Information Governance 2022 – Digitalisierung durch intelligentes Dokumentenmanagement

Inhaltsverzeichnis

Editorial

Alain Zanolari Seite 3

So finden Sie das passende Dokumentenmanagementsystem Roger Busch Seite 4

Wandel ja, aber wie?

Patrick Schenk im Gespräch mit Sascha Brändle Seite 6

Aschenputtel GeBüV kommt ins Zeitalter der Digitalisierung – und alles wird anders!

Friedrich Kisters Seite 8

Ganzheitliches Enterprise Content Management für die Magazine zum Globus AG Seite 10

So geht modernes Vertragsmanagement Seite 11

Buchhaltung digitalisieren? Geschäftsbücherverordnung anpassen!

Thomas Brändle Seite 12

Der Berg hat eine Maus geboren... RA lic.iur. Marc Fischer Seite 15

Das Potenzial beim Dokumentenmanagement gilt es zu nutzen Alain Zanolari Seite 16

Firmenportraits und Marktübersicht DMS/ECM-Anbieter Seite 17

Cyberangriffe können nicht mehr ignoriert werden Monika Wehr Seite 22

Digitalisierst du noch oder automatisierst du schon? Seite 24

Üben Sie sich tatsächlich noch im «Lochen und Ablegen»?

Christian Bühlmann Seite 25

Metaverse –Wirtschaftvorteil: Vertrauen Dr. Anita Lamprecht Seite 27

Instant Payments und Request-To-Pay – Disruption im Schweizer Zahlungsverkehr?

Daniel Berger Seite 28

Solutions Seite 30

Impressum Seite 31

Neues Datenschutzgesetz und mehr

In weniger als einem Jahr, am 1. September 2023, tritt das neue Schweizer Datenschutzgesetz in Kraft. Bei Zuwiderhandlungen drohen den jeweiligen Datenschutzbeauftragten empfindliche Strafen. Fakt ist jedoch: Noch sind lange nicht alle Unternehmen bereit für die neuen Auflagen.

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Die sichere Sammlung, Verwaltung und Vernichtung der digitalen Daten ist wichtig für jedes Unternehmen. In dieser Publikation zeigen Fachleute deshalb diverse Aspekte der Information Governance auf. Und es hat durchaus auch Platz für verschiedene Meinungen.

So nehmen sich gleich zwei Experten das Thema Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) vor. Während ein Autor die GeBüV als imminent wichtig für die Datensicherheit betrachtet, nimmt der andere Autor die Position ein, dass die GeBüV diesbezüglich über das Ziel hinaus schiesse und die regulatorischen Hürden endlich gesenkt werden müssen.

Es ist spannend, diese beiden Positionen zu vergleichen. Und in welchem Lager finden Sie sich nach der Lektüre wieder?

Weitere Themen im Heft sind zum Beispiel technischer Natur und beschäftigen sich mit den Möglichkeiten moderner DMS/ECM-Systeme, greifen das Recht im Metaverse auf oder beschäftigen sich mit dem neuen Datenschutzgesetz.

So oder so gehört der rechtlich sichere Umgang mit den wertvollen Daten auf den Tisch aller Verantwortlichen in KMU. Denn wenn dort etwas schiefgeht, kann es schnell teuer werden. Und oft bezahlen die Unternehmen nicht nur mit Geld, sondern auch mit ihrem guten Ruf.

Und genau das wollen wir bestimmt alle vermeiden, nicht?

PUBLISHER und das topsoft Fachmagazin wünschen Ihnen eine interessante Lektüre.

Alain Zanolari Redaktor & Content Manager topsoft Fachmagazin und PUBLISHER

So finden Sie das passende Dokumentenmanagementsystem

Mit dem Einsatz einer DMS-Lösung wird die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und zentralisiert. Neben der versionssicheren Ablage sowie ausgeklügelten Lösungen für die Steuerung von Zugriff und Workflows, bieten DMS-Lösungen auch die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Ein DMS bietet demnach sehr viele Vorteile auch für Klein- und Kleinstunternehmen. Doch wie findet ein KMU das passende DMS?

Roger Busch. Das DMS ist ein wichtiger Faktor der erfolgreichen Digitalisierung eines Unternehmens. Doch die Wahl des passenden Systems aus der Vielzahl der möglichen Applikationen ist anspruchsvoll. Wie finden Sie das passende DMS für Ihr Unternehmen?

Für die erfolgreiche Auswahl von DMSLösungen hat sich folgendes Vorgehen als sinnvoll erwiesen.

Anforderungen verstehen –Was brauche ich?

• Quelle und Verwendungen von Dokumenten

In einer ersten Phase muss sich das betroffene Unternehmen Klarheit darüber verschaffen, welche Funktionen eine DMSLösung bieten soll.

Dabei soll davon ausgegangen werden, dass alle Dokumente eines Unternehmens von der DMS-Software verwaltet werden. Denn nur mit einer zentralen Datenhaltung kann verhindert werden, dass mehrere Versionen eines Dokumentes im Unternehmen verwendet werden. Und dass dieses eben gefunden wird und nicht gesucht werden muss.

Um diesem Grundsatz zu folgen, müssen alle Umsysteme wie z. B. eine ERP-Software, ermittelt werden, welche Dokumente erzeugen. Zudem gilt es zu prüfen, welche Prozesse eines Unternehmens auf welche Dokumente zuzugreifen.

• Welche Funktionen sind notwendig?

Aktuelle DMS-Lösungen bieten einen sehr grossen Funktionsumfang. Welche davon speziell im KMU-Umfeld sinnvoll sind, muss stets individuell geklärt werden.

Spezielle oder komplexere Funktionen wie z. B. Workflowsteuerungen oder die Verarbeitung von Kreditoren-Rechnungen können für Unternehmen attraktiv sein. Die Einführung kann aber erhebliche Komplexität mit sich bringen. Daher soll in jedem Fall eine Kosten/Nutzen Analyse gemacht werden und möglichst nur die Funktionalität lizenziert/eingeführt werden, die auch genutzt werden kann.

Die Anforderungen, welche eine DMSLösung für das Unternehmen erfüllen muss, sollen dokumentiert und gewichtet werden. Welche davon sind zwingend zu erfüllen, welche sind erst in einer zweiten Phase zu berücksichtigen und was sind optionale Anforderungen nach dem Motto «nice to have»?

All dies gilt es in Form einer «Anforderungsdokumentation» zusammen mit einer Übersicht der notwendigen Schnittstellen zu den Umsystem zu dokumentieren. Diese Dokumentation dient als Grundlagen für die Richtofferten, die durch mögliche Anbieter in einem nächsten Schritt erstellt werden sollen.

Die Praxis zeigt, dass speziell beim Start nicht zu viele Funktionen eingeführt werden sollte. Der Fokus sollte auf der zentralen Ablage der Dokumente liegen. Ein weiterer Ausbau der Lösung kann in späteren Phasen erfolgen, nachdem erste Erfahrungen gemacht wurden.

Passende Anbieter identifizieren

Der Markt von DMS-Anbietern ist gross und nicht einfach zu überblicken. Um den passenden Software-Partner zu finden, kann in einem ersten Schritt z.B. die Suche auf der Plattform topsoft.ch/search verwendet

werden. Mit dem Suchbegriff «DMS» werden aktuell 117 Produkte von 63 Anbietern als Resultate angezeigt. Diese Suchresultate gilt es jetzt durch eine gezieltere Suche mit weiteren Kriterien einzugrenzen.

Hilfreich kann auch die Suche über Referenzen oder Empfehlungen sein, haben doch Mitbewerber meist sehr ähnliche Ansprüche an die IT wie das suchende Unternehmen selbst. Dann gibt es ergänzend noch die klassische Suche im Internet oder auf Messen.

Ein wichtiges Kriterium für die Berücksichtigung eines DMS kann die Verfügbarkeit von Standardschnittstellen mit dem im Einsatz stehenden ERP-System sein. Gibt es beim ERP bereits eine Schnittstelle zu einer oder mehreren DMS-Lösungen, so dürfte dies in Bezug auf die künftigen Kosten und das Risiko bei der Einführung einen wesentlichen

DMS-Systeme in der topsoft Marktübersicht

Wer auf der Suche nach Business Software ist, findet in der topsoft Marktübersicht unter topsoft.ch/search aktuell mehr als 2280 Produkte von über 960 Anbietern. Mit diesem QR-Code gelangen Sie direkt zu den im Artikel erwähnten Suchresultaten zum Thema DMS. Sie können diese ganz einfach mit weiteren Kriterien einschränken und gelangen so zu einer ersten Auswahl an möglicherweise passenden Anbietern für Ihr IT-Projekt.

Vorteil darstellen. Aber die Funktionalität der Schnittstelle gilt es in jedem Fall mit den konkreten Anforderungen des Kunden abzugleichen.

Die so identifizierten Software-Anbieter werden dann in einem nächsten Schritt zur Erstellung von Richtangeboten eingeladen. Als Basis für die Angebote dient der erstellte Anforderungskatalog.

Die von den Software-Anbietern eingereichten Richtangebote müssen in einem nächsten Schritt verarbeitet und verglichen werden. Da diese Angebote generell sehr unterschiedlich aufgebaut sind, müssen diese vergleichbar gemacht werden. Dabei gilt es, Themen wie Funktionsumfang, Schnittstellen, Datenmigration, Betrieb «on premise» oder in der Cloud (notwendige Hard- und Software) etc. zu berücksichtigen und zu bewerten. Ein Vergleich ausschliesslich über die Kosten ist deshalb absolut nicht zielführend.

Diese Prozedur führt dann zu einer übersichtlichen Shortlist von möglichst gut passenden Software-Anbietern.

Software prüfen

Als nächster Schritt bleibt die Prüfung der möglichen DMS-Lösungen auf der Shortlist. Bei der Prüfung der Software-Kandidaten muss darauf geachtet werden, dass die gezeigten Lösungen und Funktionen vergleichbar sind und dass die gezeigten Funktionen einen Zusammenhang mit den Anforderungen des Kunden haben. Um dies sicherzustellen, lohnt es sich ein verbindliches Skript zu erstellen, nach welchem die Präsentationen zu erfolgen haben.

DMS

Kostenloses Webinar-Replay «Dokumentenmanagement –wichtig auch für KMU»

Das Thema Dokumentenmanagement ist gerade angesichts des neuen Schweizer Datenschutzgesetztes aktueller denn je. Mehr zum Thema DMS erfahren Sie im kostenlosen Replay des Webinars «Dokumentenmanagement – wichtig auch für KMU». Roger Busch, Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks, erklärt in einer Stunde die Vorteile eines DMS für Ihr Unternehmen, neutral und unabhängig. www.topsoft.ch/webinare

Neben der Prüfung der verfügbaren Funktionen und Schnittstellen muss stets auch hinterfragt werden, ob der Softwareanbieter und der Auftraggeber zusammenpassen. Mit der Entscheidung für eine DMS-Lösung wird nämlich auch eine Entscheidung für einen Geschäftspartner getroffen, mit dem in den kommenden Jahren eine enge Zusammenarbeit bestehen wird.

Unabhängigen Berater hinzuziehen

Gerade weil die Auswahl der passenden DMS-Software keine einfache Angelegenheit ist, kann es sich vor allem für in dieser Angelegenheit ungeübte IT-Verantwortliche durchaus lohnen, einen unabhängigen Consultant beizuziehen.

Wichtig bei der Auswahl der Fachperson ist, dass diese sich nicht einem Systemhaus verpflichtet fühlt, sondern sich ganz auf die Bedürfnisse des Kunden konzentrieren kann – und so aus dem grossen Feld der SoftwareAnbieter den Passendsten auswählen helfen kann.

Auch die unabhängigen Berater von topsoft Consulting unterstützen Unternehmen bei der Auswahl von DMS-Lösungen. Unabhängig

prüfen die Consultants die Lösungen neutral und kritisch. Die Leistungen der Berater richten sich dabei nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Auftraggeber. Das Spektrum reicht von der Erstellung der Anforderungsdokumentation über einer Begleitung des internen Projektleiters bis hin zur kompletten Projektleitung für die Evaluation und Implementierung von Business Software.

Als Inhaber der buschconsulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er verfügt über langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und ist ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.

www.busch-consulting.ch www.topsoft.ch/consulting

Digitale Transformation Wandel ja, aber wie?

Das Schlagwort «digitale Transformation» ist branchenübergreifend in aller Munde. Wo jedoch setzt man an – und welche Vorteile bringt der Schritt in die digitalisierte Welt? Die Redaktion klärt die Fragen im Gespräch mit Sascha Brändle.

Patrick Schenk: Man begegnet dem Begriff «digitale Transformation» heute ständig. Was ist darunter überhaupt zu verstehen?

Sascha Brändle: Digitale Transformation bedeutet, dass sich ein Unternehmen so aufstellen sollte, dass es in der Lage ist, die neuen Technologien zur Erfüllung der Kundenerwartungen zu nutzen und/oder damit einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Der Kauf einer Digitaldruckmaschine ist in diesem Sinne genauso wenig eine digitale Transformation wie der sporadische Einsatz von Zoom oder Teams zu Meetingzwecken. Solange sich die Prozesse, die Produkte und das Geschäftsmodell nicht mitentwickeln, um dem Kunden einen Mehrwert zu liefern, ist es keine Digitalisierung. Erwarten meine Kunden allerdings eine qualitative hochwertige Video- und Audioübertragung in Onlinemeetings zur Präsentation meines Druckproduktportfolios – und schaffe ich mir dafür eine entsprechende Kamera, ein Headset und geeignete Lampen an – kann man es als –wenn auch kleinen – Schritt in der digitalen Transformation bezeichnen.

Ein weiterer unterschätzter Teil der digitalen Transformation besteht darin, eine passende Unternehmenskultur aufzubauen (Umgang mit Risiko, Fehler, Kundenorientierung und lebenslanges Lernen), die richtige Organisationsstruktur zu installieren (Innovation und Digitalisierung lassen sich nicht innerhalb einer bewährten Produktionsorganisation bewältigen) und eine der schnelllebigen Umwelt angepasste Führung zusammenzustellen.

Warum sollte sich ein Unternehmen heutzutage digitalisieren? Welche Vorteile entstehen daraus?

Ich glaube an den Spruch «innovate or die». Mittelfristig werden diejenigen Unternehmen überleben, die sich ständig weiterentwickeln und – wenn nötig – neu erfinden. Digitalisierung ist eine Chance, voranzukommen. Schonungslos formuliert: Nicht-digitalisierte Unternehmen werden langfristig nicht überleben. Und ja, das gilt auch für ganz analoge Unternehmen – wie Taxifirmen zum Beispiel.

Ganz konkret lassen sich kurzfristig Kosten sparen, die Qualität steigern und die Kundenbindung erhöhen. Mittelfristig bringt die Digitalisierung Unternehmen Wachstum durch neue Märkte, neue Absatzkanäle und neue Produkte und Dienstleistungen.

