BCT Transfer - Das Enterprise Information Management Magazin by timtomtext

Ausgabe 2016

BCT Transfer Das Enterprise Information Management Magazin

Bricks, Bytes und Behaviour Jos Bischoff 端ber die Facetten moderner Unternehmensf端hrung

Seite 4

Co-Creation f端r Business Excellence StratOz als strategischer Projektpartner von BCT Seite 12

Erfolgreich die Transformation meistern

Ali Machrafi im Interview Seite 20

www.bctsoftware.de

Information creates.

sämtliche Informationen aus einer Quelle – sofort und im richtigen Kontext

zukunftsorientiertes Fundament für Ihr Unternehmen

Vorsprung durch Innovation

effiziente Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens

maßgeschneidertes Arbeitsumfeld mit optimalem Nutzererlebnis

Elemenz sichert Transparenz und Compliance

Inhaltsverzeichnis FACETTEN MODERNER UNTERNEHMENSFÜHRUNG

Bricks, Bytes und Behaviour: Kontinuierliche Unternehmenstransformation im digitalen Zeitalter BEST PRACTICE: EOFFICE IM KMU

Auf dem Weg zum papierlosen Büro 3 FRAGEN AN…

… Jan van der Marel, Product Consultant Data Management BUSINESS TRANSFORMATION

Co-Creation für Business Excellence REFERENZEN

Mit starken Partnern zu digitalen Geschäftsprozessen KOMMENTAR

Worauf es bei der Digitalisierung 2.0 wirklich ankommt BCT IM AUSTAUSCH MIT PARTNERN, VERBÄNDEN UND FORSCHUNG

Wissen(schaft) und Service vernetzen INTERVIEW: DIGITALE TRANSFORMATION

Erfolgreich die Transformation meistern: Wie der digitale Wandel Geschäftsmodelle verändert PARTNERSTORY: SECUREPOINT

Kompetenzen bündeln für eine gemeinsame Lösung ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

ECM in der Cloud – die wachsende Chance für den Mittelstand! PRESSESCHAU

BCT Deutschland in der Fachpresse GASTBEITRAG: AIXVOX

Arbeit, Kommunikation und Unternehmen im Wandel RÜCKBLICK

Mit starken Partnern neue Wege gehen

Editorial Liebe Leser, Kunden und Partner, Experten aller Branchen sind sich einig: Information ist das Öl des 21. Jahrhunderts. Ein Rohstoff, der im richtigen Kontext zu wirtschaftlich wertvollem Wissen veredelt werden kann – und damit die Grundlage für Innovation und Fortschritt bildet. Der zielgerichtete Umgang mit Informationen kann – gerade im digitalen Zeitalter – nicht oft genug verdeutlicht werden. Daher haben wir auch dieses Jahr pünktlich zur CeBIT eine neue, die nunmehr dritte Ausgabe von BCT Transfer für Sie zusammengestellt. Erneut werfen wir einen Blick in die Welt des Enterprise Information Managements (EIM) und veranschaulichen, wie sich der Rohstoff Information vor dem Hintergrund der Digitalisierung ideal nutzen lässt. Klar ist: Unternehmerische Transformation ist stets auch an ein gewisses Umdenken gebunden. Lesen Sie, welchen Einfluss die Digitalisierung auf die Geschäftswelt ausübt und inwiefern dies zu einem Wandel etablierter Geschäftsmodelle führt. Um fundierte Entscheidungen für nachhaltigen Erfolg treffen zu können, bedarf es zudem stets auch eines Blicks über den Tellerrand. Gemeinsam mit einigen unserer Partner aus unterschiedlichen Bereichen zeigen wir Ihnen, wie sich Know-how bei der Zusammenarbeit in kompetenten Netzwerken bündeln lässt. Ich wünsche Ihnen eine spannende und informationsreiche Lektüre. Herzlichst, Ihr

KOLUMNE

Auf ein Wort… mit Eva Bischoff KONTAKT

Impressum

Thomas Kuckelkorn PR & Kommunikation BCT Deutschland BCT Transfer 3

Facetten moderner Unternehmensführung

Bricks, Bytes und

Kontinuierliche Unternehmenstrans

Die erfolgreiche Führung eines Unternehmens bei gleichzeitiger konstanter Weiterentwicklung ist, gerade in der Ära der Digitalisierung, wichtiger denn je. Um hier zukunftsweisende Entscheidungen treffen zu können, bedarf es einer regelmäßigen Evaluation des eigenen Ist-Zustands.

4 BCT Transfer

Inhalt

Behaviour:

sformation im digitalen Zeitalter Ob Internet der Dinge, Big Data oder andere digitale Phänomene – wir haben es mit einer rasanten Informationszunahme zu tun, die durch nahezu unbegrenzte Mobilität und globale Vernetzung weiter beschleunigt wird. Dadurch wandelt sich die Gesellschaft im Allgemeinen und die Rolle des Kunden im Speziellen, der nun aktiver und anspruchsvoller geworden ist und von Unternehmen Anpassungsfähigkeit fordert. Neue, disruptive Geschäftsmodelle tun ihr Übriges zur Beschleunigung des Wandels. Man sieht: Die gesellschaftliche Digitalisierung gleicht einer ‚smarten‘ Revolution, bei der mehrere Faktoren ineinandergreifen und Auswirkungen auf eine erfolgreiche Unternehmensführung haben. Etablierte Unternehmen stellt dieser Mix oftmals vor die Herausforderung, kurzfristige Marktveränderungen mit langfristigen Strategien in Einklang zu bringen, was Agilität und Flexibilität gleichermaßen erforderlich macht.

GRC – Das Fundament betrieblicher Entscheidungen

Betriebswirtschaftlich relevante Entschei dungen bestehen oft aus miteinander verzahnten Einzelbeschlüssen, mit jeweils eigenen Abwägungen von Für und Wider. Meist hat man kurzfristig realisierbare Aspekte wie Kosteneinsparungen im Blick, ist dadurch aber nicht flexibel genug für die Berücksichtigung langfristiger Markttendenzen. Die zentrale Frage ist: „Wie treffe ich die richtige Gesamtentscheidung?“ Die Antwort sollte generell auf der Formel ‚GRC‘

basieren: Governance, Riskmanagement und Compliance bilden einen konzeptionellen Bezugsrahmen für sämtliche betriebliche Handlungs- und Gestaltungsebenen. In ihrer gemeinschaftlichen Integration in die Unternehmenskultur gewährleisten sie den standardisierten Umgang mit Informationen und ermöglichen dadurch ein proaktives und strategisches Vorgehen am Markt.

Strategische Säulen der Transformation

Unternehmenserfolg im digitalen Zeitalter lässt sich vor allem durch regelmäßige Evaluation der eigenen Strategie erreichen. Aber auch ein gutes Gespür für Tendenzen und Entwicklungen ist entscheidend. Getreu der Redewendung „Stillstand ist Rückschritt“ darf man sich der digitalen Transformation nicht verschließen. Das heißt jedoch, dass jegliches Denken und Handeln im Einklang sein muss. Der ‚Reifegrad‘ des Wandels lässt sich daran messen, auf welchen Transaktionsebenen ein Unternehmen agiert. Zukunftsorientierte Beschlüsse sollten stets in einem Gesamtkontext betrachtet werden, der über Abteilungs-, Prozess- und sogar Unternehmensstrukturen hinausgeht. Das höchste Ambitionsniveau erfordert Netzwerke, bei denen in Co-Creation an der Verwirklichung gemeinschaftlicher Ziele gearbeitet wird. Um alle Facetten der Unternehmensführung GRC-gerecht und langfristig im Blick zu haben, bedarf es der gleichmäßigen Weiterentwicklung dreier strategischer und organisatorischer Säulen: Bricks, Bytes und Behaviour.

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Bricks: Bausteine der neuen Arbeitswelt

Bei den Bricks handelt es sich um die sinnbildlichen Bauelemente eines Unternehmens, also das konkrete Arbeitsumfeld. Moderne Büroumgebungen unterscheiden sich räumlich und organisatorisch grundlegend von traditionellen Konzepten mit starren, fest definierten Diensträumen. Das ‚neue Arbeiten‘ macht buchstäblich Platz für Büroräume mit flexiblen Arbeitsplätzen, Konzentrations- und Regenerationsbereichen sowie Tagungsräumen für größere und kleinere Gruppen. Der Kerngedanke dahinter: Mitarbeiter können den Arbeitsbereich wählen, der zur jeweiligen Tätigkeit passt und diese bestmöglich unterstützt. Ist kreative Einzelarbeit gefragt, wählt man einen abgeschirmten Bereich zur besseren Konzentration. Wird ein reger Austausch mit Kollegen, eine Projektarbeit oder das Arbeiten im Netzwerk erforderlich, kann das Unternehmen auch hier die konkreten ‚Bausteine‘ liefern. Dazu gehört neben sozialen ‚Ankerpunkten‘ wie Lounge-Bereichen und Kaffee-Ecken auch die Möglichkeit, Tätigkeiten von unterwegs oder im Home office erledigen zu können.

Bytes: Technologien als Werkzeug

Während die Bricks das Gerüst bilden, sind Bytes die technologischen Werkzeuge, mit denen im Unternehmen über mobile Devices vernetzt miteinander gearbeitet werden kann. Sämtliche Informationen lassen sich dank Cloud-Computing zu jeder Zeit und von überall abrufen, bearbeiten und mit anderen teilen. Die grundsätzliche Herausforderung für Unternehmen liegt in der optimalen Nutzung dieses wertvollen Guts. Denn: Werden die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Personenkreis ge6 BCT Transfer

bündelt verfügbar gemacht, entsteht auf allen relevanten Ebenen wirtschaftlich nutzbares Wissen, das Innovationen und nachhaltigen Erfolg hervorbringt. Dazu müssen in einem ersten Schritt Übersicht und Ordnung der Informationen gewährleistet werden, was sich über die Digitalisierung ein- wie ausgehender Dokumente und ein digitales Archiv verwirklichen lässt. Steht die digitale Basis, lassen sich relevante Informationen schnell abrufen und in einem zweiten Schritt in vorhandene Prozesse und Workflows einbinden. Dadurch werden wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert. An der Evolutionsspitze steht aber auch hier der Vernetzungsgedanke: Mit IT-Bürolösungen als personen- und funktionsspezifische App oder Webportal lassen sich Informationen für alle relevanten Akteure innerhalb der Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen. Da alle Elemente jederzeit und überall auf digitalem Weg einsehund bearbeitbar sind, können Unternehmen so das Maximum aus ihren Informationen herausholen und daraus hervorgehendes Wissen sinnvoll einsetzen.

