BCT Transfer - Das Enterprise Information Management Magazin

Ausgabe 2015

BCT Transfer Das Enterprise Information Management Magazin

„Alles begann mit einer Vision“ Jos Bischoff zum 30-jährigen BCT-Jubiläum

Seite 4

Gemeinsam mehr Wissen schaffen

BCT­Systempartner stellen sich vor Seite 18

Smart Worker

Arbeiten im Büro der Zukunft Seite 23

www.bctsoftware.de

Information creates.

Mehr BCT - mehr Wissen

BCT Deutschland bietet für jede Phase der Business Transformation die passende Softwarelösung an: Unsere intelligenten Anwendungen rund um Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Information Management (EIM) unterstützen unterschiedlichste Unternehmensprofile – vom Mittelständler bis zum Konzern – bei täglichen wissensabhängigen Abläufen.

Gemeinsam holen wir das Maximum aus Ihren Informationen heraus!

EIM ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT (EIM) ­ internes und externes Informations­ management ­ prozessbasiert ­ Einzelvorgangsbearbeitung

ECM

DMS

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) ­ Dokumentenanalyse ­ workflowbasiert ­ Standardvorgangsbearbeitung

DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS) ­ Aktenverwaltung ­ dokumentenbasiert ­ Ad­hoc­Vorgangsbearbeitung

Inhaltsverzeichnis 30 JAHRE BCT

4

Drei Jahrzehnte Wissensmanagement

INTERVIEW XTRACTOR

8

Eine modulare Lösung für jedes Dokumentenaufkommen

DOKUMENTENMANAGEMENT

10

Digital das Büro im Griff

DMS IN DER PRAXIS

14

Personalmanagement im Zeitalter der Digitalisierung

PRESSESCHAU

16

BCT Deutschland in der Fachpresse 3 FRAGEN AN…

17

… Romy Farber, Business Manager Elemenz BCT-SYSTEMPARTNER STELLEN SICH VOR

18

Gemeinsam mehr Wissen schaffen INTERVIEW FIR-KOOPERATION

20

Gebündelte Innovationskraft für die digitale Arbeitswelt der Zukunft KOMMENTAR

23

Smart Worker – Arbeiten im Büro der Zukunft

CLOUD-COMPUTING

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Modernes und sicheres Arbeiten in der Cloud

GASTBEITRAG TÜV RHEINLAND

30

Mit Sicherheit sicher: Die Zertifizierung nach ISO 27001

DIALOG-AWARD 2014

32

Digitales Informationsmanagement in der Gemeinde Horst aan de Maas

DIALOG-AWARD 2015

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Editorial Liebe Leser, Kunden und Partner, heute ist die Vergan­ genheit von morgen, genauso wie die Zukunft von gestern!

Die Gegenwart ist – vor allem in der Ära der Digitalisierung – eine richtungwei­ sende Momentaufnahme. Richtung­ weisend vor allem, wenn es um die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens geht. Nur wer heute den Wettbewerbs­ faktor Wissen zielgerichtet nutzt, kann nachhaltige und zukunftsorientierte Entscheidungen treffen.

In Ihren Händen halten Sie die zweite Ausgabe von BCT Transfer, erneut druckfrisch erschienen zur CeBIT und pünktlich zum 30­jährigen Jubiläum von BCT. Wir nehmen Sie wieder mit auf eine Reise in die Welt des Enterprise Information Management (EIM). Sie er­ fahren, wie Unternehmen mit pfiffigen Softwarelösungen und einer klaren Blickrichtung adäquat auf vielfältige Herausforderungen der Digitalisierung reagieren können. Es freut uns zudem sehr, Ihnen einige unserer Partner vor­ zustellen, die die Vorzüge des digitalen Arbeitens im Hier und Jetzt aus ihrer Perspektive schildern.

Zum unternehmerischen Erfolg gehört immer auch Weitsicht. Schlagen Sie mit uns die Brücke zwischen Gegenwart und Zukunft und lesen Sie, wie sich durch den Einsatz neuer Technologien sowie durch die vielversprechende Kombination von Wissenschaft und Praxis gänzlich neue Perspektiven der Nachhaltigkeit ergeben und sich schon heute verwirklichen lassen.

Ich wünsche Ihnen eine informations­ reiche und richtungweisende Lektüre.

Herzlichst, Ihr

Werte statt Funktionen!

EVENTS

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Terminkalender 2015

Thomas Pilz PR & Kommunikation BCT Deutschland

KONTAKT

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Impressum BCT Transfer 3

30 Jahre BCT

Drei Jahrzehnte Wissensmanagement BCT auf dem Weg in die Zukunft

Im Sommer 2015 beginnt eine neue Ära: Pünktlich zum 30-jährigen Jubiläum bezieht BCT einen neuen Unternehmenssitz und geht innovative Wege, um die Zukunft des Wissensmanagements zu prägen. Geschäftsführer Jos Bischoff wirft einen Blick nach vorn und einen zurück.

4 BCT Transfer

Ein sich stetig verändernder Wettbewerb bringt es mit sich, dass Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend mit neuen Herausforderungen konfrontiert werden. Fortschreitende technologische Entwicklungen, geknüpft an eine dynami­ sche Gesetzgebung, zwingen Unterneh­ men immer mehr zu einem effizienteren Arbeiten. Fusionen und die Integration der Wertschöpfungskette werden in we­ nigen Jahren an der Tagesordnung sein.

Wachsende Qualitätsanforderungen und ein Bedürfnis nach effektiven Dienst­ leistungen führen dazu, dass der Faktor Vertrauen eine immer größere Bedeutung gewinnt.

Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt

Auch BCT stellt sich der neuen Situa­ tion. Die fortschreitende Digitalisierung erfordert ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen gewachsen ist. Mit einem lachenden und einem weinenden Auge lassen wir daher Amstenrade hinter uns und ziehen in das altehrwürdige Sittard.

Waren unsere Mitarbeiter bislang auf verschiedene Standorte verteilt, bündeln wir unsere Ressourcen – pünktlich zum 30­jährigen Jubiläum – ab dem 1. Juli 2015 an einem neuen Unternehmenshauptsitz.

Das ‚The Black Box‘ genannte Gebäude an Hub Dassenplein 3 war zuletzt der Sitz der Gemeindeverwaltung von Sittard. Ein hochmodernes Bürogebäude, das perfekt zu unseren innovationsgetriebenen Am­ bitionen passt. Ideal gelegen im Zentrum

der Stadt und mit glänzender Anbindung an alle Verkehrsmittel. Ein Unternehmens­ sitz, der genügend Platz für weiteres Wachstum bereithält und gleichzeitig ein exzellentes Arbeitsumfeld sein wird.

Bewegliche Raumelemente eröffnen neue Möglichkeiten, Arbeitsplätze und Team­ besetzungen je nach individueller Anforde­ rung flexibel anzupassen. Die Ausstattung wird modernsten Maßstäben gerecht und hilft uns, in Zukunft noch kreativere Ideen zu verwirklichen. Wege werden kürzer und Entscheidungen schneller.

Doch nicht nur in dieser Hinsicht ist BCT bereit für die Zukunft. Seit Mitte 2014 sind wir immatrikulierter Partner im Campus Cluster Logistik der RWTH Aachen. Im Herzstück des Clusters, dem Enterprise­ Integration­Center (EICe), entstehen in Innovationslaboren und einer realen Produktion neue Konzepte zur Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette.

Damit schlagen wir die Brücke zur Wissen­ schaft und können neue Perspektiven des Dokumenten­ und Informationsaus­ tauschs erforschen sowie Entwicklungen vorantreiben – Entwicklungen, die die Arbeitsproduktivität nachhaltig erhöhen, den schnellstmöglichen und qualitativ besten Zugriff auf benötigte Informationen gewährleisten und von denen die gesamte Wirtschaft profitieren wird.

Alles begann mit einer Vision

1985 machten wir – sechs junge, mit einem Flipchart bewaffnete Männer mit Unternehmergeist – uns auf den Weg in

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die Ardennen. Es galt, eine Antwort auf die grundlegende Frage zu finden: „Wie können wir unser Wissen einsetzen für eine Zukunft, die nie eindeutig vorhersehbar ist?“ Die Abgeschiedenheit einer Hütte im Wald schien uns bestens geeignet, über die Zukunft zu sprechen. Schnell waren wir uns einig: Auf Basis kollegialer Gleichheit wollten wir unser Können auf dem Markt zur Verfügung stellen. Unser Weg würde hierbei maßgeblich durch die Bedürfnisse unserer Kunden sowie durch technologische Fortschritte bestimmt werden.

Der Auftrag eines Energieunternehmens war der Startschuss für unseren weiteren Weg: Man suchte nach einer Möglichkeit, die Doku­ mentverwaltung zu automatisieren und bat uns, einen geeigneten Lieferanten zu finden.

Da uns keine der möglichen Optionen über­ zeugte, schlugen wir vor, die Lösung selbst zu entwickeln. Die Antwort auf die anfangs unklare Frage nahm Gestalt an: Wir wollten Marktführer im Dokumentenmanagement werden!

Neue Entwicklungen und Perspektiven der Branche

Dieses ehrgeizige Ziel vor Augen, gingen wir an die Arbeit und schon rasch machten sich erste Erfolge bemerkbar. Die Anzahl unserer Kunden nahm stetig zu – aber auch ihre Anforderungen: Dokumente sollten nicht nur verwaltet, sondern unternehmensweit mit­ einander verbunden und durch Prozesse an­ gereichert werden. Also machten wir es uns zur Aufgabe, die logistischen Komponenten unserer Software weiterzuentwickeln. Bald konnten wir innovative Module zum Kontakt6 BCT Transfer

und Workflowmanagement anbieten, die über das klassische Dokumentenmanagement hinausgingen.

In dem Maße, in dem die Bedürfnisse un­ serer Kunden wuchsen, schärften wir den Blick auf unsere eigenen Erwartungen: Wir wollten mit unserer Lösung das Spektrum zur Erfassung, Archivierung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und anderen unternehmens­internen Inhalten umfassen und damit Marktführer im Bereich Enterprise Content Management (ECM) werden.