Oft denken wir bei Wettbewerbsvorteilen nur an den Kampf um Kunden und beachten dabei gar nicht den Kampf um gute Mitarbeitende …

Welche Geschäftsprozesse lassen sich digitalisieren? Gibt es Vorgänge, bei welchen es keinen Sinn macht, diesen Schritt zu gehen?

Ich denke, wir können allgemein sagen: Jeder Geschäftsprozess lässt sich digitalisieren. Welcher davon Sinn macht und welcher nicht, ist schwer zu beantworten und stark vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Vor dem Digitalisierungsprozess muss man sich auf jeden Fall folgende Fragen stellen: Wird damit ein (Kunden-)Problem gelöst? Deckt

Sascha Brändle

Mit einem Informatik Background hat Sascha Brändle den Einstieg in die Druckbranche und später den Aufstieg in die Führungsetage einer grösseren Schweizer Druckerei geschafft. Auf der Suche nach spannenden Digitalisierungsprojekte hat er in den letzten Jahren die Digitalisierung in einer Personalberatungsgruppe erfolgreich vorangetrieben und umgesetzt. Seit dem 1. Juli 2022 unterstützt er mit «Sascha Brändle Consulting» Unternehmen bei der Digitalisierung.

www.saschabraendle.ch

Erfolgreiche digitale Transformation

Warum soll man digitalisieren? Was soll man digitalisieren und wie tut man dies?

In massgeschneiderten Trainings für Führungskräfte werden an der Digital Business Innovation-Academy Grundlagen wie Technologie, Zusammenhänge und Begriffe vermittelt.

Gemeinsam werden dabei individuelle Strategien für das eigene Unternehmen und dazugehörige Umsetzungskonzepte erarbeitet.

www.digitalbusinessinnovation.ch

der zu erwartende Ertrag den Umsetzungsaufwand? Ist es überhaupt technisch realisierbar? Wie gross ist das Risiko? Passt es zu meinem Unternehmen?

Ich kann hierzu ein praktisches Beispiel geben: Ein Kunde (grosses Anwaltsbüro) hat den Einsatz eines Roboters im Kundenempfang getestet. Technisch und in der Funktion funktionierte alles problemlos – auch der Investitionsaufwand passte. Aber die Kundenakzeptanz war nicht gegeben. Die Kunden des Betriebes waren (noch) nicht bereit, sich mit einem Roboter zu unterhalten –Projekt beendet. Der gleiche Test in einem Low Budget Hotel wäre vermutlich positiv verlaufen.

Angenommen, man hat sich für die Digitalisierung entschieden. Wie geht man am besten vor? Was sind die ersten Schritte in diesem Transformationsprozess?

Dann hat man verstanden, «warum» man den Weg der digitalen Transformation angetreten hat – Glückwünsche sind angebracht. Wie bei jeder Reise sollte zunächst der Ausgangspunkt geklärt werden, also eine Standortbestimmung durchgeführt werden. Ist klar, wo man auf der Landkarte steht, gilt es das Ziel zu definieren. «Was» will ich erreichen? Um dann schlussendlich den Weg dorthin zu beschreiben – mit anderen Worten das «Wie» zu beantworten. Ganz besonders beim Festlegen der Ziele gilt es Prioritäten zu setzen, um sich und die Organisation nicht zu überlasten. Jede Transformation ist eine Belastung für die Organisation – Prioritäten,

regelmässige Erfolge und Verschnaufpausen sind matchentscheidend.

Sind für den Transformationsprozess Vorkenntnisse vonnöten? Falls ja, welche werden gebraucht oder empfohlen?

Ja, es erhöht die Erfolgschancen erheblich. Wir sind gewohnt, im Tagesgeschäft schwierige Produktionen fehlerlos, ja, sogar perfekt durchzuführen. Die digitale Transformation unterscheidet sich klar dazu: Der Prozess enthält standardmässig sehr viele unbekannte Variablen. Der Umgang mit diesen Unbekannten erfordert organisatorisch (z.B. fachgebietsübergreifende Projektteams), technologisch (Produktentwicklung im Unternehmen) und kulturell (z.B. Umgang mit Fehlern, Mobilisierung der Mitarbeitenden) einen komplett anderen Umgang als unser Tagesgeschäft. Wer transformieren will, sollte diese Faktoren verstehen und – ganz wichtig – wissen, wie der Wandel vollzogen werden kann, ohne das Kerngeschäft zu gefährden.

Technologische Fortschritte und Neuerungen gibt es allenthalben. Wie stelle ich sicher, dass ich (auch mit überschaubarem Budget und Unternehmensgrösse) auch in Zukunft mit der Technologie Schritt halten kann? Das ist in der Tat eine grosse Herausforderung: Es ist in etwa so, als müsste man alle

Börsenkurse der Welt beobachten! Heutige Trend-Technologien sind morgen wieder passé, nur um übermorgen wieder zu erscheinen. Die zuvor erwähnte Landkarte hilft uns enorm bei dieser Challenge: Ist diese gut ausgearbeitet, müssen wir «nur» die Technologien genauer beobachten, die wir zum Meistern des Weges zwischen Start (Ausgangslage) und Ziel benötigen. Ich erhalte wichtige Grundlageninformationen durch den Gartner Hype Cycle und die Tech Trends von Deloitte. Am wichtigsten aber ist und bleibt die systematische Beobachtung der Branche (Kundenansprüche, Konkurrenz etc.) – auch im Ausland.

Das Interview führte: Patrick Schenk, Chefredaktor des Fachmagazins PUBLISHER

Aschenputtel GeBüV kommt ins Zeitalter der Digitalisierung – und alles wird anders!

Datenintegrität zu erreichen ist der wichtigste Schritt, um Sicherheit zu schaffen. Jeder Zugriff muss festgestellt werden können, er ist zu dokumentieren. Die Blockchain-Technologie liefert technische Lösungen für diese Herausforderung, die GeBüV die passende Rechtsgrundlage.

Friedrich Kisters. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) ist wohl eine der meistignorierten Verordnungen der Schweiz. Eigentlich erstaunlich, denn sie ist alles andere als kompliziert.

Sie besagt im Kern, dass geschäftskritische Unterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass man sie jederzeit als Original wiederfinden kann. Um das zu erreichen, müssen sie sicher archiviert werden, und jeder Zugriff auf diese Unterlagen muss einzeln dokumentiert werden.

Pflicht bei analogen Daten kaum beachtet

Aber Hand aufs Herz: Wer notiert auf einem Blatt an der Tür des Archives wirklich jedes Mal mit Uhrzeit, Datum, Name und Unterschrift, dass er die Türe geöffnet hat? Wohl weniger als ein Prozent der KMU in der Schweiz. Ist das schlimm? Ja und nein. Es ist schlimm, da alle mit einem Schlüssel die Dokumente unerkannt austauschen könnten. Geschieht das? Nein, eigentlich nie, denn: erstens sind wir in der Schweiz ehrliche Menschen und zweitens muss man erst einmal an den Schlüssel rankommen, um zu den archivierten Unterlagen zu gelangen. Die Erfahrung lehrt zudem, dass es kaum je ein solches Problem gab, welches durch diese Dokumentation hätte verhindert werden können.

Ein Einbrecher käme auch nicht unbemerkt an diese Akten ran, denn es gibt noch weitere verschlossene Türen und Überwachungen und ausserdem würde ein Ganove wohl eher Waren stehlen als Akten. So gesehen sind wir

gewohnt, diese Situation als unbedenklich einzuschätzen.

Digitale Daten sind in grösserer Gefahr

Wie sieht es aber aus, wenn die geschäftsrelevanten Akten nicht verstaubt in Schränken lagern, sondern in einer Datenbank liegen? Dann wird Dornröschen auf einmal aus ihrem Schlaf gerüttelt! Jetzt können Prinzen aus aller Welt «ihre Lippen küssen», oder anders gesagt, qualifizierte Hacker verschaffen sich Zugang zu den geschäftskritischen Daten. Man nennt die Bekannteste dieser Angriffsformen «Ransomware-Attacke».

Aber weshalb sind denn diese Daten auf einmal interessanter als die Waren?

Kennen Sie den Spruch: Daten sind das Gold von Morgen? Marc Cuban sagte dies 2017 und die ehemalige deutsche Bundeskanzlerin war noch schneller: Sie sagte bereits 2015 «Daten sind Rohstoffe des 21. Jahrhunderts». Heute ist es so weit: Daten sind Geld wert. Viel Geld. Nur dass dieses Geld nicht in einem geschützten Tresor liegt, sondern auf zahlreichen Datenbanken in der eigenen Firma oder auch extern. Und das macht die Sache deutlich schwieriger, als einen alten Aktenschrank zu hüten.

Gründe für den Diebstahl von Daten

Weshalb möchte ein Angreifer an Ihre Daten herankommen? Ich zähle einmal die typischsten Gründe auf:

• Er will sie verschlüsseln, um Sie dann zu erpressen (Ransomware Attacke)

• Er will sie ausspähen und dann (an Ihre Konkurrenz) verkaufen Er ist sauer, dass sie ihm gekündigt haben, und will vor seinem Ausscheiden noch ordentlich Schaden anrichten (sogenannte Administratoren-Attacke von innen)

• Er will die Daten sammeln, um einen besseren Überblick über systemkritische Firmen und wirtschaftliche Entwicklungen in einem anderen Land zu bekommen. Typischerweise erfolgen solche Angriffe von Regierungsorganisationen. Sie bleiben bewusst unbemerkt und laufen viele, viele Jahre (Governmental Attack)

• Ein anderes Land möchte Firmen im eigenen Wirtschaftsraum Vorteile verschaffen und späht deshalb nicht nur Daten aus, sondern verändert die Originaldaten gezielt so, dass deren ursprüngliche Besitzer Schaden leidet, ohne herauszufinden, weshalb. Auch diese Angriffe sind kaum zu entdecken und dauern oft Jahre an.

Um diese Angriffe auf unsere Daten so abwehren zu können, dass der Schaden minimiert und die Chance, dass der Angriff auffällt, erhöht wird, müssen neue Sicherheitsmassnahmen eingeführt werden. Von den Sicherheitseigenschaften Vertraulichkeit –Verfügbarkeit – Integrität interessiert uns an dieser Stelle die Letzte am meisten.

Es gilt zu gewährleisten, dass Daten unverändert vorliegen und mögliche Veränderungen

Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein

jederzeit erkennbar sind. Interessanterweise ist dies ein Punkt, der 1:1 in der GeBüV steht. Die GeBüV verlangt nach einem technischen Integritätsschutz sowie einer Protokollierung der Zugriffe (Art. 8 und 9 GeBüV). Ganz anders als im physischen Umfeld, wird diese Vorschrift im digitalen Umfeld auf einmal in vollem Umfang relevant.

Wenn jeder Zugriff auf die Daten unveränderbar dokumentiert wird, kann ich später, wenn mir etwas auffällt, genau rekonstruieren, wer zugegriffen hat und was verändert wurde. Daten, auf die niemand mehr zugreifen soll, können bei einem Zugriff automatisch einen Alarm auslösen, ähnlich, wie wenn jemand des Nachts eine Firmentüre aufbricht.

Ausserdem kann ich nun beweisen, dass ein Konkurrent mit meinen Daten arbeitet, die er sich auf irgendwelchen dubiosen Wegen (beispielsweise via Dark-Net) besorgt hat.

Im digitalen Raum ist es somit essenziell wichtig, dass die Integrität von Daten und jeder erfolgte Zugriff unveränderbar festgestellt werden können. Die GeBüV erhält plötzlich eine fundamentale Bedeutung.

Neue Technologien helfen bei der Umsetzung

Und wie lässt sich das umsetzen? Neue Technologien, wie die Blockchain gekoppelt mit Signatur- und Hashverfahren erlauben es, hier Lösungen zu ermöglichen, die alle Anforderungen der GeBüV erfüllen. Erfreulicherweise sind diese gegenüber alten Technologien sehr viel besser und sogar

kostengünstiger, belasten also das Budget eines KMU kaum. Cloudbasierte Lösungen sind auf dem Markt verfügbar und können sofort eingesetzt werden.

Im Gegenteil spart das KMU bares Geld, da sämtliche Audit-Prozesse vereinfacht werden. Alle Daten liegen jetzt unveränderbar den Auditoren vor, ohne dass die Prüfer physisch in die Firma kommen müssen. Selbst deren eigene Zugriffe werden dokumentiert.

Möchte man diese Zugriffe jeweils eineindeutig einzelnen Personen zuordnen können, nimmt man zusätzlich noch sogenannte eID (elektronische Identitäten) hinzu. Eine Technologie, die bereits Jahrzehnte alt ist und auf sogenannter private-Public-Key Sicherheit beruht.

Gefährliche politische Entwicklung

In jüngster Zeit gab es allerdings einen Vorstoss, die GeBüV für digitale Daten zu entschärfen. Die entsprechende Motion wurde vom Nationalrat gutgeheissen und liegt aktuell gerade beim Ständerat. Wie vorgängig beschrieben, ist die GeBüV für digitale Daten von unermesslicher Bedeutung und die Motion gefährlich, auch wenn sie bislang unter dem «Deckmantel der Vereinfachung» fälschlicherweise auf Zustimmung stiess.

Offenbar haben die Autoren des Gesetzes bereits vor 20 Jahren erkannt, welche Bedeutung der Datenintegrität zukommen würde. Wenn Daten unerkannt manipuliert werden können, sind sämtliche unserer

600‘000 KMU in höchster Gefahr – und damit unser ganzes System. Ein solches Risiko offenen Auges einzugehen wäre nicht nur naiv, es wäre ein unverzeihlicher Fehler. Die Motion darf deshalb so nicht überwiesen werden!

Stattdessen sollten zeitgemässe Lösungen zu dieser gewaltigen Herausforderung gefördert werden. Eine Cyber-Security Police ohne Datenintegrität beim Versicherten sollte es schlicht nicht geben. Eventuell wäre es sogar sinnvoll, ein Mindestpaket eines GeBüV-konformen Datenarchives flächendeckend für KMU staatlich durch Anreize zu fördern, aber ganz sicher nicht zu bremsen.

Fazit:

Wir sind an einem Punkt angekommen, wo wir nicht weiterhin opportunistisch digitalisieren sollten, sondern eine sichere digitale Basis erschaffen müssen, auf welcher wir vertrauenswürdig digital agieren können. Ansonsten wird uns die Digitalisierung «um die Ohren fliegen».

