BCT - Datenmanagement

BCT-Datenmanagement

Einfacher und effizienter arbeiten mit dem flexiblen, lernfähigen Postassistenten

Das modulare BCT-Datenmanagement automatisiert den Posteingang und vereinfacht so nachhaltig die Bearbeitung. Die optimale Lösung für jedes Dokumentenaufkommen erkennt und interpretiert Inhalte eigenständig und bringt die wesentlichen Informationen an die jeweils richtige Stelle. Flexibel aufgebaut, integriert es sich in bestehende Umgebungen und optimiert vorhandene Prozesse.

Information creates.

Die modulare Lösung für jedes Dokumentenaufkommen

Wie effizient Unternehmen und Organisationen die täglich per Post eintreffenden Informationen – ob analog oder digital – verarbeiten, ist zu einem entscheidenden Faktor für den langfristigen Erfolg geworden. Das BCT-Datenmanagement gewährleistet eine schnelle und sichere Erfassung, Sortierung und Verteilung.

Einfaches und effizientes Arbeiten

2 BCT-Datenmanagement

Sein modularer Aufbau macht das BCTDatenmanagement zur optimalen Lösung für alle Anwendergrößen und jedes Dokumentenaufkommen. Je nach Dokumenttyp erfassen und verstehen die flexibel kombinierbaren Module die Inhalte strukturierter (z. B. Formulare), semistrukturierter (z. B. Rechnungen) und unstrukturierter Dokumente (z. B. formlose Eingangspost), wandeln sie in genaue, nachverfolgbare Daten um und geben sie anschließend an nachgelagerte Systeme oder Prozesse weiter, beispielsweise DMS-, ECM- und ERP-Lösungen.

Eine intuitive Benutzeroberfläche und die

Selbstlernfähigkeit des Systems erleichtern die Arbeit von Anfang an. Das Ergebnis: leichteres Arbeiten, höhere Genauigkeit und effizientere Geschäftsprozesse.

Phasen des Verarbeitungsprozesses

Die automatische Erkennung und Verarbeitung von Daten durchläuft mehrere Phasen: 1. Digitalisierung: Eingehende Papierdokumente werden per Scanner erfasst. Je nach Dokumentenaufkommen geschieht dies zentral, z. B. in einer Poststelle, und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten.

Bereits digital oder digitalisiert vorhandene Dokumente werden importiert.

2. Vorverarbeitung: Für eine fehlerfreie Erkennung werden die Bilddateien vollautomatisch optimiert. Dabei richtet die Software z. B. schräg gescannte Dokumente aus oder entfernt Knicke und Flecken.

Mehrseitige Dokumente können in diesem Schritt geordnet werden, wenn sie – etwa mit Barcodes – gekennzeichnet sind.

3. Identifizierung und Klassifizierung: In einem dritten Schritt erkennt das System das erfasste Dokument anhand

Phasen der Datenverarbeitung

charakteristischer Merkmale, die vom Anwender frei bestimmt werden können.

Die Klassifizierung z. B. als Rechnung oder Anschreiben erfolgt anhand von Worterkennung oder Vergleichen mit bekannten Dokumententypen.

4. Datenextraktion: Anschließend findet das jeweils entsprechende Modul die gewünschten Daten im Dokument und liest sie vollautomatisch aus. Die erfassten Inhalte – z. B. Rechnungs- und Lieferantennummern oder Beträge – werden geprüft.

Die gewünschte Genauigkeit wird vorab vom Anwender festgelegt. Wird sie nicht mit ausreichender Sicherheit erreicht, wird der Anwender informiert und er kann mit nur einem Klick eingreifen. Diese Korrekturen werden gespeichert – das System lernt selbsttätig aus den Eingaben.

Gleichartige Inhalte werden so zukünftig ebenfalls vollautomatisch sicher erfasst. Über flexible Schnittstellen ist auch ein Abgleich mit bestehenden Datenbanken möglich.

5. Validierung: Vordefinierte Regeln überprüfen einzelne Felder auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit, beispielsweise ob eine IBAN richtig geschrieben wurde und die vorgesehene Länge hat.

6. Verifizierung: Im nachfolgenden Schritt kann der Bearbeiter die Angaben überprüfen und eventuell falsche Daten korrigieren.

7. Export: Zuletzt werden die erfassten Dokumente automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, TIF-, XML- oder CSV-Dateien exportiert. Nachdem dieser Schritt erfolgt ist, können sie je nach Bedarf an vorhandene Workflow-, ECModer ERP-Lösungen oder solche von BCT Deutschland weitergeleitet werden, wo sie zudem auch revisionssicher archiviert werden.

„Die ständig wachsende Informationsflut zwingt viele Unternehmen, große Mengen von Dokumenten zu verarbeiten. Mit dem BCT-Datenmanagement wird dieser Vorgang im Handumdrehen automatisiert und beschleunigt.“ Thorsten Dohn, Partner Manager bei BCT Deutschland

Unbegrenzte Möglichkeiten

BCT-Datenmanagement kann in unzähligen Anwendungsbereichen eine wichtige Rolle spielen. Die modulare Lösung kann dabei prinzipiell in jedem Unternehmen eingesetzt werden, das seine Dokumentenflüsse optimieren will - vollkommen unabhängig von der Unternehmensgröße. Insbesondere in papierintensiven Bereichen lassen sich somit erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielen.

BCT-Datenmanagement 3

Ihr Nutzen schneller Einstieg - trainierbare Wissensdatenbank für die Erkennung und Klassifizierung - kontinuierliche Verbesserung der Erkennung - kurze Implementierungszeiten - einfache Integration in jegliche bestehende IT-Infrastrukturen einfacher für die Mitarbeiter - optimale Steuerung von Informationsflüssen - einheitliche Verarbeitung eingehender Dokumente - intuitive und auf Wunsch mehrsprachige Benutzeroberfläche - Aufgabenbearbeitung ohne Medienbruch - Entlastung von administrativen Erfassungsaufgaben besser für das Unternehmen - kürzere Durchlaufzeiten - signifikante Kosten- und Zeiteinsparung - deutlicher Produktivitätsgewinn - optimale Datenqualität - verbesserter Kundenservice durch kürzere Responsezeit - Fokussierung auf die eigentlichen Unternehmensabläufe

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