2005 kamen drei unserer belgischen Mitar­ beiter mit einem Vorschlag zu mir, die unsere Entwicklung nachhaltig geprägt hat. Ihre Idee war es, in einem eigenständigen Wir­ kungsfeld auf Basis unserer ECM-Plattform eine Lösung speziell für Finanzabteilungen zu entwickeln, um Abläufe zur Eingangs­ rechnungsverarbeitung zu automatisieren.

Was simpel klingt, war zu dem Zeitpunkt eine absolute Innovation und der Startschuss für unsere Business Solutions. Das funktionale ECM-System wurde mit fachlicher Expertise angefüllt. So waren wir in der Lage, Lösungen für verschiedene Zielgruppen und Branchen anzubieten – ready to use, up to date und in bestehende IT-Landschaften integrations­ fähig.

EIM für ein bestmögliches Wissensmanagement

Im Laufe der Jahre gewann unsere Vision weiter an Form. Konzepte wie Industrie 4.0 sorgen immer mehr für ein allgemeines Umdenken. Und das ist gut so: Je mehr sich ein Unternehmen auf die Relevanz des technologischen Fortschritts einlässt, desto

JOS BISCHOFF • STUDIUM DER WIRTSCHAFTS­ INFORMATIK • MITGRÜNDER UND GESCHÄFTS­ FÜHRER VON BCT • VERANTWORTLICH FÜR STRATEGISCHE SOWIE OPERATIVE PLANUNG, KOORDINATION UND LEITUNG DES UNTERNEHMENS • VERHEIRATET, DREI KINDER • PRIVATES ENGAGEMENT IM ROTARY CLUB

besser gelingt ihm der Weg durch die Infor­ mationsrevolution und desto zukunftssiche­ rer ist es aufgestellt. Ist man in der Lage gehaltvolle Informationen anzureichern, lassen sich diese zu wertvollem und wirt­ schaftlich nutzbarem Wissen bündeln. Als Konsequenz daraus müssen jedoch tradi­ tionelle Strukturen überdacht werden. Nur Unternehmen, die sich als Teil eines größeren Ökosystems begreifen, bewahren ihre Agilität und können auf Basis dessen zukunftsorien­ tierte und innovative Entscheidungen treffen.

BCT steht daher für Enterprise Information Management, kurz EIM. Als Lieferant von EIM­Lösungen tragen wir entscheidend dazu bei, informationsreiche Unternehmenspro­ zesse nachhaltig zu optimieren und so den Faktor Wissen effizienter und zielgerichteter im Wettbewerb einsetzen zu können. Unsere Softwarelösungen sind segmentunabhängig und werden in den verschiedensten Organi­ sationen unterschiedlichster Größen einge­ setzt, darunter Gemeinden, Institutionen und Unternehmen.

ursprüngliche Motivation und Energie beizu­ behalten. Eine fl ache Organisationsstruktur gibt unseren Mitarbeitern die Chance, Ideen einzubringen und sich selbst zu verwirkli­ chen. Die Kommunikation ist dabei unsere Stärke. Wir sind immer ansprechbar. Wir sind ehrgeizig und ambitioniert. Das ist das Versprechen, das sich die alte Garde damals in den Ardennen gegeben hat. Und so leben es unsere Mitarbeiter noch heute.

Innovatives Denken, Technologiegetrieben­ heit und kreative Ideen gehören seit den Anfangstagen in der Hütte im Wald zu unserem Geschäftskonzept. Nur auf dieser Grundlage können wir uns als Unternehmen weiterentwickeln und unseren Kunden dabei helfen, sich in einer stetig verändernden Welt nachhaltig zu behaupten. Denn eines ist klar: Die Zukunft wird nie eindeutig bestimmbar sein. Aber BCT ist dafür gewappnet.

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BCT auf dem Weg in die Zukunft

In den 30 Jahren, die seit unseren Anfangs­ tagen vergangen sind, hat sich BCT erheblich weiterentwickelt. Gemeinsam mit unseren Partnern implementieren wir unsere Lösun­ gen in zahlreichen Gebieten Westeuropas.

Wir haben Standorte in mehreren Ländern und sind seit 2010 auch in Deutschland präsent. Tagtäglich unterstützen unsere 200 Mitarbeiter rund 800 internationale Kunden dabei, ihre Informationsströme in den Griff zu bekommen. Wir setzen uns ein für eine nach­ haltige digitale Welt. Trotz der gewachsenen Unternehmensgröße ist stets unser Ziel, die BCT Transfer 7

Interview: Xtractor

Eine modulare Lösung für jedes Dokumentenaufkommen Die schnelle und sichere Erfassung, Sortierung und Verteilung der täglich eintreffenden Informationen wird in Unternehmen immer wichtiger. BCT Transfer sprach mit Sander Peters, Manager Datenmanagement bei BCT, darüber, wie diese Informationen effizient verarbeitet und genutzt werden können.

8 BCT Transfer

PHASEN DES DATENMANAGEMENTS 1. Digitalisierung eingehender Papierdokumente.

2. Vorverarbeitung optimierungsbedürf­ tiger Dokumente.

3. Identifizierung und Klassifizierung anhand charakteris­ tischer Merkmale.

4. Datenextraktion und Prüfung der Inhalte nach festgelegten Standards.

5. Validierung einzelner Felder.

6. Verifizierung der Daten durch Bear­ beiter (bei Bedarf).

7. Export der erfassten Dokumente in vorhan­ dene Workflow­, ECM­ oder ERP­Systeme.

SANDER PETERS • MANAGER DATEN­ MANAGEMENT • SEIT 2007 BEI BCT • VERANTWORTLICH FÜR DIE PLANUNG UND ENTWICKLUNG NEUER SOFTWARE­ LÖSUNGEN IN DEN BEREICHEN INPUT MANAGEMENT, OUTPUT MANAGE­ MENT UND DATA ANALYTICS SANDER.PETERS @BCT.NL

BCT Transfer: Herr Peters, immer mehr Mittelständler und Dienstleister setzen auf die Digitalisierung ihrer Archive und des gesamten Workflows. Inwiefern können ihnen die XtractorTools von BCT dabei helfen?

SANDer PeterS: Mit Xtractor haben wir ein Sys­ tem entwickelt, das Unternehmen vom Scan­ nen papiergebundener Schriftstücke und Erkennen bereits digitaler Dokumente über ihre automatische Indizierung und systema­ tische Klassifizierung bis hin zur Integration in den Workflow alles bietet. Es sorgt dafür, dass Informationen schneller und effizienter verarbeitet werden können – und das lang­ fristig. Wie ein elektronischer Ablageas­ sistent liest und interpretiert die Software Inhalte unterschiedlichster Dokumente und wandelt diese in Wissen um. Ein großer Vor­ teil unserer Xtractor­Tools liegt dabei in ihrer grundsätzlichen Flexibilität: Je nach Bedarf können die Inhalte unterschiedlichster Doku­ menttypen, etwa standardisierte Formulare, Rechnungen und formlose Briefe, erfasst und anschließend an verschiedene Systeme wie ERP, ECM und FiBu weitergeleitet oder in Workflows integriert werden. So wird ein hohes Maß an Automatisierung sicherge­ stellt, von dem prinzipiell jedes Unterneh­ men – unabhängig von Größe und Branche – profitiert.

BCT Transfer: Welche Vorteile bietet diese Automatisierung konkret?

SANDer PeterS: Für einen optimalen Übergang hin zum digitalen Büro war es uns bei der Entwicklung der einzelnen Module beson­ ders wichtig, eine schnelle Erfassung und eine optimale Verarbeitung der Dokumente zu gewährleisten. Ein Merkmal unserer

Software ist daher die trainierbare Wis­ sensdatenbank für die Erkennung und Klassifizierung; das System lernt mit jedem verarbeiteten Dokument dazu. Bereits nach kurzer Einarbeitungs­ und Trainingsphase werden Schriftstücke automatisch erkannt und dem jeweiligen Dokumenttyp zugeordnet, was eine enorme Zeit­ und Arbeitserspar­ nis bedeutet. Dies wiederum kommt dem Kundenservice zugute, beispielsweise dank kürzerer Responsezeiten.

BCT Transfer: Die einzelnen Xtractor-Module unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Funktionsschwerpunkte. Können die Bestandteile nur einzeln genutzt werden oder bauen sie aufeinander auf?

SANDer PeterS: Grundsätzlich bauen die ein­ zelnen Module aufeinander auf und ergänzen einander ideal. Auf diese Weise wird eine un­ gemein hohe Klassifikationsqualität gewähr­ leistet. Dokumente können also bestmöglich ausgewertet und Inhalte optimal genutzt werden, um Wissen zu generieren. Dank des modularen Aufbaus lassen sich die Lösungs­ bestandteile aber auch einzeln verwenden.

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AUTOMATISIERTE E-MAIL-VERARBEITUNG DER E­MAIL CLASSIFIER IST EIN MIT XTRACTOR KOMBINIERBARES MODUL SPEZIELL FÜR DIE VERWALTUNG EINGEHENDER E­MAILS. DIE SOFT­ WARE ÜBERPRÜFT JEDE NACHRICHT VOR ALLEM HINSICHTLICH MÖGLICHER DATEI ANHÄNGE UND KLASSIFIZIERT DIESE ANHAND FESTGE­ LEGTER MERKMALE ETWA ALS RECHNUNG, LIEFERSCHEIN ODER RECHNUNGSKORREKTUR. ANSCHLIESSEND WERDEN DIE ABGELEGTEN DOKUMENTE VON XTRACTOR AUSGELESEN UND WEITERVERARBEITET.

BCT Transfer 9

Dokumentenmanagement

Digital das Büro im Griff

Wie das Dokumentenmanagementsystem Elemenz den Büroalltag vereinfacht

Verträge, Rechnungen, Lieferscheine – Ordner und ganze Aktenschränke sind mit zahlreichen kunden-, lieferanten- und projektbezogenen Unterlagen gefüllt. Deren sinnvolle Verwaltung benötigte bislang sehr viel Zeit.

10 BCT Transfer

ROMY FARBER • BUSINESS MANAGER ELEMENZ • SEIT 2008 BEI BCT, SEIT 2010 IN DER DEUTSCHEN NIEDERLASSUNG IN AACHEN • VERANTWORTLICH FÜR PLANUNG, ENTWICKLUNG UND ÜBERWACHUNG IM SEGMENT DOKU­ MENTENMANAGE­ MENT ROMY.FARBER@ BCTSOFTWARE.DE

Gerade für die Mitarbeiter in Büros und Assistenzkräfte zählt das systematische Abheften von kunden­, lieferanten­, mitar­ beiter­ und projektbezogenen Unterlagen in zahlreiche Aktenordner zum normalen Ar­ beitsalltag. Mit Elemenz wird dieser Aufwand um ein Vielfaches reduziert: Über die webba­ sierte Benutzeroberfl äche des DMS werden alle relevanten Dokumente elektronisch abgelegt, bearbeitet und archiviert.

