topsoft Fachmagazin 21-1 – Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business

DAS SCHWEIZER FACHMAGAZIN FÜR DIGITALES BUSINESS

21-1 / 11. Jg.

HR Management und Zeiterfassung Human Resource Management im KMU Zeiterfassung: Rechte und Pflichten Digitalisierung im HR: Chance oder Risiko?

Social Media als Thema für das HR Marktübersicht Zeiterfassungs-Systeme

Know-how Fake-News: Der Faktencheck Stimmungsbarometer Digitale Ethik

Kununu-Bewertung

Nachhaltiger Onlinehandel

«Work-Life-Balance wird gelebt» jobs.opacc.ch Entdecke unsere top bewerteten IT-Jobs in Rothenburg

Neues Praxisbeispiel

Systemt e c h ni k

r te

ou Cl

nisationen a g r tO

nt

Non P r o fi

Su

d

Bera tun g

e em

l in e

en & Perso z n na na l i F

ek tm

Diens t l e is

H ot

Pro j

ag an

So

ftw

cklung n tw i E are

p p or t

Hosting

BDO – IHR ABACUS GOLDPARTNER UND EXPERTE FÜR ALLE FRAGEN RUND UM ABACUS

www.bdo.ch

Prüfung | Treuhand | Steuern | Beratung

184x276_4fbg_Smarte Lo sungen_2021.indd 1

09.02.21 17:44

topsoft Fachmagazin 21-1

Editorial

Editorial | Inhaltsverzeichnis

Seite 3

HR-Management und Zeiterfassung Wieso sich auch kleine Firmen mit Human Resource Management (HRM) befassen sollten Seite 4 Reputationsmanagement wird immer mehr zur Pflicht Seite 6 «Zeit ist Geld» – Zeiterfassung leicht gemacht Social-Media-Guidelines nicht ohne die Personalabteilung Lauernde Gefahr bei HR-TechLösungen für die Diversität in den Unternehmen

Seite 8 Seite 10 Seite 12

Mit digitalem Bewerbermanagement die Besten finden Seite 14 Digitalisierung auf Halde?

Wenn der Personaler ein Roboter ist – KI im HR Warum ich mich nicht bei Ihnen bewerbe – ein Perspektivenwechsel Arbeitszeiterfassung – was Sie wissen müssen

Seite 16 Seite 18 Seite 21 Seite 23

IT-Partner und Marktübersicht: Zeiterfassungs-Systeme

Seite 25

Arbeitszeiterfassung aus juristischer Sicht

Seite 30

Kolumne Ein digitaler Recruiting-Partner?

Weit gefehlt.

Seite 31

Know-how Digitale Ethik in der Führungsetage angekommen Anleitung zum Faktencheck Nachhaltiger Onlinehandel: 3 Empfehlungen und wo der SAC steht Umfrage zur Schnäppchenjagd – überraschende Resultate Ablösung Einzahlungsscheine: Jetzt umstellen auf QR-Rechnung oder eBill

Seite 32 Seite 34

Human Resources vs.

Chatbot, Roboter und KI Neue Arbeitsmodelle und Organisationsformen verändern nicht nur die HR-Prozesse, sondern auch die Anforderungen an den Einsatz digitaler Werkzeuge. Von der Rekrutierung über das Onboarding bis zur laufenden Mitarbeiterentwicklung geht der Trend in Richtung Automatisierung und Individualisierung. Chatbots und Social Media übernehmen HR-Aufgaben und führen zu einem Überdenken des bisherigen People Managements.

Erfahren Sie von Nicolas Facincani aus juristischer Sicht, wer die Verantwortung bei der Zeiterfassung trägt und was es dabei für Arbeitgebende und Arbeitnehmende zu beachten gilt. Kevin Klak und Benjamin Staub Baumgartner zeigen, weshalb Personalabteilungen gut daran tun, Social Media-Guidelines nicht allein dem Marketing zu überlassen.

Mit ihrem Beitrag «Wenn der Personaler ein Roboter ist – KI im HR» geht Corina Zingg auf ein aktuelles Thema ein, das uns in Zukunft noch mehr beschäftigen wird. Nadia Fischer hingegen warnt in einem lesenswerten Fachartikel vor der Gefahr bei HR-Tech-Lösungen für die Diversität in den Unternehmen.

Wie immer fällt es schwer, auf die vielen weiteren Beiträge aufmerksam zu machen, welche Sie zusätzlich in dieser Ausgabe finden. Ich mache es kurz und beschränke mich auf Stichworte: E-Commerce, Start-ups, Marketing, Solutions, Black Friday, Bücher, News und Anwenderbericht.

Etwas vergessen? Bitte schauen Sie selbst nach. Ich wünsche Ihnen eine erkenntnisreiche Lektüre.

Seite 38 Seite 40 Seite 42

IT-Konkret Spot an für die Beleuchtungsprofis der O. Küttel AG – dank Update-Garantie von Opacc

Seite 44

Partner Personalisiertes Marketing beginnt in den Köpfen der Mitarbeiter

Christian Bühlmann | Editor in Chief c.buehlmann@topsoft.ch

Seite 46

Kolumne Meine Daten, mein Nutzen, mein Vermächtnis

Seite 47

Live Events topsoft Fachmesse 2021 – nach Möglichkeit sehr gerne!

Informatiktage 2021 – Schulen jetzt anmelden!

IT-Agenda / Impressum

Seite 48

P.S. Das topsoft Fachmagazin versorgt Sie nun schon seit 10 Jahren mit Inputs und Know-how rund ums Digitale Business. Wir stossen schon mal virtuell mit Ihnen an – und dann richtig an der topsoft Fachmesse am 1./2. September 2021. Wir freuen uns auf Sie!

Seite 48 Seite 49

3

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Wieso sich auch kleine Firmen mit Human Resource Management (HRM) befassen sollten Human Resource Management beschreibt nach Dave Ulrich1 den optimalen Einsatz von Arbeitskraft (= Ressourcen) als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Gerade in schwierigen Zeiten kommt dem HRM deshalb eine wachsende Bedeutung zu. Doch in kleinen Unternehmen wird das Personalwesen oft als Nebensache betrachtet – doch die Herausforderungen der heutigen Zeit für das HRM sind nicht zu unterschätzen. Da kann professionelle Unterstützung hilfreich sein. >> Martin Benz | PROCED GmbH

Personalarbeit befindet sich im Umbruch.

Dies hat verschiedene Gründe, wie z.B. die Corona-Pandemie, Fachkräftemangel am Arbeitsplatz, Bedürfnisse der «Generation Y» und die Situation von älteren Mitarbeitenden, wenn sie kurzfristig einen neuen Arbeitsplatz finden müssen.

bedienendem Bewerbermanagementsystem.

Dabei verteilen diese oft ohne weitere Kosten die geschalteten Inserate auf die gängigen Social-Media-Plattformen, was zu zusätzlicher Aufmerksamkeit führt (z. B. Softgarden).

Für Unternehmen ist die Optimierung der eingesetzten Ressourcen wie Kapital, Arbeitskraft und Wissen überlebensnotwendig. Damit ist und enthält Personalmanagement eine strategische und operative Aufgabe und ist fester Bestandteil des Managements.

Als grosse Gruppe der Erwerbstätigen stellt die «Generation Y» (geboren zwischen 1980 und 2000) viele Arbeitgeber vor neue Herausforderungen in Bezug auf Führung und Motivation. Kein Unternehmen, das auf dem Markt bestehen will, kann sich diesem Thema verschliessen, denn diese Generation definiert die zukünftige Unternehmenskultur. Angehörige der «Generation Y» haben eine veränderte Erwartungshaltung gegenüber früheren Altersgruppen. Ihre Arbeitseinstellung ist anders und sie haben hohe Ansprüche an den Arbeitgeber – was sich nicht immer mit der Leistungsbereitschaft deckt. Sie ziehen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und genügend Freizeit der klassischen Karriereplanung mit Statussymbolen vor. Dies führt oft zu Generationskonflikten im Betrieb.

Vielfalt der Aufgaben im HRM Geschäftsführer sind heute auf verschiedenen Ebenen gefordert, alles unter einen Hut zu bringen. Dabei fehlt ihnen oft das entsprechende Fachwissen und die Zeit für ein professionelles HRM (siehe auch Abbildung). Statt ganzheitlich Unterstützung zu suchen, werden oft einfache, überteuerte Leistungen von anderen Firmen bezogen, um kurzfristig das Problem suboptimal zu lösen. Nachhaltiger wäre eine Lösung mit Mehrwert!

Herausforderung «Sichtbarkeit am Arbeitsmarkt» Sichtbarkeit am Markt hat in der heutigen Zeit eine Zusatzdimension gewonnen. Für die aktuell offenen Stellen stehen oft nicht genügend wechselwillige Stellensuchende am Arbeitsmarkt zur Verfügung – oder dann nicht die richtigen Fachkräfte. Kleinunternehmen verpassen oft die Chance, sich rechtzeitig online als attraktive Arbeitgeber zu positionieren. Sie sind dann auch mit der zeitintensiven Selektion der in- und ausländischen Bewerbungen überfordert.

Abhilfe schafft z.B. eine «Landing-Page» für Bewerbende zur Positionierung der Unternehmung als attraktiven Arbeitgeber. Diese wird ergänzt mit einem integrierten, einfach zu 4

Herausforderung «Neue Führung»

Hier bietet sich in der Personalauswahl das Optimierungspotenzial durch die Unterstützung eines digitalen Persönlichkeitstests an,

Der Autor Martin Benz ist Geschäftsführer von PROCED GmbH, Zürich. Die Firma mit mehreren HR-Consultants ist spezialisiert auf die Erbringung von professionellen HR-Leistungen für Kleinunternehmen. Weiter engagiert er sich in einem 3-köpfigen interdisziplinären Team als Konfliktmanager für Unternehmen. Er steht für Fragen oder einen Austausch gerne zur Verfügung. www.proced.ch | www.konflikt-als-chance.ch

um voreilige Fehlentscheide zu verhindern (z.B. profilingvalues.com). Moderne Verfahren konzentrieren sich auf die Werte des Menschen. WER bin ich? WAS treibt mich an?

WOFÜR stehe ich ein? Sie konzentrieren sich damit auf das KÖNNEN und das WOLLEN des Individuums. Dies zu verstehen, hilft der Kleinunternehmung, die richtigen Mitarbeiter zu finden respektive zu fördern.

Herausforderung «Konflikte am Arbeitsplatz» Im heutigen Berufsalltag kommen Mobbing und auch ganz alltägliche Konflikte im normalen Betriebsalltag vor. Konflikte wirken sich negativ auf die Leistungen der Mitarbeitenden in Form von Krankheit und Fehlzeiten aus und schaden dem Betrieb. Der Umgang damit stellt für die Geschäftsleitung eine zeitintensive und emotionale Herausforderung dar.

Ein professioneller Konfliktmanager wie konflikt-als-chance.ch kann dabei Abhilfe schaffen und damit das Unternehmen vor Schaden schützen.

Herausforderung «ältere Mitarbeitende» Bis vor kurzem sprach man von den Ü55-jährigen, die am Arbeitsmarkt erschwerte Bedingungen antreffen. Heute geht es bereits um die Ü45-jährigen. Die Betroffenen sollen das Bewusstsein entwickeln, sich mit den eigenen Kompetenzen auseinanderzusetzen. Diese müssen so optimiert werden, dass die Mitarbeitenden in 5 bis 10 Jahren weiterhin für Unternehmen attraktiv sind.

Wer in seinen Fünfzigern arbeitslos wird, läuft Gefahr, sozial sehr tief zu fallen. Dies können wohlwollende Arbeitgeber vermeiden, indem sie entweder ein Outplacement oder Coaching der Mitarbeitenden ermöglichen. Dabei geht es um die Themen wie Loslassen, Standortbestimmung, Arbeitssuche, Selbstmarketing und neue Wege gehen

HR-Management und Zeiterfassung

HR-FUNKTIONEN UND DEREN ROLLEN Abbildung: Vielfalt der Aufgaben im HRM

Personalmarketing

HR-Strategie

Personalentwicklung

Personalrekrutierung

Bewerbermanagement (Sourcing)

Personalbetreuung

Personaleinführung

Personalreporting

Personaltrennung

strategisch

operativ

Lohnadministration

unterstützend

Quelle: PROCED Firmenprofil PROCED GmbH Ι 02.03.2021 Ι Seite 2

(z.B. proced.ch/product/newplacement). Dieses Vorgehen ermöglicht der Unternehmung gleichzeitig, ihren Wert als attraktiven Arbeitgeber zu stärken.

Herausforderung «Corona» Corona hat uns gezwungen, kurzfristig in neue Arbeitsformen umzusteigen. Von einem Tag auf den anderen finden wir uns im Homeoffice, müssen uns selbst organisieren, dabei auch die Nähe der Familie ertragen, ohne die Arbeitsleistung zu schwächen. Gleichzeitig gibt uns diese ungewohnte Situation die Chance, den ursprünglichen Arbeitsweg als geschenkte Zeit zu realisieren.

Für den Vorgesetzten kommen zusätzliche Herausforderungen hinzu wie z. B. Führung aus räumlicher Distanz, Umgang mit neuen Kommunikationsmöglichkeiten und erweitertem Vertrauen in die Mitarbeitenden.

Für die Unternehmung wird ersichtlich, dass bei den Räumlichkeiten Einsparungspotenzial vorhanden ist, wenn zukünftig in Mischformen gearbeitet wird, Stichwort «verteiltes Arbeiten». Hier zeigt sich bereits Handlungsbedarf während Corona-Zeiten: Zukünftige Arbeitsformen müssen konzipiert und geregelt werden. Externe Dienstleister bringen das notwendige Wissen und die zusätzlichen Aufwände ein.

Wenn Firmen wegen anhaltender CoronaKrise Mitarbeitende entlassen müssen, zählen Respekt und Wertschätzung. Die Situation ist der Kündigungsgrund und nicht die Person.

Dies kann auch als Chance für die Mitarbeitenden betrachtet werden, sich grundsätzlich über eigene berufliche Bedürfnisse klar zu werden. Ein professioneller Sparring-Partner und Coach mit viel Arbeitserfahrung und Kenntnissen der Aus-/Weiterbildungsmöglichkeiten resp. des Arbeitsmarktes kann dabei effizient unterstützen.

Lösung: Einbezug von HR-Experten und Outsourcing von HR-Dienstleistungen Wieso wird die Personalbeschaffung an externe Personalfirmen delegiert und nicht ein HRSpezialist als Sparring-Partner und Umsetzer aufgabenbezogen involviert? Das Letztere wird für ein Kleinunternehmen in den meisten Fällen günstiger und effektiver sein.

HRM soll sowohl auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung wie auf jener der Mitarbeitenden stattfinden. So wird die nötige Wirkung erzielt und die Unternehmung kann sich weiterentwickeln. Für die Geschäftsführung bedeutet das konkret Zeitgewinn und Konzentration auf andere Kernaufgaben.

Erst seit kurzem ist der Personalbereich ein Thema der Outsourcing-Überlegungen geworden und erhält sowohl aus der Praxis als auch aus der Forschung zunehmend Aufmerksamkeit. In der Praxis stehen die Dienstleister intern den eigenen Mitarbeitern zur Verfügung. Sie vermeiden durch die Aussensicht «Betriebsblindheit» resp. helfen in Konfliktsituation kostspielige Trennungen zu vermeiden.

Chancen des HR-Outsourcing ▪ Wissenserweiterung der Unternehmung durch Expertenwissen ▪ HR-Prozessoptimierung bringen Kosteneinsparungen und grössere Attraktivität als Arbeitgeber ▪ Auslagerung lässt für das Management weiterhin Kontrolle zu Selbstverständlich sind externe HR-Experten der Einhaltung der Vertraulichkeit im Umgang mit Unternehmen und Mitarbeitenden verpflichtet.

«HR-Business is People-Business». Dies bedingt von Beginn, dass eine Vertrauensbeziehung zur externen Dienstleistung gewollt und auch erreicht wird.

Eine Auslagerung des HR an externe Dienstleister kann sich positiv auf die Unternehmung auswirken, da Mitarbeitende feststellen, dass in ihre Bedürfnisse investiert wird und ggf. eine unabhängige Anlaufstelle für interne Konflikte zur Verfügung steht. <<

1 Quelle: in Anlehnung an das Interview mit Dave Ulrich, Haufe Online Redaktion, 26.07.2017, https://tinyurl.com/tsm21-1-dave-ulrich

5

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Reputationsmanagement wird immer mehr zur Pflicht Reputationsmanagement ist notwendig, weil für Unternehmen und Organisationen seit dem Aufkommen des Web 2.0 ein beständiger kritischer Dialog mit Kunden, Mitarbeitern und der breiten Öffentlichkeit unausweichlich geworden ist. Das Autorenteam zeigt hier anhand des Beispiels der Raiffeisenbank in der Schweiz die verpassten Chancen im Umgang mit der eigenen Reputation auf. >> Diana Brasey, Expertin für Reputationsmanagement | Olivier Laube, Krisenkommunikationsexperte

Die nachfolgenden Gedanken, Vorschläge und Meinungen zu diesem Fall basieren auf jahrelangen, praxiserprobten Erfahrungen in den Themen Reputation und Kommunikation.

Wir starten im Januar 2015, als der damalige Raiffeisen-CEO Pierin Vincenz seinen Rücktritt bekannt gab. Die Vorgeschichten bzw. die Ereignisse zur Kündigung ersparen wir Ihnen an dieser Stelle und konzentrieren uns nur auf den Krisenzeitraum 2015 bis heute, Frühling 2021.

Mit der Bekanntgabe des Rücktritts des CEO wurden in der Schweiz sämtliche Glocken geläutet, die es damals gab. Der einstige Strahlemann und Heilsbringer der Schweiz musste zurücktreten.

Wir haben uns bei der Aufarbeitung dieses Falles sofort die Frage gestellt, welche Themen, bzw. welche Fragen von Kunden, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit im Januar 2015 wohl im Raum gestanden haben – und vor allem, welche Massnahmen in diesem Moment von Raiffeisen getroffen wurden.

Grosser Kreis von Betroffenen Im Falle der Raiffeisen betroffene Stakeholder (Bezugsgruppen) sind folgende: Die Gesellschaft selbst, die Medien, der Gesetzgeber, die Kundschaft, die Mitarbeitenden sowie Talente und natürlich der Kapitalmarkt – genau genommen alle!

In diesem Zusammenhang stehen auch folgende Reputationsdimensionen: Verantwortung in der Gesellschaft, Ethik/Fairness/Transparenz, Attraktivität als Arbeitgeber, Führung und Organisation, Innovativität und Anpassungsfähigkeit, Produkte und Dienstleistungen und ökonomische Leistung.

Rasches Handeln vonnöten Als Reputationsmanagement-Experten sind wir der Meinung, dass das oberste Gebot im 6

Krisenfall lauten muss, die Reputation zu schützen und wieder herzustellen.

Folgende Massnahmen in der Aufarbeitung nach Vincenz wären hier also essenziell und vonnöten gewesen:

1. Sofort transparente Kommunikation und Vertrauen schaffen

Aufarbeitung der Insidergeschäfte Investnet-Deal und der Aduno-Gruppe-Geschäfte (ungetreue Geschäftsbesorgung etc.), die Überprüfung der Rollen von VR und CEO und lückenlose Aufklärung der Causa Pierin Vincenz in Bezug auf Spesen für Reisen, Golf, Ferien, PK, Anwaltskosten sowie Rotlichtmilieu etc. (Prozessbeginn 2021, es gilt die Unschuldsvermutung.)

2. Kundengelder halten, damit möglichen Geldabfluss vermeiden

Hier müssten unserer Meinung nach die Kunden vom persönlichen Kontakt in der Bankkundenberatung angeschrieben werden. Eine transparente Information bezüglich lückenloser Aufarbeitung der Missstände müsste hier angekündigt werden. Der Fokus muss wieder auf die Bank-Expertise gesetzt werden mit dem Versprechen, weiterhin eine kunden- und dienstleistungsorientierte Bank zu sein.

3. Kommunikationsplan: Wann, wer und wie wird kommuniziert

Hier steht und fällt alles mit dem einheitlichen und auf allen Stufen abgesegneten und verstandenen Kommunikationsplan. Sämtliche Kommunikationsmassnahmen müssen mit allen Beteiligten abgesprochen werden und über eine fix definierte Zeitachse mit darauffolgenden Kontrollmassnahmen untermauert werden. Stichwort: One Voice Policy.

Fehlendes Reputationsmanagement Leider sind zu den drei von uns vorgeschlagenen Massnahmen nie wirkliche Botschaften mit klaren und konzisen Inhalten erstellt worden. In den letzten sechs Jahren mussten die

Medien in «Salamitaktik» die einzelnen Informationsscheiben mühsam zusammenkratzen und zu einem grossen Bild zusammenfügen.

Die Kommunikations-Versäumnisse seitens Raiffeisen sind in diesem Fall immens.

Wir nehmen an, dass alle Beteiligten schlichtweg überfordert waren und mit solchen Vorkommnissen nie gerechnet haben. Ebenso fehlen die von uns angesprochenen direkten Informationen an Kunden über das Beratungspersonal oder die Geschäftsstellenleitenden. Es gab einfach keinen Plan. Wir sind der Meinung, dass das Vertrauen in die Raiffeisenbank in diesen Krisenzeiten schwer erschüttert wurde.

Umso mehr wurden alle neuen Informationen, die sich immer wieder ergaben, zu neuen Minenfeldern. Wer sich heute mit diesem Fall über den ganzen Zeitraum beschäftigt, dem wird erst jetzt klar, was für tiefe Abgründe sich auf VR und GL-Stufe auftun.

Buchtipps Modernes Reputationsmanagement Der gute Ruf als Schlüssel zum Erfolg Autoren: Ulrich Bihler, Florian Müller ISBN 978-3-658-32640-1 (Ir-)rationale Topmanager Zur Krise der Finanzwirtschaft und des Managements Autor: Prof. Dr. Ulrich F. Zwygart ISBN 978-3-03823-798-3

Anzeige

Einziger Lichtblick, aber in absolut abgeschwächter Form, war die Medienmitteilung der Raiffeisen vom 22. Januar 2019 in der erstmals von gravierenden Mängeln gesprochen wurde (man hatte sich über vier Jahre Zeit gelassen, dies entsprechend zu kommunizieren): … Fest steht laut Bericht jedoch, dass die Führungsarbeit des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung von Raiffeisen Schweiz bei der Umsetzung der Diversifikationsstrategie gravierende Mängel aufgewiesen hat. Zwischen 2012 und 2015 baute Raiffeisen Schweiz durch Zukäufe von Beteiligungen neue Geschäftsbereiche im Wert von über einer Milliarde Franken auf.

Während einige Beteiligungsgeschäfte mit der gebotenen Sorgfalt abgewickelt wurden, zeigte sich bei der Anbahnung, Verhandlung und Abwicklung anderer Beteiligungsgeschäfte eine Überforderung der bestehenden Strukturen, Abläufe und Ressourcen. Durch mangelnde Führung und Kontrolle, organisatorische Versäumnisse und eine personenzentrierte Kultur sind finanzielle Nachteile, vor allem aber ein Reputationsschaden für die ganze Raiffeisen Gruppe entstanden…

Wieder zwei Jahre später, also erst zu Beginn 2021, wurden weitere unglaubliche Machenschaften zwischen CEO und VRP publik – so zum Beispiel die Spesenaffäre Pierin Vincenz.

Wieder verpasste Chancen, welche bereits 2015 gelöst hätten werden müssen – A never ending Story?

Zukunftsmodell Reputationsmanagement Aufgrund unseres aktuellen Surveys «Reputationsmanagement 2021» (wir haben rund 100 Personen zum Thema Reputation befragt, aufgeteilt in Generation X, Millenials sowie Generation Z.) können wir folgende Insights sowie Aussagen in Bezug auf die Reputation von Unternehmen an dieser Stelle veröffentlichen: ▪ In Zukunft wird die Reputation eines Unternehmens, des CEO und der Geschäftsleitung sowie Mitarbeitenden einen zentralen Vermögenswert darstellen.

Für die Stakeholder eines Unternehmens ist die Reputation eine Informationsfunktion und ein Gradmesser für die Vertrauenswürdigkeit eines Unternehmens.

▪ Die Bankenbranche hat nach wie vor immer noch den grössten Reputationsschaden erlitten – hier wird von der breiten Gesellschaft gefordert: Transparente Kommunikation, Angebot an nachhaltigen Produkten, Bescheidenheit in Bezug auf CEO-Boni und Gehälter.

▪ Der Unternehmensbeitrag an die Gesellschaft bzw. das soziale Engagement wird zunehmend an Bedeutung gewinnen – Verletzung der Menschenrechte, Rassismus und Fremdenfeindlichkeit sowie Sexismus

sind die meistgenannten Killerkriterien, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden.

Um Reputationsschäden vorzubeugen, empfehlen wir u. a.: ▪ Screening VR/CEO/GL: Externe unabhängige Beratungsfirma ins Boot holen, die auf das Reputationsmanagement bzw. Screenings spezialisiert ist.

▪ Systematisches Durchleuchten der Mitarbeitenden, Produktepalette, Dienstleistungen, Partner etc.

Mitarbeitende: Kontrolle Social Media vor Gespräch, muss fixer Bestandteil im HR darstellen.

Produkte/Material/Dienstleistungen/ Partner: Google Rezessionen, Reklamationen/Feedback im CRM erfassen, SocialMedia-Kanäle bewirtschaften und Monitoring betreiben etc. Dies sollte je nach Kanal täglich bis 3 x in der Woche stattfinden.

«Shitstorms» nicht zu beantworten ist unverantwortlich! Ein Dialog muss stattfinden.

▪ Externe unabhängige Beratungsfirma engagieren, die das Monitoring in Bezug auf die Verantwortung eines CEO sowie VR überprüft. Auf Worte Taten folgen lassen, Transparenz und Authentizität sowie Moral und Ethik, Versäumnisse aufzeigen.

ELO HR

Bringen Sie Ihre Personalarbeit auf das nächste Level

Es braucht Jahre um eine Marke, ein Image und einen Ruf aufzubauen, zu stärken, zu halten und weiter auszubauen. Reputationsmanagement ist eine wichtige Disziplin in der Unternehmungsführung geworden. Es muss auf GL-Stufe angesiedelt und umgesetzt werden. Externe Partner können helfen, den Tunnelblick zu weiten und entsprechend Gefahren, aber auch Chancen zu orten. <<

Das Autorenteam YOUR WORK FLOWS

D

Diana Brasey, Marketingexpertin mit Fokus Reputationsmanagement und Olivier Laube, Krisenkommunikationsexperte, führen Sie an das Thema Reputationsmanagement heran, zeigen Ihnen mögliche Reputationsfallen auf und bieten daraus resultierende Lösungsansätze.

Unsere Workshops auf Stufe VR und GL helfen, das Thema Reputationsmanagement zu verstehen – und entsprechend zu handeln.

ie Bewerbermanagement-Software von ELO erleichtert den kompletten Recruiting-Prozess: Von der Ausschreibung bis zur finalen Einstellung. Erfahren Sie mehr im Webinar. www.elo.com/ch/webinar/hr www.elo.ch

Enterprise-Content-Management

www.linkedin.com/company/ reputationscheck

7

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

«Zeit ist Geld» – Zeiterfassung leicht gemacht Dieses Zitat von Benjamin Franklin aus dem Jahr 1748 ist insbesondere für Dienstleistungsunternehmen nach wie vor von existenzieller Bedeutung: Die Zeit- und Leistungserfassung ist bei vielen Unternehmen der wichtigste Teil des Wertschöpfungsprozesses. Umso wichtiger ist hier einerseits gesetzeskonform («SECO-Compliance») zu sein, andererseits den Mitarbeitern eine moderne und benutzerfreundliche Möglichkeit zu bieten, um die Erfassungen schnell, komfortabel und vollständig erledigen zu können.

Insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen hat die korrekte Erfassung von Zeiten und Leistungen einen grossen Stellenwert, denn die Wertschöpfung eines Dienstleisters erfolgt durch die Erbringung von Arbeitszeit.

Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück des Wertschöpfungsprozesses und bildet die Grundlage für die Weiterverrechnung der erbrachten Leistungen.

Dienstleister haben ihre Abläufe rund um ihren zentralen Kernprozess (Lead-to-cash) in aller Regel so wenig digitalisiert und automatisiert, wie kaum eine andere Branche. Dadurch verschenken sie wertvolle Produktivität und haben gleichzeitig hohe Prozesskosten bei der Weiterverarbeitung der erfassten Zeiten und Leistungen. Oftmals notieren die Mitarbeiter ihre Zeiten, Leistungen und Spesen auf einem Blatt Papier, welches sie wöchentlich bei der Buchhaltung abgeben. Besonders im Aussendienst kommt das immer noch viel häufiger vor, als man in Zeiten der digitalen Transformation denkt.

Die Erfassung von Zeiten und Leistungen sowie sämtliche damit in Verbindung stehende Folgeprozesse sind für die Mitarbeitenden ein notwendiges Übel, aus der Sicht des Unternehmens jedoch die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Abwicklung ihres Geschäftsmodells. Die erfassten Zeiten dienen dabei der Aufzeichnung der «Präsenz» des Mitarbeiters und führen durch die Überführung in die Personalzeitwirtschaft zur korrekten Saldenbildung der verschiedenen Zeitarten (Arbeitszeit, Überstunden etc.) und des korrekten Urlaubsanspruchs.