Friedrich Kisters ist Erfinder, Referent und Unternehmer mit zahlreichen Patenten im Bereich Fälschungssicherheit. Für ihn steht der unabhängige Nachweis von Datenintegrität im Zentrum der Digitalisierung. Er ist unter anderem Gründer und CEO der OriginStamp AG in Kreuzlingen, die sich mit Blockchain-basierten Timestamps befasst.

www.originstamp.com

GLOBUS – Savoir vivre

Ganzheitliches Enterprise Content Management für die Magazine zum Globus AG

Die «Magazine zum Globus AG» ist ein Schweizer Detailhandelsunternehmen, das seinen Kunden Premium Produkte für verschiedene Lebensbereiche anbietet. Von Kleidern über Möbel bis hin zu Delikatessen: Globus weiss, wie man das Leben geniesst, ganz nach dem Motto «Savoir vivre». Das Unternehmen gehörte von 1997 bis 2020 zum Migros-Konzern. Im Jahr 2020 wurde es an ein Joint-Venture der österreichischen Signa Holding und der thailändischen Central Group verkauft.

Gesucht: Ein Enterprise Content Management Gesamtanbieter

Nach dem Verkauf von Globus aus dem Migros-Konzern stand das Unternehmen vor der Herausforderung, einen «Carve-out» aus allen IT-Systemen der Migros Gruppe zu vollziehen. Ein «Carve-out » hat zum Ziel, die IT-Anforderungen der ausgegliederten Abteilung, in diesem Fall Globus, völlig unabhängig von den Systemen des ehemaligen Mutterhauses umzusetzen.

So war Globus auf der Suche nach einem Enterprise Content Management (ECM) Gesamtanbieter, um Dokumente zu digitalisieren, von überall her abzurufen, weiter zu verarbeiten und rechtskonform zu archivieren. Ricoh war bereits Partner für Drucker und Multifunktionsprinter und durfte Globus sein ECM-Konzept vorstellen. Das Ricoh Team setzte bei der Erarbeitung des Konzepts auf höchste Integrität, Investitionssicherheit sowie neuste Technologie. Das Konzept überzeugte Globus dank der Berücksichtigung aller Aspekte eines modernen ECM-Ökosystems.

Nun ging es an die Umsetzung. Schlussendlich wurden über 25 Millionen Dokumente aus dem Migros ECM System in das neue DocuWare Archiv migriert. Ebenfalls wurde eine vorgelagerte Datenerfassungslösung installiert, um die Zeit für die Scanning Prozesse drastisch zu reduzieren. Dies wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz erreicht.

Ziel erreicht: Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung

Dank strukturiertem und agilen Projektmanagement konnte die ECM-Gesamtlösung in der vorgegebenen Zeit, innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens sowie zu der geforderten Qualität in den Betrieb überführt werden. Seit der Implementierung des neuen ECM-Konzepts hat sich die Effizienz der Mitarbeitenden im Bereich des Dokumentenmanagements massiv verbessert, insbesondere beim Scanning der Dokumente sowie bei der Ablage und dem Wiederfinden von Informationen. Ausserdem spart Globus dank der Optimierung und Digitalisierung von Prozessen Kosten ein.

Lesen Sie die detaillierte Story unter folgendem Link:

v.l.n.r: Gianni Grotto, Key Account Manager Ricoh Schweiz AG, Giovanni Odoni, Head of IT Business Solutions, Magazine zum Globus AG, Renato Mascheroni, Business Analyst, Magazine zum Globus AG, David Wagner, Senior Solution Consultant, Ricoh Schweiz AG, Daniel Elsener, Head of Digital Services, Ricoh Schweiz AG

So geht modernes Vertragsmanagement

Verträge sind der Kern einer jeden unternehmerischen Tätigkeit. Ob es um Lieferverträge geht, um Dienstleistungsverträge, Kaufverträge oder Arbeitsverträge, jede wie auch immer geartete Geschäftsbeziehung basiert auf einem Vertrag. Die unterschiedlichen Vertragsarten und auch die Vielzahl der Verträge erfordern ein zuverlässiges Vertragsmanagement. Die Digitalisierung kann gerade auch in diesem Bereich sehr nützliche Dienste leisten und bietet viele Vorteile

Graphax AG. Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist die wichtigste Grundlage für Entscheidungen. Die Digitalisierung macht diese so schnell nutzbar wie niemals zuvor in der Geschichte. Nicht umsonst leben wir im Informationszeitalter.

Für das Vertragsmanagement bedeutet dies, dass man alle Informationen zu bestehenden und auch früheren Verträgen in Echtzeit schnell zur Hand hat und diese auch schnell aktualisieren kann. Zudem sind Änderungen und Anpassungen an neue Rahmenbedingungen leicht durchzuführen. Papiermüll durch nicht mehr aktuelle Vordrucke und Formulare entfällt.

Termine zuverlässig im Auge behalten Termine und Vertragslaufzeiten können zu einem Stolperstein mit gravierenden Folgen werden, wenn diese übersehen werden oder ungenutzt verstreichen. Die Erinnerungsfunktionen können hier eine enorme Hilfe sein. Doch auch automatisierte Vertragsverlängerungen und die Einleitung entsprechender Massnahmen, etwa zu Terminen oder bei Gesetzesänderungen zu bestimmten Terminen werden durch ein digitales Vertragsmanagement deutlich vereinfacht. Die Möglichkeiten der verfügbaren Software in diesem Bereich lassen alle vorstellbaren individuellen Einstellungen zu.

Rechtliche Änderungen im Griff

Gesetzesänderungen und juristische Fallstricke sind naturgemäss ein Feld mit vielen möglichen Fehlerquellen. Nicht nur Termine, sondern auch der korrekte Wortlaut einzelner Punkte können über Gültigkeit oder Nichtigkeit eines Vertrags entscheiden. Digitalisierte Systeme arbeiten genau, zuverlässig und

sicher, Eigenschaften, die in juristischen Fra gen über «Sein oder Nicht-Sein» entscheiden können. Die Anpassungen können zudem in Echtzeit an alle relevanten Vertragspartner übermittelt werden, denn die digitale Welt kennt nur die Grenzen, die man selbst zieht oder öffnet.

Dezentraler Datenzugriff

Der Zugriff auf die Daten ist auch aus der Ferne, also dezentral möglich, nicht zuletzt mithilfe moderner Cloud-Lösungen. Das ist gerade in Zeiten, in denen Homeoffice und weltweit vernetzte Strukturen immer mehr an Bedeutung gewinnen, ein wichtiger Faktor. Dabei sind die Sicherheitsmechanismen den Erfordernissen der Materie angepasst. Digitale Zertifikate, Signaturen und mehrfache Authentifizierungen bieten den grösstmöglichen Schutz. Wer Bedenken hat, kann sich vor Augen halten, dass selbst Finanzämter den digitalen Weg nutzen und akzeptieren. Und das ist schon eine Art Ritterschlag für die Zuverlässigkeit digitaler Systeme.

Digitales Vertragsmanagement zusammengefasst

Ein digitales Vertragsmanagement ist weitaus mehr als nur das Speichern von Unterlagen und Vordrucken. Die technischen Möglichkeiten digitalisierter Daten lassen alle denkbaren Verknüpfungen zu. Zahlreiche Softwareentwickler bieten optimierte Software für alle Branchen an.

Zu bedenken ist dabei, dass auch immer mehr Kunden oder potenzielle Mitarbeitende eine entsprechend moderne Art der Prozessabwicklung erwarten. Bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa kann die Erfassung aller relevanten Daten ohne direkten Kontakt oder langes

informiert, der ganze Routinevorgang ist damit eine Sache von Sekunden.

Die Spezialisten von Graphax haben ihre Digitalkompetenz in Hunderten von Projekten bewiesen. Gerade im Schweizer KMUBereich verfügen die Digitalisierungsexperten über einen grossen Erfahrungsschatz, was die geschickte Digitalisierung von komplexen Aufgaben angeht. Sehr gerne demonstrieren Ihnen die Fachleute der Graphax AG intelligent optimierte Arbeitsabläufe auch aus Ihrer Branche.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Graphax AG, mit Hauptsitz in Dietikon bei Zürich und acht Filialen in der Deutsch- und Westschweiz.

Aufgrund des breiten Leistungsspektrums gehört die Firma zu den führenden Anbietern für innovative Technologien in den Bereichen Enterprise Content Management, Printerpark-Bewirtschaftung und für Komplettlösungen für den digitalen sowie papiergebunden Dokumentenworkflow im B2B-Umfeld in der Schweiz.

www.graphax.ch

Buchhaltung digitalisieren?

Geschäftsbücherverordnung anpassen!

Im Jahr 2022 hat die Digitalisierung längst Einzug in unser Leben gehalten. Eine der letzten Bastionen, in der das Analoge dominiert, ist die Buchhaltung – mit vermeidbaren Konsequenzen. Höchste Zeit, dass die Hürden der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) für die digitale Buchführung entfernt werden und KMU das volle digitale Potenzial nutzen können.

Thomas Brändle. Vieles hat sich im Laufe der letzten zehn Jahre verändert: Wir streamen Netflix auf unsere Handys, tauschen Erinnerungen über Instagram aus, arbeiten in Webmeetings mit unseren Kunden zusammen und bearbeiten Word-Dateien in der Cloud.

Bei all diesen technischen Errungenschaften setzen viele Unternehmen beim Empfang und Versand von Rechnungen noch immer auf Papier. Warum werden Daten zwischen Verkäufer und Käufer nicht direkt und digital zwischen den Buchhaltungsprogrammen ausgetauscht?

Klassische Buchführung ist aufwendig

Umfragen und Studien belegen es: Noch immer erhalten KMU 70 bis 80 Prozent der Belege in Papierform. Viele drucken PDFRechnungen aus und lagern meterweise Ordner in ihren Archivräumen. Die Miete des Archivs ist günstig im Vergleich zu den Arbeitskosten, die der Papierkrieg verursacht.

Wie verschwenderisch wir mit der wertvollen Zeit von Mitarbeitenden umgehen und von wie vielen fehleranfälligen Medienbrüchen die Buchführungsarbeit in den meisten KMU gekennzeichnet ist, zeigt folgender Prozess: Der Verkäufer schreibt auf dem Computer eine Rechnung für eine Dienstleistung.

• Die Rechnung druckt er aus, verpackt sie in ein Couvert, klebt eine Briefmarke drauf und bringt sie zur Post.

Die Post transportiert die Rechnung in den Briefkasten des Käufers.

• Der Empfänger leert den Briefkasten, packt die Rechnung aus und bringt diese zur Buchhaltung – sofern sie nicht noch visiert werden muss.

Der Buchhalter tippt die Rechnung ab und verbucht sie.

• Der Buchhalter tippt IBAN, den Rechnungsempfänger und den Betrag im E-Banking ab.

• Ist die Zahlung ausgeführt, ordnet der Buchhalter die Zahlung einem Kreditoren zu und tippt den Betrag erneut ab.

Dabei könnte es doch viel einfacher sein!

Welche Potenziale birgt die digitale Buchführung?

Das Potenzial schöpft ein Unternehmen längst nicht aus, indem es Papierrechnungen beim Posteingang einscannt. Um die Buchhaltung zu revolutionieren, muss der Prozess hinsichtlich der technischen Möglichkeiten radikal optimiert werden.

Daten könnten digital und medienbruchfrei zwischen Buchhaltungsprogrammen ausgetaucht werden. Die Buchführungsarbeit liesse sich vollständig eliminieren. Einzig ein Freigabeprozess durch den Käufer wäre noch notwendig. Alles andere, von der Verbuchung über die Nachführung des Lagers hin zur Zahlungsabwicklung, könnte vollautomatisch erledigt werden.

Schon längst gibt es E-Rechnungsstandards, die sich für eine medienbruchfreie Verarbeitung hervorragend eignen würden. Zum

Beispiel das ZUGFeRD-Format, das viele Vorteile bietet: Diese PDF-Rechnung beinhaltet zusätzlich ein maschinenlesbares XML mit den gesamten Rechnungsinformationen. ZUGFeRD eignet sich für jeden Rechnungsempfänger, egal ob er Rechnungen maschinell oder manuell verarbeitet, egal ob er ein Endkunde oder ein Geschäftskunde ist.

Dennoch haben sich die neuen technischen Möglichkeiten bei KMU bisher nicht durchgesetzt. Um einem Standard zum Durchbruch zu verhelfen, braucht es einen NetzwerkEffekt: Je mehr Unternehmen auf E-Rechnungen setzen, desto grösser der Nutzen für alle, die den Standard verwenden.

Wieso also ist die Buchhaltung noch immer nicht digital, während die meisten anderen Bereiche längst digitalisiert wurden? Es liegt an der Regulierung des Bundes!

Thomas Brändle hat im Herbst 2021 zusammen mit 759 Mitunterzeichnern die Petition «KMU modernisieren – Buchhaltung digitalisieren!» an den Bundesrat eingereicht. Einige Nationalräte haben den Inhalt der Petition aufgenommen und in eine Motion gegossen. Entgegen der empfohlenen Ablehnung seitens des Bundesrats nahm der Nationalrat die Motion im März 2022 einstimmig an. Aktuell liegt die Motion zur Behandlung in der Kommission des Ständerats. Würde sie im Ständerat angenommen, muss sie durch den Bundesrat in der Geschäftsbücherverordnung umgesetzt werden.

Die Geschäftsbücherverordnung ist digitalisierungsfeindlich

Die Archivierung von Buchungsbelegen wird in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt. Artikel 9 der GeBüV bestimmt, dass die Unterlagen auf Papier, Mikrofichen oder unveränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden müssen.

Auf einer Harddisk, einem USB-Stick oder in der Cloud dürfen Buchungsbelege nur dann archiviert werden, wenn sie z. B. mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen sind, ominöse «weitere Vorschriften» eingehalten werden und der gesamte Vorgang in einem Logfile protokolliert wurde.

Der verbreitetste unveränderbare Datenträger ist die CD-ROM. Wer einen ganz alten PC besitzt, hat vielleicht noch das «Glück», mit einem CD-ROM-Laufwerk arbeiten zu können. Die erwartete Haltbarkeit einer CD-ROM beträgt allerdings nur maximal fünf bis zehn Jahre. Die Archivierung wiederum muss über elf Jahre sichergestellt werden.

Am einfachsten ist Papier

Lösungen für digitale Signaturen sind teuer, kompliziert bei der Einrichtung als auch der Anwendung. Sie erfordern IT-Know-how. Deshalb finden sie kaum Verbreitung in den KMU. Welcher Handwerker will sich schon mit digitalen Signaturen beschäftigen?

Deshalb gilt heute: Wer bei Steuerkontrollen auf Nummer sichergehen und mit wenig Zusatzkosten auskommen will, archiviert

seine Buchhaltung weiterhin auf Papier. Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen erübrigen sich damit und der Netzwerk-Effekt führt dazu, dass wir alle beim Papier bleiben.

