BCT Transfer - Das Enterprise Information Management Magazin

Ausgabe 2014

BCT Transfer das enterprise information management magazin

„wettbewerbsfaktor Nummer eins ist wissen“

dmS, ecm, eim

Eva Bischoff im Interview

Best-PracticeReportagen

Seite 4

Seite 8

cloud computing Die moderne Form des Arbeitens Seite 28

www.bctsoftware.de

Information creates.

BCT. Information creates.

Wir kreieren.

Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung von Lösungen, die Datenflüsse in Informationen und schließlich in Wissen umwandeln. Wissen, das die Unternehmen sinnvoll nutzen können, um einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und diesen auch zu halten.

Wir denken integral.

Die Unternehmensführung muss auf die konstanten Änderungen der Organisationen und ihrer Umgebungen reagieren.

In enger Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und unseren Kunden schaffen wir gemeinsam optimale Lösungen.

Wir denken an die Menschen.

Einfühlungsvermögen, Coaching am Arbeitsplatz, Inspiration und Motivation finden wir genauso wichtig wie die Implementierung des Produkts.

Wir sind auf dem Laufenden. Immer.

Unsere Systeme gewährleisten und optimieren einen schnellen und zuverlässigen Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens, während unsere Mitarbeiter das Wissen, die Erfahrung und die Kompetenz mitbringen.

Wir sind engagiert.

Dank unserer authentischen, aufrichtigen Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung erzielen wir auch bei sehr komplexen Organisationen ausgezeichnete Ergebnisse.

2 BCT Transfer

Wir sind realistisch.

BCT führt kontinuierlich innovative Produkte ein und investiert mindestens genauso viel Zeit in die Pflege und Erneuerung bereits bestehender Produkte.

Wir sind ein solides Unternehmen.

Zuverlässigkeit und Vertrauen sind die Basis unserer Zusammenarbeit. Wir halten es für wichtig, uns ganz darauf zu konzentrieren, die Unternehmensziele unserer Kunden zu erreichen.

Wir denken von außen nach innen.

Es sind unsere Kunden, die mit ihren eigenen Visionen und Ambitionen viel Einfluss auf unsere Angebote ausüben.

Sie entscheiden selbst, welche Bedürfnisse sie haben.

Wir bieten innovative Lösungen.

Dank unserer guten Marktkenntnis wissen wir, wie es draußen zugeht, und nehmen diese Informationen mit in das Unternehmen.

Wir sind BCT.

Wir arbeiten und bauen gemeinsam mit unseren Mitarbeitern an einer digitalen, nachhaltigen Welt. Wir sind die treibende Kraft hinter der Strukturierung und Organisation von Informationen, die immer transparent und zugänglich bleiben müssen. Diese Konzentration macht uns zu einem zuverlässigen Partner, der aufmerksam und strategisch an Innovationsmöglichkeiten, der Gewährleistung von Kontinuität und der Lösung konkreter Probleme mitarbeitet.

Inhaltsverzeichnis iNterView

4

Wettbewerbsfaktor Nummer eins ist Wissen

Was aber, wenn es nur verstreut im Unternehmen vorhanden ist?

„elemeNz“ bei OliVier VerSicHeruNGeN

8

DMS, ECM, EIM – Die Best-Practice-Reportagen

Alle Dokumente immer zur Stelle, ob per Smartphone, Tablet oder Laptop

„xtractOr“ bei OFFiNO SYStemlÖSuNGeN

11

Papiergebundene Rechnungen intelligent digitalisieren

„cOrSa“ bei aNker-teppicHbOdeN

14

Die Zeiten turmhoher Aktenstapel sind vorbei

3 FraGeN aN…

17

… BCT Serviceleiter Harold Hennus

18

BCT Produktportfolio

20

Internationale Stimmen

ecm bei StratOz

21

Das einzig Beständige ist der Wandel, auch in der IT

„liber“ bei der GemeiNde beSt

24

„Neues Arbeiten“ auf dem Amt

clOud cOmputiNG

28

Die moderne Form des Arbeitens

So können Unternehmen mit Cloud Computing ihre Ressourcen optimal nutzen

GaStbeitraG

30

Gebäude, die Wissen vermehren

Wie Carpus+Partner durch innovative Gebäudearchitektur die Teamarbeit stärkt

aktiVe zuSammeNarbeit mit dem bVmw

33

Cloud Computing in der Sky Lounge

eVeNtS

34

Terminkalender & Webinare

35

Kontaktdaten & Impressum

Editorial Liebe Leser, Kunden und Partner, „Information creates“!

Um Entscheidungen für Wachstum und Entwicklung zu treffen, bedarf es der richtigen Informationen. Diese Informationen sind auch in Ihrem Unternehmen vorhanden – in Dokumenten, in E-Mails, in den Sozialen Medien oder in den Köpfen der Mitarbeiter. Die Frage ist: Wie schaffen Sie es, den verstreuten Mehrwert noch besser verfügbar, noch nutzbarer und vor allem noch gewinnbringender zu machen?

Sie halten die erste Ausgabe von BCT Transfer in Ihren Händen, druckfrisch erschienen zur CeBIT 2014. Mit diesem neuen Magazin wollen wir Ihnen Antworten auf obige Frage liefern, indem wir Ihnen einen Einblick in die Welt des Enterprise Information Managements geben. Aufschluss darüber, was sich hinter dem Begriff verbirgt, bringt das Interview auf den folgenden Seiten.

Und wie kleine und mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen von passgenauen Lösungen des EIM profitieren, erfahren Sie im Reportageteil. Es freut uns, dass wir eine ganze Reihe von Kunden und Partnern gewinnen konnten, mit uns für Sie hinter die Kulissen zu schauen.

Spannend ist immer auch der Blick über den Tellerrand. Als Softwarehaus, das sich intensiv mit der so wichtigen Unternehmensressource Wissen beschäftigt, hat uns interessiert, wie andere Disziplinen aus ihrer Warte einen Beitrag dazu leisten. Wie ein Architektur- und Ingenieurbüro „Wissen vermehrende Gebäude“ plant und konzipiert, lesen Sie in unserem Gastbeitrag.

Ihnen wünsche ich eine informationsreiche (!) Lektüre.

Herzlichst, Ihr

thorsten dohn Partner Manager BCT Deutschland BCT Transfer 3

Interview: Eva Bischoff

Wettbewerbsfaktor Nummer eins ist Wissen Was aber, wenn es nur verstreut im Unternehmen vorhanden ist?

BCT Transfer sprach mit Eva Bischoff, Geschäftsführerin BCT Deutschland, über den aktuellen Trend Enterprise Information Management; oder einfacher gesagt: darüber, wie Unternehmen vorhandene Informationen verfügbar und – noch wichtiger – tatsächlich nutzbar machen können.

Eva Bischoff Geschäftsführerin BCT Deutschland GmbH 4 BCT Transfer

BCT Transfer: Frau Bischoff, es geistert ein neues Schlagwort durch die Geschäftswelt: Enterprise Information Management – gleichzeitig die Kernleistung Ihres Unternehmens.

Was genau steckt hinter der Bezeichnung und ihrem Kürzel EIM? Eva Bischoff: Ein neuer Marktbegriff signalisiert immer, dass eine Entwicklung stattgefunden hat oder sich gerade abzeichnet.

Neue Denkweisen, neue Perspektiven auf scheinbar Bekanntes benötigen entsprechend eine neue Begrifflichkeit – nur wenn ich etwas benennen kann, kann ich darüber sprechen!

Bei EIM geht es um die Erkenntnis, dass es Informationen sind, die unverzichtbare Hinweise für das Unternehmenswachstum liefern. Entscheidungen kann man nur auf Basis validen Inputs treffen! Und diese Informationen müssen effektiv gemanagt werden, wollen sie für das unternehmerische Wissen nutzbar gemacht werden. Nur so erhalten Management und Corporate Governance die notwendigen Grundlagen für Führung und Controlling.

Damit ist EIM vor allem ein strategisches Vorgehen, das einen ganzheitlichen Blick ermöglicht. Ein Vorgehen zu dem Zweck, alle Informationen in einem Unternehmen jederzeit ortsunabhängig verfügbar zu haben – und zwar zugeschnitten auf den jeweiligen Nutzer. Denn dann entsteht Wissen, immerhin der Wettbewerbsfaktor Nummer eins in Mitteleuropa!

BCT Transfer: Wie kann ein solches strategisches Vorgehen aussehen?

Eva Bischoff: Zunächst einmal müssen die unternehmerischen Ziele definiert werden.

Wie gestalten Betriebe ihr Wachstum oder – Stichwort: Business Transformation – wie reagieren sie auf die immer schneller werdenden Veränderungen am Markt? Durch neue Produkte, eine optimierte Kundenkommunikation oder effizientere interne Abläufe? Oder vielleicht sogar mit einem Mix aus diesen Maßnahmen?

Klar ist: Diese Ziele müssen die zu entwickelnde Software diktieren – nicht umgekehrt. Wichtig ist daher, Unternehmensführung, IT und – je nach Bedarf – einen verantwortlichen Prozessmanager gleichermaßen in die Analyse mit einzubeziehen. So kann aus den formulierten Zielen der wirkliche Bedarf herauskristallisiert werden. Wie ist die Ist-Situation? Was soll ein zukünftiges EIM-System für das Unternehmen leisten? Welche individuellen Rahmenbedingungen gibt es? Welche Rolle spielt Compliance?

Dieser Bedarfsprüfung schließt sich die Abbildung aller relevanten unternehmerischen Prozesse an. Dazu kann es hilfreich sein, alle Protagonisten – also neben den genannten auch Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister – mit einzubinden. Hier gilt es, die Menschen mitzunehmen, sie in den Veränderungsvorgang zu integrieren. Wenn diese sich in der späteren Lösung wiederfinden, werden sie mit der EIM-Plattform gern und somit auch erfolgreich arbeiten.

