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Organisation
In Unternehmungen ist die arbeitsteilige Herstellung von Gütern und Dienstleistungen ohne gewisse Regeln nicht denkbar. Die Reihenfolge, in der die verschiedenen Aufgaben zu erledigen sind, bezeichnen wir als Prozesse. Die Organisation einer Unternehmung hat zum Ziel, die verschiedenen Aufgaben zu koordinieren und die Arbeitsabläufe zweckmässig zu gestalten.
Theorie 1 2 3 4
Übungen
Organisation – allgemeine Elemente ..................................................................... Aufbauorganisation .............................................................................................. Ablauforganisation ............................................................................................... Projektorganisation .............................................................................................. Das haben Sie gelernt ........................................................................................... Diese Begriffe können Sie erklären ........................................................................
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Grundbegriffe der Organisation ............................................................................ Formen der Aufgabengliederung .......................................................................... Stabs- oder Linienstellen? ..................................................................................... Kontrollspanne ..................................................................................................... Funktionen einzelner Abteilungen ......................................................................... Flussdiagramm ..................................................................................................... Projektorganisation ..............................................................................................
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Aufgaben 1 2 3 4 5
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Organisation
Organisieren Sie! .................................................................................................. Kontrollspanne – die kritische Grösse .................................................................... Formen der Aufgabengliederung .......................................................................... Interpretation von Organigrammen ...................................................................... Flussdiagramm Raumreservierung .........................................................................
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Organisation
Organisation – allgemeine Elemente
Sobald mehrere Menschen ein gemeinsames Ziel erreichen wollen, müssen die verschiedenen Aufgaben geordnet und aufeinander abgestimmt werden. Wir sprechen auch in der Umgangssprache davon, einen Anlass – beispielsweise ein Fest – zu «organisieren». Unternehmungen schaffen sich bewusst eine Ordnung, mit der sie ihre Ziele am besten erreichen können.
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■ Organigramm Um einen Überblick über den Aufbau einer Unternehmung zu erhalten, wird die Gliederung der Gesamtaufgabe eines Betriebs in Abteilungen und Stellen häufig grafisch dargestellt. Eine solche grafische Darstellung der Abteilungen und Stellen einer Unternehmung heisst Orga nigramm. Eine Abteilung setzt sich dabei meistens aus mehreren Stellen zusammen. ■ Organigramm einer Unternehmung
■ Stellen und Abteilungen Teilaufgaben von Unternehmungen (Funktionen), die durch einzelne Mitarbeitende erfüllt werden, bezeichnen wir in der Organisationslehre als Stellen. Die Umschreibung der Auf gaben mit den dazugehörenden Kompetenzen (Entscheidungsbefugnissen) erfolgt in sogenannten Stellenbeschreibungen. Für die Darstellung und den Inhalt von Stellenbeschreibungen gibt es keine allgemeinen Regeln. Damit aber Unklarheiten, Missverständnisse und Konflikte vermieden werden können, sollte eine Stellenbeschreibung mindestens die Auf gaben, die Kompetenzen (Befugnisse) und die Verantwortung einer Stelle genau festlegen.
Generalversammlung Verwaltungsrat
Unternehmungsleitung
Geschäftsleitung
Einkauf
Produktion
Verkauf
Verwaltung
■ Beispiel einer Stellenbeschreibung Bezeichnung
Leiter / Leiterin Verwaltung
Aufgabe
■ Erledigung und Überwachung des Zahlungsverkehrs ■ Führung und Auswertung der Buchhaltung ■ Telefondienst sicherstellen
Anforderungen
■ Abgeschlossene kaufmännische Lehre
Stellung Vorgesetzte Stelle Unterstellte Mitarbeiter Stellvertretung
■ Direkt dem Geschäftsleiter unterstellt
Kompetenzen (Befugnisse)
■ Unterschreiben der im Arbeitsbereich anfallenden Post ■ Anfordern der Inventarwerte ■ Erstellung der Kennzahlen
Verantwortung
■ Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit quartalsweiser Abrechnung der Mehrwertsteuer ■ Zeitgerechte Mahnung der säumigen Debitoren ■ Halbjährliche Erstellung einer den gesetzlichen Erfordernissen entsprechenden Bilanz und Erfolgsrechnung
Ein Grundsatz in der Organisation heisst: Jede Stelle muss jene Kompetenzen erhalten, die notwendig sind, um die Aufgabe richtig erfüllen zu können. Erst dann können die Mitarbeitenden auch die Verantwortung für die korrekte Aufgabenerfüllung und die sich allenfalls daraus ergebenden Konsequenzen übernehmen.
