topsoft Magazin 16-4 by topsoft

16-4 | 6. Jahrgang

Schweizer Fachmagazin für Business Software Arbeitszeiten erfassen und nachweisen

Handel im digitalen Wandel: Mit IT in die Zukunft

Fokus Zeiterfassung Seiten 4–15

3 neue Praxisbeispiele Seiten 32–37

Dossier IT im Handel Seiten 16–25

Export: Ausfuhrnachweise Seite 30

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abatt CHF 100 R de co mit Bestell b1att a1 rr3 e6 ch1 FrühAbBuO 6 41 –1 380 n .2 e.1 it1 Se3 bis 0 sparen! CHF 150.0

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topsoft Magazin 16-4

Editorial | Inhaltsverzeichnis

Du liebe Zeit… Editorial

Seite 3

Fokus Zeiterfassung Zeiterfassung in Unternehmen

Seite 4

Arbeitszeiterfassung mit Business Software

Seite 6

Erfassung und Nachweis der Arbeitszeit

Seite 8

Anbieter von Zeiterfassungssystemen

Seite 12

Marktübersicht Zeiterfassung

Seite 15

Dossier IT im Handel Investitionsprioritäten in der Handels-IT

Seite 16

Big Data Analysen im E-Commerce geschickt einsetzen

Seite 20

ERP für den Handel

Seite 24

Messerückblick Business im digitalen Wandel auf der topsoft Fachmesse 2016 Die Aussteller Abacus, Proffix, Faigle, Opacc, Kyocera und Step Ahead ziehen Bilanz

Seite 26 Seite 27

Export Vereinfachung bei den Ausfuhrnachweisen

Manchmal schleicht sie, meistens fliegt sie, und irgendwie ist es immer zu spät. Die Zeit ist nicht greifbar und doch allgegenwärtig. Ganz besonders im Unternehmen, schliesslich ist Zeit Geld. Erfassung und Nachweis der geleisteten Arbeitszeit ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber deshalb nicht nur Pflicht, sondern auch sinnvoll. Was hinter diesem Thema steckt, beleuchtet unser aktuelles Fokusthema «Zeiterfassung». Die Zeichen der Zeit hat der Handel schon längst erkannt. Die Bedeutung der Digitalisierung hat hier ein Allzeithoch erreicht, so Michael Gerling vom EHI Retail Institute. Spannend auch der Beitrag von Sean Jackson und Manuel Kesseler zum Thema Datenanalyse am Beispiel des Online-Händlers Zalando. Der Handel ist im Wandel – mehr denn je. Wo Sie investieren und welche Trends Sie nicht verpassen sollten, verrät das Dossier «IT im Handel». Die Zeiten ändern sich und mit ihnen ganze Industriezeitalter. Aktuell befinden wir uns auf Level 4. Sie auch? Falls nicht, ist es höchste Zeit, in die Welt von «Industrie 4.0» einzutauchen. Dazu empfehlen wir Ihnen den Besuch der Industrie 4.0 Konferenz am 29. November. Die Zeit ist reif, sich heute mit der Zukunft zu beschäftigen. Dabei wünschen wir Ihnen jederzeit viel Erfolg.

Seite 30

it-konkret So smart kann das Erfassen von Zeit und Spesen sein

Seite 32

Die Lösung für kreatives Business im digitalen Zeitalter

Seite 34

Effiziente Fertigung am laufenden Band

Seite 36

Industrie 4.0 Industrie 4.0 Swissmade Industrie 4.0-Konferenz

Seite 38 Seite 41

Christian Bühlmann | Chefredaktor c.buehlmann@topsoft.ch

Wild Card Yappadappadoo! «State of the Art»-Apps günstiger und schneller entwickeln

Seite 43

IT News Anbieternews

Seite 45

IT Agenda/Leserservice

Seite 46

Impressum

Seite 46

P.S. Als Veranstaltungspartner der Industrie 4.0 Konferenz offerieren wir Ihnen CHF 100 Ermässigung auf das Tagungsticket. Einfach Bestellcode ABO 16311 eingeben unter www.i4konferenz.ch/ticket.

Fokus Zeiterfassung topsoft Magazin 16-4

Zeiterfassung in Unternehmen Zeiterfassung wird in vielen Unternehmen zur Organisation und Abrechnung von Arbeitszeiten eingesetzt. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen – von der reinen Anwesenheitskontrolle reicht das Spektrum über Web-Zeiterfassung und Zeiterfassungs-Apps bis hin zur tätigkeitsbezogenen und projektbezogenen Zeiterfassung. >> Jörg Lehmeier | Vepos GmbH & Co. KG

Zeiterfassung hat mannigfaltige Facetten. Kleinere Unternehmen nutzen oft noch Stundenzettel, um ihre Arbeitszeiten aufzuschreiben. Dies ist jedoch sehr aufwändig und erfordert von der Personalabteilung einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen gehen immer mehr Firmen dazu über, die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen.

Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung

Jörg Lehmeier ist Geschäftsführer der Vepos GmbH & Co. KG, Anbieter für ERP Software mit den Schwerpunkten Projektmanagement, Servicemanagement und Multichannel Commerce. www.vepos.net

Eine nach wie vor gängige Form der elektronischen Zeiterfassung ist die Stempeluhr. Dies ermöglicht es, mit relativ wenig manuellem Aufwand, die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu überwachen und beispielsweise zu prüfen, ob die Sollarbeitszeit eingehalten wird. Eine Stempeluhr hilft, Papierkram zu vermeiden und schafft Transparenz – sowohl für das Unternehmen als auch für die Beschäftigten. Für das Unternehmen ist es so einfacher, Fehlzeiten oder Unpünktlichkeit auszuwerten und für Mitarbeitergespräche zu nutzen. Zeitgleich haben die Angestellten einen Überblick über ihre Überstunden. Eine elektronische Zeiterfassung ermöglicht also eine einfache Verwaltung von Überstunden- und Gleitzeitkonten sowie von Abwesenheitszeiten wie Urlaub und Krankheit.

Nachteile einer elektronischen Zeiterfassung Auf den ersten Blick bietet eine Zeiterfassung viele Vorteile. Doch es gibt auch Nachteile. Besonders, wenn eine Zeiterfassung neu eingeführt wird, kann es zu Spannungen im Betrieb kommen. Die Mitarbeitenden haben möglicherweise das Gefühl, überwacht zu werden, und sehen die Einführung der Zeiterfassung als ein Beweis hohen Misstrauens der Unternehmensführung. Gegebenenfalls neigen einige Betriebsangehörige auch dazu, alle Stempel- oder Stundenlisten immer wieder auf das Genauste zu prüfen, um sich keine Überminute entgehen zu lassen. Besonders, wenn im Unternehmen Vertrauensarbeitszeit herrscht und 4

diese Methode im Grossen und Ganzen funktioniert, ist es wichtig, Vor- und Nachteile genau abzuwägen.

Zeiterfassung im Arbeitsrecht Wichtig ist auch der arbeitsrechtliche Aspekt der Zeiterfassung. So kann beispielsweise Arbeitnehmern, die ihre Zeiten absichtlich falsch erfassen, fristlos gekündigt werden. Eine vorherige Abmahnung wegen Verstoss gegen die Sorgfalts- und Treuepflicht ist nicht notwendig; eine Entlassung kann sofort erfolgen. Bei der Einführung einer Zeiterfassung ist es deswegen immer wichtig, mit der Belegschaft zu sprechen und beispielsweise die Vorteile eines Gleitzeit- oder Überstundenkontos zu erläutern.

Softwaregestützte Zeiterfassung Immer öfter wird die Zeiterfassung mithilfe einer speziellen Zeiterfassungssoftware verwaltet. Dabei kann es sich um ein spezielles Tool handeln. Teilweise ist eine Zeiterfassung aber auch Bestandteil des im Unternehmen verwendeten ERP-Systems oder einer Projektmanagement-Software. Im Rahmen dieser Systeme werden häufig spezielle Webportale angeboten, über die Arbeitszeiten verwaltet werden können. Alle Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, ihre Zeiten von überall einzutragen. Das ist besonders sinnvoll bei Aussendienstmitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassung (Leiharbeit). Es gibt auch Möglichkeiten, Arbeitszeiten spezifisch für Projekte, Produkte und bestimmte Tätigkeiten zu erfassen. Diese aufgabenbezogene Zeiterfassung ermöglicht es beispielsweise Dienstleistungsbetrieben, Zeiten den Kunden in Rechnung zu stellen. Natürlich ist es auch sinnvoll, so zu überwachen, wie viel Arbeitszeit für produktive Tätigkeiten und wie viel Zeit für unproduktive Tätigkeiten und organisatorische Vorgänge aufgewendet wird.

Fokus Zeiterfassung

Erfassung und Nachweis von Arbeitszeiten dienen sowohl den Interessen von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern. Software reduziert dabei den Aufwand auf ein Minimum.

Vorteile einer spezifischen, softwaregestützen Zeiterfassung: • Verlässliche Verwaltung aller Arbeitszeiten und Fehlzeiten • Automatische Verwaltung von Gleitzeitkonten • Auswertungen aller Arbeitsund Fehlzeiten • Auswertungen aller geleisteten Tätigkeiten • Auswertungen über produktive und unproduktive Tätigkeiten im Unternehmen • Papierlose, automatisierte Ferienplanung • Reduzierung des Abrechnungsaufwands

so zügiger abrechnen. Natürlich ist es so auch möglich, alle Arbeitszeiten schnell und umfassend auszuwerten.

Vorteile mobiler Zeiterfassung: • Zeitsparende Arbeitszeiterfassung • Vermeidung von manuellem Übertrag in die Software • Dadurch Vermeidung von Tippfehlern • Schnelle Verfügbarkeit der Arbeitszeiten im Unternehmen • Schnelle und vereinfachte Rechnungsstellung • Besseres Controlling • Zusätzliche Transparenz gegenüber dem Kunden

Mobile Zeiterfassung

Projektbezogene Zeiterfassung

Neben der softwaregestützten Zeiterfassung liegt besonders die bereits angesprochene mobile Zeiterfassung immer mehr im Trend. Die Arbeitszeiten werden dabei mithilfe von Webportalen über das Internet und über mobile Endgeräte wie Tablet-PCs und Smartphones erfasst. Bestehende Webportale können oft nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Urlaubsanträge und Reisekosten verwalten. Der grösste Vorteil besteht aber darin, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an jedem beliebigen Ort erfassen können. Das spart manuellen Aufwand, da die Zeiten weder aufgeschrieben noch später händisch in die Software übertragen werden müssen. Auch erhält das Unternehmen die Arbeitszeiten schneller und kann

In Dienstleistungsunternehmen ist es oft notwendig, Projekte stundengenau abzurechnen. Denn die Arbeitszeiten werden dem Auftraggeber in Rechnung gestellt. Wichtig ist hierfür ein Nachweis, der Arbeitszeiten den jeweiligen Projekten zuordnet. Dabei hilft eine projektbezogene Zeiterfassung, die dafür sorgt, dass alle fakturierbaren Projektminuten gezählt werden. Die Arbeitszeiten werden tätigkeitsbezogen zugeordnet und stehen so für Auswertungen wie Projektnachkalkulation und Tätigkeitsanalyse zur Verfügung. Wichtig ist eine Zeiterfassung aber auch bei Projekten, die pauschal nach Stunden abgerechnet werden. So ist es möglich, nachzuweisen, ob

die pauschale Stundenanzahl unter- oder überschritten wurde und ob sich das Projekt somit rechnet oder nicht. Eine projektbezogene Zeiterfassung hilft so auch beim Projektcontrolling.

Eine projektbezogene Zeiterfassung ist besonders für folgende Bereiche interessant: • Entwicklungstätigkeiten (z.B. Fahrzeug- oder Software-Entwicklung) • Support/Betreuung • Arbeitnehmerüberlassung • Agenturen • Unternehmensberatung

Fazit Eine Zeiterfassung trägt dazu bei, Anwesenheit und Abwesenheit zu kontrollieren und zu verwalten. Es ist so möglich, umfassende Gleitzeitkonten zu verwalten. Wenn noch eine projekt- oder aufgabenspezifische Zeiterfassung hinzukommt, sind umfassende Auswertungen über alle Tätigkeiten der Mitarbeiter möglich. Wichtig ist aber, bei der Einführung einer Zeiterfassung die Mitarbeiter umfassend zu informieren. Sonst ist es möglich, dass die Zeiterfassung als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, was zur völligen Ablehnung des Instruments führen kann. <<

Literatur: Strategisches Projektmanagement, Hers. Eric Schott, Christophe Campana, Springer-Verlag Berlin – Heidelberg. Kapazitätsorientiertes Arbeitszeitmanagement, Markus Kotzur, Grin-Verlag Norderstedt.

