topsoft magazin 15-2: Dokumentenmanagement - was vom Papierberg übrig bleibt by topsoft

15-2 | 5. Jahrgang

Schweizer Fachmagazin für Business Software Dokumentenmanagement Was vom Papierberg übrig bleibt

Fokus DMS/ECM inkl. Marktübersicht 4 neue Praxisbeispiele Seiten 32–39

Excelitis und Business Intelligence

Seiten 4–19

Seiten 20–21

Dossier IT-Management

Verband der Wirtschaftsinformatik

Seiten 24–31

Seiten 40–42

Ecknauer+Schoch ASW

version internet

ABACUS Business Software goes mobile ABACUS bringt Bewegung in Ihr Business. AbaSmart, die App für das iPad, informiert Sie schneller, macht Sie und Ihre Mitarbeiter effizienter und flexibler: > Unterwegs Leistungen, Spesen, Stunden erfassen, Rapporte ausfüllen, Adressen und Projektdaten bearbeiten und sofort mit der Software in Ihrem Unternehmen synchronisieren > Überall und jederzeit Stammdaten und Standardauswertungen einsehen

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25./26. August 2015 in Zürich

topsoft Magazin 15-2

Editorial

Editorial | Inhaltsverzeichnis

Seite 3

Fokus DMS/ECM Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort Seite 4 Rechtskonformer Umgang mit digitalen Dokumenten in der Praxis Seite 6 Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen Seite 8 «Wo sich DMS und ERP unterscheiden, liegt der Sinn der Ergänzung» Seite 11 Ihre Partner für erfolgreiche DMS/ECM-Projekte Seite 13 DMS/ECM Checkliste: 4 Fragen die über Ihren Projekterfolg entscheiden können... Seite 17 Marktübersicht DMS/ECM Seite 18

Business Intelligence

«Excelitis» und Business Intelligence Seite 20

Servicemanagment Die Kunst, die richtigen Ersatzteile zur Hand zu haben

Seite 22

Dossier IT-Management Unternehmenskultur als Kraft oder Risiko bei Veränderungen Ein eigenes Rechenzentrum oder gleich in die Cloud? IT-Management und der Einsatz von Cloud Computing

Seite 24 Seite 27 Seite 30

it-konkret Eine saubere Lösung für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit Internationale Firmengruppe setzt auf zentrales ERP Budgetplanung ohne Copy & Paste beim Amt für Freiheitsentzug und Betreuung des Kantons Bern Mineralwasserproduzentin setzt auf Standardsoftware

Seite 32 Seite 34

Seite 36

Lichtblicke im (Dokumenten-)Dschungel Spricht man über Dokumentenmanagement, landet man schnell bei Begriffen wie Flut, Berge oder Dschungel. Sie stehen für etwas Gewaltiges, etwas Unfassbares, etwas, das sich unserer Kontrolle entzieht. Eben wie das Archivieren und Finden von Dokumenten. Mit unserem Fokusthema «Dokumentenmanagement-Systeme» (DMS) wollen wir Licht in diesen unheimlichen Dschungel bringen und helfen, die Papierberge zu ebnen und die Dokumentenflut einzudämmen. Nebst spannenden Fachartikeln erwartet Sie in dieser Ausgabe eine aktuelle Marktübersicht mit passenden Lösungen und erfahrenen Bergführern, Lotsen und Scouts durch die gesamte DMS-Welt. Nicht nur bei der Dokumentenverwaltung bietet die Cloud eine Alternative zu den herkömmlichen Lösungen. Auch im Bereich IT-Management sorgt sie für Veränderungen. So stellen Stella Gatziu Grivas und Claudio Giovanoli in ihrem Fachartikel Überlegungen an, wie die Rolle des CIO vom Chief Infrastructure Officer demnächst als Chief Innovation Officer interpretiert werden kann. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Dossier IT-Management. Dass Innovationen nicht nur am fernen Sternenhimmel der Forschung winken, sondern in greifbarer Nähe direkt im Unternehmen schlummern, wurde beim diesjährigen Software Contest deutlich. Unter dem Thema «Erfolgsfaktor Business Software» wurde den Besuchern live gezeigt, wie sich ERP-Systeme als Innovationstreiber und Führungsinstrument nutzen lassen. Einen kleinen Rück- und Einblick wollen wir Ihnen nicht vorenthalten. Und dann gibt es natürlich noch all jene KMU, welche – unbeeindruckt von der ganzen kunterbunten IT-Vielfalt – zielgerichtet und erfolgreich ihren digitalen Weg gehen. Wir laden Sie mit unseren IT-Konkret Fallstudien ein, bei vier völlig verschiedenen Unternehmen einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Wie immer finden Sie in unserem Magazin zu allen Beiträgen Namen und Koordinaten der Autoren. Kontakt aufnehmen ist ausdrücklich erwünscht…

Seite 38

Partner VIW: Netzwerk mit über 1500 Fachkräften Wirtschaftsinformatik im Gesundheitswesen: Mangelerscheinung mit akuten Nebenwirkungen Auf der Suche nach der verlorenen Zeit (Teil 4)

Seite 40 Seite 41 Seite 43

Software Contest ERP als Erfolgsfaktor beim Software Contest 2015

Business Software News

Christian Bühlmann | Chefredaktor c.buehlmann@topsoft.ch

Seite 44

Anbieternews

Seite 45

IT Agenda/Leserservice

Seite 46

Impressum

Seite 46

P.S. Noch mehr Lichtblicke gibt es am 25./26. August 2015 auf der topsoft Messe für Business Software in Zürich. Alles andere ist Dschungel…

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2

Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort Die Informations- und Dokumentenflut zu kontrollieren, ist für viele Unternehmen eine ebenso dringende wie herausfordernde Aufgabe. Prozesseffizienz hängt – so trivial wie dies tönt – häufig mit der raschen Verarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten zusammen. Zeit ist Geld, deshalb lohnt sich der Einsatz eines geeigneten DMS/ ECM-Systems schon nach kurzer Zeit. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Leise raschelt es in der Buchhaltung. Ordner werden Seite um Seite durchgeblättert. Die Suche gilt einer Lieferantenrechnung, welche der Einkaufsleiter dringend benötigt. Inzwischen stapeln sich auf dem Pult neue Belege, welche von der Tochterfirma in der EU per Post geschickt wurden, um am Hauptsitz visiert und kopiert zu werden, bevor die Originale dann wieder zurück in die Filiale befördert werden müssen. Das sind nur zwei Beispiele, wie sie in vielen KMU häufig anzutreffen sind. Sie zeigen, dass Dokumentenmanagement ganz schön mühsam sein kann. Doch es geht auch anders, und zwar mit speziell dafür konzipierter Software.

Aha-Effekt ist vorprogrammiert Immer mehr Unternehmen entdecken den Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems. Während sich dieses Thema allmählich im Bewusstsein breiter Kreise verankert, nähern sich bereits neue Begriffe auf der Überholspur. Die Rede ist von Enterprise Content Management (ECM) sowie des noch umfassenderen Enterprise Information Management (EIM). Hintergrund ist die Überlegung, dass Dokumente schlussendlich «nur» strukturierte Informationen sind. In jedem Unternehmen gibt es aber auch noch eine Vielzahl unstrukturierter Inhalte wie Produktbeschreibungen,

Anwendungsmöglichkeiten und Funktionsumfang entwickeln sich laufend weiter, auch begrifflich (Grafik: SSC)

DMS Dokumentenmanagement

Digitalisierung von mehrheitlich strukturierten Dokumenten und Informationen

Grafiken usw. Das Unterscheiden von Informationen anhand von DMS, ECM und EIM ist zwar grundsätzlich korrekt, führt aber auch zu einer gewissen begrifflichen Verwirrung. Wir bleiben daher vorerst beim Thema DMS. Dieses ist für viele Unternehmen Herausforderung genug, denn es betrifft nicht nur das Scannen und Archivieren von Belegen, sondern auch den rechtssicheren Umgang mit digitalisierten Objekten. Beim Dokumentenmanagement geht es in erster Linie um die Verwaltung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Dokumente durch elektronische Mittel unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte. Systeme für die Dokumentenverwaltung haben als wenige IT-Lösungen den Vorteil, dass sie rasch und eindrücklich ihre Wirksamkeit physisch vor Augen führen. Als erster Schritt auf dem Weg zum papierarmen Büro sorgt das DMS dafür, dass sich ganze Ordnerberge in Luft auflösen, und führt bei den Anwendern meist zu einem grossen AhaEffekt. Hand in Hand mit der Umstellung geht auch eine bessere Strukturierung von Informationen einher. Diese Informationen sicher und gesetzeskonform aufbewahren zu können, ist ein weiterer Vorteil eines DMS.

ECM Enterprise Content Management

Digitalisierung von strukturiertem und unstrukturierten Inhalten

Wichtig ist nur, was Sinn macht In den meisten Fällen wird das DMS im Verbund mit anderen Lösungen wie ERP, CRM oder BI eingesetzt. Diese Systeme beinhalten bereits grundlegende Informationen. Diese Daten werden im DMS nicht nochmals benötigt. So macht zum Beispiel das Scannen und Ablegen einer im eigenen ERP-System generierten Einkaufsbestellung keinen Sinn, da sämtliche Informationen bereits im ERPSystem vorhanden sind. Die zentrale Frage bei der DMS-Nutzung ist: Welche Informationsvorteile bietet das DMS, welche die anderen Systeme nicht oder nur mühsam zur Verfügung stellen können? Diese Möglichkeiten sind stark von den einzelnen Prozessen abhängig. So profitiert der Verkauf zum Beispiel von ausführlichen Produkt- und Serviceinformationen, das Marketing von Berichten und Studien, der Kundendienst von Reklamationsschreiben und Schadensunterlagen, die Konstruktion und Produktion von Verfahrensrichtlinien, die Buchhaltung von externen Belegen wie Lieferscheinen oder Lieferantenrechnungen usw. Moderne DMS gehen noch einen Schritt weiter und integrieren ohne Medienbruch auch E-Mails inklusive Anhang. Gerade in diesem Bereich liegen gut versteckt und nur schwer zugänglich viele prozessrelevanten Informationen.

EIM Enterprise Information Management

Digitalisierung und Auswertung beliebiger Inhalte

Fokus DMS/ECM

Strukturen sind zwingend Wer vor der Einführung eines DMS steht, hat ein grosses Problem: Wie und wo beginnen? Schnell merkt man, dass DMS sehr viel mit Organisation und Strukturen zu tun hat. Dies beginnt mit den oben beschriebenen Überlegungen, welche Dokumente für das DMS überhaupt relevant sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Lebensdauer von Dokumenten und Informationen über die Phasen Erstellung, Ablage, Archivierung bis zur Löschung. Je nach Dokumenttyp (z.B. Produktbeschreibung, Marktstudie, Sitzungsprotokoll) unterscheiden sich die Eigenschaften hinsichtlich Aktualität, Relevanz und Aufbewahrungspflicht. Während den Lebensphasen eines Dokuments kann sich auch dessen Dateiformat ändern und muss im DMS entsprechend berücksichtigt werden. Steht es beispielsweise noch zur aktiven Nutzung zur Verfügung, wird es in der Regel im ursprünglichen Format, z.B. als Word-Dokument, gespeichert, um später als PDF im Archiv abgelegt zu werden. Strukturen schaffen auch hier Klarheit, daher ist es sinnvoll, je nach Dokumententyp allgemein gültige Kriterien zu hinterlegen. Schlussendlich geht es darum, das richtige Dokument dem richtigen Benutzer zur richtigen Zeit und im richtigen Format zur Verfügung zu stellen. Um das Dokument zu identifizieren, wird eine passende Beschreibung mit so genannten Metadaten benötigt. Diese kann entweder manuell oder automatisch (oder als Mischform beider Varianten) erfolgen. Wichtig dabei ist eine durchgängig einheitliche Verwendung von Metadaten. Wird ein Dokument unter dem Begriff «Tisch» verschlagwortet, wird es bei der Suche nach «Möbel» nicht auftauchen. Je nach Dokumententyp wie z.B. Lieferschein oder Protokoll kann das DMS bereits gewisse Metadaten automatisch mitgeben.

Vom Prozess zur Funktion Das DMS dient nicht nur zur Anzeige von digitalisierten Dokumenten, sondern unterstützt den gesamten Dokumentenprozess von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung. Wer nach einem passenden DMS sucht, hat die Qual der Wahl. Als Entscheidungshilfe sei hier die Marktübersicht unter www.topsoft. ch (> Software finden > Dokumentenmanagement) empfohlen. Nebst einer Produkt- und Anbieterübersicht lassen sich Lösungen kostenlos nach verschiedenen Kriterien suchen wie z.B. Indexierung, Wiedervorlage, E-MailArchivierung, Social Media Integration, verschiedene Suchmöglichkeiten und vieles mehr.

Schnell und kostenlos ein passendes Dokumentenmanagement-System evaluieren: www.topsoft.ch/dms

Zu den Hauptfunktionen eines DMS gehören unter anderem: ∙∙ Dokumentenimport: Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten wie die direkte Übernahme aus Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook, Scannen von Papierbelegen, manuelles Hochladen. ∙∙ Metadaten (Verschlagwortung): Mit dem Hinzufügen von Attributen lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und gezielt wiederfinden. ∙∙ Indexierung: Der Inhalt des Dokuments wird automatisch indexiert und steht als Suchbegriffe zur Verfügung. Auf diese Weise kann über mehrere Dokumente hinweg nach einem bestimmten Wort gesucht werden. ∙∙ Suchen: Je nach angewandter Beschreibungsform des Dokuments lassen sich verschiedene Suchmöglichkeiten nutzen wie die Suche nach Schlagworten, Indexsuche usw. ∙∙ Bearbeitung: Das DMS kann Dokumente nicht nur anzeigen, sondern auch mittels Check-in/Check-out Funktion zur Bearbeitung freigeben, was eine lückenlose Versionenkontrolle ermöglicht. ∙∙ Freigabeprozesse: Im Rahmen eines Prüfoder Freigabeprozesses kann im DMS der verlangte Workflow hinterlegt werden. Die Dokumente werden je nach Status direkt zum richtigen Empfänger weitergeleitet und senden Terminwarnungen, wenn Fristen überschritten werden. ∙∙ Archivierung: Das im DMS abgespeicherte Datenvolumen wächst rasant. Es ist daher sinnvoll, das aktive System von nicht mehr benötigten Dokumenten zu entlasten.

Ein zentrales Thema beim Einsatz eines DMS ist die digitale Signatur, welche die rechtliche Beweiskraft von Dokumenten sicherstellt. Die digitale Signatur zeigt, wenn ein Dokument geändert bzw. manipuliert wurde. Zudem liefert sie klare Angaben zum Verfasser des Dokuments und regelt die Berechtigung für die Dokumentenabfrage. In der Schweiz gibt es zwar gesetzliche Bestimmungen zur digitalen Signatur und zur Beweiskraft elektronischer Dokumente (Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES, Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen), die Umsetzung und Akzeptanz in der Praxis kommt jedoch nur zögerlich voran.

Potential noch lange nicht ausgeschöpft Wie eingangs erwähnt, schreitet die Entwicklung im Bereich Dokumentenmanagement – sowohl was Anwendungsgebiete als auch funktionale Möglichkeiten betrifft – derzeit rasch voran. Der Trend geht klar hin zu einer umfassenden Verwaltung und Darstellung aller geschäftsrelevanter Informationen. Dabei rücken Themen wie Big Data, Social Media usw. in unmittelbare Nähe. Wie in allen ITBereichen übt auch Cloud Computing einen starken Einfluss auf das DMS-Betriebsmodell aus. Verschiedene Softwareanbieter verfügen bereits über entsprechende Cloudlösungen. Last but not least, hat die DMS-Funktionalität längst auch als integrierter Bestandteil von ERP-Systemen Einzug gehalten. Es ist zu erwarten, dass der Funktionsumfang solcher DMS-Module weiter zulegen wird, je mehr sich Unternehmen dazu entschliessen, Informationen nicht mehr länger zu suchen, sondern den Mitarbeitenden prozessgenau zur Verfügung zu stellen. << 5

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2

Rechtskonformer Umgang mit digitalen Dokumenten in der Praxis Kräuseln sich bei Ihnen die Nackenhaare, wenn Sie mit dem Begriff «Geschäftsbücherverordnung» konfrontiert werden? Tritt unmittelbar ein gemeines Gähnen auf, wenn sie den Begriff «rechtskonform» lesen? Diese Begriffe sind bei der Einführung einer digitalen Dokumentenmanagement Lösung massgebend. Werden die gesetzlichen Anforderungen missachtet, entstehen kostspielige Auswirkungen. Ist Ihnen bewusst, was bei Ihrem Ablagesystem zu optimieren ist? >> Thomas Uhlmann | Löwenfels Partner AG

Als Führungsperson einer kleinen bis mittelgrossen Unternehmung befassen Sie sich mit der Idee, Ihre gesamten Dokumente nur noch digital aufzubewahren. Das lästige Ausdrucken und Archivieren von Papierakten fällt somit weg. Bei einer konsequenten Digitalisierung der dokumentenbasierten Abläufe sind nebst bedeutender Effizienzsteigerung auch wesentliche Kosteneinsparungen möglich. Physische oder elektronische Dokumente wie Briefe, Kundenbestellungen, Lieferanten- und Kundenverträge, Projektunterlagen, Buchhaltungsbelege, Auftragsbestätigungen, Personalunterlagen usw. werden künftig digital archiviert – Zeit und Kosten gespart! Um dies zu realisieren und um keine folgenschweren, gesetzlichen Vorschriften zu missachten, empfiehlt sich, einige einfache, aber wichtige Punkte zu beachten.

Mit der optimalen Lösung die gesetzlichen Vorschriften erfüllen Thomas Uhlmann, Inhaber und Geschäftsleiter der Löwenfels Partner AG, Luzern. Das Unternehmen beschäftigt rund 40 Mitarbeitende und ist spezialisiert auf die Integration von Dokumentenmanagement Lösungen und Entwicklung von Branchensoftware. www.loewenfels.ch

Die Thematik «Dokumentenmanagementsystem» (DMS) vermittelt häufig den Eindruck, dass bei einem rein papierbasierten Alltag keine grundlegenden gesetzlichen Ablagevorschriften gelten. Und mit der Einführung eines DMS wird alles anders – sprich komplizierter. Dem ist natürlich nicht so. Die für die Führung von geschäftsrelevanten Dokumenten generell geltenden Vorgaben sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV1) zusammengefasst. Diese Verordnung ist einfach, aussagekräftig und für die Praxis hilfreich. Sie gilt für die digitale Speicherung wie auch für die Papierarchivierung. Mit dem optimalen DMS kann eine weitgehend digitalisierte Dokumentenbewirtschaftung erreicht werden. Im Idealfall wird ein DMS so in die vorhandene IT-Landschaft eingebettet, dass der Bezug von Dokumenten zu Finanzbuchhaltung inkl. Nebenbücher, CRM und ERP automatisiert hergestellt wird. Erste

Anstrengungen der digitalen Ablage von Dokumenten sind in der Verzeichnisstruktur auf Servern sichtbar. Typischerweise werden Dokumente, Scans und E-Mails «ganz einfach» in diese Strukturen eingepflegt. Diese Art der Speicherung auf dem Dateiserver wie auch bei Mailsystemen erfüllt die zentralen Anforderungen der GeBüV nicht. Nach Art. 5 bis 8 GeBüV sind folgende Punkte notwendig: ∙∙ eine geordnete Ablage ∙∙ die Wiederauffindbarkeit in angemessener Zeit ∙∙ das Vorhalten der Anzeigewerkzeuge ∙∙ die Unterscheidung von archivierten und aktuellen Informationen ∙∙ die systematische Inventarisierung ∙∙ eine ordnungsgemässe Zugriffskontrolle Eine der zentralsten Funktionen von ausgereiften DMS Lösungen ist die konsequente Einforderung von Metadaten zu jedem Dokument. Damit ist gemeint, dass zu jedem Dokument identifizierende Informationen wie zum Beispiel Kunden-, Auftrags-, Buchungs-, Geschäftsfall-, Kontonummer usw. gespeichert werden. Unabhängig davon wie ein Dokument in das DMS gelangt, ist ein angemessenes Set von Metadaten Voraussetzung, um die genannten Punkte der Art. 5 bis 8 GeBüV zu erfüllen. In der Praxis unterstützen ausgefeilte Werkzeuge/Tools die automatisierte Anreicherung mit Metadaten. Gleichzeitig ist es eine der bedeutendsten Eigenschaften, welche ein Dateiserver nicht (präziser: nur teilweise) bietet. Es sind – unabhängig des gesetzlichen Aspekts – auch genau diese Metadaten, welche aus einem «Berg von Dokumenten» nützliche Informationen machen. Besonders hervorzuheben ist das spätere Auffinden nach sachlogischen Kriterien. Bei der Evaluation von DMS Lösungen wird häufig eine SuchmaschinenVolltextsuche gefordert. Diese ist erst mit sinnvollen Metadaten von grossem Nutzen.

Fokus DMS/ECM

Was für andere Software gilt, ist auch beim DMS anwendbar Sicher bestätigen Sie mit einem Augenzwinkern, dass in Ihrem Unternehmen regelmässig die Funktionsfähigkeit des Backups nachgewiesen wird. In Art. 2 Abs. 2 GeBüV wird auf die geltenden Regeln, konkret die «Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung» verwiesen. Dies gilt für alle Geschäftsanwendungen, auch für das DMS. Diese Grundsätze beschreiben primär verschiedene Aspekte der Datensicherheit. Beispiele: ∙∙ Wer darf auf Dokumente zugreifen? ∙∙ Wird ein Backup gemacht? ∙∙ Funktioniert das Zurückspielen der Daten? ∙∙ Können Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist – zum Teil 10 Jahre und mehr – wieder lesbar gemacht werden? ∙∙ Können bei einem Wechsel der Hard- oder Software die bisherigen Dokumente noch gelesen werden? Die regelmässige Prüfung und Beantwortung dieser Fragen durch die Fachbereiche (Prozess- oder Fachanwendungsverantwortung) gemeinsam mit der IT (Technikverantwortung) ist wichtig. Die Erkenntnisse sind immer wieder aufschlussreich und bringen damit eine Organisation weiter.

Entscheidende Wahl für den Informationsträger Der Begriff «digitale Archivierung» wird häufig mit spezieller Speicherhardware in Verbindung gebracht. Die GeBüV lässt «unveränderbare» und «veränderbare Informationsträger» zu. Gemäss Art. 9 Abs. a GeBüV sind nebst Papier und Bildträger auch sogenannte «unveränderbare Datenträger» aufgeführt. Einige Archivsystemanbieter mit Hardwareangeboten agieren am Markt mit dem Argument, dass ihre Speichertechnologie gesetzeskonform ist. Verschwiegen wird jedoch, dass es alternative, möglicherweise bedeutend einfachere und dienlichere Speichervarianten gibt. Denn eine Speicherhardware alleine erfüllt die Anforderungen der GeBüV nicht. Hierzu ist weiterhin eine geeignete Software zwingend notwendig. Art. 9 Abs. b GeBüV nennt die besonderen Voraussetzungen, die beim Einsatz von «veränderbaren Informationsträgern» gelten – gemeint sind beispielsweise Server-Festplatten. Ein professionelles DMS loggt ausführlich chronologische Informationen und zusätzlich viele technische Details rund um die Dokumentenbearbeitung. Anstelle einer speziellen Speicherhardware genügt der Einsatz einer

Weg vom Papier: Rechtskonforme digitale Archivierung mit DMS Software erleichtert das Leben.

DMS Software vollkommen den Anforderungen der GeBüV. Die internen Abläufe zur Dokumentenablage sollen gut dokumentiert werden (Stichwort: «Prozess- oder Verfahrensdokumentation»). Wichtig sind auf jeden Fall die optimale Konfiguration der Software sowie ein angemessener Unterhalt der Infrastruktur. So empfiehlt sich z. B. ein regelmässiges Software-Update und Test der gesamten BackupProzedur. Oder allgemeiner formuliert: die Einhaltung der «Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung». Fazit: In erster Linie rate ich Ihnen zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems

(DMS), um die Vorzüge einer effizienten und effektiven Dokumentenablage und -suche nutzen zu können. Die Archivierung von digitalisierten Dokumenten ist einer physischen Papierablage vorzuziehen, um Platz und Kosten zu sparen. Gleichzeitig wird die Einhaltung der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sichergestellt. << 1 GeBüV – vollständige Bezeichnung: «Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher». Erlassen gestützt auf Artikel 958f Absatz 4 des Obligationenrechts. Beinhaltet die Vorgaben zur Buchführung – unabhängig davon, ob digital oder auf Papier geführt.

