богатченко, РГГУ



ПОЯВЛЕНИЕ РЕГЛАМЕНТОВ



ИЗМЕНЕНИЯ В РЕГЛАМЕНТАХ



ОСОБЕННОСТИ В РЕГЛАМЕНТАХ СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ

П

оявление регламентов связано с реформаторской деятельностью Петра I. Главным образом в то время регламентировалась деятельность центральных органов – коллегий. Петр I хотел издать регламенты по деятельности каждой коллегии1. Но его желание осуществилось не до конца. Например, регламент вотчинной коллегии так и остался на стадии разработки. Тем не менее можно сказать, что указ царя по большей части был выполнен, и в период правления Петра были изданы такие регламенты, как регламент Кригскомиссариата, Штатс-контор коллегии, Коммерц-коллегии и Камер-коллегии, Генеральный регламент, Регламент главного магистрата, Духовный регламент и пр. Главным документом, регулирующим деятельность коллегий, был Генеральный регламент, изданный 1720 году2. Регламент детально 1

2

18

Именной указ «О неподаче Государю прошений о делах, принадлежащих до рассмотрения на то учрежденных Правительственных местах, и о нечинении жалоб на Сенат, под смертною казнью» // ПСЗРИ. 1718. Том 5. No. 3261. С. 603 Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданнейше поступать имеют. 28 февраля 1720 года // 1-ПСЗРИ. Том 6. No 3534. С. 160

описывал порядок и время работы каждой коллегий, правила приема на работу служащих, их обязанности, должности, имеющиеся в каждой коллегии, правила приема просителей в коллегиях, систему наказания за невыполнение своих обязанностей. Одной из особенностей содержания Регламентов XVIII века было описание наряду с основными правилами работы коллегии и должностными обязанностями служащих делопроизводственных операций. Генеральный регламент описывал каждую делопроизводственную операцию, производимую в коллегии: поэтапный прием и отправку документации и корреспонденции, хранение ценных бумаг и пр. Термин «регламент» был заимствован Петром и трактовался как «свод правил». При этом для многих новое слово оставалось совершенно неясным. Четкого определения термина «регламент» не было. Акты, издаваемые Петром, имели двойную природу и регламента, и устава, на что указывало уже само его название «Генеральный регламент или Устав, по которому Государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданнейше поступать имеют».3 Генеральный регламент одновременно относился как к виду документа «регламент», так и «устав», как это видно из его названия. Такой пример не является единичным в создании новых правовых актов Петра I. Двойное наименование присутствовало также у «Регламента или Устава Духовной коллегии» 1721 г., «Генерального регламента или Устава морского» 1722 года. Иногда можно также встретить употребление слова «регламент» вместе со словом «учреждение», например, «Учреждение и Регламент Государственной камер-коллегии» от 11 декабря 1719 года. Однако употребления слов «устав» и «регламент» вместе можно встретить гораздо чаще. Можно сделать вывод, что термины «устав» и «регламент» не имели четкого разграничения.4 Формуляры регламентов петровского периода имели практически идентичный вид. Все регламенты имели заголовочную часть, со3 4

Томсинов В.А. Всем должно хранить интерес государев и государственной: Петр I как законодатель // М.: Зерцало. 2014 Быкова Т.А., Гуревич М.М. Описание изданий напечатанных при Петре I. Три сводных каталога. М-Л, Изд-во АН СССР, 1955-1972.

стоящую из заглавных букв, вводную часть, начинающуюся с украшенной орнаментом буквицы, содержательную часть, состоящую из нескольких глав, также начинающихся с буквицы. Размеры и структура формуляра зависели во многом от личности автора документа и назначения регламента. Например, Генеральный регламент состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей части. Заголовочная часть включает в себя небольшую эмблему с крестом в верхней части документа, ниже – наименование документа: «Его императорского величества Генеральный регламент или Устав». Далее расположен текст, кратко описывающий содержание регламента – все коллегии и принадлежащие к ним канцелярии, конторы и служители действуют в соответствии с Генеральным регламентом. Содержательная часть Регламента – это текст из пятидесяти шести глав. Оформляющая часть документа представляет собой печать, дату проставления печати документа и помету о принадлежности символа печати Петру I. В XVIII веке Регламент представлял собой комплексный документ многоцелевого назначения, включающий в себя общее описание структуры коллегии, каждого ее подразделения, обязанности сотрудников, общее и кадровое делопроизводство, хранение дел и формирование их в архив, правила внутреннего трудового распорядка. То есть Регламент охватывал собой все сферы деятельности коллегии и порядка работы ее сотрудников. В XIX веке после упразднения коллегий в период правления Александра I они были заменены министерствами. Деятельность новых государственных органов регулировалась документом «Общее учреждение министерств». По своей структуре и назначению «Общее учреждение министерств» очень схоже с Петровским Генеральным регламентом. Оба документа являются законодательными актами, полностью регулирующими деятельность центральных государственных органов. И Регламенты, и «Общее учреждение министерств» являются по своему содержанию комплексными документами, охватывающими полный объем деятельности государственного органа. В обоих документах прописаны организационное устройство учреждения, кадровое и общее делопроизводство, порядок работы и вид деятельности каждого подразделения в учреждении.

19

Формуляр «Общего учреж дения министерств» 1811 года схож по расположению реквизитов с Регламентами XVIII века. «Общее учреждение министерств» состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей части. На первой странице расположен заголовок, где в центре расположено имя Александра I с его титулами. Содержательная часть состоит из текста, объясняющего краткий смысл документа. Текст скреплен печатью и поставлена дата напечатанного документа. Сразу после вступительной части в документе следует оглавление, в котором указаны названия частей, глав документа и номера страниц каждой из них. В конце документа приложены формы письмоводства для различных ситуаций. Как уже сказано, в XIX веке на смену Регламенту пришел документ «Общее учреждение министерств». К тому же можно сделать вывод, что документ «учреждение» являлся аналогом документа «регламент». Сам реформатор Сперанский писал про регламенты: «Для таких юридических документов более подходило бы наименование «учреждения». «Учреждениями (lois organiques, r glement de l’organisation) называется у нас, – отмечал он, – в особенности тот род государственных законов, коими определяется образование (organisation) мест и властей, их состав, их предметы и порядок производства в них дел»5. «Общее учреждение министерств» регламентировало деятельность министерств и их служащих, так же, как Генеральный регламент регулировал деятельность коллегий и ее государственных служащих. Следовательно, данный законодательный акт можно рассматривать как замену Регламента, регулирующего деятельность государственного учреждения. «Общее учреждение министерств» действовало до 1917 года. Революция семнадцатого года коренным образом поменяла систему государственных органов управления страной и, соответственно, документы, регламентирующие работу государственных органов. В этот период наряду с переменами в стране на сцену снова выходит регламент как документ, регулирующий деятельность высших органов государственной власти. В советский период можно выделить регламенты высших органов власти – Регламент Верховного Совета Союза Советских Социа5

Сперанский М.М. Руководство к познанию законов. СПб., 1845. С. 87.

20

листических Республик, Регламент Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, Регламент Верховного Совета РСФСР, а также регламенты субъектов – Регламент Верховного Совета Удмуртской Автономной Советской Социалистической Республики (АССР), Регламент Верховного Совета Якутской АССР, Регламент Верховного Совета Чувашской АССР. В советский период регламент представлял собой документ, прописывающий основные функции государственного органа, его структуру, издаваемые им нормативно-правовые акты. В XX веке регламент исключил часть информации из своего содержания, которая была прописана в нем в XIX веке. Например, в советский период в регламенте не прописаны делопроизводственные операции, не приложены шаблоны заполнения документов, отсутствует информация о государственных служащих. Эта информация нашла отражение в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), утвержденной в сентябре 1973 года Комитетом по науке и технике СССР, и в ее второй редакции, переизданной в 1988 году и названной Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), которая в свою очередь была преобразована в 1991 году в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В соответствии с общегосударственными требованиями к ведению делопроизводства в советских учреждениях, в конкретных организациях и предприятиях разрабатывались самостоятельно инструкции по ДОУ и конкретные должностные инструкции для сотрудников. Нововведением в регламентах советского периода являлось введение системы электронного протоколирования заседаний, отображающей данные о ходе заседания и выступивших на нем лиц в электронном виде. В это время формуляр регламента приобрел более структурированный вид. Содержание документа четко делится на разделы, главы, статьи и пункты. Текст стал более кратким и четким отчасти в связи с тем, что из регламента была исключена часть информации. По своему формуляру регламент состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей части. В заголовочной части регламент начинается с преамбулы, где расположено наименование регламента, описывается, каким документом и когда регламент был утвержден, и различные

редакции регламента за период его действия. Содержательная часть состоит непосредственно из самого текста. В оформляющей части указано, кем из должностных лиц утвержден регламент. Все регламенты советского периода очень схожи по своей структуре. Регламенты описывают стандартный перечень разделов, присутствующий во всех регламентах. Это общие положения, описывающие статус государственного органа или учреждения и его место в системе государственных органов, решение круга вопросов, относящихся к ведению органа или учреждения, например, назначение должностных лиц, утверждение или рассмотрение проектов законов, планирование государственной политики (относится ко всем регламентам Советов). Эпизодическими статьями к регламенту являются разделы, посвященные электронным системам, обслуживанию государственного органа, порядку отчетности. Например, порядок работы электронных систем прописан только в Регламенте Верховного Совета РСФСР и Регламенте Съезда народных депутатов и Верховного Совета СССР, в Регламенте Верховных Советов Республик этого нет. Разделы, посвященные созданию отчетов государственного органа, прописаны в регламентах Верховных Советов всех автономных республик, но во Временном Регламенте Съезда народных депутатов РСФСР такой раздел отсутствует. После распада СССР в 1991 году регламент также остается документом, регулирующим деятельность новых органов власти Российской Федерации. В конце XX века Регламент регулирует деятельность органов власти не только на феде-

ральном уровне, но и распространяется «по вертикали власти вниз». Например, регламент появляется в регулировании органов финансового контроля, например, таких, как Счетная палата, государственных органов власти субъектов Российской Федерации (Регламент Государственного Совета республики Татарстан) и регламентов городских префектур. На современном этапе можно выделить регламенты высших органов власти, такие, как, например, Регламент Государственной Думы Федерального собрания, Регламент Совета Федерации первого созыва и органов власти субъектов – Регламент Государственного Совета Республики Татарстан, Регламент Правительства Москвы, Регламент Правительства Ленинградской области, Регламент префектуры Северного административного округа города Москвы и пр. Содержание регламента на современном этапе становится все более четким и структурированным. Это прослеживается в изменении структуры и содержания документа. Статьи регламента объединяются в общие главы, а главы формируются и обобщаются в разделы. В современных государственных органах для разработки и внедрения регламента предусматривается специально созданное с этой целью структурное подразделение. Например, в состав Совета Федерации включена регламентная комиссия, отвечающая за вопросы составления регламента, внесения в него изменений и внедрения на практике. В регламентах также остается информация об электронных системах в государственных органах власти. ***

21

О ГЛАВНОЙ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА… (ДОКУМЕНТЫ И ЧИНОВНИКИ) Российская власть должна держать свой народ в состоянии постоянного изумления. М. Е. Салтыков-Щедрин

Н. Ягинцева, СПб.

С

раздела «Документ. Виды документов. Функции документов» начинается практически каждый учебник по делопроизводству. Безусловно, это основополагающие понятия курса, и будущие делопроизводители, чиновники, юристы… с энтузиазмом (или без оного) читают про то, что любой документ многофункционален, что «информационная функция документа определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации, а социальная – состоит в запечатлении и передаче социальной информации; что документ способен передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, а значит, обладает общекультурной функцией и т. д., и т. п. Это все так. Слова умные, но достаточно общие, душу будущего чиновника никак не трогающие. Поэтому мне всегда хочется начать разговор о функциях документа не с обязательных формулировок, а с рассказа о трех историях, абсолютно правдивых, произошедших в Санкт-Петербурге в наше время и наглядно иллюстрирующих, в чем же, на мой взгляд, заключаются главные функции документа. Позволю себе утверждать, что, анализируя, как в учреждении организована работа с документами, можно понять, как чиновник относится к своему делу, как он относится к людям, как он относится к своему государству.

В свою очередь гражданин, обратившийся в учреждение за каким-либо документом, делает вывод о том, как государство, в лице чиновника, относится к нему. И вследствие того, каким будет этот вывод, у гражданина складывается понимание, нужен ли он своему государству, заботится ли оно о нем… Итак, три истории… Сторонникам строгого научного изложения при чтении следующих страниц придется потерпеть: передать жизненный абсурд средствами строгого научного стиля оказалось невозможно. История первая: несколько месяцев назад в Эстонии я нашла на шоссе отвалившийся от машины регистрационный номер автомобиля, представила себя на месте владельца автомобиля, вспомнила наши очереди в МРЭО, позвонила в полицию чужой страны, представилась, объяснила ситуацию… Через пять минут (и это не гипербола) мне позвонил владелец номера, еще через двадцать мы встретились. Оба остались весьма довольны: он – тем, что снялась проблема; я – тем, что помогла человеку. Через месяц после этого случая в Петербурге я нашла водительское удостоверение (ВУ). Я представила себя на месте владельца автомобиля, вспомнила наши очереди и, окрыленная эстонским опытом, позвонила в МРЭО УГИБДД ГУВД своего родного города, представилась, объяснила ситуацию…

23

В последующие три часа (и это тоже не гипербола) было следующее: • долгие объяснения сотрудников, что они не имеют права давать мне никакую информацию; • долгие и безрезультатные объяснения с моей стороны, что я не прошу мне ее давать, а наоборот, сама даю информацию о номере ВУ, дате его выдаче, фамилии владельца и о своем номере телефона; • несколько звонков в разные отделы управления с просьбой найти в базе ГИБДД владельца ВУ и дать мой телефонный номер; • звонок (по совету сотрудника одного из отделов) в платную справочную службу (в результате чего семейный бюджет лишился восьмисот рублей); • размещение объявлений на сайтах столов находок, в социальных сетях и расклеивание объявлений на месте нахождения ВУ; • мой отказ от предложения сотрудников приехать на шоссе Революции (!), чтобы сдать ВУ в архив!!! Эта история меня потрясла! Ведь так легко, потратив всего пять минут, можно было дать человеку ощущение того, что о нем заботятся его сограждане, заботятся государственные структуры. И именно это ощущение защищенности в своей стране – главная основа патриотизма. Но именно это ощущение так редко дают нам представители власти. История вторая: пожар в квартире на 6-м этаже, залиты водой все квартиры, находящиеся ниже. Моя квартира – на 5-м, т. е. пострадала больше всех. Для страховой компании необходимо собрать пакет документов, в том числе акт осмотра квартиры и справку из организации под названием ГОСТЕХНАДЗОР. С актом было «забавно». Во-первых, глава управляющей компании категорично сказал, что подпишет акт, если я сама его составлю. Составила, более того – «подарила» электрон-

24

ную версию акта, чтобы больше никого не мучили. Во-вторых, как в плохом анекдоте: акт подписывают в Купчино, а печать на него ставят в районе метро Удельная. Вот такая организация работы с документами в ООО «Петербургский дом». Со справкой было еще интереснее. Казалось бы, инспектор ГОСТЕХНАДЗОРа был на месте пожара, знает, что жильцы четырех квартир придут за справками. Шаблонный текст, только меняй адреса и фамилии! По моим наивным представлениям, в этой ситуации я должна только сказать, в какую страховую компанию по факсу отослать эту справку и вообще никуда не ездить. Но не тут-то было! Один раз нужно приехать в ГОСТЕХНАДЗОР, чтобы… написать заявление на выдачу справки, которая будет выписана… через месяц. Только получив полный пакет документов, страховая компания пришлет эксперта для проведения независимой экспертизы, а значит, все это время люди не смогут ликвидировать последствия пожара. Справку мне выдали. В день первого обращения. После того как я пообещала написать на сайт Президента РФ и задать ему единственный вопрос: «Когда в моем государстве люди должны работать на благо страны, если для получения только одного шаблонного документа они должны дважды отпроситься с работы?» А еще половину рабочего дня нужно потратить на то, чтобы поставить печать на документ. Страшно даже представить в масштабах страны, сколько человеко-часов потеряно, сколько сил и нервов потрачено в этих битвах за бумаги, и в первую очередь из-за того, что при организации работы с документами не думают о людях, о том, чтобы им было удобно, комфортно, чтобы минимизировать время, которое человек должен потратить на сбор документов. ***