Fokus Zeiterfassung topsoft Magazin 16-4

Arbeitszeiterfassung mit Business Software Die Erfassungspflicht von Arbeitszeiten ist ein vieldiskutiertes Thema. Dies, obwohl die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Unterbrüchen der Arbeitsleistung schon lange besteht. Aufwind erhalten hat die Debatte durch das Inkrafttreten der Anpassungen in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Diese erlaubt unter strengen Voraussetzungen neue Erleichterungen oder sogar den Verzicht auf eine Arbeitszeiterfassung. >> Brigitte Zulauf | PwC Schweiz

Bei der Einführung oder Überarbeitung der Arbeitszeiterfassung handelt es sich keinesfalls um ein reines IT-Projekt. Eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung bedarf zum einen Erfahrung in der Parametrierung und Individualisierung, zum anderen einer ganzheitlichen Betrachtung sämtlicher Aspekte im Hinblick auf Recht, Personalkosten und Lohnbuchhaltung. Als professionelle Software und Hardware empfehlen sich auf jeden Fall Produkte, die mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware mindestens über eine Schnittstelle kommunizieren können.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Brigitte Zulauf ist Leiterin Treuhand bei PwC Schweiz www.pwc.ch

Das Gesetz schreibt die Form, in der die Arbeitszeiten erfasst werden müssen, nicht vor. Ein Unternehmen kann also frei wählen, ob es die Arbeitszeit mit handschriftlichen Notizen, über eine Excel-Tabelle oder mit Unterstützung einer passenden Software oder Hardware erfasst. Die Vorgaben verlangen nur, dass die erfassten Daten klar und verständlich sein sollen und mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Mit den jüngsten Anpassungen der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz wurden für bestimmte Mitarbeiterkategorien Erleichterungen in der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. So sieht Artikel 73a ArGV1 vor, dass einzelne Mitarbeitergruppen unter strengen Voraussetzungen gänzlich von der Pflicht zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten entbunden werden können. Artikel 73b ArGV1 erlaubt es einer zweiten Kategorie von Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiterfassung auf die tägliche Netto-Arbeitszeit zu reduzieren. Die neuen Bestimmungen ändern nichts an der Tatsache, dass ein bestimmter Teil der Mitarbeiter (in der Regel die Mehrheit) auch nach Einführung dieser neuen Bestimmungen ihre Arbeitszeiten weiterhin detailliert erfassen müssen.

Benutzerfreundlichkeit gleich Akzeptanz Bei der Wahl eines für die individuellen Rahmenbedingungen geeigneten Zeitwirt6

schaftssystems ist es elementar, dass dieses die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation und Ausweisung der verschiedenen Zeitarten einhält. Ein Unternehmen muss ebenfalls sicherstellen, dass die Zeiterfassungslösung von den Nutzern und Vorgesetzten akzeptiert wird und aussagekräftige Auswertungen der erhobenen Daten zulässt. Benutzerfreundlichkeit eines Arbeitszeiterfassungssystems bedeutet, dass sich die Erfassung mit minimalem Zeitaufwand vornehmen lässt und weitgehend selbsterklärend ist. Zudem soll es die Möglichkeit bieten, dezentrale Arbeitsverhältnisse abzubilden. Heute arbeiten nicht mehr nur Mitarbeitende im Aussendienst regelmässig ausserhalb eines fix zugewiesenen Arbeitsplatzes. Auch Techniker, Kundenberater oder IT-Mitarbeitende erbringen ihre Dienstleistung oft direkt vor Ort beim Kunden. Auch die Arbeit von zuhause aus muss von einer Zeitwirtschaftslösung abgebildet werden können.

Zeiterfassung mit SoftwareUnterstützung Mit ihren Softwarelösungen bietet z.B. Abacus vielseitige Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung den Bedürfnissen eines Betriebs anzupassen. Arbeitszeiten lassen sich über verschiedene Kanäle erfassen: direkt im System, mit Tagesrapporten (spannend für das Erfassen von Daten ganzer Teams, zum Beispiel in der Reinigungs- oder Baubranche), via Web oder mobil mit speziell dafür entwickelten Apps für Smartphones und Tablets. Diese Vielfalt hilft, die Bedürfnisse eines Unternehmens optimal abzubilden. Bei der Zeiterfassung beispielsweise direkt in Abacus lassen sich Arbeitszeiten auf Tätigkeiten, Projekte oder Serviceverträge verbuchen. Die Parametrisierung ist dank der Hinterlegung von hierarchischen Stammfeldern (Organisationsfeldern) sehr vielfältig. Über diese Stammfelder lassen sich die in einem Arbeitszeitreglement definierten

Fokus Zeiterfassung

Dank speziellen Apps lässt sich die Arbeitszeit mittels Smartphones und Tablets auch mobil erfassen.

Rahmenbedingungen abbilden. Durch das Führen verschiedener Zeitkonten (Arbeitszeit, Feiertagsentschädigung, Sonntagsentschädigung, Nachtarbeit, Überzeit usw.) kann die korrekte Zeiterfassung nach OR und Arbeitsgesetz sichergestellt werden. Die Buchung der Zeiteinträge auf die verschiedenen Zeitkonten erfolgt dabei automatisch. Die direkte Schnittstelle zum Lohnbuchhaltungsmodul erlaubt eine nahtlose Auszahlung der Zuschläge, falls dies gewünscht oder notwendig ist. Ein weiter Spielraum eröffnet sich dem Nutzer von Apps wie AbaCliK für Smartphones. Örtlich absolut unabhängig kann er damit die folgenden Funktionen ausführen: Projektzeiterfassung, Arbeitszeiterfassung, Spesenerfassung, Zugriff auf Personaldaten, Zugriff auf Dokumente, Messaging mit anderen Nutzern, Aufgaben an andere Nutzer zuweisen usw. Die Fähigkeiten moderner Smartphones kommen dabei voll zum Tragen: Beispielsweise können durch das Einscannen von Bar- oder QRCodes Tätigkeiten oder Projekte erfasst werden, die Zeiterfassung wird teilautomatisiert (NFC Tags) oder über Zonenerkennung (GPS) sogar vollautomatisiert.

Auslegungs- und Abgrenzungsfragen Auch eine benutzerfreundliche Softwarelösung, die alle gesetzlichen Rahmenbedingungen umfassend abbildet, stösst an ihre Grenzen, wenn in bestimmten Situationen nicht eindeutig zwischen Arbeitstätigkeit oder Freizeit unterschieden werden kann. Heute verschwimmen Arbeits- und Freizeit zunehmend. Auch vor dem Hintergrund beruflicher Mobilität, Geschäftsreisen im In- und Ausland oder beim immer wichtiger werdenden Networking ist die Abgrenzung zwischen der (zu erfassenden) Arbeitszeit und Freizeit unklar. Die Zeiterfassung muss daher mit dem gewählten System auf der Basis eines durchdachten und möglichst alle Aspekte der Arbeitszeit abbildenden Arbeitszeitreglements erfolgen. Zu berücksichtigen sind dabei die unternehmensspezifischen Arbeitsverhältnisse und Rahmenbedingungen wie Homeoffice, Geschäftsreisen und Geschäftsessen.

muss ganzheitlich betrachtet und unter Einbezug verschiedener Know-how-Träger erarbeitet werden. Zunächst muss ein Unternehmen sicherstellen, dass die Rahmenbedingungen zur Arbeitszeiterfassung für alle Involvierten geklärt sind. Dazu muss es die gesetzlichen Bestimmungen verstehen und gesetzlich nicht geregelte Bereiche mit einem Arbeitszeitreglement klarstellen. Dann muss es diese Rahmenbedingungen in einem benutzerfreundlichen Instrument (handschriftlich, Standardsoftware, spezialisierte Software usw.) abbilden. Letztlich sollte sich das Unternehmen im Klaren sein, welche Informationen es aus den Daten der Arbeitszeiterfassung gewinnen möchte, um diesem gesetzlich verlangten Administrationsakt einen möglichst grossen Mehrwert abzugewinnen. << Erstabdruck des Artikels erschienen im Magazin «Organisator».

Rahmenbedingungen klären Eine rechtskonforme Abbildung der gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung 7

Fokus Zeiterfassung topsoft Magazin 16-4

Erfassung und Nachweis der Arbeitszeit Die Pflicht des Unternehmens zur Arbeitszeiterfassung und das Management von Überstunden und Überzeit stellen für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. Verstärkte Kontrollen durch die Arbeitsinspektorate rücken die Pflicht der Arbeitgeber, betriebliche Arbeitszeiten zu dokumentieren, ins Zentrum des Interesses. >> Alexandra Theocharides, Flandrina Helbling-Martin | BDO AG

Die minutiöse Zeiterfassung wird von vielen Unternehmen als nicht zeitgemäss und unflexibel erachtet, zumal in der modernen Arbeitswelt vermehrt ausserhalb von Bürogebäuden und festen Bürozeiten gearbeitet wird. Am 1. Januar 2016 wurden mit den Artikeln 73a und 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) zwei neue Ausnahmen zur systematischen Arbeitszeiterfassungspflicht eingeführt. Diese neuen Bestimmungen ermöglichen es, unter klar definierten Bedingungen Abweichungen von der detaillierten Arbeitszeiterfassungspflicht zu vereinbaren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, welche Pflichten den Arbeitgeber in Bezug auf die Erfassung der Arbeitszeit treffen, welche Erleichterungen gelten und welche Folgen ein Verstoss gegen die gesetzlichen Vorschriften nach sich ziehen kann.

Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit

Alexandra Theocharides, lic.iur., Rechtsanwältin Rechtsberaterin bei BDO AG, Zürich

Unternehmen, welche dem Arbeitsgesetz unterstehen¹ sind verpflichtet, die entsprechenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften einzuhalten. Die Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten im Unternehmen dokumentieren, damit sie die Einhaltung der arbeitsgesetzlichen Verpflichtungen bei Bedarf ausweisen können. Diese Daten sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und bei entsprechenden Kontrollen durch Arbeitsinspektorate zur Verfügung zu halten. Gemäss Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz sind insbesondere zu erfassen:

• Beginn und Ende (Datum, Uhrzeit) der geleisteten täglichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeit); • Beginn und Ende der Pausen von einer halben Stunde und mehr. Es muss für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar sein, wann und wie lange er gearbeitet, wann er Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat.

Ausnahme von der Pflicht zur Zeiterfassung

Flandrina Helbling-Martin, lic.iur., Rechtsanwältin, Mediatorin Rechtsberaterin bei BDO AG, Aarau

Das Arbeitsgesetz und damit auch die darin enthaltenen Arbeits- und Ruhezeitvorschriften finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer mit einer höheren leitenden Tätigkeit. Die gesetzliche Definition dieser Kategorie von Arbeitnehmern ist sehr eng gehalten. Ausschlaggebendes Kriterium ist die Befugnis, für den Betrieb oder einen Betriebsteil Entscheide treffen zu können, die den Geschäftsgang nachhaltig und massgeblich beeinflussen können. Die Höhe des Einkommens, die Unterschriftsberechtigung für das Unternehmen und die Tatsache, dass der oder die Betroffene Angestellte unter sich hat, reichen nicht aus, um die Kriterien für eine höhere leitende Tätigkeit zu erfüllen. Es fallen demnach nur die obersten Entscheidungsträger (CEO, Geschäftsleitungsmitglieder, Verwaltungsräte) in diese Kategorie.

Modelle der Arbeitszeiterfassung Das Arbeitsgesetz schreibt Unternehmen nicht vor, in welcher Form die Arbeitszeit erfasst und belegt werden soll. Neben der klassischen Stempeluhr kommen diverse andere Methoden in Frage: 8

Fokus Zeiterfassung

Alle Arbeitgeber, welche dem Arbeitsgesetz unterstehen, sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen und zu dokumentieren. Nicht vorgeschrieben ist die Form, in welcher dies geschieht.

• Von Hand geführte Aufzeichnungen, z.B. Kalendereinträge, Rapportbuch, Excel-Tabelle; • Elektronische Arbeitszeiterfassung verbunden mit der Software auf dem Computer; • Elektronischer Impuls wird als Arbeitszeitbeginn und -ende aufgezeichnet, z.B. via Smartphone; • Ermittlung der Arbeitszeit durch Hilfsangaben, z.B. IT-Login oder elektronische Dokumentation des Betretens und Verlassens des Gebäudes; • Definition von Fixzeiten oder eines Arbeitsmodells pro Team oder Mitarbeiter, wobei nur Abweichungen davon erfasst werden; • Fixer Schichtplan mit Erfassung allfälliger individueller Abweichungen. Nach intensiven Gesprächen des SECO mit den Sozialpartnern revidierte der Bundesrat die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz. Die

Revision wurde per 1. Januar 2016 in Kraft gesetzt und beinhaltet im Wesentlichen folgende Erleichterungen im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung: einerseits ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung und andererseits eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung, wobei beide an bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind.