Die erfassten Leistungen hingegen sind die Grundlage für das Controlling und führen zu einer präzisen Kostenverrechnung und damit Kostenverteilung im Unternehmen. Zudem sind die erfassten Leistungen die Basis für die Rechnungsstellung an die Kunden.

Fünf wichtige Gründe, warum eine systematische Erfassung von Zeiten und Leistungen 8

nicht nur aus gesetzlichen Gründen, sondern generell für Dienstleistungsunternehmen von existentieller Bedeutung ist.

und aktuelle Zeiterfassung ist die Basis für eine verlässliche Planung der Ressourcen für die Zukunft.

1. Gesetzliche Bestimmungen

3. Verminderung von administrativem Aufwand

SECO-Compliance bedeutet die Einhaltung der per Arbeitsgesetz vorgeschriebenen Regelungen, welche vom Gesetzgeber überwacht und kontrolliert werden. Das Arbeitsgesetz verfolgt als wesentliches Ziel den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet den Arbeitgeber, eine Dokumentation über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu führen. Gemäss Artikel 73 der Verordnung1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) müssen daraus namentlich Dauer und Lage der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) und der Pausen ersichtlich sein.

Daraus lässt sich die Notwendigkeit einer Vollzeiterfassung ableiten: Mitarbeiter müssen somit die Zeiten mit Beginn und Ende erfassen, Pausen sind klar abzugrenzen. Beispiel für einen korrekt erfassten Tag: 07:45–12:00 und 13:00–17:15 Uhr. Im Rahmen einer Vollzeiterfassung muss dann diese Zeitdauer (in unserem Beispiel 8,5 Stunden) auf die entsprechenden Kontierungsobjekte (Projekte, Aufträge etc.) verteilt werden. Leistungen, die nicht verteilt werden, bleiben auf der eigenen Kostenstelle «liegen».

2. Ressourcenplanung Was «Ladenhüter» für den Handel sind, sind nicht ausgelastete Mitarbeiter für den Dienstleister. Somit gehört eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu den wichtigsten und zugleich auch schwierigsten Aufgaben des Managements in Dienstleistungsunternehmen. Es ist von grösster Wichtigkeit, dass Sie frühzeitig erkennen, wenn der absehbare Bedarf nicht durch die vorhandenen Ressourcen abgedeckt werden kann oder sich eine Unterauslastung abzeichnet. Eine umfassende

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass klassische Fertigungsunternehmen, welche nicht sämtliche Prozess-Evolutionsschritte der Vergangenheit mitgemacht haben (JIT, KANBAN, KAIZEN, etc.), mittelfristig nicht wettbewerbsfähig geblieben wären. Dienstleistungsunternehmen sind hingegen sehr oft noch eine «letzte Bastion der Handarbeit». Bei diesen Unternehmen laufen immer noch sehr viele ihrer wertschöpfenden Kernprozesse unstrukturiert und mit hohem manuellem Aufwand ab.

Dieser Aufwand (späte/fehlerhafte Erfassungen, Mehrfacherfassung, Korrekturen etc.) kann drastisch reduziert und die dabei frei-

HR-Management und Zeiterfassung

werdende Kapazität wertbringend eingesetzt werden. Neue intelligente Services unterstützen mit künstlicher Intelligenz und Maschine Learning (z. B. OCR-Scanning mit Deep Learning für die automatische Kontierungsermittlung) die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit, reduzieren Fehler und machen Nacharbeiten unnötig.

4. Projektcontrolling und Rentabilität Bei einer täglichen Zeiterfassung in Echtzeit ist das Projektcontrolling jederzeit aktuell: Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern sehen auf einen Blick, welche Arbeiten bereits geleistet wurden oder noch offen sind. So können Sie auch verlässliche und frühzeitige Massnahmen bei auftretenden Abweichungen durchführen. Der Fertigstellungsgrad eines Projekts lässt sich damit exakt berechnen und eine Restaufwandschätzung daraus ableiten. Ergänzt um die regelmässige subjektive Einschätzung der Projektbeteiligten im Rahmen der Projektstatusbeurteilung erhalten Sie eine konsistente 360-Grad Rundumsicht auf Ihre Projekte!

5. Belastbare und schnelle Weiterverarbeitung Jeder kennt das Problem: Nach einem langen und stressigen Tag müsste am Abend eigentlich noch die geleistete Arbeit erfasst werden, das wird aber nur allzu oft auf den nächsten Tag oder auf das Ende der Woche verschoben. Um dem Kunden die erbrachten Leistungen sauber und belastbar aufzeigen zu können, sollte die Leistungserfassung aber zeitnah erfolgen – im Optimalfall am Ende des Arbeitstages. Nur dann deckt sich die Erfassung korrekt mit der effektiven Leistung und

führt zu einem seriösen Arbeitsrapport gegenüber der Kundschaft.

Mit dem Einsatz einer intuitiven, schnellen und komfortablen Erfassungslösung, kann die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Bezahlung des Kunden erheblich gesenkt werden. Die Qualität der Arbeitsrapporte steigt dadurch und die Zahl der Reklamationen sinkt drastisch.

Wie funktioniert das alles mit SAP? Um eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter für eine notwendigen Erfassungslösung zu erhalten, muss eine solche Lösung hinsichtlich Einfachheit, Schnelligkeit, Mobilität und Fehlerresistenz konsequent perfektioniert sein. SAP bietet inzwischen verschiedene Möglichkeiten im Standard an. Bewährt hat sich jedoch eine hinsichtlich Usability und Performance optimierte und auf Dienstleistungsunternehmen angepasste Lösung: ProTime der Firma Process Partner AG wurde exakt auf diese Anforderungen ausgerichtet und bietet eine intuitive und selbsterklärende Benutzeroberfläche, die über ein hochmodernes UI5-Frontend zur Verfügung steht, und dadurch mit praktisch jedem gängigen Browser auf allen Geräten (Desktop, Notebook, Tablet, Mobiltelefon) funktioniert. Die Erfassungsprozesse zeichnen sich dabei durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus, die durch punktgenaue Eingabeprüfungen unterstützt werden. Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für sämtliche benötigten Folgefunktionen konsistent zur Verfügung.

ProTime ermöglicht dem Mitarbeiter eine vollintegrierte Erfassung von Zeiten, Leistungen und Spesen, den Abruf aller relevanten Reports und Auswertungen und die Anzeige

von Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Urlaubstage. Neben diesen Erfassungs- und Auswertungsfunktionalitäten bietet ProTime auch ein umfassendes Freigabe – und Genehmigungsframework an, mit vordefinierten Freigabestrategien und Genehmigungsszenarien für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Projektleiter und weiteren generische Ebenen, z. B. die Personalabteilung. Und das Wichtigste dabei: ProTime unterstützt Ihre Mitarbeiter durch die tägliche Erfassung am Ende des Arbeitstages bei der klaren und notwendigen Grenzziehung zur Aufrechterhaltung einer gesunden Work-Life-Balance!

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Process Partner AG, ein SAP-Beratungsund Systemhaus; ausgezeichnet mit dem höchsten Partner-Status von SAP: «Platinum».

Der Autor Michael Rothmund ist CEO der Process Partner AG.

Process Partner AG | 9015 St. Gallen www.processpartner.ch T +41 71 314 07 07

ProTime ermöglicht dem Mitarbeiter eine vollintegrierte Erfassung von Zeiten und Leistungen, den Abruf von Reports und Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Urlaubstage oder auch das Setzen der globalen Erfassungssperre am Ende des Monats.

Weitere Informationen sowie ein Demovideo zur Lösung finden Sie gleich hier: www.processpartner.ch

9

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Social-Media-Guidelines nicht ohne die Personalabteilung Und warum sich auch der Verwaltungsrat damit beschäftigen sollte Social Media ist für viele Unternehmen noch immer ein selbstverständlicher Teil des Marketings. Aber harmonieren die teilweise umstrittenen Plattformen wirklich noch mit dem Image der Firma? Und was haben die privaten Interaktionen der Mitarbeitenden und der Führungsetage auf Social Media eigentlich mit dem Bild des Unternehmens in der Öffentlichkeit zu tun? Es zeigt sich deutlich: Ziemlich viel. Und genau hier herrscht klar Handlungsbedarf. >> Kevin Klak, Digitalrat | Benjamin Staub Baumgartner, Zur Rose Group AG

Ein Kommentar hier, ein Like da. Auf den Sozialen Medien tummeln sich Herr und Frau Schweizer zu jeder Tageszeit. Zu Beginn des Social-Media-Hypes war es nicht unüblich, dass in Unternehmen die Nutzung der diversen Plattformen verboten war. Teilweise wurde gar der Zugriff auf die entsprechenden Websites gesperrt.

Noch heute ist bei diversen Banken und Versicherungen der Zugriff auf Social-Media-Websites stark eingeschränkt. Teilweise werden mittlerweile Zugriffe auf Business Netzwerke wie LinkedIn zugelassen, Facebook oder Twitter jedoch bleiben weiterhin nicht zugänglich.

Dies, obwohl jeder mit einem Smartphone seine Konten abrufen kann, ja die Firmen sogar oft selbst auf den genannten Plattformen aktiv sind und auf Interaktionen angewiesen sind.

Werteabgleich Längst hat man in den Marketingabteilungen den Wert von Social Media erkannt und steuert diese mit Agenturen oder einem eigenen Team. Gerade die politischen Ereignisse in jüngster Zeit haben aber diese Plattformen in ein kritisches Licht gerückt. So tun alle Marken-Verantwortlichen gut daran, sich Gedanken zu machen, ob ein Profil, beispielsweise auf Facebook, überhaupt noch den Werten des Unternehmens entspricht.

Dabei geht es nicht nur um das Firmen-Profil, sondern auch um die Plattformen als Werbekanal. So haben diverse Unternehmen Facebook im Sommer 2020 bewusst boykottiert und ihre Werbung eingestellt, darunter so bekannte Namen wie Adidas, Coca-Cola, Unilever, 10

Patagonia, Starbucks oder Soda Stream. Auslöser war die immer stärkere Polarisierung der Meinungen, bzw. das Nicht-Eingreifen des Gründers Mark Zuckerberg gegen Hatespeech und Desinformation.

Das Playboy-Magazin hatte sich deshalb bereits im März 2018 werbewirksam komplett von Facebook zurückgezogen. Die Begründung war klar: «Die Werte von Facebook passen nicht mehr zu den Werten des Playboy Magazins.» Das mag jetzt einige erstaunen oder man kann sogar darüber schmunzeln.

Aber Hand auf Herz: Stimmen denn die Werte von Facebook oder der anderen Plattformen wirklich noch mit Ihren Firmenwerten überein?

Personalabteilung vs. Marketing?

Dass Social Media eine Kernaufgabe der Marketingabteilung ist, scheint unbestritten. Auch dass sich gewisse Social-Media-Kanäle besser für den Verkauf, andere wiederum für die

Personalrekrutierung eignen, hat sich bereits etabliert. So muss ein Social-Media-Plan gut abgestimmt sein und gleichwohl Raum für spontane Reaktionen lassen. Es gilt also, die unterschiedlichen Abteilungen miteinander an einen Tisch zu bringen und gemeinsam die Social-Media-Aktivitäten zu planen.

Dabei vergessen zu viele leider auch das Monitoring. Diese meist trockene Arbeit wird ungern erledigt und doch ist sie sehr wichtig.

Dabei geht es nicht nur um das Verhindern eines PR-Desasters oder gar eines Shitstorms, sondern um eine adäquate Reaktion gegenüber den Kunden, wenn es entsprechende Anfragen gibt. So haben viele digital-affine Kunden die unterschiedlichsten Social-Media-Kanäle für ihre Serviceanliegen entdeckt.

Nebst dem Blick nach draussen vergessen zu viele Unternehmen aber den Blick nach innen.

Die eigenen Mitarbeitenden sind genauso aktiv auf Social Media wie die Kundschaft. Dabei spielt die Hierarchie eine untergeordnete Rolle.

Von der Verwaltungsratspräsidentin über den

Rechtliche Aspekte der Social Media-Nutzung durch Arbeitnehmende Der Arbeitnehmer hat die berechtigten Interessen des Arbeitgebers in guten Treuen zu wahren (Art. 321a OR): Er darf in der Öffentlichkeit das Ansehen des Unternehmens nicht durch Äusserungen beeinträchtigen, die den Ruf des Unternehmens oder dessen Kredit gefährden – selbst, wenn solche Äusserungen wahr sein sollten. Der Arbeitgeber kann nach Art. 321d OR allgemeine Anordnungen erlassen und besondere Weisungen erteilen, die zumindest von leitenden Angestellten und Arbeitnehmern in Tendenzbetrieben auch ausserdienstlich, d. h. im privaten Bereich, zu befolgen sind.

Dr. Reto Fanger, Rechtsanwalt, ADVOKATUR FANGER Luzern www.advokatur-fanger.ch

HR-Management und Zeiterfassung

ähnlich hitzige Diskussionen wie auf Facebook oder Twitter geführt.

Während auf Twitter ein teilweise anonymer Dialog möglich ist, ist eine Diskussion in Business Netzwerken nur mit offenem Visier, also mit Klarnamen und beruflichen Verbindungen möglich. Wobei zu erwähnen gilt, dass die zum Beispiel im Twitterprofil erwähnte Distanzierung zum Arbeitgeber natürlich komplett nutzlos ist.

Der Auftritt als ungewollter oder indirekter Markenbotschafter in den Sozialen Medien wird dann auf jeden Fall problematisch, wenn die Kommentare und Likes definitiv nicht mit den Werten der Firma übereinstimmen. Dies kann bisweilen dramatische Folgen haben – für die Mitarbeitenden wie auch für das betroffene Unternehmen. Und das Internet vergisst nicht so schnell.

CEO bis zum Lehrling, alle sind sie aktiv – und über ihr Profil auch direkt einer Firma zuzuordnen. Wo vor einigen Jahren eine klare Trennung bestand, sind heute viele Mitarbeiter auf ihren Profilen mit dem Arbeitgeber direkt verknüpft. Und das kann im schlimmsten Fall zu Image-Problemen beim Unternehmen führen. Insbesondere bei Business Netzwerken ist die Marke zentraler Bestandteil der persönlichen Konten. Somit werden jeder Like und jeder Kommentar für Aussenstehende auch in Zusammenhang mit der jeweiligen Marke gebracht, ob bewusst oder unbewusst.

Was, wenn der Verwaltungsratspräsident eines Spitals einen Artikel mit dem Titel «Mit der Corona-Impfung wird ein 5G-Chip von Bill Gates implantiert!» teilt? Und was, wenn die Mitarbeiterin einer Krankenkasse, der Sektionsleiter des Gewerbeverbands, die Buchhalterin vom lokalen Sanitär und der Friedensrichter diesen Beitrag liken oder gar wohlwollend kommentieren?

Nichts ist vergessen und jede Reaktion im Internet hat eine Dynamik, die der Autor niemals kontrollieren kann.

Guidelines gemeinsam entwickeln und überprüfen In letzter Zeit hat sich die Polarisierung auf den Plattformen enorm verstärkt. Wohl primär wegen Trump und Corona, aber auch angeheizt durch verschiedene Verschwörungstheorien. Für die Benutzer von Social Media sind die Grenzen zwischen den Plattformen unterdessen fliessend. Wurde beispielsweise LinkedIn lange als rein geschäftliches Netzwerk betrachtet, werden dort unterdessen

Ein Monitoring dieser Kommentare und Likes darf allerdings nicht zu einer vollständigen Überwachung führen, die Meinungsfreiheit ist stets zu gewährleisten. Trotzdem ist es die Pflicht jedes Markenverantwortlichen diese Social-Media-Aktivitäten auf dem Radar zu haben und notfalls mit Mitarbeitenden der Personalabteilung zu diskutieren. Dabei sollten die Leute der HR-Abteilung bereits vorab involviert sein und die Leitplanken intern kommunizieren.

Wenn es gelingt, ein Klima der Mitverantwortung auch für die gemeinsam geschaffenen Werte zu erzeugen, gibt es auch weniger Probleme nach aussen. Den Mitarbeitenden muss einfach bewusst sein, dass sie auch auf Social Media mit dem Arbeitgeber in Verbindung gebracht werden – und dass dies für alle Beteiligten unter Umständen unangenehme, ja sogar drastische Folgen haben kann.

«Den Mitarbeitenden ist gar nicht bewusst, dass man sie abmahnen und sogar im Worst Case kündigen kann. Den Unternehmen wiederum ist nicht bewusst, dass sie das tunlichst regelmässig screenen sollten. Grade und besonders, wenn der Unternehmensname mit dem Profil verbunden ist.»

Michaela Esswein, Senior Talent Acquisition und Change Manager Die juristische Sichtweise dürfte in einem Unternehmen mit guter Unternehmenskultur eigentlich keine Rolle spielen. Insbesondere weil man jederzeit die Möglichkeit hat, aktiv das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass ein solches Ventil nach aussen gar nicht nötig ist.

Es gilt deshalb, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema Social Media zu sensibilisieren und gemeinsame Guidelines zu entwickeln. Diese ruft man regelmässig in

Erinnerung und führt ggf. mit anonymen Beispielen vor Augen, was man toleriert und was nicht.

Eine hierarchische Überwachung ist allerdings wenig sinnvoll und kann sogar kontraproduktiv wirken. Dass bei Wiederholungstätern aber auch andere Massnahmen möglich sind, sollte jedem bewusst sein, vom Mitarbeitenden über das Kader bis zum Verwaltungsrat. Schliesslich ist auch der Digitale-Raum kein rechtsfreier Raum.

Tipps: Folgende Punkte helfen Ihnen, die möglichen Knackpunkte bei Social Media bei Ihren Mitarbeitenden gekonnt anzusprechen: Merkwort: WEBIO ▪ Werte: Erklären Sie das «Warum» – lassen Sie einen Diskurs zu ▪ Entwicklung: Bottom-up Ansatz. Die Mitarbeiter sollen die Guidelines mitgestalten.

▪ Beständig: Machen Sie es regelmässig zum Thema.

▪ Involvieren: Schauen Sie nicht unbeteiligt zu. Involvieren Sie sich aktiv!

▪ Offen: Lassen Sie Raum für Neues, Unbekanntes und Reflektion

Das Autorenteam

Kevin Klak unterstützt Unternehmen im Spannungsfeld der Digitalisierung mit Fokus auf strategische Konzeption und Umsetzung. Sei es als unabhängiger Beirat für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat oder ad Interim in der Umsetzung von strategischen Initiativen. Er ist Mitglied des Digitalrats, einem unabhängigen Netzwerk von Digital-Experten. www.digitalrat.ch Benjamin Staub Baumgartner ist Director HR bei der Zur Rose Group AG. Die Zur RoseGruppe ist Europas grösste E-CommerceApotheke und eine der führenden Ärztegrossistinnen in der Schweiz. Sie zeichnet sich zudem aus durch die stetige Weiterentwicklung digitaler Services im Bereich Arzneimittelmanagement unter Verwendung von KI-gestützten Anwendungen und neuen Technologien. Benjamin Staub versteht sich in seiner Funktion als Gestalter im Unternehmen und begegnet der Digitalisierung mit einem Fokus auf eine mitarbeiterfreundliche Denk- und Wertehaltung im Unternehmen. www.zurrose.ch

11

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Lauernde Gefahr bei HR-Tech-Lösungen für die Diversität in den Unternehmen Unternehmen nutzen mehr und mehr auch im Human Resources Lösungen, um effizienter zu werden.

Solche HR-Tech-Tools können sich jedoch kontraproduktiv auf die Diversität eines Unternehmens auswirken. Denn: HR-Tech-Lösungen treffen oft diskriminierende Entscheidungen, basierend auf unbewusster Voreingenommenheit, die sich in den genutzten Datenmodellen festgesetzt hat. >> Nadia Fischer | Witty Works GmbH

Die Digitalisierung des HR-Bereiches schreitet schnell voran. So genannte «HR-Tech»-Lösungen schiessen zurzeit wie Pilze aus dem Boden.

Unternehmen nutzen diese aus verschiedenen Gründen; z. B. zur effizienteren Handhabung von Personaldossiers, für schnellere FeedbackLoops mit Angestellten, zur Früherkennung von Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden, für Gesundheitschecks etc. Oft ist auch künstliche Intelligenz im Spiel, welche die HR-Fachleute dabei unterstützen soll, effizienter und effektiver in einem Markt mit Fachkräftemangel vorzugehen.

Viele dieser Tools treffen sogar selbst Entscheidungen – im Namen des Unternehmens. Gewisse «Applicant Tracking Systems» machen die Vorselektion der Lebensläufe; andere interpretieren Gesichtszüge beim ersten Online-Interview, um über den Charakter der Person Schlüsse zu ziehen; wiederum andere bestimmen über das Zusammenpassen zwischen den Kandidierenden und der Firmenkultur aufgrund von Online-Tests. Auf künstlicher Intelligenz basierende Algorithmen nehmen den Personalfachpersonen die mühselige Entscheidungsarbeit ab.

HR-Tech-Lösungen, die diskriminieren Leider sind solche Tools ein zweischneidiges Schwert. Denn sie können auch äusserst negative Auswirkungen haben.

Beispiel 1:

Amazon entschloss sich 2014, einen auf künstlicher Intelligenz basierten Algorithmus zu entwickeln, der es schafft aus einer grossen Anzahl von Lebensläufen eine Vorselektion zu machen. Die Idee war, dass z. B. aus 100 Lebensläufen die Top-Fünf automatisiert ausgewählt werden. Diese Personen würden dann zum Interview eingeladen.

12

Aber im Jahr 2015 realisierte das Team, dass die Auswahl vom Algorithmus wider Erwarten nicht neutral vollzogen wird. Weibliche Talente wurden in der Auswahl diskriminiert; sie wurden nicht zu Interviews vorgeschlagen.

Was war geschehen? Die Datenmodelle wurden mit Lebensläufen trainiert, die in den letzten 10 Jahren bei Amazon eingegangen waren. Daraus lernte der Algorithmus – einfach gesagt –, dass alles «weibliche» negativ ist und daher nicht fürs Interview vorgeschlagen werden sollte. Denn: Die eingegangen Lebensläufe waren zu einem grossen Teil Lebensläufe von männlichen Kandidaten. Wörter wie «women’s» oder «female» wurden vom Algorithmus als negativ eingeschätzt, denn sie kamen nur bei wenigen Dossiers vor. Wurde also ein Dossier von einer Kandidatin durch den Algorithmus geprüft und auf dem Lebenslauf stand z. B. «President of the Women’s Chess Club» oder «Degree of the Female College Minnesota», entschied das Tool, dass die Kandidatin für eine Einstellung nicht geeignet war.1

Beispiel 2:

600 Firmen wie Nike und Unilever nutzen HireVue – ein Tool, das Bewerbende über Videoanalyse nach verbalen und nonverbalen Hinweisen bewertet. Leider ist aber auch dieses Tool nicht neutral: Es bekundet Mühe, verbale oder nonverbale Merkmale von Menschen mit dunkler Hautfarbe oder Frauen zu interpretieren und bewertet diese dadurch schlechter.2 Künstliche Intelligenz wird zwar für die Effizienzsteigerung eingesetzt, aber hat unbeabsichtigt negative Auswirkungen. Einerseits werden Menschen mit diversem Hintergrund benachteiligt, andererseits verunmöglicht es Unternehmen, auch diverse Talente zu rekrutieren.

Unbewusste Voreingenommenheit – menschlich, aber für HR-Tech verhängnisvoll Dass Datenmodelle solche verhängnisvollen Entscheidungen treffen, kommt nicht von ungefähr. Datenmodelle werden von Menschen entwickelt und lernen von Daten, die im Internet verfügbar sind. Beide - Menschen und Daten – sind nicht neutral, sie sind geprägt von unbewusster Voreingenommenheit.

Was ist unbewusste Voreingenommenheit (oder in Englisch: unconscious bias)?

«Eine unbewusste Voreingenommenheit ist ein systematisches Muster der Abweichung von der Rationalität bei der Beurteilung. Dies kann zu Wahrnehmungsverzerrungen oder unlogischen Interpretationen führen.»3 Mit anderen Worten: Als Menschen ergreifen wir unbewusst Partei für oder gegen eine Sache, eine Person oder eine Gruppe, wenn

Die Autorin Nadia Fischer ist seit zehn Jahren an der Schnittstelle zwischen Business und IT tätig. Sie arbeitete als Scrum Product Ownerin für Grosskunden und war Teil des Führungsteams beim PwC Experience Center. Da sie Diversität in derTech-Branche vermisste, gründete Nadia das TechStartup Witty Works.

Witty Works entwickelt eine KI-basierte Software – diversifier.witty.works. Der Diversifier entdeckt unbewusste Diskriminierung in der Unternehmens-Sprache und unterstützt Firmen in der inklusiven Kommunikation. www.witty.works

HR-Management und Zeiterfassung

wir unsere Umgebung interpretieren. Wir schaffen unsere eigene subjektive Realität, die auf Mustern beruht, die wir im Laufe unseres Lebens gelernt haben. Und daraus leiten wir unsere Verhaltensweisen ab.

Da Datenmodelle durch Menschen entwickelt werden und von Daten lernen, die durch Menschen geschaffen wurden, werden auch sie Opfer von unbewusster Voreingenommenheit.

Es ist sogar noch schlimmer: Sie verstärken diese sogar, da sie in sehr kurzer Zeit sehr viele Daten interpretieren und damit die von Vorurteilen durchsetzten Muster systematischer zur Anwendung kommen.

In vielen Fällen ist unbewusste Voreingenommenheit notwendig, weil sie unser Überleben garantiert (z. B. nicht auf die Strasse treten, wenn wir ein Auto hören) oder uns hilft, Informationen sehr schnell zu kategorisieren. Aber im HR-Management und vor allem bei der künstlichen Intelligenz, die im HR-Management Anwendung findet, ist sie für Talente mit diversem Hintergrund und für die Unternehmen selbst verhängnisvoll. So werden kompetente, aber für das Unternehmen «untypische» Kandidatinnen und Kandidaten aussortiert oder Talente aus unterrepräsentierten Gruppen werden vom Tool nicht zur Beförderung vorgeschlagen. Diversitätsziele, die sich das Unternehmen vorgenommen hat, können nicht erreicht werden.

Massnahmen, um Fairness in Personalprozessen herzustellen Wir Menschen sind nicht so rational, wie wir es gerne wären. Und Algorithmen sind nicht so neutral, wie wir sie gerne hätten. Beide werden von Voreingenommenheit unbewusst gesteuert. Was können wir also tun, um HRTech-Lösungen fairer zu gestalten? Oder wie können wir als Nutzende von HR-Tech vorbeugen, diskriminierende Tools zu kaufen?

Die folgenden Massnahmen basieren auf drei Aktionsebenen: Mensch, Organisation und Technologie. Denn um die negativen Auswirkungen von unbewusster Voreingenommenheit umgehen zu können, braucht es eine ganzheitliche Herangehensweise: ▪ Als Menschen und HR-Verantwortliche müssen wir uns weiterbilden: Wir müssen lernen, was unbewusste Voreingenommenheit ist und wie sie sich in Personalprozessen auswirkt.

▪ Als HR-Verantwortliche müssen wir lernen zuzuhören: Wir sollten aufhorchen, wenn Talente aus unterrepräsentierten Gruppen von Unfairness erzählen im Rekrutierungsoder Beförderungsprozess. Oft sind es auch nur Vermutungen, da die Ungerechtigkeiten ja unbewusst passieren. Aber auch diesen Vermutungen sollte nachgegangen werden.

Die Sprache in Stellenanzeigen bestimmt, wer sich bewirbt. Abhängig von der Sozialisierung haben Menschen eine unbewusste Voreingenommenheit in verschiedenen Bereichen, die sich auch auf die Interpretation der Sprache in Stellenanzeigen auswirkt. So interpretieren weibliche Talente Anforderungen anders als männliche. Oder Menschen mit Migrationshintergrund interpretieren die Beschreibung der Sprachkenntnisse anders.

Diese Verschiedenheiten können dazu führen, dass Unternehmen nicht genug Bewerbungen von Talenten mit diversem Hintergrund erhalten. Inklusive Sprache ist hier die Lösung dazu. Das Tech-Startup Witty Works hat eine HR-Tech-Lösung entwickelt, die es Unternehmen erlaubt, Stellenanzeigen so zu schreiben, dass sich alle Arten von Talenten bewerben. Damit können Unternehmen ihren Bewerbungs-Pool diversifizieren und ihre Diversitätsziele eher erreichen.

▪ Organisationen sollten bei der Auswahl von HR-Tech-Lösungen genauer hinschauen.

Sie können bei den Lieferanten nachfragen, wie die Datenmodelle entwickelt wurden und nach welchen ethischen Prinzipien.

▪ Organisationen sollten die HR-Tech-Lösungen auf Voreingenommenheit testen, bevor sie sie erwerben. Lassen Sie unterrepräsentierte Gruppen die Lösungen ausprobieren und messen sie die Resultate.