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

DOCFLOW: 21-Я КОНФЕРЕНЦИЯ-ВЫСТАВКА ПО УПРАВЛЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ И ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ С.Л. Кузнецов, к.и.н.*



СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА



ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ



АППАРАТНЫЕ СРЕДСТВА

19

мая 2015 года в 21-й раз состоялась конференция DOCFLOW – крупнейшее ежегодное мероприятие в области организации электронного документооборота и электронных архивов. В данной статье дается обзор выступлений, показавшихся наиболее интересными1. В основе работы конференции традиционно лежат доклады представителей IT-компаний, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и электронных архивов, поэтому во многом конференция прошла под знаком Data Capture, ECM, BPM, BI, Collaboration, Big Data и т. д.2 Конференция, как обычно, открылась несколькими ключевыми докладами, после чего начинаются доклады, читаемые параллельно

ДЛЯ СЛУЖБЫ ДОУ 1 2

*

С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru

26

Материалы конференции размещены на сайте www.docflow.ru Data Capture – ввод, регистрация и обработка данных; ECM (Enterprise content management) – управление корпоративным контентом (информацией, документами); BPM (business process management) – управление бизнес-процессами организации, BI (Business intelligence) – методы и инструменты обработки и анализа больших объемов неструктурированных данных ; Collaboration – системы организации совместной работы.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ в пяти секциях, и участники конференции могут выбирать те из них, которые им наиболее интересны. Вот некоторые из этих докладов: Доклад «Направления развития государственной политики в работе с данными». Иван Бегтин, директор некоммерческого партнерства «Информационная культура», член Комитета гражданских инициатив Алексея Кудрина, соучредитель Фонда развития электронной демократии – о политике «открытых данных», что это такое, для чего они нужны, кто и как может их использовать. Доклад «Технологии управления информацией в Государственной Думе РФ» Натальи Давлетшиной, куратора проекта «Электронный парламент», Государственная Дума РФ о расширение доступа к информации – о деятельности Государственной Думы через Internet. «Управление информацией в эпох у Больших данных» – доклад Андрея Пивоварова, руководителя группы перспективных технологий Oracle CIS. Рассмотрено понятие «Большие данные», которое начало широко использовать с конца 2011 года. Решаемые задачи – упрощение доступа к большим данным, исследование данных и прогнозирование, проблемы обеспечения безопасности (защиты) больших данных. Как всегда, интересный доклад, на который впоследствии ссылались многие выступающие, сделала Наталья Храмцовская (к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО). Тема ее доклада – «Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?». Н.А. Храмцовская отметила, что в различных организациях сегодня очень разный уровень использования автоматизированных технологий работы с документами, применяется огромный спектр решений – от простейших систем (а иногда даже их отсутствия) и до мобильного офиса и облачных технологий. В условиях, когда нет обязательных нормативов для коммерческих организаций, используется весь «зоопарк» решений, предлагаемых как российскими, так и зарубежными производителями. В последнее время как среди отечественных специалистов, так и среди зарубежных коллег, часто поднимается вопрос о том, насколько перспективен и жизнеспособен подход, связанный с разработкой и внедрением общекорпоративных систем электронного доку-

ментооборота и управления контентом. Никто, конечно, не сомневается, что такие системы и впредь будут разрабатываться и внедряться. Вопрос, скорее, состоит в том, останется ли это направление магистральным или же постепенно станет нишевым. В докладе дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и EMC-систем в деловой деятельности и государственном управлении, отмечены основные факторы, влияющие на сферу их использования, а также описаны перспективы развития и внедрения систем данного типа в России. В сообщении исполнительного директора компании IGS Александра Черкавского «Невидимое управление информацией: современные приоритеты» рассмотрены проблемы выбора, внедрения и использования систем управления документами. Для чего нужна ECMсистема? Как посчитать экономический эффект от внедрения ECM-системы? Организации часто не считают стоимость информации. А. Черкавский привел пример, как считают основной экономический эффект от внедрения СЭД, – например, система экономит 15 минут в день на поиск документов одному сотруднику. Умножаем 15 минут на количество рабочих дней в году, эту сумму – на количество сотрудников, на среднюю зарплату по организации и получаем приличную сумму, как правило, превышающую затраты на покупку и внедрение СЭД (средняя зарплата за 15 мин. = 40 000 в мес./ 164 часа /4) * 247 дней и получаем экономический эффект в среднем более 15 тыс. руб. в год на каждое рабочее место, на котором внедрена СЭД. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ВВОД

ДОСТАВКА

СЭД (ERMS)

АСМ

ЭХД (EDMS)

ВРМ

ЭA (archives) УПРАВЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ

СОХРАНЕНИЕ

Рис. 1. Компоненты систем управления корпоративным контентом (ECM)

27

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ «Интеграция задач управления на базе платформы СЭД/ECM. Корпоративная шина задач» – тема доклада Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн». Основная тенденция (тренд) – выход СЭД за пределы службы ДОУ, возможность общей платформы управления документами и информацией как единой точки доступа ко всем информационным ресурсам компании, переход от автоматизации службы ДОУ к автоматизации управленческого персонала в целом. Реализация процессного управления, проектного управления, директивного управления, включающего в себя работу с ОРД, ситуативное управление, персональное планирование. Все эти направления реализуются с использованием различных инструментов, программных продуктов. Однако можно выделить общие элементы во всех перечисленных управленческих технологиях. Во всех случаях ставятся задачи, назначаются сроки, устанавливаются исполнители, осуществляется контроль исполнения (сроковый и по существу). Однако сложные бизнес-процессы, в отличие от традиционной СЭД, работающей по принципу «документ поступил – документ исполнен», могут предусматривать различные этапы решения бизнес-задачи, включающей множество промежуточных этапов, сроков, ис-

полнителей, привлечение различных ресурсов на каждом этапе и т. п. В. Андреев считает, что, используя общие элементы, нужно создавать универсальное рабочее место менеджера, в которое попадают задания из различных контуров управления. В идеальном случае информационная система выдает менеджеру задания, напоминает о сроках, выдает оповещения о сбоях в исполнении и т. п. И поскольку СЭД содержит самый мощный инструментарий для выполнения подобных задач, такая универсальная система может строиться именно на основе СЭД, главным образом тех СЭД, которые в своей основе являются гибким «конструктором», позволяющим в широких пределах индивидуально подстраивать систему под особенности конкретной организации. С докладом «Применение средств обработки бланков для объективного контроля уровня знаний служащих и учащихся» выступили представитель Рособрнадзора, директор ФГБУ «Информационно-методический центр анализа» Сергей Пономаренко и дополнивший его директор по образовательным проектам компании ABBY Y Алексей Калинин. Доклад Вячеслава Кадникова, регионального директора по Восточной Европе, России и СНГ,

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ XXI ВЕКА

АРХИВИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

АРХИВИРОВАНИЕ ФАЙЛОВ

Идеальное решение для декомиссии приложений со структуированными файлами

Обеспечивает

ЕДИНОЕ РЕШЕНИЕ

АРХИВИРОВАНИЕ ТРАНЗАКЦИЙ Представляет данные

архивирование неструктурированного содержания, файлов и потоков печати

АРХИВИРОВАНИЕ ГИБРИДНЫХ ЗАПИСЕЙ

в качестве единой транзакции –

Увязывание содержания и структурированных

идеально для архивирования в соответствии с требованиями

данных в единой записи

регуляторов

Рис. 2. Комплектование электронного архива

28

Информационные технологии EMC Enterprise Content Division, «Архивирование информации в XXI веке. Почему вам нужен электронный архив, даже если вы считаете, что он у вас есть» был посвящен не архиву документов, а именно вопросам архивирования данных. Хотя электронный архив X XI века – это архив документов, однако объем цифровой Вселенной, удваивающийся каждые 18 месяцев, растет в основном за счет других типов информации: видео, данных информационных систем, информации с подключаемого оборудования и т. п. Более трети информации создается внутри компаний и государственных структур, а значит, работа с корпоративной информацией постоянно усложняется. Быстрый рост объемов информации не сопровождается пропорциональным увеличением IT-бюджета, а значит, мы должны все более эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Основное направление – использование облачных технологий. Как отметил докладчик, более 65% архивных систем, создающихся сегодня в мире, создаются в публичных или частных «облаках». Основные задачи архива сегодня – обеспечение целостности данных, финансовой эффективности хранения данных в значительной степени за счет переноса информации из устаревших, унаследованных приложений и баз данных. Многие путают архивы и системы резервного копирования. У них разные цели, разные технологии. Сегодня организации создают единую систему хранения, включающую не только организационно-распорядительную документацию, но и все виды документов и информации, используемые в данной компании, что требует существенных изменений в функционале системы. В докладе В. Кадников подчеркнул, что корпорация ЕМС – одна из ведущих мировых кор-

пораций в области программного обеспечения класса EMC (Enterprise Content Management). Были рассмотрены следующие вопросы: • как не утонуть в «озерах данных»; • как организовать единые правила архивирования и хранения для всех типов корпоративной информации; • как работать с данными из устаревших и выведенных из эксплуатации систем; • можно ли быть уверенным в «вечном» хранении информации; • как оптимизировать расходы на работу с корпоративным контентом. В. Кадников представил решение EMC InfoArchive для организации электронного архива, обеспечивающего технологически нейтральное решение для хранения информации из всех информационных систем организации (рис. 2). Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст» на аналитической секции конференции выступил с докладом «Стандарты рынка, прогноз развития». Рассмотрев основные этапы развития российского рынка СЭД, докладчик обозначил перспективы развития систем электронного документооборота: «В центре системы должен находиться сотрудник, решающий свои задачи, а не документ. СЭД должна превратиться в удобный инструмент для сотрудников организации, работающих в блоке управления: от технических работников, секретарей и делопроизводителей, до руководителей высшего звена организации. Именно они являются ключевыми фигурами в решении задач повышения эффективности и конкурентоспособности. Основная задача СЭД на нынешнем этапе – создание для управленцев качественно новых условий для повышения эффективности их работы как при решении личных задач, так и при работе, носящей общий для управления организации характер».***

29

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ СЭД: ВОЗМОЖНОСТИ И РИСКИ А.А. Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст», к.т.н., член Гильдии управляющих документацией



ЗАМЕНА ВАЖНОЙ СИСТЕМЫ – ВСЕГДА РИСК



КРОСС-ПЛАТФОРМЕННЫЕ РЕШЕНИЯ.



КОГДА ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ – НЕОБХОДИМОСТЬ?

Д

ля многих компаний и организаций системы управления контентом и задачами относятся к категории критически важных. От работоспособности программных решений класса СЭД/ECM зависит непрерывность деловых процессов в органах государственной власти, крупных банках, территориально распределенных производственных группах. В большинстве случаев существующие в этих организациях СЭД создавались с применением проприетарных платформ1 иностранной разработки. Возможность замены зарубежных компонентов на российские или на свободное программное обеспечение (СПО) сегодня рассматривается многими заказчиками. Причины подобного интереса очевидны, они лежат в области политической и экономической конъюнктуры. Здесь возникает целый ряд вопросов. Насколько технически реализуемо импортозамещение в области электронного документооборота? В каком объеме возможно заменить решения зарубежных поставщиков отечественными? Нужно ли вообще это делать с учетом возможных рисков – технологических, организационных, операционных и рыночных? В этой статье мы попытаемся найти ответы с учетом реального положения дел и существующих потребностей российских заказчиков.

1

Проприетарное программное обеспечение (англ. proprietary software; от proprietary -частное, патентованное, в составе собственности) – программное обеспечение, являющееся частной собственностью авторов или правообладателей и не удовлетворяющее критериям свободного ПО (наличия открытого программного кода недостаточно). Правообладатель проприетарного ПО сохраняет за собой монополию на его использование, копирование и модификацию, полностью или в существенных моментах. Обычно проприетарным называют любое несвободное ПО, включая полусвободное. (Викпедия).

35

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Если рассматривать российский рынок программного обеспечения в целом, то честный анализ ситуации, основанный на цифрах и фактах, приводит к отрезвляющим и не слишком приятным выводам. При всем желании российские вендоры не смогут полностью заместить западные программные продукты отечественными в разумные сроки. Многие технологии, такие, как средства разработки, инструменты BPM и BI, полностью заместить отечественными фактически невозможно. Задача принципиально не решаема в приемлемые сроки – на разработку российских аналогов уйдут десятки лет. Этот факт признают игроки ИТ-рынка и – опосредованно – Минкомсвязи. В апреле нынешнего года вышел приказ министерства об импортозамещении, и в приложении к этому документу есть интересная информация – данные о нынешнем уровне зависимости российского сектора ИТ от импорта, а также плановые показатели сокращения доли зарубежного ПО на горизонте пяти и десяти лет. Итак, сегодня в области СУБД доля импорта – 86%, в 2020 и 2025 году она планируется на уровне 70% и 50% соответственно. По программному обеспечению для промышленности (PLM, CAD,CAM, CAE) зависимость от импорта 88%, намечено снижение до 60% через пять лет и до 50% – через десять. Цифры по офисному программному обеспечению – 97%, 75% и 50% соответственно. Замена важной системы – всегда риск. В целом ситуация прозрачна – в ближайшие десять лет от импорта мы полностью не уйдем. Это подтверждают и заказчики. Большинством крупных организаций, где применяются зарубежные продукты уровня enterprise, импортозамещение если и рассматривается, то как вынужденная мера. Грубо говоря: запретят пользоваться импортным – придется переходить на российское. Что и понятно, ведь они свою инфраструктуру выстраивали на протяжении многих лет, дорабатывали под свои потребности, аккумулировали компетенции, вкладывали немалые деньги. Если речь идет о критически важных для бизнеса приложениях, которые сейчас надежно работают, риски при отказе от них слишком высоки. И дело не в российском ПО. Трудно себе представить ситуацию, в которой крупный банк, где система управления базами данных Oracle на протяжении многих лет является корпора-

36

тивным стандартом, вдруг взял и перешел на Microsoft SQL. Это потеря инвестиций, потеря компетенций, необходимость нарабатывать новые «с нуля» и т. д. Не говоря о том, что многочисленные внутренние команды разработчиков и специалистов по поддержке в этом случае придется либо увольнять, набирая новых сотрудников, либо переквалифицировать. Но главный риск возникает для непрерывности бизнес-процессов, а это уже деньги – возможность их зарабатывать и оставаться конкурентоспособным. В случае с СЭД ситуация аналогичная. Нужно также учитывать, что программное окружение СЭД/ECM помимо СУБД включает в себя еще несколько компонентов, таких как операционная система, сервер приложений, пакет офисных программ и другие. Большинство этих компонентов – инфраструктурные. Заменить их – не важно, российскими или другими западными – все равно что провести капитальный ремонт в технологически сложном здании. Продолжая аналогию со строительством, можно сказать следующее: такой проект осуществим, но трудоемок и требует слаженной работы опытных исполнителей, обладающих высокой квалификацией и пониманием как существующей, так и целевой архитектуры. Тематика импортозамещения и перехода на свободное программное обеспечение широко обсуждается в российском ИТ-сообществе, в том числе среди экспертов по управлению контентом. Большинство ИТ-специалистов признают: полный отказ от проприетарного зарубежного ПО на настоящем этапе развития отечественного сегмента разработки нереализуем либо проблематичен. Из этого можно сделать заключение, что в случае, если заказчика полностью устраивает СЭД, созданная на базе одной из иностранных платформ, то не следует спешить с заменой системы и всего комплекса связанных с ней программ на российские аналоги или СПО. Чтобы входить в подобный проект, необходимо четкое понимание того, зачем это делается, каких затрат – трудовых и финансовых – потребует, какие результаты требуется в итоге получить и возможно ли достижение этих целей с приемлемыми для организации рисками. Выход – кросс-платформенные решения. Значит ли это, что российские программные продукты не востребованы? Нет, не значит. В условиях экономического спада многие за-

