Buro Helder by Shari de Cortie

Crisiscommunicatie bij publieke muziekevenementen in de gemeente Tilburg

Project â&#x20AC;&#x2DC;Work itâ&#x20AC;&#x2122; 2259X4PR3O Chris Gribling 07-04-2014

Kiona van Agtmael 2205076 Vivian Bastawros 2414538 Shari de Cortie 2363860 Jill Jansen 2328704 Sjoerd van Moerkerk 2405237

Samenvatting In dit onderzoeksverslag wordt de aandacht gericht op crisiscommunicatie. Deze vorm van communicatie vormt steeds vaker een groot probleem voor bedrijven. Crisiscommunicatie kan al een misplaatst bericht op sociaal media zijn of een instortend festival. In dit onderzoek wordt er antwoord gegeven op de vraag: â&#x20AC;&#x2DC;Wat is er bekend over crisiscommunicatie binnen de doelgroep organisatoren van publieke muziekevenementen in de gemeente Tilburg?â&#x20AC;&#x2122;. Het onderzoek kent verschillende fasen. Zo is er gekeken naar de betekenis van het begrip crisiscommunicatie, welke kenmerken crisiscommunicatie erkent, welke vormen van crisiscommunicatie hanteert worden en wat de doelgroep van dit begrip weet. Ook is er onderzocht wat er verstaan wordt onder publieke muziekevenementen en bakenen wij dit af naar eigen voorkeur. Er is gekozen voor het begrip crisiscommunicatie omdat dit fenomeen het imago van uw bedrijf of organisatie kan schanden. In erge gevallen kan dit zelfs uw hele bedrijf kosten. Opvallend is dat door de komst van social media gebeurtenissen, issues of incidenten sneller aan het licht komen onder de mensen. Het is dus belangrijk dat u weet hoe u moet handelen in tijden van een crisis. In de deskresearch zijn er veel manieren naar voren gekomen hoe er gehandeld kan worden bij een crisis en welke middelen hierbij het beste gebruikt kunnen worden. Zo blijkt uit de deskresearch dat social media een handig middel is om gebruik van te maken bij een crisis. Er kunnen snel veel mensen bereikt worden, wat handig is tijdens een crisis. Uit de interviews is gebleken dat social media vaak als een positief middel wordt gezien door organisatoren, maar dat het ook in het nadeel kan werken als het over negatieve zaken gaat. Verder is er gebleken dat het belangrijk is om een crisisplan op te stellen voor evenementen. Je zou er altijd op voorbreid moeten zijn maar zoals uit de fieldresearch is gebleken kun je niet alles van te voren plannen. Zo bleek uit een interview met Bart Slangen dat er vaak op het moment zelf gekeken wordt naar de situatie en dan gehandeld wordt naar wat het beste is. Uit de deskresearch kwam naar voren dat het verstandig is altijd een crisisteam te hebben, vooral wanneer er een crisis speelt. Niet alle organisaties hebben een crisisteam, dat blijkt ook uit de interviews met Martijn Vrijken en #CLUBIEMES. Aan de hand van dit onderzoek, wordt er een workshop gerealiseerd over crisiscommunicatie. Dit is een interactieve workshop waar verschillende sprekers informatie zullen delen. Aan de hand van een case worden de deelnemers aan het werk gezet.

Leeswijzer Dit verslag is globaal opgebouwd uit vier delen. Het eerste deel van het verslag presenteert de deskresearch. In het tweede deel vindt u het fieldresearch. Het derde deel bestaat uit het workshopconcept en hoe deze gerealiseerd gaat worden. In het laatste deel bevindt zich de bijlagen. Verder is er voor elk onderwerp in het verslag een apart hoofdstuk en elk hoofdstuk is opgedeeld in verschillende paragraven. De deskresearch begint met een analyserapport, opgevolgd door het marktverkenningrapport. In het marktverkenningrapport vindt u de aanleiding tot dit onderzoek, achtergrond informatie van het onderzochte begrip, de doelgroep en de concurrentieanalyse. Vanuit het marktverkenningrapport krijgt u informatie over het onderzoek. Deze informatie vindt u in het onderzoeksvoorstel. Een korte samenvatting met wat onderzocht gaat worden, hier staan de hoofd- en deelvragen vermeld. Het onderzoeksrapport treft u als volgende aan. Hier wordt antwoord gegeven op de theoretische deelvragen. In het fieldresearch zijn er interviews gehouden met professionals, de bevindingen vindt u in het volgende hoofdstuk. Hier vindt u de belangrijkste bevinden van de interviews en de resultaten. Er wordt geëindigd met een samenvattende tekst over de desk- en fieldresearch. Na het onderzoek wordt er aandacht besteedt aan het workshopconcept. Hier wordt duidelijk gemaakt wat er precies gaat gebeuren tijdens de workshop. Om een beeld te krijgen wat het gaat kosten om de workshop te realiseren, volgt er een financieel plan. Om alles te bekostigen zal er een sponsor gezocht moeten worden, door middel van het sponsorplan gaan er sponsors gezocht worden. Er wordt geschreven vanuit een passieve vorm. De bronnen zijn vermeld volgens de APA-richtlijnen. Elke figuur, afbeelding of grafiek wordt benoemd met de term ‘figuur’, zoals dat uitgelegd staat in de handleiding ‘Bronvermelding volgens de richtlijnen van de APA’ (2012). Voor het onderzoek is veel gebruik gemaakt van het boek Communicatie handboek van Wil Michels. In dit boek staat veel informatie over het vakgebied communicatie. Het boek bevat ook informatie over crisiscommunicatie en dit is goed gebruikt in het onderzoek.

Voorwoord Voor u ligt het rapport met de documenten van fase 0 en 1 van het Project ‘Work it’, waarbij wij onderzoek hebben gedaan op het gebied van crisiscommunicatie. Door middel van een fijne samenwerking en goede afspraken is dit rapport tot stand gekomen. Verder is het zo dat wij voor het eerst uitgebreid veldonderzoek hebben gedaan, waar wij allen veel van hebben geleerd. Dit rapport is een deelproduct van het project ‘Work it!’, uitgevoerd in het kader van de studie Communicatie IEMES (International Event, Music and Entertainment Studies) aan de Fontys Academy for Creative industries (ACI) te Tilburg. Gedurende het gehele tweede studiejaar loopt het project. In het eerste semester van dit jaar zijn wij bezig geweest met het realiseren van de documenten in dit rapport. Hierbij willen wij onze studiecoach Chris Gribling bedanken voor de begeleiding tijdens het maken van het rapport. Ook willen wij alle respondenten die mee hebben gewerkt aan het onderzoek bedanken voor hun tijd en moeite. Tilburg, April 2015 Kiona van Agtmael Vivian Bastawros Shari de Cortie Jill Jansen Sjoerd van Moerkerk

Inhoudsopgave 1. Inleiding

p. 9

2. Analyserapport

p. 11

3. Marktverkenningsrapport

p. 15

4. Onderzoeksvoorstel

p. 20

5. Onderzoeksrapport

p. 23

6. Workshopconcept

p. 37

7. Financieel plan

p. 40

8. Sponsorplan

p. 41

9. Figurenlijst

p. 44

10. Literatuurlijst

p. 45

11. Bijlagen

p. 51

5.1 Inleiding 5.2 Deskresearch 5.3 Field research 5.4 Conclusie 5.5 Discussie

6.1 Totaalbeleving

11.1 Interview 11.1.1 Bram Cuijpers 11.1.2 Bart Slangen 11.1.3 Giovanni van den Heuvel 11.1.4 Martijn Vrijken 11.1.5 Gijs Mathee 11.2 Coderen 11.3 Lijst met potentiele workshopdeelnemers 11.4 Samenwerkingsovereenkomst 11.5 Plan van Aanpak

p. 23 p. 24 p. 32 p. 34 p. 35

p. 39

p. 51 p. 51 p. 56 p. 61 p. 65 p. 69 p. 71 p. 73 p. 74 p. 77

| INLEIDING

1. Inleiding Tijdens een evenement loop je als organisatie veel risico’s. Zijn er wel genoeg tenten aanwezig als het gaat regenen? Is er genoeg beveiliging aanwezig? Wat doe je op het moment dat er een gevecht onstaat tussen bezoekers? Die vragen houden ons, een aantal IEMES Fontys studenten, al een aantal maanden bezig. Wij zijn een onderzoek gestart om informatie te vinden over crisiscommunicatie tijdens publieke muziekevenementen in Tilburg. Wat is er al bekend over dit onderwerp bij organisaties in Tilburg? Aan de hand van dit onderzoeksrapport zal worden gekeken op welke manier en met welke middelen wij dit vraagstuk op kunnen lossen. Er zijn een aantal deelvragen die kunnen helpen bij het oplossen van dit vraagstuk. Zo is het belangrijk om te weten wat de begrippen crisiscommunicatie en publieke muziekevenementen precies inhouden en welke dingen er speciefiek kenmerkend zijn voor crisiscommunicatie bij publieke muziekevenementen. Daarnaast kan het helpen om te weten welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van crisiscommunicatie en in hoeverre er al informatie bekend is over crisiscommunicatie in Tilburg. Onder de naam “Buro Helder “ verzorgen wij een workshop over de verzamelde informatie. Wij zien dat bij crisiscommunicatie de timing essentieel is. Daarom vinden wij dat een crisiscommunicatiebedrijf altijd de juiste informatie op de juiste tijd moet vrijgeven op een passende manier. Ga mee met de crisis, communiceer met de tijd.

1.1 Achtergrondinformatie crisiscommunicatie

Elke gebeurtenis, crisis of incident kent haar eigen weg. Verschillende oorzaken kunnen geruchten verspreiden of doen rondgaan. De meest voor de hand liggende reactie is om dan maar eerlijk te vertellen hoe en wat er gebeurd is. Maar is dit altijd wel de juiste methode? Hoe kan dit anders aangepakt worden? Combron.nl (2011) legt uit dat crisiscommunicatie het aanbieden van informatie om een crisissituatie te voorkomen of op te lossen is. Waarmee de materiële en immateriële gevolgen minimaal worden gehouden. Communicatie is van groot belang om alle betrokkenen zo snel mogelijk van de juiste informatie te voorzien, nog voordat een crisis ontstaat. Volgens vdmmp.nl (z.d.) wordt crisiscommunicatie toegepast door middel van drie stappen: informatievoorziening, schadebeperking en interpretatie. Het gaat niet om het zo klein mogelijk houden van de gevolgen tegenover de maatschappij, de bevolking of doelgroepen hiervan, maar ook om het beschermen van het imago van een organisatie. Crisiscommunicatie is één van de belangrijkste onderdelen van vele organisaties. Er is ook een andere kant van crisiscommunicatie. Denk hierbij aan geneesmiddelen met onverwachte bijwerkingen, babyvoeding met glassplinters, een opslagplaats vol vuurwerk dat de lucht in schiet, het festival PukkelPop dat letterlijk in het water stort tijdens een storm en ga zo maar door. Communicatiecrisis kent meerdere kanten. Van een crisis is sprake wanneer de normale voorzorgmaatregelen gefaald hebben en een probleem het functioneren van een organisatie verstoort of in gevaar brengt (calliope.be, 2014). Door de komst van social media verspreidt onjuiste media zich sneller over de wereld. Ook zorgt het ervoor dat de doelgroep sneller interactie kan aangaan met een bedrijf of organisatie. Deze ontwikkeling legt een grote druk op de organisatie, alles is namelijk toegankelijk voor iedereen. Social media levert niet alleen nadelen op, het vinden van getuigen door middel van het verspreiden van foto’s kan juist weer een voordeel zijn (Politie, 2013).

| ANALYSERAPPORT

2. Analyserapport 2.1 Trendanalyse

In de analyse wordt er gekeken naar wat er actueel is in de communicatiebranche. Wat zijn de trends van 2014? Welke workshops bestaan er en welke specialisaties bestaan er zoal? Er zijn verschillende punten die worden behandeld in deze analyse. Als eerste zullen de specialismen in communicatie te lezen zijn. Hier wordt opgesomd welke verschillende soorten communicatie er vaak in een bedrijf voorkomen en behandeld worden. Daarna volgt er een stuk over de bestaande workshops. Het is handig om zo’n rijtje te hebben zodat het duidelijk is wat er allemaal al bestaat en waar interesse in is. Hierna volgen er twee lijsten met trends. De eerste lijst gaat over de trends die dit jaar veel te zien zijn in de communicatiebranche en de andere lijst staat vol met algemene trends. Onder algemene trends worden de trends verstaan die op maatschappelijk niveau plaatsvinden. Er wordt hier geen onderscheid gemaakt in verschillende branches. De laatste lijst bestaat uit de verschillende communicatiebureau’s die er bestaan.

Figuur 1. [Workshop] (2012) Overgenomen van Oasen.nl. Gedownload op http://www. oasen.nl/medewerkers/nieuws/Paginas/Workshop-zakelijk-recht-Artikel.aspx

2.2 Specialismen communicatie • • • • • • • • •

Corporate communicatie: Deze vorm gaat over de communicatie van de organisatie en de organisatie van de communicatie. Crisis en issue management: Deze vorm probeert crisis te voorkomen. Zij willen zo min mogelijk crisis aan het bedrijf. De naam moet in goede ere blijven Interne communicatie: Dit omvat alle communicatie binnen het bedrijf. Marketing communicatie: Hier staat een commerciële of daaraan afgeleide doelstelling centraal. Online communicatie: Deze richten zich op het internetgedeelte. Financiële communicatie: Deze houdt zich bezig met financiële doelgroepen. Reputatie communicatie: De marktpositie en reputatie behouden en verbeteren. Arbeidsmarktcommunicatie: Personeelswerving. Overheidscommunicatie:Het doel is om te voldoen aan de rechten van de burgers.

Michels (2014) besprak deze vakspecialismen op de site van Logeion. Logeion is een site voor en door communicatiedeskundigen.

ANALYSERAPPORT |

2.3 Bestaande workshops • • • • • • • • • • • • • • • •

Storytelling: Het verhaal van het concept (Spraakwater, z.j.) Klantbeleving: De ervaring/verwachting van de klant (Spraakwater, z.j.) Feedback: Terugkoppeling. Door middel van feedback wissel je informatie uit over houding en gedrag (Buroplankgas, z.j.) Motiveren: Mensen aanzetten tot actie (Buroplankgas, z.j.) Onderhandelen: Het verkopen van goederen/diensten (Buroplankgas, z.j.) Klantgericht handelen: De klant staat centraal (Buroplankgas, z.j.) Presenteren: Voorlichting geven (Buroplankgas, z.j.) Communiceren met debiteuren: Richt zich op communicatie met klanten die je nog moet betalen (Buroplankgas, z.j.) Workshop reclamebureau: Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van interactieve campagnes? (Trimbos, z.j.) Personal branding: Het ontwikkelen, beter worden, succesvol willen zijn met jouw unieke talenten en passie. (Brand me up, z.j.) Haal meer omzet uit je website: Hier wordt ingegaan op website marketing, google analytics en Search Engine Optimization (zoekmachine-optimalisatie) (ZZP agenda, 2013) Marketing workshop: Hier wordt er geleerd hoe je ervoor zorgt dat je bedrijf gezien wordt (ZZP agenda, 2013) Social media training: Hier leert u de social media kanalen strategisch in te zetten (ZZP agenda, 2013) Brainstormen: Creatief denken, oefeningen en technieken (Promisscommunicatie, z.j.) Pers: Hoe ga je er mee om? Promisscommunicatie, z.j.) Evenementen organisatie: Hoe zet je een evenement weg? (Wildworld, z.j.)

Brand me up (z.j.), Buroplankgas (z.j.), Promisscommunicatie (z.j.), Spraakwater (z.j.), Trimbos (z.j.), Wildworld (z.j.) en ZZP agenda (2013) leggen de bovenstaande workshops uit op hun websites.

2.4 Communicatie trends • • • • • • • • • • • •

Online marketing: de marketing van producten of diensten via internet. Enkele voorbeelden zijn reclamebanners, e-mailmarketing, interactieve marketing en weblogmarketing (Koster, z.j.) Platformeconomie. Deze zullen niet in elke branche succesvol zijn. Bij platformeconomie moet je denken aan particulieren die als gastheer optreden of Uber, die autochaffeurs aan mensen koppelt die van A naar B moeten (Koster, z.j.) De mobiele customers experience. Bijvoorbeeld Photoshop op je telefoon, omdat je anders al je afbeeldingen moet uploaden naar je computer (Koster, z.j.) Contentmarketing: Bedrijven moeten gaan bloggen en stoppen met verkopen. Voor klantenaandacht moeten zij kennis gaan delen (Schilders, 2013) Log off en laad op. Stilteweekenden worden populair. Niet bereikbaar zijn wordt een luxe. Festivals waar elektrische apparaten verboden zijn wordt een trend (Schilders, 2013) Glazen huis: Een organisatie moet zich tegenwoordig open en bloot geven, alles moet te zien zijn (Krul Communicatie, z.j.) Online crisis communicatie. Inspelen op berichten in de social media (Baecke, 2013) Participatie: De consument wilt meedenken (Timmer, 2015) No more business as usual. Organisaties moeten snel kunnen inspelen op hun bewegende omgeving en gaan op zoek naar nieuwe, innoverende business modellen die aan deze eis kunnen voldoen (Marketing Online, 2014) Terug naar de basis. Online diensten en producten worden steeds ingewikkelder. Wij zijn op zoek naar het eenvoudige (Marketing Online, 2014) De kracht van het delen. Op alle gebieden wordt het steeds populairder om te delen. Zoals sieraden, auto’s etc. Dat er over de gehele wereld producten/machines staan die ongebruikt worden is ondraaglijk (Marketing Online, 2014) We worden weer sociaal. Mensen willen elkaar steeds meer helpen. Er worden speciale websites opgericht om eenzame mensen op te vangen. Zo hoef je bijvoorbeeld nooit meer alleen kerstmis te vieren (Marketing Online, 2014)

| ANALYSERAPPORT

2.5 Algemene trends • • • • • • • • •

Dataming: “Het gericht actie ondernemen op basis van het slim koppelen van grote hoeveelheden data” (Frankwatching, 2015) Horizontalisering: Dit gaat over het gelijkwaardiger en platter worden van onze samenleving. De inhoudelijke experts kunnen hun eigen communicatie verzorge. (Frankwatching, 2015) Van snel naar live: Het nieuws wordt via Twitter sneller verspreid dan via het journaal. Er wordt verwacht dat alles, iedere seconde gedeeld wordt met de wereld. “Always on, always connected, always realtime” (Frankwatching, 2014) Smart sustainability: Als je alles via internet aan elkaar koppelt, kan je verspilling vermijden, ketens transparant krijgen en kennis delen (MVO Nederland, 2015) Assertieve consumenten: De emancipatie van het individu ontstaat binnen de netwerken van besluitvorming, productie en handeling (Trendrede, 2015) De wederopbouw van markten: Er ontstaan nieuwe samenwerkingsverbanden waarbij partijen samen hun maatschappelijke betekenis proberen te bereiken (Trendrede, 2015) Het DNA voor de nieuwe tijd: We bewegen van tweedimensionale monetaire waarde naar driedimensionale menselijke waarde (Trendrede, 2015) Maakbaarheid is loslaten: “Om iets te maken moeten we de maakbaarheid loslaten en het zichzelf intrinsiek laten ontwikkelen” (Trendrede, 2015)

2.6 Conclusie

Na onderzocht te hebben wat er zoal speelt in de communicatiewereld is naar voren gekomen dat crisiscommunicatie een ondergeschoven kindje is (KSC Marketing, z.j.). Veel bedrijven weten niet goed om te gaan met crisis binnen het bedrijf. Dit kan ten koste gaan van de reputatie. Als er zich een crisis voordoet, zijn bedrijven vaak te laat. Een crisis is acuut, onverwacht en vergt directe communicatie. Wanneer de workshop aangeboden wordt, wordt geleerd snel te handelen wanneer er zich een crisis voordoet. Er wordt ingespeeld op het voorkomen van imagoschade. Dit kan gedaan worden door het vooraf maken van een back-up plan.

| MARKTVERKENNINGSRAPPORT

3. Marktverkenningsrapport 3.1 Aanleiding marktverkenningsrapport

Vanuit deze studentenonderneming wordt er onderzoek gedaan naar crisiscommunicatie. Het is opgevallen dat door de komst van social media gebeurtenissen, issues of incidenten sneller bekend zijn onder de mensen. Uit de trendanalyse is voortgekomen dat online marketing een belangrijke rol speelt in de maatschappij. Het risico aan online marketing is dat alles zichtbaar is. Dit koppelt van der Linden (2014) aan de trend ‘glazen huis’. Deze trend speelt in op de eerlijkheid van bedrijven. Klanten willen tegenwoordig ‘alles’ kunnen zien en kunnen meedenken. Mede door de steeds verdergaande digitalisering moet alles zichtbaar zijn voor de doelgroep. Deze drie verschillende trends waren de beslissende factor voor dit onderzoek. Workshop Het uiteindelijke doel is een workshop realiseren over crisiscommunicatie. Om de juiste informatie te geven tijdens deze workshop zijn er verschillende onderzoeken nodig om meer te weten te komen over crisiscommunicatie. In dit marktverkenningsrapport wordt er onder andere gekeken naar de achtergrondinformatie en concurrenten. Tilburg In de anderhalf jaar tijd dat de leden van de organisatie studeert in Tilburg is er een band ontstaan met deze stad. Om deze reden wordt de workshop gerealiseerd in de gemeente Tilburg. Er wordt ingespeeld op het Tilburgse karakter, er zal een locatie worden geregeld die hier goed op aansluit. Er worden alleen Tilburgse deelnemers uitgenodigd en de sprekers zullen ook een band met de stad Tilburg hebben. Op deze manier wordt het Tilburgse gevoel doorgegeven.

3.2 Doelgroep

De doelgroep voor dit onderzoek zijn organisatoren die publieke muziekevenementen organiseren in gemeente Tilburg. In het onderstaande schema staat nauwkeurig beschreven hoe de doelgroep van Buro Helder eruitziet. Demografische kenmerken Leeftijd: Geslacht: Woonachtig in: Geloofsovertuiging: Gezinsgrootte: Burgerlijke staat:

N.v.t. Man of vrouw Nederlands N.v.t. N.v.t. N.v.t.

Geografische kenmerken Waar komt de doelgroep vandaan?

Als de organisatie van een publiek muziek evenement opereert in Tilburg behoort men tot de doelgroep.

Socio-economische kenmerken Inkomen: Opleiding: Woonsituatie: Beroep: Sociale klasse:

N.v.t. N.v.t. N.v.t. Werkzaam in de evementenbranche. N.v.t.

MARKTVERKENNINGSRAPPORT |

Psychografische kenmerken Hobbies: Vrije tijdsbesteding: Levensstijl:

N.v.t. De doelgroep moet het interessant vinden om zich verder te ontwikkelen op het gebied van crisiscommuncatie binnen een evenement. N.v.t.

Intermediairs voor de doelgroep zijn bedrijven die samenwerken met de organisatie van een publiek muziekevenement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan catering, licht- en geluidsverhuur of beveiliging.