▪ Lieferanten, die HR-Tech-Lösungen entwickeln, müssen Teams aufweisen können, die divers aufgestellt sind. In solchen Teams wird ein Produkt aus verschiedenen Perspektiven entwickelt und getestet. Auch wenn ein diverses Team nicht Garant für die Absenz von Voreingenommenheit ist, so schwächt sie diese auf jeden Fall ab.

▪ Lieferanten müssen die Daten, die zum Training der künstlichen Intelligenz genutzt werden sollen, säubern, so dass sie möglichst neutral sind.

▪ Organisationen sollten HR-Tech-Lösungen wählen, die explizit ausgerichtet sind auf die Eliminierung von Voreingenommenheit.

Diversitätsziele erreichen mit fairen HR-Tech-Lösungen Diversität und Inklusion sind bei den HRAbteilungen in aller Munde. Und trotzdem schaffen es viele Unternehmen nur schwer, sich divers aufzustellen. Hier gilt dieselbe Regel wie in anderen Geschäftsbereichen: Ziele können nur erreicht werden, wenn sie explizit definiert sind und Investitionen in Massnahmen getätigt werden, um diese Ziele zu erreichen.

Unternehmen müssen also zuerst konkrete und messbare Ziele bezüglich Diversität definieren.

Und danach die Massnahmen bestimmen, die sie zum Ziel bringt. HR-Tech-Lösungen können Unternehmen dabei unterstützen, aber – wie oben erklärt – gilt es ein ganz genaues Auge darauf zu richten, dass sich ein gekauftes Tool nicht plötzlich kontraproduktiv auswirkt.

Um Diversitätsziele zu erreichen, sollten HRTech-Lösungen angeschafft werden, die den klaren Fokus haben, Unvoreingenommenheit und Diskriminierung auszuschalten. << Fussnoten 1 siehe Quelle Reuters: https://tinyurl.com/tsm21-1-Fischer1 2 siehe Quelle The New York Times: https://tinyurl.com/tsm21-1-fischer2 3 siehe Quelle Wikipedia: https://tinyurl.com/tsm21-1-fischer3

13

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Mit digitalem Bewerbermanagement die Besten finden Der Fachkräftemangel nimmt in immer mehr Branchen zu und oftmals können hochqualifizierte Bewerberinnen und Bewerber aus mehreren attraktiven Stellen auswählen. Da ist es für ein Unternehmen wichtig, mit professionellen Stellenausschreibungen, zeitgemässen Bewerbungsmöglichkeiten und nahtlosem Onboarding die besten Leute zu überzeugen, genau bei ihnen zu arbeiten. Wo früher viel Handarbeit nötig war, hilft heute das digitale Bewerbermanagement, effizient die besten Mitarbeitenden zu rekrutieren.

14

Ob es nun um die Planung, die Suche nach geeigneten Personen, die Auswahl der Besten oder das Vertragsmanagement geht: Das Suchen und Einstellen neuer Mitarbeitenden ist immer aufwendig, kostet viel Zeit und auch Geld. Aber es ist eben auch einer der wichtigsten Vorgänge eines Unternehmens, denn nur mit den passenden Mitarbeitenden führt der Weg zum Erfolg.

Hier helfen moderne Recruiting-Hilfsmittel ansprechende Inserate zu publizieren, digitale Möglichkeiten zur Bewerbung anzubieten und rasch darauf zu reagieren – und um damit einen positiven Eindruck bei den zukünftigen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Und natürlich wird damit auch die Arbeit der Personalabteilung massgeblich vereinfacht und definitiv effizienter.

Doch gerade der Fachkräftemangel sorgt in vielen Branchen für eine grosse Konkurrenz zwischen den einzelnen Unternehmen. Wer kann sich wie die besten Leute sichern? Es ist von hoher Wichtigkeit, die richtigen Zielgruppen gezielt anzusprechen, um sich als Firma bei der Kandidatensuche erfolgreich gegen die zahlreichen Mitbewerber durchzusetzen.

Digitale Unterstützung im Bewerbungsprozess Eine geeignete Bewerbermanagement-Lösung unterstützt Sie in allen Phasen der Suche, namentlich bei der Bedarfsplanung, den Bewerbungsprozessen und auch beim Personalmanagement.

Meist ist im Bewerbermanagement-System ein eigenes Job-Portal integriert, auf dem Stellenanzeigen generiert und publiziert werden können. Interessierte Personen können sich dann dort über das Unternehmen und die offenen Stellen informieren sowie direkt und einfach bewerben. Dieses Portal dient dabei auch als attraktive Visitenkarte für Ihre Firma und sorgt schon mal für einen professionellen und zeitgemässen Eindruck. Denn die Wichtigkeit des Employer Brandings, also des Images, das Sie als Arbeitgeber haben, ist heutzutage nicht zu unterschätzen.

Massgebend ist deshalb auch, dass Sie sofort auf eine Bewerbung reagieren und für Sie wirklich passende Bewerberinnen und Bewerber umgehend kontaktieren. Hier kommt eine

HR-Management und Zeiterfassung

strategisch ausgerichtete und professionelle Bewerbermanagement-Lösung erst richtig zum Zuge. Denn wer als Arbeitgeber zuerst kommt, mahlt eben oft auch wirklich zuerst.

Aber auch die Absagen sollten speditiv und wertschätzend erledigt werden, denn dann erinnern sich auch abgewiesene Kandidatinnen und Kandidaten positiv an Ihr Unternehmen – und bewerben sich gerne wieder für eine besser passende Stelle.

Entlastung von A bis Z Doch die Vorteile einer Bewerbermanagement-Lösung zeigen sich schon viel früher, nämlich bei der Planung des Personalbedarfs.

Sie brauchen zum Beispiel im Einkauf eine neue Arbeitskraft? Statt dass Sie viele Papiere ausfüllen und über Ihre Vorgesetzten in die Personalabteilung schicken müssen, reicht heute ein Klick in einem Formular der Lösung.

Ihre Manager werden automatisch über den Personalbedarf informiert, können diesen bestätigen und das HR kann den Antrag mit einem Knopfdruck freigeben. Die Informationen zu Ihrem Antrag sind alle an einem Ort auffindbar, der Prozess wird so beschleunigt und professionalisiert.

Mit einer modernen BewerbermanagementLösung werden Sie auch beim Erstellen von attraktiven Stellenanzeigen mit integrierten Vorlagen unterstützt und durch den Prozess geführt. Denn heute muss eine Stellenausschreibung besonders professionell daherkommen, um aus der Masse hervorzustechen.

Listen Sie die Vorteile Ihrer Unternehmung auf, aber erklären Sie vor allem auch, was der Gewinn für die Bewerberin oder den Bewerber ist. So gelingt es Ihnen, Top-Kandidaten anzuziehen.

Mit einem Knopfdruck kann Ihre Stellenausschreibung nun sowohl auf Ihrer Website und/oder im eigenen Jobportal als auch auf ausgewählten Job-Plattformen publiziert werden. Wer sich nun für die Stelle interessiert, kann sich direkt in Ihrem Job-Portal auf die ausgeschriebene Position bewerben – und die Daten landen strukturiert in Ihrer Bewerbermanagement-Lösung.

in der sämtliche Daten aus dem Prozess zentral gespeichert werden. Doppelte Bewerbungen werden erkannt, auch können Sie in vielen Lösungen im Moment nicht ganz passende, aber durchaus interessante Bewerbungen in einem Talent-Pool sammeln. Bei späteren Vakanzen können diese Personen direkt kontaktiert werden, wenn Sie zum Anforderungsprofil passen.

aufgehört hat. Alle Dokumente zu den neuen Mitarbeitenden sind zentral gespeichert, alle Berechtigten haben Zugriff darauf. Auch helfen Ihnen zum Beispiel Erinnerungsfunktionen, Nachlässigkeiten zu vermeiden. So wird der Blumenstrauss für das 20-Jahr-Jubiläum von Frau Langenegger rechtzeitig bestellt und auch das Gespräch zum Ablauf der Probezeit mit Herrn Lauper geht nicht vergessen.

Das Bewerberdossier kann von allen Personen mit dem entsprechenden Zugriffsrecht jederzeit aufgerufen werden und sorgt so für einen nahtlosen Informationsfluss. Sämtliche Kommunikation in E-Mail oder Briefform wird darin abgespeichert und kann jederzeit nachvollzogen werden.

Über den Self-Service können die Mitarbeitenden die eigenen Angaben, z. B. die Adresse, bequem selbst ändern. Diese Mutationen werden von den Zuständigen im HR bestätigt oder begründet abgelehnt. Das Ausdrucken von Ferienanträgen und dergleichen gehört damit definitiv der Vergangenheit an.

Automatische Vorselektion

Datenschutz jederzeit gewährleistet

Das ELO Bewerbermanagement ermöglicht zum Beispiel eine automatische Selektion aus den eingegangenen Dossiers. So kann mittels einer vorgegebenen Bewertung einzelner Faktoren zum Beispiel eine Reihenfolge der Top-Kandidaten erstellt werden. Diese Vorselektion erspart viel Zeit, unpassende Bewerbungen werden früh erkannt, die entsprechende Absage erfolgt auf Wunsch automatisch. Im Bewerber-Dashboard haben Sie dabei stets den Überblick über den gesamten HR-Recruiting-Prozess der verschiedenen offenen Stellen im Unternehmen, Sie können die einzelnen Kandidaten aufrufen, jederzeit den Status der Bewerbung einsehen und noch viel mehr.

Selbstverständlich schützen sowohl das ELO Bewerbermanagement-System als auch unsere weiteren HR-Lösungen die persönlichen Daten effizient und mit den neusten Verschlüsselungstechnologien. Auch dem Datenschutz wird stets Rechnung getragen, niemand aus dem Unternehmen hat Zugriff auf die Informationen, der dazu nicht explizit berechtigt ist.

Der Kontakt mit den Bewerberinnen und Bewerbern ist sehr wichtig. Heutzutage wird von ihnen erwartet, dass sie schnelle, persönliche Reaktionen erhalten, sei es per E-Mail oder klassisch per Brief. Hier hilft das Bewerbermanagement-System ebenfalls mit zahlreichen Funktionen. So können Eingangsbestätigungen, Einladungen oder Absagen automatisch per E-Mail versendet werden und natürlich werden alle Dokumente stets im digitalen Bewerbungsdossier abgelegt. Die Zeitersparnis mit diesen Hilfsmitteln ist bemerkenswert.

Die Suche war erfolgreich

Alle eingehenden Bewerbungsunterlagen werden elektronisch verarbeitet. Wenn diese per E-Mail oder sogar per Post eingehen, werden diese vom System digitalisiert, ausgelesen und die Angaben ebenfalls in der vorgegebenen Struktur gespeichert, so dass eine absolute Vergleichbarkeit mit den Bewerbungen aus dem Job-Portal gegeben ist.

Wenn Sie nun jemanden gefunden haben und diese Person einstellen, beginnt der Onboarding-Prozess mit der Ausstellung des Arbeitsvertrages. Da das Bewerbermanagement-System im Idealfall mit dem Enterprise Content Management (ECM) verbunden ist, wird die Informationen des Bewerberdossiers mittels Knopfdruck in ein digitales Personaldossier überführt. Bei einer Verwendung der ELO Vertragsmanagement-Lösung kann der Arbeitsvertrag einfach aus einem Template erstellt werden.

Für alle Bewerberinnen und Bewerber wird dabei ein digitales Bewerberdossier angelegt,

Das elektronische Personaldossier übernimmt nahtlos, wo das Bewerbermanagement-System

Aus analog wird digital

Beim Onboarding kommen in modernen Unternehmen weitere digitale Hilfsmittel zum Zuge. Diese können mit individuellen Unterlagen helfen, gleich zu Beginn die neuen Mitarbeitenden zu beeindrucken. Erstellen Sie zum Beispiel Checklisten, eine Aufstellung der neuen Kolleginnen und Kollegen oder eine Liste der Führungspersonen.

Die neuen Mitarbeitenden fühlen sich so willkommen und einem gelungenen Start der Zusammenarbeit steht nichts mehr im Wege.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch ELO Digital Office CH AG in Wallisellen, Hersteller von Systemen für EnterpriseContent-Management.

Der Autor Roland Benguerel ist Head of Sales von ELO Digital Office CH AG

ELO Digital Office CH AG | 8304 Wallisellen T +41 43 544 39 00 | www.elo.ch

15

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Digitalisierung auf Halde?

Nein, sondern clevere digitale Automatisierung von Prozessteilschritten Muss es immer gleich ein neues Produkt oder gar eine Komplettlösung sein? Nein, denn durch eine clevere Automatisierung von manuellen und repetitiven Prozessteilschritten kann man selbst dafür sorgen, dass der administrative Aufwand handhabbar bleibt. >> Vanessa Meister | 89grad GmbH

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und vor allem solche, die sich gerade in einer Wachstumsphase befinden, stehen oft vor der gleichen Herausforderung: Ihre manuellen Prozesse im HR-Bereich bedeuten Mehrarbeit mit jedem zusätzlich eingestellten Mitarbeiter.

Grosses Potenzial liegt daher in der Digitalisierung der administrativen Prozesse.

Die Einführung eines digitalen Produktes oder gar einer Komplettlösung bedeutet jedoch erst einmal eine grosse Investition. Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung ist die genaue Kenntnis der eigenen Prozesse, Anforderungen und Fertigkeiten der Mitarbeiter. Darüber hinaus sollte bekannt sein, wo man in Zukunft hin will – denn nur so kann man sicher sein, dass das ausgewählte Produkt auch die zukünftigen Bedürfnisse abdeckt.

Sonst läuft man der Gefahr, dass kommende Anforderungen nicht abgedeckt sind und ein Wechsel auf ein neues Produkt nötig wird.

Kein «Alles oder Nichts» Die Digitalisierung verläuft jedoch nicht nach dem Alles-oder-Nichts-Prinzip: Es muss nicht

Die Autorin Vanessa Meister ist seit 2014 am Aufbau verschiedener Startups im Innovationsbereich beteiligt und ist Partner und Mitglied der Geschäftsleitung verschiedener Software- und Digitalisierungsunternehmen.

Als Gegner jeglicher Verschwendung hilft sie Unternehmen, ihre Prozesse schrittweise zu digitalisieren und so ihren Aufwand zu minimieren. www.89grad.ch

16

immer gleich das grosse Produkt oder gar eine Komplettlösung sein. Sie kann auch in kleinen Schritten zur jeweils richtigen Zeit vorangehen – nämlich durch die ganz gezielte Automatisierung von Prozessteilschritten – genau dort wo es sie jetzt gerade braucht und die grössten Vorteile schafft. Diese «Schritt-für-Schritt»Digitalisierung bringt einige Vorteile mit sich: Sie kann mit sehr wenig Aufwand betrieben werden, ein Grossteil der Anfangsinvestition entfällt und auch die Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt an die neuen, automatisierten Arbeitsabläufe zu gewöhnen – und können diese im besten Fall sogar mitgestalten.

Simpel gesagt lässt sich so im Sinne des 80/20 Prinzips mit wenig Investition schon ein beträchtlicher Anteil an Digitalisierung umsetzen und dadurch Effizienzsteigerung erreichen, ohne dass man sich für ein bestimmtes digitales Produkt entscheiden muss.

Mit drei Stufen zum Erfolg Dabei hat sich auch bei uns ein dreistufiges Vorgehen bewährt:

1. Digitalisierungsansätze identifizieren

Entscheidet man sich für eine schrittweise Automatisierung seiner Prozesse, muss man diese kennen. Womit verbringen die Mitarbeiter am meisten Zeit und welche dieser Aufgaben sind repetitiv und werden von Hand erledigt?

Wichtig ist hierbei zu hinterfragen, wieso der jeweilige Prozessschritt repetitiver und manueller Natur ist. Wenn es hierfür keinen triftigen Grund gibt, wie beispielsweise eine Kontrollfunktion, so kann dieser Schritt, beziehungsweise mehrere zusammengehörige Schritte, automatisiert werden.

2. Transparenz und Zugang zu Daten schaffen

Bevor die identifizierten Prozesse automatisiert werden, kann es sich lohnen, die Information und den Informationsfluss in den jeweiligen Prozessschritten transparent zu machen.

Wenn klar wird, welche Daten wann wohin fliessen, können sie gegebenenfalls transparent für alle im Sinne eines Informations-Hubs oder Self-Service Portals dargestellt werden.

Auf diese Weise können im Vorfeld der Automatisierung Prozesse abgekürzt, beziehungsweise Prozessschritte weggelassen werden.

3. Digitale Automatisierung vornehmen:

Heute existieren viele Möglichkeiten, ohne beziehungsweise mit sehr wenig Programmieraufwand, Prozesse zu digitalisieren. Hier helfen vor allem die vielen neu entstandenen No-Code- und Low-Code-Ansätze.

Mit diesen können beispielsweise in kurzer Zeit Formulare erstellt, automatisierte E-Mails verschickt und standardisiert Dateien abgelegt werden. Auch der Aufwand für Abstimmung kann durch den Einsatz digitaler Kollaborationsmedien minimiert werden. Spannende Ansätze hierfür liefern beispielsweise Zapier, IFTTT, Typeform, Glide, Slack und auch verschiedene Google Produkte.

Beispiele für Automatisierungen im HR-Bereich: Beispiel 1: Das Arbeitszeugnis

Das manuelle Erstellen von Arbeitszeugnissen benötigt viel Zeit. Oftmals wird ein Arbeitszeugnis dabei aus vorherigen Zeugnissen zusammenkopiert – oder es wird vom Arbeitnehmer verlangt, dass dieser es selbst schreibt.

HR-Management und Zeiterfassung

Durchläuft der Bewerber mehrere Gespräche im Bewerbungsprozess, kommt noch hinzu, dass er oftmals die gleichen Fragen durch verschiedene Mitarbeiter gestellt bekommt.

Abbildung zu Beispiel 1: Ausschnitt aus einem automatisierten Zeugniserstellungsformular

Durch den Einsatz von Low-Code- und NoCode-Tools kann dieser Prozess stark standardisiert und vereinfacht werden. Für den Bewerber entsteht eine Art Self-Service Portal in welchem er einerseits alle benötigten Informationen transparent erhält, andererseits auch von Anfang an alle relevanten Fragen gestellt bekommt und die Antworten und Dokumente zentral gespeichert werden.

Abbildung zu Beispiel 3: Transparente Darstellung von Lohnbänder zur Einordnung eigener Löhne

Dazu wird der Bewerber vom ersten Kontakt an durch das Ausfüllen eines Fragebogens dazu gebracht, alle relevanten Informationen zu liefern. Wenn dieser nicht ausgefüllt wird, fällt der Bewerber aus dem Prozess heraus. Die Informationen werden automatisch und in vergleichbarer Form zentral gespeichert. Bei einer Einladung zum Gespräch bekommt er im Videoformat alle wichtigen Informationen zum Unternehmen und den Gesprächspartnern, sodass während des Gesprächs keine Monologe, sondern ein echter Austausch stattfinden kann. Und auch Übungen und deren Bewertung sind standardisiert und transparent zugänglich für alle Mitarbeiter, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Denn nur so kann jedes weitere Gespräch für beide Seiten einen Mehrwert schaffen.

Beispiel 3: Lohnverhandlungen

Lohn

Median

Alter

Digitale Arbeitszeugnisdienste gibt es auf dem Markt viele, die Funktionen sind umfangreich und bei der Nutzung der eigenen Sätze benötigt es Einrichtungsaufwand. Ausserdem sollte auch hier ein Evaluationsprozess vorausgehen.

Das lohnt sich für einige wenige Arbeitszeugnisse im Jahr jedoch kaum.

Wieso nicht einen Schritt zurück gehen und überlegen, was 80% der Arbeit verursacht?

Das ist meistens das Zusammenkopieren der verschiedenen Textbausteine.

Um das manuelle Kopieren zu automatisieren sucht man zuerst alle im Unternehmen genutzten Zeugnis-Bausteine zusammen und ordnet diese nach einem Bewertungsschema.

Die Sätze sammelt man beispielsweise in einem Excel und kopiert sie von dort aus in

einem ersten Schritt in die Arbeitszeugnisse.

In einem zweiten Schritt programmiert man einen kleinen Generator – oder klickt die Sätze nach Bewertung über ein Formular zusammen. Nun muss man den Inhalt nur noch in ein vorformatiertes Dokument kopieren, Name und Adresse austauschen und eventuell hier und da noch ein Wort ergänzen. Und schon steht das Zeugnis.

Beispiel 2: Bewerbermanagement

Als Unternehmen bekommt man viele Bewerbungen mit unterschiedlichen Dokumenten und Qualitätsstandards.

Diese oft zähen und unangenehmen Verhandlungen können durch die absolute Transparenz der Lohnstruktur anhand von Lohnbändern abgekürzt werden. Hier kann man beispielsweise auf Basis von Industrievergleichen, sowie der Untersuchung eigener Löhne, Lohnbänder festlegen und diese den Mitarbeitern und sogar den Bewerbern offenlegen.

In einem weiteren Schritt kann man ein einfaches Tool erstellen, welches beispielsweise anhand von Vorbildung, Berufserfahrung und anderen relevanten Kriterien das Lohnband anzeigt. Und schon ist viel Zeit und Nerv in der Verhandlung eingespart.

Mit diesen sehr einfachen Schritten der Transparenz, Self-Service und dem Einsatz von kleinen Low-Code- und No-Code-Tools können auch KMU schnell und ohne grosse Vorinvestition von der Digitalisierung profitieren – ohne dass bereits Energie in die Evaluation und Einführung von Komplettlösungen investiert werden muss. <<

Die Auswahl und Vergleichbarkeit werden erschwert und die Sichtung der Dokumente nimmt viel Zeit in Anspruch, wobei Fragen häufig nicht beantwortet werden.

17

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Wenn der Personaler ein Roboter ist – KI im HR Ob Alexa, ein Staubsaugerroboter, Netflix oder beim Googeln: Künstliche Intelligenz (KI) begegnet uns überall.

Sie ist auf dem Vormarsch und löst viele unserer Probleme. Sie spart Zeit und Kosten und bringt dem Anwender entsprechend auch einen Nutzen. Aber wie sieht es bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern aus? Kann KI auch hier nützlich sein, oder birgt sie sogar Gefahren? Eine Spurensuche. >> Corina Zingg | CreaLengo GmbH

Obwohl schon lange geforscht wird, ist «Künstliche Intelligenz» noch weit davon entfernt, «intelligent» im menschlichen Sinne zu sein.

KI kann Daten analysieren und Zusammenhänge feststellen. Sie kann aber nicht selbst denken und Schlussfolgerungen ziehen, wie es ein Mensch tut.

auch versucht, günstigere Wege zur Rekrutierung von gutem Fachpersonal zu finden. Die Hoffnung, Zeit und damit Kosten zu sparen, ist verführerisch. Die Versprechen der Hersteller von KI-Recruiting-Tools sind sehr hoch.

Welche Möglichkeiten gibt es heute schon auf dem Markt?

In einem Experiment wurden Bilder von Pferden und Autos in eine Software eingelesen. Die KI suchte nach Ähnlichkeiten in diesen Fotos.

Ein Mensch würde bei der gleichen Aufgabe Beine, Fell, Räder und Blech erkennen und könnte so leicht zwischen einem Pferd und einem Auto unterscheiden. Die KI sieht verschiedenfarbiger Pixel und sucht nach Regelmässigkeiten. In diesem Experiment entdeckte die KI bei 20 % der Bilder von Pferden einen Quellcode auf dem Bild. Darauf hat sie sich dann auch konzentriert. Sobald auf einem Bild eines Autos ein Quellcode angegeben war, definierte die KI dieses Bild als ein Pferd.

(Lapushkin et al., 2019)

1. Das Parsen von Bewerbungsunterlagen

Dennoch schreitet die Entwicklung in der KI rasant voran. Was heute gilt, kann in wenigen Monaten schon wieder veraltet sein. Wir stehen am Anfang einer sehr interessanten Zeit.

Hoffnungen für HR Von der Sichtung der Lebensläufe bis zur Einstellung neuer Mitarbeitenden entstehen im HR hohe Kosten. Aus diesem Grund wird

Die Autorin Corina Zingg ist Geschäftsführerin der CreaLengo GmbH, dem Weiterbildungsinstitut für Bewerbungstrainer und Outplacement-Profis.

Sie fühlt den Puls des Arbeitsmarktes und studiert die neuesten Trends, die innovativsten Tools und Veränderungen auf dem Bewerbungsmarkt. www.crealengo.ch

18

KI-Tools erstellen Anzeigen und parsen (= vergleichen) die Unterlagen der Bewerbenden mit den gewünschten Fähigkeiten. Die Lebensläufe mit den meisten Übereinstimmungen werden besser gerankt, was dem Personaler die Arbeit erleichtert. Er muss nicht mehr alles lesen, sondern konzentriert sich auf diese, von der KI bestimmte Auswahl.

In den Bewerbungskursen weisen wir die Bewerbenden schon länger auf das Parsen hin.

Wir helfen ihnen, die richtigen Wörter und Begriffe in die Lebensläufe zu setzen. Manche Bewerber platzieren sogar das Stelleninserat unsichtbar in den Lebenslauf, damit die KI die richtigen Begriffe findet. Daher stelle ich mir die Frage, ob das nicht einfach ein Wettrüsten zwischen den beiden Parteien ist.

2. Textanalysen aus Bewerbungsunterlagen Andere KI-Tools analysieren Texte aus Lebensläufen oder Bewerbungsschreiben. Sie stützen sich dabei auf die Forschung von Pennebaker, der 74 Sprachparameter definiert hat. Von den verwendeten Worten schliesst die KI auf den Charakter des Bewerbenden.

Ich bekam die Möglichkeit, ein solches Tool zu testen. Also liess ich drei Texte analysieren.

Einen Beitrag von mir, einen Blogbeitrag einer Reise-Influencerin und einen Analysebericht eines IT-Fachmannes.

In der Abbildung sehen Sie die Auswertung der Textanalysen. Ich sehe keine wesentlichen Unterschiede. Sie?

Abgesehen davon finde ich, dass das Tool mich komplett falsch bewertet: Es attestiert mir unter anderem wenig Ordnungsliebe, wenig Pflichtbewusstsein und fast keine Aufgeschlossenheit, dafür Anfälligkeit für Stress, Befangenheit und Besorgtheit. Aufgrund dieser Analyse würde ich mich nicht einstellen.

Ich bin überzeugt, dass das Gegenteil der Fall ist und ich deshalb beruflich erfolgreich bin.

3. Stimmanalysen Viele Startups arbeiten derzeit an diesen Softwares für das HR. Sie analysierten Stimmen basierend auf Sprachrhythmus, Wortwahl und Stimmumfang. Daraus erstellen sie ein psychologisches Profil der Bewerbenden. Laut Hersteller sucht die KI selbstständig nach Korrelationen zwischen Persönlichkeitsmerkmalen und Stimme.

Leider gibt es auch hierzu keine unabhängige Forschung. Laut Pennebaker ist die Sprache zeitlich instabil. Er liess Sprachprofile im Abstand von vier Wochen erstellen und fand nur eine 16-prozentige Übereinstimmung.

Etwas wenig, finde ich. Menschen sprechen nicht einfach so, weil sie klug oder teamfähig sind, sondern weil sie es zuhause am Küchentisch so gelernt haben. Wir übernehmen Vokabular und Timbre von unseren Eltern und Freunden, Berner sprechen langsamer als Berliner und die Körpergrösse hat einen direkten Einfluss auf den Kehlkopf und damit auf die Tonhöhe. Stimmakrobaten und Kabarettisten wie Michael Elsener leben übrigens davon, Stimmen vorzüglich zu imitieren.

4. Videoanalysen Hier werden Videos von einer KI ausgewertet.

Anhand von Wortwahl, Stimme, Mimik und Gestik zieht sie Rückschlüsse auf psychologische Persönlichkeitsmerkmale. Daraus wird die berufliche Leistung vorhergesagt. Das sei so gut wie ein Fingerabdruck und könne nicht gefälscht werden, erklären die Hersteller dieser KI-Tools. Psychologen hätten Tausende von Videos ausgewertet und ein «geheimer»

HR-Management und Zeiterfassung

Abbildung: TestauswertungDiagrammtitel Textanalyse KI-Tool Tempramentvoll

Algorithmus analysiere 28 Parameter. Auf Basis dieser Daten erstellt die KI ein Persönlichkeitsprofil. Ein bisschen wie bei der TV-Serie «Lie to Me».

In meinen Recherchen habe ich herausgefunden, dass trainierte Menschen sieben verschiedene Emotionen aus der MikroMimik lesen können, dies aber nicht fehlerfrei. Viele Psychologen bestreiten jedoch vehement, dass 28 Persönlichkeitsmerkmale aus der Mimik oder Gestik gelesen werden können. Es steht hier also Aussage gegen Aussage. Eine kürzlich veröffentlichte Studie zeigt sogar, dass Bewerber durch KI bis zu 15 Punkte besser bewertet werden, wenn ein Bild im Hintergrund an der Wand hängt.

häufig Besorgt Melancholisch Masslos Befangen Anfällig für Stress Vertrauenswürdig Mitfühlend Kompromislos

Die Werbeversprechen der Hersteller

Bescheiden

Doch was bedeuten diese Werbeslogans wirklich?

Kooperativ

▪ Die Persönlichkeit hat einen direkten Zusammenhang mit der beruflichen Leistung: Metastudien bestreiten dies.