Информационные технологии

Рис. 1. В кросс-платформенной СЭД слой предметной логики отделен от слоя хранения данных, что позволяет использовать произвольную СУБД и другие инфраструктурные компоненты. казчики заинтересованы в сокращении затрат на приобретение программных продуктов зарубежного производства. В системах, реализованных с применением российских разработок и открытых стандартов, сегодня заинтересовано большое число потребителей. Есть области ИТ, где нами накоплен значительный опыт, а продукты по степени зрелости не уступают зарубежным. В том секторе, где работает компания «ИнтерТраст», в сфере бизнес-приложений (ERP, CRM, BI, СЭД и PM), положение с зависимостью от иностранных

программных продуктов несколько более оптимистичное, чем в целом по рынку. Сейчас зависимость от импорта, по данным Минкомсвязи, находится на уровне 75%, плановые показатели на перспективу пяти и десяти лет соответственно – 50% и 25%. Что касается компании «ИнтерТраст», то наша команда на протяжении последних пяти-шести лет работала над созданием открытой системы для управления документами и задачами. Открытой и по технологиям разработки, и по архитектуре. И в то же время эта система, которую мы вывели на рынок в 2014 году, вобрала в себя двадцатилетний опыт «ИнтерТраст» в области разработки решений для управления документами, задачами и процессами. Мы не ставили себе целью импортозамещение, эта тема на момент начала разработки не была актуальна. Задача была совершенно иная – создать кросс-платформенное решение класса СЭД/ECM, которое могло бы работать в любом программном окружении. Это требование к продукту вытекало из ожиданий рынка. Необходимо было предоставить заказчикам решение для управления документами, которое совместимо не с какой-то конкретной СУБД или сервером приложений, а с любыми инфраструктурными компонентами. Кросс-платформенность далеко не обязательно связана с применением ПО с открытым кодом. Кросс-платформенная СЭД – это система, которая может работать в любом программном окружении. Скажем, если для заказчика корпоративным стандартом является СУБД Oracle, код которой закрыт, то СЭД будет работать с этой платформой хранения данных – совместимость достигается за счет интеграционных шлюзов. ***

37

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В.И. Берестова, доц. РГГУ

АКТУАЛЬНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ЧТО ТАКОЕ ОБЛАЧНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, СЕРВИСЫ И ВЫЧИСЛЕНИЯ ТИПЫ ОБЛАКОВ ТИПЫ СЕРВИСОВ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ ОБЛАЧНЫМИ ВЫЧИСЛЕНИЯМИ ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОСОБЕННОСТИ И ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ОБЛАЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Н

а сегодняшний день одним из перспективных направлений IT-технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: облачные технологии и электронный документооборот». На конференции рассматривались теоретические и практические проблемы применения облачных технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения облачных технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены – мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам – отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т. е. использование подобных технологий должно быть технически проработано и иметь нормативное закрепление.1 1

Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД. Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.

39

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов. Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет. Облачные технологии, или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах в виде облачка . На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений. Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т. д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение –

это то обеспечение, которое доступно пользователю. Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС), обычно их принято называть словом aaS (as a Service), то есть, как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ПЛАТФОРМА

ИНФРАСТРУКТУРА

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Таблица №1. Типы сервисов Storage-as-a-Service (хранение как сервис)

Услуга Storage-as-a-Service дает возможность сохранять данные пользователя во внешнем хранилище, в «облаке». Для пользователя оно будет выглядеть как дополнительный логический диск или папка.

Database-as-a-Service (база данных как сервис)

Услуга Database-as-a-Service предоставляет возможность работать с базами данных, как если бы СУБД была установлена на локальном ресурсе.

Information-as-a-Service (информация как сервис)

Услуга Information-as-a-Service дает возможность удаленно использовать любые виды информации, которая может меняться динамически.

Process-as-a-Service (управление процессом как сервис)

Услуга Process-as-a-Service представляет собой удаленный ресурс, который может связать воедино несколько ресурсов (таких, как услуги или данные, содержащиеся в пределах одного «облака» или других «облаков») для создания единого бизнес-процесса.

Application-as-a-Service (приложение как сервис)

Услуга Application-as-a-Service может иметь другое название, Software-as-a-Service , что означает программное обеспечение как сервис или программное обеспечение по требованию пользователя. При этом программное обеспечение находится на удаленных серверах, и пользователь может получать к нему доступ через Интернет. Поставщик данной услуги отвечает за обновления и лицензии на данное обеспечение.

40

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Platform-as-a-Service (платформа как сервис)

Пользователю предоставляется операционная система и некоторое программное обеспечение.

Integration-as-a-Service (интеграция как сервис)

Пользователь может получать из «облака» полный интеграционный пакет, включая программные интерфейсы между приложениями и управление их алгоритмами. Сюда входят известные услуги и функции пакетов централизации, оптимизации и интеграции корпоративных приложений.

Security-as-a-Service (безопасность как сервис)

Данный вид услуги предоставляет возможность пользователям быстро развертывать продукты, позволяющие обеспечить безопасное использование веб-технологий, электронной переписки, локальной сети, что позволяет пользователям данного сервиса экономить на развертывании и поддержании своей собственной системы безопасности.

Management/Governace-asa-Service (администрирование и управление как сервис)

Дает возможность управлять и задавать параметры работы одного или многих «облачных» сервисов. Это в основном такие параметры, как топология, использование ресурсов, виртуализация.

Infrastructure-as-a-Service (инфраструктура как сервис)

Пользователю предоставляется компьютерная инфраструктура, обычно виртуальные платформы (компьютеры, связанные в сеть, которые он самостоятельно настраивает под собственные цели).

Testing-as-a-Service (тестирование как сервис)

Дает возможность тестирования локальных или «облачных» систем с использованием тестового ПО из «облака».

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных». Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможность доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или, например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных: облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб; доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, из любой страны мира;

возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов; защищенность от вирусов в данной облачной технологии; отсутствие возможности потери данных. Недостатки облачного хранения данных: необходимо стабильное интернет-соединение; привыкание к пользовательскому вебинтерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке. Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software-as-a-Service, или SaaS, что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

41

Информационные технологии Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты. К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести: уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения; не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей; не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке; удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером. О с н о в н ы м н е д о с т а т к о м я в л я е тся возможность у течки конфиденциа льной информац ии поль зователя. Одним из возможных вариантов является грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или у течке конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее безопасность серверов при попытке взлома извне на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у к лиента. Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма. Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных

42

мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так, например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером, можно увеличить его мощность. К достоинствам услуги IaaS можно также отнести: арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование; не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования; не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером. К недостаткам технологии IaaS можно отнести: необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS; повышение арендной платы за любое масштабирование. Интеграция как сервис (Integration-as-aService) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT-технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре, должна в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке. Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака. Публичное облако – это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. ***

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

СКАНЕР – КАК СПОСОБ ДОСТАВКИ ИНФОРМАЦИИ В СЛУЖБЕ ДОУ Г.А. Серова, проф.; Н. Корчагин, ИАИ РГГУ

ПРЕИМУЩЕСТВА СЕТЕВЫХ СКАНЕРОВ ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ СО СКАНЕРОМ

В

наше время благодаря быстрому развитию аппаратных средств компьютерной обработки информации и уменьшению их стоимости созданы все предпосылки для внедрения новейших технологий работы службы ДОУ. Появление широкоформатных сканеров и струйных плоттеров, увеличение производительности компьютеров, снижение стоимости хранения информации на жестких, лазерных и оптических дисках дают возможность легко получать, хранить и тиражировать документы. Теперь даже любой ПК удовлетворяет требованиям большинства специализированных программных средств обработки сканированных изображений. В данной статье рассмотрены приемы применения сканера фирмы Canon и соответствующего программного обеспечения для повышения эффективности доставки информации в службе ДОУ. В современной компании очень важна скорость доступа к информации, ведь чем быстрее сотрудник получит определенные данные, тем быстрее он сможет выполнить свою часть работы и передать тот или иной файл следующему сотруднику. При этом стоит отметить, что многие организации не придают особого значения скорости передачи данных, их качеству и защищенности. Сотрудники либо направляются в структурное подразделение организации и относят документ, что зачастую занимает достаточно много времени, либо пользуются

45

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ личной электронной почтой для передачи информации, часто конфиденциальной. При этом процесс отправки информации также занимает время из-за того, что сотруднику приходится вручную вбивать или искать в адресной книге имена пользователей, которые должны получить тот или иной документ. Для более эффективной и оперативной доставки информации пользователям можно воспользоваться сетевыми сканерами. Около 15 лет назад на рынке ИТ-оборудования появляются такие устройства, как высокоскоростные сетевые сканеры, их производством с самого начала занимаются наиболее крупные производители, такие, как Epson, HP, Canon, Fujitsu и др. Сетевой сканер – это устройство, предназначенное для оперативной оцифровки документов, позволяющее эксплуатировать его всем пользователям сети, к которой он подключен. Сетевой сканер документов обеспечивает возможность оперативно распознавать информацию и отправлять ее пользователям сети. Таким образом, это устройство удовлетворяет необходимость в информировании сотрудников организации в максимально короткие сроки. Сетевые сканеры позволяют отправлять обработанную информацию непосредственно на факс, в сетевую папку, независимый носитель в зависимости от настроек используемого профиля. Сетевой доступ к сканеру обеспечивает разграничение прав пользователей и конфиденциальность обрабатываемой информации, если это необходимо. Многие пользователи знакомы с бытовыми сканерами. Бытовые сканеры не имеют своей сетевой платы, поскольку она им просто-напросто не нужна, и они предназначены для работы напрямую с одним компьютером. Такие сканеры присоединяются локально с использованием стандартного USB-разъема. Сканеры с таким подключением относятся к классу локальных периферийных устройств и успешно взаимодействуют именно с тем компьютером, к которому они подключены. Однако для прямой сетевой работы локальные сканеры недоступны, так как им, разумеется, необходимо наличие сетевой платы и сетевой адрес для прямого обращения к оборудованию. Локальные сканеры могут быть доступны для работы в сети только при условии сетевого подключения системного блока компьютера, который выступает сервером для подключенного к нему сканера. При

46

локальный сканер

Рис.1

сетевой сканер

Рис.2

таком подключении сетевой доступ к локальному сканеру осуществляется через компьютер, к которому тот подключен (рис. 1). Более сложные сканеры имеют собственную сетевую плату и подключаются напрямую в сеть в качестве участника сетевого обмена информацией. При этом они имеют собственный сетевой адрес, что дает возможность обращаться к ним напрямую из сети. Такие сканеры называются сетевыми, и их работа в сети не зависит от работы других компьютеров (рис. 2). Каждая модель имеет свои особенности, различные модели рассчитаны на разный документооборот, имеют разную скорость сканирования. Стандартная модель сетевого сканера Canon рассчитана на бумагу формата А4, но есть и модели, способные сканировать информацию с листов до А3 формата. Подача бумаги в основном производится в автоматическом режиме, при этом одновременно в подающий лоток можно помещать до 50 листов. Особое внимание производители сетевых сканеров уделяют конфиденциальности и безопасности информации, которая может быть доступна при использовании сканера несколькими пользователями. С целью ограничения доступа производители добавляют функцию аутентификации при помощи различных способов, например, шифрования информации.

Информационные технологии Также стоит отметить, что во многих сетевых сканерах предусмотрена функция полного удаления всех документов, которые находятся на жестком диске устройства. Именно таким образом производитель сканера может гарантировать пользователю полную безопасность информации. Небольшой анализ высокоскоростных сетевых сканеров от фирмы Canon, являющейся одним из лидеров на рынке ИТ-оборудования, показал, какие возможности появляются у организации при внедрении сетевого сканера. Результатом внедрения сетевого сканера являются: • мгновенный доступ к отсканированным файлам во всех структурных подразделениях организации; • работа с максимально качественными файлами, отсканированными в хорошем разрешении; • повышение эффективности работы структурных подразделений; • централизованная рассылка документов; • повышение безопасности доступа к документам. Технология работы со сканером в данной статье описана на модели ScanFront 220 фирмы Canon. Технологический процесс организации взаимодействия сетевого сканера и структурных подразделений организации будет состоять из следующих этапов (рис.3): 1. Создание на сервере папок структурных подразделений.

2. Создание аналогичных папок на экране главного меню сканера.

3. Обеспечение программного сопряжения папок сканера и сервера.

4. Обеспечение доступа к соответствующим папкам структурных подразделений с сервера. Этот сетевой сканер позволяет сканировать документы и сохранять их в папках с общим

доступом. Он поддерживает прямое подключение к сети – это делает совместную работу структурных подразделений гораздо проще. Сканирование и передача информации при помощи ScanFront 220 не вызывает особого труда ввиду того, что он весьма компактен, обладает сенсорным экраном с удобным интерфейсом и напрямую подключается к сети. Достаточно положить документ в лоток и нажать один из значков, чтобы указать, куда нужно направить готовый файл: на электронную почту, на FTP-сервер, в сетевую папку или на USB-накопитель. Меню и внешний вид сканера представлены на рис. 4. В данном сетевом сканере введена качественная система безопасности. Это устройство достаточно просто сконфигурировать таким образом, чтобы пользователю необходимо было ввести логин и пароль для доступа к функциям сканера. В более продвинутой версии данной модели ScanFront 220P имеется возможность идентификации пользователя по отпечаткам пальцев. Также в модели имеется функция разграничения доступа и шифрования PDF-файлов. Возможность прочесть содержимое файла будет доступна только после ввода пароля. Сетевой сканер Canon ScanFront 220 не является устройством, которое обладает всеми современными функциями, к сожалению, общаться со сканером при его настройке придется на английском языке, однако он идеально подходит для работы в небольшой организации, в сеть которой входит 25-30 ПК. Меню сканера достаточно удобно. В меню имеются 4 иконки (рис. 4, 5), которые означают место, в которое будет поступать информация, пропущенная через сканеры: Email, FTP, Shared folder, USB Memory.***

47

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

М.Л. Рябцева, к.и.н., доцент, И.М. Ельчищева, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОЗДАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА СТРУКТУРА ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА

С

оздание базы для построения электронного правительства в Белгородской области началось еще в 2006 г., когда была принята «Региональная концепция информатизации Белгородской области до 2010 г.»1. В основе данной концепции лежали федеральные программы и нормативные акты.

28 января 2002 г. Правительством России была утверждена Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 – 2010 гг.)» – программа развития государства на основе информационных технологий2. «Концепция формирования в Российской Федерации «электронного правительства» до 2010 года» содержала цели и задачи электронного правительства, его основные направления формирования, формы предоставления государственных услуг3. ФЦП «Электронная Россия» действовала до 2010 г., но в последующем работа в этом направлении была продолжена. Следующим шагом стала долгосрочная государственная программа «Информационное общество (2011 – 2020 гг.)», целью которой является совершенствование процессов формирования в Российской

ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1

ВНУТРЕННИМИ ПРОЦЕССАМИ 2

3

Концепция информатизации Белгородской области до 2010 г. (утв. постановлением правительства Белгородской области от 5 сентября 2006 г. № 11). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 – 2010 гг.)». – URL: http://www.programs-gov.ru/28_1.php (дата обращения 13.01.2015). «Концепция формирования в Российской Федерации «электронного правительства» до 2010 года» (одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р). – Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

51

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Федерации электронного правительства в 2011 – 2020 гг. Миссия программы – получение преимуществ от использования информационных технологий во всех сферах жизни. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» распространяется на отношения, связанные с предоставлением государственными органами и органами местного самоуправления информации о своей деятельности по запросам редакций средств массовой информации, в части, не урегулированной законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации4.