Verzicht auf Arbeitszeiterfassung Auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet werden kann nur, sofern folgende Bedingungen kumulativ erfüllt sind:

• Arbeitnehmer, die bei ihrer Arbeit über grosse Autonomie verfügen und ihre Arbeitszeit grösstenteils selbst festsetzen; • Brutto-Jahreseinkommen von mehr als CHF 120'000; • Individuelle, schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, dass sie auf Arbeitszeiterfassung verzichten;

• Gesamtarbeitsvertrag (GAV) sieht Möglichkeit zum Verzicht auf Arbeitszeiterfassung vor; • der GAV muss gewissen Mindestanforderungen genügen (z.B. Massnahmen vorsehen für den Gesundheitsschutz und die Einhaltung der gesetzlich festgeschriebenen Pausen sowie Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bezeichnung einer internen Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten). Unternehmen, welche keinem GAV unterstehen, können nicht auf die Arbeitszeiterfassung verzichten. Der Verzicht auf die Erfassung der Arbeitszeit kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer jährlich per Ende Jahr widerrufen werden.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung Die Arbeitszeiterfassung soll insofern vereinfacht werden können, als nur die Anzahl der täglichen Arbeitsstunden erfasst werden muss, nicht aber Beginn und Ende der Arbeitszeit 9

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Die Schokoladenseite der ZEUS®- und ABACUS-Lösung: 50% weniger Aufwand. Schweizer Spezialitäten aus Schokolade sind das Markenzeichen der Confiseur Läderach AG. In Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit AG mit Sitz in Wallisellen wurde die ZEUS® Lösung mit den Modulen Personalzeiterfassung, Zutrittskontrolle und WebService 2012 an den Schweizer Standorten Ennenda und Bilten umgesetzt. Jacqueline Sterchi, die Personalleiterin der Confiseur Läderach AG, war schon seit längerem auf der Suche nach einem Zeiterfassungsund Zutrittssystem, das den hohen Anforderungen der Confiseur Läderach AG gerecht wird. Auf dem Schweizer Markt hatte man kaum ein System gefunden, das auch eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung bietet. Schon Mitte 2011 konnte IVS der Confiseur Läderach AG die durchgängigen ZEUS®-Lösungen präsentieren. «Aufgrund der Vielfalt des Programms – es enthält eben auch eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung und zur Finanzbuchhaltung – haben wir uns dann für ZEUS® entschieden», erzählt Frau Sterchi rückblickend.

Quantensprung von ABACUS Die Zeit vor ABACUS beschreibt Frau Sterchi als heute schwer vorstellbar: «Wir hatten vorher ein HR-Modul an unserem ERP-System und da konnte man die Schweizer Gesetzgebung nicht einmal richtig abbilden, das war dann sehr umständlich und aufwändig. Mit ABACUS und ZEUS® haben wir heute den Aufwand in der Personalverwaltung halbiert». Während ABACUS das grosse Einmaleins der Lohnbuchhaltung mit allen gesetzlichen Schweizer Besonderheiten bietet, flexibilisiert ZEUS® Organisation und Handling in den Bereichen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.

Delegierte Zeiterfassung Die Zeitersparnis in der Personalabteilung der Confiseur Läderach AG reicht in der Tat von A bis Z, von ABACUS bis ZEUS®. ABACUS ist darauf angewiesen, alle Daten zuverlässig zu erhalten, die sich im betrieblichen Alltag aus der Nutzung von ZEUS®-Zutrittskontrolle und -Zeiterfassung ergeben. Da sich die Zugriffsrechte innerhalb der ZEUS®-Zeiterfassung sehr individuell zuweisen lassen, konnte die Personalabteilung hier viele Aufgaben an andere Abteilungen delegieren. Hat also ein Mitarbeiter beispielsweise einmal vergessen, sich bei Arbeitsbeginn ins ZEUS®System einzuloggen, so kann das abteilungsintern nachgeholt werden und geht nicht als Fehlermeldung an die Personalabteilung wie in früheren Zeiten. «Das ist eine sehr grosse Entlastung», bewertet Frau Sterchi das Leistungsspektrum der ZEUS®-Zeiterfassung. Sehr vorteilhaft sei auch, dass man über den ZEUS®-Schliessplan Mitarbeitern an einem defi nierten Tag Zugang zu einer bestimmten Abteilung gewähren kann, zum Beispiel externen Dienstleistern wie Technikern, Wartungsbeauftragten oder anderen Vertragspartnern.

Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung

Verständliche Benutzeroberfläche

Ferien und Überstunden sind ein wichtiges Thema, nicht nur bei der Confiseur Läderach AG. In der Vergangenheit wurden die Daten zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung noch von Hand abgeglichen, was in Zeiten moderner Software einen verzichtbaren Aufwand darstellt. Ziel war ein automatischer Datenabgleich ohne Systembrüche. «Dass es in der ZEUS®-Zeiterfassung die entscheidende Schnittstelle zur ABACUS Lohnbuchhaltung und zu unserer ERP Finanzbuchhaltung gibt, hatte für uns oberste Priorität», begründet die Personalleiterin die Entscheidung für die IVS-Lösung. Hintergrund ist, dass es bei der Confiseur Läderach AG viele Mitarbeiter gibt, die diverse Zuschläge erhalten oder einen Stundenlohn beziehen: Das sind stark detaillierte Daten, die reibungslos über die Schnittstelle in die ABACUS Lohnbuchhaltung einfliessen müssen. Eine grosse Rolle bei der Entscheidung für den Schweizer Softwarespezialisten spielte bei Läderach auch die Tatsache, dass sämtliche Anforderungen bezüglich Sozialversicherungsgesetzen voll erfüllt sind. So ist die ABACUS Lohnbuchhaltung beispielsweise SUVA-geprüft.

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die ZEUS®-Zeiterfassung zu schulen, sei sehr einfach gewesen, da das System eine verständliche und übersichtliche Benutzeroberfläche habe, kommentiert Frau Sterchi die reibungslose Umstellung auf die neue Software. Die Transparenz der Dienstzeiten, Arbeitszeitkonten und die übersichtliche Abbildung des Gesamtprozesses sei ein entscheidender Vorteil von ZEUS®. Für die Personalleitung sind aber vor allem die vielen Auswertungen hilfreich, die man anhand des Systems durchführen kann. Noch dieses Jahr sollen auch die Schweizer Shops von Läderach als eigener Mandant ins ZEUS®-System integriert werden. Das wird im Wesentlichen über das ZEUS®-Modul WebService geschehen. Damit hat der Schweizer Chocolatier softwareseitig die Weichen gestellt für künftiges Wachstum.

IVS Zeit + Sicherheit AG | Hertistr. 25 | CH-8304 Wallisellen T +41 43 443 31 10 | info@ivs-zeit.ch | www.ivs-zeit.ch

Fokus Zeiterfassung

und der Pausen. Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kommt nur für Arbeitnehmer in Frage, die über eine gewisse Autonomie in der Festsetzung ihrer Arbeitszeiten verfügen. Als Richtwert soll dieses Kriterium erfüllt sein, wenn über mindestens ein Viertel der Arbeitszeit frei verfügt werden kann. Voraussetzung für eine Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung ist eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der Arbeitnehmervertretung der Branche oder des Betriebes. Die Vereinbarung muss genau festlegen, welches die Arbeitnehmerkategorien bzw. Stellen im Betrieb sind, die über den erforderlichen Grad von Zeitautonomie verfügen. Die Vereinbarung muss Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten enthalten und ein paritätisches Verfahren vorsehen, mit dem die Einhaltung der Vereinbarung überprüft wird. Trotz entsprechender Vereinbarung soll es jedem Arbeitnehmer freigestellt sein, seine Arbeitszeiten lückenlos zu dokumentieren. Hierzu hat ihm der Arbeitgeber das notwendige Instrumentarium zur Verfügung zu stellen. Im Gegensatz zur vereinfachten Arbeitszeiterfassung gemäss aktuell geltender Weisung soll gemäss vorgesehener Änderung die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nur in einer kollektiven und nicht mehr in einer individuellen Vereinbarung für bestimmte Arbeitnehmer vorgesehen werden können.

Folgen einer unzureichenden Arbeitszeiterfassung Betriebskontrollen durch die Arbeitsinspektorate finden i.d.R. auf Beschwerde hin statt. Stellen Arbeitsinspektorate im Rahmen einer Kontrolle fest, dass der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht oder nur ungenügend nachgekommen wird, kann die Behörde eine Verwarnung aussprechen und eine angemessene Nachfrist setzen, bis zu deren Ablauf die

gesetzeskonforme Situation durch den fehlbaren Arbeitgeber wiederhergestellt werden muss. Kommt der fehlbare Arbeitgeber innert Nachfrist dieser Forderung nicht nach, erlässt die Behörde eine entsprechende Verfügung unter Androhung der Ungehorsamsstrafe bei Missachtung. Wird dieser Verfügung nicht nachgekommen, ist eine Busse bis CHF 10'000 die Folge. Die Missachtung einer derartigen Verfügung kann als Beweis für ein vorsätzliches Zuwiderhandeln des Arbeitgebers gegen die Vorschriften über Arbeits- und Ruhezeiten gewertet werden. In diesem Fall droht dem Arbeitgeber ein Strafverfahren und eine Geldstrafe von bis zu 180 Tagessätzen. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person, wird nicht das Unternehmen als solches, sondern werden die direkt verantwortlichen natürlichen Personen bestraft. Im Jahr 2013 fanden rund 9128 Betriebskontrollen durch die kantonalen Arbeitsinspektorate statt. Die Kantone meldeten dem SECO rund 19 Anzeigen wegen Verstössen gegen die arbeitsgesetzlichen Vorschriften betreffend Arbeits- und Ruhezeiten sowie ein ergangenes Strafurteil.

Fazit Alle Arbeitgeber, welche dem Arbeitsgesetz unterstehen, sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen und zu dokumentieren. Die entsprechenden Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Von dieser Pflicht zur Arbeitserfassung ausgenommen sind jene Arbeitnehmer, welche dem Arbeitsgesetz nicht unterstehen. Dazu gehören insbesondere die obersten Entscheidungsträger eines Unternehmens.

jedes Arbeitnehmers und aller Pausen von mindestens einer halben Stunde. Dadurch kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften eingehalten wurden. Die Revision der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz bringt zwar Möglichkeiten zur Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung. Auf Grund der Bedingungen, die erfüllt sein müssen, dürfte sie aber nur in Einzelfällen zu einer wirklichen Entschärfung führen. Ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung ist nur möglich für Unternehmen, welche einem GAV unterstehen, wobei dieser gewissen Mindestanforderungen entsprechen muss. Für Arbeitnehmer mit qualifiziert verantwortungsvollen Aufgaben kann die Arbeitszeiterfassung insofern vereinfacht werden, als nur noch die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden muss und nicht deren Anfang und Ende. Im Vergleich zu den früher geltenden SECO-Weisungen sieht die revidierte Verordnung eine zusätzliche Hürde vor, indem es einer ausdrücklichen Vereinbarung mit den Arbeitnehmervertretern der Branche oder des Betriebes bedarf. Es ist davon auszugehen, dass die Mehrzahl der Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer weiterhin genau erfassen und dokumentieren muss. In welcher Form diese Erfassung am sinnvollsten erfolgt, ist auf Grund der konkreten Umstände zu bestimmen. << ¹ Der Geltungsbereich kann nicht mit wenigen Worten umschrieben werden. Zu beachten sind die Art. 1ff des Bundesgesetzes über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Arbeit (ArG). Weitere Informationen: https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/ Arbeit/Arbeitsbedingungen/Arbeitnehmerschutz/Arbeits-und-Ruhezeiten/Arbeitszeiterfassung.html

Erfasst werden müssen die genaue Uhrzeit von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit

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Fokus Zeiterfassung topsoft Magazin 16-4

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Arbeitszeiterfassung – immer, überall und einfach

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Die ABACUS Business Software bietet mit mobilen Apps moderne und einfache Instrumente, um die gesetzliche Pflicht der Arbeitszeiterfassung auf unkomplizierte Weise zu erfüllen. Damit lässt sich auf Stempeluhren verzichten und der administrative Aufwand trotzdem niedrig halten. Vorgesetzte und HR-Verantwortliche verfügen über effiziente Möglichkeiten zur Kontrolle.

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Mit Apps für Smartphones und iPads können Mitarbeitende, die unterwegs sind oder keinen eigenen Computer zur Verfügung haben, die Zeiterfassung auch ortsunabhängig vornehmen. Mitarbeitende im Unternehmen haben die Möglichkeit ihre Zeiten über die Plattform MyAbacus direkt in einem Browser einzugeben. Alternativ zum Softwaremodul AbaProject, das seit Längerem für die Zeit- und Leistungserfassung zur Verfügung steht, wird ab der Softwareversion 2016 ein Zeiterfassungsmodul zur Lohnsoftware angeboten, mit welchem sich die Nachweispflicht ebenfalls erfüllen lässt.

Kontaktperson Raffaelle Grillo

ADMIA Chrono – die smarte Zeiterfassung

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ADMIA Solutions bietet Ihnen eine umfassende Produkte-Palette, die sich individuell kombinieren lässt. Seit mehr als 18 Jahren werden die ADMIAProdukte weiterentwickelt und den Bedürfnissen der Kunden angepasst. Spezialisierte Fachkräfte garantieren für hohe Qualität, einfachste Handhabung und modernstes Design zu einem unschlagbaren Preis-/Leistungsverhältnis.

