topsoft Fachmagazin 20-4 – Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business

DAS SCHWEIZER FACHMAGAZIN FÜR DIGITALES BUSINESS

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20-4 / 10. Jg.

New Work Chatbots optimieren Prozesse New Work – Hype oder Hoffnung?

Meetings ja – aber richtig gute Führung braucht digitale Kompetenz Umfrage zum Arbeitserlebnis

DMS / ECM Potenzial des Dokumentenmanagements Extended Enterprise Software

Zukunft Dokumentenextraktion

Die neue digitale Collaboration zwischen Mitarbeitenden, Unternehmen und Systemen www.opacc.ch

Marktübersicht ECM/DMS-Lösungen

Zufriedene Anwender dank der bestbewerteten Update-Garantie.

Mehr dazu im Kundenbericht Relianz (Seite 28) und der Trovarit-Studie (Seite 46)

Neues Praxisbeispiel

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STEPS – Mehr als nur ERP + CRM Insbesondere Serviceorganisationen und After-Sales-Dienstleister profitieren in STEPS vom integrierten Leistungskatalog. Er ermöglicht Service-Level-Agreements zu definieren und die gesamte Prozesskette – von der Offerte bis zur Rechnung – digital abzuwickeln. Dank Ressourcenverwaltung (Skill Matrix), Planungsmonitor und Gantt-Diagramm haben Sie Ihre Vorhaben vollumfänglich im Griff. Die Vor- und Nachkalkulationen funktionieren out of the box.

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topsoft Fachmagazin 20-4

Editorial

Editorial | Inhaltsverzeichnis

Seite 3

New Work New Work – Hype oder Hoffnung?

Seite 4

Work smarter, not harder!

Seite 6

New Work in der Praxis

Seite 8

Sie haben sich gute Meetings verdient!

Seite 10

Prozesse optimieren mit Chatbots

Seite 12

Von Führen zu Befähigen – Kulturwandel in der Führungsebene Seite 14 New Work: Umfrage zum Arbeitserlebnis

Seite 16

Zufriedene Mitarbeitende dank achtsamer Arbeitswelt

Seite 18

Kolumnen Knacknuss Künstliche Intelligenz?

Der Dokumenten-Wahnsinn

Seite 9 Seite 19

ECM/DMS Beim Dokumentenmanagement liegt Seite 21 noch viel Potenzial brach IT-Partner: Dokumentenmanagementsysteme für die papierlose Zukunft

Seite 23

Marktübersicht: ECM/DMS-Lösungen

Seite 27

IT-Konkret Agile Handelsprozesse bei Relianz dank «sackstarker» Cloud-Plattform von Opacc Seite 28

Technology Sprachassistenten sind die neuen Orakel von Delphi

Seite 30

Künstliche Intelligenz ist mehr als Technologie

Seite 32

«Daten zu schützen, liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Unternehmens»

Seite 34

New Work – Arbeitsplätze der Zukunft Bereits in den letzten Jahren hat die Digitalisierungswelle die Arbeitswelt massiv verändert. Durch die Corona-Pandemie hat sich das Tempo deutlich erhöht. Quasi aus der Not geboren, haben zahlreiche KMU die Vorteile der Digitalisierung live erlebt und werden diesen Weg weiterverfolgen.

Die aktuelle Ausgabe des topsoft Fachmagazins widmet sich den Möglichkeiten und konkreten Anwendungen im Bereich New Work. Im Fokus stehen dabei integrierte Systeme, automatisierte Prozesse, die Unterstützung durch KI und Robotik sowie dezentrale Arbeitsplätze.

Denkt man dabei ad hoc nur an Werkzeuge, welche die akute Situation verbessern, verkennt man die damit einhergehenden Auswirkungen.

Damit verbunden sind neue Geschäftsmodelle, Arbeitsformen, Organisationsstrukturen und Unternehmensprozesse.

Gleiches gilt für das Stiefkind der Digitalisierung: Das Dokumentenmanagement. Auch hier geht das Anwendungsspektrum über die reine Funktionalität hinaus. Ablage und Archivierung in Ehren, aber der wahre Nutzen liegt in effizienteren Prozessen, welche durchaus wertschöpfend sein können.

Freuen Sie sich auf eine randvoll gefüllte Ausgabe mit anregenden Impulsen und lesenswerten Beiträgen für Ihr Unternehmen.

Wir wünschen Ihnen eine unterhaltsame Lektüre. Bis demnächst in einem hoffentlich gesunden 2021.

Know-how

Hinter den Kulissen eines Webshops Seite 36 Kommunikation in Transformationsprozessen als Katalysator für Unternehmenserfolg

Seite 38

Digitale Marketing Maturität

Seite 40

Partner Informatiktage 2021: Nachwuchs fördern!

Seite 17

Christian Bühlmann | Editor in Chief c.buehlmann@topsoft.ch

Wie man heute «de Meischter» macht Seite 42 Das Homeoffice beschleunigt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Seite 45

Markt Anwenderzufriedenheit von ERPSystemen hängt vom Nutzen ab

Seite 46

Anbieternews

Seite 48

IT Agenda / Impressum

Seite 49

P.S. Aktuelle News, kompetente Fachartikel, eine umfassende Marktübersicht sowie praxisnahe Fallstudien finden Sie jederzeit online und kostenlos unter www.topsoft.ch.

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

New Work – Hype oder Hoffnung?

New Work war nie für die Wirtschaft gedacht. Doch genau hier ist dieses Konzept nun als Megatrend angekommen. Dabei scheint New Work ein «Containerbegriff», in welchem sich alles unterbringen lässt: New Office, New Leadership, New Everything. Doch wie konnte es dazu kommen? Der Versuch einer Erklärung. >> Katja Schwedhelm | Kalaidos Fachhochschule Wirtschaft

Die ökonomischen Spielregeln der Märkte haben sich in den letzten Jahren massiv verändert. Bis etwa zum Jahr 1900 hatten die meisten wegen hoher Transportkosten nur eine geringe Reichweite. Sie waren lokal, eng und Konkurrenten konnten einander nur schwer ausweichen. Dieser direkte Kontakt erzwang Kreativität und erzeugte Dynamik.

Die dominierende Form der Wertschöpfung war das Handwerk: Flexibel, kundenorientiert, innovativ – geprägt durch Meister und kleine Familienbetriebe.

Die Veränderung der Märkte Mit Erfindung des Automobils und der Ausbreitung des Schienennetzes sanken die Transportkosten rapide. Vor allem für grössere Entfernungen entstanden neue Massenmärkte mit hoher Kaufkraft. Diese waren weit und träge, Konkurrenten konnte man gut ausweichen.

Die Kreativität der Unternehmen wandte sich nach innen, auf Prozesse und Kosten. Gleichzeitig wurden immer mehr Maschinen erfunden. Frederick Taylor entwickelte den theoretischen Hintergrund industrieller Produktion und Henry Ford war einer der Ersten, der dies spektakulär praktisch nutzte. Die industrielle Produktivität stieg auf das Hundertfache in nur zwei Generationen. Die Arbeiter in den Industriebetrieben mussten sich diszipliniert an vorgegebene Anweisungen, Regeln und Prozesse halten. Mitdenken und Kreativität waren kontraproduktiv. Die Menschen in den Betrieben sollten wie Maschinen funktionieren. Alles basierte auf verlässlichen und skalierbaren Ursache-Wirkungs-Prinzipien.

Stabile Prozesse mit dem Ziel der Produktmaximierung stellten maximale Wertschöpfung sicher.

Mit Beginn des Internetzeitalters und der damit verbundenen Netzwerkökonomie agierten viele Unternehmen weltweit. Musste man früher über ausreichend Kapital und eine gewisse Grösse verfügen, ist dies heute irrelevant. Grenzkosten, die Kosten, die durch 4

Herstellung einer zusätzlichen Einheit entstehen, laufen in digitalisierten Prozessen gegen Null. Dies führt dazu, dass Unternehmen immer mächtiger werden und Monopole bilden. Damit ist für etablierte, global tätige Unternehmen Wachstum in der Fläche ohne Weiteres kaum möglich. Die Märkte sind abrupt an Grenzen gestossen. Erneut ist es eng und dynamisch, was bestehende Marktteilnehmer herausfordert und verunsichert. Um heute erfolgreich zu sein, müssen sich Unternehmen effizient sowie tayloristisch aufstellen und die richtigen Ideen zur richtigen Zeit umsetzen. Der Kundschaft muss dabei eine Beziehung zum Unternehmen ermöglicht werden, damit diese verstehen, warum sie genau hier kaufen sollten. Doch nicht allein Grösse und Geschwindigkeit entscheiden heute den Wettbewerb. Immer öfter ist es die skalierbare Umsetzung der passenden Idee.

Die Musikindustrie bekam dies als eine der ersten zu spüren, die Tageszeitungen rund zehn Jahre später. Die Reaktion der betroffenen Unternehmen und Branchen ist oft fatal.

Statt neue Geschäftsmodelle zu finden, wird oft wenig erfolgreich versucht, die alten per

Die Autorin Katja Schwedhelm ist Wirtschaftswissenschaftlerin und Arbeits- und Organisationspsychologin.

Als Studiengangsleiterin am Institut für Wirtschaftspsychologie der Kalaidos FH beschäftigt sie sich unter anderem im CAS FH New Work & Collaboration mit den Bedingungen, unter denen Mitarbeitende bereit sind, ihre Werte mit denen eines Unternehmens zu teilen. Dabei kommt sie mit allen damit in Verbindung stehenden Themenfeldern in Berührung: Agilität, Organisationsformen, Methoden, Evolutionspsychologie und Resilienz.

Lobbyismus zu schützen. Während die Veränderungen der beiden genannten Branchen verhältnismässig langsam abliefen und halbwegs vorhersehbar waren, hat es andere abrupt erwischt. Die exponentielle Geschwindigkeit des technologischen Fortschritts spaltet dabei die Lager: in jene, die noch mitkommen wollen, können und dürfen – und solche, die bereits resigniert haben. Doch diese Entwicklung teilt Gesellschaften in Gewinner und Verlierer und ist damit häufig Grund sozialer Unruhen.

New Work – der Ursprung Der österreichisch-amerikanische Philosoph und Anthropologe Frithjof Bergmann entwarf die New-Work-Vision als Sozialutopie und Gegenentwurf zum kapitalistisch geprägten Arbeitsmodell mit dem Ziel, dass vorherrschende Lohnsystem zu überwinden. Bergmann lehrte und forschte in den 1970er Jahren an der University of Michigan und beriet General Motors in Flint (Michigan, USA), wo er 1981 das Center for New Work gründete.

Die technologische Entwicklung schritt massiv voran. Die Automatisierung in den Fabriken ersetzte immer öfter die menschliche Arbeitskraft. Um drohende Massenentlassungen zu vermeiden, hatte Bergmann die Idee, die Arbeiter aus den Automobilwerken an Stelle von zwölf nur sechs Monate zu beschäftigen. In den übrigen sechs Monaten sollten sie unterstützt in «Zentren neuer Arbeit» herausfinden, was sie wirklich, wirklich wollen.

Dabei ging es Bergmann vor allem um die Unterstützung als Mittel, um mit den Menschen ins Gespräch zu kommen. Hierfür war er überall in der Welt aktiv, von Mumbai über Zentralafrika bis Österreich. Bergmann postulierte einen Dreiklang von eigener Herstellung, sozialer Teilhabe (Lohnarbeit) und Berufung (Arbeit, die man wirklich, wirklich will). Hinter der Idee stand der Gedanke, dass man eine gewisse Menge Geld benötigte, um zu überleben. Dieses könnte durch Lohnarbeit verdient

New Work

werden. Um davon nicht abhängig zu sein schlug Bergmann vor, dass sich Menschen in Gemeinschaften zusammenfinden und wichtige Dinge nach aktuellem Stand der Technik selbst produzieren: von Urban Gardening bis zu industriellen Gütern, welche nach und nach die klassische Lohnarbeit verdrängen. Auch der Verzicht auf Konsum wurde mitgedacht, fehlt jedoch ebenso wie der Punkt der Selbstversorgung in der heutigen Debatte.

Somit wird der «New Work» Diskurs verengt auf die Begriffe Lohnarbeit und Berufung geführt und bewegt sich im organisationalen Raum wertschöpfender Unternehmen. Diese benötigen entsprechende Fähigkeiten, um auf die veränderten Marktbedingungen reagieren zu können, wie beispielsweise die der Innovation. Diese wird begünstigt durch Räume zum Ausprobieren und einen klugen Umgang mit informalen Entwicklungen. Innovation benötigt dabei immer Führung, denn sie sorgt stets für Irritation und löst damit Widerstand aus.

Führung muss dabei nicht von oben kommen, denn die intellektuellen Ressourcen werden an der Spitze eines Unternehmens nicht zwangsläufig grösser. Viel eher ist man hier abhängig von Informationen und kann somit auch gut geführt werden. Bei der Entwicklung neuer Produkte stehen häufig die Bedürfnisse der Kunden im Vordergrund. Denn ist dieser zufrieden, so die landläufige Meinung, funktioniert auch das Unternehmen. Damit dies gelingt, bekommen Mitarbeitende mehr Entscheidungsfreiheit. Diese führt in Folge ebenfalls zu mehr Verantwortung. Hierarchien werden flacher gestaltet oder ganz abgeschafft, Führungskräfte sollen mit ihrem Team nicht von oben herab, sondern auf Augenhöhe kommunizieren.

Unternehmen setzen bei solchen New-WorkTransformationen nicht mehr auf den hierarchischen Druck, sondern auf die innere (intrinsische) Motivation der einzelnen Mitarbeitenden. Hier wirken orts- und zeitlich flexible Arbeitsmodelle unterstützend. Nicht alle Massnahmen eignen sich jedoch für jedes Unternehmen und jede Branche. Deswegen sind New-Work-Methoden vor allem im Bereich der sogenannten «white collar worker» (Wissensarbeiter) zu beobachten, erst allmählich bahnen sich die Konzepte ihren Weg in handwerkliche Betriebe. New Work verspricht dabei für die Mitarbeitenden angenehmere und erfüllendere Arbeit, für Unternehmen bessere Ergebnisse und für Kunden passgenauere Produkte.

Eine Einladung zum Diskurs

Fokus gerückt. So spricht das Zukunftsinstitut von New Work als Megatrend, Politiker ziehen damit in den Wahlkampf und die Businessplattform «XING» firmierte sich gar um in die «New Work SE».

2020), dass Veränderungen, die auf radikale Weise traditionelle Organisationsstrukturen in Frage stellen, bisher kaum Anwendung finden.

Soziokratie, Holokratie oder die Wahl von Führungskräften werden selten praktiziert.

Unsere Gesellschaft ist an der Wirtschaft ausgerichtet und ihr damit untergeordnet. Das ökonomische System beeinflusst politische Entscheidungen, dabei haben viele Unternehmen weniger das Gemeinwohl im Blick als die Interessen der Geldgeber. Der konsum- und wachstumskritische Ansatz Bergmanns bleibt in der aktuellen Diskussion unberücksichtigt.

Der Rest folgt unternehmerischer Logik. Doch die Frage wie wir leben und arbeiten möchten, wird dabei auch durch die Möglichkeiten der Führung und Organisation in unseren Unternehmen bestimmt. Aktuelle New-WorkMassnahmen wirken bisher jedoch eher an der Oberfläche. So ergab eine Online Befragung von 459 Teilnehmenden (Schermuly,

Da soziale Entwicklungen häufig wirtschaftlichen Veränderungen folgen, bleibt die Hoffnung, dass Unternehmen mutiger den Weg zu wirklicher Veränderung beschreiten. In Folge wird es dabei durch systemische Abhängigkeiten ebenfalls zu politischen, rechtlichen und gesellschaftlichen Anpassungen kommen. Mut und unternehmerische Verantwortung werden in Konsequenz in individuellem Handeln aufgehen. Denn die aktuelle COVID-19-Krise verändert nicht die Welt, sondern sie zeigt uns, wie die Welt sich verändert hat. Dabei scheint klar, dass wir an einem Scheideweg stehen. Ein Weg führt in eine grünere Zukunft sozialer Inklusion, der andere Weg ist die Fortsetzung des bisherigen – mit fatalen Folgen. <<

Die Zukunft der Arbeit verstehen, mitdenken, gestalten.

CAS FH in New Work & Collaboration Start April 2021 Information und Beratung: Katja Schwedhelm katja.schwedhelm@kalaidos-fh.ch Tel. 044 200 19 91 www.kalaidos-fh.ch

Mit fortschreitender technologischer Entwicklung, die den Umbau ganzer Branchen beschleunigt, immer fragileren Sozialsystemen, ökologischen Herausforderungen und der aktuellen COVID-19-Pandemie ist die New Work Idee erneut in den gesellschaftlichen 5

New Work topsoft Fachmagazin 20-4

Work smarter, not harder!

Home-Office, Videokonferenzen, Digitalisierung: 2020 macht deutlich, dass die herkömmlichen Arbeitsmodelle und die Art, wie Unternehmen ihre Kunden betreuen, hinterfragt werden müssen. Wie sieht aber die richtige Strategie für den langfristigen Erfolg aus? >> Remo Schilliger und Marco Eggenschwiler | nextage GmbH

Mit den Erfahrungen aus dem Jahr 2020 ist das Bild der Zukunft zwar nicht schärfer geworden. Eines dürfte jedoch klar sein – die Digitalisierung nimmt eine enorm wichtige Rolle ein. Sie ist weder aus der Arbeit noch aus dem privaten Leben wegzudenken. Nur, mit mobilem Arbeiten oder neuen Tools ist die Digitalisierung noch lange nicht vollzogen.

Wichtig ist, den Fokus auf eine gesamtheitliche Betrachtung zu legen und nötigenfalls sogar die Geschäftsstrategie zu adjustieren.

optimiert und automatisiert werden, um ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen. Es ist jedoch wenig zielführend, einfach nur ein neues Software-Tool einzukaufen, ohne die veralteten internen Prozesse anzupassen, sonst ist die Gefahr gross, das tolle Kundenerlebnis im elektronischen Schaufenster sogleich wieder wegen lahmen Abläufen zu zerstören. Die Kombination von gesamtheitlicher Analyse der Prozesse und der Auswahl der richtigen Tools bringt den Erfolg.

Jetzt bietet sich eine grossartige Chance, sowohl die Kunden bedürfnisgerechter zu betreuen als auch die internen Abläufe effizienter zu gestalten. Wie können mehrere Datentöpfe zusammenschmelzen, welche Elemente der Wertschöpfungskette können automatisiert werden, wo schaffen neue Tools Erleichterung in der Zusammenarbeit? Und wie nutzen wir die Effizienzsteigerungen, damit Kundenbeziehungen intensiviert werden können?

Kundendaten gewinnbringend nutzen

In den Bereichen Marketing und Verkauf können beispielsweise Prozesse analysiert, 6

Wer kennt es nicht: der monatliche Newsletter ist wieder fällig und das Unheil nimmt seinen Lauf. Die Adressen werden mühsam zusammengetragen, aus drei Quellen im Excel vereint und danach wieder auf fünf verschiedene Dateien aufgeteilt, da ja nicht jeder Kunde die gleichen Inhalte erhalten soll. Und vom letzten Event hat der Verkaufsdirektor einige neue Adressen in einer Word-Tabelle, die unbedingt auch noch dazu müssen. Prompt passiert beim

Versand ein Missgeschick, weil auch Kunden im Ausland angeschrieben wurden, für welche die beschriebenen Produkte gar nicht erlaubt sind. Peinlich.

Natürlich gibt es hier Lösungen: die Adressen zentral speichern, die rechtlichen Abklärungen sind bereits erledigt und die Kundeninteressen kategorisiert. Das ist nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch viel kundenfreundlicher, denn die E-Mail-Marketing-Lösung stellt die Informationen automatisiert zusammen und bedient die Kunden nur mit relevanten Inhalten. Clever.

Mit Marketing- und SalesAutomation die Kundenbindung stärken Kundengerechte Informationen, bedürfnisorientierte Kommunikation von hoher Qualität und kontinuierliche Optimierung fördern die Kundenzufriedenheit bedeutend. Digitale Helfer unterstützen zudem die Koordination von Marketing und Vertrieb, die bestmöglichen

New Work

Verkaufschancen zu erkennen und Kundendaten gewinnbringend in Verkaufserfolge zu verwandeln. Damit lassen sich Interessenten auf den richtigen Kanälen ansprechen, Weiterempfehlungen automatisieren und thematisch relevante Kampagnen lancieren. Auch die bisher manuell vorgenommene Segmentierung erfährt dadurch einen Realitätscheck. Plötzlich stellt man fest, dass vermeintlich «schlafende Kunden» äusserst aktiv auf der Webseite surfen, nur fehlte bisher die Verbindung zu einem Verkaufspunkt. Jetzt erhält das Verkaufsteam täglich eine Liste mit interessierten Kunden.

Brilliant.

Status quo mutig hinterfragen Erfolgreiche Firmen nehmen sich immer wieder Zeit zu überlegen, ob der aktuelle Set-up auch für den langfristigen Erfolg passt. Sie haben sich aber nicht einfach Digitalisierung auf ihre Firmenfahne geschrieben, sondern auch ihre Einstellung geändert – und zwar über alle Führungsstufen hinweg. Nicht wenige kleine und mittelgrosse Unternehmen haben ihre Strategie den veränderten Umständen angepasst und damit rechtzeitig die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt.

Der Zeitpunkt ist perfekt, um sich ernsthaft zu fragen, ob es den täglichen Gang zum Postfach wirklich braucht, ob die gesamte Belegschaft von Montag bis Freitag anwesend sein soll, ob jemand monatlich alle Kontaktdaten mühsam

zusammentragen muss oder ob wirklich Telefone endlos in leeren Büros klingeln müssen, weil man keine mobile VoIP-Infrastruktur hat.

Heute gibt es für viele solcher Fälle sehr elegante Lösungen.

Die eingesparte Zeit kann intelligenter eingesetzt werden – um beispielsweise persönlich auf eine Kundenanfrage einzugehen, damit diese als positives Erlebnis erzählt wird und möglicherweise zu einer Weiterempfehlung führt. So werden nicht nur Nerven, Zeit und Kosten gespart, sondern gleichzeitig der Umsatz gesteigert. Work smarter, not harder – das macht Unternehmen langfristig erfolgreich!

Die Autoren

Remo Schilliger (l.) und Marco Eggenschwiler (r.) sind von den Vorteilen der digitalen Revolution überzeugt, weil sie diese privat wie auch geschäftlich durch und durch leben. Seit 21 Jahren führen sie Unternehmen in eine effiziente, erfolgreiche und innovative Zukunft. www.nextage.ch

Man konnte ahnen, dass die Digitalisierung zu massiven Änderungen führen wird. Dass es aber einen Lockdown wegen des Corona-Virus brauchte, um mobilem Arbeiten, automatischer Rechnungsverarbeitung oder VideoKonferenzen endlich zum Durchbruch zu verhelfen, sollte nicht noch einmal vorkommen.

Bedenklich, wenn wir uns daran erinnern, dass wir bereits 2003 ein Web-ConferencingTool im Angebot hatten.

Wegweisend sind drei Aspekte: Integrierte Daten, effiziente Abläufe und die richtige Kundenansprache. Saubere Daten sind eine wahre Goldgrube – hier schlummert grosses Potenzial, wenn sie standardisiert und angereichert werden. Effiziente Prozesse steigern die Qualität, reduzieren Fehlerquellen und sparen Geld.

Die Situation ist prädestiniert, den gesamten Business-Setup kritisch zu hinterfragen. Wichtig ist es, jetzt eine Unternehmung auf die digitale Zukunft auszurichten und eine agile Form der Zusammenarbeit zu entwickeln, die onund offline funktioniert.

Die richtige Kommunikation an die richtigen Kunden erhöht die Kundenzufriedenheit und steigert die Erträge. Schlussendlich geht es mit der Digitalisierung um nichts weniger als darum, die Zukunft der Unternehmung zu sichern. <<

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

New Work in der Praxis Das Jahr 2020 ist von zahlreichen sozioökonomischen Veränderungen und Massnahmen geprägt. Themen wie die digitale Infrastruktur, die Widerstandsfähigkeit von Geschäftsmodellen und die Adaptierbarkeit bzw. Anpassbarkeit von Unternehmensprozessen standen soweit im Vordergrund wie noch nie zuvor. In diesem Zuge gewann das Buzzword «New Work» ebenfalls rasant an Bedeutung und wurde oftmals in kürzester Zeit in Unternehmen zumindest partiell zur Realität. Wie New Work von Schweizer Unternehmen in der Praxis umgesetzt wird, zeigt der folgende Beitrag.

Business zu unterstützen. Unternehmensprozesse sollten dabei nach Bedarf angepasst werden können, wenn es entsprechende äusserliche Gegebenheiten erforderlich machen.

Hierbei muss die Anwendung sogar auf eine Veränderung des Geschäftsmodells anpassbar sein, wie die Entwicklungen der jüngsten Vergangenheit eindrucksvoll gezeigt haben.

Cloud ERP liefert eine fundierte Basis, um die IT-Infrastruktur im Unternehmen auf Veränderungen der neuen Arbeitsweisen einzustellen. Denn es genügt ein internetfähiges Endgerät mit Webbrowser, zum Beispiel das Smartphone oder ein Tablet, um auf die Anwendung vollumfänglich zuzugreifen – und zwar genau so, als wäre man im Büro.

Die Begrifflichkeit «New Work» ist bisher noch nicht klar definiert worden. Unterschiedliche Vorreiter wie Prof. Jan Teunen haben dem Begriff ihren eigenen Stempel aufgedrückt.

So lässt sich unter «New Work» in der Regel ein Massnahmenpaket verstehen, welches eine Funktionssteigerung sowie Verbesserung der Effizienz und Produktivität von Unternehmen sowie Unternehmensorganisationen erreichen soll. Grundlage für diese Verbesserungen stellen innovative digitale Technologien wie die Cloud sowie eine optimierte Führungsweise dar. Gefordert ist gleichermassen eine agile Arbeitsweise und flache Hierarchien sowie effiziente Organisationsstrukturen mit kurzen Entscheidungswegen.

Die Veränderungen im Jahr 2020 haben gezeigt, dass dies durchaus machbar ist. Wird die Begrifflichkeit also in die Praxis portiert, sind vor allem bestehende Verständnisse von Arbeit und Raum neu zu denken sowie Schlüsse für die einzelnen Möglichkeiten zur Umsetzung daraus zu entwickeln. Unter «New Work» werden demnach alle Massnahmen aggregiert, die im Rahmen der digitalen Revolution über die reine Digitalisierung analoger Unternehmensprozesse hinausgehen. Dabei stehen die Art, wie gearbeitet wird, sowie der Raum, von dem aus Tätigkeiten erledigt werden, besonders im Fokus der Experten.

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«New Work» denkt das Büro neu Viele Unternehmen verbinden den Begriff «New Work» automatisch mit dem Homeoffice. Grundsätzlich gilt es bei diesem Massnahmenpaket aber vor allem effizient mit allen Ressourcen umzugehen und die Arbeit smart zu erledigen. Zu den Ressourcen gehört vor allem das Humankapital des Unternehmens sowie der zur Verfügung stehende Raum. Das Homeoffice bietet hier eine gute Alternative, um Pendelzeit bei den Mitarbeitern zu sparen, den Arbeitsalltag flexibel zu gestalten und gleichzeitig weniger kostspielige Büroräume anmieten zu müssen. Eine für die Schweiz repräsentative Umfrage des Statistikdienstes Statista ermittelte Anfang Juni 2020 aktuelle Zahlen für die Nutzung des Homeoffices.

Auch ausserhalb der gesonderten Situation zu dieser Zeit, gilt die Schweiz als einer der in Europa führenden Nationen, wenn es um Regelungen rund um das Arbeiten von zu Hause geht. Die notwendige Infrastruktur wird kontinuierlich durch den Ausbau der Internetverfügbarkeit verbessert. In den Unternehmen selbst ist es dann vor allem die Cloud, die ein Homeoffice begünstigt. Besonders kritische Business Software wie ERP wird vermehrt aus der Cloud bezogen, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und das mobile

Klar ist inzwischen, dass die Relevanz des Büros in den Unternehmen für die reine Erledigung von Arbeit schwindet. Stattdessen gilt es die Räumlichkeiten des Betriebes zukünftig als das zu begreifen, was sie eigentlich sein sollten: Ein Ort der effizienten Zusammenarbeit, des Austausches, der Kommunikation und der Begegnung der Kollegen untereinander. Um dieses Ziel zu erreichen, werden neben der generellen IT-Infrastruktur und Videotelefonie vor allem effiziente Kollaborations-Möglichkeiten benötigt. Auf technologischer Ebene bedeutet dies, dass die ITSysteme Daten jederzeit aktuell bereitstellen und aufbereiten müssen. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Systeme benötigen zeitgleich Zugriff. Erhält ein Vertriebler beispielsweise einen Auftrag bei einem Kunden vor Ort, kann der Innendienst auf Basis dieser Informationen bereits einen Rüstschein für das Lager sowie eine Rechnung erstellen; gleichzeitig werden die veränderten Lagerbestände im Onlineshop aktualisiert. Mitarbeiter haben durch den gemeinsamen Datenzugriff aber ebenfalls die Möglichkeit, Feedback effizient miteinander auszutauschen. Dies fördert die generelle Zusammenarbeit im Unternehmen und verbessert die gesamte Produktivität sowie die Qualität der Arbeit.

Neben der Technologie ist es aber auch der Raum selbst, der sich verändern wird. Grossraumbüros, die nur der Erledigung von Arbeit

Kolumne

dienen, werden multifunktionalen Räumlichkeiten für Workshops, zum Austausch und für effiziente Projektarbeit weichen. Die Arbeit kann schliesslich auch von unterwegs, aus einem Coworking-Space bzw. Café oder von zu Hause aus erledigt werden. «New Work»-Ansätze beziehen in diesem Zusammenhang aber ebenfalls Technologie mit ein und stellen den Menschen selbst wieder ins Zentrum der Bedürfnisse.

