หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
หน่วยการเรียนรู้ที่ เรื่อง
3
1
การจัดเตรียม ต้นฉบับสิง่ พิมพ์
2
ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
ผลลัพธ์การเรียนรู้ที่ 1 : A131 จัดเตรียมต้นฉบับข้อความ เกณฑ์การปฏิบัติงาน
5.1 เตรียมเนื้อหาโดยการเขียนเนื้อหาใหม่ หรือเรียบเรียงงานเขียนที่มีอยู่แล้วรวบรวมเข้าด้วยกันได้อย่างเหมาะสม 5.2 จัดทำ�ต้นฉบับข้อความ โดยผลลัพธ์สุดท้ายอยู่ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดการข้อความ และ บันทึกไฟล์ในรูปแบบ File Format) ที่เหมาะสม
วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม
5.1.1 สามารถอธิบายวิธีการและขั้นตอนการจัดเตรียมต้นฉบับข้อความได้ 5.1.2 สามารถอธิบายหลักการใช้ภาษาและแนวทางการเขียนต้นฉบับสิ่งพิมพ์ตามประเภทของสื่อ 5.1.3 สามารถกำ�หนดแนวทางการเขียนต้นฉบับสิ่งพิมพ์ตามประเภทของสื่อ 5.1.4 สามารถเตรียมต้นฉบับข้อความโดยการเขียนเนื้อหาใหม่ หรือเรียบเรียงงานเขียนที่มีอยู่แล้วรวบรวมเข้าด้วยกันได้อย่างเหมาะสม 5.1.5 สามารถจัดทำ�ต้นฉบับข้อความ โดยคำ�นึงถึงหลักคุณธรรม จริยธรรม ความถูกต้องตามกฏหมาย และจรรยาบรรณวิชาชีพ
ความรู้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
- วิธีการและขั้นตอนการจัดเตรียมต้นฉบับข้อความ - หลักการใช้ภาษาและแนวทางการเขียนต้นฉบับสิ่งพิมพ์ตามประเภทของสื่อ - ความรู้เบื้องต้นและการใช้งานโปรแกรมจัดการข้อความด้วยคอมพิวเตอร์
ความรู้ที่จำ�เป็นก่อนการเรียนรู้
- ความรู้จากหน่วยสมรรถนะที่ 1
การประเมินผลก่อนเรียน และหลังเรียน
- ประเมินจากแบบทดสอบวัดผลสัมฤทธิก์ ารเรียนรู้ และผลงานรายบุคคลตามใบงานทีไ่ ด้รบั มอบหมายและการมีสว่ นร่วมในกิจกรรมการเรียน
- เรียนรู้จากใบเนื้อหา ทำ�แบบฝึกหัดในบทเรียน และจากใบงานแต่ละหน่วยการเรียนรู้
กิจกรรมการเรียน
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
3
4
ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
วิธีการและขั้นตอนการจัดเตรียมต้นฉบับข้อความสิ่งพิมพ์
เนื้อความ (ข้อความ) ของสิ่งพิมพ์ คือ ส่วนของเนื้อหาที่ต้องบรรยายด้วยตัวอักษร ลักษณะเป็นความเรียงเชิงอธิบายหรือบอกกล่าว เช่น สาระประโยชน์ ข่าว ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ วิธีการใช้งาน เป็นต้น ผู้จัดทำ�เนื้อความซึ่งอาจหมายถึงผู้เขียนหรือผู้เรียบเรียงเนื้อเรื่อง นอกจากจะต้อง มีความรู้ในเรื่องที่จัดทำ�เพียงพอแล้ว ยังต้องมีความรู้ด้านภาษาศาสตร์รวมทั้งจิตวิทยาในการสร้างแรงจูงใจเป็นอย่างดี สำ�นวนภาษาที่ใช้ก็มีส่วน ดึงดูดให้กลุ่มเป้าหมายสนใจอยากอ่านหรือบริโภคสิ่งพิมพ์นั้น การเขียนเนื้อความควรจะเริ่มขึ้นหลังจากเก็บรวมข้อมูลต่างๆ ได้มากเพียงพอแล้ว จึงนำ�มาจัดเรียงลำ�ดับเนื้อหาใหม่ จากนั้นจึงขัดเกลา สำ�นวนภาษาให้อ่านแล้วราบรื่นเป็นเอกภาพ 1. ขั้นตอนการเตรียมเนื้อความเพื่อผลิตสิ่งพิมพ์ 1.1 วิธีการเตรียมเนื้อความ การเตรียมเนื้อความทำ�ได้สองวิธีคือ การเขียนเนื้อความ และการเรียบเรียงเนื้อความ 1.1.1 การเขียนเนื้อความ เป็นการเริ่มสร้างเนื้อความใหม่ทั้งหมด ผู้เขียนจะถ่ายทอดความรู้ ความคิด ตลอดจนทัศนะ ต่างๆ ลำ�ดับออกมาเป็นเนื้อความ 1.1.2 การเรียบเรียงข้อความ เป็นการนำ�เนื้อความซึ่งเป็นงานเขียนที่มีอยู่แล้ว รวบรวมเข้าด้วยกัน จัดหมวดหมู่หรือลำ�ดับ ความ อาจมีการตรวจสอบแก้ไขให้เกิดาความถูกต้อง ตลอดจนขัดเกลาให้เนื้อความต่อเนื่อง รวมทั้งสำ�นวนภาษา สอดคล้องกลมกลืนกัน 1.2 วิธีการเขียนและเรียบเรียงเนื้อความ 1.2.1 เก็บรวบรวมความคิด บักทึกและสมสมสิ่งที่คิดไปเรื่อยๆ บางครั้งความคิดแต่ละตอนอาจไม่ใช่ของผู้เขียนเอง อาจ ได้จากความคิด ทัศนะ หรือคำ�แนะนำ�ของผู้ อื่นที่ได้พบปะสนทนากัน อาจเป็นสิ่งที่ได้อ่าน พบเห็น หรือได้ยินจาก สื่ออื่นๆ ก็ได้ 1.2.2 กำ�หนดปฏิทินงาน ผู้เขียนควรจัดทำ�กำ�หนดปฏิทินงานเขียนว่าจะทำ�ได้วันละเท่าใดและจะให้สำ�เร็จเมื่อใด 1.2.3 จัดทำ�ข้อสังเขป หมายถึงหัวข้อหลักๆ ที่ครอบคลุมเนื้อความทั้งหมดที่จะเขียน จากนั้นจึงลงมือทำ�ไปทีละอย่างทีขะ ขั้น ดังนี้ 1. นำ�บันทึกความคิดต่างๆ ที่จดเก็บรวบรวมไว้มาอ่านอีกครั้งหนึ่ง แล้วจัดกลุ่มความคิดดังกล่าวตามหัวข้อ เรื่อง 2. ตั้งหัวข้อเรื่องให้แต่ละกลุ่มความคิด เขียนหัวข้อเรื่องของบันทึกความคิดเป็นกลุ่มๆ ไป 3. นำ�กระดาษหัวข้อเรื่องมาปะหน้าบันทึกความคิดแต่ละกลุ่ม รวมกันไว้เป็นชุดๆ แต่ละชุดจะมีเนื้อหามาก บ้างน้อยบ้างแตกต่างกันไป แต่ละชุดบันทึกความคิดอาจมีหลายหัวข้อเรื่อง 4. ทบทวนและเรียบเรียงความคิดและข้อมูลแต่ละกลุ่มใหม่อีกครั้งตามชุดบันทึกความคิดที่เก็บรวบรวมไว้ ปรับหัวข้อเรื่องแล้วเขียนใส่ลงในกระดาษหัวข้อเรื่องใหม่ 5. หากมีสาระบางอย่างที่ขาดหายไป สามารถจัดหาเพิ่มเติมได้ ซึ่งง่ายและสะดวกขึ้นกวย่าเดิม เพราะจะรู้ ว่าควรจะเสริมเรื่องใด และเสริมที่จุดใด 1.2.4 เลือกสรรข้อมูล ควรทบทวนว่าจะสื่อความอะไรไปยังผู้อ่านหรือผู้บริโภคสิ่งพิมพ์ ควรให้แนวทางการใช้ประโยชน์ จากข้อมูลต่างๆ ที่นำ�เสนอรวมถึงผลลัพธ์อันพึงได้หรือคำ�แนะนำ�ที่ดีเข้าไว้ในเนื้อหาด้วย 1.2.5 ลงมือเขียนเนือ้ ความ ควรพยายามคิดว่ากำ�ลังเล่าเรือ่ งแทนทีจ่ ะคิดว่ากำ�ลังเขียนอยู่ จะช่วยให้เขียนได้งา่ ยขึน้ มาก เริม่ ดูจากกระดาษหัวข้อเรื่อง ข้อสังเขปและข้อมูลต่างๆ ในชุดบันทึกความคิด แล้วเล่าด้วยวิธีที่เรียบง่ายและกระชับ - ความคิดสร้างสรรค์ ความคิดในเบื้องแรก โดยปล่อยให้ความคิดไหลมาอย่างต่อเนื่อง - ความคิดไตร่ตรอง ใช้ความคิดไตรีตรอง การปรับแก้เนื้อหาให้ถูกำ�ต้องเหมาะสม อธิบายเพิ่มเติมเพื่อสร้าง ความกระจ่างชัดของเนื้อหา - ความคิดเชิงกลไก ทบทวนเรียบเรียงต้นฉบับให้สมบูรณื การตรวจสอบตัวสะกดการันต์ การเรียงลำ�ดับ เนื้อหา การใช้ถ้อยคำ� สำ�นวนลีลา 1.2.6 ปิดงานเขียน เมื่อพิจารณาว่างานเขียนเสร็จสมบูรณ์แล้ว อาจให้บุคคลอื่นซึ่งควรเป็นกลุ่มตัวอย่างของกลุ่มเป้าหมาย ได้อ่าน รับฟังคำ�วิพากษ์วิจารณ์ดู จึงนำ�มาปรับแก้งานเขียน จะช่วยให้งานเขียยนสมบูรณ์ และเป็นที่ยอมรับจากกลุ่มเป้าหมาย ทั้งยังช่วยตรวจทาน