Behaviour: Der Mensch im Zentrum des Wandels

Behaviour, die dritte Säule, ist die wohl bedeutsamste, da der Mensch der wichtigste Träger der Transformation ist. Eine inspirierende Büroumgebung und hochmoderne Technologie bilden die bestmögliche Grundlage für optimales Arbeiten. Wichtig ist, dass die Unternehmen mit ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Vision verfolgen. Hier ist insbesondere das Management gefragt:

Inhalt

Bricks

Netzwerk

Unternehmen

Prozess

Abteilung

JOS BISCHOFF • STUDIUM DER WIRTSCHAFTS INFORMATIK • MITGRÜNDER UND GESCHÄFTSFÜHRER VON BCT • VERANTWORTLICH FÜR STRATEGISCHE SOWIE OPERATIVE PLANUNG, KOORDINATION UND LEITUNG DES UNTERNEHMENS • VERHEIRATET, DREI KINDER • PRIVATES ENGAGEMENT IM ROTARY CLUB

Bytes

Es muss das ‚neue Arbeiten‘ ermöglichen, vorleben und die Mitarbeiter durch aktives Changemanagement einbinden und begleiten. Dazu gehört auch der Wandel von klassischen hierarchischen Strukturen hin zu flexiblen Konzepten, bei denen sich Mitarbeiter zu Smart-Working-Experten weiterbilden können, die ihre Aufgaben selbstständig und mit dem nötigen Freiraum gemäß vorheriger Absprachen erledigen. Arbeit im digitalen Zeitalter bedeutet, den Menschen ‚selbst‘ in den Mittelpunkt zu stellen: Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen sind die Schlüssel zum Erfolg.

Fazit

Für die digitale Arbeitswelt der Zukunft bedarf es vor allem besonnener Entscheidungen in der Gegenwart. Die Vielfalt der Einflussfaktoren zeigt, dass Digitalisierung weit mehr ist als der Schritt von analog nach digital. Sie ist vor allem eine philosophische und strategische Grundhaltung: Die Erkenntnis, dass – um einen bildhaften Vergleich zu ziehen – ein stabiles und langfristig attraktives Gebäude auf einem soliden Fundament stehen und von Säulen getragen werden muss, die alle das gleiche Format haben. Der Ausbau des Gebäudes, also die kontinuierliche Weiterentwicklung, kann nur dann funktionieren, wenn sich alle Elemente im gleichen Maße transformieren. Gelingt dies, ist man als Unternehmen für die digitale Zukunft gerüstet.

Behaviour

BCT WISSEN Governance

Governance bezeichnet die Führung und Steuerung eines Unternehmens durch vorab definierte Richtlinien. Sie umfasst die Festlegung, Umsetzung und Überwachung von Zielsetzungen sowie dazu benötigter Ressourcen und erleichtert das Management des Unternehmens.

Riskmanagement

Riskmanagement thematisiert den Umgang mit bekannten und unbekannten Risiken aller Art. Neben der Ermittlung und Analyse unmittelbarer Bedrohungen widmet es sich auch der Planung von Strategien zur Minimierung zukünftiger Gefährdungen sowie der Umsetzung von Maßnahmen beim Risikoeintritt.

Compliance

Compliance umfasst die Berücksichtigung und Einhaltung sämtlicher Normen zur regelkonformen Führung eines Unternehmens. Sie bezieht sich auf das Erfüllen rechtlicher Rahmenbedingungen und schließt auch unternehmens interne Vorgaben zur Normierung des Umgangs mit Informationen mit ein.

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Best Practice: eOffice im KMU

Auf dem Weg zum papierlosen Büro Den ersten Schritt ins digitale Zeitalter ist die Maletz & Esser GmbH aus Düren bereits erfolgreich gegangen. Bei dem Stahl- und Apparatebauer optimiert seit 2014 das Dokumentenmanagement system Elemenz die Verwalt ung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.

8 BCT Transfer

Inhalt

Mit Elemenz ins eOffice! strukturiert verwalten

mit variablen Zugriffsrechten schützen

mit Kollegen transparent bearbeiten

Projekt- und mitarbeiterbezogene Unterlagen

mit konkreten Fristen und Aufgaben versehen

ROMY FARBER • BUSINESS MANAGER ELEMENZ • SEIT 2008 BEI BCT, SEIT 2010 IN DER DEUTSCHEN NIEDERLASSUNG IN AACHEN • VERANTWORTLICH FÜR ENTWICKLUNG, UMSETZUNG UND ÜBERWACHUNG DER ELEMENZGESCHÄFTS STRATEGIE AUF DEM DEUTSCHEN MARKT ROMY.FARBER@ BCTSOFTWARE.DE

sicher und zentral ablegen

schnell und intuitiv wiederfinden

zeit- und orts unabhängig nutzen

Wenn es um die Koordinierung der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote geht, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPSSoftware für den Stahl- und Apparatebau. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe suchte das mittelständische Unternehmen eine Lösung mit klarem Anforderungsprofil: „Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern rumschlagen“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer. Und so überzeugte ihn im Dezember 2014 das Dokumenten managementsystem (DMS) Elemenz von BCT Deutschl and. „Elemenz soll unseren Kunden helfen, ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen sowie Kosten, Zeit und Nerven zu sparen“, erklärt Romy Farber, Business Manager Elemenz bei BCT Deutschland. So ist die webbasierte Nutzeroberfläche der Software auf die wesentlichen Anwendungen reduziert: Alle digitalisierten Dokumente werden innerhalb des Systems in vordefinierten und veränderbaren Hauptordnern sowie in themenspezifischen Reitern gespeichert. „Nach diesem Schema können in Microsoft Office erstellte Dokumente sowie PDFs und E-Mail-Korrespondenzen kategorisiert werden“, so Farber. Sogar die im PPS-System erzeugten Dokumente werden im DMS verwaltet, was zu einer einheitlichen Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen führt.

Intuitive Dokumentenverwaltung

Doch zunächst müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe des Scan Client, einer BCT-Software, die auf einem stationären Scanner, der Kodak Scan Station, installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend der Ordner, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur des DMS, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden kann. Dadurch wird das Ablegen der Dokumente in Elemenz merklich beschleunigt. „Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Meyer. Wie bei einer Onlinesuchmaschine gibt er in die Eingabeleiste des DMS ein Stichwort oder auch ganze Sätze ein. Die integrierte Autokorrektur sorgt dafür, dass versehentliche Tippfehler behoben werden. Zusätzliche Filter grenzen die Suche weiter ein. Diese kann wahlweise im gesamten System erfolgen, wenn etwa nach allen projektrelevanten Dokumenten gesucht wird, oder gezielt in einem Ordner. Anschließend können alle gefundenen Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden. „Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei“, freut sich Meyer über den reduzierten Rechercheaufwand.

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Anders als bei vergleichbaren Datenbanken, die er bereits kennenlernte, waren keine langen Mitarbeiterschulungen nötig, um Elemenz in die internen Arbeitsabläufe seines 17-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und der Vertriebsmitarbeiter die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. „Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Deadlines versehen werden“, erklärt Farber weitere Nutzungsmöglichkeiten. „Die Software hilft auf diese Weise dabei, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.“

Sichere und zentrale Datenablage

Bei Maletz & Esser werden inzwischen auch Personalakten digital verwaltet. Da diese sensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen enthalten, werden sie durch gesonderte Zugriffsrechte besonders geschützt. Dass über die Administrationsebene verschiedene Benutzergruppen festgelegt werden, wissen auch die Verantwortlichen in der Werkstatt zu schätzen. Denn nun können sie einzelne Lieferscheine und den Status einer Bestellung auch außerhalb der Bürozeiten einsehen. Als praktisch erweist sich zudem, dass Meyer sich für die cloudbasierte Variante des DMS entschieden hat: Um die Wartung der Software kümmern sich IT-Profis des Rechenzentrums aus Jena, auf deren Ser-

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vern die Daten sicher gespeichert sind. Und Farber ergänzt: „Wir arbeiten mit einem deutschen Cloud-Provider zusammen, sodass wir unseren Kunden einen transparenten und sicheren Verbleib ihrer Daten gewährleisten können.“ Dank der CloudVersion kann Meyer auch zeit- und arbeitsplatzunabhängig über sein Smartphone auf Dokumente zugreifen. Ein Beispiel: Von der Autobahnraststätte konnte er einem Kunden ein bereits besprochenes Angebot noch einmal in schriftlicher Form schicken und so den Auftrag holen. „Im Grunde verwalten wir in unserem DMS also alles, was bei uns in Papierform vorliegt“, fasst Meyer zusammen. Bei Dokumenten, bei denen eine zeitliche Aufbewahrungspflicht besteht, wird dies auch weiterhin so bleiben. Sie werden allerdings zusätzlich mit einem Stempel „In Elemenz abgelegt“ versehen. Alle anderen, ‚alten‘ Dokumente werden sukzessive eingescannt und anschließend vernichtet. So wird mehr Platz in den Büroräumen geschaffen und alle relevanten Dokumente sind an einem zentralen Ort zu finden.

MALETZ & ESSER GMBH • 1987 GEGRÜNDET • 17 MITARBEITER • FIRMENSITZ: DÜREN • NATIONAL UND INTERNATIONAL TÄTIGER SCHWEISSFACH BETRIEB • FERTIGT ZERTIFIZIERTE BAUTEILE UND KOMPLETT LÖSUNGEN IM APPARATE- UND ANLAGENBAU, MASCHINENBAU UND STAHLBAU WWW. MALETZUNDESSER.DE

Inhalt

3 Fragen an …

… Jan van der Marel, Product Consultant Data Management weiteren Möglichkeiten 2 Welche ergeben sich durch den Übergang zum digitalen Büro? ist als Mittelständler beim 1 Was Einstieg in die digitale Arbeitswelt zu beachten?