Stellen
Abteilungen
Bei einer Aktiengesellschaft besteht die Unternehmungsleitung im weitesten Sinne aus drei Ebenen: Die Generalversammlung der Aktionäre (als oberstes Organ) wählt und beauftragt den Verwaltungsrat (VR) mit der Oberleitung der Gesellschaft. In grossen Unternehmungen überträgt der Verwaltungsrat die Verantwortung für die Geschäftsführung oft an ein VR-Mitglied (= Delegierter des Verwaltungsrates) oder an einen Direktor bzw. eine Direktorin. Der Delegierte des Verwaltungsrates bzw. der geschäftsführende Manager einer Unternehmung wird auch Chief Executive Officer (CEO) genannt. Aufgabe 1
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Organisation
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Organisation
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2 Aufbauorganisation
■ Linienstellen und Stabsstellen Je grösser Unternehmungen werden, desto grösser wird in der Regel die Anzahl der Hierarchiestufen. Klare und eindeutige Unterstellungsverhältnisse ergeben sich, wenn eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter nur einer einzigen Stelle unterstellt wird. Auf diese Weise sind nur von einer Stelle Anweisungen entgegenzunehmen – umgekehrt sind sie auch nur dieser Stelle direkt verantwortlich. Es gibt damit zwischen allen Beschäftigten und deren Vorgesetzten einen vorgeschriebenen Weg, über den alle Anordnungen und Informationen erfolgen sollten: den Dienstweg. Dienstwege sind im Organigramm mit Verbindungslinien zwischen den einzelnen Stellen gekennzeichnet. Eine solche Organisation heisst Linienorganisation. Die Linienstellen haben dabei das Recht, den unterstellten Mitarbeitern Anweisungen zu erteilen, und sind ihrerseits verpflichtet, die Anweisungen ihrer Vorgesetzten zu befolgen. Stabsstellen unterstützen und entlasten die Linienstellen, indem sie bestimmte Teilaufgaben bei der Vorbereitung von Entscheiden oder bei der Kontrolle von Anweisungen übernehmen. Typische Stabsstellen sind Rechtsabteilung, Sekretariat, Assistenz der Geschäftsleitung, Organisation, Personal- oder Finanzplanung. Die Stabsstellen als Unterstützungs- und Hilfsstellen dürfen in der Regel den Linienstellen keine Anweisungen erteilen. Obwohl Stabsstellen nicht weisungsberechtigt sind, haben sie wegen ihren besonderen Kenntnissen oft einen grossen Einfluss auf die Geschäftsleitung. Stabsstellen oder -abteilungen zeichnen wir in Organigrammen mit abgerundeten Ecken ein. Viele grössere Unternehmungen sind nach dem System der Stab-Linien-Organisation aufgebaut, um die Führungskräfte in den Linienstellen zu entlasten. Häufig werden dabei kompli zierte Fragen durch Spezialisten, z. B. von Rechtsanwälten in der Rechtsabteilung, bearbeitet. ■ Stab-Linien-Organisation Verwaltungsrat Geschäftsleitung Assistenz Geschäftsleitung Einkauf
Produktion
Stabsstellen
Verkauf
Verwaltung Rechtsabteilung
Linienstellen
In der Aufbauorganisation werden die verschiedenen Teilaufgaben einer Unternehmung auf die Mitarbeiter verteilt. Je nachdem, welche Tätigkeiten die Mitarbeiterinnen in einer Unternehmung ausüben, stehen sie in der Aufbauorganisation auf unterschiedlichen Ebenen. ■ Kontrollspanne Wird eine Unternehmung grösser, so wird in der Regel zusätzliches Personal angestellt. Dies verlangt von der vorgesetzten Stelle, dass immer mehr Mitarbeiter betreut werden müssen. Die Anzahl der Stellen oder Abteilungen, die einer Person unterstellt ist, bezeichnen wir als Kontrollspanne. Es leuchtet ein, dass eine grosse Kontrollspanne erhebliche Führungsanforderungen an die Vorgesetzten stellt. Eine Faustregel besagt, dass einer vorgesetzten Stelle nicht mehr als sieben Mitarbeiter unterstellt sein sollen, sonst besteht die Gefahr, dass die oder der Vorgesetzte überlastet ist. Eine kleine Kontrollspanne (2 bis 4 unterstellte Personen) ist dann angezeigt, wenn verschiedenartige oder kreative Tätigkeiten ausgeübt werden. Die Vorgesetzten haben mehr Zeit für die Mitarbeitenden und können sich vermehrt auf die Planung und die Entscheidungen konzentrieren. Durch die zusätzlichen Hierarchiestufen (Unterstellungsverhältnisse) ergeben sich mehr Informations- und Koordinationsaufgaben. Eine solche kleine Kontrollspanne führt zu einer Tiefengliederung der Organisationsstruktur. Eine grosse Kontrollspanne ist da gegen dann zweckmässig und möglich, wenn die unterstellten Mitarbeiter gleichartige Tätigkeiten erfüllen. Sie ermöglicht eine direkte und einheitliche Führung, und es bestehen kurze Informations- und Anordnungswege. Wir bezeichnen diese Gliederungsform als Breitengliederung. Aufgabe 2 Übung 3 Übung 4 Übung 5