Ein Test beim Treuhänder lohnt sich! Mit hoher Wahrscheinlichkeit würden Treuhänder empfehlen, die Papiere aufzubewahren. Elektronische Belege nicht GeBüV-konform auf der Harddisk oder in der Cloud zu speichern, wird als Risiko bewertet. Bei Steuerkontrollen oder Revisionen der Sozialversicherungen hat das nicht konforme Unternehmen das Nachsehen. Möglicherweise werden Abzüge aufgerechnet. Das passiert zwar selten, da die Praxis der Steuerbehörden eher locker ist. Kein Treuhänder wird einem Kunden jedoch mit gutem Gewissen empfehlen, sich nicht an Verordnungen zu halten.

Wer wundert sich unter diesen Umständen, dass viele KMU an ihrer Papierbuchhaltung festhalten? Ein digitaler Standard kann sich so nicht durchsetzen. Als Folge geben KMU weiterhin viel Geld dafür aus, längst erfasste digitale Daten erneut vom Papier abzutippen. Es ist an der Zeit, endlich einen Schritt zu tun und die Buchhaltung in die digitale Welt zu transformieren. Die Hürden für die digitale Buchhaltung der Geschäftsbücherverordnung sind viel zu hoch!

Dabei wären die Vorschriften des Obligationenrechts (OR) für ein digitales Archiv völlig ausreichend. Das Obligationenrecht gibt vor, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gemäss

OR957ff erbracht werden kann. Der Beweis, dass ein Beleg nicht verändert wurde, kann z. B. anhand einer Bestellung oder eines Vertrags erfolgen. Im Gegensatz zur Geschäftsbücherverordnung fordert das OR keine technischen Verfahren wie digitale Signaturen.

Keine höheren Hürden für digitale Buchhaltung

Die Geschäftsbücherverordnung schiesst komplett übers Ziel hinaus. Sie sollte digitale Belege nicht länger diskriminieren. Wer Belege digital archivieren will, soll nicht mit höheren Hürden als bei einem Papierarchiv konfrontiert werden. Letztlich könnte ein Beleg auf Papier heute genauso einfach gefälscht werden wie ein digitaler Beleg.

Der Weg in eine digital transformierte Buchhaltung funktioniert nur dann, wenn er genau so einfach zu beschreiten ist wie die analoge Buchhaltung. Deshalb müssen die regulatorischen Hürden endlich gesenkt werden: Digitale Belege sollen auch ohne technische Verfahren auf der Harddisk oder in der Cloud rechtskonform gespeichert werden können!

www.infoniqa.com

Thomas Brändle ist Geschäftsführer der Infoniqa Schweiz AG und Gründer von Run my Accounts.

Danke

Die generelle Einführung der QR-Rechnung in der Schweiz und in Liechtenstein erfolgte wie geplant Anfang Oktober 2022. Ein grosser Dank gilt allen Akteuren in Unternehmen, Verbänden und Behörden, die mit ihrem Engagement massgeblich zum Gelingen des Projekts beigetragen haben. Mit vereinten Kräften haben wir einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft des Zahlungsverkehrs vollzogen. Eine Initiative des Finanzplatzes Schweiz

Der Berg hat eine Maus geboren...

Das revidierte Datenschutzgesetz und notwendige Massnahmen

Neue Gesetze elektrisieren regelmässig ganze Branchen. Manche wittern darin das grosse Geschäft, manchen beschert es schlaflose Nächte. Das dürfte auch beim revidierten Datenschutzgesetz (DSG) und der neuen Verordnung (DSV), welche beide am 1. September 2023 in Kraft treten werden, nicht anders sein.

Marc Fischer. Alte Hasen und Häsinnen wissen jedoch, dass Bundesrat und Parlament der Wirtschaft nur ungern in die gut aufgestellte Parade fahren. So auch bei dieser Revision des Datenschutzrechts. Pflichtbewusste Compliance- und IT-Verantwortliche können somit erst mal durchatmen – das revidierte DSG zwingt sie kaum zu grösseren Anpassungen.

Bundesrat und Parlament standen unter Druck, das seit der Einführung im Jahr 1992 nur marginal geänderte Gesetz den veränderten Verhältnissen in der IT-Welt (Cloud Computing, Big Data, Social Media etc.) anzupassen. Unter Druck waren sie auch, da seit Mai 2018 bekanntlich die EU-Regelung DSGVO (u.U. auch für Schweizer Unternehmen) anwendbar ist und ohne Angleichung des Schweizer Rechts drohte, dass die EUKommission der Schweiz den sog. «Angemessenheitsbeschluss» versagt hätte. Der reibungslose Austausch von personenbezogenen Daten von und in unsere Nachbarländer wäre ohne diese Anerkennung vermutlich recht umständlich geworden.

Kaum Anpassungen nötig

Grundsätzlich gelten die bisherigen datenschutzrechtliche Prinzipien und Regeln weiter. Wie bisher wird nur in Ausnahmefällen eine ausdrückliche Einwilligung oder ein Rechtfertigungsgrund für die Bearbeitung verlangt. Wohlüberlegte Datenschutzerklärungen müssen somit kaum angepasst werden. Das revDSG unterscheidet sich hier pragmatisch von der EU-DSGVO, welche für jede Klingelbeschriftung die Nennung einer Rechtsgrundlage benötigt (wäre hier Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO).

In der Praxis stellt sich jeweils die Frage, ob der geplante oder der zu prüfende Datenprozess den datenschutzrechtlichen Prinzipien entspricht. Die bisherigen Grundsätze (u. a. Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Erkennbarkeit) wurden auch mit dem revDSG nicht ausgedehnt. Allerdings enthält Art. 6 revDSG nun die klare Anweisung, dass

personenbezogene Daten vernichtet oder anonymisiert werden müssen, wenn sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Letzteres setzt voraus, dass der Datenbearbeiter seine Daten und deren Zweck «kennt».

In vielen gut geführten Unternehmen dürfte das seit Jahrzehnten «courant normal» sein.

Um den zahlreichen Schweizer KMU das Leben nicht zu erschweren, verlangt das revDSG ein Bearbeitungsverzeichnis jedoch nur für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, ausser das KMU bearbeitet besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder es führt Profiling mit einem grossen Risiko für die betroffenen Personen durch (Art. 24 DSV). Wer solche Verzeichnisse für die Konformität mit der DSGVO bereits erstellte, hat seine Hausaufgaben schon gemacht.

Aktualität der eigenen Massnahmen überprüfen

In vielen Unternehmen dürfte eine vernünftige Risikoanalyse längst Standard sein. Nicht nur bezüglich der Geschäftsorganisation, sondern auch bezüglich der datenschutzrechtlichen Risiken, welche ein allfälliger Incident für die betroffenen Personen hätte. Schon im «alten» (und noch gültigen) DSG gab es die Pflicht (Art. 7 DSG), die Daten durch «angemessene technische und organisatorische Massnahmen» zu schützen. Das revDSG verlangt nun ausdrücklich – bereits ab der Planung – dass die Systeme einen angemessenen Schutz ermöglichen und insbesondere den vorerwähnten datenschutzrechtlichen Prinzipien entsprechen. Die DSV gibt dazu detailliert Hinweise (Art. 3 ff. DSV), welche technischen und organisatorischen Massnahmen («TOM») wahrgenommen werden müssen, inklusive Protokollierung und Bearbeitungsreglement. Es kann also nicht schaden, die Aktualität der eigenen Massnahmen regelmässig zu überprüfen.

In einer vielerorts «cloudifizierten» IT-Welt – die Bearbeitung der Daten wird einem

«Auftragsbearbeiter» übertragen (z. B. SaaS) – muss auch dieser die Datensicherheit sicherstellen (Art. 8 revDSG). Der Verantwortliche bleibt jedoch in der Pflicht, sich über die Datensicherheits-Massnahmen des Cloudanbieters zu vergewissern. Bei den grossen Anbietern wie AWS, Microsoft, Google & Co. dürfte dieses Erfordernis leicht durch Vorlage einer entsprechenden Zertifizierung (ISO 27001) zu erfüllen sein. Aber auch ohne eine solche ressourcenaufwändige Zertifizierung gelingt der glaubhafte Nachweis leicht durch Vorlage des ISMS (Information Security Management System).

Strafen nur bei groben Verstössen

Und schliesslich die Strafbestimmungen. Die Strafandrohung von maximal CHF 250'000 scheinen gegenüber den Androhungen der DSGVO oder den kürzlich gegen Google ausgesprochenen 392 Millionen USD marginal. In der Praxis dürften maximale Bussen kaum verfügt werden. Und auch nur dann, wenn sich die verpflichtete Person vorsätzlich und wiederholt den datenschutzrechtlichen Regeln grob widersetzt oder den Anordnungen des EDÖB nicht Folge leistet.

Nach den vorgehenden Ausführungen zeigt sich, dass das revDSG zu keiner «Aktionitis» führen wird. Wer «Datenschutz» seit jeher als eine zentrale Aufgabe zur Vertrauensbildung (Mitarbeitende, Kunden, Dritte) betrachtet und entsprechende Schritte unternommen hat, muss keine schlaflosen Nächte befürchten.

RA lic.iur. Marc Fischer ist Rechtsanwalt und begleitet seine Kundschaft in allen Fragen der Digitalen Transformation. Er verfügt über langjährige Erfahrungen als prozessierender und beratender Anwalt, zudem ist er Lehrbeauftragter an mehreren Hochschulen www.filaw.ch

Das Potenzial beim Dokumentenmanagement gilt es zu nutzen

Auch in der digitalen Arbeitswelt fallen zahlreiche geschäftliche Unterlagen an. In vielen Unternehmen werden diese aber noch immer ausgedruckt, gelocht und in Ordnern oder Schachteln im Archiv versenkt. Wenn man dann einmal tatsächlich eine Information braucht, geht die grosse Suche los. Mit einem geschickten DMS oder ECM-System werden Sie nicht nur die Papierberge los – Informationen sind sofort und von überall abrufbar. Effizientes Arbeiten geht so beinahe wie von selbst.

Alain Zanolari. Die Entwicklung bei den Business-Software-Lösungen in den letzten Jahren ist eindrücklich. Doch es ist verrückt: Gerade, weil auch die neuen DMS/ECM-Systeme so ausgefeilt und teilweise «intelligent» sind, sind diese vielen Unternehmerinnen und Unternehmern etwas suspekt. Klappt das mit dem Scannen der Inhalte wirklich? Wie stelle ich sicher, dass alles abgelegt ist? Und finde ich auch wirklich alle benötigten Informationen? Was machen wir, wenn das System mal nicht verfügbar ist? Wie steht es um den Datenschutz, die Sicherheit und die Beweiskraft von digitalen Dokumenten?

Der Zweifel gibt es viele. Und so greifen manche noch immer zu den Bundesordnern sowie Registern und legen die Unterlagen auf Papier ausgedruckt hübsch alphabetisch und je nach System nach Monat, Abteilung, Geschäftsbereich oder Mitarbeitenden in einem Raum im Keller ab.

Denn sicher ist ja bekanntlich sicher und man weiss ja nie…

Doch Hand aufs Herz, diese Arbeit können Sie sich und Ihren Mitarbeitenden ersparen. Die dafür aufzuwendende Zeit kann bestimmt gewinnbringender eingesetzt werden. Zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte oder die Betreuung der wertvollen Kundschaft.

Dass die Archivierung nicht nur mühsame Pflicht ist, sondern dank DMS/ECM sogar zur Effizienzsteigerung und damit Kostenreduzierung beitragen kann, ist vielen Verantwortlichen gar nicht bewusst. Denn mit einem modernen DMS können Sie alle strukturierten und mit einem ECM auch viele der unstrukturierten Daten clever verarbeiten, archivieren und die Informationen bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen. Diese Daten stehen

dann den diversen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung, sei es dem Einkauf, dem Marketing oder der Verkaufsabteilung.

Zudem helfen Ihnen moderne DMS/ECMSysteme bei der täglichen Arbeit, automatisieren dank individueller Workflows immergleiche Arbeitsschritte und entlasten auf diese Weise die Mitarbeitenden. Viele eher monotone Arbeiten bei der Erstellung der diversen Dokumente übernimmt das System vollautomatisch, es wird wertvolle (und teure) Arbeitskraft frei für wichtigere Aufgaben –und auch die Fehlerquote sinkt.

Hardware und Software gehen Hand in Hand

Die Software ist dabei nicht allein, die Hardware spielt ihr seit einigen Jahren immer intelligenter in die Hände. So zum Beispiel die modernen Drucker bzw. Multifunktionsgeräte, welche eben viel mehr können als kopieren, scannen und ausdrucken.

Sie können zum Beispiel eingehende Post scannen, den Inhalt analysieren und das Dokument automatisch direkt den zuständigen Personen per Mail zustellen. Keine Mäppchen werden mehr in die Abteilungen weitergereicht, kein Papier liegt mehr unnötig auf den Schreibtischen rum. Den Platz können Ihre Mitarbeitenden bestimmt auch sinnvoller nutzen.

Die Hardware, das DMS/ECM-System und das ERP sind eng verbunden, Daten werden ohne Hindernisse ausgetauscht und sind jederzeit für alle verfügbar, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Die Sicherheit dieser Systeme ist gewährleistet, dem Datenschutz wird selbstverständlich ebenfalls Rechnung getragen und rechtlich ist ebenfalls alles im grünen Bereich. Die revisionssichere

Ablage ist auch digital problemlos möglich, es bedarf in den meisten Fällen keiner ausgedruckten Papiere mehr.

Wagen auch Sie den Schritt

Was es aber braucht, ist den Mut, diesen Schritt in die Digitalisierung zu wagen. Denn wer Briefe einscannt und als PDF ablegt, hat noch nicht digitalisiert. Erst wenn die Inhalte der Schriftstücke zentral gespeichert, von allen Berechtigten schnell gefunden und die Informationen gewinnbringend genutzt werden können, kann von «Dokumentenmanagement» gesprochen werden.

Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECMSystemen und dazu passender Hardware wie Druckern oder Scannern bzw. Multifunktionsgeräten. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen.

Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem DokumentenManagement, das diesen Namen auch verdient.

topsoft Marktübersicht DMS/ECM

Alain Zanolari ist Redaktor beim PUBLISHER und dem topsoft Fachmagazin

ACTIWARE Schweiz GmbH

Richtistrasse 7 8307 Wallisellen T +41 44 533 56 70 www.actiware.ch info@actiware.ch

Als Experte für Enterprise Content Management (ECM) unterstützen wir Sie im Digitalisierungsprozess Ihres Unternehmens – schnell, einfach und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten. Profitieren Sie von der Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse, ganzheitlichem Informationsmanagement, nahtloser ECM-Integration in Ihre IT-Landschaft und vorgefertigten Business-Apps. Unsere Produkte steigern den Nutzungsgrad von ERP-Systemen und Fachanwendungen erheblich.

Nehmen Sie Ihr ECM-System «out of the box» in Betrieb und ergänzen Sie genauso einfach vorgefertigte Business-Apps – z.B. auch in Verbindung mit Ihrem ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 BC, SAP S/4HANA, SAP Business One (über 80 verschiedene Systeme angebunden).