Der Zusammenhang hier ist sehr klein, meistens unter 5 %. In jedem Beruf gibt es unterschiedliche Persönlichkeiten und die Arbeitsleistung ist deswegen nicht besser oder schlechter.

Altruistisch Gesellig Aufgeschlossen Abenteuerlustig Fröhlich

▪ Die Tools sind objektiver als jeder Psychologe: In der Wissenschaft bedeutet das Wort «Objektivität», dass unabhängig davon, wer die Auswertung vornimmt, immer die gleichen Ergebnisse erzielt werden. Es bedeutet aber nicht, dass diese Ergebnisse auch richtig sind. Das richtige Wort dafür wäre «Validität». Hier hoffen die Werber darauf, dass wir Objektivität so verstehen, wie es in der Alltagssprache üblich ist.

Durchsetzungsfähig Selbstbewusst Selbstdiszipliniert Ordnungsliebend Pflichtbewusst Vorsichtig

▪ Wissenschaftlich getestet: Getestet oder erforscht bedeutet nicht, dass die Ergebnisse zufriedenstellend sind. Es bedeutet nur, dass es erforscht wurde. Fragen Sie nach den Resultaten von unabhängigen Studien und lassen Sie diese von Experten auswerten.

Ehrgeizig Aufmüpfig Intellektuell Fantasievoll

▪ Innovative Technologie: Das bedeutet nur, dass sie neu ist, aber nicht, dass sie funktioniert.

Emotional Künstlerisches Interesse Ablenkung 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Text 1

Text 2

Text 3

Drei komplett unterschiedliche Texte liefern sehr ähnliche Resultate, wie man anhand der farbigen Balken gut erkennen kann.

▪ Sprache und Mimik kann man nicht fälschen: Hier würde ein guter Schauspieler sofort widersprechen, meiner Meinung nach zu Recht. Ausserdem wird jeder Mensch von der aktuellen Stimmung (Stress, Müdigkeit, Glück) beeinflusst.

Bekannte Fehleinschätzungen Amazon beendete vor kurzem sein KIbasiertes Rekrutierungsprogramm, da nachweislich Frauen diskriminiert und deren Lebensläufe schlechter bewertete wurden. Dies war das Ergebnis einer Unterrepräsentation von weiblichen Bewerbern im Trainingsdatensatz für die KI. Als dies endlich entdeckt wurde, wurde versucht, die KI umzuschreiben und diese Verzerrung zu beseitigen. Dies war nicht mehr erfolgreich, da die KI nun anhand von Hobbys oder Universitäten entschied, wer eine Frau oder ein Mann sein könnte.

Fazit Die Unsicherheiten von Personalverantwortlichen und Unternehmen sind durchaus begründet. Das liegt nicht nur daran, dass Menschen psychologisch nicht so leicht zu durchschauen sind. Die Entwicklungen bei KI-Tools sind heute noch zu wenig fortgeschritten, als dass sie bedenkenlos im HR-Bereich eingesetzt werden könnten.

Bewerbern ist es suspekt, von einer KI bewertet zu werden. Sie wollen Menschen überzeugen, keine Maschinen. Aus rechtlichen Gründen dürfen solche KI-Tools dem Bewerber nicht verheimlicht werden. Bei Fachkräftemangel kann sich der Einsatz dieser KI-Tools deshalb negativ auswirken, da Bewerbungen zurückgezogen werden.

Die Kosten im HR-Bereich für die Einstellung neuer Mitarbeiter sind sehr hoch. Eine einzige Fluktuation kann ein gutes Jahresgehalt kosten. Deshalb ist es immens wichtig, von Anfang an die richtigen Personen einzustellen. Gut ausgebildete HR-Fachleute in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern sind Gold wert und können – heute – durch kein noch so gutes KI-Tool ersetzt werden.

Geben wir der KI noch etwas Zeit. Die Forschung macht grosse Fortschritte und sicherlich werden wir in den nächsten Jahren neue Möglichkeiten bekommen. Jetzt im Jahr 2021 sind wir, meiner Meinung nach, noch nicht so weit. <<

Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit

www.swonet.ch

19

Advertorial

Aufträge für Mitarbeiter effizient einplanen Der Gärtner, der Schreiner, der Sanitärinstallateur, der Elektriker, die Reinigungskraft, der Maler, der Heizungsmonteur oder der Maurer – sie alle arbeiten beim Kunden und müssen effizient eingeplant werden. ClickTime unterstützt Handwerksbetriebe bei diesem Prozess und kombiniert die Auftragsplanung mit einer professionellen Zeiterfassung. Zentral geplant und auf dem Smartphone des Mitarbeiters angezeigt.

Die zugeteilten Aufträge werden beim Mitarbeiter direkt auf dem Smartphone angezeigt, so dass er jederzeit weiss, wann welcher Job zu erledigen ist. Von jedem Auftrag können die notwendigen Informationen abgefragt und im Rahmen der Erledigung eigene Kommentare oder auch Fotos erfasst werden. Festgestellte Probleme, ergänzende Arbeiten oder zusätzliche Leistungen dokumentiert der Mitarbeiter direkt im System.

Detaillierte Zeiterfassung ist integriert Der System-Auftrag dient gleichzeitig als Start und Stopp für die Zeiterfassung, so dass alle Arbeitszeiten automatisch beim richtigen Kunden und Projekt landen. Dank der transparenten Leistungsübersicht bleiben die effektiven Projektkosten stets im Blick.

Je nach Bedarf und Buchhaltungssoftware können die Aufträge und Stunden mit einem Drittsystem ausgetauscht werden. Die automatische Eröffnung – bei Firmen mit vielen Aufträgen – erleichtert die rasche Auftragsplanung und Zeiterfassung.

ClickTime bietet mit ihrer Cloudlösung eine branchenneutrale und flexible Software an und sorgt mit KMU-freundlichen Preisen für ein interessantes Angebot.

Weniger Papierkram auf der Baustelle, mehr Informationen vor Ort, schnellere Umplanung bei Verzögerungen. Es gibt viele Gründe, warum die Auftrags- und Mitarbeitereinsatzplanung im Excel die heutigen Anforderungen nicht mehr erfüllt. Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen, hat ClickTime die Zeiterfassungssoftware mit einer Auftragsplanung ergänzt. Bereits heute können Arbeitszeiten auf Aufträge erfasst werden, so dass die Nachkalkulation sichergestellt ist. Mit der Auftragsplanung auf dem Smartphone wird dies nun noch einfacher.

In der Zeiterfassung sind bereits alle Mitarbeiter mit ihrem Pensum erfasst, so dass die vorhandenen Ressourcen jederzeit sichtbar sind und die eingetragenen Ferien und Absenzen automatisch in der Planung angezeigt und berücksichtigt werden.

Arbeitsaufträge erleichtern die Planung Die Aufträge können je nach Bedarf in verschiedene Arbeitsaufträge unterteilt werden. Damit können auch grössere Aufträge übersichtlich eingeteilt und geplant werden. Die zusätzlichen Informationen über die Arbeiten, den Standort, die Kontaktpersonen etc. erleichtern die Ausführung vor Ort. In der Planung werden die täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufträge per Drag & Drop an die Mitarbeiter verteilt. Kurzfristige Änderungen? Spielend einfach können die Aufträge auf der digitalen Plantafel verschoben und einem anderen Tag oder Mitarbeiter zugewiesen werden.

20

ClickTime AG | 8840 Einsiedeln T +41 43 444 88 33 | www.clicktime.ch

topsoft Fachmagazin 21-1

HR-Management und Zeiterfassung

Warum ich mich nicht bei Ihnen bewerbe – ein Perspektivenwechsel Schon klar, wir schreiben in diesem Fachmagazin von Unternehmenssoftware, Prozessen, Funktionen und Organisationsstrukturen. Aber wir sprechen auch über digitales Human Resource Management. Bereits beim Begriff wird klar, wie die traditionelle Betriebswirtschaftslehre den Menschen als Ressource in eine Unternehmensfunktion «zwängt». Höchste Zeit, die Perspektive zu wechseln und die BWL-getrübte Brille der Unternehmenssicht mit einem bewerberzentrierten Mikrofasertuch zu putzen. Das sorgt für Klarsicht und neue Erkenntnisse.

Der Weg eines Bewerbers von der Jobsuche über den Bewerbungs- und Interviewprozess bis zur Einstellung wird im Fachjargon als «Candidate Experience» oder «Candidate Journey» bezeichnet. Aber denken Sie daran, mich als Bewerber interessiert es nicht, mit welchem Anglizismus Sie meine Erfahrungen in Ihrer HR-Strategie bezeichnen. Als Bewerber interessieren mich Einfachheit, Transparenz und Offenheit. Diese Punkte müssen von Ihrer HR-Software abgedeckt werden können.

Ich finde Ihr Unternehmen nicht Der erste Grund, weshalb ich mich nicht bei Ihnen bewerbe ist, weil ich Ihr Unternehmen und Ihre offenen Stellen nicht finden kann.

Entweder erscheinen Sie in meiner Google-, LinkedIn- und Jobportalsuche nicht oder ich habe die ortsübliche Inserate-Post bereits vor Jahren abbestellt.

Besonders ärgerlich ist dies, wenn Ihr Unternehmen keine 30 Kilometer von meinem Wohnort entfernt den Hauptsitz hat. Gerade Regionalität und die Nähe zum Wohnort kann für KMU im Kampf um die besten Talente entscheidend sein. Knapp 50 % der Arbeitnehmenden möchte nicht länger als 60 Minuten zum Arbeitsort pendeln (Jobcloud, 2019). Es lohnt sich, ein E-Recruiting System einzusetzen, damit Ihre Jobs auf den wichtigsten Plattformen indexiert und somit gefunden werden.

Wenn ich Sie finde, bewerbe ich mich nicht Bereits ein erster Ritterschlag für Ihr KMU und ein Kompliment an Ihre SEO-Spezialisten ist es, wenn ich als Jobsuchender auf Ihrer Webseite und bei Ihren offenen Jobs lande.

Dies passiert übrigens nicht, wenn die Jobs in der Fusszeile der Webseite verlinkt sind oder ich auf Ihrer Seite fünf Mal klicken muss, bis ich überhaupt bei den offenen Stellen lande.

Entwirren Sie dieses Labyrinth und schicken Sie mich mit nur einem Klick durch die Tür zu den offenen Stellen.

Ich sitze im Zug oder stecke in einem monologisierten Zoom-Call fest. Gelangweilt navigiere ich mich nun via Smartphone durch die metaphorische Tür zu Ihren offenen Stellen.

Ich klicke auf eine interessante Stelle, da öffnet sich doch tatsächlich mein PDF-Reader auf dem Smartphone. «Eine Tür hinter der Tür? Sicherheit geht wohl vor», denke ich mir. Ich zoome mich an die Beschreibung des Stelleninserates heran und lese mit zugekniffenen Augen durch meine Bewerber-Brille die Anforderungen durch. Aber wer genau soll denn dieses Anforderungsprofil erfüllen? Da gehe ich lieber rückwärts durch die beiden Türen wieder raus, als mich auf eine solche Stelle zu bewerben.

Hier hilft es, die Perspektive zu wechseln und sich zu fragen, wie viele der (BWL-Theorie)Anforderungen wirklich nötig sind und was «on-the-job» noch gelernt werden kann. Eine Studie der Recruiting-Agentur «TalentWorks» hat gezeigt, dass man durchschnittlich nur 50 % der Anforderung erfüllen muss, um für ein Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Also weg mit den unnötigen restlichen 50 %, denn die verunsichern die Bewerber nur unnötig.

Wenn ich mich bewerben will, nerve ich mich Sie haben mich jetzt aber soweit, dass ich mich tatsächlich durch das Labyrinth gekämpft habe und auf «Jetzt bewerben» klicke. Als Bewerber erwarte ich nun einen einfachen, stringenten

und übersichtlichen Prozess. Klar, Sie benötigen gewisse Informationen für eine Bewerbung, z. B. einen Lebenslauf, E-Mail-Adresse und, wenn nötig, ein paar gezielte Fragen.

Wenn Sie aber ein kopiertes, nicht aufrichtiges und nur zur Vollständigkeit der Formalität erfüllendes Motivationsschreiben von mir verlangen, bin ich weg. Noch weniger verstehe ich es, wenn Ihr Bewerber-Tool ein Login von mir verlangt, bevor ich mich überhaupt bewerben kann. In solchen Situationen braucht es nicht nur ein Mikrofasertuch für die getrübte Brille, sondern eher einen Anti-Beschlag-Spray.

Auf dem sonst schon sehr steinigen Weg von der Jobsuche bis zum Abschluss der Bewerbung sind dies unnötige und vermeidbare Hürden. Habe ich diese einmal überwunden und meine Bewerbung erfolgreich abgeschickt, möchte ich zum Abschluss noch Folgendes festhalten: Erhalte ich keine Rückmeldung von Ihnen oder eine unpersönliche Absage nach drei Monaten Funkstille, werde ich mich nie wieder bei Ihnen bewerben. Beklagen Sie sich also nicht, dass Sie keine Bewerbungen erhalten, weil der «Markt so ausgetrocknet» ist oder der Fachkräftemangel «uns halt schon sehr trifft». Nein, schauen Sie genauer hin und sorgen Sie für Offenheit und Transparenz. Bauen Sie unnötige Hürden ab und achten Sie bei der Evaluierung und Nutzung von HR-Tools auch auf die bewerberzentrierte (Klar)Sicht.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch jobalino, einem Bewerber-Tool mit Klarsicht. jobalino unterstützt KMU mit einer einfachen und intuitiven Software für die digitale Verwaltung von Bewerbungen und Jobs.

Der Autor Jan Lindegger ist CEO & Co-Founder von jobalino. www.jobalino.ch

21

Advertorial

Digitales Workforce Management: mit mehr Flexibilität in die neue Normalität Die digitale Stempeluhr gehört in Zeiten wie diesen zu den Top HR-Trends. Die Nachfrage kommt vor allem aus Branchen, die ihre Mitarbeitenden wegen Arbeitsschutzmassnahmen und Hygieneregeln ins Homeoffice entsenden. Auch im Gesundheitswesen, im Facility Management und im Detailhandel erleichtern mobile Zeiterfassung und Dienstplanung bereits den Arbeitsalltag. Hier sind vier Gründe, warum eine Workforce Management Software die neue Normalität ideal unterstützt.

3. Flexibel reagieren Digitale Zeiterfassung und Zeitwirtschaft schaffen zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Disposition der Mitarbeitenden. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall auf den Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem basiert. Der automatische Dienstplan berücksichtigt Absenzen, Zeitsalden, Arbeitszeitmodelle, Pausen und Wünsche gleichermassen. Das System achtet ausserdem automatisch darauf, dass Gesetze, Tarife und betrieblichen Regularien eingehalten werden. Über eine digitale Tauschbörse können Einsätze oder Schichten nach der Planung kurzfristig zum Tausch angeboten bzw. per Mausklick ausgewählt werden. Die Verkaufs- und Modeberater bei unserem Kunden Magazine zum Globus erhalten beispielsweise mit ihrer Workforce Management App mehr Verantwortung, Freiraum und Transparenz rund um die Arbeitszeit. Über den Compagnon, wie sie unsere App intern nennen, erfassen sie Zeiten, sehen Dienstpläne ein und erhalten kurzfristige Schichtangebote – natürlich in allen Landessprachen.

4. Mitarbeitende motivieren 1. Zeit sparen Die mobile Zeiterfassung über eine Workforce Management App ist ein Zeitgewinn für Mitarbeitende, HR und Führungskräfte. Vorausgesetzt, die App ist für alle Anwendergruppen, auch die digital nicht affinen, ohne Erklärung leicht nutzbar. Genauso bequem funktionieren Zeitbuchungen auf Projekte, Kunden oder Kostenstellen, die Mitarbeitende entweder selbst oder im Kollektiv über ein gemeinsames Smartphone absetzen können.

2. Den Überblick behalten Neben der Effizienz ist in Zeiten von Remote Work die lückenlose Datenübertragung in Echtzeit ein gutes Argument. Egal ob im Verkauf, im Aussendienst, bei der Büroarbeit oder der Objektüberwachung – mit mobilem Workforce Management haben Personalverantwortliche die Anfangs-, End- und Pausenzeiten ihrer Teams jederzeit im Blick. Auch Überstunden stehen pro Tag, Woche, Monat und Jahr im Konto. Die Beantragung von Absenzen und Zeitkorrekturen erfolgt ebenfalls mobil. So ist die aktuelle Anwesenheit ihrer Mitarbeitenden für die Vorgesetzten im Dienstplan sichtbar.

22

Die Ansprüche, die junge Arbeitnehmer an ihr Privatleben stellen, bringen sie auch in ihr Arbeitsleben ein. Die Enttäuschung ist daher gross, wenn zwar die Reise in Minutenschnelle übers Internet gebucht wird, der Urlaubsantrag dafür aber Tage in der Hauspost unterwegs ist. Digitales Workforce Management reduziert die Reaktionszeit um ein Vielfaches. Vorgesetzte erhalten den digitalen Antrag sofort per E-Mail und können ihn nach einem Blick in den digitalen Dienstplan umgehend genehmigen. Der Antragsteller hat in seinem persönlichen Dashboard jederzeit Einblick in aktuelle Zeit- und Urlaubssalden sowie geplante oder beantragte Absenzen. Es entsteht Transparenz beim Vorgesetzten und Zufriedenheit beim Mitarbeitenden.

Wir sind überzeugt, dass Corona den Umbruch in Richtung New Work massiv vorantreibt. Die Erfahrungen, die wir jetzt sammeln, werden zu einer höheren Akzeptanz flexibler Arbeitszeiten und mobiler Arbeitsplätze führen. Informieren Sie sich auf www.atoss.ch, wie Sie Ihr Unternehmen digital fit machen für eine Arbeitswelt mit Zukunft.

www.atoss.ch

topsoft Fachmagazin 21-1

HR-Management und Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung – was Sie wissen müssen In der heutigen Zeit mit Homeoffice, Arbeiten am Strand und flexiblen Arbeitszeiten klingt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie ein Relikt aus alter Zeit. Doch gerade, weil die Arbeitnehmenden nicht mehr stets im Betrieb zu finden sind, ist es wichtig, dass die Arbeitszeit sauber und transparent erfasst wird. Denn der Grund dafür hat sich nicht geändert – die Arbeitszeiterfassung soll sicherstellen, dass die Mitarbeitenden gesund bleiben. Sie ist im Arbeitsgesetz geregelt, wir haben Ihnen hier die wichtigsten Informationen zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz zusammengestellt. >> Alain Zanolari | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Das Arbeitsgesetz regelt sehr viel, von der wöchentlichen Arbeitszeit über Nachtarbeit, Feiertage und Ferien bis hin zu den Ausnahmen je nach Branche. Und es verlangt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit in geeigneter Weise erfassen und zur Verfügung halten müssen. Diese Dokumente müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt und auf Wunsch den Behörden, namentlich dem Arbeitsinspektorat, vorgelegt werden können.

Die entsprechenden Gesetze hat das Staatssekretariat für Wirtschaft hier zusammengestellt: tinyurl.com/tsm21-1-arbeitszeiterfassung

Welche Möglichkeiten sieht das Gesetz vor?

Das Arbeitsgesetz spricht von drei Varianten der Arbeitszeiterfassung: ▪ Systematische Arbeitszeiterfassung Diese gilt als Standard, hier wird die Uhrzeit zum Arbeitsbeginn und die Zeit bei Arbeitsschluss notiert. Auch müssen alle Pausen gesondert erfasst werden, die länger als 30 Minuten dauern. Überzeit, Ruhetage und Feiertage werden dort ebenfalls festgehalten. Diese Form der Zeiterfassung ist die häufigste in der Schweiz, verschiedene spezialisierte Software-Anbieter verfügen über entsprechende Lösungen, die sie Ihnen in dieser Ausgabe vorstellen.

▪ Vereinfachte Arbeitszeiterfassung Hier reicht es, die täglich geleistete Arbeitszeit zu notieren. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind jedoch zusätzlich auch Anfang und Ende dieser Arbeitseinsätze zu dokumentieren. Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kommt dann zum Tragen, wenn flexibel gearbeitet wird, es also zu aufwendig wäre, jeden Block einzeln einzutragen.

Generell gilt dies bei Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden oder in Branchen, in denen dies zwischen den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften so vereinbart wurde. Es ist jedoch möglich, dass

Arbeitnehmende die Arbeitszeit trotzdem systematisch erfassen, dafür muss der Arbeitgeber ein geeignetes Instrument zur Verfügung stellen.

Technische Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung

▪ Verzicht auf Arbeitszeiterfassung Diese Variante ist nur dann möglich, wenn ein GAV (Gesamtarbeitsvertrag) vorhanden ist, der die entsprechenden Anforderungen erfüllt. Dabei müssen die Arbeitnehmenden brutto mehr als CHF 120'000/Jahr verdienen und ihre Arbeit mehrheitlich (zu mehr als 50 %) autonom organisieren können.

Die genauen Regelungen zum Verzicht sind im Art. 73a ArGV 1 zu finden.

Die bekannteste Form der elektronischen Erfassung ist der Nachfolger der Stempeluhr, welche mit einem Schlüssel oder einem Badge aktiviert wird und auch meist als Eingangskontrolle fungiert. Sehr oft erfassen die Arbeitnehmenden heute stattdessen die Zeiten aktiv in einer Software am Computer oder über das mobile Gerät. Auch gibt es die Lösung, dass die Arbeitnehmenden bzw. deren Smartphones oder Badges beim Eingang automatisch erfasst werden und die Personen beim Rausgehen auch wieder so abgemeldet werden.

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

HR- und Zeiterfassungs-Systeme für das perfekte Personalmanagement

In allen Arbeitsverhältnissen, die dem Arbeitsgesetz unterliegen, muss auch die Arbeitszeit erfasst werden. Allerdings gibt es hier einige Ausnahmen, für die das Arbeitsgesetz nicht oder mit Einschränkungen gilt. Es handelt sich dabei z. B. um die Landwirtschaft und ähnliche Bereiche wie die Fischerei oder die Pflanzenaufzucht.

Mitarbeitende sind wertvolles Kapital, das entsprechend gut betreut werden möchte. Deshalb sprechen viele auch bereits von «Human Capital» und nicht mehr von «Human Resources», also von Kapital statt von Rohstoffen.

Besonders wenn es um Rekrutierung, Personalmanagement und Zeiterfassung geht, helfen Ihnen moderne Software-Lösungen, die Aufgaben in der Personalabteilung effizient und zeitsparend zu erledigen.

Unabhängig davon gelten für das oberste Kader aller Unternehmen die Vorgaben zu den Arbeits- und Ruhezeiten nicht, sofern diese Personen den Geschäftsgang massgeblich beeinflussen können.

Wie können Arbeitszeiten erfasst werden?

Das Gesetz sieht verschiedene Möglichkeiten vor, diese reichen von einfachen handschriftlichen Notizen über Excel-Listen bis hin zu hochmodernen Systemen für die Zeiterfassung, stationär oder mobil. Wenn die Arbeit aufgrund von Schichtplänen oder fixen Arbeitszeiten geleistet wird, reichen unter Umständen auch diese Pläne bereits als Arbeitszeiterfassung, sofern Fehlzeiten ebenfalls erfasst werden.

Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen renommierte Spezialisten vor, die Sie mit ihren Lösungen bei der Zeiterfassung und oft auch im HR tatkräftig unterstützen. Am besten vereinbaren Sie gleich einen Beratungstermin und profitieren schon bald von den Vorteilen einer modernen IT-Lösung in der Personalabteilung. <<

Der Autor Alain Zanolari ist Redaktor des topsoft Fachmagazins und der Online-Plattform topsoft.ch www.topsoft.ch

23

Advertorial

Digitalisierung leicht gemacht – Der Switzerland Innovation Park Biel/Bienne (SIPBB) setzt mit MyAbacus auf eine ganzheitliche HR-Lösung Das Mitarbeiter-Portal MyAbacus dient dem Bieler Forschungs- und Entwicklungszentrum SIPBB als zentrales Instrument für den Employee-Self-Service, zur elektronischen Bearbeitung des Kreditoren-Visumsprozesses sowie zur Erfassung der Spesen. Damit setzt es auf eine zuverlässige, ganzheitliche Lösung.

SIPBB ist einer von fünf Standorten des nationalen Projekts «Switzerland Innovation». Dieses hat unter anderem zum Ziel, internationale Forschungsteams und -projekte anzusiedeln. Diesen Frühling bezieht das SIPBB-Team einen Neubau. Dann werden alle, heute geografisch voneinander getrennten Forschungs- und Entwicklungsbereiche, gemeinsam mit der Administration unter einem Dach in Biel vereint sein.

Ein erster positiver Effekt von der Einführung von MyAbacus machte sich schnell bemerkbar: Gescannte und über Nacht in die KreditorenInboxen hinterlegte Lieferantenrechnungen sind am Folgetag bereits zu 50 Prozent geprüft und unterschrieben. «Das hat zur Folge, dass keine Rechnung mehr lange unbezahlt bleiben und solche, die früher auf Papier zirkulierten, nicht mehr verloren gehen», sagt von Allmens Stellvertreterin, Angela Perrinjaquet.

Spesen mobil erfassen, visieren und auszahlen

Um die Betriebsbuchhaltung mit Controlling aufzubauen, wurde Pascal von Allmen als CFO an Bord geholt. Die bis dahin eingesetzte ERPLösung kam an ihre Grenzen, so dass eine neue Lösung gesucht werden musste. Ziel war es, ein Projektcontrolling und die Erfolgsrechnung auf Projektebene einzuführen, um die Nettorendite pro Projekt zu ermitteln.

Eine weitere Anforderung war eine zeitgemässe Drill-down-Funktion zum Hineinzoomen auf elektronische Originalbelege.

Mitarbeiter-Portal MyAbacus unterstützt den Belegfreigabeprozess Bei der Suche nach einer passenden Lösung entschloss sich von Allmen pragmatisch zu handeln. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen bei seinem früheren Arbeitgeber schlug er der Geschäftsleitung die Beschaffung von Abacus und den auch damals hinzugezogenen Abacus Vertriebspartner WYMAG Consulting vor, was beides akzeptiert wurde.

Ein Highlight dieser Implementierung betrifft den Kreditorenvisumsprozess. Abgewickelt wird alles über das Benutzerportal MyAbacus. Sämtliche Lieferantenrechnungen unterliegen einem Visierungsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip. Meistens kommt dafür ein Projektleiter und der CFO zum Zug. Eine Stellvertretungsregelung sorgt dafür, dass in der Software auch Abwesenheiten von Visumsverantwortlichen berücksichtigt werden.

«Das Kontrollieren und Visieren von Lieferantenrechnungen gestaltet sich extrem einfach», sagt von Allmen. Die Mitarbeitenden können das gescannte Rechnungsoriginal am Bildschirm konsultieren und überprüfen sowie bei Bedarf die Kostenträger und Kostenstellen anpassen.

24

Auch die Spesen werden über MyAbacus abgewickelt. Dazu erfassen die Mitarbeitenden selbständig ihre Belege – bequem und einfach mit der Spesen-App AbaClik auf dem Smartphone. Sie fotografieren mit der Kamera den Beleg, ordnen das Projekt zu und übermitteln die Daten ans Abacus ERP. Dieses übernimmt die Buchungen in die Projektverwaltung und stellt gleichzeitig die Spesenbelege den entsprechenden Visumsverantwortlichen in deren MyAbacus-Portal hinein. Wiederum im VierAugen-Prinzip werden die Spesen von den Teamleitern und anschliessend von der Finanzabteilung kontrolliert und freigegeben. Sind Spesen einmal bewilligt, werden sie automatisch in den nächsten Lohnlauf aufgenommen und ausbezahlt.

Ebenfalls im Portal lassen sich im Rahmen des Employee-Self-Service Adressänderungen und Anpassungen persönlicher Daten durch die Mitarbeitenden selbst vornehmen. Zudem werden mitarbeiterbezogene Dokumente wie auch die Lohnabrechnung im digitalen Personaldossier gespeichert, so dass die Mitarbeitenden jederzeit auch ortsunabhängig diese einsehen können. «Das hat zu einer spürbaren Entlastung der HRAbteilung geführt», sagt Claudia Dubois, Sachbearbeiterin HR-Administration und Assistentin der Geschäftsleitung.

Pascal von Allmen, CFO SIPBB: «Mit MyAbacus haben wir ein benutzerfreundliches Werkzeug, das einfach und intuitiv zu bedienen ist und sich nahtlos ins ERP integrieren lässt. Das Gesamtsystem ist aus einem Guss, das eine hohe Durchgängigkeit der Daten garantiert.»

Alles steht auf Knopfdruck zur Verfügung Von Allmen konstatiert denn auch, dass der Kreditorenprozess mit dem Visumsportal auf MyAbacus sehr effizient sei. Eine Instruktion der Mitarbeitenden zum Handling von MyAbacus hat von Allmen mittels einer selbst geschriebenen Anleitung vorgenommen. Eine Präsenzschulung war somit nicht mehr nötig. «Heute ist alles im System abgelegt. Wir müssen nichts mehr in Ordnern suchen und Papier kommt praktisch auch keines mehr zum Einsatz», ergänzt Angela Perrinjaquet. Mit der Digitalisierung erster Prozesse hat der SIPBB einen wichtigen Schritt gemacht, dass alles auf Knopfdruck zur Verfügung steht.