So sollen moderne Arbeitsräume vor allem die Kollaboration, die Motivation und die Mitarbeiterbindung stärken. Es gilt in modernen Büros immer mehr das Potenzial eines jeden Einzelnen für die Gesamtheit des Unternehmens zu entfalten.

Entsprechende Büroräume unterstützen dann beispielsweise wieder das Recruiting, denn attraktive Räumlichkeiten lassen den Arbeitgeber ebenfalls im guten Licht erscheinen. «New Work»-Konzepte sorgen damit dafür, bessere Bewerber für ausgeschriebene Stellen anzuziehen.

Agile Arbeitsweisen und kundenzentriertes Arbeiten müssen gelebt werden Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass «New Work» als Überbegriff eng mit der Digitalisierung verwoben ist und es sich zur Aufgabe macht, die Produktivität im Unternehmen zu optimieren. Technologie und Verbesserungen durch die Digitalisierung treffen auf ein neues Verständnis von Arbeit und des Büros. Immer mit dem Ziel, dass der Mensch wieder im Zentrum des Schaffens steht. Dies beinhaltet ebenfalls die Kunden. Unternehmen müssen heutzutage kundenzentriert vorgehen. Auf Kundenanforderungen gilt es ganzheitlich flexibel zu reagieren – und zwar vom eigentlichen Zweck der Unternehmung über das Geschäftsmodell und den Vertrieb bis hin zum Service. Kundenfeedback muss als positiv für den Verbesserungsprozess interpretiert und genutzt werden.

Dies ist ebenfalls ein Aspekt, der unter dem Massnahmenpaket «New Work» eingeordnet werden kann, denn eine kundenzentrierte Unternehmensausrichtung stellt ebenso den Menschen in den Vordergrund wie technologische Optimierungen oder moderne Büroflächen. Unternehmen, die sich aktiv mit diesen Veränderungen der Arbeitswelt auseinandersetzen, legen damit den Grundstein für eine effiziente Zukunft des Unternehmens.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch myfactory Software Schweiz AG, dem führenden Cloud ERP Anbieter für Schweizer KMU aus Handel, Produktion oder Dienstleistung.

Der Autor David Lauchenauer ist Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

>> Kolumne von Cornelia Diethelm, Gründerin des Centre for Digital Responsibility (CDR), dem Think Tank für Digitale Ethik

Knacknuss Künstliche Intelligenz?

Dank Künstlicher Intelligenz lassen sich Kosten reduzieren und die Customer Experience verbessern.

Doch Kundinnen und Kunden haben Bedenken.

Viele Kundinnen und Kunden sind unsicher, ob KI-Modelle fair und vorurteilsfrei agieren. Sie möchten wissen, wenn sie mit einer Maschine interagieren, und sie erwarten, dass Unternehmen KIbasierte Entscheide genau herleiten können. Dies zeigt eine weltweite Umfrage von Capgemini.

Erfreulicherweise können immer mehr Unternehmen ihre KI-Systeme erklären. Die EU bietet sogar ein internetbasiertes Self-Assessment an. So lässt sich überprüfen, ob die Kernanforderungen an eine vertrauenswürdige KI erfüllt sind. Weil KI-Systeme nur so gut sind wie die zugrunde liegenden Daten, sind zum Beispiel regelmässige Überprüfungen der Datensätze sowie Audits wichtig.

Leider gibt es zahlreiche Beispiele für KI-Anwendungen, die unerwünschte Folgen haben. Deshalb wird es immer wichtiger, dass Unternehmen ihre Governance und ihr Risikomanagement um KI-spezifische Probleme und Risiken erweitern. Idealerweise werden offene Schnittstellen in die KI-Systeme integriert, um den Datenaustausch zu erleichtern und, werden sie interoperabel konzipiert, um die Vielfalt des Marktangebots zu erhalten.

Bereits heute ist klar: Unternehmen müssen die technologische Veränderung verantwortungsvoll gestalten. Nur so können sie Vertrauen bei ihren Kundinnen und weiteren Stakeholdern schaffen und das Potenzial von KI ausschöpfen. Das macht sie gleichzeitig für Investoren attraktiv, denn Innovationen entstehen da, wo Unternehmen auf neue Erwartungen reagieren. Immer mehr Unternehmen orientieren sich etwa an Ethik-Richtlinien und sie investieren in den Wissensaufbau.

Nur wer Künstliche Intelligenz versteht, kann die Zukunft aktiv mitprägen. Deshalb lohnt es sich für uns alle, unabhängig vom Arbeitgeber, in ein Basiswissen zu investieren. Zum Beispiel gibt es den kostenlosen Online-Kurs «Einführung in die KI». Auch Unternehmen profitieren von der Förderung der digitalen Kompetenzen in der Schweizer Bevölkerung. Sie bilden die Basis für den Entscheid, wo wir Künstliche Intelligenz einsetzen wollen und können – möglichst ohne Bedenken. <<

myfactory Software Schweiz AG Zürcherstrasse 66 b | CH-9000 St. Gallen www.myfactoryschweiz.ch

Für das renommierte Marktforschungsinstitut Gartner gehört Digitale Ethik zu den Top-Themen von strategischer Bedeutung für Unternehmen. Cornelia Diethelm macht diesen Megatrend in ihrer Kolumne erlebbar, indem sie aktuelle Aspekte der Digitalen Ethik beleuchtet.

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

Sie haben sich gute Meetings verdient!

Hand aufs Herz: Wer kennt die Situation nicht? Sie sitzen wieder mal in einem Meeting, wo der rote Faden fehlt, niemand so recht weiss, worüber überhaupt diskutiert wird und welches Ziel erreicht werden soll. Der Einladende hat schon längst die Zügel aus der Hand gegeben und ein «Nörgler vom Dienst» hat die Wortführerschaft übernommen. Ein Ende ist nicht absehbar. So gut es geht lenken Sie sich mit anderen, wichtigeren Aufgaben ab. So oder ähnlich laufen viele Meetings, ohne Aussicht auf Besserung. Warum eigentlich? >> Thomas Uhlmann | Uhlmann Management Beratung GmbH

Tatsache ist: Wir verbringen gemäss einer Studie der Hochschule Augsburg (D) einen bedeutenden Teil der Arbeitszeit in Besprechungen (siehe Grafik). Sie hat dafür in ihrer Studie «Best Agers – Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen» (Regnet, 2019) 534 Fach- und Führungskräfte aller Alterskategorien befragt. Der Anteil der Sitzungen hat zwischen 2015 und 2018 sogar noch zugenommen.

Langweilige, unproduktive, plan-, ziel und endlose Sitzungen Dabei ist die Unzufriedenheit mit der bisherigen Meetingkultur gross. Besonders wünschen sich die Studienteilnehmer effizientere, kürzere oder generell weniger Meetings.

Wieder mehr Face-to-face-Besprechungen werden von 17 % der Befragten bevorzugt.

Unbestritten ist, dass sich die Situation im Ausnahmejahr 2020 noch akzentuiert hat.

Aus unserer Erfahrung kristallisieren sich bei Meetings häufig folgende Probleme heraus: ▪ Zu knappe Vorbereitungszeit: Informationen und Dokumente müssen stets rechtzeitig bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Meetings eintreffen, damit sich diese seriös vorbereiten können. Am Wochenende zum Beispiel wird wohl niemand die Unterlagen studieren. Dies gilt es bei der Planung zu beachten.

▪ Thema ist nicht für alle gleich wichtig: Ist ein Meetingthema nur für gewisse Abteilungen oder Teams von Interesse, sind Besprechungen im kleineren Kreis einzuplanen. So wird sichergestellt, dass das Meeting für alle relevant ist und damit als wichtig betrachtet wird.

▪ Fehlende Transparenz der Tagesordnung: Sind der Sinn des Meetings oder die Themenwahl nicht allen klar, kann es zu Missverständnissen führen. Hier ist es besonders wichtig, klar zu kommunizieren und sich thematisch nicht zu verzetteln.

Hier gilt es also, bereits bei der Planung des Meetings genügend Zeit einzuräumen, die Teilnehmenden gezielt auszuwählen und dazu die Tagesordnung genau zu definieren. Dies führt zu speditiven und zielführenden Meetings – und damit zu mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Warum überhaupt Meetings?

Es wäre doch sehr verlockend, ein Unternehmen ohne Meetings zu organisieren. Jeder holt sich die Informationen, die Entscheidungen, die Lösungsfindung in dem Moment, wo er diese benötigt. Just-in-time, sozusagen. Wir könnten uns all die Terminabstimmungen, Vorbereitungen, Dokumentation, Protokollierung und Nachverfolgung sparen.

Möglicherweise arbeiten Sie in einem KleinstKMU, wo dies sogar funktioniert. Sobald ein Unternehmen wächst, wird diese Art der Führung jedoch höchst ineffizient und unrealistisch. Jeder unterbräche mit dieser Arbeitsweise unzählige Male den Arbeitsfluss der Mitarbeitenden. Konzentriertes Arbeiten wäre damit für alle Beteiligten bald unmöglich.

Grafik: Anteil der Meetings an der Arbeitszeit – Vergleich 2015 und 2018

Meetings als zentrales Element der Unternehmensführung

50 44,6

Prozent der Arbeitskrä�e

45 40

40,5

38,5

35 30

29,2 24,3

25

2015

19,5

20

2018

15 10 5 0

1,5 0 - 25 %

26 - 50 %

51 - 75 %

2

76 - 100 %

Anteil an Arbeitszeit Quelle: Studie «Best Agers – Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen» (Regnet, 2019)

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In Unternehmen mit einer definierten Aufbau- und Ablauforganisation und Rollen sind Meetings die regelmässigen Fixpunkte. Diese dienen zur gegenseitigen Abstimmung aller am Führungsprozess beteiligten Personen. Die Besprechungen sind vergleichbar mit Etappenzielen bei der Besteigung eines Berges.

Die Art und Weise, wie Sitzungen bzw. die gesamte Führung eines Unternehmens laufen, ist auch ein kulturelles Thema. Entscheiden Sie als CEO abschliessend über jedes Thema selbst, ist eigentlich kein Abstimmungsaufwand notwendig. Der verbreitete kooperative Führungsstil setzt jedoch einen kontinuierlichen Abgleich der Beteiligten voraus.

New Work

Meetings sind unabhängig von Managementmethoden Ob Ihr Unternehmen heute nach agiler Methodik oder herkömmlich hierarchisch geführt wird: viele Grundsätze und Regeln für Meetings gelten unabhängig davon. Dabei spielt es keine wesentliche Rolle, ob Projektteams nach SCRUM arbeiten und sich die Geschäftsleitung an KANBAN anlehnt.

Sind sich alle Beteiligten dessen bewusst, ist die gemeinsame Definition und Einhaltung von Meeting-Grundsätzen viel leichter.

Erfüllen Ihre Meetings die gesetzlichen Anforderungen?

Agieren Sie als Verwaltungsrat oder Geschäftsleitungsmitglied, sind nebst verschiedenen Argumenten, welche für gut geführte Meetings sprechen, auch gesetzliche Regelungen zu beachten.

Diese sind unter anderem im Obligationenrecht bei den Vorschriften für den Verwaltungsrat zu finden. Explizit genannt wird z. B. im Art. 713, Abs. 3 OR, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse einer Verwaltungsratssitzung ein Protokoll zu führen ist.

Präsident und Sekretär müssen das Protokoll unterschreiben. Nur Beschlussprotokolle oder Video- und Tonaufnahmen genügen nicht. Ab einer gewissen Grössenordnung eines Unternehmens – sofern es sich um eine AG handelt – delegiert der VR die operative Geschäftsführung. Ist dies der Fall, hat der Verwaltungsrat dafür zu sorgen, dass auch die Geschäftsleitung ihre Tätigkeit, ihre Entscheidungen und Beschlüsse nachvollziehbar dokumentiert.

Denn letztendlich bleibt der Verwaltungsrat in der Gesamtverantwortung.

Befassen Sie sich gerade mit Fragen zur Organisation des Verwaltungsrats und dessen

Der Autor setzt für Meetings auf folgende Werkzeuge Hat sich ein Unternehmen grundsätzlich für die Arbeit mit Microsoft365™ entschieden, empfehle ich das Addon «Decisions» der Firma MeetingDecisions. Dieses unterstützt den gesamten Prozess von der Meetingvorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbearbeitung, komplett integriert im Microsoft Ökosystem. Weitere Informationen: https://tinyurl.com/tsm20-4-decisions Unternehmen, welche Alternativen zu Microsoft bevorzugen, sind mit dem Atlassian Ökosystem gut bedient. Dazu empfiehlt sich speziell das preisgekrönte Addon «Meetical» des gleichnamigen Schweizer Unternehmens: www.atlassian.com, www.meetical.io

Sitzungsführung, ist das Buch «Verwaltungsrats-Sitzungen Grundlegung und Sitzungstechnik» von Rolf Dubs eine empfehlenswerte Lektüre.

Tipps, um Meetings künftig besser zu machen Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete.

Dies bedeutet konkret: ▪ Ein Besprechungsziel bekannt geben.

Dies ist besonders wichtig bei einmaligen Meetings. Bei regelmässig stattfindenden Sitzungen sollen das Ziel und der Teilnehmerkreis mittelfristig konstant bleiben.

▪ Themen vorschlagen und diese so klar wie möglich formulieren. Ist z. B. ein Antrag zu behandeln, gehört dieser vorbereitend weitgehend ausformuliert.

▪ Erwartungen pro Thema formulieren, z.B. «Zum Beschluss», «Thema zur Information», «Gemeinsame Lösung erarbeiten» ▪ Unterlagen, Dokumente zu den Themen rechtzeitig bereitstellen ▪ die Agenda mit allen zugehörigen Informationen rechtzeitig allen Meeting-Teilnehmern zustellen. Dies geschieht am besten mithilfe geeigneter Tools. Setzen Sie z. B. MS Teams ein, gibt es hierzu gut geeignete Apps, die den gesamten Meetingprozess unterstützen. Dazu mehr im Kasten.

▪ Allen Teilnehmern die Möglichkeit einräumen, weitere Agendapunkte einzubringen Kleines Detail zum Equipment: Sind sie Organisator eines virtuellen Meetings und es gibt Agendapunkte, wo Präsentationen gezeigt oder umfangreiche Dokumente gemeinsam behandelt werden, dann nennen Sie mit der Einladung die Erwartung, dass die Teilnahme mit einem Notebook vorausgesetzt wird.

Für die Durchführung des Meetings ist empfehlenswert, sich mindestens an die folgenden Punkte zu halten: ▪ Das Meeting pünktlich beginnen. Dafür sind Sie als Organisator der Sitzung verantwortlich.

▪ Protokollierung: wichtige Ergebnisse aus Lösungsdiskussionen, kritische Einwände, Beschlüsse, Entscheide und Aufgaben sind zu protokollieren. Das Protokoll muss nicht durch den Organisator geführt werden, eine Rotation dieser Aufgabe ist gut vorstellbar.

▪ Halten Sie sich an die Zeitvorgaben. Es führt zu unnötigem Stress, wenn Diskussionen ausufern, von Themen abgewichen wird, end- und ziellos «rumdiskutiert» wird. Als Meetingorganisator sind Sie in der Verantwortung, einzugreifen. Ausufernde Themen können in separate Meetings vertagt werden.

Der Autor Thomas Uhlmann vermittelt seine Leidenschaft für gute Sitzungsführung in Beratungsprojekten in unterschiedlichen Organisationen. Er ist ausgebildeter Informatiker (Business Prozesse/ Software) und aktiver Verwaltungsrat, wo er als digitaler VR Sekretär amtet. www.thomasuhlmann.com

▪ Führen Sie – besonders wichtig für Gremien mit wiederkehrenden Meetings – eine gemeinsame Aufgabenliste. Alle To-dos werden darauf notiert und deren Bearbeitung nachverfolgt. Diese Aufgabenliste wird regelmässig im Meeting aktualisiert und ergänzt.

Die Nachbearbeitung wird oft vernachlässigt, gehört mitunter jedoch zu den wichtigsten Tätigkeiten im ganzen Meetingprozess.

▪ Die für das Protokoll verantwortliche Person stellt das Protokoll fertig. Da vieles bereits während dem Meeting mitgeschrieben wurde, ist diese Aufgabe relativ schnell erledigt.

▪ Die Beschlussliste – im Idealfall zusätzlich zum Protokoll separat geführt und toolunterstützt – ist mit allen neuen Beschlüssen zu ergänzen. Sie reduzieren damit die Situationen, wo in den Meetings dasselbe Thema regelmässig wieder hochkommt.

▪ Sie prüfen die Aufgabenliste auf Vollständigkeit und sind dafür besorgt, dass jeder Task ein Fälligkeitsdatum hat und jemand dafür die Verantwortung übernimmt.

▪ Bei regelmässigen Meetings stellen Sie eine leere Themenliste für das kommende Meeting direkt wieder zur gemeinsamen Bearbeitung zur Verfügung.

Meetings sind (und bleiben) ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung und mit den richtigen Mitteln können diese durchaus effizient, zielführend und produktiv sein. <<

Quellen: Verwaltungsratssitzungen, Grundlegung und Sitzungstechnik, 2. Auflage 2012, Rolf Dubs, ISBN 978-3-258-07785-7 Best Agers – Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen – Prof. Dr. Regnet (2019).

DOI: 10.23779/0005; Abgerufen am 15. Mai 2020 von https://tinyurl.com/tsm20-4-bestagers

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

Prozesse optimieren mit Chatbots «Wie ist der Lieferstatus meiner Sendung?» – «Mein PC-Bildschirm funktioniert nicht, woran kann das liegen?»

Nur zwei aus einer Vielzahl von Beispielen, die das enorme Potenzial für den Einsatz von Chatbots zeigen.

Schätzungen zufolge können 80 % der Kundenanfragen mit einem Chatbot automatisiert bearbeitet werden und nur 20 % benötigen tatsächlich einen menschlichen Berater. Grundlage dafür ist, dass der Bot sinnvoll eingesetzt wird und über die notwendigen Funktionen verfügt, um die Anfragen zufriedenstellend beantworten zu können. >> Sophie Hundertmark und Albert Hundertmark | ai-z GmbH / hundertmark.ch

Chatbots können vor allem in der Kommunikation mit Kunden oder in der internen Kommunikation im Unternehmen eingesetzt werden. Häufig können Anfragen von Kunden oder Mitarbeitern automatisiert beantwortet werden, womit gleichermassen eine Effizienzsteigerung und Kostenersparnis einhergeht.

Usecases zum Einsatz von Chatbots In Bezug auf die Kundenkommunikation stellen Chatbots zur Abfrage des Bestelloder Lieferstatus von Kundenbestellungen oder Adressänderungen der Kunden mögliche Usecases dar. Für Kunden ist es meist bequemer, direkt einen Kundenberater für 12

ihr Anliegen zu kontaktieren, um in kurzer Zeit eine Lösung für ihre Anfrage zu erhalten.

Die Berater sind jedoch nur während ihrer Bürozeiten zu erreichen, weshalb sich eine Antwort auf das Anliegen des Kunden verzögern könnte. Möglicherweise ist der Kunde aufgrund der Wartezeit sogar unzufrieden mit dem Service des Unternehmens. Ausserdem bedeutet dieser Usecase einen erhöhten Aufwand für die Kundenberater, die die Daten erst entgegennehmen, gegebenenfalls nochmal hinterfragen und dann selbstständig im System anpassen müssen.

Auch in der internen Kommunikation haben Chatbots grosses Potenzial. Gerade in

Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern kommt es regelmässig zu IT-Problemen bzw.

Mitarbeiter haben Probleme mit ihrer Softoder Hardware.

Trotz IT-Ticket-System, das bei entsprechenden Problemen seitens der Mitarbeiter ausgefüllt werden soll, kommt es in diesem Bereich häufig zu Problemen. Stattdessen ist für die Mitarbeiter an dieser Stelle ein Anruf oder eine E-Mail der kürzere Weg, ihr Anliegen zu übermitteln. Für die IT-Service-Mitarbeiter ergibt sich somit ein erhöhter Zeitaufwand, die Anfragen der Mitarbeiter manuell in das IT-Ticket-System einzutragen und die Tickets entsprechend zu koordinieren.

New Work

Potenziale von Chatbots zur Prozessoptimierung Selbstverständlich lassen sich die eingangs beschriebenen Usecases für Chatbots, wie die Abfrage des Lieferstatus einer Sendung oder die Adressänderung, auch durch klassische Kommunikationsmittel wie Telefon und E-Mail lösen oder durch den Kunden im Kundenportal selbst abfragen bzw. ändern. Wie bereits beschrieben, bedeutet dies jedoch einen erhöhten Zeitaufwand für die Kundenberater, was sich negativ auf die Effizienz der unternehmensinternen Prozesse auswirkt. Auch im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit können sich hieraus negative Folgen ergeben.

Die Lösung zur Prozessoptimierung?

Chatbots!

Hinzu kommt, dass den Servicemitarbeitern durch die Prozessautomatisierung mehr Zeit zur Verfügung steht, die sie in die Bearbeitung komplexerer Kundenanfragen investieren und damit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können.

Mit bestehenden Chatbot-Tools sind Chatbots schnell programmiert und können bei Bedarf ebenso schnell an veränderte Bedingungen angepasst werden.

Leitfaden zur Umsetzung von Chatbots Die eingangs beschriebenen Usecases lassen sich alle schnell und einfach umsetzen. Am wichtigsten bei der Umsetzung sind die folgenden Schritte:

Im Gegensatz zu Servicemitarbeitern sind Bots an jedem Tag zu jeder Zeit erreichbar.

Nutzeranfragen können zeitnah bearbeitet werden und somit die Kundenzufriedenheit erheblich steigern.

Am Anfang sollte überlegt werden, welcher Prozess im Unternehmen aktuell zeit- und kostenintensiv verläuft und inwiefern dieser oder Teile davon automatisiert werden könnten, um die Effizienz zu steigern.

Mit einem entsprechenden Design verfügen Chatbots zudem über eine hohe Nutzerfreundlichkeit. Eingebunden in die Website oder Social-Media-Kanäle ist der Chatbot schnell gefunden und mit wenigen Klicks einfach bedient. Auch der Nutzer spart dabei kostbare Zeit, da der Chatbot parallel mehrere Anfragen bedienen kann und sich somit keine Warteschlangen ergeben. Ausserdem bearbeitet der Bot das Kundenanliegen direkt, der Nutzer muss somit nicht auf eine entsprechende Rückmeldung seitens eines Mitarbeiters warten.

Um einen Prozess in der Kommunikation mit Kunden oder in der internen Kommunikation zu optimieren, muss ein Dialog für den Chatbot entworfen werden. Dabei stehen zunächst die inhaltlichen Fragen im Fokus, die der Bot den Nutzern stellen muss, um ihr Anliegen zu bestimmen, zu bearbeiten und zu lösen. Allerdings sollte an dieser Stelle auch die Gestaltung der Chatbot-Kommunikation nicht ausser Acht gelassen und an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden. So kann ein Bot für die Kundenkommunikation die Nutzer zum Beispiel duzen oder viele Emojis verwenden, während ein Chatbot mit den Mitarbeitern im Unternehmen eher förmlich kommuniziert.

Seit November 2020 gibt es Sophies erstes Buch über Chatbots zu kaufen.

Mehr zu ihrem Buch hier: www.hundertmark.ch/chatbot-buch

Je nachdem welchen Prozess der Chatbot optimieren soll, werden passende Schnittstellen benötigt. Diese sollten vor der Umsetzung des Bots bekannt sein. Ein Chatbot-Usecase in der Kundenkommunikation benötigt beispielsweise eine Schnittstelle zum CRM-System des Unternehmens, während der IT-Bot in der internen Kommunikation in das ITTicket-System eingebunden werden muss, um eine direkte Verbindung zum Help-Desk zu gewährleisten.

Sophie Hundertmark

Digitale Freunde Wie Unternehmen Chatbots erfolgreich einsetzen können

Hallo, warum sollte ich dieses Buch lesen?

Sie Weil Sie hier lernen, wie tun müssen, um Chatbots erfolgreich einzusetzen.

Ist das nur Theorie oder kann ich es auch wirklich nutzen?

Ein Schwerpunkt ist das ganz Chatbot-Konzept, das Erfolg ist. entscheidend für den Außerdem enthält dieses Buch viele Usecases aus der Praxis.

Das klingt gut. Vielleicht sollte ich es mir mal ansehen.

Brauche ich besondere Vorkenntnisse?

Nein, das Buch ist sehr praxisnah geschrieben.

Im Anschluss kann der Chatbot programmiert werden. Die meisten Usecases lassen sich am kosteneffizientesten mit bestehenden ChatbotTools umsetzen. Diese haben meist bereits eine Reihe der wichtigsten Funktionen integriert, sodass lediglich die Dialoge ergänzt und Anpassungen für die Schnittstellen festgelegt werden müssen.

Das Autorenteam

Sophie Hundertmark (l.) gehört zu den ersten Masterstudentinnen in der Schweiz, die zu Chatbots geforscht haben und hat sogar den Best Paper Award an der IWW Internet Conference 2018 in Portugal gewonnen. Heute ist sie selbstständige Beraterin für die strategische Begleitung sowie Umsetzung von Chatbot Projekten. Dabei berät sie Konzerne, KMU, Startups und Einzelfirmen. Sie erstellt ChatbotKonzepte von Grund auf oder unterstützt in der Optimierung und Persönlichkeitsgestaltung von Chatbots. Neben ihrer Tätigkeit als Beraterin ist Sophie zudem auch Dozentin an verschiedenen Hochschulen im DACH-Raum.

Albert Hundertmark (r.) studiert an der Universität Leipzig Betriebswirtschaftslehre und schreibt zurzeit seine Masterthesis zum Thema «Digitalisierung im HR – Entwicklung eines Leitfadens zum Einsatz von Chatbots im Recruiting aus Unternehmenssicht». Parallel dazu ist er seit diesem Herbst bei Hundertmark.ch an Bord und unterstützt das Team bei der Konzeption und Umsetzung von Chatbots, der Koordinierung und Steuerung von Chatbot-Projekten sowie der KPI Analyse, Beratung und Optimierung bestehender Chatbots in Unternehmen und der Vorbereitung und Durchführung von Chatbot-Konzept-Workshops. www.hundertmark.ch

Damit der Chatbot genutzt und damit einen Mehrwert bringen kann, sollte er ausserdem unbedingt bekannt gemacht werden.

Zusammengefasst sind Chatbots ideal, um sich wiederholende Anfragen von Kunden oder Mitarbeitern zu beantworten und stellen damit eine Entlastung für die Servicemitarbeiter dar, die sich somit auf komplexe Anliegen fokussieren können. Zudem bieten Chatbots durch ihre ständige Erreichbarkeit und hohe Nutzerfreundlichkeit viele Vorteile für die Kommunikation mit Kunden und die interne Kommunikation im Unternehmen. Hierbei gilt jedoch: Ein Chatbot ist nur so gut wie das Konzept, das dahintersteht. Für eine erfolgreiche Umsetzung bedarf es einer inhaltlich genau durchdachten und zielgruppenspezifischen Programmierung des Bots. <<

In der finalen Phase sollte der Chatbot einmal gründlich im Hinblick auf die Richtigkeit seiner Aussagen und die zielgruppenspezifische Ansprache der Nutzer getestet werden.

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

Von Führen zu Befähigen – Kulturwandel in der Führungsebene Unsere Welt ist geprägt von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz, kurz VUKA. Unabhängig von der Ausnahmesituation um Corona haben sich die Ansprüche an die Führungspersonen in den letzten Jahren sowieso enorm gewandelt. Gelernte Verhalten und etablierte Geschäftsmodelle ermöglichen kaum noch Erfolge. >> Iris Isenschmid, Sincero GmbH | Kevin Klak, kemaco GmbH

Neue Kundenverhalten und Technologien bieten jedem Unternehmen neue Chancen. Diese zu erkennen und umzusetzen ist ohne Digitale-Kompetenzen kaum möglich.

Die Corona-Situation wirkt bei veralteten Geschäftsmodellen zusätzlich als Brandbeschleuniger und so wurden einige mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert. Digitale oder agile Geschäftsmodelle können in dieser Welt erwiesenermassen besser bestehen als klassisch hierarchische Managementmodelle.

Neues konsequent anpacken Deshalb versuchen sich immer mehr Unternehmen, diesem Ruf der Zeit, zu dem auch selbstorganisierte Unternehmen gehören, anzupassen. Doch ein hierarchisch organisiertes Unternehmen in ein selbstorganisiertes zu überführen, bedeutet einen grossen Wandel

zu vollziehen. Es braucht ein Umdenken der gesamten Organisation. Das geht nicht von heute auf morgen. Es braucht Zeit und viel Commitment. Rückschläge müssen dabei in Kauf genommen werden. Der Change muss vom Management aus tiefster Überzeugung ausgelöst und schlussendlich von allen mitgetragen werden. Denn die Führungs-, Entscheidungs- und Arbeitsweise ist danach nicht mehr, was sie vorher war.

Das Leadership-Modell verändert sich hin zu einem Rollenmodell. Die Mitarbeitenden suchen sich ihre eigenen Rollen aus, die aber klar definiert sind. Den Rollen werden einzelne Aufgaben und Entscheidungskompetenzen zugeordnet. So entscheiden die Mitarbeitenden über ihr eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, weshalb das System «selbstorganisiert» heisst.

Spielregeln festlegen «New Work ist erstmal ein inneres Abenteuer, wo wir langsam lernen aus allem mechanischen Denken herauszukommen.»

Fréderic Laloux (1969), Autor des Bestsellers «Reinventing Organizations»

Bevor es aber dazu kommt, ist das Management gefordert, die Spielregeln festzulegen.

Diese sind wichtiger als in hierarchisch organisierten Unternehmen, in denen die Chefs die Spielregeln jederzeit nach ihrem Gusto anpassen können. Trotz der benötigten Regeln, die starr sein müssen, damit sich alle darauf verlassen können, wird das Unternehmen agil.

Grafik: Phasenmodell nach KüblerRoss. Weiterentwickelt für den Change von Unternehmen wie bspw. im Wellenmodell von Dudley Linch / Paul Kordis (Lynch, Dudley; Kordis, Paul Delphinstrategien, Paidia Verlag, 1991)

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New Work

Es kann sich schneller anpassen und flexibel reagieren. Gerade in Zeiten von instabiler Wirtschaftslage ist die schnelle Anpassungsfähigkeit ein gewichtiger Faktor.

