Делопроизводство №4-2015

www.TOP-PERSONAL.ru

(октябрь – декабрь)

В номере:

Специфика работы с обращениями граждан к Президенту Российской Федерации Новые Правила работы архивов и электронные документы Информационно-вычислительные сети и применение их в ДОУ Особенности кадрового делопроизводства военнослужащих Организация секретного делопроизводства в центральном аппарате Академии наук СССР в 1941–1945 гг. Организация работы референта руководителя При поддержке:

www.TOP-PERSONAL.ru

Журнал издается при участии Историко@архивного института Российского государственного гуманитарного университета и Всероссийского научно@исследовательского института документоведения и архивного дела Росархива

С О Д Е Р Ж А Н И Е Роль государственных органов Российской Федерации в решении вопросов сферы документационного обеспечения управления ...................................................................... 3 Т.А. Быкова

Развитие документа в функциях и способах его создания ........................ 7 А.Ю. Конькова

Специфика работы с обращениями граждан к Президенту Российской Федерации ................................................ 12 М.А. Андреев

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Новые Правила работы архивов и электронные документы ..................... 20 С.Л. Кузнецов

Информационно-вычислительные сети и применение их в ДОУ .............. 26 Г.А. Серова

Регламентация работы с электронными документами в органах государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации ...................................................................... 33 Ю.М. Кукарина

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Особенности составления и оформления документов, образующихся в деятельности Русской православной церкви, на примере благочиния 39 И.В. Топчиева, И.Г. Нефедова

Документирование деятельности штаба главнокомандующего войсками Северо-Западного фронта и штаба главнокомандующего всеми русскими вооруженными силами на Северном фронте (1918–1920 гг.) ............... 46 Л.Р. Париева

Технотронные документы в органах государственной власти республики Тыва: организация хранения и использования ................. 52 А.А. Бадыназын, С.С. Ховалыг

Анализ работы с обращениями граждан в отделе полиции ...................... 56 Л.Р. Фионова, И.А. Серова

ОПЫТ РАБОТЫ Особенности кадрового делопроизводства военнослужащих .................. 62 Т. Д. Волкова, Л. Д. Шаповалова

Номенклатура дел администрации губернатора Астраханской области как исторический источник .............................. 68 Н.Н. Дрыгина

Организация секретного делопроизводства в центральном аппарате Академии наук СССР в 19411945 гг. ...................................... 72 М.А. Андреев, В.А. Андреева

Организация работы референта руководителя ....................................... 76 М.А. Дубовицкая

Документирование деятельности администрации Великомихайловского сельского поселения муниципального района «Новооскольский район» Белгородской области ................................. 81 О.Б. Пономарева, Д.А. Вендина

Документирование служебных отношений на дипломатической службе ... 89 Л.Д. Шаповалова

ОБУЧЕНИЕ Подготовка специалистов по направлению «Документоведение и архивоведение» в Крымском федеральном университете имени В. И. Вернадского. История и перспективы ......................................... 93 Е. В. Латышева

Информационно-документационное обеспечение работы с филиалами вуза (на примере деканата факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ) ....................... 96 Л.Н. Варламова, Р.Т. Говорова

АРХИВНОЕ ДЕЛО Переплет архивных документов ............................................................. 111 М.М. Сичкарева

ПРАВО Отпуск по беременности и родам: нюансы предоставления и оформления ................................................. 108 И.А. Коссов

КРОССВОРД . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Главный редактор журнала Кузнецов C. Л. Зам. гл. редактора журнала Ларин М.В. Редакционная коллегия: Безбородов А. Б. Конькова А. Ю. Кукарина Ю. М. Верстка: Корнилова О. Корректор: Кочетков П. Прямая подписка и отдел реализации: 5421613@mail.ru Гл. редактор ИД «Управление персоналом» Гончаров А. Н.

Подписные индексы: по каталогу агентства "Роспечать" – 29659 (на полугодие). Учредитель: ООО "Журнал "Управление персоналом". Регистрационное свидетельство ПИ № 77 15415. Выдано Комитетом Российской Федерации по печати. Издательство не несет ответственности за ущерб, нанесенный в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся в настоящем издании. Перепечатка материалов (полная или частичная) допускается только с письменного разрешения редакции.

© "Делопроизводство", 2015. Подписано в печать 27.10.2015 Формат 60х90 1/8. Печать офсетная. Бумага офс. № 1. Печ. л. 13. Тираж 10 000. Заказ № 108-15. Отпечатано в полном соответствии с качеством предоставленного электронного оригинал-макета ООО «ИнПринт» в ОАО «Кострома» 156010, г. Кострома, ул.Самоковская,10.

РОЛЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В РЕШЕНИИ ВОПРОСОВ СФЕРЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Т.А. Быкова, зав. кафедрой РГГУ

ПРОБЛЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОЛИТИКИ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ И ПРОБЛЕМЫ ИХ ВНЕДРЕНИЯ

В

опросы государственной политики в области документационного обеспечения управления в Российской Федерации на протяжении многих лет не теряют своей актуальности. Об этом свидетельствуют многочисленные публикации, обсуждение подходов к решению задач, связанных с организацией информационно-документационных процессов в организациях страны, на научных и научнопрактических конференциях, дискуссии в профессиональном сообществе. Еще в 2007 году в своем докладе на заседании коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В. Ларин раскрыл положение дел в сфере документационного обеспечения управления, обосновал общегосударственное значение данных вопросов и определил основные задачи государственной политики, требующие обязательного и достаточно быстрого решения.1 Главным, что было отмечено в докладе, являлось то, что система документационного обеспечения управления «выпала из сферы 1

Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: Доклады и сообщения на XIV Международной научно-практической конференции 20-21 ноября 2007 г. / Росархив. ВНИИДАД. М., 2008. С. 285-293

3

внимания государства»2. К сожалению, и сейчас, через восемь лет, мы можем это повторить. Значительное снижение роли государственных органов в сфере управления документационным обеспечением деятельности российских учреждений и организаций различных форм собственности наблюдается с начала 1990-х годов, и в настоящее время ситуация практически не меняется. Об этом свидетельствует, в частности, тот факт, что в стране отсутствует центр по регулированию, координации, методическому руководству управлением документацией, которым долгие годы являлся Росархив. Органы управления архивной отраслью получили определенные полномочия в сфере документационного обеспечения управления в 60-80-е годы прошлого столетия. Это явилось чрезвычайно важным событием, так как государственная архивная служба обрела возможность воздействия на процессы, влияющие на организацию документов с момента их создания до передачи на архивное хранение. В 1966 году создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) – единственный специальный научный центр отрасли, который был призван осуществлять научно-исследовательскую работу в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и делопроизводства во всех организациях Советского Союза. Именно в тот период были сформулированы достаточно целостные подходы к вопросам делопроизводства, к организации документационных процессов на разных уровнях управления. В этот период разрабатываются такие основополагающие документы, как Единая государственная система делопроизводства, Государственная система документационного обеспечения управления. Обратим внимание на слова «государственная» и «система». Они точно отражают позицию государства, выраженную в системном подходе к решению задач делопроизводства и определении его роли в управлении. Это не могло не сказаться положительно на решении данных задач в аппаратах управления конкретных учреждений и организаций.

Понижение статуса Росархива (перевод его из статуса Федеральной архивной службы в статус Федерального архивного агентства) и утрата функции методического регулирования и контроля за организацией документов в сфере документационного обеспечения управления привели к существенным негативным последствиям. В настоящее время функции по управлению документацией децентрализованы и рассредоточены между отдельными федеральными органами исполнительной власти, каждый из которых занимается разработкой нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления в рамках своих полномочий. При этом работа ведется без соответствующей координации действий органов управления. Если говорить о Федеральном архивном агентстве, то за ним закреплена лишь функция согласования перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству. Никаких задач, связанных с документированием, организацией документооборота, с развитием и совершенствованием документационного обеспечения управления, положение о Федеральном архивном агентстве не содержит.3 Отсутствие в стране уполномоченного органа по документационному обеспечению управления является одной из причин того, что в РФ не сформулирована четкая государственная политика и программа развития в сфере управления документами. А это, в свою очередь, приводит к негативным последствиям. Так, одной из серьезных проблем является несовершенство правового регулирования вопросов документационного обеспечения управления. Можно назвать некоторые федеральные законы, нормы которых в той или иной степени регламентируют вопросы, связанные с информацией и документацией. В их числе: закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» (1991 г.); ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (2005 г.); ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.); ФЗ «Об электронной подписи» 3

2

4

Там же. С. 285

Положение о Федеральном архивном агентстве. Утв. постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред. от 28.04.2015) // СЗ РФ. 2004. № 25. Ст.2572

(2011 г.); «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (2006 г.) и др. Отдельные нормы по документационному обеспечению деятельности органов управления содержатся в таких законодательных актах, как ФЗ «Об акционерных обществах» (1995 г.), ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (1998 г.) и т. п. Однако можно отметить, что законодательство регулирует лишь отдельные отношения, возникающие в сфере документационного обеспечения управления, что свидетельствует об отсутствии системного подхода. Это же можно констатировать и в отношении нормативных правовых актов, которые должны обеспечивать применение законов: они либо не разработаны, либо имеют ограниченную область распространения. Так, ряд специалистов считает, что основополагающий характер для документационного обеспечения управления имеет федеральный закон об информации. Это утверждение действительно может иметь отношение к ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.), в котором содержалась норма, касавшаяся документирования информации. Однако в принятом в 2006 году законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» данной нормы нет. В соответствии с законом требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон. Единственным документом, который содержит общие требования к составлению и оформлению управленческой документации, является в настоящее время национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. Однако в соответствии с ФЗ «О техническом регулиро-

вании» 2002 года национальные стандарты не имеют статуса обязательного к применению документа, и названный ГОСТ может быть только рекомендован к использованию в деятельности того или иного аппарата управления. В последние годы в области документационного обеспечения управления происходят существенные изменения, которые связаны с информатизацией России, растущими темпами развития информационных технологий. В настоящее время трудно, если вообще возможно, представить работу с документами, которая целиком осуществляется традиционными ручными методами. Конечно, электронные средства и технологии позволяют значительно повысить оперативность документирования и получения информации, ее обработки, поиска и передачи и т. д. Можно говорить и том, что в стране сформировался рынок информационных технологий. Стремительное развитие технологий документационного обеспечения управления обусловлено, в том числе, вхождением Российской Федерации в мировое информационное пространство. Можно констатировать достаточно быстрый переход на принципиально новые способы организации документационных процессов, хранения документированной информации, обеспечения доступа к ней. Быстро меняющаяся ситуация влияет и на процессы нормотворчества. Специалисты даже высказывают мнение, что в нашей стране происходит правовая революция, связанная с пересмотром основных принципов документирования деловой деятельности не только в государственном, но и в негосударственном коммерческом секторе. В качестве доказательства приводятся примеры принятия законов, расширяющих сферу применения электронных

5

РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТА В ФУНКЦИЯХ И СПОСОБАХ ЕГО СОЗДАНИЯ

А.Ю. Конькова, доц. РГГУ

ВОЗНИКНОВЕНИЕ ПИСЬМЕННОСТИ ПРЕДМЕТЫ И ОРУДИЯ ПИСЬМА СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

В

последнее время выходят статьи, содержащие взгляды разных исследователей на фундаментальные теоретические вопросы документоведения. Среди рассматриваемых тем – предмет и объект исследования в документоведении, функции документа в современном обществе, какую функцию документа можно и нужно считать главной и т. д., и т. п.1 В данной статье рассматриваются некоторые аспекты документа, а именно: функции, носители, способы создания документов с позиции современной школы документоведения. Документ – сложное, многокомпонентное явление, основное назначение которого заключается в том, что он является носителем информации, то есть можно говорить о том, что документ имеет информационную сущность. В любом сообществе всегда есть потребность обмениваться информацией, поэтому одновременно с появлением этих сообществ начинается поиск способов обмена информацией и ее передачи в пространстве и времени.

1

Сафиуллина З.А. Понятие об объекте и предмете исследования в документоведении. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 8-13; Ланской г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 2, с. 16-19; Ягинцева Н. О главной функции документа Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 23-25; Плешкевич Е.А. Формирование научных представлений о документе и документальной деятельности в правоведении и исторической науке. – Журнал «Делопроизводство», 2013, № 4.- С.10-14; Варламова Л.Н. Пути развития документоведения в Российской Федерации.- Журнал «Делопроизводство», 2014, № 1.- С. 65-69 и т. д.

7

Частичное решение этих проблем на ранних этапах развития человеческого общества достигалось путем отправки предметного письма, то есть предмета упакованного или открытого, по характеру которого адресат истолковывал содержание письма. Например, на Руси гостей встречали посланием в виде хлеба и соли, объясняя тем самым, что готовы разделить с гостем и радости (хлеб), и горести (соль). Предпринимались также попытки закрепить и передать информацию с помощью узелков, завязанных на различных шнурах 2. Однако все эти попытки были наивны, несовершенны. Серьезной заявкой на передачу информации в пространстве и времени становится постепенно развивающееся текстовое документирование. Начавшись с пиктограмм – «нарисованных» писем, рисунков, которые не читаются, а толкуются, текстовое документирование в своем развитии прошло множество этапов3, подойдя в итоге к отображению информации в виде буквенно-звукового письма, в котором каждый звук изображается буквой. С возникновением письменности, доступной каждому человеку4, появляются документы. Так, во второй половине XIII в. жители Новгорода уже переписываются между собой по хозяйственным и житейским вопросам. Русская национальная письменность была создана на базе греческого алфавита. Параллельное существование кириллицы и глаголицы приводит к тому, что более удобная кириллица вытесняет глаголицу. Развитие русской письменности идет сначала стихийно, а затем в порядке реформ. Последняя реформа советского периода сводилась к тому, что ненужные буквы, не передающие звуки славянской речи, были исключены из алфавита. Современный терминологический стандарт определяет текстовой документ как «содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи»5. В настоящее время для составления и оформления текстовых документов широко применяются новые информационные технологии. В этой связи мы говорим уже об электронном текстовом документе, который определяется как

2 3 4 5

8

Это узелковое письмо инков – «кипу». Логографическое письмо, слоговое письмо. Рисовать могут далеко не все, а складывать из букв слова может научиться каждый. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

«документ, информация которого представлена в электронной форме»6. Развитие текстового документирования напрямую зависело от материалов для письма – носителей информации и орудий письма. Носитель (документированной) информации в ГОСТе определяется как «материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации»7. Древнейшие записи человечества сохранились на камне. Это Свод законов царя Хаммурапи (ХVIII в. до н.э.), Эдикт египетского царя Птоломея V (186 г. до н.э.). Но человек прежде всего нуждался в материале для фиксирования информации в оперативных целях, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае – бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками. Массовым материалом для письма в передней Азии стала глина, что явило миру глиняный документ. Из Древней Греции и Древнего Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, которое в изобилии росло в дельте реки Нил. Писали на папирусе тонкой тростниковой палочкой или тростниковым пером – каламом. Первым серьезным соперником папируса стал пергамент – писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы – свитка и появлению новой – тетрадной. На Руси для бытовой переписки применяли бересту, однако самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага. Бумага – многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист. В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. В русском государ6 7

Там же. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

стве первоначально употребляется привозная бумага. В 1716 году Петром I была основана собственная бумажная мануфактура. Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения, рисования и др. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати и предъявляющих более высокие требования к качеству бумаги. Не менее длинный путь прошли и орудия письма. На камне надписи высекались, на глиняных дощечках – выдавливались железным стержнем, на воске – специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь. Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. нашей эры, было гусиное перо. Пользовались также и лебединым. На смену гусиному перу пришло металлическое. В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В 1938 году изобретается шариковая ручка8. Изобретенная в начале XVIII в. пишущая машина в XIX – начале ХХ века получает широкое распространение. Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине ХХ века появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли принтеры. Одним из древнейших способов документирования наряду с текстовым является техническое документирование. Техническое докумен8

Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма. «Секретарское дело», 2004, № 10. – С.16.

–

журнал

тирование – это способ передачи технической мысли, а техническая документация, в свою очередь, определяется как «комплекс документов, устанавливающих порядок, условия использования продукции»9. В широком смысле технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на: • проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства или объект капитального строительства?

• технические документальные материалы как запись процессов труда, отвечающие на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства?

9

Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013, с. 83.

9

СПЕЦИФИКА РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН К ПРЕЗИДЕНТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

М.А. Андреев, к.и.н., доц. РГГУ

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИЕМНАЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОКРУГЕ МОБИЛЬНАЯ ПРИЕМНАЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОРТАЛ «ПРЕЗИДЕНТ РОССИИ» ЭЛЕКТРОННЫЕ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

12

П

резидент РФ в соответствии с Конституцией РФ является гарантом «прав и свобод человека и гражданина» (ст. 80), т. е. выступает как защитник прав и свобод граждан своей страны в случае их нарушения и притеснения . Для выполнения своих функций Президенту РФ необходимо иметь собственный аппарат, обладающий широкими организационными, техническими и кадровыми возможностями. Еще одной важной стороной приведенного выше высокого статуса Президента РФ является необходимость постоянного поддержания обратной связи с гражданами, которые являются также и его избирателями. С одной стороны, Президенту РФ нужна их поддержка для формирования и сохранения положительного политического имиджа и высокого рейтинга, с другой стороны, в ответ граждане вправе рассчитывать на институт президентства как на высшего арбитра по защите их интересов в случаях, когда другие инстанции (например, органы местного самоуправления, судебные органы) действуют не столь эффективно, не предпринимая шагов по восстановлению нарушенных прав и свобод граждан. *** Отдел писем и приема граждан Администрации Президента Российской Федерации (далее – АП РФ) был образован еще в янва-

ре 1992 г. на базе соответствующего отдела Управления делами1. Его самостоятельный статус был связан с необходимостью учета и рассмотрения обращений граждан на имя Президента РФ, организации их своевременного рассмотрения, а также организации приема граждан2. Уже в первом Положении «Об Отделе писем и приема граждан Администрации Президента Российской Федерации», утвержденном в декабре 1993 г., Отделу предоставлялись широкие полномочия по взаимодействию как со структурными подразделениями АП РФ и Правительства РФ, так и с другими государственными органами в процессе организации работы с обращениями граждан на имя Президента РФ3. В 1995 г. Отдел писем и приема граждан АП РФ был преобразован в Управление Президента РФ по работе с обращениями граждан, при этом его компетенция в ходе преобразования возросла лишь незначительно – добавились лишь функции освещения в СМИ итогов рассмотрения обращений граждан к Президенту РФ, изучения зарубежного опыта работы с обращениями граждан и ряд других функций4. В дальнейшем Управление прошло две реорганизации – в 1996 и 2010 гг., – сохранив при этом свой высокий статус в рамках АП РФ и соответствующий набор полномочий 5. В ходе последней реорганизации в 2010 г. перечень функций Управления заметно расширился за счет введения обязательной проверки информации, изложенной в электронных обращениях, а также за счет «участия в осуществлении мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей». Еще одним новшеством стала возможность осуществления дистанционного приема граждан – т. е. приема обращений граждан с использованием видео-конференц-связи 6. Таким образом, постепенно складывался важнейший механизм не просто приема письменных и устных обращений граждан, но и осуществления проверки фактов, приведенных 1 2 3

4 5

6

Конституция Российской Федерации. Распоряжение Президента РФ от 24.01.1992 №32-рп «Об отделе писем и приема граждан». Распоряжение Президента РФ от 16.12.1993 №770-рп «Об Отделе писем и приема граждан Администрации Президента Российской Федерации». Там же. Указ Президента РФ от 22.05.1995 №514 «Об Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан». Указ Президента РФ от 29.01.1996 №117 «Вопросы Администрации Президента РФ», Указ Президента РФ от 17.02.2010 №201 «Об Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций».

в этих обращениях, ответа на обращения или направления обращений в соответствующие государственные органы с последующим контролем хода выполнения и отчетности данных государственных органов по обращениям. Более того, Управление Президента РФ по работе с обращения граждан благодаря возможности контроля исполнения обращений фактически превратилось в орган, занимающийся вопросами восстановления прав и свобод граждан. Можно даже сказать, что Управление стало исправлять недостатки работы других государственных органов и органов местного самоуправления, делая государственную машину чуть более гибкой и внимательной по отношению к запросам простых граждан. Но для планомерного осуществления отмеченных функций требовались обученные кадры (в том числе и на местах), соответствующее оборудование и сложная организационная структура.

2 октября 2009 г. распоряжением Администрации Президента РФ №1441 утверждается «Положение о приемной Президента Российской Федерации в федеральном округе», в соответствии с которым в каждом федеральном округе учреждалась соответствующая приемная Президента Российской Федерации (в административном центре субъекта РФ, входящего в состав федерального округа). Основной целью учреждения приемных в федеральных округах было рассмотрение в пределах федерального округа устных и письменных обращений граждан, адресованных Президенту РФ7. В соответствии с данным распоряжением выстроилась достаточно слаженная система обработки, анализа и контроля за ходом исполнения обращений, поделенная на два уровня – в центре этими вопросами занимался аппарат Администрации Президента РФ, а в федеральных округах – соответствующие приемные Президента РФ. И получилось, что жалобы и обращения, направленные из соответствующего федерального округа, отслеживались и контролировались приемной Президента РФ в том же округе. Это позволило не только разгрузить центральный аппарат от потока обращений из регионов, но и более оперативно проверять факты нарушения прав и свобод граждан, перенаправлять обращения в соответствующие органы власти в пределах федерального округа, на месте контролировать восстановление 7

Указ Президента РФ от 17.02.2010 №201 «Об Управлении…».