Weitere Informationen: Softwareanwender: www.sipbb.ch Implementationspartner: www.wymag.ch Softwareentwickler: www.abacus.ch

topsoft Fachmagazin 21-1

ACTSERV Member of M&E Services GmbH Schöngrund 34 6343 Rotkreuz T +41 41 790 28 32 www.actserv.ch info@actserv.ch

HR-Management und Zeiterfassung

Die Zeiterfassung voll integriert im ERP System

Produkte / Kernkompetenzen

Unsere ERP Software stellt dem Dienstleister eine Leistungserfassung PZE (auch Zeiterfassung genannt) zur Verfügung, die über sämtliche Prozesse im ERP System genutzt werden kann. So können Zeiten und Spesen auf Service-Aufträge oder Kunden-Projekte sowie Vertriebsaktivitäten und natürlich auch auf interne nicht verrechenbare Tätigkeiten gemeldet werden. Dies vom lokalen PC aus, oder auch mit dem Smartphone sowie Tablet über die mobile Applikation. Optional besteht auch die Möglichkeit nur die Zeiten auf den verschiedenen Arbeiten zu erfassen, ohne das Kommen/ Gehen abzufüllen. Alle verrechenbaren Rückmeldungen bilden die Grundlage für den regelmässigen Rechnungslauf. Die verschiedenen Verrechnungsarten, wie z. B. nach Aufwand, Pauschal, Wartung, Intern, Kulanz usw. sind selbstverständlich für jede Aktion/jedes Arbeitspaket vorher im ERP sowie auch während der Zeiterfassung einstellbar.

Unsere Kernkompetenz ist der Verkauf, die Einführung, Weiterentwicklung und auch After Sales Support des 100 % webbasierten ERP System Actricity.

Kontaktperson Holger Scholz

www.actserv.ch/leistungserfassung

ATOSS Software AG Luggwegstrasse 9 8048 Zürich T +41 44 501 53 00 www.atoss.com internet@atoss.com

Arbeitswelten zukunftsfähig gestalten

Produkte / Kernkompetenzen

Die ATOSS Software AG ist Anbieter von Technologie- und Beratungslösungen für professionelles Workforce Management und bedarfsoptimierten Personaleinsatz. Ob anspruchsvolle Personaleinsatzplanung, klassische Zeitwirtschaft, intuitive Self Services, mobile Zeiterfassung, präzise Personalbedarfsermittlung oder strategische Kapazitätsplanung, ATOSS hat die passende Lösung – in der Cloud, on Premises und für SAP Anwender.

Arbeitszeitmanagement Personaleinsatzplanung Personalbedarfsermittlung Kapazitätsplanung Zeiterfassung/Zeitwirtschaft Arbeitszeitmodellgestaltung Personalstrukturoptimierung Self Services Mobiles Workforce Management Prozess- und Potenzialanalysen Change Management Beratung SAP SuccessFactors Integration

ATOSS Workforce Management Lösungen leisten bei mehr als 10'000 Kunden in 46 Ländern einen messbaren Beitrag zu mehr Wertschöpfung und Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig sorgen sie für mehr Planungsgerechtigkeit und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Zu den Kunden gehören Callpoint, Coca-Cola, Feldschlösschen, Fressnapf, Helvetia, Lufthansa, Luzerner Kantonalbank, Magazine zum Globus, Medgate, Sprüngli, Planzer, Rhenus Logistics, SIXT SA und W.L. Gore & Associates.

Ihre Cloudlösung für Zeiterfassung, Projekterfassung, Schichtplanung sowie Auftragsplanung und Disposition

ClickTime AG Zeiterfassung in der Cloud Kobiboden 63 8840 Einsiedeln T +41 43 444 88 33 www.clicktime.ch info@clicktime.ch

Eine Zeiterfassung muss einfach sein, das ist uns wichtig. Eine Zeiterfassung muss auch für KMUs zahlbar sein, das beweisen unsere zahlreichen Kunden. Eine Zeiterfassung muss flexibel sein, deshalb sind unsere Kunden von klein bis gross und kommen aus allen Branchen.

Testen Sie unsere Lösung mit einem Demo-Zugang und erleben Sie die Übersichtlichkeit und Bedienerfreundlichkeit unserer Lösung.

Lernen Sie ClickTime kennen und verlangen Sie eine unverbindliche Offerte.

Wir freuen uns auf Sie

Mit unserer ERP Suite tosca unterstützen wir unsere Kunden bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie.

dynasoft AG Niklaus-Konrad-Strasse 16 4500 Solothurn T +41 32 624 17 77 www.dynasoft.ch info@dynasoft.ch

Als Abacus Partner für den Bereich Lohn und HR bieten wir die swissdec zertifizierte Lohnabwicklung von Abacus allen Kunden unabhängig vom eingesetzten ERP an. Mit der Abacus Lösung verfügen Sie darüber hinaus über umfangreiche Möglichkeiten, Ihre Lohn und HR Prozesse umzusetzen.

HR beinhaltet die vier Säulen Onboarding, Personal-Administration, Personal-Entwicklung und Offboarding.

Produkte / Kernkompetenzen Arbeitszeiterfassung ClickTime Personaleinsatzplanung Auftragsplanung und Disposition Leistungs- und Projektzeiterfassung Spesenmanagement Mobile App (IOS, Android) Zeiterfassungsterminals Microsoft365 Single Sign on Schnittstellen zu ERP und Drittsystemen

Kontaktperson Pius Käppeli

Produkte / Kernkompetenzen tosca.ERP tosca E-Commerce Suite tosca.CRM tosca.BI tosca.mobile Lohn und HR

Kontaktperson Knut Mertens

Die flexible und vielseitig einsetzbare Software ermöglicht eine vollumfängliche Digitalisierung sämtlicher HR Prozesse, entlastet Ihre Personalabteilung und dient Vorgesetzten als zentrales Führungsinstrument.

Wie tosca auch überzeugt Abacus Lohn und HR mit individualisierten Prozessen. Die Einführung und Betreuung von Abacus HR erfolgt durch dynasoft.

25

Advertorial

Höhenflüge dank effizienter Zeitwirtschaft Eins gleich vorweg: Die Firma Lothal Datentechnik ist weder eine Fluggesellschaft, noch bewegt sie sich über den Wolken. Geschäftsführer Dirk Lothal und sein Team verlieren nie die Bodenhaftung. Dennoch schaffen sie es, sich abzuheben – neu mit ihrer visionären Zeitwirtschaftslösung «TimeShepherd», die Spitzentechnologie, höchste Effizienz und maximale Anwenderfreundlichkeit vereint. Mit TimeShepherd ist jeder Anwender sein eigener kompetenter Zeiterfassungspilot.

Das Unternehmen Lothal 2006 gegründet, gehört die Lothal Datentechnik & Partner AG zu den schweizweit führenden Anbietern von Zeit- und Personalmanagementlösungen. Die Devise des Unternehmens bei der Softwareentwicklung lässt sich kurz und prägnant in drei Kernbegriffe zusammenfassen: innovativ – intuitiv – proaktiv.

Hinter dieser einfach klingenden Devise steckt viel Herzblut und vor allem das Ziel, den Anwendern intelligente Produkte anzubieten, die Komplexes mühelos machen und dazu einladen, die vielfältigen Funktionen und Analysemöglichkeiten der Softwarelösungen proaktiv zu nutzen.

Zeitmanagement mit TimeShepherd Mit TimeShepherd ist dem Unternehmen Lothal ein echter Coup gelungen. Übersetzt bedeutet der Name «Zeithirte». Er spiegelt den Gedanken wider, dass Zeit ein überaus kostbares Gut ist, zu dem umsichtig Sorge getragen werden muss. Zeitliche Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind massgebende Erfolgsfaktoren für Unternehmen jedweder Grösse und Branche.

TimeShepherd trägt dem voll und ganz Rechnung und wartet mit innovativster Technologie, optimaler Anwenderfreundlichkeit und hochansprechender Optik auf. Dazu gehört selbstverständlich auch das erstklassige Cockpit der Software, also die Schaltzentrale, deren intuitive Bedienung durchwegs überzeugt. Mit ihrer Komplettlösung schafft die Lothal Datentechnik rundum ideale Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf in der Arbeitszeitbewirtschaftung.

Zu den zahlreichen Features und Highlights von TimeShepherd zählen: ∙ Schnelle, reaktionsstarke Softwarelösung für Zeit-, Projekt- und Auftragserfassung sowie Zutrittskontrolle ∙ Ausgeklügeltes WorkFlow System für Anträge von Absenzen, Spesen u.v.a.m. ∙ Maximale Benutzerfreundlichkeit dank moderner und intuitiver Anwendung ∙ SECO-konforme Zeiterfassung ∙ Schnelle und unkomplizierte Verfügbarkeit von umfassenden Auswertungen mittels ReportServer ∙ Umfangreiche Such- und Filterfunktionen ∙ Multilingual (Benutzeroberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch) ∙ Einheitliche Plattform für PC, MAC, Tablet und Chromebook ∙ Uneingeschränkte HTML5 Browserkompatibilität (keine Installation von lästigen Plug-ins) ∙ Cloudfähig ∙ Höchste Sicherheit (Authentifizierungsserver) ∙ App für Zeiterfassung und Antragswesen (WorkFlow) für iOS und Android ∙ Integration der Terminal Hardware von PCS (INTUS) und TBS (Fingerprint)

Und zum Schluss noch dies…

Wenn Zeithirten zu Piloten werden (oder umgekehrt), ist davon auszugehen, dass die Lothal Datentechnik dahintersteckt. Mehr noch: Das Unternehmen hat sich auf die Fahne geschrieben, seinen Kunden nicht nur eine erstklassige Software, sondern auch einen spitzenmässigen Service anzubieten – ganz im Sinne der Devise «innovativ – intuitiv – proaktiv».

TimeShepherd Cockpit

Modernste Technik und zig weitere Gründe, die für TimeShepherd sprechen TimeShepherd ist eine Single Page Application (SPA) entwickelt im Angular Framework.

Dadurch werden die hohe Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit der Webanwendung sichergestellt. Die Benutzeroberfläche ist responsiv; das bedeutet, sie passt sich dem eingesetzten Endgerät an und sorgt so auf sämtlichen Geräten für ein einheitliches Nutzererlebnis.

26

Lothal Datentechnik & Partner AG Badenerstrasse 808 | 8048 Zürich T +41 58 680 50 60 www.lothal.ch www.timeshepherd.ch

topsoft Fachmagazin 21-1

Infotech AG Im alten Riet 125 LI-9494 Schaan T +423 380 00 00 www.timesafe.ch timesafe@infotech.li

HR-Management und Zeiterfassung

TimeSafe Zeiterfassung – die Lösung der Infotech AG

Produkte / Kernkompetenzen

Die Infotech AG, mit Sitz in Schaan/Liechtenstein, entwickelt seit über 20 Jahren Software im Bereich der Zeitwirtschaft. Die TimeSafeProdukte stehen bei über 800 Unternehmen in der Schweiz und in Liechtenstein im Einsatz.

TimeSafe Zeiterfassung TimeSafe Leistungserfassung

Die TimeSafe Zeiterfassung ist ein leistungsfähiges und modernes Zeiterfassungssystem für die Arbeitszeiterfassung und die Absenzenverwaltung. Die Lösung eignet sich für sämtliche Branchen und Betriebsgrössen. Eine moderne REST-Schnittstelle erlaubt die nahtlose Integration in die eigene Systemlandschaft. Durch die Zusammenarbeit mit Dormakaba ist zudem die Kombination mit leistungsfähigen Zutrittslösungen möglich.

Kontaktperson Daniel Roth

Die TimeSafe Leistungserfassung ergänzt die Palette und bietet eine Komplettlösung für Dienstleistungsunternehmen.

Lothal Datentechnik & Partner AG Badenerstrasse 808 8048 Zürich T +41 58 680 50 60 www.lothal.ch info@lothal.ch

Die Lothal Datentechnik & Partner AG wurde 2006 gegründet und zählt zu den schweizweit führenden Anbietern von umfassenden Softwareprodukten im Bereich Zeit- und Personalmanagement. Das Zürcher Unternehmen entwickelt modular konzipierte Komplettlösungen für sämtliche Branchen, Fachbereiche und Unternehmensgrössen.

Das neue Steckenpferd des Unternehmens heisst TimeShepherd. Dieses hoch innovative Produkt schafft einen absoluten Mehrwert in der digitalen Zeiterfassung durch ein Höchstmass an Benutzerfreundlichkeit, durchdachte Abläufe, vielfältige Analysemöglichkeiten, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, mehrsprachige Applikation, ansprechende Optik und absolute Verlässlichkeit.

Die Softwarelösungen der Lothal Datentechnik sind bereits in über 200 Unternehmen im Einsatz. Bei jedem Kunden wird grössten Wert auf umfassende Beratung und nachhaltige Serviceleistung gelegt.

Opacc entwickelt seit 1988 eine eigene Enterprise Software Plattform in der Schweiz.

Das Kernstück der Plattform bildet Opacc OXAS, welches sämtliche digitalen Unternehmens-Ressourcen wie Daten, Dokumente, Funktionen, Integrationen etc. zentral zur Verfügung stellt.

Opacc Software AG Extended Enterprise Software Wahligenpark 1 6023 Rothenburg T +41 41 349 51 00 www.opacc.ch welcome@opacc.ch

Process Partner AG Einfach. Besser. Beraten.

Bionstrasse 5 9015 St. Gallen T +41 71 314 07 07 www.processpartner.ch info@processpartner.ch

Auf dieser Grundlage stehen homogene, leistungsfähige und standardisierte Anwendungen zur Verfügung: Opacc ERP, Opacc ERP MobileOffice (Service, Verkauf), Opacc Enterprise CRM und Opacc Enterprise Shop.

Einführung und Betreuung sämtlicher Anwendungen erfolgt direkt durch Opacc. Die garantierte Upgrade-Fähigkeit zu neuen Versionen wurde von den ERP-Anwendern in der Schweiz, Deutschland und Österreich mehrfach bestbewertet.

Produkte / Kernkompetenzen TimeShepherd Zeitwirtschaft Auftrags- und Projektzeiterfassung Personaleinsatzplanung Zutrittskontrolle Absenzmanagement Spesenabwicklung Mitarbeiterdisposition Web Client Workflows Mobile Datenerfassung/Apps Service, Schulung und Beratung

Kontaktperson Dirk Lothal

Produkte / Kernkompetenzen Opacc ERP Opacc ERP MobileOffice Opacc Enterprise CRM Opacc Enterprise Shop Opacc OXAS Opacc OXAS DMAS

Kontaktperson Urs P. Amrein

Opacc beschäftigt rund 175 Mitarbeitende in Rothenburg/LU, Münchenstein/BL und Nürnberg/DE.

Ihr SAP Platinum Partner in der Schweiz – seit mehr als 20 Jahren Beratung und Dienstleistungen für KMU. Wir setzen Massstäbe durch erstklassige, partnerschaftliche Beratung und innovative SAP Lösungen. Als Teil der All for One Group, der Nummer 1 unter den SAP-Partnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz, sind wir Ihr Ansprechpartner rund um SAP. Zusammen mit unseren Kunden haben wir ein Template für projektorientierte Prozessabwicklungen entwickelt, – insbesondere mit Fokus auf die Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung sowie die Weiterverrechnung dieser Erfassungen. Diese vorkonfigurierte Lösung deckt in aller Regel ca. 80% der benötigten Dienstleistungsprozesse bereits voreingestellt ab. Das bedeutet eine einfachere und schnellere Einführung, da nur noch die Spezialitäten kundenspezifisch abgebildet werden müssen. Und dies hat auch zur Folge, dass die Kosten geringer und gut abschätzbar für die Einführung sind.

Produkte / Kernkompetenzen ProTime – Zeit-, Leistungsund Spesenerfassung Simple Service Suite SAP Analytics Cloud SAP S/4HANA

Kontaktpersonen Andreas Haas, Stefan Balsiger, Michael Rothmund

Sehr kleine bis grosse KMUs zählen zu unserer Kundschaft; ein Dienstleister mit 6 Arbeitsplätzen bis zu einer Bank mit 4’500 Benutzer. Niemand ist zu klein für unsere Lösungen!

27

Advertorial

Die smarte Art der Zeiterfassung Die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem sind vielfältig und branchenspezifisch – die Ansprüche hoch und individuell. Im Projektgeschäft wird das Thema Zeiterfassung häufig unterschätzt. Es geht um weit mehr als nur darum, die gesetzlichen Vorgaben und die Personalreglemente ins System einzubinden.

Claudio Fortunato, Leiter Abacus HR – BDO Schweiz AG

Für produzierende Unternehmen sind auch die Integration von Schichtzulagen, Absenzen, Vorholzeiten, Sonn- und Feiertagszulagen oder die Auszahlung von Überzeiten von zentraler Bedeutung.

Ein Zeiterfassungssystem muss so konzipiert sein, dass es auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens abgestimmt werden kann: vom einzelnen Modul bis zur integrierten Lösung. Die Abacus Zeiterfassung wird diesem Anspruch gerecht und ermöglicht die individuelle Kombination verschiedener Zeiterfassungs-Prozesse - sei es mobil mit dem Smartphone, stationär über die Stempeluhr, automatisch anhand eines Beacons oder im Browser über das Mitarbeiter-Portal.

Komplexe Anforderungen Das Bedürfnis nach smarten Lösungen, Effizienzsteigerung und Automatisierung im Zeiterfassungsprozess wächst zunehmend auch bei kleineren und mittelgrossen Unternehmen. Denn es kostet Zeit, den Monatsrapport des Servicetechnikers, der seine Einsätze in Papierform dokumentiert, manuell zu verarbeiten. Auch das Modell «Stempeluhr» kann mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden sein, wenn am Monatsende die einzelnen Tagesstempelungen noch zusammengerechnet werden müssen.

Ein Zeiterfassungssystem muss unter Umständen komplexen Anforderungen gerecht werden, die weit über das Registrieren von «Kommen und Gehen» der Mitarbeitenden hinausgehen. Denn eines ist klar: Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Sie unterscheidet sich mitunter im Hinblick auf die Zuschläge, die zum Beispiel für Nachtschichten geltend gemacht werden können. Zudem muss die Arbeitszeit bei vielen Unternehmen einer Projektzeit oder spezifischen Kostenstellen zugewiesen werden. Diese Kostenstellen müssen im Zeiterfassungssystem aufbereitet sein – und zwar so, dass sich das Rapportieren für die Mitarbeitenden intuitiv und zeitsparend gestaltet. Dies bei gleichzeitiger Reduktion des administrativen Aufwandes am Ende des Monats.

Mehrwert dank Zeiterfassungssystem Durch den Einsatz eines modernen Zeiterfassungssystems können personelle Ressourcen optimal geplant und verwaltet werden.

Weiterhin reduziert sich der Zeitaufwand in vielen Bereichen, da die Planung des Personals vereinfacht und ein optimaler Überblick über die Arbeitszeiten und Absenzen gegeben ist. Mobile Apps wie AbaCliK und AbaClock ermöglichen beispielsweise ein standortunabhängiges Erfassen der Arbeits- und Leistungszeit sowie von Spesen. Der Servicetechniker kann seine Arbeitszeit damit bequem auf seinem Smartphone erfassen, sobald er seinen Auftrag beim Kunden ausgeführt hat und in den wohlverdienten Feierabend geht.

28

Individuelle Bedürfnisse Kein Unternehmen ist wie das andere. Aus diesem Grund gleicht kein Zeiterfassungsprojekt dem anderen. Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems kann sich komplex gestalten. Hat sich ein Unternehmen für diesen Schritt entschieden, prüft das Team von BDO Abacus die individuellen Kundenbedürfnisse und Anforderungen. Gemeinsam wird eruiert, welche Module diesen Bedürfnissen beikommen und damit sinnvoll sind, bevor die effektive Umsetzung startet. Eine weitsichtige Planung, die auch das Herz des Unternehmens – die Mitarbeitenden – miteinbezieht, ist hierbei von ausschlaggebender Bedeutung. Ein Projekt, das BDO Abacus mit Chocolat Bernrain im Jahr 2020 umgesetzt hat, veranschaulicht beispielhaft, wie spezifisch die Anforderungen sein können – und dass sich die Einführung eines vielseitigen Zeiterfassungssystems am Ende immer lohnt.

Chocolat Bernrain sattelt um Die Chocolat Bernrain in Kreuzlingen hat sich 2019 dazu entschieden, auf die digitale Zeiterfassung umzustellen und sich hierfür BDO Abacus anzuvertrauen. Von Beginn an standen in diesem Projekt die Bedienfreundlichkeit für Anwender und eine hohe Flexibilität in der Verarbeitung im Zentrum.

Ein Blick zurück zum Projektstart: In der konzeptionellen Phase wurde klar, dass sich die bestehende funktionale «Spezialität» von Chocolat Bernrain, nämlich die Erfassung der Kostenstellen via Scanpistole, nicht so einfach in Abacus integrieren lässt. Aber was wäre ein Projekt ohne Herausforderungen? Zum Ziel führte, wie so oft, eine konstruktive Zusammenarbeit. Mit Hilfe eines externen Partnerunternehmens konnte die gewünschte Lösung realisiert und gleichzeitig modernisiert werden. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden von Chocolat Bernrain, neu via Batch und Handy die Zeiten auf Kostenstellen zu erfassen. Die Einführung im Januar 2020 erfolgte termingerecht, trotz relativ kurzer Testphase.

Die Mitarbeitenden des Unternehmens wurden intensiv geschult und erfassen seither ihre Zeiten mit der neuen «Smart Zeiterfassung». Die Chocolat Bernrain profitiert zudem von Optimierungen im Bereich der Auswertungen, die grössere Zeitersparnisse beim Controlling ermöglichen.

BDO AG | 8005 Zürich T +41 44 444 35 55 www.bdo.ch/abacus

topsoft Fachmagazin 21-1

HR-Management und Zeiterfassung

BDO AG

x

x

bytics Group AG

x

x

x

x

Actricity ERP

ACTSERV

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

ADMIA Chrono

ADMIA Solutions AG

all4time

Comarch Swiss AG

amacos

amacos - digital rapportieren

ams.erp

ams.erp Solution AG

Arbeitszeiterfassung ClickTime

ClickTime AG

ATOSS Staff Efficiency Suite

ATOSS Software AG

caniasERP

IAS Switzerland AG

dynamicSWISSFRESH

Data Dynamic AG

GUS-OS Suite

GUS Schweiz AG

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Info Nova AG

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Infor LN

AS infotrack AG

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Odoo

Camptocamp SA

x

x

OpaccERP

Opacc Software AG

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Consultinform AG

x

x

x

proALPHA Schweiz AG

x

x

x

PLEAN

x

x

inova:solutions AG

proALPHA

x

x

redPoint AG

x

x

x

inova:time

x

x

x

Microsoft Dynamics 365 BC

x

x

x

x

x

x

bytics Group AG

x

x

x x

x

x

x

iFAS X5

x

x

x

IFS Applications

x

Auftragsende erfassbar

x

Pro MA nur 1 Arbeitsschritt

x

Arbeitsfortschritt jederzeit einsehbar

x

Multi-Erfassung möglich

Auftragsnummern sind vorgabefrei

x

Kostensätze pro Maschine definierbar

Mitarbeiterprotokolle erstellen

x

Beliebige Arbeitsprozesse erfassbar

Visierung abweichenden Buchungen

x

Beliebige Maschinennummern erfassbar

Berücksichtigung gesetzl. Vorgaben

x

Abacus Business Software abas ERP

Auswertungsmöglichkeiten

x

x

Verschiedene Zeitmodelle erfassbar

x

x

Betriebsdaten

Anzeigemöglichkeit GLZ, Ferien

x

Mobile Zeiterfassung

x

Mobile App

NFC

x

Personaldaten

Fingerprint

RFID

Anbieter Abacus Research AG

Online Erfassung

Produkt Abacus Business Software

Software und Zutrittskontrolle

www.topsoft.ch/zeiterfassung

Allgemein

Zutrittsberechtigungsmanagement

Marktübersicht Zeiterfassung

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

PROFFIX

Allix GmbH

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

PROFFIX

PROFFIX Software AG

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

ProFinance™ ERP

Boss Info AG

x

proles.ch

proles solutions ag

x

x

PSIpenta

PSI AG Schweiz

x

x

x

x

RTM Zeiterfassung

RTM Systems AG

x

x

x

x

SAP Business One

DATA UNIT AG

x

SAP S/4HANA

Process Partner AG

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

SITE

Boss Info AG

x

x

schrempp edv GmbH

x

x

x x

ten.ERP

schrempp edv GmbH

x

x

time – Zeit & Absenzmanagement

TimeTool AG

x

x x

TimeSafe Zeiterfassung

Infotech AG

x

timesaver

openconcept AG

x

TimeShepherd

Lothal Datentechnik & Partner AG

x

x

x

TimeSoft

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Customize AG

x x

x

x

zeit ag

x x

x

x

Zeiterfassung c-time

x x

x

oxibu AG

Zeiterfassung & Absenzenmanagement

x x

x

Work&Track Mobile

x

x x

x

x

x

x x

x

x

x

x x

x

x

Braso AG

x x

x

x

IVS Zeit + Sicherheit AG

x x

x

x

Xpandit mobile

x x

x

x

Zeiterfassung

x x

x

Winoffice AG

x

x x

x

tosca.ERP

x

x

x

x

x

x

x

Winoffice PRIME

x

x

x

ZEITundZUTRITT tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH dynasoft AG

tisoware.ZEIT

x x

x x

x

x

x

SIVAS.ERP

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

29

HR-Management und Zeiterfassung topsoft Fachmagazin 21-1

Arbeitszeiterfassung aus juristischer Sicht Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist heute aktueller denn je. Gerade in Zeiten mit Homeoffice und dezentralem Arbeiten ist es wichtig, die Stunden detailliert zu erfassen und abzurechnen. Selbst wenn die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmenden dient, haben auch Arbeitgebende ein vitales Interesse an einer sauberen Erfassung der geleisteten Stunden: Sie tragen dafür vor dem Gesetz die Verantwortung. Doch was steht im Arbeitsrecht genau? >> Nicolas Facincani | Voillat Facincani Sutter + Partner

In der Schweiz gilt die generelle Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Insbesondere für Arbeitnehmende kann die genaue Erfassung der Arbeitszeit von Vorteil sein, wollen sie etwa Überstunden kompensieren oder entschädigt haben. Die Realität sieht in der Schweiz jedoch anders aus: In vielen Betrieben wird die Arbeitszeit nicht oder nur unvollständig erfasst.

Verantwortung liegt bei den Arbeitgebern Verantwortlich für die Erfassung der Arbeitszeit ist der Arbeitgeber. Er kann zwar im Rahmen der Ausgestaltung des Arbeitsvertrages oder der Ausübung seines Weisungsrechts die Erfassung and die Arbeitnehmer delegieren, er muss aber ein dafür geeignetes Instrument zur Verfügung stellen und Kontrollen vornehmen.

Im Resultat bleibt er verantwortlich.

Grundsätzlich gilt die Regelung, dass die Dauer und die Lage der geleisteten Arbeitszeit, die Pausen von einer halben Stunde und mehr sowie die Ruhetage lückenlos erfasst werden müssen. Die Form ist im Gesetz nicht geregelt.

So kann dies etwa per Hand, via Excel-Liste oder elektronisch geschehen. Möglich ist aber, dass fixe Arbeitszeiten vereinbart sind und lediglich die Abweichungen festgehalten werden (Normarbeitsplan).

Ausnahmen der Erfassungspflicht Auf höhere leitende Angestellte ist das Arbeitsgesetz nicht anwendbar. Somit entfällt in Bezug auf diese die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit.

Gemäss Art. 9 ArgV1 gilt, dass eine höhere leitende Tätigkeit ausübt «wer auf Grund seiner Stellung und Verantwortung sowie in Abhängigkeit von der Grösse des Betriebes über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann.»

Verzicht auf Erfassung Gemäss Art. 73a ArGV1 kann unter gewissen Voraussetzungen vollkommen auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet werden.

Dies setzt voraus, dass die betroffenen Arbeitnehmer über ein Bruttojahreseinkommen von mindestens CHF 120‘000 verfügen und bei ihrer Arbeit über eine grosse Gestaltungsautonomie verfügen, d. h. die entsprechenden Arbeitnehmer bestimmen, in welcher Art und Weise die Arbeiten ausgeführt und organisiert werden. Zusätzlich müssen

diese Arbeitnehmer die Freiheit geniessen, ihre Arbeits- und somit auch ihre Ruhezeiten mehrheitlich selbst festsetzen zu können.

Diese erforderliche Zeitautonomie muss für mindestens die Hälfte der Arbeitszeit bestehen. In formeller Hinsicht muss die Möglichkeit des Verzichts auf die Arbeitszeiterfassung in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen sein und jeder betroffene Arbeitnehmer muss dem Verzicht persönlich zustimmen.