Mitarbeitenden befähigt werden, Entscheide selbst zu treffen.

Die Firmenkultur ist die Basis

In selbstorganisierten Unternehmen gibt es keine starre Hierarchie. Alle «Stufen» geben ihre Macht ab, die ihnen aufgrund des Organigramms im traditionellen Unternehmen zugeteilt wurde. Eine Stolperfalle ist beispielsweise die Rückfallgefahr. Ältere Führungskräfte sind mit ihrem Denken so stark im traditionellen Modell verankert, dass es kaum möglich ist, sie in ein selbstorganisiertes Unternehmen überzuführen, da sie dieses nicht loslassen können.

Um sie und ihr Know-how nicht zu verlieren, gibt es Möglichkeiten, das System stufenweise anzupassen oder einzelne Abteilungen wie ein Laboratorium zu führen, wo man erste Erfahrungen in einem geschützten Umfeld sammeln kann. Dort werden beispielsweise neue Arbeitsmethoden für das Unternehmen evaluiert. Nicht jede Methode ist für jedes Unternehmen gleich geeignet. Seien dies Design Thinking Methoden oder Lego Serious Play.

Wobei beide insbesondere drei Punkte wesentlich fördern: Agilität, Reflektion und die Sicht des Kunden.

Es ist unterdessen überlebensnotwendig, schnell und iterativ zu reagieren. Wie Henry Ford meinte, «Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.»

Zu wenige Führungskräfte nehmen sich dies vor und scheitern somit persönlich und stehen zusätzlich ihren Mitarbeitenden im Weg. Damit verhindern sie, dass die Firma das Potenzial ausschöpft und einen Wettbewerbsvorteil erreicht. Eine Führungsperson muss Situationen reflektieren und einen Diskurs zulassen. Es braucht eine Kultur, die Feedback zulässt und fördert. Was gestern noch falsch war, mag heute bereits richtig sein und was gestern korrekt war, kann heute falsch sein.

Dass dies insbesondere für gestandene Führungskräfte aus der klassischen Managementlehre eine enorme Herausforderung darstellt, versteht sich von selbst. Daher empfiehlt es sich an der Firmenkultur aktiv zu arbeiten und sie nicht zu einer Randnotiz zu degradieren.

Grundlegendes Verständnis fördern

Die grosse Umwälzung findet also nicht in naher Zukunft irgendwann einmal statt, sondern wir sind bereits seit Jahren permanent mittendrin. Dabei gilt zu beachten, dass klassische Branchengrenzen kaum noch existieren. Wer sein Geschäftsmodell diversifiziert ausrichtet und mit aktueller Technologie abstützt, hat somit deutlich grössere Überlebenschancen.

Es ist nicht einfach aus einem über Jahre oder Jahrzehnte erfolgreichen Geschäftsmodell auszubrechen und alte Strukturen zu verändern. Dabei verschwindet Vertrautes meist zu schnell und Neues entwickelt sich zu langsam.

Diese Spannungen gilt es auszuhalten und die Mitarbeitenden mit einer klaren Vision zu befähigen. Dabei geht es selten um einen langfristigen und detaillierten Fünf- oder Zehn-Jahresplan, sondern viel eher um eine Richtung und insbesondere um den Zweck.

«Warum wollen wir als Unternehmen da hin?» ist eine einfache Frage, deren Antwort zu entwickeln eine wahre Knacknuss darstellt.

Jedes Unternehmen durchlebt schliesslich während der Veränderung diverse Phasen (vgl.

Grafik). Um möglichst rasch in eine aktive Phase der Veränderung zu kommen, empfiehlt sich eine modernes Führungsverständnis so früh wie möglich zu entwickeln. Für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung bedeutet das, dass sie insbesondere ihren Mitarbeitenden gegenüber aktiver auf Augenhöhe begegnen, Wertschätzung und Sinn vermitteln müssen.

Natürlich entgegnen hier viele, dass sie das bereits seit Jahren beherzigen. In vertieften Gesprächen wird festgestellt, dass dies nur eine Frage der Wahrnehmung ist. Mitarbeitende wollen schliesslich nicht nur ausführend tätig sein, sondern mitdenken und mitgestalten.

Diesen Raum müssen Führungskräfte aktiv bereitstellen und die Kultur dazu entwickeln.

Nur so werden kreative Kräfte freigesetzt und neue Denk- und Handlungsweisen fangen sich an zu etablieren. Es ist notwendig, dass die

Das Autorenteam

Digitale Kompetenz entwickeln

Ein Patentrezept zur Digitalisierung gibt es leider nicht. Doch die Digitalisierung ist schon längst kein Trend mehr. Trotzdem ist sie für viele Vorgesetzte nach wie vor ein komplexes Thema und da neue Herangehensweisen notwendig sind, scheitern sie schon am Ansatz. Vielen Führungspersonen fehlt es am

Key Takeaways ▪ Erklären Sie das «Warum» – lassen Sie einen Diskurs zu ▪ Die Firmenkultur ist das Fundament – degradieren Sie diese nicht zur Randnotiz ▪ Schauen Sie über Ihre Branchengrenzen hinweg ▪ Lassen Sie Raum für Neues, Unbekanntes und Reflektion ▪ Fördern Sie interdisziplinäre Teams ▪ Schauen Sie nicht unbeteiligt zu.

Involvieren Sie sich!

Iris Isenschmid und Kevin Klak unterstützen Unternehmen im Spannungsfeld der Digitalisierung.

Sei es im Beirat von Geschäftsleitungen und Verwaltungsräten oder ad interim in der Umsetzung von strategischen Initiativen. Sie sind Mitglied des Digitalrats, einem unabhängigen Netzwerk von Digital-Experten. www.digitalrat.ch

Bewusstsein für die Chancen und Risiken der Digitalisierung. Dieses Bewusstsein lässt sich nur bedingt kurzfristig aufbauen.

Hat ein Unternehmen keine oder nur wenige Mitarbeitende mit digitalen Kompetenzen, bedeutet das nicht automatisch, dass das Unternehmen die Digitalisierung nicht meistert. Insbesondere aufgrund der Halbwertzeit digitaler Technik und digitalen Wissens darf man durchaus die Frage stellen, welche Führungskräfte überhaupt in der Lage sein müssen, diesen Zyklen zu folgen.

Diskussion fördern Um den Wandel erfolgreich herbeizuführen, empfiehlt sich beispielsweise die Etablierung eines Beirats. Ein Digital-Beirat unterstützt den Verwaltungsrat und die Geschäftsführung dabei, die erwähnten Regeln und Rollen zu definieren und regelmässig zu reflektieren. Er agiert so als Sparringpartner, ermöglicht eine neutrale Zweitmeinung und hat ein funktionierendes Netzwerk für pragmatische Umsetzungen.

Mit einem Digital-Beirat kann sich der gesamte Verwaltungsrat also über Chancen und Gefahren der Digitalisierung austauschen, neue Geschäftsmodelle, disruptive Technologien und alternative Arbeitsmethoden diskutieren.

Auf oberster Führungsebene muss man sich früh mit aufkommenden Themen auseinandersetzen, damit das Unternehmen rechtzeitig eine Maturität entwickeln kann.

Gleichzeitig werden mit einem Digitalrat Denkmuster hinterfragt, was zu einer schrittweisen Veränderung führt, ohne dass die traditionellen Werkzeuge radikal verdrängt werden. Digitale Kompetenz wird so gemeinsam und aufs Unternehmen abgestimmt nachhaltig erarbeitet. << 15

New Work topsoft Fachmagazin 20-4

New Work: Umfrage zum Arbeitserlebnis Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf die Kunden, dabei gehen die Mitarbeitenden oft vergessen.

Dabei sind sie es, welche die Zufriedenheit der Kundschaft garantieren. Wir möchten wissen: Wie sieht die «Employee Experience» in Ihrem Unternehmen aus? >> Heike Bauer | gonline.ch / mitarbeiterzufriedenheit.ch

Die Umsetzung der digitalen Transformation in den Unternehmen und Organisationen war noch nie notwendiger als jetzt.

Denn Netzwerkbildung ist eine Frage der Kultur und damit die Förderung der kollektiven Intelligenz.

Hier sind Sie als Führungskraft gefragt: Schauen Sie hin, hören Sie zu und seien Sie Vorbild.

Irritierend wirkt dazu eine repräsentative Umfrage des Fraunhofer-Institut bei 129 Unternehmen, nach der Manager an der Flexibilität der eigenen Firmen zweifeln. Es fehle an Offenheit, Geschwindigkeit, Beteiligung, Experimentierfreude und Risikobereitschaft, schreiben die Studienautoren.1

Dieses Fundament haben wir im Rahmen des Karrierestrebens verloren. Essenziell für eine neue Ausrichtung zum gemeinsamen Verständnis von New Work, braucht es eine Rückbesinnung auf das Wir.

Wir hoffen, mit der folgenden Umfrage viele Stimmen von Mitarbeitenden einfangen zu können und wichtige Defizite sichtbar zu machen.

Heisst das im Umkehrschluss, dass die Führungskräfte weder sich selbst noch ihren Mitarbeitenden einen Wandel zutrauen? Nein, aber der Fokus der Digitalisierung richtet sich zu sehr auf die technischen Möglichkeiten und dem Ausrollen von noch umfangreicheren «Customer Care Konzepten».

Aber was hat das alles jetzt mit New Work zu tun?

Sehr viel, denn Neue Arbeit soll für alle einen Mehrwert schaffen – und nicht nur mehr Gewinn und Wachstum.

Wie anpassungsfähig die Mitarbeitenden heute sind, haben diese in den letzten Monaten bewiesen, als vielerorts plötzlich Flexibilität möglich war. Die Mitarbeitenden haben die aussergewöhnliche Corona-Situation gemeinsam gemeistert, oft trotz karger technischer Infrastrukturen im Homeoffice.

Sie haben mit ihren Netzwerken eine Community gebildet und Wissensarbeit betrieben. Das ist ein grosser Teil von dem, was Unternehmenskultur ausmacht.

Die Autorin Heike Bauer hilft Organisationen bei den ersten Schritten in eine neue, digitale Arbeitswelt, mit den Instrumenten eines zeitgemässen NEW-WORK Ansatzes. Sie identifiziert schnell und unkompliziert die Stolpersteine im Unternehmen, die den Weg für einen echten kulturellen Wandel in die neue Arbeitswelt versperren und unterstützt mit einem kompetenten Partner-Netzwerk.

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Nachholbedarf sehen die Manager auch bei der Unternehmenskultur, denn solange die Führungsebene nicht berfeit ist, etwas Kontrolle abzugeben, wird kein Wandel gelingen.

Ich zitiere hier Martin Meier (www.meier. vision), dem Gründer von Raumgleiter, mit dem ich bereits 2019 eine Diskussion zum Thema Verantwortung der Geschäftsleitung hatte (danke nochmal dafür): «Wenn in meinem Unternehmen etwas schiefläuft, bin in erster Linie ich als Chef allein dafür verantwortlich.»

Da mir das Thema auch nach der Studie Arbeitswelt 4.0 sehr am Herzen liegt und mitarbeiterzufriedenheit.ch deshalb entstanden ist, habe ich mich sofort bereit erklärt, die Umsetzung der Umfrage zu Employee Experience mitzugestalten und umzusetzen.

Mehr dazu in folgendem Beitrag: «Stehen Sie als Mitarbeitende im Zentrum?» von Christian Liechti und Pierre Wallimann. << Quelle: Der Spiegel, Anton Reiner, Führungskräfte zweifeln an der Anpassungsfähigkeit ihrer Unternehmen

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Stehen Sie als Mitarbeitende im Zentrum?

Jedes Unternehmen stellt seine Kunden in den Mittelpunkt. Welches ist dabei die Rolle des Mitarbeitenden? Wir wollen es wissen.

Diese Umfrage zum Thema «Employee Experience» will Meinungen zur Mitarbeiterzentrierung sammeln und Erkenntnisse aus dem Alltag aufzeigen. Die Teilnahme lohnt sich, mit etwas Glück können Sie tolle Preise gewinnen.

Beim Begriff «Employee Experience» geht es um das Gesamtbild, welches Mitarbeitende durch unterschiedliche Berührungspunkte mit Unternehmen, Organisationen und deren Produkten und Dienstleistungen erhalten und gewinnen.

Arbeitserlebnisse umfassen Eindrücke, Interaktionen und Erfahrungen, die auf Mitarbeitende oder potenzielle Arbeitnehmende einwirken. Beginnend mit Stellenausschreibungen und Vorstellungsgesprächen, über tägliche Arbeits- und Führungsroutinen

bis hin zum Abschlussgespräch. Kulturelle, physische und technologische Aspekte verschmelzen im Arbeitserlebnis und wirken so auf die erlebte Unternehmenskultur, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, ihre Motivation, die Loyalität, deren Leistung und auf ihr gesamtes Leben.

Mitarbeitende werden in der neuen Arbeitswelt eine andere Rolle einnehmen und damit auch veränderte Bedürfnisse an die Gestaltung ihrer beruflichen Aktivitäten geltend machen. Noch nie haben so unterschiedlich geprägte Arbeitnehmergruppen im Arbeitsprozess zusammengearbeitet.

Diese sehr unterschiedlichen Biografien, Wertvorstellungen und Erfahrungen gilt es in der Arbeitswelt der Zukunft zu vereinen.

Ziel der vorliegenden Befragung ist es, jene Erfahrungen der Mitarbeitenden zu erkennen, die Einfluss auf den Verlauf einer Employee Journey haben können. Gleich-

Partner

zeitig sollen damit Unternehmen die Ideen für notwendige Anpassungen erhalten, um in Zukunft noch besser auf die Bedürfnisse der (potenziellen) Mitarbeitenden eingehen zu können.

Wir haben uns zum Ziel gesetzt eine Community EmployeeExperience in der Schweiz aufzubauen, um dieses Thema gemeinsam anzugehen.

Die Initianten Der Zukunftsgestalter Christian Liechti ist selbständiger Unternehmer und Partner bei JobTalente GmbH in Lenzburg.

Er begleitet Firmen, Teams und Einzelpersonen in die Zukunft. www.linkedin.com/in/zukunftsgestalter Pierre Wallimann (Business Development (BDM) - Customer Experience (CX) - Marketing) erkennt durch schnelle Auffassungsgabe & Analysefähigkeit die Bedürfnisse und Ziele von Kunden und bietet massgeschneiderte Lösungen an. www.linkedin.com/in/pierrewallimann

Die Beantwortung der Umfrage dauert ca.

4 Minuten. Die Angaben werden vertraulich behandelt und nur in aggregierter und anonymisierter Form ausgewertet.

Es werden folgende Preise verlost: ▪ 1 x Jabra Speak 410, die tragbare Freisprechlösung ▪ 1 x HUAWEI Watch GT 2 (Smartwatch) ▪ 1 x Nokia 7.2 Smartphone cyan green ▪ 1 x LMP USB-C mini Dock ▪ 1 x LMP USB-C Travel Dock ▪ 1 x SAMSUNG Galaxy Fit E Activity Tracker

Hier geht es zur Umfrage:

Informatiktage 2021: Nachwuchs fördern!

An den Informatiktagen öffnen Unternehmen, Organisationen, Hochschulen und weitere Gastgeber im Grossraum Zürich ihre Türen und ermöglichen einmalige Einblicke in ihren Arbeits- und Forschungsalltag und in die Informatik-Branche.

Die nächsten Informatiktage werden vom 12. bis 16. April 2021 stattfinden. Die Ausgabe 2021 konzentriert sich auf Angebote für Schulklassen, Lehrpersonen sowie Kindergartenklassen. In spannenden Workshops, Vorträgen und Rundgängen können die Teilnehmenden in die Welt der Informatik eintauchen. Werden auch Sie Teil der Informatiktage-Community und sorgen Sie als Gastgeber oder unterstützender Partner für ein unvergessliches Erlebnis.

Einmaligen Zugang und Einblicke in Ihre Arbeitswelt ermöglichen Um auch zukünftig offene Stellen mit qualifizierten Fachkräften besetzen zu können, sind wir alle gleichermassen gefordert, Kinder, Jugendliche, Eltern und Lehrpersonen über die Ausbildungsmöglichkeiten und Berufsbilder aufzuklären und zu begeistern.

Dafür braucht es zielgruppengerechten Zugang zu Themen und Projekten, Begegnungen mit Vorbildern, Gespräche mit Berufsleuten, Aufklärung über Ausbildungsmöglichkeiten und Informationen zu Studiengängen. Sie haben es in der Hand: Machen Sie mit, begeistern Sie Kinder und Jugendliche und vermitteln Sie ein positives Bild von Ihrem Unternehmen, der Informatikbranche, den Menschen sowie den Berufsbildern.

Ihre Möglichkeiten zur Mitgestaltung Sie als gastgebendes Unternehmen entscheiden individuell aufgrund Ihrer Bedürfnisse und Möglichkeiten über die Anzahl Veranstaltungen, Zielgruppen, Dauer und Art des Angebotes. Ob ein einmaliger Betriebsrundgang, ein Vortrag oder Workshops – alles ist möglich. Es besteht auch die Möglichkeit mit anderen Gastgebern zu kooperieren. An den Partnermeetings können Sie sich inspirieren lassen und Ihre Programmangebote abstimmen und koordinieren.

Wer sind wir?

Die Informatiktage sind ein Non-Profit Projekt des eZürich Kooperationsnetzwerks und werden von Stadt und Kanton Zürich sowie Bildungseinrichtungen, Unternehmen und Organisationen getragen. Gemeinsam mit Ihnen wollen wir das Image der Informatikbranche und ihrer Mitarbeitenden positiv prägen, Chancen innerhalb der Informatikbranche aufzeigen und aktiv Nachwuchsförderung betreiben.

Sind Sie dabei?

Unternehmen, Organisationen und Bildungseinrichtungen in und um Zürich können sich ab sofort als Gastgeber anmelden: www.informatiktage.ch/anmeldung

https://lamapoll.de/Employee-EX

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Isabell Metzler Standortförderung – Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantons Zürich isabell.metzler@vd.zh.ch, Tel. +41 43 259 26 33

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New Work topsoft Fachmagazin 20-4

Zufriedene Mitarbeitende dank achtsamer Arbeitswelt Schon vor Covid-19 war eine Veränderung in der Arbeitswelt spürbar. Der Lockdown hat dies nun beschleunigt: New Work, Homeoffice und die neue Kommunikation sind die Themen der Stunde. Damit diese Transformation im Büro erfolgreich ist, lohnt es sich, die Kraft der Achtsamkeit zu nutzen. >> Patrik Westermann | patrikwestermann.ch

Bei der Achtsamkeit geht es hauptsächlich um den Menschen und dessen Gesundheit. Wir schulen damit unsere emotionale Intelligenz und erkennen, wie wir diese wirkungsvoll einsetzen können. Achtsamkeit ist die Konzentration auf das, was jetzt ist. Diese geistige Grundhaltung trägt dazu bei, unsere geistigen Fähigkeiten zu stärken. Ziel ist grösstmögliche Bewusstheit, Aufmerksamkeit, Klarheit und Einsicht. Dies fördert die geistige Sammlung und Ruhe. Achtsamkeit leitet uns zum gewissenhaften Handeln an. Achtsamkeit steht auch für die Work-Life-Balance, Kreativität und Eigenverantwortung. Es geht um die Balance zwischen Arbeit und Privatleben. Kreativität braucht einen leeren und frischen Geist.

Eigenverantwortung steht für die Bereitschaft und die Pflicht, für das eigene Handeln und Unterlassen die Verantwortung zu übernehmen. Das bedeutet, dass man dafür einsteht und die Konsequenzen dafür trägt.

Der Nutzen einer achtsamen Arbeitswelt In der achtsamen Arbeitswelt geht es hauptsächlich um die Reduzierung und den Umgang mit Stress. Und darunter leiden rund 40 Prozent der Schweizer Arbeitnehmer.

Der Autor Patrik Westermann arbeitete unter anderem als Maler, Barkeeper, Kirchenrestaurator und in der Werbung. Ab 2001 im Design-Möbelhaus Strebel in Aarau ab 2012 als Geschäftsführer. Danach war er bei Witzig The Office Company und bei der Polstermanufaktur de Sede tätig. Jetzt begleitet er Unternehmen, die sich mit New Work beschäftigen.

Derzeit schliesst Patrik Westermann das «CAS Achtsamkeit» zum Thema «Unterstützung der Achtsamkeit im Büro» ab. www.patrikwestermann.ch

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Hauptursachen sind Umstrukturierungen, Neuorganisationen, Unterbrechungen, Termindruck, Arbeit in der Freizeit, organisatorische Probleme und die Arbeitsplatzsicherheit. Mitarbeiter leiden am meisten, wenn der Anspruch der Führungskraft an sich selbst nicht mit der gelebten Realität im Unternehmen übereinstimmt. Transparenz und Sympathien sind für das Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit entscheidend. Doch dazu braucht es Offenheit, Ehrlichkeit und Mut. Wer hier authentisch agieren will, muss sich zuerst selbst kennen und akzeptieren.

New Work durch Achtsamkeit weiterentwickeln Die Digitalisierung und die permanente Veränderung lösen bei uns Stress und Druck aus.

Durch Achtsamkeit allein lassen sich zwar nicht alle geschäftlichen und privaten Veränderungen lösen. Wir bremsen damit auch nicht das Fortschreiten der Digitalisierung.

Doch durch Achtsamkeit können wir lernen, mit Stress und Druck umzugehen und diese anzunehmen. Was uns bei diesem Ziel unterstützen kann, ist die Meditation. Sie erhöht Wachheit, Klarheit und Achtsamkeit, weil das Gehirn lernt, wichtige Reize von unwichtigen zu unterscheiden und die unwichtigen fallen zu lassen. Meditation hat nichts Geheimnisvolles an sich. Sie ist vielmehr eine Schulung des Geistes.

Wenn Führungspersonen achtsam sind Wie wirkt sich Achtsamkeit im Arbeitsalltag konkret aus? Dazu das Beispiel einer wissenschaftlichen Studie: Chaturvedi, Narayanan und Kudesia (2019) untersuchten die Auswirkungen von achtsamen Führungspersonen auf ihre Angestellten. Hierbei stellten die Wissenschaftler fest, dass mit steigender Achtsamkeit der Führungsperson die Leistung und der wahrgenommene Respekt der Angestellten stieg. Zudem sank das Stresslevel. Durch die

verbesserte Beziehungsqualität übertrug sich die Achtsamkeit der Führungsperson indirekt auf die Angestellten.

Achtsamkeit bei der Einrichtung Die achtsame Arbeitswelt umfasst nicht nur das «In sich hineinspüren», das richtige Kommunizieren und Meditieren. Viel mehr spielt auch das Unterbewusste eine Rolle. Dieses lässt sich durch die passende Einrichtung, durch Farben und Düfte positiv beeinflussen. Gerade mit der Einrichtung lässt sich viel erreichen, damit wir uns bei der Arbeit weniger gestresst fühlen. Doch wie soll das funktionieren? Aus meiner Sicht müssen wir hier umdenken. Es geht darum, die richtige Umgebung für die Mitarbeitenden zu schaffen. Umso wichtiger wird eine attraktive und wertschätzende Büroumgebung. Damit die Menschen sich wieder austauschen und einbringen können.

Doch viele Firmen machen sich darüber noch keine Gedanken und bestellen irgendwelche Möbel aus einem Katalog oder Webshop. Und da liegt der Fokus oft nicht beim passenden Setting für die entsprechende Arbeit, sondern beim günstigsten Preis. Natürlich sind tiefe Kosten für ein Unternehmen wichtig. Doch was ist wertvoller? Ein günstiger Preis oder zufriedene Mitarbeiter, die sich am Arbeitsplatz wohlfühlen, dadurch ihre Leistung bringen und das Unternehmen so nachhaltig prägen? Der Mensch braucht authentische Möbel im geeigneten Raum, um seine Arbeit ideal zu erledigen. Dazu können wir die Kraft der Achtsamkeit nutzen. Nach dem Covid19-Lockdown gilt dies mehr als je. Denn das Virus hat zu einem Umdenken in der Arbeitswelt geführt. Plötzlich ist das Homeoffice für viele Unternehmen eine konkrete Option.

Dies hat Auswirkungen auf die Arbeitswelt.

Die Büros in der Zentrale wird es jedoch weiterhin geben. Doch ihre Funktion wird sich verändern. Die Büros werden vermehrt zum Treffpunkt, wo Teams sich physisch begegnen. Damit dies Früchte trägt, müssen wir die

Kolumne

Kultur, die Raumgestaltung und das Mobiliar entsprechend anpassen. Dies geschieht am besten im Dialog mit den Mitarbeitenden. Es lohnt sich, genügend Zeit in diesen Prozess zu investieren.

>> Kolumne von Alain Veuve, Schweizer Unternehmer mit Fokus auf Technologie-Startups.

Das ist irreführend, denn erste gute Resultate sind aus technologischer Sicht zwar spannend, haben jedoch nur selten einen hohen Business-Wert. Und, die Herausforderung wird laufend komplexer, je weiter man daran arbeitet. Wir erkannten, dass wir vier Komponenten zusammenbringen müssen um Dokumentenextraktion vollständig zu lösen: eine riesige globale Anzahl von Dokumenten, einen autonom lernenden Machine-LearningCluster, die Cloudinfrastruktur um hohe Volumina in verschiedenen ComplianceZonen verarbeiten zu können und qualitativ hochwertige Lerndaten.

Büro ist nicht gleich Büro Hier spielen sehr viele Faktoren zusammen, unter anderem der vorhandene Raum, die Arbeitsprozesse, sich ändernde Technologien und der Mensch als Nutzer. Wichtig ist dabei, welchen Mehrwert das Unternehmen für sich und seine Mitarbeiter erzielen will.

Entsprechend gilt es, die richtigen Fragen zu stellen: Lässt sich der Arbeitsraum verändern? Stimmen die Arbeitsprozesse noch? Wie ist die Rolle des Menschen im Büro? Welche Einrichtung eignet sich am besten für welche Arbeit? Zum Beispiel der Tisch: Ist er höhenverstellbar, kann man ihn auch für kurze Meetings nutzen. Auch bei den Stühlen müssen wir flexibler werden. Es braucht nicht überall die gleichen Freischwinger, nur weil es für den Einkäufer einfacher scheint. Wichtig ist, dass sich ein Stuhl für die Arbeit in diesem Raum eignet.

Tipps für Grossraumbüros Hier geht es bei der Achtsamkeit in erster Linie um Stressreduktion. Wichtig dafür ist ein tiefer Lärmpegel. Dabei spielt auch die Raumakustik eine Rolle. Dies gilt auch für Rückzugsräume mit kurzen Laufwegen für Telefonate und kleine Meetings. Entscheiden fürs gute Arbeitsklima sind auch Auge und die Nase: Büros in braunen Erdtönen wie Ocker oder Siena wirken rustikal, beruhigend und ausgleichend. Grün sorgt für Ruhe, Sicherheit und Kreativität – auch in Form von Pflanzen.

Zudem sind Pflanzen wichtige Sauerstofflieferanten. Als Düfte eignen sich Citronella, Eukalyptus, Lemongras, Orange, Vanille und Zimt.

Tipps für Meetingräume Hier ist die wichtigste Frage: Wer nutzt diesen Raum wofür? Geht es um formellen Austausch wie Teammeetings, Geschäftsleitungssitzungen oder Kundengespräche? Oder finden darin eher Video Calls und stille Arbeiten rund ums Design Thinking statt? Zentral ist, dass wir die Räume so gestalten, dass die Arbeit darin möglichst produktiv erledigt werden kann.

Die Farbe Gelb fördert dabei die Konzentration und Kreativität in Meetingräumen. Sie wirkt zudem anregend auf Unterhaltungen.

Die Farbe Gold wiederum gibt Kraft und Inspiration. Unterstützt wird dies durch Düfte wie Citronella, Eukalyptus, Jasmin, Lemongras, Orange, Rosmarin und Vanille.

Ob Achtsamkeit im Büro so tatsächlich wirkt?

Am besten, Sie probieren es einfach selber aus. <<

Der DokumentenWahnsinn Als Kolumnist geziemt es sich eigentlich nicht, über sein eigenes Business zu schreiben. Hat das Magazin aber das Thema Dokumente, kann ich eigentlich gar nicht anders. Mit meiner Firma Parashift arbeiten wir an einer technologischen Lösung zur versatilen Extraktion von Daten aus Dokumenten.

Das Thema hält mich Tag und Nacht auf Trab. Es sei mir also verziehen.

Dokumentenextraktion ist nicht gelöst, jedenfalls nicht so wie es unsere Zeit verlangt

Als ich mich das erste Mal mit der Dokumentenextraktion auseinandergesetzt habe, benötigten wir eine Lösung für das Auslesen von vielen verschiedenen Dokumenten. Meine ersten Anfragen bei etablierten Anbietern ergaben damals, dass das gar kein Problem sei. Je mehr wir uns allerdings mit den Lösungen auseinandersetzten, desto klarer wurde, dass die Definition von «Das Problem ist gelöst» aus Sicht der Anbieter ganz erheblich von unserer abwich. Während ich mir eine API vorstellte, an welche ich ein Dokument hinsenden und Ergebnisse zurückbekommen könnte, sprachen die Anbieter von grossen Setups, Lizenzkosten und langwierigen Projekten. Wir konnten uns damals nichts davon leisten.

Ein unglaublich komplexes technisches Problem

Aus purer Not heraus haben wir also begonnen, Technologie für Dokumentenextraktion zu entwickeln. Wer beginnt mit Machine-Learning Dokumentendaten zu extrahieren wird feststellen, dass er anfangs recht schnell gute Resultate erzielen kann.