22 сентября 2009 г. Правительство России постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»5. Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) был создан с целью повышения эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений 6. Целью создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) является повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме7. Изначально основными участниками МЭДО были определены федеральные органы власти, но впоследствии в систему стали включаться и субъекты Российской Федерации. Администрация губернатора Белгородской области не стала исключением.

27 декабря 2011 г. в Белгородской области было утверждено Положение о системе межведомственного электронного взаимодействия Белгородской области 8.

4

5

6 7 8

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «О системе межведомственного электронного документооборота». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». Антошечкина Е.Ю. МЭДО и СМЭВ – вместо или вместе? // Современное делопроизводство. 2011. № 8. С. 7. Там же. С. 11. Положение о системе межведомственного электронного взаимодействия Белгородской области (утв. постановлением правительства Белгородской области от 27 декабря 2011 г. № 481пп). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

52

Координирующим органом по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Белгородской области в части согласования разработки и реализации ведомственных программ органов исполнительной власти области, организации межведомственного электронного взаимодействия, согласования всех видов бюджетных расходов на информатизацию и сбор отчетных форм является Управление информационных технологий и связи администрации губернатора Белгородской области 9. В состав Управления информационных технологий и связи входит пять отделов: 1) отдел информатизации и электронного межведомственного взаимодействия; 2) отдел информационной безопасности; 3) отдел аналитических информационных программ; 4) отдел связи и телекоммуникаций; 5) отдел развития информационного общества. В Белгородской области создан Совет по развитию информационного общества и формированию электронного правительства. Совет является коллегиальным совещательным органом при губернаторе Белгородской области для организации скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти области при формировании регионального электронного правительства и перехода к оказанию государственных услуг в электронном виде. В ходе реализации плана формирования электронного правительства в Белгородской области на 2010 – 2012 гг.10 предполагалось осуществить следующие мероприятия: 1) построение единой информационно-коммуникационной сети органов государственной власти Белгородской области; 2) создание инфраструктуры для оказания услуг с использованием новейших технологий радиодоступа; 3) развитие сети центров общественного доступа к информации органов государственной власти области в местах приема граждан и на базе отделений федеральной почтовой связи; 4) развитие сети публичных центров правовой информации на базе муниципальных библи9

Постановление правительства Белгородской области от 29 января 2010 г. № 34-пп «О системе мер по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Белгородской области на 2010 – 2012 годы». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

10 План формирования электронного правительства в Белгородской области на 2010 – 2012 гг. (утв. постановлением правительства Белгородской области от 29 января 2010 г. № 34-пп). – Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Рис. 1. Внешний вид раздела «Задачи»

отек, а также иных организаций; 5) создание единой системы информационно-справочной поддержки граждан по вопросам предоставления государственных услуг и взаимодействия граждан с государственными органами. Структура «Электронного правительства» Белгородской области состоит из четырех основных подсистем: • подсистема управления внутренними процессами (ПУВП). Подсистема обеспечивает контроль исполнения поручений, документооборот, управленческую отчетность, мониторинг загруженности персонала, поддержку информационной безопасности; • информационно-аналитическая подсистема (ИАП), включающая средства проектирования, сбора, накопления и анализа табличных данных, мониторинга изменения параметров; • подсистема взаимодействия с бизнесом и гражданами (ПВ), включающая портал взаимодействия с гражданами и бизнесом со средствами настройки навигации пользователей; • подсистема обеспечения информационного взаимодействия федеральных, областных и муниципальных организаций11.

Подсистема управления внутренними процессами (ПУВП) «Электронное правительство» региональной информационно-аналитической системы (РИАС) в части формирования системы управления проектами в органах исполнительной власти Белгородской области предназначена для эффективной организации работы участников процесса управления и реализации проектов и управления электронными документами12. В Белгородской области внедряется «Электронное правительство» со сложной архитектурой, объединяющей более 3000 должностных лиц. Это и единый внутренний информационно-аналитический портал, и портал взаимодействия правительства с гражданами и бизнесом, информационно-аналитическая подсистема и подсистема управления внутренними процессами. В подсистему управления РИАС в настоящее время уже включены органы исполнительной власти, администрация губернатора области, органы местного самоуправления. Структура системы достаточно проста для использования. Рабочее окно пользователя системы состоит из двух частей: главного меню и текущего пункта меню. Главное меню системы состоит из следующих разделов:

11 Электронное правительство в Белгородской области не химера. – URL: http://www.svetopolis.ru/news/smi/article.php?ID=2428 (дата обращения 13.01.2015).

12 Инструкция пользователя подсистемы управления внутренними процессами «Электронное правительство» региональной информационно-аналитической системы. Белгород, 2010. 3 с.

53

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Рис. 2. Внешний вид раздела «Документы»

Рис. 3. Внешний вид раздела «Сообщения»

Раздел «Задачи» – основной раздел для работы пользователя – полностью обеспечивает оперативную работу с поставленными задачами. В скобках указывается информация о задачах в формате – общее количество задач/количество новых задач/количество задач с новыми действиями. Раздел «Документы» предназначен для регистрации и контроля прохождения документов в системе. В скобках указывается информация о документах в формате – общее количество

54

документов пользователя / количество новых документов. Раздел «Сообщения» предназначен для создания объявлений, создания и просмотра сообщений пользователя, а также статистики ознакомления с ними. В скобках указывается информация о сообщениях в формате – общее количество сообщений/количество новых сообщений. Раздел «Календарь» позволяет контролировать сроки выполнения задач и контрольных

Информационные технологии

Рис. 4. Внешний вид раздела «Инструменты»

точек по ним, а также вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях. Раздел «Библиотека» позволяет организовать хранение файлов произвольного формата с разграничением прав доступа пользователей к папкам библиотеки. Раздел «Инструменты» предназначен для настроек системы, ее администрирования, управления контактами пользователей, проектами, файлами библиотеки, формирования отчетов, а также содержит ссылки на программы «Информер» и XConductor. Раздел «Дополнительно» содержит ссылки на пользовательскую документацию, вопросы о системе и ответы на них, а также краткую информацию о системе. В системе ПУВП РИАС «Электронное правительство» основным объектом является задача. В ней можно указать описание, привязку к проекту, можно создать подзадачи, установить контрольные точки и вести полноценную

работу. Также в задаче можно определять рабочую группу, при необходимости можно менять рабочую группу и добавлять нужные файлы. Пользователями «Электронного правительства» являются государственные и гражданские служащие Белгородской области, работающие в органах исполнительной власти. Это работники, занимающие руководящие должности, их заместители, секретари, консультанты, специалисты по делопроизводству и т. д. «Электронное правительство» в администрации губернатора Белгородской области способствует решению следующих вопросов: 1) работа с обращениями граждан (контроль исполнения, эффективное распределение работы); 2) работа с документами, поступающими из федеральных органов; 3) работа с входящей и исходящей корреспонденцией; ***

55

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

МЕЖДУНАРОДНЫЕ ДОГОВОРЫ КАК ОДИН ИЗ КЛЮЧЕВЫХ ВИДОВ ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ: ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ, ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

Е.А. Шалина

  СТРУКТУРА МЕЖДУНАРОДНЫХ ДОГОВОРОВ

  ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ ДОГОВОРОВ

Д

ипломатическая работа является одним из ключевых направлений в деятельности любого современного государства. Формальное выражение принятых в ее рамках решений происходит при этом через особую систему дипломатических документов. Одним из важнейших из них являются международные договоры. Международные договоры Российской Федерации представляют собой вид дипломатических документов официального характера, регламентирующий двусторонние и многосторонние взаимоотношения государств. На практике международные договоры могут оформляться в виде договоров, соглашений, протоколов, конвенций и совместных коммюнике. К оформлению международных договоров предъявляется как ряд базовых требований, присущих документам в целом, так и ряд специфических требований, связанных с их принципиальной предметной значимостью, юридической силой и т. п. Требования к международным договорам закреплены как в нормах международного, так и национального законодательства.

57

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Основополагающими актами, регламентирующими порядок оформления и подготовки международных договоров, являются Венская конвенция о праве меж дународных договоров 1969 г., Венская конвенция о праве международных договоров между государствами и международными организациями или между международными организациями 1986 г. и Федеральный закон от 15 июля 1995 г. № 101-ФЗ «О международных договорах Российской Федерации». И если конвенции закрепляют наиболее общие вопросы по работе с меж дународными договорами (начиная с определения понятия «международный договор» и заканчивая типовыми этапами их подготовки), то положения федерального закона их конкретизируют и адаптируют к отечественным реалиям. Основной упор в документах при этом сделан на процесс подготовки международных договоров и стадии работы с ними, а не на оформление элементов их структуры. Вопросы структуры, в свою очередь, более подробно рассмотрены в Рекомендациях о порядке подготовки материалов, относящихся к заключению и прекращению международных договоров Российской Федерации, предназначенных для федеральных органов исполнительной власти России. В целом структура международных договоров включает следующие элементы: • титул; • преамбула; • основная часть (основные статьи или положения); • заключительная часть (протокольные статьи); приложения. Титул в данном случае представляет собой официальное наименование международного договора и одновременно заголовок к его основному тексту. Наименование при этом может быть как полным, так и кратким, и может включать: название вида документа, емкое указание на его содержание («о дружбе и сотрудничестве» и т. п.), а также полные наименования стран – участниц договора, закрепленные в нормах их основного закона. Преамбула является введением к международному договору, своеобразным вступлением к его основному тексту. Так, в форме связного текста стилистически и по содержанию в преамбуле могут фиксироваться:

58

• наименование государств – участников договора («Российская Федерация и Королевство Испания, именуемые в дальнейшем Договаривающимися Сторонами…»1); • предыстория как совокупность обстоятельств, предшествующих заключению договора и послуживших причиной его заключения («Исходя из положений Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Армения о военно-техническом сотрудничестве от 17 января 2003 г.»2); • цели и мотивы заключения, сформулированные обобщенно и затрагивающие ключевые направления во взаимоотношениях государств, такие, как поддержка партнерских отношений, развитие информационного взаимодействия и т. д. («Осознавая необходимость совершенствования процедур взаимных поставок продукции военного назначения, выполнения работ и оказания услуг в области военно-технического сотрудничества…»3); • сообщение о заключении договора, подразумевающее официальное «одобрение» целей и задач договора, а также его основного содержания («Решили с этой целью заключить международный договор»); • назначение уполномоченных и указание уполномоченных – особые формулы, закрепляющие решения участников договора о назначении лиц, уполномоченных на подписание документа («Назначили в качестве своих представителей…»4). Дополнительно может включаться «проверка полномочий» – формула, фиксирующая факт проверки предоставленных представителям государств полномочий по критериям формы и содержания.

• выражение согласия как основной итог заявленных преамбулой положений и одновременно переход к основному содержанию международного договора («Договорились о

1

2

3

4

Договор между Российской Федерацией и Королевством Испания о сотрудничестве в области усыновления (удочерения) детей (Подписан 09.07.2014; опубликован на официальном интернет-портале правовой информации: http://www.pravo.gov.ru 26.03.2015). Договор между Российской Федерацией и Республикой Армения о развитии военно-технического сотрудничества» (Подписан в г. Ереване 25.06.2013; опубликован на официальном интернет-портале правовой информации: http://www.pravo.gov.ru 04.08.2014). Договор между Российской Федерацией и Республикой Армения о развитии военно-технического сотрудничества» (Подписан в г. Ереване 25.06.2013; опубликован на официальном интернет-портале правовой информации: http://www.pravo. gov.ru04.08.2014). Лукашук И.И. Современное право международных договоров. Т.

2. Действие международных договоров. – М.: Волтерс Клувер, 2006. – С. 590.

Документирование нижеследующем», «Согласились о нижеследующем»). В современной дипломатической практике наблюдается тенденция к постепенному упрощению структуры преамбулы и уменьшению ее общего объема, в том числе путем исключения отдельных частей ее структуры. Важным элементом любого международного договора является его основная (центральная) часть, поделенная на конкретные статьи и положения, раскрывающие основное предметное содержание договора. В зависимости от объема договора это могут быть статьи (с пунктами и без), части, главы, абзацы и т. п. Положения договоров при этом проходят процесс внутренней группировки: в начало основной части помещаются статьи, касающиеся наиболее общих аспектов проблемы, позже – узконаправленных. Если статья содержит основную норму или принципиально важную установку для толкования договора, ее называют головной и помещают в начало центральной части. Допускается также использование отсылочных постановлений, содержащих ссылки на общепризнанные нормы международного права или иные международные договоры (нередко на практике ссылки делают на Устав ООН). Дополнительно статьи могут группировать в рамках регулируемых ими отношений. Каждая позиция, заявленная договором, при этом формулируется предельно четко, емко и конкретно с учетом не только документоведческих, но и юридических правил. Заключительная часть международного договора представляет собой ряд принципиально важных положений процессуального характера, таких, как: порядок вступление договора в законную силу, порядок его принятия странами-участницами, срок действия, основания и доступные возможности приостановления и прекращения. Помимо этого, могут включаться вопросы, касающиеся оговорок, толкования,

разрешения возникающих между участниками споров, пересмотра текста договора в целом и отдельных его положений. Отдельно выделяются вопросы дальнейшей работы с договором как с документом: порядок и условия организации депозитарного хранения оригинала и копий, меры по регистрации, аутентичности текстов. Заключительные положения также могут фиксировать языки, на которых составляется текст международного договора. Чем сложнее внутренняя структура договора и взаимоотношения между его участниками, тем больше заключительных положений формулируется. Заключительная часть международных договоров содержит и ряд реквизитов, отвечающих за придание юридической силы международному договору в целом: подписи сторон и оттиски печатей, а также дата (и место) подписания. Их оформление во многом схоже с оформлением документов иных видов и опирается на положения, зафиксированные в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако в оформлении реквизитов международного договора прослеживается и своя специфика, отраженная в Рекомендациях о порядке подготовки материалов, относящихся к заключению и прекращению международных договоров Российской Федерации. В частности, к особенностям оформления относится применение принципа альтерната, т. е. чередования очередности подписания текста международного договора его сторонами. Согласно ему, в распоряжении российской стороны остается вариант текста, в котором подпись ее представителя располагается выше или левее подписи представителя иностранного государства – партнера договора. ***

59

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ОТНОШЕНИЙ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Е.А. Виноградова, Л.Д. Шаповалова, к.и.н., доц. РГГУ



ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ



ОФОРМЛЕНИЕ ПРИСВОЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ ЗВАНИЙ



ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

З

а последние пять лет служба в органах внутренних дел претерпела ряд важных изменений. Был принят Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. «О полиции», и обновлена нормативно-правовая база в сфере регулирования служебных отношений.1 До 2011 года действовал подзаконный акт – «Положение о службе в органах внутренних дел …» 1992 года2. В настоящее время прохождение службы регламентируется Федеральным законом «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», принятым 30 ноября 2011 г.3 На основании новых законов издаются внутренние акты МВД России, которые регламентируют отдельные стороны прохождения службы – от зачисления на службу и присвоения специального звания до увольнения – и в том числе кадровое делопроизводство. Кадровая документация сотрудников органов внутренних дел имеет свои особенности, 1 2

3

62

Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3 «О полиции» // РГ. – 2011. – 10 февр. (N 28). Постановление ВС РФ от 23 декабря 1992 г. N 4202-I «Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста Присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации». – 1993. – N 2. – Ст. 70 Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342 «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» // РГ. – 2011. – 7 февр. (N 275).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ связанные с особым характером правоохранительной службы. Отличительным признаком правоохранительной службы являются, прежде всего, ее задачи, которые состоят в обеспечении безопасности личности, защите ее прав, свобод и законных интересов, защите интересов общества и государства от противоправных посягательств. Задачи обуславливают особый правовой статус сотрудника органов внутренних дел, отличный от гражданских служащих. Профессиональной обязанностью служащих этой категории являются защита жизни и здоровья граждан, обеспечение их безопасности и установленного порядка управления, охрана общественного порядка и правопорядка. К специальным правам сотрудника органов внутренних дел относится право на применение физической силы, на ношение оружия, на ознакомление с материалами дела для должного выполнения служебных обязанностей, доступ к государственной тайне и др. К специальным обязанностям сотрудника относится соответствие квалификационным и физическим требованиям в зависимости от занимаемой должности, предоставление справки о доходах и имуществе, в том числе и членов семьи. Должности в органах внутренних дел подразделяются на должности рядового, младшего, среднего, старшего и высшего начальствующего состава. В зависимости от занимаемой должности сотрудникам органов внутренних дел присваиваются специальные звания. Помимо специальных званий, сотрудникам в соответствии с пройденными испытаниями по служебной и физической подготовке присваиваются также квалификационные звания (специалист третьего, второго, первого класса, мастер). Специфика должностных функций сотрудников обуславливает также наличие специальных дисциплинарных уставов и более жесткую дисциплину.4 Служащие органов внутренних дел имеют особые условия поступления на службу, ее прохождения, присвоения специальных званий, проведения аттестации и прекращения службы. Обозначенные особенности правоохранительной службы налагают дополнительные функции на кадровые подразделения органов МВД РФ. Среди них оформление документов, 4

Указ Президента РФ от 14 октября 2012 г. N 1377 «О Дисциплинарном уставе органов внутренних дел Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2012. – N 43. – Ст. 5808.