3.3 Concurrentieanalyse

In deze analyse worden de 5 grootste crisis communicatiebureaus beschreven. Van alle bedrijven waren geen prijzen bekend, omdat deze per traject worden bepaald (KvK, 2014). Het inventief (Inventief, z.j.) • Doelgroep: Nederlandse bedrijven • Producten/diensten: Workshop voor ambassadeurs, workshop social media, workshop storytelling, workshop onderscheidend vermogen, workshop bladen maken, digitale nieuwsbrief, website invulling, huisstijllen en bedrijfsbladen • Reclame: via de website Attacom Textuur (Attacom Textuur, z.j.) • Doelgroep: Jongeren en communicatie-afdelingen • Producten/diensten: Webredactie, animatie, apps, blogs, tekstschrijven, e-magazine, infographic, interview, longread, pensioencommunicatie, nieuwsbrief, social media, storytelling, video, websites. • Reclame: via de website Kweek communicatie (Kweek communicatie, z.j.) • Doelgroep: Nederlandse bedrijven • Producten/diensten: Web & media: webdevelopment, webcare, merkidentiteit en social media. • Taal & tekst: schrijven en redigeren, quicksqan taal en tekst. • Reclame: via de website Stormdijk (Stormdijk, z.j.) • Doelgroep: Nederlandse bedrijven • Producten/diensten: Crisiscommunicatie scan, training en advies, ondersteuning bij actute crisiscommunicatie. • Reclame: via de website. Bureauzuid (Bureauzuid, z.j.) • Doelgroep: Nederlandse bedrijven • Producten/diensten: Positionering, branding, website, webshop, applicatie, corporate identity en champagne. • Reclame: Via de website.

| MARKTVERKENNINGSRAPPORT

3.4 Model van Porter

Voor de concurrentie analyse is gekozen om deze met behulp van figuur 2 (Model van Porter,1980) te onderzoeken. Het 5 krachtenmodel is een vervolg op de externe analyse. Ten slotte wordt er gekeken naar wat de verschillende krachten in de markt voor invloed hebben op Buro Helder. De interne concurrentie van spelers op de markt Om vast te kunnen stellen hoeveel bedrijven er gespecialiseerd zijn in crisiscommunicatie is er onderzoek gedaan bij de KVK en daaruit is gebleken dat er in totaal 33 crisiscommunicatiebureaus zijn in Nederland (kvk, 2015). Van deze bedrijven is er echter maar 1 enkel specifiek bedrijf gespecialiseerd op publieksevenementen. Om een concrete uitspraak te kunnen doen is er een steekproef gehouden onder 5 communicatiebureauâ&#x20AC;&#x2122;s. Uit het onderzoek is gebleken dat de producten die deze bureauâ&#x20AC;&#x2122;s aanbieden een kleine mate van homogeniteit bevatten. Daarnaast is er sprake van veel diversificatie. Er kunnen geen concrete bedragen worden genoemd als het gaat om prijzen. Bij geen enkel communicatiebureau is er een prijs bekend. Op basis van het bovenstaande kan vastgesteld worden dat er weinig last zal zijn van directe concurrenten. De mate waarin substituten en complementaire goederen verkrijgbaar zijn Voor substituten of complementaire goederen kan de vraag naar een product veranderen. Belangrijk is om in te kaart te brengen of er substituten zijn. Substituten zijn goederen die in dezelfde behoefte voldoen als Buro Helder namelijk: informatie voorziening en begeleiding over hoe te communiceren tijdens een crisis (calamiteit e.d). Substituten voor crisiscommunicatie bestaan volgens Buro helder uit studenten en sprekers. Studenten en met name stagiaires zouden zich kunnen verdiepen in crisiscommunicatie en zouden deze informatie over kunnen brengen op andere. Daarnaast kunnen sprekers zich ook verdiepen in crisiscommunicatie en de informatie over brengen bij sessies die ze geven. Voor Buro Helder zijn deze substituten geen grote bedreiging. Dit komt doordat studenten en sprekers die alleen werken vaak geen groot marketing- en communicatiebudget hebben. Daarnaast heeft Buro Helder meer mensen met ervaring en is er de mogelijkheid om op meer plekken tegelijk te zijn. Dat kan niet als student of spreker alleen. De dreiging van nieuwe toetreders op de markt Om te kunnen bepalen of het makkelijk is voor bedrijven om toe te treden tot de markt moet er worden bepaald of nieuwe toetreders gemakkelijk kunnen beginnen met de verkoop of productie van eenzelfde product. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar de kosten die gemaakt moeten worden om te beginnen en of er veel kennis nodig is om te beginnen. Er zijn in principe niet veel kosten nodig om een communicatiebedrijf te beginnen. Mogelijke kosten zijn kosten voor scholing (om professioneel aan de slag te gaan op het gebied van communicatie) en de inschrijfkosten bij de Kamer Van Koophandel. Daarnaast kunnen er nog eventuele kosten bij komen van bijvoorbeeld een locatie of catering die nodig zijn voor workshops te geven of om zelf te kunnen werken.

Figuur 2. Model van Porter. Overgenomen van decommunicatiedesk.nl (2005) door M.E. Porter. Gedownload op http://www.decommunicatiedesk.nl/artikel/-/marketing_artikel/281888/ Het+Vijf+Krachtenmodel+van+Porter+;jsessionid=92EAD13A055A4DB630438AE47A6163F4?p_p_auth=ptFBldK4

MARKTVERKENNINGSRAPPORT |

De macht van leveranciers Hoewel dit voor verkopers van diensten vaak minder belangrijk is, is het voor verkopers van producten des te belangerijker. De macht van de leverancier bepaalt vaak voor een groot deel de prijs van het verkochte product. De mate waarin leveranciers afhankelijk zijn van Buro Helder is vrij klein. Het kan wel per bedrijf verschillen hoe afhankelijk ze van hun afnemers zijn. Als de leverancier maar weinig afnemers heeft zijn ze wel in grote mate afhankelijk van hun afnemers, maar dit is meestal niet het geval. Buro Helder is in kleine mate afhankelijk van zijn leveranciers. Als een locatie of de catering niet doorgaat zijn er genoeg andere locaties en catering bedrijven die Buro Helder in zou kunnen schakelen. De macht van afnemers Bij deze kracht dient gekeken worden naar de macht de afnemer heeft op het eigen Buro Helder. De afnemer is in grote mate afhankelijk van Buro Helder. Als Buro Helder niet aanwezig kan zijn en de workshop niet doorgaat dan kunnen de afnemers niet snel naar een andere leverancier. Een workshop op het gebied van crisiscommunicatie is vrij uniek en ook daarom zijn de afnemers in grote mate afhankelijk van Buro Helder. Buro Helder is ook in grote mate afhankelijk van de afnemer. Dit komt doordat de afnemers van hun product zorgen voor de inkomsten. Als er geen of weinig afnemers zijn heeft Buro Helder niet genoeg inkomsten en dat kan voor grote problemen zorgen.

3.5 Diverse bureaus • • • • • • • • • • • •

In de communicatiewereld bevinden zich verschillende bureaus, die zich op andere takken van deze branche richten. Full servicebureaus: Grote bureaus die van alle markten thuis zijn. Van ontwerpen tot uitvoeren. Limited servicebureaus: Deze richten zich op één bepaalde vorm binnen de branche. Mediabureaus: Specialisten op het gebied van mediaplanning en –inkoop. Zij houden zich bezig met de vraag waarin, hoe en wanneer zij moeten adverteren. Sponsoringbureaus: Dit zijn bureaus die advies geven aan andere bedrijven. Wat of wie sponsor je? Tegen welke prijs? Merk en imago zijn belangrijke begrippen voor sponsoringbureaus. Arbeidsmarktcommunicatiebureaus: Hier wordt samen met de opdrachtgever een strategie ontwikkeld die moet bijdragen aan het juiste imago. Het werven van nieuwe medewerkers is een belangrijke richting. Designbureaus: Deze houden zich bezig met het ontwerpen van een merk, huisstijl, productverpakking etc. Interactieve communicatiebureaus: Deze bureaus geven de klant strategisch, functioneel en creatief advies op gebied van internettoepassingen. Marketingbureaus: Deze helpen bedrijven met het vormen van hun marketingstrategie. Tot hun specialiteit behoort ook e-commerce en customer relation management. Direct marketingbureaus (DM): Dit bureau is erg klantgericht. Een persoonlijke en directe strategie staat hier centraal. Marktonderzoekbureaus: Producten, markten en consumenten worden hier onderzocht. Keuzes kunnen worden gemaakt op de resultaten van het onderzoeksbureau. PR-Bureaus: Deze helpen bij het vormgeven en uitvoeren en hun public relations. Verschillende taken zijn onderzoek uitvoeren, advies geven, helpen bij productie, ondersteuning bij de omgang met de pers.

Deze diverse bureaus zijn op de websites van Rabobankcijfersentrends.nl (2014) en KvK (2014).

3.6 Conclusie

Er zijn in Nederland veel communicatiebureaus, maar daarvan zijn er maar enkele die zich specifiek richten op crisiscommunicatie. Van de crisiscommunicatiebureaus zijn er maar weinig die beschikken over een website. Daarnaast richten deze bedrijven zich over het algemeen vaak op een grote doelgroep. De dreiging van nieuwe toetreders op de markt is vrij groot doordat het makkelijk is om een communicatiebureau op te richten. De macht van leveranciers is groter dan de macht van afnemers. Dit komt doordat er vrij weinig crisiscommunicatiebureaus zijn in Nederland en de leveranciers hierdoor veel invloed hebben op de prijs.

ONDERZOEKSVOORSTEL |

4. Onderzoeksvoorstel Een onderzoeksvoorstel geeft een beeld van het probleem dat onderzocht wordt. Er wordt omschreven op welke wijze het onderzoek uitgevoerd wordt.

4.1 Achtergrond en aanzet tot onderzoek

Het komt steeds vaker voor dat bedrijven een crisis meemaken. Dit kan in de vorm van een misplaats bericht op social media, een instortend festival tot een teruggehaald product zijn. Door middel van de komst van social media staan bedrijven vaak in het middelpunt van een verkeerde actie. Berichten worden gedeeld, waardoor meerdere mensen de ‘afgang’ van een bedrijf kunnen zien. Uit de trendanalyse is voortgekomen dat crisiscommunicatie een belangrijke positie in de markt heeft. Elk bedrijf wilt immers zijn imago hoog houden. Vanuit deze studentenonderneming wordt er onderzoek gedaan naar crisiscommunicatie. Het is opgevallen dat door de komst van social media gebeurtenissen, issues of incidenten sneller bekend zijn onder de mensen. Uit de trendanalyse is voortgekomen dat online marketing een belangrijke rol speelt in de maatschappij, het risico aan online marketing is dat alles zichtbaar is. Dit komt overeen met de trend ‘glazen huis’. Deze trend speelt in op de eerlijkheid van bedrijven. Klanten willen tegenwoordig ‘alles’ kunnen zien en kunnen meedenken. Mede door de steeds verdergaande digitalisering moet alles zichtbaar zijn voor de doelgroep. Deze drie verschillende trends waren de beslissende factor voor dit onderzoek. Er zijn in Nederland veel communicatiebureaus, maar daarvan zijn er maar enkele die zich specifiek richten op crisiscommunicatie. Van de crisiscommunicatiebureaus zijn er maar weinig die beschikken over een website. Daarnaast richten deze bedrijven zich over het algemeen vaak op een grote doelgroep. De dreiging van nieuwe toetreders op de markt is vrij groot doordat het makkelijk is om een communicatiebureau op te starten. De macht van leveranciers is groter dan de macht van afnemers. Dit komt doordat er vrij weinig crisiscommunicatiebureaus zijn in Nederland en de leveranciers hierdoor veel invloed hebben op de prijs. Met behulp van dit onderzoek vergaren wij als onderneming de benodigde kennis om uiteindelijk een workshop te geven. Deze workshop zal gaan over crisiscommunicatie. Er wordt gedoeld op organisatoren in Tilburg, die niet beschikken over een crisiscommunicatie afdeling.

4.2 Doel van het onderzoek

Met dit onderzoek wordt gekeken naar de definitie van crisiscommunicatie. Wat komt er zoal bij kijken en wat speelt er in de markt? Wat bestaat er zoal? In dit onderzoek wordt een goed beeld van crisiscommunicatie geschetst. Er wordt gekeken naar verschillende bedrijven die zich op crisiscommunicatie richten. Wat doen zij zoal? Er wordt antwoord gegeven op verschillende deelvragen door middel van dit onderzoek. De deelvragen zijn hieronder weergegeven. 4.2.1 Praktijkdoel: Het praktijkdoel van dit onderzoek is het overbrengen van kennis op de doelgroep, die geformuleerd is in het marktverkenningrapport. 4.2.2 Kennisdoel: Het kennisdoel van dit onderzoek wordt geformuleerd als: ‘het geven van informatie over crisis en communicatie en hoe je deze het beste kan combineren’. De doelgroep komt meer te weten over het begrip crisiscommunicatie.

| ONDERZOEKSVOORSTEL

4.3 Onderzoeksvragen

Om de richting en vorm van het onderzoek weer te geven, worden onderzoeksvragen gesteld. Deze vragen worden onderverdeeld in een hoofdvraag en een aantal deelvragen. De antwoorden van de deelvragen geven samen het antwoord op de hoofdvraag.

4.3.1 Hoofdvraag:

Wat is er bekend over crisiscommunicatie binnen de doelgroep organisatoren van publieke muziekevenementen in gemeente Tilburg?

4.3.2 Deelvragen: • • • • • •

Wat is crisiscommunicatie? Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van crisiscommunicatie binnen de doelgroep? Wat zijn publieke muziekevenementen? Wat is er specifiek kenmerkend voor crisiscommunicatie bij publieke muziekevenementen? Welke vorm van crisiscommunicatie worden gehanteerd binnen gemeente Tilburg? Welke informatie over crisiscommunicatie is er al bekend in Tilburg?

4.4 Onderzoeksaanpak

Er worden verschillende onderzoeksmethoden gebruikt om een juiste conclusie te maken voor dit onderzoek. Zonder het gebruik van onderzoeksmethoden is het onderzoek niet bruikbaar. Er wordt gebruik gemaakt van kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Kwalitatief onderzoek is gericht op het verkrijgen van informatie. Kwantitatief onderzoek is meetbaar. Hier komen cijfers en percentages naar voren. Door meerdere onderzoeksmethoden te gebruiken zijn er veel geldige resultaten. Hieronder vindt u een overzicht van de bruikbare onderzoeksmethoden bij fieldresearch. Kwalitatief onderzoek: - Diepte-interview - Groepsdiscussie Kwantitatief onderzoek: - Online onderzoek - Face-to-face onderzoek

| ONDERZOEKSRAPPORT

5. Onderzoeksrapport 5.1 Inleiding

Crisiscommunicatie vormt steeds vaker een groot probleem voor bedrijven. Zo zijn bedrijven er vaak niet goed op voorbereid als er zich een crisis voordoet binnen het bedrijf. Door workshops te ontwikkelen voor bedrijven zodat ze weten wat ze moeten doen als er zich een crisis voordoet kunnen er veel problemen worden verholpen. Dit onderzoek wordt uitgevoerd om erachter te komen wat het antwoord is op de onderzoeksvraag “Wat is er bekend over crisiscommunicatie binnen de doelgroep organisatoren van publieke muziekevenementen in gemeente Tilburg?” Aan de hand van dit onderzoeksrapport zal worden gekeken op welke manier en met welke middelen wij dit vraagstuk op kunnen lossen. Er zijn een aantal deelvragen die kunnen helpen bij het oplossen van dit vraagstuk. Zo is het belangrijk om te weten wat de begrippen crisiscommunicatie en publieke muziekevenementen precies inhouden en welke dingen er speciefiek kenmerkend zijn voor crisiscommunicatie bij publieke muziekevenementen. Daarnaast kan het helpen om te weten welke ontwikkelingen er zijn op het gebied van crisiscommunicatie binnen de doelgroep en in hoeverre er al informatie bekend is over crisiscommunicatie in Tilburg.

5.1.1 Hoofd- en deelvragen

In dit onderzoeksrapport wordt de hoofdvraag “Wat is er bekend over crisiscommunicatie binnen de doelgroep organisatoren van publieke muziekevenementen in gemeente Tilburg?” beantwoord door eerst antwoord te krijgen op de volgende deelvragen: • • • • • •

De laatste twee deelvragen hebben betrekking op fieldresearch en daarbij zullen er mensen geïnterviewd gaan worden om zo tot een resultaat te komen. De rest van de deelvragen kan aan de hand van deskresearch beantwoord worden. Allereerst zullen de deskresearch-vragen (theorie) beantwoord worden, daarna de fieldresearch-vragen (praktijk). Uit het desk-en fieldresearch zal een conclusie komen die antwoord geeft op de hoofdvraag.

ONDERZOEKSRAPPORT |

5.2 Deskresearch 5.2.1 Wat is crisiscommunicatie?

Er worden verschillende definities besproken wanneer het gaat over crisiscommunicatie. Hieronder ziet u een aantal definities. Crisiscommunicatie wordt gezien als het aanbieden van informatie van zenders aan ontvangers (Combron, 2011). Zij hebben als doel escalatie van een crisissituatie en daarmee verschillende gevolgen te beperken. Het is belangrijk dat de juiste informatie wordt verspreid voor, tijdens en na een crisis. Dit is nodig voor de communicatie binnen de eigen organisatie maar ook naar de buitenwereld toe. Crisiscommunicatie is een pilaar van crisisbeheersing. Betrouwbare informatie vrijgeven kan bij de betrokkenen veel onrust wegnemen (Infopunt Veiligheid, 2015). Wil Michels (2010) spreekt in het door hem geschreven “Communicatie Handboek” over de definitie van een crisis en crisiscommunicatie. Hij schrijft dat er een acuut probleem is bij een crisis dat kan leiden tot ernstige schade aan het imago van de organisatie. De voorbeelden die worden genoemd als verrassingseffect zijn onder andere een ongeluk, een brand een bedrijfsovername of een milieuramp. Dit verrassingseffect speelt bijna altijd een rol bij een crisis. De bezoekers of het publiek heeft altijd een reactie op een crisis. Deze reactie kan negatief zijn als er “te weinig aandacht aan de slachtoffers wordt geschonken” (Michels, 2010) of als er onduidelijkheid is over de acties die genomen zijn. Communiceren Wanneer de organisatie te weinig informatie of helemaal geen informatie vrijgeeft heeft dit bijna altijd een negatieve reactie. Er moet goed worden nagedacht over de informatie die verteld wordt maar er is niet veel tijd om na te denken. “In de praktijk blijkt dat een organisatie bij een crisis maar een aantal uur heeft om orde op zaken te stellen” (Michels, 2010). Tegenwoordig gaat alles sneller door de media en het internet. Gedurende de uren dat de organisatie aan het nadenken is vormt de pers een mening. Zo’n mening is moeilijk te veranderen. Er zijn twee punten die van belang zijn om zo’n mening of de reactie van het publiek te kunnen veranderen. De inhoud is belangrijk maar ook de toon waarop het bericht wordt gebracht. Als de inhoud klopt en sterk is maar de toon klinkt niet geloofwaardig, zal de inhoud ook niet overkomen. Ook moet de organisatie emotie en gevoel overbrengen. “Bij crisiscommunicatie is er steeds meer aandacht voor de persoonlijke en emotionele beleving van slachtoffers en burgers” (Michels, 2010). Crisisplan Michels (2010) schrijft dat een algemeen crisisplan of enkele crisisscenario’s uitwerken als leidraad kan dienen in geval van de crisis. De term “product recall” wordt bij het crisisplan genoemd. Als de organisatie een goed crisisplan heeft kan het terugroepen of weghalen van producten uit de schappen zelfs systematisch gedaan worden. Vanuit de praktijk is dan ook te zien dat de schade dan beperkt blijft omdat er goed en snel gehandeld wordt door de organisatie. Door het maken van scenario’s en ook een worst case scenario ben je voorbereid en kan je analyseren welke gevaren er mogelijk zijn (Michels, 2010). Het is verstandig om in geval van een crisis een crisisteam op te stellen. Het crisisteam heeft een directielid, communicatiedeskundige en een jurist. Het team moet niet te groot zijn. Interne communicatie is belangrijk tijdens een crisis. De medewerkers moeten worden ingelicht, de woordvoerder staat de pers te woord. Het is belangrijk dat alle directieleden een kopie krijgen van alle persverklaringen en berichten. Zo spreekt niemand elkaar tegen en wordt er één lijn getrokken. Een logboek zorgt voor een overzicht in de besluiten en wie welke taak heeft. “Zeker bij calamiteiten moet controleerbaar zijn of de geplande acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd” (Michels, 2010). De communicatiedeskundige kan de woordvoerder zijn maar het is niet vanzelfsprekend, aldus Wil Michels (2010). De communicatiemedewerker bepaalt wel welke informatie er verteld wordt maar soms is het beter om de directie te laten spreken. Door een “question & answerslist” op te stellen bedenk je van te voren de antwoorden op de vragen die het meest waarschijnlijkst gesteld gaan worden.

| ONDERZOEKSRAPPORT

Na afloop sluit je de crisis af met een evaluatie. Dit wordt gedaan zodat de aanpak en de procedures de volgende keer nog beter zijn. Er zijn twee fasen in de evaluatie: • Vraag aan alle betrokkenen de goede punten en de minder goede punten • “Ruim een maand na de crisis ga je met de opmerkingen en het logboek kijken wat bijgesteld kan en moet worden in het crisisplan” (Michels, 2010). Wat is crisis? “Crisis is te omschrijven als een omstandigheid waarin organisaties of personen tijdelijk verkeren. Het belangrijkste kenmerk van een crisis is dat deze het gevolg is van een gebeurtenis die zich plotseling en onverwacht voordoet” (Slaman, 2011). Op het moment dat er sprake is van een crisis kan dit voor problemen zorgen voor de reputatie voor de persoon in kwestie of de organisatie. Zo zijn er in figuur 2 (Michels, 2010) verschillende vragen te zien die dan beantwoordt moeten worden. Wanneer je op het punt staan om te moeten handelen met crisiscommunicatie zorg er dan voor dat je de volgende stappen zeker behandelt: • Zorg dat al jouw medewerkers op de hoogte zijn van wat er gaande is • Jouw medewerkers moeten de juiste informatie kunnen verspreiden • Kies één persoon als aanspreekpunt en laat hem of haar spreken voor het publiek als dat nodig is • Verspreid alleen de betrouwbare en goede informatie. Niets is zo vervelend als onjuiste informatie vrijgeven • Binnen jouw organisatie moet alles goed lopen en naar de buitenwereld toe moet dit ook zo zijn

Figuur 3. Dringende vragen die beantwoordt moeten worden tijdens een crisis. Overgenomen van Communicatie Handboek, door W. Michels (2010) : Noordhoff Uitgevers B.V. 5.2.1.1 Samenvatting Het is van belang dat wanneer je moet handelen met crisiscommunicatie dat je weet en er voor zorgt dat je de juiste stappen afgaat. Het is ten eerste van belang dat al jouw medewerkers op de hoogte zijn van wat er gaande is op het terrein en binnen de organisatie. Zij zijn namelijk een belangrijke pion in het vrijgeven van informatie. Alle medewerkers moeten aan de pers kunnen vertellen wie het aanspreekpunt is, dit is één persoon. Hij of zij spreekt voor het publiek wanneer dit nodig is. Verder heeft niemand anders van de organisatie contact met de media of het publiek. Op het moment dat de onjuiste informatie wordt vrijgegeven kan er onrust ontstaan. Zorg er voor dat alleen de juiste en betrouwbare informatie verteld wordt. Als laatst moet het er voor de buitenwereld zo uitzien dat het goed gaat binnen de organisatie. Als het publiek ziet dat er chaos bij de medewerkers is, krijgen zij geen positieve indruk.