Ein erster Schritt war, diese 4 Komponenten auf einer Plattform zusammenzubringen. Da man Dokumente nicht einfach so kaufen kann und die Massenannotation zu Trainingsdaten viel zu teuer ist, haben wir die 4 Komponenten auch direkt in unser Businessmodell integriert. Heute verstehen wir unser Modell so, dass alle Stakeholder die mit Dokumenten zu tun haben (Kunden, Partner, BPO, Berater), durch die Nutzung unserer Plattform dazu beitragen, dass wir alle dem Ziel der versatilen Dokumentenextraktion in grossen Schritten näher kommen.

Dokumentenextraktion als Game-Change

Wir sehen bei Kunden immer wieder, wie unglaublich viel Zeit in die manuelle Verarbeitung von Dokumenten fliesst. Wie das Fehlen der autonomen Dokumentenverarbeitung Prozesse blockiert – und viel schlimmer – die Digitalisierungsbestrebungen lähmt. Denn während bei Dokumententypen, welche ein hohes Volumen aufweisen, Unternehmen viel Geld in Lösungen investieren, rechtfertigt sich eine Investition für klein-volumige Dokumententypen fast nie. Da diese klein-volumigen Dokumententypen zusammen aber in der Regel mehr als 70 % aller Dokumente eines Unternehmens ausmachen, bleibt der Grossteil an mühsamer, manueller Arbeit übrig.

Hätten wir uns nicht über all die Jahre so daran gewöhnt, wir würden diesen Arbeitsaufwand nie akzeptieren. Die Lösung von versatiler, autonomer Dokumentenextraktion wird die Digitalisierung daher entfesseln und einen ganz neuen Grad an Automatisierung ermöglichen. << Alain Veuve begleitet und berät auch unterschiedliche internationale Unternehmen bei der digitalen Transformation. Heute ist Alain Veuve ein vielzitierter Thought-Leader für die digitale Transformation in Europa, der regelmässig als Referent an Konferenzen teilnimmt. Sein Blog, alainveuve.com, ist für Entscheidungsträger im Digitalen Bereich eine beliebte Quelle für Erkenntnisse. Alain Veuve schreibt regelmässig für verschiedene Publikationen.

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Das Franchise-Unternehmen Zaunteam entschied sich während des Lockdowns für AMAGNO

In Kürze den Rechnungsfluss digitalisieren Zäune und Tore schaffen Sicherheit und sind zugleich die Visitenkarten von Liegenschaften. Zaunteam bietet als Schweizer Franchise-Unternehmen mit Sitz in Frauenfeld die grösste Auswahl wie auch die fachgerechte Montage an mittlerweile über 100 Standorten in der Schweiz, Deutschland und Österreich an. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung am Markt und über 25’000 Kunden pro Jahr gehört Zaunteam zu den führenden Unternehmen für Zaun- und Torlösungen. Mit AMAGNO konnte der Kreditorenprozess innert kürzester Zeit digitalisiert werden.

Die Zaunteam Franchise AG konnte dem Corona-Lockdown durchaus auch Gutes abgewinnen. Das Management hat sich umgehend die Frage gestellt: Wie können wir effizienter werden? Prozesse verbessern? Und wie kommen wir gestärkt aus der Krise heraus? Da die Mitarbeitenden in der Administration sofort ins Homeoffice wechselten, wurde schnell spürbar, dass beispielsweise der Rechnungsfluss kompliziert und zeitraubend vonstatten geht. Roman Geiger, Leiter Finanzen und Personal und Mitglied der Geschäftsleitung, schaltete schnell: «Wir haben kurzfristig entschieden, den Prozess für den Rechnungseingang neu zu organisieren. Der Papierkram sollte verschwinden und dafür eine zeitgemässe, zukunftsfähige Lösung

«Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung und der Effort auf allen Seiten hat sich mehr als gelohnt.»

Roman Geiger Leiter Finanzen und Personal der Zaunteam Franchise AG

anwesend ist, können andere berechtigte Personen den Prüfungsprozess trotzdem parallel weiterführen und müssen nicht abwarten. So können wir sicherstellen, dass keine Skontofrist mehr verpasst wird.

Rund 30 User nutzen AMAGNO Die Administration der Zaunteam Franchise AG betreut insgesamt acht Gesellschaften an vier Standorten, was den Belegfluss bisher verkomplizierte. Heute findet der Kreditorenprozess fast ausschliesslich im Dokumentenmanagement AMAGNO statt, ist jedoch nicht direkt in der Buchhaltung integriert. Eine Schnittstelle in das Buchhaltungsprogramm SAGE hätte deutlich mehr Zeit erfordert und höhere Kosten generiert. Die Buchung der Rechnung erfolgt bis auf weiteres manuell. Insgesamt sind rund 30 Mitarbeitende mit AMAGNO involviert. Für Roman Geiger ist entscheidend, dass die neue Lösung für die eigenen Nutzer im Unternehmen passt: «Unsere Leute fühlen sich wohl mit AMAGNO. Die Einführung ging schnell voran und das Produkt bietet viel Komfort … das erhöht die Akzeptanz!»

evaluiert werden.» Die Ausschreibung erfolgte noch während des Lockdowns und bereits vier Wochen später war klar, dass man mit AMAGNO das Dokumentenmanagement einführen wollte. Die offerierte Lösung vermochte zu überzeugen und war perfekt auf die Problemstellung von Zaunteam zugeschnitten. Roman Geiger: «Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung. Wenn wir sehen, wie wir bereits jetzt von effizienten Prozessen profitieren können, hat sich dieser Effort mehr als gelohnt.»

Kreditoren-Workflow automatisiert Mit AMAGNO konnte Zaunteam seinen gesamten Workflow für Kreditorenbelege vom Rechnungseingang über die inhaltliche und formale Rechnungsprüfung bis hin zur Kontierung, Freigabe und Archivierung digitalisieren. Ebenso sind Rückweisungen möglich wie auch parallel stattfindende Mehrfachprüfungen. Wenn zum Beispiel ein Abteilungsleiter nicht

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Weitere Anwendungen mit AMAGNO denkbar Nach der geglückten Einführung des Kreditorenprozesses wie auch des Workflows für Import- / Exportpapiere kann sich Roman Geiger durchaus weitere Anwendungen vorstellen: «Für 2021 ist der Debitorenbereich angedacht inkl. Rechnungen, Offerten und Rüstscheinen. Alle Dokumente werden dann mit AMAGNO strukturiert abgelegt und archiviert. Mittelfristig sind auch automatisierte Prozesse für die Produktkataloge denkbar.»

AMAGNO

DIGITAL WORKPLACE

isaac (Schweiz) GmbH · Platz 3, 6039 Root D4 Tel. 041 455 26 66 · michael.tobler@isaac.ch www.amagno.ch

topsoft Fachmagazin 20-4

ECM/ DMS

Beim Dokumentenmanagement liegt noch viel Potenzial brach Verwaltung und Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen gehören in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Pflichten. Nach dem Motto «lochen und ablegen» verschwinden Dokumente in der Regel auf Nimmerwiedersehen in Ordnern und Archiven. Dabei gibt es längst zuverlässige Lösungen für ein smartes Dokumentenmanagement. Warum sich trotzdem viele KMU noch immer schwer tun, ihren Papierberg zu digitalisieren, hängt mit dem inneren Schweinehund und anderen Gründen zusammen. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Das sei eben so eine Sache mit den Lieferantenrechnungen und der Korrespondenz, hat mir kürzlich ein gestandener KMU-Patron erzählt. Klar gäbe es interessante Lösungen für das Archivieren von Belegen, und man habe das auch schon angeschaut. Aber irgendwie sei es eben doch einfacher, die Dokumente alphabetisch und chronologisch in Bundesordnern abzulegen. Da haben die Lernenden gleich etwas zu tun. Und überhaupt – man wisse ja nie, ob man die Daten dann später auch noch abrufen und lesen kann. Auch rechtlich habe er so seine Zweifel. Und das papierlose Büro sei sowieso Illusion.

Traditionelle Prozesse als Hemmschwelle Ähnlich tönt es auch in anderen Unternehmen. Der häufigste Grund, warum die konsequente Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements auf taube Ohren stösst, ist eine traditionelle Organisation von Ablage und Aufbewahrung. Nicht selten sind es auch Befürchtungen, wichtige Unterlagen nicht mehr wie gewohnt zu finden. Oft scheut man sich aber auch ganz einfach vor dem Aufwand, Papierbelege einzuscannen und systematisch abzulegen. Gerade bei umfangreichen Dokumenten wie Prüfbelegen, Qualitätsunterlagen oder Anlagedokumentationen kommt auch heute noch eher der Drucker als der Scanner zum Einsatz. In vielen Köpfen ist die Dokumentenablage immer noch nur ein notwendiges Übel und nicht ein Beitrag zur Effizienzsteigerung bzw. Kostensenkung von Prozessen. Dabei könnten viele Unternehmen genau davon profitieren, vorausgesetzt die traditionelle Hemmschwelle wird überwunden.

Verkanntes Potenzial für effiziente Prozesse Frage: Wie und in welcher Reihenfolge werden in Ihrem Unternehmen heute Kundenbelege

(Verträge, Bestellungen, Korrespondenz usw.) abgelegt? Vielleicht sind es Dossiers, vielleicht Ordner? Nach Geschäftsfällen? Chronologisch? Pro Abteilung? Willkommen im Dokumenten-Dschungel und viel Spass bei einer Prüfung der Geschäftsbücher! Wer hingegen auf ein professionelles DMS/ECM-System setzt, kann bei solchen Szenarien höchstens müde lächeln. Tatsächlich bieten digitale Lösungen für die Verwaltung, Nutzung und Archivierung von Dokumenten zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel der deutlich schnellere Zugriff auf Dokumente, die Reduktion von Papierbelegen, der Wegfall physischer Aufbewahrung, die Vermeidung redundanter Ablagen, die Kontrolle über Versionen, eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und die Automatisierung verschiedener Arbeitsabläufe. Das Potenzial für die Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen ist erheblich.

Und auch Lernende können sich spannendere Arbeiten vorstellen als die Ablage von Papierakten.

Bewirtschaftung der Informationslandschaft Nehmen Sie einen x-beliebigen Geschäftsbeleg zur Hand. Sie werden darauf verschiedene Informationen finden, welche in direktem Zusammenhang mit Stamm- und Bewegungsdaten Ihres Unternehmen stehen. Zusammen bilden sie die gesamte Informationslandschaft Ihrer Firma. Während einige Daten elektronisch im ERP-/CRM-System vorhanden sind, verstauben andere Angaben aus Meetings, Vereinbarungen, Dokumenten usw. zusammenhanglos und unauffindbar im irgendwelchen Ablagen. Gerade in der heutigen Zeit sind Manager auf allen Führungsstufen gefordert, ihre Pflichten wahrzunehmen und für eine transparente Bewirtschaftung der Informationslandschaft zu sorgen. Leider gibt es in diesem Zusammenhang auch in Schweizer KMU noch immer zu viele desolate Zustände,

welche dringenden Handlungsbedarf erfordern. Technisch ist das kein Problem. Rechtlich ist das gemäss OR hieb- und stichfest.

Organisatorische Unterstützung bieten Berater und Systemanbieter. Warum zögern dann viele noch mit der Umsetzung?

Überwindung des inneren Schweinehunds Dokumentenmanagement gilt nach wie vor als unterstützender Prozess ohne direkten Kundennutzen bzw. Umsatzeinfluss. Falsch!

Wer einmal die DMS/ECM-Vorteile erkannt und in der Praxis erlebt hat, wird den Nutzen nicht mehr missen wollen. Modernes Dokumentenmanagement kann durchaus wertschöpfend sein. Stellen Sie sich das Kundenportal einer Versicherung vor, wo Sie alle relevanten Dokumente jederzeit einsehen können! Damit können Sie als Anbieter die Kundenbindung deutlich erhöhen und den Vertrieb stärken. Gleiches gilt für technische Dokumentationen in der Produktion oder für Garantievereinbarungen im Handel. Solange der innere Schweinehund keine Vorteile sieht, sich zu bewegen, wird auch nichts passieren.

Wer diese Trägheit überwindet, gewinnt nicht nur an Effizienz, sondern steigert auch die Wettbewerbsfähigkeit. <<

Der Autor Christian Bühlmann ist Chefredaktor des topsoft Fachmagazins. Er ist Spezialist für Content Produktion und Marketingstrategien und seit über 30 Jahren in verschiedenen Funktionen im IT-Business tätig. www.topsoft.ch

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie Die Verarbeitung von Rechnungen, sei es als Rechnungssteller oder als Rechnungsempfänger, betrifft alle; sei ein Unternehmen gross oder klein, sei man als Privatperson geschäftlich tätig. In den letzten Jahren wurden vermehrt Anstrengungen unternommen, um diesen Bereich zu standardisieren und zu automatisieren.

Dazu gehören etwa auch die neue E-Rechnung eBill von SIX und in einem gewissen Sinn die neue QRRechnung, die auf dem Papier maschinell bearbeitbare Informationen enthält.

Zeitgemässe ERP-Systeme wie Abacus weisen bereits heute Funktionen auf, um Rechnungsprozesse in mehreren Automatisierungsverfahren verarbeiten zu können. Dabei sind Rechnungsversand und Rechnungsempfang voneinander zu unterscheiden.

Rechnungsformate auf dem Markt Rechnungsformat

Zustellungsweg/-art

Bemerkung

Automatisierungsstufe

E-Rechnung B2B

Via E-Business-Provider

Abacus AbaNet, Paynet, PostFinance, Swisscom Conextrade u.a.

Sehr hoch

Die E-Rechnung B2B enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form inkl. den Positionsdaten und kann vom Rechnungsempfänger automatisch verarbeitet werden.

Heute sind auf dem Markt die rechts beschriebenen Rechnungsformate mit den dazugehörigen Übermittlungsverfahren verfügbar.

Automatisierter Rechnungsversand In der Abacus ERP-Software kann für jeden Rechnungskunden die Art des Rechnungsversands gesteuert werden.

Es lässt sich festlegen, auf welchem Weg und in welcher Form eine Rechnung zugestellt werden soll. Von der Kundenadresse abweichende Rechnungsadressen werden berücksichtigt.

Während dem Erstellen einer Rechnung entscheidet das Fakturierungsmodul selbständig, welche Rechnungsform über welchen Weg genutzt werden soll.

Automatisierter Rechnungsempfang und -verarbeitung Eine zentrale Rechnungs-Inbox stellt sicher, dass alle Rechnungen, unabhängig über welchen Kanal sie zugestellt werden, sich in eine elektronische Inbox stellen lassen. Dort werden sie abhängig vom Rechnungsformat automatisch kontiert und dem Freigabe-Verantwortlichen in seine Inbox zur Prüfung hinterlegt. Nicht zu vergessen ist der dabei auftretende Nebeneffekt, dass alle digitalisierten Rechnungen zusammen mit dem kompletten Text für Suchabfragen zur Verfügung stehen, so dass jeder berechtigte Anwender auf Knopfdruck eine gesuchte Rechnung im Originalformat finden kann.

eBill (E-Rechnung B2C)

Rechnung mit QR-Code

Via E-BusinessProvider, erscheint im E-Banking des Empfängers

Abacus AbaNet, Paynet, PostFinance, Swisscom Conextrade u.a.

· Papier per Post · PDF per Mail

Der QR-Code kann maschinell verarbeitet werden und enthält wie eine eBill die Rechnungsdaten in strukturierter Form, die für die Zahlungsverarbeitung nötig sind.

Hoch, allerdings ohne Positionsdaten

Dementsprechend kann der Empfänger die QR-Rechnung automatisch verarbeiten, jedoch ohne Positionsdaten.

E-Rechnung Hybrid-PDF (Rechnung als PDF mit angehängtem XML)

Per Mail

Rechnung mit/ohne ESR

· Papier per Post · PDF per Mail

Das PDF enthält im Anhang eine XML-Datei im Format ZUGFeRD, das alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält inkl. den Positionsdaten.

Sehr hoch

Diese kann vom Rechnungsempfänger automatisch verarbeitet werden.

Mehr Informationen über E-Business unter: www.abacus.ch 22

eBill enthält die Rechnungsdaten, die für die Zahlungsverarbeitung in strukturierter Form nötig sind, jedoch ohne Positionsdaten.

Hoch, allerdings ohne Positionsdaten

Dieses Rechnungsformat lässt sich via Scanning in eine digitale Form übertragen. Dabei wird eine OCRErkennung durchgeführt, dank der in der Regel die wichtigsten Rechnungsdaten korrekt erkannt und in den Kreditorenbeleg übertragen werden.

Auch hier gilt die Einschränkung, dass die Positionsdaten nicht erkannt und verarbeitet werden können.

Mittel, in der Regel mit Überprüfung

topsoft Fachmagazin 20-4

ECM/ DMS

Dokumentenmanagementsysteme für die papierlose Zukunft – die passenden IT-Partner Auch wenn das komplett papierlose Büro wohl noch länger eine Illusion bleiben wird, mit den geeigneten ECM/DMSLösungen können fortschrittliche Unternehmen viel Zeit und eben auch Papier sparen. Das passende System sorgt zudem auch für sichere Dokumente und Daten, auf welche alle Mitarbeitenden Zugriff haben, falls sie diese benötigen.

Die ideale IT-Lösung zu finden ist allerdings nicht ganz einfach, der Markt ist sehr vielfältig. Diese Spezialisten helfen Ihnen mit ihrem Know-how, die für Sie passende ECM/DMS-Lösung zu finden. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin und schon bald gehören auch Sie zu den (fast) papierlosen Unternehmen der Zukunft.

Wir sind Ihr One-stop IT-Partner und Hersteller von Swiss made und Swiss hosted Standard- und Individualsoftware mit über 30 Jahren Knowhow. Unser Standort in Cham ZG garantiert Ihnen kurze Entscheidungswege und 100%-ige Leistungserbringung in der Schweiz.

ABF Informatik AG Gewerbestrasse 5 6330 Cham T +41 41 740 00 80 www.abf.ch info@abf.ch

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH Michael Tobler Platz 3 6039 Root D4 T +41 41 455 26 66 www.amagno.ch michael.tobler@isaac.ch

Arcplace AG Mühlebachstrasse 54 8008 Zürich T +41 44 501 22 00 www.arcplace.ch info@arcplace.ch

deskOne – der digitale Arbeitsplatz für KMU – ist unsere sichere Cloud-Lösung für den Geschäftsalltag verschiedener Branchen. Modular aufgebaut und individuell auf Ihre Bedürfnisse adaptierbar, können Sie Ihre Geschäftsprozesse nach Wunsch abbilden. Das digitale und revisionssichere Archiv (PDF/A) ermöglicht Ihnen jederzeit die Gesamtsicht über Ihre Projekte. Mit den vorhandenen SOA Schnittstellen können bestehende Umsysteme einfach medienbruchfrei angebunden oder Dokumente über das integrierte Portal sicher mit externen Beteiligten ausgetauscht werden.

Kombiniert mit Capturing-Software liefert Ihnen deskOne die komplette Digitalisierung des Kreditorenprozesses – mit maschinellem Einlesen und Einsatz von künstlicher Intelligenz wird der Buchhaltungsstempel auf Papier zur Vergangenheit.

Produkte / Kernkompetenzen deskOne (DMS) ABF iGEKO (GEVER) iGEKO WiSek Digitale Sitzungsverwaltung E-Archiv, Workflows ICT-Analyse, Microsoft 365 Microsoft Gold Partner Netzwerkumgebungen Umsetzung, Betrieb und Wartung Betreuung über den gesamten IT-Lifecycle Entwicklung Individualsoftware

Kontaktperson Alex Schuler

Die isaac Schweiz GmbH wurde im Dezember 2015 als Lösungsanbieter und Beratungshaus im Bereich Dokumentmanagement (DM) und Enterprise Content Management (ECM) gegründet. Per 1. August 2016 hat die isaac Schweiz GmbH die Schweizer Vertretung für AMAGNO übernommen.

Mission: Wir tragen zum Unternehmenserfolg unserer Kunden bei, indem wir mit Technologie und Know-how die betrieblichen Abläufe und somit ihre IT-Prozesse erleichtern.

Vision: Mittelfristig haben wir uns zum Ziel gesetzt, als führender Anbieter von Systemlösungen und Beratungsdienstleistungen im Umfeld der vorgangsgesteuerten Dokumentverarbeitung (Microsoft Business Plattform) wahrgenommen zu werden.

In diesem Kontext führen wir unsere Kunden sicher und zielgerichtet durch den ausgesetzten rasanten technologischen Wandel ihrer Systemlandschaft.

Die isaac Schweiz GmbH ist dabei, in der Schweiz ein Händlernetz aufzubauen und sucht auch aktiv nach kompetenten Partnern.

Produkte / Kernkompetenzen

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen.

Produkte / Kernkompetenzen

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert..

AMAGNO Dokumentenmanagement DMS Enterprise Content Management ECM Elektronische Rechnungsverarbeitung Dokumente elektronisch archivieren/ablegen Elektronische Vertragsverwaltung und Wiedervorlagen Elektronische Personalprozesse

Kontaktperson Michael Tobler

Im Bereich ECM unterhält Arcplace Partnerschaften zu Hyland Software und Kendox. Hyland ist als Leader im Gartner Magic Quadrant für das ECM positioniert. Mit OnBase von Hyland bietet Arcplace eine weltweit führende ECM-Lösung an. Kendox ist eine Lösung in der Verwaltung für Geschäftsdokumente sowie deren Archivierung, welche ausschliesslich als Cloud-Service angeboten wird.

Kontaktperson Dominic Wullschleger, Head of Sales & Marketing

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ECM / DMS topsoft Fachmagazin 20-4

bluebat GmbH Werdstrasse 118 8003 Zürich T +41 33 951 1038 www.bluebat.ch info@bluebat.ch

ELO Digital Office CH AG Industriestrasse 50b 8304 Wallisellen T +41 43 544 39 00 www.elo.ch info@elo.ch

Wir sind spezialisiert auf Dokumenten-Management.

Produkte / Kernkompetenzen

Janitor DMS verfolgt ein neuartiges Konzept der Dokumentenablage einfach, effizient, intelligent, fair. Mail-Archivierung, Workflows, MS Office Integration, Vorlagen, Inhaltsanalyse, ein intuitives Frage-Antwort-Spiel u.v.m. steigern Effizienz, Ordnung und Komfort in der teamübergreifenden Arbeit. Unser innovatives Regelwerk setzt Firmen-Anforderungen um.

Kunden bleiben systemunabhängig.

Janitor DMS Janitor KMU Office Janitor Trust (Treuhand) Moblin Prozess-Management DZAcase Unfall-Management DZAaddin Office-Addins

Janitor Trust ist unsere Digitalisierungsplattform für Treuhänder. Mandanten reichen Rechnungen digital oder physisch ein. Der Kreditor/Debitor wird identifiziert, die Rechnungsinformation ausgelesen, verarbeitet und in die Buchhaltung (z.B. Mentor, Topal, …) exportiert. Nach der elektronischen Archivierung stehen die Originalbelege dem Treuhänder in der Finanzsoftware sowie dem Mandanten online zur Verfügung.

Gratis Struktur & Suchzeit Analyse www.dms-check.ch

Die ELO Digital Office zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgrösse.

Produkte / Kernkompetenzen

Die ELO ECM Suite ist die ideale Unternehmenssoftware für Transparenz und Schnelligkeit in allen Geschäftsbereichen: Sie bietet nicht nur eine digitale und revisionssichere Ablage, sondern auch die Arbeit mit lebenden Dokumenten innerhalb eines intelligenten Systems. Dokumente, Daten und Informationen aller Art werden schnell gefunden, mit Workflows verknüpft, über Collaboration-Tools diskutiert oder mit Analysetools ausgewertet. Eine Integration der ELO ECM Suite in die bestehende Systemumgebung ist dabei einfach möglich. ∙ Rechnungsmanagement für die Buchhaltung ∙ Vertragsverwaltung vom Einkauf bis zur Rechtsabteilung ∙ Personalsoftware für die HR-Abteilung ∙ Wissensplattform für das ganze Unternehmen Entwicklung und Vertrieb des ERP und DMS unabhängigen Rechnungseingangsworkflows InvoiceR. InvoiceR ist die moderne Web-Applikation, welche alle Schritte vom Rechnungs-Eingang, über die Kontierung, Freigabe sowie Schlusskontrolle digital erledigt.

enio AG Langrütistrasse 33 8840 Einsiedeln T +41 55 508 10 50 www.enio.ch info@enio.ch

∙ IKS konformes, mächtiges Freigabesystem über mehrere Stufen ∙ Konfigurierbares Zuweisungsreglement ∙ Kontierung auf Kostenart, Kostenstelle, Projekt, etc. ∙ Verbuchung als Kreditoren-Rechnung in Ihr ERP-System ∙ Beliebig individualisierbar ∙ Mandantentrennung ∙ Anbindung an Umsysteme (ERP, DMS)

Kontaktpersonen Reto & Jürg Zgraggen

ELO ECM Suite Business Solutions: ELO Invoice ELO Contract ELO Knowledge ELO Visitor ELO Learning ELO HR Recruiting ELO HR Personnel File ELO Public Sector - GEVER ERP-Integration (z.B. Abacus)

Kontaktperson Samuel Schweizer

Produkte / Kernkompetenzen Mächtiges Freigabesystem Individualisierbar Mandantenfähig Dublettenprüfung 4-Augenprinzip Abwesenheitsmanager Eskalationsmanager Web-Applikation

Kontaktperson Thomas Kohler

Entwickelt in der Schweiz für die Schweiz!

FIVE blickt auf über 20 Jahre erfolgreiche Digitalisierung zurück: Die FIVE Informatik AG aus Schönbühl wurde 1988 gegründet und bietet Komplettlösungen für seine Kunden rund um IT- und Businesslösungen.

FIVE Informatik AG Informationen, Daten, Prozesse – durchgängig digitalisiert mit FIVE Solothurnstrasse 28 3322 Schönbühl T +41 31 858 23 23 dms.fiveinfo.ch info@fiveinfo.ch

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Die Experten*innen der FIVE agieren als Anbieter, Integrator und Beraterin von Digitalisierungs-Lösungen für die Prozess-Optimierung- /Automatisierung mit DMS, ECM, ERP, stellt den IT-Betrieb mit Infrastruktur und IT-Services sicher und verfügt über eine hauseigene Entwicklungsabteilung mit branchenspezifischen Softwarelösungen.

Mit über 1500 rundum zufriedenen Kunden wird eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gepflegt. Dabei legen wir grossen Wert auf die Investitionssicherheit, jede Lösung muss mit der technischen Entwicklung Schritt halten können.

Die FIVE Informatik AG ist bis heute unabhängig und agiert konsequent im Interesse der Kundschaft. Alle Aktionäre sind aktive Mitarbeitende der Firma.

Produkte / Kernkompetenzen Dokumentenmanagement (DMS) Enterprise Content Management (ECM) Digitale, automatisierte Prozesse (Workflow) IT-Infrastruktur / IT-Services Enterprise Resource Planning (ERP) mit Abacus ALAN (ERP-Lösung für Advokatur und Notariat) TaxWare (Software für Treuhand, Vorsorge und Finanzplanung)

Kontaktperson Nicola Isch

ECM/ DMS

Kendox AG Bahnhof-Strasse 7 9463 Oberriet T +41 71 552 34 00 www.kendox.com info@kendox.com

Opacc Software AG Extended Enterprise Software Wahligenpark 1 6023 Rothenburg T +41 41 349 51 00 www.opacc.ch welcome@opacc.ch

Parashift AG Get Documents done.

Hauptstrasse 134 4450 Sissach T +41 61 508 77 77 www.parashift.io sales@parashift.io

Wir entwickeln Standardsoftware und Cloud Services für digitale Dokumente und intelligente Prozesse. Unser Ziel ist es, unseren Kunden zu helfen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu Cloud-Lösungen weiterzuentwickeln.

Seit der Gründung im Jahr 2004 investieren wir viel Innovationskraft und harte Arbeit, um Kunden und Partnern leistungsfähige und international einsetzbare Softwarelösungen, deren Betrieb im Rechenzentrum oder beim Kunden, sowie professionelle Fachberatung anbieten zu können.

Unsere Kernkompetenz liegt bei Prozessen, Verfahren und Technologien für unstrukturierte, geschäftliche Informationen, vor allem elektronischen Dokumenten oder E-Mails, dem Betrieb von entsprechenden Softwareas-a-Service (SaaS) Lösungen im Rechenzentrum und der vollständigen digitalen Transformation von Geschäftsprozessen, wie beispielsweise der Beschaffung, der Personaldokumentation oder des Vertragsmanagements.

Wir arbeiten stets im Interesse unserer Kunden und Partner. Daran lassen wir uns messen.

Produkte / Kernkompetenzen Kendox InfoShare Kendox InfoShare Invoice Approval Kendox InfoShare Digitale Personalakte Kendox InfoShare Cloud Archive Service Kendox InfoShare Purchase-to-Pay Kendox InfoShare QDMS

Kontaktperson Darleen Korbar

Opacc entwickelt seit 1988 die eigene Extended Enterprise Software in der Schweiz.

Das Kernstück der skalierbaren Plattform bildet OpaccOXAS, welches sämtliche digitalen Unternehmens-Ressourcen wie Daten, Dokumente, Funktionen, Integrationen, Cloud-Integration-Services etc., zentral zur Verfügung stellt.

Auf dieser Grundlage stehen homogene, leistungsfähige und standardisierte Anwendungen zur Verfügung: ERP, ERP MobileOffice (Service, Verkauf), ERP Warehouse, OXAS DMAS, EnterpriseCRM und EnterpriseShop.

Einführung und Betreuung sämtlicher Anwendungen erfolgt direkt durch Opacc. Die garantierte Upgrade-Fähigkeit zu neuen Versionen wurde von den ERP-Anwendern in der Schweiz, Deutschland und Österreich mehrfach bestbewertet.

Opacc beschäftigt über 170 Mitarbeitende in Rothenburg/LU, Münchenstein/BL und Nürnberg/DE.

Produkte / Kernkompetenzen

Parashift – «Intelligent Document Extraction Platform» in der Cloud.

Produkte / Kernkompetenzen

Mittlere und grosse Unternehmen nutzen Parashift, um Dokumente zu klassifizieren und Daten auszulesen. Parashift kann eine Vielzahl von Dokumententypen ohne Konfiguration oder Anlernen direkt verarbeiten.