BCT Transfer 5

BCT Transfer: Reichen da ECM- oder DMS-Lösungen als Software nicht mehr aus?

der Information Governance gemäß aktueller Datenschutzrichtlinien!

Eva Bischoff: Ja und nein. Für Unternehmen, die von einem Papierarchiv mit großem Regallager für ihre Aktenordner auf schnelles und wendiges digitales Arbeiten umsteigen wollen, ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung geeignet. Der Vorteil: Eine teure IT-Infrastruktur wird damit ersetzt und ohne großen Schulungsaufwand kann sofort jederzeit und überall griffbereit mit Dokumenten oder Akten gearbeitet werden.

BCT Transfer: Ist EIM also – provokativ gefragt – nichts anderes als ECM 2.0?

Wenn Standardfälle und Routineaufgaben in festgelegten Workflows von unterschiedlichen Sachbearbeitern abgewickelt, also Informationen mit einem vor allem internen Fokus verbunden und bereitgestellt werden sollen, wird die Entscheidung für eine innovative Software fürs Enterprise Content Management fallen.

Geht es aber um die Einzelfallbearbeitung, das Einbeziehen der gesamten Wertschöpfungskette oder darum, die Datenströme aus Mobility, Social Media, Big Data und Cloud in den Griff zu bekommen, so greifen DMS und ECM zu kurz. Enterprise Information Management geht ein paar Schritte weiter.

Unabhängig von der bestehenden IT-Umgebung schließt EIM die interne und externe Kommunikation sowie Informationsflüsse in der Zusammenarbeit – im Fachjargon „Kollaboration“ – mit heterogenen Projektteams, Lieferanten und Kunden ein und macht diese effizienter. Es geht also um die Prozesse – und um die Menschen, die die Informationen eigenverantwortlich verarbeiten, anreichern und den jeweiligen Zielgruppen zur Verfügung stellen. Alles natürlich ganz im Sinne 6 BCT Transfer

Eva Bischoff: Wieder ein klares Jein. Definiert man EIM als um Kollaboration, Prozessorientierung und Kommunikation angereichertes ECM, so ist eine direkte Entwicklungslinie erkennbar. Aber EIM ist nicht alter Wein in neuen Schläuchen. Es steht für einen Wechsel der Perspektive: Während ECM für den Blick von unten nach oben steht – von Akten über Dokumente zu den Inhalten –, setzt EIM, wie gesagt, bei den Zielen der Unternehmen und ihren Bedürfnissen nach Information und Wissen an. Diese manifestieren sich in einer maßgeschneiderten Softwarelösung: nicht mehr daten-, sondern prozessorientiert, nicht mehr IT-getrieben, sondern von der Unternehmensführung gestaltet.

BCT Transfer: Von der Akte zum Wissen, sozusagen?

Eva Bischoff: Exakt. Auch unser internationales Unternehmen hat sich aus dem Dokumentenmanagement über ECM hin zu EIM entwi­ckelt. Heute bieten wir in allen drei Disziplinen Lösungen und vor allem Beratung an. Um die spannende Evolution von der Akte über den Inhalt zur Information bis hin zum Wissen aktiv zu kommunizieren, sind wir bei der diesjährigen CeBIT Teil des „ECM Solutions Park“ der BITKOM. Zentrales Thema dort ist in der Tat: „EIM – von der Akte zum Wissen“.

Wir beschäftigen uns auf der Messe mit vielen lebensnahen Fragestellungen aus dem

DOKUMENTENMANAGEMENT (dmS)

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ecm)

ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT (eim)

eVa biScHOFF iSt Seit mai 2010 GeScHÄFtSFÜHreriN der bct deutScHlaNd GmbH. SIE IST VERHEIRATET UND HAT DREI KINDER.

Unternehmensalltag: Wie ist die Datenflut – in Akten, in Dokumenten, in Telefonnotizen und E-Mails sowie neuerdings auch in Sozialen Netzwerken – überhaupt noch zu bewältigen?

Wie müssen Informationen angereichert werden, um einen Beitrag zum Prozessmanagement zu leisten? Und wie können sie möglichst gewinnbringend für die Wertschöpfungskette aufbereitet und nutzbar gemacht werden?

Diese Fragen, das weiß ich aus vielen Anfragen und Beratungsgesprächen, beschäftigen sowohl das produzierende Gewerbe und deren Zulieferer als auch Dienstleistungsunternehmen und sogar Behörden.

BCT Transfer: DMS, ECM und EIM sind also nicht auf einen Wirtschaftszweig beschränkt?

Eva Bischoff: Weder auf die Branche noch auf die Unternehmensgröße! Überall ändern sich die Märkte stetig und schnell; die Kundenansprüche steigen. Nur umfangreiches Wissen über Markttrends, Kundenwünsche und Optimierungspotenziale führt zu Innovationen. Sei es in der Kundenansprache, in der Produktentwicklung oder in neuen Dienstleistungsformen. Da können wachstumsorientierte kleine Unternehmen von einem DMS, einer ECM-Software oder einer EIM-Lösung genauso profitieren wie der inhabergeführte industrielle Mittelstand oder Konzerne mit europaweiten Niederlassungen.

Dass es mit Aktenschränken im Keller oder noch so gut sortierter Ordnerstruktur auf dem betriebseigenen Server nicht mehr getan ist, haben bereits viele Unternehmen erkannt.

Sie wissen: Know-how entsteht aus Informationen – und ihre Vernetzung!

bct wiSSeN Dokumentenmanagement (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die datenbankgestützte Archivierung und Verwaltung aller papiergebundenen sowie digitalen Akten eines Unternehmens. Die kategorisierten Dokumente können via Cloud Computing simultan personen-, orts- und zeitunabhängig abgerufen und genutzt werden.

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management unterstützt die spezifische firmeninterne Abwicklung von Standardfällen. ECM analysiert Inhalte sowohl unstrukturierter als auch strukturierter Dokumente gezielt und steuert die organisatorischen Workflows innerhalb des Unternehmens aktiv.

Enterprise Information Management (EIM)

Enterprise Information Management extrahiert aus Inhalten – unabhängig von ihrer Struktur – die relevanten Informationen für die betriebswirtschaftliche Einzelfallbearbeitung. EIM legt dabei den Fokus auf die Prozesse, fördert die Kollaboration aller Beteiligten und integriert Corporate Governance und Compliance.

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BCT Transfer 7

Olivier Versicherungen/Elemenz

Alle Dokumente immer zur Stelle – ob per Smartphone, Tablet oder Laptop Die Olivier Versicherungen stellten 2013 ihr Dokumentenmanagement um.

Mit Elemenz verwaltet das Team nun alle Mandanten in der Cloud – und gewinnt Zeit, Übersicht, Rechts- und IT-Sicherheit. „JEDEN TAG VERBRINGEN IHRE MITARBEITER, AUCH IM VERTRIEB, EINEN ERHEBLICHEN TEIL IHRER ARBEITSZEIT MIT DER VERWALTUNG VON DOKUMENTEN. MIT ELEMENZ REDUZIEREN SIE DEN VERWALTUNGSAUFWAND DEUTLICH UND HABEN ALLE DOKUMENTE GRIFFBEREIT – IMMER UND ÜBERALL.“ rOmY Farber, marketiNG maNaGer elemeNz

8 BCT Transfer

Romy Farber Marketing Manager Elemenz BCT Deutschland GmbH

OliVier VerSicHeruNGeN • Seit 2004 • 4 MitArBeiter, 7 FREIE FACHSPEZIALISTEN • firMenSitZ: AACHEN • VerSicherunGen FÜR PRIVAT- UND GESCHÄFTSMANDANTEN • SPeZiAliSt für SACH- UND SONDERGESCHÄFTE • entWicklunG VON RAHMENVERTRÄGEN WWW.OLIVIERVERSICHERUNGEN.DE

a achEN. – „Wie haben wir das früher nur gemacht?“, lacht Dirk Olivier und schüttelt den Kopf. Der Gründer und Geschäftsführer der Olivier Versicherungen aus Aachen nimmt es mit Humor, wenn er an die Zeit vor der Implementierung einer DokumentenmanagementSoftware zurückdenkt. Olivier und seine elf Mitarbeiter waren bis Anfang 2013 bei der Ablage und Sortierung von z. B. Verträgen, Schadensfällen oder Korrespondenz auf eine rein manuelle Verwaltung auf der Basis komplizierter Ordnerstrukturen angewiesen.

Alle Dokumente waren zwar digital, aber nur auf einem agentureigenen zentralen Server gespeichert. Und das bei über 50.000 Dateien im Jahr. „Das war sehr umständlich, und der Aufwand für die Bearbeitung von z. B. Kundendaten verschlang einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in unserer Agentur“, erinnert sich Olivier nur sehr ungern. Denn: Eine in der weiten Vergangenheit abgelegte Datei aufzuspüren, war unheimlich aufwändig, da die unterschiedlichen Informationen zu einem Fall auf die unterschiedlichsten Medien verteilt waren – sei es auf Papier, in einer E-Mail oder eben versteckt in den Weiten des Windows Explorer. Von außen konnte man auf den bestehenden Server nicht zugreifen.

Der Austausch von digitalen Dokumenten, vor allem vor und nach Kundenbesuchen, verlief daher meist per USB-Stick. Eine Möglichkeit, Dokumente einfach und inhaltlich zu durchsuchen, gab es praktisch nicht.