ADMIA Chrono ADMIA Terminal ADMIA MobileApp ADMIA MobileReader ADMIA Key

Mit ADMIA Chrono erhalten Sie ein umfangreiches Werkzeug zur Erfassung, Planung und Auswertung Ihrer Zeitwirtschaft. Das gesamte Personal erfasst auf beeindruckend einfache und effiziente Weise die Präsenz- und Auftragszeiten, ob im Betrieb oder unterwegs, stets intuitiv, mit Software, Terminal oder neu auch mit der App.

Martin Fry

Kontaktperson

Überzeugen Sie sich in einer unverbindlichen Online-Vorführung gleich selbst vom gesamten Funktionsumfang und dem bedienkomfort der ADMIA Software.

ClickTime AG Chaltenbodenstrasse 26 8834 Schindellegi T +41 43 444 88 33 www.clicktime.ch info@ckicktime.ch

Die Zeiterfassung ClickTime ist eine Cloudlösung und entlastet dadurch das Unternehmen vom Betrieb und vom Unterhalt des Systems. ClickTime AG kümmert sich ebenfalls um den Betrieb der Terminals und die laufende Aktualisierung der Zeiterfassungssoftware. Die Zeiterfassung kann flexibel an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden. Zeiterfassungsmodelle, Feiertagskalender, Absenztypen, Strukturelemente, Projekte, Tätigkeiten und weitere Funktionen steuern die Anwendung und machen die Handhabung einfach und trotzdem individuell. Die Berechtigungsrollen und einstellbaren Sprachen zeigen jedem Benutzer sein persönliches Profil.

Produkte / Kernkompetenzen Zeiterfassung für Arbeit und Absenzen Projekterfassung Schichtplan Mobile App Zeiterfassungsterminal

Kontaktperson Pius Käppeli

Fokus Zeiterfassung

IVS Systemlösungen für Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, ERP-Integration, Maschinendatenerfassung und Personaleinsatzplanung.

IVS Zeit + Sicherheit AG Hertistr. 25 8304 Wallisellen T +41 43 443 31 10 www.ivs-zeit.ch info@ivs-zeit.ch

myfactory Software Schweiz AG Zürcherstrasse 66 b 9000 St. Gallen T +41 71 274 57 67 www.myfactoryschweiz.ch info@myfactoryschweiz.ch

Seit Jahrzehnten gehören wir zu den Marktführern für Lösungen rund um Zeit + Sicherheit. Unsere langjährige Erfahrung, das Know-how und die Zuverlässigkeit unserer Mitarbeiter sind die Basis für die Qualität unserer Produkte. Bei allen Entwicklungsschritten stehen unsere Kunden und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt, mit dem Ziel den Administrationsaufwand im Personalwesen zu minimieren. ZEUS® liefert stets aktuelle Daten über Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen und ist Basis für Ihre Planung, Kalkulation, Kostenrechnung sowie das Controlling.

Produkte / Kernkompetenzen Zeitwirtschaft Zutrittskontrolle Betriebsdatenerfassung Maschinendatenerfassung Personaleinsatzplanung WebWorkflow Event-Akkreditierung

Kontaktperson René Järmann

Verlieren Sie keine Zeit. Mit kompetenter Beratung, Analyse Ihrer Anforderungen und Bedürfnisse, professioneller Projektbegleitung, Kundendienst und technischem Callcenter bieten wir Ihnen alles, was zur erfolgreichen Einführung und Anwendung gehört.

myfactory – das Schweizer Cloud ERP für anspruchsvolle KMU

Produkte / Kernkompetenzen

Die webbasierte Business Software für KMU aus der Cloud überzeugt mit grossem Funktionsumfang in ERP, CRM, PPS, MIS, Portal, Shop, Groupware, CTI, mobile Business, Schweizer Lohn und Fibu. Als echte Cloud-Lösung lässt sich myfactory vollständig über das Internet nutzen und kommt ohne Client-Installation und teure Investitionen aus. Ein Internetanschluss genügt, um von den Vorteilen eines modernen, vollständig integrierten Gesamtsystems zu profitieren. Clientunabhängig und auch mit Smartphone oder Tablet unterstützt myfactory sämtliche Geschäftsprozesse von kleineren bis zu grossen KMU-Unternehmen. Zusätzlich erhalten Schweizer Kunden mit den von myfactory Schweiz entwickelten Swiss Solutions eine kostenlose Erweiterung mit echtem Mehrwert.

Cloud ERP aus der Schweiz Cloud Business Software ERP, CRM, PPS, MIS, Service Portal, Shop, e-commerce Fibu/Debi/Kredi/ Costing Lohn Dokumente mobile Business, Smartphone/ Tablet-Marketing Zeitwirtschaft REST API Beratung, Schulung, Entwicklung

Kontaktperson David Lauchenauer

TimeTool AG Uttigenstrasse 54A 3600 Thun T +41 33 334 10 20 www.timetool.ch info@timetool.ch

TimeTool – komplexe Anforderung, massgeschneiderte Lösung

Produkte / Kernkompetenzen

Die TimeTool AG ist ein alter Hase in der Branche. Seit mehr als 23 Jahren im Geschäft bietet das Thuner Softwareunternehmen bedürfnisgerechte und innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Zeiterfassung, Absenzenmanagement, Personaleinsatzplanung, Betriebs-/Leistungserfassung sowie Zutrittskontrolle an. TimeTool kann mittels mobiler Lösungen bedient werden – überall, flexibel, jederzeit und erfüllt so die Bedürfnisse der modernen Arbeitsmodelle und variablen Arbeitsplätze. Die TimeTool Software ist modular aufgebaut und bietet ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis.

Zeiterfassung/Absenzenmanagment Leistungserfassung Personaleinsatzplanung Projektzeit Zutrittskontrolle pipo (native App) uTerminal, KABA, PCS (Hardware) Schnittstellen zu allen ERP- und Lohnsystemen Support & Knowhow Namhafte Referenzen

TT-Cloud, speziell für KMUs. TT-Cloud ist ein einfaches und für alle KMUs erschwingliches Zeiterfassungssystem. TT-Cloud ist 100% konform mit den Dokumentationspflichten des SECOs und basiert auf der bewährten Software von TimeTool. Gehostet wird TT-Cloud in der Schweiz; sollte dies aufgrund firmeninterner Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen nicht möglich sein, kann die Lösung auch lokal beim Kunden installiert werden.

Kontaktperson Alain de Roche

Testen Sie kostenlos die Demo-Version auf www.timetool.ch

ZEIT AG Timeware of Switzerland Glockenstrasse 1 6210 Sursee T +41 41 926 99 99 www.zeitag.ch info@zeitag.ch

Zeitwirtschaft und Zutrittsmanagement für eine dauerhaft menschliche und sichere Arbeitswelt. Die ZEIT AG ist Spezialistin für Zeitwirtschaft und Zutrittsmanagement sowie für Beratung zur Koordination von Menschen in Zeit und Raum. Seit 1994 entwickelt ZEIT AG in der Zentralschweiz vollintegrierte Softund Hardwarelösungen. Von Sursee, Montreux und Rümlang aus betreuen 70 Mitarbeitende schweizweit Gross- und Kleinkunden aus allen Branchen. Zeitwirtschaft. Die Software für Zeitwirtschaft bietet Ihnen effiziente Instrumente zur Planung, Koordination und Verrechnung von Manpower. Der Mensch mit seinen Bedürfnissen nach Effektivität, Effizienz und dauerhafter Wirtschaftlichkeit stehen dabei im Mittelpunkt. Zutrittsmanagement. Ein zuverlässiges Zutritts- und Sicherheitssystem ist eines der wichtigsten Komponenten, um ein Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Infrastruktur zu schützen. Es überwacht Zugänge und Zufahrten zu Gebäuden und Arealen, sichert Fluchtwege und hilft bei Evakuierungen.

Produkte / Kernkompetenzen ZEITWIRTSCHAFT presento.pro, projekto.pro, dispo.pro Zeiterfassung, Absenzen Management, ERP-Schnittstellen, mobile Datenerfassung, Projektmanagement, Personaldisposition, etc. ZUTRITTSMANAGEMENT acces.pro Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Besucherverwaltung, Mobile Anlageverwaltung, Evakuierungspanels, etc.

Kontaktperson Adrian Baumann (Zeitwirtschaft) Martin Müller (Zutritt)

Publireportage

Durchgehende Daten dank ERP und Mobile-Offline-Komponente Das Schweizer Unternehmen Biomed setzt eine voll integrierte IT-Plattform rund um Comarch ERP und die Produkte Comarch CRM/SFA als mobile ERPLösung ein. Für den Rechnungs- und Visumsworkflow ist ECM im Einsatz. Die Business-Intelligence-Lösung Comarch BI wird gerade implementiert und stellt die nächste Ausbaustufe dar.

Als führender Anbieter von Arzneimitteln und Medizinprodukten ist Biomed auf die ständige Verfügbarkeit einheitlicher Daten von Ärzten, Apothekern, Spitälern und anderen medizinischen Fachkräften und Einrichtungen angewiesen. Auf der Suche nach einer voll-integrierten IT-Plattform führte Biomed eine Evaluation durch. Comarch war der Anbieter, der die gewünschte Kombination aus Offline-Arbeiten mit CRM/SFA für den Aussendienst auf der einen Seite sowie auf der anderen Seite ERP-Funktionalität wie Logistik, Vertrieb und Finanzbuchhaltung aus einer Hand anbieten konnte. Zuerst wurde Comarch ERP als Basis für die IT-Plattform implementiert, dieses System ist die zentrale Drehscheibe der Datenhaltung. Heute arbeiten 25 User mit dieser Lösung. Nahezu zeitgleich wurde die Comarch CRM/SFA-Lösung implementiert, welche die Funktionen eines mobilen ERP ganz nach dem Bedarf von Biomed erfüllt und heute rund 20 Mitarbeiter im Aussendienst unterstützt. Die bidirektionale Schnittstelle überträgt Daten automatisch in das ERP-System und bringt von dort automatisch Aktivitäten, aktualisierte Stammdaten, Preis- und Produktinformationen auf die Tablets des Außendienstes. Durch diese umfangreiche Integration wurde bei Biomed eine einheitliche Lösung, bestehend aus verschiedenen Modulen gestaltet. Dafür werden die bestehenden «IT-Inseln» nach und nach ersetzt. Zudem wurde die externe Adressdatendatenbank OneKey vollständig angekoppelt. Diese Datenbank stellt pharmanahen Unternehmen die aktuellen Adressdaten von Spitälern, Ärzten und verwandten Unternehmen zur Verfügung. Diese aktualisierten Stammdaten sind jederzeit im ERP verfügbar. Aufgrund seiner Offenheit kann Comarch ERP mit nahezu jeder beliebigen Datenbank oder Fremdsystem verbunden werden, im Falle von Biomed zum Beispiel auch die Warenbewegungen eines externen Logistikdienstleisters. Ganz entscheidend profitiert Biomed von der durchgängigen Verfügbarkeit von Daten, auf die heute alle Mitarbeiter zugreifen können. Diese Daten und alle Ergebnisse sind zudem jederzeit reproduzierbar. Zuvor hatte Biomed eine heterogene IT-Landschaft mit verschiedenen Produkten und Ansprechpartnern und somit keine einheitliche Datenbasis. Stattdessen befanden sich redundante

Comarch Swiss AG Grabenstrasse 2/4 CH-9320 Arbon T +41 71 447 90 30 www.comarch.ch 14

Mehr über Comarch global Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, Industrie 4.0, SFA, CRM & Marketing, BI, Financials, EDI, ECM u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 5.000 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz, davon sind ca. 2.000 in der Software-Entwicklung beschäftigt. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen.

Daten in den vielen eingesetzten Systemen. Heute liegen alle Daten einheitlich in einem System, jeder Mitarbeiter arbeitet mit den gleichen Daten. «Das bei Biomed implementierte System rund um Comarch ERP und Comarch CRM/SFA/Mobile ERP ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Marketing – und Vertriebsstrategie unseres Unternehmens. Dadurch steht uns eine IT-Lösung zur Verfügung, die uns die Möglichkeit gibt, auf Branchenanforderungen flexibel zu reagieren, effiziente Geschäftsbeziehungen zu unseren Partnern aufzubauen sowie das Vertrauen in unser Unternehmen und unsere Produkte zu stärken», sagt Thomas Wirth, Vertriebs- und Marketingdirektor bei Biomed. Als Implementationspartner stand der Biomed die Comarch Swiss AG aus Arbon zur Seite, die seit Jahren in der ganzen Schweiz ITProjekte implementiert. Comarch ist hier fest verwurzelt — durch Partnerschaften mit Firmen vor Ort und Förderung regionaler Vereine. An den beiden Standorten in Luzern und Arbon sind ca. 30 Mitarbeiter beschäftigt, die Kunden in allen Schweizer Regionen betreuen. Das Dienstleistungsangebot vor Ort erstreckt sich von der Beratung über die Schulung bis hin zum täglichen Support sowohl bei applikatorischen als auch bei technischen Belangen.