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
5
เนื้อหาให้ถูกต้องแม่นยำ�มากขึ้น
หลักการใช้ภาษาและแนวทางการเขียนต้นฉบับสิ่งพิมพ์
2. ลักษณะของเนื้อความ ลักษณะของเนื้อความที่ดีและเหมาะแก่การนำ�ไปบรรจุไว้ในสิ่งพิมพ์มีดังนี้ 2.1 เนื้อความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และชัดเจน การนำ�เสนอข้อมูลในสิ่งพิมพ์ควรคำ�นึงถึงความถากต้องของเนื้อหาเป็น สำ�คัญ ซึง่ ต้องถูกต้องทัง้ ในประเด็นข้อเท็จจริง การสะกดคำ� รวมทัง้ การใช้ภาษา เนือ้ ความทีจ่ ะใส่ลงในสิง่ พิมพ์ ต้องครอบคลุมวัตถุประสงค์ของ สิ่งพิมพ์ที่กำ�หนดไว้ การบรรยายเนื้อความที่ใช้สำ�นายหรือลีลาการเขียนแบบเรียบง่าย เข้าสู่ประเด็นต่างๆ อย่างชัดเจนตรงไปตรงมาไม่คลุมเครือ 2.2 เนื้อความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย กลุ่มเป้าหมายของสิ่งพิมพ์ที่จะผลิตคือสิ่งที่ผู้เขียนต้องคำ�นึงถึงเป็นลำ�ดับแรก เนื้อความ ทีจ่ ะบรรยายในสิง่ พิมพ์ตอ้ งสอดคล้องเหมาะสมกับกลุม่ เป้าหมาย ลักษณะการบรรยายเนือ้ ความปริมาณของเนือ้ ความ ตลอดจนการเรียกร้องความ สนใจทีเ่ ป็นการเชิญชวนให้บริโภคสิง่ พิมพ์ในแต่ละกลุม่ เป้าหมายจะแตกต่างกันไป เช่น การจัดทำ�หนังสือสำ�หรับเด็กระดับอนุบาล ไม่ควรมีเนือ้ ความ มาก ควรเป็นเรื่องของธรรมชาติใกล้ตัวเด็ก สำ�นวนการเขียนสั้นๆ เข้าใจง่าย และไม่ต้องใช้ความคิดมมาก ขณะที่หนัง่สือสำ�หรับเด็กระดับประถม ศึกษาตอนปลาย เนื้อความที่นำ�เสนอจะซับซ้อนกว่า มีการใช้ความคิดหาเหตุผลได้ในระดับหนึ่ง สามารถใชการบรรยายความที่ยาวกว่า เป็นต้น หากทราบหรือตัง้ ใจว่าจะเข้าหากลุม่ เป้าหมายใด ความกว้างและลึกของการเขียนเนือ้ ความตลอดจนการใช้ภาษา สำ�นวนและลีลาทีส่ อดรับกับระดับ ของกลุ่มเป้าหมายนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นระดับการศึกษา ระดับรายได้ หรือแม้แต่ลักษณะการใช้ชีวิตประจำ�วัน จะช่วยสร้างสัมฤทธิผลให้กับงานเขียน แต่ละงานได้ 2.3 เนื้อความดูแล้วง่ายต่อการอ่าน หากจำ�เป็นต้องนำ�เสนอเนื้อความมาก โดยนำ�เสนอข้อความแต่ละย่อหน้ายาวมาก ผู้เขียนควร อธิบายความโดยแบ่งเป็นย่อหน้าสัน้ ๆ การเขียนเนือ้ ความแบบถาม-ตอบ การนำ�เสนอข้อมูลทีม่ ตี ารางเข้าแทรกเป็นช่วงๆ จะช่วยให้เมือ่ นำ�เนือ้ ความ ไปจัดวางในหน้างานแล้วดูง่ายต่อการอ่าน 2.4 การใช้ชื่อเรื่องและหัวข้อเรื่อที่ดี ชื่อเป็นสิ่งที่ผู้อ่านได้เห็นหรือได้อ่านก่อนเนื้อความ และเปนตัวแทนของเนื้อความที่จะตามมา ชื่อเรื่องที่ดีจำ�แนกได้สองลชักษณะคือ ลักษณะแรก ชัดเจน ตรงไปตรงมา และมีลักษณะอธิบายหรือบ่งอกเนื้อความ ลักษณะที่สอง สั้น กระชับหรือ ดูภูมิฐาน แล้วตามด้วยคำ�อธิบายสั้นๆ ชื่อเรื่องที่ดี จะทำ�ให้การเขียนเนื้อหาที่ตามมาก็จะง่ายขึ้น ที่สำ�คัญคือผู้อ่านจะจดจำ�ได้ง่ายอีกด้วย หัวข้อเรื่องก็เช่นเดียวกันกับชื่อเรื่อง ทำ�หน้าที่เป็นตัวแทนของสาระในแต่ละตอน หัวข้อเรืองทีดีนอกจากจะต้องชี้ชวนให้ติดตามเนื้อความแล้ว ควร จะมีอรรถาธิบายในตัวด้วย เช่น แทนที่จะใช้ว่า “ความนำ�” ในตอนนั้นเรื่อง ก็ใช้เชิงพรรณนาแทนว่า “เที่ยวเมืองไทย ไปได้ทั้งปี” เป็นต้น การเลือก ใช้หัวข้อเรื่องที่ดีจะช่วยเสริมการสื่อสารเนื้อความไปยังกลุ่มเป้าหมายทั้งยังเป็นแรงจูงใจให้ผู้อ่านรู้สึกอยากติดตามสาระที่จะตามมา 2.5 การใช้เนือ้ ความสัน้ ๆ สิง่ พิมพ์ทดี่ ไี ม่จ�ำ เป็นต้องมีปริมาณเนือ้ ความหรือจำ�นวนหน้ามากๆ เสมอไป เนือ้ ความหรือจำ�หนวนหน้าที่ มากบางครัง้ กลับบัน่ ทอนความสนใจจากผูอ้ า่ นให้ความรูส้ กึ หนักทีจ่ ะอ่านหรือติดตาม ความพยายามทีจ่ ะนำ�เสนอข้อมูลให้กบั ผูอ้ า่ นหรือผูบ้ ริโภคสิง่ พิ มพ์ให้ได้มากทีจ่ ะดเท่าทีจ่ ะทำ�ได้ อาจกลายเป็นการยัดเยียด ซึง่ ท้ายทีส่ ดุ ก็คอื ไม่ได้ให้อะไรกับกลุม่ เป้าหมายเลย เหตุเพราะผูอ้ า่ นดูแล้วเรางว่าจะ รับไม่ไหว ดังนั้น การคัดสรรเฉพาะสิ่งที่เป็นสาระสำ�คัญ อธิบายแต่พอสมควร ทำ�เนื้อความของช้นงานให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำ�ได้ คือสิ่งพึงกระทำ�เป็น อย่างยิ่ง 2.6 การจัดลำ�ดับสาระสำ�คัญของเนือ้ ความ การนำ�เสนอสาระสำ�คัญให้กลุม่ เป้าหมายได้เห็นหรืออ่านตัง้ แต่ตอนต้นจึงเป็นกลยุทธ์ที่ พึงนำ�มาใช้ 2.7 การสร้างเนือ้ ความให้เป็นสาระเชิงบวก การจัดทำ�เนือ้ ความให้อา่ นแล้วบ่งบอกถึงความมีภมู ปิ ญ ั ญาน่าเชือ่ อถือฃ และสร้างสรรค์ 2.8 การเขียนเนื้อความโดยยกตัวอย่างประกอบและร่วมสมัย ควรยกตัวอย่างประกอบคำ�อธิบาย 2.9 การจัดทำ�เนือ้ ความต้องคำ�นึงถึงลิขสิทธิ ์ บางครัง้ การจัดเตรียมเนือ้ ความจำ�เป็นต้องค้นคว้าหรือคัดลอกเนือ้ ความบางตอนจาก แหล่งข้อมูลหรืองานเขียนของบุคคลอืน่ กรณีดงั กล่าวต้องขออนุญาตจากเจ้าของข้อมูลหรือเจ้าของงานเขียนดังกล่าวและได้รบั อนุญาตเป็นลาลักษณ์ อักษรให้เรียบร้อยเสียก่อน ขณะเดียวกันต้องระบุความเป็นเจ้าของข้อมูลหรืองานเขียนนัน้ ๆ ไว้ในสิง่ พิมพ์ทจี่ ะจัดทำ�ขึน้ ด้วย ซึง่ อาจทำ�เป็นเชิงอรรถ และบรรณานุกรมก็ได้ ลิขสิทธิ์ของงานพิมพ์เป็นสิ่งที่ผู้จัดเตรียมเนื้อความต้องเคารพและยึดมั่นไว้เป็นกติกา การนำ�เนื้อหามาจากแหล่งอื่นๆ โดยพลการเป็นสิ่งไม่ควร กระทำ�เป็นอย่างยิ่ง จากที่กล่าวมาแล้ว จะเห็นได้ว่า การเตรียมเนื้อความเพื่อผลิตสิ่งพิมพ์เป็นเรื่องของศิลปะการใช้ภาษา การใช้จิตวิทยามวลชน และความถูกต้อง