Kurz und knapp, um GeBüV-konform zu sein: • Ordnungssystem für die digitale Dokumentenablage entwickeln (Basis: heutige Papierablage) • Interne Abläufe zur Dokumentenablage schriftlich festhalten (Stichworte «Prozess- oder Verfahrensdokumentation») • Zugriffe auf Dokumentenablagesystem sicherstellen und aufzeichnen • Die Erstellung, Änderung und Löschung von Dokumenten mit DMS protokollieren • Dokumente konsequent mit Metadaten anreichern (Ziel: effektive und effiziente Wiederauffindbarkeit nach verschiedenen Kriterien) • Toolunterstützung für Anreicherung der Metadaten prüfen • Backup und Restore regelmässig prüfen Digitale Dokumentenablage ist der erste sinnvolle Schritt. Sie bildet die Grundvoraussetzung für die umfassende softwaregestützte Behandlung ganzer Geschäftsprozesse. Hinweis: Behörden- und branchenspezifische Aufbewahrungsvorschriften abklären

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2

Elektronische Verarbeitung eingehender Rechnungen Die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen automatisiert und erleichtert die damit verbundenen Prozesse. Dadurch lassen sich Kosten senken, wertvolle Skontoerträge sichern und die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden erhöhen. In vielen Unternehmen wird dennoch immer noch mit Papier gearbeitet. Was ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, was wird vorausgesetzt, und wo liegen mögliche Schwierigkeiten? Eine Auslegeordnung. >> Michael Seifried | Business & Decision

Anders als bei der herkömmlichen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen werden papiergebundene Rechnungen bei der digitalen Variante in einem ersten Schritt gescannt und liegen somit während des gesamten Prozesses in elektronischer Form vor. Die Digitalisierung der Dokumente und ihre zentrale Aufbewahrung in einem Enterprise Content Management System (ECM) gewährleisten einen schnellen und permanenten Zugriff auf die Rechnungen für alle Prozessbeteiligten. Transport- und Liegezeiten, die typischerweise mit einem Papierarchiv oder der internen Post einhergehen, werden beseitigt. Verloren gegangene oder falsch abgelegte Rechnungen gehören der Vergangenheit an; ein langes Suchen nach Belegen erübrigt sich.

Michael Seifried, Dipl. Wirtschaftsingenieur (FH), Sales Manager bei Business & Decision, einem weltweit tätigen Beratungsunternehmen und Systemintegrator. Zum Portfolio gehört u.a. die Enterprise Content Management Lösung d.3ecm aus dem Hause d.velop. www.businessdecision.ch

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich die Eingangsrechnungsverarbeitung gut für eine Standardisierung eignet. Eine damit einhergehende Senkung der Prozesskosten und die Reduzierung der Durchlaufzeiten unterstützen die betriebswirtschaftlichen Ziele des Unternehmens. Zudem kann bei einer Standardisierung gut auf Best-Practices zurückgegriffen werden.

Jederzeit vollständiger Überblick Zu den besonderen Vorteilen der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung gegenüber den klassischen Verfahren gehört die erhöhte Transparenz. Sie beginnt bereits damit, dass in einem zentralen Cockpit alle eingegangenen Rechnungen aufgelistet werden. Diese Übersicht stellt neben den wichtigsten Metadaten der Rechnungen vor allem auch die relevanten Prozessinformationen dar. So behält die Finanzbuchhaltung in ihrer Funktion als Process Owner stets den Überblick, welcher Mitarbeitende gerade die einzelnen Rechnungen bearbeitet. In Verbindung mit den detaillierten Daten zur Prozesshistorie erhöht dies die Transparenz der Abläufe. Durch die

Aggregation dienen die über das Cockpit zur Verfügung stehenden Rechnungsdaten zudem als Informationsquelle für das Cash-Management, für Budget-Verantwortliche und andere interessierte Personengruppen.

Effiziente und sichere Arbeitsabläufe Darüber hinaus charakterisiert sich die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung durch Aufwandsersparnisse und einem höheren Komfort für die Mitarbeitenden in der Finanzbuchhaltung. Ihnen wird beispielsweise aufgrund einer automatischen Erkennung der Rechnungsinhalte weitestgehend die undankbare Aufgabe abgenommen, manuell die relevanten Daten in die Erfassungsmaske des ERP-Systems einzugeben. Denn eine gut gelöste Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen in Verbindung mit modernen führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig an das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems angebunden. Ebenso trägt die automatische Ermittlung der zuständigen Bearbeiter bestimmter Aufgaben zur Verringerung der Durchlaufzeit bei. Nicht zuletzt ist die digitale Zustellung der Workflowaufgaben zu den einzelnen Bearbeitern gerade bei der Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg bedeutend schneller als der Versand der Papierdokumente mit der internen Post. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich durch den gezielt steuerbaren Prozess die Skonti-Möglichkeiten besser ausschöpfen lassen. Es wird aber auch über Systemeinstellungen auf Sicherheitsaspekte geachtet. Dies betrifft etwa die Definition von Betragsgrenzen zur Freigabe einer Rechnung und ein verpflichtendes Vier- oder Mehr-Augenprinzip. Auch die automatische Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu den einzelnen

Fokus DMS/ECM

Automatisierte Abläufe (hier am Beispiel von d.velop) ermöglichen jederzeit den perfekten Blick auf jedes Dokument in der Prozesskette.

Teil des Workflows ist die mehrstufige Freigabe von Dokumenten und Verknüpfung des entsprechenden Belegs inklusive Vorschau (Beispiel d.velop).

Prozessschritten gehört dazu. Neben weiterem zählen die digitale Aufbewahrung der Dokumente in einem revisionssicheren Archiv und das Management der Zugriffsrechte bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zu den wichtigen Sicherheitsaspekten.

Bisheriger Prozess muss kritisch analysiert werden Allerdings bestehen in der Praxis durchaus Hemmnisse, die eine Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erschweren. So existieren in vielen Unternehmen fest definierte und niedergeschriebene Regelungen zu den Verantwortlichkeiten und Freigabebefugnissen. Zwar bietet es sich auf den ersten Blick an, diese Vorgaben als Grundlage für die Konzeption und die anschliessende Umsetzung des Workflows zu verwenden. Doch nicht selten wird nach der Einführung

festgestellt, dass in der Vergangenheit teilweise grosse Differenzen zwischen den vorgegebenen Regelungen und dem praktizierten Prozess bestanden. Aufgrund des sehr transparenten Prozesses werden diese Diskrepanzen während der Tests oder spätestens während der produktiven Nutzung durch die systemseitige Prüfung der Regeln aufgedeckt. In solchen Fällen ist dann zu entscheiden, ob eine Anpassung der vorgegebenen Regelungen oder der praktizierten Arbeitsweise vorgenommen werden muss. Des Weiteren gilt es zu beachten, dass die Kenntnisse zum bestehenden Ablauf im Unternehmen sehr unterschiedlich ausgeprägt sein können. Das fehlende Wissen zu den Soll- und Ist-Prozessen kann zu einer deutlichen Verlängerung der Projektlaufzeit führen. Schlimmstenfalls bewirkt dies auch eine

verringerte Akzeptanz des Prozesses bei den Anwendern. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass das Projektteam den bestehenden Prozess im Vorfeld detailliert analysiert. Auch ein kontinuierliches Monitoring der eigenen Abläufe vor, während und nach der Einführung ist empfehlenswert. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass organisatorische Hürden wie die Freigabe einzelner Rechnungen durch viele verschiedene Stellen den Prozess verzögern und den Vorteil der Zeitersparnis schmälern. Häufig bietet gerade auch der organisatorische Ablauf viel Potenzial zur Beschleunigung oder eben auch zur Verzögerung der Durchlaufzeit. Solche nachträglichen Anpassungen am System sind in der Regel recht aufwändig, weshalb sie zu Verzerrungen im Projektergebnis führen können.

Mitarbeitende als Mitgestalter der Digitalisierung Für die erfolgreiche Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung ist es besonders wichtig, dass alle Projektmitglieder auf Kunden- und auf Lieferantenseite eng miteinander verzahnt an der Erreichung der Projektziele arbeiten. Das gilt zwar grundsätzlich für jedes Innovations- und Organisationsprojekt, unabhängig von ECM. Doch in diesem Fall kann die Einschätzung bestehen, dass die Implementierung eines elektronischen Workflows kein besonderes Engagement im Projektteam verlangt. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen kann nie alleine durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Vielmehr ist es wichtig, dass Verantwortliche und Mitarbeiter des Anwenderunternehmens aktive Mitgestalter in dem Vorhaben werden. Dies gilt für den gesamten Lifecycle des Projekts von der Phase der Konzeptionserstellung über die Tests bis zum Betriebsstart der Lösung und darüber hinaus. Ergänzend dazu braucht es vor der produktiven Nutzung der Lösung ein gezieltes Projektmarketing, um den Benutzern die Veränderungen frühzeitig verständlich zu machen und bei ihnen eine möglichst hohe Akzeptanz aufzubauen. Es gilt aber auch, über den Moment der Einführung hinaus einen weiterreichenden Blick zu entwickeln. Denn nicht nur während der Einführung, sondern auch danach wird regelmässig eine Abwägung zwischen dem StatusQuo und einer Veränderung des Vorgehens notwendig. In solchen Situationen ist es für den weiteren Fortschritt wichtig, dass die Projektverantwortlichen im Unternehmen mit den erforderlichen Entscheidungskompetenzen ausgestattet werden. <<

topsoft Magazin 15-2

Fokus DMS/ECM

«Wo sich DMS und ERP unterscheiden, liegt der Sinn der Ergänzung» Welchen Nutzen bietet ein DMS in Verbindung mit einem ERP-System? Wie funktioniert es, und worauf ist bei der Implementierung zu achten? Antworten dazu liefert unsere Expertenrunde mit Simon Lüdi, CEO dynasoft AG, als fundierter ERP-Kenner und Andres Forrer, Geschäftsführer Optive GmbH, als erfahrener DMS-Spezialist. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Herr Forrer, Herr Lüdi, Sie können mir sicher erklären, warum anstelle von Dokumentenmanagement oft der Begriff Enterprise Content Management (ECM) verwendet wird. Wo liegt der Unterschied? Andreas Forrer: ECM ist die gesamtheitliche Betrachtung aller Unternehmensinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen. Zentrale Elemente hierfür sind Archivierungs-, Out- und Input-Management- sowie WebContent-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem. Das DMS ist ein Bestandteil des ECM, um Unternehmensdokumente digital zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen. Simon Lüdi: Gerade im Zusammenspiel mit einem ERP-System, welches mehrere Unternehmensbereiche abdeckt, geht es nicht mehr nur um Dokumente, sondern um unternehmensweite Inhalte. Der Begriff «Enterprise Content Management» verdeutlicht diesen Sachverhalt besser.

Wie erklären Sie einem Interessenten, wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert, und was es bietet? Andreas Forrer: Mit der Einführung eines DMS erhalten die Unternehmen jene Funktionalität, die es braucht, um Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Dazu gehört auch die Versionierung der Dokumente, um Vorgänge nachvollziehen zu können. Die gemeinsame, unternehmensinterne Arbeit an Dokumenten wird deutlich vereinfacht. Das Motto

lautet grundsätzlich: «Finden statt Suchen». Der Einsatz eines DMS empfiehlt sich für jede Unternehmensgrösse. Bedingt durch die zunehmende Nutzung von Internettechnologien strömen immer mehr Informationen auf die Unternehmen ein, die strukturiert kanalisiert werden müssen. Dabei stossen wir in vielen Unternehmen auf Insellösungen, die offline und online Belege verwalten und dafür auch verschieden Quellen einsetzen. Es ist daher die Kunst eines professionellen DMS dafür zu sorgen, dass all diese Informationen aus den verschiedenen Quellen an einer Stelle im Unternehmen wieder auffindbar gemacht werden.

Andreas Forrer, Geschäftsführer, Optive GmbH. Die Kernkompetenzen der Optive GmbH liegen in der Entwicklung und Implementierung von Lösungen für Dokumenten-Management, revisionssicherer Archivierung und Workflow auf der Basis des ECM-Systems ELO Digital Office.

Teilweise bieten auch ERP-Systeme integrierte DMS-Funktionen. Würden Sie trotzdem zu einer separaten Lösung für die Dokumentenverwaltung raten? Simon Lüdi: Spezialisierte DMS bieten Möglichkeiten, die ein integriertes ERP nicht bieten kann oder sollte. Die Schrifterkennung ist zum Beispiel ein Thema, welches normalerweise nicht zu den Kernkompetenzen eines integrierten ERP gehört. Gleichwohl sind die Disziplinen des DMS natürlich sehr eng mit denen des ERP verknüpft. Das ERP kümmert sich grundsätzlich um die waren- und verwaltungsbezogenen Prozesse und sieht im DMS einen zentralen Bereich für die Aufbewahrung und Administration externer Dateien wie Dokumente, Belege usw. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich der Einsatz eines DMS lohnt, da die Unternehmensprozesse dadurch entlastet und vereinfacht, d.h. effizienter und effektiver werden.

Simon Lüdi, CEO, dynasoft AG. Als international tätiger Softwarehersteller und Implementierungspartner mit Schweizer Wurzeln verfügt die dynasoft AG mit ihrer ERP-Lösung tosca über eine umfassende Unternehmenslösung. Dazu gehört auch eine ECM-Schnittstelle zu ELO Digital Office.

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2

Andreas Forrer: Das DMS sorgt am Ende des Tages dafür, dass die Dokumente aus den auftragsorientierten ERP-Prozessen revisionssicher und somit gesetzeskonform archiviert werden. Oder anders formuliert: Dort, wo sich DMS und ERP unterscheiden, liegt der Sinn der Ergänzung.

Welche Rechtsgrundlagen sind in Zusammenhang mit der Anwendung eines DMS-Systems zu beachten? Andreas Forrer: In erster Linie wäre da die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBÜV) zu nennen. Diese bildet die wesentliche kaufmännische Grundlage für den Einsatz rechtssicherer Archivierung. Daneben gibt es immer wieder branchenspezifische Eigenarten zu betrachten, die von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein können. Simon Lüdi: Die Einführung eines ERP betrifft das ganze Unternehmen. In diesem Sinn ist es auch die Aufgabe des Managements, die damit verbundenen Rechtsgrundlagen zu beachten.

Wie erwähnt, ist im Rahmen der GeBüV klar festgelegt, wie mit Informationen – welche grösstenteils im ERP entstehen bzw. dort bearbeitet werden – umzugehen ist. Ein geeignetes DMS bietet hier optimale Unterstützung.

die Bestellung geprüft werden kann, oder direkt als Kreditorenbuchung, notabene mit dem richtigen Kreditor, angelegt wird. Dies bedeutet gerade im Bereich der Rechnungsprüfung ein enormes Rationalisierungspotenzial.

Wo sehen Sie die primären Geschäftsbereiche bzw. -prozesse für ein DMS? Welches sind aus Ihrer Erfahrung die wichtigsten Funktionen?

Worauf ist Ihrer Meinung nach bei der Einführung einer Dokumentenmanagementlösung besonders zu achten? Was ist Ihr Geheimtipp?

Andreas Forrer: Der primäre Geschäftsbereich ist sicher die digitale Büroorganisation. Der gesamte Ablauf in einem Büro mündet früher oder später im Entstehen von Dokumenten. Diese rechtssicher und komfortabel abzulegen, erneut aufzurufen, weiter zu bearbeiten ist die Aufgabe, die ein DMS erledigen sollte. Wir sind seit über 15 Jahren als DMS/ECM Anbieter in der Schweiz tätig; unsere Erfahrung zeigt, dass es in der Regel immer um Büroautomatisierung geht.

Simon Lüdi: Massgeblich ist, dass – wie bei jeder Einführung von Business Software – im Vorfeld sorgfältig analysiert und spezifiziert wird. Das Projekt muss professionell geleitet werden. Dazu ist auch das Engagement des Kunden von entscheidender Bedeutung.

Simon Lüdi: Man stelle sich vor, dass eine Rechnung auf den Scanner gelegt wird und Sekunden später in unserem ERP tosca gegen

Andreas Forrer: Die Erfahrung des Partners ist sehr wichtig; grundsätzlich ist Dokumentenmanagement nichts Neues. Es ist zunächst einmal nur die Überführung der papierorientierten Ablage in die digitale Archivierung. Aufgrund der zahlreichen Möglichkeiten, die ein DMS bietet, muss es auf Basis der Analyse geplant und eingeführt werden. Durchaus auch step by step. Der Versuch der Einführung der «eierlegenden Wollmilchsau» ist der Sterbegrund der meisten DMS Projekte.

Wie sehen Sie die Zukunft der DMSSysteme? Welchen Einfluss haben Trends wie Cloud Computing oder mobile Geräte?

Einfach. Besser. Organisiert. Einfach effizientes ECM.

Simon Lüdi: Der Zugriff auf Dokumente über mobile Geräte ist ein Kundenbedürfnis, sogar ein Musskriterium. Dies gilt insbesondere für den Aussendienst in Unternehmen, der die Möglichkeit besitzen muss situativ in Kundengesprächen auf Verträge, Umsatzberichte, E-Mails etc. zuzugreifen. Andreas Forrer: Cloud im Sinne der öffentlichen Cloud ist sicher kein Thema wegen der Sensibilität der Geschäftsinformationen. Der Betrieb in der privaten Cloud z.B. als Housinglösung wird aber immer stärker bei den Kunden in Betracht gezogen und umgesetzt. Vielen Dank, Herr Lüdi und Herr Forrer, für das interessante Gespräch.

Besuchen Sie uns auf der:

Dokumenten-Management · Archivierung · Workflow · www.elo.ch 12

Fokus DMS/ECM

Ihre Partner für erfolgreiche DMS/ECM-Projekte Die richtige Lösung, der passende Partner für Ihr erfolgreiches DMS/ECM-Projekt: Erfahrene und kompetente IT-Spezialisten stehen Ihnen bei der Realisierung Ihrer Pläne mit Rat und Tat zur Verfügung. Von der Planung bis zur Inbetriebnahme und darüber hinaus begleiten Sie die folgenden Anbieter mit massgeschneiderten Dienstleistungen und leistungsfähigen Lösungen. Gerne zeigen Ihnen die hier vorgestellten Anbieter in einem persönlichen Beratungsgespräch, welche Möglichkeiten moderne Business Software Ihrem Unternehmen bietet.

ABACUS Research AG Abacus-Platz 1 CH-9300 Wittenbach-St. Gallen T +41 71 292 25 25 F +41 71 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch

ArcFlow AG Lörenstrasse 15 CH-4658 Däniken T +41 62 288 10 20 F +41 62 288 10 21 www.arcflow.ch info@arcflow.ch

Bestellungen und Auftragsbestätigungen, MwSt.-Belege, Personaldossiers sowie Korrespondenz und andere Dokumente füllen ganze Berge von Aktenordnern. Die Suche in und nach Dokumenten ist aufwändig und die Langzeitablage ist raumintensiv und sicherheitsrelevant.

ArcFlow wurde 1991 in der Schweiz gegründet. 2003 brachte der Hersteller das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow auf den Markt. Unterstützung über die Schweizer Landesgrenzen hinweg leisten die deutsche ArcFlow GmbH, die philippinische ArcFlow Inc. sowie die türkische Dependance. Das DMS ArcFlow sorgt dafür, dass wichtige Informationen schnell und einfach verfügbar sind – unabhängig davon, ob es sich um traditionelle Papierdokumente oder digitale Medien handelt. ArcFlow archiviert revisionssicher und sorgt für Transparenz, indem es Dokumente direkt mit Arbeitsvorgängen (Workflows) verknüpft. Z.B. versendet ArcFlow automatisch Terminerinnerungen per E-Mail.

Mit Janitor gelang der Firma bluebat ein aussergewöhnliches DMS Konzept. 100% Schweizer Entwicklung. Innovativ, intuitiv, fair. Einfache Bedienung, starke Resultate.

Werdstrasse 104 CH-8004 Zürich T +41 33 951 10 38 www.bluebat.ch info@bluebat.ch

ABACUS Archivierung / AbaScan ABACUS vi ABACUS Enterprise AbaWebTreuhand AbaBau AbaImmo Informationsportal MyABACUS iPad App AbaSmart Smartphone App AbaClik

Die ABACUS Archivierung mit AbaScan und AbaSearch schafft hier Abhilfe. Die in die Business Software vollständig integrierte Archivierungslösung bietet eine lückenlose elektronische Ablage in Dossiers und Archiven entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (GebüV, ElDi-V). Jederzeit können die Dokumente in der Vorschau oder im Originalprogramm dargestellt und auch wieder reproduziert werden. Mittels Volltextsuche werden die Dokumente von berechtigten Mitarbeitern in Sekundenschnelle gefunden. Kontaktperson Mit dem Scanning können ganze Dokumentstapel direkt in die verschiede- Ursula Beutter Fredy Brütsch nen ABACUS Dossiers gespeichert werden (Barcodeunterstützung). Lieferantenrechnungen werden automatisiert verbucht und der elektronischen Visierung zugewiesen.

Bei allen Dokumenten führt ArcFlow eine automatische Texterkennung durch. Eine manuelle Verschlagwortung ist nicht erforderlich, aber möglich. Zudem weist ArcFlow sämtliche Dokumente regelgesteuert den entsprechenden Ordnern nach Dateinamen oder Textinhalt zu.

Janitor bluebat GmbH

Produkte / Kernkompetenzen

· Webaccess für Aussenmitarbeiter · Microsoft Office Integration · Regelwerk für Firmenprozesse · Dokumente für unterwegs · Automatische Inhaltsanalyse · Power-Suche wie Google · Externe Quellen wie Abacus u.a. · Dokumenten Klassifizierung

· Top Down Workflows · Email Archivierung · Scanning und OCR · Und weitere

Das sagen Kunden: «bluebat hat unsere Informations-Bedürfnisse flexibel, innovativ, aber trotzdem unkompliziert und in der gegebenen Zeit umgesetzt. Die Firma arbeitet sehr professionell.» Magnus Hästö, VR-Delegierter, Rheno Umwelttechnik AG «Die Zusammenarbeit mit bluebat ist ein Volltreffer. Mit dem Janitor verwalten wir äussert effizient über 100'000 Dokumente. Der zusätzliche Outlook Mail-Import und die performante Suche sind exzellent.» José Lopez, CEO JMC Software AG

Produkte / Kernkompetenzen Dokumentenmanagementsystem Zivilschutzsoftware Transportsoftware Individualsoftware Softwareentwicklung Schulung und Training Support Systemanalyse Prozessanalyse Projektmanagement Vertrieb Nette, kompetente Mitarbeiter

Kontaktperson Roger Reimann

Produkte / Kernkompetenzen Dokumenten Management System Ortsunabhängiger Dok-Zugriff Kundenspezifische Strukturen Informations-Verarbeitung Teamübergreifende Arbeit Archiv-Digitalisierung Wissens-Management Prozess-Engineering Analyse Struktur & Suchzeit www.bluebat.ch/dms-check

Kontaktperson Jürg & Reto Zgraggen

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH aus Aachen. Mit der gleichnamigen Software ecoDMS bieten wir für unschlagbare 49 € pro gleichzeitiger Verbindung/Lizenz ein vollumfängliches, plattformunabhängiges Dokumenten Management System speziell für kleine und mittelständische Unternehmen an. Nach den ersten Erfolgen in D-A-CH suchen wir nun Reseller in der Schweiz.

ecoDMS GmbH scannen-archivieren-verwalten D-52066 Aachen T +49 241 47 57-222 F +49 241 47 57-229 www.ecodms.de info@ecodms.de

HABEL Dokumentenmanagement GmbH Rheinstrasse 36 CH-8212 Neuhausen am Rheinfall T +41 52 674 81 51 F +41 52 674 81 50 www.habel.ch info@habel.ch

Mit ecoDMS können Dokumente revisionskonform archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis und ein neuartiges Vertriebsmodell eröffnen völlig neue Wege und Zielgruppen im Bereich der Dokumentendigitalisierung.

Produkte / Kernkompetenzen Dokumenten-Management-System Plattformunabhängig Software & Support DMS für Desktop, Mobile & Web Einzigartiges Lizenzmodell Grosse Zielgruppe Posteingangsbearbeitung E-Mail Archivierung Plug-ins für Office Gesetzeskonforme Archivierung Volltexterkennung / OCR Voller Funktionsumfang / ein Preis

www.ecodms.de

Kontaktperson

HABEL steht für massgeschneiderte DMS-Lösungen für KMU Betriebe. Unternehmen wie LEONI AG, BOSSARD AG, HOLENSTEIN AG oder LIFT AG wollen auf HABEL nicht mehr verzichten und so geht es fast allen Firmen.

Produkte / Kernkompetenzen

97% Kundentreue bestätigen die hohe Qualität und Zuverlässigkeit der made in Germany Lösung eindrücklich. Weltweit arbeiten aktuell 1.600 Anwenderunternehmen mit HABEL papierarm und profitieren von den entscheidenden Wettbewerbsvorteilen: Keine manuelle Ablage mehr, alle Informationen auf Knopfdruck verfügbar, 100% Transparenz und Sicherheit. Wie auch Sie bis zu 50% Zeit gewinnen? Wir beraten Sie gerne. HABEL – passt perfekt

Ralf Schmitz

Dokumentenmanagement Digitale Kunden- und Auftragsakte E-Rechnung Workflow (inkl. grafischer Workflowdesigner) 80 Schnittstellen (SAP, abas, NAV u.v.m.) Autom. Eingangspostverarbeitung Vertragsmanagement Digitale Personalakte E-Mailarchivierung Revisionssicherheit Mobile Lösungen

Kontaktperson Donato Melillo

Löwenfels Partner AG Maihofstrasse 1 CH-6004 Luzern T +41 41 418 44 00 www.loewenfels.ch info@loewenfels.ch

MIT LÖWENFELS SIND SIE LANGFRISTIG GUT BERATEN Die Löwenfels Partner AG ist ein Schweizer Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden und seit bald 30 Jahren am Markt. Die Integration von Dokumentenmanagement Lösungen und die Entwicklung von Branchensoftware bilden das Kerngeschäft. Das Unternehmen bietet massgeschneiderte Enterprise Content Management (ECM) Lösungen an. Datenerfassung (Scanning), Dokumentenmanagement (DMS), Abbildung von Geschäftsprozessen (BPM) und revisionssichere Archivierung sind Faktoren für einen nachhaltigen Geschäftserfolg. Die anwenderfreundliche, ökonomisch effiziente Lösung wird auf die individuellen Bedürfnisse angepasst. HOLEN SIE SICH KNOW-HOW UND ERFAHRUNG Löwenfels Partner AG berät und unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse von der Planung bis zur produktiven Implementierung. Entscheiden Sie sich für uns, als kompetenten ECM-Anbieter und für eine optimale, massgeschneiderte Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Produkte / Kernkompetenzen ECM Lösungen Datenerfassung (Scanning, Auslesen von Dokumenten) Dokumentenmanagementsystem (DMS) Workflow (Prozessoptimierung Kreditorenverarbeitung, Posteingang usw.) Rechtskonforme Langzeitarchivierung e-Dossiers (Liegenschaften, Personal, Verträge usw.) Integration in ERP, CRM, Fibu, Office usw.