Olivier erinnert sich: „Unserem gesamten Team aus Außendienstlern, Fachspezialisten und Kundenberatern wurde damals klar: Wenn das nicht irgendwann zu Lasten unserer Kunden gehen soll, brauchen wir

unbedingt eine effiziente Softwarelösung, mit der wir unsere Ressourcen wirksamer nutzen können. Denn gerade in der Beratung ist es enorm wichtig, alle Informationen zu einem Klienten schnell zugriffsbereit zu haben, sowohl im Büro als auch vor Ort beim Kunden.“

Schnelle Einrichtung innerhalb weniger Tage Im ersten Gespräch mit BCT Deutschland waren neben der Ad-hoc-Verfügbarkeit von Daten auch die weiteren Anforderungen schnell zusammengefasst: Die gewünschte Dokumentenmanagement-Lösung sollte so bald und so einfach wie möglich zum Einsatz kommen, also unabhängig von der vorhandenen Hardwarestruktur bei Olivier funktionieren und keiner langwierigen Schulung bedürfen. Mit der webbasierten Software-Lösung Elemenz einigte man sich auf eine Software, die diesen Anspruch erfüllt, da sie vollständig in der Cloud genutzt wird. Großer Aufwand für die Implementierungsphase entfiel hierdurch, und auch ein Projektteam oder gar ein externer Projektmitarbeiter wird auf Seiten von Olivier nicht benötigt. Da es eine CloudLösung ist, wurde Elemenz innerhalb weniger Tage bei Olivier Versicherungen eingerichtet, ohne das Kundengeschäft zu beeinträchtigen.

Die Phase von April bis Juni 2013 nutzte die Agentur, um die Software ausgiebig zu testen und mit Informationen zu füllen.

Schon nach den ersten Wochen war Elemenz bei Olivier nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Die Möglichkeit, jetzt alle Dokumente von jedem Ort der Welt – auch mit Smartphone, Tablet und Laptop – in ihrer aktuellen Version aufrufen zu können, BCT Transfer 9

stellte sich als große Arbeitserleichterung heraus, vor allem unterwegs während eines Mandantentermins. Über die sehr intuitive Suchfunktion der Software, die ähnlich einer Suchmaschine funktioniert, finden die Berater alle relevanten Dateien zudem in Sekunden­schnelle. So kann man sich z. B. alle Dokumente eines Mandanten anzeigen lassen, indem man einfach dessen Namen eintippt. „Ob Fachberater, Sachbearbeiter oder Auszubildender: Jeder kann jetzt ohne große Einweisung über das Suchfeld mit simplen Stichworten wie ‚Vertrag’ oder ‚Foto’ die betreffenden Daten schnell finden“, betont Olivier. Um den gesamten Projektverlauf im Blick zu haben, nutzt er selbst gern auch die zusätzlich integrierte hierarchische Ordnerstruktur. So enthält jeder Mandantenordner übersichtlich strukturiert Unterordner wie „Verträge“, „Schadensfälle“ oder „Kommunikation“. Denn auch E-Mails und Telefonnotizen werden im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt. „Das ist sehr viel wert, weil es die telefonische Kundenbetreuung stark optimiert und unseren Angestellten gleichzeitig Rechtssicherheit gibt.“

IT-Spezialisten gewährleisten Sicherheit Apropos Sicherheit: Natürlich war auch dieses Thema bei der Umstellung ein entscheidender Faktor, handelt es sich bei den gespeicherten Dokumenten doch zum großen Teil um persönliche und damit äußerst sensible Daten. „Bei einigen Mitarbeitern entstand während der Testphase verständlicherweise eine Unsicherheit, die zuvor haptischen Dokumente auch im übertragenen Sinne ‚aus der Hand zu geben‘. Letztlich konnten wir aber beruhigt loslassen. Es gibt uns ein 10 BCT Transfer

gutes Gefühl, dass BCT mit einem deutschen Cloud-Provider zusammenarbeitet, der alle Sicherheitsauflagen und die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt“, freut sich Olivier. „Trotz der mobilen Nutzbarkeit sind die Daten im Jenaer Rechenzentrum vor unbefugten Zugriffen bestmöglich geschützt.“ Der Tatsache, dass sich nun IT-Spezialisten um die kontinuierliche Datensicherheit kümmern und diese nicht mehr allein bei ihm liegt, kann er überhaupt sehr viel Positives abgewinnen: „Denn Hand aufs Herz: Wenn ich Zahnschmerzen habe, gehe ich doch auch zum Zahnarzt.“

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Elemenz,

die effiziente Bürolösung • z eit- und ortsunabhängiger Zugriff • integrierte Plug-ins für Outlook, Excel und Word • sichere Datenablage • einfache Zusammenarbeit • effizientes Aufgabenmanagement • intuitive Benutzeroberfläche • einfache Bedienung • leistungsstarke Suchmaschine • variable Zugriffsberechtigungen • übersichtliche Struktur

offino/InvoiceXtractor

Papiergebundene Rechnungen intelligent digitalisieren

offino Systemlösungen vertraut beim Input Management auf die Xtractor-Tools von BCT und bindet sie in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein.

„DIE STÄNDIG WACHSENDE INFORMATIONSFLUT ZWINGT VIELE UNTERNEHMEN DAZU, GROSSE MENGEN VON DOKUMENTEN ZU VERARBEITEN. MIT DEM INPUT MANAGEMENT VON BCT AUTOMATISIEREN UND BESCHLEUNIGEN SIE DIESEN VORGANG IM HANDUMDREHEN.“ tHOrSteN dOHN, partNer maNaGer BCT Transfer 11

Spezifische Auswahlmöglichkeiten für jeden Prozessschritt

K EMPtEN. – Die Büro- und Systemexperten von offino aus dem süddeutschen Kempten bieten von Multifunktionsgeräten über Objekteinrichtungen bis zu Enterprise Content Management ganzheitliche Lösungen an.

Karlheinz Vollmer, einer der Geschäftsführer der offino Systemlösungen GmbH, erläutert: „Viele unserer Kunden wissen, dass es für ein effektives Arbeiten neben einer durchdachten Bürotechnik sowie der passenden Objekteinrichtung auch ein modernes und skalierbares Dokumentenmanagement notwendig ist.“ Zu diesen Kunden zählen kleine und mittelständische Betriebe unterschiedlichster Branchen aus ganz Deutschland: Betriebe, die sich im Ergebnis auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, anstatt sich bei ständig wachsender Informationsflut mit der manuellen Verarbeitung einer Vielzahl von Dokumenten zu beschäftigen. „Bei den Möglichkeiten, die modernes Dokumentenmanagement für die Arbeitsabläufe bietet, kann man es sich als Unternehmer heute nicht mehr leisten, auf ein DMS zu verzichten“, ist sich Vollmer sicher. Denn: „Zeit ist Geld! Für die Optimierung der Geschäftsprozesse ist daher die Implementierung einer ganzheitlichen DMS-Lösung, die zudem intuitiv und einfach zu bedienen ist, eine logische Konsequenz.“

BCT ParTner

Automatisiertes Scannen und Erfassen von Dokumenten „Um diese Lösungen noch effektiver zu nutzen, ist ein zuverlässiges Input Management von elementarer Bedeutung“, weiß Vollmer zu berichten. Damit meint er ein System, welches vom Scannen papiergebundener Dokumente über ihre automatische Indizierung bis hin zur Integration in den Workflow alles bietet. Für die Belegerkennung empfehlen die Allgäuer in allen Fällen die xtractorLösungen von BCT Deutschland. Auf Basis einer starken Erkennungstechnologie automatisieren sie das Dokumentenhandling und beschleunigen so die Arbeitsabläufe enorm.

Speziell für halbstrukturierte Papier- oder Freiformdokumente wie Rechnungen, Auftragsbelege oder Lieferscheine ist das Modul Invoicextractor konzipiert. Es interpretiert und ordnet Inhalte unabhängig von der Seitenanzahl oder Sprache eines Dokuments.

Und der Clou: Einmal analysiert, werden die Daten für die Weiterverarbeitung automatisch in das DMS übertragen, welches die Belege in digitaler Form direkt an den zuständigen Mitarbeiter weiterleitet und revisionssicher archiviert.

Durch diese Organisationsform werden Medienbrüche vermieden, und die Informationen bzw. Dokumente sind da, wo sie hingehören: im digitalen Archiv. Dort können sie jederzeit von den zugangsberechtigten Mitarbeitern auf einfachste Weise aufgerufen und direkt am Bildschirm bearbeitet werden.

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12 BCT Transfer

OFFiNO • Seit 2003 • 20 MitArBeiter • StAnDOrt: KEMPTEN • SySteMlöSunGen, BürOlöSunGen, OBJEKTEINRICHTUNGEN • MultifunktiOnSGERÄTE • DOkuMentenMANAGEMENT, ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT, erP-löSunGen WWW.OFFINO.DE

dateNmaNaGemeNt

iNput & Output maNaGemeNt

eNterpriSe SearcH

dateNaNalYSe

iNput maNaGemeNt mit xtractOr FOrmSxtractOr AUTOMATISIERT INTUITIV DIE VERARBEITUNG VON STRUKTURIERTEN DOKUMENTEN UND FORMULAREN iNVOicextractOr VERARBEITET SELBSTSTÄNDIG SEMISTRUKTURIERTE FREIFORMDOKUMENTE WIE RECHNUNGEN, AUFTRAGSBELEGE ODER LIEFERSCHEINE mailrOOmxtractOr ERSETZT DAS MANUELLE SORTIEREN VON UNSTRUKTURIERTER EINGANGSPOST

Selbstlernende OCR-Erkennung und Verarbeitung unterschiedlichster Dokumentenformate

Joachim Netzer & Karlheinz Vollmer, Geschäftsführer offino Systemlösungen GmbH

BCT Transfer 13

Anker-Teppichboden/Corsa

Alle Unternehmensabläufe komplett und intelligent digital archivieren – inklusive der relevanten Kommunikation

Die Zeiten turmhoher Aktenstapel sind vorbei. Dank optimal integrierter Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme von BCT Deutschland sind bei Anker-Teppichboden jetzt die Wege kürzer und die Arbeitsabläufe effizienter.