Sehr wichtig ist, mit Bedacht vorzugehen und die Umstellung auf das digitale Büro Schritt für Schritt vorzunehmen. Allen Mitarbeitern sollten frühzeitig die Vorteile der digitalisierten Arbeitsabläufe aufgezeigt werden, beispielsweise, dass sie in Zukunft benötigte Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sehr viel schneller finden werden. Erst dann können die vorhandenen Prozesse effektiver gestaltet werden.

Weiteres Potenzial zur Alltagserleichterung ergibt sich aus dem maschinellen Auslesen und Klassifizieren von Dokumenten. Die dadurch gewonnenen Informationen lassen sich anschließend vollautomatisch im DMS oder einer anderen angeschlossenen Lösung verwenden. Das muss heutzutage übrigens nicht mehr inhouse geschehen, sondern kann bequem an Experten ausgelagert werden, was wiederum die interne Zusammenarbeit beschleunigt.

liegt die größte Heraus 3 Worin forderung bei der Umstellung auf das ‚neue Arbeiten‘?

„Never change a running system“ – ich denke dieser veraltete Satz beschreibt es sehr treffend. Viele Mitarbeiter haben bei der Arbeit mit Papierdokumenten mittlerweile ihr ganz eigenes System geschaffen und in die Arbeitsabläufe der Unternehmen etabliert. Da ist oft zweitrangig, dass diese bei weitem nicht optimal verlaufen oder gar für alle reproduzierbar sind. Hier ist ein gutes Changemanagement essentiell, schließlich muss neben dem Aufbrechen etablierter Strukturen zum Beispiel häufig auch mit Sicherheitsbedenken gegen Cloud-Computing aufgeräumt werden.

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Business Transformation

Co-Creation für Business

BCT und StratOz gehen strategische Projekt

Für Digitalisierungsprojekte in der DACH-Region steht Unternehmen und Organisationen seit 2015 ein inter disziplinäres Kompetenzteam zur Seite: StratOz betreut mit seiner Erfahrung in der Business Transformation die Projektkunden, BCT entwickelt die passgenauen EIM-Software komponenten.

12 BCT Transfer

Inhalt

Excellence

tpartnerschaft ein

Die Einführung von Enterprise Information Management (EIM) in Unternehmen ist immer auch ein Prozess der Business Transformation mit dem Ziel der Business Excellence. Damit diese erreicht werden kann, kommt es bei der Digitalisierung unter anderem darauf an, dass die Software die realen Abläufe und die jeweils individuellen Workflows unterstützt. Um eine für das jeweilige Business exzellente Lösung zu kreieren, die nach ihrer Implementierung tatsächlich die intendierten strategischen Effekte bietet, bedarf es also Experten sowohl hinsichtlich der konkreten Projektaufgabe als auch hinsichtlich der Software- und IT-Entwick lung. Es braucht ein tiefes Verständnis für die spezifische Ausgangssituation, für den echten Bedarf und für die nötigen Transformationsprozesse. Und es braucht eine modulare Software-Architektur, die individuell konfiguriert die beabsichtigten Funktionen kongenial in einer intuitiv bedienbaren Oberfläche abbildet. Um diesem Anspruch ganz im Sinne der Kunden gerecht zu werden, ist BCT Deutschland mit der StratOz GmbH aus Schwerte 2015 eine strategische Partnerschaft eingegangen. Ambitionierte Digitalisierungsprojekte in der DACH-Region werden nun gemeinsam betreut – per Co-Creation bringen beide Partner ihre ureigene Kompetenz ein: StratOz die projektorientierte Erfahrung in der Business Transformation, BCT das produktorientierte Know-how rund um die Softwareentwick lung von passgenauen EIM-Lösungen.

Eingespieltes Team seit 1998

Die Auftraggeber profitieren von einem eingespielten Team: Denn StratOz und BCT verbindet eine nunmehr 18-jährige Zusammenarbeit. Die StratOz-Spezia listen für Business Engineering und Business Transformation begleiten Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse bereits seit 1984 – und zwar ganzheitlich auf technischer, organisatorischer und sozialer Ebene. Das aktuelle Portfolio rund um das digitale Informations- und Wissensmanagement beinhaltet Prozessberatung und -architektur, SoftwareLösungen, Integration sowie Change management. Unternehmensgründer und Geschäftsführer Christian Kupka erkannte unter anderem, dass die reine digitale Ablage von Dokumenten zu kurz greift, um Geschäftsprozesse gewinnbringend zu optimieren. Es mussten innovative und zukunftsorientierte IT-Lösungen her, mit denen die realen Unternehmensstrukturen abgebildet werden können: Dokumente, ihre Inhalte sowie alle Mitarbeiter stehen in einer Beziehung zueinander, welche eine Software, eingebunden in bestehende Workflows, offenlegen sollte. Bei der Suche nach kompetenten und erfahrenen Anbietern solcher Systeme traf Kupka 1998 auf die Experten von BCT. „Mit der Enterprise-Content-ManagementSoftware Corsa erhielten unsere Kunden erstmals eine Lösung, die auf die ganzheitliche Business Transformation ihres

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Christian Kupka, Geschäftsführer StratOz, und Julia Fuhrmann, Business Transformation & Change Management bei StratOz Unternehmens ausgelegt war, denn sie bietet ihnen eine 360°-Sicht auf ihren Betrieb“, erklärt Kupka. Darüber hinaus überzeugte den Business Engineer, dass BCT seine Produkte dem Bedarf der Kunden, Branchen und Märkte entsprechend ergänzt und erweitert: „BCT liefert uns leistungsfähige Komponenten und Services, die alle Anforderungen an ein zukunftsorientiertes EIM erfüllen. Aufgrund des modularen Aufbaus ermöglichen die Lösungsbausteine eine optimale Integration in unsere systematischen Kundenlösungen.“

EIM meets Business Transformation

Neben der fachlichen stimmte auch die zwischenmenschliche Komponente zwischen den beiden Unternehmen von Anfang an: „BCT ist Neuerungen und Verbesserungsvorschlägen gegenüber sehr offen. Dadurch fühlten wir uns immer als echten Partner verstanden, dessen Anliegen ernstgenommen werden und der bei Entwicklungen im Bereich des Informationsmanagements einbezogen wird“, freut sich Kupka über die intensive Zusammenarbeit über viele Jahre. So wurde StratOz schnell vom Kunden zum Partner und übernahm ab 2001 auch die Distribution von BCT-Produkten auf dem deutschen Markt. „Vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen sind, gerade im Zeitalter der Technologisierung und Digitalisierung, existenziell für die Zukunft eines Unternehmens“, ergänzt BCT-Geschäftsführer Jos Bischoff.

Mit der nun etablierten strategischen Projektpartnerschaft von BCT und StratOz wird die Beziehung beider Unternehmen noch enger – und für die Kunden noch leistungsfähiger: Die übergreifenden Produkt- bzw. Prozesssichtweisen des gemeinsamen Kompetenzteams führen zu zielorientierten Lösungen. Mit langjähriger Erfahrung in der Umsetzung und tiefem Wissen über die BCT-Produkte berät StratOz in der Digitalisierung – und spiegelt die Bedürfnisse der Kunden und die neusten Erkenntnisse an den Märkten zurück an die IT-Spezialisten. Dazu hat bereits eine Task Force von StratOz-Prozessexperten und BCT-Produktentwicklern die Arbeit aufgenommen und arbeitet gemeinsam an der Weiterentwicklung der EIM-Lösungen. „Wir sind davon überzeugt, dass Produkt hersteller und Projektumsetzer interdisziplinär zusammenarbeiten und ihre Kunden umfassend unterstützen sollten. Diese Co-Creation sorgt dafür, dass sich die Kompetenzen im Enterprise Information Management und in der Business Transformation noch stärker gegenseitig befruchten“, erläutert Kupka. Bischoff fügt hinzu: „Indem BCT sich noch stärker auf die eigentliche Produktentwicklung fokussiert und StratOz seine Stärken in der Projektbetreuung und -umsetzung ausspielt, bieten wir unseren gemeinsamen Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz konzertiertes Wissen und umfangreiche Erfahrung aus beiden Welten auf dem Weg zur Business Excellence.“

STRATOZ GMBH • 1984 GEGRÜNDET • 30 MITARBEITER • FIRMENSITZ: SCHWERTE • SPEZIALIST FÜR BUSINESS ENGINEERING UND BUSINESS TRANSFORMATION •P ORTFOLIO: PROZESSBERATUNG UND -ARCHITEKTUR, SOFTWAREINTEGRATION UND CHANGE MANAGEMENT •B RANCHENFOKUS: FACILITY MANAGEMENT, MASCHINENUND ANLAGENBAU, HANDEL, PRODUKTION, GESUNDHEITS WESEN, BERUFSSTÄNDISCHE VER SORGUNGSWERKE, DIENSTLEISTUNG, ENERGIEWIRTSCHAFT WWW.STRATOZ.DE

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Inhalt

Referenzen

Mit starken Partnern zu digitalen Geschäftsprozessen Von der Sekretärin bis zum Geschäftsführer: Die komponentenbasierten Softwarelösungen von BCT kommen dank Projektpartner StratOz seit vielen Jahren in den unterschiedlichsten Abteilungen von Unternehmen und Verbänden zum Einsatz. Zufriedene Anwender berichten.

„Das ganzheitliche Prozessverständnis von der Planung bis zur Umsetzung von StratOz hat uns sehr geholfen, unsere Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Von großem Vorteil sind auch die direkten Ansprechpartner bei StratOz, die nachvollziehbar und verständlich die Sprache der Anwender sprechen, sowie die kurzen Kommunikations- und Entscheidungswege, dank derer uns zeitnah optimale Lösungen bereitgestellt werden.“ NICOL NIPPEN SEKRETÄRIN DER GESCHÄFTS FÜHRUNG UND ANWENDERIN, ARBEITSGEMEINSCHAFT BERUFSS TÄNDISCHER VERSORGUNGSEINRICHTUNGEN E. V.