Kontaktperson Manfred Hediger

Noch mehr DMS… Alles rund um das Thema DMS/ECM finden Sie am 25./26. August 2015 im DMS/ECM Park der topsoft Messe für Business Software 4 Holen Sie sich Fachwissen aus erster Hand 4 Verschaffen Sie sich Übersicht in Fachreferaten 4 Erleben Sie moderne DMS/ECM Lösungen live 14

Fokus DMS/ECM

agorum

Mein DMS.

NOVISTA GmbH Mittelstrasse 3 Postfach 3224 2500 Biel/Bienne 3 T +41 32 343 3003 www.novista.ch info@novista.ch

agorum® mein DMS. – ist ein revisionssicheres Open Source Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem Anwender wie gewohnt mit ihren Dokumenten arbeiten können, aber umfangreiche zusätzliche Funktionen erhalten. agorum® core ist das Dokumentenmanagement-System, das sich ohne viel Aufwand exakt an Ihre Bedürfnisse anpasst. Die moderne Open SourceSoftware tut genau das, was Sie tun möchten – und bleibt sogar dann flexibel, wenn Sie morgen ganz andere Ansprüche haben. Seit Jahren zuverlässig im Einsatz bei Unternehmen, Behörden und Institutionen jeder Art und Grösse. NOVISTA GmbH ist Ihr kompetenter und zuverlässiger Partner für die Realisierung von Softwareprojekten. Mit unserem fachspezifischen Knowhow und der langjährigen Erfahrung unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer Ideen. agorum® mein DMS. – Passt perfekt in jede IT-Landschaft.

Frauenfelderstrasse 35 CH-9545 Wängi T +41 52 366 42 42 info@optive.ch www.optive.ch

PROCAD (Schweiz) AG Product- and Document Lifecycle Management Altgraben 23 CH-4624 Härkingen T +41 62 389 00 50 F +41 62 389 00 51 www.procad.ch info@procad.ch

agorum® mein DMS. Dokumentenmanagementsystem DMS/ECM Ablage- und Suchassistent Dataroom sicheres Filesharing DocForm Dokumente automatisch revision. verarbeiten Workflows automatisieren Elektr. Akten, Dokumente lenken Mobile iOS, Android, Windows SAP & Sage Integration Schnittstellen Programmierung Beratung und Projektleitung

Kontaktperson Hans-Ulrich Stämpfli

ECM / DMS / Workflow, wir tun, was wir können.

Produkte / Kernkompetenzen

Und wir können, was wir tun.

ECM / DMS ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise Dokumenten-Management Revisionssichere Archivierung Workflow für Unternehmen jeder Grösse Schnittstellenprogrammierung

Gelegenheiten, sich zu verzetteln, gab es viele. Wir haben sie nicht wahrgenommen. Sondern uns immer auf unsere Kernkompetenz konzentriert: die Entwicklung und Implementierung von Lösungen für DokumentenManagement, revisionssichere Archivierung und Workflow für Unternehmen jeder Grösse.

Optive GmbH

Produkte / Kernkompetenzen

Seit unserer Gründung haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche unserer Kunden gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Lösungsprozesses professionell abdecken: von der Beratung, über die Installation und die Schulung bis hin zum Support im Geschäftsalltag.

Kontaktperson Jan Bürkler

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Seit 1985 unterstützen wir mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau, Investitionsgüter und Versorgung in Europa und den USA. Mehr als 900 Firmen haben sich für unsere Lösungen entschieden. Das Produktportfolio umfasst die PDM-/DMSLösung PRO.FILE zur Verwaltung aller Daten und Dokumente im Produktlebenszyklus, PRO.CEED zur Lenkung und Automatisierung durchgängiger PLM-Prozesse sowie PROOM für den sicheren und gesteuerten Datenaustausch von technischen Dokumenten mit externen Partnern. Wirkung konfigurieren. Immer mehr Produktangebote werden konfigurierbar. Kunden können Produkte nach ihren Bedürfnissen selbst gestalten und sofort anwenden. Was für Consumer-Produkte gilt, ist auch für Business Software im Mittelstand gefordert. Es ist unsere Mission, die volle Wirkung von Product- und Document Lifecycle Management mit einem für den Mittelstand passenden Produkt und Implementierungsansatz zu ermöglichen.

Produkte / Kernkompetenzen Konfigurierbare Standardsoftware Kurze Einführungszeiten Reales Multi-CAD zu M-und E-CAD Universelle ERP-Kopplung Automatischer Austausch von Stüli Workflow und Dokumentenhandling Hoher Automatisierungsgrad Concurrent Engineering Klassifikationsverwaltung Offline- und Remotefähig Projekt- und Prozessmanagement Änderungsmanagement

Kontaktperson Dominik Steiner Klaus P. Ott

Neu mit Sonderausstellung «Gov@CH»

Publireportage

Im Gespräch: Viktor Kaiser, Geschäftsführer iSCL AG, über die massgeschneiderte Standardsoftware caniasERP und Lösungen aus einer Hand. Herr Kaiser, woher kommt caniasERP? Viktor Kaiser: caniasERP ist ein von unserem Businesspartner Industrial Application Software (IAS) entwickeltes ERP-System. Seit 2006 vertreiben wir von der iSCL AG die Software hier in der Schweiz. caniasERP wurde mit der Absicht entwickelt, ein System für KMU zu haben, welches die Prozesse aus Industrie (Produktion), Handel etc. ganzheitlich unterstützt. Ein System, in dem Informationsfluss, Warenfluss und Finanzwesen aus einer Hand und dadurch integral, durchgängig vorhanden sind.

Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Hersteller IAS, und welchen Nutzen haben ihre Kunden dadurch? V. Kaiser: Als Partner der deutschen IAS GmbH betreuen wir Schweizer Unternehmen von unserem Standort in Spreitenbach gesamtheitlich. Zwischen iSCL AG und IAS GmbH besteht auf verschiedenen Ebenen eine enge Zusammenarbeit. Unsere Kunden haben in zweierlei Hinsicht einen Nutzen von dieser Partnerschaft: Bei Bedarf können wir auf die Ressourcen der IAS GmbH in Karlsruhe zurückgreifen, und für international orientierte Schweizer Unternehmen steht das IAS Netzwerk und die internationale Erfahrung zur Verfügung.

Wie kann man sich die Anwendung konkret vorstellen? V. Kaiser: caniasERP ist eine modular aufgebaute, flexible Unternehmenssoftware, die aktuell von mehr als 25'000 Anwendern in 26 verschiedenen Ländern und 13 verschiedenen Sprachen genutzt wird. Modular heisst, nur die für die Umsetzung der Anforderungen notwendige Software muss lizenziert werden. Ein späterer Ausbau ist jederzeit möglich.

Wie unterscheidet sich caniasERP von anderen ERP-Systemen? V. Kaiser: Technologisch unterscheidet sich caniasERP von anderen ERP-Systemen durch seine offene Architektur und die Entwicklungsumgebung TROIA, welche mitgeliefert und von den Anwendern sehr ge-

Die modular aufgebaute Unternehmenslösung caniasERP überzeugt mit einem breiten Funktionsumfang und attraktiver Benutzeroberfläche. Das System ist multiplattformfähig und bietet Web- und Browserfähigkeit auf allen gängigen JDBC-fähigen Datenbanken mit integrierter Entwicklungsumgebung.

schätzt wird. Jeder Kunde erhält einen uneingeschränkten Zugriff auf den Quellcode der Applikation und kann ihn, nach einer entsprechenden Schulung, jederzeit selbst an die individuellen Anforderungen anpassen. Dass sich caniasERP nicht zuletzt aufgrund seiner hohen Flexibilität stark auf dem ERP-Markt positioniert, belegen unabhängige Marktuntersuchungen der Trovarit AG und der GPS Ulm.

Wer ist Ihre Zielgruppe? V. Kaiser: caniasERP eignet sich für KMU aus Industrie und Handel. Die Lösung eignet sich speziell für Unternehmen mit einem oder mehreren, auch internationalen Standorten, die eine Software mit Standardprozessen suchen, aber einen weiteren Ausbau entsprechend der zukünftigen Geschäftsentwicklung auch durch spezifische Erweiterungen offen halten.

Inwiefern kann Ihr System hier punkten? V. Kaiser: Durch den breiten Funktionsumfang, den modularen Aufbau sowie einer hohen Prozesstransparenz und der einfachen Bedienung. Zudem ist die Weiterentwicklung der Standardfunktionalitäten gesichert und die Releasefähigkeit gewährleistet. caniasERP zeichnet sich auch aus durch eine hohe Stabilität und einen geringen Wartungsaufwand, dadurch tiefe Betreuungs- und Wartungskosten.

Wie hilft caniasERP Unternehmen in Bezug auf das sich laufend verändernde Umfeld? V. Kaiser: Das dynamische Umfeld, in dem sich viele Unternehmen bewegen, verlangt nach Optimierung der Organisation und Prozesse mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern. caniasERP ist durch den modularen Aufbau genügend flexibel und kann jederzeit erweitert werden und sich an die Unternehmensprozesse anpassen.

Welche weiteren neuen Chancen ergeben sich hieraus speziell für KMU? V. Kaiser: Investitionssicherheit, denn wer auf innovative und individuell konfigurierbare Software-Lösungen setzt, steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen sowie die intelligente Auswertung und Analyse von Daten. Um diese kommt heute kaum noch ein Unternehmen herum, denn für Entscheidungen werden aktuelle Kennzahlen benötigt. KMU können somit ihre Innovationskraft vollumfänglich nutzen und profitieren von einer nachhaltigen Effizienzsteigerung. Das Resultat: Kosteneinsparung und mehr Kapazität für Neues. Vielen Dank, Herr Kaiser, für das aufschlussreiche Gespräch. Interview: Christian Bühlmann, schmid+siegenthaler consulting gmbh

topsoft Magazin 15-2

Fokus DMS/ECM

DMS/ECM Checkliste: 4 Fragen die über Ihren Projekterfolg entscheiden können... 1. Lohnt sich ein DMS/ECM überhaupt für Sie? Heute kommen DMS/ECM Lösungen unabhängig von Branchenzugehörigkeit und Unternehmensgrössen zum Einsatz. Das Ziel ist fast immer die Aufwandsreduzierung und Optimierung von Dokumentenprozessen. Rund 47% aller Unternehmen in Deutschland arbeiten bereits mit einem DMS (SoftSelect Studie 2014). Die Frage ist also, welche Prozesse im Unternehmen sollen optimiert werden? Was soll durch die Optimierung erreicht werden? Zum Beispiel: Ausgangsrechnungsversand ✓✓ Wie viele Rechnungen werden täglich/ wöchentlich verschickt? ✓✓ Wie viel Porto kostet der Versand Ihr Unternehmen im Jahr? ✓✓ Wie hoch ist der personelle Aufwand dafür? Eingangsrechnungsverarbeitung ✓✓ Wie viele Rechnungen werden täglich/ wöchentlich gebucht? ✓✓ Zu wieviel Prozent können Sie die Skontofrist einhalten? ✓✓ Wie hoch ist der personelle Aufwand für die Erfassung, Verteilung und Ablage der Rechnungen? Aktenablage und Dokumentensuche ✓✓ Wie viel Zeitaufwand nimmt die tägliche Ablage in Summe pro Jahr in Anspruch? ✓✓ Wie viel Zeit nimmt die Dokumentenrecherche in Anspruch, addiert über alle Mitarbeiter pro Jahr? Nutzen Sie die Möglichkeit diese und andere Abläufe gemeinsam mit einem DMS/ECM Berater kostenfrei zu analysieren, um entscheiden zu können in welchen Bereichen sich ein DMS/ECM für Sie lohnt. Die Erfahrung zeigt, dass viele Abläufe komplett automatisiert und die Kosten um bis zu 70% minimiert werden können.

2. Wer ist der richtige Anbieter für mich? Der DMS/ECM Markt ist, wie der gesamte IT-Markt recht unübersichtlich, und damit fällt auch die Anbieterauswahl oft nicht leicht. Daher hier ein paar Fragen, die Ihnen bei der Auswahl helfen können: ✓✓ Hat der Berater meine Prozesse verstanden? ✓✓ Konnten zu Ihren Kernanforderungen nachvollziehbare Lösungen vorgestellt werden?

✓✓ Werden für die Umsetzung realistische Aufwandsschätzungen abgegeben? ✓✓ Fühlen Sie sich von dem Berater gut verstanden und betreut? ✓✓ Ist Ihr Unternehmen für den Anbieter eher ein A, B oder C Kunde? ✓✓ Existieren Schnittstellen zwischen Ihrem ERP-System und der DMS/ECM Lösung? ✓✓ Ist die Softwarelösung einfach bedienbar? ✓✓ Hätten Sie die Möglichkeit den Projektpartner bei Bedarf zu wechseln ohne zwangsläufig auch das Produkt wechseln, zu müssen? ✓✓ Bewerten Sie im Vergleich nicht nur die initialen Anschaffungskosten, sondern auch die Betrieb- und Updatekosten.

3. Wer übernimmt die interne Projektleitung? Ein definierter Ansprechpartner ist sehr wichtig und sollte auch bei kleineren Projekten festgelegt werden. Natürlich sollte der Projektleiter für IT-Fragen Anlaufstelle sein und technische Punkte mit dem Anbieter abstimmen können. Ebenso wichtig ist, dass der Projektleiter die Abläufe und organisatorischen Ziele kennt und die Mitarbeiter bei der Projekteinführung begleiten und unterstützen kann. Ein DMS/ECM Projekt sollte nicht als reines IT-Projekt gesehen werden. Denn die Zielsetzung ist regelmässig eine organisatorische Optimierung. Projekte, welche von den Fachabteilungen und Anwendern forciert werden, erzielen daher auch nach kürzester Zeit das beste Resultat. Idealerweise wird das Projekt Top-down und Bottom-up geführt. Es sollte also auch eine Führungskraft in das Projekt einbezogen sein, die klare Ziele und Ergebnisse an alle Beteiligten formuliert und den Veränderungsprozess unterstützt.

4. Welches finale Ziel soll erreicht werden und in welchen Teilschritten wollen Sie dieses erreichen? Knapp 70% der befragten Unternehmen wollen die DMS/ECM Lösung unternehmensweit einsetzen (Bitkom ECM im Mittelstand 2014). Viele Unternehmen erreichen das Ziel aber nie oder erst nach vielen Jahren. Deshalb sollten Sie von Beginn an klare Teilziele festlegen, die von den beteiligten Personen gestemmt und verkraftet werden:

Florian Veit ist DMS Experte bei HABEL und für das strategische Marketing zuständig. Er berät Unternehmen und führt Workshops und Vorträge zum Thema Prozessoptierung mit DMS durch. www.habel.ch

✓✓ Wie lautet das Ziel (Klarheit)? ✓✓ Warum soll dieses Ziel erreicht werden (Nachvollziehbarkeit, Akzeptanz)? ✓✓ Wie kann der Erfolg gemessen werden (Messbarkeit)? ✓✓ Bis wann soll das Ziel erreicht werden (Zeit)? ✓✓ Welche Massnahmen müssen dafür umgesetzt werden (Massnahmen)? ✓✓ Wer übernimmt welche Aufgaben (Ressourcen, Zuständigkeit)?

Aber, womit beginnt man? ✓✓ Wenn Sie gemeinsam mit Ihren Abteilungsleitern und Mitarbeitern die Dokumentenprozesse analysieren, werden Sie schnell erkennen, in welchen Optimierungen das grösste Potential steckt. Entscheiden Sie gemeinsam mit den Beteiligten welchen Prozess Sie zuerst verbessern wollen und gehen Sie diesen konsequent an. ✓✓ Wichtig ist, dass sich für die Mitarbeiter ein positiver Effekt, eine Arbeitserleichterung, Zeitgewinn oder ein gesteigerter Komfort durch die Veränderung einstellt. Damit stellen Sie sicher, dass das Projekt auch Bottom-up gefördert wird und die Anwender einen Vorteil für sich erkennen. ✓✓ Sprechen Sie mit Ihrem DMS/ECM Berater über die Erfahrungen aus anderen Projekten. Reden Sie auch mit Referenzkunden. Damit Sie ein gutes Gesamtbild erhalten und sicher in Ihr Projekt starten können. 17

Fokus DMS/ECM topsoft Magazin 15-2 Betriebssystem/Lizenz

Marktübersicht DMS/ECM

Publishing auf

Grundfunktionen

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Weiterleitung/Wiedervorlage

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Indizierung

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Webserver

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SAP Portal

WYMAG Consulting AG ABACUS Research AG NOVISTA GmbH amagno GmbH & Co KG ArcFlow AG ACTIWARE Schweiz GmbH KMU Business Technologie Netzwerk Comarch Swiss AG ACTIWARE Schweiz GmbH BCT Software GmbH adeon ag TCG Informatik AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG ecoDMS GmbH BCT Software GmbH ACTIWARE Schweiz GmbH ACTIWARE Schweiz GmbH ELO Digita Office CH AG ACTIWARE Schweiz GmbH ELO Digita Office CH AG ELO Digita Office CH AG ELO Digita Office CH AG ELO Digita Office CH AG ELO Digita Office CH AG Optive GmbH Prodatis Consulting GmbH ELO Digita Office CH AG Optive GmbH Prodatis Consulting GmbH Optive GmbH Prodatis Consulting GmbH VIS Consulting AG balesio AG balesio AG balesio AG HABEL Dokumentenmanagement bluebat GmbH FIVE Informatik AG Kendox AG igeeks AG PROCAD (Schweiz) AG Itartis AG WYMAG Consulting AG PENTAG Informatik AG

MS SharePoint

ABACUS Archivierung ABACUS Archivierung / AbaScan agorum® – mein DMS. amagno ENTERPRISE ArcFlow AWELOS bitfarm-Archive Dokumentenmanagement DMS Comarch ECM CONNECT Corsa ECM d.3ecm DocProStar EASY CAPTURE PLUS – Belegerfassung EASY CONTRACT – Digitale Vertragsverwaltung EASY DOCUMENTS – DMS, Workflow, Archiv EASY ENTERPRISE.x EASY for DYNAMICS NAV EASY for SAP EASY INVOICE – Rechnungseingangsprozess EASY RECORDS for HR – Digitale Personalakte ecoDMS Elemenz ELO Business Connect (BC) ELO Business Logic Provider ELO DMS Desktop ELO ECM ELO ECM Suite ELO for SAP ELO for SharePoint ELO Sage ELOenterprise ELOenterprise ELOenterprise ELOoffice ELOoffice ELOoffice ELOprofessional ELOprofessional ELOprofessional FILEminimizer Server FILEminimizer SharePoint FILEminimizer Suite HABEL Dokumentenmanagement Janitor Kendox Kendox InfoShare Laserfiche – Document Management System PRO.FILE Dokumentenmanagement DMS-tec SAPERION Weilgut Office windream

Open Source

URL

webbasiert

Anbieter

Mac OS

Produkt

Linux OS

Wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach der passenden Lösung! +41 41 467 34 20 | beratung@topsoft.ch

Windows OS

Wählen Sie unter «Evaluation» die gewünschten Kriterien aus. Als Resultat erhalten sie eine Übersicht von passenden Software-Lösungen mit den gesuchten Funktionen für Ihr Unternehmen.

Jboss Application Server

Die vollständige Übersicht mit online Evaluation finden Sie unter www.topsoft.ch/dms

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Unterstützung Dokumentenscanner

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standardisierte zu ERP- und Branchenlösungen

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PDM

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CRM

Integrierte Bildbearbeitung

Individuelle Konfiguration der User-Oberfläche

Hypertext-Linking zwischen den Dokumenten

Hierarchische Archivstruktur

Drag & Drop Funktion im Webbrowser

Automatische Erzeugung von Vorschauvideos

Automatische Erzeugung von Vorschaubildern

Volltextrecherche/Volltextsuche

Semantische Suche

Phonetische Suche

Fuzzy-Suche

Sandbox x

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Schnittstellen

CAD/CAM

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GUI Bedienung

Upload mehrerer Dateien gleichzeitig

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Protokollierung der Änderungen

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Kopierschutz (Wasserzeichen)

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IDS (Intrusion Detection System)

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Suchmaschinen

Integrierte Hilfefunktion

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Digitale Signatur

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Datenverschlüsselung

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Kombinieren von Dateien zu Paketen

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Sicherheit

Import /Export von Daten mit Formatkonvertierung

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Datenhandl. Anreichern von Binärdateien mit Metainformationen

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Langzeitarchivierung gemäss gesetzlichen Vorgaben

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E-Mail Archivierung

Live-Editing

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Archivierung

Übersetzungsmanagement

Indexierung

Rechtschreibungsüberprüfung

Bearbeitung

Versionsmanagement

Fokus DMS/ECM

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Business Intelligence topsoft Magazin 15-2

«Excelitis» und Business Intelligence Big Data, mobile BI und Echtzeit-Datenvisualisierung sind nur einige der aktuellen Herausforderungen im Business-Intelligence-Umfeld. Die meisten Grossunternehmen haben heute zwar moderne BISoftware im Einsatz, oft jedoch ohne übergreifende Strategie und mit einem bunten Nebeneinander von BI-Tools und Spreadsheets. In kleinen und mittleren Unternehmen herrscht weiterhin ExcelWildwuchs mit unzähligen, individuell gehüteten Tabellen und Diagrammen. Gibt es einen Ausweg aus dem Dilemma? >> Rino Mentil | Informatec AG

Die grosse Beliebtheit von Excel bei Führungskräften hat ihre Gründe: Es ist fast überall vorhanden, vertraut und kostengünstig. Excel bietet leistungsfähige Berechnungs- und Chart-Funktionen, auch ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung. Einfach die Daten in Arbeitsblättern zusammenstellen, Formeln integrieren und das Ganze ansprechend formatieren – fertig ist die Umsatzübersicht, die Finanzauswertung oder der Budgetplan. Versierte Anwender können Excel eigenständig nach ihren Bedürfnissen anpassen oder durch Programmierung und Add-ons individuell erweitern. Der Nutzer ist zufrieden. Doch sind die ermittelten Ergebnisse zuverlässig? Halten die Spreadsheets den heutigen Anforderungen stand? Können sie das Unternehmen effizient darin unterstützen, seine geschäftliche Leistung zu optimieren?

Spreadsheets sind nicht totzukriegen

Rino Mentil, CEO, gründete das Unternehmen Informatec 1998 als IT-Dienstleister mit weitreichenden Services. Dank des Knowhow-Aufbaus von BI-Expertise (2005) und der klaren strategischen Fokussierung auf Business Intelligence (2013), hat Rino Mentil das Profil seiner Firma extrem geschärft. Heute leitet der passionierte Dipl. Wirtschaftsinformatiker ein 16-köpfiges Team von BI-Profis. www.informatec.com

Führungskräfte nutzen Software-Werkzeuge zur Entscheidungsfindung, Analyse und Planung, um das Unternehmen und seine Bereiche strategisch und operativ zu steuern. Den Management-Prozessen liegen für gewöhnlich übergeordnete Ziele, Verfahrensweisen und Regeln zugrunde. Sind die handlungsleitenden Ziele und Vorgaben nicht in den Werkzeugen abgebildet, resultieren zweifelhafte Ergebnisse. Hier zeigen sich die Grenzen von Excel: Spreadsheets sind nicht darauf ausgelegt, übergreifende Abstimmungen, vereinheitlichte Kriterien, Daten und Prozesse und einen nahtlosen Datenaustausch zu fördern (und zu fordern). Sie unterstützen vielmehr den Einzelnen darin, sein «Zahlenwerk» zu untersuchen und darzustellen. Gerade diese Individualität und Flexibilität machen Excel so beliebt.