13

прав и свобод граждан 8. Одним из важнейших результатов данного распоряжения стало формирование организационной, кадровой и материальной базы приемных Президента РФ в федеральных округах. После осуществления первого этапа реформ последовало их продолжение – в середине апреля 2011 г. было утверждено распоряжение Президента РФ №219-п «О рабочей группе при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан». К распоряжению прикладывался текст Положения, в соответствии с которым рабочая группа являлась «… коллегиальным органом, образованным в целях координации деятельности» приемной Прези дента РФ, мобильной приемной Президента РФ, приемных Президента в федеральных округах и административных центрах субъектов РФ, самостоятельных подразделений Администрации Президента РФ, органов государственной власти и органов местного самоуправления по обеспечению рассмотрения в субъектах РФ обращений (жалоб) заявителей, адресованных Президенту РФ. Основным объек том рассмотрения являлись факты и сведения, указанные в обращениях (жалобах), касающиеся действия (бездействия) должностных лиц, органов власти и органов местного самоуправления9. Рабочая группа в соответствии с данным положением фактически становилась организационно-методическим центром, выполнявшим

Рис. 1 многочисленные функции, включая и обобщение практики работы государственных органов и органов местного самоуправления с обращениями граждан, обобщения данных по личному 8

9

Распоряжение Администрации Президента РФ от 02.10.2009 №1441 «О приемной Президента Российской Федерации в федеральном округе». Там же.

14

приему граждан, разработки предложений по совершенствованию работы государственных органов и органов местного самоуправления по вопросам работы с обращениями граждан и организаций. В Положении также устанавливалось формирование единого информационного фонда обращений заявителей в государственные органы и органы местного самоуправления. В сентябре 2012 г. в соответствии с распоряжением Президента РФ №410-рп были внесены отдельные изменения в перечень функций, отнесенных к ведению рабочей группы10. Следующим важнейшим шагом на пути к формированию единой системы обработки и контроля исполнения обращений на имя Президента РФ стало принятие распоряжения Администрации Президента РФ «О мобильной приемной Президента Российской Федерации». К основным функциям мобильных приемных Президента РФ в соответствии с данным распоряжением были отнесены: а) оперативный выезд в органы государственной власти и органы местного самоуправления по поручениям уполномоченных лиц; б) обеспечение в субъектах РФ приема от заявителей обращений на имя Президента РФ, касающихся действий (бездействия) должностных лиц (выезд и прием заявителей осуществлялся на специально оборудованной машине – см. рис. 1); в) оперативное реагирование на обращения заявителей и на информацию, размещенную в СМИ, Интернете и имеющую общественный резонанс; г) выявление причин, способствующих росту количества адресованных Президенту РФ обращений по каждому федеральному округу; д) изучение практики применения государственными органами и органами местного самоуправления федерального законодательства; е) обеспечение исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений заявителей на имя Президента РФ; ж) подготовка к поездкам Президента РФ информационно-аналитических материалов о работе государственных органов и органов местного самоуправления с адресованными на имя Президента РФ обращениями; з) размещение в Интернете информации о работе мобильной приемной Президента РФ, о 10 Распоряжение Президента РФ от 11.04.2011 №219-рп «О рабочей группе при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций».

Мобильная приёмная Президента Российской Федерации – это организационная форма реализации полномочий главы государства по обеспечению права граждан и организаций на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, обеспечивающая реализацию, защиту и восстановление прав, свобод и законных интересов заявителей. Мобильная приёмная Президента Российской Федерации выезжает непосредственно на места, в субъекты Российской Федерации, для разрешения жалоб граждан и организаций на действия (бездействие) должностных лиц федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, в том числе выборных должностных лиц, государственных и муниципальных служащих. Ответственный за организацию работы мобильной при-

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, ёмной Президента Российской свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. К действиям должностных лиц относятся действия (решения), в том числе представление официальной информации в результате которых: нарушены права и свободы гражданина; созданы препятствия осуществлению гражданином его прав и свобод; незаконно на гражданина возложена какая-либо обязанность или он незаконно привлечен к какой-либо ответственности. К бездействиям должностных лиц относится бездействие, повлекшее за собой последствия, перечисленные выше.

Рис. 2 поручениях, данных по результатам рассмотрения адресованных Президенту РФ обращений заявителей; и) внесение предложений руководителю АП РФ о привлечении должностных лиц, виновных в нарушении федерального законодательства, к ответственности, а также о принятии мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей.11 Результатом данной реформы стало формирование как в центре, так и в федеральных округах единой системы реагирования на жалобы (обращения) на имя Президента РФ и контроля за осуществлением органами государственной власти и органами местного самоуправления выполнения поручений по вопросам восстановления нарушенных прав и свобод граждан, отмеченных в обращениях (жалобах). Центральное место в указанной выше системе занял подраздел портала «Президент России», посвященный мобильной приемной. Его электронный адрес: http://letters.kremlin. ru/mobile-receptions Графика и интерфейс данного подраздела представлены в достаточно спокойных тонах.

11 Там же.

Федерации – заместитель начальника Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Михеев Алексей Валерьевич

Ответственный за организацию работы мобильной приёмной Президента Российской Федерации – заместитель начальника Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Михеев Алексей Валерьевич

При этом основной функционал подраздела сосредоточен в правой боковой панели. Ответственный за методическое, аналитическое и правовое обеспечение Именно там располоработы мобильной приёмной Презижены ключевые функдента Российской Федерации, подготовку и проведение Выездов мобильциональные кнопки – ной приёмной Президента Российской «Отправить жалобу», Федерации, организацию и контроль исполнения поручений, данных по ре«Новости приемной», зультатам работы мобильной приёмной Президента Российской Федерации «Что такое мобильная референт Управления Президента приемная» (фактичеРоссийской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций ски – домашняя страничка) (см. рис. 2). Гулий Анастасия Сергеевна Особый интерес также представляРис. 3 ет и информация об ответственных должностных лицах за организацию работы мобильной приемной Президента РФ в нижней части правой колонки. При этом хочется отметить, что одно лишь указание на должность и фамилию, имя и отчество должностного лица не представляется достаточным для коммуникации. В связи с этим хочется надеется, что редакторы портала сделают отдельную гиперссылку и привяжут данный раздел к электронной почте, страничкам в социальных сетях или другим каналам коммуникации с соответствующими должностными лицами (см. рис. 3).

15

1. Перед отправкой жалобы в электронном виде необходимо корректно заполнить анкету.

2. Размер жалобы в электронном виде не может превышать 2 тысячи знаков.

3. Жалоба может содержать вложенные документы и материалы в электронной форме в виде одного файла без архивирования. Размер файла вложения не может превышать 5 Мб. Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, docx, rtf, xls, xlsx, pps, ppt, pub, pdf, jpg, bmp, png, tif, gif, pcx, mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv. Иные форматы не обрабатываются в информационных системах Администрации Президента Российской Федерации.

4. Жалоба не принимается к рассмотрению, если: — в ней содержится нецензурная лексика, оскорбительные выражения; — текст написан по-русски с использованием латиницы или набран целиком заглавными буквами, не разбит на предложения; — указан неполный или недостоверный почтовый адрес; — жалоба не адресована Президенту России.

5. При направлении жалоб, необходимо учитывать, что органы судебной власти самостоятельны и действуют независимо от законодательной и исполнительной властей, а также запрещено вмешательство в процесс отправления правосудия.

6. Информация о персональных данных авторов жалоб, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

Рис. 5 Важнейшей среди всех функций подраздела портала является возможность отправить жалобу на имя Президента РФ. Причем эта функция реализуется как через функциональную кнопку с переходом на заполнение электронной формы обращения, так и через указание контактных данных почтового отправления обращения (см. рис. 4).

16

Рис. 4

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

НОВЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ С.Л. Кузнецов, к.и.н.* ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

В

сентябре 2015 г. после регистрации Минюстом РФ вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»1. Правила – основной документ, определяющий порядок работы с документами в ведомственных архивах. Однако правила не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну. Помимо традиционного порядка работы с архивными документами, отработанного до мелочей поколениями архивистов, новые Правила содержат и рекомендации по работе с новой для архивистов категорией – с электронными документами. Например, обязательными условиями хранения электронных документов, установленными в Правилах, являются: • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных

ПЕРЕДАЧА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 1

В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ * С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru

20

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ документов, контроля физического и технического состояния; • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Одно из наиболее важных положений Правил – определен формат архивного хранения электронных документов – установлено, что передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A. Формат PDF был разработан компанией Adobe Systems Software как универсальный формат для создания документов, который позволял бы корректно просматривать документы на самых разных компьютерных устройствах, работающих под управлением разнообразных операционных систем – Windows, Linux, Mac OS и т. д. Разновидность этого формата, специально модифицированная для архивного хранения – PDF/Archives закреплена в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1). (Document management – Electronic document file format for long-term preservation) и его дополнении ISO 19005-2:2011 Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) (Использование PDF 1.5-1.7). В основе стандарта обычный формат PDF, из которого исключены некоторые особенности (возможности), не подходящие для долговременного архивного хранения. Так как для воспроизведения электронных документов нужны специальные аппаратно-программные средства, то есть компьютеры, операционные системы, прикладные программы, Правила предусматривают, что в случае установки новых версий программ соответствующие изменения должны производиться и в архиве, чтобы обеспечить корректную работу с ними. Также ставится задача переноса электронных документов на новые носители и конвертация их в новые форматы для обеспечения работы с документами на новом оборудовании: «В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение про-

граммно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил). Электронные документы хранятся на физически обособленных носителях, обычно на оптических компакт-дисках (CD, DVD, Blu-ray) и размещаются отдельно от других документов. Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Так как срок жизни электронных носителей существенно ниже, чем срок хранения бумаги (в среднем 15-25 лет, если мы говорим о носителях, специально предназначенных для архивного хранения, например, DVD дисках класса Archive Gold, Lifetime Archival и т. п.), то «в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов». На практике выборочная проверка носителей (CD, DVD, Blu-ray дисков) проводится ежегодно, так, чтобы за 5 лет каждый носитель был проверен на читаемость. «В случае, если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители». То есть, если программа проверки читаемости показывает сбой, производится запись нового носителя на основе резервной копии. Периодичность проверки наличия электронных документов – 1 раз в пять лет, то есть в два раза чаще, чем традиционных бумажных, установлена также п. 2.40. Правил. Проверка читаемости носителей может совмещаться с проверкой наличия. При этом выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ. Правила предусматривают, что в случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т. п.) носители (единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компью-

21

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ терные программы) изымаются и помещаются на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки. В то же время необходимо отметить, что проверка на наличие вредоносных программ наиболее актуальна только при приеме документов в архив и при хранении документов на перезаписываемых носителях с прямым доступом (чаще всего – дисковых массивах). Если документ записан на обособленный носитель с однократной записью, то возможность заражения таких документов при архивном хранении практически исключена. Повторная проверка на наличие вредоносных программ после поступления документов в архив может дать положительный результат только в том редком случае, если при приеме документов проверка осуществлялась устаревшей версией антивирусной программы, которая не смогла диагностировать вирус, и впоследствии, при повторной проверке «свежим» антивирусом, вредоносная программа все-таки будет диагностирована. Соответственно, проверять многократно на наличие вирусов носители с однократной записью, на взгляд автора, нецелесообразно. Для того чтобы с документами устаревших форматов было удобно работать, их преобразовывают (конвертируют) в новые форматы, например, документы в формате MS Office 95 могут быть конвертированы (преобразованы) в формат MS Office 2007. Особенно эта операция актуальна при работе со специфическими видами документов, созданными с использованием мало распространенных программ, например, проектно-конструкторская документация, базы данных. «При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах». Правила указывают, что «текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 Правил», то есть быть преобразованы в формат PDF/A.

22

«Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33.). Обычно фонд пользования находится на дисковом массиве или сервере архива, что обеспечивает оперативный доступ к документам. Чаще всего фонд пользования – это архивная база данных (БД), обеспечивающая оперативный доступ к документам. Во многих организациях используется единая БД, содержащая как документы текущего делопроизводства, так и архивные документы. Использование единой корпоративной информационной системы (КИС) обеспечивает удобный доступ к любым документам и информации каждого сотрудника организации с использованием единого интерфейса (естественно, с учетом разграничения прав доступа). Однако при наличии архивных документов в системе корпоративного электронного документооборота (СЭД, КИС) обязательным элементом системы (карточки документа) должен являться архивный шифр электронного документа (контейнера электронного документа) (п. 3.4 Правил). Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения (электронного носителя). Выдача электронных документов может осуществляться или в виде электронной копии, или в виде копии на бумаге (п. 2.47 Правил). В случае выдачи электронной копии, она заверяется электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. В соответствии с текущим законодательством, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.2 Обычно для таких случаев организация получает электронную подпись для заведующего ведомственным архивом или руководителя службы ДОУ, а в сертификате ключа подписи указывается, что подпись может использоваться для заверения архивных копий. Порядок и право на заверку архивных копий регулируются внутренними нормативными правовыми актами организации (должностная инструкция, приказ о наделении правом заверения электронных копий и т. п.). Раздел V Правил также предусматривает возможность выдачи архивных справок и архивных выписок в электронном виде, заверенных электронной подписью.

2

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 28.06.2014).

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Рис. 1. Опись электронных дел, документов постоянного хранения

В области экспертизы ценности работа с электронными документами мало чем отличается от традиционной. Электронные документы так же, как и традиционные, включаются в номенклатуру дел, формируются в виртуальные электронные дела и выделяются к уничтожению после истечения сроков их хранения. Материальные носители уничтожаются, документы удаляются из баз данных, стираются с дисковых массивов.

Как и раньше, уничтожение документов допускается только после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, в т. ч. по личному составу, за соответствующий год. Форма описи для электронных документов немного отличается от традиционной наличием графы «Объем», измеряемого в мегабайтах (см. рис. 1).

23

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

ИНФОРМАЦИОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ СЕТИ И ПРИМЕНЕНИЕ ИХ В ДОУ Серова Г.А., проф. РГГУ

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЕТЕЙ КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЕТЕЙ ОСНОВЫ ТОПОЛОГИИ ИВС

26

С

пециалистам информационно-документационного обеспечения управления необходимо в своей профессиональной деятельности совместно с ИТ-специалистами принимать принципиальные решения по организации информационно-вычислительной сети (ИВС) на базе существующего в организации компьютерного парка и программного комплекса. Понимание основных принципов построения ИВС, знание возможности д а льнейшего развития сети в связи с появлением новых технических и программных решений позволит специалистам в области ДОУ не только «легче» общаться с ИТспециалистами, но и обоснованно и грамотно принимать решения по вопросам построения ИВС. В настоящее время ИВС стали крупным объектом индустрии, обеспечивающей информационный сервис. Причем необходимо отметить, что развитие информационного сервиса, связанного с разработкой сервисных приложений, приводит к росту количества пользователей сети. По определению, сеть (network) – взаимодействующая совокупность объектов, образуемых устройствами передачи и обработки данных. В литературе широко используются синонимы: сеть ЭВМ, вычислительная сеть, компьютерная сеть, информационно-вычислительная сеть, информационная сеть и т. д., и это не случайно, т. к. нет установившегося аналога английским терминам, и авторы разных

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ научных направлений: связи, вычислительной техники, информатики используют в качестве термина дословный перевод. В мире существует более 130 миллионов компьютеров и более 80% из них объединены в различные информационно-вычислительные сети от малых локальных сетей в офисах до глобальных сетей типа Internet. Все информационно-вычислительные сети выполняют функции по передаче данных, обработке сообщений, обеспечению доступа и т. д. К сети можно подключить устройства с различным программным обеспечением (ПО) и т. д. Основными задачи ИВС являются: • организация совместного использования файлов (обмен информацией); • организация совместного использования периферийных устройств; • централизованное хранение данных для обеспечения их защиты. Огромные потенциальные возможности, которые несет в себе информационно-вычислительная сеть, и те идеи, которые при этом необходимо использовать в службе ДОУ при разработке и применении сетей на практике, значительно ускоряют процесс передачи информации, позволяют при выборе тех или иных информационных систем акцентировать внимание на реализации новых сетевых возможностей в этих системах. Различают 2 понятия сети: • коммуникационная сеть • информационная сеть Коммуникационная сеть – в основном предназначена для передачи данных, кроме того, она нередко выполняет задачи, связанные с преобразованием данных (сборка потоков сим-

волов в пакеты, разборка пакетов, шифровка и пр.). Слово «коммуникация» означает метод выбора передачи данных (коммутация пакетов, коммутация каналов и др.). При этом доставка данных адресатам не должна иметь ошибок и искажений передаваемой информации. Информационная сеть предназначена для обработки, хранения и передачи данных абонентским системам (информационными системами) через подключение к коммуникационной сети. На базе коммуникационной сети может быть построена целая группа информационных сетей (рис. 1). По функциональному признаку ИВС делят на абонентские, коммуникационные и главные (Host) системы. Абонентская система представляет собой ПК, ориентированный на работу в составе сети и обеспечивающий пользователям доступ к вычислительным ресурсам. Коммуникационные системы являются узлами коммуникации сети передачи данных и обеспечивают передачу данных между элементами системы. В качестве элементов узлов используются специальные сетевые процессоры. Главные (Host) системы (или сетевые серверы) – это специальные компьютеры, выполняющие основные сервисные функции (управление сетью, обработка, хранение и предоставление пользователям сети информации). Немного истории Прародителем сети можно считать эру мейнфреймов. Когда к «большому» компьютеру, имеющему огромные вычислительные ресурсы

Абонентская систем 1

ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ СЕТЬЮ

Рис. 1. Структура информационной сети

Абонентская систем 2

КОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ

Абонентская систем N

Абонентская систем 3

Абонентская систем 4

27

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ и соответствующее программное обеспечение, подключалось некоторое количество терминалов. Таким образом обеспечивались как постоянная загрузка мейнфрейма, так и возможность обмена данными. Эра персональных компьютеров принесла возможность пользоваться собственными вычислительными ресурсами. Однако на первых порах обмен данными между пользователями мог производиться либо с помощью бумажных носителей информации, либо электронными носителями (дискета, магнитооптические накопители, CD диски). Одновременная обработка документа несколькими пользователями исключалась. Рож дение информац ионно-вычис лительных сетей (компьютерных сетей) было вызвано практической потребностью – иметь возможность для совместного использования д а н н ы х . П е р с о н а л ь н ы й ко м п ь ю т е р – прек расный инструмент д ля соз д ания документа, подготовки таблиц, графических данных и других видов информации, но при этом нет возможности быстро поделиться своей информацией с другими пользователями. Совокупность компьютеров, соединенных линиями связи, обеспечивает пользователям возможность совместного использования ресурсов всех компьютеров, совместное использования периферийных устройств (принтеры, сканеры, факс-модемы и др.). В силу ряда объективных причин развитие информационно-вычислительных сетей шло по двум основным направлениям: Первое направление связано с развитием и совершенствованием систем телеобработки. Это направление в основном поддерживалось фирмами – разработчиками вычислительной

Рис. 2. Модель, подготовленная ISO

28

техники, например, фирмой IBM, их сеть SNA (System Network Architecture – системная сетевая архитектура). Данная сеть представляла собой множество систем телеобработки, объединенных каналами связи. В этом случае вся нагрузка падала на процессоры. Второе направление – сеть рассматривается как сеть передачи данных, абонентами которой являются компьютеры. В этом случае основное внимание уделяется организации сети передачи данных. Эти два направления стали сближаться. В настоящее время сеть рассматривается как результат объединения систем телеобработки на основе развитой сети передачи данных, что позволило решить новые проблемные задачи (создание распределенных баз данных и размещение их в памяти ЭВМ, организация более эффективной и равномерной загрузки вычислительных мощностей и др.) Главное – информационно-вычислительная сеть обеспечивает информационный обмен между компьютерами в сети без использования каких-либо промежуточных носителей информации. Всемирная тенденция к объ динению компьютеров в сети обусловлена рядом важных причин, таких как: • ускорение передачи информационных сообщений; • возможность быстрого обмена информацией между пользователями; • получение и передача сообщений (факсов, e-mail писем и прочего); • возможность быстрого получения информации из любой точки земного шара; • обмен информацией между компьютерами разных фирм-производителей, работающих с использованием разного программного обеспечения. Все многообразие информационно-вычислительных сетей, которые нам известны сегодня, можно классифицировать по группам признаков: 1. Территориальная распределенность – сети могут быть глобальные, (ПК могут находиться на расстоянии десятка тысяч км друг от друга), локальные (перекрывают небольшую территорию, обычно это сеть действует в пределах организации) и региональные (на территории города, области).

2. Ведомственная принадлежность – ведомственные (принадлежат одной организации) и

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ государственные сети (используются в госструктурах).

3. Тип среды передачи – коаксиальные, витая пара и т. д.

4. Скорость передачи – низкие, средние, высокие. Но в какой бы сети мы не работали, все они имеют стандартную технологию создания и единую модель взаимодействия систем. В 70-е годы международной организации по стандартам ISO (International Standards Organization) было поручено разработать эту модель, и в 1997 году организация опубликовала модель архитектуры вычислительной сети – семиуровневую модель сети OSI (Open System Interconnection) – эта модель является международным стандартом (рис. 2). Модель описывает только системные средства взаимодействия, не касаясь приложения конечных пользователей. Приложение реализуют свои собственные протоколы взаимодействия, используя системные средства. Модель OSI содержит сеть уровней: 1. Физический – битовые протоколы передачи данных.

2. Канальный – формирование кадров, управление доступом к среде.