Als API-Cloud-Lösung ist Parashift einfach und modular in die bestehende IT integrierbar. Weiter liefert Parashift für einzelne Dokumententypen voll validierte Daten, wodurch die manuelle Nachkontrolle der ausgelesenen Dokumente entfällt. So ist es möglich, schnell, kostengünstig und flexibel viele manuelle Dokumentenprozesse zu automatisieren.

OpaccEnterpriseCRM OpaccEnterpriseShop OpaccERP OpaccERP MobileOffice OpaccERP Mobile-/Warehouse OpaccOXAS OpaccOXAS DMAS

Kontaktperson Urs P. Amrein

Parashift Plattform Procure to Pay Suite

Kontaktperson Thilo Rossa

Parashift, gegründet 2018, ist ein Deep-Tech Unternehmen mit Fokussierung auf die Autonomisierung von Dokumentenextraktion durch Machine Learning. Parashift ist bei Basel domiziliert und beschäftigt rund 30 Mitarbeiter. Forbes nannte Parashift 2019 als eines der 30 vielversprechendsten AI-Startups in Europa.

PROXESS GmbH Niederlassung Schweiz Erlengasse 3 8240 Thayngen T +41 52 670 1362 www.proxess.de info@proxess.de

Gestalten Sie Ihre Dokumentenprozesse von morgen Seit 1991 entwickelt PROXESS leistungsfähige und bezahlbare Dokumentenmanagement-Lösungen für den Mittelstand. Mit den Lösungen für Dokumentenmanagement von PROXESS steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Starten Sie Ihre digitale Transformation mit dem Pionier für digitale Dokumentenprozesse.

PROXESS ist die neue Dokumentenmanagement-Lösung für die Cloud Eine vollwertige DMS-Lösung in virtualisierter Umgebung bieten wir Ihnen mit unserer neue Generation für Dokumentenmanagement. Mit PROXESS ist der Zugriff auf das Archiv jederzeit und von überall möglich. Mit dem browserbasierten DMS-Client mit innovativen Suchfunktionen, wie die automatische Suchwortvervollständigung ähnlich einer Suchmaschine oder über die schnelle Volltextsuche mit Filterfunktion finden Sie schnell Ihr gesuchtes Dokument.

Produkte / Kernkompetenzen HABEL DMS PROXESS DMS Workflow Belegerkennung Automatische Rechnungsverarbeitung Digitales Vertragsmanagement Digitales Personalmanagement E-Invoice E-Mail-Archivierung

Kontaktperson Donato Melillo

Gewinnen Sie Zeit für die wesentlichen Aufgaben durch den schnellen Zugriff auf die verfügbaren digitalen Dokumente im gesamten Unternehmen.

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Publireportage

Digitalisierung – so geht’s!

Informationen – Daten – Prozesse Wir sind alle mittendrin, statt nur dabei! Genau das macht die Digitalisierung doch so schön, aber auch herausfordernd. Kein Jahr hatte dieses Thema so auf der Agenda wie 2020, welches von «Corona» und «Home-Office» geprägt ist. Die Führungskräfte in Unternehmen machen sich mehr denn je Gedanken, wie sie unter diesen Bedingungen Aufgaben und Teams digital so organisieren, dass das Backoffice und die Verkaufsprozesse effizient arbeiten können.

Ihre führenden Systeme Stammdaten Prozessdaten

Scan / Upload

Dokumententrennung Barcode-Tracking

Datenextraktion Belegerkennung Klassifizierung

Workflow

Ihre Prozesse digital geführt und automatisiert

Beschäftigt man sich heute mit dem Thema Digitalisierung, kann man schnell den Überblick verlieren – doch das muss nicht sein.

Im Wesentlichen sind folgende drei Aspekte in Ihrem Unternehmen anzugehen: Informationen, Daten und Prozesse. Die Rede ist von Enterprise Content Management (ECM), welches Ihnen die unternehmensweite, system- und abteilungsübergreifende Kontrolle über sämtliche Informationen (Dokumente, Daten, Aufgaben, Vorgänge und Prozesse) ermöglicht.

Die Kernelemente einer durchgehenden Digitalisierung mit ECM 1. Daten elektronisch verfügbar machen (Capture) Erfassung und Zuordnung vorhandener digitaler Quellen sowie Scanning der Papierquellen inkl. Datenextraktion und Klassifizierung.

2. Prozesse (Workflow) Implementierung und Automatisierung von jeweiligen Prozessen mit einer Workflow-Lösung, was eine massive Effizienzsteigerung ist.

3. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Gehört in jedes ECM-Setup, mit welchem sämtliche Dokumententypen abgelegt, kategorisiert und für weitere digitale Prozesse genutzt werden können.

4. Schnittstellen / Integrationen Für lückenlose Abläufe in Prozessen und die Synchronisation mit Um-Systemen (ERP, CRM, HRM, FIBU, etc.). Das sorgt für Qualität und Sicherheit in den Unternehmensabläufen.

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E-Archiv

Revisionssicher Historie

Daten Abrufen

Jederzeit und strukturiert Systemübergreifend

Zwei Beispiele Digitaler Posteingang Mit dieser Digitalisierungs-Lösung gehört das manuelle Verteilen von Dokumenten der Vergangenheit an. Der digitale Posteingang steuert alle Aufgaben und Teams an: Automatisierte Zuweisung von Dokumenten, Ablage und Integration in Ihre führende Applikation.

Kreditorenworkflow Mit dieser Lösung verarbeiten Sie Ihre Kreditorenrechnungen digital.

Von der Belegerkennung bis zur revisionssicheren Archivierung optimieren Sie Ihre Kreditorenverarbeitung. Sie erhalten jederzeit vollen Zugriff und den perfekten Überblick.

Digitalisierung aus einer Hand Die FIVE Informatik AG wurde 1988 gegründet und bietet Komplettlösungen rund um IT- und Businessanforderungen. Die FIVE agiert als Anbieter, Integrator und Beraterin von DigitalisierungsLösungen rund um Prozess-Optimierung-/Automatisierung, IT-Betrieb mit Infrastruktur und IT-Services und verfügt über eine hauseigene Entwicklungsabteilung mit branchenspezifischen Softwarelösungen.

Mit über 1500 rundum zufriedenen Kunden wird eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gepflegt.

FIVE Informatik AG Solothurnstrasse 28 3322 Schönbühl

T 031 858 23 23 info@fiveinfo.ch dms.fiveinfo.ch

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agorum® - make progress, not work

agorum® by NOVISTA GmbH

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AMAGNO DMS - ECM Automatische Rechnungsverarbeitung Basware P2P Suite

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH

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Staub. Scanning | Archivierung GmbH

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Arcplace AG

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KMU Business Technologie Netzwerk

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bossDMS

Boss Info AG

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deskOne

ABF Informatik AG

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Online Consulting AG

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docuvita

docuvita Schweiz GmbH

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DocuWare

KS Solutions GmbH

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DocuWare

KYOCERA Document Solutions

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eDossier Elektronische Rechnungsverarbeitung ELO ECM Suite

Löwenfels Partner AG

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Löwenfels Partner AG

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ELO Digital Office CH AG

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ELO ECM Suite

Advellence Solutions AG

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IRIS Xtract

Canon (Schweiz) AG

Janitor DMS

bluebat GmbH

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Kendox InfoShare

FIVE Informatik AG

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Kendox InfoShare

Kendox AG

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Kendox InfoShare

Polynorm Software AG

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KYOCERA Smart Information Manager

KYOCERA Document Solutions

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MINT.extract

turicode AG

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PROXESS GmbH

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Scanservice - Aktendigitalisierung

Staub. Scanning | Archivierung GmbH

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Therefore

Canon (Schweiz) AG

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tosca.ERP

dynasoft AG

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SelectLine Software AG Arcplace AG

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SelectLine Archivierung / DMS

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TCG DocProStar

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Parashift AG

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Arcplace AG

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Opacc Software AG

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OnBase by Hyland

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OpaccOXAS DMAS Parashift Plattform, Procure to Pay Suite PROXESS

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InvoiceR

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Info Nova AG

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PROXESS GmbH

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HABEL DMS

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Glaux Soft AG

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FIVE Informatik AG

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evidence case manager

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FIVE Webflow

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Staub. Scanning | Archivierung GmbH

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ecm4you SORECO AG

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Briefpost digital empfangen

adeon ag

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centraQuest DMS d.3ecm

Digitaler Belegaustausch mit Treuhänder

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GeBüV konform

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Abacus Research AG ABF Informatik AG

Integration mit Umsystemen

Abgleich mit Bestellung

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Controlling, Freigabe

Einsatz von ML zur Rechnungserkennung

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OCR des Scans

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Abacus G4

d.3ecm von d.velop

Erfassen der Rechnung (Mail oder Papier)

Unterstützt digitalen Prozesses (GeBüV konform)

Einsatz von ML zur Dokumentenerkennung

Daten autom. extrahieren und klassifizieren

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Scannen der eingegangenen Post

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Redaktions-Workflows

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Optical Character Recognition (OCR)

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Integrierte Bildbearbeitung

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ABF iGEKO

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Autom. Rechnungsverarbeitung

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Digitaler Posteingang

autom. Erzeugung von Vorschaubildern

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Sonstiges

Kopierschutz (Wasserzeichen)

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Digitale Signatur

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Datenverschlüsselung

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Captcha

Anbieter 4ALLPORTAL

Import & Export mit Formatkonvertierung

Produkt 4ALLPORTAL DAM

Live-Editing

www.topsoft.ch/dms

Dokumenten Archivierung und Bearbeitung

Archivierung gem. gesetzlichen Vorgaben

Marktübersicht ECM/DMS-Lösungen

ECM/ DMS

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IT-Konkret topsoft Fachmagazin 20-4

Agile Handelsprozesse bei Relianz dank «sackstarker» Cloud-Plattform von Opacc Von der handlichen Tragtasche bis zum riesigen Big Bag lässt das Angebot der Relianz AG keine Kundenwünsche offen. Spezialisiert auf den internationalen Grosshandel mit Verpackungen, importiert das Schweizer Familienunternehmen seit 1945 Produkte aus Asien und vertreibt diese in ganz Europa. Dabei ist ein Höchstmass an Agilität gefordert. Individualität und Flexibilität zeichnen nicht nur das Sortiment aus, sondern auch die seit 15 Jahren im Einsatz stehende, «sackstarke» ERP-Plattform von Opacc. Hier spielt die Cloud heute eine zentrale Rolle und sorgt für grenzenlose Verbindungen. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Dass man bei der Relianz AG die Katze nicht im Sack kauft, beweist die 75-jährige Erfolgsgeschichte des traditionellen Schweizer Familienunternehmens. Spezialisiert auf den europaweiten Grosshandel von Schüttgutverpackungen (Big Bags, Säcke, Tragtaschen) sowie Naturfasergewebe, Garne und Rohwolle für Landwirtschaft, Industrie und Gewerbe, setzt man die strategischen Schwerpunkte heute gezielt auf Verkauf, Marketing und Logistik. Wenn es um Qualität, Herstellung und Material von Sackverpackungen geht,

können sich die Kunden auf das umfassende Fachwissen der Relianz AG verlassen. Und zwar mit gutem Gewissen: Die massgefertigten und individualisierten Produkte werden durch asiatische Partnerfirmen hergestellt, deren Einhaltung sozialer und ökologischer Standards streng kontrolliert wird.

Heute beschäftigt die Relianz AG an ihrem Firmensitz im zürcherischen Bonstetten sowie in den Filialen in Frankreich, Italien, Österreich und Deutschland über dreissig Mitarbeitende.

Erfahren Sie... ... wie die Umstellung von einer inhouse betriebenen Serverlösung in die Cloud gelingt. ... weshalb sich die Investition in ein langlebiges ERP-System lohnt.

Das Projekt Anwender: Relianz AG

8906 Bonstetten www.relianz.ch Mitarbeiter:

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User:

24 Opacc ERP 38 Opacc Enterprise CRM

Branche:

Grosshandel

Thema:

ERP, CRM, Online-Shop

Anbieter: Opacc Software AG

6023 Rothenburg LU www.opacc.ch Lösung:

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Opacc ERP, Opacc Enterprise CRM, Opacc Enterprise Shop, Opacc OXAS DMAS

Ausgangslage Blättert man in der Firmengeschichte der Relianz AG, stösst man auf folgenden Eintrag: «Mitte der 80er-Jahre kam ein Telefax dazu und löste den Telex ab. Anfangs der 90er-Jahre wurde das PC-Netzwerk eingerichtet und ab dem Jahr 2000 hatte jeder Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse und direkten Zugang zum Internet. Ab diesem Zeitpunkt ging es Schlag auf Schlag. Mit der Einführung der integrierten EDV-Lösung (!) im Jahr 2005 verschwanden nach und nach Papier und Drucker aus dem Büroalltag.» Mit dieser EDV-Lösung war das ERP-System von Opacc gemeint. Die Software von damals ist noch heute im Einsatz, allerdings in laufend erneuerter Form. Zwischen dem Beginn der langjährigen Partnerschaft und heute liegen ganze digitale Zeitalter, erklärt Andreas Engeler, CEO Marketing/Products & Logistics bei Relianz: «Aus den Anfängen ist eine kompakte, benutzerfreundliche, effiziente und mehrheitlich wartungsfreie Lösung geworden, welche dank der Cloud überall ohne grossen Infrastrukturaufwand eingesetzt werden kann.»

Ziele Im Laufe der Zeit wurden die Ziele beim Einsatz der Lösung von Opacc über die letzten 15 Jahre laufend den aktuellen Gegebenheiten angepasst. Insgesamt ist man sich bei der Relianz aber von Anfang an dem Grundsatz treugeblieben, möglichst eine einzige, integrierte Lösung für alle Prozesse und Mitarbeitende einzusetzen. Mit Opacc hatte man damals eine Software gefunden, welche diesen Grundsatz über all die Jahre unterstützt hat und keinen Anlass für einen Wechsel bot. Die jeweiligen Ziele mögen sich geändert haben, Opacc ist geblieben. Richtig spannend wurde es allerdings, als mit der Verfügbarkeit von

genutzt werden – sei es im Home-Office, in den Filialen oder durch die Partner. Dank der Opacc Cloud Services und Web Applications konnten alle Prozesse auf das Notwendige reduziert werden. Die Anwendungen ermöglichen eine gezielte Benutzerführung, erklärt Andreas Engeler: «Die Weblösung erlaubt es uns, jeder User-Gruppe genau das anzuzeigen, was sie braucht. Dies ermöglicht es, dass unsere Lieferanten in Asien den von ihnen benötigten Bereich nutzen und direkt auf Opacc zugreifen können. Dadurch können sie gewisse Arbeiten direkt im System erledigen, statt aufwendige Mails zu schreiben.» Opacc ERP agiert heute als zentrale Plattform für den Informationsaustausch, die Angebots- und Auftragsbearbeitung sowie die Prozessabwicklung zwischen Mitarbeitenden im Aussen- und Innendienst, bei Lieferanten, Partnern und Kunden. Opacc Enterprise Shop sorgt als elektronischer Sortimentskatalog für die Visualisierung der einzelnen Produkte und die Anzeige von Preisen, Detailinformationen und Verfügbarkeit.

Fazit

Die Cloud-Lösungen von Opacc sorgen bei Relianz AG dafür, dass das Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich abheben kann.

Cloud-Anwendungen ein Paradigmenwechsel in der IT eingeläutet wurde. Damit stand plötzlich nicht mehr nur die Funktionalität einer Lösung im Vordergrund, sondern auch die Technologie bzw. das Betriebsmodell. Aufgrund der weltweiten Vernetzung der Relianz AG versprach die Cloud ideale Voraussetzungen für die Nutzung eines ERP-Systems.

Vorgehen Die Zusammenarbeit mit Opacc wurde seit 2004 laufend weiterentwickelt. Aufbauend auf Opacc Enterprise Shop und Opacc Enterprise CRM wurden ursprünglich manuelle Prozesse sukzessive digitalisiert. Umgesetzt und unterstützt wurde die Entwicklung von der Geschäftsleitung der Relianz AG unter Einbezug von internen Fachverantwortlichen und in Zusammenarbeit mit den Opacc Projektleitern. Heute verfügt man über einen sehr hohen Digitalisierungsgrad, welcher nach anfänglichen Schwierigkeiten auch bei den alteingesessenen Mitarbeitenden bestens funktioniert.

Bei neuen wurde das System von Anfang an akzeptiert und als fortschrittlich gelobt, so Andreas Engeler. Es zeigt sich, dass das Unternehmen bei der Mitarbeitersuche heute ganz

andere Fähigkeiten berücksichtigen muss als noch vor ein paar Jahren – das traditionelle kaufmännische Handelsgeschäft ist mehrheitlich digitalisiert. Heute brauchen man bei der Relianz AG keine «Verwalter» mehr, sondern immer mehr innovative, digital affine Marketing- und Verkaufsleute, welche den Markt bearbeiten und hochkomplexe Abläufe und Projekte betreuen. «Die Rahmenbedingungen, um in unserem Unternehmen zu arbeiten, sind insgesamt deutlich anspruchsvoller geworden, da wir praktisch keine «Basisjobs» mehr anzubieten haben», macht Andreas Engeler deutlich.

Lösungskonzept Ein Blick in die gegenwärtige IT-Landschaft bei Relianz zeigt, dass der Lösungsumfang von Opacc inzwischen in eine innovative, agile Plattform transformiert wurde, die sich durch einen sehr hohen Individualisierungsgrad auszeichnet. Im Frühjahr 2019 wurde der In-house-Betrieb der serverbasierten Lösung umgestellt und danach als Cloudsystem betrieben. Dadurch läuft Opacc ERP in einem hochsicheren Rechenzentrum und ist an 7 x 24 Stunden verfügbar. Das System kann überall

Dass man bei Relianz seit 15 Jahren ununterbrochen auf Opacc setzt, hat laut Andreas Engeler viel mit der ständigen Weiterentwicklung des Systems zu tun: «Die Anwendungen werden permanent weiterentwickelt und orientieren sich an den neusten Technologien, aber auch an den unternehmerischen Anforderungen und den Bedürfnissen der Anwender. Für uns als KMU ist der IT-Aufwand zwar nicht unerheblich, aber wir betrachten diesen als Investition in die Prozessoptimierung und Kostensenkung. In diesem Sinn bietet uns Opacc einen langfristigen Investitionsschutz.»

Dank der digitalen Plattform von Opacc sind alle benötigten Informationen zu Produkten, Kunden, Aufträgen und Transporten jederzeit und überall verfügbar. Alle nutzen die gleichen Daten, was das Unternehmen insgesamt schneller, kompetenter und international konkurrenzfähig in einem hartumkämpften Marktumfeld macht. <<

Anwender-Tipp «IT-Entwicklung ist ein laufendes Projekt, das nie abgeschlossen ist.

Um den digitalen Anschluss nicht zu verlieren, braucht es ein dynamisches System, welches sich laufend an den Marktverhältnissen, KMU-Anforderungen und Anwenderbedürfnissen orientiert.»

Andreas Engeler, CEO Marketing/ Products & Logistics, Relianz AG

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Technology topsoft Fachmagazin 20-4

Sprachassistenten sind die neuen Orakel von Delphi Mit den Sprachassistenten von Amazon, Google, Microsoft und Apple bekommen wir das Orakel von Delphi wieder zurück, und zwar überall und jederzeit. Dank künstlicher Intelligenz können wir den neuen Orakeln jederzeit unsere Fragen stellen. >> Jörg Eugster | Der Zukunftsbotschafter©

seine Fahrt bestellen kann. «Alexa, sage Uber ich möchte eine Fahrt bestellen.» Dank einem geführten Dialog kann man so mit natürlicher Sprache sein Taxi reservieren. Natürlich kann Alexa dank vielen Skills viel mehr Aufgaben ausführen.

Noch weiter geht der Bot bzw. Assistant von Google, Google Duplex. Dieser übernimmt schon bald selbständig Aufgaben wie einen Termin für den Reifenwechsel beim Automechaniker in der Garage, den Termin beim Coiffeur oder die Tischreservation im Restaurant. Dank KI weiss der Bot zum Beispiel, wann mein bevorzugter Termin und wer mein Friseur ist.

Gesichtserkennung statt Passwort

Delphi war eine Stadt im antiken Griechenland, die vor allem für ihr Orakel, einer Weissagungsstätte, bekannt war. Das Orakel von Delphi gab zunächst nur einmal im Jahr am Geburtstag des Apollon Auskunft, später am siebten Tag der Sommermonate. Im Winter legte es für drei Monate eine Pause ein. Die Kultstätte von Delphi mit dem Orakel war die wichtigste der hellenischen Welt und bestand bis in die Spätantike. Delphi galt lange Zeit sogar als Mittelpunkt der Welt. Das Orakel konnte Dinge voraussagen. Zum Beispiel prophezeite das Orakel von Delphi Laios, dem König von Theben, dass sein Sohn ihn dereinst töten und seine Frau heiraten werde. Sein Sohn hiess Ödipus.

Die Sprachassistenten von Amazon, Google, Microsoft und Apple können zwar nicht die Zukunft voraussagen wie das Orakel von Delphi, doch immerhin haben sie Zugriff auf das gesamte Wissen im Internet.

Mein bevorzugtes Orakel ist der Google Assistant. Früher war Google eine Suchmaschine, 30

mit der wir mit einzelnen Suchbegriffen nach relevanten Informationen suchten. Google versteht seit einiger Zeit Sprache, das heisst, man muss seine Suchbegriffe nicht mehr eintippen, sondern kann sie sprechen. Google ist heute weit mehr als eine Suchmaschine. Dank künstlicher Intelligenz kann man seine Fragen wie damals dem Orakel in einer natürlichen Sprache stellen. Kürzlich wollte ich wissen, wie der CEO von Novartis heisst. Früher hätte man ins Suchfeld von Google «CEO Novartis» eingegeben. Heute sagt man «OK Google. Wie heisst der CEO von Novartis?» Googles Antwort erfolgt auditiv und visuell: «Der CEO von Novartis ist Vasant Narasimhan». Manchmal erfolgt Googles Antwort wie früher in Form eines relevanten Links.

Der Sprachassistent von Amazon heisst offiziell Amazon Echo, doch nennen ihn alle Alexa. Alexa kann Programme ausführen.

Diese werden bei Amazon Echo nicht Programm genannt, sondern Skill. In der Kategorie Taxi & Mitfahrgelegenheiten gibt es mehrere Anbieter, unter anderem Uber, wo man

Die Gesichtserkennung dank KI wird von vielen argwöhnisch betrachtet. Im öffentlichen Raum kann das durchaus heikel sein, z.B. vor Stadien, um Hooligans mit Stadionverbot frühzeitig zu erkennen. Wenn ich meinen Computer starte, muss ich nur kurz die Webcam aktivieren und schon werde ich von Windows erkannt und persönlich begrüsst, ohne dass ich ein Passwort eingeben muss.

Dank KI ist das möglich und erst noch viel bequemer. Besitzer eines neueren iPhones sind sich das schon länger gewohnt, dass sie dank der Face Recognition kein Passwort mehr erfassen müssen.

Können Sie portugiesisch?

Dank Google Translate muss man nicht mehr mühsam Sprachen lernen. Englisch würde ich davon ausnehmen. Diese Weltsprache sollte man einfach mehr oder wenig beherrschen.

Wenn Sie in einem Land Ferien machen, dann wollen Sie vermutlich für diese kurze Zeit nicht die Sprache erlernen. Ausnahmen davon sind die Höflichkeitsfloskeln wie Guten Morgen, Guten Abend, Danke und Bitte. Diese kann man in jedem Reiseführer nachschlagen. Dank Google Translate geht das noch viel einfacher.

Sie sprechen auf Deutsch den gewünschten

Der Autor Jörg Eugster ist ein Onlinepionier der ersten Stunde.

Er engagiert er sich als begeisterter Botschafter der digitalen Zukunft. Anders als viele Bedenkenträger schürt der Digitalisierungsoptimist jedoch keine Furcht vor Robotern und künstlicher Intelligenz. Stattdessen setzt er auf das riesige Potenzial der digitalen Revolution, deren Power er als Publizist und Vortragsredner in die Welt trägt. www.eugster.info

Satz, wie z. B. «Guten Tag, haben Sie ein Zimmer für zwei Nächte?». Dieser Satz wird nun von der App erkannt und aus dem Audiofile wird es in einen Text transkribiert und in die Cloud hochgeladen. Dort wird er nun von Google interpretiert, in die Zielsprache übersetzt und ein Audiofile für die Sprachausgabe generiert. In Sekundenschnelle sagt die App auf portugiesisch: «Olá, você tem quarto para duas noites?». Ein Muttersprachler mag jetzt vielleicht einwerfen, dass diese Übersetzung nicht ganz perfekt sei. Doch ist eine schlechte Übersetzung immer noch besser als gar keine.

Und dank KI wird diese immer besser.

Die beste Übersetzung derzeit gibt es bei deepl.com. Ich musste vor einigen Monaten einen 25-seitigen Vertrag von Englisch auf Deutsch übersetzen. Was denken Sie, wie lange brauchte ich, um diesen übersetzen zu lassen?

Unglaubliche 45 Sekunden hat das gedauert.

Ich musste nur das Wordfile hochladen und nach eben diesen 45 Sekunden kam es übersetzt zurück. Die Qualität war unglaublich gut und verbessert sich dank Big Data und KI immer mehr.

Sprechen Sie bereits mit Ihrem Smartphone, oder tippen Sie noch?

In Vorträgen demonstriere ich immer die KI mit einem Diktat in mein Smartphone. Dank dem Google Assistenten und KI funktioniert das unglaublich gut. Ich spreche dann immer mindestens doppelt so schnell, um zu zeigen, wie gut das geht. Erstaunlicherweise machen das noch recht wenig Leute, obwohl sie diese Funktion kennen. Bei meiner Frage antworten höchstens 10 Prozent, dass sie die Spracheingabe der Texteingabe vorziehen. Versuchen Sie es doch einmal. Für iPhone-User ist es Siri, die das auch schon ganz gut kann.

Mir ging es früher oft so, dass ich dann keine Antwort auf diese Frage hatte. Damals, als meine Kinder noch klein waren, hatte ich dieses neue Orakel noch nicht dabei.

Dank der Bildsuchmaschine von Google, Google Lens, kann man sein Smartphone auf die besagte Blume halten und schon zeigt Google die mögliche Bezeichnung an. Google Lens kann aber noch viel mehr. Es kann einen Text scannen und übersetzen, z. B. eine Speisekarte oder ein Plakat. Es kann neben Pflanzen auch Tiere identifizieren. Zudem kann man die Umgebung entdecken, indem man über Sehenswürdigkeiten mehr Informationen abrufen kann, z. B. wann sie erbaut wurden oder wie die Öffnungszeiten sind. Mit Google Lens lassen sich QR- und Barcodes ganz schnell scannen und die passenden Infos dazu abrufen.

«Du, wie heisst dieses Lied?»

Diese Frage kennen Sie bestimmt auch. Man ist mit dem Auto unterwegs, das Radio läuft.

Plötzlich hört man einen Song, zu dem uns aber der Titel oder Interpret nicht einfällt.

Dank der App Shazam sind wir uns schon lange gewohnt, diese Information abzurufen.

Mit dem Google Assistant geht das heute noch schneller und bequemer: «Ok Google. Wie heisst dieses Lied?». Der Vorteil ist hier, dass man während der Autofahrt nicht am Handy hantieren muss, um die App aufzurufen, sondern einfach das Smartphone fragen kann, genau wie das Orakel von Delphi.

Liebe KI, schreib doch diesen Artikel für mich Was vor wenigen Jahren als Science-Fiction abgetan worden wäre, ist heute Realität. Die KI GPT-3 ist heute schon in der Lage, einen Text selbst zu schreiben. Es bedarf nur einer kleinen Einführung von wenigen Sätzen mit den relevanten Stichworten, damit diese KI einen längeren Artikel selbst schreiben kann, heute vorerst nur auf Englisch. Entwickelt wurde GPT-3 von OpenAI, einer Firma, die auf die Entwicklung und Erforschung Künstlicher Intelligenz spezialisiert ist. Einer der Gründer ist Elon Musk.

Die Menschen damals in der Antike hätten sich die neuen Orakel, die wir heute dank KI zur Verfügung haben, vermutlich nicht in ihren kühnsten Träumen erahnen können.

Wir aber vor dem Smartphone-Zeitalter auch nicht, dass das so wie heute einmal möglich sein wird. Heute haben wir es und es entwickelt sich rasch weiter und wird immer perfekter. <<

«Papa, wie heisst diese Blume?»

Als Vater kennen Sie diesen Satz ganz bestimmt. Sie hören ihn dann, wenn Ihre Kinder am Wegrand eine Blume gesehen haben.

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Technology topsoft Fachmagazin 20-4

Künstliche Intelligenz ist mehr als Technologie Künstliche Intelligenz (KI) ist viel mehr als ein Werkzeug oder System, mit dem wir unsere Prozesse schneller, genauer und effizienter gestalten können. Diese Technologie kann Daten aus Tausenden von Jahren in wertvolle Informationen umwandeln und Antworten und Lösungen für drängende globale Fragen finden. KI hat das Potenzial das Leben von uns und unseren Kindern zum Besseren zu verändern. >> Dalith Steiger | SwissCognitive – The Global AI Hub

Die Frage ist, ob wir heute genug dafür tun, um diese kognitiven Technologien auf ihr wahres, für uns nutzbares Potenzial zu bringen. Die Antwort ist nein. Es reicht nicht aus, sich nur auf die Entwicklung der Technologie zu konzentrieren. Das Konzept der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine, des öffentlichen Verständnisses, die Diskussion über ethische Aspekte und der daraus entstehenden Akzeptanz muss in die Prozesse integriert werden. Wir befinden uns im Übergang vom technikkundigen Menschen zu menschenkundiger Technologie.

Wir müssen die Kraft der Bündelung durch Zusammenarbeit, Transparenz und der zugänglichen Informationen erkennen, denn dies kann zu einem besseren Verständnis und Vertrauen führen. Die Informationsquelle muss dabei vertrauenswürdig und neutral sein.