Excel – ein ewiges Dilemma Für das Unternehmen als Ganzes ist die Excel-Popularität ein Dilemma. Es kämpft mit unzähligen, stetig sich vermehrenden 20

Spreadsheets: Tabellen mit inkonsistenten, nicht mehr aktuellen Daten, fehlerhaften Berechnungen und Ergebnissen, uneinheitlichen, nicht präsentationsreifen Layouts. – Diagnose «Excelitis». Das heisst: ∙∙ nicht nachvollziehbare, ungenügend validierte Ausgangsdaten ∙∙ viele verschiedene Spreadsheet-Versionen ∙∙ unnötiger Mehraufwand, vor allem in der Spreadsheet-Pflege ∙∙ Compliance-Probleme (Revisionssicherheit, Audit-Fähigkeit) ∙∙ unproduktive Besprechungen (in denen nicht Ergebnisse, Ursachen und Strategien diskutiert werden, sondern das Zustandekommen und die Richtigkeit der Zahlen in den Excel-Sheets) Excel ist kein Werkzeug zur koordinierten Unternehmenssteuerung, weil es nicht für die unternehmensweite Entscheidungsunterstützung konzipiert ist. Unter anderem fehlen: ∙∙ ein Datenbank-Konzept/-System (mit definierten Datenstrukturen und Sicherheitsfunktionen) ∙∙ Funktionen zur Konsolidierung und Qualitätssicherung der Daten ∙∙ Funktionen zur Integration von Geschäftslogik, gemeinsamen Regeln und Workflows ∙∙ Überwachungs- und Dokumentationsfunktionen

Business Intelligence: All-in-one-Lösung? Business Intelligence bietet Unternehmen eine Plattform für das übergreifende Performance Management. Für KMU stehen heute kostengünstige, leistungsfähige Pakete zur Verfügung. Typischerweise umfassen BI-Lösungen Komponenten für die – multidimensionale – Datenanalyse, das Reporting, die Prognose und die Planung. Die relevanten Unternehmensdaten werden in einem Data Warehouse

Business Intelligence

Es muss nicht immer Excel sein...

Sind diese Bedingungen gegeben, lassen sich die Stärken von Spreadsheets, vor allem ihre hohe Anwenderakzeptanz, sinnvoll nutzen. Excel kann dann als eines von mehreren Front-End-Tools die BI-Werkzeuge innerhalb der Business-Intelligence-Umgebung ergänzen. Viele BI-Lösungen enthalten bereits Integrationsschnittstellen für Excel.

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Mit Data Discovery in die BI-Zukunft

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konsolidiert und geschäftsorientiert bereitgestellt. Auch Regeln, Berechnungen und die Datensicherheit werden zentral verwaltet. Keine Frage, BI-Lösungen sind zur Unternehmenssteuerung viel besser geeignet als ExcelTabellen. Mit regelbasierten Funktionen zur Visualisierung und Kennzahlenberechnung, für Trendanalysen, Mustererkennung und Profiling helfen sie, Zusammenhänge und Ursachen aufzudecken. Doch mit ihren vordefinierten, häufig komplexen Modellen, Datenwürfeln und Berichten sind die Anwendungen meist nicht sehr flexibel und eher für Poweruser geeignet als für weniger IT-affine Nutzer.

Excel und BI-Tools sinnvoll verbinden Spreadsheets und BI-Tools passen durchaus zusammen, wenn folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sind: ∙∙ zentrale Verwaltung und Bereitstellung von unternehmensweit vereinheitlichten Geschäftsdaten ∙∙ unternehmensweit integrierte, an den Gesamtzielen und -strategien ausgerichtete Auswertungs-, Planungs- und ReportingProzesse ∙∙ klare Regeln für den Einsatz von Spreadsheets

Trends wie Big Data, mobile BI und EchtzeitDatenvisualisierung stellen neue Anforderungen an Business Intelligence. Strukturierte und unstrukturierte Massendaten aus immer mehr Quellen müssen logisch verknüpft, in Echtzeit integriert und wachsenden Nutzerkreisen auch mobil bereitgestellt werden. Dies immer schneller und flexibler. Gefordert sind hoch performante, interaktive, multikanalfähige Lösungen für die Analyse, die Planung und das Reporting – in Echtzeit, mit sich dynamisch verändernden Massendaten. Die Anwendungen müssen so bedienfreundlich wie eine App und in hohem Grad visuell sein. Es müssen sehr flexible Self-Service-Anwendungen sein, die ohne Programmieraufwand oder Unterstützung aus der IT-Abteilung dem Nutzer alle relevanten Fragen beantworten. Verstärkt müssen kollaborative Prozesse sowie der Austausch, das Teilen und die gemeinsame Entwicklung von Wissen und Ideen unterstützt werden. Um auch grösste Datenmengen sehr schnell zu verarbeiten, sind In-Memory-Technologien erforderlich. Einen vielversprechenden Ansatz bietet hier Data Discovery, auch bekannt als Business Discovery. Data Discovery stellt den Nutzer ins Zentrum – und könnte so auch die Lücke schliessen zwischen Business Intelligence und Excel Spreadsheets. <<

Servicemanagement topsoft Magazin 15-2

Die Kunst, die richtigen Ersatzteile zur Hand zu haben Servicedienstleistungen mit Ersatzteilen bieten nicht nur ein interessantes Geschäftsfeld, sondern auch einen vertieften Kundenkontakt. Besonders erspriesslich wird der Kundenkontakt allerdings nur, wenn die Dienstleistung den Kundenwünschen entspricht. Dies wiederum ist in hohem Masse davon abhängig, ob der Servicetechniker bei seinem Einsatz die nötigen Ersatzteile dabei hat. Die Ersatzteilbewirtschaftung ist nicht einfach, aber man kann sie methodisch und mit geschicktem IT-Einsatz unterstützen. >> Matthias Zehnder | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Matthias Zehnder berät Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software Lösungen und ist Mitglied des Consulting Teams von schmid + siegenthaler consulting gmbh. www.schmid-siegenthaler.ch

Der Tertiärsektor nimmt in der Schweiz volkswirtschaftlich schon lange an Bedeutung zu. Viele Unternehmen, welche aus dem Produktionsbereich stammen, erweitern in den tertiären Sektor, in dem sie Dienstleistungen zusammen mit ihren Produkten anbieten. Diese Kombination bietet tatsächlich vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, wie im Artikel «Viel Potential für hybride Servicedienstleister» im topsoft Magazin 15-1 nachzulesen ist. Unternehmen erkennen im Service-Geschäft Potential für Wachstum und eine effektive Möglichkeit die Kundenbindung zu stärken. Um aber bei einer solchen Wachstumsstrategie die internen finanziellen und personellen Ressourcen im Griff zu behalten, ist eine gute IT-Unterstützung unumgänglich.

ist und die Geräte hinreichend kleine Dimensionen aufweisen, kann die Strategie «alles» mitzunehmen physisch möglich sein. Dagegen sprechen dann allenfalls noch betriebswirtschaftliche Kriterien, denn die kleinen Ersatzteile sind oft nicht unbedingt auch die billigsten.

Oberflächlich betrachtet braucht eine solche Unternehmung die bekannten Software-Module wie Finanzen, Warenwirtschaft, Lager, CRM und nicht zuletzt natürlich für Service. Aber auch ein Service-Modul deckt nicht unbedingt alles ab, was gebraucht wird. Ein kniffliger Punkt kann die im Folgenden diskutierte Ersatzteilbeschaffung und -lagerung darstellen. Um ein solch problematisches Thema in einen Konkurrenzvorteil umzuwandeln, braucht es die zielgerichtete IT-Unterstützung welche die verschiedensten Informationen vernetzt, ein durchdachtes (IT-)Konzept und klug gestaltete Unternehmensprozesse.

Planung mittels Angebot und Nachfrage

Die Anforderungen an die Ersatzteilbeschaffung und -lagerung sind im Grunde genommen ganz einfach: Die Servicetechniker im Feld benötigen Ersatzteile. In einer perfekten Welt hat der Techniker bei einem Reparatureinsatz das passende Ersatzteil immer dabei und kann dadurch das Problem des Kunden innert kürzester Zeit beheben. Einfach zu lösen ist dies aber nur, wenn der Techniker alle denkbaren Ersatzteile mitführen kann. Sofern nur eine kleine Produktpalette zu unterhalten 22

In der realen Welt muss man sich auf ein reduziertes Ersatzteilsortiment beschränken. Das Ziel ist sicherzustellen, dass die benötigten Ersatzteile in der richtigen Anzahl, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Dieses Ziel kann mit einer guten Planung so weit erreicht werden, dass die meisten Service-Einsätze innert einer vorgegeben Frist erfolgreich sein können.

Wie kann ein IT-System diese Planung sinnvoll unterstützen? Dazu muss zuerst geklärt werden was hier mit Planung gemeint ist. Als Denkmodell dient dazu die Planungsdefinition aus dem SCOR®-Modell in dem postuliert wird, dass Planung Aktivitäten sind, welche Angebot und Nachfrage zur Übereinstimmung bringen. Ein Produkt wird von gewissen Akteuren nachgefragt und gleichzeitig von anderen angeboten. In den allerwenigsten Fällen halten sich Nachfrage und Angebot die Waage, was in einer Differenz resultiert. Durch die Planung von Massnahmen soll diese Differenz sowohl für die Gegenwart als auch für jeden Zeitpunkt in Zukunft eliminiert werden. Zugegeben, diese Betrachtungsweise ist an Banalität kaum zu übertreffen und trotzdem ist das Verständnis dieser Sichtweise von grundlegender Bedeutung. Bei der Lagerhaltung für Serviceeinsätze ist die Seite des Angebots relativ einfach zu identifizieren: Das sind die sofort greifbaren Ersatzteile in den eigenen Lagern und dem kurzfristig lieferbaren Angebot

Servicemanagement

der Lieferanten. Die Nachfrage nach den benötigten Teilen zu ermitteln ist naturgemäss sehr viel schwieriger. Oft kann man als Anhaltspunkt auf historische Verbrauchsdaten zurückgreifen, wird aber trotzdem nie in der Lage sein die Zukunft verlässlich vorauszusagen. Auch der Service-Dienstleister wird nie perfekt die Zukunft voraussagen können, aber durch einen cleveren IT-Einsatz sollte er in die Lage versetzt werden, die Nachfrage besser abschätzen zu können. Fokussiert man auf ein spezifisches Bauteil, so erkennt man, dass dieses mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit nach einer gewissen Zeit defekt wird. Der Servicetechniker wird in diesem Fall vom Kunden aufgeboten, um das fehlerhafte Bauteil in der Maschine zu identifizieren und in der vertraglich vereinbarten Zeit auszutauschen. In diesem Vorgang kann man nun verschiedene Faktoren identifizieren: Es existiert ∙∙ ∙∙ ∙∙ ∙∙

an einem geografischen Ort ein Kunde mit einer Maschine welcher mit dem Service-Dienstleister einen Vertrag hat.

Diese vier Faktoren ergeben, gepaart mit der Ausfallwahrscheinlichkeit des Bauteils, die Nachfrageprognose nach den Ersatzteilen. Die Maschine wird oft als installierte Basis des Kunden bezeichnet, beim Vertrag spricht man von SLA, dem Service Level Agreement.

Installierte Basis Der Service-Dienstleister muss wissen, welche Geräte bei den Kunden unter Vertrag stehen. Jedes Gerät und jedes System muss in der Business-Software logisch korrekt mit seinen Komponenten hinterlegt sein. Dazu kann die Struktur der installierten Geräte in der Art einer Stückliste in der Software abgebildet werden. Die Logik muss eine Art von «Verwendungsnachweis» einzelner Komponenten oder Baugruppen über die gesamte installierte Basis zulassen. Der Standort der installierten Basis muss ebenfalls genau definiert sein.

Service Level und Vertrag Der Service-Dienstleister definiert gegenüber seinen Kunden vertraglich mit den SLA die zu erbringenden Leistungen. Es muss eine Verbindung zwischen einem Gerät und einem Satz an definierten Leistungen in der BusinessSoftware erstellt werden. Diese Service Levels müssen ebenfalls logisch im System abgebildet werden.

Px.1

Px.2

Identify, … Requirements (Nachfrage)

Identify, … Resources (Angebot)

Px.3 Balance Resources with Requirements (vergleichen)

Px.4

Gemäss SCOR®-Modell wird postuliert, dass Planung Aktivitäten gleichzusetzen ist, welche Angebot und Nachfrage zur Übereinstimmung bringen.

Ausfallwahrscheinlichkeit Technische Komponenten haben in der Regel eine begrenzte Lebensdauer; sie fallen irgendwann mal aus. Je nach Businessfeld, respektive Servicetätigkeit ist dieser Faktor besser oder schlechter bestimmbar oder vorhersehbar. Bei technischen Komponenten die in grossen Stückzahlen eingesetzt werden, können statistische Vorhersagen gemacht werden, welche durchaus einen Beitrag zur Nachfragebestimmung leisten können.

Orchestrierung der Informationen Sind die Daten logisch korrekt in einer Business-Software hinterlegt, kann ein Blick in die Zukunft gewagt werden. Die Nachfrage kann zeitlich, geographisch und mengenmässig von allen Seiten betrachtet und mit dem Angebot verglichen werden. Dabei ist für die Nachfrage entscheidend, dass sie nun nicht mehr kundenbezogen sondern baugruppenbezogen über die gesamte installierte Basis kumuliert werden kann. Dem möglicherweise gefundenen Ungleichgewicht zwischen Nachfrage und Angebot kann nun mit konkreten Massnahem begegnet werden. In der täglichen Arbeit wird dies primär die Beschaffung von Ersatzteilen beeinflussen. Es lassen sich damit aber auch

Establish & Communicate Plans (Aktivitäten auslösen)

zum Beispiel Auswirkungen von Vertragsanpassungen oder der Einfluss eines grösseren Kunden besser abschätzen. Generell zielt aber das hier vorgestellte Konzept nicht auf eine komplett automatisierte Beschaffung ab. Vielmehr sollten die Mitarbeitenden befähigt werden, kritische Faktoren und deren Einflüsse zu erkennen und in die Planung einzubeziehen. Die BusinessSoftware sollte es ermöglichen, die bestehende Datenbasis aus verschiedenen Sichtwinkeln zu betrachten, die Abhängigkeiten zu verstehen und die daraus nötigen Konsequenzen zu ziehen. Es muss darauf hingewiesen werden, dass Mitarbeitende diesen Daten und den darauf basierenden Vorhersagen nur dann trauen werden, wenn sie die Logik und Methodik dahinter verstehen. Schlussendlich wird es ein strategischer Entscheid sein, ob man tendenziell viele Ersatzteile an Lager hält, oder ob man bereit ist ab und zu eine Verletzung der SLA einzugehen. Diese Risikoabwägung kann aber durch eine gut integrierte Business-Software datenbasiert diskutiert werden. <<

Dossier IT-Management topsoft Magazin 15-2

Unternehmenskultur als Kraft oder Risiko bei Veränderungen Für Veränderungsprozesse im Allgemeinen und für die Einführung von Business Software im Speziellen ist die Unternehmenskultur ein entscheidender Faktor. Weichen die «gelebten» Regeln zu stark von den eigentlich definierten Prozessen ab, entstehen riskante Situationen. Mit der «Strukturierten Kontext Analyse» lassen sich die Differenzen zwischen geplanter oder vorgegebener und effektiv gelebter Unternehmenskultur ermitteln und mit gezielten Massnahmen bereinigen. Roger Busch, Inhaber der buschconsulting GmbH, berät Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software und bei Veränderungsprozessen. Als Elektroingenieur HTL mit Weiterbildung zum Wirtschaftsingenieur FH und EMBA Abschluss der Universität Zürich ist er ein kompetenter Ansprechpartner für technische und betriebswirtschaftliche Fragen. www.busch-consulting.ch

Christian Ott ist Unternehmer und Inhaber der Altervision GmbH. Er unterstützt Unternehmen darin, ihre kulturellen Ressourcen für Changeprojekte zu nutzen. Als IT- und Organisationsberater begleitet er Firmen in Projekten an der Schnittstelle zwischen IT, Prozessen und Organisation. www.altervision.ch

>> Roger Busch, busch-consulting GmbH | Christian Ott, Altervision GmbH

Bei der Einführung von Business Software werden bestehende Prozesse überarbeitet und auf mehr Effizienz ausgerichtet. Daten werden so im System abgelegt, dass eine Weiterverarbeitung einfach möglich ist. In Unternehmungen ist man sich in der Regel einig, dass Prozesse wichtig sind und bei Anpassungen Schulungsbedarf besteht. Die Realität zeigt aber, dass auch bei Organisationen mit grossem Prozessbewusstsein die Prozesse oft ungenügend gelebt werden. Das Verhalten der Mitarbeitenden wird durch die Unternehmenskultur beeinflusst – positiv oder negativ. Betrachten wir das Beispiel eines Sachbearbeiters einer Handelsfirma. Kurz vor Feierabend hat der Vorgesetzte noch die letzte Version eines Kundenvertrags fertiggestellt. Der Sachbearbeiter ist unter Druck; er sollte seine Kinder im Kinderhort abholen. Vom Chef ist er angewiesen, alle Dokumente immer im Dokumenten Management System (DMS) abzuspeichern und zu kategorisieren. Weil der Anmeldeprozess ins DMS aufwändig und langsam ist, speichert der Sachbearbeiter das Dokument auf seinem Desktop und verlässt das Büro. Er ist sich bewusst, dass er dies nicht tun sollte, da der Verkäufer mit einer alten Version des Dokumentes zum Kunden gehen könnte. Obwohl der Sachbearbeiter Prozesse, Gefahren und Konsequenzen kennt, legt er das Dokument nicht im DMS ab. Seine Arbeitskollegen tun dies auch, wenn die Zeit knapp ist. Trotz bestehender Prozessbeschreibungen und Software-Unterstützung ist es «nicht schlimm», wenn man sich nicht an die Anweisungen hält. Prompt verwendet der Aussendienstmitarbeiter am nächsten Tag die falsche Version aus dem DMS für seinen Kundenbesuch. Dieses einfache Beispiel zeigt, dass im IT-Bereich der Mensch immer das schwächste

bzw. unberechenbarste Element ist. Das Handeln des Einzelnen zu kontrollieren, ist mit realistischem Aufwand nicht zu bewerkstelligen. Trotz klarer Regeln und Prozessen kommt es unter gewissen Voraussetzungen immer wieder zu einem Fehlverhalten. Je nach Tragweite des Regelbruchs ist das Kerngeschäft mehr oder weniger gefährdet. Das 4-Kräfte-Modell soll helfen, diese Risiken zu kontrollieren.

Die vier Kräfte zur Definition des SOLL-Zustandes 1. Kraft: Definierte Prozesse Überarbeitung, Definition und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Abläufen sowie Schulung der zugehörigen Rollen und Aufgaben der Mitarbeitenden. 2. Kraft: IT-Systeme IT-Systeme und Business Software sollen Mitarbeitende kontrolliert und überwacht durch die Prozesse leiten. 3. Kraft: Führung Die Vorgesetzten beeinflussen das Mitarbeiterverhalten mit geeigneten Führungsinstrumenten und verhindern bzw. beugen Fehlverhalten vor. 4. Kraft: Weisungen Was technische und organisatorische Massnahmen nicht abdecken können, wird in Form von Weisungen und Vorschriften abgedeckt. Nebst den vier Kräften Prozesse, IT, Führung und Weisungen beeinflussen die unbewussten Regeln der Unternehmenskultur das Handel der Mitarbeitenden (Abbildung 1).

Dossier IT-Management

Abbildung 1: Nebst den vier Kräften Prozesse, IT, Führung und Weisungen beeinflussen die unbewussten Regeln der Unternehmenskultur das Handel der Mitarbeitenden ©Roger Busch

Die Mitarbeitenden sind den vier Kräften dauernd ausgesetzt und sich dessen auch bewusst. Vermeintlich scheint alles definiert, aber es gibt immer wieder Situationen, in denen Mitarbeitende sich trotzdem nicht an die vier Kräfte halten. In diesen Situationen handeln sie nicht etwa eigenmächtig oder zufällig, sondern setzen sich nach bestem Wissen und Gewissen über die deklarierten Regeln hinweg. Ihr Handeln richtet sich nach der bisher nicht bewirtschafteten fünften Kraft. Diese Kraft beinhaltet die unbewussten Regeln, die in der Unternehmenskultur verankert sind.

Kultur fördert oder verhindert Fehlverhalten Wie stark sich Mitarbeitende gemäss Richtlinien und Vorgaben, d.h. nach den vier Kräften verhalten, ist nicht abhängig von der Anzahl der Vorgaben, sondern vielmehr von der Unternehmenskultur, in der sie arbeiten. Die innere Logik der jeweiligen Kultur entscheidet, ob Mitarbeitende auf das Fehlverhalten eines Kollegen reagieren oder ob sie es ignorieren oder gar rechtfertigen. Nur ein kleiner Teil dieser inneren Logik, die in Handlungsregeln beschrieben werden kann, ist den in dieser Kultur lebenden Menschen jeweils bewusst. Der Rest dieser Logik ist den Beteiligten nicht bewusst, jedoch für Aussenstehende je nach Situation beobachtbar.

Abbildung 2: Die drei Ebenen – deklarierte Organisation, gelebte Organisation und kollektiv Unbewusstes – stehen in konstanter Interaktion und beeinflussen sich gegenseitig. ©Altervision GmbH

Die Kultur eines Unternehmens fördert oder behindert das Fehlverhalten von Mitarbeitenden nach einer ganz eigenen Logik. Ob Kollegen wegschauen oder auf das Fehlverhalten eines Gruppenmitgliedes reagieren, ist abhängig von der Kultur in genau diesem sozialen System. So verhält sich das gleiche Individuum in verschiedenen sozialen Systemen intuitiv unterschiedlich. Ein Geschäftsmann wird sich auf dem Golfplatz anders verhalten als mit seinen Kollegen im Eishockey-Stadion, da er die festgeschriebenen und ungeschriebenen Regeln auf dem Golfplatz kennt und weiterhin Teil des sozialen Systems «Golfclub» sein will.

Regeln in sozialen Systemen beschreiben dessen Kultur Ein soziales System entsteht, wenn Menschen miteinander interagieren. Dabei kann es sich um eine Partnerschaft, eine Familie, ein Team, eine Firma oder eine ganze Gesellschaft handeln. In jedem sozialen System gibt es bewusste und unbewusste Regeln, an die sich jedes darin integrierte Individuum richtet. Das bewusste und unbewusste Erlernen dieser Regeln nennt man Sozialisierungsprozess. Kultur wird entgegen dem weit verbreiteten Mythos in Wirtschaftsakademien nicht von oben per Stellschraube, Strategie oder Leitbilder definiert, sondern sie entsteht automatisch in einem komplexen Prozess aus dem sozialen

System heraus, mit den beteiligten Individuen, den Ereignissen der Umwelt und den Rahmenbedingungen, in denen sich das System befindet. Das bedeutet, dass Kultur in dem Moment entsteht, in dem Individuen miteinander in Interaktion treten. Ab dann kann diese Kultur durch bewusstes und geschicktes Setzen von Impulsen oder Verändern von Rahmenbedingungen gelenkt werden. Die Kultur einer Unternehmung beeinflusst das Verhalten der Mitarbeitenden massgeblich, denn sie ist aus dem System heraus entstanden. Das Mass der Beeinflussung durch die Kultur ist um Faktoren grösser als die Beeinflussung durch die vier Kräfte, da es sich um in der Gruppe verinnerlichte kollektive und unbewusste Verhaltensmuster handelt. Dies lässt sich mit dem Systemmodell in der Abbildung 2 veranschaulichen. Ein soziales System wird dabei durch drei miteinander in konstanter Interaktion und gegenseitiger Beeinflussung stehenden Ebenen dargestellt: Deklarierte Organisation Auf dieser Ebene wird isoliert, was im sozialen System bewusst festgehalten ist, wie gearbeitet wird oder wie man sich verhält. Wie die vier Kräfte, sind das Leitbild und die Strategie einer Unternehmung immer auf dieser Ebene zu finden.

Dossier IT-Management topsoft Magazin 15-2

Gelebte Organisation und Umsystem Um eine Organisation zu definieren und zu beobachten, muss eine Systemgrenze zu anderen umliegenden Systemen gezogen werden. Kunden, Lieferanten und Partner zählen zum Umsystem, bzw. der Umwelt, in der sich die Organisation bewegt. Es handelt sich dabei um die Ebene der gemeinsamen Realität. Auf dieser Ebene findet die Organisation statt. Kollektiv Unbewusstes Auf der unteren Ebene befinden sich alle unbewussten und verinnerlichten Verhaltensregeln, welche sich im Laufe der Zeit mit allem Wissen und Erfahrungen vor dem Hintergrund von Werten und Überzeugungen sedimentieren. Da man die Verhaltensregeln auf der Ebene der gelebten Organisation beobachten kann, können diese Regeln beschrieben werden. Deshalb nennt man diese Ebene auch die Ebene der Regelleitung, welche wiederholt, und damit nachweislich das Handeln der Akteure auf der Ebene der gelebten Organisation anleitet. Sie sind in der Summe als das sichtbar, was man als Kultur bezeichnet. Diese Regeln übernimmt jeder neue Mitarbeitende im Laufe der Zeit. Nur der kleinste Teil wird ihm mit dem Vermerk «bei uns macht man das so…» weitergegeben. Der Rest wird im Rahmen der Sozialisierung erfahren. Im Rahmen des Sozialisierungsprozesses werden nicht nur die «do’s and dont’s» vermittelt oder was richtig oder falsch ist, sondern eine grosse Anzahl von weiteren Gesetzmässigkeiten und Regeln. So auch das Verhalten in bestimmten

Situationen unter bestimmten Bedingungen. Mit der «Strukturierte Kontext Analyse» ist es durch das präzise Legen eines Kontexts möglich, genau das Regelset herauszufiltern, das für einen bestimmten Umstand verantwortlich ist.