3. Сетевой – маршрутизация, управление потоками данных.

4. Транспортный – обеспечение взимодействия удаленных процессов.

5. Сеансовый – поддержка диалога между удаленными процессами.

6. Представления данных – интерпретация передаваемых данных.

7. Прикладной – пользовательское управление данными.

ГЛОБАЛЬНАЯ СЕТЬ

региональная

региональная

региональная

Рис. 3. Иерархия информационновычислительных сетей

Таким образом, общая задача разбивается на подзадачи. Соглашения между уровнями (выше, ниже) называются протоколами. На физическом уровне определяются электрические, механические, функциональные параметры для физической связи в системах (как должен быть подсоединен кабель, какая техника передачи используется). На канальном уровне формируется последовательность «кадров», т. е. контроль логической связи. На этом уровне осуществляется управление и контроль доступа к передающей среде. На сетевом уровне устанавливается связь между абонентами. Соединение происходит благодаря функциям маршрутизации, управления потоками данных, адресация сообщений для доставки, преобразования логических сетевых адресов и имен в соответствующие им физические. На транспортном уровне поддерживается непрерывная передача данных между пользовательскими процессами (осуществляется управление передачей данных по сети, обеспечивается подтверждение передачи). На сеансовом уровне – поддерживает взаимодействие между удаленными процессами, координируется прием, передача сеанса связи (функции управления паролями, управления диалогом и т. д.). На уровне представления данных идет преобразование данных в общий формат для передачи по сети (из кадров в экранный формат). На прикладном уровне предоставляет набор интерфейсов, позволяющий получить доступ к сетевым службам. Используется системное и пользовательское программное обеспечение. Мы отмечали выше, что информационновычислительные сети можно разделить на три класса: • Глобальные • Региональные • Локальные Глобальные, региональные и локальные вычислительные сети создают иерархию информационно-вычислительных сетей (рис. 3). Локальная вычислительная сеть (ЛВС) – Local Area Networks (L AN) – это группа относительно небольшого количества компьютеров, объединенных совместно используемой средой передачи данных, расположенных на ограниченной по размерам небольшой площади в пределах одного или нескольких близко находящихся зданий

29

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ (обычно в радиусе не более 1-2 км.) с целью совместного использования ресурсов всех компьютеров. Важно, что в данной локальной сети каналы имеют высокое качество, что обеспечивает большую скорость передачи данных, и что сеть принадлежит одной организации. Компьютеры, входящие в сеть, могут совместно использовать данные, модемы, принтеры и другие устройства. Как только преимущество компьютерных сетей стало неоспоримым и сетевые программные продукты начали заполнять рынок, перед корпорациями встала задача расширения сетей. Так, на основе локальных сетей возникли корпоративные вычислительные системы (КВС), называемые Интранет. Региональные вычислительные сети (MAN – Metropolitan Area Network) – территориа льно распре деленна я сеть, соединяющая множество локальных сетей в рамк а х од ного района, город а или региона. Самым простым примером городской сети является система кабельного телевидения (MAN). Разработки, связанные с высокоскоростным беспроводным доступом в Интернет, привели к развитию MAN, которые обеспечивают общедоступное подключение к другим сетям. Гл о ба л ьна я в ы ч и с л и т е л ьна я с е т ь (ГВС, или WAN – World Area NetWork) – сеть, соединяющая компьютеры, удаленные географически на большие расстояния друг от друга. Отличается от локальной сети более протяженными коммуникациями (спутниковыми, кабельными и др.).

Рис. 4. Архитектура клиент–сервер

30

Глобальная сеть объединяет локальные сети. Примером глобальной вычислительной сети является Интернет (всемирная сеть), появившийся в начале 90-х гг. Период его становления занял около 20 лет. Его предшественником была военная сеть Министерства обороны США ARPANet, начавшая функционировать в начале 70-х годов. Интернет (interconnected net works) – динамично развивающаяся структура, не принадлежащая никакому частному лицу или фирме. Ее использованием и дальнейшим развитием занимаются тысячи различных организаций. Тем не менее в Интернете поддерживается определенный порядок, и сеть развивается в соответствии с определенными правилами. Состав основных элементов в сети зависит от ее архитектуры. Архитектура – это концепция, определяющая взаимосвязь, структуру и функции взаимодействия компьютеров в сети. Выделяют три вида архитектур: архитектура терминал–главный компьютер, одноранговая архитектура и архитектура клиент–сервер. При архитек т уре термина л–главный компьютер (terminal – host computer architecture) вся обработка данных осуществляется одним или группой главных компьютеров. В главном компьютере осуществляется управление сетью, обработка и хранение информации; через терминалы передаются команды главному компьютеру на выполнение заданий, вводятся данные для задания; через терминал осуществляется получение результата выполнения задания. При одноранговой архитектуре (peer-topeer architecture) ресурсы рассредоточены по всем компьютерным системам, участвующим в архитектуре. Ресурсы каждого компьютера становятся общими и дост упными д ля любого компьютера. Любой компьютер может выполнять функции файлового сервера. Одноранговую архитектуру предлагается использовать для небольших рабочих групп, поскольку пользователи контролируют свои ресурсы, требуется минимум оборудования и программного обеспечения и др. При архитектуре клиент–сервер (clientserver architecture) основная часть ресурсов информационной сети сосредоточена в серверах (рис. 4). Архитектура включает два типа компонентов: серверы и клиенты.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ терминал осуществляется получение результата выполнения задания. При одноранговой архитектуре (peer-topeer architecture) ресурсы рассредоточены по всем компьютерным системам, участвующим в архитектуре. Ресурсы каждого компьютера становятся общими и дост упными д ля любого компьютера. Любой компьютер может выполнять функции файлового сервера. Одноранговую архитектуру предлагается использовать для небольших рабочих групп, поскольку пользователи контролируют свои ресурсы, требуется минимум оборудования и программного обеспечения и др. При архитектуре клиент–сервер (clientserver architecture) основная часть ресурсов информационной сети сосредоточена в серверах (рис. 4). Архитектура включает два типа компонентов: серверы и клиенты. Сервер – это «мощный» компьютер, предоставляющий сервис по обслуживанию других компьютеров (как клиентов) по их запросам. Клиент – это стационарный компьютер, если компьютер в составе локальной вычислительной сети (ЛВС). В литературе используется термин «рабочая станция» из-за наличия сетевого программного обеспечения, канала передачи данных и сетевого адаптера (карты). Рабочая станция использует ресурсы сервера и означает отношение компьютера к серверу. На рабочих станциях пользователи решают прик ладные задачи (работают с базами данных, создают документы, делают расчеты). Сервер обслуживает сеть и предоставляет собственные ресурсы всем рабочим станциям. Сервер работает по заданиям клиентов и управляет выполнением их заданий. После

выполнения каждого задания сервер посылает полученные результаты соответствующему клиенту. Сервисная функция в архитектуре клиент– сервер описывается комплексом прикладных программ, в соответствии с которым выполняются разнообразные прикладные процессы. Архитектура клиент-сервер применяется в большом числе сетевых технологий, используемых для доступа к различным сетевым сервисам. Некоторые типы таких сервисов (и серверов) приведены ниже: • Web-серверы – предоставляют доступ к гипертекстовым документам по протоколу HTTP (Huper Text Transfer Protocol), поддерживают работу с бинарными файлами (изображения, мультимедиа и т. п.).

• Серверы приложений – обеспечивают решения прикладных задач в предметной области. Пользователи имеют право запускать серверные программы на исполнение, что позволяет снизить требования к конфигурации клиентской части в сети и упрощает общее управление сетью.

• Серверы баз данных – используются для обработки пользовательских запросов на языке SQL. СУБД находится на сервере, к СУБД подключаются клиентские приложения.

• Файл-сервер – хранит информацию в виде файлов и представляет пользователям доступ к информации. Как правило, файл-сервер обеспечивает определенный уровень защиты от несанкционированного доступа.

• Прокси-сервер – сохраняет часто запрашиваемую информацию в кэш-памяти на локальном диске, предоставляя информацию пользователям без повторного обращения к Интернету.

31

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Ю.М. Кукарина, к.и.н., доцент РГГУ

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНАХ ВЛАСТИ. ОТ ВНУТРИВЕДОМСТВЕННЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДО МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ.

Н

а сегодняшний день одной из приоритетных задач для органов государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации является совершенствование работы с электронными документами и переход на новый уровень информационного взаимодействия между министерствами и ведомствами. Этому способствовало появление Постановления Правительства РФ от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»1, которое установило, что к 31 декабря 2017 года должен быть завершен переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации. В июле 2014 г. срок реализации этого постановления был сокращен на 1 год – до 31 декабря 2016 года.

1

Постановление Правительства РФ от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (ред. от 21.07.2014) // Собрание законодательства РФ, 17.09.2012, N 38, ст. 5102.

33

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Безусловно, решение такой смелой задачи требует разработки достаточного количества нормативных правовых актов, создаваемых уже с учетом накопленного опыта работы с электронными документами в органах власти и управления. На сегодняшний день порядок работы с электронными документами именно в федеральных органах исполнительной власти достаточно подробно регламентирован соответствующими нормативными правовыми актами. Среди них стоит назвать действующие «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477,2 которые содержат общие принципы работы с электронными документами. Правилами установлено, что в федеральных органах исполнительной власти «создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота». Во втором случае оригиналом документа по-прежнему является документ на бумажном носителе, а его электронная копия (электронный образ) и регистрационная карточка хранятся в системе электронного документооборота. Основополагающим требованием является то, что «электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь установленный состав реквизитов и быть заверен электронной подписью федерального органа исполнительной власти – автора документа при передаче в другие государственные органы, а во внутреннем документообороте разрешено использование других способов подтверждения подлинности»3. С 2011 года в федеральных органах исполнительной власти разрешено применение электронных шаблонов бланков документов. Для обеспечения единообразия в процессе регистрации документов Правилами установлен обязательный перечень сведений о документах, которые должны содержать регистрационные формы в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной

власти. Этот набор метаданных обязательно закладывается в состав показателей регистрационной карточки. Правилами делопроизводства установлена необходимость утверждения руководителем органа власти по согласованию с Федеральным архивным агентством перечня документов, создание, использование и хранение которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа. Такие перечни стали разрабатываться в федеральных органах исполнительной власти с учетом требований Федерального архивного агентства4 и специфики их деятельности. А общие принципы организации электронного документооборота получили развитие уже во внутренних регламентах и инструкциях по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. Центральными вопросами при внедрении электронных документов в документооборот органов государственной власти и местного самоуправления стало обеспечение их юридической силы и долговременной сохранности. Эти вопросы решаются постепенно. Более 10 лет (с 2002 по 2013 год) в Российской Федерации применялся ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором впервые на государственном уровне было определено само понятие «электронный документ» и его обязательный реквизит – «электронная цифровая подпись». В настоящее время вопросы удостоверения электронных документов регулируются ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ5, принятие которого в первую очередь позволило расширить сферу применения электронных документов в органах государственной власти и местного самоуправления при получении гражданами государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Базовое понятие «электронная подпись» определено в законе обобщенно как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»6. Таким 4

5 2

3

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в ред. от 07.09.2011) // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060. Там же.

34

6

Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении рекомендаций по подготовке федеральными органами власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности». Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 28.06.2014 N 184-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 28.06.2014 № 184-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ образом, сохраняется возможность использования разных технологий, средств и способов создания электронной подписи. ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронной подписи: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Простая электронная подпись создается при помощи кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить документ на предмет наличия изменений. Квалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и определять лицо, подписавшее документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; ключ проверки подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате, и для ее создания должны быть использованы сертифицированные средства. Ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная только квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». А если в состав удостоверения документа на бумажном носителе входит собственноручная подпись и оттиск печати, то этому требованию соответствует электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью. Одной электронной подписью также могут быть подписаны несколько электронных документов (пакет электронных документов). Таким образом, квалифицированная электронная подпись считается самым надежным способом удостоверения электронного документа и должна обязательно применяться при создании юридически значимых электронных документов в органах государственной власти и местного самоуправления. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 9767 Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации назначено ответственным государственным органом за использование электронной подписи. На него возложены функции головного удостоверяющего центра, который осущест-

вляет аккредитацию удостоверяющих центров страны и ведет реестр сертификатов удостоверяющих центров. Согласно ФЗ «Об электронной подписи», удостоверяющим центром может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Аккредитация удостоверяющего центра проводится сроком на пять лет, и только аккредитованные удостоверяющие центры могут выдавать квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи. Федеральная служба безопасности РФ является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности использования электронной подписи. В 2008-2012 гг. Федеральная служба безопасности РФ обновила комплекс стандартов, касающихся алгоритмов выработки и проверки электронной подписи. С 1 января 2013 года были введены в действие ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» и ГОСТ Р 34.11.2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования». Порядок использования различных видов электронной подписи в органах власти устанавливается Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг»8: При получении государственных и муниципальных услуг разрешено использовать простую и усиленную квалифицированную электронную подпись. Например, для удостоверения запроса заявителя и согласия заявителя на обработку информации достаточно использовать простую электронную подпись. А юридически значимые электронные документы, необходимые для оказания государственной или муниципальной услуги, или электронные копии (электронные образы) таких документов должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Порядок применения простой электронной подписи детализируется в постановлении Пра-

7

8

Постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи»//Собрание законодательства РФ, 05.12.2011, № 49 (ч. 5), ст. 7283.

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг (ред. от 28.10.2013)».

35

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ вительства РФ от 25 января 2013 г. № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», в котором под простой электронной подписью понимается «электронная подпись, которая посредством ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным заявителем». В качестве ключа используется сочетание двух элементов: идентификатора и пароля ключа. Идентификатором является страховой номер индивидуального лицевого счета заявителя – физического лица или уполномоченного должностного лица заявителя юридического лица, а паролем ключа – последовательность символов. Заявитель может использовать простую электронную подпись при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме. С 2010 года в законодательные акты РФ регулярно вносятся положения, расширяющие возможности использования электронных документов. Например, начиная с 2010 года гражданам РФ предоставлена возможность официально обращаться в органы государственной власти и местного самоуправления в форме электронного документа9. В Статье 7 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ установлено, что «обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.

9

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014 № 357-ФЗ) // СЗ РФ. 2006. N 19. Ст. 2060.

36

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме». До настоящего времени вопрос о придании юридической силы такому электронному документу окончательно не решен. Фактически в большинстве случаев органы государственной власти и местного самоуправления регистрируют и принимают к исполнению электронные сообщения граждан, не удостоверенные электронной подписью, придающей электронному сообщению статус электронного документа. От органов власти граждане получают традиционный ответ на бумажном носителе либо электронное письмо, содержащее в качестве вложенного файла отсканированную копию ответа на обращение. В настоящее время большая часть официальных сайтов органов государственной власти и местного самоуправления содержат «электронные приемные», где гражданин, предоставив о себе определенную идентификационную информацию, может оставить обращение и впоследствии получить официальный ответ. Хотя внедрение внутриведомственных систем электронного документооборота в органах государственной власти РФ началось в конце 1990-х – начале 2000-х годов, типовые требования к ним были сформулированы только в 2011 году, когда вышел Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти,

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУССКОЙ ПРАВОСЛАВНОЙ ЦЕРКВИ, НА ПРИМЕРЕ БЛАГОЧИНИЯ И.В. Топчиева, к.и.н., доцент, И.Г. Нефедова, ИАИ РГГУ

МЕСТО БЛАГОЧИНИЯ В СТРУКТУРЕ РУССКОЙ ПРАВОСЛАВНОЙ ЦЕРКВИ. ЦИРКУЛЯР, ЕГО НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ. РЕКВИЗИТ АДРЕСАТ (ОБРАЩЕНИЕ)

Р

усская православная церковь – это централизованная религиозная организация, которая зарегистрирована в качестве юридического лица в Российской Федерации. Московская патриархия и иные канонические подразделения РПЦ, находящиеся на территории РФ, также зарегистрированы в качестве юридических лиц как религиозные организации.1 РПЦ имеет иерархическую структуру управления.2 Высшими органами церковной власти и управления являются Поместный собор, Архиерейский собор, Священный Синод во главе с Патриархом Московским и Всея Руси.3 Русская православная церковь разделяется на епархии – местные церкви, возглавляемые архиереем и объединяющие епархиальные учреждения, благочиния, приходы, монастыри, подворья, духовные образовательные учреждения, братства, сестричества, миссии.4 В каждой 1

В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ТРЕХСТУПЕННОЙ ИЕРАРХИИ.

2 3 4

Устав Русской православной церкви (редакция с учетом поправок, внесенных определениями Архиерейских соборов 2008 и 2011 гг.). Глава I, п. 5. [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Московского патриархата Русской православной церкви – М., 2005-2015. – Режим доступа: http://www. patriarchia.ru/db/text/419782.html . Там же. Глава I, п. 6. Там же. Глава I, п. 7. Устав Русской православной церкви (редакция с учетом поправок, внесенных определениями Архиерейских соборов 2008 и 2011 гг.). Глава XV, п. 1. [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Московского патриархата Русской православной церкви – М., 2005-2015. – Режим доступа: http://www.patriarchia.ru/db/text/419782.html .

39

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ епархии существуют органы епархиального управления, действующие в пределах, определяемых канонами и уставом.5 Епархиальный архиерей является предстоятелем местной церкви – епархии. Архиереи носят титул, включающий наименование кафедрального города.6 Например: «Кирилл, митрополит Екатеринбургский и Верхотурский» или «Дионисий, епископ Касимовский и Сасовский». Епархиальное управление является исполнительно-распорядительным органом епархии, находящимся под непосредственным руководством епархиального архиерея, и вместе с иными епархиальными учреждениями призванным помогать архиерею в осуществлении его исполнительной власти.7 Каждое Епархиальное управление должно иметь канцелярию, бухгалтерию, архив и потребное количество иных отделов, обеспечивающих миссионерскую, издательскую, социально-благотворительную, воспитательно-образовательную, реставрационно-строительную, хозяйственную и прочие виды епархиальной деятельности. Секретарь Епархиального управления несет ответственность за делопроизводство епархии и в пределах, определяемых епархиальным архиереем, помогает ему в управлении епархией и в руководстве епархиальным управлением.8 Московскую городскую епархию возглавляет непосредственно Святейший Патриарх Московский и Вся Руси. В его титуле указывается, что он «Московский» – правящий архиерей данной епархии. То есть должность епархиального архиерея принадлежит самому Патриарху, и именно он осуществляет управление Московской епархией с помощью викарных архиереев, которые занимают определенные должности в управленческой системе, являясь Управляющими викариатствами. Викариатство – каноническое подразделение епархии, объединяющее одно или несколько благочиний епархии.9 Викариатство не имеет прав юридического лица. Викариатство осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Русской православной церкви, уставом епархии, постановлениями Поместных и Архиерейских 5 6 7 8 9

Там же. Глава XV, п. 4. Там же. Глава XV, п. 8-9. Там же. Глава XV, п. 35. Там же. Глава XV, п. 48-49. Устав Русской православной церкви (редакция с учетом поправок, внесенных определениями Архиерейских соборов 2008 и 2011 гг.). Глава XV, п. 27. [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Московского патриархата Русской православной церкви – М., 2005-2015. – Режим доступа: http://www. patriarchia.ru/db/text/419782.html.

40

соборов Русской православной церкви, указами и распоряжениями Патриарха, решениями Священного Синода, указами и распоряжениями епархиального архиерея, а также на основании Положения о епархиальных викариатствах РПЦ, принятого 27 декабря 2011 года.10 Викарный архиерей епархии города Москвы именуется: «имя, сан, титул, викарий Святейшего Патриарха Московского и Всея Руси».11 Например: «Марк, архиепископ Егорьевский, викарий Святейшего Патриарха Московского и Всея Руси». Викарный архиерей имеет собственный бланк и личную печать, образцы которых утверждаются епархиальным архиереем.12 Документооборот канонических подразделений викариатства с епархиальным управлением осуществляется через секретариат викариатства.13 Московская епархия также разделена на викариатства, которые соответствуют границам административных округов города Москвы. Всего насчитывается в Московской городской епархии 10 викариатств, которые в свою очередь делятся на благочиния. Во главе каждого викариатства Святейшим Патриархом Московским и Всея Руси назначен викарный архиерей, который и осуществляет курирование благочиний. Благочиние – это несколько церквей с их приходами, находящимися в непосредственной территориальной близости друг от друга. Епархия разделяется на благочиннические округа во главе с благочинными, назначаемыми епархиальным архиереем. Границы благочиний и их наименования определяются епархиальным советом.14 При благочинном может существовать канцелярия, служащий или служащие которой назначаются благочинным с ведома епархиального архиерея.15 Канцелярия благочиния располагается на территории прихода, настоятелем которого является благочинный. Например, канцелярия Иверского благочиния Центрального викариатства находится на территории храма 10 Положение о епархиальных викариатствах Русской православной церкви (ред. 27.12.2011 г.). [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Центрального и Южного викариатства города Москвы. – М., 2012. – Режим доступа: http://центрвик. рф/aboutvicariate/ovikariatstvah.html, 11 Там же.

12 Там же.

13 Там же.

14 Устав Русской православной церкви (редакция с учетом поправок, внесенных определениями Архиерейских Соборов 2008 и 2011 гг.). Глава XV, п. 59-60. [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Московского патриархата Русской православной церкви – М., 2005-2015. – Режим доступа: http://www. patriarchia.ru/db/text/419782.html , свободный (дата доступа: 01.08.2015).