„Wir arbeiten mit StratOz zusammen, weil wir rund um fachlich, technisch und persönlich sehr gut betreut werden. Engagierte Berater mit einem tiefen Prozessverständnis und einem umfangreichen ProduktKnow-how begleiten uns hervorragend bei den verschiedenen Digitalisierungsschritten.“

„StratOz hat es verstanden, für uns eine Lösung zu schaffen, welche exakt auf unsere Arbeitsweise und Bedürfnisse zugeschnitten ist. Gleichzeitig wurden uns Optionen für etwaige Anpassungen in der Zukunft offen gehalten. Bezahlt werden nur Leistungen und Komponenten, die wir tatsächlich brauchen.“

KAMILLUS WOJCZYK PROKURIST UND LEITER IT/ ORGANISATION, ANKER GEBR. SCHOELLER GMBH & CO. KG

CARSTEN BRÜNING LEITER FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN, START ZEIT ARBEIT NRW GMBH

„Wir arbeiten seit Gründung unseres Versorgungswerkes vor 16 Jahren sehr vertrauensvoll mit StratOz zusammen. In dieser Zeit ist es dem Team gelungen, sich immer wieder auf neue Herausforderungen unserseits oder seitens der Gesetzgebung einzustellen und funktionale sowie gleichzeitig innovative und prozessoptimierende Lösungen anzubieten. Dies wird unser Anspruch auch an die zukünftige Zusammenarbeit sein.“ VOLKER SCHMIDT-LAFLEUR HAUPTGESCHÄFTSFÜHRER, VERSORGUNGSWERK DER STEUERBERATER IM LAND NORDRHEIN-WESTFALEN

„Im Rahmen unserer zehnjährigen Partnerschaft mit StratOz entstand eine Version von Corsa, die optimal den Verwaltungsablauf in unserem Versorgungswerk unterstützt. Neben dem Design von Workflows, der Schulung der Mitarbeiter und dem stetigen Austausch von Informationen führt auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software dazu, dass wir effektiver arbeiten. Für die Mitarbeiter eröffnen sich Freiräume, die letztlich auch unseren Mitgliedern zugutekommen.“ BJÖRN HOFMANN LEITER MITGLIEDER- UND RENTENABTEILUNG, VERSORGUNGSWERK DER RECHTS ANWÄLTE IM LANDE HESSEN BCT Transfer 15

Kommentar

Worauf es bei der Digitalisierung 2.0 wirklich ankommt Wandel kommt bekanntlich nur zu Stande, wenn sich Visionen, Ideen, Geist und Handeln nacheinander auf den Weg gemacht haben. Warum verkünsteln wir uns dann diesen Weg mit den Kürzeln 2.0, 3.0, 4.0? Höchste Zeit also für einen Blick auf das Wesentliche.

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Inhalt

„…jetzt schlägt‘s 13!“ So oder ähnlich postuliert man gern, um auszudrücken, wenn es einem reicht. Kürzlich las ich von der Digitalisierung 2.0 – das Kürzel- und Ziffernkarussell dreht sich demnach munter weiter. Wer da noch folgen kann, hat gewonnen! Es fragt sich nur, was? Oder sollte ich besser formulieren: Was bringt es mir?

STEFFEN SCHAAR • STUDIUM DER INFORMATIK AN DER TU DRESDEN • MITGLIED DER GESCHÄFTSLEITUNG THE QUALITY GROUP • MITINITIATOR UND JURY-MITGLIED DES DIALOG-AWARDS ‚EXCELLENCE WITH EIM‘ • VERHEIRATET, ZWEI KINDER STEFFEN.SCHAAR @TQG.DE

Wir sprechen alle von Transformation und Agilität, ertappen uns aber selbst regelmäßig beim Wegschauen. Scannen gar beschämt den Boden, wenn die Frage gestellt wird: „Wer geht voran?” Warum ist das papierlose Büro für viele immer noch Vision? Der kleine Mann im Ohr raunt mir zu: „Weil wir das Arbeiten mit Papier gewohnt sind.“ Gleichzeitig verstecken wir uns hinter immer neuen Kürzeln. Der Generation Y oder den Digital Natives können wir das nun wahrlich nicht in die Schuhe schieben. Also bemühen wir einen Spruch aus Omas Zeiten: „Pack dich an die eigene Nase“ – reden wir endlich Klartext! Der digitale Wandel ist Fakt. Ähnlich wie der Übergang vom Schwarzweiß- zum Farbfernsehen. Es gibt keine Diskussion über das „Ob“ oder „Warum“, sondern nur über das „Wie“: Wie tragen ihn die Menschen in die Unternehmen? Der Ablauf steht im Mittelpunkt und damit der Mensch. Die Digitalisierung als „Bleistift des 21. Jahrhunderts“ ist das Werkzeug, aber es bedarf immer noch jemanden, der es nutzt. Das geht nur über die Überzeugung und Motivation der Mitarbeiter. Nicht mit ‚Hauruck‘ oder ‚Basta‘, sondern durch Transparenz, Mitgestaltung und Verantwortung. Möglich wird dies nur mit einer

nachhaltigen Kommunikation untereinander, abteilungsübergreifend, offen und zielorientiert – eine der Erfolgsformeln von Enterprise Information Management. Der digitale Wandel stellt vor allem Ansprüche an den GMV – gesunden Menschenverstand. Daran sollten wir uns messen! Werte wie Nachhaltigkeit, Transparenz und Verbindlichkeit im Handeln und Denken sind für den Unternehmensalltag gefragt, heute mehr denn je. Warum? Weil wir jahrzehntelang – gelinde gesagt – verzaubert waren, wie IT-Systeme mit ihren unzähligen Möglichkeiten unsere Welt veränderten und bestimmten. Wir sind getrieben von unserer Neigung, System- und IT-Landschaften in Kategorien aufzuteilen, zum Beispiel in ERP, CRM, MES, ECM. Aber Informationsprozesse und Werte kennen keine IT-Ebenen oder Systemwelten. Wie sollten wir also den digitalen Wandel einsetzen? Ganz klar: Handlungen und messbare Werte in den Alltag integrieren! Nachhaltig, verbindlich, strukturiert und vor allem global. Uns muss klar werden, dass Veränderungen mit der IT gestaltet werden, nicht durch die IT. Denn sie bringt Unternehmen die nötige Qualität und Compliance, um exzellent zu werden – und exzellent wollen wir doch alle sein, oder? In diesem Sinne bleiben Sie motiviert und interessiert im agilen Zeitalter des digitalen Wandels! Ihr ‚digitalisierter RDI‘ (Retarded Digital Immigrant) Steffen Schaar BCT Transfer 17

Wissen(schaft) und Securepoint GmbH • entwickelt Netzwerksicherheitssysteme im Bereich Unified Threat Management (UTM) • Vertriebspartner sind IT-Systemhäuser in ganz Deutschland • gegründet 1997 • Hauptsitz: Lüneburg; weitere Niederlassungen: Potsdam, Velbert/Düsseldorf • 85 Mitarbeiter

Bitkom e.V. • vertritt mehr als 2.300 Unternehmen der digitalen Wirtschaft • setzt sich für eine innovative Wirtschaftspolitik, eine Moder nisierung des Bildungssystems und eine zukunftsorientierte Netzpolitik ein • gegründet 1999 • Hauptsitz: Berlin • 70 Mitarbeiter

„Durch Vernetzung innerhalb der Digitalbranche entstehen Vorteile, die nur in Zusammenarbeit generiert werden können. Daher freuen wir uns, dass BCT Deutschland sich bereits seit Jahren als Verbandsmitglied beispielsweise im Rahmen von Fachtagungen engagiert. Gemeinsam informieren wir kleine bis große Unternehmen bei bundesweiten Veranstaltungen darüber, wie sie neue Geschäftsmodelle für sich gestalten und mit ihnen Präsenz am Markt zeigen können.“

Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom e.V. 18 BCT Transfer

Eric Kaiser, Product Executive bei der Securepoint GmbH

„BCT und uns verbindet als IT-Hersteller eine ähnliche Arbeitsweise und vor allem das Verständnis für eine gemeinsame Gesamtidee: Mit SecureScan haben wir eine Cloud-Lösung entwickelt, die Unternehmen das tägliche Arbeiten erleichtert und das von überall. Hierbei bringt Securepoint seine Kompetenz im Bereich IT-Security ein und BCT sein Know-how rund um Input- und Dokumentenmanagement-Tools. Auf diese Synergie wollen wir auch in Zukunft bauen.“

Lesen Sie mehr zur Partnerschaft auf Seite 24-25 >>

Mitglieder: kleine und mittel ständische Unternehmen, Start-ups sowie Global Player der digitalen Wirtschaft aus Deutschland, Europa und den USA

Kunden: branchenüber greifende kleine und mittelständische Unternehmen

BCT im Austausch m und For

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FORSCHEN, ENT WICKELN, DISKUT REN – UM DEN DIGIT WANDEL DER ARBEITS ZU FÖRDERN. DAFÜR S WIR AUCH IN ZUKUNFT ZUSAMMENARBEIT MIT TENTEN PARTNERN, FA BÄNDEN UND FORSCH INSTITUTEN IN GA DEUTSCHLAND Ihr Ansprechpartner für Verbandsund Öffentlichkeitsarbeit: Thomas Kuckelkorn PR & Kommunikation thomas.kuckelkorn@ bctsoftware.de

nd Service vernetzen

Inhalt

mit Partnern, Verbänden schung

T TIETALEN SWELT SETZEN T AUF DIE T KOMPEACHVERHUNGS ANZ D.