Wir verfügen über eine langjährige Erfahrung bei der Digitalisierung von KMUs und konzerngebundenen Kunden aus Industrie, Handel und Dienstleistung. Dabei verantworten wir Projekte mit Installationsgrössen von zehn bis zu mehreren tausend Anwendern.

Produkte / Kernkompetenzen Invoice-Management mit automatisierter Belegerkennung Vertrags-Management ganzheitliches Informationsmanagement

ELO ECM Suite

ELO BLP / AWELOS ELO BC / CONNECT ECM, BI, BPM und Portale

Kontaktpersonen

Heiko Schaffner Florian Leiprecht

Spezialist für digitale, dokumentengestützte Prozesse

adeon ag

Brügglistrasse 2 8852 Altendorf T +41 55 451 52 52 www.adeon.ch info@adeon.ch

Als verlässlicher Partner auf dem Weg durch die digitale Transformation vertreibt und integriert die adeon ag seit 2003 erfolgreich innovative Softwarelösungen für Enterprise Content Management (ECM), Dokumentenmanagement (DMS), elektronische Archivierung und Business Process Management (BPM).

Die Lösungen von adeon basieren unter anderem auf der ECM-Software der d.velop AG. adeon vertritt den deutschen Softwarehersteller als Managing Distributor in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.

Die adeon ag betreut über 280 Kunden aus allen Branchen und beschäftigt 50 Mitarbeitende am Hauptsitz in Altendorf (SZ) sowie an den Niederlassungen Bern und Vaduz (FL)

Produkte / Kernkompetenzen d.velop documents

Xpert.APF - Rechnungsverarbeitung

Prozesse digitalisieren/automatisieren

Abbildung digitaler Akten/Dossiers Eingangsrechnungsverarbeitung Posteingangsverarbeitung E-Mail Management Vertragsmanagement Managed Services u.v.m.

Kontaktperson Simeon Zimmermann

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH Platz 4 Co-Working 6039 Root D4 T +41 41 455 26 66

www.amagno.ch jan-hauke.reents@isaac.ch

Die isaac Schweiz GmbH wurde im Dezember 2015 als Lösungsanbieter und Beratungshaus im Bereich Dokumentmanagement (DM) und Enterprise Content Management (ECM) gegründet. Die Mitarbeiter und Gründer können eine lange Historie erfolgreich umgesetzter Projekte in diesen Bereichen, wie auch in der Entwicklung von geschäftskritischen integrierten Systemlösungen, vorweisen. Die isaac Schweiz GmbH ist dabei, in der Schweiz ein Händlernetz aufzubauen und sucht auch aktiv nach kompetenten Partnern.

Mission: Wir tragen zum Unternehmenserfolg unserer Kunden bei, indem wir mit Technologie und Know-how die geschäftliche Korrespondenz und somit ihre IT-Prozesse erleichtern. Ausserdem wollen wir ihnen bei der Wahl der Technologie beratend zur Seite stehen.

Vision: Wir haben uns zum Ziel gesetzt, als kompetenter Anbieter von Systemlösungen und Beratungsdienstleistungen im Umfeld der vorgangsgesteuerten Dokumentverarbeitung (Microsoft Business Plattform) ein wichtiger Marktteilnehmer zu werden.

Janitor DMS verfolgt ein neuartiges Konzept der Organisation von Dokumenten – einfach, effizient, intelligent, fair. Klassifikation, Inhaltsanalyse, Signaturen, Office Integration, intuitive Frage-Antwort Logik uvm. steigern Effizienz, Ordnung und Komfort in der Teamarbeit. Unser innovatives Regelwerk setzt Anforderungen der Firma zuverlässig um und speichert Dokumente auf der regulären Verzeichnisstruktur. Damit bleiben unsere Kunden unabhängig.

Janitor Trust ist unsere Digitalisierungslösung für Treuhänder und KMUs Rechnungen werden digital oder physisch eingereicht. Der Kreditor wird identifiziert, die Zahlungsangaben ausgelesen, verarbeitet und in die Buchhaltung (z.B. Mentor, Topal, ...) exportiert. Nach der revisionssicheren Archivierung stehen die Originalbelege digital zur Verfügung. Janitor Office erstellt Businessdokumente, Offerten, Rechnungen etc. und verwaltet Adressen für KMUs.

Produkte / Kernkompetenzen AMAGNO Dokumentenmanagement DMS –Enterprise Content Management ECM

Kontaktperson Jan-Hauke Reents

Produkte / Kernkompetenzen

Janitor DMS

Janitor Trust (Treuhand und KMU)

Janitor Office (KMU)

Moblin Industrie-Prozesse

DZAcase Unfall-Management DZAaddin Office-Addins

Struktur & Suchzeit Analyse www.dms-check.ch

Kontaktpersonen Reto & Jürg Zgraggen

ELO Digital Office CH AG

Industriestrasse 50b 8304 Wallisellen T +41 43 544 39 00 www.elo.com info@elo.com

There can only be one – so einfach kann Digitalisierung gehen!

Mit unserer leistungsstarken Software für Enterprise-Content-Management (ECM) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen im Handumdrehen. Die ELO ECM Suite ist das Herzstück des ELO Portfolios und damit auch die Basis Ihrer Digitalisierung: Sie automatisiert Ihre Geschäftsprozesse, verschafft Ihnen Zeit und revolutioniert die Zusammenarbeit.

Vorbei sind die Zeiten papierbasierter Vorgänge, Ortsgebundenheit und ressourcenbindender Absprachen. Egal ob KMU, Konzern oder öffentliche Verwaltung: Die ELO Lösungen kennen keine Grenzen, kommen in allen Branchen zum Einsatz und passen sich stets an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Mit diesen intelligenten und leistungsfähigen Lösungen schaffen wir echte Mehrwerte. ELO steigert die Qualität, senkt die Kosten und spart Zeit. Wir können dabei auf zwei Jahrzehnte Erfahrung mit digitalen Geschäftsprozesslösungen zurückgreifen.

Produkte / Kernkompetenzen

- ELO ECM Suite

- Rechnungsmanagement - Vertragsmanagement - Digitaler Posteingang - Digitale Personalakte - Bewerbermanagement - Weiterbildungsmanagement - Besuchermanagement - Wissensmanagement - Meetingmanagement - E-Akte

Kontaktperson

Samuel Schweizer

Als Gesamtlösungsanbieter für Informations- und Output-Management unterstützen wir Sie mit fachlicher und branchenspezifischer Expertise bei der gesamten digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Von der strategischen Planung bis zur operativen Implementierung garantieren wir ein durchgehend exzellentes Qualitäts- und Serviceniveau

Produkte / Kernkompetenzen

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Enterprise Content Management (ECM)

Faigle

Thurgauerstrasse 76 8050 Zürich T +41 44 308 43 43 www.faigle.ch info@faigle.ch

Als integrativer Lösungsanbieter richten wir unser Angebot konsequent auf die Kundenbedürfnisse und Markttrends aus. Wir begleiten unsere Kund:innen mit einem nachhaltigen Beratungsansatz und zielgerichteten Lösungen auf dem Weg der digitalen Transformation und schaffen damit für Unternehmen das Fundament für ein effizientes und effektives Informationsund Output-Management.

Die Zufriedenheit unserer Kunden basiert auf kompetenten Mitarbeitenden und hochwertigen Produkten, die wir bei Bedarf zu ganzheitlichen SorglosPaketen schnüren und mit individuellen Dienstleistungen veredeln.

Information Management (IM) Managed Print Solutions (MPS) Production Printing (PP)

Kontaktperson Armin Bäbler

Graphax AG

Wir vereinfachen Ihre Arbeitswelt. Riedstrasse 10 8953 Dietikon T +41 58 551 11 11 www.graphax.ch marketing@graphax.ch

Um in den nächsten Jahren weiterhin erfolgreich am Markt bestehen zu können, müssen viele Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse überdenken. Es gilt, Arbeitsabläufe zu optimieren, zu beschleunigen und die Kosten zu reduzieren.

Moderne Workflows arbeiten dank der digitalen Möglichkeiten mittlerweile sehr effizient. Das Digitalisieren von physischen Dokumenten und die Extraktion der Daten und deren Verwaltung kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung darstellen.

Graphax AG hilft Ihnen bei der Umsetzung. Das Verwalten von Informationen ist so individuell wie Ihre Unternehmung. Wir vereinfachen Ihr Tagesgeschäft mithilfe intelligenter Prozessoptimierung der Arbeitsabläufe. Als eines der führenden Digitalisierungsunternehmen in der Schweiz sind wir in der Lage, innovative, zuverlässige, kostenoptimierte und individuelle Lösungen für jede Anforderung anzubieten.

Produkte / Kernkompetenzen Enterprise Content Management Dokumenten-Management Information Management Managed Print Services Professional Printing

Kontaktperson Sonja Nobs

Hyland Switzerland Sarl. Gewerbestrasse 6 6330 Cham T + 41 41 729 63 74 www.hyland.com/de daniel.izsak@hyland.com

Mit mehr als 4.000 Mitarbeitern stellt Hyland seit 30 Jahren – davon die letzten 12 als «Leader» im Gartner Magic Quadrant für ECM-Software –Inhalte intelligent im Kontext dar, indem Daten uns Systeme im gesamten Unternehmen miteinander verbunden werden.

Hyland bietet Unternehmen ECM- und DMS-Lösungen der nächsten Generation bereits heute. Bestmögliche Individualisierung garantiert Hyland mit dem diversifizierten Portfolio von gleich drei marktführenden Produkten: Onbase, Alfresco und Nuxeo.

OnBase zentralisiert wichtige Geschäftsinhalte, -prozesse und -vorgänge an einem sicheren Ort und stellt Ihnen relevante Informationen dann zur Verfügung, wenn Sie sie brauchen.

Alfresco bietet offene, Cloud-native Content-Management-Lösungen, mit denen Sie die wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens verbinden, verwalten und schützen können.

• Nuxeo ermöglicht es Unternehmen, hochskalierbare Asset-ManagementLösungen zu entwickeln.

Produkte / Kernkompetenzen

OnBase – ECM Platform

Alfresco – Digital Business Platform

Nuxeo – DAM Platform

Kontaktperson

Daniel Izsak

Kendox AG

Bahnhof-Strasse 7 9463 Oberriet T +41 71 552 34 00 www.kendox.com info@kendox.com

Kendox ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und für die Automatisierung von Prozessen in Büro und Verwaltung. Der Lösungsanbieter mit langjähriger Erfahrung und eigener Technologie, ist spezialisiert auf Kunden in Industrie und Produktion, Handel und E-Commerce, Dienstleistungen und Logistik sowie öffentliche Einrichtungen, Schulen und Universitäten.

Die Softwarelösungen der Kendox erfüllen die aktuellen Anforderungen an Technologie, Sicherheit und DSGVO Konformität. Beim Betrieb in der Cloud stellen sich vor allem die Vorteile der Kendox Lösungen heraus. Kendox betreibt eigene virtuelle Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Die Dokumenten- und Prozessautomatisierungslösungen der Kendox sind mit Microsoft 365, mit führenden Cloud ERPs und vielen anderen Fachanwendungen integriert. Dank der Zusammenarbeit mit ergänzenden Lösungsanbietern und IT-Systempartnern kann die Kendox Softwareplattform in vielen verschiedenen Einsatzszenarien angewandt werden.

Individuelle Software für Unternehmen

Löwenfels Partner AG

Maihofstrasse 1 6004 Luzern T +41 41 418 44 00 www.loewenfels.ch info@loewenfels.ch

Seit über 30 Jahren vereinfachen wir mit massgeschneiderten Softwarelösungen und automatisierten Prozessen die Arbeitsabläufe von Schweizer Unternehmen und Behörden. Im Mittelpunkt stehen dabei die Kundenbedürfnisse. Wir reden nicht nur von Digitalisierung – wir bringen sie bei unseren Kunden auf das nächste Level. Denn unser Ziel ist es, Arbeitsabläufe in komplexen regulatorischen Umgebungen zu vereinfachen und somit zur Effizienzsteigerung zu verhelfen. Deshalb fängt eine gute Software mit Zuhören an. Nur so entwickeln wir Lösungen, die den Herausforderungen der Zeit standhalten und die Kundenbedürfnisse erfüllen – egal, ob es um die Digitalisierung von Dokumenten, die Optimierung und Automatisierung von Prozessen oder die Modernisierung von Unternehmenssoftware geht.

Ganz nach dem Motto: «Swiss Software Built to Last». Wir zünden den Turbo für die Digitalisierung unserer Kunden!

Produkte / Kernkompetenzen

Kendox InfoShare

Kendox InfoShare Invoice Approval Purchase-to-Pay basierend auf Kendox InfoShare

Kendox InfoShare Digitale Personalakte

Kendox InfoShare Cloud Archive Service

Kendox InfoShare für Microsoft 365 Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign

Kontaktperson

Manfred Terzer

Produkte / Kernkompetenzen

Unsere Software-Lösungen: Software Beratung Software Projekte Software Integration Software Pflege

Unsere ECM-Lösungen: Löwenfels Vertragsmanagement Löwenfels Mailroom Löwenfels Invoice Löwenfels eDossier

Kontaktperson

Oliver Meyer

PROXESS GmbH

Niederlassung Schweiz Erlengasse 3 8240 Thayngen T +41 52 670 13 62 www.proxess.de info@proxess.de

Dokumentenprozesse von morgen gestalten Seit 1991 entwickelt PROXESS leistungsfähige und bezahlbare Dokumentenmanagementlösungen für den Mittelstand. Die PROXESS GmbH ist 2019 durch einen Zusammenschluss der beiden Unternehmen HABEL und Akzentum entstanden.

PROXESS-Standorte gibt es im schwäbischen Rietheim-Weilheim, Leipzig, Rengsdorf (Westerwald), Berlin und im schweizerischen Thayngen. Mit 100 Mitarbeitern entwickeln und implementieren wir massgeschneiderte Lösungen für Dokumentenmanagement, automatische Eingangsrechnungsverarbeitung, Workflow, E-Mail-Archivierung sowie digitalem Vertrags-und Personalmanagement.

Mit unseren Lösungen steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation mit dem Pionier für digitale Dokumentenprozesse.

Produkte / Kernkompetenzen

PROXESS DMS –Digitales rechtskonformes Archiv HABEL DMS –Digitales rechtskonformes Archiv Automatische Belegerkennung und -verarbeitung Eingangsrechnungsworkflow Digitale Workflowlösungen Digitales Vertragsmanagement Digitales Personalmanagement E-Mailarchivierung Integration in Drittsysteme Kontaktperson Donato Melillo

Als Ricoh Schweiz AG sind wir der «One-Stop-Provider» für die digitale Transformation und bieten Lösungen und Dienstleistungen in den Bereichen Cloud & Infrastructure Services, Cybersecurity, Digital Workspace, Digital Experience sowie Business Process Management.