Fokus Zeiterfassung

ClickTime AG

Zeiterfassung c-time

Customize AG

AZEPA Zeit und Leistung

Gadola Information Systems GmbH

HELIUM V Zeiterfassung

HELIUM V IT-Solutions GmbH

MOCO

hundertzehn GmbH

TimeSafe Zeiterfassung

Infotech AG

inova:time

inova:solutions AG

Zeitwirtschaft

IVS Zeit + Sicherheit AG

plus-time

Lothal Datentechnik & Partner AG

Mobatime

Mobatime AG

timesaver

openconcept AG

myfactory Cloud ERP

myfactory Software Schweiz AG

proles

proles solutions ag

Zeiterfassung – Real Time Management

RTM Systems AG

T@imeCalc

Schneider Infosystems AG

TimeTool Zeiterfassung/ Absenzenmanagement

TimeTool AG

tisoware.WORKFLOW tisoware.ZEIT tisoware.WEB tisoware.PROJEKT tisoware.PEP tisoware.MDE tisoware.BDE tisoware.ZUTRITT

tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH

Triviso Zeit

Triviso AG

TimeInfo

WATO-SOFT AG

PRO-LINE

ZEIT AG

Online Zeiterfassung (web24time.com)

Zwahlen Informatik

x x

Kostensatz pro MA definiert

Zeiterfassung ClickTime

Erfassung ungeplanter Aufträge

Calitime AG

Arbeitsfortschritt jederzeit einsehbar

Calitime

Multi-Erfassung möglich

aspin GmbH

Kostensätze pro Maschine definierbar

ADMIA Solutions AG

app PCMS

Beliebige Arbeitsprozesse erfassbar

ADMIA Chrono

Visierung von der Norm abweichenden Buchungen

ABACUS Research AG

Anzeigemöglichkeit GLZ, Ferien, etc…

ABACUS Business Software

Mobile Zeiterfassung

Anbieter

Mobile App

Produkt

Fingerprint

x x

NFC

RFID

Software für Zeiterfassung

Online Erfassung

Cloud-Lösung

Software für Zutrittskontrolle

Die vollständige Übersicht mit online Evaluation finden Sie auf www.topsoft.ch/zeiterfassung

Betriebsdaten Berücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben (Pausen)

Personaldaten Auswertungsmöglichkeiten (Statistiken Krankheit, Fehlzeit)

Lösungsumfang Zeiterfassung via

Verschiedene Zeitmodelle erfassbar (auch pro Person)

Marktübersicht Zeiterfassung

Dossier IT im Handel topsoft Magazin 16-4

Investitionsprioritäten in der Handels-IT Die Bedeutung der Informationstechnologie für den Handel ist so hoch wie nie zuvor. Mittlerweile gibt es kaum noch Bereiche, welche die IT nicht durchdringt. Themen wie Omnichannel und Mobile ändern zudem nicht nur das Konsumentenverhalten, sondern führen auch innerhalb der Unternehmen zu einem Wandel. Umso wichtiger wird es für die Einzelhändler, richtige Investitionsschwerpunkte zu setzen und die geeignete IT-Strategie zu finden. >> Michael Gerling | EHI Retail Institute

Jeder Franken oder Euro kann bekanntlich nur einmal ausgegeben werden. Daher ist es von grösster Wichtigkeit, die richtigen Investitionsentscheidungen bezüglich der Technologien zu treffen. Dabei müssen gegebenenfalls heute schon die Weichen für kommende Technologien gestellt werden, indem die Infrastruktur entsprechend vorbereitet wird. Wichtig ist, klar zu unterscheiden, welche Technologien lediglich Strohfeuer sind und welche für das Unternehmen in Zukunft möglicherweise sogar überlebenswichtig sein könnten.

IT-Trends im Einzelhandel Das EHI Retail Institute® in Köln hat die ITVerantwortlichen von insgesamt 95 führenden Unternehmen des Einzelhandels im deutschsprachigen Raum in persönlichen Interviews zu den IT-Trends und Investitionsprioritäten befragt. Die wichtigsten Erkenntnisse dieser Gespräche lassen sich in folgenden Kernthesen zusammenfassen: Michael Gerling, Geschäftsführer, EHI Retail Institute Seit über 30 Jahren ist Michael Gerling im Bereich Handel tätig. Seine berufliche Laufbahn führten ihn über verschiedene Unternehmen und Gremien ins EHI Retail Institute, wo er seit 1993 tätig ist. www.ehi.org

1 Omnichannel und Mobile werden von den IT-Verantwortlichen als die mit Abstand wichtigsten technologischen Trends der nächsten Jahre gesehen. In diesem Zusammenhang wird auch dem Thema Big Data bzw. Analytics und InMemory-Technologie eine grosse Bedeutung beigemessen. Auch Cloud Computing wird zunehmend als wesentlicher Trend der kommenden Jahre identifiziert. 2 Als Antwort auf die Herausforderungen dominieren Omnichannel-Projekte die Investitionspläne vieler Handelsunternehmen in den nächsten zwei Jahren. Hier gibt es aktuell und in unmittelbarer Zukunft in nahezu allen Unternehmen bedeutende IT-Projekte. Die Erneuerung und Optimierung der Warenwirtschaft steht aber nach wie vor ebenfalls weiter im Fokus der Investitionen. Ebenso spielen Supply Chain Management (SCM) und Customer Relationship Management (CRM)-Projekte, die

Erneuerung von Kassensoft- und -hardware sowie Mobile Devices für Mitarbeiter eine besonders bedeutsame Rolle in den kommenden beiden Jahren. 3 Im Rahmen der Omnichannel-Strategien wird die Optimierung der Kanalintegration aus organisatorischer Sicht von 51 Prozent der Panel-Teilnehmer als wichtigste Herausforderung angesehen, gefolgt von technischer Systemverknüpfung, RealtimeAnbindung und Stammdatenmanagement. Nur 12 Prozent der Firmen schätzen die Kanalintegration im eigenen Unternehmen bereits als gut ein, weitere 40 Prozent sehen sich auf gutem Wege. Die mobile Erreichbarkeit der Kunden hat für 55 Prozent der Teilnehmer eine besondere strategische Bedeutung, für die übrigen Firmen steht das Thema aufgrund der Kundenstruktur bzw. der Sortimente derzeit noch weniger im Fokus. 4 Als grösste Hürden bei der Implementierung von IT-Innovationen werden von den IT-Verantwortlichen zu knappe Budgets (35 Prozent), Engpässe bei Personal und knappe Zeitressourcen (25 Prozent) sowie Schwierigkeiten bei der Selektion und Priorisierung von Innovationen (20 Prozent) genannt. 5 Die wachsende Durchdringung aller Unternehmensbereiche durch Technologie hat einen deutlichen Einfluss auf die Position und Bedeutung der IT-Abteilung. 62 Prozent der IT-Verantwortlichen definieren die wesentliche Rolle der IT als Enabler mit enger Einbindung in die Prozessorganisation. Für 38 Prozent ist IT darüber hinaus auch zentraler Innovationstreiber innerhalb des Unternehmens. 6 Bedingt durch diese Entwicklung hat sich das Anforderungsprofil an Mitarbeiter der IT-Abteilung stark in Richtung Prozess- und Businessorientierung gewandelt.

Dossier IT im Handel

Technologische Trends Einschätzung der wichtigsten technologischen Entwicklungen der kommenden zwei Jahre Nennungen in Prozent / Mehrfachnennungen möglich

Omnichannel Mobile Devices/Mobile Anwendungen Big Data/Analytics Cloud Mobile Payment InMemory-Technologie/Realtime Analytics Internet of Things/M-to-M-Kommunikation IT Security Digital Signage Socialising Beacons RFID Virtualisierung SOA IP Telefonie

66 Prozent der Handelsunternehmen haben aufgrund akuten Fachkräftemangels Schwierigkeiten, Positionen adäquat zu besetzen. 7 40 Prozent der Unternehmen erwarten in den nächsten Jahren steigende IT-Budgets. Die IT-Budgets sind im Vergleich zu 2013 deutlich angestiegen auf durchschnittlich 1,24 Prozent vom Nettoumsatz. Damit haben sich die Erwartungen der IT-Verantwortlichen aus der vorherigen Untersuchung (52 Prozent waren von steigenden Budgets ausgegangen) bewahrheitet. 8 31 Prozent der Unternehmen haben heute noch eigenentwickelte Warenwirtschaftslösungen im Einsatz, dieser Anteil wird sich künftig voraussichtlich auf 23 Prozent reduzieren. Bei den übrigen IT-Systemen betreiben 34 Prozent der Firmen noch mindestens eine Kernapplikation in Eigenentwicklung, auch hier ist mit einem sich fortsetzenden Trend in Richtung Standards zu rechnen. 9 Die Bedeutung von Cloud Computing im Handel ist weiter steigend, auch wenn die Definition des Begriffs «Cloud» über die Unternehmen hinweg nicht einheitlich ist. Für 14 Prozent der Teilnehmer sind Cloud Services bereits jetzt ein wichtiger Bestandteil der IT-Strategie, weitere 34 Prozent gehen von einer stark steigenden Bedeutung in den kommenden Jahren aus. Bei kritischen Prozessen sind die Unternehmen generell weiter zurückhaltend gegenüber Cloud-Lösungen, bei Anwendungen wir zum Beispiel e-learning sind CloudLösungen dagegen heute quasi Standard. 10 RFID spielt derzeit vornehmlich bei den Handelsunternehmen im Bereich der langsam drehenden Konsumgüter eine Rolle, 20 Prozent der Firmen setzen diese Technologie ein oder haben Projekte geplant. Vor allem die Kombination aus Warensicherung

57 34 31 26 25

12 9 8 6 6 6 5 3 2 0

Wichtige IT-Projekte Anstehende wichtige IT-Projekte in den nächsten zwei Jahren Nennungen in Prozent / Mehrfachnennungen möglich Omnichannel Erneuerung/Optimierung WWS Supply Chain Management Erneuerung Kassen SW/HW CRM Mobile Devices für Mitarbeiter (Store) Infrastruktur Stammdatenmangement InMemory-Technologie/Realtime Analytics Mobile Applications für Kunden Zentralisierung Big Data/Analytics Mobile Payment Self Checkout/Self Scanning Digital Signage Cloud Austausch/Ernerung Zahlterminals Security

3 2 0

9 8 8

14 12

25 23 23 23

Rolle der IT In welcher strategischen Rolle sieht sich die IT innerhalb der Unternehmensorganisation Nennungen in Prozent / Mehrfachnennungen möglich

Prozessorganisator

Enabler

Dienstleister

Innovationstreiber

38 0

Dossier IT im Handel topsoft Magazin 16-4

IT-Budgets

Einschätzung zur Entwicklung des absoluten IT-Budgets und Durchschnittswerte in Prozent vom Nettoumsatz Nennungen in Prozent/ Durchschnittswerte in Prozent vom Nettoumsatz

Nennungen in Prozent

steigend

27 20

40 33

Entwicklung bei Warenwirtschaftssystemen

50 40

Standard vs. Eigenentwicklung

konstant

sinkend

Standard Eigenentwicklung

20 10

0 2011 (Ø 1,12)

2013 (Ø 1,14)

2015 (Ø 1,24)

Unentschlossen

23 5

0 Heute

Künftig

Cloud

Bedeutung von Cloud-Diensten für den Einzelhandel Nennungen in Prozent

 Definition von Cloud ist nicht bei allen Händlern gleich. Es herrschen Bereits heute von grosser Bedeutung

unterschiedliche Auffassungen.

 Teilweise haben sich Cloudanwendungen in die Unternehmen

eingeschlichen (Bspw. Office 365, Dropbox) Bedeutung wird stark zunehmen

 Mit den entsprechenden Sicherheitskonzepten und für Nicht-Kern-

anwendungen ist es für die meisten Handelsunternehmen eine Option.

Bedeutung bleibt weiterhin gering

 Aktuelle Hauptanwendungsbereiche sind HR und Office.

und Identifizierung mit Hilfe einer Technik ist hier sehr vorteilhaft. Im Bereich Lebensmittel oder anderer schnell drehender Konsumgüter beschränken sich die wenigen Anwendungen auf logistische Prozesse im Hintergrund. 11 33 Prozent der Händler von schnell drehenden Konsumgütern nutzen bereits heute Self-Checkout oder Self-Scanning Anwendungen, bei weiteren 13 Prozent ist ein erstmaliger Einsatz geplant. Damit bestätigt sich hier der Trend einer langsamen aber stetigen Marktdurchdringung, auch, wenn die meisten Projekte heute noch Einzelinstallationen sind. 12 Elektronische Regaletiketten (ESL) sind bei 13 Prozent der FMCG-Händler im Einsatz, konkrete Projektplanungen gibt es bei weiteren 10 Prozent. Bei 37 Prozent der Firmen steht die Technologie unter ständiger Beobachtung, ein zukünftiger Einsatz ist dort durchaus denkbar. Auch diese Technik scheint also weitere Verbreitung zu finden.