6
ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
เหมาะสมของเนื้อหาสาระ การจัดเตรียมเนื้อความที่ดีผนวกกับประสบการณ์ของผู้เขียน คือ ปัจจัยส่วนหนึ่งที่นำ�ไปสู่สัมฤทธิผลของสิ่งพิมพ์ที่จะ ผลิตขึ้น และเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการผลิตสิ่งพิมพ์ที่ต้องใส่ใจและจะมองข้ามไปไม่ได้เป็นอันขาด เนื้ความที่เหมาะสมสำ�หรับากรผลิตสิ่งพิมพ์ควรมีลักษณะต่อไปนี้ 3.1 ถูกต้อง ครบถว้น สมบูรณ์ และชัดเจน เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ดูแล้วง่ายต่อการอ่าน ใช้ชื่อเรื่องและหัวข้อเรื่องที่ดี ใช้เนื้อความสั้นๆ มีการจัดลำ�ดับสาระสำ�คัญ มีสาระเชิงบวก มีการยกตัวอย่างประกอบและร่วมสมัย คำ�นึงถึงลิขสิทธิ์
หลักการและวิธีการจัดเตรียมต้นฉบับข้อความ การเตรียมเนื้อความเพื่อผลิตสิ่งพิมพ์ เนื้อความ คือ ส่วนของเนื้อหาที่ต้องการบรรยายด้วยตัวอักษร ลักษณะเป็นความเรียงเชิงอธิบาย หรือบอกกล่าว เช่น สารประโยชน์ ข่าว ข้อมูลของ ผลิตภัณฑ์ วิธีการใช้งาน เป็นต้น เนื้อความของสิ่งพิมพ์ จัดเป็นวัตถุดิบที่สำ�คัญมากอย่างหนึ่งที่ใช้ในการผลิตสิ่งพิมพ์ การจัดเตรียมเนื้อความจะกระทำ�หลังจากกำ�หนดแนวคิดสิ่ง พิมพ์ และทราบกลุ่มเป้าหมายที่จะสื่อข้อมูลข่าวสารซึ่งเป็นเนื้อหาของสิ่งพิมพ์นั้นไปถึง สิ่งที่ควรกระทำ�ก่อนจัดทำ�เนื้อหา คือ วิจัยลักษณะของเนื้อความว่าควรเป็นเรื่องใด และลักษณะใด ขอบเขตของเนื้อความครอบคลุมถึงเรื่องใดบ้าง จึงจะสอดรับกับวัตถุประสงค์และแนวคิดของการผลิตสิง่ พิมพ์ทกี่ �ำ หนดไว้ เหมาะสม และจูงใจกลุม่ เป้าหมาย พอดีกบั งบประมาณและสามารถผลิต ได้ทันตามเวลาที่คาดหมายไว้ ผู้จัดทำ�เนื้อความซึ่งอาจหมายถึงผู้เขียนหรือผู้เรียบเรียงเนื้อเรื่อง นอกจากจะต้องมีความรู้ในเรื่องที่จะจัดทำ�เพียง พอแล้ว ยังต้องมีความรู้ด้านภาษาศาสตร์รวมทั้งจิตวิทยาในการสร้างแรงจูงใจเป็นอย่างดี สำ�นวนภาษาที่ใช้ก็มีส่วนดึงดูดให้กลุ่มเป้าหมายสนใจ อยากอ่านหรือบริโภคสิ่งพิมพ์นั้น การเขียนเนื้อความควรจะเริ่มขึ้นหลังจากเก็บรวมข้อมูลต่างๆ ได้มากเพียงพอแล้ว เมื่อครบและเพียงพอจึงนำ�มาจัดเรียงลำ�ดับเนื้อหาใหม่ จากนั้น จึงขัดเกลาสำ�นวนภาษาให้อ่านแล้วราบรื่นเป็นเอกภาพ ขั้นตอนการเตรียมเนื้อความเพื่อผลิตสิ่งพิมพ์ 1. วิธีการเตรียมเนื้อความ ทำ�ได้ 2 สองวิธี คือ การเขียนเนื้อความ และการเรียบเรียงเนื้อความ 1.1 การเขียนเนื้อความ เป็นการเริ่มสร้างเนื้อความใหม่ทั้งหมด ผู้เขียนจะถ่ายทอดความรู้ ความคิด ตลอดจนทัศนะต่างๆ ลำ�ดับออกมาเป็น เนื้อความ 1.2 การเรียบเรียงเนื้อความ เป็นการนำ�เนื้อความ ซึ่งเป็นงานเขียนที่มีอยู่แล้ว รวบรวมเข้าด้วยกัน จัดหมวดหมู่หรือลำ�ดับความ อาจมีการ ตรวจสอบแก้ไขให้เกิดความถูกต้อง ตลอดจนขัดเกลาให้เนื้อความต่อเนื่อง รวมทั้งสำ�นวนภาษาสอดคล้องกลมกลืนกัน 2. วิธีการเขียนและเรียบเรียงเนื้อความเพื่อผลิตสิ่งพิมพ์ ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ 2.1 เก็บรวบรวมความคิด : จดบันทึกแนวคิด สะสมแนวคิด
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
7
2.2 กำ�หนดปฏิทินงาน : กำ�หนดช่วงเวลาการทำ�งาน 2.3 จัดทำ�ข้อสังเขป : การจัดทำ�ข้อสังเขป ซึ่งหมายถึงหัวข้อหลักๆ ที่ครอบคลุมเนื้อความทั้งหมดที่จะเขียน 2.4 เลือกสรรข้อมูล : ควรเสริมคงวามแข็งแกร่งของสาระที่จะเขียนด้วยการให้แนวทางการใช้ประโยชน์จากข้อมูลต่างๆ ที่นำ�เสนอ รวมถึง ผลลัพธ์อันพึงได้ นำ�เสนอหัวข้อเรื่องซึ่งกำ�ลังเป็นที่นิยม ตลอดจนคำ�รับรองหรือคำ�แนะนำ�ที่ดีเข้าไว้ในเนื้อหาด้วย 2.5 ลงมือเขียนเนื้อความ : ลำ�ดับความคิดในการเขียนแบ่งได้เป็น 3 ชั้น คือ - ความคิดสร้างสรรค์(เป็นความคิดในเบื้องแรก เป็นเรื่องราวในฉบับต้นร่าง จัดเป็นความคิดเชิงสร้างสรรค์) - ความคิดไตร่ตรอง (เป็นการใช้ความคิดไตร่ตรองหรือภูมิปัญญา มีการปรับแก้เนื้อหาให้ถูกต้อง เหมาะสม ตลอดจนการให้อรรถาธิบาย เพิ่มเติมเพื่อสร้างความกระจ่างของเนื้อหา) - ความคิดเชิงกลไก (การทบทวนเรียบเรียงต้นฉบับให้สมบูรณ์ การตรวจสอบตัวสะกด วรรณยุกต์ การเรียงลำ�ดับเนื้อหา การใช้ถ้อยคำ� สำ�นวน ลีลา 2.6 ปิดงานเขียน : เมือ่ พิจารณาแล้วว่างานเขียนสมบูรณ์ ควรให้บคุ คลอืน่ ซึง่ เป็นกลุม่ เป้าหมายได้อา่ น แล้วสอบถามความเห็น และรับฟังการ ตอบรับ คำ�วิพากษ์ วิจารณ์ จากนั้นจึงนำ�ข้อมูลไปปรับแก้งานเขียน ให้เป็นที่ยอมรับจากกลุ่มเป้าหมายยิ่งขึ้น ทั้งยังช่วยในการตรวจทานเนื้อหาให้ ถูกต้อง แม่นยำ�มากขึ้น 3. เนื้อความที่เหมาะสมสำ�หรับการผลิตสิ่งพิมพ์ควรมีลักษณะต่อไปนี้ 3.1 ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และชัดเจน : การนำ�เสนอข้อมูลมีความถูกต้อง ทั้งในประเด็นข้อเท็จจริง การสะกดคำ� รวมทั้งการใช้ภาษา เนื้อความในสิ่งพิมพ์ครอบคลุมวัตถุประสงค์ของสิ่งพิมพ์ที่กำ�หนดไว้ การบรรยายเนื้อความที่ใช้สำ�นวนหรือลีลาการเขียนแบบเรียบง่าย เข้าสู่ประเด็นต่าง ๆอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่คลุมเครือ 