15 Там же. Глава XV, п. 61-66.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Богоявления Господня бывшего Богоявленского монастыря города Москвы. Канцелярия – служба документационного обеспечения управления (ДОУ) – чаще всего представлена отдельным сотрудником (секретарем-делопроизводителем), который и обеспечивает работу с документами. Вся деятельность благочиния осуществляется в соответствии с Церковным протоколом. В помощь церковным работникам, в том числе и секретарю благочиния, и для всех тех, кто так или иначе вовлечен в сферу церковно-общественных отношений, в 2007 году в Издательском совете Русской православной церкви была издана книга епископа Егорьевского Марка (в настоящем архиепископа) «Церковный Протокол» объемом 184 страницы. В издании содержится описание норм поведения людей в церковном обществе, имеющих вековые традиции и вытекающих из самого устроения Церкви. Структура издания содержит ряд разделов, которые освещают следующие вопросы: иерархическое строение Церкви; • административно-территориальная структура Церкви; • внешние знаки отличия духовенства; • правила поведения христиан в православном храме; • правила переписки и обращения (в том числе на церковных приемах); • некоторые отличия в традициях между Русской православной церковью и другими Церквами. В книге приведен диптих предстоятелей поместных православных церквей16 и краткий словарь основных церковных терминов. Подобная информация об особенностях Церковного протокола имеет прикладное значение для работников канцелярий благочиний, так как им необходимо обладать знаниями о церковном деловом этикете, владеть церковными терминами и вести активную переписку в церковной сфере. В практической деятельности благочиния в соответствии с Церковным протоколом и местом благочиния в структуре РПЦ используются в основном циркуляры. Заметим, что в светском 16 Диптих (греч.

— сложенный вдвое) — списки предстоятелей автокефальных православных церквей и соответственно перечень этих церквей; особое значение имеет последовательность поминовения Первоиерархов, обусловленная местом возглавляемых ими автокефальных церквей в этом Диптихе. // Православная энциклопедия [Электронный ресурс] / Электрон. дан. Официальный сайт Церковно-научного центра «Православная энциклопедия» – М., 1998-2015. – Режим доступа: http://www.pravenc.ru/text/149349.html

делопроизводстве, согласно Унифицированной системе организационно-распорядительных документов (УСОРД), такого вида документа нет. Однако если проводить параллели, то следует отметить, что по своему целевому назначению и месте в структуре управления циркуляр соответствует группе организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы – документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Следовательно, циркуляр в делопроизводстве РПЦ соответствует распоряжению или приказу УСОРД, относящимся к группе распорядительных документов. Циркуляр – это письмо, направляемое одним автором группе адресатов. В официальной переписке циркуляром называлось письмо, написанное одним лицом группе нескольких должностных лиц, либо письмо для всех лиц, занимающих определенную должность. В отличие от распоряжений, разрешающих какое-либо конкретное дело, циркуляры обыкновенно носили общий инструкционный характер.17 Определение циркуляра, приведенное в Советском энциклопедическом словаре, не имеет принципиального отличия от дореволюционного: «Циркуляр (нем. zirkular) – ведомственный правовой акт, содержащий определенные предписания подчиненным органам»18. Таким образом, циркуляры в РПЦ – письма, предназначенные для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации. В церковной сфере деятельности такое письмо направляется группе нескольких должностных лиц, занимающих определенную должность: управляющим викариатства направляется циркулярное письмо всем благочинным тех округов, которые входят в пределы одного викариатства, а далее благочинный направляет циркулярное письмо всем настоятелям храмов, которые территориально входят в его благочиннический округ. Документы с любым содержанием, получаемые канцелярией благочиния из викариатства, всегда оформляются на бланке и имеют следующее обращение: 17 Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: в 86 т. (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.

18 Советский энциклопедический словарь. – М., «Советская энциклопедия», 1984. Изд. 3-е. С. 1469

41

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ «ВСЕЧЕСТНЫМ ОТЦАМ БЛАГОЧИННЫМ ХРАМОВ НАИМЕНОВАНИЕ ВИКАРИАТСТВА Г. МОСКВЫ». Если циркулярное письмо направляется настоятелям храмов благочиния, то используется следующее обращение: «ВСЕЧЕСТНЫМ ОТЦАМ НАСТОЯТЕЛЯМ ХРАМОВ НАИМЕНОВАНИЕ БЛАГОЧИНИЯ НАИМЕНОВАНИЕ ВИКАРИАТСТВА Г. МОСКВЫ». После обращения к настоятелям храмов следует текст. Текст документов, образующихся в деятельности викариатства, имеет большое значение, так как является основным реквизитом любого документа. Текст документа – основная содержательная часть документа.19 Поскольку циркуляры являются официальными документами, к их тексту предъявляются определенные требования, которые связаны с требованиями официально-делового стиля. Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека. Среди них выделяют: • публицистический; • научный; • художественно-литературный; • разговорно-обиходный; • официально-деловой. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной термино19 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013, М : Стандарт-информ, 2014. с. 4

42

логии – основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни (экономической, социально-политической и культурной) сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности, именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов. Язык служебных документов строго регламентирован, он должен быть нейтральным, без эмоциональной окраски, присущей литературным произведениям. Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям: • краткость и компактность изложения официального материала; • точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; • последовательность использования технических приемов правотворчества. Официально-деловой стиль присущ практически всем циркулярам, которые используются в делопроизводстве благочиния РПЦ.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ШТАБА ГЛАВНОКОМАНДУЮЩЕГО ВОЙСКАМИ СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ФРОНТА И ШТАБА ГЛАВНОКОМАНДУЮЩЕГО ВСЕМИ РУССКИМИ ВООРУЖЕННЫМИ СИЛАМИ НА СЕВЕРНОМ ФРОНТЕ (1918-1920 ГГ.) Л.Р. Париева, ст.преп. ИАИ РГГУ СОЗДАНИЕ СЕВЕРО-ЗАПАДНОЙ БЕЛОЙ АРМИИ И БЕЛОЙ АРМИИ СЕВЕРНОЙ ОБЛАСТИ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗОВЫВАВШИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ШТАБА ГЛАВНОКОМАНДУЮЩЕГО ВОЙСКАМИ СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ФРОНТА И ШТАБА ГЛАВНОКОМАНДУЮЩЕГО ВСЕМИ РУССКИМИ ВООРУЖЕННЫМИ СИЛАМИ НА СЕВЕРНОМ ФРОНТЕ ПРОДОЛЖЕНИЕ ИМПЕРСКИХ ТРАДИЦИЙ В ОБЛАСТИ ВЕДЕНИЯ ПИСЬМОВОДСТВА В ВОЕННЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА И ПРАВИТЕЛЬСТВА СЕВЕРНОЙ ОБЛАСТИ

46

Г

ражданская война в России (1918-1920 гг.) до сих пор, по прошествии почти 100 лет, поражает воображение своей масштабностью и размахом, количеством разрушений, жертв и сломанных человеческих судеб. Общая протяженность фронта Гражданской войны достигала 8600 километров, боевые действия были развернуты почти везде, где позволяли местные условия1. Война охватила всю огромную страну, не оставив в стороне ни один народ, семью, человека. В военной исторической науке принято выделять 4 театра ведения военных действий в Гражданской войне: Северный театр военных действий (северо-западный и северо-восточный районы страны), Восточный театр военных действий (Вятско-Ветлужский и Уральский край, Средне-Волжский и ЮгоВосточный районы), Южный театр (бассейны среднего Днепра, Днестра и Южного Буга, нижнее течение Днепра, Дона и Крым), СевероЗападный театр (Петроград и Петроградский район)2. Северный и Северно-Западный театры военных действий по размеру были значительно меньше Восточного и Южного театров военных действий. И если Северный театр в силу своего географического положения играл

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ второстепенную роль, то Северно-Западный театр имел главенствующее значение, так как в него входил Петроград, город, в котором началась революция, и Петроградский район. Осенью 1918 г. на территории, оккупированной немецкими войсками, в районе Пскова началось формирование Белой Северной армии; в ноябре 1918 г. был создан отдельный корпус Северной армии под командованием полковника А.Ф. Дзерожинского 3, а к концу февраля 1919 г. корпус уже состоял из двух бригад и находился в подчинении главнокомандующего вооруженными сухопутными силами Эстонии4. В связи с количественным ростом армии и занимаемой ей линии фронта, выходом из подчинения командованию Эстонской армии отдельный корпус Северной армии был переименован в Северную армию под командованием полковника А.П. Родзянко 5, а затем и в Северо-Западную армию. 11 августа 1919 г. при содействии главы британской военной миссии генерала Ф. Марча и практически по его указанию в Ревеле было создано СевероЗападное правительство во главе с С.Г. Лианозовым, Н.Н. Юденич вошел в правительство в качестве военного министра. Верховное руководство армией принадлежало генералу от инфантерии Н.Н. Юденичу, который в июне 1919 г. указом Верховного правителя России адмирала А.В. Колчака был назначен главнокомандующим войсками Северо-Западного фронта 6. Для управления Северо-Западной армией приказом генерала Н.Н. Юденича был создан штаб главнокомандующего войсками Северо-Западного фронта и военного министра, призванный ведать следующими вопросами: выработка общих стратегических директив, пополнение армии русскими контингентами, находящимися за границей, сбор сведений о противнике, назначение на командные должности, военно-законодательная, организационная и штатная деятельность7. К октябрю 1919 г. штаб Северо-Западной армии имел следующую структуру: Отделение генерала-квартирмейстера (оперативное, разведывательное, контрразведывательное, общее, военно-цензурное и топографическое отделения); Отдел дежурного генерала (инспекторское, общее, мобилизационное, наградное, отделение по сбору сведений об убитых, раненых и пропавших без вести чинах армии); Отдел этапно-хозяйственный (канцелярия начальника этапно-хозяйственного отдела, этапная,

транспортная, интендантская, артиллерийская, инженерная, казначейская части); военное духовенство, военно-санитарный отдел, военноветеринарный отдел8. К концу сентября 1919 г. силы Северо-Западной белой армии возросли до 18 500 штыков и сабель при 57 орудиях, протяжение фронта равнялось 145 км 9. Основным направлением ведения боевых действий Северо-Западной армии был Петроград, крупный промышленный центр с развитой транспортной системой, единственной в России радиостанцией, арсеналом, базой Балтийского флота и, самое главное, столица бывшей Российской империи. В мае 1919 г. была предпринята первая попытка похода на Петроград, в октябре 1919 г. началось масштабное наступление на «колыбель революции» под командованием Н.Н. Юденича. За 6 дней молниеносного наступления белая Северо-Западная армия подошла с боями к ближайшим пригородам Петрограда. Но, несмотря на героизм и самоотверженность белогвардейцев, в силу различных причин этот поход не увенчался успехом. Северо-Западная армия отступила на территорию Эстонии, где была расформирована и разоружена. 22 января 1920 г. Н.Н. Юденич как военный министр подписал приказ о полной ликвидации Северо-Западной армии10. Таким образом, Северо-Западная армия просуществовала 7 месяцев – с 19 июня 1919 г. по 22 января 1920 г. Что касается Белого движения на севере России, то 2 августа 1918 г. при поддержке англичан в г. Архангельске было образовано Верховное управление Северной области под руководством Н.В. Чайковского. Первым командующим вооруженными силами в Северной области был назначен капитан 2-го ранга г.Е. Чаплин. Согласно правительственному постановлению № 1 его полномочия определялись как командование всеми вооруженными формированиями Верховного управления Северной области «со всеми правами, связанными с этой должностью на основании законов и обычаев войны», а также «назначение и увольнение всех должностных лиц армии и флота за исключением начальника штаба»11.

7 августа 1918 г. был утвержден штат штаба командующего Вооруженными силами Верховного управления Северной области, состоящий из сухопутного оперативного, морского

47

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ оперативного, общего формирований, интендантского, артиллерийского, инженерного, санитарного, ветеринарного отделов12. В конце августа 1918 г. в целях согласования должности русского командующего с его задачами должность командующего Вооруженными силами Верховного управления Северной области была переименована – командующий действующими русскими сухопутными и морскими силами Северной области. В оперативном отношении командующий подчинялся Высшему союзному командованию, а в административном и хозяйственном – через военный отдел – Верховному управлению Северной области13.

6 сентября 1918 г. приказом командующего русскими сухопутными и морскими силами Северной области Верховное управление Северной области было объявлено низложенным. Было введено военное положение, установлена диктатура армии и ее командующего, создано Гражданское управление Северной области, Морское управление Северной области и Военное управление Северной области14. Через достаточно короткое время, 10 сентября 1918 г., союзным командованием была восстановлена власть Верховного управления Северной области, а 12 сентября 1918 г. его постановлением военный отдел Верховного управления Северной области был переименован в Управление командующего войсками15. Командующим войсками и одновременно генерал-губернатором Северной области был назначен полковник Б.А. Дуров. Таким образом, в Северной области было создано единое военное ведомство, подчинявшееся непосредственно Верховному управлению, а с 28 сентября 1918 г. – Временному правительству Северной области. С 1 ноября 1918 г. был объявлен штат Управления командующего войсками Северной области, состоявший из канцелярии (общее, счетное отделения, нестроевая команда, типография); части Генерального штаба (отделение Генерального штаба, строевое отделение, военно-регистрационное отделение); части снабжения (артиллерийское отделение, интендантское отделение, инженерное и отделение по квартирному довольствию); военно-санитарного и военно-ветеринарного отделений; военно-судного отделения и инспектора формирований16. Прибывший в январе 1919 г. генерал-лейтенант Е.К. Миллер постановлением председателя Временного правительства Северной области был назначен генерал-губернатором

48

Северной области с предоставлением ему в отношении русских войск прав командующего отдельной армией, а помощник генерал-губернатора Северной области и начальник Управления командующего войсками Северной области генерал-майор В.В. Марушевский – командующим русскими войсками Северной области с подчинением его генерал-губернатору и предоставлением ему прав командующего армией17.

31 января 1919 г. Управление войсками Северной области было переформировано в Штаб командующего войсками Северной области18. Указом от 10 июня 1919 г. Верховного Правителя и Верховного Главнокомандующего А.В. Колчака войска и флот Северной области были слиты в единое целое, и генерал-губернатор Северной области был назначен главнокомандующим всеми сухопутными и морскими вооруженными силами, действующими против большевиков на Северном фронте19. Приказом генерал-губернатора Северной области и главнокомандующего всеми русскими вооруженными силами на Северном фронте от 6 августа 1919 г. Штаб командующего войсками Северной области был переименован в Штаб главнокомандующего всеми русскими вооруженными силами на Северном фронте20. Поначалу белогвардейские части на Севере были немногочисленны и представляли собой всего 12 стрелковых полков, 5 артиллерийских дивизионов и 5000 человек резерва. Численность же всей Белой армии на Северном фронте в лучшие ее времена была около 20 тысяч человек, но число штыков вряд ли доходило до трети этого количества. В феврале 1920 г. с наступлением Красной армии Штаб главнокомандующего всеми русскими вооруженными силами на Северном фронте был эвакуирован из г. Архангельска и прекратил свое существование. Тема документирования деятельности военных органов антибольшевистских правительств практически не изучена, так как документы, касающиеся Белых армий, были открыты для использования только в начале 1990-х гг. Вообще, если обратиться к источникам, освещающим ведение боевых действий Белой армией на Севере и Северо-Западе России, то их несравнимо меньше, чем работ, касающихся Белого движения на Востоке и Юге страны. После окончания Гражданской войны вышел ряд воспоминаний, принадлежавших перу участников Белого движения в Северной

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ области и на Северо-Западе. Если говорить об архивных документах, то, по словам очевидцев, документы штабов в своем большинстве были уничтожены, что объясняет такое небольшое количество документов, дошедших до нашего времени; вывезены в Финляндию и Англию. В Российском государственном военном архиве (далее – РГВА) в данный момент по Северной области находится на хранении всего 7 фондов, состоящих из 1070 дел, и 5 фондов, состоящих из 277 дел, по Северо-Западной области, часть из которых поступила из Государственного архива Архангельской области и из Русского заграничного исторического архива в Праге (документы были собраны усилиями русской эмиграции).

Опираясь только на воспоминания участников событий и небольшое количество архивных документов, дошедших до наших дней и отражающих ведение боевых действий на Северо-Западном и Северном фронтах, нельзя составить полного представления о документировании деятельности органов военного управления Северо-Западной и Северной армий. Но можно сделать предположение и по сохранившимся документам даже утверждать, что документирование деятельности военных органов управления велось по тем же принципам и правилам, которые были разработаны и сформированы для царской армии. Несомненно, были предприняты попытки сохранения имперских традиций в ведении письмоводства и делопроизводства, следования правилам оформления военной документации в соответствии с нормативными документами царской России, сохранения опыта и знаний, накопленных предыдущими поколениями. Конечно, были разработаны и переработаны в новых создавшихся условиях Гражданской войны штаты и положения различных органов военного управления, но в области письмоводства таких шагов предпринято не было. Все документы, дошедшие до наших дней и отображающие порядок управления в военном ведомстве правительства Северной области и Северо-Западного правительства, можно условно разделить на нормативные документы, распорядительные и оперативного характера. Делопроизводство в военных ведомствах России долгие годы определялось «Сводом военных постановлений»21 1869 г. с многочисленными исправлениями и добавлениями, «Положением о полевом управлении войск в военное время»22, в которых, кроме принципов и системы организации военного управления, предусматривался состав военной документации и организация движения и исполнения документов. Также одним из важнейших нормативных документов в области работы с документами в военных ведомствах в царское время являлось «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой части»23. Не стали исключением и органы военного управления Белой армии Севера и Северо-Запада России. Кроме вышеупомянутых документов приказом по войскам Северной области от 11.10.18, например, было объявлено «вплоть до полной переработки и утверждения

49

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ в законном порядке принять к руководству» в частях Северной армии «Устав полевой службы» 1904 г., «Устав строевой службы» 1908 г., «Устав внутренней службы» 1910 г.24 За период существования антибольшевистского правительства на Севере России были пересмотрены и объявлены приказами главнокомандующего армией Положения о различных структурных подразделениях (например, Временное положение о резерве офицеров и классных чинов военного времени при Управлении командующего русскими войсками Северной области25), штатная численность штабов, отделов, воинских подразделений (например, временный штат военно-окружного суда Северной области 26), но в фондах РГВА отложилось гораздо меньше документов такого уровня. Следует также отметить временный характер многих нормативных документов. Работа над составлением законодательнонормативных актов всероссийского масштаба была отложена до победы над большевиками. К сожалению, в фондах российских архивов не отложились нормативные документы военных органов управления Северо-Западного правительства. Если говорить о распорядительных документах, то главнокомандующий управлял армией посредством приказов по различным направлениям. Вообще, распоряжения начальства объявлялись приказами и приказаниями, издавались циркуляры в разъяснение или дополнение приказов главнокомандующего. В большинстве своем приказы (копии), а также приказания и циркуляры главнокомандующего армией собраны в сборники и отпечатаны типографским способом, подлинники и черновики сохранились в очень ограниченном количестве. Аналогичные

50

документы штабов более мелких частей и соединений напечатаны на пишущей машинке, что говорит о высоком уровне организации делопроизводства в аппарате военного управления. Приказы делились на две группы: «по общему отделению» и «по хозяйственной части». К первой группе относятся приказы с целью довести до сведения подчиненных распоряжения, выданные высшими начальниками в приказах; информацию, которая служит для руководства или для сведения всех чинов подразделения; «что является документом для занесения чего-либо в письменные сведения чинов или исключения из них»; «что служит для учета штатного, списочного и наличного состава» подразделения; «что необходимо для ведения прихода и расхода денег, имущества и документов»; «наряды на службу и занятия»; «известного рода взыскания, налагаемые на чинов»; приговоры судов; «наконец, приказами передаются суду чины» подразделения27. Следует отметить, что такие разновидности документов, как приказы, мобилизационные планы в военное время также становились по «Положению о полевом управлении войск в военное время» оперативными, если их содержание относилось к ведению и подготовке военных операций28. Формуляр приказа состоял из следующих реквизитов: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, текст, подпись, скрепа, отметка, по какому ведомству вышел приказ. Приказ должен был быть подписан лицом, от которого он исходил, а скреплялся непосредственно подчиненным ему лицом, по части которого вышел приказ, и ведавшим его исполнением.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ТЕХНОТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА: ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

А.А. Бадыназын, РГГУ С.С. Ховалыг, Тувинский гос. университет

СТРУКТУРА ВЕРХОВНОГО ХУРАЛА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЕРХОВНОГО ХУРАЛА

С

егодня, отмечая 100-летний юбилей со дня установления протектората Российской империи над Урянхайским краем1, 70-летие вхождения в состав СССР Тувинской Народной Республики, мы понимаем, насколько важна роль документа как исторического источника. Однако целью данной статьи является изучение документа не столько как источника исторической информации, сколько как инструмента, играющего ведущую роль в организации документационного обеспечения управления в органах государственной власти. В истории изучения Тувы, тувинского народа и общества сам документ, документирование деятельности органов государственной власти и управления до сих пор не являлись предметом активного научного исследования. Изучение же технотронных документов в Туве сегодня является совершенно неизученной сферой. Прежде чем перейти к непосредственному анализу организации и хранения технотронных документов в парламенте – Верховном Хурале Республики Тыва, попытаемся раскрыть понятие «технотронного документа». В российском обществе термин «технотронный» был официально зафиксирован в 1992 г. в информационно-справочной 1

52

Так официально именовали территорию Республики Тыва в русских документах

современной

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ литературе как связанный с развитием науки, в особенности ЭВМ и связи2. Технотронные документы – это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенной программы3. Понятие «технотронные документы» объединяет документы, которым присуще «техническое происхождение»: кино-,фото,фоно-, видеодокументы, микрографические документы, магнитные и оптические диски, так называемые цифровые, или электронные документы. Разновидностями технотронных документов являются магнитные, оптические, магнитооптические записи звука, изображения, записи письменной или звуковой речи. Среди оптических документов можно различать фотодокументы, ксерокопии, фонодокументы, кинодокументы, видеодокументы. Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и др. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов 4. Огромная роль фотодокументов в жизни человеческого общества связана прежде всего с тем, что они обладают очень большой информационной емкостью, способностью одновременно и подробно фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Однако такое количество информации человек не в состоянии быстро ни запомнить, ни осознать. Фотография же позволяет преодолеть этот недостаток. Количество деталей на фотоснимке может достигать сотен тысяч и даже миллионов 5.