ONDERZOEKSRAPPORT |

5.2.2 Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van crisiscommunicatie?

Er is weinig informatie te vinden over ontwikkelingen van crisiscommunicatie in de evenementen branche. Voornamelijk social media zorgt voor veel veranderingen en ontwikkelingen. Door de snelheid van verschillende online media verspreid een goed of slecht bericht zich razendsnel. In het geval van een crisis kan dit snel uit de hand lopen. De beleidsnota ‘Twitter in Crisiscommunicatie’ gaf aan dat 78% van de respondenten graag via Twitter wil worden geïnformeerd tijdens een crisis of ramp. (Universiteit Twente, 2012) WhatsApp Vooral in 2015 wordt WhatsApp steeds belangrijker en groter. Het communiceren naar bedrijven via de populaire app zal toenemen. 3FM is trendzetter op dit gebied en heeft al eerder contact gezocht met luisteraars via WhatsApp. Ook komen er steeds meer alternatieven als het om social media gaat. Ello en Telegram bijvoorbeeld zijn twee opkomende platformen. (Frank Watching, 2014) In deze emotiemaatschappij wordt door de komst van social media het verspreiden van positieve en negatieve emoties steeds meer geaccepteerd. Communicatieadviseurs moeten dus op de hoogte zijn van psychologische inzichten en rekening houden met onvoorspelbaarheid. (Lievens Communicatie, 2013)

Figuur 4. [Social Media Dashboard] (2014) Overgenomen van http://fredericgonzalo.com/wp-content/uploads/2014/09/15876641_l.jpg Een andere grote trend op het gebied van communicatie is het ‘Glazen Huis’. Deze trend heeft veel te maken met digitalisering. Alles wat een bedrijf doet is in deze tijd van social media direct zichtbaar. Transparant, open en eerlijk zijn als onderneming wordt steeds belangrijker. Als een onderneming beloftes niet na komt tast dat de eerlijkheid aan. Als er een grote fout wordt gemaakt ligt alle informatie op straat door social media. Tijdens een crisis is dit een groot probleem maar kan het ook worden omgezet naar een kans. Op het juiste moment reageren op (social) media kan een groot verschil maken. (Krul Communicatie,2014) 5.2.2.1 Samenvatting Vooral op het gebied van social media zijn er veel ontwikkelingen voor crisiscommunicatie. De beleidsnota ‘Twitter in Crisiscommunicatie’ gaf aan dat 78% van de respondenten graag via Twitter wil worden geïnformeerd tijdens een crisis of ramp. Het ‘Glazen huis’ heeft min of meer ook met social media te maken en kan voor problemen zorgen tijdens een crisis. Transparantie en eerlijkheid wordt steeds belangrijker.

| ONDERZOEKSRAPPORT

5.2.3 Wat zijn publieke muziekevenementen?

Publieke evenementen zijn gericht op publieks- of algemeen belang (Makersvanmooiedingen, 2014). Het zijn alle vormen van vermaak voor het publiek waarbij vaak een (grote) groep mensen zich op een bepaald tijdstip, op een vaak begrensd en openbaar terrein of inrichting bevindt (CCV, 2014). Daarnaast zijn publieke evenementen voor iedereen toegankelijk. Hierdoor heeft de organisatie vaak weinig invloed op het publiek dat op het evenement afkomt. Publieke evenementen komen vaak voort uit ideeën en hebben vaak een ideeël doel (Makersvanmooiedingen, 2014). Dit onderzoeksrapport is specifiek gericht op publieke evenementen in de muziekbranche. Hieronder worden alle publieke evenementen verstaan waarbij het overbrengen van muziek een belangrijk onderdeel is van het evenement. Dit houdt in dat de organisatie van het evenement zich (mede) richt op muziek overbrengen op het publiek. Publieke evenementen kunnen op verschillende locaties plaatsvinden, zo kan een publiek evenement plaatsvinden in een kroeg of concertgebouw maar ook buiten op een terrein. Daarnaast worden er onder publieke evenementen diverse evenementen verstaan, zo kan het een festival zijn maar ook een feest in een kroeg (CCV, 2014). Volgens CCV (2014) is er geen minimum of maximaal aantal gasten dat aanwezig moet zijn voor een publiek evenement. Een publiek evenement mag altijd een publiek evenement worden genoemd, daarbij speelt het aantal gasten wat aanwezig is geen rol. De duur van publieke evenementen verschilt per evenement. Sommige publieke evenementen duren een aantal dagen terwijl andere publieke evenementen soms maar één dag of één avond duren (CCV, 2014). 5.2.3.1 Samenvatting Dit onderzoek is gericht op crisiscommunicatie onder publieke evenementen. Publieke evenementen zijn gericht op publieks- of algemeen belang. Het zijn alle vormen van vermaak voor het publiek waarbij vaak een (grote) groep mensen zich op een bepaald tijdstip, op een vaak begrensd en openbaar terrein of inrichting bevindt. Daarnaast zijn publieke evenementen voor iedereen toegankelijk. Hierdoor heeft de organisatie vaak weinig invloed op het publiek dat op evenementen afkomt.

ONDERZOEKSRAPPORT |

5.2.4 Wat is er specifiek kenmerkend voor crisiscommunicatie bij publieke muziekevenementen? Ook al gaan publieke evenementen bijna altijd goed, gevolgen kunnen bij een vervelende gebeurtenis altijd vele malen erger zijn dan in andere omstandigheden. Bij publieke evenementen is er altijd aandacht nodig voor mogelijke calamiteiten. Op verschillende evenementen is het weleens mis gegaan. Denk aan Dance Valley 2001, De Vierdaagse 2004, Koninginnedag 2009, Sunset Grooves 2009, Love Parade 2010, Pukkelpop 2011, Dicky Woodstock 2012, Project X Haren en Boston 2013. Deze incidenten maken zichtbaar dat risicobeheersing een grote prioriteit is op evenementen. Er moet rekening worden gehouden met mogelijke rampen. Hoe verschillend deze evenementen ook zijn, zij hebben allemaal een aantal elementen gemeen (Schaap, 2013). Zo is er altijd een mensenmassa betrokken, deze kunnen de risico’s verhogen of zelfs een nieuwe crisis veroorzaken. Dit kan komen door infrastructurele aspecten, de psychologie van de massa of onduidelijke communicatie. Schaap (2013) geeft de volgende voorbeelden: • Hulpverlening kan worden gehinderd door de toeloop van toeschouwers. • Een ernstig incident kan verwarring en angst verzorgen bij de mensenmassa. • Een kleine rel kan gaan escaleren door de bemoeienis van de mensenmassa. • Er kan verdrukking en persoonlijke ongevallen ontstaan tijdens het vluchtgedrag van de mensenmassa. Specifieke kenmerken Wanneer crisiscommunicatie wordt toegepast op een evenement, zijn er drie specifieke kenmerken die telkens terugkomen. Wij spreken van interactie, dialoog met de omgeving en identiteitsmanagement. Interactie impliceert dat een organisatie altijd in dialoog is met haar omgeving. Het betekent niet dat er sprake is van actie en reactie maar juist van uitwisselingen tussen twee partijen. De verwachtingen van de organisatie en de burgers kunnen zo op elkaar worden afgestemd. Met identiteitsmanagement bedoelen wij dat de communicatie samengaat met de identiteit van de organisatie. De organisatie heeft dan niks te verbergen voor zijn/haar omgeving. In geval van een crisis of een dreiging hiervan, betekent het niet alleen dat een bedrijf reageert op zijn omgeving en maatschappelijke issues, het bedrijf of de organisatie moet hier ook op anticiperen. Hiermee wordt bedoeld dat je vooruit moet kijken. Dit kan veel ellende schelen (Stamsnijder, 2014). Social Media Een grote trend, die tegenwoordig erg herkenbaar is bij publieke evenementen is Twitter. Deze social media dienst kan succesvol ingezet worden door real time policing. Marco Leeuwerink, communicatieadviseur bij Politie-Hollands Midden, heeft deze definitie bedacht voor het in kaart brengen van social media op een groot digitaal scherm (Marketingfacts, 2012). Dit wordt erg vaak gebruikt in de combinatie met Twitter op verschillende evenementen. Zo kan je berichten op jouw Twitter plaatsen, met een speciale hashtag wordt dit bericht op het grote scherm geplaatst en kan iedereen op het evenement jouw bericht zien. Op deze manier worden crisissen sneller aan het licht gebracht, meerdere mensen komen sneller achter een ‘ramp’ en zo wordt het groter en groter. Meldingen van ooggetuigen en beelden van slachtoffers van een ramp worden verspreid over social media kanalen als Twitter en Facebook. Deze worden gezien door tientallen gebruikers van deze kanalen, het wordt gedeeld (Facebook) of geretweet (Twitter). Door de vele negatieve publiciteit van een bedrijf of organisatie kan dit kan het imago van de organisatie schenden (Marcel van Kanten, 2012).

| ONDERZOEKSRAPPORT

Een goed voorbeeld van crisiscommunicatie voor en na het social media tijdperk is de bedreiging bij de Nijmeegse Vierdaagse in 2004. Social media speelde hier nog geen rol. Mensen hoorden via de radio en de televisie de informatie die zij nodig hadden (Gelderlander, 2013). Het is van belang om te blijven communiceren met de omgeving en media, om verwarring te voorkomen. Door als organisatie te blijven informeren tijdens een crisis is er meer kans om incomplete en tegenstrijdige informatie tegen te gaan (Slaman, 2011). “Communiceer wat je weet en ontkracht wat niet klopt” Bij een crisis is er sprake van tijdsdruk aan de organisatie kant en veel (social) media-aandacht bij de media en de omgeving. Daarbij komt ook dat via social media tegenwoordig alles flink wordt aangedikt, waardoor getwijfeld wordt over wat de ‘waarheid’ is. Van de Ven (2012) adviseert de organisatie dan ook om tijdens een crisis snel in te spelen op door snel, open en eerlijk te communiceren met de buitenwereld, want de enige zekerheid is de onzekerheid van en door anderen. Dat iedereen zomaar alles op social media kan zetten blijkt uit het #Zuidplein-incident, zoals Blom het omschrijft. Het schietincident in Alphen aan de Rijn zorgde voor zoveel onrust op Twitter dat winkels uit voorzorg hun deuren sloten. Er zijn 580.000 tweets de wereld in gestuurd over #Zuidplein. Uiteindelijk was het loos alarm, er was niets aan de hand. Erwin Blom zegt hierover: ‘’Als organisatie kan je Twitter niet meer negeren. Communiceer wat je wel weet en ontkracht wat niet klopt.’’ (Marcel van Kanten, 2012) Project X Haren laat een andere vervelende kant van social media zien. De vijftienjarige Merthe uit Haren besloot een feestje te houden voor haar zestiende verjaardag. Om haar vrienden uit te nodigen, besloot ze een facebookevenement aan te maken. In plaats van deze anoniem te houden, stond dit evenement op openbaar en was het voor iedereen toegankelijk. De combinatie van een sneeuwbaleffect en de media-aandacht zorgde ervoor dat duizenden mensen op 21 september naar de verjaardag van Merthe gingen om het feestje bij te wonen. Dit liep natuurlijk uit de hand.

Figuur 6. [Politie houdt relschoppers tegen] (2013) Overgenomen van Metronieuws. nl. Gedownload van http://www.metronieuws.nl/nieuws/2013/03/politie-en-burgemeester-van-haren-hadden-zich-onvoldoende-voorbereid-op-project-x

ONDERZOEKSRAPPORT |

Pinkpop

Het meest recente voorbeeld van een crisis is de storm die bezig was tijdens het festival Pinkpop. Zoals te lezen is in het rapport ‘Interne evaluatie Pinkpop 2014’ (2014) was er voorafgaand aan het festival al bekend dat er een storm zou opkomen, maar tijdens het festival was het afwachten of de storm ook daadwerkelijk zou razen of dat het alleen wat regen zou zijn. Pinkpop was niet alleen voor de bezoekers te volgen, maar ook voor de mensen thuis, live via de televisie en radio. Het was dan ook van groot belang dat de organisatie de juiste en noodzakelijke informatie meegaf aan de bezoekers, maar ook aan de mensen thuis. Zolang er overal dezelfde informatie verspreid werd, bleef de organisatie in een goed daglicht. Wanneer de storm echt begon met donderen was het tijd voor Eric Corton om het podium op te klimmen en de bezoekers te waarschuwen. Het was aan Corton om te spreken namens de organisatie wat de plannen waren. De bezoekers moesten schuilen en ver uit de buurt blijven van de elektriciteitskabels. Uiteindelijk bleek de storm minder te zijn dan verwacht maar de bezoekers waren wel op de hoogte van wat zij moesten doen en waar zij terecht konden als er paniek was. Zoals de organisatie en de medewerkers van Pinkpop het hebben aangepakt was de juiste manier van handelen. De informatie werd verspreid aan het publiek. Ook de medewerkers waren aanspreekbaar als er onrust was bij de bezoekers. (Pinkpop, 2014)

Figuur 7. [Festivalgangers in de regen op Pinkpop 2014] (2014) Overgenomen van http://www.rtlnieuws.nl/nieuws/binnenland/pinkpop-geteisterd-doornoodweer

5.2.4.1 Samenvatting

Evenementen hebben een aantal dingen gemeen. Zo is er altijd een mensenmassa betrokken die risico’s verhogen of zelf een nieuwe crisis veroorzaken. Dit kan komen door infrastructurele aspecten, de psychologie van de massa of door onduidelijke communicatie. Wanneer crisiscommunicatie wordt toegepast op een evenement, zijn er drie specifieke kenmerken die telkens terugkomen. Wij spreken van interactie, dialoog met de omgeving en identiteitsmanagement. Bij een crisis is er sprake van tijdsdruk aan de organisatie kant en veel (social)media-aandacht bij de media en de omgeving. Daarbij komt ook dat via social media tegenwoordig alles flink wordt aangedikt, waardoor getwijfeld wordt over wat de ‘waarheid’ is.

| ONDERZOEKSRAPPORT

5.2.5 Samenvatting deskresearch

Het is van belang dat wanneer je moet handelen met crisiscommunicatie dat je weet en er voor zorgt dat je de juiste stappen afgaat. Het is ten eerste van belang dat al jouw medewerkers op de hoogte zijn van wat er gaande is op de locatie en binnen de organisatie. Zij zijn namelijk een belangrijke pion in het vrijgeven van informatie. Alle medewerkers moeten aan de pers kunnen vertellen wie het aanspreekpunt is. Eén persoon is het aanspreekpunt. Hij of zij spreekt voor het publiek wanneer dit nodig is. Verder heeft niemand anders van de organisatie contact met de media of het publiek. Op het moment dat de onjuiste informatie wordt vrijgegeven kan er onrust ontstaan. Zorg er voor dat alleen de juiste en betrouwbare informatie verteld wordt. Als laatst moet het er voor de buitenwereld zo uitzien dat het goed gaat binnen de organisatie. Als het publiek ziet dat er chaos bij de medewerkers is, krijgen zij geen positieve indruk. (Michels, 2010) Evenementen hebben een aantal dingen gemeen, zo is er altijd een mensenmassa betrokken die risico’s verhogen of zelf een nieuwe crisis veroorzaken. Dit kan komen door infrastructurele aspecten, de psychologie van de massa of door onduidelijke communicatie (Schaap, 2013). Wanneer crisiscommunicatie wordt toegepast op een evenement, zijn er drie specifieke kenmerken die telkens terugkomen. Wij spreken van interactie, dialoog met de omgeving en identiteitsmanagement (Stamsnijder, 2014). Bij een crisis is er sprake van tijdsdruk aan de organisatie kant en veel (social) media-aandacht bij de media en de omgeving. Daarbij komt ook dat via social media tegenwoordig alles flink wordt aangedikt, waardoor getwijfeld wordt over wat de ‘waarheid’ is. Vooral op het gebied van social media zijn er veel ontwikkelingen voor crisiscommunicatie. De beleidsnota ‘Twitter in Crisiscommunicatie’ (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, 2010) gaf aan dat 78% van de respondenten graag via Twitter wil worden geïnformeerd tijdens een crisis of ramp (Universiteit Twente, 2012). Het ‘Glazen huis’ heeft min of meer ook met social media te maken en kan voor problemen zorgen tijdens een crisis (Krul Communicatie,2014). Transparantie en eerlijkheid wordt steeds belangrijker. Dit onderzoek is gericht op crisiscommunicatie onder publieke evenementen. Publieke evenementen zijn gericht op publieks- of algemeen belang (Makersvanmooiedingen, 2014). Het zijn alle vormen van vermaak voor het publiek waarbij vaak een (grote) groep mensen zich op een bepaald tijdstip, op een vaak begrensd en openbaar terrein of inrichting bevindt (CCV, 2014). Daarnaast zijn publieke evenementen voor iedereen toegankelijk. Hierdoor heeft de organisatie vaak weinig invloed op het publiek dat op evenementen afkomt.

ONDERZOEKSRAPPORT |

5.3 Fieldresearch 5.3.1 Operationalisering

Operationalisering is de manier waarop de kenmerken bij de onderzoekseenheden worden gemeten. Vanuit de conclusies in de deskresearch zijn er een aantal opvallende fenomenen. Bijvoorneeld dat een crisis zich snel verspreidt over een social media kanaal, de trend het Glazen Huis die laat zien dat een organisatie tegenwoordig open en eerlijk naar de consument communiceert, het gebruik van een crisisplan etc. De bevindingen van het onderzoek zijn terug te vinden in het deskresearch. Om te kijken hoe andere bedrijven of organisaties hier op inspelen zijn de vragen samengesteld op basis van de deskresearch.

5.3.2 Vragen

1. Heeft u weleens te maken gehad met een crisis tijdens een van uw evenementen? Hoe ging u hier mee om? Het onderwerp crisis benadrukt dit onderzoeksverslag. Om dit begrip duidelijk voor ogen te krijgen, zijn goede voorbeelden essentieel. Deze vraag komt voort uit de deelvraag ‘Wat is crisiscommunicatie?’. 2. Maakt u tijdens een evenement gebruik van een apart crisiscommunicatie team? Een crisiscommunicatie team is belangrijk zodat zij gelijk kunnen opduiken wanneer er een crisis voordoet. Deze vraagt komt voort uit de deelvraag ‘Wat is crisiscommunicatie?’. 3. Houden jullie rekening met de risico’s die kunnen uitbreken? Zo ja, hoe? Wanneer je rekening houdt met de risico’s die kunnen uitbreken, vermindert dit de kans op crisissen. Deze vraag is afgeleid van bovenstaande vraag. 4. In hoeverre betrekt u social media bij een crisis? Welk middel wordt er gebruikt? Deze vraag is afkomstig van de deelvragen ‘wat is er specifiek kenmerkend voor crisiscommunicatie bij publieke evenementen?’ en ‘Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van crisiscommunicatie?’ Hier kwam duidelijk social media naar voren. 5. Zijn er tijdens een van uw evenementen weleens grote fouten gemaakt tijdens een crisis? Dit is een interesse vraag. Wanneer er een grote fout gemaakt wordt en dit komt vaker naar voren, kan hier op ingespeeld worden bij de workshop. Deze vraag is niet terug te vinden in een van de deelvragen. 6. Zou u alle informatie aan het licht brengen wanneer er een crisis uitbreekt? Deze vraag is afgeleid van de trend ‘Het Glazen Huis’ die naar voren kwam in de deelvragen ‘wat is er specifiek kenmerkend voor crisiscommunicatie bij publieke evenementen?’ en ‘Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van crisiscommunicatie?’ 7. Heeft u een speciaal draaiboek dat wordt gebruikt ten tijde van een crisis? Wil Michels (2010) schrijft dat een algemeen crisisplan of enkele crisiscenario’s uitwerken als leidraad kan dienen in geval van de crisis. De vraag is of veel teams hier gebruik van maken. Deze vraag is afgeleidt van de vraag ‘Wat is crisiscommunicatie’? 8. Werkt u met een stappenplan tijdens een crisis? Deze vraag is afgeleid van bovenstaande vraag. 9. Evalueren jullie als organisatie zijnde met elkaar na een evenement? Na afloop sluit je de crisis af met een evaluatie. Dit wordt gedaan zodat de aanpak en de procedures de volgende keer nog beter zijn. Deze vraag komt voort uit de deelvraag ‘Wat is crisiscommunicatie?’.

| ONDERZOEKSRAPPORT

Aan de hand van deze vragen, worden de interviews gehouden. Hier kan licht worden afgeweken van de vragen of juist dieper worden ingegaan op bepaalde vragen. De interviews worden opgenomen en uitgetypt, daarna worden alle interviews gecodeerd. Daaruit komen de resultaten die antwoord kunnen geven op de deelvragen ‘Welke vorm van crisiscommunicatie worden gehanteerd binnen gemeente Tilburg?‘ en ‘Welke informatie over crisiscommunicatie is er al bekend in Tilburg?’.

5.3.3 Samenvatting Fieldresearch

De resultaten uit de interviews zijn dat er veel nieuwe informatie is op het gebied van crisiscommunicatie. Er zijn een aantal mensen geinterviewd die zelf veel weten op het gebied van crisiscommunicatie en die er zelf ook al een mee te maken hebben gehad. De geinterviewde personen hebben vooral veel informatie verteld over de organisatie van festivals en crisissen op festivals en hoe ze daar mee zijn gegaan of mee om zouden gaan. Daarnaast hebben de interviews ook veel nieuwe informatie opgeleverd over de veiligheidsmaatregelen die worden genomen op festivals en of iedereen in het bezit is van een veiligheidsplan. De interviews hebben ook wat informatie opgeleverd over een aantal kleinere en persoonlijkere zaken zoals personeel van festivals en het gebruik van social media. Over social media werden verschillende dingen verteld. Zo werd er verteld hoe ze ermee omgaan bij een crisis maar ook hoe zij social media gewoon voor een festival inzetten.