удостоверяющих личность сотрудников органов внутренних дел; своевременная выдача служебных удостоверений и жетонов; ведение их учета в специальных журналах, контроль за прохождением обязательных стажировок и аттестаций, участие в проведении служебных проверок и др. Кадровая служба органов внутренних дел обязана не только вести кадровое делопроизводство, но также совершенствовать методы работы с кадрами, участвовать в формировании у сотрудников определенных норм поведения и строгого соблюдения законности. За ней закреплено значительно больше обязанностей, чем прав. В отличие от других видов государственной службы сотрудники кадровых подразделений органов внутренних дел имеют специальные звания. Все кадровые подразделения органов внутренних дел на федеральном уровне взаимодействуют с Департаментом государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации. Анализ нормативных требований к кадровому делопроизводству служащих органов внутренних дел показал, что оно имеет ряд особенностей, обусловленных особым задачами службы и особым правовым статусом ее сотрудников. При зачислении на службу на каждого сотрудника оформляется большой комплект документов, в который, помимо общих для всех работников документов, также входят: письменное оповещение гражданина о зачислении на службу, личное поручительство, допуск к государственной тайне.5 Личное поручительство составляется в письменной форме и состоит в том, что сотрудник, имеющий стаж службы в органах внутренних дел не менее трех лет, ручается за соблюдение гражданином, поступающим на правоохранительную службу, всех запретов и ограничений, связанных с прохождением службы. Поручительство заполняется в присутствии сотрудника отдела кадров, после заполнения сотрудник отдела кадров визирует документ, удостоверяя подпись и предоставленную гражданином информацию.

5

Приказ МВД РФ от 18 июля 2014 г. N 595 «О некоторых вопросах поступления граждан Российской Федерации на службу в органы внутренних дел Российской Федерации» // РГ. – 2014. – 1 окт. (N 223); Приказ МВД Российской Федерации от 18 мая 2012 г. № 522 «Об утверждении Порядка оформления личного поручительства при поступлении на службу в органы внутренних дел Российской Федерации и Категорий должностей, при назначении на которые оформляется личное поручительство» // РГ. – 2012. – 11 июля (N 156).

63

Документирование С гражданином, поступающим на службу, заключается контракт, в котором отражены права и обязанности сторон.6 Содержание контракта имеет некоторые отличия от трудового договора: в контракте не указывается номер, место составления указывается слева, а не по центру. Некоторые различия в наборе сведений имеются в контракте о прохождении военной службы во внутренних войсках МВД России. В контракте о прохождении военной службы всего пять пунктов: сведения о военнослужащем; срок действия контракта; обязательства и права военнослужащего; время вступления контракта в силу; в конце контракта проставляются подписи сторон. Его структура схожа со структурой трудового договора. В контракте о прохождении правоохранительной службы в органах внутренних дел дополнительно указываются: причина заключения срочного контракта (в случае заключения с сотрудником срочного контракта); условия обучения в образовательном учреждении высшего профессионального образования МВД России, а также условия прохождения практики в МВД России; факт согласия сотрудника с возможностью перевода на иную равнозначную должность, в том числе в иную местность; количество дополнительных дней отпуска за ненормированный служебный день. Как и при поступлении на государственную гражданскую службу, при поступлении на службу в органы внутренних дел гражданином предоставляются сведения о доходах и имуществе, и проводится их обязательная проверка. Однако в отличие от других государственных органов порядок предоставления таких све-

6 Приказ МВД РФ от 19 февраля 2012 г. N 34 «О примерной форме контракта о прохождении службы в органах внутренних дел Российской Федерации» // РГ. – 2012. – 10 февр. (N 29).

64

дений и их форма установлены приказом МВД РФ № 205 от 19 марта 2010 г.7 Поступление на государственную службу оформляется приказом, который является, в отличие от документирования трудовых отношений, обязательным документом. Все приказы по личному составу оформляются согласно «Правилам подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России» 2003 г.8 Важной особенностью прохождения службы в органах внутренних дел является присвоение сотрудникам личных номеров, выдача служебных удостоверений и жетонов с личным номером.9 В кадровом подразделении ведется журнал учета выдачи служебных удостоверений и журнал учета жетонов с личным номером, формы которых унифицированы. Одновременно с зачислением на службу в органы внутренних дел приказом руководителя на основании представления сотруднику присваивается специальное звание.10 7 Приказ МВД РФ от 19 марта 2010 г. N 205 «О порядке представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданами, претендующими на замещение должностей в системе МВД России, сотрудниками органов внутренних дел, военнослужащими внутренних войск, федеральными государственными гражданскими служащими системы МВД России» // РГ. – 2010. – 23 апр. (N 87).

8 Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 г. N 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России» (не опубликован).

9 Приказ МВД РФ от 10 декабря 2001г. N 1095-дсп «Об утверждении Инструкции о порядке оформления и выдачи служебных удостоверений сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации» (не опубликован); Приказ МВД РФ от 28 апреля 2014 г. N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации» // РГ. – 2014. – 6 авг. (N 175).

10 Приказ МВД РФ от 9 января 2013 г. N 3 «Об утверждении Порядка присвоения очередных специальных званий, соответствующих должностям среднего и старшего начальствующего состава, до подполковника полиции, подполковника внутренней службы, подполковника юстиции включительно, а также первых и очередных специальных званий, соответствующих должностям рядового состава и младшего начальствующего состава» // РГ. – 2013. – 25 февр. (Фед. вып. N 6016).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ ТРУДОВЫХ СПОРОВ В КОМИССИИ ПО ТРУДОВЫМ СПОРАМ Д.В. Просвирина



ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ ПО ТРУДОВЫМ СПОРАМ



ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В

процессе деятельности Комиссии по трудовым спорам (далее – КТС) создаются разнообразные виды документов (организационно-распорядительные, информационно-справочные и другие). В данной статье будут рассмотрены наиболее характерные документы, которые образуются при рассмотрении и разрешении индивидуального трудового спора на локальном уровне, т. е. в КТС. Поскольку трудовое законодательство регламентирует оформление документов в самых общих чертах, то при составлении документов работники организации и работники КТС могут руководствоваться такими документами, как: ГОСТ Р 6.30-2003, а также Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.302003 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов1. Комиссия по трудовым спорам создается на основании приказа. Унифицированной формы 1

68

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003; Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.; Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газета. 2009. 24 июня. № 4937; Унификация текстов управленческих документов: метод. рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. М., 1982.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ такого приказа нет, поэтому будет грамотным воспользоваться инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. В приказе отражается причина создания КТС, поименный состав комиссии, указывается председатель, секретарь и иная информация, имеющая значение для создания комиссии. Целесообразно на уровне локальных нормативных актов разработать в организации такой документ, как Положение о комиссии по трудовым спорам, в котором должны быть подробно изложены вопросы ее организации и работы, что позволит избежать недоразумений при функционировании комиссии в организации. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы компании, ее органов управления и структурных подразделений. При составлении Положения наибольшее значение имеют вопросы процессуального и процедурного характера, для их грамотного решения можно воспользоваться Гражданскопроцессуальным кодексом РФ. Также подробный порядок создания и функционирования комиссии можно закрепить в коллективном договоре, однако более правильным кажется посвятить КТС отдельный и более подробный документ. В Положении возможно утвердить формы процессуальных документов, среди которых важное место занимает удостоверение, выдаваемое КТС, которое в соответствии со ст.

12 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» является исполнительным документом, направляемым (предъявляемым) судебному приставуисполнителю для приведения в исполнение решения комиссии по трудовым спорам2. Структура Положения определяется организацией самостоятельно и зависит от специфики ее деятельности, круга вопросов, которые были поставлены перед рабочей группой, готовившей проект Положения, практики рассмотрения индивидуальных трудовых споров комиссией по трудовым спорам конкретной организации и других факторов. Положение о КТС может содержать следующие разделы: • общие положения и порядок формирования КТС – в этом разделе указываются точное 2

Бережнов А.А. Комиссии по трудовым спорам: практика правоприменения // Законы России: опыт, анализ, практика. 2012. № 10. С. 45.

наименование Комиссии, степень ее самостоятельности. Дается перечень основных правовых, дирек тивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности Комиссия; • компетенция КТС – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности Комиссии, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач; • состав и порядок образования КТС – описываются все необходимые для создания и правового функционирования КТС этапы, содержит должностные обязанности руководителя, заместителя руководителя и секретаря Комиссии; • права и обязанности членов КТС – перечисляются права, которыми наделяется Комиссия для реализации возложенных на нее задач. При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству; • порядок обращения в КТС – этот раздел включает основные правила составления и подачи заявления в Комиссию; • организация заседаний КТС и порядок рассмотрения споров – указание на временные сроки рассмотрения заявления, этапы и процедуры заседания, признание заседания правомочным; • порядок принятия решения КТС – сведения о голосовании Комиссии, о необходимых реквизитах, содержащихся в решении Комиссии; • исполнение и обжалование решения КТС – сроки исполнения решения КТС, указание на право заявителя перенести трудовой спор в суд; • особые положения – этот раздел включает не вошедшие в основную часть сведения, например, сроки действия настоящего положения, порядок пересмотра. Соблюдение установленных требований, нашедших свое отражение как в нормативноправовых, так и в локальных актах, оказывает значительное влияние на законность и обоснованность разрешения каждого конкретного трудового спора. Специалисты по делопроизводству рекомендуют включить в текст Положения не только положения, прописанные в трудовом законодательстве, но и отразить регулирование вопросов, непосредственно не затронутых в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), но обычно воз-

69

Документирование никающих в практике деятельности комиссий по трудовым спорам. Разногласия между сторонами трудового правоотношения становятся существом трудового спора с момента письменного обращения работника в КТС или суд. В трудовом законодательстве не предусмотрено каких-либо требований к содержанию заявления, однако типовая форма заявления может быть разработана организацией самостоятельно и доведена до сведения сотрудников 3. И.А. Коссов, рассматривая этот вопрос, отмечает: дабы облегчить задачу работника по составлению заявления и избежать ошибок, обусловленных слабой правовой грамотностью многих работников, КТС целесообразно разработать примерные формы таких заявлений по различным предметам споров и обеспечить к ним доступ работников 4. Можно предположить, что грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: • адресат, т. е. наименование КТС, в которую подается заявление; • автор, т. е. фамилия, имя, отчество работника, обращающегося с заявлением в КТС (если заявление подается представителем работника – фамилия, имя, отчество представителя, основание представительства), его должность, профессия и специальность, контактный телефон; • вид документа – заявление; • текст, т. е. указать, в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав или законных интересов работника и его требования; • обстоятельства, на которых работник основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства; 3 Чершинцева Е. Документальное сопровождение работы комиссии по трудовым спорам // Кадровик. 2013. № 10. С. 137.

4 Коссов И.А. Требования к документированию процесса рассмотрения трудового спора в комиссии по трудовым спорам // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 21.

70

• дату, с которой работник связывает нарушение своего права и с которой работник связывает начало течения срока для обращения в КТС; по денежным требованиям – сумма требований, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм; • сведения об обращении работника к работодателю с целью урегулирования разногласий путем непосредственных переговоров (если такое обращение имело место); • перечень прилагаемых к заявлению документов (в том числе документов, подтверждающих обоснованность заявленных работником требований, их размер и др.; при обращении в КТС через представителя к заявлению работника должна быть приложена копия указанной доверенности); • подпись; • дата. Обязательными реквизитами заявления являются дата и подпись работника-заявителя. Как отмечают многие специалисты по трудовым спорам, лучше подготовить заявление в двух экземплярах, на одном из которых делопроизводитель КТС указывает свою должность, Ф.И.О. и расписывается. Этот экземпляр остается у работника и может впоследствии являться доказательством обращения работника в КТС. Заявление, как уже отмечалось, подлежит обязательной регистрации. Оно регистрируется, даже если работник обратился по вопросу, который не подлежит рассмотрению в КТС. К сожалению, порядок самой регистрации не прописан, что делает положение работника несколько уязвимым. Наиболее удобный и самый распространенный на практике способ – ведение комиссией отдельного журнала регистрации заявлений работников. ***

ОПЫТ РАБОТЫ

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Ю.М. Кукарина, доц., Р.Т. Говорова, РГГУ



РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН



ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН



АНАЛИЗ ТЕМАТИКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИХ В МИНОБРНАУКИ РОССИИ

В

основе деятельности любого государственного органа лежит информационный обмен между сотрудниками, подразделениями, а также взаимодействие с внешним миром. Одним из направлений подобного взаимодействия является институт обращений граждан в органы власти. Учитывая основные направления деятельности Министерства образования и науки Российской Федерации (далее – Минобрнауки России), работа с обращениями граждан является исключительно важным видом деятельности. В Минобрнауки России делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на Отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан и организаций Административного департамента, а также на должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан в других структурных подразделениях Минобрнауки России. В частности, в Департаменте государственной политики в сфере высшего образования эти функции выполняет Отдел обеспечения исполнения поручений и взаимодействия с гражданами и организациями. Отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан и организаций

73

ОПЫТ РАБОТЫ

Рис. 1. Последовательность действий при предоставлении государственной услуги в ходе работы с письменными обращениями граждан

централизованно осуществляет весь комплекс работ по приему, первичной обработке, регистрации, контролю исполнения и отправке обращений граждан. Однако вопросы, связанные с обеспечением своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направление ответов в

74

установленный законодательством Российской Федерации срок, решаются в ответственных департаментах министерства. Порядок работы с обращениями граждан в Минобрнауки России достаточно подробно регламентирован положениями «Административного регламента Министерства образования и науки Российской Федерации по предостав-

ОПЫТ РАБОТЫ лению государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок», утвержденного Приказом Минобрнауки России от 26.03.2012 № 231, и Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной 30 декабря 2011 года. В указанном Административном регламенте достаточно подробно определена вся последовательность действий при предоставлении государственной услуги в ходе работы с письменными обращениями граждан и при проведении личного приема граждан. Инструкция по делопроизводству, разработанная и применяемая в Минобрнауки России, подробно регламентирует все вопросы документирования и технологию работы с документами. Технология работы с обращениями граждан в Минобрнауки России состоит из традиционных этапов, часть из которых осуществляется в системе электронного документооборота и контроля исполнения поручений (СЭДКП), используемой с 2010 года. За прием и первичную обработку всей входящей документации в Министерстве образования и науки Российской Федерации отвечает отдел Экспедиции Административно-хозяйственного департамента. Обращения граждан поступают следующими способами: • в ходе личного приема у должностного лица (устные); • почтовым отправлением (письменные); • через интернет-портал федерального органа исполнительной власти или по электронной почте (электронные); • по системе межведомственного электронного документооборота из вышестоящих органов государственной власти (Администрации Президента, Аппарата Правительства) и других федеральных органов исполнительной власти. При приеме письменных обращений сотрудники проверяют правильность адресности корреспонденции, вскрывают конверты и проверяют наличие в них документов. В случае ошибочной адресации отправляют присланные письма на почту невскрытыми. Электронные обращения, направленные гражданами на официальный сайт Минобрнауки России, рассма-

триваются по правилам работы с письменными обращениями на бумажном носителе. После проведения приема и первичной обработки Экспедиция передает поступившие обращения граждан в Отдел регистрации и контроля за рассмотрением обращений граждан и организаций Административно-хозяйственного департамента. Так как департаменты Минобрнауки России распределены на двух территориях, удаленно расположенных друг от друга, то обращения граждан поступают по двум адресам. Отдел регистрации и контроля исполнения поступающих обращений граждан и организаций находится лишь на одной из территорий, поэтому поступающие обращения приходится в течение дня накапливать и перевозить из одного здания Минобрнауки России в другое для их первичной обработки и регистрации. Поступившие обращения регистрируются в системе электронного документооборота и контроля исполнения поручений (СЭДКП). На письменных обращениях проставляется штамп, который содержит регистрационный номер обращения и дату регистрации (число, месяц, год).