Unsere Debatten sollen von konventioneller bis zur erneuernden Denkweise wechseln und sich auf Herausforderungen, Chancen, Misserfolge und Erfolge konzentrieren. Sie müssen offen und zielgerichtet sein, nicht nur für Experten und Führungskräfte, sondern auch für alle Mitarbeiter, Branchen und

Die Autorin Dalith Steiger, Mitbegründerin des preisgekrönten Start-ups SwissCognitive – The Global AI Hub und CognitiveValley – «The Swiss AI Movement», wurde in Israel geboren und wuchs in der Schweiz auf. Sie ist eine globale KI-Beraterin und Rednerin und teilt ihr umfangreiches Wissen und ihre Erfahrung auf dem Gebiet der KI auf der ganzen Welt. Sie ist ausserdem CEO des Swiss IT Leadership Forum und Mitglied des Beirats von digital-liberal.ch. Dalith sitzt in der Jury des Digital Economy Award sowie des START Hack, ist Beraterin bei Kickstart Innovation, Mentorin am Founder Institute und unterrichtet AI & Machine Learning in einem CAS-Modul an der Applied University of Luzern www.swisscognitive.ch

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Gesellschaften. Sie sollen Neugierde wecken und Kreativität anregen.

«Kreativität und emotionale Intelligenz sind die Stärken von uns Menschen. Performance und Qualität, die der Maschinen.»

«Wenn Menschen an KI denken, denken sie hauptsächlich an Maschinen, Roboter und Algorithmen.

Wenn ich an KI denke, denke ich an die Menschen – wie KI die Menschen unterstützen kann.»

SwissCognitive – The Global AI Hub Angetrieben von der Leidenschaft für kognitive Technologien sowie dem Engagement für die Schweiz und die kommenden Generationen weltweit, wurde SwissCognitive – The Global AI Hub 2016 von Dalith Steiger und Andy Fitze gegründet. Gemeinsam teilen sie über 50 Jahre Wissenserfahrung in der Welt der Digitalisierung und der aufkommenden Technologien und des Dienstes als weltweit anerkannte Experten für KI. Seit dem Gründungsdatum wird die Vision von SwissCognitive nachdrücklich verwirklicht: Der globale KI-Hub besteht aus einem vertrauenswürdigen Netzwerk aus Branchen, Organisationen, Hochschulen, Unternehmen und Start-ups, das die Herausforderungen, Chancen und die Entwicklung der KI transparent diskutiert. SwissCognitive hat bereits über 30 Branchen mit über 3,5 Millionen Beschäftigten erfolgreich einbezogen, arbeitet mit über 400 Unternehmen und Organisationen zusammen und erreicht über 0,5 Millionen Follower im globalen KI-Ökosystem. Es verbindet regelmässig seine On- und OfflineCommunity und stellt praktische Anwendungsfälle und praktische Erfahrungen in den Mittelpunkt – und überträgt den Hype um KI auf echte Geschäfte.

Mit kollektivem branchenübergreifendem Wissen können Führungskräfte Antworten und Lösungen für die Fragen finden, mit

denen ihre eigenen Teams und Organisationen konfrontiert sind. Sie erhalten Einblicke und praktische Anleitungen, wie Mitarbeitende, Management, Vorstände sowie Kundinnen und Kunden durch die digitale Transformation geführt und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit der KI angepasst werden können. Insgesamt öffnet SwissCognitive Türen zu Wissen, Erfahrung und Talenten und bietet damit ein starkes Instrument für nachhaltige Entwicklung und Wettbewerbsvorteile. Es erleichtert die lokale und globale Zusammenarbeit, bietet Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Aufklärung, Positionierung und Kampagnen an und zeigt das Potenzial für distruptive Geschäftsmöglichkeiten in bestehenden und neuen Märkten auf.

SwissCognitive im Schweizer und globalen KI-Ökosystem Künstliche Intelligenz diversifiziert das globale Image der Schweiz und erweitert es weit über Uhren, Schokolade, Banken und wunderschöne Landschaften hinaus. Die Schweiz gilt seit vielen Jahren als das innovativste Land der Welt, das von weltbekannten Universitäten und Forschungsinstituten wie der ETH Zürich und der EPFL unterstützt wird. Die Schweiz beherbergt die meisten KI-Unternehmen pro Einwohner und wurde kürzlich auch als potenzieller Marktführer für ethische KI weltweit genannt. Aufgrund des stabilen und zuverlässigen Geschäftsumfelds, das von der Regierung sowohl auf kantonaler als auch auf Regierungsebene unbürokratisch unterstützt wird, führen Technologie-Giganten wie Google, Disney Research Studios, IBM und Microsoft ihre KI-Forschung von der Schweiz aus durch. Mit einer starken Geschichte in den Biowissenschaften treibt die Schweiz auch die KI-Entwicklung im Gesundheitswesen voran.

SwissCognitive bringt alle Stakeholder des KIÖkosystems zusammen, um sich zum Wohle der Gesellschaft mit vereinten Kräften zu verbinden, auszutauschen und zu gedeihen. <<

«Warum warten? Handeln wir jetzt!

Teilen wir Erfahrungen für den gemeinsamen Erfolg!»

Technology

überlebt. Angst in Bezug auf KI rührt oft aus mangelnder Aufklärung über den Stand der Entwicklung der kognitiven Technologien und Algorithmen. Wichtig ist mir dabei aufzuzeigen, welche unglaublichen Chancen wir für das Wohlbefinden des Menschen erhalten. Zentral dabei ist das Bewusstsein und die Verantwortung, betreffend der ethischen und sozialen Aspekte. Wenn wir über KI sprechen, geht es 90 % um den Menschen und lediglich 10 % um die Technologie.

SWONET im Gespräch mit Dalith Steiger Die Stiftung SWONET setzt mit SWONET DIGITAL Frauen in den Fokus, die sich in den MINT Berufen, im digitalen Umfeld und besonders im Bereich KI als Expertinnen positionieren.

Petra Rohner, Swonet: In fünf Jahren wird das Gebiet der KI bereits ganz anders aussehen als heute. Wie sollen Schweizer KMU bei diesem schnellen Wandel den Anschluss halten?

Dalith Steiger: Wir sind ein Land von über 600'000 KMU. Diese machen gut 99 % unserer Firmen in der Schweiz aus und 70 % der Angestellten. Sprich, die KMU sind ein relevanter Teil unseres Wirtschaftssystems. Sie machen aber lediglich ca. die Hälfte unseres BIP aus und bestreiten nur ca. 17 % des Exportes.

Umgemünzt auf den Einsatz von neuen Technologien bedeutet das, dass wir noch ein sehr grosses digitales Wirkungspotenzial sowie ein globales Marktpotenzial ausschöpfen können.

Viele Menschen haben Angst vor neuen Entwicklungen. Diese basieren jedoch oft auf Eindrücken und Informationen, die man durch die Medien bekommt, z. B. den Eindruck, dass Roboter den Job wegnehmen. Mehrheitlich geht es aber um repetitive Arbeiten, die eine Maschine schneller und qualitativ besser verrichten kann, als wir Menschen.

Wir erleben KI bereits in unserem Alltag, z. B. bei der Bestellung im Online-Shop, wenn Algorithmen dazu eingesetzt werden, Kunden weitere passende Produkte vorzuschlagen.

Ganz wichtig: Die Schweizer KMU sollten sich wagen, den ersten Schritt zu tun. Dabei geht es aber nicht um Digitalisierung, sprich von Papier zu PDF, sondern um digitale Busniessmodelle. Anstelle in Effizienzsteigerung, in digitale Businessmodelle zu investieren.

Sich überlegen, wie man seine Dienstleistungen oder Produkte smarter machen kann.

Zum Beispiel Werkzeuge, die durch die Verarbeitung von Informationen so konstruiert

werden, dass sie die Arbeit erleichtern. Auch der Bereich Logistik hat ein grosses Potenzial, durch AI Ressourcen schonender und kundenorientierter eingesetzt zu werden. Hierbei empfehlen sich praktische Partnerschaften im Ökosystem, wie z.B. mit Startups oder Hochschulen.

Kombiniert man die weltweite Datenexplosion mit der technologischen Möglichkeit, Datenräume in der Grösse unseres Universums in Sekunden zu durchforsten, kann man sich das Potenzial von KI ausmalen. Somit ist klar: Wer seine Daten kennt und beherrscht gehört zu den Gewinnern. Jede Branche, jeder Job, jedes Land – alle werden betroffen sein vom digitalen Wandel. Jetzt gilt es agil, schnell und effektiv die eigene Transformation anzugehen.

Petra Rohner: Was den Menschen ausmacht ist die Fähigkeit des kreativen Denkens, wo sehen Sie bei KI die Grenze, dass auch diese Hürde genommen wird.

Dalith Steiger: Meine persönliche Meinung als Mathematikerin ist, dass ein Algorithmus nie ein Bewusstsein oder ein Bauchgefühl entwickeln wird. Auch kein Gewissen und auch keine Liebe, was ja den Menschen ausmacht.

Was KI aber machen kann, ist aufgrund unendlich vieler Daten, sprich Beobachtungen am Menschen, diese Fähigkeit vorzutäuschen und dadurch den Eindruck der Kreativität zu hinterlassen. Im Gegenteil, wir sollten uns bewusst sein, KI kann unsere Kreativität fördern und steigern und so neue berufliche Möglichkeiten aufzeigen.

Petra Rohner: Inwieweit wird bei der Entwicklung von KI im Bereich Kundenkommunikation, Vertrauen und persönliche Kundenbindung berücksichtigt.

Dabei haben die KMU der Schweiz einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Sie sind schneller im Wandel als Grosse. Deshalb sollten sie sich frühzeitig mit dem Potenzial auseinandersetzen, um die Chance nutzen zu können.

Dalith Steiger: Sind wir ehrlich, Kundenberaterinnen und Kundenberater sind heute mit administrativen und repetitiven Arbeiten, Desktop Research und dergleichen zu 80 % ausgelastet. Kreativität, Emotionen und einen partnerschaftlichen Austausch sind Randerscheinungen. Ich stelle mir die Zukunft anders vor.

Petra Rohner: Nach wie vor wird die künstliche Intelligenz kritisch betrachtet, weil die Geräte ähnliche kognitive Fähigkeiten wie Menschen entwickeln. Was antworten Sie Menschen, die vor diese Entwicklung Angst haben?

Wenn KI für die richtigen Aufgaben eingesetzt wird, hat der Mensch die Zeit, um der Kundenpflege wieder die Bedeutung zu geben, die sie verdient. Das funktioniert aber nur, wenn wir die Chancen erkennen, die sich neu für den Arbeitsprozess ergeben. Im Zentrum steht der Mensch.

Dalith Steiger: Wir sollten hier zuerst einmal den Begriff «Künstliche Intelligenz» hinterfragen, weil er in der Gesellschaft meist anders interpretiert wird als in der Wissenschaft und Forschung. Was wir meinen, sind lernende Systeme. System, welche sich hervorragend eignen für hohe analytische Performance in grossen Datenräumen. Dies ist nicht unbedingt eine Kernkompetenz von uns Menschen.

Wir sollten aus der Vergangenheit lernen. Die Menschheit hatte Angst vor Radio, wir haben es mit einem nachträglichen Schmunzeln

Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit

www.swonet.ch

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Technology topsoft Fachmagazin 20-4

«Daten zu schützen, liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Unternehmens» Douglas Chechele, Country Manager, Veeam Schweiz, erklärt im Interview mit dem topsoft Fachmagazin, worauf es beim Thema Business Continuity und Disaster Recovery ankommt und wie sich der Homeoffice-Trend auf die Nachfrage nach Backup-Lösungen auswirkt. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Herr Chechele, Veeam ist bekannt als Anbieter von Datensicherungs- und Wiederherstellungslösungen im Bereich Cloud-Datenmanagement.

Welchen Nutzen haben die Kunden von Ihren Produkten?

Veeam ist führender Anbieter von BackupLösungen für Cloud Datenmanagement in der EMEA-Region. Unternehmen können auf Basis unseres Know-hows ihre Datensicherungsprozesse modernisieren, den Umstieg auf eine Hybrid-Cloud beschleunigen und gleichzeitig ihre Daten schützen sowie stets verfügbar halten. Die Lösungen lassen sich einfach installieren und konfigurieren, fügen sich flexibel und zuverlässig in jede Umgebung ein. Effektives Datenmanagement umfasst die Steuerung, Verwaltung und Kontrolle aller Daten über alle Betriebsplattformen hinweg, also von On-Premises bis in die Cloud.

Dabei werden Backup, Wiederherstellung und Disaster Recovery abgedeckt, aber auch Monitoring und IT-Analytics, Automatisierung, Orchestrierung und Datenschutz. Da die Hybrid-Cloud an Bedeutung gewinnt, nimmt die Cloud-Mobilität eine Schlüsselstellung ein.

Unsere Kunden können damit ihre Workloads bedarfsgerecht vorhalten und ihre Daten jederzeit zwischen Hyperscalern und firmeninternen Speichern verlagern.

Beim Thema Business-Continuity spielt eine funktionierende IT eine zentrale Rolle. Wie ausgeprägt ist aus Ihrer Sicht das digitale Sicherheitsbewusstsein in Unternehmen?

Erfreulicherweise hat die Sensibilisierung in den Unternehmen zugenommen, trotzdem ist noch einiges zu tun. Cyberkriminalität professionalisiert sich immer weiter und viele Unternehmen unterschätzen das Risiko eines Angriffs nach wie vor. Wichtig ist es, präventiv zu handeln, d. h. potenzielle Schwachstellen in der IT-Strategie und den Infrastrukturen zu beseitigen und die geschäftskritischen Daten zu identifizieren. Diese sollten im Rahmen eines Business Continuity- und Disaster 34

Recovery-Plans gesichert werden. Ich empfehle hier die Veeam 3-2-1 Backup-Regel anzuwenden, d.h. drei Kopien der wichtigsten Daten auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien zu sichern, wobei eine Kopie off-premises aufbewahrt wird. Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass systemrelevante Applikationen und Backup-Daten nach einem Ransomware-Angriff wiederhergestellt werden können und zeitnah wieder betriebsbereit sind.

umzusetzen. Die «Veeam Cloud-Datenmanagement Plattform» unterstützt hier sämtliche anfallenden Tasks hardware-unabhängig und effizient, denn Backup ist und bleibt die Ausgangsbasis für Datenverfügbarkeit und Datensicherheit. Eine moderne Datenbackup-Strategie, die auf der Veeam 3-2-1 Backup-Regel basiert, ist das Rezept, dass im Zeitalter der Cloud, Hybrid- oder Multi-Cloud Szenarien effektiv vor Datenverlust schützt.

Grundsätzlich gehen Anwender davon aus, dass ihre Cloud-Daten in einem sicheren Rechenzentrum geschützt sind. Warum ist es trotzdem sinnvoll, auf die Lösungen von Veeam zu setzen?

Veeam hat kürzlich die Studie «Data Protection Trends Report 2020»1 veröffentlicht. Was sind die wichtigsten Erkenntnisse dabei?

Tatsächlich ist die Meinung immer noch weit verbreitet, dass beim Bezug von Geschäftsanwendungen aus einer Cloud automatisch auch die Datensicherung an den Cloud-Service-Provider delegiert wird. Die Daten zu schützen, liegt allerdings in der Verantwortung des Unternehmens und nicht in der des Cloud-Anbieters, der nur die Verfügbarkeit der bereitgestellten Infrastruktur gewährleistet. Veeam bietet mit seinen Lösungen einen holistischen Ansatz an, d.h. Daten können über ihren gesamten Lebenszyklus und über alle Betriebsplattformen hinweg gesichert werden. Alle Funktionalitäten sind aufeinander abgestimmt, so dass Anwender sich sicher sein können, dass die Daten nahtlos und umfassend gesichert sind.

Welche besonderen Anforderungen an die Datensicherung sind bei hybriden Cloud-Systemen zu berücksichtigen?

Zuverlässige Datensicherung in hybriden Cloud-Infrastrukturen erfordert eine gut durchdachte und individuelle Strategie, die Backup, Replikation und Disaster Recovery gleichermassen miteinbezieht. Als Basis sollte eine Lösung zur Anwendung kommen, die dabei hilft, die notwendigen Massnahmen und Prozesse zu planen, koordinieren und

Die grösste Herausforderung in den kommenden Monaten für die befragten Unternehmen in der DACH-Region (32 Prozent), ist die Bedrohung durch Cyberangriffe. Bei fast der Hälfte der befragten Führungskräfte und ITEntscheider drückt der Schuh zudem bei den fehlenden Fachkenntnissen des IT-Personals.

Beunruhigend ist allerdings die Aussage von 68 Prozent der DACH-Befragten, dass sie eine Verfügbarkeitslücke in ihrem Unternehmen feststellen, die aufzeigt, wie schnell sie Anwendungen wiederherstellen können im Vergleich dazu wie schnell sie diese Anwendungen wiederherstellen müssten. Zusätzlich gaben 61 Prozent an, dass in ihrer Organisation ebenso eine Schutzlücke vorliegt, und zwar zwischen der Häufigkeit, mit der Daten gesichert werden und der Datenmenge, welche die Organisation sich leisten kann nach dem Ausfall zu verlieren.

Wie fliessen diese Erkenntnisse in die Weiterentwicklung Ihrer Produkte ein?

Grundsätzlich entwickeln wir bei Veeam unsere Produkte und Lösungen sehr nah am Kunden, d.h. wir stehen kontinuierlich in einem sehr engem Austausch mit unserer Community und unseren Partnern. Daher wissen wir auch, dass die Product Releases und Updates, die wir seit Anfang des Jahres lanciert

Technology

die im Spätherbst verfügbar sein wird, native Backups und Wiederherstellungen speziell für Microsoft Teams an.

Wie ist Veeam in der Schweiz aufgestellt? Welche Partnerschaften gibt es? Können Sie uns ein paar Kunden nennen?

«Tatsächlich ist die Meinung weit verbreitet, dass beim Bezug von Geschäftsanwendungen aus einer Cloud automatisch auch die Datensicherung an den Cloud-Service-Provider delegiert wird. Die Daten zu schützen liegt in der Verantwortung des Unternehmens und nicht in der des Cloud-Anbieters.»

Douglas Chechele, Country Manager, Veeam Schweiz

haben, ein breites Bedürfnis ansprechen. Den Schutz vor Ransomware-Angriffen haben wir beispielsweise mit dem Launch unserer Veeam Availability Suite v10 adressiert, welche die Unveränderbarkeit von Backups durch S3 Object-Lock gewährleistet. Nichtsdestotrotz fliessen die Erkenntnisse des Reports in unsere Überlegungen, wie wir unsere Kunden und Partner am besten unterstützen können, natürlich mit ein.

Welche Auswirkungen hatte die Corona-Krise auf den Umsatz von Veeam? Wie hat sich der Trend zu vermehrter Homeoffice-Tätigkeit für Sie ausgewirkt?

Die letzten 7–8 Monate waren für uns alle eine Herausforderung. Da die Sicherheit und das Wohlergehen unserer Mitarbeiter, Partner und Kunden an erster Stelle stehen, schlossen wir unsere Büros und setzten weltweit eine

Work-from-Home Policy um, bei der wir unser Geschäftsaktivitäten komplett auf virtuelle Meetings umstellten. Wir fokussierten uns auf unsere Business Continuity-Prozesse und Veeam arbeitet seitdem ganz normal. Partner und Kunden erhalten weiterhin den gewohnten Service und wir setzen alle uns verfügbaren Technologien ein, um unsere Community einzubinden und zu unterstützen. Unser Umsatz ist daher während dieser Zeit stabil weiter gewachsen. Der Homeoffice-Trend hat sich sehr wohl bemerkbar gemacht, da die Nachfrage nach unserer Backup-Lösung für Microsoft Office 365-Daten stark angestiegen ist. Das angepasste Kommunikationsverhalten in Unternehmen führt ausserdem dazu, dass insbesondere Microsoft Teams strategische Anwendung findet. Das bedeutet natürlich, dass die entsprechenden Daten durch zusätzliche Massnahmen gesichert werden sollten.

Wir bieten daher mit der neuesten Version von «Veeam Backup for Microsoft Office 365»,

Veeam hat mehrere tausend Kunden in der Schweiz, und wir verfügen über ein solides Partnernetzwerk. Wir bedienen Unternehmen aller Grössen und Branchen, einschliesslich Finanzdienstleistungen, Versicherungen und Gesundheitswesen. Ausserdem verfügen wir über starke Partnerschaften im IT-Provider Umfeld, welche Services zu unseren Endkunden anbieten. Unser ProPartner Network besteht weltweit aus über 30'000 aktiven Partnern, mit denen wir sehr eng zusammenarbeiten. Unsere Partner sind unser Fundament, denn wir betreiben ein 100%-iges Channel Business ohne Direktgeschäft. Besonders wichtig ist uns das «Partner Enablement», d.h. dass jeder Partner einen dedizierten Ansprechpartner erhält, der ihn bei all seinen Plänen und Ambitionen unterstützt. Je nach Partner-Level erhalten diese dann dedizierte Unterstützung in der Leadgenerierung, im Verkauf, der Projektierung, der technischen Beratung oder der Implementierung von Projekten.

Wo liegen die Schwerpunkte der Roadmap von Veeam? Was dürfen die Kunden in naher Zukunft erwarten?

Veeam hat eine klare Vision, Strategie und Roadmap, und wir sind unserem Ruf für vereinfachte Innovation stets treu geblieben, während wir gleichzeitig den allgegenwärtigen starken Trend zum Remote Working adressieren. Die Daten- und Business Continuity-Anforderungen unserer Kunden und Partner stehen bei der Produktentwicklung im Vordergrund. Die Cloud-Integration wird weiter voranschreiten, wobei die entstehenden Multi-Cloud-Umgebungen eine neue Datenmanagement-Strategie erfordert, die wir auch in Zukunft mit einer konsequenten Weiterentwicklung unseres Produkte- und Lösungsportfolios adressieren werden. Die Akquisition von Kasten und die Integration von Kubernetes und Container Technologie wird zusätzliche Synergien liefern und die moderne Datensicherung signifikant voranbringen und somit Kunden helfen, die Transformation in zukunftsfähige IT-Architekturen zu vollziehen.

Vielen Dank, Herr Chechele, für das aufschlussreiche Gespräch.

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https://tinyurl.com/veeam-tsm20-4

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Know-how topsoft Fachmagazin 20-4

Hinter den Kulissen eines Webshops Zwei Schwestern auf der Suche… Der folgende Beitrag dreht sich um die Customer Journey innerhalb eines Webshops. Kundinnen und Kunden, die hier einkaufen, durchlaufen bis zum Kauf verschiedenste Phasen, die der Webshopbetreiber mit geeigneten IT-Werkzeugen begleitet.

Nach erfolgter Online-Suche landen die sportbegeisterten Schwestern Lea und Helena auf der Startseite eines attraktiven Webshops. Lea navigiert mit ihrem Smartphone und Helena bedient sich eines Tablets. Beide sind auf der Suche nach neuen Laufschuhen und weiteren Sportartikeln.

Auf der Startseite sehen die beiden das virtuelle Schaufenster des Anbieters und diverse Möglichkeiten, sich ihrem Wunschprodukt zu nähern. Der Webshop bietet eine Sitesearch an, über die durch die Eingabe von Stichwörtern navigiert werden kann. Die Eingabe ist fehlertolerant und mit Autosuggest-Funktionen ausgerüstet.

Da Lea und Helena nur «Laufschuhe» eingegeben haben, lassen sie sich in ihrem Entscheidungsprozess vom Webshop führen. Aufgrund der Vielzahl angebotener Laufschuhmodelle ist es wichtig, dass der Shop Lea und Helena Orientierung gibt, damit sie schnell die passenden Schuhe für den Sprint und den Mehrkampf finden. Dabei hilft die Facettennavigation.

Helena, die sehr gut im Sprint ist, wählt die Attribute Schuhgrösse, Farbe und 36

Dornenlänge aus, während die Mehrkämpferin Lea einen Allroundschuh sucht. Neben den zuvor genannten Merkmalen wählt Lea noch zusätzlich die verschiedenen Einsatzgebiete Sprint, Weitsprung und Hochsprung aus. Beide Athletinnen haben nun eine immer noch recht grosse Anzahl von Suchergebnissen, weswegen sie im Weiteren noch die Artikel auf Marke und Preisspanne eingrenzen. So sind bei beiden noch jeweils drei Schuhmodelle in der engeren Auswahl.

Nun ist das Angebot überschaubar, Lea und Helena wollen nun eine Auswahl für den perfekten Schuh treffen. Auf der Produktdetailseite bietet der Shopbetreiber weitere Entscheidungshilfen an. Dabei geht es um das Material der Schuhe, Lieferzeiten und Abbildungen, die den Spike aus verschiedensten Perspektiven darstellen. Besonders gefällt den beiden, dass ihnen angezeigt wird, ob die Artikel am Lager verfügbar sind.

Lea und Helena haben sich für einen Artikel entschieden und werden in ihrem Kaufwunsch bestärkt, als sie neben positiven Rezensionen auch Trainingsvideos und -anleitungen namhafter Athletinnen und Athleten

angezeigt bekommen. Helena sieht im Trainingsvideo einer bekannten Sprinterin noch entsprechende Laufbekleidung. So legt sie noch Sprintshorts und -shirts in ihrer Grösse und Lieblingsfarbe in den Warenkorb.

Im Checkout werden sie aufgefordert, Kontaktdaten wie Liefer- und Rechnungsanschrift sowie die bevorzugte Zahlungsmethode anzugeben. Beide Aufträge werden durch das Betätigen des Kaufen-Buttons an den Webshopbetreiber versendet. Schon bald dürfen Lea und Helena sich über ihre neuen Sportartikel freuen.

Was passiert im Webshop?

Beim Konzeptionieren des ERPs mit Webshop wurden bereits Entscheidungen getroffen, die sich nachträglich nur noch schwer hätten umsetzen lassen.

So wurde penibel darauf geachtet, dass bereits das Grundgerüst vom Webshop unter SEO und UX Kriterien entwickelt wurde. Produkte, die das ERP an das Sortiment vom Webshop sendet, sind bereits mit strukturierten Daten versehen. Microdata Metadaten nach

Know-how

schema.org Format ermöglichen es z. B., dass Google nicht nur den Webshop an sich indexiert, sondern jedes einzelne Produkt auf Googles Shopping Plattform gelistet wird. Das geschieht automatisch, sobald die Artikeldaten im ERP angelegt werden.

Durch die breite Schnittstelle zwischen dem ERP und dem Webshop, kann auch die UX über das ERP gesteuert werden. Zu diesem Zweck können im Kundenstamm Produktund Themenpräferenzen definiert werden.

KPIs wie der Preis des durchschnittlichen Warenkorbs und die Häufigkeit der Bestellungen fliessen in die Bewertung von Related Products ebenfalls ein. Werden diese Dinge bei der Konzeptionierung nicht beachtet, wird es bei einer späteren Implementierung verhältnismässig teuer.

Durch die langjährige Erfahrung der ERPEntwickler in E-Commerce Projekten, wurde bereits früh im Projekt eine Strategie für die Kategorisierung und Facettierung der Produkte und deren Darstellung im integrierten Webshop entwickelt. Stammdatenpflege ist ein stetiger Prozess und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Weil die Daten aber im modernen ERP, hier zum Beispiel tosca, gepflegt werden, muss das nur einmal gemacht werden und nicht wie bei vielen anderen E-Commerce und ERP-Lösungen an beiden Orten.

Die Inhalte auf der Startseite vom Shop werden dabei vom ERP geliefert, so dass dieses zum Pflegen von Shopinhalten nicht verlassen werden muss. Dasselbe gilt für Produktkategorien.

Weil bei der Entwicklung vom Shop und der Schnittstelle zum ERP darauf geachtet wurde, lassen sich die Aktionen der Kundschaft gut auswerten. Aus dieser Auswertung kann beispielsweise die Auswirkung von verschiedenen Inhalten auf der Startseite analysiert werden.

Analog zu der Artikelpflege, welche ebenfalls im ERP geschieht, findet die Pflege von Kundendaten auch dort statt. Das Geschlecht, die beliebtesten Produktkategorien und weitere Facetten, wie die Schuh- oder Kleidergrösse, werden nach der Eingabe im Shop automatisch an das ERP gesendet und auf den betroffenen Kundenprofilen gespeichert.

Die Conversionrate kann durch das schnelle Anzeigen von relevanten Produkten erheblich gesteigert werden. Wenn ein Kunde beispielsweise bei der letzten Bestellung einen Laufschuh der Marke Adidas in Grösse 43 bestellt hatte, werden ihm bei einer Suche nach «Sweatshirt» vornehmlich Adidas Produkte angezeigt. Um die UX weiter zu verbessern, hat die Kundin oder der Kunde die Möglichkeit, im Kundenkonto Grössen, Lieblingsfarben, Unterkategorien usw. fix einzustellen.

Das Ziel der UX ist es immer, der Kundschaft mit einem Minimum an Klicks relevante Produkte anzuzeigen. In welchem Umfang diese

Massnahmen zum Erfolg führen, wird fortlaufend analysiert.

Auf der Produktseite verlinkt der Shopbetreiber Videos von bekannten Sportlergrössen.

Das Verlinken von Profisportler-Videos ist ein Teil der Social-Proof-Strategie, die gemeinsam mit dem Shopbetreiber entwickelt wurde.

Mittlerweile wurde die Bestellung kommissioniert und ist bereit für den Versand. Sobald eine Bestellung als kommissioniert markiert wurde und deren Rechnung den Status «Zahlung eingegangen» trägt, wird über die Schnittstelle vom Versandunternehmen das Paket angemeldet. Ist dies geschehen, wird eine Mail mit der Trackingnummer an Lea und Helena gesendet.

Die Logistik dahinter Wenige Sekunden nach dem Eingang der Bestellung erscheint diese bereits in der Logistik. Der durch das ERP automatisch erstellte elektronische Rüstauftrag wird nun entweder automatisch nach definierten Kriterien oder manuell durch den Logistikleiter an die Kommisionierungs-Mitarbeitenden gesendet.