Ricoh Schweiz AG

Hertistrasse 2 8304 Wallisellen T +41 844 360 360 www.ricoh.ch marketing@ricoh.ch

Wir entwickeln laufend innovative Technologien und Services, um unseren Kunden ein intelligenteres Arbeiten zu ermöglichen. Wir sind als Ricoh Schweiz AG lokal verankert und bieten gleichzeitig die Vorteile unseres internationalen Netzwerks.

Zur Ricoh Gruppe gehört auch DocuWare, ein führendes Unternehmen im Bereich Enterprise Content Management (ECM). Mit der DocuWare Plattform werden Geschäftsinformationen sicher erfasst, schnell verarbeitet und können gezielt genutzt werden. DocuWare sorgt dafür, dass Teams flüssig und produktiv arbeiten, automatisiert Dokumenten-Workflows in beliebigen Unternehmensbereichen und schützt Daten und Dokumente durch sichere, zentrale Archivierung (gemäss GeBüV).

Produkte / Kernkompetenzen DocuWare Axon Ivy DocProStar(R) MaxFlow für SAP

Kontaktperson Daniel Elsener

Marktübersicht DMS/ECM-Software

Quelle: www.topsoft.ch/search

Produkt

Anbieter

DokumentenArchivierung Digitaler Posteingang Automatische Rechnungsverarbeitung

Archivierung gem. gesetzlichen Vorgaben Versionsmanagement Live-Editing Import & Export mit Formatkonvertierung Digitale Signatur Scannen der eingegangenen Post Daten autom. extrahieren und klassifizieren Einsatz von ML zur Dokumentenerkennung Unterstützt digitalen Prozesses (GeBüV) Scanning via App Erfassen der Rechnung (E-Mail oder Papier) Einsatz von ML zur Rechnungserkennung Autom. Kontierung, Kostenart und Stelle Automatische Belegverarbeitung Controlling, Freigabe Digitale Workflows DSGVO konform GeBüV konform

Swiss2x.org AG x x x x x x x x abas ERP MAIT Swiss GmbH x x x x x x x AbaScan Customize AG x x x x x x x x x x ABF iGEKO ABF Informatik AG x x x x x x x x x x x x x x x x advanter® Günther Business Solutions GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x x agorum® - make progress, not work agorum® by NOVISTA GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x agorum® core - Rechnungseingangsverarbeitung agorum® by NOVISTA GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x

2x.AbaNinja

AMAGNO Dokumentenmanagement DMS isaac Schweiz GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x x

AMAGNO Dokumentenmanagement DMS andeer.net ag x x x x x x x x x x x x x x x x x x apmsystem2 apm consulting (schweiz) ag x x x x x x x x x x x x Automatische RechnungsverarbeitungDaten Capturing Staub. Scanning | Archivierung GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x x Basware P2P Suite Arcplace AG x x x x x x x x x x x x x bitfarm-Archive Dokumentenmanagement DMS KMU Business Technologie Netzwerk x x x x x x x x x x x x x x x x x Briefpost digital empfangenDigitaler Posteingang - Mailroom

Staub. Scanning | Archivierung GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x x centraQuest DMS ecm4you x x x x x colibrief bmc consulting AG x x x x x x x x x x x x x x x x x x Comarch ECM Comarch Swiss AG x x x x d.3ecm SORECO AG x x x x x x x x x x x x x x x x x d.velop documents adeon ag x x x x x x x x x x x x x x x x x x docuvita docuvita Schweiz GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x DocuWare KS Solutions GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x DocuWare KYOCERA Document Solutions x x x x x x x x x x x x x x x x x DocuWare Ricoh Schweiz AG x x x x x x x x x x x x x x

Dokumentenmanagementsystem (DMS) Faigle x x x x x x x x x x x x x x x Doqio DMS - Dokumentenverwaltung / Archivierung für SelectLine

Gadola Information Systems GmbH x x x x eDossier

Löwenfels Partner AG x x x x x x x x x x Elektronische Rechnungsverarbeitung

ELO Contract - Vertragsmanagement

ELO ECM Suite

ELO ECM Suite

ELO HR Personnel File - Personaldossier

ELO HR Recruiting - Bewerbermanagement

ELO Invoice - Rechnungsverarbeitung

ELO Visitor - Besuchermanagement

Löwenfels Partner AG x x x x x x x x x x x x x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x x x x x x

Actiware Schweiz GmbH x x x x x x x x x x x x x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x x x x x x x x x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x x x x x x x x x x x x x x

ELO Digital Office CH AG x x x x x x x

Marktübersicht DMS/ECM-Software

Quelle: www.topsoft.ch/search

evidence case manager

FIVE Webflow

Anbieter

DokumentenArchivierung Digitaler Posteingang Automatische Rechnungsverarbeitung

Archivierung gem. gesetzlichen Vorgaben Versionsmanagement Live-Editing Import & Export mit Formatkonvertierung Digitale Signatur Scannen der eingegangenen Post Daten autom. extrahieren und klassifizieren Einsatz von ML zur Dokumentenerkennung Unterstützt digitalen Prozesses (GeBüV) Scanning via App Erfassen der Rechnung (E-Mail oder Papier) Einsatz von ML zur Rechnungserkennung Autom. Kontierung, Kostenart und Stelle Automatische Belegverarbeitung Controlling, Freigabe Digitale Workflows DSGVO konform GeBüV konform

Faigle x x x x x x x x x x x x x x x

Glaux Soft AG x x x x x

FIVE Informatik AG x x x x x x x x x x x x x x x x

PROXESS GmbH Schweiz x x x x iFAS X5 iFAS ERP AG x x x x x

HABEL DMS

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Produkt

Enterprise Content Management (ECM)

Cyberangriffe können nicht mehr ignoriert werden

Hiobsbotschaften: Ein Viertel der Schweizer KMU wurde bereits Opfer eines schweren Cyberangriffs und knapp 13‘000 Unternehmen erlitten finanzielle Schäden! Jeder zehnte Angriff führt zum Reputationsschaden oder zum Verlust von Kundendaten. Warum haben nur wenige Unternehmen ein Sicherheitskonzept zur Krisenbewältigung? Nur zwei Drittel der Unternehmen führen regelmässig Mitarbeiter-Schulungen durch oder verfügen über ein Notfallkonzept.

Monika Wehr. Cyber- und Datenschutz-Risiken sind digitale Gefahren und werden aufgrund der zunehmenden Digitalisierung, dem Internet, IoT, den neuen Technologien, der Vernetzung von Geräten und Applikationen übers WLAN und der Softwareorientierung von Steuerungssystemen unterschätzt.

Wenige sind sich der digitalen Gefahren bewusst

Die Erkenntnis, dass digitale Gefahren real sind und die Wahrnehmung derselben sind erste, aber wesentliche Schritte zur Sicherheit. Das mangelnde Bewusstsein, dass auch das eigene Unternehmen Angriff einer Cyberattacke werden kann, wird von der Hälfte der Menschen verdrängt; nur 47 % der befragten CEO sind über sicherheitsrelevante Themen informiert. Cyberkriminelle finden im IoT durch die zahlreichen Schnittstellen immer neue Angriffspunkte. Viele Verantwortliche sind sich dieser Gefahr nicht bewusst.

Das folgende Beispiel eines Industrieunternehmens verdeutlicht, welche Gefahren die Digitalisierung mit sich bringen kann:

Nachdem ein lokaler Kontrollraum des Unternehmens ausgefallen war, stand schnell fest: Die Rechner waren mit einer Ransomware infiziert, obwohl die PCs des lokalen Kontrollraums nicht mit dem Internet verbunden waren. Alle PCs wurden neu aufgesetzt. Doch nur wenige Tage später trat das Problem erneut auf, die Geräte waren wieder infiziert. Nach langer Suche konnten die Verantwortlichen das Einfallstor der Schadsoftware schliesslich finden.

IT-Schwachstelle Kaffeemaschine

Auslöser der Vorfälle war tatsächlich die neue «smarte» Kaffeemaschine*. Das Modell

ist mit dem Internet verbunden und kann Nachbestellungen selbstständig auslösen. Anstatt nur mit einem isolierten Wi-Fi-Netzwerk verbunden zu sein, war das Gerät auch mit demjenigen des Kontrollraums verbunden. So konnten Hacker die Schadsoftware einschleusen.

Doch was können IT-Verantwortliche tun, um die Infrastrukturen ihres Unternehmens optimal zu schützen?

• Für den Schutz der Endgeräte braucht es eine Sicherheitssoftware, die Endpoint Security. In Unternehmen gehört sie bei den meisten digitalen Geräten bereits zum Standard. Diese sollte mindestens ein Anti-Malware-Programm, eine PersonalFirewall aber auch eine Intrusion Prevention-Software umfassen.

• Die Netzwerksegmentierung ist ein zusätzlicher Baustein im IT-Sicherheitskonzept: Das Unternehmensnetz wird in einzelne Bereiche unterteilt, die nicht oder nur noch bedingt miteinander verknüpft sind. Der Vorteil: jeder einzelne Bereich kann überwacht und verwaltet werden. Bei einer Infektion ist dann nicht mehr das komplette Netzwerk betroffen, sondern nur noch ein Teil davon.

Ein umfassender Netzwerkschutz sichert eine Reihe von miteinander verbundenen Geräten mit einer geeigneten Firewall und einer Softwarelösung zur Überwachung. Sie dient als Filter für ankommende und abgehende Daten. Anhand vordefinierter Ausschlusskriterien sucht der Mechanismus an einem Prüfpunkt beispielsweise nach Daten, die nicht mit dem verwendeten Protokoll übereinstimmen und identifiziert dadurch Viren, Spam oder Eindringlinge.

(*Quelle: Redaktion IoT, Uwe Gries)

Erhöhte Risiken für Cybervorfälle durch Home-Office

Warum ist das Home-Office gefährlich? Die E-Mail-Kommunikation und der Datenaustausch werden zumeist nur mit einem VPNTunnel geschützt. Der VPN-Tunnel stellt die Transportverschlüsselung dar. Die elektronische Post ist die unsicherste Form der Kommunikation, was nicht nur das SpeerPhishing durch versteckte Schadcodes im Link der E-Mails beweist.

Sicher verschlüsselt ist die E-Mail nur mit einer zusätzlichen Inhaltsverschlüsselung durch ein innerhalb einer «Public Key Infrastructure» (PKI) ausgestelltes Zertifikat, um auch den «Man-in-the-Middle» Angriff auszuschalten.

Wollen Sie die geforderte DatenschutzRechtskonformität zum revidierten Datenschutzgesetz (DSG) und der DSGVO sicherstellen, gibt es noch viele weitere technische Details und organisatorische Massnahmen, die individuell auf das Unternehmen abgestimmt und umgesetzt werden müssen. So z.B. die unternehmensinterne Datenschutzrichtlinie, u.a. die Nutzung privater Endgeräte in Ausnahmefällen, die Erreichbarkeit der Beschäftigten über verschiedene Kommunikationskanäle im Falle eines Angriffs (z. B. Ausweichen auf Telefon) und eine Leitlinie für die sichere Passwortgestaltung beinhalten sollte.

Was ist mit der Cloud-Lösung (inkl. BackupFunktionen)? Ist der Anbieter in den USA ansässig? Laut EuGH Urteil vom 16.7.2020 wurde das E-Privacy Shield für den Datenaustausch zwischen dem EWR und den USA sowie anderen Drittstaaten für ungültig erklärt. Der Datentransfer muss dem europäischen Datenschutzniveau ebenbürtig

sein und kann nur in einer Einzelfallbetrachtung mit Risikoanalyse, der Verwendung der neuen Standarddatenschutzklauseln und ggfs. mit zusätzlichen technischen Sicherheitsmassnahmen gewährleistet werden.

Ganz generell erhöhen Sicherheitslücken in der IT-Infrastruktur, die Schatten-IT sowie die private Nutzung von Firmenrechnern die Anfälligkeit für Schadsoftware. Hacker bekommen die Gelegenheit, sich u. a. Zugang zur Unternehmens-IT-Infrastruktur durch «Keylogger» zu verschaffen, die die Tastatureingaben (und damit die Zugangsdaten) des Mitarbeiters aufzeichnen.

Gibt es Richtlinien für den sicheren Umgang mit IT-Geräten und Daten? Werden sie systematisch umgesetzt und überprüft? Verstehen die Mitarbeiter die Richtlinien?

Vorsorge ist besser als Nachsicht

Kennen Sie Ihr IT-System und können Sie seine Schwachstellen sowie die Angriffsvektoren der Cyberkriminellen auch analysieren? Wie ist das System von Aussen technisch geschützt, um dem Angreifer den Zugang zu verwehren?

Sind die Mitarbeiter gut trainiert und informiert, damit sie es nicht zulassen, dass sich mittels einer gefälschten E-Mail Adresse eine Schadsoftware im System installiert? Dann sind sie eine Ihrer stärksten und verlässlichsten Cyber-Abwehrmassnahme. Oder öffnet der Mitarbeiter dem Hacker die Tür, weil er Phishing, CEO Fraud oder Baiting –Köderversuche wie «Sie haben ein Smartphone gewonnen!» – nicht erkennt? Können die Mitarbeiter in ihren Handlungen aus der Bahn geworfen werden, indem es dem Hacker gelingt, diese gezielt unter Druck zu setzen durch die angebliche Behauptung des

CEO, die kurzfristige Auslösung einer Zahlung zu verlangen?

Cyberrisiken stehen immer noch auf Platz1 der Gefahren, die vielen Unternehmen die grösste Sorge bereitet. Sind Sie auf den «worst-case» vorbereitet? Wie sieht Ihr Notfallkonzept, der Incident Response Plan, aus, wenn die Monitore plötzlich schwarz bleiben? Ist es dann auch für alle Mitarbeiter griffbereit oder nur im PC gespeichert? Wurde er mit Ihrem Management schon einmal erprobt, damit keiner im Ernstfall kopflos und panisch reagiert?

Folgende Mindest-Bestandteile sollte dieser Plan für ein strukturiertes und effizientes Vorgehen aufweisen, damit das Unternehmen in kürzester Zeit wieder betriebsbereit «online» gehen kann:

Die Funktionen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten und Betroffenen (Stakeholder) müssen bestimmt sein mit: ihre Funktion sollte genannt werden und wenn möglich auch ihre Namen, Adresse sowie Telefonnummern

• Kritische Ressourcen müssen für die Schutzstrategie identifiziert sein, um das Ausmass und die Folgen eines Angriffs bestimmen zu können

• Die (Fern)Überwachung der Systeme und der Kommunikation unter Einsatz von verhaltensbasierter Technologie und KIBedrohungsindikatoren ist vorhanden, um alle Arten von Cyber-Angriffen auf Client, Server Systemen und Netzwerk betriebsübergreifend zu stoppen, damit auch sicherheitsrelevante Ereignisse aufgedeckt werden können.