3.2 เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย : เนื้อความที่จะบรรยายต้องสอดคล้องเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ลักษณะการบรรยายเนื้อความ ปริมาณ ของเนื้อความ ตลอดจนการเรียกร้องความสนใจที่เป็นการเชิญชวนบริโภคสิ่งพิมพ์ในแต่ละกลุ่มเป้าหมายจะแตกต่างกันไป ความกว้างและลึกของ การเขียนเนื้อความ ตลอดจนการใช้ภาษา สำ�นวน และลีลาที่สอดรับกับระดับของกลุ่มเป้าหมายนั้นๆ 3.3 ดูแล้วง่ายต่อการอ่าน : ผู้ออกแบบต้องนำ�เนื้อความไปจัดวางในหน้าสิ่งพิมพ์ตามต้นฉบับให้ง่ายต่อการอ่าน 3.4 ใช้ชื่อเรื่องและหัวข้อเรื่องที่ดี : ชื่อเรื่องที่ดี จำ�แนกได้ 2 ลักษณะคือ - ชัดเจน ตรงไปตรงมา และมีลักษณะอธิบายหรือบ่งบอกเนื้อความ - สั้น กระชับ หรือดูภูมิฐาน แล้วตามด้วยคำ�อธิบายสั้นๆ ชื่อเรื่องที่ดี การเขียนเนื้อหาที่ตามมาก็จะง่ายขึ้น และผู้อ่านจะจดจำ�ได้ง่ายขึ้นด้วย หัวข้อเรื่องก็เช่นเดียวกัน ทำ�หน้าที่เป็นตัวแทนของสาระในแต่ละตอน หัวข้อเรื่องที่ดีนอกจากจะต้องชี้ชวนให้ติดตามเนื้อความแล้ว ควรจะมี อรรถาธิบายในตัวด้วย การเลือกใช้หัวเรื่องที่ดีจะช่วยเสริมความแข็งแกร่งในการสื่อสารเนื้อความไปยังกลุ่มเป้าหมาย ทั้งยังเป็นแรงจูงใจให้ผู้อ่านอยากติดตามสาระที่จะ ตามมา 3.5 ใช้เนื้อความสั้นๆ : ควรคัดสรรเฉพาะสิ่งที่เป็นสาระสำ�คัญ อธิบายแต่พอสมควร ทำ�เนื้อความของชิ้นงานให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำ�ได้ 3.6 มีการจัดลำ�ดับสาระสำ�คัญ : ควรนำ�เสนอสาระสำ�คัญให้กลุ่มเป้าหมายได้เห็นหรืออ่านตั้งแต่ตอนต้น และควรหลีกเลี่ยงการพรรณนาเนื้อ ความที่เยิ่นเย้อ หรือให้อรรถาธิบายมากเกินความจำ�เป็น 3.7 มีสาระเชิงบวก : ควรสร้างสรรค์งานเขียนในเชิงบวกนำ�เสนอในลักษณะมองโลกในแง่ดี แม้ในภาวะวิกฤติก็พยายามนำ�เสนอโอกาส งาน เขียนนั้นจึงจะเป็นที่พึงใจของกลุ่มเป้าหมาย 3.8 มีการยกตัวอย่างประกอบและร่วมสมัย : ควรยกตัวอย่างประกอบคำ�อธิบายเพื่อยืนยันเนื้อหาให้มีน้ำ�หนักยิ่งขึ้นแม้ว่างานเขียนบางงาน อาจมีอายุใช้งานสั้น เนื่องจากผูกติดอยู่กับเหตุการณ์หรือเงื่อนไขที่เป็นจริงอยู่เฉพาะช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง แต่งานเขียนอีกจำ�นวนไม่น้อยที่สามารถ เขียนให้เนื้อหาสาระมีตัวอย่างประกอบที่ร่วมสมัย สามารถใช้งานหรือเข้าได้กับทุกกาลสมัย คำ�นึงถึงลิขสิทธิ์ : การจัดเตรียมเนื้อความ จำ�เป็นต้องจำ�เป็นต้องค้นคว้าหรือคัดลอกเนื้อความบางตอนจากแหล่งข้อมูลหรืองานเขียนของบุคคลอื่น กรณีดงั กล่าวต้องขออนุญาตจากเจ้าของข้อมูลหรือเจ้าของงานเขียนดังกล่าวและได้รบั อนุญาตเป็นลายลักษณ์อกั ษรเรียบร้อยเสียก่อน ทัง้ นีค้ วรระบุ ความเป็นเจ้าของข้อมูลหรืองานเขียนนั้นๆ ไว้ในสิ่งพิมพ์ที่จัดทำ�ขึ้นด้วย ซึ่งอาจทำ�เป็นเชิงอรรถและบรรณานุกรมก็ได้
8
ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
1.3 ปริมาณของเนื้อหาและลักษณะการบรรยายความ
1.3.1 ปริมาณเนือ้ หา ภารกิจหลักอย่างหนึง่ ในการผลิตสิง่ พิมพ์กค็ อื การกำ�หนดปริมาณของเนือ้ หาข้อมูลข่าวสารทีบ่ รรจุไปในสิง่ พิมพ์นนั้ การเลือก เนื้อหาที่ครอบคลุมเท่าที่จำ�เป็นเพื่อให้ดูกระชับน่าอ่านจึงเป็นสิ่งที่พึงกระทำ�เป็นอย่างยิ่ง ความมากหรือน้อยของเนื้อที่ต้องบรรยายเป็นปัจจัยกำ�หนดขนาดและรูปแบบของสิ่งพิมพ์ที่จะผลิตขึ้น สิ่งพิมพ์บางชิ้นผู้บริโภคอ่านแล้วเกิดการรับรู้หรือชักนำ�ไปสู่เนื้อหาที่ไม่ปรากฏอยู่ในสิ่งพิมพ์นั้นเลย สามารถจูงใจให้ผู้อ่านคิดหรือเข้าใจได้เองว่า สิ่งพิมพ์นั้นต้องการสื่ออะไรหรือหมายถึงอะไร อาทิ แผ่นโปสเตอร์ในสถานที่สาธารณะแห่งหนึ่ง ห้ามสูบบุหรี่ในบริเวณดังกล่าว ที่จริงแล้วเป็นการ รณรงค์ให้ทราบว่าการสูบบุหรีเ่ ป็นอนตรายต่อสุขภาพ แต่ไม่มขี อ้ ความดังกล่าวบอกไว้เลย ผูอ้ า่ นสามารถทราบได้เอง เนือ้ หาในลักษณะดังกล่าวช่วย ลดปริมาณข้อความในหน้าสิง่ พิมพ์ แต่มไิ ด้ลดสาระ การกำ�หนดกลยุทธ์การสร้างเนือ้ หาของสิง่ พิมพ์จดั เป็นวิธกี ารกำ�หนดปริมาณของเนือ้ หาวิธหี นึง่ 1.3.2 ลักษณะการบรรยายความ ลักษณะการเขียนเนื้อหาที่เหมาะสมสำ�หรับงานพิมพ์แต่ละงาน ขึ้นกับวิธีการบรรยายความให้ดึงดูดความสนใจ หรือบ่งบอกถึงสาระประโยชน์ที่ผู้อ่านหรือผู้บริโภคจะได้รับจากสิ่งพิมพ์นั้นๆ ลักษณะการบรรยายความที่ช่วยทำ�ให้สิ่งพิมพ์นั้นน่าสนใจอาจใช้วิธี การดังต่อไปนี้ - เริม่ เรือ่ งด้วยสาระทีเ่ รียกร้องความสนใจ โดยใช้ขอ้ เท็จจริงหรือเหตุการณ์ซงึ่ กำ�ลังเป็นทีส่ นใจของสาธารณชนในขณะนัน้ คำ�ถามทีช่ วนในขบคิด ตัง้ ปริศนา เรื่องลึกลับหรือพิศวงที่ทุกคนอยากรู้ ข้อมูลใหม่ๆ เสี้ยวหนึ่งของชีวิต การเปรียบเทียบที่น่าสนใจ เป็นต้น - อ้างหลักฐานที่น่าเชื่อถือ ถาม-ตอบ ให้รายการตัวเลือก บทสัมภาษณ์ เกร็ดความรู้ที่นำ�ไปใช้ได้ในชีวิตประจำ�วัน เป็นต้น
งานนำ�เข้าข้อมูลเนื้อความในงานก่อนพิมพ์
การใช้ตัวพิมพ์ในงานพิมพ์ต้องอาศัยความรู้ทั้งทางด้านภาษา ศิลปะ และเทคนิคในการพิมพ์ประกอบกัน โดยต้องคำ�นึงถึงคุณสมบัติต่างๆ ของตัว พิมพ์ได้แก่ แบบตัวพิมพ์หรือฟอนต์ (font) ขนาดของตัวพิมพ์ (size) รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ (type) ช่องไฟ (space) และระยะบรรทัด (leading) 1. คุณสมบัติของตัวพิมพ์ที่มีผลต่อการจัดหน้างานพิมพ์ได้แก่ 3.1 แบบตัวพิมพ์หรือฟอนต์ (font) 3.2 ขนาดของตัวพิมพ์ (size) 3.3 รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ (type) 3.4 ขนาดช่องไฟของตัวพิมพ์ (space) 3.5 ระยะบรรทัด (leading) 1.1 แบบตัวพิมพ์หรือฟอนต์ (font) แบบตัวพิมพ์แต่ละแบบสามารถแสดงบุคลิกหรือถ่ายทอดอารมณ์ รสนิยมของเนื้อความหรือสิ่งพิมพ์นั้นๆ การออกแบบตัวพิมพ์ในแต่ละภาษาจะต้องคำ�นึงถึงความสวยงาม ชวนอ่าน อ่านง่าย ดูเป็นระเบียบ มีเอกลักษณ์ของตนเอง และองค์ประกอบของ อักขระแต่ละตัวต้องถูกต้องตามข้อกำ�หนดเชิงรูปลักษณ์และอักขรวิธีสำ�หรับภาษานั้นเป็นสำ�คัญ 1.2