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Das haben Sie gelernt Die Aufgabe der Aufbauorganisation mit Beispielen erklären Den Inhalt und den Vorteil von Stellenbeschreibungen (Pflichtenheften) b eschreiben Den Vorteil von Organigrammen nennen Organigramme mit dem Kriterium der Kontrollspanne beurteilen Linien- und Stab-Linien-Organisationen beurteilen Organigramme nach Funktions-, Produkt- und Marktgliederung interpretieren Die Ablauforganisation am Beispiel von Flussdiagrammen beschreiben Die Besonderheiten der Projektorganisation erläutern
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Offene Fragen
Diese Begriffe können Sie erklären Aufbauorganisation
Funktionendiagramm
Funktion
Projektorganisation
Stelle
Projekt
Stellenbeschreibung
Projektphasen
Kompetenzen
Pflichtenheft
Organigramm CEO Kontrollspanne Hierarchiestufe Linienorganisation Dienstweg Stab-Linien-Organisation Stabsstelle Funktionsorientierte Gliederung Produktorientierte Gliederung Profit-Center Marktorientierte Gliederung nach geografischen Märkten nach Kundengruppen Ablauforganisation Prozesse Flussdiagramm Kette UND-Verzweigung ODER-Verzweigung Rückkopplung Anschlusspunkt
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Organisation
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Übung 3 Stabs- oder Linienstellen? Entscheiden Sie aufgrund der folgenden Stellenbeschreibungen, ob es sich um eine Stabsoder um eine Linienstelle handelt. a)
c)
stelle
stelle Erledigung und Überwachung des Zahlungsverkehrs, Führung und Auswertung der Buchhaltung
1 Aufgabe der Stelle
Erstellung von Rechtsgutachten
2 Anforderungen
Abgeschlossenes Studium der Rechtswissenschaften
2 Anforderungen
Abgeschlossene kaufmännische Lehre
Direkt der Geschäftsleitung unterstellt
3 Stellung in der Unternehmung
Der Abteilungsleitung Finanzen unterstellt
3 Stellung in der Unternehmung 4 Kompetenzen
Weisungsbefugnis gegenüber dem persönlichen Sekretariat
4 Kompetenzen
Unterschreiben der im Arbeitsbereich anfallenden Post; Erstellung der Bilanzzahlen aufgrund betriebsinterner Daten
5 Verantwortung
5 Verantwortung
Termingerechte Bezahlung der Kreditoren, Mahnung der säumigen Debitoren, Erstellung einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung (halbjährlich)
Termingerechte Ablieferung der juristischen Gutachten. Regelmässige Information über neue Entwicklungen in der Rechtsprechung
1 Aufgabe der Stelle
d)
stelle
b)
stelle
1 Aufgabe der Stelle
Koordination und Überwachung des Einkaufs von Rohmaterialien und Halbprodukten
Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Stelleninserat, Einstellungsgespräche, Arbeitsverträge), Personalbetreuung (Karriereplanung, Mitarbeiterentwicklung, Weiterbildung, Lehrlingsausbildung)
2 Anforderungen
Abgeschlossene Berufslehre und Erfahrung im Einkauf und in der Lagerbewirtschaftung
3 Stellung in der Unternehmung
Direkt der Geschäftsleitung unterstellt
2 Anforderungen
Abgeschlossene kaufmännische Lehre sowie mehrjährige Erfahrung im Personalbereich
4 Kompetenzen
3 Stellung in der Unternehmung
Direkt der Geschäftsleitung unterstellt
Entscheidungsbefugnis über die Einkaufsbedingungen innerhalb eines vorgegebenen Finanzrahmens. Weisungsbefugnis gegenüber den unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
5 Verantwortung
4 Kompetenzen
Unterschriftsberechtigung im Arbeitsbereich. Beratung der anderen Abteilungen bei Neueinstellungen, Beförderungen und Kündigungen
Optimale Verfügbarkeit aller notwendigen Materialien sicherstellen. Kostengünstige Beschaffung aller Materialien
5 Verantwortung
Termingerechte Einstellung qualifizierter neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Lohnpolitik innerhalb des von der Geschäftsleitung festgesetzten Rahmens
1 Aufgabe der Stelle
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Organisation
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Aufgabe 3 Formen der Aufgabengliederung Studieren Sie den Abschnitt über die Formen der Aufgabengliederung im Theorieteil auf Seite 6 und ergänzen Sie die folgende Tabelle. Form der Gliederung Gliederung nach Funktionen
Gliederung nach Produkten, Sparten oder Divisionen
Gliederung nach Märkten
Kriterien (Merkmale)
Zweckmässigkeit
Bewertung (Vor- / Nachteile)