Vereinfachte Erfassung Arbeitnehmer mit einer gewissen Autonomie (was gemäss SECO ab rund 25% der Arbeitszeit gegeben ist) in der Festsetzung ihrer Arbeitszeit, haben die Möglichkeit nur noch die täglich geleistete Arbeitszeit erfassen. Die Lage respektive der Zeitpunkt der Arbeitsund Ruhezeiten ist nicht mehr dokumentationspflichtig. Bei Leistung von Nacht- oder Sonntagsarbeit sind jedoch der Anfang und das Ende dieser Arbeitseinsätze festzuhalten.

Die Einführung der vereinfachten Arbeitszeiterfassung erfolgt in der Regel durch eine kollektive Vereinbarung zwischen der gewählten betriebsinternen Arbeitnehmervertretung (Personalkommission) und dem Arbeitgeber.

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmern kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell mit den einzelnen Arbeitnehmern vereinbart werden. <<

Der Autor

DocEngine – Document Automation. LegalTech. Swiss Made. www.docengine.ch Hier werden Ihre rechtlichen Bedürfnisse automatisiert – von der Firmengründung über Arbeitsverträge bis hin zu Arbeitszeugnissen und -bestätigungen.

Juristische Lösungen – automatisiert und im Paket.

Kontakt: Franz Kummer | Weblaw AG | kummer@weblaw.ch | +41 79 290 46 81

30

Lic. iur. Nicolas Facincani, Rechtsanwalt, LL.M. Rechtsanwalt und Partner bei Voillat Facincani Sutter + Partner und unter anderem Spezialist für Arbeitsrecht. Er publiziert regelmässig in seinen Rechtsgebieten. Dabei hat er unter anderem auch ein Standardlehrmittel im Arbeitsrecht für Personalfachleute verfasst, welches bereits in der 2. Auflage erschienen ist. www.vfs-partner.ch

Kolumne topsoft Fachmagazin 21-1

>> Kolumne von Alain Veuve, Schweizer Unternehmer mit Fokus auf Technologie-Startups.

Ein digitaler Recruiting-Partner?

Weit gefehlt.

HR, Lohn- und Zeitsoftware aus einer Hand Abacus Human Resources – die Software für effizientes Personalmanagement

kleinen Firmen wie unsere – also etwas über 30 Mitarbeitende – ist das von entscheidender Wichtigkeit. Und mit steigenden Ambitionen als Firma ist auch die «Kulturkomponente» wichtiger.

Forum Abacus es Resourc Human 021, 06.05.2 r Event virtuelle ung: Anmeld h/forum abacus.c

«Soft-Faktoren-Match»

Im Moment bin ich gerade wieder dabei für unsere Firmen neue Team-Mitglieder zu finden. Bei Parashift, unserem DeepTech-StartUp im Dokumentenbereich, ist das mittlerweile ein Team-Effort. Nicht nur, aber auch weil’s der Chef, also ich, in der Vergangenheit immer mal wieder ein wenig verbockt hat. Ich habe Leute eingestellt, die manchmal nicht so richtig zum Team und zu unserer Mission gepasst haben. Ich war einfach zu ungeduldig und wollte die Stelle möglichst rasch besetzen. Das hat öfter als nicht zu der schmerzhaften Situation geführt, dass wir das wieder korrigieren mussten, ohne dass die hauptsächlich Leidtragenden viel dafürkonnten.

«Team- und Culture-Fit» über (fast) allem

Es gibt unglaublich viele sehr gute und fähige Leute da draussen. Sie alle machen einen grossartigen Job. Trotzdem ist nicht jede Person, die über grosse Machine Learning Erfahrung verfügt, an der richtigen Stelle bei uns. Und – fast noch perfider – nicht alle, die fast keine Erfahrung mit Dokumenten haben, sind bei uns automatisch falsch.

Ich habe über die Zeit gelernt, dass die «kulturelle Kompatibilität» einer der allerwichtigsten Einflussfaktoren darauf ist, ob ein Job-Kandidat ein wertvolles und tragendes Team-Mitglied wird. Gerade in

Umso frustrierender ist, dass wir auf viele Stellen eine Unmenge an Bewerbungen bekommen. Üblicherweise kann 1/3 direkt aussortiert werden, weil die angegebenen Skills nicht den ausgeschriebenen Anforderungen entsprechen. Es bleiben daher rund 2/3 der Bewerbungen, die wir durchgehen müssen. Wenn wir uns mit diesen Bewerbungen auseinandergesetzt haben bleiben vielleicht 3 % welche wirklich in Frage kommen.

Oft sind es, so ist es leider, auch erst mal 0%.

Home

Bewerbungen

Aufgaben | Inbox Prozessportal Meine Daten Meine Mitarbeiter Organigramm Jobportal Bewerber

Reto Amrein

Kurt Schneider

Livia Hess

Bewerbungen Offene Stellen 09:48

Abaintern

Spesen

Dieser Aufwand ist völlig sinnlos und für alle frustrierend.

Leistungen

0

0

In & Out

Timesheet

0

Mitarbeiter daten Reto Amrein

0

Absenzen & Saldi

Eine neuartige Recruiting-Plattform

Ich glaube es ist Zeit, dass sich das ändert.

Und es ist vergleichsweise einfach zu ändern.

Am Anfang steht das «Neu-Denken» dieses Prozesses, weg von der «Selektion» hin zu einem gegenseitigen «Finden». Was schon fast banal esoterisch anmutet, ist in der Tat ein fundamentales Umdenken.

Natürlich müssen die Fakten zu Ausbildung und Erfahrung stimmen, aber es sollten eben bei Arbeitgebern und -nehmern auch ein Grossteil an Soft-Faktoren abgefragt und «gematched» werden. So könnte eine Recruiting-Plattform des nächsten Jahrzehnts nicht einfach ein (hochbezahlter) «DigitalInserate-Wald» sein, sondern ein echter Digitaler Recruiting Partner, der dafür sorgt, dass die richtigen Teams und Mitarbeiter zusammenfinden. Damit spart man einen Grossteil der Zeit für unpassende Konstellationen. Und hat damit mehr Zeit, sich besser kennen zu lernen. <<

Ihr Nutzen mit Abacus HR Abacus Human Resources bietet umfassende Lösungen für ein fortschrittliches und effizientes HR-Management. Die flexible und vielseitig einsetzbare Software ermöglicht eine vollumfängliche Digitalisierung sämtlicher HRProzesse, entlastet Ihre Personalabteilung und dient Vorgesetzten als zentrales Führungsinstrument.

Weitere Informationen finden Sie unter: abacus.ch/hr

Alain Veuve begleitet und berät auch unterschiedliche internationale Unternehmen bei der digitalen Transformation. Heute ist Alain Veuve ein vielzitierter Thought-Leader für die digitale Transformation in Europa, der regelmässig als Referent an Konferenzen teilnimmt. Sein Blog, alainveuve.com, ist für Entscheidungsträger im Digitalen Bereich eine beliebte Quelle für Erkenntnisse. Alain Veuve schreibt regelmässig für verschiedene Publikationen.

31

Know-how topsoft Fachmagazin 21-1

Digitale Ethik in der Führungsetage angekommen Vier von fünf Personen berichten von Erfahrungen mit ethisch umstrittenen Projekten im Bereich des Datenmanagements. Das zeigt die Auswertung des «Stimmungsbarometers Digitale Ethik». Gleichzeitig wird sichtbar, dass die Relevanz ethischer Geschäftspraktiken im digitalen Raum erkannt wird, insbesondere von der Geschäftsleitung. >> Cornelia Diethelm | Centre for Digital Responsibility

Die meisten Unternehmen verfügen über Erfahrungen mit ethisch umstrittenen Projekten. Dies betrifft vor allem den Umgang mit Daten, zum Beispiel welche Datenauswertungen gemacht werden und wofür Kundendaten genutzt werden (84 %). Deutlich weniger verbreitet sind Massnahmen, die zur Überwachung der Mitarbeitenden beitragen, etwa die Analyse des E-Mail-Verkehrs oder der Einsatz umstrittener Technologien wie Gesichts- oder Stimmerkennung (31 %). (Grafik 1)

Zunehmende Sensibilisierung Unternehmen sind nicht nur sensibilisiert für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten.

Die Umfrage zeigt, dass ethische Themen in mehreren Unternehmen bereits in interne Dokumente und Prozesse integriert wurden: Jede dritte Person gibt an, dass das Datenmanagement (39%) sowie die Datenstrategie (34%) entsprechende Vorgaben enthalten.

Oft existiert sogar eine Ethik-Richtlinie (36 %) oder sie ist zumindest geplant (19 %). Generell bestätigt sich der Trend: Je grösser ein Unternehmen ist, desto mehr Vorgaben existieren.

Ausserdem wird, unabhängig von der Grösse, in vielen Unternehmen an ethischen Vorgaben gearbeitet.

Grafik 1: In welchen Bereichen haben die Unternehmen bereits an ethisch umstrittenen Projekten gearbeitet?

Beim Umgang mit Daten

84

Bei der Datafizierung am Arbeitsplatz

31

Beim Umgang mit neuen Technologien

27

Beim Einsatz fragwürdiger Geschäftspraktiken

13 0

10

20

30

60

70

Vertrauensvolle Beziehungen zu Kundinnen und Kunden

80

90

100

72

Image als verantwortungsvolles Unternehmen

67

31

Minimieren von Risiken

67

27 Innere Überzeugung (Unternehmenswerte)

52 13

Attraktivität als Arbeitgeberin

32

50

Grafik 2: Aus welchen Gründen übernehmen die Unternehmen digitale Verantwortung?

36

Die Autorin Cornelia Diethelm gestaltet den digitalen Wandel an der Schnittstelle von Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft aktiv mit. Dazu gehört insbesondere der Aufbau des Centre for Digital Responsibility.

Ziel ist es, Brücken zwischen der Wirtschaft und den Erwartungen der Gesellschaft zu bilden sowie strategische Trends frühzeitig zu erkennen. Dieses Wissen gibt sie auch als Studiengangsleiterin und Dozentin für Digitale Ethik an der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) weiter. Ausserdem ist sie Mitinhaberin der Datenschutzpartner AG. www.digitalresponsibility.ch

40

Eigene Massnahmen, um Regulierungen zu verhindern

20 0

10

20

30

Ethik wird zur Chefsache Erfreulicherweise ist der Megatrend «Digitale Ethik» auf der Chefetage angekommen: Die Geschäftsleitung gehört zu den wichtigsten internen Befürwortern, wenn es darum geht, auch im digitalen Raum verantwortungsvoll zu handeln (46%). Die wichtigsten Treiber in den Unternehmen sind aber Personen aus dem Datenschutz (64%). Am unteren Ende

40

50

60

70

80

90

100

befinden sich Personen aus dem Marketing (31%). Dieser grosse Unterschied verdeutlicht, dass innerhalb eines Unternehmens auch Ziele verfolgt werden, die sich widersprechen.

Dazu passt, dass für 27% der Befragten nicht immer klar, ob die datenbasierten Innovationen wirklich ein Problem lösen und im Interesse der Kundinnen und Kunden sind. Innovationen sowie der Einsatz neuer Technologien

Know-how

sollten kein Selbstzweck sein. Auch deshalb lohnt es sich, Geschäftspraktiken mit internen Richtlinien in Einklang zu bringen, welche die Werte des Unternehmens widerspiegeln.

Investition in gute Kundenbeziehungen Die Umfrage macht ersichtlich, dass Unternehmen die Erwartungen ihrer Kundschaft ernst nehmen. Wer verantwortungsvoll mit Daten umgeht, investiert nicht nur in gute Kundenbeziehungen (72%). Das Unternehmen kann sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem es sich als vertrauenswürdiges Unternehmen positioniert (67 %), gerade angesichts ausländischer Konkurrenten.

Eine weitere Motivation besteht in der Reduktion von Risiken (67 %). So lassen sich beispielsweise betriebliche Risiken vermeiden, wenn sichergestellt wird, dass keine Menschen durch den Einsatz von Algorithmen diskriminiert werden. Die innere Überzeugung ist bei

rund der Hälfte wichtig (52%), wobei dies für kleinere Unternehmen deutlich wichtiger ist als für grössere. (Grafik 2)

Zur Studie Das «Stimmungsbarometer Digitale Ethik» misst die digitale Verantwortung von

Wissensaufbau in den Unternehmen

Unternehmen in der Schweiz. Die Studie

Die Mehrzahl der Unternehmen sensibilisiert Mitarbeitende und Führungskräfte für ethische Themen oder es ist geplant. Immer grösserer Beliebtheit erfreuen sich auch Aus- und Weiterbildungen, besonders stark in grossen Unternehmen. Rund ein Drittel der Befragten sieht darüber hinaus grossen Handlungsbedarf beim digitalen Wissen. Denn nur wer sich mit der Digitalisierung auseinandersetzt, kann die damit verbundenen Chancen, Risiken und Nebenwirkungen erkennen – und verantwortungsvoll handeln. Digitales und ethisches Wissen aufzubauen lohnt sich nicht nur aufgrund der steigenden Erwartungen von Kundinnen und Kunden. Unternehmen können sich darüber hinaus auch als attraktiven Arbeitgeber positionieren, so ein weiteres Fazit der Studie. <<

hat das Center for Digital Responsibility (CDR) zusammen mit der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) durchgeführt.

Autorin ist Cornelia Diethelm, Studiengangsleiterin CAS Digital Ethics an der HWZ. An der Umfrage, welche von Mitte November bis Mitte Dezember 2020 durchgeführt worden ist, haben sich 254 Teilnehmende beteiligt. Zukünftig sind jährliche Durchführungen geplant. Für Interessierte steht die gesamte Studie auf der Website der HWZ unter News als Download zur Verfügung. https://tinyurl.com/tsm21-1-StudieHWZ

Advertorial

INEL-DATA AG und swisspayroll ag stehen für PERSONAL- und PAYROLL-Fachwissen, Qualität, Professionalität und faire Partnerschaft, verbunden mit höchster Datensicherheit und absoluter Diskretion.

Seit gut 40 Jahren unterstützen wir Schweizer KMU und internationale Unternehmen mit Niederlassungen in der Schweiz in den Bereichen Personal und Lohn mit praxisbezogenen HR/PAYROLL-Dienstleistungen (BPO Business Process Outsourcing) sowie zukunftsorientierter HRMLösung aus der Cloud (SaaS).

Mehrwerte beider Lösungsvarianten  jederzeit aktuelle Personalinformationslösung nach CH-Gesetzgebung  Daten-Hosting in CH-Rechenzentren, Software-Lizenzen/-Wartung und Benutzer-Support sind in den Pauschalen enthalten  externe Fachabteilung Personal/Lohn auf Abruf  Stellvertretungsgewährleistung (Entlastung Riskmanagement des Unternehmens)  Daten-Verwaltung und -Handling nach CH-DSG und EU-DSGVO  ERP-unabhängig > vorbereitete Schnittstellen zu diversen Lösungen

Cloud-Lösung: Personalinformationen und Lohnbuchhaltung – INEL-PERS 4/WEB – im Selfservice swissdec-zertifizierte Lösung in CH-Rechenzentrum via Browser-Aufruf.

Keine Sorgen mehr um Updates oder Gesetzesanpassungen, praxisnah und zukunftsorientiert.

BPO/PAYROLL: Payroll-Fullservice und Salär-Administration durch externen Spezialisten Der Provider als verlängerter Arm Ihrer HR-Fachabteilung. Er bietet immer so viel Unterstützung und Entlastung, wie Sie benötigen und ist immer upto-date durch den Zugang via WEB-Portal. Wir bieten externe Lohnbuchhaltung und HR-Unterstützung (inkl. Auskunftssupport) nach CH-Gesetzgebung an, ebenso Datenunterhalt, monatliche Lohn-Verarbeitungen, Jahresendverarbeitungen, Kontakt zu Ämtern, Sozialleistungsinstituten, Versicherungen und Revisionsstellen.

BPO-Standardprozess PAYROLL

KUNDE Single point of contact Basis- und Quelldaten

Datentransfer: Stamm- und Bewegungsdaten, Individuelles Datentransfer: Lohnreports, Schnittstellen, Individuelles Support, Unterstützung und Beratung

PAYROLL-Provider Lohnverarbeitung mit swissdec-zertifizierter Lösung, Daten-Backup und -Archivierung

Mitarbeiter/In

Externe Stellen

Payslip per Email / Post / WEB-Portal

eBanking ELM

Sie schätzen nebst gesetzeskonformen und pünktlichen Lohnabrechnungen auch effiziente Abläufe und persönlichen Fachsupport, dann bietet Ihnen das swisspayroll-Team so oder so eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen. www.swisspayroll-ag.ch

33

Know-how topsoft Fachmagazin 21-1

Anleitung zum Faktencheck Bewusste Desinformation und Falschmeldungen sind besonders in den Sozialen Medien hoch im Kurs, sie garantieren mit spektakulären Bildern und reisserischer Sprache viele Klicks und Aufmerksamkeit. Das dient sowohl den Plattformen als auch den Werbekunden. Doch wie erkennen Sie Fake News? Wie verhindern Sie, dass Sie mit dem Weiterverbreiten genau dieser Meldungen unbewusst bei Täuschungsmanövern mitmachen? Wir geben Ihnen hier Tipps, wie Sie Falschmeldungen rasch erkennen und so mithelfen können, deren Verbreitung zu verlangsamen. >> Peter Metzinger | www.ReclaimTheFacts.com

Fake News und gezielte Desinformationskampagnen sind ernsthafte Bedrohungen für Wirtschaft, Umweltschutz und Demokratie.

Sie spalten unsere Gesellschaft und behindern wichtige politische Entscheidungen, beispielsweise beim Klimaschutz. Sie bedrohen Zukunftsprojekte und Arbeitsplätze, zum Beispiel die Modernisierung unserer zunehmend überlasteten Mobilfunk-Infrastruktur, auf die wir für die tägliche Kommunikation angewiesen sind.

Diesen Mechanismus nutzen Produzenten und Verbreiter von Falschinformationen aus.

Sie wissen sehr gut, dass Spektakuläres und Emotionen die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppen steigern und dass diese dann wiederum solche Inhalte umso schneller teilen. Ein wichtiger Hinweis darauf, dass eine Information falsch sein könnte, ist deshalb der «Wow»oder «Aha»-Effekt, den sie auslöst. Wenn man diesen Effekt spürt, sollte man schon misstrauisch werden.

Durch die zunehmende Polarisierung verhindern sie den konstruktiven Dialog und die Einigung auf gemeinsame Wahrheiten. Damit schaden sie unserer Demokratie.

Wer ist noch nicht darauf hereingefallen? – «Zwischen all den Nachrichten über gestiegene COVID-19-Fallzahlen, Ausgangssperren und Engpässen bei medizinischem Bedarfsmaterial gab es in den letzten Wochen auch ein paar gute Meldungen: Schwäne und Delfine sind in die verlassenen Kanäle Venedigs zurückgekehrt. Ein paar Elefanten spazierten durch ein Dorf in Yunnan, China, soffen dort den Kornwein leer und schliefen ihren Rausch in einer Teeplantage aus. Auf Twitter, Instagram und Tik Tok gingen sie (diese Meldungen) viral. Sogar in grossen Onlinemedien wurde darüber berichtet.»1 Nur leider waren sie falsch.

Zwar findet man im Internet so gut wie alle Informationen zu praktisch jedem Thema und deshalb auch die wissenschaftlich oder unabhängig geprüften, korrekten Angaben. Jedoch beschleunigen die Geschäftsmodelle der sozialen Netzwerke nicht die Verbreitung der korrekten, sondern die von Falschinformationen.

Soziale Netzwerke fördern Desinformation Der Mechanismus dahinter ist schnell erklärt.

Durch den Verkauf von Werbung steigt der Umsatz von Sozialen Netzwerken mit der Dauer, die Nutzerinnen und Nutzer auf ihrer Plattform verbringen. Die Netzwerke buhlen deshalb um unsere Aufmerksamkeit und befinden sich dabei in Konkurrenz mit anderen Beschäftigungen, die uns von ihnen ablenken könnten.

Dies gelingt ihnen umso besser, je sensationeller und emotionaler die Inhalte sind, die sie uns präsentieren. Die Anbieter haben also ein Interesse daran, uns immer dann einen spektakulären oder stark emotionalen Inhalt anzuzeigen, wenn unsere Aufmerksamkeit abzudriften droht und die Gefahr besteht, dass wir die Plattform verlassen könnten, um uns anderen Dingen zuzuwenden. Ob die angezeigte Information falsch oder korrekt ist, ist dafür irrelevant.

34

Es passiert auch den Kritischsten unter uns, dass sie Falschinformationen auf den Leim gehen. Vor allem wenn eine neue Information sensationell erscheint, neigen wir dazu, sie

Der Autor Peter Metzinger ist Physiker, Gemeinderat und Campaigning-Pionier. Engagement für nachhaltige und innovative Lösungen für Umwelt und Wirtschaft ist seit 1982 eine seiner Leidenschaften. In diesem Zusammenhang musste er immer wieder feststellen, dass gezielte Desinformationen gute Lösungen behindern bis verhindern. So lancierte er ReclaimTheFacts.com, um allen, die sich für faktenbasierte Entscheidungen engagieren wollen, eine Plattform zu geben.

zu teilen, noch bevor wir sie richtig gelesen, geschweige denn geprüft zu haben. Wie Viren verbreiten sich solche Falschinformationen weiter. Ganz besonders dann jedoch empfiehlt es sich, innezuhalten, tief durchzuatmen und zu recherchieren, ob die Sache wirklich stimmt.

Korrekte Informationen sind eher langweilig Denn obwohl natürlich auch korrekte Informationen spektakulär sein oder starke Emotionen auslösen können, ist dies viel seltener der Fall und die Urheber solcher Informationen verpacken sie auch nur selten so. Ihnen kommt es mehr auf die sachliche Korrektheit an, als auf die spektakuläre oder emotionale Verpackung – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Bei den Produzenten von Falschinformationen handelt es sich in der Regel um talentierte oder professionelle Meinungsmacher, die mit Desinformationskampagnen politische oder wirtschaftliche Ziele verfolgen. (Auch hier bestätigen Ausnahmen – in Form vermeintlicher Spassvögel – die Regel.) Sie wissen, dass ein Bild mehr bewirkt als tausend Worte.

Deshalb sind bewusst verbreitete Falschinformationen in der Regel von spektakulären Fotos begleitet und die erste Frage in der Faktencheck-Grafik auf Seite 37 lautet, ob es solche Fotos gibt.

Nutzen Sie die umgekehrte Bildersuche Ein bekanntes Beispiel ist der Mythos von Vögeln, die zu Hunderten durch 5G-Netze getötet wurden. Dieser längst widerlegte Mythos – allein schon durch die Tatsache, dass in den meisten Regionen 5G noch gar nicht installiert war – taucht in verschiedenen Varianten immer wieder auf. Die meisten Beiträge enthalten Fotos Hunderter toter Vögel auf dem Boden. Lädt man diese in die umgekehrte Bildersuche von Google2, zeigt sich jedoch zum Beispiel, dass es sich um das Foto eines viel

Anzeige

älteren Artikels italienischer Zeitungen handelt. Im Artikel geht es um zahlreiche Vögel, die durch einen Hagelsturm erschlagen worden waren.

den wissenschaftlichen Modellen. Die Klimawandel-Leugner-Grafik ist in diesem Fall nicht falsch, aber sie ist irreführend und deshalb manipulativ.

Prüfen Sie die Quelle

Wieso soll man dem «Mainstream» überhaupt misstrauen?

Meist genügt schon die umgekehrte Bildersuche, um eine Falschinformation zu entlarven.

In Fällen, in denen dies noch keinen eindeutigen Hinweis auf eine Falschinformation liefert, liefert vielleicht die Quelle einen Hinweis.

Hier wird es schon schwieriger. Es gibt OnlinePortale, die wie renommierte wissenschaftliche Publikationsportale aussehen, die jedoch gegen Bezahlung ungeprüft alles veröffentlichen, was man hochlädt.

Wie soll man als Laie erkennen, ob ein OnlinePortal seriös und vertrauenswürdig ist? Einen ersten Hinweis liefert das Impressum, falls vorhanden. Wer steckt dahinter, welche Verbindungen gibt es und auf welche Motive lässt dies schliessen? Das sind Fragen, zu denen man Antworten recherchieren kann. Gibt es kein Impressum, ist dies verdächtig. Weitere Hinweise findet man vielleicht, indem man den Namen des Portals und «seriös» googelt.

Auch ob die publizierten Beiträge andere, seriöse Quellen zitieren, zu diesen verlinken und ob es noch weitere, unabhängige Quellen mit den gleichen Informationen gibt, entscheidet über die Glaubwürdigkeit eines Portals.

Gibt es eine Verlinkung zu den Originaldaten?

Unabdingbar ist die Verlinkung zu den Originaldaten. Zum Beispiel ist unter Leugnern des menschengemachten Klimawandels eine Grafik beliebt, die auf NASA-Daten beruht und in den ersten Jahren des neuen Jahrtausends einen geringeren Anstieg der globalen Erderwärmung zeigt. Die Grafik geht allerdings nur bis zum Jahr 2016. Schaut man sich die gleiche Grafik bei der Quelle – der NASA – an, zeigt diese ab dem Jahr 2017 wieder einen Anstieg der Temperaturen, im Einklang mit

Infografik auf Seite 37 ReclaimTheFacts hat sich zur Aufgabe gemacht, den Falschinformationen im Netz korrekte Informationen von Wissenschaft und von Fakt-Checkern entgegenzustellen und die Nutzer von sozialen Netzen dabei zu unterstützen, selbst die Wahrheit herauszufinden.

Um dies zu vereinfachen, haben wir eine Faktencheck-Infografik erstellt, die alle in diesem Artikel enthaltenen Tipps und das Vorgehen in Form eines Ablaufdiagramm beinhaltet.

Am Ende läuft alles auf eine Frage des Vertrauens hinaus. Wem können wir noch vertrauen?

Den Wissenschaftlern, die beteuern, dass bisher noch kein Hinweis auf eine schädliche Wirkung von Mobilfunkstrahlen gefunden wurden oder denen, die von einer weltweiten Verschwörung der Mobilfunkindustrie sprechen, um uns die Schädlichkeit elektromagnetischer Strahlung zu verheimlichen? Die Situation ist ähnlich wie beim Klimawandel und COVID-19.

Vertrauen wir dem «Mainstream» der Wissenschaftler oder den vereinzelten Kritikern, die auf Effekte verweisen, die der Mainstream angeblich unterschlägt?

In der Regel zeigt sich, dass ausgerechnet die Kritiker Fakten unterschlagen, nämlich solche, die ihrer Kritik widersprechen würden. Für Laien ist es oft nicht möglich, dies zu entlarven, weil sie selten alle Fakten kennen. Es stellt sich dann jedoch die Frage, wie es denn rein praktisch möglich sein soll, dass sich Tausende von Wissenschaftlern verschwören, um uns eine oder mehrere Lügen aufzutischen.

Wissenschaftler haben ihren Beruf gewählt, um zu verstehen, wie die Welt funktioniert.

Sie sind auf der ständigen Suche nach der Wahrheit. Ihr Beruf ist Berufung. Sie sind sehr streitfreudig und ständig darauf bedacht, Fehler von Kollegen zu entlarven, um der Wahrheit näher zu kommen.

Wie wahrscheinlich ist es angesichts dieser Tatsachen, dass sich eine überwiegende Mehrheit von Wissenschaftlern eines bestimmten Forschungsgebiets verschwören kann, um Wahrheiten zu unterdrücken? Und wie wahrscheinlich ist es, dass einzelne Wissenschaftler den Querulanten spielen, um den «Mainstream» herauszufordern, sei es aus Eitelkeit, Geltungssucht oder weil sie dafür bezahlt werden?

Was ist wahrscheinlicher? Die Antwort auf diese Frage liefert einen Hinweis auf die Korrektheit einer Information, nachdem alle anderen Hinweise schon überprüft wurden. << Aktuelle Informationen und Campaigning für Fakten gibt es unter: www.ReclaimTheFacts.com Fussnoten: 1 siehe Quelle nationalgeographic.de https://tinyurl.com/tsm21-1-Metzinger 2 https://images.google.com

35

Advertorial

Onlineshop, Abo-Management und CRM in einem Besitz kommt aus der Mode. Immer mehr Menschen meiden grössere Anschaffungen und beziehen Dienstleistungen, Geräte oder sogar ein Auto im Abo. Für die Verwaltung und den Verkauf solcher Angebote haben wir mit aboon eine Software entwickelt die Onlineshop, Abo-Management, CRM, Vertriebskanal und Website in einem ist.

Michael Sebel | comotive GmbH Als Agentur haben wir bei comotive rund hundert individuelle Websites umgesetzt und betreiben auch rund zwanzig Onlineshops für und mit unseren Kunden. Dieses langjährige Wissen haben wir mit aboon in einer Software gebündelt, die ab 49 CHF pro Monat innert 24h bereit zum Einsatz ist. Im Fokus steht der wiederkehrende Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten, aber auch der klassische Onlineshop.

Im Backend steht nicht einfach nur eine Kundenliste, sondern ein vollständiges CRM zur Verfügung, welches sich mit benutzerdefinierten Feldern ganz individuell gestalten lässt. Und wer seine Kunden kennt, kann diese auch ganz gezielt ansprechen und auf dem Laufenden halten.