ขนาดของตัวพิมพ์ (size)
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
9
กำ�หนดด้วยระยะความสูงของตัวอักขระ มีหน่วยเป็นพอยต์ (point) โดยเทียบได้กับหน่วยวัดแบบนิ้ว คือ 1 นิ้ว = 72 พอยต์ อักขระโรมันที่นิยมใช้ในประเทศต่างๆ แถบตะวันตก จะประกอบด้วย 2 ชุด คือ ชุดตัวปกติ (normal) และชุดตัวนำ� (capital) โดยคำ�แรกของประโยคจะเริ่มด้วยอักขระนำ�เสมอ การกำ�หนดขนาดจึงต้องคำ�นึงถึงอักขระทั้ง 2 ชุด รวมทั้งอักขระสำ�หรับกำ�กับเสียง (accent) และเครื่องหมายวรรคตอน (punctuation) ที่ต้องใช้ประกอบด้วย 1.3 รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ (type) รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ เป็นการบ่งบอกลักษณะของตัวพิมพ์ในแง่ของความหนาบางของลำ�คัว เช่น ตัวปกติ (plain) ตัวบาง (light) ตัวเอน (italic/ oblique) ตัวหนา (bold) ตัวเอนหนา (bold italic) และตัวเอนบาง(ight italic) ผู้ออกแบบสิ่งพิมพ์ต้องสามารถใช้รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์เป็นเครื่องบอกให้ผู้อื่นทราบว่า เนื้อหาส่วนใดเป็นส่วนพรรณนาความ ส่วนใดสำ�คัญเป็น พิเศษ ส่วนใดเป็นหัวข้อเรื่อง ส่วนใดเป็นกลุ่มหรือพวกเดียวกัน 1.4 ขนาดช่องไฟของตัวพิมพ์ (space) เป็นการจัดระยะช่องไฟระหว่างตัวอักขระแต่ละตัวที่อยู่ติดกัน ระยะห่างระหว่างตัวพิมพ์ที่อยู่ติดกัน หรือที่เรียกว่าช่องไฟ จะต้องเหมาะสมกับขนาดของตัวพิมพ์ที่ใช้ ปกติแล้วผู้ออกแบบตัวพิมพ์จะออกแบบให้ ตัวพิมพ์แต่ละตัวของแต่ละฟอนต์มีช่องว่างทั้ง 4 ด้าน คือ ด้านซ้าย ด้านขวา ด้านบน และด้านล่าง เป็นสัดส่วนที่เหมาะสม เพื่อให้ข้อความอ่านง่าย และไม่ผิดอักขรวิธีของภาษาที่ใช้ในสิ่งพิมพ์นั้นๆ 1.5 ระยะบรรทัด (leading) เป็นระยะจากฐานของบรรทัดหนึ่งไปถึงฐานของบรรทัดถัดไป ซึ่งระยะบรรทัดตามปกติจะต้องมีพื้นที่เพียงพอให้แก่ตัวอักขระรวมถึงสระและ วรรณยุกต์ทั้งบนและล่าง โดยข้อความที่อยู่บรรทัดถัดกันนั้น ปลายของสระล่างจากบรรทัดบนไม่ซ้อนทับกับยอดสุดของสระบนจากบรรทัดล่าง การเรียงอักขระเพือ่ ให้เป็นคำ� ประโยค ประกอบเป็นเนือ้ ความตามอักขรวิธใี นแต่ละภาษาจะแตกต่างกันไป ต้องคำ�นึงถึงส่วนประกอบของตัวอักขระ ในแต่ละภาษา ตลอดจนเครื่องหมายกำ�กับการอ่านหรือการออกเสียง ในภาษาไทย การกำ�หนดระยะบรรทัดต้องคำ�นึงถึงหางของอักขระ สระซึ่งมี ทัง้ บนและล่าง รวมทัง้ วรรณยุกต์จะต้องไม่ซอ้ นทับกันจนยากต่อการอ่าน ขณะเดียวกันก็ตอ้ งไม่ก�ำ หนดให้หา่ งกันเกินไป ซึง่ จะดูไม่สวยงาม อ่านยาก และยังทำ�ให้จำ�นวนหน้างานพิมพ์เพิ่มมากขึ้นกว่าที่ควรจะเป็นอีกด้วย 2. การนำ�เข้าข้อมูลเนื้อความในงานก่อนพิมพ์ทำ�ได้ดังต่อไปนี้ 2.1 จัดเรียงตัวพิมพ์ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ� : ทำ�โดยวิธีป้อนข้อมูลตัวอักษรผ่านแป้นพิมพ์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ และจัดการในโปรแกรม คอมพิวเตอร์ แล้วเก็บบันทึกเป็นไฟล์ข้อความ การจัดเรียงตัวพิมพ์อาจทำ�ในโปรแกรมจัดหน้างานพิมพ์ก็ได้ แต่ส่วนใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งพิมพ์ ประเภทหนังสือนิยมแยกทำ�ในโปรแกรมประมวลผลคำ� เช่น ไมโครซอฟต์เวิรด์ ก่อน แล้วจึงนำ�องค์ประกอบไปจัดใส่ในหน้างานพิมพ์ ทัง้ นีเ้ พือ่ พิสจู น์ ตัวอักษร ความถูกต้องของอักขระ และเนื้อความ ตลอดจนลำ�ดับของเนื้อความ โดยจัดการแก้ไขให้เรียบร้อยก่อน จากนั้นจึงจัดเก็บบันทึกข้อมูลดัง กล่าวในรูปไฟล์ดิจิตอล พร้อมที่จะนำ�ไปเป็ฯองค์ประกอบของหน้างานในลำ�ดับต่อไป 2.2 ใช้เทคโนโลยีรจู้ �ำ อักขระด้วยแสงหรือโอซีอาร์:โดยกราดต้นฉบับตัวอักษรด้วยเครือ่ งกราด แล้วใช้โปรแกรมโอซีอาร์แปลงข้อมูลภาพให้เป็นข้อมูล ตัวอักษร จากนั้นจึงตรวจสอบแก้ไขด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ� แล้วเก็บบันทึกเป็นไฟล์ตัวอักษร 2.3 นำ�เข้าในลักษณะของไฟล์ข้อมูลตัวอักษรจากแหล่งข้อมูลต่างๆ: เช่น บนอินเทอร์เน็ต การบรรณาธิกรต้นฉบับ เลือกต้นฉบับข้อความและต้นฉบับภาพที่มีความเหมาะสมในการนำ�ไปผลิตเป็นสิ่งพิมพ์ การจัดการข้อความ เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของตัวพิมพ์ และวิธีการนำ�เข้าข้อมูลข้อความในงานก่อนพิมพ์
10 ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