Eine einfache und sichere Lösung

Elemenz kann ohne großen Aufwand in die unternehmenseigenen Strukturen und Abläufe integriert werden und ermöglicht so einen besonders zeit­ und kostensparen­ den Übergang hin zum digitalen Dokumen­ tenmanagement. Es bedarf weder einer langwierigen Schulung der Mitarbeiter noch muss ein Projektteam gebildet oder gar ein externer Projektmitarbeiter beauftragt wer­ den. Das Alltagsgeschäft kann auch während der Implementierung nahezu ungehindert weitergehen.

Alternativ zum eigenen Netzwerk können Unternehmen eine cloudbasierte Elemenz­ Lösung etablieren und die firmeneigenen Da­ ten auf externe Server eines Rechenzentrums in Deutschland auslagern. Die Sicherheit ist gewährleistet: Zertifizierungen gemäß ISO 27001 und ISO 9001 bestätigen, dass hiesige Cloud­Provider nationale Sicherheitsaufl a­ gen und die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz einhalten.

Doch auch im Unternehmen selbst muss für optimale Datensicherheit gesorgt sein und vor allem vertrauliche Unterlagen wie personenbezogene Dokumente sollten vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Praktisch: Innerhalb des Administrations­ bereichs von Elemenz können einzelnen Benutzergruppen bzw. Mitarbeitern spezielle Rechte zugewiesen werden. Sensible Daten sind dadurch ausschließlich für autori­ sierte Benutzer der Personalabteilung und Geschäftsführung mittels individueller Zugangsdaten erreichbar.

Dokumente digitalisieren und kategorisieren

Der Übergang zu einem automatisierten Dokumentenmanagement bedeutet vor allem, vorhandene Papierdokumente zu scannen und im System abzulegen. Für einen möglichst geringen Arbeitsaufwand ist es sinnvoll, zunächst die wichtigsten Unterlagen wie Verträge etc. zu digitalisieren und von Beginn an die Dokumente zu kategorisieren.

Um auch unterschiedliche Dokumentenfor­ mate ganzheitlich zu erfassen, ist Elemenz kompatibel mit den gängigen Microsoft­ Office­Programmen, sodass auch E­Mail­ Korrespondenzen und PDFs innerhalb des DMS problemlos verwaltet werden. Hochge­ laden werden die entsprechenden Unterlagen ganz einfach per Upload­Funktion, per Drag­and­drop oder über den Office­Befehl ‚Speichern unter‘. Sowohl bei der Dokumen­ tenspeicherung auf dem eigenen Server als auch bei der Cloud­Lösung sind einmal in Elemenz abgelegte Dateien auch mit mobilen Endgeräten abrufbar.

BCT Transfer 11

Elemenz, die effiziente Bürolösung • webbasierte Benutzer­ oberfläche • intuitive Bedienung • übersichtliche Strukturierung • sichere Datenablage • leistungsstarke Such­ maschine • zeit- und ortsunabhängiger Zugriff Ein weiterer Vorteil: Elemenz verfügt über vordefinierte und veränderbare Hauptord­ ner für eine einheitliche und übersichtliche Strukturierung der Dokumentenablage. So können neu hochgeladene Dokumente bei Bedarf direkt in den festgelegten Ordnern gespeichert werden.

Dateien suchen, finden und bearbeiten

Doch auch ohne hierarchische Strukturierung der Ablage ergibt sich – dank der intuitiven Stichwort- und Volltextsuchfunktion, ähnlich einer Onlinesuchmaschine – eine merkliche Zeitersparnis beim Suchen und Finden benötigter Unterlagen. Nutzer können nach bestimmten Dateien, wie Rechnungen oder Lieferscheinen, nach Ordnern aber auch nach allen projektgebundenen Dokumenten su­ chen. Besonders effizient verläuft die Suche durch zusätzliche Filterfunktionen, Autokor­ rektur bei Tippfehlern und die automatische Angabe von Suchvorschlägen. Zudem können Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden. Vormals langwierige Recherchevor­ gänge werden in Elemenz auf ein Minimum reduziert und es bedarf keiner großen Ein­ weisung, sodass auch neue Kollegen schnell mit dem System umgehen können. Überfüllte Ordner gehören ebenso der Vergangenheit an wie die Verwendung sogenannter Entnahmeblätter: Statt auf einem Papierbogen festzuhalten, welcher Mitarbeiter aus einem Ordner ein bestimmtes Dokument entnommen hat, ist Elemenz so strukturiert, dass mehrere Bearbeiter – unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitpunkt – auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können. Dabei sind Versionierungen der 12 BCT Transfer

• integrierte Plug-ins für Outlook, Excel und Word • transparente Zusammen­ arbeit • effizientes Aufgaben­ management • variable Zugriffs­ berechtigungen

abgelegten Dateien möglich, ohne dass Re­ dundanzen in der Ablage oder Wartezeiten bei der Einsicht und Bearbeitung entstehen. Das Protokollieren von Dokumenten- und Datei­ änderungen sowie die gesamten Arbeits­ abläufe werden deutlich transparenter.

Zusätzlich hilft die Software, das Arbeiten im Team zu erleichtern: Bisher gelang­ ten Dokumente mittels Umlaufmappen zu verschiedenen Kollegen. Innerhalb des DMS werden Dokumente hingegen ganz einfach per E-Mail delegiert. Angebotsentwürfe oder Präsentationen etwa werden mit einem Klick an Kollegen weitergeleitet und mit einer indi­ viduellen Aufgabe verknüpft, zum Beispiel um das Dokument zu prüfen und gegebenenfalls fehlende Angaben zu ergänzen. Sinnvoll ist hier auch die optionale Datierung zur Wieder­ vorlage oder der Hinweis auf einzuhaltende Fristen. Ist die Aufgabe erfüllt, wird der Auf­ traggeber per E-Mail darüber informiert und kann das Projekt weiterbearbeiten.

Fazit

Eine ausgiebige Beratung und die Option, Elemenz im Rahmen einer Testphase ken­ nenzulernen und mit ersten Informationen zu füllen, ist der richtige Einstieg, um zu erkennen: Effizienteres Dokumentenma­ nagement funktioniert längst losgelöst von Aktenschränken, Querverweisen und Ent­ nahmeblättern. Stattdessen sind Dokumente – ob Textdateien, E-Mail-Korrespondenzen oder digitalisierte Schriftstücke – an einem Ort gebündelt und für Mitarbeiter jederzeit verfügbar und nutzbar. Das Ergebnis sind au­ tomatisierte und effektivere Arbeitsabläufe mit mehr Transparenz.

•

Screenshot 1: Suchergebnisse werden in Sekundenschnelle inkl. Datum der Registrierung aufgelistet. Der jeweilige Suchbegriff wird dabei ensprechend seiner Position im Dokument angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Screenshot 2: Um die Anzahl möglicher Resultate einzugrenzen, können Recherchen auch zum Beispiel auf bestimmte Zeiträume beschränkt werden.

Screenshot 3: Es werden daraufhin ausschließlich die Resultate angezeigt, die dem Suchbegriff und der zeitlichen Einordnung entsprechen.

BCT Transfer 13

DMS in der Praxis

Personalmanagement im Zeitalter der Digitalisierung Vom Suchen und Finden aller Mitarbeiterdokumente Die Fülle an Dokumenten wächst stetig, je länger ein Mitarbeiter im Betrieb ist.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen daher auf die elektronische Verwaltung der personenbezogenen Unterlagen mittels digitaler Personalakten.

„DIE ARBEIT IHRER PERSONALABTEI­ LUNG WIRD DURCH DIE DIGITALISIE­ RUNG VON PERSONALAKTEN ERHEBLICH ERLEICHTERT. NEBEN ÜBERSICHTLICH­ EREN ORDNERSTRUKTUREN BIETET ELEMENZ DIE MÖGLICHKEIT, DOKU­ MENTE MIT AUFGABEN ZU VERBINDEN UND PER E­MAIL ZU DELEGIEREN. IHRE ADMINISTRATIVEN PROZESSE WERDEN SPÜRBAR VEREINFACHT.“ ROMY FARBER, BUSINESS MANAGER ELEMENZ 14 BCT Transfer

Die digitale Personalakte ist eine clevere Möglichkeit, das DMS Elemenz zu nutzen: Statt in klassischen Papierordnern werden hier alle relevanten personenspezifischen Mitarbeiterdokumente strukturiert, zentral und zugriffsgesichert abgelegt.

Das Ergebnis: Eine einheitliche Akten­ führung und effizientere Arbeitsabläufe innerhalb der Personalabteilung.

• ARBEITSZEUGNISSE • LOHNABRECHNUNGEN • ARBEITSVERTRÄGE • E­MAIL­ UND SCHRIFTVERKEHR • STEUERBESCHEINI­ GUNGEN • STUNDENZETTEL • KRANK­ MELDUNGEN • URLAUBSANTRÄGE • FORTBILDUNGSNACHWEISE • BEWER­ BUNGSUNTERLAGEN

Einheitliche und digitale Verwaltung der Mitarbeiterdaten Ob PDFs, E­Mail­Korrespondenzen oder Word­Dateien – in der digitalen Personalakte werden alle mitarbeiterbezogenen Dokumente einheitlich in themenspezifischen Reitern (Verträge, Krankmeldungen etc.) abgelegt. Anschließend kann auf diese zeit­ und arbeits­ platzunabhängig zugegriffen werden. Dank der intuitiven Suchfunktion und der prakti­ schen Filter werden benötigte Informationen sekundenschnell in Elemenz gefunden und sind mit einem Klick einsehbar. Neben kürzeren Bearbeitungszeiten ergeben sich daraus auch merkliche Platz­ und Kostenersparnisse.