ONDERZOEKSRAPPORT |

5.4 Conclusie De hoofdvraag is “Wat is er bekend over crisiscommunicatie binnen de doelgroep organisatoren van publieke muziekevenementen in gemeente Tilburg?” De volgende bevindingen zijn waargenomen en hebben betrekking op de kennis over crisiscommunicatie van de organisatoren van publieke muziekevenementen in gemeente Tilburg. Crisiscommunicatie is een begrip dat vaak terug komt in de evenementenwereld. “Crisis is te omschrijven als een omstandigheid waarin organisaties of personen tijdelijk verkeren. Het belangrijkste kenmerk van een crisis is dat deze het gevolg is van een gebeurtenis die zich plotseling en onverwacht voordoet” (Slaman, 2011) Daarbij is het natuurlijk belangrijk om te weten hoe je moet handelen als er zich een crisis voordoet. In het deskresearch zijn er veel manieren naar voren gekomen hoe je kunt handelen bij een crisis en van welke middelen je het beste gebruik kunt maken. Zo bleek uit het deskresearch dat social media een handig middel is om in te zetten bij een crisis. Je kunt er snel veel mensen mee bereiken en dat kan bij een crisis goed van pas komen. “Een grote trend, die tegenwoordig erg herkenbaar is bij publieke evenementen is Twitter. Deze social media dienst kan je succesvol inzetten door real time policing.” (Marketingfacts, 2012) Uit de interviews is ook gebleken dat social media vaak als een positief middel wordt gezien door organisatoren maar dat het ook in je nadeel kan werken als het over negatieve zaken gaat. “Ik denk dat social media een groot voordeel is maar als je er niks mee doet dan werkt dat heel erg tegen je.” (Matthee, 2014) Uit het deskresearch is gebleken dat het belangrijk is om een crisisplan op te stellen voor evenementen. Je zou er altijd op voorbreid moeten zijn maar zoals uit de fieldresearch is gebleken kun je niet alles van te voren plannen. Zo bleek uit een interview met Bart Slangen dat je vaak op het moment zelf moet kijken hoe de situatie is en handelen naar wat voor dan het beste is. “Het blijft natuurlijk wel een beetje eigen inzicht en in die zin moet je gewoon het draaiboek volgen maar wel aan de eigen situatie koppelen.” (Slangen, 2014) Uit het deskreasearch is gebleken dat het verstandig is bij een crisis altijd een crisisteam te hebben. Niet alle organisaties hebben een crisisteam, dat blijkt ook uit een interview met Mathijs Vrijken van ClubIemes. Zij hebben wel eens te maken gehad met een crisis maar daar werd geen crisisteam voor ingeschakeld. “Wij hebben geen heel crisisteam, nee klopt.” (Vrijken, 2014)

| ONDERZOEKSRAPPORT

5.5 Discussie Naar aanleiding van de opdracht om een workshop te organiseren is dit onderzoek uitgevoerd om inzicht te verkrijgen in het begrip crisiscommunicatie. Hier zijn de ontwikkelingen, kenmerken en vormen van crisiscommunicatie aan het licht gebracht. Algemeen valt op dat social media een belangrijk middel is om de doelgroep van je evenement te benaderen, je bereikt er snel veel mensen mee. Een grote trend op het gebied van communicatie, die bij crisiscommunicatie een grote rol speelt, is ‘Het Glazen Huis’. Deze trend wilt zeggen dat een onderneming transparant, open en eerlijk naar buiten moet zijn. Voor de deelvraag “Wat is crisiscommunicatie” is er voornamelijk gebruikt gemaakt van Het Communicatiehandboek van Wil Michels. Er is een vergelijking gedaan met andere bronnen voor de definitie van crisiscommunicatie maar Wil Michels was de duidelijkste en meest bruikbare bron. Het boek wordt ook als literatuur aanbevolen door het Fontys ACI. De respondenten bevestigen dat social media steeds belangrijker wordt. Zij gebruiken dit middel vaak ook als communicatiekanaal. Het nadeel hiervan vinden zij dat negatieve berichten vaak ‘opgeblazen’ worden op kanalen als Twitter en Facebook. De respondenten bevestigen allemaal een crisisplan te gebruiken. Mochten zij dit zelf niet doen, dan doet de locatie, waar het evenement gehouden wordt, dit. Dit onderzoek zegt iets over de bekendheid van crisiscommunicatie. De variabelen zijn bij dit onderzoek gemeten middels interviews. Deze zijn na het afronden van de deskresearch verspreid. De meting heeft direct na de interviews plaatsgevonden. Doordat het maar vijf interviews waren is het een indicatie in plaats van valide en betrouwbaar. Het zou tevens zo kunnen zijn dat de resultaten anders waren geweest wanneer er meer respondenten waren.

| WORKSHOPCONCEPT

6. Workshopconcept Naam:

Buro Helder

Kernwaarden: • Betrouwbaar • Alert • Fris • Vernieuwend • Betrokkenheid

Visie:

Wij zien… dat een goede timing essentieel is tijdens een crisis, niet alle huidige crisiscommunicatie teams hebben dat onder de knie. Wij vinden… dat een crisiscommunicatiebedrijf altijd de juiste informatie op de juiste tijd moet vrijgeven op welke passende manier dan ook. Visie Ga mee met de crisis, communiceer met de tijd.

Slogan: Verhelderend tijdens een crisis

Conceptnaam:

Crisions (crisis + sessions)

Huisstijl:

Blauw (fris, jong, actief)

Concept:

WORKSHOPCONCEPT |

Er worden vier bedrijven per workshop uitgenodigd. Een lijst met potentiele deelnemers is te vinden in bijlage 11.3. Ieder bedrijf mag dan vier werknemers meenemen. Dit zullen, hoogst waarschijnlijk, de werknemers zijn die in het marketing- en communicatieteam zitten. Met de vier bedrijven en vijf werknemers per bedrijf zullen wij op een totaal komen van 20 personen. Alle werknemers zullen gemengd worden zodat zij van elkaar kunnen leren en kennis kunnen maken met de verschillende manieren hoe crisiscommunicatie gebruikt wordt. Onze insteek is om een interactieve workshop te organiseren. Van doen leer je meer dan van alleen luisteren. Om het zo interactief mogelijk te maken zullen wij gebruik maken van een rollenspel. Er wordt een case uitgelegd waarin een crisis aan bod komt. Per groep van 4 of 5 personen krijgen zij een rol toegewezen. De ene groep zal de bezoeker zijn, een andere groep de woordvoerder, enz. Op deze manier worden alle belangrijke rollen behandeld. Voordat de case wordt besproken, zullen er twee sprekers zijn die hun kennis en ervaringen delen met de deelnemers. Na afloop van de case zullen wij feedback geven op de groepen en mogen de groepen ook feedback geven op elkaar. Wat deden zij goed, wat zou jij anders doen, etc. Ieder bedrijf krijgt een evaluatieformulier mee naar huis met de tips en tops voor hun en wat algemene punten die belangrijk zijn. Ook zullen wij algemeen afsluiten met een presentatie die deze punten nog eens laten zien. Wij hopen dat alle bedrijven met een positieve blik terug zullen kijken op onze workshop en het leerzaam hebben gevonden. Bij de totaalbeleving staat nog een uitgebreider schema van de workshop.

Figuur 8. [Zaal voor de workshop] Eigen werk

| WORKSHOPCONCEPT

6.1 Totaalbeleving In het onderwerp “concept” wordt het volledige concept uitgelegd. Onder het onderwerp totaalbeleving valt de planning van hoe de workshop eruit gaat zien. Er wordt zo specifiek mogelijk uitgelegd wat wanneer wordt gedaan. Het is belangrijk dat de bedrijven die uitgenodigd worden de organisatie van te voren kennen. Op het moment dat de bedrijven dan bij de workshop binnen komen weten zij wie de organisatie is. Dit is een stukje herkenning. Om deze herkenning te realiseren wordt er een introductievideo als uitnodiging verstuurd. Deze video bevat een introductie van de hele organisatie. Iedereen stelt zichzelf voor en vertelt wat zijn of haar functie is binnen de organisatie en de workshop. De video zal via de mail verstuurd worden naar de bedrijven. Een enquête zal worden gestuurd in de bevestigingsmail. De enquête bevat vragen over wat zij op dat moment over crisiscommunicatie weten en hoe het bedrijf daarin handelt. Per workshop worden er vier bedrijven uitgenodigd om mee te doen. De bedrijven mogen vijf werknemers meenemen. De namen moeten per bedrijf worden doorgegeven aan de organisatie. Wanneer de workshop plaatsvindt komen de bedrijven met hun werknemers binnen in een zaal. Deze zaal is gevuld met stoelen. Dit ziet er allemaal erg zakelijk uit maar dat zal snel veranderen. De organisatie zal iedereen begroeten en welkom heten bij de workshop over crisiscommunicatie. Na de introductie zullen er twee sprekers vertellen over hun ervaringen en informatie overbrengen. Hierna volgt een koffiepauze. Na de koffiepauze zal de laatste spreker zijn woord doen. De informatie die de deelnemers tot zich hebben genomen tijdens de sprekers kunnen worden toegepast in de case die na de sprekers zal plaatsvinden. Aan de hand van deze case zullen werknemers te maken krijgen met een crisis. Het is belangrijk dat zij goed handelen en de juiste stappen doorlopen. Als de case is uitgelegd zal de organisatie, aan de hand van de namen die doorgemaild zijn door de bedrijven, de groepen indelen. In iedere groep zal minimaal één werknemer van een ander bedrijf zitten. Het is belangrijk dat zij gemengd worden zodat de werknemers van elkaar kunnen leren en zien hoe het bij een ander bedrijf wordt gedaan. De groepen krijgen allemaal rollen. De ene groep zal de organisatie zijn, een andere groep het slachtoffer of bezoeker en weer een andere groep zal bijvoorbeeld een journalist zijn. Als de case volledig en netjes is afgehandeld is het tijd voor een feedback moment. De groepen krijgen feedback van de organisatie op de manier hoe de rol is vervuld. Ook mogen de groepen feedback op elkaar geven. Wat heeft de ene groep goed gedaan, wat zou er anders moeten. Dit wordt met de groep besproken. Alle feedback mag gezegd worden. Er wordt gevraagd aan de werknemers of er een enquête ingevuld kan worden. Dit is een zelfde soort enquête als er in de eerste mail is verzonden. Door die enquête na afloop van de workshop nog een keer te doen wordt het meetbaar wat de werknemers nu meer weten dan voor de workshop. De gehele workshop wordt afgesloten met een bedankje en een borrel. Tijdens de borrel krijgen de werknemers de kans om even met de organisatie te praten en tips en tops door te geven. Vanaf dit moment hebben de werknemers de mogelijkheid om weg te gaan. De deelnemers zijn vrij om een gift achter te laten voor stichting AAP. Bij het verlaten van de workshop krijgen de deelnemers een handout.

FINANCIEEL PLAN |

7. Financieel plan

Locatie: Kleine zaal voor 20 personen. Catering: Berekend op 3 kopjes koffie, 1 appeltaart en 2 drankjes. 3x Koffie/thee € 5,50 1x Taart € 3,00 2x Bier/wijn/fris € 4,00 Totaal p.p.: € 12,50 Totaal 20 pers.: € 250,00 Promotie: een mailing met het kort introductie filmpje zal zelf geproduceerd worden, waardoor dit geen kosten oplevert. Sprekers: € 75,00 is gebaseerd op het uurtarief van sprekers op Fontys Hogescholen. Foto/camera man: door middel van een vrijwilliger Techniek en wifi voorzien: er wordt vanuit gegaan dat deze voorzieningen op de locatie aanwezig zijn. 40

| SPONSORPLAN

8. Sponsorplan 8.1 Wie zijn wij?

Wij zijn een projectgroep, bestaande uit zes studenten van de opleiding CO-IEMES. Deze afkorting staat voor Communication International Event, Music and Entertainment studies van de Fontys ACI te Tilburg. Met deze zes studenten vormen wij de onderneming ‘Buro Helder’. ‘Buro Helder’ staat voor betrouwbaar, alert, fris, vernieuwend en betrokkenheid. ‘Buro Helder’ richt zich op crisiscommunicatie. Zij vindt dat een crisiscommunicatiebedrijf altijd de juiste informatie op de juiste tijd moet vrijgeven op welke passende manier dan ook. Hierin weerspiegelt de naam ‘Buro Helder’ zich omdat een bedrijf zich tegenwoordig bloot moet geven, consumenten willen alles weten: waar producten vandaan komen, waar het geld blijft, hoe deze gemaakt worden etc. Het is belangrijk om transparant te zijn, vandaar ‘Buro Helder’. Met de workshop van dit bureau over crisiscommunicatie zal u hier meer te weten over komen. Buro Helder levert diensten in de vorm van een workshop. De workshop crisiscommunicatie wordt aangeboden aan diverse muziekevenementen(bureaus) in de regio Tilburg. Het is een interactieve workshop over crisiscommunicatie waar veel informatie over dit begrip verzameld zal worden. Wij vinden het belangrijk dat de bezoekers niet enkel informatie aangeboden krijgen. Wij verschaffen informatie, maar creëren daaromheen een ervaring en leermogelijkheden voor de deelnemers. Voor ons als groep is het belangrijk dat wij bewust zijn met wat wij doen, en dit voeren wij door tot in de details. Wij vermengen opgedane kennis met trends, persoonlijke creativiteit en een lading passie en enthousiasme. Ook hebben wij aandacht voor de wereld om ons heen en koppelen ons hierbij aan een goed doel. Dit zal Alpe D’huzes zijn. Hier zullen wij onze winst aan doneren. Met de visie ‘Ga mee met de crisis, communiceer met de tijd’ in ons achterhoofd willen wij een goed beeld schetsen van de crisissen om ons heen. Wij willen het enthousiasme dat wij voelen voor dit onderwerp graag overdragen aan de bezoekers.

8.2 Wat houdt de workshop in?

Zoals er verteld wordt bij de visie zien wij dat veel bedrijven crisiscommunicatie op een ouderwetse manier aanpakken. Wij willen alle bedrijven en organisaties die met crisiscommunicatie te maken hebben een frisse blik meegeven. Het is namelijk in iedere situatie belangrijk dat het bedrijf meegaat met de tijd. Als groep hebben wij een aantal bedrijven bekeken en in een lijst gezet. Dit zijn de bedrijven die wij willen benaderen voor onze workshop. Deze bedrijven zullen van ons een email ontvangen met als bijlage een video. De video zal een introductie van onze groep bevatten. Een voor een stellen wij ons voor. De bedrijven weten dan wie wij zijn. Tijdens de workshop zullen wij dan niet onbekend zijn, wat ervoor zorgt dat de personen meer op hun gemak zijn. Er worden vier bedrijven per workshop uitgenodigd. Ieder bedrijf mag dan vijf werknemers meenemen. Dit zullen, hoogst waarschijnlijk, de werknemers zijn die in het marketing en communicatie team zitten. Met de vier bedrijven en vijf werknemers per bedrijf zullen wij op een totaal komen van 20 personen. Alle werknemers zullen gemengd worden zodat zij van elkaar kunnen leren en kennis kunnen maken met de verschillende manieren hoe crisiscommunicatie gebruikt wordt. Onze insteek is om een interactieve workshop te organiseren. Van doen leer je meer dan alleen te luisteren. Om het zo interactief mogelijk te maken zullen wij gebruik maken van een rollenspel. Er wordt een case uitgelegd waarin een crisis aan bod komt. Per groep van 4 of 5 personen krijgen zij een rol toegewezen. De ene groep zal de bezoeker zijn, een andere groep de woordvoerder, enz. Op deze manier worden alle belangrijke rollen behandeld.

SPONSORPLAN |

Na afloop van de case zullen wij feedback geven op de groepen en mogen de groepen ook feedback geven op elkaar. Wat deden zij goed, wat zou jij anders doen, etc. Ieder bedrijf krijgt een evaluatieformulier mee naar huis met de tips en tops voor hun en wat algemene punten die belangrijk zijn. Ook zullen wij algemeen afsluiten met een presentatie die deze punten nog eens laten zien. Wij hopen dat alle bedrijven met een positieve blik terug zullen kijken op onze workshop en het leerzaam hebben gevonden.

8.3 Hoe wordt de realisatie van de workshop gefinancierd?

Als onderneming vanuit school hebben wij geen budget meegekregen om de workshop te realiseren. Voor het grootste deel zijn wij afhankelijk van sponsoring. Hiervoor zijn wij op zoek naar sponsoren die ons zowel in natura als financiële bijdrage kunnen sponsoren. Wij zoeken sponsoren die kunnen helpen met de realisatie van locatie, licht, geluid, eten en drinken. Ook zijn financiële bijdragen welkom om ons in staat te stellen kosten te dekken van de details hier om heen.

8.4 Het benaderen van mogelijke sponsoren

Als kleine onderneming zijnde, staat de persoonlijke aanpak tussen sponsoren centraal. Nadat de mogelijke sponsoren geanalyseerd zijn, gaan wij deze op een persoonlijke manier benaderen. Er wordt per bedrijf een document opgesteld waarin staat beschreven wie wij zijn, wat wij doen en wat wij van hen verwachten. Dit gaat samen met een persoonlijk gesprek met één van de mensen uit onze organisatie. Op deze manier kan er snel ingespeeld worden op de wensen van de sponsorende organisatie en blijft de organisatie dicht bij de sponsor staan. De prioriteit bevindt zich tussen een goede samenhangende beleving en de betrokkenheid van sponsoren bij de workshop. Helder is een onderneming dat dicht bij de organisatie zelf staat, daarom is het een prioriteit om alle betrokken partijen dichtbij te houden. Nadat er contact is gelegd met de sponsor, zal degene die het eerste contact heeft gelegd ook contactpersoon blijven tijdens het gehele proces.

8.5 Wat wij u te bieden hebben als sponsor

De sponsoren worden elk apart bekeken. Hier wordt gekeken naar de beste manier om hun belangen het beste tot uiting te laten komen. Tijdens de workshop zullen de sponsoren worden vertegenwoordigd op een scherm waarop de logo’s van deze ondernemingen duidelijk zichtbaar zijn voor de bezoekers. De sponsoren bij wie de naamsbekendheid het belangrijkste doel is, worden groter en duidelijker weergegeven op het scherm. Hiernaast zullen hun naam en logo extra getoond worden in de folder of op de flyer die elke bezoeker ontvangt. Tijdens de afsluitende speech herhalen wij de namen van de sponsoren nogmaals.

8.6 Het goede doel

Mocht er winst worden gemaakt met de workshop, gaat dit gehele bedrag naar het goede doel. Als goede doel is gekozen voor Stichting Aap. Voor dit doel is gekozen vanwege de voorwaarden van Fontys ACI. Dit goede doel behoort bij de opdracht. Stichting Aap geeft apen en andere exotische zoogdieren weer een toekomst. Stichting Aap vangt dieren in nood op en pleit voor betere wetten in heel Europa. (Stichting Aap, 2015).

| SPONSORPLAN

Jan van der Heijdenstraat 56 5021 TILBURG W:www. helderbijeencrisis.nl E : info@helderbijeencrisis.nl M : (+31) (0)6 27 19 46 53 Contactpersoon : Sjoerd van Moerkerk

Beste <naam sponsor> Telefonisch hebben wij contact gehad op <datum>. Naar aanleiding van dit gesprek stuur ik deze informatie mail. Kort samengevat, Buro Helder is een bedrijf dat communicatie workshops geeft voor organisatoren van evenementen. Hierbij gaan we specifiek in op crisis communicatie, Hierbij moet men denken aan, hoe om te gaan met de pers en op welke manier kan een organisator het beste communiceren met de bezoekers op het moment dat het mis gaat. Wie herinnert zich nog de mensen die in de verdrukking kwamen tijdens Loveparade in Duitsland, De tent die instorten op Pukkelpop maar ook Project X in Haren? Tijdens een evenement loop een organisatie veel risico’s. Stel een tent stort in als gevolg van een hevige regenval, wat moet er dan gedaan worden. Is er genoeg beveiliging aanwezig? Wat doe je op het moment dat er een groot gevecht ontstaat tussen bezoekers? Die vragen houden ons, 6 communicatie specialisten in opleiding, al een aantal maanden bezig. Onder de naam ‘Buro Helder’ verzorgen we een workshop voor organisatoren van evenementen in Tilburg. Samen willen wij bijdragen aan veiligere evenementen in Tilburg en een betere informatievoorziening omtrent crisis situaties. Daarom vinden wij dat een evenementen organisatie altijd de juiste informatie op het juiste moment op een passende manier beschikbaar moet stellen. Stelregel is, je kan je nooit op alles voorbereiden, maar een adequate afhandeling valt op staat met een goeie communicatie tussen organisatie,bezoekers maar ook hulpdiensten. Voorwaarden voor het verzorgen van deze workshop is dat wij voor aanvang 100% van de kosten (middelen) gedekt hebben. Als u ook wilt bijdragen aan veiligere evenementen in Tilburg willen wij u vragen onze bijgevoegde sponsor brochure door te nemen. Goed om te weten is dat alle opbrengsten uit de workshop naar “Stichting Aap” worden gedoneerd. De workshop wordt gratis aangeboden. Maar gezien het goede doel vragen wij de deelnemers om een vrije gift. Hopende uw interesse gewekt te hebben verblijven wij met vriendelijke groet, Mochten er na het lezen van deze brief nog vragen zijn kunt u contact opnemen met Sjoerd van Moerkerk, ons contactpersoon, via bovenstaand telefoon nummer.