Differenzen zwischen deklarierter und gelebter Organisation Zwischen der Ebene der Deklaration und der Ebene der gelebten Organisation gibt es in jeder Organisation augenscheinliche Abweichungen. Diese Abweichungen werden sichtbar, wenn sich Mitarbeitende wiederholt und offensichtlich bewusst nicht an vorgegebene Prozesse halten. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass Mitarbeitende Instruktionen und Anweisungen nach bestem Wissen und Gewissen anwenden. Steigt aber der Druck oder weichen die Anweisungen zu stark von der gelebten Realität ab, werden die meisten Mitarbeitenden intuitiv die in der Kultur für diese Situation eingeübten Regeln aus dem kollektiven Unbewussten anwenden. Sie tun dies, obwohl diese gegen geltende Regeln und Prozesse verstossen. Je grösser die Differenz zwischen der deklarierten Ebene und der durch die Ebene des kollektiv Unbewussten angeleiteten gemeinsamen Organisationsrealität ist, um so grösser ist das Risiko einer Unternehmung, dass die Mitarbeitenden Prozesse und Anweisungen in bestimmten Situation nicht befolgen und damit Risiken in Kauf nehmen.

Ermittlung der Differenz Die Diskrepanz zwischen der gelebten und der deklarierten Organisation stellt für das Unternehmen ein Risiko dar und sollte minimiert werden. Ist die Differenz zwischen den beiden Ebenen bekannt, kann mit geeigneten Massnahmen die gewünschte Veränderung zur Risikoreduktion angegangen werden. Die Firma Altervision GmbH hat eine Methode zur Bestimmung der Differenz zwischen gelebter und deklarierter Organisation entwickelt. Auf der Basis von Dokumenten und Gesprächen aus dem betrieblichen Alltag, werden mit Hilfe der «Strukturierten Kontext Analyse» (SKA) die kulturellen Regeln der Organisation im Rahmen eines vorher definierten, zu untersuchenden Kontexts (z.B. Umgang mit Kundendaten) ermittelt (Ist-Zustand). Die Ergebnisse werden dann mit der Ebene der Deklaration (Soll-Zustand) verglichen. Die SKA deckt die hinter dem täglichen Handeln verborgenen, unbewussten Regeln und Denkweisen einer Organisation auf. Die Methodik der SKA basiert auf der wissenschaftlichen Theorie der objektiven Hermeneutik nach U. Oevermann und der «Theorie der Praxis» nach P. Bourdieu sowie systemtheoretischer Modelle nach F. Glasl und E. Schein. Für die erfolgreiche Einführung von Business Software müssen Menschen dazu bewegt werden, Veränderungen anzunehmen. Durch den Einsatz der SKA können Gründe, welche die Veränderung verhindern oder erschweren, schnell und effizient ermittelt werden. <<

«BusPro ist sehr übersichtlich. Alle arbeiten problemlos mit dieser Software.» Flavia Steiner, Bautro AG Vermietung, Verkauf und Service von Trocknungs- und Klimageräten

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Dossier IT-Management

Ein eigenes Rechenzentrum oder gleich in die Cloud? Die Bereitstellung professioneller ICT-Services hat weniger mit der Grösse eines Rechenzentrums zu tun als mit dessen Fähigkeit, die notwendige Verarbeitungsleistung unter den geforderten Bedingungen zu erbringen. Ob eigenes Rechenzentrum, Colocation bei einem Provider oder eine Cloudplattform – entscheidend ist die Erfüllung der definierten Anforderungen unter Berücksichtigung der geschäftskritischen Prozesse. >> Gerold von Rickenbach | vonRickenbach RZberatung

Wie gross muss ein Raum sein, um als ServerRaum oder Rechenzentrum bezeichnet zu werden? International gibt es keine verbindlichen Definitionen. Die Ansichten in Aufsätzen1, Studien2 und Fachbüchern3 sind nicht einheitlich, doch lassen sich grob zwei Hauptkriterien unterscheiden: ∙∙ Raumgrösse des Rechenzentrums bzw. Serverraum (nach Bailey) ∙∙ Anzahl der physischen Server im Raum (IZE Konzeptstudie, TU-Berlin) In der Praxis hat sich eine Kombination dieser Merkmale bewährt. Im Rahmen unserer Beratung gehen wir von einer Einteilung wie in der Tabelle 1 aus. Mit der Definition von Rechenzentren über den so genannten «Fähigkeitsansatz»2 kommt

eine abstraktere und damit allgemeinere Bewertung zur Anwendung. Entscheidend ist, dass das Rechenzentrum die Fähigkeit besitzt, die notwendige Verarbeitungsleistung unter geforderten Bedingungen zu erbringen. Daraus abgeleitet gilt: Ein Rechenzentrum wird definiert über die Fähigkeit, Daten sicher, in grossen Mengen, dauerhaft und zentral zu verarbeiten. Somit ist klar, dass aus Sicht der ICT das Rechenzentrum an unterschiedlichen Standorten und mit unterschiedlichen ICTServices betrieben werden kann. Damit sind auch verteilte, dezentrale Rechenzentrumsinfrastrukturen möglich. Generell betrachtet, setzt sich ein Rechenzentrum aus mehreren Teilsystemen, mindestens aber aus zwei technischen Hauptbereichen, zusammen:

Tabelle 1

Gerold von Rickenbach begleitet Unternehmen bei der Evaluation und Realisierung von eigenen Rechenzentren. Zum Leistungsangebot der «vonRickenbach RZberatung» gehören Beratung, Planung, Machbarkeitsstudien, Situations- und Risikoanalysen, Anforderungsdefinition, Pflichtenheft, Bauherrenbegleitung, Projektleitung, inkl. Inbetriebnahme und Dokumentation sowie ReLocation der ICT-Infrastruktur. www.rzberatung.ch

Rechenzentrumsklasse

Anzahl Server Ausstattungsmerkmale Grösse in m2

Serverschrank

< 2 1–2 Server, inkl. Speicher < 20 m2 Kein ext. Storage-System

Server-Raum

3–10 Bis dutzende von Server < 50 m2 Kein ext. Storage-System

Kleines Rechenzentrum

11–50 Dutzende bis hunderte von Server < 100 m2 Geringer Einsatz von Storage-System

Rechenzentrum

51–250 Dutzend bis hunderte von Server > 100 m2 Mittlerer Einsatz von Storage-System

Mittleres Rechenzentrum

251–800 Hunderte von Server < 500 m2 Intensiver Einsatz von Storage-Systemen

Grosses Rechenzentrum

> 800 Hunderte bis tausende von Server > 500 m2 Intensiver Einsatz von Storage-Systemen

(gemäss vonRickenbach RZberatung)

Definition Rechenzentrum (Quelle: vonRickenbach RZberatung)

Dossier IT-Management topsoft Magazin 15-2

1. RZ-Infrastruktur (ICT Facility Infrastructure) a. Bau mit RZ-Raum

Die Realisierung eines RZ erfordert bauliche Massnahmen in Abhängigkeit der jeweiligen Anforderungen für Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität. (Quelle: vonRickenbach RZberatung)

b. Elektrobereich, inkl. allfällig geforderter Redundanzen - Einspeisung / Hauptverteilung / Unterverteilung - USV-Anlage (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) - Batterie Anlage (Energiequelle bei Stromausfall) - Verkabelungen / PDU (Stromleisten)

c. Klimabereich, inkl. allfällig geforderter Redundanzen - Kälteproduktion - Kältedistribution - MSR (Messen Steuern Regeln)

d. Security & DCIM (DataCenter Infrastructure Mgt.) - Sicherheitsanlagen (Zutrittskontrolle, Rauch/Feuer) - Überwachung der Systeme und Anlage-Teile mit DCIM 2. ICT Infrastruktur a. Server b. Storage c. Aktive Netzwerk- und Sicherheits-Komponenten 3. Prozesse & Organisation a. ICT Prozesse / ICT-Betrieb b. RZ-Infrastruktur Prozesse Ein Rechenzentrum gilt als Baugewerk und umfasst die Teilbereiche Bau, Elektro, Klima und Security. Im Gegensatz zu ICT-Geräten mit Lebenszyklen von 2–5 Jahren wird bei einem Rechenzentrum mit 20–25 Jahren gerechnet.

RZ-Anforderungen für geschäftskritische Anwendungen Ein Rechenzentrum muss hohe Anforderungen bezüglich Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität erfüllen. Was bedeutet das konkret? Als erstes sind die «geschäftskritischen Anwendungen (ICT gestützte Geschäftsprozesse)» zu erkennen und zu qualifizieren. Damit sind alle relevanten Prozesse im Unternehmen und deren unterstützenden Applikationen gemeint. Für diese Prozesse wird anhand von Risikomerkmalen und mittels einer «Ursachen – Wirkung – Kosten Matrix» sowie der zu erwartenden Eintretenswahrscheinlichkeit das jeweilige Risikopotential definiert und in einer «Risikoanalyse» zusammengefasst. Nebst den technischen Anforderungen (Leistung, Grösse, Skalierung) werden aus der Risikoanalyse entsprechende Anforderungen bezüglich Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität abgeleitet. Dabei spielt es keine Rolle, wie gross oder klein das Rechenzentrum 28

ist, und – mit Ausnahme der Anforderungen an die Datenverbindung – auch nicht, ob das Rechenzentrum in eigenen Räumlichkeiten oder bei einem Provider (Colocation) betrieben wird. Die Anforderungen hängen letztlich von den Businessprozessen ab. Zusammen mit dem Bericht «Risikoanalyse» werden alle entsprechenden Informationen in der Anforderungsdefinition festgehalten. Hilfestellung können dabei die Informationen des Uptime Institute (www.uptimeinstitute. com), der ASHRAE (www.ashrae.org) und der BITKOM (www.bitkom.org) bieten. Einige RZ-Provider werben inzwischen mit Labeln von TIER Klassen nach Uptime (1=tiefst, 4=höchst). Es ist darauf zu achten, ob es sich um ein «design certificate» oder ein «constructed certificate» handelt. Nur Letzteres bestätigt, dass das RZ nach dem Bau auch tatsächlich die Kriterien erfüllt.

Welches RZ-Modell passt am besten? Der Entscheid, ob eine eigene RZ-Anlage betrieben oder ein Housing-Service (Colocation) beansprucht werden soll, erfordert vorgängig grundlegende Überlegungen folgender Themen: ∙∙ Zielsetzungen ∙∙ Business Anforderungen ∙∙ Verfügbarkeit / Sicherheit ∙∙ Dimension / Ressourcen ∙∙ Make or Buy

Das Werkzeug dazu im RZ-Bau / RZ-Beratung nennt sich «Strategische Planung». Mit diesem Instrument wird die Entscheidungsfindung Schritt für Schritt erarbeitet: ausgehend von der Geschäftsstrategie und den sich daraus ableitenden Anforderungen und Massnahmen bis zu den Alleinstellungsmerkmalen der Unternehmung. Je nach Ausgangslage kommen zur Klärung all dieser Fragen weitere Instrumente wie Situations-/Risikoanalyse, Standortevaluation und Machbarkeitsstudie zum Einsatz. Letztere gibt abschliessend Auskunft bezüglich Standort, technische Machbarkeit, Grobterminplan, Organisation, Grobkosten und – wohl als wichtigste Information – die TCO/Wirtschaftlichkeit. Wenn alle diese Themenbereiche und Fragenstellungen geklärt sind, kann der nächste Schritt zum neuen Rechenzentrum (intern oder extern) mit besten Voraussetzungen angegangen werden. Die Vor- und Nachteile des Entscheides, ob das RZ in einer eigenen Anlage oder als Housing-Service betrieben wird, hängen im Wesentlichen von der Ausgangslage und den strategischen Zielen ab. In der Tabelle 2 finden Sie einen Versuch ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Cloud Computing: Megatrend oder Marketing-Hype? Um das Thema IT-Management ganzheitlich zu betrachten, kommt man heute am Thema «Cloud Computing» nicht vorbei. Ob als IaaS (Infrastructure as a Service) PaaS (Platform as

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Tabelle 2 Eigene RZ-Anlage

RZ Colocation (housing)

Vorteile

Nachteil

Vorteil

Nachteil

Daten im Haus

Kaum Zertifikate

Zertifikate

Daten extern

Kürzeste Wege für IT Personal

Durchsetzung von SLA

Klares SLA

Weite(re) Wege für IT Personal

TCO für inhouse RZ-Facility i.d.R. besser ab ca. 8. Betriebsjahr

Gefahr von Kosten-Intransparenz

Kostentransparenz in der Regel sehr gut

Cash-out

Sicherheit kann (eher) selber kontrolliert werden

Je nach Grösse und Organisation kaum 7x24h Betrieb möglich

Max. Flexibilität bezüglich Services

TCO i.d.R. nach ca. 8 Jahren in der Colocation höher als Eigenbetrieb

Maximale Flexibilität bez. des vorhandenen Facility

Skalierung kann schwierig sein

Skalierung bezüglich Leistung, Raum, Verfügbarkeit

Physische Sicherheit kann überprüft werden, letztlich Vertrauen

ökologische Massnahmen eher realisierbar

Kapitalbindung maximal

Weniger gebundenes Kapital

Ökologischer Footprint wenig beeinflussbar

Jederzeit eigene Entscheidungen

Bindung an Verträge (Kündigungsklausel)

Ob eine eigene RZ-Anlage oder eine Colocation besser passt, muss je nach Gewichtung der Vor- und Nachteile von Fall zu Fall entschieden werden. (Quelle: vonRickenbach RZberatung)

Die Bereitstellung von ICT-Services für das eigene Unternehmen ist längst kein «technisches» Thema mehr für IT-Spezialisten, sondern eine Managementaufgabe. Aufgrund der Tragweite – Chancen vs. Gefahren – ist es ratsam, diesen Veränderungsprozess auf strategischer Ebene mit externen Spezialisten vorzubereiten. Dabei gilt grundsätzlich: Was immer Sie auch tun, tun Sie es konsequent. Ein zu langes Beobachten oder Zögern kann verheerende Auswirkungen auf Ihr aktuelles Geschäftsmodell haben. << 1 Bailey et al., 2006. Data Center of the Future. Special Study. IDC. 2 IZE Konzeptstudie Energie-Effizienz in RZ, https://www.energie.tu-berlin.de/uploads/media/ IZE_Konzeptstudie_Energieeffizienz_in_Rechenzentren.pdf 3 Fichter Klaus, 2007. Zukunftsmarkt Energieeffiziente Rechenzentren. Fallstudie im Auftrag des Bundes für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit. Borderstep Institut für Innovation und Nachhaltigkeit. Berlin.

Bild: vonRickenbach RZberatung

a Service) oder SaaS (Software as a Service) oder gar als XaaS (Anything as a Service), die Cloud beeinflusst zunehmend die Produktion und Bereitstellung von ICT-Leistungen. Ob Service Provider oder Kunde, die Frage lautet: Wie passe ich mich der neuen Realität an und kann diese so schnell als möglich und langfristig für das eigene Business nutzbar machen? Trotz Abhörskandalen ist ein Ende des Megatrends «Cloud Computing» nicht in Sicht. Im Gegenteil, es ist davon auszugehen, dass sich die Transformation in die Cloud weiter beschleunigt.

Was ist ein Rechenzentrum? Ein Rechenzentrum, englisch Data Centre oder Data Center (gängige Abkürzung RZ oder DC), ist ein Raum in dem unter definierten Voraussetzungen hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität die ICT Einrichtungen (Server, Storage, Network-Components) der Unternehmung betrieben wird. Oft wird dieser Raum auch als «Server-Raum» bezeichnet. Wikipedia liefert folgende Erklärung: «Mit Rechenzentrum bezeichnet man sowohl das Gebäude bzw. die Räumlichkeiten, in denen die zentrale Rechentechnik (z. B. Rechner, aber auch die zum Betrieb notwendige Infrastruktur) einer oder mehrerer Unternehmen bzw. Organisationen untergebracht ist, als auch die Organisation selbst, die sich um diese Computer kümmert.»

Dossier IT-Management topsoft Magazin 15-2

IT-Management und der Einsatz von Cloud Computing

Stella Gatziu Grivas, Leiterin Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing, Studiengangleiterin des MAS Information Systems Management und Kursleiterin des CAS IT Management sowie CAS Cloud Computing an der FHNW

Neben den grossen Unternehmen setzen heute auch mittlere und kleine Unternehmen IT- Managementinstrumente auf immer breiterer Basis ein. Die Erarbeitung der IT-Strategie, das Projektportfoliomanagement, die Definition der IT-Governance oder die Etablierung von IT-Controlling und IT-Service-Management bilden einen festen Bestandteil der heutigen IT-Planung und IT-Steuerung. Parallel dazu intensiviert sich der Einsatz der Cloud, und sie lässt sich nicht mehr von der CIO-Agenda wegdenken. Den Unternehmen wird immer stärker bewusst, dass der effektive und effiziente Cloud-Einsatz nur mit einem etablierten IT-Management möglich ist. >> Stella Gatziu Grivas, FHNW | Claudio Giovanoli, FHNW

www.fhnw.ch

Claudio Giovanoli, wissenschaftlicher Assistent im Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing. Der Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing fokussiert auf die Transformation des Unternehmens zur Ermöglichung des effizienten und effektiven Cloud-Einsatzes. www.fhnw.ch

IT-Management umfasst alle Bereiche und die erforderlichen Instrumente zur Steuerung und Planung der IT in einem Unternehmen: IT-Governance und Risk- und ComplianceManagement machen die IT steuerbar, indem sie Verantwortlichkeiten definieren und Risiken erkennen, um sicherzustellen, dass sich die IT regulations- und gesetzeskonform verhält. Die IT-Strategie plant die zukünftige Entwicklung der IT im Einklang mit den Businessanforderungen. Das IT-Controlling stellt steuerungsrelevante Werte in Form von Kennzahlen zur Verfügung. Das Projektportfoliomanagement umfasst die übergreifende Verwaltung, Bewirtschaftung und Steuerung des Projektportfolios einer Unternehmung vom Projektantragsprozess, über die Priorisierung der Projektideen bis zu Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Die Unternehmensarchitektur beschreibt das Zusammenwirken der IT-Architektur (informationstechnisch) mit der Geschäftsarchitektur (betriebswirtschaftliche Teilbereiche eines Unternehmens), deren Funktion darin besteht, die Geschäftsprozesse mittels IT möglichst optimal zu unterstützen. Die Aufgabe der IT-Führung (CIO) schlussendlich ist es, die einzelnen Bereiche zu koordinieren und die Schnittstellen zu realisieren.

Die Rolle der IT im Unternehmen heute und in Zukunft Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die IT nur als Kostenfaktor betrachtet; der Einsatz von IT-Managementinstrumenten dient oft lediglich zur Ersparnis von IT-Kosten mittels Konsolidierung und Standardisierung, Outsourcing und Fokussierung auf das 30

Kerngeschäft. Hier steht die IT ganz klar nicht im Mittelpunkt der Geschäftsaktivitäten. Im Gegensatz dazu setzt die Rolle der IT als Business Enabler oder sogar als Business Driver eine enge Zusammenarbeit zwischen Business und IT voraus. Die IT-Abteilung versteht die Geschäftsvorgänge, die Business-Strategie und die Marktentwicklungen (Business Trends) und kann Vorschläge unterbreiten und Ideen einbringen, wie das Geschäft durch den richtigen Einsatz von technologischen Innovationen vorangetrieben werden kann. Die IT-Abteilung steht hier im Mittelpunkt der Geschäftsaktivitäten und kann sogar mittels Innovationen den Marktauftritt des Unternehmens stärken. Wie könnte die IT diese Rolle im Unternehmen erlangen? Auf welche Weise könnte der CIO seine Rolle nicht nur als „Chief Infrastructure Officer“, sondern als „Chief Innovation Officer“ wahrnehmen? Eine erste Voraussetzung ist sicherlich, dass er sein „daily business“ im Griff hat und die Kostenoptimierung sowie den sinnvollen Einsatz der IT-Mittel unter Wahrung des Geschäftsinteresses vorantreibt. Die zweite und wichtige Voraussetzung ist die Meisterung seiner IT-Managementaufgaben und der korrekte Einsatz der entsprechenden Instrumente sowie die Koordination der einzelnen Bereiche.

Die Cloud und das digitale Zeitalter Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen oder für Firmen mit geringem IT-Budget stellen Cloud-Dienstleistungen

eine sehr gute Alternative dar, die IT-Kosten in den Griff zu bekommen. Durch die Cloud bekommen sie ohne grossen Aufwand auf einfache Weise Zugang zu professionellen Services. Bei Bedarf können Applikationen aus einer Cloud-Umgebung jederzeit genutzt werden. Aktualisierungen und Wartung werden vom Service Provider übernommen, was die eigene IT-Abteilung entlastet. Ausserdem sind Preismodelle möglich, die lediglich den effektiven Gebrauch in Rechnung stellen und kundengerecht zugeschnitten werden können. Der Einsatz der Cloud wird je länger je mehr nicht als Faktor der Kosteneffizienz, sondern als Treiber für Geschäftsinnovationen verstanden. Der flexible Zugang zu professionellen IT-Dienstleistungen wird vereinfacht, und die Menge der angenommenen ITDienstleistungen kann innert kürzester Zeit dem Bedarf entsprechend angepasst werden. Die time-to-market für neue Produkte oder Leistungen wird dadurch deutlich verkürzt. Der Markteintritt für Start-ups ist heute deutlich einfacher, denn dank Cloud Computing benötigen sie viel weniger Startkapital. Neue Kollaborationstools ermöglichen es globalen Teams, von verschiedenen Standorten aus effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten. Der moderne Verbraucher ist mobil und vernetzt. Daten müssen innert Sekunden zu Informationen werden. Wir leben im digitalen Zeitalter und der digitale Wandel in Unternehmen wird durch Cloud Computing vorangetrieben. Die meisten mobilen Anwendungen laufen in der Cloud. Der Austausch von Informationen und Daten kann sekundenschnell und barrierefrei erfolgen.

IT Management und die digitale Transformation des Unternehmens Das digitale Zeitalter zwingt die Unternehmen, ihre «digitale Fitness» zu bewerten. Heute geht es oft nicht um die Frage, ob das Unternehmen «cloud ready» ist, sondern ob es fit für die digitale Transformation ist. Oft wird dabei das IT-Management unter die Lupe genommen. Die Transparenz der IT-Landschaft und eine gut etablierte Unternehmensarchitektur sind die Voraussetzungen. Die Definition der strategischen IT-Programme, ausgehend von einer Marktanalyse und einer Analyse der Geschäftsstrategie sowie die Budgetierung und das Benefit Controlling sind ebenfalls wichtige Bestandteile. Dazu gehören auch neue Rollen in der IT wie etwa diejenige des Sourcing Managers, der für die richtige Bereitstellung der IT-Ressourcen zuständig ist. Die Bereitstellung der IT-Ressourcen ausserhalb des Unternehmens, so wie sie im Cloud Computing stattfindet, bringt auch Risiken mit sich. In diesem Zusammenhang wurde sehr viel über Datensicherheit und Datenschutz diskutiert. Heute ist das Unternehmen allmählich genügend sensibilisiert, um dem Provider die richtigen Fragen zu stellen und so den Einsatz einer Cloud-Lösung im eigenen Unternehmen prüfen zu können. Ein wichtiges Element dabei ist die Nutzen-Risiken-Analyse. Im Einklang mit der digitalen Transformation muss das Unternehmen zuerst die Nutzen und Risiken erkennen und anschliessend dementsprechend die Cloud-Anwendungen evaluieren sowie den Cloud-Einsatz planen. Im Zentrum stehen hierbei Risk- und Compliance-Management. Als Knacknuss erweist sich oft die IT-Governance. Wer trägt am Schluss die Entscheidung, wie die IT-Abteilung die digitale Transformation unterstützen soll? Bis anhin wurde die Meinung vertreten, dass der CIO das Business verstehen muss. Im digitalen Zeitalter jedoch versteht das Business die IT und trifft Entscheidungen, ohne die IT-Führung zu involvieren. Das ist die Realität. Und diese Realität erfordert den richtigen Einsatz der zur Verfügung stehenden IT-Managementinstrumente. <<

it-konkret topsoft Magazin 15-2

Eine saubere Lösung für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit Reinigen ist mehr als die Beseitigung von Schmutz und Dreck. Damit verbunden sind auch Werterhaltung, Hygiene und Schutz der Umwelt. Auf diesen Kriterien basiert das innovative Verfahren, welches die RESTCLEAN für die Reinigung und den Unterhalt von Toiletten entwickelt hat. Damit erhöht sich nicht nur die Lebensdauer dieser Anlagen, sondern auch die Effizienz bei der Nutzung. Für die nötige Prozesseffizienz im Unternehmen sorgt Steps Business Solution. Ein ERP-System, das die Anforderungen der RESTCLEAN gründlich und sauber erfüllt. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Was auf den ersten Blick einfach erscheint, entpuppt sich bei näherem Hinsehen als geniale Erfindung: Mit einem patentierten Reinigungsmittel und einer perfektionierten Reinigungsapparatur unterhält die Firma RESTCLEAN AG in der ganzen Schweiz Toiletten. Das Unternehmen mit Sitz im aargauischen Oberlunkhofen bietet dazu eine einzigartige Dienstleistung: Die Toiletten- und Spülsysteme werden mobil vor Ort bei den Kunden mit dem exklusiven Reinigungsverfahren von Kalk befreit und in den Neuzustand versetzt. Als Alternative gab es dazu häufig nur das Herausreissen des alten WCs und die Installation einer neuen Anlage. Mit dem RESTCLEAN Verfahren erspart man sich den kostspieligen Ersatz einer bestehenden, aber noch gebrauchsfähigen Toilette. Zu den zufriedenen Kunden gehören Immobilienfirmen, öffentliche Verwaltungen, Spitäler, Unternehmen, der Bund, Grosshändler, Einkaufzentren, aber auch viele private Mieter und Eigentümer von Wohnhäusern und Wohnungen.