13 Die Beacon-Technologie wird von den ITVerantwortlichen als interessant angesehen, allerdings sind nur wenige konkrete Anwendungen im Einsatz (15 Prozent) oder geplant (11 Prozent). Es gibt noch kaum Erfahrungswerte aus der Praxis, die kommenden Jahre werden zeigen, ob sich die Technologie im Handel durchsetzen wird. 14 Auf die Frage nach den technologischen Trends führten neun Prozent aller Teilnehmer das Thema IT-Security auf. Nicht erst durch die Omnichannelstrategien der stationären Händler wird diesem Thema immer mehr Bedeutung beigemessen. Längst sind nicht mehr nur Finanzdaten bzw. Kundendaten für Hacker von Interesse. Begehrlichkeiten wecken mittlerweile auch Produktinformationen, Preis- und Konditionsinformationen, Strategiepapiere oder Personaldaten. Auch das von der Bundesregierung geplante IT-Sicherheitsgesetz verstärkt – zumindest im Lebensmittelhandel – die Fokussierung auf Fragen der ITSicherheit im Unternehmen.

Onmichannel und mobile Technologien als zentrale Themen Offensichtlich gibt es in der Branche keinen Zweifel daran, dass Omnichannel und mobile Technologien die zentralen Themen der kommenden Jahre sein werden. Dabei gibt es durchaus Wechselwirkungen zwischen diesen beiden Aspekten. Zum einen müssen die eigenen Mitarbeiter Zugang zu kanalübergreifenden Informationen (Verfügbarkeiten, aktuelle Konkurrenzpreise, Produktdetails) erhalten. Zudem muss im Store eine Webshopbestellung auf mobilen Geräten ermöglicht werden. Dies kann auch mit Escorted Shopping kombiniert werden, bei dem der Mitarbeiter den Kunden abteilungsübergreifend begleitet. Gleichzeitig sind mobile Geräte der Kunden bereits heute wichtige Berater. Die Smartphones und Tablets werden bei einer Kaufentscheidung zu Rate gezogen – sei es um Produktdetails oder Konkurrenzpreise abzurufen oder aber die Rezensionen anderer Käufer bzw. die Meinung der Freunde über soziale Netzwerke einzuholen. Selbstverständlich kann das Bezahlen am

Dossier IT im Handel

RFID

Self Checkout/Self Scanning

Planungen RFID-Einsatz

Verbreitung von Self Checkout bzw. Self Scanning Systemen Nennungen in Prozent

Nennungen in Prozent

12%

RFID im Einsatz 11% 6%

71%

RFID getestet und wieder eingestellt RFID in Planung RFID nicht relevant

70 60 50 40 30 20

17 8

10 0

Beacon

Einsatz geplant

Bereits im Einsatz

Nicht relevant

Stammdaten

Relevanz der Beacon Technologie

Organisation des Stammdatenmanagements im Unternehmen Nennungen in Prozent

Nennungen in Prozent

100 90

15% Im Einsatz 11%

74%

8 23

80 70

Einsatz konkret in Planung

Einsatz nicht vorgesehen

92 77

Dezentral zentral

30 20 10 0

Ist

Checkout ebenfalls über das mobile Gerät des Kunden abgewickelt werden.

Was sind FMCG? Fast Moving Consumer Goods (FMCG), auch schnelldrehende Produkte oder Renner genannt, sind Handelswaren, die im Verkaufsregal schnell entnommen und wieder aus dem Warenlager ersetzt werden (rotieren). Darunter fallen Konsumgüter des täglichen Bedarfs, wie Nahrungsmittel, Körperpflegeprodukte, Reinigungsmittel etc. (Quelle: https://de.wikipedia. org/wiki/Warenrotation)

Business Analytics gewinnt zunehmend an Bedeutung In dem Kontext ist auch die Wechselwirkung mit Big Data/Analytics und InMemory-Technologie/Realtime Analytics zu sehen. Denn durch Omnichannel und mobile Technologien fallen immer mehr unstrukturierte Daten – bspw. aus sozialen Netzwerken – in immer kürzerer Zeit an. Um die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und zeitnah auf diese zu reagieren, müssen die anfallenden Datenmengen analysiert werden. Die Ergebnisse dieser Analysen müssen dann auf unterschiedlichen Kanälen bereitgestellt werden. Dies stellt grosse Anforderungen an die entsprechende Infrastruktur und Technologien, um Realtime-Verarbeitung zu ermöglichen. Es sollte aber beachtet werden, dass der Begriff «Big Data» nicht nur die Verarbeitung von grossen Datenmengen bedeutet. Warenkorbanalysen werden bspw. seit Jahren vom Handel

Soll

durchgeführt. Entscheidend ist vielmehr, dass es sich um unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen handelt, um ggfs. vorausschauende Analysen des Kundenverhaltens zu generieren.

«Always Online» hat gerade erst begonnen Die Handelsunternehmen sehen sich mit dem Thema «Always Online» konfrontiert. Die dafür genutzte Technologie (Tablet, Smartphone, Wearable) ist für den Verbraucher dabei zweitrangig. Dies gilt zunehmend auch für nicht menschengesteuerte Devices – SmartHome, Autos, Parkplätze etc. Permanent werden Informationen aus der Umwelt übermittelt und auch überall erwartet. Gleichzeitig werden aber auch Informationen von der Umwelt abgefragt. Bspw. können mittels der WLAN-Funktion der Smartphones die Laufwege der Kunden im Store schon heute verfolgt werden. Was früher Alleinstellungsmerkmal der Onlinehändler war, ist nun in allen Verkaufskanälen möglich. <<

Dossier IT im Handel topsoft Magazin 16-4

Big Data Analysen im E-Commerce geschickt einsetzen Der Online-Handel boomt. Immer mehr wird über das Internet gekauft; sei es vom heimischen Rechner aus oder mobil über Handy bzw. Tablet – zu jeder Zeit an jedem Ort. Die Bestellungen, verbunden mit stetig wachsenden Produktsortimenten, erzeugen riesige Datenmengen. Wer die Informationen, die in den Datenmengen verborgen sind, intelligent nutzt, ist im Vergleich zu konkurrierenden Anbietern klar im Vorteil. >> Sean Jackson, EXASOL AG | Manuel Kesseler, Business & Decision

Die effiziente Analyse von Kundendaten birgt grosses Potenzial für den E-Commerce. Sie ermöglicht es dem eTailer (Person oder Firma, welche Produkte über das Internet verkauft) auf Basis von Kundendaten gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen und sich so deren Zufriedenheit und vor allem Treue zu sichern. Zudem kann er mit Hilfe von Big Data Analysen auch die optimale Warenverfügbarkeit gewährleisten. Diese ist ein wichtiger Erfolgsfaktor eines Webshops.

Treue Kunden sind das A und O

Sean Jackson ist Chief Marketing Officer der EXASOL AG und für die Marketingstrategie des Unternehmens verantwortlich. www.exasol.com

Im Webmarketing sollte nichts dem Zufall überlassen werden. Die Ansprache der Kunden in Echtzeit, unter der Berücksichtigung sämtlicher Datenschutzbedingungen, ist heutzutage beinahe Standard. Nur so lässt sich sicherstellen, dass der Kunde am richtigen Ort zur richtigen Zeit die gewünschten Informationen oder Empfehlungen erhält. Werden ihm zum Beispiel Produkte zum Kauf vorgeschlagen, die er bereits erworben hat, wird er sich wahrscheinlich ärgern und ungern zum betreffenden Shop zurückkehren. Erhält er hingegen hilfreiche Empfehlungen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass er zum Webshop zurückkehrt und im besten Fall erneut einkauft. Die Basis für intelligente Kundenempfehlungen stellt eine fundierte Auswertung gesammelter Kundendaten dar. So lassen sich aus der riesigen Menge vorhandener Daten wichtige Erkenntnisse rund um das Kundenverhalten und die Customer Journey gewinnen: Wonach sucht der Kunde im Webshop, welche Produkte hat er gekauft oder hat er den Kauf abgebrochen und wenn ja, an welcher Stelle. Diese Informationen helfen dem Webshop-Betreiber massgeblich, um den Kunden bestmöglich zu bedienen, ihn zu einem glücklichen und vor allem treuen Käufer zu machen und gleichzeitig natürlich Umsatz zu generieren.

Kundendaten auf Knopfdruck dank effizienter Datenbank

Um jederzeit sämtliche relevanten Kunden-, Liefer- und Logistikdaten auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben, sowie durchgängige Prozesse zu gewährleisten, empfiehlt sich für ShopBetreiber der Einsatz einer effizienten Datenbanklösung. Die Datenbank muss einerseits die Datenfluten, die durch die einzelnen Prozesse entstehen, innerhalb kürzester Zeit zuverlässig bewältigen. Andererseits sollte sie den jeweiligen Produktstatus in Echtzeit darstellen können. Denn: Der Online-Handel kennt keine Ladenöffnungszeiten. Es ist notwendig, dass die Verfügbarkeit der angebotenen Produkte 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche in Echtzeit abgerufen werden können. Nur so kann der Shop Betreiber gewährleisten, dass Artikel, die zur Neige gehen, rechtzeitig nachgeordert werden.

Welche Merkmale sollte ein Analysesystem erfüllen? Manuel Kesseler unterstützt als BI Practice Leader bei Business & Decision (Schweiz) Kunden bei der Realisierung von BI Lösungen. www.businessdecision.ch

Die wichtigsten Kriterien für eine Datenbanklösung, die im Online-Handel eingesetzt wird, sind hohe Leistung, Zuverlässigkeit und Schnelligkeit. Nur mit einer hochleistungsfähigen Datenbank lassen sich grosse Datenmengen in kurzer Zeit analysieren. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit: Die Lösung sollte problemlos mit den Datenmengen mitwachsen können. Da sich technische Gegebenheiten schnell ändern können, ist es zudem sinnvoll, dass die Datenbank mit neuen Tools und Plattformen kompatibel ist. Und zu guter Letzt: Neue Anforderungen an die Datenbank sollten sich zeitnah im Sinne des Kunden umsetzen lassen – dies setzt eine maximale Flexibilität der Lösung voraus. Um die

Dossier IT im Handel

Wenn die Kunden von Zalando vor Glück schreien, hat die In-Memory Datenbanklösung von EXASOL ganze Arbeit geleistet. Rund um die Uhr laufen Analysen in Echtzeit und werden Umsatzströme überwacht. Dabei müssen enorme Datenmengen bewältigt werden.

IT-Abteilung zu entlasten, bietet sich zudem eine Datenbank an, die wartungsarm ist und kein permanentes manuelles Tuning erfordert.

Wie Zalando Big Data bändigt

Ein gutes Beispiel für die effektive Datenbewältigung liefert Zalando, der Shooting-Star des E-Commerce. Zalando ist einer der führenden Modehändler Europas und muss teilweise sehr unterschiedlichen Kundenwünschen und einem heterogenen Online-Kaufverhalten gerecht werden. In jedem Land sitzen spezialisierte Teams, die die landesspezifischen Bedürfnisse der Kunden analysieren. Zalando stellt sich stets auf die lokalen Anforderungen ein, indem das Unternehmen den Kunden zum Beispiel unterschiedliche Bezahlmethoden ermöglicht. sowie verschiedene Logistikunternehmen in die Lieferkette integriert. Zudem erlebt Zalando ein rapides Wachstum. Das Sortiment des Web-Shops erweitert sich stetig – mit aktuell über 150‘000 Produkten. Einhergehend mit dem Unternehmenswachstum wuchs auch die Datenmenge rasant an. Dies sind in erster Linie Daten rund um alle Retail-Prozesse. Die zuverlässige Bewältigung des steigenden Datenaufkommens ist eine Herausforderung, der Zalando bereits seit vier Jahren mit einer schnellen und skalierbaren In-Memory Datenbanklösung Rechnung trägt. Die Lösung ist ein wichtiger Baustein des gesamten Data Warehouse Systems und sorgt für die gezielte Verarbeitung und Auswertung der Daten des Online-Händlers. Das System kann die Datenfluten mühelos verarbeiten und ermöglicht kurze Analysezeiten. Es lassen sich Reportings auf Knopfdruck abrufen,

Branchentrends erkennen und sofort darauf reagieren, indem Angebote entsprechend angepasst werden. Dies führt zu mehr Kaufabschlüssen und damit einem höheren Umsatz. Zudem kann die Verfügbarkeit der angebotenen Produkte zu jedem Zeitpunkt in Echtzeit abgerufen werden. Dies ist essenziell, um dem Kunden eine optimale Warenverfügbarkeit zu garantieren. Zeigt ein Ad hoc-Report beispielsweise an, dass ein bestimmter Schuh nur noch in geringer Stückzahl verfügbar ist, kann er auf diese Weise rechtzeitig nachgeordert werden. Über die Datenbanklösung Zalando arbeitet mit der analytischen In-Memory Datenbank von EXASOL. Die Lösung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus: Sie speichert alle Daten spaltenorientiert mit guter Kompression und verarbeitet die Abfragen in einem ClusterSystem, das die benötigten Daten im Hauptspeicher hält. Verglichen mit der enormen Datengrösse, verbraucht die Lösung wenig Speicherplatz, bietet aber ausreichende Ressourcen, um die Daten In-Memory zu verarbeiten und gleichzeitig gute Antwortzeiten zu garantieren. Da das System auf einem erweiterbaren Cluster läuft, können komplexe Abfragen auf mehr als nur einer Hardware gefahren werden – so lässt sich die wachsende Datenmenge einfacher bewältigen.