VERHELDEREND TIJDENS EEN CRISIS

FIGURENLIJST |

9. Figurenlijst

Figuur 1. Workshop

p. 11

Figuur 2. Model van Porter

p. 17

Figuur 3. Dringende vragen die beantwoordt moeten worden tijden een crisis

p. 25

Figuur 4. Social Media Dashboard

p. 26

Figuur 5. Publiek muziekevement

p. 27

Figuur 6. Politie houdt relschoppers tegen

p. 29

Figuur 7. Festivalgangers in de regen op Pinkpop 2014

p. 30

Figuur 8. Zaal voor de workshop

p. 38

| LITERATUURLIJST

10. Literatuurlijst 10.1 Trendanalyse

1. Baecke, C., 2014. Online trends 2014. Geraadpleegd op 15 september 2014, van http://www. zetom.nl/blog/online-trends-2014/ 2. Brand me up, datum onbekend. Reden workshop personal branding. Geraadpleegd op 15 september 2014, van www.brandmeup.nl/reden-workshop-personal-branding 3. Buroplankgas, datum onbekend. Workshops. Geraadpleegd op 10 september 2014, van www. buroplankgas.nl 4. CBS, 2014. Bevolkingtrends. Geraadpleegd op 10 september 2014, van http://www.cbs.nl/nl-NL/ menu/themas/bevolking/publicaties/bevolkingstrends/archief/2014/default.htm 5. Communicatie online, 2014. 10 trends die helpen kansen en bedreigingen te signaleren. Geraadpleegd op 15 september 2014, van www.communicatieonline.nl/10-trends-die-helpenkansen-en-bedreigingen-te-signaleren 6. Koster, B., datum onbekend. De impact van online marketing. Geraadpleegd op 15 september 2014, van www.marketingfacts.nl/berichten/de-impact-van-online-marketing-5-trends-die-inspelenop-alle-4-de-ps 7. Michels, W., datum onbekend. Vakspecialisme. Geraadpleegd op 10 september 2014, van www. logeion.nl/vakspecialismen 8. Promisscommunicatie, datum onbekend. Workshops en trainingen. Geraadpleegd op 15 september 2014 http://www.promisscommunicatie.nl/workshops-en-advies/workshops-en-trainin gen/ 9. Schilders, M., 5 december 2013. 14 hotte marketingtrends voor 2014. Geraadpleegd op 15 september 2014, van http://www.marketingfacts.nl/berichten/14-hotte-marketingtrends-voor-2014 10. Spraakwater, datum onbekend. Workshops. Geraadpleegd op 10 september 2014, van www. spraakwater.nl 11. Trimbos, datum onbekend. Jongerencampagne workshop. Geraadpleegd op 10 september 2014, van www.trimbos.nl/onderwerpen/preventie/jongerencampagne/workshop 12. Wildworld, datum onbekend. Workshop evenementen organisatie. Geraadpleegd op 10 september 2014, van http://www.wildworld.nl/Webwinkel-Product-1645925/Workshop-Evenementen-organisatie.html 13. ZZP Agenda, 30 januari 2013. Netwerk event workshop update voor komende weken. Geraadpleegd op 15 september 2014, van http://www.zzpagenda.nl/blogs/237-netwerk-event-work shop-udate-voor-komende-weken

10.2 Onderzoeksvoorstel

1. Alles over marktonderzoek, datum onbekend. Onderzoeksmethoden. Geraadpleegd op 29 september 2014, van http://www.allesovermarktonderzoek.nl/-onderzoeksmethoden 2. Scriptieoverzicht, datum onbekend. Onderzoeksvoorstel. Geraadpleegd op 29 september 2014, van http://www.scriptieoverzicht.nl/onderzoeksvoorstel/

LITERATUURLIJST |

10.3 Marktverkenningrapport

1. Attacom Textuur, datum onbekend. Diensten. Geraadpleegd op 3 maart 2015, van http://www.textuur-tilburg.nl/ 2. Calliope.be, 2002. Definitie van een crisis. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www.calliope. be/dutch/html/topic_E2AA74B7-21C7-49D7-836A-7717CC9D6904_7218E4F3-0682-4EB7-9371654E1DFAAB99_1.htm 3. CBS.nl, 2014. macro-economie. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/ themas/macro-economie/publicaties/dne/sectoren/archief/2014/2014-09-24-03-ne-s.htm 4. Combron.nl, 30 mei 2011. Wat is crisiscommunicatie? Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http:// combron.nl/wat-is-crisiscommunicatie/ 5. Frankwatching, 2015. Communicatieprofessionals opgelet: dit zijn de trends van 2015 [onderzoek] – Frankwatching, geraadpleegd op 1 april 2015, van http://www.frankwatching.com/archive/2015/03/24/ communicatieprofessionals-opgelet-dit-zijn-de-trends-van-2015-onderzoek/ 6. Frankwatching, 2014. Social Media: 6 trends voor 2015 – Frankwatching, geraadpleegd op 1 april 2015, van http://www.frankwatching.com/archive/2014/11/20/social-media-6-trends-voor-2015/ 7. Infopuntveiligheid.nl, 2015. Infopunt Veiligheid - Crisiscommunicatie. Geraadpleegd op 23 maart 2015, van http://www.infopuntveiligheid.nl/Publicatie/Dossier/96/crisiscommunicatie.html 8. Inventief, datum onbekend. ‘Over ons’. Geraadpleegd op 3 maart 2015, van http://www.inventief.nl/ 9. Kweek communicatie, datum onbekend. ‘Wat we doen’. Geraadpleegd op 7 maart 2015, van http:// www.kweekcommunicatie.nl/ 10. KvK, datum onbekend. Crisiscommunicatie. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www.kvk.nl/ zoeken/#!zoeken&q=crisiscommunicatie&index=4&site=kvk2014&start=0 11. MVO Nederland, 2015. Smart Sustainability, geraadpleegd op 1 april 2015, van http://www.mvonederland.nl/trendrapport-2015/smart-sustainability 12. Ondernermerschap.nl, 2014. Communicatiesector. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www. ondernemerschap.nl/index.cfm/1,148,0,0,html/Communicatiesector 13. Politie, 2013. Politie zoekt getuigen en beeldmateriaal van mishandeling. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www.politie.nl/nieuws/2013/juni/30/01--politie-zoekt-getuigen-en-beeldmateriaal-van-mishandeling.html 14. Rabobankcijfersentrends.nl, 2014. Communicatiebureaus. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van https://www.rabobankcijfersentrends.nl/index.cfm?action=branche&branche=Communicatiebureaus&p=9 15. Stormdijk, datum onbekend. ‘Homepage’. Geraadpleegd op 7 maart 2015, van http://www.bureauzuid.nl/ 16. Stormdijk, datum onbekend. ‘Preventieve dienstverlening’. Geraadpleegd op 7 maart 2015, van http:// www.stormdijk.nl/preventieve-dienstverlening 17. Trendrede.nl, 2015. TrendRede, geraadpleegd op 1 april 2015, van http://www.trendrede.nl/ 18. van der Linden, P., 2014. Wat zijn de trends & ontwikkelingen in de communicatiesector. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://www.frankwatching.com/archive/2014/04/04/wat-zijn-de-trends-ontwikkelingen-in-de-communicatiesector/ 19. VDMMP.nl, datum onbekend. Crisiscommunicatie. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http://vdmmp.nl/uploads/factsheet-vdmmp-crisiscommunicatie--a4.pdf 20. Voorbeeldvinden.nl, 7 juni 2011. Aanleiding Onderzoek. Geraadpleegd op 6 oktober 2014, van http:// www.voorbeeldvinden.nl/aanleiding-onderzoek/

| LITERATUURLIJST

10.4 Onderzoeksrapport

1. Combron, 2011. Wat is crisiscommunicatie? Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://combron.nl/wat-is-crisiscommunicatie/ 2. COT, Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement (2010). Twitter in Crisiscommunicatie. Een onderzoek naar de mogelijkheden van het gebruik van Twitter tijdens crisis. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.nationaalcrisiscentrum.nl/document/onderzoeksrapport-twitter-crisiscommunicatie 3. Frank Watching, 2014. Social Media: 6 trends voor 2015. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.frankwatching.com/archive/2014/11/20/social-media-6-trends-voor-2015/ 4. Lievens Communicatie, 2013. De vier trends van NU. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.lievenscommunicatie.nl/actueel/bericht:de-vier-trends-van-nu.htm 5. Gelderlander, 2013. Vierdaagse 2004 bijna afgelast om bomdreiging. Geraadpleegd op 24 november 2014 van http://www.gelderlander.nl/regio/nijmegen-e-o/nijmegen/vierdaagse-2004-bijna-afgelast-om-bomdreiging-1.3900796?ls=pl 6. Infopuntveiligheid.nl, 2014. Infopunt Veiligheid – Crisiscommunicatie. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.infopuntveiligheid.nl/Publicatie/Dossier/96/crisiscommunicatie.html 7. Inthepicturecommunicatie.nl, 2014. Excerpt << In the Picture. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.inthepicturecommunicatie.nl/excerpt/ 8. Krul Communicatie, 2014. Trend Glazen Huis. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://krul communicatie.nl/glazen-huis-trend/ 9. Marketingfacts.nl, 2012. Geen weg terug voor crisiscommunicatie. Geraadpleegd op 24 november 2014, van http://www.marketingfacts.nl/berichten/geen-weg-terug-voor-crisiscommunicatie 10. Slaman, H. 2011. Crisismanagement, Orde in de Chaos. Geraadpleegd op 24 november 2014, van https://www.boomnelissen.nl/etc/uploads/boek/pdf/9789024400690.pdf 11. Stamsnijder, 2012. De organiserende organisatie ten tijde van crisis. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.arnokorsten.nl/PDF/Crises/De%20communicerende%20organisatie%20ten%20 12. Schaap, S. 2013. Crisis op evenementen vragen vooral om veerkracht. Geraadpleegd op 24 november 2014, van http://kcev.nl/2276/crises-op-evenementen-vragen-vooral-om-veerkracht 13. Will van de Ven, 2012. De effecten van een crisis op mens en organisatie. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://www.brandweerondersteuning.nl/media/documenten/Crisismanage ment%20Mei%202012%20Wil%20vd%20Ven.pdf 14. Universiteit Twente, 2012. Sociale media: De sleutel tot succesvolle crisiscommunicatie? “Een onderzoek naar de rol van medium- en zenderkenmerken bij de beoordeling van een crisiscommuni catie bericht”. Geraadpleegd op 17 november 2014, van http://essay.utwente.nl/61591/

10.5 Sponsorplan

1. Stichting Aap, 2015. Dit doen wij. Geraadpleegd op 30-03-2015. Via https://www.aap.nl/nl/dit-doen-wij

| BIJLAGEN

11. Bijlagen 11.1 Interview 11.1.1 Bram Cuijpers 11.1.2 Bart Slangen 11.1.3 Giovanni van den Heuvel 11.1.4 Martijn Vrijken 11.1.5 Gijs Mathee

p. 51 p. 51 p. 56 p. 61 p. 65 p. 69

11.2 Coderen

p. 71

11.3 Lijst met potentiele workshopdeelnemers

p. 73

11.4 Samenwerkingsovereenkomst

p. 74

11.5 Plan van Aanpak

p. 77

| INTERVIEW BRAM CUIJPERS

11.1.1 Interview Bram Cuijpers 15 december 2014

Bram Cuijpers is ondernemer, docent, spreker en adviseur. Onder de naam ‘Buro Plankgas’ is hij een productiebureau gestart. Tevens is hij leraar op Fontys ACI in Tilburg. Hij organiseert samen met een team jaarlijks vele evenementen voor Fontys bijvoorbeeld de introductieweken en het ‘Nu & Straks festival’. Sjoerd: Ik heb mij een beetje ingelezen in wat u allemaal doet en las op uw website dat u het NU&STRAKS festival organiseert. Bram: Dat staat inderdaad op mijn website. Die gaat vanaf januari helemaal aangepast worden, daar komen nog festivals bij te staan en vanaf februari ga ik ook touren met mijn show. Met Rudolf Juliet toch? Nee, alleen. Rudolf en ik zijn allebei veel te druk dus ik heb mijn eigen show. Ik heb mijn eigen wetenschappelijke onderzoek helemaal verbouwd tot show en met die show ga ik in februari touren. Ik kom net van een vergadering af. Ik ga een hoop dingen uitdelen aan het publiek dat gaat komen, Shows leuke dingen en leerzame dingen. Wij hebben net gekeken naar de gadgets die meegegeven gaan worden. Wat moet dat dan precies worden? Het is de lancering van een nieuwe methodiek en het gaat ook ‘De Lancering’ heten en ook fysiek met raketten en dergelijke die in beeld komen. Dat is wel een hele leuke stap. Ja, leuk om iets van de grond te lanceren. Dus rond ‘De Lancering’ moeten er nog heel wat dingen gebeuren en wij zijn nu met drie collega’s eraan bezig. Om vorm te geven is het ook wel leuk, met raketten en... Wij hebben er eentje op kantoor zelf en die is echt helemaal goed in het bedenken en maken in dat soort beelden. Maar ook de besteding van mijn auto enzo hè. Ik heb er speciaal een auto voor aangeschaft voor deze show en ook dat moet. Het is heel spannend. Het moet allemaal aangeschaft worden Wel heel leuk dat jij er ook zo serieus in door trekt met je auto. Alles, alles moet helemaal echt. Ik heb ook echt een kledinglijn, echt een volledige branding. Shows

Doe je die workshops ook met studenten van hier, of?

Ja, stagiaires. Ik heb vier stagiaires. Wij zitten met zes man op kantoor. Een afstudeerder en drie meewerkstages waarvan eentje van hier is en eentje CO en eentje CE-IEMES. Maar wel echt toppers. Bestuur Echt hele goeie, je hebt ook helemaal niet door dat dat stagiaires zijn, maar gewoon volledige medewerkers. Je hebt echt een collega gevoel. Het wordt straks heel raar als die, met name de en collega’s meewerkstagiaires, straks weer terug komen naar school. Ik kan er haast niet meer normaal mee omgaan, er is geen student-docent verhouding meer. Nee inderdaad, zij zitten zo binnen het bedrijf.

INTERVIEW BRAM CUIJPERS |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Ja, maar ook na wat wij samen meegemaakt hebben. Wij hebben samen NU&STRAKS festival gedaan en nu sta ik sowieso niet zo heel ver van de studenten af, zeker naar mate je hier in je derde of vierde jaar zit. Ook als je de minor Event doet en in het vierde jaar Cultural Dimensions binnen de Advance Courses sta ik ook heel dicht bij de studenten. Leuk, ik vind het wel goed. Sowieso van deze school vind ik dat heel veel leraren heel dicht bij de leerlingen staan, dat vind ik goed. Want op die manier leer je toch het meeste en kan je ook doorstromen en kan je wat. Ja, dat is voor docenten ook het leukste en het is ook heel goed voor studenten. Er is alleen nog zo een klein lijntje die er tussen moet zitten. Vind ik. Bestuur Zullen we het eens over crisiscommunicatie hebben? Ik had een paar vragen op papier gezet, in elk geval de dingen die ik sowieso wil weten, die wij ook aan meerdere gaan stellen. en collega’s Bijvoorbeeld ook Bart Slangen vanmiddag van Pinkpop. Ah die! Doe hem de groeten van mij. Zal ik doen. Ik spreek hem wel via de telefoon want hij had geen tijd om hierheen te komen. Want waar werkt hij nu? Werkt hij nog voor Pinkpop? Hij werkt nog steeds voor Pinkpop ja, dat klopt. Hij heeft de andere dingen allemaal afgezegd, wat ik zo via zijn Facebook en via zijn website las. Hij is nu echt fulltime met Pinkpop, hij woont ook in Limburg. Ja, Maastricht daar komt hij vandaan. Maastricht ja. Het is een hele toffe gast, die heeft echt een hele goeie stage gelopen. Ik had heel graag zijn stage begeleider willen zijn maar dat was al vergeven. Crisis

Ja, ik spreek hem vanmiddag. Mijn eerste vraag is eigenlijk: ‘heb je weleens te maken gehad met een crisis tijdens één van je evenementen’? Ja, vaker. Wil je voorbeelden? Ik heb te maken gehad met vechtpartijen, ik heb te maken gehad met gewonden. Ja tijdens het NU&STRAKS festival toch? Een gebroken enkel of wat was het? Ja, een zwaar verzwikte, afgescheurde pees ofzo. Hoe weet jij dat? Van Nicole, Nicole is mijn vriendin. Die zit bij IemesTV productie. Oh kijk, dat is jouw vriendin.

| INTERVIEW BRAM CUIJPERS

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Ja, ja. Dus die zei dat ‘oh spreek je Bram straks? Dan moet je even zeggen over die enkel die gebroken is als je het over crisiscommunicatie hebt’ (Lachend) Ja dat klopt, nou dat was nog niet zo een crisis. Wij hadden inderdaad tijdens Organi- NU&STRAKS... Wij hadden ook EHBO twee man permanent, en deze dame is ook met het van de trap afrennen iets te ambitieus geweest tijdens zo een bootcamp-actie en dat was heel jammer want satie zij is journaliste bij Tillywood en zij wilde heel veel aandacht besteden aan ons festival en zij wilde het ook doorbraken en meemaken. Maar dat was nog niet zo heel spannend want zij was naar het ziekenhuis gebracht. Maar ik heb in het verleden echt wel te maken gehad met flinke vechtpartijen en gewonden die zijn gevallen.

Crisis

Dat wij een keer een gala organiseerde voor Olof, een studentenvereniging uit Tilburg, en daar brak een vechtpartij uit tussen vrouwen en ik weet nog heel goed dat dat heel veel moeite kostte om de boel weer rustig te krijgen en dat gebeurde echt in het laatste halfuur van dat feest, diep in de nacht, dronken toestanden. En vrouwen uit elkaar krijgen is een stuk moeilijker dan mannen. Want mannen pak je flink aan en dan is het goed en dan deel je een keer een stoot uit, ook als security zijnde maar bij vrouwen werkt dat toch anders en dan kijk je wel uit wat je doet. Zo dat was een ding. Tijdens de Zwarte Cross heb ik natuurlijk meegemaakt dat mensen schuimbekkend op de grond lagen omdat zij zoveel gezopen hadden dat zij niet meer van voren wisten dat zij van achter nog leefde. Ik heb een motorcoureur gehad tijdens de Zwarte Cross die plankgas met zijn opgevoerde grasmaaier tegen een boom aanreed en bleef liggen. Stuntman op een motor.. Ja, op het podium toch? Was dat dat jaar?

Crisis

Ja, nee die reed tegen een steile wand aan. Die had als... Het was ook zijn bedrijf en zijn act was ‘Steile wand met een motor’ en die was aan het oefenen op vrijdagmiddag voordat we ‘s avonds open gingen of los gingen en toen viel hij naar beneden en toen kon ie alleen nog maar knipperen met zijn ogen. Volgens mij heeft hij tot op de dag van vandaag er nog iets aan overgehouden. Dat zijn situaties dan legt de arbeidinspectie even de mens stil, die bomen leggen alles stil, die leggen alles plat. Dat is wel crisis. Maar hoe ga je daar dan mee om?

Nou, je hebt heel weinig te willen. Ik weet nog heel goed dat de politie wordt gebeld, de GGD, een ziekenwagen en die waren snel ter plekke. Die schatten de situatie in en laten het aan de arbeidsinspectie over, die komt dan, trekken er een groot lint rondom tot dat de onderste steen boven Plannen is en tot het onderzoek is afgerond, kan jij niet verder. Dat betekende in dit geval, omdat je in de avond opengaat met je evenement op 19.00 uur, dat je maar moet hopen dat je terrein vrijgegeven wordt. Maar ik heb ook te maken gehad met mensen die een hartaanval krijgen tijdens een bruiloft. Dat is ook crisis, wat doe je dan? Dan is het feest wel in een keer afgelopen. Ja, of anders? Het ligt er ook maar net aan hoe je daar mee omgaat. Wij hebben ook mensen die daar achter uitgaan afvoert en dat het voert er maar niks van merkt. Ja een dag later maar dan is het toch al voorbij.

INTERVIEW BRAM CUIJPERS |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Maar dat zijn natuurlijk privé feesten, besloten feesten. Maar op een groot openbaar feest kan je niet even iemand bij zijn nek pakken en backstage even aanpakken want als dat in het nieuws komt ben je verder van huis. Nee, dat klopt. Al hoewel wij daar, en tot hedendaags nog steeds zo is. Je hebt een team rondlopen van EHBO en die zijn er dan nog wel snel bij hoor. En dan wordt iemand afgevoerd met een Plannen ziekenwagen over het terrein en dan met een quad motor waar iemand meegesleept wordt. Doe je dat dan meestal zelf of komen er dan andere mensen aan te pas? Heb je een special crisisteam? Ja, het enige wat ik gedaan heb tijdens dit soort escalaties is de overall view houden en dat doe ik al zo lang als dat ik ondernemer ben. Ik ben de eindverantwoordelijke en als eindverantwoordelijke kan ik mij echt niet bezig houden, met alle respect, met dit soort details. Ik moet ervoor zorgen dat de EHBO ingeschakeld wordt. Ik moet ervoor zorgen dat daar aandacht voor is, dat dat goed afgehandeld wordt. Dat de politie te woord gestaan wordt maar daar heb je mensen voor binnen je team. Heb je dan mensen binnen je team die op de communicatie wordt gezet?

Crisis

Ja, daar hebben wij een apart kanaal voor ook. Op onze portofoons die wij dragen, zeker bij de grotere evenementen, hebben wij een apart kanaal. Meestal gebruik je zo’n zeven kanalen en een algemeen kanaal. Dan heb je nog een kanaal voor de catering, voor de artiesten etc. Maar kanaal zeven is dan alleen in geval van crisis en daar komen alleen die mensen die in een crisissituatie zitten en hoeven te communiceren, die zitten daar dan op. Nou wie zijn dat dan, dat zijn meestal de openbare order, de burgemeester of wethouder, politie, brandweer, security en in ons geval dan hoofdproductie, hoofdcommunicatie en ik ben de gek. Dat is zeg maar het crisisteam? Ja, en die hebben contact met elkaar maar ik doe echt alleen in negen van de tien gevallen, nu heb ik daar veel minder mee te maken omdat ik niet meer in die rouwdouw evenementen zit. Maar het enige wat ik doe is het kanaal op zeven zetten en alleen maar luisteren wat er gebeurd. En als het nodig is, grijp ik in, maar dat is zelden. Nee dat deel ik heel graag. Zijn er tijdens zo’n crisis ooit grote fouten gemaakt? Dat je zegt, als ik dan terug kijk had ik dat toch anders gedaan of anders ingegrepen?

Ja tuurlijk, kijk wat je wilt is dat je iemand zo snel mogelijk van je terrein af draagt in het geval van Plannen gewonden. Soms hebben wij weleens mensen opgeraapt die hadden moeten blijven liggen die door de GGD eerst met een nekbrace of beenbrace, snap je? Maar wat je wilt is dat je mensen zo snel mogelijk van je terrein verwijderd worden en zeker als zij dronken zijn, dan geven zij mee en zijn zij lekker flexibel. Dan schreeuwen zij wat minder hard dan wanneer je nuchter bent, dus zeggen wij: ‘gooi maar op de brancard en weg ermee’. Maar daar ben ik wel van teruggekomen, dat zou ik nooit meer doen. Gewoon laten liggen, lintje eromheen.. Ja lintje eromheen en EHBO erbij en er dan vooral voor zorgen dat zij dat afhandelen.

| INTERVIEW BRAM CUIJPERS

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows En werk je in het geval van een crisisteam ook met een speciaal plan? Stel er gebeurt dit of er is slecht weer? Ja, dat moet. Er is altijd een plan. Stel dat het gebeurt. Wij hebben het dit jaar tijdens het Plannen introfestival weer meegemaakt dat de pleuris uitbrak, maar op dat moment dan moet het wel vastgelegd zijn wat dan de werkwijze was. Wij hadden bijvoorbeeld als protocol gezet bij het introfestival van dit jaar dat op het moment dat er iets gebeurt met een student dat dermate schijnende, of dat het aandacht verdient van Sanne, Sandra en van mij samen. Op dat moment leent hoofdproductie de leiding over in samenspraak met docenten op het terrein op dat moment. Nou, wat gebeurde er nu. Op de avond van het Purple festival werden wij opgeroepen dat er eigenlijk iets heel serieus mis was met één van onze studenten op het festivalterrein, dus Sandra en ik zijn in de auto gesprongen en daar naartoe geracet. Op dat moment neemt hoofdproductie de verantwoordelijkheid over met twee docenten van ons, die achter de bar staat. Allemaal van te voren vastgelegd. Oke, en ook met slecht weer? Met het Purple festival was het niet heel mooi weer, was hier dan ook een plan voor vanwege de tenten enzo? Ja, dat was in samenspraak met hoofdcommunicatie en hoofd Purple van Fontys. De hoofdcommunicatie, die man had de eindverantwoordelijkheid. Hij werd elke ochtend om 10.00uur bijgepraat, wat wij ervan vonden, hoe wij vonden dat het terrein erbij lag. Dan werd er ook Plannen afgesproken dat op het moment dat het water zou stijgen, dan moesten wij hem oproepen met zijn team. Dan zou hij komen en moesten wij een advies uitbrengen met zijn beslissingen. Is er dan een apart plan voor elk evenement of heb je een plan met wat je moet doen op elk evenement waar dan ook? Je hebt een blauwdruk, dat sowieso. Je hebt natuurlijk een standaard verhaal met een hele sterke blauwe draad er omheen. Eigenlijk heb je een protocol liggen dat je bijna overal kan gebruiken. Dit jaar met introfestival met de weersomstandigheden, daar hadden wij dit jaar niet op gerekend dus dat hadden wij wel extra aangepast in dat protocol.

