Gæðakerfi fyrir alla

Athafnakonan Steingerður Þorgilsdóttir hefur um árabil fengist við innleiðingu gæðakerfi í stórum jafnt sem smáum fyrirtækjum. Í starfi sínu hefur Steingerður þróað ítarlegt og yfirgripsmikið stafrænt gæðakerfi sem er auðvelt í notkun og uppfyllir alla staðla. Snemma á næsta ári kemur út nýtt app úr smiðju Steingerðar, Gappið, sem gerir gæðakerfið aðgengilegt í öllum snjallsímum og spjaldtölvum. Blaðamaður Sjávarafls ræddi við Steingerði um gæðastörfin, nýja appið og óþrjótandi áhuga hennar á hvers kyns gæðamálum.

Frá Suðureyri til Namibíu

Leið Steingerðar inn í veröld gæðastjórnunar lá í gegnum sjávarútveginn. Steingerður er fædd og uppalin í Kópavogi en þegar hún var 12 ára fluttist fjölskylda hennar til Suðureyrar þar sem Steingerður komst fyrst í tæri við fiskvinnslu. „Pabbi var skipstjóri og á þessum tíma voru Súgfirðingar að kaupa sinn fyrsta togara, Sverdrupson“ rifjar Steingerður upp: „Hann var alvanur togveiðum og netagerð og miðlaði þeirri þekkingu til Súgfirðinganna. Þetta var dásamlegur tími fyrir barn að fá að alast upp í litlu sjávarþorpi á Vestfjörðum. Það var uppgangur á svæðinu á þessum tíma, og fyrir mig var það var mikil upphefð þegar ég fékk mitt fyrsta alvöru starf, á stærsta vinnustað bæjarins og fór að vinna í fiskinum í jólafríinu. Ég var reyndar

Steingerður á heimleið frá Namibíu, kvödd með virtum af samstarfsfólki og vinum. Ljósmynd: Aðsend

svo lítil að ég þurfti að standa uppi á kassa til að ná upp á borðið. En þetta gekk nú samt.“

Fjölskyldan dvaldi í tvö ár á Suðureyri áður en leiðin lá aftur í Kópavoginn. Steingerður hélt þó áfram í fiskinum á sumrin næstu átta árin en systur hennar tvær giftust Súgfirðingum. „Sjávarútvegurinn heillaði mig alltaf og það var þar sem ég fór fyrst að fást við gæðastörfin. Ég sótti Fiskvinnsluskólann í Hafnarfirði og það var upphafið að þessu öllu. Árið 1986 varð ég

Það skiptir engu máli í hvaða starfi ég er, ég er alltaf að gera þetta á hliðarlínunni.

Þegar Steingerður er ekki að sinna gæðamálum syngur hún jazz. Ljósmynd: Aðsend

Fólk er oft ekki með rétta hugsun á gæðaeftirliti, finnst það vera eitthvað sem það neyðist til að gera fyrir Heilbrigðiseftirlitið, en það er alls ekki þannig.

Allur pappír úr sögunni

svo fyrst gæðastjóri í fiskvinnslufyrirtæki, hjá Ísfiski í Kópavogi,“ segir Steingerður. Síðar lærði Steingerður iðnrekstrarfræði í Háskólanum á Akureyri og í kjölfarið héldu Steingerður og maður hennar í mikið ævintýri til Namibíu. „Þar bjuggum við í átta ár og unnum í sjávarútvegi, ég byrjaði sem gæðastjóri en endaði sem verksmiðjustjóri og seldi fisk út um allan heim. Það var mikill reynslubanki fyrir mig og tíminn í Namibíu var bæði dásamlegur og skemmtilegur,“ segir Steingerður.

Eftir að fjölskyldan sneri heim frá Afríku fór Steingerður að vinna á veitingamarkaði sem leiddi hana beinustu leið aftur í gæðamálin: „Það skiptir engu máli í hvaða starfi ég er, ég er alltaf að gera þetta á hliðarlínunni. Oftast er þetta þannig að duglegur veitingamaður fer af stað og opnar veitingahús sem gengur vel og þá er farið út í að opna annan veitingastað. Þá kemur upp sú staða að það vantar yfirsýn yfir reksturinn og þá er hóað í mig.“, segir Steingerður og bætir við að það fari ekki alltaf saman að vera góður matreiðslumaður með góða sýn og svo að kunna að reka fyrirtæki. „Þetta þarf allt að spila saman svo vel fari. Þannig hef ég unnið með nokkrum veitingakeðjum með góðum árangri,“ segir Steingerður sem einnig er menntuð í viðskiptafræði og með framhaldsmenntun í gæðastjórnun. Sögu Steingerðar í veitingarekstri lauk þó fyrr á árinu þegar hún seldi hlut sinn í Mathöll Höfða sem hún opnaði í mars árið 2019 með samstarfsfólki sínu.