Sichere Datenspeicherung auf internen und externen Servern Um das Persönlichkeitsrecht eines jeden Angestellten zu wahren, sind lediglich Mitar­ beiter der Personalabteilung und Geschäftsführung autorisiert, mit personalisierten Zugangsdaten auf sensible Daten zugreifen zu können. Entscheiden sich Unternehmen für die cloudbasierte Elemenz­Lösung, wird durch ein mehrstufiges Sicherheitssystem sowohl der virtuelle als auch der physische Schutz der Personaldaten auf den externen Servern gewährleistet. Die Einhaltung hiesiger gesetzlicher Richtlinien für IT­Sicherheit beglaubigt die ISO 27001­ und ISO 9001­Zertifizierung.

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Presseschau

BCT Deutschland in der Fachpresse „Während ECM für einen Blick von unten nach oben steht […], setzt EIM bei den Zielen der Unternehmen und dem Bedürfnis nach Information an und manifestiert diese in einer maßgeschneiderten Software­Lösung.“ INTERVIEW MIT EVA BISCHOFF BIT MAGAZIN 3/2014, 5. MAI 2014

„Wettbewerbsfaktor Nummer eins im 21. Jahrhun­ dert ist, vor allem im rohstoffarmen Mitteleuropa, unbestreitbar Wissen. Dieses Wissen entsteht, wenn die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Personenkreis gebündelt verfügbar gemacht werden. […] Die Realität in den Betrieben aber zeigt häufig: Die notwendigen Informationen sind zwar vorhanden, meist jedoch nur verstreut. […] Wie schafft man es, dieses schlummernde Potential zu wecken und gewinnbringend zu nutzen? Praxisnahe Antworten für unterschiedliche Unternehmensgrößen liefern intel­ ligente Lösungen aus dem Dokumentenmanagement, dem Enterprise Content Management und dem Enter­ prise Information Management.“ FACHARTIKEL VON EVA BISCHOFF WISSENSMANAGEMENT 6/2014, 13. AUGUST 2014

„Für die digitale Steuerprüfung gewappnet. Die Zeiten turmhoher Aktenstapel bei Anker­Teppichboden sind vorbei. Integrierte Dokumenten­ und Workflow­ Management­Systeme gestalten die Wege beim Tep­ pichspezialisten kürzer und Arbeitsabläufe effizienter.“ ERFAHRUNGSBERICHT VON ANKER TEPPICHBODEN IT-MITTELSTAND 9/2014, 17. SEPTEMBER 2014

„Um in Unternehmen Entscheidungen für Wachstum und Entwicklung zu treffen, bedarf es der richtigen Informationen. Diese Informationen sind vielfältig vorhanden – in Dokumenten, in E­Mails, in den Sozialen Medien und in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Frage ist: Wie schaffen es Unternehmen, den verstreuten Mehrwert noch besser verfügbar, noch nutzbarer und vor allem noch gewinnbringender zu machen? Klare Antworten und einen interessanten Einblick in die Welt des Enterprise Information Management erhielt das Dok.magazin im Interview mit Eva Bischoff, Geschäfts­ führerin von BCT Deutschland. Ein Gespräch über den aktuellen Trend EIM.“ INTERVIEW MIT EVA BISCHOFF DOK.MAGAZIN NOVEMBER/DEZEMBER 2014, 1. OKTOBER 2014

„Input­Management­Systeme automatisieren den Posteingang und vereinfachen so die Bearbeitung ein­ gehender Dokumente. Große Vorteile haben modulare Lösungen, wie die von BCT Deutschland, da sie für jedes Dokumentenaufkommen passgenau arbeiten.“ PRODUKTMELDUNG INPUT MANAGEMENT KOMMUNAL DIREKT 6/2014, 8. DEZEMBER 2014

„Unser Kernanliegen ist auch als EIM­Anbieter stets das gleiche geblieben: Unternehmen dabei unterstüt­ zen, ihre Datenflüsse in Informationen umzuwandeln und so Wissen optimal nutzen zu können.“ INTERVIEW MIT JOS BISCHOFF BIT MAGAZIN 5/2014, 30. SEPTEMBER 2014

16 BCT Transfer

3 Fragen an … … Romy Farber, Business Manager Elemenz

1

Ist die digitale Arbeitswelt bereits fest in Deutschland etabliert?

Die digitale Transformation des privaten wie beruflichen Lebens hat zweifellos längst begonnen. Dennoch bin ich immer wieder überrascht, dass den meisten kleineren und mittelständischen Unternehmen die zuneh­ mende Relevanz digitaler Arbeitsabläufe zwar bewusst ist, aber gerade Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern weiterhin analog arbeiten. Das Marktforschungsunternehmen Dokulife geht hier von rund 60 Prozent aus, bei Kleinbetrieben seien es sogar 80 Prozent.

Diese Unternehmen sollten im eigenen Inte­ resse den Übergang zur digitalen Arbeitswelt nicht verpassen.

3

Welche Voraussetzungen müssen Ihre externen ‚Vertrauenspersonen‘ mitbringen?

2

Inwiefern können BCT-Systempartner bei diesem Übergang helfen?

Unsere Systempartner bauen bei ihren Kun­ den zunächst ein Verständnis für die stetig fortschreitende Digitalisierung auf. Anhand von Elemenz zeigen sie schließlich, dass der erste Schritt in Richtung digitales Arbeiten ganz einfach ist und sich bereits nach kurzer Zeit eine merkliche Effektivität einstellt.

BCT­Systempartner sind somit Aufklärer und Vertrauensperson in einem. Denn Kunden, die gern alle IT­Dienstleistungen aus einer Hand erhalten, setzen auch beim Übergang zum digitalen Büro auf die Erfahrung des System­ hauses ihres Vertrauens.

Primär arbeiten wir derzeit mit IT­System­ häusern in ganz Deutschland zusammen, die für die verschiedensten Branchen tätig sind.

Technisches Know­how ist also durchaus er­ wünscht, aber kein Muss. Wichtig ist uns die Bereitschaft, eine neue Art des Zusammen­ arbeitens zu ebnen. Ein Beispiel sind etwa Steuerberater, die als BCT­Partner ihren Mandanten ein erweitertes Dienstleistungs­ spektrum anbieten und so zu optimierten Geschäftsmodellen beitragen.

BCT Transfer 17

Gemei

„Um unseren Kunden von der Eingangs­ bearbeitung über die Einbindung in interne Workflows bis hin zur Dokumentenarchi­ vierung einen umfassenden Service bieten zu können, entwickelten wir Schnittstellen zwischen unseren eigenen Softwares und jenen von BCT. Durch die enge und agile Zusammenarbeit mit BCT können wir für viele unserer Kunden eine spürbare Vereinfachung und Beschleunigung ihrer Arbeits­ abläufe erzielen.“

mehr Wisse

BCT-Systempartne

EIM

Andreas Andresen, Geschäftsführer AAC andreas andresen consulting GmbH

Liber Business Transfor

AAC andreas andresen consulting GmbH

• IT­Unternehmensberatung mit den Schwerpunkten: Software für Versorgungswerke (netPension®), Entwicklung von Indi­ vidual­ und Standardsoftware, agiles Projektmanagement, Anforderungsmanagement und Prozessmodellierung • gegründet 1999 • Hauptsitz in Kollmar, Schleswig­Holstein, weiterer Standort in Hamburg • fünf Mitarbeiter

DMS Xtractor E

Projektmanageme

Rechnungen Informationen Vo

Effektivität L

Full­Service

SYSTEMP

Effizienz Zusammenarbeit archivieren klassi

KUNDEN: Finanzdienstleistungsunternehmen und überregionale, berufsständische Versorgungswerke

Vertrauen Beratung Betre Workflow Prozesse Büro 2020

Service

Smart Wor

alle Branchen Mi Kleinbe

„Was unsere Partnerschaft mit BCT beson­ ders stark macht, ist die ideale komplemen­ täre Ergänzung im Enterprise Content Management: Unsere Kernkompetenz liegt in der Integration von Standard­ERP­Systemen sowie in der Einrichtung von kollaborativen SharePoint­Websites, während BCT das Know­how für effektive Dokumentenstrukturierung und ­verwaltung liefert. Mit dem Corsa­SharePoint­Connector bündeln wir diese Stärken von Ometa und BCT und können dadurch unsere Kunden gemeinsam noch effizienter unter­ stützen.“ Luc Deleu, Geschäftsführer Ometa BVBA

Ometa BVBA

• Software­Unternehmen mit der Spezialisierung auf Kollaboration mit SharePoint • gegründet 2001 • 16 Mitarbeiter • Hauptsitz: Wommelgem, Antwerpen (Belgien) KUNDEN: in Belgien und den Niederlanden ansässige sowie multinationale Großunternehmen, Einzelhandel, Finanzinsti­ tute, Produktionsbetriebe, Baubetriebe und Wassergesellschaf­ ten 18 BCT Transfer

Auch Sie wollen Ihre Kunden mit innovativen und einsteiger freundlichen Softwarelösungen bei den ersten Schritten des digitalen Arbeitens begleiten?

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• Sie bleiben Vertrauensdienstleister Ihrer Kunden • keine aufwändigen Schulungen zur Vermarktung nötig • projektunabhängiger Vertrieb • umfangreiche Marketingunterstützung durch Broschüren, Events und Fachpressearbeit • attraktives und flexibles Margensystem

insam

en schaffen

er stellen sich vor ECM

Elemenz Corsa

Stefan Friedl, Geschäftsführer AM-GmbH

rmation Wissensmanagement ent Akten Daten Formulare organgsbearbeitung formlose Briefe Lieferscheine ERP FiBu

PARTNER Software

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suchen

„Als IT­Dienstleister bieten wir unseren Kunden das innovative Dokumentenma­ nagementsystem Elemenz aus unserem hochsicheren Rechenzentrum am Standort Meschede an. Die Kombination der BCT­Software mit unseren zuverlässigen Betriebs­ und Serviceprozessen bildet eine optimale Dokumentenmanagementlösung für den Mittelstand.