การจัดการแบบตัวพิมพ์ของคอมพิวเตอร์ในด้านต่างๆ โดยสรุปมีดังนี้ การจัดการแบบตัวพิมพ์แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ ด้วยกันคือ 1. การจัดการแบบตัวพิมพ์ในระดับซอฟแวร์ระบบปฏิบัติการ 2. การจัดการแบบตัวพิมพ์ของซอฟแวร์อรรถประโยชน์ด้านฟอนต์ 3. การจัดการแบบตัวพิมพ์ของซอฟแวร์ประยุกต์ การจัดการฟอนต์แบ่งย่อยออกได้หลายประการด้วยกัน เช่น 1. การสำ�เนาฟอนต์จากสื่อบันทึกไปจัดเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์ 2. การติดตั้งฟอนต์เพิ่มเติม 3. การเรียกฟอนต์มาดูรูปร่างลักษณะของตัวอักษร และตำ�แหน่งที่อยู่บนแผงแป้นพิมพ์ 4. การเรียกฟอนต์ใช้งาน 5. การตั้งกลุ่มหรือจัดชุดของฟอนต์ 6. การเปิด ปิดฟอนต์ตามที่ผู้ใช้ต้องการ 7. การลบหรือย้ายฟอนต์ออกไป วิธีการนำ�เข้าข้อมูลตัวอักขระข้อความ มีดังต่อไปนี้ 1. การพิมพ์ที่แผงแป้นอักขระ 2. การอิมพอร์ต 3. การดาวน์โหลด (การดาวน์โหลดไฟล์ตัวอักษรข้อความที่เก็บอยู่ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น ดิสเก็ตต์ เทปแม่เหล็ก ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น มาบรรจุลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่กำ�ลังใช้งานอยู่ / การดาวน์โหลดไฟล์ตัวอักษรข้อความจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่ต่อพ่วงเชื่อมสื่อสาร ถึงกันด้วยสายสัญญาณ (wire communication) หรือสื่อสารกันแบบไม่ใช้สายสัญญาณ (wireless communication) ก็ได้ หรือจากระบบเครือ ข่ายรูปแบบต่างๆ และจากอินเทอร์เน็ต 4. การใช้โปรแกรมรู้จำ�อักขระ(ใช้การกราดภาพของตัวอักษร ข้อความที่ต้องการด้วยเครื่องกราดก่อน แล้วเก็บบันทึกไว้เป็นไฟล์ที่โปรแกรมรู้จำ� อักขระ หรือโอซีอาร์รจู้ กั ซึง่ ส่วนมากเป็นไฟล์แบบ JPEG และ บิตแมป จากนัน้ จะใช้โปรแกรมรูจ้ �ำ อักขระมาเปิดไฟล์นนั้ ๆ และสัง่ การให้แปลงข้อมูล ภาพของตัวอักขระให้เป็นข้อมูลของตัวอักขระในระบบคอมพิวเตอร์ต่อไป 5. การเขียนด้วยลายมือบนจอภาพ และการเลือกตัวอักขระจากแผงแป้นอักขระเสมือนบนจอภาพ เทคนิคการนำ�เข้าตัวอักษรข้อความ ที่สำ�คัญและควรทราบ คือ 1. ควรเลือกใช้ตัวอักษรที่มีให้อยู่ในซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ 2. ควรกำ�หนดให้ปรับแนวเสมอหน้าอย่างเดียว 3. เคาะแป้นรีเทิร์น หรือแป้นเอ็นเทอร์ เมื่อต้องการจะขึ้นหน้าใหม่เท่านั้น 4. พิมพ์เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องตามวิธีการใช้และวิธีการพิมพ์ 5. ใช้โปรแกรมย่อย Equation Editor พิมพ์เครื่องหมาย สัญลักษณ์ สูตร สมการทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ เพื่อแทรกในตำ�แหน่งที่ต้องการ ในโปรแกรมประมวลผลคำ� 6. ใช้โปรแกรมย่อย Key Caps ในแมคอินทอช หรือ Character Map ในพีซี เพื่อดูแผนผังของตัวอักขระ เครื่องหมาย สัญรูปที่ต้องการใช้ หลักการและเทคโนโลยีการบรรณาธิกรข้อความ ตรวจทาน แก้ไข ปรับปรุงต้นฉบับจนถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ทั้งในส่วนของข้อความและ/หรือภาพ ต้นฉบับเหมาะสมกับรูปลักษณ์ แบบแผน ประเภทของสิง่ พิมพ์ ระบบการพิมพ์ทใี่ ช้ รวมถึงจะช่วยให้การทำ�งานตามกระบวนการพิมพ์สะดวก รวดเร็ว ประหยัด ได้สิ่งพิมพ์ที่สวยงาม มีคุณภาพ และมีคุณค่า การบรรณาธิกรข้อความแบ่งเป็น 2 ลักษณะ คือ การบรรณาธิกรเนื้อหาข้อความ และการบรรณาธิกรต้นฉบับเพื่อการจัดพิมพ์ มีหลักการสำ�คัญ คือ การตรวจแก้ไข ปรับปรุง และเตรียมต้นฉบับ เป็นงานที่สนับสนุนและช่วยผู้เขียน ผู้แปล หรือผู้เรียบเรียงต้นฉบับให้เสนอความคิดได้กระจ่าง
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
11
น่าสนใจ อ่านง่าย กะทัดรัด ชัดเจน ไม่คลุมเครือ เป็นระเบียบเรียบร้อย ถูกต้องสมบูรณ์ทุกด้าน โดยการอ่านแก้ไขอย่างพินิจพิจารณาและเขียนคำ� สั่งแก้ไขให้ชัดเจน เทคโนโลยีการบรรณาธิกรข้อความทีเ่ หมาะสม และนิยมใช้กนั ทัว่ ไปในปัจจุบนั คือ โปรแกรมประมวลผลคำ�ในคอมพิวเตอร์ทงั้ ในตระกูลแมคอินทอช และพีซี เพราะโปรแกรมประเภทประมวลผลคำ�ตรวจแก้ไขตัวอักษร และข้อความ สามารถช่วยอำ�นวยความสะดวก ทำ�งานได้รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ� สามารถแบ่งเบาภาระผู้พิสูจน์อักษร และช่วยเสริมวิธีการตรวจแก้ไขด้วยคนได้ดีมาก การบรรณาธิกรเนื้อหาข้อความ ทำ�เพื่อช่วยให้มีความถูกต้องสมบูรณ์ของเนื้อหา ไม่ว่าจะเป็นประเภทของข้อเขียน ตัวสะกด การันต์ การใช้ภาษา ไวยกรณ์ ศัพท์สำ�นวน คำ�ในภาษาเขียนและศัพท์ทางเทคนิควิชาการ ความอ่านง่าย ความกะทัดรัด ความชัดเจนไม่คลุมเคลือ ฯลฯ ซึ่งมีความสำ�คัญ และจำ�เป็นมากในการทำ�หนังสือเล่ม และนิตยสาร วารสารทางวิชาการ โดยการอ่านแก้ไขอย่างพิจารณาและเขียนคำ�สัง่ แก้ไขให้ชดั เจน โดยจะต้อง คำ�นึงถึงการตรวจแก้ไขและปรับปรุงในสิ่งสำ�คัญต่างๆ ดังนี้ คือ ความถูกต้อง ครบถ้วน และทันสมัย : มีความสมบูรณ์ ครบถ้วนถูกต้อง มีข้อมูล สถิติ ตัวเลข ถูกต้องและทันสมัย การใช้ภาษาและหลักไวยากรณ์ : การใช้ภาษารวมทั้งไวยากรณ์ให้ถูกต้องให้เป็นภาษาเขียน เรียบเรียงประโยคให้สมบูรณ์และอ่านเข้าใจได้ง่าย และ เร็ว ใช้ประโยคที่สั้น กระชับ สื่อความหมายได้ตรง และชัดเจน สามารถอ่านเข้าใจได้ง่าย สำ�นวนเหมาะสม น่าอ่าน น่าติดตาม มีประเด็นหรือสาระ สำ�คัญที่ควรมี หรือต้องการให้ผู้อ่านได้ทราบ และมีระดับความยากง่าย เหมาะกับผู้อ่านแต่ละวุฒิภาวะ แต่ละวัยหรือแต่ละสังคม วัฒนธรรม เลือก ใช้ภาษาให้เหมาะสมกับประเภท และรูปแบบของสื่อ ลักษณะหรือสมบัติของกลุ่มเป้าหมาย การมีประจักษภาพสูงหรือการอ่านได้ง่าย (high legibility) และการอ่านเข้าใจได้โดยง่าย (read ability) legibility เป็นคุณลักษณะของแบบตัวพิมพ์องค์ประกอบอื่นๆ ทีสายตาผู้อ่านจะรับรู้ในการอ่านได้ง่ายและรวดเร็ว ส่วน read ability เป็นคุณ ลักษณะของการนำ�เสนอประโยคเนื้อหาข้อความด้วยภาษา ถ้อยคำ� ศัพท์สำ�นวน ลีลา การเรียงร้อยลำ�ดับความที่อ่านเข้าใจได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่ง ทั้งสองลักษณะที่กล่าวมานี้ต้องคำ�นึงถึงความชัดเจน สามารถอ่านออกได้ง่ายและอ่านเข้าใจได้ง่ายด้วย ความเป็นระเบียบสม่ำ�เสมอคงเส้นคงวา : ตรวจและแก้ไขเนื้อหาให้มีความคงเส้นคงวาด้านการใช้คำ�ศัพท์ ตัวสะกดการันต์ คำ�ย่อ เครื่องหมาย การ ลำ�ดับหัวข้อ ลำ�ดับความสำ�คัญ ข้อกฏหมายและลิขสิทธิ์ : ต้องพิจารณาและคำ�นึงถึงว่าเนื้อหาข้อความในต้นฉบับนั้นจะมีข้อผิดหรือข้อละเมิดทางกฏหมายหรือไม่ รวมทั้งผลกระ ทบต่อจารีตประเพณี ศีลธรรม วัฒนธรรมด้วย นอกจากนี้ในเรื่องของลิขสิทธิ์ของงานจะต้องพิจารณาให้ละเอียด รอบคอบ คุณภาพและคุณค่าของภาพประกอบ : ต้องพิจารณาลักษณะรายละเอียดในภาพประกอบ การกำ�หนดตำ�แหน่ง ขนาด สัดส่วน คำ�บรรยายภาพ ความเหมาะสมของเนือ้ หากับรูปแบบของสือ่ ต้องพิจารณารูปแบบว่าจะเป็นอะไร รูปลักษณ์ใด ปริมาณเนือ้ หาข้อความจะต้องให้มคี วามยาวเหมาะ สมกับเนื้อที่ของสิ่งพิมพ์ ถ้าเป็นต้นฉบับของหนังสือเล่ม ควรมีสารบัญเนื้ิอหาและส่วนประกอบต่างๆ ของหนังสือครบ การบรรณาธิกรต้นฉบับเพื่อการจัดพิมพ์ มีสิ่งที่สำ�คัญ ดังนี้ 1. การแก้ไขข้อผิดพลาดของต้นฉบับทางด้านรูปแบบและอัตลักษณ์ เพือ่ ให้มคี วามคงเส้นคงวาของการลำ�ดับหัวเรือ่ ง การย่อหน้า ระยะย่อหน้าระดับ ต่างๆ การเว้นวรรคตอน ระยะห่างบรรทัด ระยะห่างระหว่างย่อหน้า การระบุจ�ำ นวนด้วยตัวเลขหรือตัวอักษร การใช้และการพิมพ์เครือ่ งหมายต่างๆ การอ้างอิง การใช้แบบและขนาดตัวพิมพ์ ขนาดคอลัมน์ ฯลฯ 2. การจัดเรียงลำ�ดับหน้าของต้นฉบับ เรียงลำ�ดับภาพ ตาราง แผนภูมิ อื่นๆ และใส่เลขหน้าครบถ้วนตามลำ�ดับ
12 ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
3. การตรวจและแก้ไขข้อผิดพลาดด้านการพิสูจน์อักษร ความคงเส้นคงวาของต้นฉบับทางด้านคำ�ศัพท์ การสะกดการันต์ การใช้คำ�ภาษาต่างประ เทศในวงเล็บ ฯลฯ 4. การสั่งตัวพิมพ์และองค์ประกอบอื่นๆ ในแต่ละหน้าของสิ่งพิมพ์ 5. การจัดทำ�สำ�เนาของต้นฉบับสำ�รองไว้กันสูญหายระหว่างการจัดพิมพ์ แนะนำ�คำ�สั่งที่จำ�เป็นสำ�หรับการจัดการข้อความในซอฟต์แวร์ ศัพท์คำ�สั่ง เมนู การเรียกใช้คำ�สั่งภายใต้เมนู และลักษณะการใช้งานที่สำ�คัญบางประการ มีดังต่อไปนี้ กลุ่มคำ�สั่ง การทำ�งาน / หน้าที่ และตัวอย่างคำ�สั่ง File ใช้จดั การเกีย่ วกับไฟล์หรือเอกสาร เช่น สร้างไฟล์ใฟม่ เปิด-ปิดงาน เก็บบันทึกไฟล์ การตัง้ ค่าหน้าเอกสาร/กระดาษ การ สั่งพิมพ์ เป็นต้น ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Open, Close, Save, Save As, Page Setup, Print, Print Preview ฯลฯ Edit ใช้ในการแก้ไขและจัดการข้อความในเอกสาร ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Undo, Cut, Copy, Paste, Clear, Replace ฯลฯ View ใช้ในการแสดงมุมมองและแถบชุดเครือ่ งมือของโปรแกรม ตัวอย่างคำ�สัง่ ในกลุม่ นีค้ อื Normal, Page Layout, Header and Footer, Ruler, Toolbar ฯลฯ Insert ใช้ในการสั่งแทรกหรือเพิ่มเติมสิ่งแทรกต่างๆ ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Break, Page Number, Symbol, Picture, Object, File, Index and Table ฯลฯ Format ใช้ในการกำ�หนดรูปแบบเอกสารและส่วนประกอบในเอกสาร ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Font, Paragraph, Document, Column, Bullet and Numbering, Tabs, Style, Drop Cap ฯลฯ Font ใช้ในการเลือกแบบตัวพิมพ์หรือกำ�หนดค่าลักษณะเกี่ยวกับฟอนต์ที่ติดตั้งเปิดให้ใช้งาน และจัดการเกี่ยวกับฟอนต์ Tools ใช้ช่วยงานบรรณาธิกร การตรวจแก้ไขข้อความในเอกสาร ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Spelling and Grammar, Thesaurus, Hyphenation, Word Count ฯลฯ Table ใช้ในการจัดการเกี่ยวกับตาราง ตัวอย่างคำ�สั่งในกลุ่มนี้คือ Draw Table, Insert Table ฯลฯ Help ใช้ในการช่วยเหลือด้านต่างๆ โดยมี Help และอื่นๆ อยู่ ในการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ�จัดการข้อความ มีแนวทางที่สำ�คัญในการทำ�งานดังนี้ 1. สำ�เนาไฟล์เดิมเก็บสำ�รองไว้ก่อนเริ่มการตรวจแก้ไขต้นฉบับ โดยเก็บบันทึกไฟล์ (Save As) ในชื่อที่ต่างจากต้นฉบับเดิม 2. ตั้งค่าขนาดเอกสารแบบคอลัมน์เดี่ยว จัดรูปแบบเสมอหน้า ปล่อยท้ายบรรทัด (Left Justification) ที่เว้นขอบทั้งสี่ด้านที่เพียงพอในการเขียน บรรณาธกร การสั่งตัวพิมพ์ และอื่นๆ ตามสมควร 3. เก็บบันทึกไฟล์เป็นช่วงๆ หรือตั้งเวลาการบันทึกไฟล์อัตโนมัติที่มีระยะเวลาการบันทึกที่เหมาะสม คือประมาณ 12-30 นาที เผื่อว่าไฟฟ้าขัดข้อง หรือคอมพิวเตอร์มีปัญหา 4. หากเอกสารต้นฉบับมีความยาวมาก ควรแบ่งซอยเป็นไฟล์ย่อยๆ เพื่อให้คอมพิวเอตร์และโปรแกรมสามารถทำ�งานได้เร็ว และเป็นการป้องกัน ไฟล์เสียหายระหว่างแก้ไขงาน 5. ควรตั้งชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายถึงงานสิ่งพิมพ์นั้น หากเป็นไปได้ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษ จะสะดวกในการใช้งานต่างแพลตฟอร์มและการค้น หาไฟล์มากกว่าภาษาไทย 6. ในการเก็บบันทึกไฟล์เมื่อตรวจแก้ไขเสร็จพร้อมให้นำ�ไปใช้จัดประกอบหน้าในโปรแกรมจัดประกอบหน้าหรือต่างแพลตฟอร์ม ควรเก็บบันทึกทั้ง รูปแบบของไฟล์ประมวลผลคำ� (word processor file format or document file format) และไฟล์ข้อความล้วน (text file only format) ลักษณะสำ�คัญหรือความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ�ในปัจจุบัน
หน่วยที่ 3 จัดเตรียมต้นฉบับสิ่งพิมพ์
13