„Það er svo fyndið hvað mörgum finnst þetta heillandi en aðrir tengja ekkert við þetta. Kunningjakona mín spurði mig einu sinni: „Í alvörunni, lærðir þú þetta?“ segir Steingerður og hlær: „Þetta gengur auðvitað út á að fylgja gæðastöðlum og fara eftir reglum. Í grunninn snýst þetta þó um að staðla verkferla og gera hlutina gagnsæja og sýnilega til að vernda viðskiptavininn og tryggja gæði rekstursins.“ Steingerður segir það algengan misskilning að gæðaeftirlit sé einungis formsatriði: „Fólk er oft ekki með rétta hugsun á gæðaeftirliti, finnst það vera eitthvað sem það neyðist til að gera fyrir Heilbrigðiseftirlitið, en það er alls ekki þannig. Ég er eiginlega hætt að tala um gæðahandbækur og vill frekar kalla þetta rekstrarhandbækur því gæðamálin snerta á rekstrinum í heild. Það skiptir máli að hlutirnir séu gerðir vel og séu gerðir rétt ef dæmið á að ganga upp. Með góðu gæðakerfi má tryggja að lykilþættir séu í lagi svo eftirleikurinn verði auðveldari, minni sóun og meiri hagræðing í rekstri.“

Gappið er rafrænt gæðakerfi sem fáanlegt verður snemma á næsta ári

Gæða- eða rekstrarhandbækur geta verið hátt í 200 blaðsíður af verklagsreglum, vinnulýsingum og stýristöðum. Steingerður segir mikla vinnu liggja að baki gerð slíkra bóka, en hún hefur meðal annars innleitt gæðakerfi í fyrirtæki á borð við Serrano, Te og Kaffi, Papco og Local: „Þar eru stórar og miklar gæðahandbækur að baki stöndugra fyrirtækja. Ég mæti á svæðið, skrái og mæli alla ferla. Fara þarf yfir hvern einasta verkþátt í fyrirtækinu og taka út til að sjá hvað má gera betur. Við það verður starfsemin fullkomlega gagnsæ og maður öðlast mikla innsýn í hvernig allt hangir saman.“ Stór verkefni sem þessi geta tekið nokkra mánuði, en það er einungis upphafið að sögn Steingerðar: „Það telja margir að þegar gæðahandbókin sé tilbúin þá sé gæðastarfinu í raun lokið. Það er hins vegar misskilningur því það er þá sem vinnan þarf að fara af stað og þú þarft að fara að vinna eftir gæðahandbókinni.“

Því miður daga gæðahandbækur oft og tíðum uppi í hillu og lítið sem ekkert gerist í gæðamálunum. Mikilvægt sé að starfsfólk fyrirtækja haldi gæðastarfinu gangandi, segir Steingerður: „Ég er alveg búin að átta mig á því hvað virkar og hvað virkar ekki, og þar leika stafræn gæðakerfi stórt hlutverk því þau auðvelda eftirfylgni og gera gæðakerfið aðgengilegt, jafnvel skemmtilegt. Það sem skiptir máli er að finna þá eftirlitsþætti sem eru mikilvægir á hverjum stað og sinna eftirliti á þeim.“ Einn helsti kosturinn við stafræn gæðakerfi er hve auðveld þau eru í notkun. Þegar notast er við gæðakerfi á pappír þarf lítið út af að bregða til að raska starfinu. „Það þarf ekki nema að prentarinn bili og þá hættir gæðakerfið. Þess vegna hef ég markvisst unnið að því að gera þetta nógu einfalt. Það eru allir með símann við höndina svo þegar gæðakerfið er komið þangað inn þá er það nær þeim sem vinna með það. Þar er hægt að sinna öllum skráningum og fylla út viðeigandi þætti, sem er í raun helsta krafan.“ Kjarninn í aðferðafræði Steingerðar er notkun svokallaðra frávikakerfa. Tilgangur þeirra er að skrá og halda utan um öll frávik og undantekningar til að koma þeim í rétt ferli. „Að mínu mati er frávikakerfið límið í öllum gæðakerfum, það sem rekur starfið áfram. Ég reyni að virkja það eins og ég get, því þá styður það við allt daglegt gæðastarf og tryggir að rétt sé brugðist við. Þannig er hægt að fylgjast vel með því sem má gera betur og stuðlar að því að fyrirtæki séu sífellt að bæta sig.“