2

3

4

5

См.: Магидов В.М. Технотронные архивы и документы в терминологическом ракурсе. // Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие (Материалы научнопрактической конференции, посвященной 10-летию факультета технотронных архивов и документов). [М., РГГУ, 2004]. Библиотека ФТАД. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/19.shtml (дата обращения: 14.02.2015). См.: Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги: учеб. пособие / г.Н. Швецова-Водка. М.: Рыбари; К.: Знания, 2009. С. 174. См.: Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение / Учебник для студ. высш. учеб. заведений. М.: Издательский центр «Академия», 2008. С 110. См.: Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/

В настоящее время под фонодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Каждый фонодокумент представляет собой отдельную тематически законченную запись какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения. В зависимости от используемой системы звукозаписи различают три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью. Фонодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. При звукозаписи хода совещаний отпадает необходимость их протоколирования рукописным способом. В случае необходимости фонодокументы всегда можно превратить в письменные документы 6. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. Для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители и непосредственно в компьютер в виде файла. Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудиофайла, параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудиостенограммы несколькими диктофонистками7. Сегодня в эпоху постиндустриальной цивилизации существует множество определений понятия «электронный документ». Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению ученого, «электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать»8. Можно согласиться с мнением В.М. Магидова о том, что «технотронный документ можно

6 7 8

Н.С. Ларьков. М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 114-115. См.: Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Указ. соч. С. 110-111. См.: Кузнецова Т.В. Техническое, кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело, 2004. № 11. С. 12-15. См.: Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. 288 с.

53

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ трактовать как документ, созданный на самых различных носителях информации (бумага, стекло, пленка, программный носитель и др.) на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об общественной и культурной жизни различных народов… технотронные документы – это, по существу, собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации»9. Верховный Хурал (парламент) Республики Тыва – это постоянно действующий однопалатный законодательный (представительный) орган государственной власти Республики Тыва10. Созданный в 1994 году, он в своей эволюции прошел несколько этапов развития. На первом этапе, с 1994 по 2002 г., Хурал был однопалатным и состоял из 32 депутатов. Второй этап – с 2002 по 2010 г. Началом второго этапа можно считать введение двухпалатной организации и увеличение количества депутатов: в Палате представителей 130 депутатов и в Законодательной палате 32 депутата. Таким образом, во втором этапе количество депутатов выросло в 5 раз. Третий этап связан с очередным реформированием законодательного (представительного) органа власти Тувы в 2010 г. В октябре 2010 г. на референдуме народ высказался за введение однопалатного парламента с общим количеством депутатов в 32 человека. Из 32 9

См.: Магидов В.М. Указ. Соч. URL: http://ftad.ru/library/ftad10/19. shtml (дата обращения: 14.02.2015).

10 См.: Конституция Республики Тыва (принята Референдумом Республики Тыва 6 мая 2001 г.) (с изменениями и дополнениями) // Справочно-правовая система Гарант. URL: http://constitution. garant.ru/region/cons_tiva/chapter/9/#block_900 (дата обращения: 14.02.2015).

54

депутатов только 9 работают на постоянной основе. Организационную структуру Верховного Хурала Республики Тыва составляет: руководство – председатель Верховного Хурала Республики Тыва, заместитель председателя; Совет Верховного Хурала РТ – созданный для предварительной подготовки и рассмотрения организационных вопросов деятельности Верховного Хурала; комитеты и комиссии, депутатские фракции. Для обеспечения деятельности парламента республики создан Аппарат Верховного Хурала Республики Тыва. Аппарат парламента Тувы состоит из: руководителя, заместителя руководителя Аппарата, а также помощника председателя Верховного Хурала; организационного управления; государственно-правового управления; управления делами; информационно-аналитического управления; а также управления финансов, бухгалтерского учета и отчетности Аппарата Верховного Хурала Республики Тыва. В Верховном Хурале (парламенте) РТ наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007). Прием и отправка электронных документов осуществляются службой управления делами. При получении этих документов служба осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Верховного Хурала РТ, направлении

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

АНАЛИЗ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОТДЕЛЕ ПОЛИЦИИ Л.Р. Фионова, И.А. Серова, Пензенский государственный университет

НОРМАТИВНАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ РАБОТУ С ОБРАЩЕНИЯМИ В ОТДЕЛЕ ПОЛИЦИИ КЛАССИФИКАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ АДРЕСАНТЫ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ АНАЛИЗ ЭТАПОВ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ, ПРОВЕРКА НА СООТВЕТСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ

О

собое место в деятельности любого государственного учреждения занимает работа с обращениями граждан. В настоящее время, несмотря на развитие электронных услуг и возможности получить ответы на свои вопросы по электронным каналам, граждане России достаточно часто обращаются к различным должностным лицам с помощью писем или на личном приёме. Обращения, как известно, выполняют три главные функции:1 • это средство защиты личных прав и свобод граждан; • это форма реализации конституционного права на участие граждан в управлении государством, а, следовательно, одна из форм выражения народовластия; • это средство обратной связи, выражения реакции народа, масс на решения, принимаемые государственной властью. Работа с обращениями граждан и организаций в отделе полиции (ОП) УМВД России по г. Пензе регламентируется, в первую очередь, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»2 и целым рядом приказов МВД России. Основной ведомственный нормативный акт – это приказ «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граж-

1

2

56

Фионова, Л.Р. Нормативное регулирование документной коммуникации органов власти с населением страны// Власть, № 2, М., 2014. – С.87-91/ Федеральный закон от 02.05.2006 № 59 (с изм.) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ дан в системе МВД Российской Федерации (далее – Инструкции)».3 В Инструкции отражены все основные аспекты работы с обращениями граждан, прописанные в федеральном законе и в приказах МВД России. Работой с обращениями граждан в отделе полиции (ОП) № 3 занимается делопроизводитель отдела делопроизводства и режима (ОДИР). Кроме вышеназванных актов он в своей работе опирается на Приказ МВД России по Пензенской области «О порядке представления сведений по вопросам делопроизводства, рассмотрения обращений граждан и организаций, состояния защиты государственной тайны».4 Обращения и ответы на них поступают в ОП № 3 от граждан и различных структур. Соотношение адресантов показаны на рисунке 1: от граждан и организаций -46%; из подразделений УМВД России по г. Пензе – 22%; от органов исполнительной власти – 18% и из Отдела делопроизводства и режима УМВД России по Пензенской области – 14%. Свои обращения граждане могут излагать как в письменной форме, так и приходить на личный прием в отдел полиции и любые органы внутренних дел. Рассмотрение обращений граждан в ОП №3 включает в себя следующие этапы, которые соответствуют Инструкции: • прием и первичную обработку обращений; • регистрацию и учет обращений; • принятие организационных решений о порядке рассмотрения обращений; • рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений; • подготовку и направление ответов на обращения; • хранение обращений и материалов по их рассмотрению; • личный прием граждан; • анализ рассмотрения обращений; • контроль за рассмотрением обращений. Допустимыми каналами поступления письменных обращений считаются почта, электрон-

3

4

Приказ МВД России от 12.09.2013 N 707 (ред. от 26.02.2015) «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации». Приказ МВД России по Пензенской области от 15.11.2013 № 1808 «О порядке представления сведений по вопросам делопроизводства, рассмотрения обращений граждан и организаций, состояния защиты государственной тайны».

ная почтовая связь, факсимильная связь, в ходе личного приема (п.27-28 Инструкции). В соответствии с Инструкцией делопроизводитель перед вскрытием почтового отправления проверяет соответствие его доставки указанным на нем адресным данным. Почтовые конверты сохраняются вместе с обращениями. При первичной обработке письменных обращений граждан делопроизводитель сортирует полученные письма на две группы: • обращения, содержащие предложения и жалобы, • обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (они в дальнейшем регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях (КУСП), об административных правонарушениях и происшествиях с гражданами (АППГ)). На рисунке 2 показано соотношение вопросов, затрагиваемых в обращениях граждан, регистрируемых в КУСП. При этом больше всего волнуют граждан противоправные деяния против общественного порядка и об-

Адресанты письменных сообщений Органы исполнительной власти

ОД и РУМВД России по Пензенской области

Граждане и организации

Подразделения УМВД России по г. Пензе

Рис. 1 – Соотношение адресантов письменных обращений

57

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

В сфере экономики Коррупционная направленность

Характеристики обращения (повторное, аналогичное, типовое, неоднократное и др.)

Наименование подразделения, фамилия, инициалы лица, ответственного за рассмотрение по существу и уполномоченного на подписание ответа, фамилия и инициалы непосредственного исполнителя, дата и подпись в получении обращения

Фамилия и инициалы гражданина, его адрес, название организации, ее адрес, дата и исходящий номер

Принятое по существу обращения решение

Количество листов обращения и приложения

Информация о выезде на место

Размещение по обращению с указанием их дат, фамилий и инициалов руководителей

Дата регистрации

Информация об осуществлении текущего контроля

Регистрационный номер, вид обращения и способ доставки

Рис. 2 – Соотношение вопросов, затрагиваемых в обращениях граждан обращений граждан

Результат рассмотрения обращения с указанием даты ответа (уведомления), фамилия и инициалы должностного лица, его подписавшего

Краткое содержание обращения, кому оно адресовано, дата, указанная гражданином в обращении

Результаты служебной проверки о привлечении к ответственности сотрудников, виновных в нарушении прав законных интересов граждан

Рис. 3 – Форма журнала учета письменных обращений граждан

58

Сведения о месте хранения материалов по обращению

Примечание

Против личности

Против общественного порядка и общественной безопасности

щественной безопасности (за 2014 год – 60 обращений или 63%). О нарушениях в сфере экономики в 2014 году было 23 обращения (24%), о преступлениях против личности – 10 обращений (11%.) Все письменные обращения, поступившие в ОП № 3 , подлежат обязательной регистрации независимо от того, кому они адресованы, и рассмотрению в течение 30 дней со дня их регистрации. Форма журнала регистрации соответствует Инструкции (рис. 3). После регистрации делопроизводитель передаёт обращение начальнику ОП № 3. Начальник ОП № 3 накладывает на обращение резолюцию, в которой прописывается что, кому, и к какому сроку необходимо сделать по данному обращению. В соответствии с наложенной резолюцией обращения передаются на исполнение. Со стороны делопроизводителя ведется контроль за исполнением обращения. Для ведения контроля заводится Контрольная карточка по обращению (рис. 4). Контроль организуется в целях своевременного и в полном объеме рассмотрения обращений, а также принятия мер по выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, вызывающих поступление повторных жалоб (ст. 212 Инструкции). По окончанию рассмотрения обращений граждан составляется заключение в произ-

Квалификация по тематике

Письменные обращения граждан, перерегистрированные в КУСП

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Рис. 4 – Форма контрольной карточки по обращению

вольной форме, состоящее из трех частей: вводной, описательной и резолютивной (п. п.

106-112.3 Инструкции). Заключение подписывается сотрудником, проводившим проверку,

Рис. 5 – Копия тетради для записи граждан на личный приём

согласовывается непосредственно с руководителем и утверждается должностным лицом, уполномоченным на подписание ответа.

59

ОПЫТ РАБОТЫ

ОСОБЕННОСТИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ВОЕННОСЛУЖАЩИХ Т. Д. Волкова, Л. Д. Шаповалова, к.и.н., доц. РГГУ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАДРОВЫХ СЛУЖБ ВОЕННЫХ ОРГАНОВ ФУНКЦИИ КАДРОВЫХ ОРГАНОВ ОБЯЗАННОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ В МИРНОЕ И ВОЕННОЕ ВРЕМЯ СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ КАДРОВЫХ СЛУЖБ ВОЕННЫХ ОРГАНОВ

В

процессе формирования нового облика Вооруженных Сил РФ роль кадровых органов возрастает. В ходе реформирования Вооруженных Сил происходит динамичное развитие военного законодательства, в том числе в части регулирования прохождения военной службы, что оказывает непосредственное влияние на кадровое делопроизводство военнослужащих и деятельность кадровых органов военного ведомства. В настоящей статье рассматриваются нормативные требования к кадровым службам военных органов и кадровому делопроизводству военнослужащих-контрактников Вооруженных Сил РФ. Кадровые органы являются структурными подразделениями воинских частей, предназначенными для обеспечения укомплектования войск военными кадрами и организации документационного обеспечения прохождения военной службы.

62

Военная служба, основываясь на базовых принципах государственной службы, в силу специфического предназначения Вооруженных Сил имеет ряд особенностей, выделяющих ее в особый вид государственной службы и определяющих функционирование кадровых подразделений. В отличие от государственной гражданской службы граждане проходят военную службу не только в государственных органах, но и в государственных военных организациях. Граждане, впервые поступившие на военную службу, приводятся к Военной присяге на верность своему народу, своей Родине – Российской Федерации. Гражданин, поступающий на военную службу, должен соответствовать определенным медицинским требованиям, а поступающий на военную службу по контракту, кроме того, еще и профессионально-психологическим требованиям, а также требованиям к уровню образования, профессиональной и физической подготовке. Отличительными особенностями военной службы являются ее строго обязательный характер, высокая степень императивности, обязательность выполнения служебных обязанностей каждым военнослужащим. Военнослужащий не вправе по собственному желанию менять место службы, занимаемую должность, прекращать выполнение служебных обязанностей, требовать изменения характера служебных обязанностей, условий их выполнения и т. д. Для военной службы характерно более существенное влияние воинских званий военнослужащих на условия ее прохождения и на объем их служебных и личных прав, чем вли-

ОПЫТ РАБОТЫ яние классных чинов других государственных служащих на условия их службы. Система воинских званий позволяет отчетливо выразить военную и специальную квалификацию, служебный стаж и заслуги, служебное положение и авторитет каждого военнослужащего. Только в условиях военной службы предусмотрены отношения подчиненности как по должности, так и по воинскому званию, что существенно отличает воинские звания от званий других государственных служащих. Несение военной службы, уклад жизни и быт военнослужащих детально регламентированы особыми документами – общевоинскими уставами Вооруженных Сил РФ 1. В них определены права и обязанности военнослужащих, характер взаимоотношений между ними. Уставы строго и точно определяют все стороны повседневной жизнедеятельности войск, дают исчерпывающие указания по вопросам поддержания твердой воинской дисциплины, организованности и порядка в войсках, что является объективной потребностью, обусловленной спецификой военной службы. Военная служба связана с риском для жизни военнослужащего и ответственностью за жизнь других людей. Она требует от военнослужащих не просто исполнительности, как в других видах государственной службы, но беспрекословности подчинения требованиям командиров и начальников в любых условиях. Беспрекословность является непреложным принципом служебных взаимоотношений, стержнем воинской дисциплины. Наличие военной формы одежды и знаков различия также является особенностью военной службы 2. Возможная форма одежды и знаки различия других государственных служащих, не являющихся военнослужащими, не могут быть аналогичными форме одежды и знакам различия военнослужащих. Ношение военной формы одежды со знаками различия гражданами, не имеющими на это права, запрещено. Специфика военной службы существенно влияет на характер служебных взаимоотно1

2

Указ Президента РФ от 10 ноября 2007 г. N 1495 «Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации» (с изменениями от 23 октября 2008 г., 14 января 2011 г., 29 апреля 2011 г., 29 июля 2011 г.) // СЗ РФ. 2007. N 47 (Часть I). Ст. 5749. Указ Президента РФ от 11 марта 2010 г. N 293 «О военной форме одежды, знаках различия военнослужащих и ведомственных знаках отличия» (в ред. Указов Президента РФ от 30 сентября 2011 г. N 1265; от 27 октября 2011 г. N 1434 // СЗ РФ. 2010. N 11. Ст. 1194.

шений, порядок их возникновения, развития и прекращения, что, в свою очередь, находит отражение в организации кадровых органов и кадровом делопроизводстве военнослужащих. Общее руководство деятельностью кадровых органов в Вооруженных Силах РФ и контроль за ней осуществляет Главное управление кадров Министерства обороны РФ. Основным нормативным документом, регламентирующим организацию и деятельность кадровых подразделений в Вооруженных Силах РФ, является «Руководство по работе кадровых органов Вооруженных Сил Российской Федерации», утвержденное приказом Министра обороны Российской Федерации от 4 мая 2006 г. № 160дсп3. По своему содержанию оно играет роль положения о кадровой службе. Кадровые органы как структурные подразделения воинских частей и военных организаций непосредственно подчиняются соответствующим командирам и начальникам и под их руководством ведут кадровую работу. При осуществлении своей деятельности они руководствуются требованиями законодательства РФ о прохождении военной службы4, а также правовыми актами Министерства обороны РФ5. В Руководстве определены функции кадровых органов. Условно их можно разделить на несколько групп: обеспечение и поддержание, аналитическая деятельность (прогнозирование, планирование, подготовка предложений), контрольные функции, работа с личным составом, справочная работа и собственно документационное обеспечение военно-служебных отношений. К первой группе относятся следующие функции: • обеспечение своевременного и качественного укомплектования Вооруженных Сил РФ военными кадрами как в мирное, так и в военное время; • обеспечение командиров оперативной и достоверной информацией об укомплектованности воинских частей; 3

4

5

Шанхаев С. В. Прохождение военной службы по контракту: практические рекомендации (комментарии и разъяснения, судебная практика, алгоритмы действий, образцы документов) / Серия «Право в Вооруженных Силах – консультант». – М.: «За права военнослужащих», 2008. – Вып. 89. – С. 29. «Положение о порядке прохождения военной службы»: Утв. Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. № 1237 «Вопросы прохождения военной службы» (в ред. Указа Президента РФ от 16 июня 2015 г. N 306) // СЗ РФ. 2015. N 25. Ст. 3643. Приказ Министра обороны РФ от 30 сентября 2002 г. N 350 «Об организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2009 г.) // Российская газета. 2002.

4 дек. (N 230).

63

ОПЫТ РАБОТЫ • обеспечение своевременного присвоения воинских званий военным кадрам, в том числе и пребывающим в запасе, и награждения военных кадров и лиц гражданского персонала государственными наградами и военными геральдическими знаками. Аналитическая деятельность осуществляется по следующим направлениям: • прогнозирование и планирование потребностей в военных кадрах; • планирование подготовки или переподготовки и повышения квалификации военных кадров; • планирование работы с офицерами и прапорщиками запаса, поступающими или призываемыми на военную службу, а также с гражданами, поступающими на военную службу на воинские должности, для которых штатом предусмотрены воинские звания офицеров и прапорщиков; • планирование и организация плановой замены военных кадров, проходящих военную службу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, местностях с неблагоприятными климатическими и экологическими условиями, а также в воинских частях, находящихся за пределами РФ; • подготовка предложений по включению военных кадров в кадровый резерв, по их подготовке или переподготовке, дальнейшему служебному предназначению; • подготовка расчетов и предложений по обеспечению организационно-штатных мероприятий, касающихся использования высвобождаемых военных кадров; • подготовка предложений по реализации нормативных правовых актов РФ по вопросам прохождения военной службы; • анализ и обобщение судебной практики по вопросам прохождения военной службы, передового опыта работы с военными кадрами и результатов использования новых кадровых и информационных технологий. Работа с личным составом включает: • изучение и подбор военных кадров, анализ их профессиональных и личных качеств, подготовка и внесение соответствующим командирам предложений по назначению военных кадров на воинские должности; • постоянное изучение военных кадров, обеспечение согласованной работы воинских частей и военных комиссариатов в вопросах изучения и приписки офицеров запаса к во-

64

инским частям; принятие мер по подготовке и накоплению необходимых резервов военных кадров; • организацию работы с офицерами и прапорщиками запаса, поступающими или призываемыми на военную службу, а также с гражданами, поступающими на военную службу на воинские должности, для которых штатом предусмотрены воинские звания офицеров и прапорщиков; • организацию работы по подготовке, накоплению и учету ресурсов граждан, пребывающих в запасе, имеющих воинские звания офицеров и прапорщиков. К контрольным функциям относятся: • контроль за состоянием работы с военными кадрами в воинских частях, проверка деятельности кадровых органов в порядке подчиненности; • контроль работы с кадровым резервом в кадровых органах нижестоящих командиров. Документационное обеспечение прохождения военной службы включает: • организацию работы по заключению контрактов о прохождении военной службы с военными кадрами; • оформление допусков к сведениям, составляющим государственную тайну; • подготовку проектов служебных документов, связанных с прохождением военной службы военными кадрами, и оформление соответствующих решений командиров; • ведение учета приказов по личному составу, документов персонального, штатнодолжностного и статистического учета военных кадров; • заполнение, выдача, учет и хранение бланков удостоверений личности военнослужащего РФ и присвоение личных номеров; • обеспечение проведения аттестации военнослужащих, проходящих военную службу по контракту; • учет поощрений и дисциплинарных взысканий, применяемых в отношении военнослужащих и лиц гражданского персонала Вооруженных Сил РФ; • организацию своевременного увольнения в запас или отставки военных кадров, выслуживших установленные сроки военной службы. Кроме перечисленных функций, на кадровые подразделения возлагается также ведение справочной работы. Справочная работа по личному составу организуется и ведется в

ОПЫТ РАБОТЫ целях розыска и уточнения сведений о военнослужащих, военнообязанных, лицах, снятых с воинского учета. Она осуществляется посредством составления анкет-запросов, направляемых, в зависимости от содержания запрашиваемых сведений, в воинские части, архивы и организации. Данное направление справочной работы необходимо отличать от справочной работы по нормативным правовым актам РФ, нормативным правовым актам Министерства обороны РФ и Генерального штаба Вооруженных Сил РФ, приказам и директивам командиров и начальников, которая заключается в учете и постоянном поддержании в выверенном состоянии всех находящихся в воинской части нормативных актов. Справочная работа по нормативным правовым актам выполняется в соответствии с «Наставлением по правовой работе в Вооруженных Силах РФ», утвержденным приказом Министра обороны РФ от 31 января 2001 г. № 10 6. Как видим, компетенция кадровых служб военных органов и организаций достаточно широка, она включает не только документационное обеспечение прохождения военной службы, но аналитическую работу, работу с личным составом, справочную работу и др. Большой объем работы связан с военнослужащими, находящимися в запасе, что принципиально отличает кадровые подразделения Вооруженных Сил РФ от гражданских органов.