Social media

En dan zie je ook dat op social media heel veel gebeurd. Mensen reageren negatief op het introfestival vanwege het weer. Ga je daar dan ook verder op in? Zie je dat als een nadeel dat je daar dan verder iets mee kan of? Het enige wat je kan doen als organisatie is ervoor zorgen dat je heel helder bent in je communicatie en vooral ook heel eerlijk. Dat je niemand gaat tegenspreken. Alleen dat je met een positieve intentie, vanuit het glas is halfvol, berichten blijft posten waarin je aangeeft dat het terrein nog begaanbaar is, dat mensen een ontzettend leuke nacht hebben gehad en dat het geen roet in het eten heeft gegooid. Dus vooral heel positief blijven communiceren. Het verdraaien van berichten of het in een goeie context... Ja, je eigen positiviteit blijven uitstralen want dat was uiteindelijk ook weinig aan de hand. Er zijn een paar tentjes ondergelopen maar die hebben we geholpen met droogmaken en dan konden wij weer doorgaan. Nou, volgens mij heb ik alle informatie wel zo. Nou mooi, dat hebben wij snel gedaan dan!

INTERVIEW BART SLANGEN |

16.1.2 Interview Bart Slangen 15 december 2014

Bart Slangen is in zijn stageperiode begonnen bij Pinkpop, waar destijds noodweer losbarste, en mocht hier blijven. Wij interviewden hem over de crisissituatie rond Pinkpop. Sjoerd: Hoi Bart, met Sjoerd. Bart: Hoi Sjoerd, ik ben Bart. Hoi, ik heb via Vivian, een groepslid van mij, vernomen dat ik jou even kort kon spreken. Ja, dat kan. Bel ik gelegen? Ja zeker. Ik ben nu onderweg naar huis dus het kan zijn dat de verbinding dadelijk wegvalt. Ik heb heel slecht bereik bij mij in de buurt, maar wij gaan het proberen. Ja, ik moest ook nog even de groetjes doen van Bram. Oh, Bram Cuijpers? Ja, Bram Cuijpers. Ik heb hem vanochtend even gesproken. Doe hem de groetjes terug van mij. (Lachend) Ja, ik blijf aan de gang. (Lachend) Ja sorry. Maar jullie zijn met een projectgroep bezig, of niet? Crisis

Ja klopt. Over crisiscommunicatie of wat is het voor iets? Wij doen het over crisiscommunicatie, dat vonden wij allemaal wel een interessant onderwerp. Ja dat is het ook. Wij hebben ook met Chris Gribling gesproken, die zei ‘Je moet Bart even bellen, want die heeft een soort van crisis meegemaakt tijdens Pinkpop.’. Dat is wel heel interessant.

Organisatie

Ja, dat was het ook wel. Dat was het wel redelijk, ja. Want welke verantwoordelijkheden kreeg jij tijdens Pinkpop? Ik was eigenlijk tijdens Pinkpop en de voorbereiding verantwoordelijk voor de vrijwilligers. Ja. Ja, wel 850 vrijwilligers konden via Pinkpop zelf geregeld worden en 1.000 die gaan via externe partijen. Zo’n voorbeeld daarvan, daar valt dan niet de bar onder, maar puur infobalies en stagecatering. Eigenlijk alle infopunten daar zijn alle 850 vrijwilligers voor nodig, maar de mensen van de bar bijvoorbeeld dat wordt uitbesteed. Wat ik moest doen eigenlijk was het coördineren, inplannen, selecteren, communiceren tot aan alles eigenlijk. Daar heb ik dan natuurlijk wel 5 medecoördinatoren voor, maar dat was eigenlijk wat ik moest doen.

| INTERVIEW BART SLANGEN

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Ja, nou een hele grote taak rust dan op je schouders, lijkt mij. Ja, dat was wel een hele zware, maar dit was eigenlijk mijn onderzoeksstage, maar het was meer een meeloopstage. Dus dat was onderzoek zeg maar in de vrije tijd en meewerken in de kantooruren en buiten kantooruren natuurlijk. En wanneer begon eigenlijk de crisis voor jullie? Was dat al tijdens dat je hoorde dat er slecht weer aan zat te komen of pas toen het er was? Ja, wij wisten natuurlijk wel... Hallo, je viel even weg, hoor je mij nog? Ja, ik hoor je wel nog. Mijn verbinding viel even weg, maar als het goed is, is de verbinding nu beter. Ja, dat klopt. Ik vroeg me af waarvoor het gebruikt gaat worden. Ik moet wel opletten, want sommige dingen kan ik niet vertellen en sommige wel. Ja, dat snap ik. Maar waar wordt het voor gebruikt? Het wordt gewoon gebruikt, ik neem het op en werk het later uit voor ons project en wij gaan later een workshop geven over crisiscommunicatie. Maar daarin noemen wij geen namen of expliciete dingen. Dus nee, het is echt alleen voor ons, om informatie te verzamelen en ik heb ook het rapport gelezen ‘Interne Evaluatie’ en aan de hand daarvan had ik nog een aantal vragen. Crisis

Plannen

Nee, ja, het begon eigenlijk bij ons om een uurtje of twee, dat was jouw vraag om die even te beantwoorden. Het begon rond een uurtje of twee geloof ik, het was voor ons duidelijk, of ja niet duidelijk, want dat weet je nooit zeker, dat er iets aan zat te komen, dus dat was het. Misschien zou het noodweer komen, maar dat mocht niet echt naar buiten komen, want dan zou de pleuris uitbreken. Dus eigenlijk zijn er al acties ondernomen rond 2 uur, de noodplannen. Maar de echte crisissituatie, ik weet niet meer precies hoe laat die begon, maar rond een uurtje of 6. Toen zijn wij echt acties gaan ondernemen. En er was uiteraard vooraf een crisisplan opgesteld, in hoeverre wordt die dan op dat moment dan daadwerkelijk nageleefd?

Organisatie

Ja, ik moet zeggen dat ik niet het crisisplan zelf heb gezien, dat ik daar niet onderdeel van was, de productie die doet dat en die gaan met Jan om de tafel zitten. Het was niet mijn taak. Maar ik was natuurlijk, ik werd wel aan de hand daarvan geïnstrueerd, of niet. Ik moest zelf een eigen plan trekken, ik was zelf niet echt onderdeel van het crisisplan, dus ik zat niet met het crisisteam om de tafel. Dat was echt productie, Jan, politie, gemeente en brandweer. Maar goed ik kreeg aan de hand van het gesprek wel instructies. Ja. En aan de hand daarvan gaan handelen. Over het aansturen uiteraard voor die vrijwilligers, denk ik dan.

INTERVIEW BART SLANGEN |

Organisatie

Ja, maar kijk, uiteindelijk kun je bepaalde dingen niet in een crisisplan zetten, dus bijvoorbeeld wij hadden vrijwilligers op dat moment buiten het terrein staan. Kijk je kunt nooit aangeven wanneer precies zo’n crisis is, je weet ook niet wanneer welke posten druk bezet zijn en wat niet. Dus je kunt niet alles in een crisisplan verwerken. Het blijft natuurlijk wel een beetje eigen inzicht en in die zin moet je gewoon het draaiboek volgen maar wel aan de eigen situatie koppelen. Zo hadden wij op dat moment 20 vrijwilligers buiten het terrein staan, wij hebben besloten om die op te bellen en niet op te halen. Op zo’n moment hadden wij te weinig mankracht om te zorgen dat die mensen veilig waren. Het waren er maar 20, maar wij hadden er ondertussen wel 80 op het terrein staan, op dat moment hebben wij besloten om ons daar op te focussen omdat daar ook mensen zijn, dus bezoekers. Dat was voor ons wel een keuze van ‘wat doen we daarmee?’. Wat doe je met die mensen, je wilt hen niet aan hun lot overlaten, want anders kunnen die 20 man zichzelf redden. Dus hebben wij natuurlijk een telefoontje gepleegd, want het was gewoon geen doen als wij daar met een bus naartoe moesten rijden, bijvoorbeeld. Het was al super gevaarlijk om daar te gaan rijden op dat moment, dus dat hou je wel voor ogen. Wij hebben besloten om die mensen niet te gaan ophalen op een plaats. En tijdens dat aansturen van vrijwilligers, zijn er dan achteraf dingen die je anders zou hebben gedaan? Ik had, denk ik, niet per se iets anders gedaan. Ik moet even goed nadenken, hoor. Want het was voor mij natuurlijk ook een grote waas en een tijdje geleden. Maar ik denk dat de aansturing beter had gekund, niet per se vanuit mij, maar ook vanuit Pinkpop zelf, want het was vaak ook een beetje eigen inzicht. Vrijwilligers zijn jouw visitekaartje en dat zijn de mensen waar je als bezoeker naartoe gaat. De infobalie was... Moet je voorstellen dat het noodweer losbrak, mensen die geen telefoon bij zich hadden of wat dan ook, die gaan mensen zoeken en zijn mensen kwijt, die gaan allemaal naar de infobalie toe. Wat doe je daarmee? In die zin, hebben wij daar wel redelijk op moeten inspelen en dat is ook goed gegaan. Alleen achteraf, had ik daar misschien vooraf wat beter over na kunnen denken of zo. Maar dat laat ik dan ook wel los, het was goed. Dat denk ik dat achteraf wel beter had gekund, dat soort plannen. Eigenlijk gaat iedereen, de bezoekers, naar de infobalie als je iets zoekt. Een moeder is een kind kwijt, dat soort dingen. Het eerste waar je dan naartoe gaat, is de infobalie, natuurlijk. Dus uiteindelijk hebben wij die vrijwilligers zeer goed geïnstrueerd tijdens het noodweer zelf, maar dat had misschien vooraf al gekund. Dat zij dan beter konden inspelen op hoe en wat.

Social media

Oh zo! En heb je verder ook nog iets meegekregen over het social media gebeuren? Is er verder via Pinkpop ook nog gedaan of lag er een plan klaar over wat er zou gebeuren, weet je dat toevallig? Je kunt niet echt een plan maken, wat je communiceert op social media is heel afhankelijk van de situatie, dus je kunt van tevoren niet bedenken wat er gebeurt. Dat noodweer had ook 10 keer fouter kunnen aflopen, als het nog heftiger was geweest. Dan had je heel andere berichtgeving gehad. Dat blijft inspelen op de situatie, maar het is wel belangrijk dat je wel op dat moment duidelijk handelt en ook echt naar waarheid handelt, dus niet gaan roepen wat nog niet bevestigd is, wat nog niet 100% zeker is. Dus er liggen wel plannen, maar het blijft natuurlijk afhankelijk van de situatie, wat je daarover bericht geeft, wat je communiceert. Het is heel belangrijk dat je geen onwaarheden gaat communiceren, om duidelijkheid te scheppen. Dus je ziet social media in zo’n geval wel als een voor- of nadeel? Of hoe zou je dat eerder zien?

| INTERVIEW BART SLANGEN

Social media

Ja, ik vind social media een voordeel, alleen dat is geen prioriteit. Want mensen zeiden al ‘Ja wij horen niks via social media’ tijdens het gevaar zelf, het noodweer. Maar op dat moment is jouw taak om te zorgen dat er niemand iets gebeurt op het terrein zelf, dus je kunt dan wel al die ouders gaan inlichten en dat soort dingen of familieleden via social media, maar het is belangrijk dat je eerst het festivalterreinzelf veilig hebt, dat jij je daar op focust, dat op dat moment dat helemaal onder controle is. Dat was ook, want alles was redelijk onder controle. Ja, dan ga je communiceren naar internet toe zeg maar, maar je moet eerst een duidelijk statement maken, een statement opstellen voordat je ook maar iets communiceert. Ik hoorde ook zoveel commentaar over het feit dat er slecht bereik was, dat was ook zo, er was slecht bereik en je kon met de telefoon het thuisfront niet benaderen. Dat is heel lastig, omdat heel veel mensen op dat moment gaan bellen. Telefoonmasten kunnen nu eenmaal niet 60.000 man tegelijk aan die gaan bellen, zo’n techniek bestaat gewoon nog niet. Dus wij hebben gecommuniceerd met ‘Gebruik SMS in plaats van de telefoon’, dat verbruikt minder netwerk. Maar dan nog is dat geen prioriteit, op zo’n moment moet je gewoon zorgen dat men als zij op het terrein zijn, zij gewoon veilig zijn. Dat zagen wij ook op allemaal filmpjes op YouTube, Eric Corton die iedereen instrueert weg te gaan bij de schermen en masten. Ik kon het niet goed lezen op de website, maar ga je Pinkpop 2015 ook doen? Dat weet ik nog niet, dat is nog even de vraag. Ik weet dat ik in ieder geval wel tijdens Pinkpop zelf werk, maar ik weet nog niet of ik in de voorbereiding mee help, dat ligt er maar net aan hoe en wat. Wat Jan wil.

Organisatie

Dus je weet verder niet of er een veiligheidsplan al is aangepast voor aankomend jaar? Ja, weet je na Pukkelpop zijn sowieso die plannen al herschreven, dus die plannen liggen gewoon al klaar. In die zin heeft alles gewoon gewerkt aan de hand van het draaiboek wat daar ligt, dus ik durf je niet te zeggen dat ze daar qua veiligheid extra informatie en maatregelen in hebben getroffen. Ik heb wel gehoord dat er geruchten rond gingen over dat er nieuwe, extra masten geplaatst gingen worden, ik weet niet of je dat gehoord hebt? Ja

Plannen

Maar dat is dan weer een nadeel van media, die waren namelijk al veel langer gepland, die masten die stonden al 5 jaar op de planning dat die vernieuwd zouden worden. Dit jaar gaan sowieso nieuwe lichtmasten geplaatst worden, maar dat was al langer het plan, dus niet aan de hand van het noodweer. Ik heb eigenlijk nog één laatste vraag, ik heb ook gelezen in het ‘Interne Evaluatie Rapport’, daar staat dat jullie werken met GRIP, mij is niet helemaal duidelijk wat de functie daarvan is, heeft dat te maken met aansprakelijkheid?

Organisatie

Dat durf ik je eigenlijk niet te vertellen, want in die zin zit ik niet zo diep in de productie. Maar wat ik heb begrepen is dat bij GRIP3 op dat moment brandweer, politie en ambulance paraat staan, maar ik weet niet. Ik moet in die zin zeggen dat ik niet heel goed weet wat dat inhoudt, dat kan ik je eigenlijk niet zo goed antwoord op geven. Ik weet wel dat op het moment dat het noodweer bekend was, dat het backstage al helemaal klaarstond met ambulances en brandweer, alles stond klaar. Daar hebben wij een aparte ruimte voor ingehuurd en ondanks de paniek van ‘dat had er kunnen gebeuren’. Je hoort ook vaak ‘jullie hadden moeten evacueren’ maar het was op het festivalterrein veel veiliger, want je zag gewoon dat de aanrijroute van de ambulance gewoon klaarstond. De politie, de brandweer en de ambulance was al op tijd aanwezig, maar wat GRIP inhoud kan ik je niet vertellen, dat weet ik niet.

INTERVIEW BART SLANGEN |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collegaâ&#x20AC;&#x2122;s | Shows Maar in ieder geval was backstage alles wel geregeld, het was niet dat de bezoekers dat direct hadden gezien maar backstage was er wel rekening gehouden in de vorm van brandweer, ambulance en dat soort zaken. Ik weet dat, ben je wel eens op Pinkpop geweest? Je hebt zeg maar die ring, wij noemen het een soort schaatsbaan-vorm. Dat is Pinkpop een beetje. Ja dat klopt.

Organisatie

Maar die ring die loopt backstage door, dus op die ring zelf, stonden God weet hoeveel brandweer, ambulances en dat soort dingen klaar. Op het moment dat er iets zou gebeuren, ging er een poort open en kon een ambulance zo naar binnen. Ook afhankelijk van wat er gebeurd is, wat er zou gebeuren of zij dat zouden doen, maar ik zag het backstage gedeelte en wist gewoon dat je op dat moment totaal niet zorgen hoefde te maken over veiligheid, wat dat betreft als er al iets zou gebeuren was je op het festivalterrein veiliger dan dat je weggestuurd werd omdat alles geĂŤvacueerd werd. Je krijgt natuurlijk veel commentaar over dat evacueren en dat soort dingen, maar dan heb je iedereen midden in een dorp staan bij het station en dan heb je een groter probleem, denk ik. En daarnaast heb je ook nog mensen die geld hebben betaald voor Metallica en dan geen zin hebben om weg te gaan. Ik denk dat het achteraf een goede beslissing is geweest met hoe het is gegaan. Nou tot zo ver. Ik heb volgens mij wel veel antwoorden op mijn vragen en we kunnen in ieder geval er mee aan de slag en het verwerken. Ja, ik hoop dat je er een beetje wat aan hebt. Ja zeker. Kijk ik doe natuurlijk niet de productie, dus ik zit niet zo heel diep in het noodplan, maar ik kan wel mijn verhalen vertellen.

Plannen

Dat is al heel erg fijn, dan kunnen wij er ook mee verder en we in ieder geval kijken nu vanuit verschillende oogpunten van hoe men dat aanpakt. En dat is wel interessant om dat allemaal te horen. Ja precies. Nou super erg bedankt en mocht je bij Pinkpop 2015 aan de slag gaan dan veel succes alvast. Ik ben benieuwd ja en veel succes met jullie project. Als jullie iets hebben van een uitkomst of een plan wat daaruit komt, want jullie gaan een crisiscommunicatieplan schrijven? Ja, we gaan een plan schrijven en aan de hand daarvan geven wij workshops, maar hoe dat precies gaat vormgeven dat weten wij ook nog niet helemaal. Wij zijn nu nog met de onderzoeksfase bezig en kijken om zoveel mogelijk informatie op tafel te krijgen. Nou mocht je nog iets hebben dan, stuur mij het maar door, dat vind ik wel leuk. Ja, ga ik doen. Hartstikke bedankt voor je tijd en dan zie je het wel verschijnen als we iets hebben. Allright, dankjewel. Doei. Doei.

| INTERVIEW GIOVANNI VAN DEN HEUVEL

16.1.3 Interview Giovanni van den Heuvel 17 december 2014

Giovanni van den Heuvel is erg actief in de evenementenbranche. Zo is hij begonnen met het organiseren van underground feesten in Tilburg en verzorgt hij tegenwoordig feesten op de Tilburgse Kermis. Op dit moment is hij erg druk met Tillywoodstock, een nieuw begrip in de festivalwereld wat zich ook in Tilburg bevindt. Kiona: U heeft mij voor dit interview twee documenten gestuurd. Het draaiboek en het veiligheidsplan. Nu vroeg ik mij af of je dit veiligheidsplan van de gemeente toegestuurd krijgt of heb je dit zelf in elkaar gezet?

Organisatie

Giovanni: Wij hebben het veiligheidsplan via Google gedownload en dat hebben wij netjes ingevuld. Het crowdmanagementplan hebben wij aangevuld, dat had de gemeente niet eens. Dus heeft de gemeente gezegd: ‘Mogen wij dat crowdmanagementplan van jullie hebben’. Zo is het gegaan. Ze vonden het er zo goed uitzien, allemaal precies gefaseerd hoe dingen beginnen. Dus wij zeiden tegen de gemeente: ‘Hoe kan dat nou dat jullie nog geen crowdmanagementplan hebben? Dat wil zeggen dat je de afgelopen 30, 40 jaar dan zonder crowdmanagementplan gewerkt hebt of calamiteitenplan. Dat is heel raar. Maar je bent met nog meer festivals bezig naast Tilburgse Kermis Zingt, EDM en Think Pink, zag ik? Ja, ik ben met Tillywoodstock bezig. Het grootste duurzaamste festival van Nederland. Wat is het festival precies?

Crisis

Het is een nieuw festival. Wij hebben een hospotallity program op vrijdag, waar alle mensen, sponsoren bij elkaar gaan komen. Zaterdag hebben we een dance gerelateerde dag en zondag hebben we rock singer/songwriters. Maar dan gekozen via een soort Facebook longlist. Mensen konden gaan kiezen dus een soort managers worden van het evenement. Dan kunnen zij uit gaan kiezen welke bands zij gaan promoten. Dan krijg je dat zij op den duur een shortlist en van daaruit moet er gekozen worden welke bands er gaan komen. Wij gaan heel veel werken met Facebook, dus eigenlijk wordt je een soort eigen evenementmanager, je kan ook kiezen hoe het podium eruit gaat zien, wat je wilt bijdragen aan duurzaamheid. Zo proberen wij mensen te betrekken bij het evenement. En dat is een heel andere organisatie als Future Ballrooms (hier valt Tilburge Kermis Zingt, EDM en Think Pink onder)?

Crisis

Ja dat klopt. Maar wij hebben precies hetzelfde veiligheidsplan, het draaiboek heb ik ook doorgestuurd. Alle parameters zijn eigenlijk precies hetzelfde alleen het festival wordt wel een stuk groter, ik denk 30.000 man. Het duurzaamste festival bij ons is SMK, Stichting Milieu Keur, die ziet erop toe dat jij duurzaam gaat worden. Dat wil dus zeggen dat jij in al zijn gedrochten van duurzaamheid, bijvoorbeeld urine wordt gerecycled tot water, bekertjes worden echt gerecycled, alles wat met recyclen te maken heeft. Alle leveranciers worden geïnstrueerd om duurzame producten aan ons te verkopen. Wij gaan met streekproducten werken, alles moet duurzaam zijn. Daar krijgen wij een puntensysteem voor. Dat wordt gecontroleerd door het SMK en dan krijgen wij het gouden certificaat en dan zijn wij het eerste festival in Nederland die dat hebben bereikt. Er zijn nu 30 evenementen in Nederland die naar het bronzen certificaat streven, maar wij gaan voor goud dus dat is best wel aanpoten nu. Nou, ik ben benieuwd! En wanneer is het?

INTERVIEW GIOVANNI VAN DEN HEUVEL |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows 11, 12 en 13 september. Daar moeten wij nu al heel hard aan trekken omdat duurzaamheid niet heel makkelijk is. Wij hebben nu mensen van de Academy for Creative Industries, Lifestyle, noem alles maar op. Die gaan allemaal meewerken om dat duurzaamheidaspect naar voren te brengen. Oke, spannend! Houdt u zich met nog meer feesten bezig? Voor Future Ballroom niet meer. Nu zijn wij met Tillywoodstock bezig. Maar informatie die ik jou ga geven gaat over Future Ballroom. En wat is jouw functie in deze organisatie? Penningmeester en productiemanager. Organisatie

Hoeveel mensen zitten er in jullie organisatie? Bij ons zijn wij met zijn tweeën. Barry is de voorzitter, ik ben de penningmeester en wij hebben in principe onze taken. Wij hebben wel een horecapartner die bij ons hulp verleent. Die regelt het horecapersoneel en dergelijke. Wij zorgen voor de productie van het geluid en licht, opstal, noem alles maar op. Het is een klein feestje voor 5.000 man dus dat kan je met zijn tweeën makkelijk doen. En hoelang doen jullie dat al? 400 uur de man, vanaf 2009. En vanaf 1991 heb ik altijd underground evenementen gegeven. Wat voor underground evenementen? Techno. Ja, vroeger heette alles house. In ‘91 heb ik voor het eerst een feestje gegeven bij de Piushaven.

Organisatie

Waarom ben je daarmee gestopt? Daar zitten allemaal veiligheidseisen aan tegenwoordig en alles werd zwart in onze portemonnee gestopt en ik weet zeker dat als ik door was gegaan de belasting ook nog achter mij aan was gekomen. Is er wel eens iets vervelends gebeurd?