Der Webshopbetreiber setzt in der Logistik auf komplett digitalisierte Prozesse. So werden alle Teilbereiche des Lagers vom Wareneingang über die Einlagerung bis hin zur Kommissionierung und dem Versand mittels MDE-Geräten gesteuert.

werden, wird noch eine letzte Überprüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit mittels Scans der zusammengestellten Artikel vorgenommen. Nun werden noch Lieferscheine und Versandetiketten gedruckt und auf das Paket aufgebracht. Die Artikel von Lea und Helena stehen zur Auslieferung bereit.

Die Tourenplanung im ERP gibt vor, dass die Wohnregion von Lea und Helena am kommenden Tag von den hauseigenen Fahrern angefahren wird. Der Chauffeur erhält auf seinem Tablet die Adresse sowie die zwei auszuliefernden Paketen angezeigt. Lea und Helena warten bereits gespannt auf ihre ausgesuchten Artikel. Sie quittieren den Erhalt der Waren mittels Signpen direkt auf dem Tablet des Fahrers. Die Unterschrift der beiden wird automatisch an das ERP zurückgemeldet.

Lea und Helena sind begeistert und können das nächste Training kaum abwarten.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch dynasoft AG mit Hauptsitz in Solothurn, dem Anbieter des modular aufgebauten ERP-Systems tosca.

Die Autoren: Knut Mertens, Marketing und Vertriebsleiter der Dynasoft AG (oben) und Fabian Baumgartner, Digital Marketing, Dynasoft AG (unten)

Der Mitarbeiter erhält mehrere Kleinaufträge gleichzeitig auf seinem Tablet angezeigt und startet so mit der Sammelkommissionierung, darunter auch die Bestellungen der beiden Schwestern. Die Behälter werden gescannt, worüber die Verheiratung der zu kommissionierenden Aufträge mit dem Kommissionierbehälter erfolgt.

Der Mitarbeiter wird mittels MDE bei der Kommissionierung zum richtigen Lagerort sowie dem korrekten Lagerplatz geführt. Ein grosser Nutzen der mobilen Steuerung der Lagerprozesse ist, dass die Lagerbuchungen immer direkt zum Zeitpunkt ihrer Bewegung erfolgen. Somit ist sichergestellt, dass die Bestände im ERP exakt dem entsprechen, was vor Ort in den Lagerplätzen bevorratet wird.

Weil das ERP die Inhalte für den Webshop bereitstellt, sehen die Kunden auf der Shopoberfläche den sekundengenauen Lagerbestand der Artikel.

Beim Versand laufen schliesslich die verschiedenen Behälter mit den kommissionierten Artikeln zusammen. Dadurch, dass die Artikel im Artikelstamm des ERP mit logistischen Attributen, wie z. B. Grösse, Gewicht, Volumen gepflegt sind, werden in der Packerei automatisch die richtigen Verpackungsmittel bereitgestellt. Bevor die Versandmittel geschlossen

Dynasoft AG | CH-4500 Solothurn T +41 32 627 17 77 | www.dynasoft.ch

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Know-how topsoft Fachmagazin 20-4

Kommunikation in Transformationsprozessen als Katalysator für Unternehmenserfolg Viele Unternehmen messen der internen Kommunikation nicht die notwendige Bedeutung bei. Das kommt immer dann zur Sprache, wenn es in diesem Bereich plötzlich nicht mehr rund läuft. Doch viele dieser Probleme kann man meist schon im Vorfeld vermeiden, wenn eine Firma sich mit der Kommunikation vertieft auseinandersetzt. In diesem Fachartikel erfahren Sie von Fachleuten, wie das gelingen kann und welche Stolpersteine dabei lauern können. >> Ursula Moonen und Hans-Josef Jeanrond | moonen communications

Kommunikation bestimmt das menschliche Zusammenwirken – in allen Lebens- und auch Wirtschaftsbereichen. Wer wollte dem widersprechen?

Trotzdem fangen Unternehmen oft erst dann an, sich ernsthaft mit den Potenzialen und Risiken des Kommunikationsverhaltens auseinanderzusetzen und womöglich professionellen Rat zu suchen, wenn sie mit Problemen konfrontiert sind.

Wir haben in unserer Arbeit viele Fälle erlebt, bei denen es um komplexe Herausforderungen rund um die Kommunikation in Unternehmen ging. Manchmal haben die Verantwortlichen diese Herausforderungen sehr erfolgreich gemeistert und manchmal scheiterten sie schmerzhaft.

Zahlreiche und verschiedene Ansprüche Die Kommunikation von Unternehmen ist vielschichtig, mit unterschiedlichen Zielgruppen, von Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen zu Kunden, Partnern und Investoren.

Da uns das Thema fasziniert, haben wir mit Experten unterschiedlichster Herkunft über Probleme und Lösungen diskutiert, um unseren Erfahrungshorizont noch zu erweitern und das Ergebnis im Blog <moonen-communications.ch> zugänglich zu machen.

In diesem Beitrag stellen wir Erkenntnisse zweier Experten aus dem Bereich Informationstechnologie vor. Sie legen dabei das Augenmerk auf die interne Kommunikation.

In kleineren Unternehmen, beispielsweise Startups, gelingt die Kommunikation oft noch ohne grosse Anstrengung. Jeder redet mit jedem und alle wissen, welche Ziele wichtig 38

sind und welche Anstrengungen notwendig sind, um sie zu erreichen.

Bei Unternehmen mit vielen hundert oder gar tausenden von Mitarbeitenden, womöglich über verschiedene Sprach- und Kulturkreise verteilt, ist Kommunikation keine einfache Aufgabe mehr, die von selbst läuft.

Sogar die vermeintlich gemeinsame Sprache internationaler Unternehmen, das «Business Englisch», ist dabei oft nur bedingt hilfreich und kann sich sogar als Falle erweisen, in die die Kommunizierenden allzu leicht tappen. Selbst innerhalb eines gemeinsamen Sprachraums sind Wörter und Metaphern unterschiedlich besetzt und Missverständnisse vorprogrammiert. So wurde schon vor mehr als hundert Jahren erkannt: «England and America are two countries separated by the same language». Und das ist nur eine

Dimension des sprachlichen Problems. Wie also ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Prioritäten, Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten schaffen?

Noch schwieriger: wie eine notwendige Veränderung von Unternehmenszielen, neuen Prozessen und Verantwortlichkeiten kommunizieren? Wie Menschen motivieren, die Angst haben, bei Veränderungen etwas zu verlieren?

Warum in Kommunikation investieren?

Warum sich so viel Mühe machen mit Kommunikation? Warum nicht einfach darauf bestehen, dass «der Chef», «die Firmenleitung», «die Investoren» diese oder jene Verbesserung oder Veränderung von uns verlangen, basta?

Know-how

Ganz einfach: Unternehmen sind auf aktive Mitarbeit intelligenter und kreativer Menschen angewiesen, die sich von Natur aus nicht einfach durch Befehle lenken lassen. Die meisten Menschen, vielleicht alle, beziehen ihre Motivation nämlich nicht nur aus ihrem Gehalt und Bonuszahlungen. Sie wollen sinnvolle Arbeit verrichten – ein tiefes menschliches Bedürfnis.

Klarheit und Motivation Das ist auch der Ansatz für die Kommunikation in schwierigen Transformationsprozessen: Erst wenn klar ist, warum Veränderungen zum Gedeihen oder gar Überleben des Unternehmens notwendig sind, werden Mitarbeitende nicht mehr auf dem Status Quo, der Ausübung sinnlos gewordener Tätigkeiten bestehen. Natürlich wird von der Unternehmensleitung auch erwartet, neue sinnvolle Tätigkeiten anzubieten oder entsprechende Vorschläge aufzugreifen. Wenn das Ziel einer Veränderung nicht der Austausch grosser Teile der Belegschaft ist, sollte das selbstverständlich sein. Das gilt auch für das Motivieren der Mitarbeitenden zur neuen Arbeit durch adäquate Kommunikation.

Aber der Reihe nach: Kommunikation ist auch «im laufenden Betrieb» notwendig. Sie funktioniert allerdings nur, wenn die wichtigsten Begriffe von allen gleich verstanden werden.

Informationsmodellierung Stefan Berner, Experte für Modellierung und Business Architecture bei foryouandyourcustomers, beschäftigt sich mit genau diesem Thema.

Er arbeitet daran, ein gemeinsames Verständnis der wichtigsten sprachlichen Begriffe in einem Unternehmen zu erzeugen, und so die «persönliche» und die «kollektive Realität» zur Deckung zu bringen. Seine Methode ist die Informationsmodellierung, entstanden aus seiner Erfahrung mit der technischen Modellierung von Daten und Informationen, genauer gesagt mit Entity-RelationshipModellen. Natürlich trainiert er nicht ganze Belegschaften in der Theorie von EntityRelationship-Modellen. Berners Modellierung basiert vielmehr auf der konkreten Anwendung von Sprache in der Praxis, auf einer einfachen, unternehmensweit verständlichen und akzeptierten Definition von Begriffen und deren Zusammenspiel.

Der Weg hin zur «Kollektiven Realität» «Meine Vorgehensweise basiert darauf, in Workshops, durch alle Abteilungen und Ebenen hinweg, Begriffe auf das gemeinsame Verständnis hin zu prüfen und eine gemeinsame Definition festzulegen.

Ich beginne mit den Entscheidern im Unternehmen, mit denen ich die wesentlichen Prozesse der Organisation auf Fakten und Verhaltensweisen der Mitarbeiter durchforste, die gemeinsam verstanden werden müssen und nicht diskutierbar sein dürfen In den Workshops auf Abteilungsebene schreibt jeder Teilnehmer zunächst seine Realität auf. In den Gruppendiskussionen wird daraus eine gemeinsame Realität erarbeitet und dokumentiert. Diese Dokumentation wird anschliessend allen Mitarbeitenden im Unternehmen zugänglich gemacht, erläutert Berner.

«Selbstverständlich entstehen bei der Annahme einer kollektiven Realität auch Widerstände, wenn Personen und Gruppen eine liebgewonnene Sicht auf «ihre» Realität aufgeben sollen. Diese Widerstände sind besonders stark in Veränderungsprozessen, wenn eine neue Realität für das gesamte Unternehmen definiert werden soll. Ich versuche, die Bedeutung und den Sinn des (neuen) Modells allen Beteiligten klar zu machen.

Man darf nicht vergessen, dass bei jedem Mitarbeitenden ein Anpassungsprozess zwischen der neuen kollektiven Realität uns seiner persönlichen Realität stattfindet. Das bedeutet, dass die Menschen ihre Komfortzone verlassen müssen und sich mit neuen Verhaltensweisen und alten Gewohnheiten auseinandersetzen müssen. Das ist keine einfache Aufgabe. Auch die klassische Rolle der Vorgesetzten ändert sich hin zu der eines Initiators oder Moderators», erklärt Berner.

Erst erfolgreiche Kommunikation führt zu erfolgreichen Transformationen Erik van Haaren, CEO & Senior Advisor von Quality Transformation, ist von der grundlegenden Rolle der Information bei Veränderungsprozessen überzeugt: «Erst erfolgreiche Kommunikation führt zu erfolgreichen Transformationen.» Seine Einsicht beruht auf einer mehr als 30-jährigen Erfahrung.

«Nicht nur bei grossen, sondern auch bei kleineren Prozessänderungen ist Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren zum Erfolg.

Bei grossen und länger andauernden Veränderungsprozessen kommt es insbesondere auf den Rhythmus und den richtigen Zeitpunkt der Kommunikation an.

Die wichtigsten Informationen sind immer: Warum findet diese Veränderung statt, was beinhaltet sie, wie genau soll sie vonstattengehen und – vor allem – mit welchem Endergebnis für die Firma und für jeden einzelnen Mitarbeiter», berichtet van Haaren.

Das Autorenteam

Ursula Moonen und Hans-Josef Jeanrond sind erfahrene Kommunikationsexperten, die seit mehr als 30 Jahren zwischen der technischen Welt und der Welt der Anwender von Technik vermitteln und den Zusammenhang zwischen technischer Exzellenz und Wertschöpfungspotenzialen aufzeigen.

Der Austausch zwischen «professionellen Kommunikatoren» rund um das Thema Kommunikation steht im Mittelpunkt des moonen communications Blogs. Er soll im Sinne eines virtuellen Dialogs eine Brücke schlagen zwischen Menschen, die ihre wertvollen Erfahrungen in Sachen Unternehmenskommunikation teilen möchten, und jenen, die verstehen, dass die Beschäftigung mit solchen Erfahrungen neue Perspektiven eröffnet. www.moonen-communications.ch

Sinn der Arbeit im Blick «Ich halte nicht viel von monetären Anreizen, weil Geld kein wesentlicher Motivationsförderer ist. Meine Erfahrung zeigt, dass ein Projekt nur dann erfolgreich ist, wenn jeder Teil eines wichtigen Projekts sein will. Nur wer selbst zu der Überzeugung gelangt, dass seine Arbeit sinnvoll ist, arbeitet engagiert mit.»

Zusammenfassung / Fazit Das Fazit aus der jahrzehntelangen Erfahrung unserer Gesprächspartner ist einfach: es gibt keinen nachhaltigen Unternehmenserfolg ohne gute Kommunikation. «Gute» Kommunikation ist allerdings nicht einfach. Sie muss sprachliche und kulturelle Hürden überwinden, sie verlangt Bereitschaft zum Zuhören, zur Empathie mit den Gesprächspartnern und Bereitschaft zur Veränderung. Letztere ist am schwierigsten zu erreichen. Gute, authentische und empathische Kommunikation hilft dabei, Vertrauen und Veränderungsbereitschaft aufzubauen.

Wenige Menschen haben die Kunst dieser Kommunikation in ihrer Ausbildung gelernt.

Wir leben in einer Zeit der kontinuierlichen Weiterbildung, es ist also nie zu spät, sich intensiv mit dem Thema Kommunikation zu beschäftigen. Der Unternehmenserfolg hängt davon ab. Wenn Sie das Thema interessiert, folgen Sie in den nächsten Monaten unseren Interview-Blogs. << 39

Know-how topsoft Fachmagazin 20-4

Digitale Marketing Maturität: Worum geht es und weshalb ist dieses Thema für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend?

Die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe bringen – darum geht es im Marketing. Das ist heute dank den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung besser möglich als jemals zuvor. Doch einfacher ist erfolgreiches Marketing deshalb nicht. Kundenorientierung, technologisches Wissen und Datenanalyse werden immer wichtiger. Diese neuen Herausforderungen können Mitarbeitende im Marketing überfordern und führen zu einer hohen Abnutzung. Erfolgreiche Unternehmen sind sich dessen bewusst und haben Strategien entwickelt, um dem entgegenzuwirken. Sie haben in ihre Digitale Marketing Maturität investiert.

Doch was versteht man eigentlich unter dem Begriff der Digitalen Marketing Maturität? Es handelt sich dabei um einen Messwert. Dieser gibt an, wie gut Unternehmen darin sind, durch digitale Marketing-Aktivitäten und -Initiativen einen Mehrwert zu generieren.

Für eine hohe Digitale Marketing Maturität müssen zwei Grundvoraussetzung erfüllt sein: ▪ Die Unternehmen richten ihre Teams organisatorisch neu aus. Sie eignen sich Wissen und Fähigkeiten in den Bereichen Kundenorientierung, Datenanalyse und digitale Marketing-Technologien an.

▪ Die Unternehmen schaffen die technologischen Grundlagen, dass eine datenbasierte Kundenorientierung genauso möglich ist wie sinnvolle Automationen, welche die Kunden mit individuell angepassten Informationen versorgen.

Eine Studie der Boston Consulting Group, die in Zusammenarbeit mit Google umgesetzt wurde, zeigt eindrücklich, dass nur sehr wenige Unternehmen über eine hohe Digitale Marketing Maturität verfügen. Die meisten der über 200 untersuchten Unternehmen aus der ganzen Welt stehen noch ganz am Anfang dieser Entwicklung. Nur 17 % waren beispielsweise in der Lage, die Touchpoints mit ihren Kunden übergreifend auszuwerten. Lediglich 22 % konnten den einzelnen Touchpoints in der Customer Journey einen relevanten Wert zuschreiben. Diese Resultate überraschen kaum. Denn viele Unternehmen «vergessen» in ihren Change Prozessen das Marketing.

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Dies, obwohl eine hohe Digitale Marketing Maturität entscheidend ist für den Erfolg eines Unternehmens. Doch die ist nicht einfach zu erlangen. Denn die eigene Kompetenz ist kaum fassbar. Sie versteckt sich in den technologischen und organisatorischen Elementen eines Unternehmens. Erst wenn die sogenannten technologischen und organisatorischen Treiber vorhanden sind, können die Mitarbeitenden des Marketings erfolgreich arbeiten.

Technologische Treiber ▪ Vernetzte Daten Erfolgreiche Unternehmen sind in der Lage, online und offline erhobene Daten aus verschiedenen Quellen miteinander zu kombinieren. Dadurch erhalten sie einen aussagekräftigen Gesamtüberblick und können die Customer Journey umfassend erfassen, abbilden und optimieren.

▪ Integrierte technologische Lösungen und Automationen Für Unternehmen ist es entscheidend, dass sie eine moderne technische Infrastruktur haben. Die Daten sind zentral gespeichert und können toolübergreifend abgebildet und für Automationen verwendet werden.

▪ Aktionsfähige Insights Mitarbeitende der Marketingabteilung können über verschiedene Touchpoints der Customer Journey hinweg relevante Daten generieren und den einzelnen Aktivitäten auch finanzielle und reale Werte zuweisen.

Organisatorische Treiber ▪ Strategische Partnerschaften Digitales Marketing ist extrem vielseitig.

Kommunikation, Content, Newsletter, Advertising, Suchmaschinenoptimierung etc. gehören dazu. Wer als Unternehmen diesen breiten Mix an Aktivitäten erfolgreich umsetzen will, braucht entweder ein grosses Team oder setzt auf strategische Partnerschaften. Wichtig dabei: Die Unternehmen behalten stets die Hoheit über ihre Daten und über die verwendeten Technologien.

▪ Interne Fachkenntnisse Wer als Unternehmen im digitalen Marketing erfolgreich sein will, muss zwingend interne Ressourcen und Fachwissen in den für sie relevanten Marketingthemen aufbauen. Wenn das Verständnis bei den eigenen Mitarbeitenden fehlt, kommen viele neue Technologien nicht zum Einsatz, weil sie gar nicht auf dem Radar auftauchen.

Zudem gestaltet sich auch die Kooperation mit Agenturen schwierig, da nicht auf Augenhöhe diskutiert werden kann. Beides ist verschenktes Potenzial.

▪ Agiles Vorgehen Erfolgreiche Marketingteams wissen, dass im Alltag viel auf Erfahrungen und Hypothesen basiert. Garantien für den Erfolg von Marketingaktivitäten gibt es nicht – auch wenn datengestützt gearbeitet wird. Es braucht daher agile Prozesse, damit Fehler schnell identifiziert und behoben werden können.

Know-how

Die vier Stufen der Digitalen Marketing Maturität Auf dem Weg zu einer hohen Digitalen Marketing Maturität durchlaufen Unternehmen gemäss der Boston Consulting Group vier Stufen.

1. Entstehend Auf der ersten Stufe befinden sich Unternehmen in der Wahrnehmungsphase. Sie realisieren, dass ihre aktuelle Infrastruktur nicht wirksam ist und trotz Aufwand kein neuer Mehrwert generiert werden kann.

Unternehmen auf dieser Stufe blicken eindimensional auf die eigene Kommunikation und denken in einzelnen Kommunikationskanälen, statt das grosse Ganze zu sehen. Es sind kaum fassbare Ziele und Kennzahlen definiert. Damit diese Unternehmen die nächste Stufe erreichen, müssen sie das nötige Fundament legen.

2. Entwickelnd Zu diesem Fundament gehört beispielsweise, dass sich die Unternehmen entscheiden, ein zentrales Marketing Tool einzusetzen. Themen wie Personalisierung, Automatisierung und Customer Journey sind bekannt. Erste Projekte in diesen Bereichen werden realisiert. Zudem werden relevante Kennzahlen überwacht und als Grundlage für weiterführende Entscheidungen eingesetzt.

3. Verbindend Auf der dritten Stufe gelingt es den Unternehmen, die Kennzahlen, Tools und Funktionen sinnvoll zu verbinden.

So können über Abteilungen und Touchpoints hinweg wertvolle Insights gewonnen werden. Verschiedene Customer Journeys werden standardmässig erfasst und optimiert. Zudem wirken sich die eingesetzten Marketing Automationen positiv auf den Marketingerfolg aus. Interne Initiativen werden vermehrt abteilungsübergreifend ausgearbeitet, getestet und danach in standardisierte Prozesse integriert.

4. Umfassend Um die höchste Stufe der Digitalen Marketing Maturität zu erreichen, müssen Unternehmen in der Lage sein, in kurzer Zeit entlang der Customer Journey Insights zu generieren und zu verwerten. Es werden nicht nur Touchpoints und Prozesse automatisiert, sondern auch wiederkehrende Arbeiten. So werden Ressourcen gespart und eine hohe Qualität kann gewährleistet werden. Die Marketing Teams dieser Unternehmen haben interdisziplinäre Unterstützung von Analysten, Prozessbegleitern und Kundenerlebnis Managern. Das Zusammenspiel von Offline und Online ist fester Bestandteil des Unternehmens.

Je höher die Digitale Marketing Maturität eines Unternehmens ist, desto besser lassen sich die Erfolge des Marketings beziffern. So generiert die Marketingabteilung plötzlich nicht mehr nur Kosten, sondern einen Mehrwert.

Die Bestandesaufnahme: Der Digitale Marketing Maturity Audit Soweit so gut. Doch wie soll ein Unternehmen die Entwicklung seiner Digitalen Marketing Maturität in Angriff nehmen? Der Digital Marketing Maturity Audit von Oberholzer Digital liefert Unternehmen klare und ganzheitliche Antworten zum aktuellen Stand der Digitalen Marketing Maturität. Mit Hilfe von Interviews und Analysen erhebt Oberholzer Digital die organisatorischen Rahmenbedingungen und technologischen Gegebenheiten. Basierend auf diesem Audit können Unternehmen ihre Schwerpunkte definieren und erhalten von Oberholzer Digital konkrete Handlungsempfehlungen zur Entwicklung der Digitalen Marketing Maturität.

Sind Sie bereit herauszufinden, wie es um Ihre Digitalen Marketing Kompetenz steht?

Dann lassen Sie sich auf den Digital Marketing Maturity Audit von Oberholzer Digital ein!

Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Oberholzer Digital. Wir sind eine interdisziplinäre Beratungsagentur für Digitales Marketing in den Bereichen Organisation, Technologie und Performance. Seit 2012 begleiten wir unsere Kunden in der ganzen Schweiz auf ihrem Weg zur nachhaltigen Performance. Unser Team umfasst neun Mitarbeitende und ein grosses Netzwerk von starken Partnern. www.oberholzerkb.ch

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Partner topsoft Fachmagazin 20-4

Wie man heute «de Meischter» macht Die Höhere Berufsbildung ist ein enorm wichtiger und erfolgreicher Bestandteil des dualen Bildungssystems der Schweiz. Fachkräfte entwickeln ihre Kompetenzen über die Berufslehre in Verbindung von Schule und praktischer Berufsarbeit in der Höheren Berufsbildung weiter. Und auch ein Weg, um die Kompetenz zur digitalen Transformation ins Unternehmen zu bringen. >> Reto De Martin | VIW Wirtschaftsinformatik Schweiz

Vielleicht erinnern Sie sich an die früher gängige, immer auch mit einem hohen Mass an Respekt und Anerkennung verbundene Redewendung: «Er hät jetzt no de Meischter gmacht.», oder «de Buchhalter», «de Organisator», «de technisch Kaufmaa». Ja, es war die Zeit, also solche Bezeichnungen noch nicht gendergerecht angewendet wurden. Gemeint war aber immer, dass sich eine Fachkraft nach abgeschlossener Berufslehre und einiger Berufserfahrung für eine Weiterführung der dualen Bildung entschlossen hat, eine weiterführende Schule berufsbegleitend besucht und eine eidgenössische Prüfung erfolgreich bestanden hat. Die Grundidee ist geblieben, das duale Modell hat sich weiterentwickelt. Bei der Höheren Berufsbildung bleibt das Ziel, das Gelernte gleich in der Praxis einzusetzen und auszuprobieren. Erfahrungen können abgeglichen werden, dadurch entsteht nicht nur Wissen, sondern Fertigkeit, Kompetenz.

Wir kennen aus der obligatorischen Schule die Primar- und die Sekundarstufe I. Im überobligatorischen Bereich findet auf Sekundarstufe II eine Unterteilung zwischen beruflicher Grundbildung und allgemeinbildenden Schulen statt. Üblicherweise führt der Weg über die allgemeinbildenden Schulen (Gymnasien) in der Tertiärstufe an eine Universität oder Hochschule und zum akademischen Abschluss eines Bachelors oder Masters.

Die Höhere Berufsbildung Aber auch der Weg über die Berufslehre führt weiter. Die höhere Berufsbildung bildet zusammen mit den Universitäten und Fachhochschulen die Tertiärstufe des schweizerischen Bildungssystems.

Das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) schreibt auf seiner Website: «Die höhere Berufsbildung vermittelt Qualifikationen, die zum Ausüben einer anspruchs- und verantwortungsvollen Berufstätigkeit erforderlich sind. Sie versorgt die Wirtschaft mit ausgewiesenen Fachkräften.

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Jährlich erwerben rund 26'700 Personen einen Abschluss der höheren Berufsbildung.

Berufsleuten mit einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis (EFZ) oder einem gleichwertigen Abschluss auf Sekundarstufe II ermöglicht die höhere Berufsbildung eine Spezialisierung und ein Vertiefen des Fachwissens. Ausserdem können Qualifikationen im Bereich der Unternehmensführung erlangt werden.

Die höhere Berufsbildung baut auf der beruflichen Erfahrung auf. Sie kombiniert Unterricht und Berufspraxis miteinander und stellt so das duale System der Berufsbildung auch auf der Tertiärstufe sicher. Die Ausbildung ist kompetenz- und arbeitsmarktorientiert; gefördert werden das anwendungsbezogene Lernen, die rasche Umsetzung neuer Fachkenntnisse und ein hoher Innovationsrhythmus. Damit versorgt die höhere Berufsbildung die hochspezialisierte Schweizer Wirtschaft mit qualifizierten Fachkräften.»

Die höhere Berufsbildung umfasst: ▪ die eidgenössischen Prüfungen (Berufsprüfung und höhere Fachprüfung) ▪ die Bildungsgänge an höheren Fachschulen (HF) Es bestehen also zwei Möglichkeiten der Höheren Berufsbildung. Berufsprüfungen ermöglichen Berufsleuten eine erste fachliche

Der Autor Reto De Martin ist Inhaber und Geschäftsleiter des Beratungsunternehmens Force4project GmbH und Geschäftsleiter von VIW Wirtschaftsinformatik. Das Engagement für unternehmerische Nutzung von ICT und die Ausbildung entsprechender Fachkräfte bildet den Schwerpunkt seines Wirkens.

Vertiefung und Spezialisierung nach der beruflichen Grundbildung in einem Beruf.

Das Ablegen einer Berufsprüfung setzt eine mehrjährige Berufserfahrung im entsprechenden Berufsfeld voraus. Erfolgreiche Absolvierende erhalten einen eidgenössischen Fachausweis (z. B. «Applikationsentwicklerin mit eidgenössischem Fachausweis»).

Höhere Fachprüfungen qualifizieren zum einen Berufsleute als Expertinnen und Experten in ihrem Berufsfeld. Zum anderen bereiten sie Absolvierende auf das Leiten eines Unternehmens vor.

Erfolgreiche Absolvierende einer höheren Fachprüfung erhalten ein eidgenössisches Diplom (z. B. «ICT-Manager mit eidgenössischem Diplom», «ICT Security Expert» oder «Expertin in Rechnungslegung und Controlling»).

Die Höheren Fachschulen Berufsleuten mit einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis (EFZ) oder einer anderen gleichwertigen Qualifikation bieten die Höheren Fachschulen (HF) die Möglichkeit, einen eidgenössisch anerkannten Abschluss auf der Tertiärstufe zu erwerben. Pro Jahr erwerben rund 8500 Personen einen solchen Abschluss. Erfolgreiche Absolvierende eines Bildungsgangs HF erhalten ein Diplom und sind berechtigt, den entsprechenden Titel zu führen (z. B. «dipl. Wirtschaftsinformatikerin» oder «dipl. Betriebswirtschafter HF»).

Die Bildungsgänge HF vermitteln den Studierenden Kompetenzen, die sie befähigen, in ihrem Bereich selbständig Fach- und Führungsverantwortung zu übernehmen. Sie sind praxisorientiert und fördern insbesondere die Fähigkeit zum methodischen und vernetzten Denken.

Die Ausbildung ist generalistischer und breiter ausgerichtet als bei den eidgenössischen Prüfungen. In der Regel sind die Absolvierenden von Bildungsgängen HF jünger als diejenigen,

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die eine eidgenössische Prüfung ablegen. Die Ausbildung wird häufig direkt oder innert drei bis vier Jahren nach Abschluss der Sekundarstufe II durchlaufen und dient als Grundstein der beruflichen Karriere.

Die verlangten Handlungskompetenzen werden durch die tragenden Wirtschaftsverbände festgelegt und in einem Rahmenlehrplan formuliert, das als Grundlage der Lehrpläne dient. Es ist also gewährleistet, dass die Wirtschaft jene Fachkräfte erhält, die sie benötigt.

Wer schult, der prüft. Der Bildungspartner (Schule) ist gleichzeitig als Prüfungsorganisation akkreditiert. Die Absolvierenden einer Höheren Fachschule erwerben laufend ihre Qualifikationen. Dies geschieht überwiegend durch Transferleistungen in die berufliche Praxis, welche von den Dozierenden, teilweise unter Einbezug der Arbeitgebenden, bewertet werden.

Im Gegensatz zu den Fachhochschulen sind die Bildungsgänge HF inhaltlich auf ein engeres Fachgebiet fokussiert und weniger wissenschaftlich ausgestaltet (Quelle: SBFI).