6

Приказ Министра обороны РФ от 31 января 2001 г. N 10 «Об утверждении Наставления по правовой работе в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. от 30 декабря 2011 г.) // ГАРАНТ [Электронный ресурс]. Электрон. дан. [© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2012]. URL: http://base.garant.ru/6396256/ (дата обращения: 10.11.2014).

Анализ нормативной базы Министерства обороны РФ позволяет выделить еще одну специфическую особенность кадровых подразделений. Они должны находиться в постоянной готовности к работе в военное время. С этой целью в мирное время на них возлагаются следующие обязанности: • поддержание постоянной готовности к работе в период проведения мобилизации, при введении военного положения и в военное время; • разработка плана мероприятий по обеспечению перехода кадровых органов на штаты военного времени и должностных обязанностей военнослужащих в период мобилизации и на военное время; • разработка документов по укомплектованию воинских частей военными кадрами на военное время; • отработка на учениях, учебных сборах и занятиях по командирской подготовке вопросов работы с военными кадрами в военное время. В отношении документов по личному составу в военный период на кадровые службы возложены две обязанности: • разработка плана мероприятий по приему и передаче личных дел военнослужащих, а также по своевременной эвакуации при объявлении мобилизации или с переводом воинских частей с мирного на военное положение; • определение мест дислокации сборных пунктов личных дел и сообщение их почтовых адресов нижестоящим кадровым органам. Оценка деятельности кадровых органов осуществляется на основе ряда критериев, к которым относятся:

65

ОПЫТ РАБОТЫ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ КАК ИСТОРИЧЕСКИЙ ИСТОЧНИК

Н.Н. Дрыгина, Астраханский гос. университет

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА В ПЕРИОД ПРОВОДИМЫХ РЕФОРМ ИНФОРМАЦИОННАЯ НАСЫЩЕННОСТЬ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА В НОМЕНКЛАТУРЕ КАК ОТРАЖЕНИЕ МНОГОГРАННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА

68

К

ачество государственного управления непосредственно связанно с качеством формирования архивного фонда органов государственной власти. Документы являются носителями информации, изучение и осмысливание которой дает возможность правильно оценивать сложившуюся обстановку и своевременно принимать необходимые решения. Объем функций аппарата управления органов исполнительной власти имеет постоянную тенденцию к увеличению, начиная с 1990-х гг. Усложнение государственного управления напрямую отразилось в номенклатуре дел администрации губернатора Астраханской области. Изменения в номенклатуре дел за определенный период отражают изменения в социальной обстановке, структуре, функциях, задачах и целях деятельности администрации в тот или иной исторический период. По истечении определенного периода времени большая часть документов подлежит уничтожению, определенная, очень небольшая часть остается на постоянное хранение. Об уничтоженных документах также можно узнать из номенклатуры дел, так как их след можно найти именно там. Номенклатура дел разрабатывается в конкретной организации для упорядочения документального фонда, она не предназначена

ОПЫТ РАБОТЫ для публичного распространения и содержит сведения об организации – составителе этого документа, о том этапе социального развития, когда была создана конкретная номенклатура дел. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации должна отвечать определенным требованиям, важнейшими из которых являются: • охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации или учреждения; • раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; • конкретная и четкая формулировка заголовков дел, которая должна полностью отражать состав и содержание документов дела, исключать возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроками хранения документов. В делопроизводстве администрации губернатора Астраханской области номенклатура выполняет целый ряд функций: • используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, заголовки из номенклатуры переносятся на обложки дел; • определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; • при регистрации документов в регистрационный индекс включается индекс дела по номенклатуре; • служит учетным документом при передаче дел в архив со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения; • имеет справочное значение при изучении структуры администрации. Сводная номенклатура дел в администрации составляется Управлением документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования с Агентством по делам архивов Астраханской области. В соответствии с номенклатурой дел документы формируются в дела для использования в практических и научных целях. Сама номенклатура дел является документом постоянного хранения, однако в

государственный архив не передается, хранится в ведомственном архиве, т. к. номенклатура дел отражает специфику структуры учреждения, может служить справочником при изучении структуры учреждения. Изучение номенклатуры дел как исторического источника требует знания принципов формирования дел, специфики ведения делопроизводства в конкретной организации или органе власти. Для сравнения рассмотрим номенклатуру дел облисполкома на 1984 г. В 1984 г. структура насчитывала 8 подразделений и была следующей: 1. Председатель и его аппарат 2. Спецсектор 3. Оргинструкторский отдел 4. Общий отдел 5. Старший референт по наградам 6. Уполномоченный по делам религий 7. Спецгруппа 8. Финансово-хозяйственный отдел Данная структура практически оставалась неизменной до 1991 года. Эта структура нашла отражение и в номенклатуре дел тех лет. Количество дел постоянного хранения, откладывавшихся в 1980-е годы в облисполкоме, колеблется от 120 до 130. В подавляющем большинстве это: • протоколы сессий областного Совета народных депутатов; • протоколы заседаний исполкома; • материалы к протоколам заседаний исполкомов; • распоряжения исполкома и материалы к ним; • протоколы и решения различных комиссий; • переписка; • документы о награждении орденами и медалями; • статистические отчеты. В процентном отношении протоколы исполкома и материалы к ним составляют в среднем 41% от общего количества дел. Номенклатура дел является продуктом целенаправленной деятельности, разрабатывается с учетом определенных условий, задач, целей, поэтому она отражает ту социальную реальность, в которой разрабатывалась, так как любой исторический источник не может быть интерпретирован вне той социальной обстановки, в которой создавался и функционировал.

69

ОПЫТ РАБОТЫ По результатам изучения номенклатуры дел администрации за 1993 – 2013 гг. в табличной форме представлено количество структурных подразделений:

Годы

Количество структурных подразделений

1993

22

1994

22

1996

24

1997

27

1999

25

2000

25

2001

21

2002

21

2004

28

2005

29

2006

29

2013

29

Колебания в количестве структурных подразделений за период с 1991 по 2013 гг. объясняются периодическими сокращениями штатов, увеличением количества заместителей губернатора, образованием новых структурных подразделений, обусловленных требованиями времени и расширением деятельности администрации в процессе реализации конкретных функций аппарата управления. В структуре администрации появились новые структурные подразделения, такие как: • государственно-правовое управление; • управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления;

70

• управление по работе с общественно-политическими объединениями граждан и национально-культурными обществами; • управление по работе с воинскими формированиями и правоохранительными органами; • управление экономической безопасностью; • управление информационных ресурсов; • отдел по защите государственной тайны; • управление пресс-службы и информационной политики; • управление законодательных инициатив и взаимодействия с Государственной Думой Астраханской области. Результат произошедших изменений нашел отражение в номенклатуре дел. Например, за 2003 год можно наблюдать резкое увеличение количества дел постоянного хранения. Общее количество – 341, из них: постановления губернатора – 23; распоряжения губернатора – 29; переписка – 118. Практически 50% дел отражают деятельность структурных подразделений администрации, каждый заголовок информационно насыщен, в целом номенклатура дел отражает колоссальную и многогранную работу администрации губернатора. Это документы: • о проведении мероприятий, посвященных празднованию 60-летия Победы; • о проблеме реализации специального ежегодного весеннего пропуска в низовьях Волги в интересах рыбного и сельского хозяйства и готовности территориальных подсистем, органов по управлению водными ресурсами; • справка об общественно-политической ситуации в г. Астрахани;

ОПЫТ РАБОТЫ

ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ АКАДЕМИИ НАУК СССР В 1941-1945 ГГ. М.А. Андреев, к.и.н., В.А. Андреева, РГГУ.

АКАДЕМИЯ НАУК СССР В ГОДЫ ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ СОЗДАНИЕ СЕКРЕТНОЙ ЧАСТИ ОФОРМЛЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

А

кадемия наук СССР занимала ведущее место в общем комплексе научных учреждений страны. За годы советской власти она преобразовалась в крупнейший научный центр, объединяющий тысячи ученых, десятки институтов и лабораторий, оснащенных первоклассным оборудованием.1 К началу Великой Отечественной войны в ее стенах трудились 123 академика, 182 члена-корреспондента и 4700 научных и научно-технических сотрудников; она объединяла (кроме филиалов) 47 исследовательских институтов, 76 самостоятельных лабораторий, станций, советов, обществ, обсерваторий и других научных учреждений2. Разветвленная сеть исследовательских учреждений и высококвалифицированные кадры ученых Академии наук в военных условиях представляли собой первоклассную научную базу для развертывания военного производства. Деятельность Академии наук в военный период сосредоточилась в основном на трех главных направлениях 3: 1

2 3

72

Аксенов Г.П. Академия наук и власть: третье столетие. Между истиной и пользой. / Российская академия наук. 275 лет служения России. М., 1999 Большая советская энциклопедия / гл. ред. С. И. Вавилов. – 2-е изд. – М. : Большая сов. энцикл. 1949. Т.1. Левшин Б.В. Академия наук СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.). / Монография. М.: Наука 1966.

ОПЫТ РАБОТЫ 1. Разработка проблем, имеющих оборонное значение, поиски и конструирование средств обороны.

2. Научная помощь промышленности в улучшении и освоении производства.

3. Мобилизация сырьевых ресурсов страны, замена дефицитных материалов местным сырьем. Деятельность Академии наук СССР в годы войны, связанная с обороной страны и с участием в подготовке нового вооружения, как, впрочем, и общая научная деятельность Академии требовала особого режима создания, хранения и использования значительного объема документации. Именно поэтому в Академии наук СССР еще в 1930 г. была создана Секретная часть для ведения секретного делопроизводства4. Основной целью создания секретного делопроизводства в Академии наук СССР стала необходимость оперативного приема, исполнения и отправки секретной корреспонденции. Кроме того, Секретная часть занималась наблюдением за порядком поступления секретных документов в Академию, за обеспечением режима секретности и за сохранностью секретных документов. К компетенции Секретной части также относились следующие вопросы: • разработка перечня секретных вопросов, относящихся к работе Академии; • руководство работой секретных частей, подведомственных Академии территориальных филиалов; • контроль за работой машинописного бюро в части порядка печатания переписки и за работой множительных аппаратов; • учет оружия, находящегося у сотрудников и в учреждении, принадлежащего как учреждению, так и личного (в т. ч. дарственного, наградного и др.); • хранение информации о сотрудниках АН СССР; • ведение протоколов и стенограмм заседаний ученого совета по изучению атомного ядра и использованию ядерной энергии в технике, химии и биологии при президенте и секций АН СССР;

4

Архив Российской академии наук. Фонд 530 // Информационная система Архива Российской академии наук [Электронный ресурс]. М., 2015. URL: http://isaran.ru/?q=ru/ fund&ida=1&guid=99FEDAD2-1423-4584-E0FF-FD1C00E20EC6 (дата обращения 18.04.2015)

• ведение планов и отчетов о выполнении научно-исследовательских работ; • ведение научных статей, отзывов и заключений о деятельности академических научных учреждений. 5 Общее делопроизводство в Академии наук СССР в этот период велось в соответствии с «Инструкцией по научной и деловой документации для учреждений Академии наук СССР»6, однако данной инструкцией указывалось, что ее положения «на секретную переписку не распространяются». Стоит отметить, что документы, регламентирующие непосредственно делопроизводство Секретной части, как и ее организационные документы, не были обнаружены в описях архива РАН. В связи с этим можно сделать предположение либо об утере указанных документов, либо о том, что их не существовало в рассматриваемый хронологический период. Секретная часть изначально располагалась в специальной комнате, в которую имели право входить лишь сотрудники, имеющие дело с секретной перепиской. Уборка этой комнаты производилась в присутствии начальника отдела. По окончании работы с секретными документами они помещались в несгораемый шкаф, который опечатывался так же, как и сама комната, ключ от которой оставался у начальника отдела. В период с 1941 по 1942 год в архив АН СССР от Секретной части поступило 276 материалов оборонных комиссий7 (состав и штаты оборонных комиссий, проект положения о комитете геолого-географического обслуживания Красной армии, докладные записки, протоколы заседаний комиссий, планы, отчеты, тематика исследований и переписка). С 1941 по 1944 годы в Секретную часть поступило 120 планов научно-исследовательских работ (по различным наукам, например, техническим) и проектов планов Академии наук. За 1940-1945 в архив поступило 164 копии распоряжений президиума, научных работ, характеристики сотрудников и переписки по административно-хозяйственным вопросам, 344 копии постановлений СНК СССР, касающихся Академии наук, списки иностранных почетных членов Академии наук и многие другие документы.

5 6 7

Там же АРАН. Ф. 7м. Оп. 1-36. Д. 6. Л. 1-28. АРАН Ф.530 Оп.3 (1941-1942)

73

ОПЫТ РАБОТЫ Количество документов, поступивших в архив АН СССР от Секретной части в 1941-1945 гг. было значительно меньше, чем от секретариата или управления делами. Например, от секретариата в тот же период поступило 787 стенограмм заседаний президиума 8 и 217 стенограмм общих собраний 9, 817 документов о пенсионном обеспечении членов АН СССР, 1766 протоколов заседаний президиума и целый ряд других документов. По состоянию на 2 октября 1941 года в Секретной части числилось всего 5 сотрудников: начальник отдела, инспектор, секретарь-машинистка, ротаторщица и экспедитор.10 Во время эвакуации Академии наук СССР весной 1942 г. для ведения секретной документации в Москве была сформирована временная Секретная часть. В штатном расписании учреждений Академии наук СССР за этот период в Секретной части значатся лишь 3 сотрудника: заведующий, машинистка и курьер. Оклад заведующего составлял 600 руб., что соответствовало окладам заведующего канцелярией или инспектора всей хозяйственной части, оклад машинистки составлял 275 руб., а курьера – 150 руб. (Рис. 1)11 В мае 1945 г. в Секретной части насчитывалось уже 9 должностей, 4 из которых непосредственно были связаны с секретной перепиской (референт, секретарь-машинистка, ротаторщица и экспедитор), а также начальник отдела, его заместитель и инспектора. Стоит заметить, что в секретариате (ведающим

делопроизводством всего центрального аппарата Академии) по состоянию на май 1945-го числилось 40 сотрудников, что в 4 раза превышает численность сотрудников Секретной части.12 Вся без исключения поступающая в Секретную часть документация поступала на рассмотрение к начальнику отдела и только потом – на исполнение. Ознакомление с секретными документами производилось лишь в самой Секретной части, по остальным вопросам туда никто из сотрудников Академии наук не допускался. Исключительными правами пользовался лишь

8 9 10 11

12 АРАН. Ф. 4. Оп. 2. Д. 86. Л. 16-22.

АРАН. Ф. 2. Оп. 3 – Оп. 3а АРАН. Ф. 2. Оп. 4 – Оп. 4а АРАН. Ф. 4. Оп. 2. Д. 47. Л. 6-8. АРАН Ф.4 Оп.2 (1940-1951). Д.57. Л. 2-4.

74

Рис. 1. Штатное расписание хозяйственной части по обслуживанию Академии наук СССР в г. Москве (апрель 1942 г.)

ОПЫТ РАБОТЫ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕФЕРЕНТА РУКОВОДИТЕЛЯ М.А. Дубовицкая, зам. генерального директора ЗАО ХК «СТРОЙЭНЕРГОСЕРВИС»

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РЕФЕРЕНТА

предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании. Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ РЕФЕРЕНТА

В

настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты. Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон

76

Разнообразие должностей административного сектора Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности1. Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель. Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об 1

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих//утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 (ред. От 12.02.2014)

ОПЫТ РАБОТЫ этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой – Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации. На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений – в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания. Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов2. Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала. Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя. Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом. То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право. Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п.

2

Приказ Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики работников организаций атомной энергетики» от 12.10.2009 г. № 977 (ред. От 12.02.2014)

Должностная инструкция референта Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность. В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта. Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как: • организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации; • организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения; • по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами; • организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний. Рекомендации справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта. Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи. Общие положения Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия. Согласно словарному определению, референт – должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации3. Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу ин3

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь», 6-е изд., перераб. и доп. – М. (ИНФРА-М, 2011)

77

ОПЫТ РАБОТЫ формации в структурированном виде. Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта – информационно-коммуникативный. С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений. Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудники, сторонние организации) и ресурсы. Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку. Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом. Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей.

• подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством организации; • согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений организации, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; • составление письменных и устных докладов и аналитических записок; • проведение консультаций по вопросам, связанным с исполнением поручений руководителя; • выполнение поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению. Должность референта универсальна: она может включать в себя исполнение обязанностей корпоративного секретаря, а именно: • подготовка к проведению общих собраний акционеров и заседаний совета директоров; • ведение протоколов собраний и заседаний; • организационная поддержка и консультирование участников собраний и заседаний по различным вопросам.

Функции Функции референта – это основные направления его деятельности. Обязанности раскрывают функции и детализируют их. Функции референта можно свести к двум основным: • осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю; • оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя. Наибольший интерес представляет разбор первой функции, поскольку она отличает референта от остальных работников административного профиля.

Права Референт руководителя обладает стандартным набором прав, а именно: • Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

• Представлять руководителю предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.

• Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

• Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

• Принимать решения в пределах своей компетенции.

Обязанности Обязанности референта достаточно широки. Раскроем вышеупомянутую функцию по осуществлению сбора материалов и информации, акцентируя таким образом внимание на уникальных составляющих позиции референта. В обязанности референта входит: • участие в разработке внутренних нормативных и иных документов организации;

78

Ответственность Зачастую именно на плечи референта руководителя ложится все бремя ответственности за создание и поддержание взаимоприемле-

ОПЫТ РАБОТЫ мых отношений с органами государственной власти. Во многих организациях эти задачи возложены на специальное структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за взаимодействие с органами государственной власти и управления. Однако широко распространена ситуация, когда помощник (или референт) руководителя руководит этим направлением деятельности. Поддержание взаимоотношений с государственными и общественными организациями и учреждениями – это ведение своего рода политики по выстраиванию долгосрочных партнерских контактов и связей в государственной среде. Референт является проводником идей и пожеланий своего руководителя к характеру взаимоотношений с тем или иным органом власти. В должностной инструкции должен быть предусмотрен пункт об ответственности референта (дисциплинарная, административная, гражданская, уголовная) согласно ТК РФ в зависимости от степени того или иного правонарушения. Взаимосвязи Довольно часто референт исполняет функции юриста по корпоративному праву, занимаясь актуализацией учредительных документов компании (уставов головной и дочерних компаний). Референт обязан не просто отразить в документах компании нюансы законодательства, но также предусмотреть специфику самой компании, учитывая особенности взаимодействия головной и дочерних компаний (при их наличии). Основное направление деятельности референта – помощь руководителю в тех областях,

до которых у последнего «не доходят руки», то есть решение вопросов локального характера, без которых, однако, руководителю сложно находить эффективные решения глобальных вопросов. Отдельное внимание стоит уделить взаимодействию референта со сторонними организациями: государственными и общественными учреждениями, некоммерческими и коммерческими структурами. Для России должность референта зачастую представляется несколько надуманной и лишенной смысловой нагрузки, происходит подмена понятий помощника и референта, вследствие чего исключительность позиции последнего утрачивается. Однако в последнее время спрос на лиц, способных занимать подобную должность, неуклонно растет, о чем свидетельствует также и динамичное развитие рынка труда административного персонала. Что касается конкретизации обязанностей референта, то здесь вряд ли может быть единое мнение. Каждый руководитель имеет различное понимание этой должности. Для кого-то это советник, кто-то предпочитает видеть в нем только помощника по административным вопросам, для кого-то референт – его полноценный заместитель. Главное отличие референта от помощника (секретаря) руководителя заключается в качественно ином профессиональном уровне: референт не просто обеспечивает деятельность своего руководителя, но и обладает навыками сбора, анализа, обобщения и преподнесения в готовом виде информации, необходимой руководителю.