Crisis

Overdosis. Mensen met wapens, in de underground scene zeker. Teveel dealers in je housefeest. En hoe handel je daarmee?

Organisatie

Door onze uitsmijters te instrueren dat zij die handel buiten moeten houden. Daar hebben wij streng op toegezien alleen dat is niet altijd even makkelijk, als iedereen al voordat hij binnenkomt een pilletje neemt, dan is het kwaad al geschiet. Ik ben de eerste die was begonnen met houseparty’s in Tilburg en toen had je al een organisatie die foldertjes uitbracht om uit te leggen wat XTC was en waar je voor moest oppassen. Daar was ik toen al mee bezig om uit te geven aan mensen met de boodschap: ‘Als je dan toch XTC gebruikt, let er dan op’. Ik vond dat wel het minste wat je kon doen. Je ziet nu ook pillentesters, tentjes op festivals waar drugs wordt gecontroleerd maar dat blijkt moeilijk samen te gaan met de wet. Eigenlijk mag het niet, wij zitten in een soort gedogende wet hier. De regering is er allemaal op tegen want je moet maar geen drugs gebruiken maar de andere organisaties zeggen ‘nee wij gaan gewoon die pillen testen want daar is de bezoeker meer gediend’. Het is nu een beetje een kat en muis spel tussen organisatie en regering.

| INTERVIEW GIOVANNI VAN DEN HEUVEL

Organisatie

Nee, nee. In principe doen wij troubleshooten. Dan ga je alles nog een keer na. Ik probeer een situatie te verzinnen met wat er kan gebeuren en dan doen wij een check-up. Mijn stagemanager heeft een CD bij waarop staat ‘mensen de muziek gaat uit’, ‘mensen verlaat rustig het gebied’. Dan worden alle security ingeschakeld, deze gaat naar horecahoofden,die worden geïnstrueerd. Op elke hoe staat wat je moet doen als er iets gebeurd en zo ontwikkel je een structuur waardoor mensen heel rustig blijven zodat zij een bepaald stramien moeten gaan volgen als er iets gebeurd. Het is belangrijk dat je instructies geeft. En als er nou een gevecht uitbreekt ofzo? Dan hebben wij de security. Wij hebben de interventie en security die bij andere opstal staat. Het wordt gelijk gecommuniceerd via een koptelefoon op een bepaalde kanaal. Dat is met Roze Maandag heel moeilijk omdat er op alle pleinen security eenheden staan, dat is wel heel belangrijk. Als de security op het Piusplein kanaal 16 gebruikt, pakken wij altijd het tegenovergestelde kanaal, dus kanaal 1. Zo probeer je die communicatie uit elkaar te houden anders denk je dat er een gevecht op het plein is en blijkt er helemaal niks aan de hand te zijn. Dat is moeilijk. Hebben jullie er last van dat als de kermis niet loopt, dat het bij jullie ook niet loopt?

Crisis

Ja tuurlijk. Afgelopen jaar hebben wij zwaar verlies gedraaid met het rotweer en ook misschien een beetje met de vliegtuigramp wat er gebeurd was, dat mensen niet echt zin hadden om naar de kermis te gaan. Maar niet dat zij speciaal naar jullie feest komen? Dat gebeurd ook. Het is een gay-minded feest. Wij doen er alles aan om die tolerantie een beetje ruimte te geven op het feest.

Organisatie

Maken jullie een draaiboek van elk evenement apart of kijken jullie ook wel een beetje terug naar het vorige evenement? Wij doen veel copy paste natuurlijk. Een draaiboek heeft dezelfde parameters maar als het een andere locatie is, verander je die. Je past eigenlijk alles aan naar het andere evenement. Maar er staat heel veel vast, zoals telefoonnummers van de politie, ambulance etc. Gebruiken jullie veel social media?

Social media

Ja, Facebook is wel een belangrijke. Verder rest onze website, daar gebeurt eigenlijk niet veel mee. Omdat wij toch vonden dat Facebook helemaal hot is en je daar toch wel post boost van krijgt. Wij gebruiken ook posters. Wij laten 10.000 posters drukken door een bedrijf en die plakken wij in Tilburg, Breda, Den Bosch, Eindhoven en omgeving. Wij doen weleens iets met de radio, zo’n jingle voor Roze Maandag. Wij weten heel goed hoe dat wij in de ranking kunnen staan op Google. Een vriend van mij is daar heel goed in, met Google. Door de search optimalization te gebruiken kom je al heel hoog te staan bij zoekopdrachten. En als er negativiteit is, zie je dat dan snel terug op social media bij jullie of is dat niet echt? Wij hebben natuurlijk mensen die homo haters zijn maar daar ga ik niet eens op reageren, die negeer ik. Als ik daar iets over ga zeggen wordt het een heel vervelend verhaaltje. Het is beter om die gewoon te negeren. Ik moet mijn eigen ook concentreren op het feest. Je hebt goede kritieken en slechte kritieken, ja, niet elk mens is hetzelfde maar daar nou persoonlijk op in te gaan.. Voor mij hoeft dat niet.

INTERVIEW GIOVANNI VAN DEN HEUVEL |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Als er nou echt crisis zou uitbarsten, zou je dan wel social media gebruiken om het aan de bezoekers aan te kondigen? Stel dat er een grote storm wordt voorspeld als bij Pukkelpop, hoe ga je daar dan mee om? Tuurlijk gebruik ik social media. Het is belangrijk dat je het dan wel gaat communiceren met je mensen, met slachtoffers of familie en vrienden hiervan. Dat je hen jouw troost gaat delen. En van tevoren?

Organisatie

Uh, ja. Wij houden altijd de satelliet bij. Wij weten echt wel wanneer er iets mis gaat. En als het mis gaat, gaan wij echt omroepen dat iedereen moet gaan. Dus dat houd je wel in de gaten. Maar met Pukkelpop is er zo iets vreemds gebeurd. Het was een miniweertje dat zij helemaal niet op de satelliet zagen aankomen. Die heeft zich ontwikkeld in de buurt en is over het festival heen gegaan. Dat is in principe overmacht. Het enige wat je nog daarna kan doen is dat je zorg draagt voor de slachtoffers, voor degene die het gezien hebben, zodat je bemiddelbaar blijft. Voor de rest heb je je niet echt kunnen voorbereiden. Je kunt zeggen: ‘als je weet dat het gaat gebeuren, microfoon pakken, omroepen dekking roepen’ maar dan zal je een evaluatie met de gemeente moeten hebben. Wij hebben natuurlijk een aansprakelijkheidsverzekering en die gaat tot een bepaalde grens. Kijk, wij hebben de verantwoordelijkheid op ons terrein maar de gemeente en politie heeft de verantwoordelijkheid over de mensen als zij van het terrein af zijn. Je moet wel nauw samenwerken, dat is een pre. Het meest belangrijke is dat je weet wat je aan elkaar hebt. De gemeente probeert altijd weg te duiken, die probeert de verantwoording nooit te nemen. Maar wij zeggen: ‘dat kan niet, je moet je verantwoording bieden, dit feest is op gemeentegrondgebied en ook hun hebben verantwoording’. Als wij met ons veiligheidsplan en ons crowdmanagementplan kunnen aantonen dat wij het zo gaan regelen dan is het aan de gemeente de taak om het over te nemen in stap twee, of stap drie. Hebben jullie een speciaal crisisteam?

Crisis

Dat doen wij zelf. Barry heeft de communicatie naar de brandweer, politie en de gemeente. Je kan altijd beter een vast persoon nemen die daarmee communiceert. Ik ben in principe altijd op het plein zelf met de productie en security bezig. Barhoofden, stagemanager en noem het maar op. Het is altijd fijn dat iedereen zijn eigen taken heeft dan heb jij je eigen verantwoordelijkheden.

| INTERVIEW MARTIJN VRIJKEN

16.1.4 Interview Martijn Vrijken 18 december 2014

Martijn Vrijken is voorzitter van Fontys ACI Students’ Associations, oftewel #CLUBIEMES. Deze studie-vereniging zet zich in voor de opleidingen CE DBC, CE IEMES, CO IEMES en ILS. De vereniging nemen het initiatief voor het organiseren van excursies, diners, gala’s, feesten, barbecues en introducties (clubiemes.nl, 2015). Martijn: Hallo, met Martijn Kiona: Hé, met Kiona. Kan je mij horen, want mijn verbinding is heel slecht? Oké, nou wij zullen zien hoe ver wij komen. Oké, is goed. Weet je een beetje wat de bedoeling is of is het allemaal nog een beetje vaag? Crisis Ja ik weet dat jullie het over crisiscommunicatie een aantal vragen hebben, die jullie willen weten hoe Bestuur wij daar als CLUBIEMES mee omgaan, toch? en collega’s Ja, klopt. Zou je mij misschien als eerste iets kunnen vertellen over de taken die jullie hebben in het bestuur? Welke taken? Ja, welke uhm. Functies? Ja welke functies. Sorry, ik kon er even niet opkomen. Bestuur Geen probleem, Wij hebben een voorzitter, vicevoorzitter oftewel secretaris. Dan hebben wij een en collega’s penningmeester en commissaris ‘sociale zaken’ en commissaris ‘studie gerelateerde zaken’, dus 5 man. Oké, maar jullie hebben geen apart crisisteam of gaan jullie daar niet echt over? Nee. En hoe doen jullie dat dan als er iets gebeurt? Organisatie

Ligt eraan, wij hebben in ieder geval wel altijd een bespreking. Wij zijn er toch wel gauw samen uit wat er mee doen. Er is nog niet echt iets concreets voorgedaan gelukkig, maar kleine dingen doen wij zoveel mogelijk intern houden en dat wij zo weinig communiceren naar de buitenwereld.

Crisis

Nou hoorde ik dat er afgelopen maandag(CLUBIEMES-feest) een vechtpartij was, klopt dat? Ik was er namelijk zelf niet. Dinsdag? Ja, dinsdag sorry. Ja.

INTERVIEW MARTIJN VRIJKEN |

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Hoe gaan jullie daar dan mee om? Nou ja, op de avond zelf, wacht even de penningmeester komt er nu aan, dus ik zal hem even op luidspreker zetten, dan kunnen wij met z’n alle gewoon gezellig praten. Crisis

Organisatie

Oh, ik dacht dat die er al was, maar ja, dat is goed. Oké, top! 1 seconde! Oké even kijken, de vraag was, afgelopen dinsdag was er dus bij STUDIO het CLUBIEMES-feest een vechtpartij en zij willen weten wat wij daar mee deden op dat moment. Ik was zelf daarbij en in principe geldt gewoon dat als jij in STUDIO een feest organiseert, dan is de STUDIO verantwoordelijk voor onenigheid en het handhaven van een aantal regels en personeel en beveiliging van STUDIO hebben gereageerd zoals zij mochten reageren en naar mijn weten, al moet ik zeggen dat ik het daarna niet meer veel van gezien heb, want ik ben daarna naar buiten gegaan en STUDIO lost dat wel op. Daarna hebben wij nog wel even gesproken met STUDIO. Dus eigenlijk is het zeg maar de verantwoordelijkheid van STUDIO? Ja, want zij hebben de horecavergunning dus zij zijn verantwoordelijk voor de veiligheid van de gasten. Dan hebben jullie eigenlijk nooit echt de verantwoordelijkheid bij een crisis, omdat het eigenlijk altijd ergens anders georganiseerd wordt, toch?

Organisatie

Nou ja, kijk, bijvoorbeeld Graduation Night was een iets ander verhaal. Jij bent dan zelf de organisator, maar zelfs daar huur je beveiliging in, die jij eigenlijk toestemming geeft om de veiligheid te handhaven. Dus in die zin was daar de beveiliging, die wij hebben ingehuurd onder onze instructies, verantwoordelijk voor de veiligheid en als daar iemand om het leven zou komen, dan heeft de beveiliging daarin volgens ons ook het laatste woord. Ik kan als organisatie wel zeggen dat, iemand alsnog naar binnen mag als die eruit gezet wordt, maar dat doe je niet, want de beveiliging doet voor jou namelijk het werk, namelijk controleren en handhaven van de veiligheid. Dus je gaat er vanuit dat zijn beslissing om iemand eruit te zetten, dat dat een correcte beslissing is, daar ga je dan niet overheen als organisatie, dat laat gewoon bij hen. De beveiliging heeft er ook veel meer last van, want ik stond net bij de deur. Ik heb zelfs het idee, bij STUDIO dat zelfs de beveiliging nog boven de kroegeigenaar staat op zo´n avond, omdat de beveiliging krijgt gewoon de verantwoordelijkheid en als het misgaat, dan krijgen wij ook de zak. Als zij een beslissing nemen dan ga je daar als organisatie niet zo snel overheen. Nee, maar hebben jullie wel een veiligheidsplan of hebben jullie dat niet? Zeg maar wat je gaat doen als er een vervelende situatie uitbreekt of een stappenplan, calamiteitenplan? Dan ga je als eerst, bedoel je tijdens feesten of gewoon? Ja, tijdens feesten wel.

Organisatie

Nou ja, dan is onze eerste ingeving als wij als eerste erbij zijn, ik neem aan het voor zover te sussen en nog niet, of ja eigenlijk meteen de beveiliging erbij halen, want wij zitten op een portokanaal met de organisatie en er is een aparte voor de beveiliging. Op het moment dat het misgaat, dan roep je de beveiliging op. Zij zijn bevoegd om iemand te verwijderen, daar hebben zij ook training in gehad in hoe zij dat moeten doen zonder dat zij iemand met geweld moeten verwijderen, daar zijn wij niet in getraind dus daar moet jij je dan als organisatie niet fysiek gaan handelen. En de veiligheidsnormen, je hebt vluchtroutes op locaties die moet je weten voordat je aan zo’n evenement begint, dus je moet weten, waar je mensen naartoe moet sturen op het moment dat er iets gebeurd.

| INTERVIEW MARTIJN VRIJKEN

Organisatie | Crisis | Plannen | Social media | Bestuur en collega’s | Shows Je maakt een plan vooraf over de logistiek, dus hoe lopen mensen, waar zitten knelpunten en dat weet je vooraf, dus op het moment dat het mis zou gaan, zou je zorgen dat er op die punten extra aandacht is, maar het is heel lastig om te zeggen, want op het moment dat het misgaat kun je naar een bepaalde richtlijn handelen, maar het scenario kan nooit zo goed zijn dat je alles gedekt hebt en als er een situatie is wat een beetje afleidt kun je eigenlijk het scenario al niet meer toepassen, want dan ga je iets doen wat net niet bij de situatie past. Ja, klopt. Zo zijn er een paar scenario’s maar dat is puur om het draaiende te houden en voorbereid te zijn op, verder is het een geval van veel reageren op het moment dat je gewoon adequaat kunnen beslissen. Heel veel organisaties hebben zeg maar alles zwart op wit staan en dus ook een calamiteitenplan, maar dat hebben jullie eigenlijk niet dan? Crisis

Jawel, maar het ligt eraan. Ja precies als je bedoelt inderdaad een groot festival, zoals ik noem even een Pinkpop met dat noodweer, die hebben ervaring van 43 jaar achter zich waarin zij bepaalde scenario’s hebben meegemaakt, wij weten ook welke scenario’s vaker voorkomen dan de andere. Ja, dat klopt. Zoveel evenementen zijn sowieso al met een tijdelijke organisatie want maar 1 of 2 jaar doe je CLUBIEMES en dingen die misgaan slaan wij op, dus wij verzamelen wel informatie en gegevens van de afgelopen jaren, maar dat is ook pas van 4 jaar. Want CLUBIEMES bestaat pas 4 jaar. Dus eigenlijk is dat ook ervaring, wel is het zo ik weet niet of je het al hebt, maar er staat nog een heel interessant stuk over de evaluatie van het noodweer op Pinkpop afgelopen jaar.

Crisis

Ja, dat hebben wij gelezen en we hebben een interview gehad met iemand van Pinkpop. Ja, oké. Ze hebben een heel mooi rapport geschreven precies van minuut tot minuut wat er gebeurde dus dat is op zich wel leuk in het geval van crisiscommunicatie. Dat klopt, die hebben wij ook gehad. Ja, kijk daar zie je dat ze een inderdaad standaardprotocol hebben voor een wie waar onder valt, maar dat heeft met bevoegdheid te maken. En bij ons is dat zodanig zinvol of wij of de locatie of de beveiliging, dus dat zijn maar drie partijen die met elkaar in contact staan via een portofoonkanaal. Dus het wordt niet zo ingewikkeld als bij Pinkpop van wanneer is er die verantwoordelijk en die verantwoordelijk. De politie gaat ook over ons heen, op het moment dat er iets zou gebeuren en de politie komt dan moeten wij daar natuurlijk alle bevoegdheid aan uit halen en dan gaan wij daar niet over discussiëren. Zij weten wat zij moeten doen en in die zin, hebben wij verder dan een BHV-er als organisatie geen beveiliging of hoe noem je dat? Geen getrainde mensen erbij?

Crisis

Ja precies, geen getrainde mensen. Wij hebben geen heel crisisteam, nee klopt. En stel je nou voor dat er brand of iets uitbreekt, hoe zou je dat dan aanpakken? Als er wat uitbreekt? Stel er breekt brand uit, of zo...

INTERVIEW MARTIJN VRIJKEN |

Organisatie

Je zou dan samen met de beveiliging en de organisatie zorgen dat je de looproutes vrij maakt of die moeten trouwens altijd vrij zijn, laten wij dat voorop stellen. Maar je zou als het ware denk ik in een soort van lijn gaan staan en zorgen dat iedereen op een rustige manier de vluchtroutes gebruikt en daarom moet je die weten, dat is eigenlijk het allerbelangrijkste als je de vluchtroutes kent dan op zo’n kleine locatie zoals wij eigenlijk maximaal gebruiken zoals Dudok met Graduation Night. Maar dat is ook een ingewikkeld verhaal, dat is een vierkante ruimte met achterin twee nooduitgangen en voorin twee nooduitgangen allemaal in de hoeken, dus het is een kwestie van eigenlijk, dan zou je als beveiliging en organisatie bij elke nooduitgang gaan staan en dat iedereen rustig naar buiten kan gaan. Is er wel eens iets vervelends gebeurd bij CLUBIEMES in de vier jaar tijd dat het er nu is of weet je dat niet? Verder dan een paar opstootjes tijdens feesten kan ik het mijzelf niet herinneren, er zijn geen extreme dingen die gevolgen hebben gehad. Alleen dingen die je op een normale avond in STUDIO ook mee te maken zou kunnen krijgen en over het algemeen is de sfeer op CLUBIEMES-feesten wel erg gemoedelijk dus dat scheelt ook wel heel erg denk ik. Ja, dat klopt. Ik ben eigenlijk door mijn vragen heen, het was best kort maar ik weet al genoeg. Oké, prima. Ik weet niet of je zelf nog aanvullingen hebt, maar ik heb geen vragen meer. Oké Ik wil je wel heel erg bedanken. Graag gedaan en jullie veel succes. Ja, komt wel goed. Als je nog iets nodig hebt, dan weet je mij te vinden.

| INTERVIEW GIJS MATTHEE

16.1.5 Interview Gijs Matthee 19 december 2014

Gijs Matthee is een afstuderende leerling aan CO IEMES. Hij heeft zijn eigen bedrijf, Ananas Producties, opgericht. Ananas Producties organiseert en assisteert op evenementen die zich met name onderscheiden in de totaalbeleving, creativiteit en perfectie (ananas-producties.nl, 2015). Sjoerd: Hoi Gijs, ik had eigenlijk een paar korte vragen over crisiscommunicatie. Heb jij daar wel eens mee te maken gehad met CLUBIEMES of Ananas Producties? Gijs: Eerlijk gezegd heb ik daar nog geen ervaring mee, nee.

Crisis

Is er bijvoorbeeld bij CLUBIEMES wel een apart communicatieteam die daar op zit, stel dat het gebeurt in die gevallen? Ik heb wel met jou groepsgenoot gesproken dat als je nu nog dingen over CLUBIEMES wilt wetenâ&#x20AC;Ś Ik heb toen wel het bestuur gedaan maar eigenlijk moet je dat nu met het huidige bestuur bespreken want ik weet niet waar daar nu nog gebeurt. Op dat gebied kan ik je niet helpen. Maar toen werd er wel aan mij gevraagd of ik er op voorbereid was en dat er daarover vragen gesteld wilde worden en dat ging dan meer over mijn eigen bedrijfje. Ja, goed dat ik het weet. Dat had ik namelijk nog niet begrepen maar dan gaan wij daar vooral mee verder. Maar met Ananas Producties, stel er gebeurt iets bij een festival of andere calamiteiten, zijn jullie daar op voorbereid? Ja, dat hangt er een beetje af van de opdracht. Ik word ingezet op een festival en dat betekent eigenlijk dat ik geen crisisplan heb klaar liggen. Ik zit zelf in de vierde en dan krijg je het vak crisiscommunicatie. Dus ik denk wel dat ik er op de juiste manier op in kan spelen maar er liggen nog geen stukken klaar. Dus er is geen crisisplan vanuit jou maar wel van de festivals door wie jij wordt ingehuurd dan? Ja, dat denk ik wel, ja. Heb je weleens meegekregen dat er gebruik wordt gemaakt van een veiligheidsplan of dat soort plannen? Dat die klaar liggen stel dat er iets gebeurt.

Organisatie

Ja, dat zeker. Die worden van te voren doorgenomen met de rest van het team. Wat houden die plannen 9 van de 10 keer in dan? Nou, je hebt bijvoorbeeld een calamiteiten-cd. Daarop staat hoe mensen de tent veilig moeten verlaten. Daar staan dan 7 scenarioâ&#x20AC;&#x2122;s op. Van vechtpartij tot brand tot slecht weer. Tot het te druk zijn van een bepaalde locatie. Daar ben je dan van op de hoogte en dan ga je ervoor zorgen dat die op de juiste manier wordt ingezet op een bepaald moment. En maak je dan ook weleens mee bij die bijeenkomsten dat er apart mensen bij zitten van de communicatie, stel dat er iets gebeurt hoe je dan moet communiceren? Ja, meestal is het gewoon heel duidelijk dat er vanuit de festivalorganisatie richting het personeel wordt gebriefd. Dan zit er nog een team van de brandweer bij. Ook qua gezondheid is er vaak iemand van de ambulance en een soort van GGD-persoon. Dus dat maak je wel mee dan, ja. Niet elk festival doet het maar het lijkt mij wel logisch dat je dat als festival doet.

INTERVIEW GIJS MATHEE |

Social media

En aangezien je nu in de vierde crisiscommunicatie volgt, wordt er dan ook veel gesproken over social media? Of het een voor- of een nadeel is? Ja, het is vooral dat dingen heel snel gaan online. Dus je moet alles in de gaten houden en je ook niet met alles willen bemoeien maar wel zorgen dat je de juiste informatie geeft want mensen maken van alles een eigen verhaal. Ik denk dat social media een groot voordeel is maar als je er niks mee doet dan werkt dat heel erg tegen je. Dus je ziet dat wel als een grote schakel in het hele crisiscommunicatieplan?