HF Wirtschaftsinformatik Die Schweiz ist der Wirtschaftsraum mit den 600'000 KMU. Sie alle erkennen die Chancen der Digitalisierung und die Notwendigkeit, die digitale Transformation zu fördern. Der Autor begleitet Unternehmen auf diesem Weg und kann dabei immer wieder feststellen, dass ein passender Schlüssel zum Erfolg darin liegt, bewährte und wertvolle Mitarbeitende weiterzuentwickeln. Die Affinität zur digitalen Welt, die Motivation und Entschlossenheit, das Unternehmen und sich selber voranzubringen, bilden die Grundlage. Das ausserordentlich auf Praxistransfer ausgerichtete und berufsbegleitend ausgestaltete Modell bringt sowohl den Studierenden als auch ihren Arbeitgebenden raschen Nutzen.

In der sehr generalistisch ausgestalteten Höheren Fachschule für Wirtschaftsinformatik finden sich Personen unterschiedlichster beruflicher Vorbildung und Positionierung zusammen. Logistiker, Kaufleute, Mediamatikerinnen, Applikationsverantwortliche, IT-Koordinatoren, Informatikerinnen, Verkaufsfachleute, Projektleitende und Quereinsteigerinnen aus allen erdenklichen

Fachrichtungen sind nur einige Beispiele. Sie alle finden zusammen, um die Kompetenzen zu erwerben, welche die digitale Transformation voranbringen wird. Weil aus dem Sachbearbeiter ein Spezialist für ERP wird, sich die Mitarbeiterin im Schulsekretariat zur Fachkraft des Medieneinsatzes in Schulbetrieb und Unterrichtsgestaltung weiterbildet, aus dem Vorarbeiter im Logistikzentrum der Verantwortliche für die ICT wird usw., gehen diese geschätzten Mitarbeitendem der Firma nicht verloren, sondern entwickeln sich in einer Art und Weise weiter, um entscheidende Beiträge zur Zukunftsgestaltung des Unternehmens zu leisten.

Der Abschluss einer Höheren Fachschule bildet für sich eine hervorragende Qualifikation.

Er öffnet ambitionierten Absolvierenden aber auch zahlreiche Türen und Passerellen zu Fachhochschulen und einem anschliessenden Bachelor-Abschluss. << Weitere Informationen: www.viw.ch www.ig-bwi.ch www.ict-berufsbildung.ch

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Das neue Collaboration-Tool Drehscheibe für unternehmensweite Kommunikation

Als unternehmensweite Kommunikationsdrehscheibe fungiert der komplett neuentwickelte ams.taskmanager der ams.erp Solution AG, der sämtliche Anfragen und Aufgaben zentral verwaltet. Alle internen Mitarbeiter und auch berechtigte Externe können sich im System anmelden und Tasks einstellen.

Prädestiniert ist der ams.taskmanager für interne Änderungs- und Helpdesk-Anfragen, für Serviceanfragen von Kunden oder auch für Freigabeprozesse wie Angebotsund Urlaubsgenehmigungen, die über das ERP-System generell nicht abgebildet werden sollen.

Mit dem ams.taskmanager verfügen die Nutzer über eine zentrale Kommunikationsplattform, die mit ihren definierten Workflows bislang zumeist unstrukturierte Anfrage- und Freigabeprozesse ablöst und damit Zeit, Aufwand und Kosten reduziert – in erster Linie werden langwierige E-Mail-Konversationen vermieden. Mit dem Collaboration-Tool können die Mitarbeiter alle anfallenden Aufgaben strukturiert und historisiert verwalten und austauschen.

ams.taskmanager – Ihre Vorteile auf einen Blick

■ Zentrale Verwaltung sämtlicher Arten von Anfragen und Aufgaben ■ Anbindung externer Teilnehmer möglich ■ Dokumentierte Schnittstelle zur Anbindung von Fremdsoftware ■ Lückenlose Dokumentation von Änderungen an Tasks ■ Freie Konfiguration von Prozessen und Workflows

Exklusiv. ERP für Losgrösse 1+

Mit ams.erp Solution AG – ein Unternehmen der ams.Group – haben Kunden einen Beratungs- und Softwarepartner an ihrer Seite, der die fachlichen und technischen Besonderheiten genau kennt. Das speziell für Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger konzipierte ERP-System ams.erp stellt exakt die Informationen bereit, die sie benötigen, um Projekte wirtschaftlich zu planen, zu kalkulieren und zu steuern – entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Mit der modernen, branchenorientierten Business-Software, über 30 Jahren Erfahrung und dem Knowhow aus über 1.000 realisierten ERP-Projekten bietet ams.erp Solution AG ein Rund-um-Sorglos-Paket und unterstützt seine Kunden, sich für die Herausforderungen der digitalen Welt optimal zu rüsten.

Kostenfrei: Webinare und Praxistage

Es lassen sich dynamische Prozesse hinterlegen, die für die im System befindlichen Tasks gelten. Derjenige, der einen Task anlegt, priorisiert ihn durch Angabe der Dringlichkeit und Wichtigkeit seines Anliegens. In einem drohenden Schadensfall kann man z.B. angeben, wann der Schaden eintreten könnte und wie hoch er voraussichtlich sein wird. Das Software-Modul ist sehr flexibel hinsichtlich der Auswahl von Feldern, der Art der Anfragetypen und hinsichtlich Berechtigungen. Man kann für den jeweiligen Anfragetyp festlegen, welche Felder generell befüllt werden können, welche Pflichtfelder notwendig sind und wer welche Felder einsehen darf.

Zudem kann bestimmt werden, welche Anfragetypen welchen Priorisierungsgrad erlangen dürfen.

Effiziente Kommunikation und koordinierte Bearbeitung

In einem Task ist definiert, wer primär zuständig ist und wie die weiteren Prozessschritte aussehen. Das System gibt dann z.B. vor, dass bei einer Angebotsänderungsanfrage zunächst immer der Vertriebsinnendienst aktiv wird, bevor der Sachverhalt an den jeweiligen Projektleiter weitergegeben wird. Grundsätzlich kann das System beliebig konfiguriert werden. Sind die Workflows festgelegt, werden die Änderungen an einem Task lückenlos dokumentiert: Es ist immer klar, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat.

Eine dokumentierte Schnittstelle ermöglicht die Anbindung von Fremdsoftware.

Ein Beispiel dafür wäre die Nutzung von Maschinendaten in Kombination mit ams.machineAnalytics: Schlägt etwa der Wärmesensor einer vernetzten Maschine aufgrund zu hoher Temperatur Alarm, wird über die API automatisch ein Task angelegt, um etwa einen Mitarbeiter zu benachrichtigen oder einen Serviceprozess auszulösen.

Besuchen Sie unsere kostenfreien Webinare www.ams-erp.com/webinare

Was alles in ams.erp steckt, erfahren Sie in unseren kostenfreien Webinaren und Praxistagen. Informationen hierzu finden Sie unter www.ams-erp.com/events

Lösungen

ams.erp, CRM/XRM, Finanzwesen, PZE, BDE, HR, PDM, DMS, Export, Controlling/BI, Mobile, Leitstand, Intercompany, Taskmanager, Maschinendaten-Analyse

Branchen

Maschinen-/Anlagen-/Apparatebau, Verpackungsmaschinenbau, Werkzeug-/Formenbau, Stahl-/Metall-/ Komplettbau, Schiffbau, maritime Industrie, Laden-/Innenausbau, Sonderfahrzeugbau, Lohnfertigung

Referenzen

Kundenstimmen, Anwenderberichte u.v.m. finden Sie unter www.ams-erp.ch

ams.erp Solution AG Althardstrasse 120 CH-8105 Regensdorf T +41 52 222 77 02 F +41 52 222 77 05 info@ams-erp.ch www.ams-erp.ch Ein Unternehmen der ams.Group

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Partner

Das Homeoffice beschleunigt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen In unserer digitalen Welt dreht sich alles um Tempo, Reaktionszeiten, Innovation und Agilität – mit dem Ziel, Wettbewerbsvorteile und Business zu generieren. >> Corinne Jost | MSM Research AG

Um in der digitalen Welt die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, braucht es heutzutage einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit entsprechenden Devices, Technologien und Lösungen. Denn er liefert den Mitarbeitern die notwendige Aktions- und Bewegungsfreiheit, welche über eine erfolgreiche und reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation der Teams und letztlich des gesamten Unternehmens entscheidet. Eine smart ausgestattete Workplace-Umgebung ist die Basis und das Rückgrat jeder Digitalisierungsstrategie und deren operativer Umsetzung. Und seit Start der Corona-Pandemie ist dies umso deutlicher geworden.

Mit Blick auf den Arbeitsplatz, in welche Themen werden Sie bis 2021 investieren?

48%

36%

Security für Workplace und Mobility (Mobile Devices)

Ausbildung der Mitarbeiter mit Blick auf die neuen Arbeitswelten (Nutzung der neuen Arbeitsmöglichkeiten: Home Office, Mobility, BYOD, etc.)

50% Document Management (Printing, Scanning, Archivierung, Workflow)

Die Pandemie legt das Tempo fest In vielen Unternehmen hat sich vor der Corona Pandemie mobiles Arbeiten bereits etabliert und ein modern ausgestalteter Arbeitsplatz war bei vielen schon länger eine Selbstverständlichkeit. Doch insbesondere KMU sind das Thema Digitalisierung allgemein etwas zurückhaltender angegangen und haben zugewartet. Denn wenn das Unternehmen läuft und die Auftragsbücher voll sind, warum sollen das Business Modell geändert, mobiles Arbeiten gefördert oder Investitionen getätigt werden, um die Geschäftsprozesse oder Arbeitsplätze zu digitalisieren? In unserer letztjährigen Studie zum Thema «digitaler Arbeitsplatz» konnten wir zwar feststellen, dass der feste Arbeitsplatz im Zuge dieser Entwicklung je länger je mehr an Bedeutung verliert und Pläne zum vermehrt flexiblen Arbeiten bei den Befragten bereits in der Schublade liegen – allerdings damals erst konkreter geplant für 2022.

Das Virus hat die Investitionsagenda vorgegeben – jene, die das Thema mobiler und digitalisierter Arbeitsplatz bis dato nicht ganz oben

Die Autorin Corinne Jost, Head of Marketing, MSM Research AG, www.msmag.ch

Mehrfachantworten möglich, n = 50

auf der Liste hatten, wurden auf einen Schlag gezwungen, sich nicht nur intensiv mit dem Homeoffice für die Mitarbeiter zu beschäftigen, sondern auch schnell zu handeln und für die Zusammenarbeit in der Wolke zu investieren. Auch wenn in Zeiten knapper Budgets Projekte gekürzt oder auf Eis gelegt werden, so profitieren derzeit davon die Bereiche zur verstärkten Digitalisierung, wie z.B. Workflow, Collaboration, Document Management Solutions und Videoconferencing oder Homeoffice-Sicherheit.

Positive Erfahrungen mit Homeoffice Die Corona Pandemie treibt zweifellos die Digitalisierung an – mit einer Wucht und einem Tempo, wie es vorher undenkbar war.

Und es ist noch nicht vorbei - die Rückkehr zum gewohnten Arbeiten mit fixem Arbeitsplatz wird es wohl nicht mehr für alle Mitarbeiter geben. Das Homeoffice wird in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags werden, schneller als gedacht und auch bei jenen, die sich das vor der Pandemie nicht vorstellen konnten. Immerhin stellen wir in unserer aktuell laufenden

Studienarbeit zum Thema Workplace fest, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen generell eher positive Erfahrungen mit dem Seite 1 Home-office gemacht haben, insbesondere bezüglich der besseren Work-Life-Balance der Mitarbeiter beim Arbeiten von zuhause aus.

Aber was kommt nun?

Viele offene Fragen bei der neuen Zusammenarbeit Ein Unternehmen muss sich nun einer ganzen Reihe von Fragen (nicht nur technologischer Natur) stellen: Sicherheit des externen Arbeitsplatzes, Optimierung von Geschäftsprozessen (eines der wichtigsten Themen in der Zusammenarbeit), Mitarbeiterführung im Homeoffice, Teambildung, Massnahmen zur Erhaltung/Festlegung der Unternehmenskultur, neue Nutzung von Immobilien/Arbeitsplätzen die wegen Homeoffice wegfallen – die Liste lässt sich beliebig verlängern. Die Pandemie zwingt uns neue Regeln zur Zusammenarbeit auf - und nicht nur vorübergehend. Sie beschleunigt das Ablaufdatum des rein fixen Arbeitsplatzes. Betrachten wir es als Chance – Digitalisierung jetzt! << 45

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Anwenderzufriedenheit von ERP-Systemen hängt vom Nutzen ab Wie zufrieden sind Anwender mit dem ERP-Einsatz in der Praxis? Die neutrale Studie «ERP in der Praxis 2020/21 – Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven» zeigt, wo den Kunden der Schuh drückt und wie die Systeme bewertet werden. Durchgeführt wurde die Untersuchung von der Trovarit AG mit Unterstützung ausgewählter Partner wie dem Schweizer Beratungsunternehmen 2BCS AG. >> Dr. Martin Brogli | 2BCS AG

Bereits zum zehnten Mal seit 2004 hat die Trovarit AG in Aachen zusammen mit Partnern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz die Anwenderzufriedenheit mit ERP-Software untersucht. Basis bildet eine Datenerhebung von Mitte März bis Anfang Juli 2020. Untersucht wurden 2539 Fragebögen, wobei nach intensiver Qualitätsprüfung 2089 für die Auswertung zugelassen wurden. Die Studienteilnehmer haben 139 verschiedene Systeme im Einsatz. Davon konnten 45 im Rahmen von gültigen Fragebögen bewertet werden, wobei nur 41 Systeme über einen relevanten Anteil der installierten Basis verfügen. Bei der Trovarit-Studie handelt es sich um die grösste, unabhängige Anwenderstudie zum ERP-Einsatz in Europa.

Systeme werden etwas früher ersetzt Untersucht wurde unter anderem das Alter der eingesetzten ERP-Systeme. Nachdem die durchschnittliche Nutzungsdauer über die letzten Studien hinweg kontinuierlich gestiegen ist, verzeichnete man dieses Jahr erstmals wieder einen leichten Rückgang von 11,7 Betriebsjahren (2018) auf 11,3 Jahre. Dies deutet auf zunehmende Ersatzinvestitionen in den letzten zwei Jahren hin. Die meisten Anwender halten sich an die Release-Zyklen der Anbieter und sorgen dafür, dass ihre eingesetzte Software aktuell ist. Andererseits wird bei 30 % der 46

Installationen ein Release verwendet, der drei oder mehr Jahre alt ist.

Ausschlaggebend ist der Nutzen Zwischen der Anwenderzufriedenheit und dem Nutzen bzw. der Wirtschaftlichkeit des eingesetzten ERP-Systems besteht ein signifikanter Zusammenhang. Die Mehrheit der Studienteilnehmer attestieren ihren Systemen einen konkreten Beitrag zur Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen (59 %) und der schnellen, einfachen Bereitstellung von Informationen (56 %). Die oft kolportierte Rolle des ERP-Systems als «Rückgrat der Software-Landschaft» sehen allerdings deutlich weniger der Befragten. Hierbei muss darauf

Zufriedenheitswerte Merkmale Gesamt

hingewiesen werden, dass die Nutzenaspekte von der Unternehmensgrösse abhängen. Für kleinere Firmen sind Prozesseffizienz und Transparenz wichtiger als für grössere Unternehmen, welche ihr ERP eher an der Fähigkeit von Prozessautomatisierung und Senkung von Prozesskosten messen.

Kundenbeziehungen zahlen sich aus Die Top-Rankings im der Zufriedenheitsstudie 2020/21 gehen an Anbieter, welche entweder einen überdurchschnittlichen Nutzen aufweisen, über eine geringe Komplexität verfügen oder eine enge Kundenbeziehung pflegen.

Gerade eine offene, intensive Kommunikation mit den Kunden sichert viele Pluspunkte.

Markt

Systeme: «Anwenderzufriedenheit insgesamt» (i.A.d. Kundenbasis)

rechtssicheren Archivierung von Dokumenten, der Nutzung personenbezogener Daten oder die Verwaltung von Produktinformationen (GTIN/NTIN/PPN), Verfalldaten und Chargennummern. Betrachtet man die bewerteten ERP-Systeme genauer, verwundert es nicht, dass 45 % der Anwender Usability und Software-Ergonomie zum Thema machen.

Auch das Thema Mobilität schafft es unter die Top-5. Die mobile Nutzung spielt eine immer grössere Rolle bei Geschäftsmodellen, Organisationsstrukturen und Arbeitsformen.

Die fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt zu einem höheren Integrationsbedarf verschiedener Anwendungen bzw. die Integration in ein Gesamtsystem. Schnittstellenmanagement treibt deshalb 40 % der Anwender um. Fast ebenso viele beschäftigen sich mit datengetriebenen Dienstleistungen (Smart Services). Damit geht oft eine Umgestaltung der bisherigen Geschäftsmodelle einher. Anstatt des Verkaufs von Maschinen, wird zum Beispiel die produktive Verfügbarkeit verkauft und nach Leistung abgerechnet. Wir dürfen gespannt sein, was die Zukunft bringt und wie die ERP-Anbieter damit umgehen.

Insgesamt gute Noten für die meisten Systeme Wer als Anbieter Entwicklung, Einführung und Betreuung aus einer Hand anbieten kann, verschafft sich in der Gunst der Anwender wichtige Vorteile. Dies zeigt sich zum Beispiel auch anhand von Anbietern wie Opacc oder oxaion in der «mittleren Gewichtsklasse».

Tendenziell schwerer haben es die anspruchsvollen ERP-Installationen aufgrund der hohen Projektkomplexität. So liegen beispielsweise Microsoft «Dynamics 365 Finance & SCM» (ehemals Dynamics AX/Axapta) und SAP S/4 HANA bei der Gesamtnote spürbar hinter Infor ERP LN.

Nur wenig Veränderung beim Ranking Im Vergleich zu 2018 haben die meisten Systeme ihre Ergebnisse bestätigt. Allerdings gibt es auch einige Gewinner und Verlierer. So weist etwa der Schweizer Anbieter TOSCA (dynasoft AG) einen markanten Anstieg in der Kategorie Software-Zufriedenheit auf. Auf der anderen Seite muss unter anderem Canias bei der Zufriedenheit mit dem Anbieter Einbussen hinnehmen. Überraschend negativ erscheint die Bewertung von IFS Applications, nachdem die Lösung in den Vorjahren recht gute Resultate erzielt hat. Kunden bemängeln die Zufriedenheit mit dem Wartungspartner; in den meisten Fällen ist das der Hersteller IFS selbst. Das führte zu einem veritablen Absturz um eine halbe Schulnote. Die Studie zeigt insgesamt, dass die Grösse und Komplexität einer ERP-Installation in direktem Zusammenhang

mit der Anwenderzufriedenheit steht. Je höher das Anforderungsniveau, desto kritischer die Kunden.

Problemfelder beim ERP-Einsatz Die grösste Herausforderung sehen die Anwender bei zu langen Reaktionszeiten des Anbieter-Supports (16 % der Unternehmen), gefolgt von den Kosten für den ERP-Betrieb (13,4 %) und den Aufwand für die Datenpflege (13,1 %). Doch es gibt auch gute Nachrichten: Jedes fünfte Unternehmen gibt zu Protokoll, dass es im ERP-Betrieb keine Probleme hat.

Auch diese Aussage ist wieder eine Frage der Grösse. Nur 10 % der mittleren Unternehmen können diese unterstreichen im Gegensatz zu 24 % bei den kleineren Firmen. Auch zwischen den grossen und mittleren Betrieben gibt es unterschiedliche Problemfelder. Dazu zählen Anpassbarkeit der Software, Ergonomie, Aufwand bei Updates sowie Schnittstellen bzw.

Integration von Software-Anwendungen.

Ausblick auf Themen und Trends Wenig erstaunlich, dass 60 % der befragten Unternehmen die Daten- und Informationssicherheit für sehr relevant halten. Das korrespondiert mit Platz zwei, der Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Compliance mit Branchenregularien. Hier werden die ERP-Anbieter künftig noch mehr gefordert sein, die Anforderungen zu erfüllen. Sei es durch ein klares Identity Management, der

Die aktuelle Trovarit-Studie zeigt, dass die meisten Anwender mit der eingesetzten ERPSoftware weitgehend zufrieden sind. Nicht alles, was in den Medien derzeit als Hype gehandelt wird, finden bereits Resonanz in der betrieblichen Praxis. Das Internet der Dinge, Künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation oder Augmented/Virtual Reality stehen thematisch noch nicht wirklich auf der Agenda. Die Beziehung und die Kommunikation mit den Kunden sind und bleiben derzeit nebst der eingesetzten Technologie entscheidende Erfolgsfaktoren in der Anwenderzufriedenheit. <<

Der Autor Dr. Martin Brogli, CEO und Inhaber von 2BCS AG. Seit 1995 ist er als Prozess- und IT-Berater in den verschiedensten Industrien in der Schweiz und im Ausland tätig. Er hat an der Hochschule St. Gallen Wirtschaftsinformatik studiert und anschliessend seine Dissertation zum Thema «Prozesse und IT» geschrieben. Dr. Brogli ist ein ausgewiesener Fachmann in den Themen Applikationsstrategie, Prozessoptimierung, Software-Evaluationen und -Einführungen sowie Change Management. www.2bcs.ch

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New reality, new work – Rückblick auf die Dept Talks Live Back to Homeoffice, back to Livestream: Am 29. Oktober 2020 fanden die Dept Talks Live zum Thema «New reality, new work» statt, dieses Mal aufgrund der sich zuspitzenden Corona-Situation und zum Thema passend – wieder als reiner YouTube-Livestream.

Dabei referierten Barbara Josef von 5TO9 AG, Pascal Dulex (FREITAG) und Simone Bobst von Dept über die Herausforderungen von Homeoffice für die Firmenkultur, über die Risiken für die Selbstorganisation in der Corona-Krise und darüber, wie wichtig Begegnungen gerade in der vermehrten sozialen Isolation geworden sind.

Neuer CEO bei der blue office consulting ag Beim Schweizer IT-Unternehmen blue office consulting ag aus dem luzernischen Hochdorf gibt es einen Wechsel an der Unternehmensspitze. Adrian Frischknecht, einer der Mitbegründer und bisheriger CEO, bereitet damit seine Pensionierung vor und bleibt als Verwaltungsratspräsident und CFO im Unternehmen.

Als Nachfolger in der Unternehmensleitung bestimmte der Verwaltungsrat den 30-jährigen Moritz Neuschütz, den bisherigen stellvertretenden Geschäftsleiter. «Mit Moritz Neuschütz haben wir nur die besten Erfahrungen gemacht. Er ist führungsstark, innovativ sowie branchenerfahren und für uns ein echter Glücksgriff.» freut sich Adrian Frischknecht. www.blue-office.ch

Lesen Sie in der Zusammenfassung auf topsoft.ch, was die Referierenden zu sagen hatten. Das Event können Sie sich auch auf YouTube in der ganzen Länge anschauen.

PROFFIX neu mit webbasiertem Newsletter-Tool

www.topsoft.ch/themen/dept-talks-20

Die Schweizer KMU-Softwareherstellerin PROFFIX Software AG hat das webbasierte Newsletter-Tool von CleverReach über deren REST-API an seine Business Software angebunden.

Dadurch können Unternehmen ein weitestgehend automatisiertes und messbares E-Mail-Marketing im eigenen Corporate Design realisieren. «Wir freuen uns sehr, mit CleverReach eine webbasierte Lösung anbieten zu können, die den PROFFIX Kunden einen weiteren wichtigen Digitalisierungsschritt und eine moderne Marktbearbeitung erlaubt», sagt Renato Wyss, Leiter Vertrieb und Marketing. www.proffix.net

Digital Check-up – wie steht es um den Digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens?

Unternehmen und Organisationen sind mitten im digitalen Wandel – Corona sei Dank ist der Bedarf noch dringender. Dabei gilt es jetzt aber, nicht in Aktionismus zu verfallen, sondern mit Bedacht die richtigen Initiativen zu ergreifen.

Mit dem Digital Check-up ermöglichen Ihnen die Fachleute des Digitalrats (digitalrat.ch) eine klare Standortbestimmung. Die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen sind konkret und direkt. Die Digitalrat-Experten werden Sie, falls gewünscht, auch bei der Umsetzung tatkräftig unterstützen.

Melden Sie sich am besten gleich via QR-Code für ein kostenloses Gespräch zur Klärung der Bedürfnisse und des weiteren Vorgehens an. Das persönliche Gespräch (auch per Videocall möglich) ist dabei massgebend für die Ermittlung des digitalen Reifegrades.

Da jedes Unternehmen eigene Ziele und Strategien verfolgt, wäre ein reines Online-Tool nicht zielführend.

Melden Sie sich noch heute für den Digital Check-up an, der Digitalrat freut sich auf Sie.

Generationenwechsel bei Consultinform Das 30-jährige Schweizer Software- und Beratungsunternehmen Consultinform AG startet in eine neue Ära. Marcel Walter – Gründer und bisheriger CEO – übergibt das Unternehmen und dessen Führung voller Stolz an seinen Sohn Roger Walter.

Die Nachfolge stellt nicht nur die digitale Zukunft der Kunden sicher, sondern garantiert auch eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösungsplattform. Passend dazu wurde kürzlich mit PLEAN eine neue Softwaregeneration der Zürcher Entwicklerschmiede eingeläutet. Mit Roger Walter gewinnt die Consultinform einen Leader, welcher das Unternehmen von der Pike auf kennt. Seine Ausbildung als BSc ZFH in Business Information Technology sowie seine langjährige interne Tätigkeit als Mitarbeiter und Berater verschaffen ihm das nötige Rüstzeug für die anspruchsvolle Führungsaufgabe. Sein erklärtes Ziel ist es, die Verbindung von Tradition und Innovation zu schaffen. www.consultinform.ch

www.digitalrat.ch/digital-check-up

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IT-Agenda | Leserservice topsoft Fachmagazin 20-4

Veranstaltungen | Kurse | Seminare

Impressum

1. Dezember 2020 1. St. Galler CIO-Dialog 2020 Virtuelle Konferenz Institut für Wirtschaftsinformatik der HSG, www.cio-dialog.iwi.unisg.ch

Herausgeber schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 6206 Neuenkirch info@topsoft.ch

7.–9. Dezember 2020 Developer Week Swiss Swissôtel Zürich Computerworld, www.developer-week.ch 25. März 2021 innoMOTION – the digital experience ABB Technikerschule, Baden ABB Technikerschule und weitere Partner, www.innomotion.ch 1./2. September 2021 topsoft Fachmesse Umwelt Arena Schweiz, Spreitenbach schmid + siegenthaler consulting gmbh, www.topsoft.ch Änderungen vorbehalten.

Details und weitere Veranstaltungen www.topsoft.ch/events Senden Sie Ihre Veranstaltungshinweise an: redaktion@topsoft.ch

Redaktionsprogramm 2021 topsoft Fachmagazin 21-1 | «Digitales HR-Management» | 15. März 2021 Workforce Management, Digital Assessment, Wissensmanagement, Remote Work, virtuelle Teams, Pogrammatic Job Advertising, Recruitment Tools, HR Data Analytics, ePortfolio, Robo Recruiting, Crowdworking, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Employee Self Service Marktübersicht «IT-Lösungen für die Personalabteilung, Zeiterfassung» topsoft Fachmagazin 21-2 | «Fabrik der Zukunft» | 15. Mai 2021 Automatisierung, Robotik, cyberphysische Systeme, ERP, Internet of Things, Augmented Reality, Big Data, 3D Printing, Security, RFID, Virtualisierung, Datenintegrität, Cloud Computing, Kryptotechnik, Losgrösse 1, Smarte Fertigung und Logistik Marktübersicht «ERP und Fertigung» topsoft Fachmagazin 21-3 | «Data-driven Service und Marketing» | 15. August 2021 Kampagnenmanagement, SEO, Sales-/Marketing Automation, datengetriebenes Marketing, Website, MIS, Kundenservice, Performance Marketing, Newsletter, E-Mail-Marketing, Messaging, Datenschutz, Analyse, Direct Marketing, digitaler Kundenservice

Erscheinungsweise 4-mal jährlich Redaktion Christian Bühlmann c.buehlmann@topsoft.ch Alain Zanolari redaktion@topsoft.ch Layout und Gestaltung Andrea Krauer a.krauer@topsoft.ch Anzeigenmarketing Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Adi Frei a.frei@topsoft.ch Bilder und Fotos Seite 1 Photo by mr.whiskey from Shutterstock 773403043 Seite 8 Photo by redpixel.pl from Shutterstock 696061333 Seite 12 Photo by panuwat phimpha Shutterstock 666171235 Seite 30 Photo by Gorodenkoff Shutterstock1672762930 Seite 36 Photo by VGstockstudio Shutterstock 464908454 Seite 38 Photo by Rawpixel.com Shutterstock 343098860 Seite 40 Photo by TierneyMJ Shutterstock 1679504617 Druck Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern

Marktübersicht «CRM Lösungen» topsoft Fachmagazin 21-4 | «Mit ERP und PIM zu integriertem E-Commerce» | 15. November 2021 Produktdaten, PIM, ERP, SEO, Shop-Software, Webdesign, E-Commerce, Checkoutprozesse, Inkasso, Integrierte ERP-/E-Shop-Systeme, E-Payment, Online Marketing, Versandhandel, User Experience, Prozessintegration, SEO/SEA Marktübersicht «ERP/E-Commerce und PIM»

Leserservice topsoft Fachmagazin abonnieren: www.topsoft.ch | T +41 41 467 34 20 topsoft aktuell-Newsletter abonnieren: www.topsoft.ch | T +41 41 467 34 20 IT-Konkret Fallstudien lesen: www.it-konkret.ch Marktübersicht Business IT: www.topsoft.ch/search

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* Apache Solr, Tomcat oder Nginx. Das sind keine Häuptlinge, sondern führende Entwickler-Technologien, die unser Managed Flex Server unterstützt.

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