„cOrSA erMöGlicht ihnen unD Allen BENUTZERN, JEDERZEIT SCHNELL DIE RICHTIGEN INFORMATIONEN ZU FINDEN UND DIESE AUF EFFIZIENTE WEISE ZU VERARBEITEN. DIES BEDEUTET FÜR IHR UNTERNEHMEN EINE IMMENSE ZEITERSPARNIS IN DER INFORMATIONSLOGISTIK UND DAMIT AUCH EINE HOHE WertSchöPfunG.“ marcuS kÜpperS, prOJektmaNaGer 14 BCT Transfer

Marcus Küppers Projektmanager BCT Deutschland GmbH

aNker-teppicHbOdeN Gebr.

ScHOeller GmbH + cO. kG • Seit 1854 • 300 MitArBeiter • firMenSitZ: DÜREN • ÄlteSte unD GröSSte tePPICHWEBEREI IN EUROPA • MArktführer IN D/A/CH IM BEREICH TExTILER BODENBELÄGE IM OBJEKT • iM luftfAhrtBEREICH AUF GLOBALER BASIS UNTER DEN TOP 3 DER TEPPICHBODENLIEFERANTEN WWW.ANKERTEPPICHBODEN.DE

DÜrEN. – „Mindestens drei Ausdrucke haben wir früher von jedem Dokument gemacht“, erinnert sich Kamillus Wojczyk, Prokurist und Verantwortlicher für Informationstechnologie bei der Anker-Teppichboden Gebr.

Schoeller GmbH & Co. KG. „Die wurden dann per Hand an die jeweiligen Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung ordentlich archiviert. Was für ein Aufwand.“ Besonders, wenn ein Dokument später noch einmal benötigt wurde. Dann musste einer der 300 Mitarbeiter sich auf den Weg ins Archiv machen und die entsprechenden Papiere heraussuchen. „Umständlich, zeitraubend und ganz sicher nicht mehr ‚State of the Art‘ für die größte Teppichweberei Europas, deren Produkte z. B. im Berliner Reichstagsgebäude liegen oder in Passagierflugzeugen um den ganzen Globus fliegen“, meint dazu Marcus Küppers, Projektmanager bei der BCT Deutschland GmbH. Er und seine Kollegen haben im Frühjahr 2013 bei Anker-Teppichboden das Enterprise Content Management (ECM) Corsa implementiert.

Angepasst an individuelle Unternehmensabläufe Alle Vorgänge werden jetzt komplett digital und immer leicht auffindbar in diesem System abgelegt. Zettelwirtschaft und Medienbrüche zwischen Papierdokumenten und digitalen Daten gibt es nicht mehr. Stattdessen sind alle Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, gebündelt und von jedem

Arbeitsplatzrechner aus verfügbar – gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespondenz. Denn auch Preisinformationen oder Lieferabsprachen per E-Mail z. B. werden mit einem Klick digital archiviert und automatisch in den jeweiligen Workflow integriert.

Für die Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes bedeutet das ein wesentlich einfacheres und zugleich effizienteres Arbeiten: Dank der digitalen Akten können sie die gesamte Historie eines Bestellvorgangs sowie alle Bestellvorgänge eines Kunden mit einem Blick erfassen. „Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen – inklusive Volltextsuche in den Dokumenten – finden wir die relevanten Infos jetzt viel schneller und präziser“, freut sich Wojczyk. „Zeitaufwändiges Suchen an unterschiedlichen Orten – früher eher die Regel als die Ausnahme – hat sich erledigt.“

Optimal integriert in die vorhandene Infrastruktur Eine maßgebliche Anforderung an das ECM wurde bei der Planung schnell offensichtlich: Um den Anker-Mitarbeitern die Nutzung so einfach wie möglich zu machen, sollten sie weiterhin in der gewohnten Nutzeroberfl äche arbeiten können. Corsa musste sich also optimal in die vorhandene Software-Infrastruktur des Warenwirtschaftssystems »texware/CS« integrieren.

Eine große Herausforderung und viel Abstimmungsarbeit für die Projektverantwortlichen und Programmierer bei BCT

BCT Transfer 15

Corsa, die skalierbare Enterprise-Lösung • Dokumentenmanagement • Archivierung • projektbasierte Implementierung • workflowbasierte Prozesse, z.B. - Eingangsrechnungs­ verarbeitung - Vertragsmanagement - Projektakten • Input Management - Klassifikation - Extraktion strukturierter, semi-strukturierter und unstrukturierter Dokumente Deutschland und dem, in der internationalen Textilwirtschaft etablierten, Softwareanbieter update texware GmbH. Die gemeinsame Lösung: Beide Systeme sind jetzt über eine bidirektionale Schnittstelle verbunden. Alle täglich benötigten Funktionen von Corsa können von der »texware/CS«-Benutzeroberfläche aus genutzt werden. Obwohl das ECM dabei völlig im Hintergrund bleibt und die Anker-Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, übernimmt Corsa das Datenmanagement.

Wird in »texware/CS« etwa ein neuer Debitor angelegt, wird dieser automatisch als neue Akte in Corsa repliziert. Alle Dokumente, die anschließend generiert werden, übergibt das Warenwirtschaftsprogramm an Corsa. Über eindeutige Dokumenten-IDs sind die Datensätze verknüpft.

Herausforderung Schnittstelle gemeistert „Wir brauchten also eine Schnittstelle, über die wir Daten in beide Richtungen lesen und schreiben konnten“, erläutert Küppers. „Aus der Sicht eines Programmierers wird das am leichtesten durch einen direkten Datenbankzugriff realisiert.“ Wegen der vorhandenen IT-Infrastruktur sollte Corsa jedoch von allen Arbeitsplätzen per Browser aufgerufen werden können. Der dazu notwendige Webclient erlaubt allerdings keinen direkten Datenbankzugriff. „Also haben wir uns für eine webdienstbasierte Schnittstelle entschieden.

In der Umsetzung etwas aufwändiger, in der späteren Nutzung wesentlich komfortabler.“ „Eine Software an Unternehmen und bestehende Workflows anzupassen, ist immer 16 BCT Transfer

eine große Aufgabe“, ergänzt Martin Speidel, Projektleiter bei update texware. „Es macht aber keinen Sinn, wenn sich der Kunde in alle Richtungen verbiegen muss, um mit einem System arbeiten zu können. Mit BCT als flexiblem und kompetentem Partner haben wir bisher noch jede Herausforderung in einen Erfolg für alle Beteiligten verwandelt.“ So war etwa dank der Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung und des reibungslosen Zusammenspiels der Komponenten keine kostenintensive externe Schulung der Mitarbeiter notwendig, und die Eingewöhnungs­ phase war kurz.

Sichere Datenspeicherung hat Priorität Bei der Archivierung von vielen Unterlagen haben auch Finanzämter und Behörden ein Wort mitzureden. Nur eine manipulationssichere Speicherung kann die rechtlichen Voraussetzungen von Abgabenordnungen und Handelsgesetzen erfüllen. „Mit Corsa haben wir ein System, das die Daten hundertprozentig nachvollziehbar und sicher auf revisionssicheren, so genannten WORM-Laufwerken speichert. Damit sind wir für die nächste digitale Steuerprüfung bestens gewappnet“, erklärt Wojczyk. „Und noch etwas“, ergänzt er: „Wir sparen nicht nur durch schnellere Verwaltung und effizientere Abläufe. Die Erfahrung hat gezeigt, dass wir jetzt jährlich bis zu 250.000 Blatt Papier weniger ausdrucken. So reduzieren wir nicht nur unsere Druckkosten, wir benötigen auch wesentlich weniger Fläche für unser Archiv. Ein nicht zu vernachlässigender Beitrag zu mehr Wirtschaftlichkeit bei AnkerTeppichboden.“

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BCT Partner update texware GmbH • seit 1977 • 45 Mitarbeiter • Standorte: Kulmbach, Nordhorn, Dortmund, Meerane, Würzburg • ERP Business Software für die gesamte textile Wertschöpfungskette • Marktführer im deutsch­ sprachigen Raum • internationale Auftraggeber www.txupdate.de

3 Fragen an … … BCT Serviceleiter Harold Hennus 1

Welche Bedeutung hat der Service für die BCT-Kunden?

Ein zuverlässiger Service, der sorgfältig und effizient arbeitet sowie Herausforderungen schnell und kompetent löst, ist unerlässlich für einen reibungslosen Betrieb der Software!

Daher haben wir unseren Service ganz eng an den hohen Erwartungen unserer Kunden ausgerichtet. Ob Elemenz, Corsa oder Liber: Wir sichern die Kontinuität, haben stets die Kosten im Blick und erhöhen so die Effektivität der DMS-, ECM- oder EIM-Lösung im Unternehmen.

2

Welche Unterstützung gibt es, nachdem die Software implementiert ist?

Es gibt während der Arbeit mit einer Software naturgemäß immer wieder Fragen rund um Detailanwendungen. Auch die eine oder andere Funktion, so stellt sich im Live-Betrieb heraus, muss noch erweitert oder zusätzlich installiert werden. Damit diese Anforderungen schnell und umfassend geklärt werden, erhalten alle Anwender einen kontinuierlichen Wartungsvertrag – schneller Zugriff auf unser Servicedesk inklusive.

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Wie sieht dieser kontinuierliche Service aus?

Zunächst einmal gibt es für alle Kunden einen ihrer Lösung angepassten Online-Support – und zwar rund um die Uhr. Nach dem Login haben die Nutzer Zugriff auf eine Wissensdatenbank, die die meisten Fragen klärt.

Bleiben sie dennoch unbeantwortet, können von diesem Portal aus Anfragen gemeldet werden, die dann von unseren Servicemitarbeitern zeitnah beantwortet werden. Sie sind allesamt Programmierer und IT-Fachleute, die sich in der jeweiligen Softwareumgebung und der individuellen Kundenlösung bestens auskennen. Gibt es komplexere Fragen, stehen sie auch über unsere Servicehotline persönlich zur Verfügung. Sie kümmern sich dann um eine Fernwartung oder sorgen vor Ort beim Kunden für die optimale Lösung.