79

ОПЫТ РАБОТЫ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ВЕЛИКОМИХАЙЛОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «НОВООСКОЛЬСКИЙ РАЙОН» БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

О.Б. Пономарева, к.и.н., доцент, Д.А. Вендина, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ДИНАМИКА

А

дминистрация Великомихайловского сельского поселения – это исполнительно-распорядительный орган Великомихайловского сельского поселения муниципального района «Новооскольский район» Белгородской области. Структура администрации сельского поселения подлежит утверждению решением земского собрания сельского поселения по представлению главы администрации сельского поселения. Решение земского собрания сельского поселения об утверждении структуры администрации сельского поселения определяет и должностные обязанности каждого сотрудника, входящего в состав администрации сельского поселения. Структура администрации Великомихайловского сельского поселения представлена на рис. 1. Документы в администрации Великомихайловского сельского поселения оформляются на бланках формата А4. На бланках изготавливают только первые страницы документов, для из-

81

ОПЫТ РАБОТЫ

Глава администрации Великомихайловского сельского поселения

Заместитель главы администрации Великомихайловского сельского поселения

Специалист 1 категории

Главный бухгалтер

Водитель

Уборщица

Бухгалтер-кассир Рис. 1. Организационная структура администрации

готовления последующих страниц используют стандартные чистые листы бумаги. В Великомихайловском сельском поселении для подготовки официальных документов применяется три вида бланков: • общий бланк (см. рис. 2); • бланк письма (см. рис. 3); • бланк конкретного вида документа (см. рис. 4). Продольное расположение реквизитов используется в общем бланке и бланке конкретного вида документа, угловое расположение реквизитов применяется только в бланке письма. Общий бланк включает реквизиты: наименование организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов дата документа и регистрационный номер документа. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа,

82

АДМИНИСТРАЦИИ ВЕЛИКОМИХАЙЛОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «НОВООСКОЛЬСКИЙ РАЙОН» БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ Рис. 2. Общий бланк администрации

Российская Федерация Белгородская область муниципальный район «Новооскольский район» Великомихайловское сельское поселение 309620, Россия, Белгородская область, Новооскольский район, с. Великомихайловка, ул. Ворошилова, 17 Тел. (47233) 5-15-48 _________________________ №_____________ На № _________________ от _______________ Рис. 3. Бланк письма администрации

ОПЫТ РАБОТЫ Таблица 1. Ошибки в оформлении бланков

Типы ошибок Отсутствие реквизитов:

Общий бланк

Бланк конкретного вида документа

Бланк письма

место составления документа код организации ОГРН ИНН/КПП

Неправильное оформление отдельных реквизитов

Реквизит «наименование учреждения» перед наименованием учреждения размещено наименование страны Реквизит «Справочные данные об организации порядок расположения элементов почтового адреса не соответствует требованиям Правил оказания услуг почтовой связи1

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ БЕЛГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

ограничительные отметки для расположения реквизитов дата и регистрационный номер документа.

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН «НОВООСКОЛЬСКИЙ РАЙОН» АДМИНИСТРАЦИЯ ВЕЛИКОМИХАЙЛОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ от ___________

№_____________

Рис. 4. Бланк конкретного вида

83

ОПЫТ РАБОТЫ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ОТНОШЕНИЙ НА ДИПЛОМАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЕ Л.Д. Шаповалова, к.и.н., доц. РГГУ ОСОБЕННОСТИ ДИПЛОМАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ОТНОШЕНИЙ АТТЕСТАЦИЯ СОТРУДНИКОВ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДИПЛОМАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

В

предлагаемой статье речь идет о нормативных требованиях к документированию прохождения дипломатической службы во внешнеполитическом ведомстве России. Обращение к кадровому делопроизводству в системе МИД РФ обусловлено процессом становления в современной России целостной системы государственной службы и законодательным оформлением отдельных ее видов. На это направлен Федеральный Закон РФ «Об особенностях прохождения государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации», при-

нятый в 2010 году,1 который определил дипломатическую службу как гражданскую и закрепил некоторые её особенности, которые непосредственным образом отражаются на кадровом делопроизводстве внешнеполитического ведомства. В отличие от истории организации дипломатической службы и дипломатического протокола специальной литературы о документационном обеспечении прохождения дипломатической службы не имеется. Специфика организации государственной службы в системе Министерства иностранных дел России обусловлена особыми задачами и особым характером деятельности внешнеполитических органов. Дипломатическая служба, являясь государственной гражданской службой, отличается исполнением функций дипломатического характера и имеет международное правовое положение, закрепленное международными актами, важнейшим среди которых является Венская конвенция 1961 года.2 Одновременно дипломатическая служба функционально решает помимо собственно политических задач множество задач административно-управленческого характера по профессиональному обеспечению функционирования внешнеполитического ведомства и его руководства. Такой дуализм дипломатической службы обусловил деление её сотрудников на две группы: дипломатических работников и других феде-

89

ОПЫТ РАБОТЫ ральных государственных гражданских служащих, которым присваиваются классные чины. Дипломатический работник это не просто государственный служащий, реализующий определенный вид и объем полномочий по соответствующей должности. Это человек, наделенный государственно-властными полномочиями, действующий в системе международных отношений от имени, по поручению и в интересах своего государства. Дипломатическим работникам, исполняющим функции дипломатического характера, присваиваются дипломатические ранги, наличие которых является их важнейшим статусным признаком, и выдаются дипломатические паспорта. Другую группу сотрудников дипломатической службы составляют иные федеральные государственные гражданские служащие, которые выполняют информационно-аналитическую, организационно-управленческую и кадровую работу, осуществляют правовое, протокольное, документационное, административно-техническое, финансово-экономическое обеспечение деятельности внешнеполитических структур Российской Федерации. Им присваиваются классные чины и выдаются служебные паспорта. Сотрудники дипломатической службы в период работы в загранучреждениях МИД России пользуются привилегиями и иммунитетами, установленными нормами международного права. Особые задачи дипломатической службы и особый правовой статус её сотрудников обуславливают другие её особенности, которые состоят в повышенных требованиях к профессиональным и личным качествам сотрудников, знанию иностранных языков, состоянию здоровья; дополнительных запретах и ограничениях, связанных с прохождением дипломатической службы, особой системе званий сотрудников – дипломатических рангах, обязательности ротации кадров.3 В свою очередь, это накладывает отпечаток и на документирование служебных отношений во внешнеполитическом ведомстве. Прием граждан на дипломатическую службу осуществляется по результатам конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы.4 Порядок проведения конкурса и состав документов регламентированы Приказом МИД России от 28 ноября 2008 г.5 Гражданином подаётся два заявления. Первое – на желание участвовать в конкурсе;

90

второе – с просьбой о поступлении на государственную гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы. Оба заявления являются обязательными документами при оформлении служебных отношений. Кроме заявлений, подаётся собственноручно заполненная и подписанная анкета, форма которой установлена Правительством РФ.6 По итогам конкурса издаётся приказ (распоряжение) о приеме гражданина на государственную службу. С ним заключается служебный контракт, который также имеет унифицированную для всех гражданских служащих форму7. Приложением к контракту является должностной регламент, форма которого на общегосударственном уровне не унифицирована, однако имеются рекомендации по разработке должностных регламентов, подготовленные Минздравсоцразвития России в 2005 г.8 В отличие от должностной инструкции должностной регламент включает ряд новых разделов, таких как перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе самостоятельно принимать решения; сроки, процедуры подготовки и принятия управленческих решений; перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с регламентом государственного органа; показатели эффективности и результативности служебной деятельности. Должностной регламент имеет персональный характер, в нем указывается имя сотрудника. С сотрудниками дипломатической службы, направляемыми на работу в загранучреждение, служебный контракт заключается на срок до трех лет; с другими гражданскими служащими МИД РФ – на срок от одного года до пяти лет или служебный контракт на неопределенный срок.9 Сведения, представленные при поступлении гражданина на дипломатическую службу, подлежат обязательной проверке. В случае установления обстоятельств, препятствующих поступлению на дипломатическую службу, гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в принятии его на службу. Дипломатическим работникам присваиваются дипломатические ранги, другим государственным гражданским служащим МИД РФ – классные чины.10 Документирование присвоения званий обеим категориям сотрудников дипломатической службы сопровождается пакетом аналогичных документов:

ОПЫТ РАБОТЫ • заявлением о сдаче квалификационного экзамена; • отзывом об уровне знаний, навыков и умений; экзаменационным листом (унифицированная форма)11; приказом о присвоении дипломатического ранга или классного чина и соответствующим свидетельством. Обязательной процедурой является аттестация сотрудников внешнеполитического ведомства, которая регламентируется «Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» 2005 г. Аттестация предусматривает наличие отзыва об исполнении обязанностей за аттестационный период и аттестационного листа, который имеет единую для всех государственных гражданских служащих форму.12 Дипломатические работники подлежат обязательной ротации, другие сотрудники дипломатической службы, которым присваиваются классные чины, подлежат перемещению по службе только с их письменного согласия. Порядок ротации дипломатических работников и её документирование установлены ведомственным актом – Положением МИД России о порядке ротации 2013 г.13 Согласно положению, дипломатические работники направляются на работу в загранучреждения в порядке ротации. Для этого необходима рекомендация структурного подразделения, в котором работает дипломатический работник, и заявка работника на замещение вакантной должности в загранучреждении. Решение комиссии по отбору кандидатов оформляется протоколом, который подписывают все члены комиссии и утверждает её председатель. Одновременно решение комиссии утверждается представителем нанимателя, которым в данном случае является

министр. Документирование ротации других сотрудников дипломатической службы сопровождается заявлением (в свободной форме) о согласии гражданского служащего на перемещение по службе и приказом о переводе на другую работу. В соответствии с ФЗ «Об особенностях прохождения государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации» сотрудникам дипломатической службы, работающим в загранучреждениях, предоставляются дополнительные государственные гарантии. Порядок их предоставления установлен Правительством РФ 14. Для сотрудников дипломатической службы установлены те же виды поощрений и дисциплинарных взысканий, что и для других государственных гражданских служащих. Среди ведомственных наград сотрудников дипломатической службы – нагрудный знак «За отличие» и звание «Почётный работник Министерства иностранных дел Российской Федерации»15. Документирование поощрений сопровождается представлением о поощрении и оформлением приказа о поощрении (унифицированная форма Т-11). Оформление дисциплинарных взысканий предполагает наличие докладной записки о нарушении служебной дисциплины; объяснительной записки о нарушении служебной дисциплины; приказа о наложении дисциплинарного взыскания. Расторжение служебного контракта с сотрудником дипломатической службы может оформляться заявлением (в произвольной форме) о расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы по собственной инициативе; или приказом (распоряжением) о

91

ОБУЧЕНИЕ

ПОДГОТОВКА СПЕЦИАЛИСТОВ ПО НАПРАВЛЕНИЮ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ» В КРЫМСКОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ УНИВЕРСИТЕТЕ ИМЕНИ В. И. ВЕРНАДСКОГО. ИСТОРИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ Е. В. Латышева, д.и.н., проф., Крымский федеральный университет им. В.И. Вернадского

С

татья посвящена истории появления данного направления подготовки в ФГАОУ ВО «КФУ имени В.И. Вернадского», вопросам перехода направления «Документоведение и архивоведение» на образовательные стандарты Российской Федерации. Дается анализ востребованности регионального рынка труда по указанной специальности, что объясняет высокий спрос на приобретение соответствующего образования. Выделяются проблемы и обозначены перспективы развития. В эпоху всеобщей глобализации наиболее влиятельными факторами социальной динамики становится наука и информация. Образование

является стратегической основой развития личности, общества, нации и залогом благополучия будущего государства. В ХХI в. высшему образованию предстоит ответственная миссия: всесторонняя подготовка личности, освоившей основы наук, владеющей новейшими способами получения и передачи информации, а нашей главной задачей является профессиональная подготовка студента к практической деятельности. История Таврического национального университета началась в 1916 г. с выступления в Таврическом губернском собрании авторитетнейшего земского деятеля, члена Государствен-

93

ОБУЧЕНИЕ ного Совета Соломона Самойловича Крыма с докладом о необходимости создания в Крыму высшего учебного заведения. Инициатива была одобрена единогласно. Но только 2 июля 1918 г. губернское земское собрание приняло решение об учреждении в городе Симферополе Таврического университета, а само открытие университета состоялось 14 октября 1918 г. Спустя столетие на наших глазах формируется Крымский федеральный университет. Его основой являются классические факультеты, к которым относится и исторический факультет, насчитывающий более чем 90-летнюю историю, отличающийся глубокими традициями и профессорско-преподавательским составом – 10 докторов наук достойно представляют факультет. Именно в этом учебном (2014–2015 гг.) году нами было открыто новое направление «Документоведение и архивоведение» и состоялся первый набор абитуриентов. Несмотря на совершенно новое, неизвестное для крымского абитуриента направление и полное отсутствие рекламы, наблюдался достаточно высокий конкурс, что было заведомо прогнозируемо. В 2013 г. потребности регионального рынка труда по указанной специальности за период с 2000 по 2012 г. проанализировал Центр занятости Автономной Республики Крым. Общее количество рабочих мест составило 162 вакансии по Крыму. Из них наиболее востребованной во всех регионах Крыма является вакансия архивариуса (139 вакансий). В ряде регионов Крыма – городах Симферополь, Армянск, Саки, в Красноперекопском, Белогорском, Черноморском районах – востребованы вакансии архивиста и заведующего архивом (по 11 вакансий). Об острой нехватке специалистов в области архивоведения идет речь и в письме

94

на имя ректора Таврического национального университета имени В.И. Вернадского Николая Васильевича Багрова, в котором директор Государственного архива в Автономной Республике Крым Олег Владимирович Лобов пишет: «…открытие такого направления принесет положительный результат в организацию делопроизводства и ведомственного хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях Автономной Республики Крым, что позволит сформировать и сохранить документальную базу по истории Крыма». Также в письме отмечалось, что в Автономной Республике Крым функционируют, помимо Государственного архива, 14 архивных отделов районных государственных администраций, 11 архивных отделов городских советов, 206 архивов документов о трудовой деятельности (по личному составу), а также 1213 ведомственных архивов учреждений, организаций и предприятий, документы которых включены в государственный архивный фонд. Особенность ситуации состояла в том, что в соответствии с перечнем специальностей, по которым осуществляется подготовка специалистов в высших учебных заведениях по образовательно-квалификационным уровням специалиста и магистра в государстве Украина, направление «документоведение и архивоведение» как общая составляющая отсутствует. Бакалавров и магистров можно готовить по специальности «Архивоведение», которая относится к области знаний «гуманитарные науки» и «Документоведение и информационная деятельность», относящейся к области знаний «культура». Такое размежевание прослеживается и в национальном классификаторе Украины, где прописана классификация видов экономической деятельности ДК 009:2010.

ОБУЧЕНИЕ

ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ФИЛИАЛАМИ ВУЗА (на примере деканата факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ)

Л.Н. Варламова, к.и.н., зам. декана ФДиТА, Р.Т. Говорова, специалист ФДиТА по работе с филиалами РГГУ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ФИЛИАЛАМИ В РГГУ В ЦЕЛОМ И ДЕКАНАТА ФДИТА В ЧАСТНОСТИ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕКАНАТА ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ФИЛИАЛАМИ РГГУ ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭТОЙ РАБОТЫ

96

Р

оссийский государственный гуманитарный университет – крупнейший учебно-научный центр России, созданный в марте 1991года на базе Московского государственного историко-архивного института.1 Факультет документоведения и технотронных архивов (ФДиТА) – структурное подразделение Историко-архивного института, ведущее учебно-методическую и исследовательскую работу. Органом управления факультета, организующим учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат. Основная цель работы деканата – организация учебного процесса в ИАИ РГГУ. Важную роль играет также организация и проведение работы с филиалами РГГУ, осуществляющими подготовку студентов по направлениям подготовки ФДиТА. Несмотря на то, что факт наличия филиалов в вузе уже перестал быть критерием его востребованности, в настоящее время на первый план выходит уровень подготовки студентов в филиалах и организация взаимодействия головного вуза и филиалов. Это взаимодействие во многом строится на ежедневной, малозамет1

Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 23.05.2011 №1694 «О государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университете» // [Электронный ресурс] URL: http://www.rsuh.ru/

ОБУЧЕНИЕ ной и кропотливой работе деканата. От уровня организации этой работы в значительной степени зависит имидж головного вуза. Для осуществления руководства филиалами в структуре университета было создано Главное управление дистанционных и региональных образовательных программ, находящееся в подчинении ректора РГГУ (ГУДРОП).2 Целью деятельности этого управления является координация региональной деятельности университета, ее развитие и перспективное планирование, внедрение и реализация в университете и его региональных подразделениях подготовки и аттестации студентов, развитие дистанционных технологий обучения.3 Основными задачами ГУДРОП являются непосредственное руководство деятельностью филиалов, организация функционирования филиалов и представительств университета, включая организационные, учебные, учебнометодические, правовые и финансовые аспекты их деятельности; внедрение и реализация в региональных подразделениях университета дистанционных технологий обучения.

осуществление контроля за своевременным утверждением тем дипломных работ студентов кафедрами ФДиТА ИАИ РГГУ и передачей необходимых документов в Управление регионального развития, осуществление контроля за своевременным рецензированием дипломных работ студентов филиалов преподавателями кафедр факультета и передачей работ в Управление регионального развития РГГУ; оказание содействия в организации и осуществлении контроля за сдачей студентами филиалов итогового государственного экзамена и защитой выпускных квалификационных работ; оформление документов для оплаты деятельности преподавателей кафедр факультета по рецензированию дипломных работ студентов филиалов; оказание помощи и содействия структурным подразделениям филиалов и отделу по организации выпуска студентов Управления регионального развития РГГУ по вопросам подготовки и оформления документов о присвоении квалификации 4. Работа специалиста по координации деятельности деканата с ГУДРОП, а через него

Таблица № 1. Сведения о предполагаемых темах дипломных работ Ф.И.О. студента

Год поступления (перевода), № приказа о зачислении, дата

Тема дипломной работы

Однако не меньшая часть работы лежит на деканатах факультетов, по направлениям подготовки которых организован учебный процесс в филиалах РГГУ. В структуре деканата факультета документоведения и технотронных архивов за данную деятельность отвечает специалист по координации работы деканата с ГУДРОП. Основными задачами специалиста деканата ФДиТА является оказание консультаций по организации выпуска студентов филиалов, 2

3

Изначально в соответствии с приказом от 14.04.2000 № 01-0547/осн управление было создано как Управление регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ), приказом от 26.03.2008 № 01-69/осн оно было переименовано в Управление регионального развития УРР, приказом от 01.03.2013 № 01-58/ осн преобразовано в Главное управление дистанционных и региональных образовательных проектов (ГУДРОП) Официальный сайт Главного управления дистанционный и региональных образовательных ресурсов (Электронный ресурс).: http://urrdo.rggu.ru/, свободный. – Загл. с экрана. - Яз. рус., англ.

№ темы дипломной работы

Ф.И.О. научного руководителя (ученая степень, звание, должность)

Примечание

и с филиалами РГГУ состоит из нескольких этапов. Рассмотрим каждый из них подробнее.

1.1. Назначение научных руководителей. Назначение научных руководителей студентам-выпускникам из филиалов РГГУ проходит по инициативе самих филиалов. Для этого они либо на электронную почту ГУДРОПа, либо сразу на почту деканата ФДиТА высылают сведения, на основании которых определяется кафедра факультета, на которой впоследствии и назначается научный руководитель. В сведениях заполнен столбец с ФИО студента, завершающего обучение, год поступления и указывается примерная тематика дипломной работы.

4

Должностная инструкция делопроизводителя деканата факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ (утв. проректором Российского государственного гуманитарного университета 31.09.2013).

97

ОБУЧЕНИЕ Сведения предоставляются в виде таблицы (таблица № 1). После получения сведений идет распределение студентов по кафедрам для назначения научных руководителей в зависимости от тематики дипломной работы. Отметка о передаче сведений на кафедры делается в специальном журнале контроля входящей и исходящей документации. Через неделю кафедры должны представить выписки о назначении научных руководителей, после чего они фиксируются в журнале контроля входящей и исходящей документации и отправляются в ГУДРОП.

1.2. Утверждение тем дипломных работ и назначение оппонентов. Утверждение тем дипломных работ и назначение оппонентов проходит примерно за полгода до защиты дипломных работ. По электронной почте из филиалов или из ГУДРОПа приходят сведения на утверждение тем дипломных работ (см. таблица № 1). Задача специалиста по координации работы деканата с ГУДРОП – распределить студентов по кафедрам и передать на них сведения для утверждения тем и назначения оппонентов, предварительно зафиксировав данные сведения в журнале. В срок до десяти дней кафедры должны представить выписки из протоколов заседаний кафедр об утверждении тем дипломных работ и назначении оппонентов, о чем информируются филиалы. Специалист по координации работы деканата с ГУДРОП проверяет утвержденные темы дипломных работ, фиксирует выписки в журнале и отправляет их в ГУДРОП, где на основании этих документов в течение месяца готовится приказ о назначении научных руководителей и оппонентов и утверждении тем дипломных работ. После того как приказ пройдет все этапы согласования в ГУДРОП, его отправляют в деканат для согласования с деканом. На данном этапе задачей специалиста по координации работы деканата с ГУДРОП является тщательная проверка соответствия текста приказа выпискам из протоколов заседания кафедр, на основании которых готовился приказ, при отсутствии ошибок и несоответствий приказ передается на подпись декану факультета и отправляется в ГУДРОП, а при обнаружении ошибок приказ отправляют на доработку, и после их устранения процедура повторяется.

1.3. Рецензирование и допуск к защите.