Violett Zeller, Bereichsleiterin Informations management

„Für das FIR bietet die Zusammenarbeit mit BCT einen intensiven Austausch zwischen Wissenschaft und Praxis. Gerade für den Bereich Informationsmanagement planen und entwickeln wir gemeinsam Konzepte und Lösungen für die Wirtschaft von morgen. Mit seiner internationalen Ausrichtung hilft uns BCT, unsere Ideen zur IT-gestützten Ablaufoptimierung auch über die deutschen Grenzen hinweg zu transportieren. Darüber hinaus bringt das Team sein Know-how im Bereich DMS, ECM und EIM in Form von Vorträgen bei unseren Fach tagungen ein.“

Kunden: „Unternehmen der Zukunft“

FIR e.V. der RWTH Aachen • Hochschulinstitut mit den Kernbereichen Business-Transformation, Dienstleistungsmanagement, Informationsmanagement und Produktionsmanagement • gegründet 1953 • Institutssitz: Aachen • circa 140 Mit arbeiter

Franz Obermayer, Geschäftsführer der FOXiT GmbH

Ihre Ansprech partnerin für Systempartnerschaften: Romy Farber Business Manager Elemenz romy.farber@ bctsoftware.de

„Als BCT-System partner schätzen wir die vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Kleinen und mittelständischen Unternehmen die Berührungsängste vor cloudbasiertem Arbeiten zu nehmen, ist ein gemeinsames Ziel. Daher haben wir uns für den Vertrieb des DMS Elemenz in der Cloud entschieden. Während BCT die einfache Handhabung der IT-Lösungen sicherstellt, gewähren wir mit unserem ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum optimale Datensicherheit.“

FOXiT GmbH • unterstützt Kunden als Systemhaus bei der Umsetzung und Betreuung von IT-Sicherheits- und Infrastrukturprojekten • gegründet 1992 • Firmensitz: Kirchweidach • 20 Mitarbeiter

Kunden: kleine und mittelständische Unternehmen in Süddeutschland

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Interview: Digitale Transformation

Erfolgreich die Transfo Wie der digitale Wandel Geschäf Die Digitalisierung macht sich in immer mehr Branchen und Bereichen bemerkbar. BCT Transfer sprach mit Ali Machrafi, Manager Products & Services bei BCT, über neue und veränderte Geschäftsmodelle sowie über Auswirkungen, die mit dem digitalen Wandel einhergehen.

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Inhalt

ormation meistern: tsmodelle verändert

BCT Transfer: Herr Machrafi, das Thema Business Transformation ist in der Geschäftswelt schon ein alter Schuh. Inwiefern handelt es sich beim digitalen Wandel um etwas Neues? A li Machrafi: In der Vergangenheit gab es in der Tat einige wesentliche Entwicklungen, die global verändernde Geschäftsmodelle mit sich gebracht haben, jedes Mal allerdings auf Grundlage physischer Produkte. Das ist der große Unterschied zu dem, was wir in letzter Zeit beobachten können und was wir als digitalen Wandel bezeichnen: Wir haben es mit einer Informationsrevolution zu tun. Geschäftsmodelle verändern sich, weil sie durch Informationen dazu getrieben werden. Der Faktor Information hat seine vormals unterstützende Rolle verlassen und sich in ein maßgebliches Handels- und Produktionsgut verwandelt. Das ganze Paradigma des Business-ITAlignments hat sich hierdurch verändert. Die IT wird nicht mehr dem Geschäftsmodell untergeordnet, vielmehr wird immer mehr erkennbar, dass ein Verhältnis „Business ist IT“ entsteht. BCT Transfer: Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf den Markt, die Kunden und die gesamte Wertschöpfungskette? A li Machrafi: Die wohl gravierendste Auswirkung ist die Tatsache, dass die Wertschöpfungskette für alle Beteiligten wesentlich transparenter und dadurch auch kürzer geworden ist. In der Vergangenheit war der Austausch von Informationen innerhalb einer Wertschöpfungskette an gewisse ‚Entkopplungspunkte‘ gebunden,

also an konkrete Interaktionsschnittstellen zwischen den Beteiligten. Die Digitalisierung hat dieses starre Modell aufgebrochen und ermöglicht es jedem ‚Kettenakteur‘, vorhandene Informationen zu erhalten und zu nutzen. Somit kann eine Entscheidungsfindung stattfinden, bevor ein Produkt die komplette Kette durchlaufen hat. Das beschleunigt den Gesamtprozess erheblich und ermöglicht Unternehmen die Optimierung ihrer Wertschöpfung sowie Outsourcing und andere Maßnahmen zur Kosteneinsparung. BCT Transfer: Ist die digitale Transformation der Geschäftswelt Ihrer Meinung nach schon weit fortgeschritten? A li Machrafi: Mitnichten! Meiner Meinung nach steckt sie vielmehr noch in den Kinderschuhen. Das vollständige Potential der digitalen Transformation ist noch längst nicht ausgeschöpft. Was wir aktuell viel eher beobachten können, sind neue ‚Player‘ auf verschiedenen Märkten. Neue Geschäftsmodelle erschließen neue Märkte. Neue Märkte, in denen die zeitlichen und strukturellen Hemmschwellen deutlich niedriger liegen als in traditionellen Absatzgebieten. Ein gutes Beispiel ist der Musikvertrieb: Als ‚klassisches‘ Unternehmen benötigt man eine lokale Geschäftsstelle mit Ladenmiete, Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Faktoren. Geschäftsmodelle wie das von Spotify ermöglichen den vollständig digitalen Vertrieb und stellen die Branche auf den Kopf. Durch die geringeren Einstiegshürden können diese Marktteilnehmer volatiler agieren,

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sind aber auch kurzlebiger. Um die eigene Existenz in einem dynamischen Umfeld zu stärken, betonen bestehende Unternehmen beinahe schon instinktiv nachdrücklich ihre traditionellen Kernkompetenzen. Da sich ein neues Geschäftsmodell nicht von heute auf morgen verwirklichen lässt, ist diese Reaktion zumindest kurzfristig auch die einfachste und beste Alternative.

organisierten Unternehmen und der damit verbundenen Lieferung von Produkten und Dienstleistungen beobachten und deutet oftmals auf eine sinkende Konkurrenzfähigkeit hin. Es ist ein Indiz dafür, dass diese Unternehmen große Mühe damit haben, neue und wettbewerbsfähige Angebote auf den Markt zu bringen, die den veränderten Ansprüchen der Gesellschaft genügen.

BCT Transfer: Bedeutet das, dass man sich langfristig digital komplett neu erfinden muss?

BCT Transfer: Welche Branchen müssen umdenken?

A li Machrafi: Etablierte Unternehmen sollten zunächst prüfen, wie sie ihre Kernkompetenzen durch die Nutzung der Digitalisierung stärken können: Wo bin ich besonders stark, was kann ich der Flexibilität Anderer entgegensetzen? Der Mehrwert und das Unterscheidungsvermögen dieser Unternehmen liegen im angesammelten Wissen, was sich in ihren Produkten und Dienstleistungen widerspiegeln sollte. Wissen als Wettbewerbsfaktor ist das Kriterium, das über Erfolg und Nichterfolg entscheidet. Denn eines muss man sich vor Augen halten: Will sich ein bestehendes Unternehmen neu erfinden, ist es in der Regel langsamer und weniger konkurrenzfähig als ein neuer Marktteilnehmer, der erst durch die Digitalisierung entstanden ist.

A li Machrafi: Für jedes Unternehmen sollte der digitale Wandel ein Thema sein, mit dem es sich auseinandersetzen muss. Das gilt nicht nur für das produzierende Gewerbe, wo es bereits erste Ansätze gibt. Man muss das Ganze in einem größeren Rahmen betrachten. Auch der Dienstleistungssektor ist betroffen. Nehmen wir ein klassisch arbeitendes Berufsfeld wie zum Beispiel einen Steuerberater. Über viele Jahre lang war es so, dass steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege in Papierform zum Steuerberater gebracht, in manueller Klein arbeit bearbeitet und anschließend wieder abgeholt und einsortiert werden mussten. Im Zuge der gesellschaftlichen Digitalisierung sind die Mandanten heutzutage wesentlich informierter, kritischer und anspruchsvoller als noch vor einigen Jahren. Was sie an technologischem Fortschritt im Privaten gewohnt sind, wollen sie auch im Unternehmensalltag nicht missen. Die Digitalisierung eröffnet ihnen Alternativen: Man denke an cloudbasierte ERP-Lösungen, mit denen der Steuerberater konkurrieren muss. Um die eigene Existenz in der digitalen Welt langfristig sicherzustellen, muss er sich verändern. Als Vertrauensperson – und genau das ist ein Steuerberater –

BCT Transfer: Kann man feststellen, dass das eigene Geschäftsmodell in der gegenwärtigen Form nicht mehr zukunftsfähig ist? A li Machrafi: Ja, durchaus. Wann immer ein Unternehmen in seiner Kundenzahl nicht weiter wächst oder wachsen kann, tritt Stagnation ein. Stillstand ist hier Rückschritt. Diese Entwicklung lässt sich häufig bei komplex 22 BCT Transfer

Inhalt

ALI MACHRAFI • MANAGER PRODUCTS & SERVICES • SEIT 2005 BEI BCT • VERANTWORTLICH FÜR BUSINESS DEVELOPMENT, LÖSUNGSENTWICKLUNG SOWIE STEUERUNG DER PRODUKTAUSLIEFERPROZESSE • LEITET DIE UNTERGEORDNETEN GESCHÄFTSBEREICHE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT, INFORMATION MANAGEMENT, DATA MANAGEMENT UND ENTERPRISE GOVERNANCE ALI.MACHRAFI @BCT.NL

sollte er sein Geschäftsmodell als Plattform anbieten, die seinen Mandanten den Zugang zu digitalen Produkten und Dienstleistungen ermöglicht. BCT Transfer: Wo besteht die Gefahr, wenn man diese Entwicklung aus unternehmerischer Sicht verschläft? A li Machrafi: Im Zeitalter der allgegenwärtigen Dominanz der sozialen Medien und anderen Kommunikations- und Informationsplattformen ist es schwer vorstellbar, dass man den digitalen Wandel mit all seinen Facetten unbewusst ‚verschläft‘. Die viel größere Gefahr sehe ich in einer falschen Wahrnehmung eines bestimmten, sich verändernden Marktes. Provokant gesagt: So wie sich ein Unternehmen den Markt vorstellt, existiert dieser überhaupt nicht. Das kann zu fehlgeleiteten Entscheidungen führen, die schwerwiegende Auswirkungen auf die eigene Existenz haben. BCT Transfer: Inwiefern kann BCT hierbei Unterstützung bieten? A li Machrafi: Das Fazit des aktuellen Reports ‚The state of digital experience delivery’ bringt es auf den Punkt: Der Großteil der befragten Unternehmen benötigt fachmännische Unterstützung von außen, um den digitalen Wandel erfolgreich bewältigen zu können. Genau hier setzen wir mit unserer dreißig jährigen Expertise an. BCT bietet Unternehmen, Institutionen und anderen Organisationen eine Plattform, um ihr Geschäftsmodell erfolgreich zu verändern und an den digitalen Wandel anzupassen. Unsere Kernkompetenzen liegen in der wortwörtlichen Digitalisierung sowie im Informationsmanagement. Die von uns gelieferten Produkte bieten das