BCT Transfer 17

Produktportfolio

BCT Produktportfolio BCT ist spezialisiert auf den Bereich Enterprise Information Management (EIM). Dieses Gebiet der Informationstechnologie bietet Lösungen für die optimale Nutzung von Informationen in Unternehmen, um tägliche, wissensabhängige Abläufe oder Prozesse der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Mit Niederlassungen in Deutschland, den Niederlanden und Belgien sowie weiteren Partnern in Westeuropa und Skandinavien entwickelt BCT seit fast 30 Jahren innovative Softwarelösungen.

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Elemenz

Diese benutzerfreundliche DMSLösung wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert. Sie hilft ihnen dabei, ihre Vorgänge zu beschleunigen, den Arbeitsalltag zu erleichtern und ihre Produktivität langfristig zu erhöhen. Mit Elemenz können sie ihre Dokumente elektronisch sicher aufbewahren und Informationen jederzeit blitz schnell finden. Die Lösung bietet jedem Benutzer innerhalb eines Netzwerks die erforderliche Übersichtlichkeit, Eindeutigkeit, Struktur und Sicherheit.

Corsa

Die Informationslogistik in Unternehmen läuft in mehreren Etappen ab. BCT deckt mit Corsa das gesamte Spektrum der Informationslogistik im Unternehmen ab. Corsa ermöglicht dem Benutzer, jederzeit schnell die richtigen Informationen zu finden und diese auf effiziente Weise zu verarbeiten.

Dies bedeutet für Unternehmen eine immense Zeitersparnis und damit auch eine hohe Wertschöpfung.

Vom Inhalt zur Information, über kontinuierliche Prozessoptimierung, Unterstützung bei der Zusammenarbeit, ein digitales Archiv und Arbeiten gemäß den Corporate Governance Prozessen. Mit Corsa werden alle Facetten eines Unternehmens abgedeckt.

Liber

Liber leistet die vollständige Unterstützung, die Dienstleister der Zukunft benötigen, und das über nur ein System. Liber bietet u. a. Einsicht in den Status laufender und erledigter Anfragen, Frage-Antwort-Kombinationen zur Beantwortung von FAQs und einen Suchdienst, der Zugang zu allen bekannten Informationsquellen hat. Liber ist browserunabhängig, benutzerfreundlich, plattformunabhängig und lässt sich einfach in unterschiedliche Systeme integrieren.

Input Management

BCT bietet die Scanlösung für die Verarbeitung und das Extrahieren wichtiger Daten aus Dokumenten. Mit dem Input Management von BCT können strukturierte, semi-strukturierte und auch unstrukturierte Dokumente mit Hilfe von Intelligent Document Recognition Technology verarbeitet werden. Dabei werden über 150 OCRSprachen unterstützt. Extrahierte Daten können anschließend weiter verwendet werden von Business Systemen wie ECM, ERP oder Workflow.

Cloud Computing

Alle Produkte von BCT werden sowohl im eigenen Netzwerk (on-premise) als auch in der Cloud angeboten. Die BCTCloud ist ein sicherer, skalierbarer und „elastischer“ Service über das Internet.

Benutzer können selbst spezielle Anwendungen einrichten, und man zahlt für die Cloud nur auf Nutzungsbasis.

Alle Funktionalitäten (Software) und Daten werden über den Internetbrowser zugänglich gemacht. Damit nehmen wir unseren Kunden die Sorge über die Verwaltung ihrer technischen Infrastruktur ab.

Partner

BCT arbeitet eng mit spezialisierten Partnern im In- und Ausland zusammen, um Lösungen für unterschiedliche Marktsegmente in ganz Europa anzubieten. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern ermöglicht es uns, die spezifischen Bedürfnisse der Kunden in den verschiedenen Segmenten mit passenden Lösungen zu befriedigen.

Referenzen

Europaweit arbeiten über 150.000 zufriedene Anwender in mehr als 700 Unternehmen aus der Industrie und dem Dienstleistungssektor sowie Krankenhäuser und öffentliche Verwaltungen mit Lösungen von BCT.

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BCT Transfer 19

Kundenzitate

Internationale Stimmen

„In den ve rg der Digita angenen Jahren is lisierung t die Bede vo u ge w ach s e n. Die Übe n Informationen en tung un s e r e A r r führung or m de b Hilfeleistu eit erleichtern sow r Daten soll ie die Effiz n g un d B e ienz der ist dies he treuung e rh u der Altenp te das wichtigste K öhen. Schließlich riterium im flege.”

Sektor MAIKE KR U StiF tuNG LL A ARS, VERWAL T „taNtel OuiSe-ViV UNGSMANAGERIN eNSiS“ d un s d e n un e n d e a l e g in b hl a g g e bieter e a 4 0 An hieden. Aussc hrung am w t e n be . r fa sc „Wir ha für BCT ent parenz, die E gs-Verhältnis e s n d n u n a t E r is T e us am en Preis-L ei d e r A en w ar Faktor nd das starke tellen, dass b ngearbeitet e s u Mar k t c h ö n , fe s t zu en g zu s amm s g r n a u w L ös Es n g d er arbeitu wurde.”

GHEN, VAN EG ERIN E S IE eN t ANNEL EK TMANAG NHauS iN G J e IT-PRO ca S kr aNk u SiNt-l

na m m e n un d s u Z r in d e r un g e h r u n g i o n a l r e g i e d a u c h w ir s a f r E n eg ße ial i at gro mmunen, R br anche. U . Die Spez h T C e o it s de „B ün s c h h K un h er h e t mi t K a r b e i r n d e r S ic e r a l s a u c d e e n un d W ü g e n j et z t e I n f P a r t n w o h l P a r t r e i t , n e u e n . W ir v e r r b e i t u n g e o e a z s b t e d r e eB us s in me f ür di Pos t d um z n d im ten si ehmen un Abteilung e gesamte tändie i n s aufzu ine zentr al z, in der d an den zu digitale n h e e c a r d s .D s g d er übe rrespon utomati t wird Einsparun tere o a t i K d e l r n e n e de tu eiterg l i sier u t l ic h er e s U digita itarbeiter w ht eine de keiten uns n bisher ic gen M en ermögl e Räumlich d wir hatte facher i t i un D r ei e . b e Ar hi v r änkt Akten in d ßt, wir spa c h r c a s r e e i i e b l p e .” l d a h e a n P i R ä um en s s n. Das t , hi e r nehm öglichkei r zubringe sätzlicher M e u keine tigung unt er Miete z d r i e f e s b u h A ER n au c T L EI T K E J r e n nu T, PRO l a Nd R O O S G iO N z ee T N I M A R T r H e i t Sr e Si c H e

20 BCT Transfer

un s e r e r nden wir in ung der komplete w r e v 0 1 z 20 tütz r bs t „Seit Mär Corsa zur Unters letzten He erer Im le . u e h ll c s te h s Ho c it uns un g s en Rechn die die Zufriedenhe : Corsa n r te in n is te a s E r g eb n te eine Stu untersuch mit dem System. D h positiven Einic r Mitarbeite mt einen überdeutl a s e g s in h at .” terlassen druck hin A N A GE R R O JE K T M P , S E W U E da JOHN THE le aVaNS iN bre u H c S H c HO

„Mithilfe v o sier ten On n Corsa haben wir e li akten für ne-Zugang zu etw inen dezentr alia 2.4 00 Pe Geschäfts rsonalführer, Ab Personalb te e Inspekteu r ater, Mitarbeiter ilungsleiter, de r mationen e und Manager eing r Lohnver waltung , können he erichtet. In zeitgleich u von mehr te 24 Stunden am T fore r e n B e nu w er d en , D a g un d tz a Zugrif fsb tenverluste sind au ern eingesehen erechtigu sgeschlos ng Corsa ist die Arbeit en wurden optimie sen und leicht: Sta r t. Mit benötigte n tt jetzt blitz Informationen zu s stundenlang nach sc u Schritt na hnell gefunden. All chen, werden sie ch vorn.” das ist ein riesiger ROB SMIT S M A N A GE , R ABTEIL UN G F ÜR DOKUME AR N uNiVerS TATION UND KORR CHIVIERUNG, itÄt ma a E StricHt SPONDENZ

StratOz / ECM

Das einzig Beständige ist der Wandel, auch in der IT Christian Kupka Geschäftsführer StratOz GmbH

Unternehmen, die von komplett

orientierte IT-Architektur bei

papiergebundener Arbeit auf ECM

einem großen Facility-Management-

umsteigen, stoßen aktiv und bewusst Anbieter. Mit dem BCT-Partner einen Wandel an. Wie diese Business StratOz wurden prozessorientierte Transformation mit einem effektiven

Lösungen auf Basis von Corsa

Change Management erfolgreich

entwickelt.

gestaltet wird, zeigt die service-

BCT Transfer 21

Schwerte. – Rückblende ins Jahr 2008.

Das Unternehmen für Facility Management erkannte frühzeitig, dass die Kundenanforderungen an das Gebäudemanagement und die Liegenschaftsverwaltung immer vielschichtiger wurden. Um auch künftig auf Wachstumskurs zu bleiben, mussten effiziente Lösungen gefunden werden, damit z. B. der zunehmende Kostendruck kompensiert und die Servicequalität weiter gesteigert wird. Auch die eigene Firmenstruktur mit über 15.000 Mitarbeitern, 220 nationalen und internationalen Niederlassungen sowie eigenständigen Geschäftsfeldern wie Sicherheitsdienst oder Wohnungswirtschaft erforderte eine strategische Neuausrichtung.

Eine große Herausforderung also, der sich auch die IT-Abteilung stellte: „Will ein Unter­ nehmen strategisch wachsen, muss auch seine Informationstechnologie fit für diesen Prozess gemacht werden.“ Damals stand fest: Die vorhandene IT-Landschaft muss flexibler und skalierbarer werden, wenn sie den neuen Anforderungen gerecht werden soll. Dazu ist eine optimale Abstimmung von Business und IT unerlässlich – und zwar kontinuierlich.