Ausgangslage Anwendbar ist das RESTCLEAN System überall dort, wo eine Toilette steht. Man kann sich leicht vorstellen, welches Marktpotential damit verbunden ist. Dementsprechend rasant war in den letzten Jahren auch das Wachstum der Unternehmung – und dies alles ohne ERP, CRM oder einer anderen Verwaltungslösung. Es zeichnete sich jedoch schnell ab, dass die eingesetzten Werkzeuge – vor allem OfficeProgramme wie Microsoft Outlook oder Excel – für Kundenmanagement, Planung, Finanzund Betriebsbuchhaltung nicht mehr ausreichten. Zudem rechnete die RESTCLEAN mit weiterem Wachstum und damit, bereits in wenigen Jahren ca. 50'000 Toiletten in der ganzen Schweiz zu unterhalten. Das Bedürfnis nach einem umfassenden, professionellen ERP-System wurde immer dringender und resultierte 32

schliesslich 2014 in der Evaluation und Einführung einer passenden Gesamtlösung.

Zielsetzung Da sich die Servicedienstleistung immer auf eine einzelne Toilette bezieht, wird jeweils die Servicegeschichte jedes einzelnen WCs

Erfahren Sie... ... wie sich ein ERP-System pragmatisch den Kundenbedürfnissen anpassen lässt. ... welche Systemeigenschaften für das Servicegeschäft wichtig sind.

Das Projekt Anwender: RESTCLEAN AG 8917 Oberlunkhofen www.restclean.com Mitarbeiter: 11 User:

Branche:

Sanitär-Kundendienste

Thema:

ERP, Service, Mobilität

Anbieter: Step Ahead Schweiz AG 5420 Ehrendingen www.stepahead.ch Lösung:

Steps Business Solution

abgebildet. Dazu gehören auch alle Grunddaten wie die Adressbeziehungen der Toilette (Eigentümer, Mieter, Verwalter, Hauswart, Sanitär etc.). Mengenmässig sollte das neue ERP in der Lage sein, in naher Zukunft täglich bis zu 500 Aufträge im Innendienst abzubilden, zu verarbeiten und via Routenplaner auf 50–100 Servicetechniker mit mobilem Datenzugriff zu verteilen. Der personelle Aufwand für die Administration sollte dabei möglichst gering gehalten werden. Aus den Anforderungen der RESTCLEAN ergab sich ein Leistungsumfang für die neue Lösung, welche die Bereiche Auftragsbearbeitung für den Innen- und Aussendienst (mobile Geräte), Adress- und Kundenkartei-Verwaltung, Routenplanung, Lagerbewirtschaftung, Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung, Betriebs- und Lohnbuchhaltung sowie ein Management Information System (MIS) umfasste. Ein Teil der ERP-Einführung war auch die Erneuerung der veralteten Systeminfrastruktur und Systemumgebung. RESTCLEAN legte grossen Wert auf die Einfachheit und Flexibilität des neuen ERP-Systems. Benutzerfreundlichkeit stand ebenfalls ganz oben bei den Zielen. Neben der einfachen Bedienbarkeit wurde auch eine rasche Einführung für neue Mitarbeiter gefordert. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die Nachhaltigkeit der Investition. So mussten – für zukünftige Erweiterungen – etwaige Schnittstellen für Zusatzmodule sowie eine gute Skalierbarkeit vorhanden sein, um mit dem Wachstum der Unternehmung Schritt zu halten.

Vorgehen Zusammen mit der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) wurde im Rahmen des Lehrgangs «Wirtschaftsingenieur» ein Praxisprojekt für die Evaluation des geeigneten ERP-Systems durchgeführt. In diversen Workshops wurde das Anforderungsprofil

gesamten Schweiz und verteilt diese auf die Servicefahrzeuge und -techniker. Dank der direkten Schnittstellen ruft der Routenplaner alle Auftrags-, Objekt- oder Kundendetails aus dem ERP ab. Bereits ein halbes Jahr nach der Einführung von Steps Business Solution stand für Roger Mäder, Leiter Projekte/IT/Finanzen, fest: «Steps Business Solution übertrifft unsere Erwartungen. Schon jetzt sind wir in der Lage, die geforderten 250 bis 500 Aufträge pro Tag effizient abzuwickeln.» Noch in der Testphase bei RESTCLEAN befindet sich derzeit Steps Mobile. Mit Steps Mobile wird künftig die Abrechnung beim Kunden direkt vor Ort vorgenommen. Dank dem Hosting-Konzept von Step Ahead kümmert sich RESTCLEAN nicht mehr um Serverinstallationen und -unterhalt. Die Server werden professionell direkt bei Step Ahead betreut. So ist für RESTCLEAN die Computersicherheit jederzeit gewährleistet – inklusive notwendiger Backups. Das Server-Hosting macht RESTCLEAN völlig standortunabhängig und sie kann so bei neuen Standorten mit geringem Aufwand die benötigte IT-Umgebung hochfahren.

Fazit

Sauber gelöst: Mit ihrem patentierten Verfahren setzt die RESTCLEAN auf Effizienz und Nachhaltigkeit bei der Reinigung von Toiletten. Im Unternehmen sorgt Steps Business Solutions für effiziente Prozesse.

der RESTCLEAN AG im Detail ausgearbeitet und später mit Hilfe einer Präferenzmatrix die wichtigsten Kriterien festgelegt. Eine Nutzwertanalyse priorisierte daraufhin die festgelegten Anforderungen. Anhand des Resultats erhielten mögliche Systemanbieter das entsprechende Pflichtenheft. Die Anbieterselektion wurde durch die Projektgruppe der FHNW aufgrund der eingegangenen Angebote verfeinert. Zuletzt blieben noch fünf Kandidaten übrig. In der Schlussrunde schnitt die Step Ahead Schweiz AG am besten ab. Das Step Ahead Team erkannte rasch die zentralen Schwerpunkte von RESTCLEAN und stellte die Lösung im Rahmen ihrer ERPLösung Steps Business Solution bereits im ersten Meeting plausibel dar. Zudem war Step Ahead der einzige Anbieter, der eine Routenplanerlösung präsentierte. Der positive Funke sei von Anfang an übergesprungen, berichtet Firmeninhaber Priskus A. Theiler. Während der Einführungsphase begleitete Step Ahead die RESTCLEAN sehr intensiv. Steps Business Solution wurde pragmatisch im Prototyp-Verfahren eingeführt. Ausgehend von einer Grundinstallation setzte Step Ahead die gewünschten Kundenanpassungen

während der Einführungsphase gleich um. So wurde innert kürzester Zeit ein sehr gutes Resultat erzielt.

Lösungskonzept Der Funktionsumfang des ERP-Systems Steps Business Solution ist optimal auf die effiziente Prozessabwicklung bei RESTCLEAN abgestimmt. Mit der Anbindung des CTI-Systems (Internettelefonie) werden Kundendaten bei Anruf direkt im ERP angezeigt. So werden Kunden effizient bedient. Dank individueller Anpassungen, wie Toiletten- und Auftragserfassung, Adressverbindungsänderungen auf Objekten etc, wurde Steps Business Solution auf die spezifischen Geschäftsanforderungen massgeschneidert. Besonders stolz ist RESTCLEAN auf die durchdachte Abbildung von diversen Adressverknüpfungen in Zusammenhang mit jeder Toilette als Serviceobjekt. So werden komplexe und in der Praxis gängige Beziehungen abgebildet. Jede Toilette hat ihre eigene Geschichte. Dank der Objekthistorie ist diese übersichtlich im System abrufbar, denn alle drei bis fünf Jahre steht der Unterhalt am gleichen Objekt an. Mit dem Steps Routenplaner plant RESTCLEAN die Aufträge in der

Mit Steps Business Solution wurde bei RESTCLEAN eindrücklich gezeigt, dass auch ein eher kleines Unternehmen von den Vorteilen eines modernen ERP-Systems profitiert. Die Unterstützung im Tagesgeschäft durch vernetzte Daten und benutzerfreundliche Funktionen ermöglicht es, Ressourcen effizient zu nutzen und Kunden optimal zu bedienen. Das Resultat «mehr Effizienz und Nachhaltigkeit» passt perfekt zum Angebot von RESTCLEAN. Priskus A. Theiler ist überzeugt, mit Step Ahead den richtigen Partner und mit Steps Business Solution die passende Lösung gefunden zu haben: «Steps Business Solution vereinfacht unseren ganzen Arbeitsprozess. Keine andere Lösung bildet die Adressverbindungen, die Auftrags- und Objekterfassung sowie die Verbindung mit dem Routenplaner auf diese elegante Weise ab. Alles in allem, einfach eine saubere Lösung – so wie wir das bei RESTCLEAN gewohnt sind.» <<

Anwender-Tipp «Mit der Einführung eines neuen ERP reift auch das Unternehmen. Wir konnten dadurch unsere Prozesse überdenken und optimieren.» Roger Mäder, Leiter Projekte/IT/Finanzen, RESTCLEAN AG

it-konkret topsoft Magazin 15-2

Internationale Firmengruppe setzt auf zentrales ERP Die international tätige IMPAG AG mit Sitz in Zürich verfügt über mehrere Standorte in Europa. Seit mehreren Jahren vertraut man in der Schweiz auf das ERP-System tosca. Für die Harmonisierung der Prozesse und Daten wurde der Einsatz von tosca nun auf die gesamte Firmengruppe ausgeweitet. Dabei galt es nicht nur Daten zu vereinheitlichen, sondern auch Kulturen zu verbinden. Eine Herausforderung, die sich gelohnt hat: Die gesamte IMPAGGruppe profitiert heute von den Vorteilen einer zentralen Unternehmenslösung. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

IMPAG AG ist eine unabhängige, international ausgerichtete Handels- und Dienstleistungsgruppe, die seit über 90 Jahren die produzierende Industrie mit Roh- und Wirkstoffen und Beratungsleistungen in den Bereichen Personal Care, Ernährung, Pharma, Metalle und Chemie beliefert. Das Schweizer Unternehmen beschäftigt 115 Mitarbeitende und ist in der Schweiz, in Deutschland, Frankreich, Österreich und Polen vertreten. Jährlich werden ca. 100‘000 Tonnen Rohstoffe umgeschlagen. Kooperationen mit Lieferanten aus der ganzen Welt ermöglichen es der IMPAG AG, ihren Kunden Lösungen aus einer Hand nach dem Motto «one source – one responsibility» anzubieten. Dabei übernimmt die IMPAG die wissenschaftliche Beratung, technische Unterstützung sowie Anpassung des Angebots für den europäischen Markt unter Berücksichtigung der nationalen Vorschriften und kundenspezifischen Anforderungen.

gesamtheitlichen Ansatz. Dass es ein guter Entscheid war, zeigt die inzwischen langjährige Zusammenarbeit: Seit 2006 ist die IMPAG AG ein zufriedener tosca-Kunde. So zufrieden, dass man in Zusammenhang mit

der Harmonisierung der Geschäftsprozesse innerhalb des Gesamtunternehmens sich dazu entschloss, tosca als zentrales ERP-System unternehmensweit einzuführen.

Zielsetzung Erfahren Sie... ... wo die Herausforderungen bei internationalen ERP Projekten liegen. ... welche Vorteile eine zentrale Gesamtlösung einer Firmengruppe mit mehreren Standorten bietet.

Das Projekt Anwender: IMPAG AG 8034 Zürich www.impag.ch Mitarbeiter: 115

Ausgangslage

User:

100

An ihrem Hauptsitz in Zürich setzt IMPAG bereits seit 2006 auf die ERP-Gesamtlösung tosca. Als der vorherige IT-Anbieter ankündigte, dass seine Lösung nicht mehr weiterentwickelt wird, musste die international tätige IMPAG-Gruppe nach einem neuen System Ausschau halten. Fündig wurde man nach einer sorgfältigen Evaluation beim Schweizer Softwarehersteller dynasoft AG mit dem ERP-System tosca. Ausschlaggebend für den Entscheid war dabei nicht nur das Topresultat, welches tosca in der Nutzwertanalyse erreicht hatte, sondern auch, dass man den Softwareanbieter dynasoft in den zuvor geführten Gesprächen als partnerschaftlich operierendes Unternehmen wahrgenommen hatte. Matthias Zoss, Head IT bei IMPAG AG, war es wichtig, dass die Kundenbedürfnisse nicht einfach über Service Level Agreements abgehandelt werden, sondern über einen lösungsorientierten

Branche:

Handel (Pharma, Chemie, Nahrungsmittel, Metalle)

Thema: ERP, Intercompany, Firmengruppe Anbieter: dynasoft 4501 Solothurn www.dynasoft.ch Lösung:

tosca

Eines der wichtigsten Anliegen war dabei das optimale Zusammenspiel der verschiedensten Bereiche Verkauf, Einkauf, Logistik, Rechnungswesen und Marketing über alle Niederlassungen hinweg. Trotz gleichem Geschäftsmodell waren die jeweiligen Firmenkulturen, nicht nur aus sprachlicher Hinsicht, in den Länderniederlassungen teilweise recht unterschiedlich. Mit der Einführung einer gemeinsamen Lösung wurde das Ziel verfolgt, die Unternehmensprozesse zu vereinheitlichen und die Vorgaben des Mutterhauses unter Berücksichtigung individueller Eigenschaften in der ganzen Gruppe zu etablieren. Als Implementierungspartner musste dynasoft in der Lage sein, zwischen allen Beteiligten zu vermitteln und das Optimum für die ganze Gruppe herauszuarbeiten. War tosca bisher nur in der Schweiz im Einsatz, mussten nun auch die speziellen Anforderungen der unterschiedlichen EU-Länder berücksichtigt werden, insbesondere auch die einschlägigen Regulatorien für Chemie, Pharma und Nahrungsmittel. Daneben waren natürlich auch sprachabhängige Hürden zu überwinden wie zum Beispiel die Darstellung von französischen und polnischen Sonderzeichen in der gleichen Instanz oder der Belegdruck für polnische Kunden.

Vorgehen Gestartet wurde mit dem Roll-out von tosca in den Niederlassungen im Frühling 2014. Auf der Basis der bestehenden tosca Installation wurde ein Testsystem eingerichtet, welches sukzessive den Kundenanforderungen

angepasst wurde. Ab Oktober wurde aus Gründen der Datenharmonisierung bereits mit dem tosca Artikelstamm gearbeitet. Da die Datenbestände unterschiedliche Strukturen auswiesen und aus verschiedenen Systemen stammten, mussten diese für die Datenübernahme mit viel Aufwand angeglichen werden. Das Matching der jeweiligen Artikelstammdaten wurde zentral am Hauptsitz gemacht. Das Projekt kam zügig voran, so dass bereits im Dezember des gleichen Jahres das neue ERP-System in den Echtbetrieb überführt werden konnte, dies nicht zuletzt auch dank der wertvollen Unterstützung der Key-User. Auch die Schulung in den Niederlassungen übernahmen die Key-User aus Zürich, welche tosca ja bereits bestens kannten. In den ersten Wochen nach dem Go-live wurde die IMPAG AG durch den dynasoft Projektleiter weiter begleitet, welcher schon während der Einführung dabei war.

Lösungskonzept Mit tosca nutzt die IMPAG AG heute eine Gesamtlösung, welche die unternehmensweiten Geschäftsprozesse in allen Niederlassungen durchgängig unterstützt. Mit Ausnahme weniger Module wird dabei der gesamte Funktionsumfang genutzt. Dazu gehören Stammdaten, Logistik, Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, CRM, Finanzbuchhaltung und Auswertungen. Zusätzlich wurde tosca für die IMPAG AG mit einer speziellen Devisenverwaltung (IMPAGinterne Bank) ergänzt. Die Flexibilität von tosca kam auch den besonderen Anforderungen beim Rohstoffhandel, z.B. beim Einkauf von Metallen mit einem befristeten Zeithorizont, sehr entgegen. Die Lösung konnte problemlos an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst werden. Grossen Wert legte man bei der IMPAG AG auch auf eine sehr tiefe, umfassende Auftragskalkulation. Innerhalb eines Auftrages wird jede Position mit mehreren Kalkulationselementen unter Einbezug von Fremdwährungen vorkalkuliert. Die Nachkalkulation erfolgt anhand der IST-Werte. Der Abgleich von Vor- und Nachkalkulation bis zu den einzelnen Kalkulationselementen führt zu einer hohen Transparenz. Die finanziellen Spielräume werden dadurch in jedem Auftrag

Anwender-Tipp « Wir haben – bis auf Bestände mit Bewertungen – keine Daten aus dem alten System übernommen. Für uns nach wie vor einer der Gründe für eine problemlose Einführung» Matthias Zoss, Head IT, IMPAG AG

Im Bereich Basischemie überzeugt die IMPAG durch profundes Marktwissen und hohe Flexibilität. Bildnachweis: Fotolia 12044285

aufgezeigt, wodurch das Verständnis der Mitarbeitenden beim Kalkulieren der Preise verbessert wird. Als internationale Firmengruppe ist die IMPAG AG auf die Abdeckung aller Intercompany-Prozesse angewiesen. Diese umfasst nicht nur die Abwicklung von Aufträgen, Lieferungen und Rechnungen zwischen den einzelnen Gesellschaften, sondern auch den Datenzugriff auf Lagerbestände, Adressen und Kontakte. Die gesamte Firmengruppe verwendet den gleichen Artikelstamm (mit umfangreichen Zusatzinformationen zu den gehandelten chemischen Produkten z.B. GHS Informationen), alle anderen Datenbereiche wie Kunden, Lieferanten usw. sind getrennt. Die Erfassung von neuen Artikeln unterliegt einem speziellen Prozess mit den Schritten Erfassen, Prüfen und Freigeben. Der Einkauf für alle Firmen der IMPAGGruppe erfolgt gemeinsam, die Lieferung wird jedoch individuell abgewickelt. Eine weitere Anforderung für Firmen mit Sitz in der EU sind die sogenannten Intrastat-Meldungen, welche für sämtliche Warenlieferungen zwischen den Mitgliedstaaten erfasst und ausgewiesen werden müssen. Aufgrund der unterschiedlichen lokalen Anforderungen sind die Lohnbuchhaltungen vor Ort nicht in tosca integriert. Die Daten der lokalen Programme werden ausserhalb von tosca konsolidiert und anschliessend in die Konzernrechnung von tosca übernommen. Für mehr Effizienz in der Dokumentenverwaltung wurde per 1.1.2015 gruppenweit Docuware eingeführt mit direkter Anbindung an das ERP. Dadurch werden unter anderem der Belegfluss und die Dokumenten-

abfrage zwischen den einzelnen Ländern deutlich vereinfacht. Etwa ein halbes Jahr vor dem Go-live des ERP-Systems tosca wurde die Office-Umgebung harmonisiert und in der ganzen Unternehmensgruppe auf Office365 umgestellt. Das IT-Herz der IMPAG AG schlägt am Hauptsitz in Zürich, wo sich der grösste Teil der Serverinfrastruktur befindet. Hier steht auch der tosca Datenbankserver mit einer Instanz für die Schweiz und einer für die übrigen Niederlassungen. Support erhalten die Anwender in erster Linie von der IT-Abteilung in Zürich, teilweise aber auch vor Ort wie z.B. in Deutschland.

Fazit Nachdem man in der Schweiz mit tosca sehr gute Erfahrungen gemacht hat, steht das ERP-System nun seit Anfang 2015 an allen Standorten der Firmengruppe zur Verfügung. Besonderes Augenmerk wurde bei der Implementierung auf die Konsolidierung eines gemeinsamen, hochgranulierten Artikelstamms über alle Länder gelegt. Damit wurde die Grundlage geschaffen für die medienbruchfreie Auftragsabwicklung zwischen den Ländern und dem Hauptsitz in Zürich sowie die gemeinsame Nutzung des Dokumentenmanagementsystems. Matthias Zoss, Head IT der IMPAG AG, sieht den Hauptnutzen von tosca in der vollen Integrität der Datenhaltung: «Alle Daten werden nur einmal erfasst und können so umfassend dargestellt und ausgewertet werden. Die weitreichenden Möglichkeiten, tosca als Standardapplikation an unsere vielfältigen Bedürfnisse anzupassen, begeistern. Durch die Einführung von tosca konnten wir andere Datenbanken und Karteien auflösen, was uns Mehraufwand und Kosten spart.» <<

it-konkret topsoft Magazin 15-2

Budgetplanung ohne Copy & Paste beim Amt für Freiheitsentzug und Betreuung des Kantons Bern Die Erstellung der Budget- und Finanzplanung mit Excel oder Access ist in Schweizer Unternehmen gang und gäbe – trotz enormem Aufwand bei der Konsolidierung und fehleranfälligen Daten. Auch das Amt für Freiheitsentzug und Betreuung des Kantons Bern kämpfte mit diesen Problemen, bis es auf die Lösung inova:plan umstellte. Damit bindet das Amt auch dezentrale Organisationseinheiten direkt in den Budgetprozess ein. Die Daten werden zentral konsolidiert. Über Reports ist der Prozess eins zu eins nachvollziehbar. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Ob Jugendliche, die «Bubenstreiche» begehen, Kleinkriminelle oder Schwerverbrecher – wer erwischt wird, dem drohen kriminalrechtliche Sanktionen. Im Kanton Bern kümmert sich das Amt für Freiheitsentzug und Betreuung (FB) als Teil der Polizei- und Militärdirektion (POM) um die Delinquenten. Bei einer Haftstrafe werden die Straftäter in eine der vier Anstalten für Erwachsene, eines der beiden Jugendheime oder eines von fünf Regionalgefängnissen eingewiesen. Den Transport erledigt der amtseigene Transportdienst. Für kranke Insassen betreibt das FB zudem eine Krankenstation im Inselspital. Die Betreuungsaufgaben sind anspruchsvoll. Die Mitarbeitenden sind professionell geschult, die Insassen unabhängig von Herkunft, Stellung und Delikt mit Respekt zu behandeln und die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Administrativ begleitet werden die Anstalten von der Abteilung Bewährungshilfe und alternativer Strafvollzug sowie von der Abteilung Straf- und Massnahmenvollzug. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des Amtes ist in den Zentralen Diensten angesiedelt.

Ausgangslage Wie in vielen Unternehmen kämpften auch die Zentralen Dienste mit komplexen Planungsabläufen beim jährlichen Budgetprozess. Das aufwändige Sammeln von Daten, das Hin- und Herschicken von Vorschlägen zur Vernehmlassung sowie das fehleranfällige Zusammentragen von Daten in Excel und Access gefährdeten nicht nur die Qualität der Planung. Änderungsvorgaben konnten nicht oder nur unbefriedigend abgebildet werden, wodurch die Ergebnisse in der Regel ihre Nachvollziehbarkeit verloren. Ein korrekter Abschluss war für alle Beteiligten mit viel Mühe verbunden. 36

Erfahren Sie... ... wie sich die Budget- und Finanzplanung vereinfachen lässt. ... was bei der Einführung eines Planungsinstruments wichtig ist. ... welche Vorteile ein variantenbasierter Budgetprozess bietet.

Das Projekt Anwender: Amt für Freiheitsentzug und Betreuung Kanton Bern www.pom.be.ch/fb Mitarbeiter: 882 User:

Branche:

Öffentliche Verwaltung

Thema:

Finanzen, Budget

Anbieter: inova:solutions AG 3072 Ostermundigen www.inova.ch Lösung: inova:plan Budget- und Finanzplanung www.inova.ch/loesungen/ inova-plan

Insgesamt sind in den Anstalten, Jugendheimen, Gefängnissen sowie in den Zentralen Diensten ca. 15 Finanzverantwortliche für den Planungsprozess verantwortlich. Jede Organisationseinheit erarbeitet ihre Planung eigenständig. Bis zur Einführung von inova:plan hatten die Finanzverantwortlichen vor Ort Zugriff auf eine eigens programmierte Accessdatenbank, in welche mittels Excel erarbeitete Budgetwerte eingetragen wurden. Die Gesamtkontrolle der Accessdatenbank erfolgte durch das Rechnungswesen in den zentralen Diensten. Im Laufe der Zeit entsprach diese Lösung nicht mehr den Anforderungen. Änderungsvorgaben im Budget konnten in der Accessdatenbank beispielsweise nicht nachvollzogen werden.

Zielsetzung Ein grosses Hindernis bei der Budget- und Finanzplanung des FB war der Medienbruch. Die Finanzverantwortlichen der Organisationseinheiten erfassten ihre Daten dezentral in Exceldateien, die anschliessend zentral in der Accessdatenbank konsolidiert werden mussten. Dieses Vorgehen öffnete Tür und Tor für mögliche Fehlerquellen. Ein wichtiges Ziel war somit, die Medienbrüche zwischen Excelvorplanung und Accessdatenbank sowie zwischen Accessdatenbank und Finanzinformationssystem inklusive der damit verbundenen Fehlerquellen zu vermeiden, womit die Datenqualität verbessert werden sollte. Ein weiteres wichtiges Ziel war, den Budgetprozess nachvollziehbar zu machen und damit die Transparenz zu erhöhen, beispielsweise indem Kürzungen begründet werden können. Weiter wollte das Amt FB das Zahlenmaterial für die nächste Planperiode automatisch auf Basis der aktuellen Plandaten aufbereiten können, um damit den Arbeitsaufwand aller Beteiligten zu

reduzieren. Die Daten sollten zudem jederzeit tagesaktuell abrufbar sein und automatisch konsolidiert werden können. Schlussendlich wollte das Amt FB mit diesen Massnahmen auch die Durchlaufzeit des Budgetprozesses spürbar verringern.