Электронные обращения, направленные гражданином на официальный сайт Минобрнауки России, в течение рабочего дня также регистрируются в СЭДКП, а заявителю в автоматическом режиме направляется уведомление о регистрации обращения. Регистрация поступивших обращений в автоматизированной картотеке СЭДКП позволяет грамотно, быстро и четко провести не только саму регистрацию, но и установить и вести контроль исполнения обращений, создавать отчеты. При регистрации сотрудник заполняет трафаретные графы в электронной регистрационно-контрольной карточке. Программа автоматически присваивает входящему документу регистрационный номер и дату регистрации. Если обращение повторное, в электронной регистрационно-контрольной карточке проставляется соответствующая отметка. Затем оператор

75

Опыт работы

Рис. 2. Регистрационно-контрольная карточка обращения гражданина в СЭДКП

заносит фамилию, имя и отчество (обычно инициалы) автора обращения, его адрес, телефон, если указан, выбирает из контекстного меню тип обращения, отмечает количество листов, приложение при наличии. Далее выбирается способ доставки обращения – если обращение пересылается из вышестоящей инстанции, то указывается исходящий номер сопроводительного письма, его дата, название и адрес направившей организации. Ознакомившись с обращением, сотрудник вносит в регистрационно-контрольную карточку содержащийся в

76

обращении основной вопрос как заголовок, а также краткое содержание. Конверты после вскрытия не уничтожаются, так как почтовый штамп может являться доказательством даты получения обращения. Сам конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и подшивается затем в дело. Обращения, не поддающиеся прочтению, выдержанные в некорректной форме и анонимные не подлежат рассмотрению. ***

ОПЫТ РАБОТЫ

ПОДГОТОВКА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ И ПЕРЕГОВОРОВ И.В. Топчиева, к.и.н., доц. РГГУ



ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД



ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ



ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ И ПЕРЕГОВОРОВ



ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ И ПЕРЕГОВОРОВ

В

современной коммерческой, производственной, общественной, культурной сферах деятельности важную роль играют деловые встречи и переговоры. При их организации и проведении большое значение придается этике и психологии переговорных процессов, методике ведения самих переговоров1. Однако не следует пренебрегать таким важным этапом, как подготовка подобного рода мероприятий. Деловая беседа – обмен мнениями и информацией представителей двух и более сторон2. Цель ее не состоит в заключении договора или выработке решений, обязательных для исполнения. Она может иметь следующие задачи: • быть самостоятельным мероприятием; • предварять переговоры; • быть их составной частью. Проведение деловой беседы планируется заранее, руководитель с помощью секретаря определяет следующие вопросы: • предмет беседы; • проблемы, которые необходимо обсудить; • основные моменты, которые можно осуществить по результатам беседы. При подготовке к беседе секретарь должен представить: • необходимые основные документы, например, заключения экспертов по обсуждаемым вопросам; • дополнительные материалы (приложения, схемы, графики).

1 2

Лебедева М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации к ведению переговоров. – М., 1991 Емышева Е.М., Мосягина О.В. Особенности ведения деловых бесед // Секретарское дело. 2005. №1

79

ОПЫТ РАБОТЫ Секретарь также может обеспечить представление на беседу справок, других внутренних документов, на основании которых были сделаны выводы для подготовки заключения, которое должно быть представлено в качестве документированного аргумента в ходе предстоящего мероприятия. По мнению специалистов, деловая беседа состоит из пяти фаз: • начало; • передача необходимой информации; • аргументирование; • опровержение доводов собеседника; • принятие решения 3. В обязанности секретаря руководителя входит документирование всех видов делового общения, то есть запись служебной информации по установленным правилам4. Результатом документирования деловой беседы, как правило, является запись беседы – краткое изложение обмена мнениями в ходе обсуждения и их результатов в официальной форме. Запись деловой беседы, как вид документа, не входит в УСОРД5, а, следовательно, не имеет установленного формуляра документа, то есть совокупности реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности6. Поскольку запись деловой беседы носит произвольную форму, каждая организация сама определяет, как она будет оформлена. Безусловно, этот документ будет иметь следующие реквизиты: • наименование структурного подразделения (управление, руководство, дирекция, администрация и т. д.); • вид документа (запись деловой беседы); • дата; • заголовок к тексту (в случае необходимости); • текст; • подпись. Ведение деловых бесед, которые регулярно проводятся с партнерами, компаньонами, другими участниками совместной деятельности, относится к группе вопросов деятельности данной организации, подлежащих обязательному документированию.

3 4 5 6

Петрова Ю.А. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. – М., 2012. – с. 185. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Стандартинформ, 2014. УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 7.0.8 – 2013.

80

Учитывая специфику работы организации, целесообразно включить в ее инструкцию по делопроизводству как основной нормативный акт, регламентирующий процесс создания документов, технологию работы с ними, формуляр записи деловой беседы. Его следует поместить в подраздел «Виды и разновидности документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационной деятельности» тематического раздела «Документирование деятельности организации». В тех организациях, где практикуется издание самостоятельного документа – Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов, формуляр записи деловой беседы должен быть помещен в соответствующий раздел для решения следующих задач: • регламентирование единого порядка документирования всех видов деятельности организации; • придания официального характера такому виду документа, как запись деловой беседы. Если деловая беседа носит самостоятельный характер, то, как правило, ее результатом является договоренность – соглашение, достигнутое путем обсуждения различных точек зрения. Чаще всего договоренность как соглашение сторон не детализируется и юридически не оформляется. Переговоры – обсуждение каких-либо вопросов между официальными сторонами с целью выяснения позиций сторон и заключения возможного договора7. Переговоры, в отличие от деловой беседы, носят более официальный характер. Их цель – подписание документов, таких, как соглашение, договор, контракт и др., которые конкретно и детально определяют взаимные обязательства сторон. Переговоры, таким образом, организуются и проводятся для взаимного обмена мнениями, которые содержат различные предложения по решению проблемы, поставленной на обсуждение во время их проведения. Задача обмена мнениями заключается в достижении соглашений и результатов, отвечающих интересам обеих сторон, поэтому переговоры предполагают выступление одной стороны, ответных выступлений второй

7

Современный толковый словарь русского языка. – СПб.: Норинт, 2005.

ОПЫТ РАБОТЫ стороны, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Ход переговоров состоит из следующих этапов: • начало переговоров; • обмен информацией: аргументация и контраргументация; • выработка и принятие решений; • завершение переговоров. Переговоры являются средством взаимосвязи между людьми и предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры организуются по инициативе одного из их участников и начинаются, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения договора, контракта и т. п. Предложение может быть сделано лично при встрече, в процессе переписки или по телефону. С того момента, когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важных этапов – подготовка. На этом этапе закладывается основа для успешного проведения переговоров. От того, насколько успешно будут они подготовлены, зависит сам переговорный процесс, а также его результат. Подготовка к деловым беседам и переговорам состоит из 2 направлений работы: • проработка основного содержания переговоров; • решение организационных вопросов. В самом переговорном процессе секретарь, как правило, не участвует. Однако организационные вопросы по указанию руководителя возлагаются на секретаря. Таким образом, проработку основного содержания переговоров осуществляют другие должностные лица. Организационная подготовка деловых встреч и переговоров предусматривает следующие этапы: • определение места; • определение времени; • состав участников; • подготовку необходимых материалов. По указанию руководителя секретарь решает данные вопросы, при этом секретарю не надо стремиться «объять необъятное»8. Если предполагается проведение международных переговоров, то в процессе их подготовки проводят совещания, которые считаются общепризнанным методом подготовки.

В зависимости от поставленных задач переговоры могут различаться: • по числу участников; • периодичности их проведения; • количеству обсуждаемых вопросов. О времени проведения беседы или переговоров стороны договариваются заранее, не менее чем за 3-5 дней. Если организация, в которой работает секретарь, является инициатором, то лучше всего выяснить предпочтения по времени проведения мероприятия у второй стороны, предложив какой-либо свой вариант. Как правило, переговоры назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30. Не стоит назначать важные переговоры на утро понедельника или вечер пятницы. Если речь идет об ответственных переговорах, то при определении времени проведения переговоров необходимо учитывать следующие обстоятельства: • время года, его сезон, т. к. в конце месяца, квартала, года, когда обычно подводятся итоги и делаются финансовые отчеты, крупные встречи могут быть недостаточно подготовлены из-за занятости сотрудников; • когда принимающая сторона реально будете готова к переговорам; • когда участникам нужно данное соглашение: договор, контракт и т. п. В международной практике принято, чтобы принимающая сторона планировала длительность переговоров не более двух часов в день. Однако в случае обоюдного согласия длительность может быть увеличена. В международной практике обе стороны должны также заранее согласовать язык, на котором будет вестись деловая беседа (переговоры). Секретарю необходимо также выяснить особенности национальных традиций, если переговоры ведутся с представителями дальнего зарубежья9. Выбор места встречи может повлиять на ее результаты. На своей территории деловые люди обычно чувствуют себя комфортнее и увереннее, ведут себя энергичнее и имеют больше шансов на успех. Однако нужно помнить, что основные расходы по проведению 9

8 Афонина А.В. Типичные ошибки при подготовке переговоров// Секретарское дело. 2006. №5.

Емышева Е.М., Мосягина О.В. Некоторые особенности переговоров с представителями разных стран // Секретарское дело.

1999. №4.

81

Опыт работы переговоров берет на себя принимающая сторона. На переговорах придерживаются правил этикета и особенностей протокола, принятых в стране проведения. Таким образом, зарубежная делегация, в отличие от принимающей стороны, вынуждена преодолевать ряд связанных с этим сложностей, прямо пропорциональных культурным различиям между странами. В любом случае преимущественное право выбора места проведения имеет страна, к которой обратились с инициативой. Местом проведения деловых бесед и переговоров обычно является служебное помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным отношением к участникам встречи. Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором на столах нет лишних документов, а сейфы и шкафы заперты. Обязательное требование – отсутствие телефона, на время беседы мобильные телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих в разговоре. Комнату стараются красиво оформить, создать положительный настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может понадобиться в ходе переговоров: бумага для записей и ручка для каждого участника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, фужеры и т. д. Чтобы не возникло лишних проблем с размещением представителей участников встречи, секретарь принимающей стороны может подготовить таблички с указанием фамилий участников переговоров и их должностей. Эти

82

таблички размещаются на столе переговоров, и размещение указанных лиц происходит в соответствии с ними. Согласно современным международным и отечественным стандартам, курение в общественных местах не предусмотрено, поэтому на столах ни в коем случае не должны стоять пепельницы. Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья или кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж. В крупных организациях для проведения деловых переговоров и бесед используется специально оборудованное помещение – переговорная, которая отвечает всем требованиям, предъявляемым к помещению для проведения подобных мероприятий. Перед началом проведения деловой беседы или переговоров необходимо определить состав участников: • количественный (сколько человек будет в переговорах); • персональный (кто конкретно примет участие в мероприятии). Количественный и персональный состав делегации определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, параллельным обсуждением нескольких вопросов, уровнем представительства. Делегации для двухсторонних переговоров рекомендуется формировать на основе примерного равенства статуса членов делегации. При формировании состава делегации сразу же определяются функции каждого участника. Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегации. Численность оговаривается предварительно. ***

ОПЫТ РАБОТЫ

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – ГЛАВНАЯ ФИГУРА В ДОУ НА ПРЕДПРИЯТИИ Л.Р. Фионова, Ю.И.Черницова; Пензенский государственный университет



ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЛУНИНСКАЯ ПМК»;



ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА;



РАБОТА С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ;



РАБОТА С ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ;



РАБОТА С ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ;



РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ РАБОТЫ.

86

О

бщество с ограниченной ответственностью «Лунинская передвижная механизированная колонна» (ООО «Лунинская ПМК») было создано в 2010 году. Это стабильная, динамично развивающаяся фирма. ООО «Лунинская ПМК» осуществляет следующие виды деятельности: • производство общестроительных работ по строительству автомобильных дорог, железнодорожных линий и взлетно-посадочных полос; • производство общестроительных работ по возведению зданий; • техническое обслуживание и ремонт прочих автотранспортных средств; • техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей и др. На предприятии работает 75 человек. В ООО «Лунинская ПМК» нет самостоятельного подразделения, которое отвечало бы за документационное обеспечение управления (ДОУ). Главная фигура в ДОУ – секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени, в том числе при подготовке различных документов и организации работы с документами. Секретарь-референт – помощник руководителя. Он подчиняется непосредственно директору ООО «Лунинская ПМК» и взаимодействует со всеми работниками и службами. Чтобы проанализировать организацию работы секретаря-референта по ДОУ, рассмотрим следующие аспекты: • качество локальных нормативных актов;

ОПЫТ РАБОТЫ

Рис. 1. Титульный лист Устава ООО «Лунинская ПМК»

• порядок работы с входящей документацией; • порядок работы с исходящей документацией; • порядок работы с внутренней документацией. В своей работе секретарь-референт руководствуется следующими локальными нормативными актами: • Устав ООО «Лунинcкая ПМК» утвержден решением от 03.03.2011; Правила внутреннего трудового распорядка от 10.07.2010; Должностная инструкция секретаря-референта от 03.03.2011 № 6-C. Сразу следует отметить, что отсутствие инструкции по делопроизводству, табеля унифицированных форм документов, альбома форм документов значительно снижает эффективность текущей деятельности не только секретаря, но и ООО «Лунинская ПМК» в целом. Проверим локальные нормативные акты на правильность оформления. Титульный лист Устава ООО «Лунинская ПМК» представлен на рис. 1. При рассмотрении титульного листа устава были выявлены следующие ошибки: • гриф утверждения расположен в левом верхнем углу, а не в правом; • ключевое слово УТВЕРЖДЕН заключено в кавычки; • гриф странно выровнен; • после грифа стоит подпись без расшифровки, но при утверждении распорядительным документом подпись вообще не нужна;

• соответственно исправив эти ошибки, штамп МИФНС России нужно перенести в левый верхний угол. Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Лунинская ПМК» состоит из следующих разделов: • прием на работу; • основные обязанности работников; • основные обязанности работодателя; • рабочее время и время отдыха; • поощрения за успехи в работе; • ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Правила внутреннего трудового распорядка оформлены не на бланке организации, гриф утверждения выровнен неправильно (нужно либо по левому краю, либо центрировать). По тексту Правил можно сказать, что необходимо включить раздел «Общие положения». Нет согласования с представителем трудового коллектива. Первая страница Правил представлена на рис. 2. Должностная инструкция секретаря-референта представлена на рис. 3. Был выявлен ряд ошибок в оформлении должностной инструкции: • отсутствует полное наименование организации; • адрес фирмы написан не в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, и он не нужен в должностной инструкции; • номера телефонов расположены ниже установленного для них места, и они не нужны; • в грифе утверждения ключевое слово заключено в кавычки; • при написании должности указано наименование организации (этого не нужно делать); наименование вида документа стоит после реквизитов, даты и регистрационного номера документа (а должно быть наоборот); структурное подразделение указывается при необходимости под наименованием организации; • в тексте инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения и связи по должности»; • отсутствует подпись руководителя подразделения – разработчика инструкции. Отсутствие раздела «Взаимоотношения и связи по должности» ухудшает внутрифирменные коммуникации. Рассмотрим работу секретаря с документами. На рис. 4 представлено процентное соотношение входящих, внутренних и исходящих документов в ООО «Лунинская ПМК».