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Überführung der IT in eine serviceorientierte Architektur Klar war: Bewährte Kernapplikationen sollten weiter genutzt werden. Doch musste sie in eine „serviceorientierte Architektur“ (SOA) überführt werden, die sich stärker an den Geschäftsprozessen orientiert. Und zwar, indem sie die einzelnen EDV-Komponenten orchestriert, um sie auch für komplexe Vorgänge nutzbar zu machen. Zusätzlich sollte u. a. das bis dato papiergebundene Arbeiten durch ein leistungsstarkes Enterprise Content Management (ECM) ersetzt werden – selbstverständlich angebunden an die geplante SOA-Umgebung. Bei der Suche nach einer prozessorientierten Lösung wandte man sich an den BCT-Partner StratOz GmbH aus Schwerte und wurde fündig: „StratOz bringt ein exzellentes Verständnis für Geschäftsprozesse mit, verbunden mit der Fähigkeit, diese Prozesse kreativ zu ent­ wickeln und zu optimieren.“ StratOz-Geschäftsführer Christian Kupka, selbst Business Engineer, weiß: „Mit Softwaretools von der Stange ist niemandem geholfen. Es geht vielmehr um die methodische Arbeit, die bei der Entwicklung individueller Lösungen unerlässlich ist.“ Nur mit einer Expertise in Business Engineering und Change Management könne man den Transformationsprozess sinnvoll begleiten. Denn die Umstellung von manuellen auf digitale Arbeitsabläufe bedeutet Wandel nicht nur auf technischer und organisatorischer Ebene: „Sie beginnt im Kopf mit einer Veränderung der Sichtweise auf Geschäftsprozesse und der Öffnung gegenüber den Chancen, die

BCT Partner StratOz GmbH • seit 1984 • 30 Mitarbeiter • Firmensitz: Schwerte • Business Transformation • Prozess­ optimierung • Branchen­ fokus: Versorgungswerke, Facility Management, Maschinenbau, Handel, Produktion www.stratoz.de

die Digitalisierung für die Performance der Arbeitsabläufe mit sich bringt“, analysiert Kupka und weist darauf hin, dass es Mitarbeiter, die von Anfang an Teil des Veränderungsprozesses sind, leichter haben, diesen anzunehmen und sich damit zu identifizieren.

Mix aus Methodik und Technologie Neben der Methodik ist für Kupka aber auch die Wahl der Softwareumgebung von entscheidender Bedeutung: „Mit Corsa haben wir eine idealtypische ECM-Software gefunden und mit BCT einen offenen und reflektierenden Lieferanten an der Hand, mit dem wir auf Augenhöhe eine maßgeschneiderte Technologie entwickeln konnten.“ Nach der erfolgten Implementierung dieser Lösung und ihrer Anbindung an die SOAUmgebung sieht der Workflow des Kunden deutlich anders – effizienter – aus: Unterlagen, die das Unternehmen heute erreichen, werden digitalisiert und aus dem System an das zuständige Team weitergeleitet. Es werden die praktischen Vorteile geschätzt: „Früher mussten wir jede Lieferantenrechnung aufwändig prüfen, weil Belegkopien durchs Haus liefen und manchmal liegen blieben. Heute gibt es ausschließlich einen elektronischen Workflow. So haben wir das Ergebnis viel schneller, können Skonti nutzen, und kein Beleg geht verloren: Wenn ein Kollege einmal nicht reagieren sollte, erinnert ihn das System automatisch!“ So konnte der Aufwand für Routinearbeiten signifikant reduziert werden, und das bei einem sicheren

und gesetzeskonformen Dokumentenarchiv, das online unternehmensweit zur Verfügung steht.

Generische Softwarebausteine erlauben die Integration weiterer Workflows Seit dem Start der ECM-Lösung wird die Zusammenarbeit fortgeführt. Aus gutem Grund: „Das Facility Management ist ein extrem dokumentenlastiges Geschäft: Zudem sind die Prozesse so individuell wie die Immobilien, die wir betreuen, sodass sich viele von ihnen noch auf dem Weg zur Standardisierung befinden und erst sukzessive in die IT integriert werden können“, fasst der Kunde die aktuelle Situation zusammen: „Da sind iterative Prozesse und beständige Optimierungsschleifen nötig.“ Dem kommt die Architektur der ECM-Software mit einem entscheidenden Plus entgegen, das Kupka erklärt: „Um auch künftige Vorgänge zu automatisieren, ist die Lösung von vornherein in ‚Prozessmonolithen’ gegliedert. Das sind generische Bausteine für wiederkehrende Kleinstprozesse, die zu komplexeren Strukturen zusammengefasst werden können.“

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Gemeinde Best/Liber

„Neues Arbeiten“ auf dem Amt –

EIM stärkt auch Behörden Das vorgangsbasierte Informationssystem Liber unterstützt die Mitarbeiter der Gemeinde Best in ihren Prozessen und optimiert die Kommunikation mit den Bürgern – Anbindung an die vorhandene IT-Struktur und Rechtssicherheit dank individuell entwickelter Systemarchitektur inklusive.

„FLExIBILITÄT, KOLLABORATION, KOSTENREDUZIERUNG, COMPLIANCE, CORPORATE GOVERNANCE – DIENSTleiSter Der Zukunft BenötiGen ein leiStunGSStArkeS eiM-SySteM! MIT LIBER BIETEN WIR IHNEN EINE VOllStÄnDiGe löSunG: BenutZerFREUNDLICH UND UNABHÄNGIG VON VORHANDENER IT.“ matH HuNtJeNS, SeNiOr SOFtwarearcHitekt 24 BCT Transfer

GemeiNde beSt • 29.000 EINWOHNER • PrOVinZ NORDBRABANT, NIEDERLANDE • PrOJekt „DOEN!“ – DIENSTLEISTUNG, ORGANISATIONSENTWICKLUNG, e-BehörDe unD NEUES ARBEITEN • ZentrAleS KUNDEN-KONTAKT-ZENTRUM WWW. GEMEENTEBEST. NL

BEst (NiEDErLaNDE). – Der Ort Best aus der Provinz Nordbrabant ist in vielen Merkmalen eine sehr typische niederländische Gemeinde. Gelegen circa zehn Kilometer nordwestlich von Eindhoven, leben hier knapp 29.000 Bürger auf beschaulichen 35 Quadratkilometern. Es gibt Schulen, Kindergärten, ausreichend Möglichkeiten für Einkauf, Sport und Freizeit, Kulturangebote und sogar einen kleinen Bahnhof.

In einem wesentlichen Punkt unterscheidet sich Best allerdings seit einigen Jahren von vergleichbaren Gemeinden der Niederlande. Anfang 2011 wurde von der dortigen Verwaltung das Projekt „DOEN!“ – zu deutsch ‚Handeln!’ – gestartet, das den Dienst am Bürger grundlegend verbessern sollte. Als Teil des Programms gelang es in Zusammenarbeit mit BCT, die Kommunikation mit den Einwohnern über eine webbasierte Systemlösung innerhalb kurzer Zeit deutlich schneller und transparenter zu machen. „Unser Hauptanliegen war: Wie können wir unseren Kunden einen besseren Service bieten?“, sagt Magda Klomp, Leiterin der Förderungsabteilung bei der Gemeinde Best. Zur Optimierung der Dienstleistungen erschien eine neue Informationsstruktur unumgänglich, um Arbeitsweisen zu erleichtern und Informationen zugänglicher zu machen. Klomp über die bisherigen Abläufe: „Früher hatten wir für die Anliegen der Bürger circa 400 vertikale Anwendungen. Für jedes Produkt und jede Dienstleistung eine andere. Die Informationen waren zudem über verschiedene

Standorte und Abteilungen verteilt. Daher konnten wir unseren Einwohnern nicht immer die korrekten Informationen zuleiten.”

Zudem plante man, ein Kunden-KontaktZentrum als zentralen Ansprechpunkt für die Bürger einzurichten. Für die dortigen Mitarbeiter wäre es aber unmöglich gewesen, mit all diesen verschiedenen Anwendungen zu arbeiten. Deshalb entschied man sich mit der Software-Lösung Liber für ein Enterprise Information Management, in dem alle verschiedenen Arten von Anträgen untergebracht werden können und vieles automatisch erfolgt, wie z. B. das Versenden von Status-Updates oder der Eintrag von Daten in ein Antragsformular.

Eigenständige Modellierung von Vorgangstypen Das vorgangsbasierte Informationssystem Liber von BCT hat zudem den Vorteil, dass die Nutzer selbst Vorgangstypen modellieren können. In Best entwickelte man hierfür sogar eine einzigartige Arbeitsmethode, genannt „Produktionsstraße“. Christ Lucius, Projektleiter bei der Gemeinde Best: „Jeder Vorgangstyp wird vollständig zerlegt: Was braucht der Kunde? Welche Prozesse stecken dahinter? Welche Rechtsvorschriften finden Anwendung?

Welche Dokumente müssen archiviert werden? Wie übermitteln wir Status und Ergebnisse an Bürger und Betriebe? Und wie können wir dies technisch am besten umsetzen?“

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Liber,

die skalierbare Enterprise Business Suite • o bjekt- und vorgangs­ orientiertes Arbeiten • Prozessmanagement - ACM: Adaptive Case Management Prozessstatus - BPM: Business Process Management Prozess­dynamik - ESB: Enterprise Service Bus Prozessintegration • Supply Chain Integration - MDM: Master Data Management Prozess- und Objekttypen­ katalog - BI: Business Intelligence Management Information - BYOD: Bring Your Own Device deviceunabhängig

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Math Huntjens, Senior Softwarearchitekt

Liber

Bei der Produktion eines Vorgangstyps arbeitet ein interdisziplinäres Team zusammen, um all diese Facetten unter die Lupe zu nehmen. Außerdem wird ein Stufenplan durchlaufen, um sicher zu gehen, dass nichts vergessen wird. Dank der Produktionsstraße konnte die Gemeinde gemeinsam mit BCT innerhalb der ersten acht Monate bereits zehn Vorgangstypen implementieren, bei denen die Bester über die Website www.gemeentebest. nl in den Dialog treten können – darunter Genehmigungen, Berufungsverfahren, Terminabsprachen oder Anzeigen beim Ordnungsamt. Von Anträgen, die schon als Vorgangstyp eingerichtet sind, erhalten die Kunden nach einer Kontaktaufnahme regelmäßig Updates und können zu jedem Zeitpunkt den Status erfragen. Die Implementierung weiterer Vorgangstypen geschieht im laufenden Prozess und kann von den Verantwortlichen der Gemeinde ohne Programmieraufwand sogar selbstständig vorgenommen werden.