- การเลือกใช้แบบและขนาดตัวอักขระ - การจัดรูปแบบเอกสาร การจัดรูปแบบคอลัมน์ การจัดแนวบรรทัด - การใส่สีสัน - การสร้างตาราง - การพิมพ์ตัวยกกำ�ลัง / ตัวห้อย - การทำ�ดัชนี สารบัญ - การใส่เลขหน้า และข้อความซ้ำ�อัตโนมัติ รวมถึงการทำ�ดัชนี การต่อรวมไฟล์ - การผนวกจดหมาย - การสร้างภาพกราฟิกบางชนิดที่ไม่ซับซ้อนมากนักได้ หรือนำ�เข้าภาพมาวางแทรกลงในตำ�แหน่งที่ต้องการได้ ลักษณะของตัวพิมพ์ไทยมี 4 ระดับ คือ ตัวพยัญชนะ สระล่าง สระบนที่รวมทั้งทัณฑฆาต และวรรณยุกต์ ราชบัณฑิตยสถานกำ�หดลักษณะของเส้นที่ทำ�ให้เป็นตัวอักษรไทยไว้เป็น เส้น หัว ขมวด หาง เชิง จะงอย กิ่ง และไส้ รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ มี 4 องค์ประกอบ คือ 1. ความสูงของตัวอักษรเมื่อเทียบกับขนาดตัวพิมพ์ 2. ความกว้าง-แคบ 3. ความหนา บางของเส้น 4. น้ำ�หนักของตัวพิมพ์
เทคนิคการนำ�เข้าตัวอักษรข้อความ
ในการนำ�เข้าตัวอักษรข้อความด้วยวิธีการที่กล่าวมาแล้วนั้น จะมีเทคนิคสำ�คัญหลายประการซึ่งจะช่วยให้การนำ�เข้าตัวอักษรข้อความมี ประสิทธิภาพ รวมทั้งจะไม่ก่อให้เกิดปัญหาในการนำ�ไปใช้งานในขั้นตอนต่อไป หรือหากจะเกิดปัญหาบ้างก็จะไม่มากนัก และสามารถแก้ไขได้เป็น อย่างดี เทคนิคการนำ�เข้าตัวอักษรข้อความที่ควรทราบในชั้นนี้ มีดังต่อไปนี้ 1. ในการพิมพ์ต้นฉบับสำ�หรับก่อนพิมพ์หรือเตรียมการผลิตสื่อ ควรเลือกใช้แบบตัวอักษรหรือฟอนต์ที่มีให้อยู่ในซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็นการใช้คอมพิวเตอร์แมคอินทอชหรือพีซีก็ตาม เพราะเมื่อนำ�ไฟล์ไปเปิดใช้งานในต่างเครื่องคอมพิวเตอร์หรือต่างแพลตฟอร์ม จะได้ไม่มี ปัญหาเกี่ยวกับฟอนต์หรือสามารถแก้ปัญหาได้ง่ายกว่า 2. ในการพิมพ์ต้นฉบับควรจะกำ�หนดให้ปรับแนวเสมอหน้าอย่างเดียว (align left) โดยไม่ต้องปรับแนวคอลัมน์เสมอหน้าหลัง (justify column) เพราะว่าการกำ�หนดให้เสมอหน้าจะได้ต้นฉบับที่มีระยะช่องไฟระหว่างตัวอักษร (letter spacing) วรรคระหว่างประโยคและวรรคหลัง เครื่องหมายวรรคตอนในบรรทัดสม่ำ�เสมอดี ซึ่งเมื่อนำ�ข้อความไปใช้งานการจัดประกอบหน้า ซอฟต์แวร์จัดประกอบหน้าจะสามารถปรับแนวให้ เสมอและปรับระยะช่องไฟได้ดีกว่าในโปรแกรมประมวลผลคำ� 3. ในการพิมพ์ข้อความต้นฉบับให้พิมพ์ไปเรื่อยๆ จะเคาะวรรคเมื่อต้องการเว้นวรรคเท่านั้น และไม่ต้องเคาะแป้นรีเทิร์น (return key) หรือ แป้นเอ็นเทอร์ (enter key) ในท้ายบรรทัด คงปล่อยให้ซอฟต์แวร์จัดการแบ่งคำ�ตัดประโยคเอง ทั้งในภาษาไทยและภาษาอังกฤษหรือภาษาต่าง ประเทศอื่น เราจะเคาะแป้นดังกล่าวต่อเมื่อต้องการจะขึ้นย่อหน้าใหม่เท่านั้น 4. ในการพิมพ์ต้นฉบับที่มีเครื่องหมายวรรคตอน ไม่ว่าจะเป็นภาษาใดๆ จะต้องเลือกใช้ตามหลักการใช้เครื่องหมายวรรคตอน และการพิมพ์ ให้ถูกตามวิธีการใช้และวิธีการพิมพ์ด้วย เช่น - เครื่องหมายทวิภาค (:) ภาษาอังกฤษเรียก colon และอัฒภาค (;) ภาษาอังกฤษเรียก semicolon จะต้องพิมพ์ชิดกับตัวอักษรก่อน เครื่องหมาย และเคาะวรรคหลังเครื่องหมาย ยกเว้นกรณีที่ใช้ colon เป็นเครื่องหมายสัดส่วน เช่น “การเตรียมพิมพ์; เทคนิคแบบมืออาชีพ” อัตราส่วนกว้างต่อสูงคือ 3:4 เป็นต้น - เครือ่ งหมายไม้ยมก (๐) และเครือ่ งหมายไปลยาลน้อย (ฯ) จะต้องิมพ์ให้ชดิ กับตัวก่อนหน้าเครือ่ งหมาย และวรรค 1 เคาะหลังเครือ่ งหมาย
14 ชุดการเรียนรู้ เรื่อง การออกแบบสิ่งพิมพ์
เช่น ต่างๆ นานา มหาวิทยาลัยสุโขทัยฯ ตั้งอยู่ที่ตำ�บลบางพูด 5. การพิมพ์เครื่องหมาย สัญลักษณ์ สูตร สมการทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ สำ�หรับคอมพิวเตอร์แมคอินทอชและพีชี ถ้าใช้โปรแกรม ประมวลผลคำ� Word ในชุด Microsoft Office ให้เรียกใช้โปรแกรมย่อยทีช่ อื่ Equation Editor ซึง่ มีรวมมาให้อยูใ่ นชุดออฟฟิศของทัง้ สองแพลตฟอร์ม สำ�หรับการพิมพ์เครือ่ งหมาย สัญลักษณ์ สูตร สมการทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ตา่ งๆ เมือ่ ต้องการแทรกเครือ่ งหมาย สัญลักษณ์ สูตร สมการ ทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ ในตำ�แหน่งใดในขณะใช้โปรแกรมประมวงผลคำ�ดังกล่าวอยู่ ก็ให้ใช้คำ�สั่ง Insert>Object…>Equation Editor > แล้วพิมพ์สิ่งที่ต้องการก่อนที่จะสั่ง copy/ cut มา paste ในตำ�แหน่งนั้นๆ 6. การพิมพ์ตัวอักษรขระพิเศษ และเครื่องหมายพิเศษต่างๆ ที่ไม่มีในตำ�แหน่งแป้นบนแผงแป้นพิมพ์ในระบบคอมพิวเตอร์แมคอินทอช เช่น ฃ ฅ ฦ ฦา ฿ มีวิธีการพิมพ์ดังนี้ - ตัวอักษร ฃ ให้พิมพ์ด้วยแป้น \ ใน mode ภาษาไทย - ตัวอักษร ฅ ให้พิมพ์ด้วยแป้น \ + shift key ใน mode ภาษาไทย - ตัวอักษร ฦ ให้พิมพ์ด้วยแป้น ฝ + shift key ใน mode ภาษาไทย - ตัวอักษร ฦา (เช่นในคำ� ฦาษี) ให้พิมพ์ด้วยแป้น ฝ + shift key แล้วตามด้วย แป้น “า” ใน mode ภาษาไทย Mac OS จะจัดการให้ได้ เป็น “ฦา” โดยอัตโนมัติ - เครื่องหมาย ฿ ให้พิมพ์ด้วยแป้น ̀ ใน mode ภาษาไทย (แป้นแถวบนซ้ายสุด) - เครื่องหมาย _ ให้พิมพ์ด้วยแป้น 3 ใน mode ภาษาไทย (แป้นแถวบน แป้นที่ 4 จากซ้ายสุด) 7. แผนผังสำ�หรับการพิมพ์ตัวอักขระหรือเครื่องหมาย สัญลักษณ์ สัญรูปที่ไม่มีหรือเป็นตัวพิเศษ ในคอมพิวเตอร์แมคอินทอช ให้เรียกเปิด โปรแกรมย่อย Key Caps ใน Apple Menu เพื่อดูแผนผังของอักขระ เครื่องหมาย สัญรูปที่ต้องการใช้ แล้วจึงพิมพ์หรือเลือก ๖ซึ่งอาจจะใช้การ เคาะแป้นเดี่ยว หรือแป้นผสม) แล้วจึง copy มา paste ในตำ�แหน่งที่ต้องการ สำ�หรับในคอมพิวเตอร์พีซีให้เรียกเปิดโปรแกรมย่อย Character Map ดังนี้ เริ่มจาก Start menu > Accessories > System tools > Menu > Character Map เพื่อดูแผนผังของตัวอักขระ เครื่องหมาย สัญ รูป ที่ต้องการใช้ แล้วจึงพิมพ์หรือเลือก ซึ่งอาจจจะใช้การเคาะแป้นเดี่ยว หรือแป้นผสม แล้วจึง copy มา paste ในตำ�แหน่งที่ต้องการเช่นกัน