Das Potenzial von Big Data Analysen für den E-Commerce auf einen Blick Anhand des Beispiels von Zalando wird deutlich, wie wichtig eine gezielte Auswertung gesammelter Daten ist. Nur so erhält der Webshop-Betreiber entscheidende Erkenntnisse zu sämtlichen Fragestellungen im Rahmen seiner gesamten Wertschöpfungskette. Die Vorteile einer effizienten Datenanalyse für den E-Commerce im Überblick:

• Sicherung einer optimalen Warenverfügbarkeit durch 24/7 Analysen in Echtzeit • Abruf von Ad hoc-Reports um schnell auf das Kundenverhalten reagieren und das Sortiment oder Marketing-Massnahmen anpassen zu können • Trends erkennen: Gezielte Steuerung von Umsatzströmen und frühzeitige Identifikation neuer Umsatzpotenziale • Effiziente Transaktionen dank durchgängiger Prozesse • Kundenpflege und -bindung: Kunden erhalten ausschliesslich individuell gestaltete E-Mail Angebote, die sie auch tatsächlich interessieren Richtig eingesetzt, lassen sich die Erkenntnisse aus den Big Data Analysen für fundierte strategische Entscheidungen nutzen, die dem Webshop zu mehr Umsatz verhelfen und sich damit in bares Geld verwandeln lassen. <<

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Externe und integrierte Webshops, konzeptionell betrachtet Das Thema E-Commerce spielt für Unternehmen eine immer stärkere Rolle. Die Frage, ob ein Webshop benötigt wird oder nicht, ist weniger von Bedeutung, als die Überlegung, ob dafür eine externe oder eine ins ERP integrierte Lösung eingesetzt werden soll. Würde Goethe seinen Faust heute schreiben, vielleicht würde sich Gretchen in ihrer berühmten Frage nicht nach der Religion, sondern nach dem Webshop erkundigen: «Sag, wie hast du’s mit dem Webshop?» Gut vorstellbar, dass auch Shakespeare seinen Hamlet bei diesem Thema seufzen liesse: «Extern oder integriert, das ist hier die Frage.» Ein Dilemma, das durch glühende Anhänger unterschiedlicher Lager geschürt wird.

Versuch einer Definition Eine Auslegeordnung soll helfen, kühlen Kopf zu bewahren. Beginnen wir mit dem integrierten Webshop. Dieser greift online und direkt auf die Datenbank und Funktionalität des ERP-Systems zu. Er wird im selben Rechenzentrum betrieben wie das ERP, meist beim Kunden. Dieser Ansatz erzeugt wenig Aufwand im Betrieb, weil keine Schnittstellen zu unterhalten sind und viele ERP-Funktionen direkt genutzt werden können. Vor allem im B2B-Bereich ist das ein Vorteil. Die Verfügbarkeit des Shops ist an diejenige des ERP-Systems gebunden. Der Betreiber muss bereit sein, den Shop bei sich zu unterhalten. Der externe Shop kommuniziert über Schnittstellen mit dem ERP. Je nach Ausprägung ist die Verfügbarkeit nicht an das ERP gekoppelt. Die Implementation vor allem B2B relevanter Funktionen ist aber aufwendig oder koppelt den Shop wieder mehr oder weniger ans ERP. Der Betrieb der Schnittstellen ist für ein KMU ein Aufwandsfaktor.

Betriebsmodelle der Paradigmen Ein Shop läuft auf einem Webserver. Dieser muss direkt oder indirekt auf die ERP-Datenbank zugreifen. Der Server des ERP und der Webserver des Shops sind geografisch oft getrennt. So läuft das ERP zum Beispiel lokal im Unternehmen, während sich der Webserver bei einem externen Hoster befindet. Dabei stellt sich die Frage, wie der Zugriff des Webservers auf das ERP erfolgt und welche Dienste, Anwendungen, Schnittstellen und Protokolle dabei involviert sind. Der integrierte Shop läuft in der Regel in einer geschützten, sogenannten «demilitarisierten» Zone im ERP-Netzwerk. Ein solcher Webshop greift breitbandig und mit kleiner Latenzzeit via Datenbankzugriff durch die Firewall direkt auf die Datenbank des

dynasoft AG Niklaus-Konrad-Strasse 16 CH-4501 Solothurn T +41 32 624 17 77 www.dynasoft.ch 22

ERP zu. Im Fall des ERP-Systems tosca ist die Business Logik in der Datenbank implementiert und somit dem Shop zugänglich. Daten, die im Shop anfallen, werden ebenfalls in der ERP-Datenbank abgelegt. Damit kann deren Unterhalt im ERP realisiert werden, quasi als Erweiterung des Datenmodells der Warenwirtschaftsdaten. In externen Shops haben es ERP-Hersteller mit unterschiedlichen Shops zu tun. Im Fall von tosca richten wir uns bei der Schnittstelle nach den Anforderungen des Shop-Betreibers. Meist werden die Stammdaten vom ERP zum Shop offline repliziert und nur für gewisse Funktionen – wie die Ermittlung eines kundenspezifischen Preises, die Bewertung eines Warenkorbs oder die Verfügbarkeitsabfrage – sendet der Shop eine Online-Anfrage an das ERP. Für die Replikation gibt es mehrere Möglichkeiten: voller Datenbestand einmal täglich, fortlaufende Replikation von Deltas oder eine Mischform davon. Die Übertragung ganzer Datenbestände erfolgt meist mit XML oder CSV-Files per FTP oder http-POST. Für die Replikation von Deltas und Online-Anfragen wird meist eine Form von Webservice (SOAP, RESTful, proprietäre httpGETs mit XMLBodies als Antwort) verwendet.

Zugriff der Anwender Der Zugriff auf den Shop bzw. die dahinterliegenden Funktionsmöglichkeiten (Preise, Rabatte usw.) des Shops wird für den Anwender meist über die Logins mit entsprechenden Benutzerrechten gesteuert. Beim integrierten Shop werden diese Logins als Erweiterung von Kunden-, Adressen- und Kontaktdatenstamm gepflegt. Die Preisermittlung wird dabei an das ERP delegiert. Externe Shops verwalten ihre Logins selber. Für das ERP braucht es eine Zuordnung von Logins zu Kunden oder Kontakten. Das kann bei Neukunden erst geschehen, nachdem die Bestellung abgeschickt wurde. Die Preisermittlung für den Anwender kann durch WebService-Anfrage online oder durch Nachbau der Preisermittlungslogik im Shop realisiert werden.

Mehr als eine Bestellplattform In vielen Fällen werden Webshops als Kundeninformationsportale ausgebaut. Der Kunde hat den Anspruch an einer einzigen Stelle den Status aller seiner Bestellungen nachzuschauen. Dabei spielt es heute keine Rolle mehr, ob die Bestellung über den Webshop generiert wurde. Im Webportal erhält der Kunde umfassenden Zugriff auf kundenspezifische Dokumente. Beim integrierten Shop können viele Bedürfnisse durch Visualisierung der ERP-Daten abgedeckt werden, z.B. Auftragslisten oder Statistiken. Wo Dokumente ausgeliefert werden müssen, bezieht der Shop diese vom DMS oder, in einfachen Fällen, aus dem

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Erfolgreich dank integrierter ERP/Webshop-Lösung von tosca… Unter der Dachmarke bueroboss.de übernimmt die Bürologistik GmbH & Co. KG als Dienstleistungszentrale für die angeschlossenen Fachhändler zentrale Aufgaben in den Bereichen Einkauf, Lager, Marketing, Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, IT-Service. Dadurch können die Partner ihren Endkunden eine elektronische Bestellplattform anbieten, welche ein Warensortiment mit rund 10‘000 täglich verfügbaren Artikeln umfasst. Die Schochvögtli AG bietet als Schweizer Handelsunternehmen für Büromaterial seinen Geschäftskunden ein grosses Portfolio von rund 50‘000 Artikeln. Das Angebot umfasst EDV-Zubehör, allgemeines und firmenspezifisches Büromaterial, Bürotechnik, Food & Catering, Reinigung- & Hygieneartikel, Präsentationsmittel, Werbeartikel und vieles mehr.

Filesystem. Das ERP führt die Zuordnung von Dokumenten zu Kunden. Beim externen Shop werden die Dokumente zum Shop repliziert. Der Shop muss die Berechtigungen aus dem Kundenkontext selber kontrollieren.

Darstellung der Daten Im Shop sind zur Strukturierung und zur Beschreibung von Artikeln Elemente nötig, welche im ERP nicht gebraucht werden (z.B. Artikelgruppen, Beschreibung einer Gruppe). Diese Strukturinformationen und beschreibenden Texte werden im sogenannten Produktinformationsmanagement (PIM) verwaltet, wo Strukturen, Texte, Pfade zu Mediendateien und Artikeleigenschaften gepflegt werden. Im externen Shop erfolgt der für den Shop notwendige Strukturaufbau der Daten in der Regel im PIM-Modul des ERP, dessen Daten in den Shop repliziert werden. Eine interessante Aufgabenstellung für die Artikelabbildung im Webshop sind Variantenartikel, bei denen je nach Auswahl (Shirt mit Farbe, Grösse, Schnitt) das richtige Bild angezogen werden sollte. Dabei werden im PIMModul des ERP die Pfade verwaltet, welche der Shop zur Erzeugung der Links verwendet. Die Bereitstellung der Medienressourcen für den Shop findet in automatisierten Prozessen statt. Im Modell von tosca referenzieren die Varianten die ERP-Artikel, die mit dem Produktkonfigurator auch online erzeugt werden können. Im PIM werden diese Varianten zu Produkten zusammengefasst. Ähnlich wie zuvor beim Strukturaufbau der Daten folgt auch die Abbildung der Variantenartikel im externen Shop der Verfahrensweise des integrierten Ansatzes. Die eigentlichen Mediendaten müssen zum Shop repliziert werden.

Warenkorbkonzepte In den bekannten Systemen findet über den Warenkorb der Übergang zur Transaktion im ERP-System statt. Bevor es soweit ist,

bietet aber der offene Warenkorb eine Menge Diskussionsstoff. Im integrierten Shop ist der Warenkorb ein ERP-Auftrag mit einer bestimmten Auftragsart. Die Auftragsart steuert die Reservationen am Lager; je nach Installation sind Warenkörbe dispositionsrelevant oder nicht. Das Konzept des offenen Warenkorbes im integrierten Shop sorgt dafür, dass der Shop-Betreiber jederzeit den Überblick hat, auch über noch nicht abgesendete Warenkörbe. Werden aus dem externen Shop Warenkörbe zur Bewertung ans ERP übergeben, ist das analog zum integrierten Shop. Andernfalls ignoriert das ERP offene Warenkörbe. Eine weitere Frage im Zusammenhang mit Warenkorbkonzepten ist der Umgang mit Warenkörben von noch nicht registrierten Usern. Dafür wird im integrierten Shop ein Gastkunde eingerichtet, der für die Konditionenfindung relevant ist. Für einen neu registrierten Benutzer wird im ERP entweder ein Kunde angelegt, oder der Benutzer wird einem vorhandenen Kunden zugeordnet. Danach wird der Warenkorb auf den Kunden kopiert. Im externen Shop werden die Warenkörbe in der Importschnittstelle so lange blockiert, bis der Kunde für den neu registrierten Benutzer angelegt wurde oder zugeordnet werden konnte.

Integration ist mehr als die Summe der Teile Welche Form eines Webshops im konkreten Fall am meisten Sinn macht, hängt nicht nur von den Kundenanforderungen ab, sondern auch von der jeweiligen Systemumgebung. Dabei geht es nicht nur um den jeweiligen Funktionsumfang des integrierten bzw. externen Webshops, sondern insbesondere um das Zusammenspiel von Online-Business und internem Warenwirtschaftssystem. Ob Aristoteles im antiken Griechenland bereits die Vorteile eines integrierten Webshops kannte, sei dahingestellt. Aber seine Erkenntnis, dass das Ganze mehr als die Summe seiner Teile ist, hat auch im Zeitalter der Webshops nicht an Gültigkeit verloren.