Werkzeug, um Digitalisierung und Informa tionsmanagement auf einfache Weise Teil des Unternehmensmodells werden zu lassen. So lässt sich wirtschaftlich wertvolles Wissen generieren, das in Kombination mit Erfahrung die mächtigste Waffe im veränderten Wettbewerb ist. BCT Transfer: Wie schätzen Sie zukünftige Entwicklungstendenzen durch Digitalisierung und ihre generellen Auswirkungen ein? A li Machrafi: Sich wandelnden Geschäftsmodellen wohnen stets auch veränderte Unternehmenstypen inne. Das erfordert Flexibilität und wird dazu führen, dass sich Unternehmen immer mehr zu zeitlich begrenzten Interessens- und Kooperationsverbänden reformieren müssen. Die Beziehung zwischen diesen Verbänden wird maßgeblich durch ihre Handelsware bestimmt: Informationen. Die gesamte Wertschöpfungskette wird bald verstärkt einen dezentralen Anteil zum Produkt selbst beitragen, was wiederum äußerst dynamische und kurzzyklische Auswirkungen hat. Künftige Gesetze und Verordnungen müssen dem angepasst werden, stehen sie doch vor der Herausforderung, den virtuellen Informationshandel mit der physischen Wirklichkeit in Einklang zu bringen. Die entscheidende Frage wird sein, ob traditionell organisierte Entitäten wie Regierungen, Institutionen und Aufsichtsbehörden zum zeitnahen Wandel imstande sind – und ob sie die Notwendigkeit zur digitalen Transformation überhaupt vor Augen haben. BCT Transfer: Herr Machrafi, vielen Dank für das Interview!

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Partnerstory: Securepoint

Kompetenzen bündeln für eine gemeinsame Lösung Um Unternehmen stärker für die Themen ‚Digitale Transformation‘ und ‚Arbeiten in und mit der Cloud‘ zu sensibilisieren, setzt BCT Deutschland auch auf die Zusammenarbeit mit weiteren Herstellern von Archivierungslösungen wie der Securepoint GmbH aus Lüneburg.

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Inhalt

SECURESCAN 1. D IE LÖSUNG WIRD AUF EINEM SCANNER, KOPIERER ODER MULTIFUNKTIONSGERÄT INTEGRIERT UND EIN SPEZIELLER E-MAIL-ACCOUNT EINGERICHTET. 2. P ER E-MAIL WERDEN DIE EINGESCANNTEN DOKUMENTE VOLLAUTOMATISCH IN DIE CLOUD WEITERGELEITET. 3. DAS INPUT-MANAGEMENT-TOOL VON BCT ERKENNT UND KLASSIFIZIERT HIER DIE HOCHGELADENEN DOKUMENTE. 4. DIE ARCHIVIERUNGSSOFTWARE VON SECUREPOINT SORGT FÜR DIE SICHERE ABLAGE IN EINEM DEUTSCHEN RECHENZENTRUM. 5. PER WEBBROWSER GREIFEN DIE ANWENDER ORTSUNABHÄNGIG UND VON JEDEM GERÄT AUF DAS SICHERE ARCHIV ZU.

ERIC KAISER • PRODUCT EXECUTIVE • SEIT 2008 BEI DER SECUREPOINT GMBH • VERANTWORTLICH FÜR DIE FUNKTIONS PLANUNG UND -UMSETZUNG BESTEHENDER SOWIE NEUER PRODUKTE UND LÖSUNGEN • LEITET STRATEGISCHE PROJEKTE WIE SECURESCAN, TERRACLOUD, SECUREPOINT INDUSTRIAL SERIES ERIC.KAISER @SECUREPOINT.DE

„Mitarbeiter von Unternehmen reagieren häufig noch zurückhaltend, wenn es um den vermehrten Einsatz von cloudbasierten Lösungen geht“, berichtet Eric Kaiser, Product Executive bei Securepoint. Als Hersteller von Zugangs-, Netzwerksicherheits- und E-Mail-Archivierungslösungen arbeiten die Spezialisten an Entwicklungen, die die Unsicherheit und die Skepsis gegen über möglichen Digitalisierungsstrategien abbauen. Gemeinsam mit BCT entstand so eine neue Komplettlösung für die digitale Ablage von Dokumenten: der Online-Service SecureScan.

Für die industrielle Revolution gewappnet Die benutzerfreundliche Plug-and-playLösung ist eine Kombination aus InputManagement-Tool von BCT und einer Archivierungssoftware von Securepoint. Auf diese Weise können eingescannte Rechnungen, Bestellzettel und Lieferscheine in der Cloud erkannt, klassifiziert und sicher nach BSI-Richtlinie TR-03125 abgelegt werden. Die Auslagerung der Daten in die IT-Wolke bzw. in ein Rechenzentrum in Deutschland erfolgt entsprechend aller geltenden gesetz lichen Vorschriften.

Der Vorteil für kleine und mittelständische Unternehmen: Die Technologie ist weder komplex noch teuer. Denn Securepoint und BCT wollen den Weg in die Digitalisierung so benutzerfreundlich wie möglich gestalten. Romy Farber, Business Manager Elemenz von BCT: „Die Anforderungen an die IT ändern sich heutzutage ebenso schnell wie die technologischen Entwicklungen an sich.

Für den Endnutzer zählt aber vor allem, schnell und einfach arbeiten zu können.“ Und Kaiser ergänzt: „Die vierte industrielle Revolution mit dem Internet of Things macht flexible Lösungen notwendig, die zu verschiedenen Unternehmensgrößen und in unterschiedliche Arbeitsabläufe passen.“ So ist auch SecureScan ein ‚Kind der Digitalisierung‘, das Software, Hardware und Dienstleistung in einem Produkt vereint.

Synergieeffekte werden nutzbar gemacht

Die Synergieeffekte bei der strategischen Zusammenarbeit bedeuten für alle einen Gewinn: Während BCT sich auf die einfache und strukturierte Nutzbarmachung von Informationen fokussiert, deckt Securepoint den Bereich IT-Security und Datensicherheit ab. „Wir freuen uns, auch in Zukunft mit einem starken Partner wie Securepoint das Thema IT-Sicherheit und Compliance voranzutreiben und für das digitale Büro in und außerhalb der Cloud neue Lösungen zu konzipieren“, so Farber. Als Teil des BCT-Netzwerks nutzt Securepoint die Kooperation, um sein Dienstleis tungs- und Produktportfolio zu erweitern: „Mit BCT können wir unseren Systempartnern Lösungen anbieten, mit denen sie Unternehmen bei einer sicheren Digitalisierungsstrategie unterstützen. Gleichzeitig erneuern wir auch unser eigenes Geschäftsmodell“, erklärt Kaiser. Denn nach und nach entwickelt sich Securepoint von einem Produkthersteller zu einem Managed-Service-Anbieter.

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Enterprise Content Management

ECM in der Cloud – die wachsende Chance für den Mittelstand! In der Vergangenheit herrschte auf dem IT-Markt noch rege Diskussion, doch inzwischen befürworten immer mehr Unternehmen das Arbeiten in und mit der Cloud. Schließlich können sie so auch orts- und zeitunab hängig auf firmeneigenen Content zugreifen.

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Motive für ECM-Investitionen im Mittelstand (Quelle: Bitkom)

Der Cloud Monitor 2015 des Digitalverbands Bitkom und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG ergab, dass Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zunehmend aufgeschlossener gegenüber der IT-Wolke sind. Gerade in großen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern zählt ECM als Cloud-Variante bereits standardmäßig zur IT-Ausrüstung. Die viel diskutierte Methode des Cloud-Computings wird hier als moderne und zukunftsorientierte Möglichkeit für ein effizientes Arbeiten in der digitalen Welt wahrgenommen. Kleineren und mittelständischen Betrieben hingegen steht der konkrete Schritt in diese Form der Digitalisierung häufig noch bevor. Hier überwiegt die Unsicherheit gegenüber neuen Entwicklungen und den daraus resultierenden Konsequenzen. Softwareanbieter und Cloud-Befürworter müssen somit weiterhin aktiv Aufklärungsarbeit leisten. In diesem Zusammenhang sind folgende Aspekte relevant: Was bedeutet ECM in der Cloud und welche Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung für Unter nehmen? Wie sicher ist die Auslagerung von Daten in ein Rechenzentrum und welche Vorteile bietet sie?

Die Möglichkeiten von ECM in der Cloud ECM in der Cloud steht für die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten sowie die Einbindung in die vorhandenen Workflows. Da Arbeitsabläufe immer komplexer und vielschichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an Softwaresysteme: Sie

sollen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und dabei möglichst intuitiv zu bedienen sein. Es wird ein besser vernetztes Unternehmen geschaffen, bei dem Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden – auch arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte. Dies fördert die effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kollegen sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Dabei kommen cloudbasierte ECM-Lösungen auch dem Bedarf nach, Dokumente, Bilder und Grafiken möglichst einfach speichern und mit anderen teilen zu wollen. Denn gerade bei einem größeren Datenvolumen greifen E-Mails zu kurz. Bisher vor allem für private Zwecke genutzt, gibt es Mitarbeiter, die auch im Unternehmenskontext immer häufiger meist kostenlose Speicherplattformen wie Dropbox nutzen. Internetangebote, die jedem (registrierten) User zur Verfügung stehen und keine lange Installationszeit benötigen. Im Gegensatz zu diesen sogenannten Public Clouds sind ECM-Anwendungen in der Cloud zwar ebenfalls sofort verfügbar, garantieren allerdings im Kontext von Geschäftsprozessen ein hohes Maß an Sicherheit. Überdies bieten sie auch Collaboration-Möglich keiten, die über die digitale Ablage hinausgehen: Gemeinsam können die Dateien bearbeitet sowie nächste Arbeitsschritte definiert werden.