Bei unseren Vertriebsaktivitäten können wir uns jederzeit ver­ trauensvoll an das Team von BCT wenden. Dieser regelmäßige Austausch ist Teil unseres gemeinsamen Erfolgs.“

finden verwalten

ifizieren ablegen Wissen euung IT­Infrastruktur Cloud e Kunden Wertschöpfung rker Digitalisierung

AM-GmbH

• Full­Service­Dienstleister in den Bereichen: Managed Hosting, Application Management, Mobile Device Manage­ ment, Erstellung und Betrieb von Shops und Portalen sowie User­Help­Desk­Tätigkeiten • gegründet 2007 • Hauptsitz in Meschede, Nordrhein­Westfalen; weitere Standorte in Hamburg und Darmstadt • insgesamt 72 Mitarbeiter KUNDEN: regionale sowie deutschlandweite mittelständische Unternehmen

ittelstand Konzern

etrieb „Die Benutzeroberfl äche von Elemenz ist auf die wesentlichen Anwendungsmöglichkeiten reduziert und daher einfach zu bedienen. Die Software sorgt schnell für eine strukturierte Dokumentenorganisation – und das in allen Geschäftsfeldern.

Insbesondere von der automatischen Erkennung, Klassifizie­ rung und Extraktion eingehender Rechnungen profitieren un­ sere Kunden. Mit BCT haben wir einen kompetenten Ansprech­ partner an unserer Seite, der uns die nötige Unterstützung bietet, um gemeinsam erfolgreich zu arbeiten.“

Weitere Informationen zu Kooperationsmöglichkeiten geben:

Samantha Ratczak, Assistenz der Geschäftsleitung VOSS Bürotechnik GmbH

VOSS Bürotechnik GmbH

Romy Farber Business Manager Elemenz romy.farber@bctsoftware.de

Thorsten Dohn Partner Manager thorsten.dohn@bctsoftware.de

• EDV­Systemhaus für die komplette Beratung und Betreuung der IT­Infrastruktur; einziger DATEV­System­ und Lösungs­ partner in Aachen • gegründet 1916 • Hauptsitz in Aachen, Nordrhein­Westfalen • 26 Mitarbeiter KUNDEN: Steuerberatungskanzleien und Mittelstands­ unter nehmen in Aachen und der Euregio Maas­Rhein BCT Transfer 19

Interview: FIR-Kooperation

Gebündelte Innovationskraft für die digitale Arbeitswelt der Zukunft Mit der Immatrikulation am RWTH Aachen Campus schlägt BCT die Brücke von der Praxis zur Wissenschaft.

BCT Transfer sprach mit Professor Dr. Volker Stich, Geschäftsführer des FIR e. V. und Leiter des Clusters Logistik, über die künftige Zusammenarbeit.

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CLUSTER LOGISTIK • EINES VON BISHER SECHS CLUSTERN AM RWTH AACHEN CAMPUS • ZIEL: KOMPLEXE ZUSAMMENHÄNGE IN LOGISTIK­, PRO­ DUKTIONS­ UND DIENSTLEISTUNGS­ PROZESSEN ERLEB­ UND ERFORSCH­ BAR ZU MACHEN, WEIT ÜBER DIE REINE TRANSPORT­ LOGISTIK HINAUS • SEIT 2014 IST BCT IMMATRIKULIER­ TER PARTNER UND BETEILIGT SICH AKTIV AN GEMEIN­ SAMEN FOR­ SCHUNGSPROJEK­ TEN UND VERAN­ STALTUNGEN • ANSPRECHPART­ NER BEI ALLEN FRAGEN ZUR ZUSAMMENARBEIT MIT BCT: THOMAS PILZ THOMAS.PILZ@ BCTSOFTWARE.DE

BCT Transfer: Herr Professor Stich, Sie sind Geschäftsführer des FIR an der RWTH Aachen.

Können Sie uns kurz erläutern, was das FIR eigentlich macht und wie sich Ihr Institut am Forschungs- und Entwicklungsstandort Aachen positioniert?

Volker Stich: Das FIR bildet seit über 60 Jah­ ren die Schnittstelle zwischen Forschung und Industrie – das heißt: Wir nehmen neueste Technologien, Methoden und Modelle aus der Forschung und zeigen Unternehmen, wie sie diese bei sich erfolgreich einsetzen kön­ nen. Das betrifft sowohl Entwicklungen aus der Informationstechnologie, aber auch aus anderen Bereichen wie dem Produktionsma­ nagement oder der Dienstleistungsentwick­ lung. Zielsetzung ist es immer, die Wettbe­ werbsfähigkeit deutscher und europäischer Unternehmen zu stärken und damit den Wirt­ schaftsstandort und Arbeitsplätze zu sichern.

Das haben wir im Laufe der Jahre in vielen hundert Projekten mit einem Vielfachen an Partnern getan.

BCT Transfer: Welchen Stellenwert in Ihrer Arbeit nimmt der Faktor Digitalisierung ein?

Volker Stich: Ich denke, wenn man sich die aktuellen technologischen Entwicklungen anschaut, ist die Digitalisierung aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Anders als bei der Online­Warenbestellung oder der Nutzung von Apps durch den Endverbraucher steckt der Einsatz digitaler Verarbeitungs­ mechanismen in der produzierenden Industrie aber noch weitgehend in den Kinderschuhen. Der Grund dafür liegt nicht in einer grundsätzlichen Rückständigkeit, son­ dern vielmehr darin, dass die Prozesse der produzierenden Industrie ungleich komplexer

und vielfältiger sind als zum Beispiel die im Online­Handel. Diese Vielfalt zu systemati­ sieren ist eine große Herausforderung.

BCT Transfer: Als Geschäftsführer des FIR sind Sie auch Leiter des Clusters Logistik, eines von bislang sechs Clustern am RWTH Aachen Campus. Was steckt hinter dieser Clusterung und welche Zielsetzungen verfolgt speziell das Cluster Logistik?

Volker Stich: Die Cluster am neuen RWTH Aachen Campus ermöglichen es uns als Institut, deutlich enger mit der Industrie zu kooperieren. In den Clustern schließen sich Unternehmen, Verbände und Forschungs­ einrichtungen zusammen, um spezifische Themen gemeinsam zu bearbeiten. Wir als Forscher erhalten so klare Eindrücke von den Herausforderungen der Praxis und die Praxis profitiert von unseren systematischen Lösungsansätzen und Vorgehensweisen. Im Cluster Logistik haben wir zum Beispiel eine Gruppe von Partnern, die sich dafür interes­ sieren, wie man inner­ und zwischenbetrieb­ liche Waren­ und Informationsflüsse noch effizienter gestalten kann. Mit unserer Arbeit im Cluster machen wir Lösungsmöglichkeiten für solche Themen anfassbar und erlebbar.

BCT Transfer: Sie sprachen eben zwei Aspekte an: Die Beschleunigung technologischer Entwicklungen sowie die Integration von internen und externen Elementen der jeweiligen Wertschöpfungskette, um den Faktor Wissen wirtschaftlich nutzbar zu machen. War die Immatrikulation von BCT am Cluster Logistik für Sie eine logische Folge der thematischen „Schnittmenge“?

Volker Stich: Die Kooperation mit BCT stellt für uns einen besonderen Mehrwert dar, da BCT Transfer 21

Thomas Pilz, Ansprechpartner BCT, und Volker Stich, Geschäftsführer des FIR e. V.

wir das Augenmerk in unserer Forschungs­ arbeit aktuell zunehmend auf die Optimierung betriebsinterner und betriebsübergreifender Informationslogistik legen. BCT sehen wir hier als bereichernden Partner, der genau zur richtigen Zeit Teil unseres Netzwerks geworden ist.

Vielmehr handelt es sich um die Anreiche­ rung von Objekten mit Daten – zum Beispiel über Chips, Sensoren oder Datenbankver­ knüpfungen –, die während der Nutzung zu­ sätzliche Auswertungsmöglichkeiten bietet.

Diese Möglichkeiten zu ergründen, ist unsere gemeinsame Aufgabe.

BCT Transfer: Was erhoffen Sie sich von der Zusammenarbeit mit BCT?

BCT Transfer: Welche Rolle kann BCT hierbei Ihrer Meinung nach spielen?

Volker Stich: BCT hat uns bereits in den ersten Gesprächen von der Innovations­ kraft im eigenen Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit Kunden überzeugt. Wir versprechen uns neben einem bereichernden Austausch die Zusammenarbeit in konkreten Forschungs­vorhaben zur digitalen Arbeits­ welt der Zukunft, interdisziplinären Wissens­ arbeit und zum Innovationsmanagement.

In unserer Labor- und Demonstrationsum­ gebung möchten wir gemeinsam mit BCT die Innovationspotenziale im modernen Informa­ tionsmanagement anfassbar machen.

Volker Stich: In der Zusammenarbeit mit BCT werden zwei Perspektiven auf dieses Thema relevant. Einerseits geht es um die Frage, wie Smart Services und Smart Products zukünftig durch Lösungen des Informations­ managements angereichert werden können.

Andererseits wird auf Grund einer permanent wachsenden Informationsmenge neben Themen wie Big Data und Business Intel­ ligence vor allem auch die smarte Informa­ tionsbereitstellung zunehmend wichtig. Wir möchten mit BCT den Weg gehen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

BCT Transfer: Produktion, Dienstleistungssektor oder andere Geschäftsmodelle – der Arbeitsalltag wird zunehmend smarter. Ob ‚Internet der Dinge‘ oder ‚Büro 2020‘ - ‚smarte‘ Technologien werden künftig eine entscheidende Rolle spielen. Wie stehen Sie bzw. das Cluster Logistik zu diesem Thema?

Volker Stich: Das Thema ‚smart‘ ist auch für uns ein relevantes Arbeitsfeld. Wir müssen es als Forscher aber differenziert betrachten.

Smart ist derzeit ein Sammelbegriff für die zunehmende Intelligenz von Produkten, Maschinen oder Dienstleistungen. Diese Intelligenz kann man aber nicht mit der menschlichen Reflektiertheit gleichsetzen.

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BCT Transfer: Herr Professor Stich, vielen Dank für das Interview!

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Kommentar

Smart Worker – Arbeiten im Büro der Zukunft

Die digitale Transformation umfasst nicht nur die IT eines Unternehmens, sondern alle Lebensbereiche des modernen Menschen.

Das ermöglicht völlig neue Arbeitskonzepte und bringt veränderte Qualifikationen für Mitarbeiter mit sich.