87

Опыт работы

Рис. 2. Первый лист Правил внутреннего трудового распорядка

88

Как видно из рисунка, на первом месте по объему документов стоит входящая документация, на втором – исходящая, так как в большинстве случаев она является ответом на поступившую корреспонденцию, а на третьем месте – внутренняя. Документопоток входящих документов составляют документы вышестоящих организаций, органов власти, документы организаций-смежников. В процессе движения входящих документов выполняются следующие традиционные операции: • прием входящих документов; • первоначальная обработка; • предварительное рассмотрение и распределение; • регистрация; • рассмотрение документов руководством; • направление на исполнение; • контроль над исполнением; • отправка ответных документов и подшивка в дело.***

ОПЫТ РАБОТЫ

НАВОДИМ ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ Н.В. Пластинина, юрист

ОТЧЕГО БЕСПОРЯДОК НА СТОЛЕ Как навести порядок

Р

абочие места могут быть самыми разными, а вот у офисных работников рабочее место чаще всего представляет собой рабочий стол в кабинете, на котором находится какое-то количество оргтехники (в зависимости от надобности в ней в связи с выполнением работником должностных функций), телефон для связи, а также различные канцтовары, необходимые для ежедневного использования работником в процессе выполнения должностных обязанностей. Это – тот минимум, которым обеспечивает работника работодатель. Однако минимализм встретить на рабочих столах офисных клерков удается далеко не всегда. Клерк в англоязычных странах – это служащий, работник офиса1. С некоторых пор данное определение стало применяться и в России в отношении работников офиса, чья работа не связана с физическим трудом. Разберемся, что же служит причиной отсутствия минимализма на рабочих столах офисных работников. Причина 1. Недоукомплектация персонала канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями, помогающими установить и поддерживать порядок на рабочем месте клерка, а зачастую и просто необходимыми для этой цели. Пример: работнику выдали ручки, карандаши, степлер, скрепки, но не выдали 1 https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9A%D0%BB%D0%B5%D1%80%D0%BA

92

органайзер для них, в связи с чем у работника на столе вполне закономерно в беспорядке лежат эти мелкие канцтовары. Причина 2. Слабая дисциплина на предприятии работодателя, характеризующаяся как отсутствием локального нормативного акта, регламентирующего корпоративные ценности и стиль поведения, так и отсутствием реального контроля со стороны руководства за дисциплиной на предприятии. Пример: на рабочем столе сочетаются и деловые бумаги, и фото любимой собачки, и кактус (есть поверье, что он снимает магнитное поле от монитора), и сувенир с моря (коллега привез-подарил), поделка ребенка из детского сада и прочие милые, но не имеющие отношения к работе мелочи. Причина 3. Перегруженность одного специалиста большим количеством различных дел, требующих ежедневного внимания работника.

ОПЫТ РАБОТЫ Прим ер: ра бочи е ст олы судебных приставов, секретарей судебных заседаний, ежедневно в рамк ах ра зличных дел готовящих по несколько документов разной направленности и значения. Причина 4. Неорганизованность рабочего пространства. Наиболее часто причиной этому служит субъективный человеческий фактор. Пример: неспроста многие творческие люди предпочитают хаос на рабочем месте. Парадокс, но он им помогает… сосредоточиться! Разобравшись с причинами отсутствия порядка, представляющего собой минимализм на рабочем столе офисного клерка, стоит выяснить и следующий вопрос: а нужен ли этот минимализм, и если нужен, то зачем? Необходимость установления требований к содержанию работниками своих рабочих мест каждый работодатель определяет для себя сам. Для этого он оценивает следующие факторы: Безопасность условий труда. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда закреплены ст. 212 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Наличие бесконтрольно разбросанной бумаги, складирование папок с деловыми бумагами в проходах может стать причиной нарушения правил пожарной безопасности, за которое привлечен к административной ответственности будет работодатель как предприятие – юридическое лицо (или его ответственное за противопожарное состояние должностное лицо). Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в офисном здании будет наступать по ст. 20.4 КоАП РФ. Так, например, складирование бумажных папок в проходах может быть квалифицировано по п.

4 ст. 20.4 КоАП РФ как нарушение требований пожарной безопасности к эвакуационным путям, эвакуационным и аварийным выходам, что для юридического лица может закончиться наложением штрафа в размере от 150 до 200 тысяч рублей, ну и, конечно, предписанием об устранении нарушения. Требования к порядку хранения информации на бумажных носителях. Если организация небольшая, соответственно, и документооборот у нее небольшой. Легкий беспорядок при хранении актуальных и архивных документов, как правило, легко ликвидируется к концу года, когда большинство служб все деловые бумаги подшивают в папки, описывают, форми-

руют в дела и сдают в архив. В более крупных предприятиях со значительным документооборотом неорганизованность в хранении деловых бумаг может привести к любым негативным последствиям: утере важного документа, расстройстве важной сделки, срыву переговоров или командировок, к допуску просрочек в выполнении обязательств и даже, в том числе как следствие – к начислению штрафов, неустоек. Пример: после долгого согласования различных редакций договор был наконецто подписан сторонами. Но по причине его потери среди остальных бумаг на рабочем столе старшего менеджера и затруднений в восстановлении актуальной редакции, в которой договор и был подписан, был пропущ ен срок пере чи сления а ванса контрагенту, в связи с чем на указанную сумму подлежала начислению неустойка в соответствии с условиями договора, что не входило в планы предприятия. Требования к информационной безопасности и к сохранению коммерческой и иной тайны. Не рассматривая вопросы гостайны, где порядок хранения документов урегулирован на законодательном уровне, каждый современный работодатель является обладателем той ли иной информации, составляющей коммерческую тайну. Статьей 5 Федера льного закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Отличия общедоступной информации от информации, доступ к которой ограничен, установлены Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Пример: рабочее место работника, занимающего должность кредитного инспектора банка, находится вне офиса, на арендованном работодателем участке здания, помещения, магазина. Крайне важно установить правило, согласно которому при оформлении документов с клиентом на своем рабочем месте в целях ограничения доступа посторонних лиц к информации ра бот одат ел я, ра ботник не должен держать на поверхности стола документы, не относящиеся к текущей сделке, а также правило об обязанности работника каждый раз при покидании рабочего места блокировать доступ к компьютеру. Эти

93

Опыт работы меры позволят минимизировать или даже исключить риск раскрытия коммерческой тайны работодателя – банка, а также персональных данных клиента, с которым работником от имени банка оформляется сделка. Наличие требований к корпоративному стилю. Многие организации стремятся поддерживать свой бренд визуализацией признаков бренда на служебной одежде работников, их рабочих столах. Например, при помощи одинаковых галстуков, которые работники должны носить в офисе. Или при помощи корпоративного цвета офисной мебели, включая рабочие столы. В большинстве случаев регламентация стиля одежды не встречается отдельно от регламентации состояния офисного пространства на рабочих местах. Итак, работодатель проанализировал указанные факторы и пришел к выводу, что необходимо закрепить свои требования к организации рабочего пространства на рабочих столах своих работников. Как это сделать, в каком акте закрепить и в каком объеме? Чтобы каждый работник выполнял определенные требования, не относящиеся непосредственно к его должностным обязанностям, закрепленным в трудовом договоре и/ или должностной инструкции, эти требования необходимо: 1. Сформулировать, 2. Закрепить их в локальном нормативном акте (общем для всех работников), 3. Принять локальный акт, 4. Ознакомить с ним всех работников под роспись. После выполнения данных действий работодатель вправе рассматривать нарушение требований как нарушение дисциплины и привлекать нарушителя к дисциплинарной ответственности.

94

1. Образцы формулировок требований к порядку на рабочем столе. Для примера приводим два образца формулировок требований к порядку на рабочем столе офисного работника и в его рабочей зоне (рядом с рабочим местом). Образец 1 (краткий) …Работник Предприятия обязан соблюдать порядок на рабочем столе/рабочем месте, не допуская: - размещения предметов, не имеющих отношение к выполняемым функциям, - размещения отвлекающих внимание предметов, - предметов, опасных для жизни и здоровья и/или не соответствующих требованиям безопасности. Несоблюдение работником Предприятия указанных требований признается нарушением трудовой дисциплины и может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности. Образец 2 (подробный) Требования к порядку на рабочем столе и в рабочей зоне Сотрудник Предприятия при исполнении служебных обязанностей обязан поддерживать чистоту на рабочем месте в течение рабочего дня, не допуская: - переполнения корзины для бумаг, - наличия использованной бумаги и иного мусора рядом с корзиной для бумаг, - наличия на поверхности рабочего стола пятен и остатков пищи, - наличия на поверхности рабочего стола следов от поставленной посуды, ***

ОБУЧЕНИЕ

ПРОБЛЕМЫ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ А.В. Ермолаева, д.и.н., зав. кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления имени П.А. Столыпина (филиал РАНХиГС)

  ЗНАЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ

  СУБЪЕКТИВНЫЕ И ОБЪЕКТИВНЫЕ ФАКТОРЫ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ

98

В

Поволжском институте управления имени П.А. Столыпина, как и во многих вузах Российской Федерации, в течение многих лет осуществляется подготовка кадров для сферы документационного обеспечения управления. Накопленный опыт характеризуется высоким профессиональным уровнем преподавания и педагогической ответственности, применением практикоориентированного обучения при использовании передовых технологий и методов обучения, наличием взаимосвязей с работодателями. Привлечение их к процессу разработки и реализации программы, прохождение практики студентами обеспечивает в конечном итоге высокий уровень трудоустройства выпускников. В настоящее время основной целью образовательной программы бакалавриата является подготовка бакалавров на основе интеграции фундаментального, междисциплинарного и практико-ориентированного обучения, способных повысить эффективность управления посредством оптимизации информационнодокументационного обеспечения деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций всех форм собственности. Соотношение между этими компонентами являлось традиционным и при подготовке специалистов для данной сферы и реализовывалось в рамках стандартов второго поколения посредством приобретения знаний, умений и навыков по конкретной дисциплине. В настоящее время акцент должен быть сделан на оптимизацию междисциплинарного

ОБУЧЕНИЕ взаимодействия, обеспечивающего рациональное соотношение между фундаментальной и прикладной подготовкой, формирующей необходимые компетенции. Ежегодно от органов государственной власти и местного самоуправления в Поволжский институт управления поступают заявки на прохождение практик и стажировок. Среди всех направлений подготовки, осуществляемых институтом, одним из самых востребованных является направление «Документоведение и архивоведение» именно в части документационного обеспечения управления. Так, за 2013-2014 учебный год поступило 122 заявки на студентов-документоведов 2-4 курсов от 28 структур (федерального, регионального и местного уровней). В соответствии с имеющимся контингентом на прохождение практик и стажировок было направлено лишь 37 студентов. Следует подчеркнуть, что во время практик и стажировок студенты, с одной стороны, приобретают необходимые практические навыки, характерные для того или иного уровня управления, с другой стороны, полученные в результате обучения знания и умения позволяют студентам за сравнительно короткий промежуток времени пройти период адаптации и демонстрировать необходимые профессиональные компетенции. Востребованность студентов-документоведов со стороны работодателей обусловлена и тем обстоятельством, что в образовательной программе отражена специфика документационного обеспечения деятельности конкретных субъектов. Так, например, еще в рамках стандартов второго поколения кафедрой документационного обеспечения управления института разработана и в последующем утверждена Учебно-методическим объединением вузов РФ (РГГУ, Москва) специализация «Документационное обеспечение деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», которая прошла апробацию и легла в основу программы подготовки бакалавров. Это вызвано не только необходимостью соответствия специфике института, но и тем, что органы государственной власти и местного самоуправления Саратовской области, как и других регионов РФ, находятся на сегодняшний день на сложном этапе активного внедрения, адаптации и мониторинга новейших информационно-документационных технологий на всех направлениях своего функционирования, обеспечивающих становление «электронного

правительства». Очевидно, что эффективная реализация данного направления развития невозможна без привлечения высококвалифицированных кадров, компетентных одновременно в вопросах управленческой деятельности, права, информационных технологий и управления документацией. Именно по этой причине вариативная часть стандарта дополнена комплексом дисциплин, которые, на наш взгляд, обеспечивают формирование необходимых компетенций специалистов в сфере управления информационнодокументационными ресурсами. В их числе: «Документационное обеспечение деятельности органов государственной власти и управления», «Технологии электронного правительства», «Системы электронного документооборота», «Технологии документирования управленческой деятельности», «Государственное и муниципальное управление», «Информационно-аналитическое обеспечение управления», «Теория организации и оргпроектирование», «Конфиденциальное делопроизводство», «Организация работы с обращениями граждан». Немаловажное значение в формировании концепции образовательной программы сыграла взаимосвязь с наукой. В соответствии с профилем вуза сформулировано научное направление выпускающей кафедры: «Оптимизация документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления в постсоветский период». Результаты решений поставленных задач апробировались на научных конференциях, в программах переподготовки и повышения квалификации государственных гражданских служащих, были опубликованы в периодических изданиях1.

1

См., например, Ермолаева А.В. Особенности информационнодокументационного обеспечения деятельности органов исполнительной власти // Научно-техническая информация. Серия 1: Организация и методика информационной работы. 2010. № 5. С. 18-23; Ермолаева А.В. Формирование систем документации в органах исполнительной власти // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2010. № 4. С. 46-49; Ермолаева А.В. Документирование деятельности органов государственной власти (традиционные и современные технологии) // Власть. 2010. № 1. С. 46-49; Дорошина Г.В. Организация и документационное обеспечение процессов размещения информации на официальных сайтах органов местного самоуправления // в сборнике: От земских учреждений к местному самоуправлению в России: традиции, опыт, перспективы (к 150-летию Земской реформы). Материалы Международной научно-практической конференции. Саратов, 2014. С. 121-123; Маслова Л.Т. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления // в сборнике: Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении, сборник статей XIV Международной научно-практической конференции. Под редакцией Людмилы Римовны Фионовой, Анатолия Вадимовича Печерского, Нины Николаевны Шокоровой. 2014. С. 44-49.