98

Примерно за месяц до защиты в ГУДРОП по почте или курьерской доставкой приходят прошитые дипломные работы. После чего их разбирают по факультетам и отправляют в деканаты для оппонирования. Задача методиста по координации работы деканата с ГУДРОП – проверить факт подписания титульного листа выпускной квалификационной работы (далее ВКР) научным руководителем и наличия его отзыва, сверить темы пришедших дипломных работ с утвержденными и, своевременно передав дипломные работы оппонентам, поставить их на контроль в журнале. По окончании рецензирования необходимо проверить факт подписания титульных листов заведующими кафедр, наличия в ВКР отзывов оппонентов, т. е. факт допуска ВКР к защите. Одновременно с отрецензированными ВКР кафедры должны представить в деканат выписки из протоколов заседаний кафедр о допуске студентов филиалов к защите. После чего они фиксируются в журнале и отправляются в ГУДРОП. На основании этих выписок в течение двух недель готовится приказ о допуске ВКР к защите. После того как приказ пройдет все этапы согласования в ГУДРОП, его отправляют в деканат для согласования с деканом. На данном этапе задачей специалиста по координации работы деканата с ГУДРОП является тщательная проверка соответствия текста приказа выпискам из протоколов заседания кафедр, на основании которых готовился приказ. При отсутствии ошибок и несоответствий приказ передается на подпись декану факультета, а при обнаружении ошибок приказ отправляют обратно на доработку в ГУДРОП, и при их ликвидации процедура повторяется.

1.4. Визирование приложений к дипломам. Одной из очень важных и кропотливых работ является проверка соответствия утвержденной темы дипломной работы с той темой, которая указана в приложении к дипломам. Для этого специалист по координации работы должен забрать приложения к дипломам из ГУДРОП, проверить их на соответствие утвержденным в приказах темам, затем проверить список предметов на его соответствие федеральному компоненту, проверить на наличие общих ошибок в наименовании дисциплин или тем курсовых работ, при необходимости отвезти приложения к дипломам на доработку, а те, что прошли проверку, отдать на подпись декану

ОБУЧЕНИЕ факультета, после чего их необходимо отвезти обратно в ГУДРОП.

1.5. Составление сведений об оппонировании для предоставления в бухгалтерию ГУДРОП. Сведения об отрецензированных работах представляются в бухгалтерию ГУДРОП в виде докладной записки с двумя приложениями. В первом представляются сведения по преподавателям (таблица 2). Таблица № 2. Сведения о преподавателях Ф.И.О.

Степень

Звание

Должность

Количество ВКР

Во втором приводятся количественные показатели по формуле преподаватель-филиал (таблица 3). Таблица № 3. Сведения о преподавателях по филиалам

ИТОГО

Тула

Красноярск

Тверь

Астрахань

Киров

ФИО

Калининград

Город

Таким образом, все этапы взаимосвязаны между собой. При этом каждый из перечисленных этапов несет свою нагрузку и не может быть подменен или упущен. Одной из функций специалиста по координации деятельности деканата факультета с филиалами РГГУ является информационносправочная работа, требующая ведения специальной базы данных о студентах, завершающих обучение в филиалах, включающей сведения о темах ВКР, их утверждении, оппонировании и т. п. Еще одним важным направлением в этой работе является контроль за сроками исполнения документов (выписок из протоколов заседаний кафедр факультета, согласовании тем дипломных проектов и т. п.). Для оптимизации работы, сокращения числа дублирующих друг друга документов был разработан и введен электронный журнал регистрации, что позволяет: хранить документы на сервере с общим доступом для сотрудников деканата и кафедр. Это дало возможность не только сократить объем бумажного документооборота и освободить место в деканате, но и сократить время на поиск необходимой информации. Для сокращения затрат времени на поиск утвержденных тем и оппонентов, а также информации о том, был ли студент допущен к защите, при визировании приложений к дипломам был создан электронный журнал, который позволяет отслеживать пройденные этапы, а именно: были ли назначены научные руководители, были ли утверждены темы дипломных работ, назначены оппоненты, какие из дипломных работ поступили на оппонирование, а ка-

99

АРХИВНОЕ ДЕЛО

ПЕРЕПЛЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

КОМУ И КАК ПЕРЕДАВАТЬ АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПЕРЕПЛЕТНЫХ РАБОТ КАК ОФОРМИТЬ ДОГОВОР НА ПЕРЕПЛЕТНЫЕ РАБОТЫ ПРИМЕРЫ ДОГОВОРА, ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ И РАСЧЕТА СТОИМОСТИ РАБОТ

К

ак известно, одним из требований к оформлению архивных дел длительного и постоянного сроков хранения является переплет.1 Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ. Чаще всего такие работы выполняют типографии. Более подробные требования к переплету изложены в ГОСТе 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, техни1

раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

ческие требования. Этот ГОСТ действует и в настоящее время. Одним из требований ГОСТа является – картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм. Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким. Дела длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку с нанесением содержимого титульного листа на лицевую сторону обложки. Твердая обложка может быть из картона и использоваться для дел по личному составу, а может быть из бумвинила. Обложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, и, например, сделать ее красного цвета, а также для договоров и соглашений, например, зеленого или синего цвета. На корешок таких дел наносится контрастное тиснение с номером дела. Подобное разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Такое оформление требуется только для дел с длительным сроком хранения. Бухгалтерские документы можно переплетать и в мягкую обложку на 4 прокола, используя специальные настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, приспособление для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов. В зависимости от функций и типа устройства его цена варьируется от 4000 до 10 000 рублей. Если вашей организации еще ни разу не приходилось отдавать документы для переплетения в типографию, разузнайте, какие типографии занимаются переплетом архивных дел в вашем населенном пункте. Можно попросить менеджера типографии подъехать к вам (или

101

АРХИВНОЕ ДЕЛО выслать фотографии) и показать примеры выполненных аналогичных работ, чтобы понимать, как это будет выглядеть «на выходе». Выбрав несколько типографий, попросите их выслать вам прейскуранты, либо сделать расчет стоимости работ по вашему техническому заданию, который оформите приложением к договору. И выберите наиболее подходящую вам цену. Предварительно все дела должны быть подготовлены для переплета, а именно: 1. Дела должны быть сформированы по 250 листов, либо толщиной не более 4 см.

2. В деле не должно быть скрепок, скобок и других посторонних скрепляющих предметов.

3. Листы в деле должны быть пронумерованы, составлены лист-заверитель и титульный лист.

4. Дело должно быть помещено в картонную папку-скоросшиватель на завязках (это облегчит вес документов при транспортировке, а также исключит возможное повреждение документов при извлечении из других папокскоросшивателей на железном зажиме).

5. На дела должна быть составлена опись.

6. И последнее – необходимо составить акт приема-передачи дел в типографию. После того как определились с типографией и привели дела в порядок, стоит приступить к составлению договора на переплет архивных дел. Можно попросить в типографии их типовой договор и узнать, какие моменты для компании-подрядчика являются существенными, кроме тех, что требует закон. Например, типография может не осуществлять доставку дел от заказчика в цех на выполнение работ, тогда придется искать транспорт и грузчиков. Поэтому, если для вашей компании этот момент существенный и компания не обладает ресурсами для доставки, то при выборе типографии уточняйте, за чей счет производится доставка от места до места. При составлении договора необходимо исходить из его юридической сущности: по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.2 Для любого договора есть ряд существенных условий, от которых нельзя отказаться. К ним относятся: 2 П. 1 ст. 702 Гражданского кодекса РФ.

102

• предмет договора; • сроки выполнения работ; • цена работ. Предмет договора подряда: • договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику; *Организация передает документы для переплетных работ, несмотря на то, что вещь не претерпевает существенных изменений, результатом работы будет являться обработанный внешний вид.

• работа выполняется иждивением подрядчика – из его материалов, его силами и средствами. * Подрядчик выполняет работы из своего материала (картон, бумвинил), на своем оборудовании, осуществляет доставку и пр. Сроки выполнения работ.

1. В договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работы. По согласованию между сторонами в договоре могут быть предусмотрены также сроки завершения отдельных этапов работы (промежуточные сроки).

2. Если иное не установлено законом, иными правовыми актами или не предусмотрено договором, подрядчик несет ответственность за нарушение как начального и конечного, так и промежуточных сроков выполнения работы.

3. Указанные в договоре подряда начальный, конечный и промежуточные сроки выполнения работы могут быть изменены в случаях и в порядке, предусмотренных договором. В договоре обязательно указывается цена работы. Цена работы складывается из расчета подрядчиком затрат на выполнение работ, либо из прейскуранта цен. * Например: 1. Переплет документов по основной деятельности – за 1 ед. хр. 197 руб. (НДС не облагается) и тиснения, стоимость которого зависит от количества знаков. (Стоимость изготовления клише для тиснения – 6,5 руб. (НДС не облагается) за 1 знак; стоимость нанесения тиснения 1 надписи на лицевой стороне или корешке – 10,5 руб. (НДС не облагается).

2. Переплет лицевых счетов за 1 ед. хр. без тиснения и без печати 147,00 руб. (НДС не облагается).

АРХИВНОЕ ДЕЛО 3. Переплет документов по личному составу за 1 ед. хр. без тиснения с печатью на обложке в 1 цвет 156 руб. (НДС не облагается). Следует быть внимательными при составлении раздела о цене работы.

1. Цена работы (смета) может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой. Поэтому делайте акцент в договоре на том, что цена работ является окончательной.

2. Если возникла необходимость в проведении дополнительных работ и по этой причине в существенном превышении определенной приблизительно цены работы, подрядчик обязан своевременно предупредить об этом заказчика. Заказчик, не согласившийся на превышение указанной в договоре подряда цены работы, вправе отказаться от договора. В этом случае подрядчик может требовать от заказчика уплаты ему цены за выполненную часть работы.

3. Подрядчик, своевременно не предупредивший заказчика о необходимости превышения указанной в договоре цены работы, обязан выполнить договор, сохраняя право на оплату работы по цене, определенной в договоре.

4. Подрядчик не вправе требовать увеличения твердой цены, а заказчик ее уменьшения, в том числе в случае, когда в момент заключения договора подряда исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ или необходимых для этого расходов.

5. При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставленных подрядчиком, а также оказываемых ему третьими лицами услуг, которые нельзя

было предусмотреть при заключении договора, подрядчик имеет право требовать увеличения установленной цены, а при отказе заказчика выполнить это требование – расторжения договора в соответствии со статьей 451 ГК РФ.3 Порядок расчетов 1. Если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

2. Подрядчик вправе требовать выплаты ему аванса либо задатка только в случаях и в размере, указанных в законе или договоре подряда. Сдача работы и прием выполненных работ. При передаче документов для переплетных работ необходимо составить акт приема-передачи с полным перечнем передаваемых дел. В акте необходимо указать все особенности дел, если таковые имеются, в разделе «примечание», там же можно указать и цвет обложки. По окончании работ составить также акт приема-передачи с полным перечнем документов и обязательно просмотром каждого дела на предмет соответствия заявленным требованиям к оформлению дел. Прием работы не должен быть формальным, т. к. в случае обнаружения недостатков, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).

3 Ст. 709 Гражданского кодекса РФ

103

ПРАВО

ОТПУСК ПО БЕРЕМЕННОСТИ И РОДАМ: НЮАНСЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ И.А. Коссов, к.ю.н., доц. РГГУ

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА И ЕГО ДЕНЕЖНАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ОСНОВАНИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКА ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ ОТПУСКЕ: ФОРМА И СОДЕРЖАНИЕ НЕОБХОДИМ ЛИ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА?

М

атеринство и детство, семья находятся под защитой государства. Эта норма закреплена в статье 38 Конституции Российской Федерации. В развитие конституционных норм российское трудовое законодательство устанавливает целый ряд гарантий и льгот для работающих женщин. Особую группу составляют гарантии и льготы для будущих мам и женщин, уже родивших детей. Одной из важнейших гарантий для этих категорий работников является отпуск по беременности и родам, предоставляемый в целях обеспечения охраны здоровья матери и ее ребенка1. Право работающей по трудовому договору женщины на такой отпуск установлено статьей 255 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Распространяется это право на всех беременных женщин безотносительно продолжительности работы у данного работодателя, режима рабочего времени, времени отдыха и т. п. Законом (в части первой статьи 255 ТК РФ) установлена следующая продолжительность отпуска по беременности и родам: • до родов: 70 календарных дней. В случае многоплодной беременности продолжительность отпуска увеличивается до 84 дней; • после родов: также 70 календарных дней. При осложненных родах женщине предоставляется 86, а при рождении двух или более детей 110 календарных дней отпуска.

1

Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних».

107

ПРАВО В ряде установленных федеральным законодательством случаев женщинам предоставляется отпуск большей продолжительности 2. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов. В период отпуска женщине производится выплата пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере. В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред. от 31.12.2014) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» размер такого пособия составляет 100 процентов среднего заработка женщины. Порядок исчисления пособия устанавливается статьей 14 данного закона, Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством3, а также рядом других нормативных правовых актов 4. Основанием для выплаты пособия является представленный работодателю листок нетрудоспособности. Пособие должно быть выплачено в течение 10 дней со дня предоставления работодателю необходимых документов. В целях стимулирования женщин вставать на учет в медицинские организации в ранние сроки беременности федеральным законодательством5 установлено единовременное пособие. Оно полагается тем женщинам, которые встали на учет до 12 недель беременности. Выплачиваемая государством сумма составляет 543 руб.

67 коп. Для получения такого пособия женщина должна представить работодателю справку из медицинской организации о постановке на учет в указанные сроки. Пособие выплачивается по 2

3 4

5

См. подробнее: Закон РФ от 15.05.1991 г. № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и др. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 г. № 375 (в ред. от 25.03.2013 г.). Например, Федеральным законом от 22 декабря 2014 г. № 421-ФЗ «Об особенностях правового регулирования отношений, связанных с предоставлением мер социальной защиты (поддержки), а также выплат по обязательному социальному страхованию отдельным категориям граждан, проживающим на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя». Федеральный закон от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ (в ред. от 02.07.2013 г., с изм. от 06.04.2015 г.) «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей», статья 9.

108

месту работы вместе с пособием по беременности и родам. Если же справка предоставлена позднее листка нетрудоспособности, то выплата осуществляется не позднее 10 дней со дня ее предоставления. Действующее законодательство содержит и целый ряд норм, регламентирующих порядок оформления отпуска по беременности и родам. В соответствии с частью первой статьи 255 ТК РФ главным основанием предоставления женщине отпуска по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности, или, как его чаще принято называть, «больничный лист». Форма бланка и порядок выдачи листка нетрудоспособности утверждены приказами Минздравсоцразвития России6. Выдача листков осуществляется лицами, имеющими в соответствии с законодательством Российской Федерации о лицензировании лицензию на медицинскую деятельность. По беременности и родам листок выдается в 30 недель беременности врачом акушером-гинекологом (при его отсутствии - врачом общей практики или семейным врачом, а при отсутствии врача – фельдшером). Выдача листка производится единовременно продолжительностью 140 календарных дней, т. е. на 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов. При многоплодной беременности листок нетрудоспособности выдается в 28 недель беременности единовременно продолжительностью 194 календарных дня (84 календарных дня до родов и 110 календарных дней после родов). При наступлении отпуска по беременности и родам в период нахождения женщины в каком-либо другом отпуске (например, ежегодном или по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет) листок нетрудоспособности выдается на общих основаниях. Свои особенности имеет выдача листков нетрудоспособности женщинам, проживающим или работающим в населенных пунктах, подвергшихся радиоактивному загрязнению; женщинам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, а также при проведении процедуры экстракорпорального оплодотворения (ЭКО)7. Использование отпуска по беременности и родам – сугубо добровольное дело женщины.

6

7

Приказы Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»; от 29.06.2011 г. № 624н (в ред. от 02.07.2014 г.) «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности». См. подробнее: пункты 51, 53 и 54 Порядка выдачи листков нетрудоспособности.

ПРАВО В соответствии с частью первой статьи 255 ТК РФ ее волеизъявление на предоставление такого отпуска должно быть выражено в соответствующем заявлении работодателю. Таким образом, заявление можно рассматривать как еще одно основание предоставления отпуска. В ТК РФ не содержится конкретных указаний на форму заявления. Поэтому, по мнению ряда юристов, намерение женщины воспользоваться предоставленным ей правом на отпуск может быть выражено без письменного заявления, а лишь путем предоставления работодателю листка нетрудоспособности8. Однако многие работодатели устанавливают локальными нормативными актами обязательность письменной формы заявления. Это объясняется, в том числе, и необходимостью правильного определения даты начала отпуска. Трудовое законодательство не определяет момент обращения женщины к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска: должно ли это произойти строго в день, указанный в листке нетрудоспособности, или же, по ее желанию, позднее. Как показывает практика, многие женщины как раз не всегда просят предоставить им отпуск ровно с указанного в листке нетрудоспособности дня. Поэтому во избежание возможных недоразумений работодатели предлагают указывать желаемую дату начала отпуска в письменном заявлении. В заявлении также целесообразно отразить и просьбу о выплате всех причитающихся женщине пособий (по государственному социальному страхованию, единовременного пособия). Письменное заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам может выглядеть так: 8

Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / под ред. А.М. Куренного, С.П. Маврина, В.А. Сафонова, Е.Б. Хохлова.

– 3-е изд., пересм. – М.: Норма: ИНФРА-М, 2015. С. 542.

Должность, Ф.И.О. представителя работодателя Ф.И.О. и должность работника Заявление Прошу предоставить отпуск по беременности и родам с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном размере. Прошу также выплатить единовременное пособие как вставшей на учет в медицинскую организацию в ранние сроки беременности. Основание: листок нетрудоспособности от (дата выдачи); справка (указываются название медицинской организации, выдавшей справку, номер справки и дата выдачи). (подпись и расшифровка подписи работника) (дата)

Нет единого мнения о том, необходимо ли работодателю издавать распорядительный документ о предоставлении женщине отпуска по беременности и родам. Позиция противников сводится к тому, что для предоставления такого отпуска, расчета и выплаты пособия не требуется какого-либо распорядительного документа работодателя, а достаточно лишь выраженного в заявлении желания женщины и выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности. Более того, действующее законодательство не содержит норм, обязывающих работодателя оформлять такой отпуск приказом. Сторонники «распорядительного порядка» предоставления отпуска подкрепляют свои позиции различными доводами. Во-первых, раз этот период именуется в законе отпуском, то он должен оформляться как отпуск, то есть приказом. Листок временной нетрудоспособности является в этом случае лишь основанием для предоставления такого отпуска и, соответственно, издания приказа. Во-вторых, после подачи женщиной заявления о предоставлении отпуска работодатель обязан принять по этому заявлению решение,

109

КРОССВОРД

ВОПРОСЫ:

По горизонтали: 1. Внешняя, показная пышность, торжественность. 6. Срок в 6 месяцев. 9. Болезненное психическое состояние со сосредоточием сознания и чувств на одной идее – «…величия, … преследования» 10. Правовой многофункциональный документ, фиксирующий соглашения субъектов экономической деятельности об установлении хозяйственных или иных взаимоотношений и регулирующий их. 14. Результат решения математической задачи, примера. 15. Мальчик-подросток в возрасте между ребенком и юношей. 16. Норма, в пределах которой разрешено пользоваться чем-л., расходовать что-л. 21. Название различного рода должностных лиц на Руси в XI-XVII вв. 22. Задание, работа, выполняемые военнослужащими. 23. То, что не заключает в себе ничего оригинального, своеобразного; шаблон, трафарет. 26. Документ об окончании школы. 27. Соблюдать необходимые нормы поведения для поддержания достоинства, репутации кого-л., чего-л.: «держать …». 28. Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 31. Химический элемент; газ без цвета и запаха, входящий в состав воздуха. 32. Нормативный акт, принятый высшим представительным органом государственной власти. 33. Разряд, категория ценных бумаг, денежных знаков, документов, обозначаемая цифрами или буквами. 36. Определенный порядок, основанный на планомерном расположении и взаимной связи частей чего-л. 37. Документ, содержащий перечень пожеланий, требований, предъявляемых к кому-л., излагающий программу действия для кого-л. 39. Сотрудник организации, учреждения, предприятия, в обязанности которого входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 41. Особенности в построении речи и словоупотреблении, манера словесного изложения. По вертикали: 2. Общероссийский классификатор управленческой документации. 3. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. 4. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. 5. Грустное, печальное настроение. 7. Что-л. воспроизведенное в уменьшенном виде; модель. 8. Что-л. новое, недавно изданное, испытанное. 11. Устройство, организация. 12. Группа людей, организованная для совместной деятельности или выполнения какого-л. задания. 13. Коллекционирование и изучение почтовых и гербовых марок. 17. Отрицательный ответ на просьбу, требование. 18. Мера веса драгоценных камней, равная 0,2 г. 19. Деревянный, костяной или металлический инструмент, употребляемый для обработки поверхности скульптуры. 20. Часть огнестрельного оружия. 24. Специалист по одной из самых важных гуманитарных наук. 25. То, что является традиционной, обязательной нормой; положение, правило. 29. Финансовая операция, состоящая в получении денег в долг на определенных условиях. 30. Государственный орган верховной власти в Древнем Риме. 34. Документ об израсходовании отпущенных средств. 35. Первая составная часть сложных слов, обозначающая «большой, крупный». 38. Учреждение в дореволюционной России, занимающееся узким кругом канцелярских дел. 40.Объяснить, растолковать: «разжевать и в… положить». Ответы на кроссворд см. на с. 75

112

Составитель: Е.А. Ефименко

www.TOP-PERSONAL.ru

Подписка на электронную версию журнала «Коммерческие споры» для ВАС — в подарок на 2016 год

Просто пришлите заявку и скан подписки на журнал

на адрес tp@top-personal.ru