• Geeignete Vorkehrungen und Wiederherstellungsvorgehen (Back-up/Recovery) sind zu implementieren und redundante Systeme (Energie, ICT-Systeme) zur Verfügung zu stellen

• Maximale Transparenz in der Zusammenarbeit herstellen zur Gewährleistung des kontrollierten Ablaufplans

• Die richtigen Analysetools und Zugriffskontrollen zur Verfügung stellen

• Technische und organisatorische AkutMassnahmen festlegen

Die Lösung liegt im Optimum gezielter technischer und organisatorischer Schutzmassnahmen in Kombination mit sensibilisierten und handlungsfähigen Mitarbeitenden. Die Sensibilisierung für Betrugsversuche muss regelmässig trainiert und überprüft werden durch Schulungen und Tests.

Nebeneffekt: die Vorgaben des revidiertem DSG und DSGVO gewährleisten bereits viele Voraussetzungen der Informationssicherheit und erfüllen zugleich die Obliegenheitsvorschriften der Versicherer für die Cyberversicherung.

Monika Wehr ist zertifizierte externe Datenschutzbeauftragte, -auditorin und Risk Manager. Ihre praxisorientierten Kenntnisse und Erfahrungen überzeugen durch stichhaltige Argumentation; ihr ganzheitlicher, risikobasierter Ansatz verbindet Strategie, Rechtskonformität, IT-Technik und Organisation. www.cyberwehr-rms.ch

Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit www.swonet.ch

Hyperautomation mit Content Services

Digitalisierst du noch oder automatisierst du schon?

Auf Digitalisierung folgt Automatisierung: Laut Statista geben mittlerweile vier von zehn Schweizer Unternehmen an, bei der Digitalisierung weit vorangeschritten zu sein. Damit ist die Grundlage für den nächsten Evolutionsschritt der «digitalen Transformation» gelegt: die durchgängige Endezu-Ende-Automatisierung von Geschäftsprozessen. Doch wie kann das gelingen?

Daniel Izsak. Das Beratungsunternehmen Gartner hat mit seinen Trendprognosen den Begriff «Hyperautomation» geprägt. Gemeint ist damit die «orchestrierte Nutzung mehrerer Technologien, Tools oder Plattformen», um so viele Geschäfts- und IT-Prozesse wie möglich zu automatisieren und durchgängige Workflows zu schaffen. Genau diese orchestrierte Nutzung ist für viele Unternehmen jedoch eine Herausforderung, weil sie bisher nur einzelne Automatisierungslösungen für bestimmte Arbeitsabläufe einsetzen. So entstehen durch fehlende Schnittstellen Datensilos, Prozessbrüche und «Effizienzinseln», die es zu überbrücken gilt.

Eine Single Source of Truth für das Cloud-First-Zeitalter Für eine durchgängige Prozessautomatisierung braucht es zunächst eine Datengrundlage bzw. einen zentralen Zugang zu allen Unternehmensdaten für Systeme, Anwendungen und Mitarbeitende. Es müssen jedoch nicht alle Daten auf eine DMS- oder ECM-Lösung übertragen werden. Innovative Content-Services-Plattformen – wie die von Hyland – bilden vielmehr einen zentralen Knotenpunkt, in dem strukturierte und unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Systemen und Anwendungen über vorgefertigte und konfigurierbare Schnittstellen zusammengeführt werden. Das bedeutet, insbesondere bei Cloud-First-Strategien und der stetig steigenden Zahl an eingesetzten Unternehmensanwendungen, deutliche Effizienzgewinne.

Automatisierung braucht Orchestrierung

Komplexe abteilungs- und funktionsübergreifende Prozessketten und Workflows lassen sich kaum mit nur einer Automatisierungstechnologie abbilden. Das Thema intelligente Automatisierung – wie Hyperautomation teilweise auch genannt wird – ist vielmehr «Teamwork» und braucht ein Zusammenspiel unterschiedlichster Technologien und Anwendungen für die verschiedenen Automatisierungsschritte. Beispiele dafür sind: Process-Mining-Tools zum besseren Verständnis der Unternehmensworkflows kombiniert mit einem Prozessmodell zur Visualisierung der Arbeitsabläufe, einer Komponente für maschinelles Lernen

Daniel Izsak ist Manager Strategic Accounts und Territory Manager AT&CH bei Hyland und seit über 30 Jahren im Bereich Enterprise Content Management und Prozessautomatisation tätig. Er zeichnet für den Hyland-Vertrieb in der Schweiz und Österreich verantwortlich.

zur Überprüfung der Einhaltung der Compliance, einer Decision-Software zur Automatisierung von Kontrollen und Robotic-Process-Automation-Module zur Einbindung von Legacy-Systemen, für die es keine modernen Schnittstellen mehr gibt.

Eine Plattform, viele Lösungen

Das Beispiel zeigt: Die Lösungsfülle ist enorm, was die Auswahl und Verwaltung der passenden Technologien erschwert. Daher bietet Hyland mit seinen Content-Services-Lösungen alle Automatisierungsfunktionalitäten auf einer Plattform und ermöglicht so eine schnelle und einfache Orchestrierung der Technologien. Neben den Automatisierungslösungen bieten die Plattformen zudem Collaboration-Tools sowie spezielle Anwendungen zur effizienten Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten und Inhalten. Damit kann die Automatisierung unabhängig davon, in welchem Format die zu bearbeitenden Dateien vorliegen, gleich zu Beginn des Dokumentenlebenszyklus starten. Das ist insbesondere in daten- und dokumentationsintensive Branchen wie Banken und Versicherungen, im Gesundheitswesen, aber auch im produzierenden Gewerbe von Vorteil.

Unternehmen, die verstehen, dass Hyperautomation nicht nur ein «Hype» ist und Automatisierung effektiv für sich einsetzen, um Prozesse zu beschleunigen, Mitarbeitende zu entlasten und die Kundenerfahrung zu verbessern, schaffen die Voraussetzung für schnellere ROIs und nachhaltige Wettbewerbsvorteile.

Hyland unterstützt Sie dabei. Weitere Infos unter: www.hyland.com/de-DE Daniel.Izsak@hyland.com

Üben Sie sich tatsächlich noch im «Lochen und Ablegen»?

Verwaltung und Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen gehören in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Pflichten. Nach dem Motto «lochen und ablegen» verschwinden Dokumente in der Regel auf Nimmerwiedersehen in Ordnern und Archiven. Dabei gibt es längst zuverlässige Lösungen für ein smartes Dokumentenmanagement. Warum sich trotzdem viele KMU noch immer schwer tun, ihren Papierberg zu digitalisieren, hängt mit dem inneren Schweinehund und anderen Gründen zusammen.

Christian Bühlmann. Das sei eben so eine Sache mit den Lieferantenrechnungen und der Korrespondenz, hat mir kürzlich ein gestandener KMU-Patron erzählt. Klar gäbe es interessante Lösungen für das Archivieren von Belegen, und man habe das auch schon angeschaut. Aber irgendwie sei es eben doch einfacher, die Dokumente alphabetisch und chronologisch in Bundesordnern abzulegen. Da haben die Lernenden gleich etwas zu tun. Und überhaupt – man wisse ja nie, ob man die Daten dann später auch noch abrufen und lesen kann. Auch rechtlich habe er so seine Zweifel. Und das papierlose Büro sei sowieso Illusion.

Traditionelle Prozesse als Hemmschwelle

Ähnlich tönt es auch in anderen Unternehmen. Der häufigste Grund, warum die konsequente Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements auf taube Ohren stösst, ist eine traditionelle Organisation von Ablage und Aufbewahrung. Nicht selten sind es auch Befürchtungen, wichtige Unterlagen nicht mehr wie gewohnt zu finden. Oft scheut man sich aber auch ganz einfach vor dem Aufwand, Papierbelege einzuscannen und systematisch abzulegen. Gerade bei umfangreichen Dokumenten wie Prüfbelege, Qualitätsunterlagen oder Anlagedokumentationen kommt auch heute noch eher der Drucker als der Scanner zum Einsatz. In vielen Köpfen ist die Dokumentenablage immer noch nur ein notwendiges Übel und nicht ein Beitrag zur Effizienzsteigerung bzw. Kostensenkung von Prozessen. Dabei könnten viele Unternehmen genau davon profitieren, vorausgesetzt die traditionelle Hemmschwelle wird überwunden.

Verkanntes Potenzial für effiziente Prozesse

Frage: Wie und in welcher Reihenfolge werden in Ihrem Unternehmen heute

Kundenbelege (Verträge, Bestellungen, Kor respondenz usw.) abgelegt? Vielleicht sind es Dossiers, vielleicht Ordner? Nach Geschäfts fällen? Chronologisch? Pro Abteilung? Will kommen im Dokumenten-Dschungel und viel Spass bei einer Prüfung der Geschäfts bücher! Wer hingegen auf ein professionel les DMS/ECM-System setzt, kann solchen Szenarien höchstens ein müdes Lächeln abgewinnen.

Tatsächlich bieten digitale Lösungen für die Verwaltung, Nutzung und Archivierung von Dokumenten zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel der deutlich schnellere Zugriff auf Dokumente, die Reduktion von Papierbelegen, der Wegfall physischer Aufbewahrung, die Vermeidung redundanter Ablagen, die Kontrolle über Versionen, eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und die Automatisierung verschiedener Arbeitsabläufe. Das Potenzial für die Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen ist erheblich. Und auch Lernende können sich spannendere Arbeiten vorstellen als die Ablage von Papierakten.

Bewirtschaftung der Informationslandschaft

Nehmen Sie einen x-beliebigen Geschäftsbeleg zur Hand. Sie werden darauf verschiedene Informationen finden, welche in direktem Zusammenhang mit Stamm- und Bewegungsdaten Ihres Unternehmen stehen. Zusammen bilden sie die gesamte Informationslandschaft Ihrer Firma. Während einige Daten elektronisch im ERP-/CRM-System vorhanden sind, verwaisen andere Angaben aus Meetings, Vereinbarungen, Dokumenten usw. zusammenhanglos und unauffindbar im irgendwelchen Ablagen.

Gerade in der heutigen Zeit sind Manager auf allen Führungsstufen gefordert, ihre Pflichten wahrzunehmen und für eine transparente Bewirtschaftung der Informationslandschaft zu sorgen. Leider gibt es in diesem

Überwindung des inneren Schweinehunds

Dokumentenmanagement gilt nach wie vor als unterstützender Prozess ohne direkten Kundennutzen bzw. Umsatzeinfluss. Falsch! Wer einmal die DMS/ECM-Vorteil erkannt und in der Praxis erlebt hat, wird den Nutzen nicht mehr missen wollen. Modernes Dokumentenmanagement kann durchaus wertschöpfend sein.

Stellen Sie sich das Kundenportal einer Versicherung vor, wo Sie alle relevanten Dokumente jederzeit einsehen können. Damit können Sie als Anbieter die Kundenbindung deutlich erhöhen und den Vertrieb stärken. Gleiches gilt für technische Dokumentationen in der Produktion oder für Garantievereinbarungen im Handel. Solange der innere Schweinehund keine Vorteile sieht, sich zu bewegen, wird auch nichts passieren. Wer diese Trägheit überwindet, gewinnt nicht nur an Effizienz, sondern steigert auch die Wettbewerbsfähigkeit.

www.topsoft.ch

Christian Bühlmann ist Chefredaktor des topsoft Fachmagazins für Digitales Business

Erfolgreich

Metaverse –Wirtschaftvorteil: Vertrauen

Seit einiger Zeit ist das Metaverse ein grosses Thema. Es soll das neue Internet werden, ein Raum, in dem man eintaucht, aktiv mitmacht und nicht nur passiv davorsitzt. Doch mit der neuen Technologie tauchen neue Fragen auf, insbesondere im rechtlichen Bereich.

Dr. Anita Lamprecht. Das Metaverse ist wie das grosse Orchester moderner Technologien. Der Inbegriff des Wandels und der digitalen Transformation. Digitale Technologien erschaffen seit vielen Jahren neue Lebensbedingungen und verändern unser Leben. Die drohende Energiekrise zeigt uns deutlicher denn je, wie stark unser Leben bereits mit digitalen Technologien und Errungenschaften verwoben ist.

Phygital: Kunstwort aus dem Marketing zeigt die Realität

Viele Technologien erreichen heute einen Reifegrad, der es uns eine tiefgreifende Verschmelzung der digitalen und physischen Welt erlaubt. Sie sind Teil unserer Realität. Im Alltag wie in der Arbeitswelt. Aus physisch und digital wird immer mehr «phygital». Dies gilt vor allem im Bereich der Kommunikation.

Informationen, die lebendig werden

Vor 30 Jahren ging die erste Website im World Wide Web live. Ein Internet in dem alle User in verschiedensten Formaten wie Schrift, Bild, Ton und Video miteinander kommunizieren können. Dank dieses Netzwerks tauschen wir Informationen als Daten unabhängig von Zeit und Ort aus. Es erlaubt uns, menschliche Interaktion beliebig zu skalieren.

Das Potenzial des Internets war damals für viele noch jenseits ihrer Vorstellungskraft. Unvorstellbar, wie aus verlinkten Texten ein Internet entstehen würde, wie wir es heute kennen. Das Metaverse ist die nächste Entwicklungsstufe des Internet. Informationen werden nahezu lebendig und bringen die Möglichkeiten der menschlichen Kommunikation auf eine neue Ebene.

Plattformen als Verbindung zwischen Information und Mensch

Zahlreiche Plattformen ermöglichen das Eintauchen in Virtual Reality, in digitale Welten. Ein Virtual Reality-Headset vermittelt uns dabei das Gefühl mitten im Geschehen zu

Weblaw Metaverse Lessons

Die Weblaw AG vernetzt bereits seit über 20 Jahren unter einem Dach Technologie, Verlagshaus, Beratung und Weiterbildung. Durch diese Verbindung leistet das Powerhouse aus Bern einen partnerschaftlichen Beitrag für die tägliche juristische Arbeit seiner Kundinnen und Kunden. Mit den «Weblaw Metaverse Lessons» setzt das Unternehmen gezielt auf die Themen der Einführung und Weiterbildung in diesem bedeutsamen Gebiet. Vom «First Step» mit der VR-Brille bis hin zu den juristischen Kernthemen, die auch im Metaverse eine tragende Rolle spielen. Von Rechtsgelehrten für Rechtsgelehrte, die nicht nur ihr eigenes Wissen schärfen, sondern auch ihre Mandantinnen und Mandanten zukunftsweisend beraten wollen. Informationen und Kursübersichten finden Sie unter: www.weblaw.ch/metaverse

sein. Ein verkörpertes Internet, das wir nicht nur über einen Bildschirm wahrnehmen. Sondern immersiv, d. h. mit dem Gefühl der Präsenz. Augmented Reality Programme erweitern unsere physische Welt mit digitalen Informationen. Unsere physische Welt ersetzt den Bildschirm. Die Welten überlagern sich.