99

Обучение Таким образом, специфика программы института выражена в ее концентрации на формировании профессиональных компетенций, связанных, прежде всего, со сферой управления и документационным обеспечением управленческой деятельности. В результате образовательная программа института по итогам экспертного опроса в рамках Всероссийского проекта «Лучшие образовательные программы инновационной России» 2011-2012 учебного года вошла в число лучших. Тем не менее в ходе реализации программы возникают определенные проблемы. Одна из них связана со значительным количеством компетенций, включенных в Федеральный государственный образовательный стандарт, определенная часть которых выходит за рамки профессиональных компетенций в сфере документационного обеспечения управления. В связи с этим возникают проблемы по разработке требований, предъявляемых к оценке сформированных компетенций. Кроме того, учитывая специфику института и конкретизируя процессы в сфере ДОУ, возникла необходимость включения дополнительных профессиональных компетенций, формирование которых апробировано в рамках разработанной институтом специализации «Документационное обеспечение деятельности органов государственной власти и местного самоуправления». В результате сформировано 10 специальных компетенций. В их числе: • владение навыками документирования правотворческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления; • владение технологиями по организации работы с обращениями граждан; • владение методами построения функциональных систем документации органов госу-

100

дарственной власти и местного самоуправления; • владение базовыми знаниями в области правового регулирования государственной и муниципальной службы и способность документировать процессы, связанные с прохождением государственной и муниципальной службы. Кроме того, в 2012-2013 учебном году в связи с началом разработки магистерской программы по данному направлению подготовки возникла необходимость актуализации цели и задач программы бакалавриата. Одновременно по согласованию с представителями работодателей негосударственного сектора (ООО «Саратовская газовая компания») было расширено содержание программы бакалавриата и дополнительно включены дисциплины, формирующие компетенции по документационному обеспечению деятельности негосударственных организаций. В результате корректировки содержания программы изменилось и название профиля – «Управление документацией» как более точно отражающее цели и задачи программы по подготовке кадров, способных осуществлять управление документационными ресурсами как в органах государственной власти и местного самоуправления, так и в бизнес-структурах. Таким образом, благодаря универсальности профессиональной деятельности в сфере ДОУ, в программе бакалавриата удалось совместить две специализации программы «Документоведение и документационное обеспечение управления», реализуемые в институте: «Документационное обеспечение деятельности органов государственной власти и местного самоуправления» и «Офис-менеджер». ***

ПРАВО

КРАТКОВРЕМЕННЫЙ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

И.А. Коссов, к.ю.н., доц. РГГУ

КРАТКОВРЕМЕННЫЙ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР КАК РАЗНОВИДНОСТЬ СРОЧНОГО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И СТРУКТУРЫ ТЕКСТА КРАТКОВРЕМЕННОГО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕДУРЫ ЗАКЛЮЧЕНИЯ КРАТКОВРЕМЕННОГО ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

К

ратковременный трудовой договор – разновидность срочного трудового договора, заключаемого работодателем и работником на непродолжительный срок для выполнения работником работы заведомо временного характера. То есть такой договор может заключаться только тогда, когда работа будет носить временный характер и сторонам заранее об этом известно. Кратковременными традиционно считаются трудовые договоры, заключаемые на срок до двух месяцев. Они относятся к категории договоров, заключаемых на определенный срок. В части первой статьи 59 ТК РФ указано, что для выполнения временных работ сроком до двух месяцев заключается срочный трудовой договор. Соответственно, на такие договоры должны распространяться как общие нормы, установленные действующим законодательством для договора в целом, так и специальные нормы, ориентированные на срочный трудовой договор. Прежде всего это нормы, регламентирующие требования к содержанию трудового договора. Так, в кратковременном договоре должны быть отражены все необходимые сведения, определенные частью первой статьи 57 ТК РФ:

103

ПРАВО • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор; • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица (о паспорте или другом документе); • ИНН работодателя; • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; • место и дата заключения трудового договора. Обязательными для включения в кратковременный трудовой договор являются следующие условия: • место работы (в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, также указывается это обособленное структурное подразделение и его местонахождение); • трудовая функция; • дата начала работы, а также срок действия договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения кратковременного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом; • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); • режим рабочего времени и времени отдыха; • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); • условия труда на рабочем месте; • условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Как уже отмечалось, в соответствии с частью первой статьи 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре должен быть указан срок его действия, а также обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

104

Срок кратковременного трудового договора должен определяться сторонами исходя из объективных причин – характера предстоящей работы, условий ее выполнения и т. п. Естественно, он не должен выходить за рамки предельного срока, установленного законом для таких договоров (т. е. двух месяцев). Оформляя кратковременный трудовой договор, необходимо помнить, что если в нем не оговорен срок его действия, то он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Причиной заключения кратковременного договора будет являться заведомо временный характер работы. Например, условие об этом может быть сформулировано так: «Настоящий договор заключен на определенный срок в связи с необходимостью выполнения временной работы по проведению ремонта складского помещения, принадлежащего Работодателю». Законом запрещается заключение кратковременных трудовых договоров в целях уклонения работодателя от предоставления работникам установленных прав и гарантий. Поэтому, например, если в процессе рассмотрения трудового спора суд выявит отсутствие достаточных оснований для заключения кратковременного трудового договора, то договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Помимо общих норм, регулирующих трудовой договор, в законодательстве содержится целый ряд специальных норм, определяющих специфику собственно кратковременных договоров. В частности, в ТК РФ включена глава 45, посвященная особенностям регулирования труда работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев. Важной особенностью трудовых отношений с работником, заключившим кратковременный трудовой договор, является запрет на установление ему испытания при приеме на работу. Это закреплено в части четвертой статьи 70 ТК РФ. Поэтому для работодателя возможность проверить соответствие принятого работника поручаемой работе в какой-то мере затруднена. Существенные особенности имеет режим рабочего времени и времени отдыха работника. Первой особенностью является возможность привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Однако это допускается только с его письменного согласия.

право Получать письменное согласие работника необходимо перед каждым случаем привлечения его к работе в выходной или нерабочий праздничный день независимо от наличия его потенциального согласия на это, выразившегося в подписании трудового договора с соответствующим условием. Например, согласие работника может быть оформлено путем соответствующей собственноручной записи на уведомлении работодателя о необходимости работы в конкретный выходной или нерабочий праздничный день. Однако не следует забывать, что законом установлены категории работников, которых в любых случаях запрещено привлекать к работе в такие дни. Во-первых, это беременные женщины (часть первая статьи 259 ТК РФ), во-вторых, лица, не достигшие возраста 18 лет (статья 268 ТК РФ). Ввиду того, что в законодательстве нет перечня конкретных случаев, когда указанные работники могут привлекаться к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, работодатель может это делать во всех необходимых ему случаях1. Работа в такие дни компенсируется работнику в денежной форме не менее чем в двойном размере. Рядом особенностей обладает и порядок предоставления работникам оплачиваемого отпуска. Законодатель дает сторонам право выбора: работнику может быть предоставлен отпуск либо выплачена денежная компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы. В кратковременном трудовом договоре целесообразно прописать особенности его расторжения и увольнения работника. Законодатель устанавливает для сторон договора сокращенные сроки предупреждения 1 Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / под ред. А.М. Куренного, С.П. Маврина, В.А. Сафонова, Е.Б. Хохлова. – 3-е изд., пересм. – М.: Норма: ИНФРА-М, 2015. С. 600.

друг друга о досрочном его расторжении. Так, в соответствии с частью первой статьи 292 ТК РФ работник в письменной форме предупреждает работодателя о досрочном расторжении договора за три календарных дня. Работодателю предоставлено право досрочного расторжения договора и увольнения работника лишь в случаях ликвидации организации и сокращения численности или штата работников. Работник предупреждается о предстоящем увольнении в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня. Действующим законодательством не предусмотрена выплата работнику при увольнении выходного пособия. Однако такая гарантия может быть установлена федеральными законами, действующим у работодателя коллективным договором или самим трудовым договором. Прекращение трудового договора в связи с истечением его срока осуществляется по общим правилам, установленным статьей 79 ТК РФ, что также можно отразить в тексте договора. Структура текста кратковременного трудового договора может содержать следующие смысловые части: • Преамбула • Общие положения • Права и обязанности сторон • Режим труда и отдыха • Условия оплаты труда • Социальное страхование работника • Гарантии и компенсации • Ответственность сторон • Прекращение договора • Заключительные положения • Реквизиты сторон • Подписи сторон • На форму кратковременного трудового договора распространяются правила, установленные статьей 67 ТК РФ. ***

105

ПРАВО

ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И.А. Трофимова, юрист-эксперт, к.ю.н., доц. Московского финансового юридического университета

ТРЕБОВАНИЯ К ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

О

бработка, хранение и использование персональных данных зачастую являются головной болью организаций. Работодатели нередко считают, что на проблему использования персональных данных работника можно не обращать внимания. В статье 86 ТК РФ определяется исчерпывающий перечень требований, предъявляемых к обработке персональных данных работника, которые в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина обязан соблюдать работодатель и его представители. Но часто при обработке и хранении персональных данных работников возникают спорные ситуации. В этом случае работники вынуждены обращаться в суд за защитой персональных данных. Нарушения при обработке и хранении данных работников также могут быть выявлены при проверке деятельности организации прокуратурой, другими государственными органами по жалобам работников. Суды при вынесении решений по подобным делам руководствуются тем, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области. Анализ судебной практики показывает, что работодатели часто нарушают требования закона по обработке персональных данных. Рассмотрим два распространенных примера привлечения судом к административной ответственности юридических лиц (работодателей) за нарушение правил обработки и хранения персональных данных. В соответствии со ст.6, п.1 ст.11 Федерального закона от 27.06.06 № 152 «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Вместе с тем в результате проверки установлено, что в ООО «Мираж» согласие работников на обработку их персональных данных не получено. Таким образом, в действиях ООО «Мираж» был выявлен состав административного правонарушения, предусмотренного ст.13.11 КоАП РФ, то есть нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или

107

право распространения информации о гражданах (персональных данных). Судом ООО «Мираж» был признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ, и было назначено административное наказание в виде предупреждения (Постановление мирового судьи судебного участка №12 Зуевского судебного района Кировской области от 08 апреля 2015 года по делу № 5-199/15). Следующий пример из судебной практики. ООО АНО ДПО «Учебный Центр Газ-Нефть» было привлечено к административной ответственности по ст.13.11 КоАП РФ за отсутствие письменного согласия Тряскиной Н.Г. и Зотовой Ю.С. на передачу их персональных данных третьим лицам и их обработку. Таким образом, нарушен порядок сбора персональных данных Тряскиной Н.Г. и Зотовой Ю.С., которые в обязательном порядке должны быть ознакомлены под роспись с Положением «О разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным в АНО «Учебный центр Газ-Нефть», а также дать свое согласие на обработку своих персональных данных (Постановление мирового судьи судебного участка № 8 судебного района г. Уфы Республики Башкортостан по делу №5-203/2015). В соответствии со статьей 86 ТК РФ обработка персональных данных может осуществляться работодателем лишь с целью обеспечения соблюдения нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Нарушения могут быть и при назначении ответственного лица, который осуществляет обработку данных в организации.

108

Согласно части 1 статьи 22.1 Федерального закона от 27.06.06 № 152 «О персональных данных» оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Так, в нарушение п. 1 ч. 1 ст. 18.1, ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.06.06 № 152 «О персональных данных» в ООО «Ясмин» не назначен ответственный за организацию обработки персональных данных. Согласно п. 2 ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.06.06 № 152 «О персональных данных» оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами (Постановление мирового судьи Вологодской области по судебному участку № 9 по делу № 5-1303/2015 г.). В некоторых случаях суд может признать законность действий работодателя при обработке и защите персональных данных работника. Так, в исковом заявлении Б.П. ссылался на то обстоятельство, что в период его работы у ответчика при разработке конструкторской документации на ряде документов, которые он не видел и не подписывал или с содержанием которых не был согласен, представители работодателя указали его фамилию. В связи с чем он в докладной записке потребовал от работодателя удалить свою фамилию из всех конструкторских документов, которые он не подписывал или с содержанием которых не был согласен, однако работодатель никаких действий по защите персональных данных Б.П. не предпринял, чем нанес ему моральный вред. ***

ЧИТАЙТЕ

ПРАВО В ЖУР

НАЛЕ «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОН

АЛОМ»

Т Р И Б У Н А Д И Р Е К ТО Р А

300 филиалов транспортной «империи» самостоятельны в подборе команды, но неразрывно связаны с головной компанией

Филиалы могут скрывать свой результат, ошибки, непрозрачные показатели... Читайте в 29 номере журнала интервью с Леонидом Гольдортом, совладельцем и генеральным директором транспортной компании «СДЭК» 111

КРОССВОРД ВОПРОСЫ: По горизонтали: 1.Просьба о чем-л., изложенная письменно в официальной форме 5. «Жил да был черный … за углом» (Песня) 6. «Да, скифы мы, да, … мы, с раскосыми и жадными глазами» (А.Блок) 7.Электрически заряженная частица 9.Забава, удовольствие, радость 10.Зимнее жилище канадских эскимосов, сложенное из снежных плит 12.Разменная монета достоинством в одну сотую базовой валюты 55 стран 13.Крупнейшая в Европе группа родственных по языку и происхождению народов 15.Плакат, вышедший на улицу 19.В христианстве изображение лиц или событий священной или церковной истории, являющихся предметом почитания 20.Грустное, печальное настроение 21.Последняя буква дореформенного русского алфавита 23.Выполненный в драгоценном металле переплет книги, обычно Библии 24.Часть земной коры, расположенная ниже почвенного слоя 25.Человек, избравший путь воздержания и строгий образ жизни, предполагающий ограничения в получении удовольствий и использовании материальных благ 26.Знак отличия разных степеней 27.Непроизвольные вдыхательные движения, вызываемые судорожным сокращением диафрагмы 28.Ускоренное развитие детей и подростков 33.Старинное народное театральное зрелище с примитивным сценическим оформлением 36.Личное, уголовное, архивное 37.Сигнал для ушей 38.Автомобилестроительная компания, наиболее известная производством спортивных машин высокого класса 40.Территория позади фронта, за боевой линией 42.Реплика, вызванная заданным вопросом или реакция на какое-л. событие 43.Система электронного документооборота (Аббр.) 44.Устройство или система, способное выполнять заданную, четко определенную изменяемую последовательность операций По вертикали: 1.Название последней буквы латинского алфавита 2.Традиционный носитель контактной информации о человеке или организации 3.Церковно-административный округ, находящийся под управлением епископа 4. «Юрий» по-польски 5.Точный список, точное воспроизведение, повторение чего-л. 8.Вес чего-л. без упаковки 11.Узнать непосредственно от очевидца, участника событий: «Из первых …» 12.Количество денег, в обмен на которые продавец готов передать единицу товара 14.Человек, имеющий персональные привилегии, льготы из-за своего высокого статуса, популярности или капитала 15.Московский театр под руководством О. Табакова 16.Поучение, наставление 17.Необычайность, героичность чего-л., вызывающая восторженно-приподнятое настроение, подъем 18.Форма правления, при которой глава церкви и духовенство осуществляют функции светской власти 22.Требование, предъявляемое истцом в судебном порядке 29.Башмаки из дерева 30.То же, что и пища 31.Возрастной, образовательный, избирательный 32.Роман Ф.М. Достоевского 34.Графическое начертание или эмблема для обозначения организации или товара 35.Денежные средства, внесенные физическим или юридическим лицом в финансовое учреждение на хранение, в рост или для участия в получении прибыли 39.Широкая улица, обсаженная деревьями с обеих сторон в США, Канаде, Франции, Великобритании 41.Изображение лица на иконах 43.Разглашать ссоры и дрязги, происходящие между людьми: «Выносить … из избы»

Ответы на кроссворд см. на с. 102

112

Составитель: Е.А. Ефименко