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Der gesellschaftliche Alltag steht für ein hohes Maß an Dynamik. Die fortschreitende Digitalisierung hat revolutionäre Trends in Gang gesetzt, die die Arbeitswelt der Zukunft beeinflussen und verändern werden. Im Privatleben ist diese Veränderung längst angekommen: Technologische Fortschritte in immer kürzeren Zyklen tragen dazu bei, dass klassische Alltagsmodelle zunehmend seltener werden. Im Supermarkt Preise über das Internet vergleichen und sich im Bus über Aktienkurse informieren – mit Smartphones oder Tablet-PCs längst kein Problem mehr.

Neu ist eine allumfassende Synthese intel­ ligenter Gegenstände zur Unterstützung des Menschen. Dank modernster Technologien werden gewöhnlich anmutende Geräte zu ‚smarten‘ Objekten und können über das ‚Internet der Dinge‘ mit uns und mit anderen Geräten kommunizieren. Kühlschränke, die vorhandene Nahrungsmittel erkennen, mit Einkaufslisten vergleichen und Empfehlun­ gen für die günstigsten Angebote geben, Hei­ zungssysteme, die den Energiebedarf einer Wohnung vollautomatisch regeln oder intel­ ligente Beleuchtungsnetze, die die Helligkeit im Haus der Tageszeit und dem Beleuch­ tungs­bedarf anpassen – alles ist vernetzt.

Das Büro im digitalen Zeitalter

Von früh bis spät im Großraumbüro sitzen, mit Kollegen um die Vorherrschaft am Kopierer streiten und viele Tätigkeiten noch komplett manuell erledigen müssen – der zunehmende Wunsch, die Vorzüge aus dem Privatleben auch auf den Berufsalltag zu übertragen und beide Welten zu verbinden, ist konsequent und naheliegend. Um Mitarbeiter möglichst effizient einzusetzen, reagieren

Unternehmen auf Phänomene wie ‚Bring Your Own Device‘: Stationäre PC-Systeme werden durch private Endgeräte ersetzt, die in die IT des Unternehmens integriert werden. Die damit verbundene Vielfalt an Arbeitszubehör führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufrieden­ heit und zu erwiesenen Effizienzsteigerungen.

Auch das klassische 9-bis-17-Uhr-Modell stößt im digitalen Zeitalter an seine Grenzen.

Unterschiedlich ausgeprägten Produktiv­24 BCT Transfer phasen bei Mitarbeitern kann durch flexible Arbeitszeiten und -orte Rechnung getragen werden. Dank Cloud-Computing stehen dabei Dokumente und andere Inhalte jederzeit und überall zur Verfügung. Das hat zur Folge, dass Tätigkeiten immer seltener lokal fest definiert sind, sondern sich auf verschiedene Orte, Räume und Zeiten verteilen, sich even­ tuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten verlagern. Kein Problem, wenn beispielsweise ein Vertriebsmitar­ beiter ein Schriftstück noch beim Kunden digitalisieren und es seinen Kollegen ohne Zeitverlust zur Verfügung stellen kann.

Ob der Geschäftsalltag in konventionellen Büros, in den eigenen vier Wänden oder unterwegs stattfindet, spielt nur noch eine untergeordnete Rolle. Die universelle Mobi­ lität ebnet den Weg für völlig außergewöhn­ liche Modelle. Das beginnt bereits bei der Bürogestaltung: Neuartige Konzepte mit flexiblen Wandelementen bieten die Möglich­ keit, Teambesetzungen und Arbeitsräume je nach Anforderung individuell anzupassen.

Mannigfaltige Kommunikationskanäle er­ leichtern das Arbeiten im Büro der Zukunft.

Auf den jeweiligen Bedarf zugeschnittene

THOMAS PILZ • PR & KOMMUNIKATION • SEIT 2014 BEI BCT DEUTSCHLAND • VERANTWORTLICH FÜR INTERNE UND EXTERNE UNTER­ NEHMENSKOM­ MUNIKATION UND DIE ÖFFENTLICH­ KEITSBEZOGENE ZUSAMMENARBEIT MIT BRANCHEN­ VERBÄNDEN UND PARTNERN THOMAS.PILZ@ BCTSOFTWARE.DE

Social­Media­Kanäle, Collaboration­Platt­ formen und virtuelle Projekträume erlauben einen zunehmend asynchronen, aber hoch­ gradig effektiven Informationsaustausch.

Dank der digitalen Kommunikation wird das ‚papierlose Büro‘ wichtiger denn je.

Smarte IT für ein effizienteres Arbeiten

In der Industrie erprobte Konzepte, bei denen einzelne Arbeitsschritte separat geplant und gesteuert werden, gleichwohl aber stets mit­ einander verbunden sind, werden bald auch Einzug in den Büroalltag erhalten. Intelligen­ te Soft­ und Hardwaresysteme kommunizie­ ren miteinander und unterstützen Mitarbeiter so im gesamten Arbeitsprozess. Sie erkennen den Eingang eines Dokuments, prüfen den Status verknüpfter Aufgaben und leiten vollautomatisch die nächste Bearbeitungs­ phase ein, bis der Prozess abgeschlossen ist. Mit der Ausführung verbundene Systeme befinden sich im stetigen Dialog miteinander und informieren zuständige Mitarbeiter über jeden erfolgten Arbeitsschritt. Auf diese Weise wird der Mensch bei der Arbeit nach­ haltig unterstützt, steht aber nach wie vor im Zentrum des Geschehens.

menzutragen, zu gehaltvollen Informationen anzureichern und durch Korrelationsbildung wirtschaftlich nutzbares Wissen zu schaffen.

Der ‚Smart Worker‘ im Büro 2020 ist keine Zukunftsvision mehr, vielmehr Sinnbild eines neuen Arbeitens. Wichtig ist jedoch, nicht blind allgemeinen Trends zu folgen, sondern sich bewusst mit den technologischen, kommunikativen und organisatorischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Nur auf dieser Grundlage können zukunftsorien­ tierte Konzepte verwirklicht werden, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit dem eigenen Geschäftsmodell in harmonischen Einklang bringen und so den Wettbewerbsfaktor Wissen unternehmerisch noch nutzbarer machen.

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Wissen als Wettbewerbsfaktor

Die logische Folge sind zeitlich und räumlich flexible ‚Smart Worker‘ mit einer ausge­ prägten Affinität zu modernen Technologien und Kommunikationsmitteln. Dank ihres enormen Know­hows und aufgrund ihres erheblichen Wertes für den allgemeinen Wissensaustausch ist diese neue Generation von Mitarbeitern in der Lage, intern und extern relevante Unternehmensdaten zusam­

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Cloud-Computing

Modernes und sicheres Arbeiten in der Cloud Was Unternehmen und Behörden bei der Auslagerung ihrer Daten auf externe Rechenzentren beachten sollten Cloud-Computing ist derzeit einer der großen Trends innerhalb der UnternehmensIT. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter der Bezeichnung und was müssen Unternehmen gerade beim Thema Datensicherheit beachten, wenn sie die Cloud in ihre Arbeitsprozesse integrieren wollen?

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ROB SOREE • MANAGER CLOUD COMPUTING & OPERATIONS • SEIT 1990 AM BCT­HAUPTSITZ TÄTIG • VERANTWORTLICH FÜR DIE PLANUNG UND AUFSICHT VON CLOUD­ RELEVANTEN AKTIVITÄTEN ROB.SOREE@BCT.NL Was die einen längst als bedeutsame Inno­ vation verstehen, ist für die anderen noch ein Mysterium am IT­Himmel: Cloud­Computing.

Gemeint ist die webbasierte Auslagerung firmeninterner Daten auf externe Server eines Rechenzentrums. Dabei entscheidet das Unternehmen zuvor, ob es a) lediglich die Hardware der Cloud mietet und die eigentliche Administration über die eigene IT­Abteilung läuft (‚Infrastructure as a Service‘ und ‚Platform as a Service’) oder b) die Software vollständig extern verwaltet wird (‚Software as a Service’).

Beide Modelle ermöglichen, über den Web­ browser personen­, orts­ und zeitunabhängig auf gespeicherte Dokumente oder Akten zugreifen zu können, um Geschäftsprozesse ressourcenorientiert zu optimieren.

Bereits ab einer Unternehmensgröße von fünf Mitarbeitern kann eine Cloud­Lösung sinnvoll sein. Gerade bei dokumentintensiven oder dokumentrelevanten Prozessen wird so die vorhandene IT­Struktur aufgebrochen für einen dynamischeren Ablauf. Kleine und mit­ telständische Unternehmen sowie Behörden, die sich derzeit noch mit den Vor­ und Nach­ teilen des Arbeitens in der Cloud auseinan­ dersetzen, sollten sich ausführlich mit den Nutzungsanforderungen, der Skalierbarkeit von Kosten und Zeit sowie insbesondere mit dem Thema Datensicherheit beschäftigen.

1. Die Cloud effektiv in vorhandene Unternehmensprozesse integrieren

Um die internen Prozesse effektiv und lang­ fristig über die Cloud laufen zu lassen, muss diese auf die spezifischen Nutzungsanfor­ derungen des Unternehmens ausgerichtet

sein. Konkret: Es bedarf einer idealen Imple­ mentierung des Systems in die täglichen Workflows der Anwender, um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Neben dem bereits vorhandenen Netzwerk gibt es die Möglichkeit, Daten auf dem externen Server eines Rechenzentrums auszulagern oder eine hybride Lösung zu nutzen, die beide Serverleistungen kombiniert. Welche Form der Cloud für ein Unternehmen geeignet ist, ist allerdings immer individuell zu bewerten.

Dabei müssen auch zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen kalkuliert werden.

Eine genaue Bedarfsplanung ist somit Vor­ aussetzung. Auch die Faktoren Datensicher­ heit, Wartung und Nutzen­Kosten­Relation müssen geklärt werden.

2. Die Skalierbarkeit von Kosten, Datenvolumen und Mitarbeitern

Ob Betrieb und Wartung von leistungsfähiger Hardware, Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen oder regelmäßige Back­ups – die Betreuung einer eigenen IT ist immer mit organisatorischem, zeitlichem und finan­ ziellem Aufwand verbunden. Gerade klei­ neren Unternehmen fehlen die nötigen Res­ sourcen allerdings häufig. Um Personal und Kosten zu sparen, ist ‚Software as a Service’ eine wirtschaftliche Lösung, wenn es darum geht, wachsende Datenvolumen im Unterneh­ men effektiv zu handhaben. Dabei werden Software und IT­Infrastruktur nicht vor Ort, sondern extern in einem Rechenzentrum be­ trieben und vom Cloud­Provider webbasiert zur Verfügung gestellt. Anwender können sie dann einfach und bequem über das Internet nutzen und erhalten einen Rundum­Support – eine erhebliche Kosten­ und Zeitersparnis.