Unabhängigkeit von der IT-Umgebung – Einhaltung internationaler Standards Vor und während der Implementierungsphase von Liber war BCT auch verantwortlich dafür, dass sich das EIM perfekt in die anderen Systeme einfügt, die bereits von der Gemeinde genutzt wurden, wie z. B. ein Dokumentenverwaltungssystem oder die bestehenden E-Formulare. Dies funktioniert, weil Liber unabhängig von jeder bestehenden IT-Infrastruktur arbeitet. Math Huntjens, ITArchitekt bei BCT, sorgt dafür, dass dabei alle Standards berücksichtigt werden: „Für behördliche Softwarelösungen müssen nationale (z. B. KING) und internationale – in diesem Fall EU-weite (W3C, OASIS) – Standards eingehalten werden. Wir haben das alles ‚auf dem Schirm’, damit der Datenaustausch zwischen den Softwares reibungslos funktioniert.“

Rechtssicherheit. So musste z. B. im Fall der Gemeinde Best gewährleistet sein, dass Informationen über Objekte und Personen, im Sinne des Datenschutzes, rechtlich einwandfrei zentral abgelegt und verfügbar gemacht werden.

Für viele Mitarbeiter der Gemeinde Best hat die neue Verwaltungsstruktur natürlich Veränderungen mit sich gebracht. Christ Lucius: „Den klassischen Archivmitarbeiter, der mit konventionellen Informationsträgern arbeitet und Archivstücke in Ordnern ablegt und wieder hervorholt, gibt es bei uns nicht mehr.“ „Sie müssen fast alle Fragen beantworten können“, ergänzt Magda Klomp. „Das erfordert einiges, aber das vorgangsbasierte Informationssystem unterstützt sie hierbei, indem es Informationen leicht zugänglich und auffindbar macht.“ Dass sowohl die Gemeinde als auch BCT das gesamte Projekt als kooperierende Partner angegangen sind anstatt in einem traditionellen Kunden-Lieferanten-Verhältnis, erwies sich während des Projekts als äußerst positiv.

Und diese Beziehung bleibt auch nach der Implementierung bestehen: Nach wie vor werden gemeinsam Neuerungen entwickelt, die sich dann im System erproben. Dabei achten beide Seiten darauf, dass für die Anwender alles so einfach wie möglich aufgebaut ist.

Immer mit dem Ziel vor Augen, den Kunden einen besseren Service bieten zu können.

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Schon vor der Programmierung achtet Huntjens darauf, dass der Aufbau der Software so angelegt ist, dass sie allen Anforderungen der „Systemarchitektur“ entspricht. Zu diesen Anforderungen gehört auch absolute Rathaus Gemeinde Best

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Rob Soree Manager Cloud Computing & Operations

Cloud Computing

Die moderne Form des Arbeitens So können Unternehmen ihre Ressourcen optimal nutzen

„Alle SOftWArelöSunGen Bieten Wir SOWOHL IN IHREM EIGENEN NETZWERK ALS AUCH IN DER CLOUD AN. DIE BCTCLOUD IST EIN SICHERER UND SKALIERBARER SERVICE ÜBER DAS INTERNET. DAMIT NEHMEN WIR IHNEN DIE AUFWÄNDIGE VERWALTUNG EINER EIGENEN TECHNISCHEN INFRASTRUKTUR AB.“ rOb SOree, maNaGer clOud cOmputiNG& OperatiONS

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Die BCT Cloud

• sicher und zuverlässig • fokus auf kernaufgaben • online zusammenarbeiten • Skalierbarkeit der nutzung und Kosten • immer die neuste Technologie

Cloud Computing ist derzeit einer der wesentlichen Trends innerhalb der Unternehmens-IT. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter der Bezeichnung und welche Möglichkeiten ergeben sich aus dieser Innovation für mittelständische Unternehmen?

Cloud Computing bezeichnet die Auslagerung fi rmeninterner Daten bzw. die Verwaltung der technischen Infrastruktur durch einen externen Server. Auf diesen kann über einen Webbrowser personen-, orts- und zeitunabhängig zugegriffen werden, um so Geschäfts prozesse ressourcenorientiert zu managen.

kOSteN werdeN dem bedarF aNGepaSSt

dateN SiNd Flexibel uNd mObil abruFbar

SicHerHeit iSt dreiFacH GewÄHrleiStet

Bei der Datenverwaltung via Cloud Computing mieten Unternehmen Speicherkapazität bei einem externen Dienstleister. Dadurch werden die sonst hohen Fixkosten für die Firmenhardware und deren Betrieb inklusive Wartung sowie die Lizenzgebühren der lokal installierten Software deutlich reduziert. Das Cloud-Konzept wird flexibel an den bestehenden Bedarf angepasst und bleibt auch während der individuellen Nutzung variabel.

Ein weiterer Vorteil: Indem die Systemadministration dem CloudAnbieter übertragen wird, bleibt mehr Freiheit fürs Kerngeschäft.

Neben dem finanziellen Nutzen schafft die Auslagerung des Informationsmanagements gerade Mitarbeitern des Vertriebs und Services eine zeitliche und räumliche Flexibilität. Denn dank der Cloud-Lösung können sie für ihren Arbeitsprozess relevante Daten jederzeit und überall bearbeiten. Darüber hinaus sind die Verwaltungssysteme kompatibel mit mobilen Endgeräten, sodass der Netzwerkzugriff auch via Smartphone oder Tablet möglich ist. Für die firmeninternen Abläufe bedeutet dies zusätzlich eine deutliche Steigerung der Produktivität, da sich Kollegen einfacher und effektiver austauschen können.

Die digitale Verwaltung der Unternehmensdaten in die Hände eines Cloud-Anbieters zu legen, erfordert ein hohes Maß an Vertrauen.

Gut, wenn erfahrene Spezialisten mit ihren zertifizierten Systemen wichtige technische und organisatorische Sicherheitsstandards erfüllen: Die für das firmeninterne Informationsmanagement verwendete Software verschlüsselt sowohl die Daten selbst als auch die Verbindung zum Server während des gesamten Transfers. Des Weiteren können nur autorisierte Benutzer auf die gespeicherten Daten zugreifen und diese bearbeiten.

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Gastbeitrag

Zukunft gestalten mit Gebäuden, die Wissen vermehren Thomas Habscheid-Führer, Bereichsleiter Architektur, Carpus+Partner

Informationen in Wissen zu verwandeln, ist vergleichbar mit einem industriellen Produktionsprozess: Wie Rohstoffe müssen sie verarbeitet werden – in diesem Fall kognitiv und häufig auch emotional –, damit am Ende Wissen, als grundlegendes Kapital unserer Gesellschaft, nutzbar ist. Die Menschen in diesem Prozess zu unterstützen und optimale Arbeitsbedingungen für sie zu schaffen, ist Aufgabe moderner Wissensarchitektur.

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„INTELLIGENTE SOFTWARElöSunGen MAchen infOrMATIONEN VERFÜGBAR – ABER AUCH ANDERE DISZIPLINEN LEISTEN EINEN WERTVOLLEN BEITRAG ZUR WISSENSVERMEHRUNG. WIR DANKEN DER CARPUS+PARTNER AG FÜR EINEN EINBLICK IN DIE ARBEIT DER WISSENSARCHITEKTUR.“ eVa biScHOFF, bct deutScHlaNd

carpuS+partNer aG • Seit 1982 • 200 MitArBeiter • StAnDOrte: AACHEN, FRANKFURT AM MAIN, ULM • l ABOr-, PRODUKTIONSUND BÜROGEBÄUDE • hOchSchul- UND GROSSFORSCHUNGSINSTITUTE • hiGhtech- UND PHARMAUNTERNEHMEN WWW.CARPUS.DE

Daten sind in einem nie da gewesenen Maße durch das Internet verfügbar. Durch ihre Strukturierung entstehen Informationen und daraus auch individuelles Wissen.

Nutzbares Wissen entsteht jedoch erst im Moment der Vernetzung von Menschen. Wie in der Industrie können solche Prozesse optimiert, die Verwandlung von Informationen in Wissen also effizienter gestaltet werden. Die Gebäudearchitektur eines Unternehmenssitzes kann und sollte im Sinne der Qualitäts- und Effizienzsteigerung eine zentrale Rolle spielen!

Auf ihrem Weg in die Zukunft fördern wir Unternehmen mit Gebäuden, die Wissen vermehren: Unternehmenskultur, Arbeitsumgebung und kollegiales Umfeld sind entscheidend für eine Atmosphäre, in der Menschen begeistert zusammen arbeiten – essenzielle Faktoren für die Wissensgenese. In der Gebäudeplanung haben wir eine prozessorientierte Methodik entwickelt, die entsprechend alle Mitarbeiter von Beginn an einbezieht: Ein Ineinandergreifen von Co-Design, Change Management und Corporate Architecture.

Co-Design meint die strategische Gebäudeplanung über Workshops, in denen Arbeitsprozesse unterschiedlicher Abteilungen zueinander in Beziehung gesetzt werden. So entsteht eine Matrix, in der einzelne Abläufe vernetzt abgebildet sind.

Darin enthalten sind auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter: in Phasen des konzentrierten Nachdenkens ebenso wie in Phasen des Austauschs, der Teamarbeit oder der Entspannung. Diese Matrix architektonisch

umzusetzen, bedeutet auch, dass sich die Abläufe im Unternehmen ändern werden.