Geschäftsdaten sicher auslagern

Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung „Cloud ja oder nein“ ist die Einhaltung

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der IT-Compliance des Unternehmens sowie der Schutz bei der Übertragung und Ablage der Daten. BCT und auch andere IT-Experten empfehlen die Auslagerung in Rechenzentren in Deutschland. Denn im Gegensatz zum verschlossenen Wandschrank im Büro wird hier die ausreichende Transparenz bezüglich des Speicherorts der Daten und deren kontrollierte Sicherheit garantiert. Diese richten sich nach den im Rechtsgebiet der EU geltenden Richtlinien. Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 9001 belegen, dass die (sensiblen) Geschäftsdaten auf den dortigen Servern ordnungsmäßig geschützt sind. Zudem erstellen die Experten vorsorglich regelmäßig Back-Ups an redundanten Standorten. Cloud-Betriebe, die die aufgeführten Rahmenbedingungen ganzheitlich gewährleisten, erhalten schließlich auch das nötige Vertrauen der Unternehmen, welches für die Übertragung der Daten zweifellos aufgebracht werden muss.

Ressourcen im Unternehmen sinnvoll nutzen

Je nach Bereitstellungs- und Servicemodell können Betrieb und Wartung von leistungsfähiger Hardware sowie die Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen ebenfalls bequem ausgelagert werden. Die dafür bisher benötigten Ressourcen können intern nun anders verteilt werden. Des Weiteren lassen sich Dauer und Umfang der Cloud-Nutzung dem individuellen Bedarf entsprechend anpassen. Daraus ergibt sich eine merkliche finanzielle Flexibilität: Ändert sich die Nutzerzahl oder die benötigte Speicherkapazität soll rauf- oder runtergestuft werden, hat dies direkte Auswirkun28 BCT Transfer

gen auf die anfallenden Kosten. Man zahlt nur für das, was man nutzt und umgeht hohe Investitionen und Risiken.

THOMAS KUCKELKORN

Ausblick

• PR & KOMMUNI KATION

An der ‚Pro-Cloud‘-Entwicklung sind die Mitarbeiter kleiner und mittelständischer Unternehmen maßgeblich beteiligt: Sie treiben den Übergang zu cloudbasierten, einfach zu bedienenden Softwareanwendungen voran, indem sie sich aktiv an die IT-Verantwortlichen wenden, um ihren Arbeitsplatz mittels neuer technischer Werkzeuge zu optimieren. Mobile ECMLösungen bringen die Vorteile des zeit- und ortsunabhängigen Agierens, welches im privaten Alltag bereits via Smartphones und Co. möglich ist, in die Berufswelt. Das Ergebnis: Die Unternehmen können ihre Servicequalität merklich optimieren und wettbewerbsfähig bleiben. Denn ECM fungiert als Archiv und vor allem als Collaboration- und Workflow-Tool. Dokumentenintensive Prozesse werden automatisiert, die Flexibilität erhöht und der eigentliche Verwaltungsaufwand verringert.

• SEIT 2014 BEI BCT DEUTSCHLAND • V ERANTWORTLICH FÜR INTERNE UND EXTERNE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION UND DIE ÖFFENTLICHKEITSBEZOGENE ZUSAMMENARBEIT MIT BRANCHENVERBÄNDEN UND PARTNERN • U. A. IM BITKOMARBEITSKREIS ECM-SERVICES & -CLOUD AKTIV THOMAS.KUCKELKORN @BCTSOFTWARE.DE

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BCT Deutschland

in der Fachpresse „Das vorga ngsbasiert e Informati unterstütz onss ystem t die Mitarb Liber eiter der G Prozessen emeinde B und optim est in ihre iert die Ko Bürgern – n mmunikati A nbindung on m an die vorh Rechtssich andene IT-S it den erheit dan tr uktur un k individue architektu d ll entwicke r inklusive lter System .“ ERFAHRU NGSBERIC H T D ER G E NIEDERL A MEINDE B ND E E ST, DIALOG – DA S M AGA ZIN FÜR E INFORMAT NTERPRIS ION MANA E GEMEN T 1 /2015, 1. A PRIL 2015

rer und r, skalierba re e ch si in e okumente, puting ist eninterne D rm „Cloud-Com fi m u , e xternen Re er Servic ern eines e rv e odynamisch S rs n e e p d n f e u d aten a öglicht rm e s i E . A kten und D rn w ge usch, obe ms auszula Datenausta n e .“ ig lt g chenzentr u n ie ä h sp b Rolle und ortuna eine große nen-, zeitnsicherheit te a D r e d t der A spek B S O R EE EL V O N R O APRIL 2015 FACHARTIK 3/2015, 14 . IN Z A G A M ER ENT WICKL

„Einheitliche Ak tenführung und ef fizientere Ar beits abläufe innerhal b der Personal ab teilung verspr ich Aachener Softw t das are-Unternehmen BCT Deutschl an seinem Dokumen d mit tenmanagements ystem Elemenz.“ PRODUK TBERIC HT ELEMENZ PERSONALMAG AZIN 5/2015, 21. APRIL 2015

Cloudemeinen und ierung im Allg lis allein ita r ig eh D m a e nicht „Das Them llen steht heut ie er n ez nd Sp so , im ng g nu Computin Tagesord r de f au en nehm bei Großunter er n.“ n Mittel ständl ne ei kl i be ch au CKELKORN U K S A IT THOM INTERVIE W M . APRIL 2015 ND 4/2015, 22 IT MIT TELSTA

nt-Governme etretenen E g ft ra r K e in ch 2013 ördli „Dank des icklung beh en d lgt die A bw o nd zunehm rf la e s ch e ts tz u e D Gese in n g eb ot ch A u a rozesse as digitale d sp , ft g ä ti h h ic sc e w G ist ch und . […]. Dabei n. […] Einfa elektronisch er Bürger anzupasse ifen können arf d ulare zugre rm o F llan den B e d n te n s des geste alle releva ellen Statu tu e k a rn schnell auf e n d e o d r m e arent üb sollte die s a d – n e und tr ansp rd we informiert ten A ntr ags ten.“ is e rl h ä w ge Verw altung BISCHOFF A V 15 EL V O N E IK T R , 2 0. M A I 2 0 A H C FA ENT 4/2015 M E G A N A M WISSENS „Ein digita les Büro b edeutet m von Papier: ehr als da Daten soll s Verschw en au s D o k und in die inden umenten e bestehend x tr ahiert en A rbeits werden kö abläufe in nn en . B e s tegriert onders eff Input-Man ektiv ist die agement-S s mit dem ys tem mögli Unternehm ch – vor all en dieses em , w enn als Capture Cloud nutz -Plattform en.“ in der P RODUK T BERICHT IN PUT M A N A CL O UD GEMENT IN D ER BIT-MAGA ZIN 6/2015 , 21. SEP T EMBER 2 0 15

en alle fasst inzwisch sfor mation um an Tr das r le ta Fü gi n. di he „Die Mensc des moder nen und te ep nz ko its Lebensbereiche : neue Ar be es di et ut erden de w e be Si rbeiter. Büro 2025 tionen der Mita ka ifi und al n Qu ne el te nz er veränd issen des Ei im en kern‘, die das W gt or ili W t te ar Be m le ‚S zu wissen für al iv kt lle n Ko ne ih ne n eich werde das vorhande r machen. Hilfr ba .“ tz in nu se n en ge m Unterneh tige IT-Lösun tige und zukünf dabei gegenw är CKELKORN KU VON THOM AS L KE TI AR CH FA R 2015 15, 5. DEZEMBE CHEFBÜRO 8/20

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Gastbeitrag: aixvox

Arbeit, Kommunikation und Unternehmen im Wandel Die Welt ist einem stetigen Wandel unterworfen, was immer stärker auch die Bereiche Arbeit und Kommunikation betrifft. Mobiles Arbeiten, verteilte Arbeitsplätze und alternative Arbeitskonzepte verbreiten sich zusehends. Besonders die ‚Spezies‘ der Wissensarbeiter spürt dies deutlich.

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Die Mobilität der Arbeit ist – dank nahezu immer und überall verfügbarem Internet und leistungsfähigen mobilen Endgeräten – in den Fokus gerückt. Realisiert werden kann sie durch das Konzept Smarter Working und, damit einhergehend, mit neuen Lösungen und Technologien. Darüber hinaus gibt es noch weitere organisatorische, architektonische und vor allen Dingen menschliche Faktoren, die großen Einfluss auf die erfolgreiche Realisation des ‚neuen‘ Arbeitens haben. Smarter Working, definiert durch die vier Cs – Communicate, Concentrate, Contemplate und Collaborate –, bildet die Basis für zukünftige Arbeitsprozesse.

Communicate – schnell und effizient kommunizieren

Die Kommunikation ist ein zentrales Thema in der globalisierten und digitalisierten Welt. Konzepte zur mobilen Kommunikation sind besonders relevant für all diejenigen, die nur sporadisch am Firmensitz sind. Effiziente Kommunikation bildet allerdings für jeden Mitarbeiter die Grundlage für optimales Arbeiten. Konzepte wie Unified Communications, Konferenzlösungen oder auch die Multichannel-Kommunikation im Callcenter sind Werkzeuge, die eine Kommunikation ohne Fallstricke zulassen. Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kommunikationskanälen zu nutzen oder auch Konferenzen mit einem Klick zu starten, sind dabei nur einige Komponenten, die für viele Unternehmen schon heute einen deutlichen Mehrwert bedeuten.

Concentrate – auf das Ziel fokussieren

Neues Arbeiten lebt aber nicht davon, immer erreichbar und jederzeit kommunikationsbereit zu sein. Ebenso wichtig sind Räume und Zeiten zur Konzentration und für fokussiertes Arbeiten. Nun können nicht alle Unternehmen aus ihren Büros einen ‚Spielplatz‘ für kluge Köpfe machen, mit Kreativ-Kammern oder Rutsche à la Google. Feste Zeiten für das Arbeiten ohne Störungen zu schaffen, ist auch ohne Denkboxen möglich – mittels Präsenzmanagement. Hierbei steuern die Mitarbeiter selbst, wann sie erreichbar und damit bereit für Kommunikation sind, aber auch wann sie nicht gestört werden möchten. Sichtbar für Kollegen ist dies anhand einer kleinen Ampel neben dem Namen im digitalen System.