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Um anfallende Kosten noch stärker an den tatsächlichen Bedarf anpassen zu können, werden Speicherkapazitäten und Leistungen von Rechenzentren dynamisch vermietet.

Der Vorteil: Statt hohe Investitionskosten tragen zu müssen, können Unternehmen die externen IT-Ressourcen nach Bedarf variabel erweitern oder reduzieren. Zudem ist – neben dem stetig wachsenden Datenvolumen – auch die zunehmende Mobilität von Arbeitsplätzen eine Herausforderung. Sind Abteilungen darauf angewiesen, dass Mitarbeiter ortsund zeitunabhängig auf firmeneigene Doku­ mente und Akten in ihrer aktuellen Form zugreifen, ist die Cloud ein flexibel nutzbarer Raum, in dem Kollegen als ‚Smart Worker‘ online zusammenarbeiten können. CloudComputing und der vermehrte Einsatz mobi­ ler Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets ist also auch ein wesentlicher Schritt zum Arbeiten im digitalen Büro der Zukunft.

3. Hohe Sicherheitsstandards beim gesamten Datentransfer

Skeptiker stellen immer wieder die Abwehr­ fähigkeit der Cloud gegenüber Hackern in Frage. Dabei werden meist so genannte Pub­ lic Clouds (Webmail-Dienste, Speicherplatt­ formen etc.) angegriffen, die kostenlos über das Internet von jedermann genutzt werden können. Einzige Bedingung: ein Benutzer­ name samt Passwort. Dieser einfache An­ meldeprozess ist häufig auch der Eingang für Cyberkriminelle, die die Zugangsdaten eines Kundenkontos knacken und anschließend auf die hinterlegten Daten zugreifen können.

Für einen sicheren Speicherplatz müssen Cloud-Provider bzw. die zugehörigen Rechen­

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zentren daher entsprechende Sicherheits­auf­ lagen und Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Zumal sie bei Bedarf neben der Datenspeicherung auch das -monitoring so­ wie Sicherheitsbackups und die Wartung der Hardware nach neusten Erkenntnissen und mit der aktuellsten Technologie übernehmen können. Für die Einhaltung und Nachvollzieh­ barkeit der gesetzlichen Bestimmungen ist es ratsam, einen Cloud-Provider zu nutzen, der beispielsweise TÜV-zertifiziert ist und die offiziellen Standardzertifizierungen für IT-Sicherheit ISO 27001 (Informationssicher­ heitsmanagement) und ISO 9001 (Qualitäts­ management) nachweisen kann. So wird sowohl die Verbindung zwischen Kunde und Dienstleister als auch die Verfahrensweise, also die Übertragung innerhalb des Sys­ tems, unabhängig voneinander geprüft und bescheinigt. Das Ergebnis: ein mehrstufiges Sicherheitssystem.

Ein weiterer Vorteil der Zertifizierung: Der Provider belegt, dass die Cloud auch gegen Störungen gesichert bzw. dass für ein ent­ sprech­endes Notfallmanagement gesorgt ist.

Sollte etwa die Internetverbindung ausfallen, ermöglichen zusätzliche Uplinks, dass Unter­ nehmen weiterhin ihre Daten auf den Servern der Rechenzentren speichern können. Dabei liegt die eigentliche Herausforderung in der Art der Übertragung: Es muss eine sichere Internetverbindung zwischen dem Unter­ nehmen und dem Provider bestehen. Ein so genanntes ‚Virtual Private Network‘ kann hier die Lösung sein: Sowohl die Daten selbst als auch die Verbindung zum Server werden während des gesamten Transfers vollständig verschlüsselt. So entsteht ein sicherer VPNTunnel, in dem nur autorisierte Benutzer auf

BCT WISSEN Klaus Ulitzsch, Geschäftsführer der IKS Service GmbH und langjähriger CloudPartner von BCT, zum Thema Datensicherheit in der Cloud: „Die digitale Verwaltung seiner Unterneh­ mensdaten in die Hände eines Cloud­ Anbieters zu legen, erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Daher sollte man sich für erfahrene Spezialisten entscheiden, deren Kompetenz mittels vorgeschrie­ bener Zertifizierungen bereits geprüft wurde. Darüber hinaus können hiesige Unternehmen, deren Cloud­Anbieter im eigenen Land sitzen, sicher sein, dass die gesetzlichen Richtlinien eingehalten die gespeicherten Daten zugreifen und diese bearbeiten können. Für die Einrichtung und Nutzung der VPN­Verbindung empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Cloud­Provider Übertragungsstandards zu definieren sowie eine To­Do­Liste für das Unternehmen als Anwender. So kann die Sicherheit von beiden Seiten gewährleistet werden.

Fazit

Cloud­Computing ist ein sicherer, skalier­ barer und dynamischer Service, um firmen­ interne Dokumente, Akten und Daten auf den Servern eines externen Rechenzentrums auszulagern. Es ermöglicht den personen­, zeit­ und ortunabhängigen Datenaustausch, wobei der Aspekt der Datensicherheit eine große Rolle spielt.

werden. Bei international aufgesetzten Verträgen ist die behördlich vorgegebene Datensicherheit dagegen nicht immer ohne weiteres gewährleistet.

Für ein hohes Maß an Sicherheit muss natürlich auch gesorgt sein, wenn etwa in Behörden, Anwaltskanzleien oder bei Versicherungen mit personenbezogenen, sensiblen Daten gearbeitet wird.

Eine Private Cloud, die nur für vorab definierte Nutzer und über ein Virtual Private Network zugänglich ist, bietet hier die nötige sichere IT­Umgebung.

Ein regelmäßiger Wechsel der nutzer­ spezifischen Login­Daten nach starken Authentifizierungsmechanismen ist dabei sehr zu empfehlen.“ Jedes Unternehmen muss für sich heraus­ finden, in welcher Form es Cloud­Computing zur Optimierung der internen Arbeitsprozes­ se realisiert. Lösungen können sehr einfach und schnell zu implementieren oder komplex und umfangreich in der Umsetzung sein.

Für eine erfolgreiche Umstellung sollten Unternehmen darum nicht auf ausführliche Beratung verzichten und auf zertifizierte Cloud­Anbieter setzen, denen sie vertrauen.

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Gastbeitrag TÜV Rheinland

Mit Sicherheit sicher: Die Zertifizierung nach ISO 27001 Ralph Freude, Head of Business Line Informationtechnology, TÜV Rheinland

Der sichere Verbleib von Informationen ist für Unternehmen heute relevanter denn je. Für den optimalen Schutz sorgt die international anerkannte Zertifizierung ISO 27001. Doch was steckt eigentlich dahinter?

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TÜV RHEINLAND • GEGRÜNDET 1872 • IN 66 LÄNDERN AKTIV • BCT­RECHEN­ ZENTRUM DER IKS SERVICE GMBH IN JENA WURDE 2014 ERFOLG­ REICH NACH ISO 27001:2013 ZERTIFIZIERT • NACH DER ISO­ 27001­BESTANDS­ AUFNAHME DURCH TÜV RHEINLAND IST BCT IN DER UMSETZUNGS­ PHASE EINES ISMS WWW.TUV.COM

In Zeiten der Digitalisierung hat die Datenflut nie da gewesene Ausmaße angenommen. Mit zunehmender Menge an Informationen steigt jedoch gleichzeitig die Zahl potenzieller Gefährdungen. Gehen wichtige Informationen – etwa durch Spionage­ und Angriffsaktivitäten von außen oder menschliches Fehlverhalten – verloren, so kann dies zu nachhaltigen Reputationsschäden und erheblichen Wettbewerbsnachteilen führen.

Mit der weltweit anerkannten Norm ISO 27001 zertifiziert der TÜV Rheinland die Umsetzung sowie die Dokumenta­ tion eines Informationssicherheitsma­ nagementsystems (ISMS). „Ein ISMS ist eine ganzheitliche und systematische Vorgehensweise, die technische und personelle Faktoren berücksichtigt und die Etablierung kontinuierlicher Optimie­ rungs­ und Prüfprozesse im Unternehmen erleichtert“, erläutert Ralph Freude, Head of Business Line Informationtechnology beim TÜV Rheinland. „Auf diesem Wege werden IT­Risiken erkannt und reduziert, um vertrauliche Informationen zu schüt­ zen und die Integrität betrieblicher Daten sicherzustellen.“

Was wird geprüft?

Zentrale Inhalte der ISO 27001 sind neben physischen Faktoren, wie dem Zugang zu einem Gebäude, auch die generelle Sicherheit der IT eines Unternehmens, etwa die Behandlung von Risiken, sowie die personelle Sicherheit. Hier wird ins­ besondere auf Ein­ und Austrittsprozesse

im Unternehmen geachtet. Ebenfalls relevant ist die Entwicklung und Wartung von Systemen, gerade bei kritischen Anla­ gen. Damit Unternehmen für den Ernstfall gewappnet sind, ist auch das Management von Informationssicherheitsvorfällen und das Festlegen entsprechender Maßnah­ men ein wichtiges Thema. Geprüft wird zu­ dem, ob es ein funktionierendes Business Continuity Management System gibt, das den Geschäftsbetrieb bei außergewöhn­ lichen Vorfällen wie einer Pandemie aufrechterhält.

Vorteile einer ISO 27001 Zertifizierung

Es gibt viele Gründe, ein Informations­ sicherheitsmanagementsystem nach ISO 27001 zertifizieren zu lassen. Neben der besseren Wettbewerbsfähigkeit und der Förderung des Sicherheitsbewusstseins der Mitarbeiter ist häufig auch der Nach­ weis der Sicherheit gegenüber Dritten wie Lieferanten, Kunden und Partnern relevant. Vielen Unternehmen geht es zudem darum, Sicherheit als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse zu etablieren. Ist die Prüfung erfolgreich, erhält das Unternehmen das Zertifikat und einen Eintrag in Certipedia, die Zertifikats­ datenbank des TÜV Rheinland. Diese Plattform belegt transparent und nach­ voll ziehbar, welche Unternehmen durch TÜV Rheinland zertifiziert wurden.