Með góðu gæðakerfi má tryggja að lykilþættir séu í lagi svo eftirleikurinn verði auðveldari, minni sóun og meiri hagræðing í rekstri

Gappið er næsta skrefið

Steingerður segir að gæðakerfið sem hún hefur þróað með notkun Google Forms hafi gefið góða raun: „Það er mjög þægilegt að vinna með það kerfi og auðvelt að sérsníða kerfið að þörfum ólíkra fyrirtækja. Ég hef innleitt slík kerfi í fjölmörg veitingahús og það eina sem þau þurfa að gera er að útvega sér spjaldtölvu sem ég set kerfið upp á. Með því að einfalda gæðakerfið með þessum hætti og þætta saman við frávikakerfi er hægt að ná miklum árangri. Næsta skrefið er svo Gappið, en það er appið sem við erum núna að þróa og það verður aðgengilegt snemma á næsta ári.“

Appið verður fáanlegt bæði fyrir síma og spjaldtölvur og geta fyrirtæki þá sett kerfin upp sjálf: „Þú byrjar á að kaupa appið og svo ferðu yfir spurningalista sem sníður kerfið að þínum vinnustað eða fyrirtæki. Uppsetningarferlið verður einfalt og svo verður auðvelt að bæta við og breyta eftir því sem á við. Við munum svo fylgja þessu vel eftir og vera til staðar fyrir notendur til að þeir fá sem mest út úr Gappinu.“

Það kom Steingerði á óvart að sjá hvar fyrirtæki væru stödd í gæðamálum þegar hún vann markaðsrannsókn fyrir Gappið: „Meira að segja í hátækniiðnaði er enn haldið utan um skráningar á pappír. Snilldin í appinu hjá okkur er að það kemur í veg fyrir að skráningar gleymist. Sjálfkrafa áminningar sjá til þess að allt sé rétt skráð og þegar þú ert búin að fylla út formin færðu klapp á bakið.“

Gappið mun styðja ólíka gæðastaðla og kerfi svo sem GÁMES (HACCP) sem er algengt í matvælaiðnaði og Vakann, sem ferðaþjónustan notast við. Meginmarkmiðið er að koma upp virku gæðakerfi sem leiðir til aukinnar framleiðni, öryggi í framleiðslu og meiri sölu og hagnaðar. Einnig má nýta Gappið með ISO stöðlum sem eiga við allskyns fyrirtæki, sérstaklega þau sem stunda alþjóðaviðskipti, auk GlobalGAP fyrir landbúnaðinn sem fiskeldi og garðyrkja víða um heim starfar eftir. Að auki má með lítilli fyrirhöfn bæta inn ferlum sem ganga lengra en staðlarnir gera kröfu um til að gera enn betur, segir Steingerður. Miðlæg söfnun og skráning gagna mun einnig auðvelda árlegar úttektir: „Þetta er mjög þægilegt þegar Heilbrigðiseftirlitið kemur í heimsókn. Allar upplýsingar eru þá á einum stað og þarf þarf ekki að hlaupa á eftir möppum og blaða í pappír. Það er einfaldlega hægt að fletta upp í bakskránni og þegar frávik eiga sér stað er hægt að elta það inn í skýrsluna og sjá hvað var gert. Þetta verður mjög sveigjanlegt, einfalt og gagnsætt.“

Frávikakerfi fylgir sem viðbót við GÁMES pakkann og er þannig hluti af appinu. „Í stærri fyrirtækjum getur frávikakerfið einnig nýst sem umbunarkerfi með stjörnugjöf. Það virkjar starfsfólk til að taka þátt og þeir sjá hag sinn í að setja appið upp í símanum. Sú hugmynd gengur út á að starfsfólki sé umbunað fyrir að benda á hvers kyns frávik á vinnustað með það að markmiði að fækka frávikum. Þannig má gera gott fyrirtæki enn betra,“ segir Steingerður að lokum.