Contemplate – Zeit für die Auszeit

Contemplate steht für die Auszeiten im Alltag, die sich jeder nehmen sollte. Denn Kreativität und Motivation erreicht man nicht durch Anspannung und Druck. Erholung und Regeneration sind der Schlüssel zu neuen Ideen sowie zur Freude an dem, was man tut. Durch die Nutzung eines Präsenzmanagements beispielsweise, kann man sich (Zeit-)Räume zum Durchatmen schaffen. Work-Life-Balance ist hier das bedeutendste Stichwort. Dort, wo sich Mitarbeiter ihre Zeit flexibel einteilen können, erhalten sie als Privatperson mehr Raum für die Familie oder ein anderweitiges Gegengewicht zur Arbeit.

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Weitere Einblicke, Informationen und Expertentipps zum Thema bietet das Kompendium ‚Einfach Anders Arbeiten‘ sowie weitere Publikationen der aixvox GmbH. www.einfach-anders-arbeiten.de

Collaborate – zusammen, überall, verteilt arbeiten

Mobilität, unabhängig von starren Zeiten und Räumen gemeinsam zu arbeiten, ist das Ziel des neuen, einfachen Arbeitens. Das gilt im Kleinen, bei Mitarbeitern, die im Homeoffice oder in verschiedenen Gebäuden arbeiten, aber auch für Teams, die über Kontinente oder Zeitzonen verstreut sind. Neben dem konzeptuellen Ansatz unterstützen sie neue Technologien und Werkzeuge dabei, ihre Ziele erfolgreich zu erreichen und effizient zu kommunizieren. Konferenzlösungen, Unified Collaboration und Communications oder auch ‚nur‘ eine Webcam und eine Software zum Desktopsharing sind Hilfsmittel, die eine nutzbringende Zusammenarbeit ermöglichen, unabhängig davon, an welchem Ort der Welt man sich befindet.

Den Wandel planen, leben und gezielt vorantreiben

Völlig egal, ob sich Unternehmen dafür entscheiden, ein komplexes Smarter-WorkingKonzept zu etablieren oder nur einzelne Aspekte oder Werkzeuge einzuführen: Jede neue Art des Arbeitens und des kollektiven Miteinanders erfordert Regeln, Motivation und das Loslassen von Altem. Deshalb sollte keine Veränderung – auch wenn es nur eine kleine Schraube ist, an der gedreht wird – ohne Vorbereitung, begleitendes Changemanagement und vor allem die Einbeziehung der Mitarbeiter erfolgen. Die vier Cs bieten die Grundlage für Veränderung in der Arbeit. Aber es reicht 32 BCT Transfer

nicht, diese ohne Erklärung, ohne die notwendigen räumlichen Voraussetzungen und ohne das Vorleben der neuen Konzepte realisieren zu wollen. Nur wenn alle Beteiligten die Veränderung leben, dahinter stehen und bewusst die gewohnten Prozesse und Werkzeuge hinter sich lassen, wird langfristig ein positives Ergebnis messbar sein. Smarter Working oder auch „einfach anders Arbeiten“ ist kein Allheilmittel, das im Handumdrehen die Motivation um 100 Prozent steigert oder die Arbeitseffizienz innerhalb eines Monats verdreifacht. Auch kann nicht jedes Unternehmen sämtliche Komponenten umsetzen. Wer sich mit dem Konzept und den zugehörigen Werkzeugen beschäftigt, muss sich zunächst bewusst werden, was der Markt anbietet und was für sein Unternehmen und seine Mitarbeiter wichtig und umsetzbar ist.

AIXVOX GMBH • 2003 GEGRÜNDET • BIS ZU ZEHN MITARBEITER • FIRMENSITZ: AACHEN • INTERNATIONAL TÄTIGES BERATUNGS UNTERNEHMEN • SCHWERPUNKTE: SEMINARE UND WORKSHOPS ZU ‚ANDEREM‘ ARBEITEN UND KOMMU NIZIEREN • FÜHRT KOMMUNIKATIONS-CHECKUPS DURCH UND ENTWICKELT KONZEPTE UND STRATEGIEN ZUR KOMMUNIKATION 4.0 SOWIE ZU PRODUKTPOSITIONIERUNGEN WWW.AIXVOX.COM

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Rückblick

Mit starken Partnern neue Wege gehen BCT Deutschland Relation Day 2015

NEBEN DEM JÄHRLICH STATTFINDENDEN RELATION DAY SIND WIR 2016 AUCH BEI WEITEREN VERANSTALTUNGEN UND MESSEN PRÄSENT. EINE AKTUELLE ÜBERSICHT FINDEN SIE UNTER: WWW. BCTSOFTWARE.DE

Innovationen im Digitalzeitalter erleb- und greifbar machen, Kommunikation und Koope ration fördern und dabei das Menschsein nicht vergessen: Für den ersten Relation Day hatte sich BCT Deutschland anspruchsvolle Ziele gesetzt. Rund 40 Geschäftspartner fanden sich am 25. September 2015 für das abwechslungsreiche Inspirations- und Networking-Event am neuen Unternehmenshauptsitz in Sittard ein, den BCT – pünktlich zum 30-jährigen Jubiläum – im Sommer bezogen hatte. Nach der Begrüßung durch Eva Bischoff, Geschäftsführerin von BCT Deutschland, nahm Ralf Vinzenz Bigge, Bereichsleiter des EICe, FIR e. V. an der RWTH Aachen und Geschäftsführer der Enterprise Integration Center Aachen GmbH, das Publikum mit auf eine spannende Reise in die Welt der Industrie 4.0. Dass aber auch der moderne Mensch an sich zunehmend smarter wird, betonte im Anschluss Detlev Artelt. Der Geschäftsführer der aixvox GmbH skizzierte hierbei die neuen Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten für die Generation der ‚Smart Worker‘. Im Anschluss an die Mittagspause begleitete Moderator Thomas Kuckelkorn, PR & Kommunikation bei BCT Deutschland, die Besucher in drei zeitgleich stattfindende Workshops zum Oberthema ‚Facetten erfolg reicher Unternehmensführung‘. In interaktiv angelegten Sessions beleuchteten Luc Deleu und Terry Brosens (Ometa BVBA), Henk Alles (Infolution BV) und Eric Kaiser (Securepoint GmbH) den begeisterten Teilnehmern unterschiedliche Ansatzpunkte für den Umgang mit Informationen.

Die verschiedenen Facetten zu einem großen Ganzen bündelnd, betonte Jos Bischoff, Geschäftsführer der BCT-Gruppe, anschließend die Relevanz von Governance, Riskmanagement und Compliance im Unternehmens alltag und modellierte seine Vision des hochgradig vernetzten, kooperativen und kollaborativen Arbeitens. Eine Argumentation, die Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung The Quality Group GmbH und Initiator des DiALOG-Awards ‚Excellence with EIM‘, in seinem Abschlussvortrag dankend aufgriff. Dabei hob er speziell den häufig vernachlässigten Stellenwert des Menschen im Zentrum der Informationsverwaltung hervor. „Gerade in der digitalen Welt sind Kooperation und Kollaboration mit kompetenten Partnern entscheidend für den nachhaltigen Erfolg. Vor diesem Hintergrund freuen wir uns sehr über das durchweg positive Feedback zu unserem Relation Day. Es zeigt, dass wir mit den thematischen Schwerpunkten genau den Nerv der Zeit getroffen haben“, fasst Eva Bischoff das Event zusammen, das für Referenten und Teilnehmer mit einem gemeinsamen Dinner inmitten der Altstadt Sittards endete. BCT Transfer 33

Kolumne

Auf ein Wort…

mit Eva Bischoff

„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste. Es ist diejenige, die am ehesten bereit ist, sich zu verändern.“ Selten war die viel zitierte Vorhersage Charles Darwins passender als im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitalisierung.

Wir erleben gerade hautnah, wie sich durch die Digitalisierung nicht nur Arbeitskonzepte, sondern sogar ganze Branchen verändern. Natürlich liegen auf den ersten Blick Geschäftszweige nahe, die eine traditionelle Nähe zum Medium Papier haben, beispielsweise die Schreibwaren-Industrie. Ja, der Kunde von heute kauft noch klassischen Bürobedarf. Spätestens der Kunde von morgen möchte dazu aber digitale Alternativen und Ergänzungen, deren technologische Vorzüge er von mobilen Endgeräten bereits kennt. Doch nicht nur solche Geschäftsmodelle werden vom digitalen Wandel beeinflusst, vielmehr haben wir es mit einer weitreichenden Transformation zu tun. Das Marktforschungsunter nehmen Gartner prophezeit, dass im Jahr 2017 rund 20 Prozent aller marktführenden Unternehmen ihren Nummer-Eins-Status wegen einer mangelnden Digitalisierungsstrategie verlieren werden. Wer dagegen zur Veränderung bereit ist, wahrt die Chancen für wirtschaft liches Wachstum und kontinuierliche Weiterentwicklung. Zum Fortschritt gibt es keine Alternative. Dazu muss aber – und zwar flächendeckend und branchenübergreifend – der vielzitierte „Ruck“ durch Deutschland gehen. Denn aktuell sind wir im internatio nalen Ländervergleich des Digitalisierungsfortschritts nur Mittelmaß. Die Tür zur digitalen Welt steht jedoch nach wie vor offen – nur hindurchgehen muss jedes Unternehmen selbst. Cloud-Computing, vor einigen Jahren zum Teil noch verächtlich als unrealistischer Trend verschrien, nimmt hierbei eine entscheidende Rolle ein. Wie der Cloud-Monitor von Bitkom und KPMG zeigt, gab es 2015 erstmals

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mehr Befürworter als Skeptiker, oder – um in der digitalen Welt zu bleiben – erstmals mehr ‚Likes‘ als ‚Dislikes‘. Am kontinuierlichen Zuw achs der Unternehmen, die die digitale Wolke bereits nutzen, ist über die letzten Jahre ein klarer Trend nach oben erkennbar. Ich wage die Prognose, dass sich der globale Wandel zum mobilen und cloudbasierten Arbeiten innerhalb der nächsten fünf Jahre ungefähr so verhalten wird wie der Umstieg von DOS auf Windows. Die vielen Gespräche, die ich in den vergangenen zwei Jahren geführt habe, stimmen mich sehr optimistisch. Das Bewusstsein für den digitalen Wandel ist beim Mittelstand inzwischen vorhanden. Lassen Sie uns nun die Werkzeuge für das ‚neue Arbeiten‘ auch aktiv nutzen. Herzlichst,

Eva Bischoff

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