Daher ist ein Change Management wichtig. Die Veränderung, die ein Bauprojekt mitbringt, muss durch Menschen getragen und gelebt werden, damit sie sich positiv auswirkt. So gilt: Wer Menschen früh einbindet, macht sie zu Beteiligten. Dabei werden Potenziale aufgedeckt, die wertvolle Schlüsse erlauben, wie der gewünschte Wandel optimal erzielt werden kann. Die bauliche Veränderung geht so mit einer Weiterentwicklung der Unternehmenskultur einher – abgebildet in einer Corporate Architecture, die kultur- und identitätsstiftend wirkt.

Die mitteleuropäische Stadt als Vorbild Als Ideen- und Impulsgeber haben wir in der strategischen Planungsphase immer die Vernetzung im Blick. Vorbild für eine gelungene Vernetzung ist z. B. die abendländische Stadt, die in ihrer ringförmigen Struktur seit dem Mittelalter unterschiedliche Funktionen – wie Wohnen, Arbeiten, Kommunizieren, Handeln und Erholen – in wissensfördernder Weise kombiniert. Eine Bauweise, die diese Idee adaptiert, ist von Transparenz und Offenheit geprägt und fördert die Begegnung, den Austausch, eine positive Atmosphäre und so schließlich die Entstehung neuen Wissens. >>

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Zwei Beispiele: • Für das Biotechnologie-Unternehmen Qiagen konnten wir mit dieser Vision einen neuen Produktions- und Forschungscampus realisieren, der auch als Europazentrale und operatives Hauptquartier genutzt wird. Moderne Kommunikationsarchitektur macht hier viele räumliche Angebote und fördert so die Entstehung von neuem Wissen. Sie ermöglicht gleichzeitig Offenheit und Kontemplation, freie Wahrnehmung und konzentrierte Einzelarbeit, Erholung sowie informellen Austausch und reguläre Besprechungen. Zwischen den Laboren und Produktionsanlagen entfaltet sich ein Campus, dessen reges Treiben eher an eine urbane Situation in europäischen Innen­ städten erinnert als an eine biotechnolo­ gische Produktionsstätte.

• Auch im neuen Forschungsbau des MaxPlanck-Instituts für Sonnensystemforschung bietet der Innenhof wie ein städtischer Marktplatz als Gebäudemittelpunkt viel Platz für Pausen und Gespräche, um den sich die übrigen Bereiche ringförmig ausbreiten. Der zweigeschossige Sockelbau ist Hauptsitz der wissenschaftlichen Einheiten. In Reinräumen, Laboren, Forschungsflächen, Werkstätten sowie einem Rechenzentrum arbeiten unterschiedliche Professionen neben- und miteinander.

Darüber schwebt ein dreigeschossiger Riegel, in dem Büros, Wohnungen und eine Kindertagesstätte mit Außenspielbereich angesiedelt sind. Zentraler Anlaufpunkt für alle ist die Cafeteria direkt am Innenhof, in der ein buntes Treiben aus arbeitenden Experten und privatem Umfeld herrscht.

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Bilderstrecke „C+P Werkstatt“ Auch beim eigenen Firmensitz in Aachen, der C+P Werkstatt, hat Carpus+Partner eine innovative Gebäudestruktur realisiert: Herzstück des Gesamtkomplexes ist das Atrium in der Gebäudemitte. Alle Arbeitsbereiche ordnen sich darum an. Offen gehaltene Räume verzichten fast gänzlich auf Wände und ermöglichen so einen intensiven Austausch.

Der ausgeklügelte Schallschutz dämpft dabei Geräusche im Sinne einer ungestörten Arbeitsatmosphäre. Zudem bieten Werk-, Denk- und Besprechungsräume ausreichende Möglichkeiten für vertrauliche Gespräche oder um sich zurückzuziehen. Wassertheken mit Stehtischen sowie Lounge-Ecken auf allen Etagen laden zu informellen Treffen ein.

(Fotos: Carpus+Partner, Jörg Stanzick)

Intelligente Architektur fördert den Prozess der Wissensgenese und wirkt sich positiv auf die Arbeitsatmosphäre aus. Wie Menschen unterscheiden sich aber auch Unternehmen voneinander. Deren individuelle Anforderungen ebenso wie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter einzubeziehen, ist zentraler Bestandteil der Planung von Gebäuden, die Wissen vermehren.

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Cloud Computing

in der Sky Lounge Aktive Zusammenarbeit mit dem BVMW

„Informationen aus der Wolke“ – unter diesem Motto hatte der Kompetenzkreis IT im Bundesverband Mittelständische Wirtschaft e. V. (BVMW) am 20. Februar zu einer Netzwerkveranstaltung eingeladen. Für das Thema „Cloud Computing für Mittelständler“ wurde mit der „Sky Lounge“ im Aachener Tivoli eine kongeniale Location gefunden, in der sich die Vortragenden und die 30 Gäste sehr willkommen fühlten.

Nach der Begrüßung durch den Leiter des BVMW-Kreisverbands Aachen Horst Benecke erläuterte Eva Bischoff, Geschäftsführerin BCT Deutschland, die Bedeutung der Informationsevolution von DMS über ECM hin zu EIM und die sich daraus ergebenden Wettbewerbsvorteile für mittelständische Unternehmen. BCT-Projektleiter Marcus Küppers griff den Faden auf und führte in die Vorteile des Cloud Computings ein.

Eigens aus Jena angereist war Klaus Ulitzsch, Geschäftsführer der dortigen IKS Service GmbH, einem langjährigen Kooperationspartner von BCT. Er stellte die wichtigen kaufmännischen und strategischen Faktoren bei der Entscheidung für cloudbasierte Lösungen, Softwaremiete und Speicherung in externen Rechenzentren vor: Vertrauen, Sicherheit, Mitgestaltungsrecht bei der Dienstleistungsvereinbarung – und ein persönlicher Ansprechpartner. Zudem gab er Einblick in die technische Ausstattung seiner TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Thüringen.

Im Anschluss führte Romy Farber, bei BCT für Elemenz verantwortlich, die Funktionen der intuitiven Softwarelösung in einer Livepräsentation vor, ehe Dirk Olivier den Einsatz der BCT-Lösung für KMU in seiner Agentur Olivier Versicherungen lebendig vermittelte.

Nach zwei informationsreichen Stunden sorgte eine Stadionführung für unterhaltsame Abwechslung. Zum Abschluss tauschten sich die Teilnehmer in persönlichen Gesprächen in der exklusiven Event-Loge aus – mit Blick vom Balkon auf den abendlichen Wolkenhimmel …

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ikS SerVice GmbH • Seit 2012 • 7 MitArBeiter • firMenSitZ: JenA • AnWenDunGS hOStinG (MicrOSOft SPLA) IM EIGENEN RECHENZENTRUM • internet SerVice PrOViDer Mit eiGeneM AutO nOMen SySteM • kOMMunikAtiOnS- unD SicherheitS löSunGen • POrtAllöSunGen für MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN • löSunGen fürS enterPriSe PROJECT MANAGEMENT www.ikS-SerVice.de www.tHueriNGeN-clOud.Net

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Events

Terminkalender 2014

Webinare 2014

10. - 14. MÄrZ 2014 CeBIT, Hannover ECM Solutions Park der BITKOM

26. MÄrZ 2014 „Elemenz: digitale Aktenverwaltung und zusammenarbeit leicht gemacht“

11. MÄrZ 2014, 12:30 Uhr ECM Forum auf der CeBIT, Hannover Fachvortrag ‚Wissen als Wettbewerbsfaktor - Mehr Effizienz durch EIM’

7. Mai 2014 „die digitale personalakte in elemenz“

20. Mai 2014 Fir an der rwtH aachen Workshop Dokumentenmanagement 25. JUNi 2014 bVmw unternehmerkongress, mönchengladbach Change your Mind: Arbeiten im Jahr 2025

13. aUGUst 2014 „Elemenz: digitale Aktenverwaltung und zusammenarbeit leicht gemacht“ 12. NovEMBEr 2014 „Schnell und effizient zusammenarbeiten; so einfach geht das mit elemenz“

26./27. JUNi 2014 anwendertreffen update texware, kulmbach Exklusiv für Kunden von update texware

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soMMEr 2014 StratOz Technology Brunch, Schwerte Exklusiv für Kunden von StratOz

Anmeldungen zu den Webinaren unter www.bctsoftware.de

9. oKtoBEr 2014 mittelständischer unternehmertag (mut), leipzig Kongressmesse des BVMW

> Eine aktuelle Übersicht und weitere Informationen zu unseren Veranstaltungen und Webinaren finden Sie unter www.bctsoftware.de

hErBst 2014 StratOz Technology Brunch, Schwerte Exklusiv für Kunden von StratOz

> Sie möchten auf dem Laufenden gehalten werden? Dann senden Sie einfach eine E-Mail an info@bctsoftware.de

Kontaktdaten ihre persönlichen ansprechpartner Für Elemenz: Romy Farber tel. +49-241-46368310 romy.farber@bctsoftware.de

Für Corsa, Liber, Xtractor: Thorsten Dohn tel. +49-241-46368310 thorsten.dohn@bctsoftware.de

Impressum Herausgeber

BCT Deutschland GmbH Rotter Bruch 24b 52068 Aachen

Geschäftsführung/V.i.S.d.p.

Eva Bischoff tel. +49-241-46368310 fax +49-241-46368389 info@bctsoftware.de www.bctsoftware.de

redaktion

timtomtext GbR www.timtomtext.de

Grafik

Amaze Graphic Design Matti Zenden amaze@home.nl

Fotografie

Photography Mireille Prange, www.prangefoto.eu Carpus+Partner, Jörg Stanzick, www.carpus.de iStockfoto Dreamstime Shutterstock (Adriano Castelli)

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