Mit den von inova:plan zur Verfügung gestellten Funktionen lassen sich Budget- und Planungsprozess strukturiert verwalten und jederzeit transparent nachverfolgen.

Vorgehen Bevor sich die Verantwortlichen des Amtes FB für die Einführung von inova:plan entschieden, hatten sie sich mit den Verantwortlichen eines anderen Amtes innerhalb der POM ausgetauscht, welches bereits inova:plan als neue Lösung gewählt hatte. Es folgten eine Online-Demo des Tools sowie das Studium und die Analyse der Unterlagen zum System. Basierend darauf entschieden sich die Verantwortlichen vom Amt FB, inova:plan ebenfalls einzuführen und im Projektteam des Schwesteramtes sowie der inova:solutions AG aktiv mitzuwirken. Das Amt analysierte und dokumentierte sodann den Budgetprozess, klärte die Anwenderbedürfnisse ab und entwickelte das Lösungskonzept zusammen mit dem Projektteam weiter. Daraus ergab sich für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation: Die inova erhielt einen vertieften Einblick in die Bedürfnisse des Kunden und in dessen Fachprozesse. Das Amt FB gestaltete das Produkt direkt mit und konnte zusätzliche Anforderungen einbringen. Dadurch wurden zum Beispiel die Benutzerführung weiter vereinfacht und zusätzliche Eingabefelder eingebaut.

Budget

Kenntnisnahme

Genehmigung

Politisch Verantwortliche/ Geschäftsleitung Top-down Vorgaben formulieren

Präsentation

Konsolidierte Planungsergebnisse prüfen

Finanzverantwortliche/r

Vorgaben ins System eingeben

inova:plan

Bottom-up Budget erfassen

Überarbeitung des Budgets beauftragen

Dezentrale Verwaltungseinheiten

Lösungskonzept Nach kurzer Schulung durch die inova übertrug das Projektteam den erarbeiteten FB-Planungsprozess in die Systemkonfiguration. Die Konzeption war damit abgeschlossen, der produktive Betrieb konnte beginnen. Als erstes wurde im zentralen Finanz- und Rechnungswesen des FB festgelegt, wer welche Berechtigungen erhält und in welchen Buchungszeiträumen Daten ins System eingegeben werden

Anwender-Tipp des Zentralen Rechnungswesen, Amt FB « Die integrierte Budget- und Finanzplanung spart Zeit bei der Erstellung des Budgets und verkürzt damit den Prozess insgesamt. Dass alle Beteiligten ohne Medienbruch jederzeit mit den gleichen, tagesaktuellen Daten arbeiten, erhöht die Qualität der Daten markant.»

können. Danach konnten die Finanzverantwortlichen vom Amt FB erstmals ihre Budgetdaten in einer ersten Planvariante ins System eingeben. Via Windows- oder Web-Client ist das nun auch von dezentralen Organisationseinheiten aus möglich. Bei der Bottom-upBudgetierung geben Mitarbeitende mit wenig Computerpraxis ihre Daten ebenso problemlos ins System ein wie routinierte Controller. Auf diese Weise erstellen sie gemeinsam praktisch in einem Arbeitsgang das Budget des Amtes für das Folgejahr sowie die Finanzpläne für die darauffolgenden drei Jahre mit je rund 1800 Geschäftsfällen (80 Konti). Die Budgeteingaben werden anschliessend durch das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste kontrolliert. Die Budgetänderungen der Direktion POM sowie des Regierungsrates werden in weiteren Runden, als neue Varianten, von den Verantwortlichen in den Organisationseinheiten direkt im System umgesetzt. Der Entstehungsprozess des Budgets und des Finanzplans ist somit hundertprozentig nachvollziehbar. Gleichzeitig nutzt die Amtsleitung das System für das laufende Controlling. Die Reports von inova:plan tragen viel zur Übersicht bei und erleichtern das Controlling des Amtes enorm. Sie basieren auf den

zentral gespeicherten, konsolidierten Daten. Das zentrale Finanz- und Rechnungswesen des FB kann jederzeit Varianten vergleichen, filtern und weiterbearbeiten. Per Datenexport erstellen die Verantwortlichen Berichte und Präsentationen, stets basierend auf tagesaktuellen Daten. Gleichzeitig haben die Organisationseinheiten permanent Zugriff auf diejenigen Daten, für welche sie berechtigt sind – ein weiterer Vorteil der integrierten Planung.

Fazit Das Finanz- und Rechnungswesen der Zentralen Dienste des FB konnte mit inova:plan seine Ziele umsetzen. Heute plant das Amt ohne Medienbruch. Die Datenqualität und Transparenz konnte merklich verbessert und die dezentralen Organisationseinheiten direkter eingebunden werden. Der Budgetprozess ist jetzt vollständig nachvollziehbar. Daten können problemlos von einer Variante zur andern, beziehungsweise von einem Jahr zum andern kopiert werden und sie sind jederzeit tagesaktuell für alle Betroffenen verfügbar. Der Arbeitsaufwand hat sich für das Amt merklich reduziert und die Durchlaufzeit des Budgetprozesses konnte spürbar verringert werden. >>

it-konkret topsoft Magazin 15-2

Mineralwasserproduzentin setzt auf Standardsoftware Dank der ABACUS ERP-Software hat die kleine, aber feine Mineralwasserproduzentin Goba AG aus Gontenbad bei Appenzell ihre Unternehmensprozesse im Griff. Mit Hilfe eines individuellen Customizing der Standardsoftware erfüllt diese sämtliche branchenspezifischen Anforderungen der Lebensmittelindustrie. Mit der ABACUS Lösung und der Implementierung durch bsb.info.partner wurde eine hohe Automatisierung der Auftrags- und Produktionsabwicklung bei der Goba AG erreicht. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Die Goba AG, eine der kleinsten Mineralwasserproduzentinnen der Schweiz, ist im appenzellischen Gontenbad domiziliert, beschäftigt rund 50 Mitarbeitende und verzeichnet einen Ausstoss von rund 17 Millionen Flaschen pro Jahr. Mit zwei Partnerfirmen werden über die eigene Betriebslogistik schweizweit Händler, Gastronomen, Detaillisten, Grossverteiler und Private beliefert. Seit der gleichzeitigen Lancierung der drei Sorten Appenzell Mineral Laut, Leise und Still im Jahre 2000 sorgt der Betrieb nachhaltig für Furore. Zum Verkaufsschlager entwickelte sich das 2002 lancierte Flauder. Die in verschiedenen Geschmacksrichtungen erhältlichen Produkte basieren auf Kräuter und Blüten aus der Alpsteinregion und verzichten auf Konservierungsmittel. Die Goba AG pflegt einen zweiten, mit Manufaktur betitelten Unternehmensbereich, über den regionale Kräuterprodukte und andere Extrakte in Alkoholikas wie Bitter und Liköre oder in Konfitüren, Sirupe, Punschsorten und Tees angeboten werden. Zu diesem Unternehmensbereich gehört neben zwei Verkaufsstellen an den beiden Firmenstandorten Gontenbad und Bühler neuerdings auch der Laden «Flauderei» an der Hauptgasse in Appenzell.

Ausgangslage Da die bisherige Branchenlösung den Anforderungen nicht mehr genügte, startete die Goba AG vor drei Jahren eine Neuevaluation. Der Getränkehandel kennt eine komplexe Preis- und Rabattstruktur mit diversen Konditionsgruppen und Mehrwertsteuersätzen. Um die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und ihrem spezifischen Wissen zu reduzieren sowie die Effizienz bei der Auftragsabwicklung zu steigern, sollte diese im Gesamtsystem abgebildet sein. Gemäss International Food Standard muss zudem jedes Produkt über eine zugewiesene Chargennummer vom Konsumenten bis zurück zur Produktion und zum Rohmaterial lückenlos 38

Erfahren Sie... ... wie sich Chargen vom Rohstoff bis zur Auslieferung im ERP verfolgen lassen. ... weshalb durchgängige Prozesse für die Effizienz von KMU von höchster Bedeutung sind.

Das Projekt Anwender: Goba AG, Mineralquelle und Manufaktur 9108 Gontenbad/AI www.mineralquelle.ch Mitarbeiter: 53 User:

Branche:

Nahrungsmittel (Getränke)

Thema:

ERP

Anbieter: bsb.info.partner AG St. Gallen, Spreitenbach, Glarus www.bsb-business-it.ch Lösung: ABACUS Business Software www.abacus.ch

verfolgt werden können. Die Software muss daher auch gewisse Aspekte der Qualitätssicherung erfüllen. Beispielsweise sind Rohmaterialien bis zur Qualitätsprüfung in einem Quarantänelager zu verwalten, d.h. bis sie freigegeben werden und – natürlich immer noch rückverfolgbar – in den Produktionsprozess gelangen. Zudem waren Funktionen gefragt, um Kreditorenbelege einzulesen, weiterzuverarbeiten und elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus sollte die Lösung auch CRM Aufgaben für den Aussendienst beherrschen und die Logistik unterstützen.

Zielsetzung Insbesondere die Aussendienstmitarbeitenden sollten mit der neuen Lösung von den individualisierten Funktionen zur Erfassung ihrer Kundenbesuche profitieren. Dabei müssen Gesprächsnotizen nach dem Motto «wer, wo, was, wie, wie viel» im System ebenso eingegeben werden wie die Spesen für die Kundenbesuche. Die Verkaufsleitung muss jederzeit über die Aktivitäten der Aussendienstmitarbeitenden informiert sein und mittels Wochenrapport eine Kontrolle inklusive Spesenauslagen über jeden einzelnen Aussendienstmitarbeitenden erhalten. Besonders wichtig ist die Abbildung der Beziehungen der Getränkehändler zu den Endkunden, damit jederzeit die richtigen Informationen zu jedem Händler wie auch zu den Endkunden in Form spezifischer Preise und Konditionen zur Verfügung stehen. Das verbessert die Zusammenarbeit mit den Kunden markant. Die Goba AG wünschte, dass mittels einem «Kundenstammblatt» sämtliche Ansprechpartner, das Kundensortiment, die Werbeund Sponsoringbeiträge sowie Umsatzzahlen der letzten beiden Jahre zur Verfügung stehen sollten, damit die Goba-Mitarbeitenden eine grösstmögliche Transparenz über das Unternehmensgeschehen haben.

über die optimale Reihenfolge der Beladung. Dank der laufenden Bestandesführung und der damit verbundenen aktuellen Verbuchung der Daten bis in die Finanzbuchhaltung kann die Goba AG nun jederzeit Zwischenabschlüsse tätigen. Entlastung hat die Buchhaltungsabteilung auch erfahren: Rückvergütungen an Kunden lassen sich über den automatischen Zahlungsverkehr mit einer Sammelzahlung in Form eines DTA tätigen und müssen somit nicht mehr alljährlich manuell eingegeben werden. Jederzeit lieferbereit: Die Mineralwasserproduzentin Goba AG setzt auf Standardsoftware von ABACUS.

Vorgehen Wie die administrative Leiterin von der Goba AG und Projektmitverantwortliche Petra Dörig berichtet, habe man sich rasch gegen eine Branchenlösung entschieden. Denn mit einer flexiblen Standardsoftware, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen liesse, wäre man bezüglich der Entwicklungsabsichten der Goba AG besser aufgestellt, begründet Frau Dörig. Die ABACUS Software gewann die Endausscheidung im Frühling 2013. Sie hätten ihre Investition in die Entwicklung der St. Galler Herstellerin als besser geschützt betrachtet als bei einer Branchenlösung und gleichzeitig die geografische Nähe zur St. Galler Entwicklerin und dem Implementierungspartner bsb.info.partner positiv bewertet, erklärt der am Projekt mitverantwortliche Betriebsleiter Walter Büchler. Zuletzt, sagt Herr Büchler, hätte der Bauch entschieden, da die Chemie zwischen ihnen und dem Vertriebspartner bsb.info.partner sofort gestimmt hätte und bsb.info.partner ausgewiesene Projekterfahrung und Know-how in der Lebensmittelindustrie aufweisen konnte. Die Umsetzung der Anforderungen von der Goba AG in der Software nahm etwa acht Monate in Anspruch. Anfangs 2014 erfolgte der «Livestart».

Lösungskonzept Die Standardfunktionen der Auftragserfassung mussten aufgrund der Branchenanforderungen

erheblich erweitert werden. Auch eine Maske zur Schnellerfassung von Telefonbestellungen ist hinzugekommen: Damit sich Artikelzubehöre wie Gebinde und das PET-Recycling im System ohne Zusatzaufwand verwalten lassen, wurden diese für jeden Artikel als Set Positionen abgebildet, was die Auftragserfassung enorm beschleunigt. Leergebinde und Depot werden bei der Rücknahme wie bei den Getränkehandelslösungen auf dem Auftrag eingegeben und bei der Fakturierung der Monatsrechnung automatisch abgezogen. Die Möglichkeit, komplexe Preis- und Rabattfindungen für die einzelnen Kunden dem Programm zu überlassen, wird von den Sachbearbeiterinnen bei der Goba AG sehr geschätzt. Mit einer von bsb.info.partner mit dem ABACUS Reporting -Tool konzipierten Auswertung lassen sich Chargen vom Rohstoff über die Zwischenprodukte bis hin zur Abfüllung und Auslieferung an Endkunden auf Knopfdruck lückenlos verfolgen. Ein Lebensmittelinspektor zeigte sich davon so beeindruckt, dass er diese Funktion als «sehr gut» taxierte. Das Rüsten der Verkaufsaufträge erfolgt mit mobilen Datenerfassungsgeräten und der Drittlösung Mobit, welche die kommissionierte Chargennummer auf den Auftrag in die ABACUS Auftragsbearbeitung zurück übermittelt. Erleichterte Bedingungen haben nun auch die Disponenten, indem sich sämtliche Aufträge direkt einer Tournummer zuordnen lassen und das Ladegewicht der Lastwagen umgehend im System angezeigt wird. Ladepapiere informieren

Fazit Mit der ABACUS ERP-Gesamtlösung hat die Goba AG heute das gesamte Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abgelegt und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die von bsb.info.partner angepassten Programmmodule und implementierten Prozesse haben aus der ABACUS Standardsoftware ein mehr als taugliches ERP-System für Lebensmittelhersteller und den Getränkehandel gemacht. Frau Dörig ist vom ABACUS System vollständig überzeugt: «Manchmal staune ich, wie umfassend unser heutiges System ist.» Herr Büchler ergänzt: «Für ein zertifiziertes Unternehmen wie das unsere ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von den Endprodukten bis zur entsprechenden Charge und den verwendeten Rohmaterialien zwingend. Mit der ABACUS ERP-Software stellen wir das sicher.» <<

Anwender-Tipp « Wir nutzen unser ERP, um das gesamte Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abzulegen und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen zu haben. » Petra Dörig, Projektleiterin, Goba AG, Mineralquelle und Manufaktur 39

Partner topsoft Magazin 15-2

VIW Verband der Wirtschaftsinformatik:

Netzwerk mit über 1500 Fachkräften Der VIW - Verband der Wirtschaftsinformatik ist der führende Fachverband der Wirtschaftsinformatik. Als eine Organisation der Arbeitswelt (OdA) vertritt der VIW die Interessen der Wirtschaftsinformatikerinnen und Wirtschaftsinformatiker in der Berufswelt, wirkt aktiv in der Informatikbildung mit und fungiert als Netzwerk unter Fachleuten der Wirtschaftsinformatik. Der VIW wurde 1985 gegründet und vereint aktuell 1500 Einzel- und 30 Firmenmitglieder. >> Reto De Martin | Verband der Wirtschaftsinformatik

Wirtschaftsinformatik versteht sich als eigenständiges interdisziplinäres Fach im Wesentlichen zwischen der Betriebswirtschaftslehre und der Informatik. Das Berufsfeld wird grösser und bedeutender. Immer mehr qualifizierte Fachkräfte werden an der Schnittstelle zwischen Business und ICT als Brückenbauer benötigt. Dies sind insbesondere auch Fachkräfte, welche ihre beruflichen Erfahrungen im Business gemacht haben. Personen also, welche die Anforderungen und Wünsche aus dem Geschäftsalltag bestens kennen und so als Brückenbauer zwischen Geschäftsprozessen und Informationstechnologie wertvolle Beiträge zum Unternehmenserfolg leisten.

Brückenbauer gesucht Solche Fachkräfte sind Mangelware, insbesondere der Frauenanteil ist in der Wirtschaftsinformatik viel zu tief. Dies hängt auch mit dem Bild zusammen, welches gemeinhin vom

Aufgabengebiet besteht. Wirtschaftsinformatik als businessnahe Funktion wird gleichgestellt mit technikorientierten klassischen Informatikaufgaben wie Systemtechnik oder Programmierung. Die Aufgaben der Wirtschaftsinformatik sind allerdings ganz andere. Spezialisten wie Projektleitende, Qualitätsverantwortliche, Requirements Engineers, Integrationsspezialisten, Beratende und Instruierende arbeiten mit Menschen zusammen, welche die unterschiedlichsten Berufsgruppen vertreten. Erfolgreiche Projekte der Integration von Informationstechnologie in den Geschäftsalltag weisen immer einen wesentlichen Anteil an Veränderungsmanagement auf. Für Wirtschaftsinformatikerinnen ist es also von grösster Bedeutung für erfolgreiches Wirken, dass sie sich in die Situation der betroffenen Mitarbeitenden eindenken und deren Anliegen und Bedürfnisse verstehen können.

Aus- und Weiterbildungsangebote Wirtschaftsinformatiker/-innen bzw. Personen, welche sich beruflich in diese Richtung entwickeln wollen, finden auf höheren Bildungsstufen an Universitäten, Fachhochschulen oder anderen Bildungsanbietern passende Angebote. Für Quereinsteiger mit Berufserfahrung bieten sich eidg. Fachausweis oder Höheren Fachschulen an.

Der VIW, ein attraktiver Verband Die Mitgliedschaft im VIW Verband der Wirtschaftsinformatik lohnt sich in mancher Hinsicht. Man trift Gleichgesinnte an Fachveranstaltungen oder sozialen Anlässen zum Austausch. Zweiwöchentlich wird die Zeitschrift Computerworld in den privaten Briefkasten geliefert. Zahlreiche Partnerorganisationen bieten Vergünstigungen für Fachliteratur, Seminare und Räumlichkeiten, Automiete und -kauf oder Freizeitangebote. Verschiedene Kollektivversicherungen ermöglichen Kosteneinsparungen bei Versicherungen wie Krankenkasse, Kasko oder Rechtschutz.

Besonders attraktiv für Studierende Der VIW Verband der Wirtschaftsinformatik unterstützt Studierende. Mit nur einem Jahresbeitrag sind diese über die ganze Dauer des Studiums Vollmitglied im Verband und profitieren insbesondere von Vergünstigungen, welche das Studium unterstützen, z.B. Zugriff auf das Projektmagazin, das Fachportal für Projektmanagement, oder dem Bezug von Fachliteratur.

Beratung für Studieninteressierte

Über die Geschäftsstelle des VIW können sich Interessierte an einem Studium oder einer vergleichbaren Weiterbildung in Wirtschaftsinformatik unabhängige Informationen und Beratung holen.

Partner

Interessantes Jahresprogramm

VIW – Verband der Wirtschaftsinformatik Rosenweg 3, 5037 Muhen info@viw.ch, www.viw.ch Telefon Geschäftsstelle: +41 31 311 99 88 (Montag bis Freitag, 08:30 bis 11:45 Uhr)

Das topsoft Magazin ist Partner des VIW Verband der Wirtschaftsinformatik. VIW-Mitglieder erhalten das topsoft Magazin im Rahmen ihrer Mitgliedschaft kostenlos zugestellt.

JUNI Mittwoch, 3.6.2015, 18.00 Uhr VIW After Six Bern BPMN 2 Fortsetzung mit AXON IVY, M. Fischer Montag/Dienstag 8./9.6.2015 VIW Scrum Master Kurs Glenfis, Zürich AUGUST Dienstag/Mittwoch, 25./26.8.2015 Speeddate Jobbörse , VIW Stammtisch topsoft, Messe Zürich SEPTEMBER Donnerstag, 3.9.2015, 17.00 Uhr VIW Firmenmitglied Event Brauerei Sudwerk, Pfäffikon Dienstag–Donnerstag, 8.9.–10.9.2015 ICT Skills 2015, Zürich

Freitag, 18.9.2015, 9.00 Uhr VIW Trainer’s Day 2015 für Dozenten Brunnen Freitag, 18.9.2015, 9.00 Uhr VIW Firmenmitglied Event Simulation Scrum4Lego, Brunnen Freitag, 18.9.2015, 13.30 Uhr VIW Senior Board / Ü50 Meeting Brunnen Freitag, 18.9.2015, 15.00 Uhr VIW Social Event 2015 Victorinox, Brunnen Dettling Kirsch, Brunnen Mittwoch, 23.9.2015, 17.00 Uhr ICT-Berufsbildung Schweiz Award Night 2015, Stadttheater, Olten NOVEMBER Donnerstag/Freitag, 12./13.11.2015 VIW Scrum Master Kurs Glenfis, Zürich

Wirtschaftsinformatik im Gesundheitswesen: Mangelerscheinung mit akuten Nebenwirkungen Fast in allen Spitälern werden eHealth-Projekte abgewickelt. Auf politischer Ebene liegen die Hoffnungen auf dem Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier (EPDG). Wie so oft bei grossen Vorhaben wird die Umsetzung nicht primär top-down zum Erfolg führen. Einzelne lokale Lösungen, welche überschaubare Komplexität aufweisen und später zu einem Ganzen reifen können, scheinen erfolgversprechender.

Reto De Martin, EMBA und Wirtschaftsinformatiker, Geschäftsleiter und Bildungsverantwortlicher des VIW Verband der Wirtschaftsinformatik, ist als Senior Berater / Projektleiter bei der CSP AG, St. Gallen und Bern, tätig und hat jahrelange Führungsund Projekterfahrung, unter anderem als CIO einer Klinik. Als Berater ist er spezialisiert, in verschiedenen Häusern den Bereich ICT strategisch und operativ zu gestaltet und aufzubauen. www.viw.ch

Die Spitäler und übrigen Leistungserbringer tun sich mit eHealth-Projekten schwer. An der Schnittstelle zwischen Technologie und den Prozessen fehlen Fachleute; ausgebildete Wirtschaftsinformatiker sind der Schlüssel zum Erfolg.

Informationstechnologie als Erfolgsfaktor Noch nie sind in Spitälern so viele Projekte, welche die Einführung von Informationstechnologie in patientennahe Bereiche zum Inhalt haben, gelaufen, wie zurzeit. Es sind Projekte, welche die Schaffung eines Krankenhaus-Informationssystem (KISI, den Aufbau fachspezifischer Dokumentationsbereiche,

die Prozessunterstützung, die Gestaltung von Workflows und den Datenaustausch mit vorund nachgelagerten Partnern zum Inhalt haben. Es wird viel in den Ausbau der Informationstechnologie investiert, und die mit den Investitionen verbundenen Erwartungen sind hoch. Zu Recht! Organisationen des Gesundheitssystems widmen sich unter dem Anreiz neuer Finanzierungssysteme vermehrt einem unternehmensweiten Prozess- und Informationsmanagement. Zudem konkretisieren sich die politischen Vorgaben, das Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier wird im Eidgenössischen Parlament positiv verhandelt. Egal unter welchem Titel und Schwerpunkt die Projekte aufgesetzt werden, sie enthalten als zentralen Erfolgsfaktor immer die Integration von Prozessen der Fachabteilung mit aktueller Informationstechnologie. Diese Integration ist die Kernkompetenz von Wirtschaftsinformatiker/-innen. Das Engagement in eHealth ist seit Jahren gross, trotzdem bewegt sich der Grad der Zufriedenheit über die Ergebnisse auf bescheidenem Niveau. Allzu oft hört man unzufriedene 41

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nicht, es entstehen Machtkämpfe, Spannungen, Reibungsverluste. Die Projekte verzögern sich, die Kosten explodieren: Nebenwirkungen der übelsten Art. Der entstandene Scherbenhaufen wird durch ein Nachfolgeprojekt mit identischen Mangelerscheinungen abgelöst. Beobachtungen zeigen, dass überall dort, wo die eHealth-Projekte entsprechend den Erwartungen verlaufen, genügend Ressourcen für die Integration, die Vermittlung zwischen den Akteuren und das Erklären und Umsetzen gemeinsam gefundener Lösungen eingesetzt werden.

Wirtschaftsinformatik eHealth

Als Integrationslotsen bieten ausgebildete Wirtschaftsinformatiker wertvolle Unterstützung bei der Systemeinführung.