Es geht aber nicht nur darum, digitale Objekt anzusehen. Wir wollen auch damit interagieren. Sie anfassen, fühlen, manipulieren. Auch das ist bereits möglich. In Industrie 4.0 werden digitale Zwillinge für ganze Werksprozesse eingesetzt. Digitalisierte Prozesse ermöglichen den direkten Austausch zwischen Maschinen im Internet of Things. Vor allem aber auch eine vereinfachte Interaktion zwischen Mensch und Maschine mit Hilfe von Chatbots.

Verantwortung in Grauzonen: Digital Trust

Dabei verschärfen sich bestehende Herausforderungen. Die Machtkonzentration durch Silobildung, unklare Rechtsverhältnisse und das Fehlen einfach zugänglicher Rechtsschutzmechanismen im internalen Raum des Internet. Zu den zentralen Fragen gehören insbesondere die digitale Erfassung und Verwertbarkeit von kombinierten, immer grösseren Datenmengen und neuartigen personen-

bezogenen Daten mit Hilfe künstlicher Intelligenz. Gefragt ist ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise sowie der technischen und gesellschaftlichen Grenzen dieser Technologien im Metaverse.

Denn, wo rechtliche Klarheit fehlt, sollen Unternehmen zukunftsorientiert und ethisch handeln. Corporate Digital Responsibility rückt immer mehr in den Vordergrund. Die Fähigkeit Risiken abzuschätzen, ist eine wichtige Aufgabe der modernen Rechtsabteilung. Die digitale Strategie der Schweiz und der Europäischen Union dienen als Leitplanke. Die Menschenrechte als ultimative Baseline. Es geht um Vertrauen. «Digital Trust» dient dabei als (Schweizer) Label. Wissen und Erfahrung als Wirtschaftsvorteil im Metaverse.

Dr. Anita Lamprecht ist Juristin mit langjähriger Auslandserfahrung. Sie unterrichtet an der Weblaw Academy im Rahmen der Metaverse Lessons. Darüber hinaus gehört sie zu den Metaverse Pioneers des innovativen Think Tanks Liquid Legal Institute e.V. sowie des internationalen Web3 Leadership Programms Mission Impact. www.weblaw.ch

Instant Payments und Request-To-Pay – Disruption im Schweizer Zahlungsverkehr?

Der Zahlungsverkehr wandelt sich ständig. Statt mit dem gelben Büchlein zum Postschalter zu wandern, wurden vor einigen Jahrzehnten die Einzahlungsscheine mit einem Zahlungsauftrag bei der Bank eingeworfen. Daneben gab es papierlose Zahlungsarten wie Kredit- und Debitkarten. Später kam das Online-Banking, neu die QR-Rechnung und eBill. Jetzt geht die Reise in diesem Bereich vielerorts weiter zu den Instant Payments, wo das Geld elektronisch sofort den Besitzer wechselt und viele neue Möglichkeiten eröffnet. Was bedeuten diese Trends für die Schweiz?

Daniel Berger. Was haben der Gotthardtunnel, der Suezkanal oder ein Flughafen mit dem Zahlungsverkehr gemeinsam? Auf den ersten Blick wenig, bei genauerem Hinschauen aber doch so einiges. Während Eisenbahn, Schifffahrt und Flugverkehr den Transport von Gütern und Personen sicherstellen, gewährleistet der Zahlungsverkehr lokale und globale Geldflüsse und damit das Funktionieren der Wirtschaft. Beide Bereiche setzen funktionierende Infrastrukturen voraus. Diese passen sich gesellschaftlichen und technischen Entwicklungen an und sorgen immer wieder für Innovationsschübe. Hier wie dort sind in der Regel signifikante Investitionen notwendig. Davon profitieren künftige Generationen, die darauf aufbauen und weitere Innovationen ermöglichen.

Vom Propellerflugzeug zum Jet

Was im Luftverkehr der Wechsel vom Propeller- ins Jet-Zeitalter war, ist im klassischen Zahlungsverkehr der Übergang von nicht zeitkritischen Sammelzahlungen ins Instant-Payment-Zeitalter.

Mit der Einführung der ersten zuverlässigen Passagierjets in den späten 1950er Jahren veränderte sich das Reisen radikal. Neue Antriebstechnologien und effiziente Grossraumflugzeuge erlauben immer breiteren Bevölkerungsschichten, grosse Distanzen bei hohem Reisekomfort ohne Zwischenlandungen deutlich schneller zurückzulegen. Gleichzeitig bauen die Betreiber ihre Flughäfen kontinuierlich aus, um das rasant

steigende Passagiervolumen zu bedienen. Niemand will mehr zurück zu den alten Propellerflugzeugen.

Ganz ähnlich ist es im Zahlungsverkehr: Dank der Eigenschaft von Instant Payments, Zahlungen innert Sekunden final abzuwickeln, «reist» das Geld deutlich schneller und unterbruchfrei. Der Geldtransport von Konto zu Konto wird plötzlich auch für Zahlungen interessant, die heute beispielsweise in Kartennetzwerken abgewickelt werden. Analog zu Grossraumflugzeugen oder Flughäfen sind Instant-Payment-Infrastrukturen nur dann wirtschaftlich, wenn sie gut ausgelastet sind. Zweifellos werden Instant Payments früher oder später zur neuen Norm, so dass wir uns die alte Zahlungsverkehrswelt nicht mehr zurückwünschen werden.

Obwohl bereits in vielen Ländern Instant-Payment-Lösungen verfügbar sind, gelten global gesehen nur unwesentliche Teile des Zahlungsverkehrs als Instant Payments. Woran liegt das? Ein Grund dürfte sein, dass Zahlungen am Point of Sale (POS) oder im E-Commerce heute über Karten und globale Kartennetzwerke abgewickelt werden und sich auf bestens etablierte Prozesse und Gewohnheiten abstützen. Wir beobachten verschiedentlich Bestrebungen, diese globalen Abhängigkeiten dank lokaler, innovativer Lösungen zu reduzieren. Eine prominente Initiative ist die Retail Payments Strategy der Europäischen Union. Sie zielt unter anderem darauf ab, mit paneuropäischen Zahlungslösungen die EU-Bevölkerung zu versorgen und damit die Autonomie Europas zu erhöhen.

Request-to-Pay: Katalysator für Instant Payments?

Praktisch jede Veranstaltung rund um den Zahlungsverkehr beschäftigt sich heute mit Request-to-Pay (RTP). Oft sprechen hier Experten vom fehlenden Puzzleteil in einer neuen Zahlungsverkehrslandschaft. Warum?

Bei RTP handelt es sich um eine Meldungsabfolge. Dabei sendet der Zahlungsempfänger eine Zahlungsanfrage an die Zahlende. Diese hat nach dem Empfang der Anfrage zwei Möglichkeiten: sie zu akzeptieren oder abzulehnen. Falls die Zahlende sie akzeptiert, löst dies eine Überweisung aus, die dann das Zahlungssystem in der Regel als Konto-zuKonto-Zahlung abwickelt – verzögert (non instant) oder in Echtzeit (instant). Es gelten also die gleichen Abwicklungsmechanismen wie bei normalen Banküberweisungen, was Effizienz schafft und die Unabhängigkeit gegenüber anderen, kartenbasierten Zahlungsmitteln erhöht.

Wie gross das Potenzial eines RTP-Verfahrens mit Instant Payments ist, zeigt sich beispielsweise am POS. Anstatt eine Karte zu zücken, könnte ich für mein Take-away-Getränk eine vom Café ausgelöste RTP in einer Mobile App bestätigen und das Getränk instant bezahlen. Das heisst, in wenigen Sekunden würde mein Konto belastet und der Betrag dem Konto des Cafés gutgeschrieben. Dieses Szenario lässt sich auch auf Einkäufe in Online-Shops übertragen.

Ein weiteres, oft diskutiertes Anwendungsbeispiel ist die Rechnungsstellung. Zwar spielen hier Instant Payments in der Regel eine untergeordnete Rolle. Aber im Grunde genommen ist das Zustellen einer Rechnung – auch klassisch auf Papier – nichts anderes als ein RTP. Kein Wunder also, dass sich die Zahlungsverkehrs-Communitys für die Kombination von RTP und Instant Payments begeistern. Allerdings lassen sich die Infrastrukturen dafür erst skalieren, wenn RTP einem grossen Kreis von Zahlungsempfängern und (potenziellen) Zahlenden zugänglich wird.

Die Schweiz ein RTP-Land?

Eigentlich verfügt die Schweiz bereits seit 2018 über eine moderne RTP-Infrastruktur. Das ist möglicherweise nicht offensichtlich. Aber mit der Lancierung von eBill – der digitalen Rechnung für die Schweiz – hat SIX eine Finanzplatzinfrastruktur erschaffen, die alle wesentlichen Elemente einer gut ausgebauten RTP-Lösung umfasst:

• Das Matching zwischen Zahlungsempfänger und Zahler, d.h. ein Zustimmungsprozess für die Zustellung von RTP-Meldungen

• Die Zustellung einer RTP-Meldung – in der heutigen eBill-Ausprägung in Form einer Rechnung

• Die Möglichkeit für den Zahler, die RTPMeldung abzulehnen bzw. zu akzeptieren und bezahlen

Die Zahlungsabwicklung über die SIC-Plattform – effizient und direkt als Konto-zu-Konto-Transaktion

Das Ganze findet in einer Umgebung statt, die auf höchste Sicherheit, Zuverlässigkeit und Transparenz im Interesse des Nutzerkreises ausgelegt ist.

LSV in die Moderne überführen

Mit der eBill-Plattform verfügt der Finanzplatz über eine Infrastruktur, die sich auf vielfältige Art und Weise weiterentwickeln lässt. Gegenwärtig untersucht SIX, inwiefern sich die heute gängigen Lastschriftverfahren mit einer auf eBill basierenden Lösung standardisieren, ablösen und in die Moderne überführen lassen. Dazu ist eine Erweiterung von eBill um zwei Elemente vorgesehen, die heute wesentliche Werttreiber von Lastschriften sind:

Das Auslösen von Einzügen per Stichtag und über vorgegebene, unveränderbare Beträge. Das ist eine zentrale Funktion für die Steuerung der Cashflows bei Unternehmen.

• Eine Charge-Back-Funktion, die den Zahlenden bei einer ungerechtfertigten Abbuchung schützt – ähnlich wie wir dies heute von den Kreditkarten her kennen.

Wie spielt eBill mit Instant Payments zusammen?

In der Schweiz werden Instant Payments ab Mitte 2024 im Markt verfügbar sein. Von grosser Tragweite mit Blick auf die nächsten 20 Jahre ist entsprechend die Frage, ob und wie die eBill-Infrastruktur mit Instant Payments zusammenspielen soll. Konkreter: Soll die

eBill-Infrastruktur zukünftig Instant Payments unterstützen und als RTP-Mechanismus auch für POS- und E-Commerce-Transaktionen eingesetzt werden?

Mit Weitsicht gestalten

Viele uns prägende Errungenschaften wurden durch klare Visionen, gepaart mit Umsetzungsstärke und politischem Geschick erreicht. Das Gleiche gilt auch für die nächste Generation des Schweizer Zahlungsverkehrs. Darüber hinaus brauchen wir Mut zu Lösungen, die vereinfachen, und vor allem eine breite Abstützung bei allen Akteuren. Am Ende nämlich entscheiden sie über den Erfolg der Einführung von Instant Payments und einer eBill-Infrastruktur, die sich an RTP orientiert.

Mehr erfahren über eBill für Geschäftskunden www.ebill.ch

Daniel Berger Head Ecosystem Billing & Payments, SIX www.six-group.com

Modernes Meetingmanagement – mit ELO kein Problem

Hybride Arbeitsmodelle haben – als Folge der Corona-Pandemie – in zahlreichen Unternehmen Einzug gehalten. Seitdem sind Onlinemeetings nicht mehr wegzudenken. Die Meetingkultur der Unternehmen gerade mit Blick auf diese hybriden Strukturen effektiver und konstruktiver auszurichten, ist das Anliegen der ELO Digital Office CH AG.

Effizientes Vertragsmanagement für vielschichtiges Unternehmen

Wenn es um Journalismus in der Schweiz geht, fällt bald der Name CH Media. Das Medienunternehmen verlegt zahlreiche Presseprodukte, betreibt Radiostationen sowie mehr als ein Dutzend Fernsehsender. Dass dabei sehr viele Verträge anfallen, versteht sich von selbst. Deshalb machte sich CH-Media auf die Suche nach einer neuen IT-Lösung für sein Vertragsmanagement.

Geodatenverknüpfung für DMS vereinfacht Informationszuordnung im Tiefbauamt

Zug

Geodaten sind für viele Unternehmen ein wichtiger Aspekt bei der Informationszuordnung und -suche. Bisher kam es aber oft zu einen Bruch zwischen DMS- und GISAnwendungen. Mit einem georeferenzierten Dokumentenmanagementsystems hat das Tiefbauamt Zug gemeinsam mit Kendox eine offene Lösung geschaffen, die auch Potenzial für die Nutzung durch andere Branchen bietet.

Professioneller und effizienter Umgang mit sensiblen Dokumenten

Wer von den Vorteilen elektronischer Personaldossiers profitieren möchte, sollte sich vor der Einführung einer digitalen Lösung mit ein paar wichtigen Punkten auseinandersetzen. Denn nur wenn eine elektronische PersonaldossierLösung die internen Organisationsstrukturen abbildet und gleichzeitig von den Mitarbeitenden akzeptiert wird, funktioniert sie.

Verbessertes Qualitätsmanagement und Reduktion der Kosten dank Digitalisierung

Die ULTRADENT digitalisiert und archiviert ihre Unternehmensdokumente mit PROXESS DMS. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt heute nicht nur für zeitsparende und transparente digitale Abläufe, sondern unterstützt darüber hinaus massgeblich das Qualitätsmanagement in der Einzelfertigung.

Daten-Management in der Kundenkommunikation: Im Gespräch mit Steffen Bischoff

Um eine 360° Kundensicht zu erreichen, sammeln Unternehmen tagtäglich etliche Kundendaten. Polynorm interviewt den DatenExperten Steffen Bischoff, Solutions Engineering for EMEA, Central and Eastern Europe bei Talend, über die Herausforderungen und Vorteile. Er meint: «Das Thema Datenmanagement steckt in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen.»

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Funtap-AdobeStock Seite 6 May_Chanikran-AdobeStock Seite 11 Maksim Kabakou-AdobeStock Seite 22 W. Heiber Fotostudio-AdobeStock Seite 25 greenbutterfly-AdobeStock Seite 27 Portraitfoto von: Tatyana Soares Seite 27 SIX Seite 29

Auflage

17'500 Exemplare

Druck

Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern Alle Rechte vorbehalten.

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