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DiALOG-Award 2014

Digitales Informationsmanagement in der Gemeinde Horst aan de Maas BCT passt ECM- und EIM-Lösung für das ‚Programm 3D‘ an Wie müssen Informationen aufbereitet werden, um sie möglichst gewinnbringend für Gemeindemitarbeiter, Bürger und Lieferanten verfügbar und nutzbar zu machen?

Die niederländische Gemeinde Horst aan de Maas sieht in der gezielten Automatisierung und Standardisierung der Dokumentenverwaltung und der internen Arbeitsabläufe die Lösung dieser Herausforderung.

Um den Übergang zur elektronischen Bearbeitung behördlicher Vorgänge zu ermöglichen, Bürokratie abzubauen und alle Beteiligten einzubinden, startete die Ge­ meinde 2010 gemeinsam mit drei IT­Partnern die strategische Planung für das ‚Programm 3D‘. BCT ist dabei für alle Funktionalitäten zur Informationsregie verantwortlich und realisiert seit 2012 vor Ort die Software in zwei Schritten:

Schritt 1: ECM für die Optimierung interner Workflows

Mithilfe des ECM­Systems Corsa profitiert Horst aan de Maas von einer einheitlichen digitalen Dokumentenverwaltung sowie daraus resultierend von effizienteren inter­ nen Arbeitsabläufen: Mit jedem eingehen­ den Standardantrag ist eine automatische Handlungsaufforderung verbunden, sodass Sachbearbeiter sich stärker auf ihre Routine­ aufgaben in festgelegten Workflows fokus­ sieren. Gleichzeitig können sie allgemeine behördliche Dienstleistungen flexibler und schneller ausführen.

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Schritt 2: EIM für eine effiziente Informationsbereitstellung und eine transparente Kommunikation nach außen

Die Erweiterung durch Liber optimiert die Servicequalität und Informationsflüsse der kundenorientierten Prozesse. Gleichzeitig ermöglicht die Softwarelösung eine stärkere externe Kommunikation mit Bürgern, Unter­ nehmen und Einrichtungen. Die angestrebte Transparenz wird durch den Aufbau kanal­ unabhängiger Kommunikationsmöglichkeiten gewährleistet, die alle in einem zentralen ‚Kundenkontaktzentrum‘ münden.

Schneller und sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten

Durch die E­Dienstleistungen sowie die Digitalisierung und Verbindung von Front­, Mid­ und Backoffice verringert sich der Ver­ waltungs­ und Kostenaufwand der Gemeinde merklich: Die Mitarbeiter können gleichzeitig auf alle hinterlegten Informationen zugreifen sowie zeitnah und adäquat auf neue Anforde­ rungen und Wünsche von Bürgern, Unterneh­ men, Einrichtungen und Verwaltungsinstituti­ onen reagieren.

Die implementierten Softwarelösungen ent­ sprechen EU­weiten Sicherheitsstandards, so dass Informationen über Objekte und Personen auch im Sinne des Datenschutzes rechtlich einwandfrei zentral abgelegt und verfügbar gemacht werden.

Bis 2018 soll der Übergang zur digitalen Verwal­ tung in Horst aan de Maas abgeschlossen sein.

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GEMEINDE HORST AAN DE MAAS • PROVINZ LIMBURG, NIEDERLANDE • CIRCA 42.000 EINWOHNER • PROGRAMM 3D: DIGITALISIERUNG UND DEREGU­ LIERUNG DER BEHÖRDLICHEN DIENSTLEIS­ TUNGEN WWW. HORSTAANDEMAAS. NL

AUSZEICHNUNG BEIM DIALOG­ FACHFORUM 2014 IN FRANKFURT ZÄHLTE HORST AAN DE MAAS GEMEINSAM MIT BCT ZU DEN FINALISTEN DES 1. DIALOG­ AWARDS UND ERHIELT DIE AUS­ ZEICHNUNG ‚EXCEL­ LENCE WITH EIM‘.

DiALOG-Award 2015

Werte statt Funktionen!

Aktive Beteiligung von BCT durch EIM-Patronat und Jury-Mitgliedschaft Aus Überzeugung von der Bedeutung von Enterprise Information Management (EIM) hat sich um The Quality Group GmbH und den VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. – ein Initiatoren-Pool gebildet, der EIM fördern und weiterentwickeln will. Der DiALOG-Award ‚Excellence with EIM‘ soll dem Konzept EIM eine vermehrte Aufmerksamkeit schenken, seine Umsetzung vorantreiben und ausbauen.

Nach der organisatorischen Begleitung eines Kundenprojekts im vergangenen Jahr übernimmt BCT Deutschland 2015 erstmals ein Patronat und ist zudem Teil der hochkarätig besetzten Jury.

DIALOG-AWARD ‚EXCELLENCE WITH EIM‘ • 2014 ZUM ERSTEN MAL VERLIEHEN • PREIS FÖRDERT NACHHALTIG DAS KONZEPT EIM • AUSZEICHNUNG FÜR ZUKUNFTS­ ORIENTIERTE STRUKTUR­ UND ANWENDER­ KONZEPTE IN ADMINISTRATIVEN UNTERNEHMENS­ PROZESSEN

Auszeichnung nachhaltiger Informationsprozesse

EIM ist mit dem Bewusstsein verankert, dass ein kluges, langfristiges und verantwortungs­ bewusstes Handeln, Arbeiten und Entwickeln im Einklang mit der IT notwendig ist. Der DiALOG­Award bietet in diesem Sinne eine Plattform für beispielhafte, von Menschen umgesetzte oder konzipierte Lösungsansätze in den Informationsprozessen und ­abläufen von Organisationen.

• SEIT 2015 MIT AKTIVER BETEILI­ GUNG VON BCT IM RAHMEN DES DIALOG­FACH­ FORUMS FÜR EIM WWW. DIALOG­AWARD.DE

®

award

„Der Award ist ein Preis für Nachhaltigkeit“, beschreibt Steffen Schaar, Mitinitiator des DiALOG­Awards, die Intention des Preises. „Wir verleihen ihn an Menschen, deren Transparenz, Verbindlichkeit und Motivation in der Gestaltung intelligenter Arbeits­, Dokumentations­ und Organisationsprozesse uns überzeugt haben.“ Demnach an jene, die

Wissen als Integrationsmethode zwischen Technologieansprüchen und Prozessverbes­ serungen verstehen und als Triebfeder nach­ haltiger Entscheidungen nutzen. Eva Bischoff, Geschäftsführerin BCT Deutschland, ergänzt: „Das Konzept des DiALOG­Awards hat uns bereits letztes Jahr voll überzeugt. Durch unser Mitwirken wollen wir aktiv dazu beitra­ gen, die Relevanz nachhaltigen Arbeitens im Sinne von EIM einer breiteren Öffentlichkeit bewusst zu machen.“

And the winner is…

Gemeinsam mit den weiteren Jurymitglie­ dern wird Bischoff innovative Ideen, Ansätze oder Zielorientierungen im Bereich der Strukturierung von Informationsprozessen speziell in den administrativen Unterneh­ mensbereichen bewerten. Vergeben wird der Award in diesem Jahr im Rahmen des 4.

DiALOG­Fachforums für Enterprise Informa­ tion Management und des Jahreskongres­ ses des VOI am 29. April 2015 in Berlin. BCT Deutschland steht vor Ort für Gespräche zur Verfügung und begleitet das Event mit zwei Fachvorträgen zur Zukunft des digitalen Arbeitens.

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Eva Bischoff, Geschäftsführerin BCT Deutschland, und Steffen Schaar, fachlicher Leiter DiALOG Fachforum BCT Transfer 33

Events

Terminkalender 2015 16. - 20. MÄrZ 2015 CeBIT, Hannover ECM Solutions Park des BITKOM, Halle 3, Stand B17

18./19. JUNi 2015 Anwendertreffen update texware, Bayreuth Exklusiv für Kunden von update texware

16. MÄrZ 2015, 15:00 Uhr ECM Forum auf der CeBIT, Hannover Podiumsdiskussion BITKOM Arbeitskreis ECM­Services & ­Cloud

29. oktoBer 2015 Mittelständischer Unternehmertag (MUT), Leipzig Kongressmesse des BVMW

18. MÄrZ 2015, 12:00 Uhr ECM Forum auf der CeBIT, Hannover Fachvortrag ‚Let’s digIT! Das Büro 2020 als Spiegelbild der digitalen Transformation und Zukunft des Arbeitens‘ 29./30. A Pril 2015 DiALOG Fachforum 2015, Berlin Fachforum für Enterprise Information Management 29. A Pril 2015, 15:45 Uhr DiALOG Fachforum 2015, Berlin Fachvortrag ‚DiALOG­Award Preisträger: Projekt Programm 3D‘ 30. A Pril 2015, 10:30 Uhr DiALOG Fachforum 2015, Berlin Fachvortrag ‚Let’s digIT! Das Büro 2020 als Spiegelbild der digitalen Transformation und Zukunft des Arbeitens‘

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> Eine aktuelle Übersicht und weitere Informationen zu unseren Veranstaltungen finden Sie unter www.bctsoftware.de > Sie möchten auf dem Laufenden gehalten werden? Dann senden Sie einfach eine E­Mail an info@bctsoftware.de

Kontaktdaten Ihr persönlicher Ansprechpartner Thomas Pilz PR & Kommunikation Tel. +49­241­46368310 thomas.pilz@bctsoftware.de

Impressum Herausgeber

BCT Deutschland GmbH Rotter Bruch 24b 52068 Aachen

Geschäftsführung/V.i.S.d.P. Eva Bischoff Tel. +49­241­46368310 Fax +49­241­46368389 info@bctsoftware.de www.bctsoftware.de Redaktion

timtomtext GbR www.timtomtext.de

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Fotografie

Amaze Graphic Design Matti Zenden Photography Mireille Prange www.prangefoto.eu Fotografie Willy Opreij www.fotoopreij.nl The Quality Group GmbH www.tqg.de Dreamstime iStockfoto Shutterstock Thinkstock

Die Uhr tickt –

Zeit zum Durchstarten!

Nutzen Sie die Chancen, die die Zukunft schon jetzt für Sie bereithält. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen des digitalen Arbeitens und fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Elemenz­Testlizenz an!

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Die Zukunft ist heute – let’s digIT!