Crisis

Ja, want in principe is een van de belangrijkste dingen in crisiscommunicatie snel reageren en nooit teveel zeggen maar ook zeker niet te weinig want dan vullen mensen het in. Dus het is wel een lastige formule die in elke crisis aangepakt moet worden. Dus het hangt heel erg van het gevoel af wat je als persoon erbij hebt. Nou helemaal super. Volgens mij heb ik alle antwoorden wel zoâ&#x20AC;&#x2122;n beetje.

| CODEREN

16.2 Coderen 16.2.1 Coderingen Show, Cuijpers

Crisiscommunicatie, Veligheisplan, Slangen van den Heuvel

Bestuur, Vrijken

Realistisch, Cuijpers Collega’s, Cuijpers Bart Slangen, Cuijpers Crisis, Cuijpers Oplossing, Cuijpers Crisisteam, Cuijpers Fouten, Cuijpers Plan, Cuijpers Reacties, Cuijpers

Veratnwoordelijkheid, Slangen Crisis, Slangen Aansturen, Slangen Social Media, Slangen Aanpassingen, Slangen GRIP, Slangen Backstage, Slangen Plan, Slangen

Crisis, Vrijken Verantwoordelijkheid, Vrijken Veiligheidsplan, Vrijken Veiligheid, Vrijken Communicatie, Vrijken

Festivals, van den Heuvel Organisatie, van den Heivel Crisis, van den Heuvel Organisatie, van den Heuvel Social Media, van den Heuvel Crisisteam, van den Heuvel

Crisiscommunicatie, Matthee

16.2.2 Geordende coderingen 16.2.2.1 Hoofdgroepen:

• Organisatie (Verantwoordelijkheid, Slangen), (Verantwoordelijkheid, Slangen), (Backstage, Slangen), (Veiligheidsplan, van den Heuvel), (Organisatie, van den Heuvel), (Organisatie, van den Heuvel), (Organisatie, van den Heuvel), (Veiligheidsplan, Vrijken), (Veiligheid, Vrijken), ( Communicatie, Vrijken), (Veiligheid, Matthee). • Crisis (Crisis, Cuijpers), (Crisisteam, Cuijpers), (Crisiscommunicatie, Slangen), (Crisis, Slangen), (Festivals, van den Heuvel), (Crisis, van den Heuvel), (Crisisteam, van den Heuvel), (Crisis, Vrijken), (Crisiscommunicatie, Matthee). • Plannen (Oplossing, Cuijpers), (Fouten, Cuijpers), (Plan, Cuijpers), (Aanpassingen, Slangen), (GRIP, Slangen), (Plan, Slangen).

16.2.2.2 Subgroepen: Social media (Reacties, Cuijpers), (Social media, Slangen), (Social media, van den Heuvel), (Social media, Matthee). • Bestuur en collega’s (Collega’s, Cuijpers), (Bart Slangen, Cuijpers), (Bestuur, Vrijken). • Shows (Shows, Cuijpers), (Realistisch, Cuijpers).

CODEREN |

Show, Cuijpers

Crisiscommunicatie, Veligheisplan, Slangen van den Heuvel

Bestuur, Vrijken

Realistisch, Cuijpers Collegaâ&#x20AC;&#x2122;s, Cuijpers Bart Slangen, Cuijpers Crisis, Cuijpers Oplossing, Cuijpers Crisisteam, Cuijpers Fouten, Cuijpers Plan, Cuijpers Reacties, Cuijpers

Veratnwoordelijkheid, Slangen Crisis, Slangen Aansturen, Slangen Social Media, Slangen Aanpassingen, Slangen GRIP, Slangen Backstage, Slangen Plan, Slangen

Crisis, Vrijken Verantwoordelijkheid, Vrijken Veiligheidsplan, Vrijken Veiligheid, Vrijken Communicatie, Vrijken

Festivals, van den Heuvel Organisatie, van den Heivel Crisis, van den Heuvel Organisatie, van den Heuvel Social Media, van den Heuvel Crisisteam, van den Heuvel

Crisiscommunicatie, Matthee

| POTENTIELE WORKSHOPDEELNEMERS

11.3 Lijst van potentiele workshopdeelnemers Organisatoren van publieke muziekevenementen binnen Tilburg die niet in het bezit zijn van een crisiscommunicatie afdeling: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

013 Aangenaam Evenementen Amstel Bierhal Carnavalsstichting Tilburg Dancetour Tilburg Festival Mundial Festival van het Levenslied Incubate Internationaal Gipsy Festival Tilburg Kindergarten Midi Tilburg Oktober Dansmaand Oktoberfest Tilburg Oranje Comité Tilburg Palm Parkies muzenconcerten Tilburg Playgrounds Festival Waterjump Rock Academie Stichting roze maandag Stuckafest (Fenn(a/e) Sevriens) Twen (Buurtfeesten)

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST |

11.4 Samenwerkingsovereenkomst 1. Persoonlijke gegevens Kiona van Agtmael (notulist) 0646004471 k.agtmael@gmail.com Studentnumer: 2205076 4741JG Hoeven Pinksterbloemlaan 3 Shari de Cortie (planningbewaker) 0630476676 sharidayenne@hotmail.com Studentnummer: 2363860 5704NC Helmond Dommelstraat 38 Jill Jansen (spellingcontrole) 0640990081 Jill-10@hotmail.com Studentnummer: 2328704 5025ER Tilburg Buys-ballotstraat 1 Vivian Bastawros 0653459943 vivianbastawros@hotmail.com Studentnummer: 2414538 5213AB Den Bosch Graafseweg 67 Sjoerd van Moerkerk (voorzitter) 0627194653 Sjoerdvanmoerkerk@gmail.com Studentnummer: 2405237 5025EW Tilburg Jan van der Heijdenstraat 56

2. Basis van samenwerking â&#x20AC;˘

Gestelde deadlines dienen behaald te worden. Mocht dit niet mogelijk zijn, minimaal twee dagen van tevoren melden.

| SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

3. Afspraken omtremt aan- en afwezigheid • •

Wanneer je te laat aanwezig bent zonder vermelding hiervan, dien je €1,00 in de pot te leggen. Bij afwezigheid zonder vermelding wordt dit €2,00. Indien twee keer ongeoorloofd afwezig wordt er een gesprek aangegaan met de desbetreffende persoon. Indien drie keer ongeoorloofd afwezig, verwijdering van projectgroep. Onder ongeoorloofd verstaan wij het niet op komen dagen zonder te melden.

4. Afspraken omtremt verslaglegging • •

Bij het insturen van documenten binnen het project gebruiken wij het lettertype Arial, grootte 11. Voor koppen wordt Arial, grootte 20, dikgedrukt toegepast. Voor de subkoppen gebruiken wij Arial, grootte 16, dikgedrukt. Wij schrijven in ABN (Algemeen Beschaafd Nederlands).

5. Afspraken om met elkaar om te gaan • • •

Wij houden rekening met verschillende interesses binnen de groep en passen ons concept daarop aan. Mochten er probleem opdoen of ontstaan binnen de projectgroep, dienen deze uitgesproken te worden. Tijdens vergaderingen niet op social media en je telefoon gebruiken indien niet nodig.

6. Tips en tops Kiona van Agtmael 1. Minder goed in presenteren 2. Minder goed in kritiek geven 3. Taalvaardig niet sterk

1. Eerlijk en direct 2. Georganiseerd/geordend 3. Kwaliteitsgericht

Shari de Cortie 1.Meer initiatief tonen 2. Op tijd beginnen 3. Snel afgeleid

1. Kritisch naar eigen werk 2. Komt afspraken na 3. Stressbestendig

Jill Jansen 1. Chaotisch 1. Goed samenwerken 2. Plannen 2. Visueel 3. Ongeduldig 3. Kwaliteitsgericht Vivian Bastawros 1. Slecht met planningen 2. Moeite met opstarten 3. Moeite met een plan van aanpak

1. Eerlijk en direct 2. Goed in samenwerken 3. Conceptdenker

Sjoerd van Moerkerk 1. Snel afgeleid 2. Slecht in plannen 3. Onderzoek doen

1. Presenteren 2. Sociaal 3. Grafisch vormgeven

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST |

8. Handtekeningen Kiona van Agtmael Vivian Bastawros

Shari de Cortie

Sjoerd van Moerkerk

Jill Jansen

| PLAN VAN AANPAK

11.5 Plan van Aanpak 1. Projectopdracht In het project ‘Work It’ stel je samen met jou projectgroep een eigen studentenonderneming samen. Je profileert je als communicatie-/adviesbureau op de markt door middel van het geven van een workshop. Door uitgebreid onderzoek te doen in een communicatiethema ontwikkel je deze workshop en zet je deze scherp in de markt. Het project bestaat uit twee fasen waarin je verschillende documenten aanlevert. Een korte omschrijving van deze documenten vindt u hieronder terug. Fase 1: • Samenwerkingsovereenkomst • DOC. 1: Plan van Aanpak (incl. jaarplanning). • DOC. 2: Uitgebreide analyse van wat er zoal in de communicatiebranche actueel en relevant is inclusief keuze en onderbouwing daarvan met argumenten. • DOC. 3: Marktverkenningrapport: businessdoelgroepen (marktvraag) en concurrentie analyse (marktaanbod). Model van Porter. • DOC. 4: Onderzoeksrapport: Uitgebreide desk- en field research. • DOC. 5: Workshopconcept uitwerken naar een ‘levend’ concept. Rapporteer de totaalbeleving die je wilt gaan neerzetten van begin tot eind (middel daarvoor is vrije keuze). • DOC. 6: Financieel plan/begroting, sponsorplan, geraamde inschrijfprijs per deelnemer. • DOC. 7: Proces en product reflectie. Fase 2: • DOC. 8: Merk DNA. • DOC. 9: Praktisch communicatieplan • DOC. 10: Sponsorplan • DOC. 11: Uitvoering communicatiemiddelen; laat hiervan bewijs zien dat past bij de keuze van je communicatiemiddelen/acties. • DOC. 12: Registratie/administratie van deelnemers. • DOC. 13: Financiële eindbalans (incl. info DOC. 6: opname sponsorplan en waar de opbrengst naartoe gaat. • DOC. 14: Poster of infographic (A0 formaat) incl. Sfeerfilmpje/videopitch. • Gesloten enveloppen met ingevulde enquêtes • Proces en productreflectie Onze studentenonderneming hanteert de volgende visie en missie. Visie: Als projectgroep zien we dat communicatie het succesvol uitwisselen van informatie en gevoel is. Hoewel afzenders en ontvangers erg verschillend van elkaar kunnen zijn, hebben zij één overeenkomst: het zijn altijd mensen. Succesvolle communicatie is dus niets anders dan mensen op de juiste momenten op de juiste manier bereiken, informeren en met elkaar in contact brengen. Missie: Het versterken van de positie van onze opdrachtgevers door het ontwikkelen en toepassen van strategische, creatieve en vooral effectieve communicatie.

PLAN VAN AANPAK |

2. Project activiteiten

In dit hoofdstuk zal dieper in worden gegaan op de activiteiten die moeten leiden tot het uiteindelijke doel zoals beschreven in hoofdstuk 1. Daarom wordt hieronder een opsomming gegeven van de verschillende activiteiten die de projectgroep doorloopt gedurende het project. De volgende activiteiten zullen uitgevoerd moeten worden: Vergaderen Twee keer per week komen wij samen om te vergaderen. Hier wordt de voortgang besproken en worden eventuele knelpunten behandeld. Deelproducten De deelproducten zullen gemaakt worden voor dit project, deze zijn in â&#x20AC;&#x153;hoofdstuk 4. Tussenresultatenâ&#x20AC;? uitgebreid uitgelegd. Workshop Het uiteindelijke doel is om daadwerkelijk een workshop te geven voor onze doelgroep.

| PLAN VAN AANPAK

3. Doelstellingen en randvoorwaarden Aan de hand van de werkveldgids, aangeleverd vanuit Fontys ACI, zal er in dit hoofdstuk duidelijk worden welke doelstellingen er met dit project behaald moeten worden en welke randvoorwaarden dit project heeft. Doelstellingen: • Door middel van het project worden de LOCO-competenties op niveau 2 behaald. • In plaats van een projectgroep te zijn, zullen de studenten denken, handelen en zich gaan presenteren als een onderneming. • Vaardigenheden opdoen door dit project. • Een workshop aanbieden waar breder dan één bedrijf behoefte aan heeft in de communicatiebranche. Randvoorwaarden: • Deelproducten 1 t/m 7 zullen op paperday periode 2 (12-01-2015) moeten worden ingeleverd. • Deelproducten 8 t/m 16 zullen op paperday periode 4 (25-06-2015) moeten worden ingeleverd. • Alle producten moeten worden ingeleverd op deze datum anders is het automatisch een 1. • De inhoud moet minimaal met een 5,5 afgesloten worden om de studiepunten te behalen. • De opbrengst van de workshop moet worden gedoneerd aan het door de studenten gekozen goed doel. • Alle deelnemers dienen aan het eind van de workshop een enquête in te vullen. • De studenten zullen zelf een sponsor moeten vinden. • De workshop moet dadelijk worden uitgevoerd, minimaal 1 keer. • De workshop moet minimaal één dagdeel duren. • Opbrengsten zitten in gesloten enveloppen die niet opengemaakt mogen worden door de studenten.

4. Tussenresultaten In dit hoofdstuk zal duidelijk worden wélke tussenproducten er zijn wát deze precies inhouden. Elk tussenproduct zal worden uitgelegd. Onze tussenproducten • Samenwerkingsovereenkomst • Plan van aanpak • Uitgebreide analyse • Marktverkenningsrapport • Onderzoeksrapport • Uitgewerkt workshopconcept • Financieel plan/begroting – sponsorplan – geraamde inschrijfprijs per deelnemer • Proces en product reflectie • Merk DNA • Praktisch communicatieplan • Sponsorplan • Uitvoering communicatiemiddelen • Registratie/administratie van deelnemers • Financiële eindbalans • Poster of infographic • Gesloten enveloppen met ingevulde enquêtes • Proces en product reflectie

PLAN VAN AANPAK |

FASE 1: Samenwerkingsovereenkomst In onze samenwerkingsovereenkomst staan de persoonlijke gegevens van ons allemaal, de basis van onze samenwerking, afspraken omtrent aan- en afwezigheid, afspraken omtrent deelname, afspraken om goed met elkaar om te gaan en de tips en tops van iedereen. De overeenkomst is door ons allen gesigneerd, wat betekent dat wij allemaal met deze voorwaarden akkoord zijn gegaan. Ook is deze samenwerkingsovereenkomst terug te vinden op onze gezamelijke Dropbox. Plan van aanpak In het plan van aanpak staat hoe wij het project aan gaan pakken. Dit document is een document met voortschrijdend inzicht. Dit houdt in dat er naarmate het project vordert, er steeds nieuwe versies van het plan van aanpak verschijnen. Uitgebreide analyse In de uitgebreide analyse zal onderzoek worden gedaan naar wat er zoal in de communicatiebranche relevant is, inclusief de keuze en onderbouwing daarvan met argumenten. Marktverkenningsrapport In het marktverkenningsrapport zal een businessdoelgroepen- en concurrentie analyse te vinden zijn. Er zal gekeken worden naar mogelijkheden. Onderzoeksrapport In het onderzoeksrapport zal een uitgebreid desk- en field research te vinden zijn. Uitgewerkt workshopconcept Het workshopconcept zal hier worden uitgewerkt naar een ‘levend’ concept. De totaalbeleving die met de workshop bereikt wil worden, zal van begin tot eind beschreven worden Financieel plan/begroting – sponsorplan – geraamde inschrijfprijs per deelnemer In dit document zal het financieel plan/begroting, het sponsorplan en de geraamde inschrijfprijs per deelnemer beschreven worden. Proces en productreflectie Bij proces en productreflectie wordt door alle leden van de groep omschreven hoe hij/zij de afgelopen periode heeft ervaren. Hierbij wordt er gekeken naar de kwaliteit van de producten die als groep zijn opgeleverd en naar de personen zelf.

| PLAN VAN AANPAK

FASE 2: Merk DNA In het document Merk DNA zal worden beschreven wat de groep wil uitstralen. Praktisch communicatieplan In het praktisch communicatieplan zal het plan voor de workshop van het begin tot eind worden beschreven. Zo zal er bijvoorbeeld duidelijk worden wie de concurrenten zijn, wat de kansen zijn en hoe het product in de markt gezet wordt. Sponsorplan In het sponsorplan zal alles te vinden zijn over de sponsoren die mee zullen werken aan het project. Daarnaast zal er ook worden beschreven op welke manier de groep de sponsoren heeft benaderd. Uitvoering communicatiemiddelen In dit document zullen de communicatiemiddelen worden uitgewerkt. Daarnaast zal er worden beschreven waarom de communicatiemiddelen/acties passen bij het project. Registratie/administratie van deelnemers In dit document zal informatie over de deelnemers van het project worden geregistreerd. Financiële eindbalans In de financiële eindbalans zullen alle uiteindelijke verwachte kosten en opbrengsten worden weergeven. Poster of infographic Bij dit document zal een poster of infographic worden opgeleverd inclusief een sfeerfilmpje/videopitch. Gesloten enveloppen met ingevulde enquêtes Bij dit document zullen enquêtes worden ingeleverd die zijn ingevuld door de doelgroep. Proces en productreflectie Bij proces en productreflectie wordt er door alle leden van de groep omschreven hoe hij/zij de afgelopen periode heeft ervaren. Hierbij wordt er gekeken naar de kwaliteit van de producten die als groep zijn opgeleverd en naar de personen zelf.

PLAN VAN AANPAK |

5. Kwaliteitsbewaking In dit hoofdstuk gaat het erover hoe wij de kwaliteit van alle producten bewaken. Hieronder staat het kort uitgelegd. Om de kwaliteit van de producten die wij leveren te kunnen garanderen, houden wij elke week ĂŠĂŠn vergadering waar, onze studiecoach, Chris Gribling bij aanwezig is. Verder houden wij ook elke week een tussentijdse vergadering om te controleren of iedereen op schema loopt en om te kijken wat er goed en wat er minder goed gaat. Ieder projectlid is ook verantwoordelijk om te kijken of de ingeleverde documenten aan de vastgestelde norm voldoen. De norm staat beschreven in de samenwerkingsovereenkomst. De deelproducten, die hiervoor beschreven zijn in de tussenresultaten, moeten worden gecontroleerd door elk projectlid voor deze aangeleverd worden. De planning en het op schema lopen van ieder groepslid wordt elke week gecontroleerd in de vergadering en tussendoor bij deadlines van gemaakte producten. Bij afwijking staat alles beschreven in het samenwerkingsovereenkomst. Chris Gribling controleert ons ook elke week bij de vergaderingen of wij voldoen aan de norm en of er iets moet worden aangepast. Verder krijgt hij alle stukken te zien bij de vergaderingen en bij nood kan hij via een e-mail op de hoogte gesteld worden en zou er naar een gepaste oplossing voor het probleem gezocht kunnen worden.

| PLAN VAN AANPAK

6. Jaarplanning project Hieronder staat een overzicht weergegeven van de planning van het project. Fase 1:

Fase 2:

â&#x20AC;&#x192;

PLAN VAN AANPAK |

7. Acceptatiecriteria Of er sprake van succes zal zijn, ligt aan verschillende factoren. Deze factoren worden in dit hoofdstuk besproken. Deelproducten: De kwaliteit van de deelproducten zal voldoende moeten zijn, omdat dit de basis van de workshop is. De workshop is gebaseerd op de eerder verworven kennis van de studenten. Workshop: De workshop zal door de deelnemers na afloop worden beoordeeld en daarmee kan het succes van de workshop gemeten worden. Hoe de deelnemers de workshop ervaren is dus zeer belangrijk. Studentenonderneming: Hoe de dynamiek van de studentenonderneming is, draagt bij aan de bovenstaande factoren. Dit kan positief of negatief uitpakken, dit ligt dus volledig in de handen van de studenten zelf. Als alle factoren naar behoren zijn of zelfs zeer goed zal er sprake zijn van succes en is het zeer waarschijnlijk dat er voldoendes voor het project behaald zullen worden. Het ultieme succes is als deze studentonderneming de “Business meetsstudents IEMES bokaal” wint en daarmee de succesvolste workshop heeft aangeleverd van alle studenten-ondernemingen van CO2.

8. Risicoanalyse Kansklase 1

Bijbehorende kans 0-5%

Omschrijving Onwaarschijnljk

2 3 4

5-25% 25-50% 50-100%

Mogelijk Waarschijnlijk Vrijwel zeker

Kosten 1

Bijbehorende kans 0-5%

Omschrijving Het project slaagt

2 3 4

5-25% 25-50% 50-100%

Mogelijk slaagt het project Waarschijnlijk slaagt het project Het project faalt

Grootste risico’s 1) Organisatie. Score: 9. Om dit te voorkomen wordt er vanaf het begin gezorgd voor een duidelijke rolverdeling binnen de groep. Iedereen moet op tijd aangeven als er onduidelijkheden zijn over de opdracht of binnen de groep. 2) Externe partijen. Score 6. Om dit te voorkomen wordt er voor gezorgd dat het contact met de externe partijen goed is. Deze partijen moeten vriendelijk en professioneel behandeld worden zodat zij positief naar de onderneming kijken.

3) Projectplanning. Score 6. Om dit te voorkomen wordt er vanaf het begin voor gezorgd dat er zo goed mogelijk rekening wordt gehouden met eventuele tegenvallers en dat er genoeg tijd is om deze eventuele tegenvallers op te kunnen vragen.

| PLAN VAN AANPAK

Risico 1) Projectomvang De opdracht van het project veranderd tijdens het project of er komen nieuwe functies bij. 2) Er is te weinig tijd genomen om alle documenten volledig en netjes af te ronden. 3)Externe partijen De communicatie en samenwerking met externe partijen verloopt niet soepel. Er is veel onduidelijkheid en de gedachten liggen niet op ĂŠĂŠn lijn. 4)Organisatie Er is geen duidelijke taakverdeling, rolverdeling. De relatie tussen de projectleden is slecht en er is geen goede communicatie. 5)Slechte samenwerking Het kan gebeuren dat de samenwerking tussen projectleden niet soepel verloopt. Als dit zo is, wordt dit bij de projectleider vermeld en zal er gekeken moeten worden aar een oplossing. 6)Opstappen projectlid Het kan voorkomen dat een porjectlid zich niet prettig voelt in de groep of door andere omstandigheden stopt met het project. De taken moeten dan onderling herverdeeld worden.

Kans klasse 2

Effect

Kosten SOM

De inhoud van het eindproduct 2 is onduidelijk.

2x2=4

De planning geeft geen ruimte 3 voor verschuivingen en tegenvallers. De dealine wordt niet behaald.

2x3=6

Door de verschillende gedachten wordt er geen aansluitende uitkomst gevormd.

2z3=6

Er zijn onduidelijkheden in de projectgroep over de taken, wie wat moet doen en welke verantwoordelijkheden iedereen heeft.

3x3=9

Als de samenwerking in de 2 groep niet goed is, kan dit zorgen voor een negatief effect op het project. Het zal geen prettig voorloop hebben en mensen kijken negatief terug op het hele project.

1x2=2

Er komt meer druk op de andere projectleden. Het werk van het opgestapte lid moet opgevangen worden.

1x2=2