Stimmen. Management, Fachabteilungen aber auch die Vertreter der Informatikabteilung sind unglücklich, die Projektleitenden wirken resigniert und frustriert. Weshalb ist das so? Spezialisten in den Fachabteilungen, Ärzte, Pflegende, Therapeuten und weitere Berufsgruppen die in ihrer Kernaufgabe hervorragende Leistungen erbringen, haben durchaus ein Verständnis für die von ihnen gelebten Prozesse. Daneben haben wir eine mit qualifizierten Berufsleuten und modernster Technologie ausgerüstete Informatikabteilung mit einer Industrie im Rücken, welche innovative und brauchbare Lösungen im Markt anbietet. Trotzdem will die Zusammenarbeit im Projekt nicht recht gelingen.

anderen Branchen. Diese Tatsache ist als Folge der hohen Spezialisierung auf beiden Seiten nachvollziehbar. Die Pfeiler der Brücke stehen weit auseinander und ohne kompetente Brückenbauer in Projektteams geraten die Projekte in Schieflage. Leider mangelt es oft an kompetenten Wirtschaftsinformatikern. Die Folgen sind dramatisch. Es besteht kein einheitliches Verständnis über die Ziele und Anforderungen. Die Aktivitäten im Projekt sind nicht konsequent auf das Ergebnis ausgerichtet, die Akteure koordinieren das Handeln

In den Fachabteilungen der Kliniken und in den Informatikabteilungen bieten sich immer wieder Persönlichkeiten an, welche für die Übernahme von Projektverantwortung geeignet und motiviert scheinen. Also überträgt ihnen der Auftraggeber diese Rolle und wirft sie damit ins kalte, oft eisige Wasser. Dadurch werden wertvolle Talente verheizt. Weitsichtige Unternehmensführungen fördern jene Personen, welche sich zur Übernahme von Verantwortung anbieten. Sie sichern ihnen die notwendige Unterstützung zur Vorbereitung und Begleitung der anspruchsvollen Aufgabe. Dies kann durch ein Coaching eines erfahrenen Beraters geschehen. Auf dem Bildungsmarkt gibt es gute Angebote zur spezifischen, umfassenden Weiterbildung. Wirtschaftsinformatik ist eine äusserst attraktive Perspektive für Fachleute aus Pflege, Medizin- und Paramedizin, aus Medizintechnik und Administration, die erworbene Fachkompetenz in Lösungen der Informationstechnologie einzubringen. <<

Der Integration wird zu wenig Beachtung geschenkt Eine Führungskraft hat es folgendermassen auf den Punkt gebracht: «Wir hätten uns bei der Systemeinführung einen Integrationslotsen gewünscht, wir waren ohne Dirigenten, ohne Dolmetscher zwischen Informatik und Fachabteilung überfordert». Zentraler Erfolgsfaktor im ICT-Projekt ist die Integration von Prozessen und Kulturen einerseits und Informatiktechnologie andererseits, die Schaffung eines sozio-technischen Gesamtsystems. Am Erfolg dieser Integration wird die für das Projekt verantwortliche Person gemessen, darin gründet die Wahrnehmung aller Beteiligten. In der Ausgangslage stehen sich zwei grundsätzlich unterschiedliche Hauptakteure, die Fachabteilungen und die Informatik, gegenüber. Im eHealth-Projekt ist die Distanz der Denk- und Handlungsweise zwischen diesen Akteuren noch wesentlich grösser, als in

Buch von Ivo Muri

Hörbuch / Buch – «Die drei Arten von Zeit» – Ausstieg aus dem Hamsterrad Was ist eigentlich Zeit? • Ist Zeit Geld? Und wenn ja, warum? • Worin besteht der Unterschied zwischen der Zeit und der Uhr? • Warum erscheint es uns so schwer, der zunehmenden Zeitarmut wirkungsvoll zu begegnen? • Und: Welcher Zusammenhang besteht zwischen dem Massenphänomen Burnout und der Zeit? • Was ist eine Demokratie? • Kann es in einer Demokratie tatsächlich Arbeitslosigkeit geben? Diesen und anderen Fragen rund um das Thema Zeit, Geld und Demokratie hat sich Ivo Muri im Rahmen seiner Forschungsarbeiten während sieben Jahren gewidmet. Hörbuch ISBN-978-3-905788-02-0 / Buch ISBN-978-3-905788-05-1 Bestellung: www.zeitag.ch

Partner Teil 4

Auf der Suche nach der verlorenen Zeit In Teil 1 und 2 haben wir festgehalten, dass es drei Arten von Zeit gibt. Die Uhrenzeit ist nichts anderes, als die Bewegung von Planeten im Raum. Die Zeit des Lebens ist ein Synonym für Lebensenergie, Seele, Psyche, Prana oder Chi. In Teil 3 haben wir gelernt, dass Zeit Geld ist, weil wir über unser Wirtschaftssystem die Uhrenzeit über Fixkosten an die Uhrenzeit gekoppelt haben. Im vorliegenden letzten Teil gehen wir der Frage nach, welche Hürden zu nehmen sind, damit wir gemeinsam aus der Fixkostenspirale und damit aus dem Hamsterrad aussteigen können. >> Ivo Muri | Zeit AG Gelingt uns der Ausstieg aus dem Hamsterrad aus eigener Kraft? Ja, wir können aus eigener Kraft aus dem Hamsterrad aussteigen. Wir müssen dies sogar tun. Alle Gesetzmässigkeiten, mit denen wir die Zeit an das Geld binden, sind von uns Menschen gemacht. Wir sind es selbst, wir Menschen, welche die Fixkostenspirale in Verträgen festlegen. Diese Verträge wiederum basieren bei uns in der Schweiz auf dem Obligationenrecht, dem Schuldbetreibungsund Konkursrecht und der Bundesverfassung. Haben wir verstanden, wie diese Gesetze unser Hamsterrad aktiv beeinflussen, dann können wir diese neu so definieren, dass es dauerhaft keine wirtschaftliche Existenzangst, keine Massenarmut und keine Massenarbeitslosigkeit in unserem Land gibt. Wir können also kraft unserer Vernunft selbst handeln und gemeinsam die richtigen Massnahmen einleiten, um Wirtschaftskrisen, Armut und Hunger dauerhaft zu bekämpfen. Jede Demokratie ist dazu in der Lage.

Welche Hürden sind zu nehmen, um das Hamsterrad gemeinsam zu stoppen? Zum Stoppen des Hamsterrades müssen wir vor allem alte Feindbildkategorien überwinden. Solange wir im Feindbild Links/Rechts verhaftet sind, wird immer die jeweils stärkere Seite am Hamsterrad drehen. Ein Rad kann bekanntlich in zwei Richtungen gedreht und damit auch in zwei Richtungen beschleunigt und verlangsamt werden. Wollen wir das Hamsterrad gemeinsam stoppen, müssen wir die gesamte Dynamik der Fixkostenspirale als Ganzes beeinflussen. In Teil 3 haben wir bereits gesehen, dass beispielsweise die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine ganz neue Bedeutung erhält, wenn man den Unternehmer oder das Unternehmen als Fixkostenschuldner betrachtet. Aus diesem Bewusstsein erhält man eine neue Sicht auf das Grunddilemma des Unternehmers oder des Unternehmens, wenn wir in einem globalisierten, deregulierten und privatisierten Weltmarkt mit Ländern in Konkurrenz sind, die schlechtere Sozialeinrichtungen haben und tiefere ökologische Standards einhalten müssen. Eine nachhaltige Lohnpolitik basiert

darauf, das Hamsterrad nicht dauernd zu beschleunigen, setzt aber voraus, dass die privaten Fixkosten der Arbeitnehmer (Bodenpreise und Mieten) auch nicht explodieren. Und das können wir nur alle gemeinsam tun. Innerhalb heutiger Feindbildkategorien wäre dies tatsächlich eine sinnlose Sisyphusarbeit. Tun sich jedoch Menschen zusammen, die guten Willens sind, werden sie es gemeinsam schaffen, die Geschwindigkeit des Hamsterrades den gemeinsamen Interessen anzupassen.

Nutzt es etwas, die Uhren abzuschaffen, um unsere Zeitprobleme zu lösen? Wer versucht, seine Zeitprobleme zu lösen, indem er Uhren abschafft, schüttet gleichsam das Kind mit dem Bade aus. Die Planeten werden mit oder ohne Uhren weiter drehen. Und solange die Erde sich um die eigene Achse dreht, entsteht der Tag/Nachtrhythmus. Und auf diesen uns von der Natur vorgegebenen Rhythmus hat der Mensch bis heute zum Glück keinen Einfluss. Wollen wir unsere Zeitprobleme dauerhaft lösen, dann kommen wir definitiv nicht umhin, uns mit der dritten Art von Zeit zu befassen: Zeit ist Geld.

Individuelle und kollektive Verantwortung für Zeitprobleme gemeinsam wahrnehmen Über unsere Verträge und Gesetze definieren wir die Machtverhältnisse, mit denen fixe Einnahmen auf der einen und Fixkosten auf der anderen Seite miteinander verbunden werden.

Wir definieren damit auch, welche privaten und staatlichen Institutionen und Individuen welche Verantwortung für die Ausgestaltung von fixen Kosten und fixen Einnahmen haben. Wer sollte uns in einer Demokratie daran hindern, die Wirtschaftsgesetze und andere Gesetzestexte auf die Problematik der Fixkostenspirale hin zu untersuchen? Und wer sollte uns daran hindern, diese zu ändern, wenn sie uns nicht nachhaltig oder gar ungerecht erscheinen? Die individuelle und kollektive Verantwortung besteht darin, die fixen Einnahmen und die Fixkosten generationenübergreifend richtig auszubalancieren. Doch: Was tun Sie, wenn das Kollektiv nicht handelt? Was können Sie als Einzelperson sofort unternehmen, ohne auf Politikerinnen und Politiker, Wirtschaftsführerinnen und Wirtschaftsführer zu warten? Die Antwort ist denkbar einfach: ∙∙ Passen Sie Ihren Lebensstandard Ihren aktuellen Möglichkeiten an! Verschulden Sie sich nicht! ∙∙ Erhöhen Sie nicht laufend die Fixkosten – weder im Privaten noch in Ihrem Unternehmen – Sie setzen sich dadurch nur zunehmend unter Druck. ∙∙ Versuchen Sie, Ihre privaten fixen Einnahmen und Fixkosten im Gleichgewicht zu halten. Dadurch leben Sie gesünder und können Ihren Lebensrhythmus freier Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. ∙∙ Gelingt Ihnen dies nicht, dann werden Sie politisch aktiv. Es gibt keine Zeitarmut und keine Geldarmut in einer Demokratie! <<

Ivo Muri ist Gründer des ZeitwirtschaftssystemAnbieters ZEIT AG und Zeitforscher in Sursee. An der Zeitakademie, die seinem Unternehmen angegliedert ist, hält er Vorträge und berät Unternehmen, Verbände und Institutionen für einen lebensnahen Umgang mit der Zeit.

Als Gastautor stellt Ivo Muri im topsoft Magazin einige Erkenntnisse aus seiner Zeitforschung vor. Weitere Informationen: www.zeitmensch.ch www.zeitag.ch ivo.muri@zeitag.ch

ERP als Erfolgsfaktor beim Software Contest 2015 Der Wettbewerbsdruck wird stärker, Kundenerwartungen steigen und neue Technologien verändern Geschäftsmodelle. Wer als Unternehmen überleben will, braucht flexible und effiziente Prozesse. Welchen Beitrag moderne ERP-Systeme dabei zu leisten vermögen, wurde beim Software Contest 2015 auf eindrückliche Weise gezeigt. red. «Wer heute in einer Führungsposition tätig ist, muss sich mit der digitalen Transformation auseinandersetzen, welche derzeit unaufhaltsam in allen Wirtschafts- und Lebensbereichen stattfindet. Mit moderner Business Software können Sie diese digitale Welle nutzen und auf ihr reiten, ohne Gefahr zu laufen, von ihr weggespült zu werden.» Mit diesen Worten eröffnete Dr. Marcel Siegenthaler als Moderator den Business Software Contest 2015. Rund hundert Besucher aus Industrie- und Handelsunternehmen, Beratung und Hochschulen waren gespannt, welche digitalen Möglichkeiten die vertretenen Anbieter von ERP-Systemen für die Unternehmensführung bieten. Mit Abacus (ABACUS vi), Asseco (APplus), myfactory Software Schweiz (myfactory) und Step Ahead (Steps) standen sich erfahrene, aber ganz unterschiedliche «Contestanten» live gegenüber.

Mutige «Contestanten» mit grossartigen Lösungen Wer als Anbieter seine Lösung im Scheinwerferlicht live auf der Bühne vor einem erwartungsvollen Publikum präsentiert, braucht nicht nur gute Nerven, sondern vor allem ein kompetentes Auftreten mit einer positiven Ausstrahlung. Raffaelle Grillo (Abacus), Markus Reichl (Asseco), David Lauchenauer 44

(myfactory) und Thomas Frei (Step Ahead) bewiesen, dass sie nicht nur über diese Eigenschaften verfügten, sondern auch über viel Erfahrung bei der Realisierung von ERP-Projekten. Für einmal standen sich die Anbieter nicht als Konkurrenten gegenüber, sondern sassen Seite an Seite und zeigten anhand der im Contest-Drehbuch vorgegebenen Aufgaben, wie sich Business Software als Erfolgsfaktor in Unternehmen nutzen lässt.

Regelkreise für Stabilisierung und Fortschritt von Unternehmen Grundsätzlich stellt sich die Frage, was macht denn ein ERP-System überhaupt zum Erfolgsfaktor im Unternehmen? Mit dem Erfassen und Verwalten von Adressen oder Aufträgen ist es noch längst nicht getan. Erst das Definieren von Zielen, das Messen von Indikatoren und das anschliessende Umsetzen entsprechender Massnahmen bringen die gewünschten Erfolge. In seiner Keynote ging Dr. Andreas Spiess, Arumba GmbH, auf die Anwendung von Führungskennzahlen ein. Mit einem zweirädrigen, fahrenden «Roboter», welcher sich anhand von Messwerten selber ausbalancierte, erklärte er sehr anschaulich, worauf es bei Regelkreisen für die Stabilisierung und den Fortschritt eines Unternehmens ankommt. Mit dem Hinweis, dass Verspätungen eine wichtige

Kenngrösse sind, nahm Dr. Spiess direkten Bezug auf seinen Fachartikel im topsoft Magazin (Ausgabe 15-1).

Fragen, Beratung und Networking wurden intensiv genutzt Dass der Software Contest kein Monolog ist, zeigte sich bei den zahlreichen Fragen, welche während der Veranstaltungen laufend online gestellt wurden. Die Besucher konnten ihre Anliegen mit Namen oder anonym laufend über ihr Smartphone an die Contestanten senden. Wo die Zeit für eine vertiefte Antwort nicht reichte, boten Pausen, Lunch und Apéro sowie die Anbieterstände im Foyer ausreichend Möglichkeiten für Diskussionen und Networking. Verschiedene Besucher profitieren von der kostenlosen Kurzberatung durch Matthias Zehnder vom Beratungsunternehmen schmid + siegenthaler consulting gmbh. Nebst spannender «Live-Duelle» stand beim Software Contest einmal mehr das Networking im Vordergrund. Beim verdienten Apéro zeigte sich Moderator Marcel Siegenthaler mit dem Event sehr zufrieden: «Sowohl Besucher als auch Anbieter haben sich aktiv beteiligt. Erste Reaktionen waren sehr positiv. Die Qualität der Veranstaltung hat nochmals zugelegt. In diesem Sinn gehen wir motiviert an die Planung des Software Contests 2016.»

topsoft Magazin 15-2

SAP verleiht Partner Award an Data Unit AG Data Unit ist erneut «Best performing Partner Schweiz 2104 im Bereich SAP Business One». «Seit dem Jahr 2002 haben wir den Aufund Ausbau unseres SAP-Lösungs-Geschäftes mit grosser Energie vorangetrieben – die erneute Auszeichnung als bester Schweizer Channel Partner im Bereich SAP Business One zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind», freut sich Philipp Rügländer, CEO der Data Unit AG. «Wir erbringen seit über 40 Jahren Informatikdienstleistungen für mittelständische Betriebe. Dabei erkennen wir, dass der rasante technologische Fortschritt gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen enorme Chancen bietet. Mit unserem fundierten Prozesswissen sowie der modernen Geschäftssoftware SAP Business One, die mittlerweile bei über 47'000 Unternehmen im Einsatz steht, sind wir Garant für die erfolgreiche Einführung und Betreuung umfassender Unternehmenslösungen.»

Business Software News

VIS Consulting erweitert Retail-Kundenbereich Der SAP Business One Gold Partner VIS Consulting AG Lenzburg hat per 1. April 2015 die Intersport Händler mit SAP Business One Installationen und Kassenlösungen von der coresystems ag Windisch übernommen und stärkt damit seine Position im Retail- und Fashionbereich in der Schweiz. Mit CashOne hat die VIS Consulting AG eine eigene Kassenlösung zu SAP Business One entwickelt, welche heute bereits erfolgreich – auch bei grösseren SAP Kunden mit Filialorganisationen – in der Schweiz, Deutschland, Österreich und Frankreich eingesetzt wird. Durch die Anbindung der Schweizer E-CommercePlattform PhPepperShop sowie einer eigenen Lösung für die mobile Warenbewirtschaftung (Wareneingang, Warenausgang, Umlagerungen) profitieren die Kunden der VIS Consulting AG zudem von einer gesamtheitlichen Retail- und ERP-Lösung auf der Basis von SAP Business One.

www.dataunit.ch

www.vis-ag.ch

Unternehmensanwendungen der nächsten Generation für Service-Organisationen

Stämpfli expandiert: Übernahme der asim GmbH Bregenz

Unit4, Anbieter im Bereich Unternehmensanwendungen für ServiceOrganisationen, stellt die neue «Unit4 People Platform» vor. Die Lösung ist das Ergebnis des verstärkten Fokus des Unternehmens auf Produktinnovationen und bildet die Basis für künftige Unit4-Unternehmensanwendungen entsprechend der Vision des Unternehmens von sich selbst steuernden Anwendungen um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Damit können sich Menschen auf wichtige, wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Die Plattform von Unit4 bietet eine individuelle User Experience, kontextbezogene Informationsbereitstellung sowie Out-of-the-box-Funktionen, die Branchen wie Dienstleistungen, Handel, Hochschulen, Öffentlicher Sektor, Gemeinnützige Organisationen und Immobilien unmittelbar sinnvoll nutzen können. Dank der flexiblen «Cloud your Way»Implementierungsoptionen von Unit4 können Anwendungen auf der Basis der «Unit4 People Platform» sowohl in einer Public Cloud, Private Cloud oder auch lokal (On-Premise) installiert werden. Spezifische Anforderungen an Datenstandort und Datenschutz können so individuell berücksichtigt werden.

Stämpfli ist auch dank dem PIM-System mediaSolution3 der führende Anbieter von Publikationssystemen in der Schweiz. Das PIMSystem soll kräftig weiterentwickelt und in Deutschland verstärkt sowie neu auch in Österreich vertrieben werden. Um dies zu ermöglichen, übernimmt Stämpfli vom Druckhaus Waiblingen (DHW) die asim GmbH Bregenz. Das übernommene Unternehmen wird auf den 1. Juni 2015 in Stämpfli asim GmbH umfirmiert und weiterhin vom langjährigen Geschäftsführer Hansjörg Gutensohn geführt, der sich am Unternehmen auch beteiligt. Alle 14 Mitarbeitenden werden weiterbeschäftigt. Die Stämpfli asim GmbH behält die Rechte an den Softwarelösungen asimPublish, asimCommerce und asimFlip und betreut weiterhin die Kunden, die diese Lösungen im Einsatz haben. www.staempfli.com

www.unit4software.de

Mobile caniasERP-App für den Aussendienst Mittels mobiler Endgeräte wie z.B. Smartphones und Tablet PCs bietet «caniasERP CRM Mobile Application» auch im Aussendienst die Möglichkeit der direkten, redundanzfreien Pflege und Erfassung von Daten. Das CRM-Cockpit ermöglicht eine schnelle Übersicht wesentlicher Funktionsbereiche des Moduls und steigert die Transparenz der Kundenbeziehungen sowie das daraus resultierende Reaktionsvermögen. Auch die Möglichkeit, ortsunabhängig Einsicht in die komplette Kommunikationshistorie sowie den Kalender zu erhalten und direkt SMS zu versenden, ist ein grosser Vorteil im Alltag eines Aussendienstmitarbeiters. www.iscl.ch

«topsoft fokus» – der neue B2B-Newsletter speziell für IT-Anbieter IT-Anbieter bewegen sich in einem dynamischen Umfeld mit starkem Wettbewerbsdruck. Damit Sie als Anbieter im IT-Umfeld jederzeit über die aktuellen Events, Trends und Angebote informiert sind, haben wir mit «topsoft fokus» einen speziellen B2B-Newsletter lanciert. Abonnenten des kostenlosen Newsletters erhalten spezielle Einladungen zu Anbieter-Veranstaltungen und erfahren als Erste alles über die neusten topsoft Produkte. Als IT-Anbieter können Sie den «topsoft fokus» Newsletter auch gezielt für eigene Kampagnen nutzen, z.B. für Stellenangebote oder für die Suche nach Geschäftspartnern. Abonnieren Sie jetzt den neuen Newsletter unter www.topsoft.ch/fokus.

IT Agenda | Leserservice topsoft Magazin 15-2

Veranstaltungen | Kurse | Seminare

Impressum

4. Juni 2015 Paid Social Media Digicomp Academy, Zürich | 18:00–20:00 Uhr #onedigicomp Event | www.digicomp.ch

Herausgeber schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 6206 Neuenkirch info@topsoft.ch

10. Juni 2015 CIO-Forum 2015 Gottlieb Duttweiler Institut, Rüschlikon | www.cio-forum.info 10. Juni 2015 ICT Security Compliance im Zeitalter von Cybercrime und Advanced Persistent Threats Hotel Widder, Zürich | 09:00–17:30 Uhr Information Security Society Switzerland | www.isss.ch 10. Juni 2015 LEAD BI Busienss Intelligence Leader Circle Restaurant Clouds, Zürich | 16:30–19:00 Uhr IT-Logix AG | www.it-logix.ch 24. Juni 2015 Public Innovations: Cuttings Edge Services – Solutions for a better world Impact Hub Zürich | 15.00 – 17.30 Uhr swiss made software | www.swissmadesoftware.org

Erscheinungsweise 4-mal jährlich Redaktion Christian Bühlmann c.buehlmann@topsoft.ch Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Dr. Marcel Siegenthaler m.siegenthaler@topsoft.ch Layout und Gestaltung Andrea Krauer schmid + siegenthaler consulting gmbh a.krauer@topsoft.ch

2. Juli 2015 Ich – grenzenlos. Grenzen schaffen Profil und Freiheit Digicomp Academy, Zürich | 18:00–20:00 Uhr #onedigicomp Event | www.digicomp.ch

Anzeigenmarketing Cyrill Schmid schmid + siegenthaler consulting gmbh c.schmid@topsoft.ch

25./26. August 2015 topsoft Fachmesse für Business Software Messe Zürich | DI 10:00-19:00 Uhr / MI 10:00–17:00 Uhr schmid + siegenthaler consulting gmbh | www.topsoft.ch

25./26. August 2015 SuisseEMEX'15 & ONE Schweiz Messe Zürich | DI 10:00-19:00 Uhr / MI 10:00–17:00 Uhr EMEX Management GmbH | www.suisse-emex.ch Senden Sie Ihre Veranstaltungshinweise an: redaktion@topsoft.ch

Druck Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern

Redaktionsprogramm 2015 topsoft Magazin 15-3 | 12. August 2015 IT Projektmanagement (Messeausgabe topsoft 2015) Schwerpunkte: ERP, DMS, BI, Mobile, Cloud, CRM Dossier: Customer-Relationship-Management Beilage: E-Governement topsoft Magazin 15-4 | 23. November 2015 Business Software für Produktion und Logistik Schwerpunkte: ERP, PPS, Leitstand, RFID, 3D Printing, Internet of Things Marktübersicht: ERP für Industrieunternehmen Dossier: Industrie 4.0

Leserservice topsoft Magazin abonnieren: www.topsoft.ch/magazin | T +41 41 467 34 20 topsoft aktuell-Newsletter abonnieren: blog.topsoft.ch IT-Konkret Fallstudien lesen: www.it-konkret.ch Marktübersicht Business Software: www.topsoft.ch/softwarefinden

Alle Rechte vorbehalten. Der Nachdruck von Artikeln ist nur mit Zustimmung der Redaktion und genauer Quellenangabe gestattet. Die mit Verfassernamen oder Initialen gezeichneten Veröffentlichungen geben die Auffassung der Autoren und nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder. Alle Urheberrechte für die in den IT-Konkret Fallstudien beschriebenen Problemlösungen liegen beim Lösungsanbieter. Der Schutz von allfälligen Urheberrechten Dritter liegt ebenfalls beim Lösungsanbieter.

ERP finden: Wir beraten Sie, damit Software und Anbieter zu Ihnen passen.

Der vielseitige Business-SoftwareMarkt und die hohe Komplexität von IT-Projekten machen ein gezieltes und methodisches Vorgehen bei der Auswahl unumgänglich.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfragen. Dr. Marcel Siegenthaler Leiter Consulting m.siegenthaler@topsoft.ch schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 | 6206 Neuenkirch T +41 41 467 3420 | F +41414673423

Ratgeber für Auswahl und Einsatz von Business Software

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Bestellung: • Online: shop.schmid-siegenthaler.ch • Mail: a.krauer@topsoft.ch

Organisationsgestaltung

schmid+ siegenthaler consulting gmbh

Wir sind anbieterunabhängig und kennen den Business-SoftwareMarkt, nicht zuletzt auch als Organisator der topsoft und des Software Contests. Sie können von uns methodisch erarbeitete und tragfähige Lösungen erwarten.

Prozessoptimierung Software-Evaluation Projektmanagement Ausschreibungen IT-Einsatzkonzepte Marktkompetenz Wissensvermittlung

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