Dazu gibt es ein weiteres Werkzeug um an Kundengruppen oder Personen, die das gleiche gekauft haben, gezielt E-Mails oder generelle Newsletter zu versenden.

Mit automatischen E-Mails kannst du informieren, wenn ein Abonnement kurz vor der Erneuerung steht oder man zu der Dienstleistung jeweils noch etwas dazukaufen kann. Als Beispiel nehmen wir hier das Gemüse-Abo vom Landwirt: Wöchentliche Lieferung am Donnerstag – bis am Mittwochabend kannst du zum Gemüse aber noch Brot, Milch und Konfitüre dazu bestellen. Upselling, das für beide Seiten interessant ist.

Und die Buchhaltung?

Alles aus einer Hand Durch die zahlreichen Funktionen können nicht nur Start-Ups sondern auch etablierte Firmen ihre Prozesse vereinfachen oder gar automatisieren. Denn Abos gibt es öfters als man annimmt. Nehmen wir einen Servicemonteur, der regelmässige Wartung von Anlagen anbietet. Das geht mit Excel für ein paar Kunden ganz gut, aber das manuelle Erstellen von Rechnungen und Kontrollieren der Zahlungseingänge wird je länger je mehr zur Qual für jeden Büroangestellten.

Denn mit aboon soll man nicht nur seine Produkte anbieten und die Verkäufe ankurbeln, sondern auch jegliche Aufgaben eliminieren die repetitiv und nicht zuletzt fehleranfällig sind. Die Endkunden bezahlen mit den üblichen Schweizer Zahlungsmitteln: Kreditkarten, Apple- oder Google Pay, PostFinance oder Twint. QR-Rechnungen werden ebenfalls automatisch generiert. Durch täglichen Abgleich mit der Bank kann auf die manuelle Kontrolle grösstenteils verzichtet werden. Ein Kunde nutzt aboon über ein iPad sogar als simples Kassensystem.

Vielseitiges verkaufen Durch Inputs unserer Kunden können wir die Software laufend verbessern und Funktionen hinzufügen. Addons, Ratenzahlungen, Abschlussgebühren, Vertragslaufzeiten. Alles einfach konfigurierbar und für den Endkunden simpel im Shop dargestellt. Kündigung, Verlängerung oder eine Änderung der Adresse kann der Endkunde selbst erledigen.

36

Durch die optionale automatische Anbindung an Bexio ist die Buchhaltung Ende Jahr bereits zu 99 % geführt. Alternativ können die Bestellungen regelmässig automatisch oder manuell in benutzerdefinierte Excel-Reports für die Buchhaltung exportiert werden.

Trotzdem individuell Im Herzen sind wir eine Agentur, die individuelle Webauftritte realisiert. Daher haben wir auch aboon so aufgebaut, dass jeder Auftritt individuell ist und die jeweilige Identität der Firma ganz klar sichtbar wird. Customizing ist immer möglich.

Es gibt 100 weitere Anwendungsfälle: aboon als Bezahlschranke für Online-Inhalte. aboon als Vereinssoftware. aboon um deine Prozesse zu digitalisieren. Oder aboon für einen Zoom-Yoga-Kurs.

aboon.ch

topsoft Fachmagazin 21-1

Know-how

Infografik zum Artikel von Peter Metzinger auf den Seiten 34/35

Neue Information

ReclaimTheFacts.com

Sind spektakuläre Fotos vorhanden, die beweisen oder untermauern sollen, dass die Information korrekt ist?

Ja

Umgekehrte Google Bildersuche (anhand eines Bildes nach ähnlichen Bildern im Web suchen) https://images.google.com

Nein

Google-Suche: nach jeder Aussage / Behauptung plus «Fact Check»

Renommierte Faktencheck-Portale erkennt man daran, dass sie die Quellen ihrer Informationen transparent und nachvollziehbar offenlegen und dass sie alles unternehmen, um ihre eigenen Aussagen zu widerlegen.

Faktencheck bei renommiertem Portal widerlegt die Information

Ja

Passen die Bilder zur Information und gibt es sie nur im Zusammenhang mit dieser einen Geschichte, an diesem Ort und zu diesem Zeitpunkt?

Nein

Ja

Nein

Google nach der Quelle der Information.

(Impressum oder Seiteninhaber)

Renommierte Quellen bezeichnen sie als unseriös

Ja

Nein

Ja

Gibt es andere, seriöse Quellen mit der gleichen Information?

Eine seriöse Quelle erkennt man an daran, dass sie sich an den Prinzipien wissenschaftlichen Publizierens orientiert oder mindestens alle Aussagen anhand der Originaldaten kritisch überprüfbar macht.

Nein

Nein

Steht die Information im Widerspruch zu gängigen bzw. durch die Mehrheit der Wissenschaftler anerkannten Informationen?

Ja

Sehr wahrscheinlich

Überlegen: Wie wahrscheinlich ist es, dass die Mehrheit sich verschworen hat, Unwahrheiten zu verbreiten? Gibt es dafür überhaupt Motive, die zudem kritisch geprüft wurden oder sind das auch nur Behauptungen ohne Beweis?

Die Information ist (wahrscheinlich) richtig

Sehr unwahrscheinlich

Die Information ist (wahrscheinlich) falsch

37

Know-how topsoft Fachmagazin 21-1

Nachhaltiger Onlinehandel: 3 Empfehlungen und wo der SAC steht Die Hochschule Luzern führte 2020 zum dritten Mal eine Onlinehändlerbefragung im Auftrag der Schweizerischen Post durch. Erstmals tat sie dies mit dem Schwerpunktthema Nachhaltigkeit und untersuchte dabei Aspekte von der Auswahl des Sortiments bis zum Versand. Aus den Studienergebnissen formulierten die Autoren drei konkrete Handlungsempfehlungen für den Onlinehandel. Andreas Mathyer erläutert zudem, wie grün dieser beim Schweizer Alpen-Club ist. >> Dr. Thomas Wozniak und Michael M. Nussbaumer | Hochschule Luzern

Auspacken ein positives Erlebnis kreieren.

Welche Verpackung bietet sich also an? Verwendet man grössenoptimierte Verpackungen, hat das einen positiven Einfluss auf die Transportkapazitäten und die Abfallproduktion. Rund die Hälfte der befragten Shops praktiziert dies bereits.

Aber nicht nur das: Auch am vorerst letzten Touchpoint der Reise, nämlich beim Kunden selbst, hinterlässt sie eine Wirkung. Kundinnen und Kunden möchten sich nicht mit unendlich viel Verpackungs- und Füllmaterial herumschlagen. Trotzdem verzichtet erst knapp ein Drittel der befragten Onlineshops auf Stopfmaterial oder zumindest auf Plastik. 62% der Onlineshops gehen einen Schritt weiter und verwenden recyclebares Verpackungsmaterial.

2020 war ein boomendes Jahr für den Onlinehandel, die Umsätze wuchsen rasant. Damit einher gehen ein viel höheres Zustellvolumen durch die Post, ein Mehrverbrauch von Verpackungsmaterial, Rücksendungen und natürlich die Produktion der Artikel für den Onlinehandel selbst.

Aus der Onlinehändlerbefragung der Hochschule Luzern resultieren wertvolle Erkenntnisse in Bezug auf die Nachhaltigkeit und drei konkrete Handlungsempfehlungen.

1. Nachhaltige Produkte einfach auffindbar machen Gemäss Befragung stammt mindestens die Hälfte der von den Onlineshops angebotenen Produkte aus einer ressourcenschonenden Produktion. Auch faire Arbeitsbedingungen sind für viele der befragten Onlineshops ein wichtiges Kriterium: Gut drei Viertel ihres 38

Sortimentes werden nach eigenen Angaben fair produziert. Das ist erfreulich, wird bloss zu wenig offensiv kommuniziert. Zwar findet man in den Produktbeschrieben Hinweise zur Nachhaltigkeit. Es klafft aber eine eklatante Lücke, wenn es um die spezifische Kennzeichnung und den entsprechenden Auswahlfilter für nachhaltige Produkte geht.

Unsere Empfehlung: Kommen Sie den Bedürfnissen der Kundschaft entgegen.

Machen Sie besonders nachhaltige Produkte einfach auffindbar, zum Beispiel durch entsprechende Produktfilter oder Labels bei den Produkten selbst.

2. Die Verpackung ist Teil der Customer Experience Ist die Bestellung erfolgt, geht das Paket auf seine Reise. Oberstes Ziel: Es soll unversehrt beim Empfänger ankommen und beim

Die Highlights der Onlinehändler-Befragung 2020 ▪ Mindestens 50 Prozent der online angebotenen Produkte stammen aus nachhaltiger Produktion.

▪ Die Mehrheit der Befragten verpackt mit Recycling-Material, für die Füllung sind es knapp die Hälfte. Ein Drittel arbeitet komplett ohne Plastik.

▪ Komplexer umsetzbare Massnahmen wie langsamerer Versand oder lokal angepasste Logistiklösungen sind wenig verbreitet.

Alle Resultate der Onlinehändlerbefragung 2020 finden Sie unter: www.post.ch/digital-commerce-studien Die Hochschule Luzern wird die Onlinehändlerbefragung im Jahr 2021 zum zweiten Mal mit Fokus auf Nachhaltigkeitsaspekte durchführen.

Know-how

Mehrwegverpackungen bilden einen verschwindend kleinen Anteil. Doch das könnte ein perfekter Ansatz sein.

Wir empfehlen: Denken Sie über die blosse Funktion der Verpackung hinaus. Beziehen Sie mit ein, welche Customer Experience in Kombination mit der Nachhaltigkeit damit verbunden ist.

3. Im Austausch nachhaltige Zustellungsmöglichkeiten finden Die Mehrheit der Umfrageteilnehmenden ist offen für nachhaltige Logistiklösungen.

Bei der konkreten Umsetzung resp. im Angebot von nachhaltigen Versandoptionen besteht jedoch Handlungsbedarf. Die wenigsten Onlineshops bieten einen langsameren oder einen klimaneutralen Versand an. Auch Velolieferdienste in Kombination mit Zug oder E-Cargo-Bikes sind noch so gut wie keine Option. Gleichzeitig geht die Mehrheit der Onlineshops aber davon aus, dass Kunden innerhalb der nächsten zwei Jahre vermehrt nachhaltige Versandoptionen wünschen.

Unsere Empfehlung: Miteinander reden hilft. Packen Betreibende von Onlineshops und Logistikdienstleister diese Herausforderung gemeinsam an, kommt man effizienter zu nachhaltigen Versandoptionen. <<

Das Autorenteam

Dr. Thomas Wozniak ist Forschungskoordinator und Dozent am Institut für Kommunikation und Marketing IKM der Hochschule Luzern – Wirtschaft.

Forschungsprojekte am IKM www.hslu.ch/ikm-forschung Michael M. Nussbaumer ist Dozent und Leiter des CAS Online Shop and Sales Management an der Hochschule Luzern. Er ist zudem Gründer der E-Commerce-Agentur M8 GmbH. Weiterbildung CAS Online Shop and Sales Management: www.hslu.ch/osm

Schweizer Alpen-Club SAC: grüner Onlinehandel?

Mit dem Thema Nachhaltigkeit im Onlinehandel befasste sich auch Andreas Mathyer, Verlagsleiter des SAC. Im Rahmen seiner Seminararbeit im CAS Online Shop and Sales Management ergründete er das Thema für den viertgrössten Sportverband der Schweiz mit 160‘000 Mitgliedern. Im Onlineshop des SAC sind über 700 Artikel bestellbar – von Büchern, Swisstopo-Landeskarten, Clubshop-Artikeln bis hin zu Abonnements für das Online-Tourenportal.

Michael M. Nussbaumer: Wie grün ist der Onlinehandel beim SAC? Andreas Mathyer: Die Seminararbeit zeigt auf, dass sich der SAC-Buchverlag mit seinem Onlineshop als wichtigstem Vertriebskanal grundsätzlich als umweltverträglich einstufen lässt. Man verpackt Bücher grössenoptimiert und verwendet kein Füllmaterial. Die Auslieferung erfolgt mit der Schweizerischen Post. Deren Fahrzeugflotte ist zu einem grossen Teil elektrifiziert und soll bis 2030 emissionsfrei zustellen. Der Betrieb des SAC-Onlineshops verbraucht aufgrund seiner Grösse relativ wenig Strom. Die Bücher stellen wir mit FSC-Mix-Papier her.

Das klingt soweit vorbildlich. Wo setzt ihr an, um euch weiter zu verbessern?

Obwohl die SAC-Bücher auf FSC-zertifiziertem Papier gedruckt werden, verursacht die Herstellung dieses Rohstoffs einen hohen CO2-Ausstoss. Somit sollte ein Fokus auf der CO2-Kompensation liegen. Auch in kleineren Bereichen möchten wir Optimierungen anstossen, um der klaren Ausrichtung auf ein ressourcenschonendes Handeln gerecht zu werden – zum Beispiel, indem wir für das Einschweissen der Bücher künftig auf Plastik verzichten.

Wie sieht es beim Onlineshop selber aus?

Auch wenn der Shop relativ wenig Strom verbraucht: Um den Betrieb des Onlineshops nachhaltiger zu gestalten, sollte das Hosting des gesamten SAC-Webauftritts auf Servern laufen, die mit einem ökologischen Strommix betrieben werden.

Gerade bei technischen Aspekten wie beim Hosting ist es für die Kundinnen und Kunden schwierig zu erkennen, wie schwer die Umwelt tatsächlich belastet wird.

Das sehe ich genauso. Aus diesem Grund ist die Sensibilisierung eine zentrale Aufgabe. Selbst der Onlinekauf eines SAC-Wanderführers hat einen gewissen Einfluss auf die Umwelt. Begleiten wir Kundinnen und Kunden also in Zukunft kommunikativ auf ihrer Shoppingreise und geben wir ihnen beim Check-out noch die Möglichkeit, den CO2-Ausstoss ihres Kaufs zu kompensieren.

So zeigt der SAC auf, dass ihm das Thema wichtig ist. Daraus kann eine positive User

Andreas Mathyer ist Verlagsleiter Buch beim Schweizer Alpen-Club SAC mit Sitz in Bern. Er leitet den Verkauf sämtlicher Verlagsprodukte. www.sac-cas.ch Experience und eine engere Kundenbindung entstehen. Denn auch für SAC-Mitglieder, dem grössten Kundensegment im hauseignen Onlineshop, ist die Konkurrenz nur diesen einen berüchtigten Klick entfernt. Differenzierung ist also auch bei uns wichtig.

Diese Vorteile der Kundschaft zu kommunizieren, ist zentral. Mich erstaunt es immer wieder, wie zögerlich Unternehmen und Organisationen ihre Anstrengungen zu Gunsten der Nachhaltigkeit kommunizieren. Wie sieht das beim Schweizer Alpen-Club aus?

Dass sich der SAC-Gesamtverband stark für den Klimaschutz engagiert, kommunizieren wir bereits auf vielfältige Art und Weise. Es ist sicher auch sinnvoll, die Kommunikation von Nachhaltigkeitsaspekten entlang des E-Commerce-Kaufprozesses zu intensivieren – so nimmt unsere Kundschaft die getroffenen Massnahmen besser wahr. Auf der Landingpage des Shops, in den Product Views, im Checkout und in den Transaktionsmails sollten die entsprechenden Angaben platziert werden – beispielsweise in Form von Nachhaltigkeitslabels.

Zum Schluss: Inwiefern hat dich der CAS Online Shop and Sales Management der Hochschule Luzern dabei unterstützt, euren Onlineshop weiterzuentwickeln?

Dank der Themenbreite und dem ausgeprägten Praxisbezug habe ich einen guten Überblick erhalten, wie ich unseren Onlineshop einstufen kann. Das Optimierungspotenzial lässt sich realistisch einschätzen und man erkennt, wo und wie man ansetzen sollte.

Als wertvoll empfand ich auch die verschiedenen Frameworks und Vorlagen. Sie helfen nämlich, ein Optimierungskonzept aufzugleisen. Und nicht zuletzt habe ich interessante Menschen aus unterschiedlichsten Branchen und Firmen kennengelernt. Für Onlineshopund E-Commerce-Verantwortliche gibt es also viele gute Gründe, sich diese Weiterbildung genauer anzusehen.

39

Know-how topsoft Fachmagazin 21-1

Umfrage zur Schnäppchenjagd – überraschende Resultate Der Black Friday ist ein Phänomen, das in den letzten Jahren auch in Europa angekommen ist. Der Tag nach Thanksgiving, dem Erntedankfest in den USA, ist auf der anderen Seite des Atlantiks schon lange ein Tag des hemmungslosen Konsums, an dem Läden mit sagenhaften Rabatten und Sonderangeboten um die Kundschaft buhlen. Nun hat dieses Shopping-Virus auch auf unserer Seite des Atlantiks Einzug gehalten. Doch wer profitiert von den Angeboten und was wird gekauft? Drei angehende Mediamatiker wollten das im Rahmen eines Schulprojekts herausfinden – und waren von den Resultaten doch ziemlich überrascht.

Ein Schulprojekt mit dem Thema Marktforschung gab uns drei Lernenden Samuel Pechmann, Fabio Krieger und Elias Schmid Anlass, ein besonderes Phänomen des modernen Konsumverhaltens zu ergründen.

Im dritten Lehrjahr der vierjährigen Ausbildung zum Mediamatiker lernten wir im Schulfach Marketing den Markt und dessen Teilnehmende kennen. Deshalb fanden wir es spannend, uns in einer nicht repräsentativen Umfrage mit einem Thema zu befassen, wo der Markt das Kaufverhalten von Konsumentinnen und Konsumenten entscheidend beeinflusst: Der Black Friday mit seinen sagenhaften Rabatten.

Die Thesen Nach der Festlegung des Projektinhaltes stellten wir drei Thesen auf, welche wir zu beweisen, beziehungsweise zu widerlegen hatten.

Dabei griffen wir gleich zum Offensichtlichen: Tiefe Preise ergibt viele Kaufende, gelernt in der ersten Lektion Marketing. Am Black Friday sind Produkte bekanntlich unverhältnismässig viel billiger. Die Hemmschwelle sinke deshalb, schnell würde das Portemonnaie gezückt, dies wegen der «günstigen Gelegenheiten». Diese Spontankäufe würden dann laut unserer Theorie aber damit bestraft, dass rund jeder Dritte der Befragten zugeben würde, einen solchen Kauf bereut zu haben.

In der zweiten These widmeten wir uns den demografischen Einteilungen der aktivsten Käufer und Käuferinnen. Wir schätzten, dass im Alter von 18–25 die meisten Ausgaben getätigt würden. Schliesslich reicht das Geld in diesem Alter aus, viele leben aber noch bei ihren Eltern, Ausgaben wie Miete und Lebensmittel fallen also mehrheitlich weg. Es wäre demnach genug Geld vorhanden, um am Black Friday so richtig zuzuschlagen.

40

Elias Schmid Lernender Mediamatiker Opacc Software AG

Fabio Krieger Lernender Mediamatiker Opacc Software AG

Die letzte These stellten wir ohne viel Nachdenken und Theoretisieren auf, da bauten wir einfach auf gängige Geschlechterklischees: Männer kauften eher Elektronik, Frauen eher Kleidung und Schmuck.

Würde die Umfrage unsere Thesen bestätigen?

Wir waren gespannt.

Die Umfrage Mit Google-Forms erstellten wir den Fragebogen, vorgängig sauber darauf abgestimmt, uns möglichst präzise Daten zu unseren drei Thesen zu liefern.

Wir stellten den Link auf unseren SocialMedia-Accounts und baten Freunde und Familie, diesen ebenfalls zu verbreiten. Insbesondere auf Twitter und Instagram machte er schnell die Runde, die Umfrage wurde fleissig geteilt.

Die Resonanz hat dabei unsere Erwartungen übertroffen, die Anzahl der ausgefüllten Fragebögen schoss in kurzer Zeit in die Höhe.

Wir staunten nicht schlecht, 717 Antworten in vier Tagen zu verzeichnen. Mit Twitter erreichten wir eher ältere, mit Instagram eher jüngere Personen, dies sorgte für einen guten

Samuel Pechmann Lernender Mediamatiker Elektro-Ausbildungszentrum Zentralschweiz

Querschnitt der Bevölkerung – auch wenn die Umfrage natürlich überhaupt nicht repräsentativ war.

Die Resultate Nun überprüften wir unsere Thesen. Bei der Analyse mit Excels Pivottables war es uns möglich, die eingegangenen Antworten gezielt zu filtern, zum Beispiel nach Geschlecht und Altersklasse.

Erstaunlicherweise schieden gleich zu Beginn 160 Teilnehmende aus, sie hatten angegeben, nicht am Black Friday einzukaufen.

Nur 14 der Antwortenden gaben zu, schon einmal einen Spontankauf am Black Friday später bereut zu haben. Ein Teil der These war damit klar widerlegt – aber so ganz glauben können wir es allerdings nicht. Wir gehen eher davon aus, dass der Mensch zu stolz ist, sich einen Fehlkauf einzugestehen.

Unsere zweite These war, die kauffreudigsten Personen in der Altersklasse 18–25 Jahre auszumachen. Doch auch diese Theorie wurde über den Haufen geworfen. Tatsächlich stammten die meisten Ausgaben am Black Friday von Personen der Altersklasse 13–17 Jahre.

Know-how

Aufgrund des zu erwartenden kleineren Monatseinkommens eine verwunderliche Bilanz.

Wir fragen uns deshalb, woher Kinder denn eigentlich das Geld für diese ausgedehnten Shopping-Touren am Black Friday haben. Diese Frage bleibt aber unbeantwortet.

Die dritte These konnte jedoch zweifellos belegt werden. Kurz und knapp: Während Männer tatsächlich eher zu Elektronik griffen, machten Frauen mehrheitlich bei Bekleidung und Accessoires attraktive Schnäppchen am Black Friday. Somit hat sich auch ein Klischee bewahrheitet – aber auch hier, die Umfrage ist auf keinen Fall repräsentativ.

Und wir machten noch eine weitere spannende Entdeckung: Die Ausgaben für Haushalt, Möbel etc. nahmen bei jungen Erwachsenen stetig zu und erreichten die höchsten Werte im Alter zwischen 35 und 50 Jahren. Einen solchen Anstieg erklären wir uns damit, dass jüngere Erwachsene am Black Friday oft Möbel kaufen, zum Beispiel für ihre erste eigene Wohnung oder später auch bedingt durch Familienzuwachs. Ab 50 nehmen die Ausgaben für Haushalt dann wieder ab.

Das Fazit Nur gerade eine unserer vielleicht etwas steilen Thesen konnten wir mit dieser Umfrage belegen, was uns doch sehr verwundert hat. Es zeigt uns aber auch auf, wie schnell man die eigene Meinung für einen Fakt hält – bis dieser eben widerlegt werden kann.

Was uns aber wirklich überrascht hat: Fast 45 % gaben an, dass ihnen die «Konsumgesellschaft am Blackfriday auf die Nerven gehe…». Trotzdem steigen die Umsatzzahlen an diesem Tag von Jahr zu Jahr.

Wie alt bist du?

716 Antworten

24.7 %

jünger als 13 Jahre

20.4 %

13–17 Jahre 9.5%

18–25 Jahre 26–35 Jahre 35–50 Jahre

23.3 % 21.6 %

über 50 Jahre

Wieviel gibst du am Black Friday aus?

14.1 %

7.0 % 3.9 % 2.1 %

Die Aufgaben der Mediamatikerinnen und Mediamatiker lassen sich in sechs Handlungskompetenzen unterteilen: • Produzieren digitaler Medieninhalten • Gestalten von Medieninhalten • Entwickeln und Umsetzen von Marketing- und Kommunikationsmassnahmen • Mitwirken in der Betriebsadministration • Einsetzen von Informations- und Kommunikationstechnologien • Führen von einfachen Projekten Opacc Software AG bildet jedes Jahr Lernende zu Mediamatikerinnen und Mediamatikern aus. Auch wird Opacc regelmässig von verschiedenen Gremien mit Preisen als Top-Arbeitgeber ausgezeichnet.

689 Antworten

28.9 %

Die Autoren absolvieren die vierjährige Ausbildung zum Mediamatiker. Ausgebildete Mediamatiker und Mediamatiker innen vernetzen Know-how aus den Bereichen Systemtechnik/Informatik, Marketing, Betriebswirtschaft und Gestaltung. Logisches Denken, Kreativität sowie Teamfähigkeit sind Grundvoraussetzungen für diesen Beruf.

0–50 CHF 51–150 CHF

www.opacc.ch www.lernende.opacc.ch

151–250 CHF 251–500 CHF 501–1000 CHF

44.0 %

über 1000 CHF

41

Know-how topsoft Fachmagazin 21-1

Ablösung Einzahlungsscheine: Jetzt umstellen auf QR-Rechnung oder eBill Per 30. September 2022 nimmt PostFinance die heutigen Einzahlungsscheine vom Markt. Für Unternehmen, die noch nicht auf die Nachfolgeprodukte QR-Rechnung oder eBill umgestellt haben, gibt es jetzt Handlungsbedarf. >> Boris Brunner | SIX

PostFinance hat das Enddatum der heutigen roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt.

Sie unterstützt damit die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs und die entsprechenden Nachfolgeprodukte QR-Rechnung sowie eBill.

Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden somit für die Schweizer Bankkundschaft definitiv abgelöst. Unternehmen sind jetzt gefordert, sofern sie noch nicht umgestellt haben.

Handlungsbedarf für Rechnungssteller mit Hardund Software-Lösungen Der Zahlungsverkehr und insbesondere die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von Rechnungsstellern mit Hard- und SoftwareLösungen müssen rechtzeitig umgestellt werden. Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung

42

QR-Rechnung bzw. eBill. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter. Zudem profitieren Unternehmen von erweiterten Cash-Management-Optionen.

Vorteile der Rechnungsstellung mit QR-Rechnung und eBill ▪ Mehr Effizienz in der Administration, weil der Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs automatisiert wird.

▪ Vereinfachter Zahlungsabgleich, weil weniger manueller Aufwand anfällt.

▪ Weniger Fehler, weil alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden.

▪ Geringerer Arbeitsaufwand, weil die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine wegfällt.

▪ Weniger oder gar kein Papierverbrauch.

▪ Unternehmen haben die Wahl zwischen der QR-Rechnung und eBill – auch eine Kombination beider Lösungen ist möglich – je nach Bedürfnis des Unternehmens und der Kunden.

Die QR-Rechnung – die Evolution des Einzahlungsscheins Direkte Nachfolgerin der Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung. Sie kann gedruckt oder digital ausgestellt werden und besteht weiterhin aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR Code in der Mitte des Zahlteils enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform ersichtlich sind.

Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich, ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch in den Poststellen verwendet und per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.

Vorteile für QR-Rechnungssteller ▪ Druck von Rechnungen inkl. Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier – vorgedruckte Belege werden nicht mehr benötigt.

▪ Die QR-Rechnung kann auch papierlos gestellt werden.

▪ Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.

▪ Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden, immer in Kombination mit einer QR-IBAN. ▪ Die «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.

▪ Zahlungseingänge werden vollautomatisch verarbeitet.

Know-how

So werden die Einzahlungscheine von der QR-Rechnung abgelöst

eBill – die digitale Rechnung für die Schweiz

Die Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs

eBill geht deutlich weiter als die QR-Rechnung und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz: Rechnungssteller senden Rechnungen direkt und sicher ins E- und M-Banking ihrer Kunden. Diese prüfen alle Angaben online und können die Rechnung per Knopfdruck zur Zahlung freigeben. Rechnungssteller reduzieren ihren Aufwand und profitieren von zuverlässigen Zahlungseingängen und behalten die Kontrolle über den Rechnungsprozess.

Mit der Entwicklung und Markteinführung der neuen QR-Rechnung sowie eBill digitalisiert der Finanzplatz Schweiz den Schweizer Zahlungsverkehr. Die QR-Rechnung trägt ebenso wie eBill den gestiegenen Anforderungen von Compliance und Automatisierungsprozessen Rechnung und unterstützt die Digitalisierung.

Dies bringt allen Marktteilnehmern und der gesamten Schweizer Volkswirtschaft Vorteile.

Vorteile für eBill-Rechnungssteller ▪ Rechnungsstellung, Versand und Zahlung sind komplett digitalisiert und werden automatisch verarbeitet – Unternehmen sind damit bereits für die Zukunft gerüstet.

▪ Reduktion von Papieraufwand im Rechnungswesen auf ein Minimum (Schonung von Ressourcen und Umwelt).

▪ Pünktlicherer Geldeingang. Zahlungseingänge werden automatisch verarbeitet.

▪ eBill entspricht dem heutigen Kundenbedürfnis und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Softwareunternehmen wird empfohlen, aktiv auf ihre Kundschaft zuzugehen, damit diese den Anschluss an die Zukunft des Zahlungsverkehrs nicht verpasst und bis zum 30. September 2022 auf die Nachfolgeprodukte QRRechnung und eBill umgestellt hat.

Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Software-Lösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner. <<

Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie hier: ▪ www.einfach-zahlen.ch/rechnungssteller ▪ www.paymentstandards.ch für Unternehmen, die Hard- und Software-Lösungen für ihren Zahlungsverkehr einsetzen.

