Meno stress nelle attività di società

Le società di ginnastica sono confrontate a molte sfide. Trovare persone che lavorano a titolo di benevolato è sempre più difficile e l’onere amministrativo aumenta. GYMlive ha riassunto qualche esempio che potrebbe esservi di aiuto.

RIPENSARE LE STRUTTURE

Semplificare le strutture per risparmiare sulle funzioni svolte a titolo di

benevolato. Questo non significa più lavoro per i membri di comitato, bensì un risparmio di tempo agendo e reagendo più velocemente prendendo le decisioni in tre (quale esempio).

Laura Locher (presidente TV Dicken): «Abbiamo ridotto il comitato da sette a tre persone. Da allora possiamo: – prendere decisioni in modo più veloce ed efficiente riuscendo così a fare più cose. – agire in maniera più flessibile e agile. – portare avanti più rapidamente gli sviluppi. – lavorare in strutture ben stabilite, aspetto che promuove l’affidabilità e riduce quindi l’insicurezza e lo stress. – mantenere una migliore visione d’insieme in merito ai lavori in sospeso, poiché le attività sono ripartite su meno persone. – delegare compiti che non possono essere svolti in comitato ad altre società e quindi ridurre il carico. – concretizzare più velocemente nuove idee, desideri o suggerimenti e quindi presentarsi in modo più preciso ai membri.»

Creare co-presidenze e condividere i compiti

Sabrina Hochuli (co-presidente STV Reitnau): «Non solo la condivisione dei compiti, ma anche le diverse prospettive arricchiscono la collaborazione. Se non si devono prendere da soli decisioni importanti, ci si copre le spalle a vicenda e si impara costantemente. Il grande vantaggio sta nel fatto che confluiscono competenze diverse che si completano a vicenda. Per alcuni aspetti abbiamo anche visioni diverse, cosa che porta anch’essa a risultati più intelligenti o consolidati. Sono importanti un approccio aperto e sincero, una buona comunicazione, fiducia reciproca e lavoro di gruppo.»

Foto: Adobe Stock

IMPIEGO DI NUOVI STRUMENTI

I software di società «Clubdesk» e «Fairgate» elaborano una piatta-

forma comune insieme alla FSG su «FSG-Admin». Verranno così meno le doppie fasi di lavoro. L’introduzione di un software simile è anche legato a un grande onere. Perciò è importante avere l’approccio giusto.

Manuel Hartmann (responsabile tecnico STV Herznach): «Per la valutazione ho messo a confronto cinque offerenti, per vedere tutti i vantaggi e gli svantaggi. Grazie ad essa in comitato abbiamo poi stabilito dei criteri in merito alle funzionalità che risultano molto importanti per noi. Con tali criteri abbiamo poi fatto un’analisi delle utilità e valutato i singoli offerenti. Abbiamo così potuto già stabilire in precedenza cosa risulta importante per noi per il lavoro successivo.»

Creare un’archiviazione centrale dei dati e una registrazione e una suddivisione digitale dei compiti con termini e funzione di promemoria

(ad es. su GoogleDrive, MS Teams, banca dati fotografica come Flickr o picdrop).

Pascal Geiser (membro comitato tecnico ed esperto IT STV Roggliswil): «In breve, la condivisione dei dati su Google Drive ha reso la nostra collaborazione decisamente più efficiente. Vi vedo un grande vantaggio nel fatto che si può accedere ai dati condivisi da qualsiasi luogo e si possono fare modifiche direttamente, indipendentemente se dal tablet in palestra, se si è all’esterno o da casa sul laptop. Inoltre le riunioni di pianificazione sono diventate molto più efficienti, questo principalmente poiché i documenti possono essere elaborati in tempo reale e viene meno lo scambio di e-mail.

ALTRI CONSIGLI GENERALI

– Chiara suddivisione dei compiti con persone di riferimento ben definite – Impiegare la persona giusta al posto giusto (= funzione, carica) – Pianificazione a lungo termine di lavori di comitato con elenco delle pendenze – Pianificazione a lungo termine di eventi con elenco delle pendenze – Impiego degli strumenti giusti per diversi compiti – Impiego di membri che non fanno parte del comitato per sgravare (delegare) – Introdurre una struttura dove «tutti sanno tutto», affinché in caso di assenza non si crei del panico (naturalmente ognuno si occupa del suo ambito, ma gli altri sono anche a conoscenza) – Comunicazione veloce per agire in modo rapido: non discutere sempre tutto durante le riunioni, ma gestire per whatsapp o ev. brevi videochiamate, per trattare velocemente le pendenze. – Essere vicini ai membri, per conoscere le loro preoccupazioni, affinché la pianificazione coincida con i desideri dei membri e abbia una sua logica.

Anche la banca dati fotografica comune ha dei vantaggi. La nuova soluzione consente a tutti i membri di caricare le proprie foto, oggigiorno quasi esclusivamente con lo smartphone, tramite l’app sulla banca dati. L’onere si è così ridotto a pochi click sullo smartphone. In una semplice linea guida abbiamo stabilito quali foto possono essere caricate sulla banca dati.