▪ www.ebill.ch für Informationen zu eBill

Der Autor Boris Brunner ist Leiter Key Relations bei SIX www.six-group.com

Artikel zur QR-Rechnung auf topsoft.ch

www.topsoft.ch/themen/tag/QR-Rechnung

43

IT-Konkret topsoft Fachmagazin 21-1

Spot an für die Beleuchtungsprofis der O. Küttel AG – dank Update-Garantie von Opacc «Licht ist unsere Kompetenz.» Das Credo der O. Küttel AG ist kurz und prägnant, das Portfolio an Produkten und Dienstleistungen hingegen opulent. In der Beleuchtungsbranche geniesst das Luzerner Handelsunternehmen einen ausgezeichneten Ruf. Und das seit 75 Jahren. Seit zwei Jahrzehnten setzt man auf das ERP-/CRM-System von Opacc. Dabei steht besonders die garantierte Update-Sicherheit der Software im Rampenlicht. Sie bringt die Augen der Lichtprofis zum Leuchten und verhilft dem Unternehmen zu seiner digitalen Ausstrahlung. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Die richtige Beleuchtung fördert die Konzentration, erhöht die Produktivität, sorgt für Entspannung und setzt Akzente. Schon manchem Kunden ist bei der O. Küttel AG in Kriens ein Licht aufgegangen. Rund 60 Mitarbeitende rücken Büroräume, Event-Hallen, Arztpraxen, Einkaufsgeschäfte und vieles mehr ins rechte Licht. Die Kombination von Qualität, aktueller Technologie und zeitgemässem Design sowie ein professioneller Support lassen die Herzen der Kunden höher schlagen. Dank eigener Produktion und Logistik bietet die O. Küttel AG eine professionelle Flexibilität,

welche die Konkurrenz weit in den Schatten stellt. Man versteht sich als Händler von hochwertigem Licht und ist mit dem Qualitätssiegel des Fachverbandes der Beleuchtungsindustrie (FVB) zertifiziert. Seit Frühling 2018 ist die O. Küttel AG eine Tochtergesellschaft des norwegischen Leuchtenherstellers Glamox.

Durch diese Zusammenarbeit profitieren die Kunden der O. Küttel AG von einer Erweiterung des Produktportfolios, professionellen Licht-Steuerungslösungen und umfassender Fachkompetenz im Bereich Beleuchtung.

Erfahren Sie... ... weshalb eine Update-Garantie ein wichtiger Investitionsschutz von Software ist. ... wie individuelle Softwareanpassungen den Wert eines ERP-Systems steigern.

Das Projekt Anwender: O. Küttel AG

6010 Kriens www.kuettel-ag.ch Mitarbeiter:

60

User:

40

Branche: Beleuchtung, Lichtmanagement Thema:

ERP, CRM

Anbieter: Opacc Software AG

6023 Rothenburg LU www.opacc.ch Lösung:

44

Opacc ERP, Opacc OXAS, Opacc Enterprise CRM

Passgenauigkeit der Software als Herausforderung Die O. Küttel AG ist mehr als ein einfaches Handelsunternehmen. Man versteht sich als interdisziplinäre Lichtprofis, welche den Kunden mit Rat und Tat zur Seite stehen. Anders würde es auch nicht funktionieren, erklärt Markus Bucher. Als Systemadministrator ist er mit den internen und externen Anforderungen des Unternehmens bestens vertraut. Das Spektrum der Geschäftsprozesse reicht von Beratung und Planung über die Beschaffung und Lieferung bis hin zur eigenen Produktion.

«Genau diese Mischform unterschiedlicher Anforderungen verlangt von der IT umfassende Antworten. Dazu brauchen wir eine Lösung, welche sich passgenau auf unsere Prozesse ausrichten lässt. Je grösser diese Übereinstimmung ist, desto höher ist der Wirkungsgrad der Software. Und umso zufriedener sind die Anwender», weiss Markus Bucher aus Erfahrung.

Der Individualisierungsgrad des Lösungskonzepts ist für ein Anwenderunternehmen immer mit einer Investition verbunden. In diesem Sinn stellt die kontinuierliche Nutzungsfähigkeit des Systems eine Werterhaltung dar. Der Return-on-Invest ist abhängig von der Dauer, während welcher die Software angewendet werden kann. Die Kontinuität des Gesamtsystems ist bei der Lösungsevaluation ein wichtiges Kriterium. Dazu zählt auch die Häufigkeit von Updates und – was noch wichtiger ist – deren Kompatibilität mit individuellen Anpassungen. So wurden auch bei der O. Küttel AG über die letzten 18 Jahre hinweg verschiedene eigene Ansätze realisiert. Trotzdem gab es bei den Updates des Systemlieferanten Opacc nie Probleme, diese auf den neuesten Stand der Software zu migrieren, so Markus Bucher: «Wir sind natürlich extrem froh, dass wir einen Softwarehersteller

jederzeit und überall Zugang zu allen Kundendaten in Echtzeit. Die Akzeptanz der Lösung ist aufgrund des benutzerfreundlichen, responsiven Designs sehr hoch. Aber auch das Thema Sicherheit ist vollumfänglich abgedeckt, so Markus Bucher. Von der Steuerung der Funktionen über Rollen und Datensichten der Benutzer kann die Nutzung zentral verwaltet werden.

«Hunderprozentige Update-Garantie von Opacc» Als digitaler Leuchtturm weist Opacc seit rund zwei Jahrzehnten der O. Küttel AG den sicheren Weg durch die Digitalisierung. Die Anpassungsfähigkeit der Software an die Arbeitsprozesse sowie das breite Anwendungsspektrum haben das ERP- und CRM-System tief im Unternehmen verwurzelt.

Auch die älteste grosse Barockkirche der Schweiz, die Jesuitenkirche in Luzern, wurde von den Beleuchtungsprofis der O. Küttel AG ins rechte Licht gerückt. Für die digitale Erleuchtung im Unternehmen ist Opacc mit garantierten, sicheren Updates zuständig.

gefunden haben, der seine Lösungen laufend weiterentwickelt. Logisch, dass sich diese Neuerungen in regelmässigen Updates niederschlagen. Für uns ist es beruhigend zu wissen, dass unsere individuellen Anpassungen dadurch nie beeinträchtigt werden.»

Standard von Opacc ERP individuell erweitert Kernstück der Opacc-Systemlandschaft bilden die Bereiche Opacc OXAS, Opacc ERP und Opacc Enterprise CRM. In Opacc OXAS werden die zentralen Stammdaten geführt, die Warenwirtschaft gesteuert und die Verkaufsund Einkaufsprozesse abgewickelt. Da sich das breite Sortiment der O. Küttel AG sowohl an komplexen Bauvorhaben als auch an einzelne Raumausstattungen ausgerichtet ist, wurden die Auftragsbearbeitung und die Angebotserstellung flexibel aufgebaut. Eine individuell in Opacc realisierte Offerten-Nachfasskontrolle sorgt dafür, dass keine Angebote vergessen gehen. Das integrierte Adress-Management erlaubt zudem eine 360-Grad-Sicht auf die Kunden.

Nicht weniger wichtig ist die Produktdatenverwaltung, denn zum Portfolio der O. Küttel AG gehören unter anderem Produkte der Marken Ares, Glamox, OMS Lightning, Prolicht und LTS. Jede Marke in sich umfasst wiederum zahlreiche einzelne Posten, bestehend aus Einzelartikeln, Leistungen, Sets und Stücklisten.

Nur dank Opacc ist es möglich, hier für Transparenz zu sorgen und gleichzeitig verlässliche Grundlagen für die Warenwirtschaft zu schaffen. Kernstücke bilden dabei die Disposition und die Lagerbuchhaltung. Die Disposition zeigt die Verfügbarkeit von Produkten auf der Zeitachse, während in der Lagerbuchhaltung sämtliche Ein- und Ausgänge aufgezeichnet werden. Um eine hohe Lieferbereitschaft bei minimalen Beständen zu gewährleisten, nutzt die O. Küttel AG verschiedene Bestellvorschlagsvarianten. Da Termintreue ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist, wurde die Standardversion von Opacc ERP um die Funktion der Lieferterminberechnung erweitert.

Die Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller und gleichzeitig auch Implementierungspartner funktioniert nicht nur reibungslos, sondern hat den Vorteil, dass der Kunde alles aus einer Hand beziehen kann. Die Partnerschaft lebt – und das nicht zuletzt wegen der laufenden Weiterentwicklung der Software, bringt es Markus Bucher auf den Punkt: «Wir sind überzeugt, dass wir technologisch und funktional immer auf dem neuesten Stand sind. Deshalb nutzen wir die Software von Opacc seit fast zwanzig Jahren. Opacc gibt uns eine hundertprozentige Upgrade-Garantie zu neuen Versionen – und zwar zu kalkulierbaren Kosten. Das ist gerade bei einem eingespielten System mit individuellen Anpassungen von grosser Wichtigkeit.» Und mit einem Schmunzeln fügt er hinzu: «Ich hatte noch nie eine schlaflose Nacht, weil nächstens ein Update anstand.» <<

Anwender-Tipp «Der Aufwand und die Kosten für ein Software-Update können für ein KMU schnell mal kritisch werden. Wir haben vorgesorgt und uns für einen Anbieter entschieden, der trotz laufender Weiterentwicklung der Software die Kontinuität des Systems jederzeit garantiert.»

Markus Bucher Systemadministrator O. Küttel AG

Im Aussendienst der O. Küttel AG spielt Opacc Enterprise CRM eine zentrale Rolle. Über ihre iPads haben die Mitarbeitenden 45

Partner topsoft Fachmagazin 21-1

Personalisiertes Marketing beginnt in den Köpfen der Mitarbeiter Customer Experience, auf Deutsch übersetzt «Kundenerfahrung», ist eines der Schlagwörter, die das Marketing zurzeit beherrschen. Dabei geht es um das Ziel, mit personalisierten digitalen Inhalten Erlebnisse zu schaffen, Kunden damit bestmöglich individuell zu begleiten und an sein Unternehmen zu binden. >> Corinne Jost | MSM Research AG

Bleiben Sie persönlich Trotz des heutzutage proklamierten Marketingzeitalters der Personalisierung kann beobachtet werden, dass es bei Unternehmen gleichwohl an Basics hapern kann.

Hier einige Beispiele aus meiner eigenen Erfahrung aus dem B2B Bereich: unpersönliche Newsletter – ohne direkte Anrede, ohne persönlichen Absender als Ansprechpartner (freundliche Grüsse «Firma»), keine Adresse oder Kontaktmöglichkeit für Rückfragen, Versand von Newsletter an die gesamte Adressdatenbank mit der Anrede «lieber Kunde», auch wenn eine Kundenbeziehung nie existiert hat...

Das sollte eigentlich in der heutigen Zeit tabu sein.

Hierfür existieren technologisch ausgeklügelte Content Management Systeme, die mit durchgängig digitalisierten Prozessen den Kunden durch alle Kanäle hindurch bedienen.

Viele Unternehmen beherrschen das perfekt.

Obwohl der Einsatz einer modernen Technologie oder Customer Experience Plattform die Wettbewerbsfähigkeit massiv steigern kann (erhöhte Reaktionszeit und Individualität in der Interaktion mit dem Kunden), ist sie aber noch kein Garant für die zielgruppengerechte Ansprache.

Denn personalisiertes Marketing beginnt in den Köpfen der Mitarbeiter und nicht erst mit dem Einsatz eines bestimmten Tools oder einer Technologie. Nicht alle Unternehmen – gerade oft auch KMUs – haben die Möglichkeit und Ressourcen, auf solche Technologien zurückzugreifen. Unternehmen haben aber auch ohne moderne Kundenmanagement Tools die Möglichkeit, ihr digitales Marketing zu personalisieren.

Zielgruppenanalyse als Basis für die Personalisierung Für eine zielgruppengerichtete individuelle Ansprache ist es notwendig, dass ein 46

Unternehmen seine Kunden/Potenziale genau definiert: wer ist das Kundensegment (Branche, Unternehmensgrössenklasse, Anzahl Unternehmen in der Zielgruppe, Technologieumgebung des Unternehmens, Beschaffungsgewohnheiten, Entscheidungsprozesse, Entscheidungsträger). Auch wenn diese Analyse selbstverständlich sein sollte, ist es ratsam in dieser sich wandelnden Zeit zu überprüfen, ob die einstige Kunden-Definition noch für das Unternehmen zeitgemäss und passend ist.

Waren es z. B. früher überwiegend die ICTVerantwortlichen, die ICT-Projekte angestossen und darüber entschieden haben, so sind es gemäss unseren aktuellen Studien vermehrt die Fachbereiche (HR, Finanz, Vertrieb etc), welche immer mehr an Einfluss im Entscheidungsprozess gewinnen. Bereits die überwiegende Mehrheit der Fachbereiche ist an der Evaluierung von neuen ICT-Lösungen beteiligt, diese Zielgruppen sollten also je nach Thema ebenfalls in der Kommunikation miteinbezogen werden. Ein flexibles CRM oder eine entsprechende Adressdatenbank, z. B. aufgebaut nach Branchen, Entscheider oder Unternehmensgrösse, unterstützt ein Unternehmen bei der Selektion der Zielgruppe für die personalisierte Ansprache.

Oder es wird im Newsletter ein Event beworben, dessen Programm auf der Webseite nirgends zu finden ist. Und für das Auffinden von relevanten Informationen muss ein veritabler Webseiten-Dschungel durchgeklickt werden, so dass man fast eine Landkarte braucht.

Ebenfalls fehlen noch immer bei vielen Unternehmens-Websites persönliche Informationen zu Team oder Ansprechpartner, obwohl es doch gerade hier wichtig ist, das Unternehmen bestmöglich und persönlich zu präsentieren.

Denn in vielen Fällen ist eine Webseite der Startpunkt für die Kundeninteraktion – aber wie soll diese erfolgen, wenn Ansprechpartner nicht bekannt sind?

Personalisiertes Marketing schafft Vertrauen, und Vertrauen ist essenziell für das Kaufverhalten, gerade auch im B2B Bereich. Um Vertrauen zu schaffen, benötigt es in erster Linie Mitarbeiter, die erkennen, was für eine zielgruppengerechte Kommunikation nötig ist. Eine kostspielige Technologie muss dafür nicht das Killerkriterium sein. <<

Die Autorin Corinne Jost, Head of Marketing, MSM Research AG, www.msmag.ch

Kolumne topsoft Fachmagazin 21-1

>> Kolumne von Jörg Eugster «Der Zukunftsbotschafter®» Kurzgeschichten aus dem Jahr 2050

Jetzt Termin vereinbaren

weniger Meine Daten, mein Nutzen, mein Vermächtnis «Du Opa, schau mal, ich habe gerade mit 1000 meiner Loyalty Token einen neuen VR-Transformer gekauft. Damit kann ich mich in jede virtuelle Welt beamen. Hattet ihr früher auch schon Loyalty Tokens?» – «Natürlich kannten wir damals auch Bonusprogramme, Lena. Doch waren die nicht auf einer Blockchain gespeichert. Und wir bekamen diese für den Umsatz, den wir generierten. Nach der grossen Corona-Pandemie 2020/21 wurden wir um Lichtjahre in die digitale Zukunft katapultiert. Alles, was digitalisiert werden konnte, wurde auch digitalisiert. Dabei nahmen die Daten exponentiell zu. Die Menschen begannen, ihre Daten zu schützen. Schon vorher wurde die Datennutzung mit Gesetzen wie der DSGVO reguliert. Doch erst die Blockchain hat uns die Hoheit über unsere Daten wieder zurückgegeben.»

«Wie denn, Opa?», fragt Lena. – Opa: «Alle Transaktions- und Bewegungsdaten wurden auf der Blockchain gespeichert. Das ermöglichte Werbetreibenden ein genaueres Targeting mit relevanten Werbebotschaften. Doch der Unterschied zu früher war, dass man die Erlaubnis explizit erteilen musste. Es war egal, wo man sich gerade bewegte, on- oder offline.» – «Aber Opa, das war ja mega kompliziert. Heute ist doch alles miteinander so verwoben, dass man kaum noch weiss, wo genau man ist. Alles ist in der Cloud.» – «So ist es, Lena. Heute ist es viel einfacher als früher mit den alten Smartphones. Die gibt es ja schon lange nicht mehr. Dank der allgegenwärtigen Cloud generieren wir Daten wie nie zuvor.» – «Ja und für die Nutzung meiner Bewegungsdaten werden wir heute mit LT entschädigt. Und diese habe ich solange in meinem Wallet gesammelt, bis ich mir den VR-Transformer kaufen konnte. Ist doch cool, wenn man für seine Daten etwas zurückbekommt.»

«Sicher, Lena. Wir mussten uns vor 30 Jahren mit der DSGVO herumschlagen. Ein juristisches Monster. Erst die Blockchain hat uns die Hoheit über unsere Daten zurückgegeben. Sie hat unser Leben und unsere Daten viel sicherer gemacht. Wir allein entscheiden heute im Jahr 2050, wem wir unsere Daten zur Verfügung stellen möchten.»

Papier mehr

Business Amagno verwirklicht den «Digital Workplace» und ermöglicht ein sicheres Daten­ management an verteilten Standorten.

• Flexibler Cloud Service • Hosting in der Schweiz • kostenloser Test­Account

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH Platz 3, 6049 Root D4 041 455 26 66 amagno@isaac.ch, amagno.ch

«Mhm ... übrigens, was machst du eigentlich mit deinen Daten nach deinem Tod, Opa?» – «Lena, das ist jetzt schon eine etwas indiskrete Frage. In meinem Testament steht, dass ich die Bewegungsdaten ausser Kraft setzen lassen möchte, die von einem Data Trash Manager entfernt werden müssen. Meinen ganzen Lebenslauf auf der Blockchain möchte ich aber für meine Nachwelt erhalten, als mein Vermächtnis sozusagen. << Jörg Eugster ist «Der Zukunftsbotschafter®». Er berichtet hier regelmässig aus dem Jahr 2050, wie sich die Technologien und Lebensweisen entwickelt haben. www.eugster.info

47

Live Events topsoft Fachmagazin 21-1

topsoft Fachmesse 2021 – nach Möglichkeit sehr gerne! red. Die Frage wird oft an uns herangetragen: Findet die topsoft Fachmesse am 1./2. September 2021 statt? Die Antwort ist einfach: Wenn möglich ja. Wir alle freuen uns doch darauf, wieder ohne Angst unter Menschen zu gehen, uns live vor Ort inspirieren zu lassen und neue Kontakte zu knüpfen. Sobald es möglich ist, unter Einhaltung der entsprechenden Schutzkonzepte wieder Events durchzuführen, werden wir da sein: Nach Möglichkeit findet die Fachmesse für Digitales Business dieses Jahr statt.

Vieles hielten wir für selbstverständlich, doch plötzlich war alles anders.

Sei es das Zmittag im Restaurant, der Kaffeeklatsch mit den Freundinnen oder der Besuch der Grossmutter im Altersheim, alles fiel wegen der Pandemie ersatzlos aus. Aber auch Events wie Messen oder Konzerte fanden und finden vorderhand nicht statt.

Doch mit der Einhaltung der Massnahmen, der Impfung und damit der wachsenden Immunität in der Bevölkerung sieht es so aus, dass ab Spätsommer Events unter Einhaltung von Schutzmassnahmen wieder stattfinden könnten. Hoffen wir das Beste!

Datum 1./2. September 2021 gleich vormerken Es wäre doch wunderbar, wenn wir uns am 1./2. September 2021 in der Umwelt Arena Schweiz in Spreitenbach sehen könnten, oder? Wenn Sie sich live inspirieren lassen, Sie spannende Referate ausgewiesener Fachpersonen verfolgen und neue Menschen kennenlernen könnten? Wenn Sie dabei sein könnten, wie innovative Anbieter die neusten Entwicklungen im Digitalen Business vorführen?

Wir setzen alles daran, dass die topsoft Fachmesse 2021 stattfinden kann.

Vielleicht wird es im etwas kleineren Rahmen sein, eventuell mit weniger Ausstellern und Gästen, unter Umständen auch verteilt in verschiedenen Räumen der Umwelt Arena. Wir werden es sehen.

12. bis 16. April 2021 online und im Grossraum Zürich red. Die Informatiktage haben zum Ziel, die vielseitige Informatikwelt für alle zugänglich und erlebbar zu machen. Unternehmen, Start-ups, Hochschulen und weitere Gastgeber im Grossraum Zürich öffnen ihre Türen oder starten ihre Kameras und bieten einmalige Einblicke in ihren Arbeits- und Forschungsalltag.

Die diesjährige Ausgabe findet vom 12. bis 16. April 2021 statt und konzentriert sich auf Angebote für Schulklassen, Lehrpersonen und Kindergartenklassen.

In spannenden Workshops und Vorträgen können die Teilnehmenden in die Welt der Informatik eintauchen. Dabei finden die Veranstaltungen generell online, einige auch dezentral an verschiedenen Standorten im Grossraum Zürich statt.

Erste Angebote bereits ausgebucht Interessierte Lehrpersonen oder Schulen melden sich am besten sofort an, um von den verschiedenen Angeboten profitieren zu können – denn einige Veranstaltungen sind bereits ausgebucht.

Denn die dann geltenden Schutzkonzepte werden auf jeden Fall eingehalten. Ein Besuch der Fachmesse soll ja kein Risiko für Sie oder die Ausstellenden bergen, sondern viel Inspiration, frische Ideen und neues Know-how für Sie bereithalten.

Nähere Informationen zu den Angeboten und das Anmeldeformular finden Sie unter

Gut, noch wissen wir nicht, ob dieser Traum in Erfüllung gehen kann.

Aber merken Sie sich doch schon mal den 1. und 2. September 2021 in Ihrer Agenda vor. Und freuen Sie sich vielleicht schon ein wenig darauf, live Neues zu entdecken, alte und neue Bekannte wiederzusehen und sich wieder fit zu machen für das Digitale Business.

Die Informatiktage sind ein Projekt, das aus dem eZürichKooperationsnetzwerk hervorgegangen ist. eZürich ist eine Plattform für Menschen und Projekte, die den ICT-Standort Zürich voranbringen wollen. Ein Kooperationsnetzwerk, dem Vertreter aus Wissenschaft, Politik und mehr als 100 Unternehmen angehören. eZürich wird von Stadt und Kanton Zürich koordiniert, das topsoft Fachmagazin ist Medienpartner der Informatiktage.

Aktuell informiert werden Sie stets auf topsoft.ch oder mit dem topsoft Newsletter.

Wir freuen uns auf Sie!

Fachmesse 1./2. September 2021 Umwelt Arena Schweiz 48

Informatiktage 2021 – Schulen jetzt anmelden!

www.informatiktage.ch

www.ezuerich.ch

IT-Agenda | Leserservice topsoft Fachmagazin 21-1

Veranstaltungen | Kurse | Seminare

Impressum

25. März 2021 Webinar: Von der Idee zum Prototyp Online, 10–11 Uhr Greenliff AG, www.greenliff.com

Herausgeber schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 6206 Neuenkirch info@topsoft.ch

26. März 2021 Webinar: HR mit Abacus – Migration tosca.Lohn zu abacus Online, 9–10 Uhr dynasoft AG, www.dynasoft.ch 21. April 2021 Webinar: Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract Online, 11–11:45 Uhr ELO Digital Office CH AG, www.elo.swiss 13.–19. Juni 2021 1. European Girls’ Olympiad in Informatics Zürich EGOI, www.egoi.ch 1./2. September 2021 topsoft Fachmesse Umwelt Arena Schweiz, Spreitenbach schmid + siegenthaler consulting gmbh, www.topsoft.ch Änderungen vorbehalten. Details und weitere Veranstaltungen www.topsoft.ch/events Senden Sie Ihre Veranstaltungshinweise an: redaktion@topsoft.ch

Redaktionsprogramm 2021 topsoft Fachmagazin 21-2 | «Fabrik der Zukunft» | 15. Mai 2021 Automatisierung, Robotik, cyberphysische Systeme, ERP, Internet of Things, Augmented Reality, Big Data, 3D Printing, Security, RFID, Virtualisierung, Datenintegrität, Cloud Computing, Kryptotechnik, Losgrösse 1, Smarte Fertigung und Logistik Marktübersicht «ERP und Fertigung» topsoft Fachmagazin 21-3 | «Data-driven Service und Marketing» | 15. August 2021 Kampagnenmanagement, SEO, Sales-/Marketing Automation, datengetriebenes Marketing, Website, MIS, Kundenservice, Performance Marketing, Newsletter, E-Mail-Marketing, Messaging, Datenschutz, Analyse, Direct Marketing, digitaler Kundenservice

Erscheinungsweise 4-mal jährlich Redaktion Christian Bühlmann c.buehlmann@topsoft.ch Alain Zanolari redaktion@topsoft.ch Layout und Gestaltung Andrea Krauer a.krauer@topsoft.ch Anzeigenmarketing Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Adi Frei a.frei@topsoft.ch Bilder und Fotos Seite 1 Photo by Andrii Yalanskyi Shutterstock 1114332614 Seite11 Photo by Austin Distel Unsplash tLZhFRLj6nY Seite 13 Photo Unsplash Seite 38 Photo by apichon_tee AdobeStock 181444089 Seite 46 Photo by Андрей Яланский AdobeStock 289498380 Druck Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern

Marktübersicht «CRM Lösungen» topsoft Fachmagazin 21-4 | «Mit ERP und PIM zu integriertem E-Commerce» | 15. November 2021 Produktdaten, PIM, ERP, SEO, Shop-Software, Webdesign, E-Commerce, Checkoutprozesse, Inkasso, Integrierte ERP-/E-Shop-Systeme, E-Payment, Online Marketing, Versandhandel, User Experience, Prozessintegration, SEO/SEA Marktübersicht «ERP/E-Commerce und PIM»

Leserservice Tschüss Plastik – topsoft Fachmagazin ohne Verpackung Vielleicht gehören auch Sie dazu: Viele Abonnentinnen und Abonnenten erhalten nun das topsoft Fachmagazin ohne Plastikhülle. Auch wenn es nur ein kleiner Schritt ist, damit helfen wir mit, den Abfallberg etwas zu vermindern. Leider ist aus logistischen Gründen zurzeit der Versand ohne Hülle noch nicht für alle Adressen möglich. Aber wir bleiben am Ball!

Alle Rechte vorbehalten.

Der Nachdruck von Artikeln ist nur mit Zustimmung der Redaktion und genauer Quellenangabe gestattet. Die mit Verfasser-namen oder Initialen gezeichneten Veröffentlichungen geben die Auffassung der Autoren und nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder. Alle Urheberrechte für die in den IT-Konkret Fallstudien beschriebenen Problemlösungen liegen beim Lösungsanbieter. Der Schutz von allfälligen Urheberrechten Dritter liegt ebenfalls beim Lösungsanbieter.

topsoft Fachmagazin abonnieren: www.topsoft.ch | T +41 41 467 34 20 topsoft aktuell-Newsletter abonnieren: www.topsoft.ch | T +41 41 467 34 20 IT-Konkret Fallstudien lesen: www.it-konkret.ch Marktübersicht Business IT: www.topsoft.ch/search

49

Fachzeitschrift für Publishing und Digitaldruck

Praxisnah und zukunftsorientiert!

Schweizer Fachzeitschrift für Publishing und Digitaldruck Jubiläumsausgabe mit grossem Rückblick und Wettbewerb

Symbole Pfeile weisen die Richtung

Aus- und Weiterbildung Keine Langeweile aufkommen lassen

Bildbearbeitung Bedingte Aktion in Photoshop

5-13

Schweizer Fachzeitschrift für Publishing und Digitaldruck Jubiläumsausgabe mit grossem Rückblick und Wettbewerb

Symbole Pfeile weisen die Richtung

Aus- und Weiterbildung Keine Langeweile aufkommen lassen

Bildbearbeitung Bedingte Aktion in Photoshop

5-13

Die Die unabhängige unabhängige Schweizer Schweizer Fach­ Fach­ zeitschrift PUBLISHER bietet sechs Mal Mal zeitschrift »Publisher« bietet sechs im Jahr ein Konzentrat an Praxiswissen im Jahr ein Konzentrat an Praxiswissen aus aus den den Bereichen Bereichen Gestaltung, Gestaltung, Bild­ Bild­ bearbeitung, bearbeitung, Layout, Layout, Prepress­Workflow, Prepress­Workflow, Digitaldruck Digitaldruck und und Large Large Format Format Printing.

Printing.

Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, diese diese Quelle Quelle an an praxisorientiertem praxisorientiertem Knowhow Know­how kostenlos kostenlos und und unverbindlich unverbindlich kennen­ kennen­ zulernen! zulernen!

Gratis-Probeheft Inklusive Zugriff auf alle TabletAusgaben im iPad-Kiosk Bestellen Sie jetzt Ihre Probenummer ganz unver­ bindlich. Sie erhalten kostenlos die nächste Ausgabe www.publisher.ch/abo des Publisher sowie die Zugangsdaten für alle Tab­ let­Ausgaben auf dem iPad (2 Monate gültig).

Pantara GmbH, Museggstrasse 8, 6004 Luzern www.publisher.ch/Gratis-Probe www.publisher.ch, sekretariat@publisher.ch Telefon +41 41 541 76 80

Digipress GmbH, Schulgasse 5, 8400 Winterthur, Schweiz www.publisher.ch, sekretariat@publisher.ch Telefon +41 52 269 18 30, Fax +41 52 269 18 31