Dossier IT im Handel topsoft Magazin 16-4

ERP für den Handel Ob Gross- oder Einzelhandel, ohne IT läuft heute kaum mehr etwas. Das trifft auf den stationären Handel zu mit «echten» Verkaufsläden, aber natürlich noch viel mehr auf den Online-Handel. Zunehmend werden diese Verkaufskanäle parallel betrieben, was zu speziellen Herausforderungen führt, wie beispielsweise Verkauf im Webshop und Rückgabe persönlich im Verkaufsgeschäft mit Rückzahlung über ein anderes Zahlungsmittel. >> Dr. Marcel Siegenthaler | schmid + siegenthaler consulting gmbh

IT kann eine Handelsfirma effizient unterstützen mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS), Planungsfunktionalitäten und der elektronischen Anbindung an Kunden und Lieferanten. Die IT-Mittel sind inzwischen auch für kleinere Unternehmen bezahlbar, der Engpass liegt oft eher beim internen Know-how um die angebotenen Möglichkeiten auch sinnvoll zu nutzen.

Grosshandel

Dr. Marcel Siegenthaler ist Partner der schmid+ siegenthaler consulting gmbh und unterstützt Unternehmen bei der Evaluation und Einführung von Business Software. www.schmid-siegenthaler.ch

Die professionelle Kundschaft im Grosshandel stellt spezielle Anforderungen, welche sich auf die IT-Systeme auswirken. In jeder Stufe der Wertschöpfungskette versuchen die Unternehmen, ihre Lager klein zu halten, um möglichst wenig Kapital zu binden. Verarbeitende Unternehmen versuchen nach Möglichkeit, das benötigte Material erst dann zu beschaffen, wenn eine Bestellung vorliegt. Vom zuliefernden Händler wird daher erst recht eine hohe Lieferbereitschaft und sofortige Anlieferung erwartet. Die Verwaltung von Lagerorten und die Art der Lagerbewirtschaftung kann in der Regel ein Warenwirtschaftssystem (WWS) selbst übernehmen, was bei manuell geführten Lagern im Allgemeinen ausreicht. Sobald mindestens teilweise automatisierte Systeme zum Einsatz gelangen, stellt sich aber die Frage nach der Schnittstelle zum WWS, da sich die Funktionalitäten von LVS und WWS je nach Anbieter stark überschneiden können. Insbesondere greifen die beiden Systeme zur Unterstützung der Kommissionierung ineinander, wenn beispielsweise für die sichere Identifizierung der Teile im Lager ein Artikelbild vom ERP zur Verfügung gestellt werden soll. Im Handel reicht das klassische Bestellpunktverfahren zur Lagerbewirtschaftung oftmals nicht aus. Bei Lebensmitteln muss der Bestand vielleicht nach FEFO (First Expired, First Out) geführt werden: Das Produkt mit dem jeweils nächsten Verfalldatum wird unabhängig vom

Eingangsdatum als Erstes ausgeliefert. Diese fortgeschrittenen Planungsfunktionen sind längst nicht in jedem WWS selbstverständlich. Die elektronische Anbindung an Kunden und Lieferanten kann wesentlich weitergehen als nur bis zu einem Online-Shop. Die Abbildung 1 zeigt in der oberen Hälfte den konventionellen Ablauf in einem Produktionsunternehmen, in der unteren Hälfte – stellvertretend für andere Formen der Zusammenarbeit – wie in der Prozessindustrie, im Recycling-Business, aber auch bei der Verarbeitung vieler Grundstoffe auf die divergierende Konstruktionsarbeitsplatz die Bestellung direkt ausgelöst wird.

Streckengeschäft Beim Streckengeschäft übernimmt ein Zwischenhändler die Informations- und Finanzflüsse. Der Warenfluss aber erfolgt direkt (Abbildung 2). Die Lieferung erfolgt in der Regel durch ein Transportunternehmen, welches vom Zwischenhändler oder dem Lieferanten selbst aufgeboten wird. Viele Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme sind vom Aufbau her für Streckengeschäfte ungeeignet, da sie darauf basieren, sämtliche Transaktionen über das Lager abzuwickeln. Finanztransaktionen ohne zugehörige Bewegung am Warenein- oder -ausgang sind nur mit Tricks möglich. Gute WWS für den Handel ermöglichen es, das Streckengeschäft mit sämtlichen zugehörigen Transaktionen im Überblick zu behalten.

Detailhandel Mit seinen vielfältigen Erscheinungsformen richtet sich der Einzelhandel an den Endverbraucher. Langsam, aber sicher wird hier die eigenständige Registrierkasse abgelöst durch Kassenlösungen, welche direkt mit dem WWS verbunden sind. Häufig wird dazu ein PC mit der entsprechenden Software und einer Kassenschublade aufgerüstet. Ein Touchscreen

Dossier IT im Handel

Abbildung 1: Der Händler übernimmt für den Produzenten das Lager

Abbildung 2: Streckengeschäft

bringt Komfort in der Bedienung, allenfalls kann die Eingabe mit Handscanner und Kartenleser ergänzt werden. Speziell auf die Aufgabe am POS (Point of Sale) ausgelegte Hardware verfügen standardmässig über alle erforderlichen Schnittstellen und bieten ein robustes und oft auch optisch ansprechendes Design. Kostenmässig ist diese Ausrüstung nicht mehr viel teurer als eine professionelle Registrierkasse. Die Integration der Kasse in das WWS bringt auch für kleinste eigenständige Verkaufsgeschäfte Vorteile: ∙∙ Direkte Erfassung des Warenverkaufs ergibt eine laufend aktuelle Lagerübersicht ∙∙ Automatische Nachbestellung von Waren ∙∙ Automatische Übertragung in die Finanzabrechnung ∙∙ Zuordnung der Verkäufe zu Kunden Vereinfacht werden auch die üblichen Vorgänge wie das Erstellen und Einlösen von Gutscheinen, die Warenrücknahme oder der Umtausch von Artikeln, der Belegdruck für Gutschriften, die Gewährung von Rabatten usw. In der Minimalkonfiguration können mit einem einzigen PC sämtliche Aufgaben vom Einkauf bis zum Verkauf, die Lagerbewirtschaftung, Buchhaltung, statistische

Auswertungen usw. zu minimalen Kosten abgewickelt werden. Sobald mehrere Verkaufsstellen betrieben werden, bringen vernetzte Kassenlösungen enorme Vorteile. Wird ein ERP im Einzelhandel eingesetzt, so läuft als Software auf der Kasse ein Programmteil aus diesem ERP.

Finanzbuchhaltung und das Debitorenwesen nahtlos funktioniert. Als eigentliche Knacknuss kann sich die Preisstrukturierung in mehrstufigen internationalen Vertriebsorganisationen erweisen. Neben den Problemen mit Wechselkursen und den verschiedenartigsten Steuern können Diskussionen entstehen, wenn Endpreise offengelegt werden – was mit der Einführung von Internet-Shops fast zwangsläufig der Fall ist. Bevor historisch gewachsene Preisstrukturen mit grossem Aufwand in ein IT-System übernommen werden, lohnt sich allenfalls ein Versuch, die Strukturen zuerst zu vereinfachen. Rabatte für Bundles oder Sets aus verschiedenen Produkten sind eventuell vom WWS nicht ohne Weiteres zu bewältigen. Die Prüfung des Lagerbestandes muss auf die kleinste vorhandene Zahl der verschiedenen benötigten Elemente abstellen, und beim Verkauf des Bundles sind die einzelnen Bestandteile auszulagern. Auf dem Lieferschein und auf der Rechnung ist das Bundle als einzelner Artikel aufzulisten, die gewährten Rabatte sind aber beispielsweise gleichmässig den einzelnen Elementen zuzuschreiben, damit eine Erfolgskontrolle möglich ist. In manchen IT-Systemen sind mengenmässige Abweichungen schwer zu handhaben. Während ungewollte Verluste sich erst bei der Inventur zeigen und auf diesem Weg korrigiert werden, gibt es in einigen Branchen übliche Abweichungen von den vereinbarten Liefermengen. Diese können als Naturalrabatt (Überlieferung) vereinbart werden und sind damit nicht verrechenbar. Eine andere Variante ist die Abmachung, dass eine gewisse Über- oder Unterlieferung in Kauf genommen und auch entsprechend verrechnet wird. Auszug aus dem Buch «Das ERP als Erfolgsfaktor im Unternehmen», Dr. M. Siegenthaler, ISBN 978-3-03805-137-4.

Preisfindung Der Kreativität bei der Preisfindung sollten nicht informationstechnische Grenzen gesetzt werden. Die eigenen Bedürfnisse sind daher mit den Möglichkeiten der angebotenen Software zu vergleichen. Während Abverkäufe und generelle Rabatte einfach zu verwalten sind, verlangen Treuerabatte, umsatzabhängige Rabatte oder Boni den Rückgriff auf die kumulierten Verkaufsdaten der betreffenden Kunden. Werden vorgegebene Rabattstufen überoder unterschritten, sollte das System den Verkäufer automatisch auf diesen Umstand aufmerksam machen, um die Chance zur Vertiefung des Kontaktes wahrzunehmen. Kumulierte Umsatzzahlen pro Verkäufer oder Standort müssen verfügbar sein, wenn eine Provision für Verkäufer realisiert werden soll. Die Gewährung von Skonti oder auch von Frühbucherrabatt wiederum bedingt, dass die vorgegebenen Zeiten automatisch überwacht werden und die Integration in die

Ratgeber für Auswahl und Einsatz von Business Software

«Das ERP als Erfolgsfaktor imUnternehmen»

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Messerückblick topsoft Magazin 16-4

Business im digitalen Wandel auf der topsoft Fachmesse 2016

Hauptsponsor topsoft

Für viele Besucher der diesjährigen IT-Messe topsoft stand eine Frage klar im Vordergrund: Welchen Einfluss hat die digitale Transformation auf mein Unternehmen? Antworten dazu lieferten die rund 500 Aussteller der topsoft und der parallel stattfindenden SuisseEMEX sowie zahlreiche Fachreferate und LiveEvents. Die nächste topsoft/SuisseEmex wird am 29./30. August 2017 wieder in der Messe Zürich stattfinden.

Fachmesse 29./30. August 2017 Messe Zürich 26

Save the date

Messerückblick

Smartphone-App für Spesen- und Zeiterfassung begeistert ABACUS blickt auf einen erfolgreichen Messeauftritt auf der topsoft zurück. Besonderes Interesse weckte die App AbaCliK, mit welcher der Aufwand für die Spesen-, Zeit- und Leistungserfassung sowie Employee-Self-Service-Prozesse markant minimiert wird. KMU wird damit ermöglicht, die Vorteile von Smartphones auch für das Geschäft zu nutzen. Spesenerfassung – überall, jederzeit und einfach. Viele Messebesucher liessen sich zeigen, wie man mit AbaCliK ganz einfach Spesenbelege per Fingertipp fotografiert und mit Leistungsarten, Projekt- und Arbeitszeiten oder Aktivitäten ergänzt. Die so gesammelten und organisierten Informationen lassen sich mit Detailangaben wie Zahlungsart, Standorte, Kategorien, Projekte, Bilder und Kommentare versehen und sofort mit der ABACUS Business Software nahtlos synchronisieren. Die physischen Belege werden dadurch obsolet.

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Leistungs- und Stundenerfassung wird mobil. Die Zeiten, in denen in Unternehmen für die Zeiterfassung noch immer Stempeluhren oder Barcodes mit Lesegeräten eingesetzt werden müssen, sind vorbei. Zu diesem Schluss muss man kommen, wenn man die Reaktionen der Interessenten an der AbaCliK App als eine einfach zu bedienende mobile Leistungs- und Zeiterfassung richtig interpretiert. Denn gearbeitete Stunden oder gefahrene Kilometer lassen sich damit jederzeit unterwegs eingeben sowie in die

ABACUS Business Software verbuchen. Da die App darauf ausgelegt ist auch Bar- und QR-Codes zu lesen, ist sie in der Lage, die Funktion der Leistungs- und Stundenerfassung zuverlässig zu übernehmen. Employee-Self-Service (ESS). Beeindruckt hat an AbaCliK die Besucher aber auch die «Angestellten-Selbstbedienung» mit AbaCliK. Diese erlaubt den mobilen Zugriff auf die Personaldaten in der ABACUS Business Software und deren Bewirtschaftung auf dem Smartphone. Ein Mitarbeiter kann damit persönliche Daten wie seine Adresse, seinen Zivilstand oder seine Bankkoordinaten im ERP-System ändern sowie Absenzen und Ferien beantragen. Der Arbeitgeber ist in der Lage, Lohnabrechnungen oder den Lohnausweis direkt auf das Smartphone des Mitarbeitenden zu senden. Auch betriebliche Genehmigungsprozesse werden dadurch vereinfacht. Mit Hilfe der mobilen Visumskontrolle können Vorgesetzte direkt Spesen genehmigen oder auch Kreditorenrechnungen visieren.

PROFFIX stets am Puls der Schweizer KMU PROFFIX ist die Schweizer Software für Schweizer KMU. Dieses Selbstverständnis drückt der Hersteller mit starken Kundenstatements auch in seinem neuen Messeauftritt aus. Die Gespräche an der topsoft zeigten, dass dieses Verständnis für die KMU den Nerv vieler Unternehmer trifft. Die Geschäftswelt dreht sich immer schneller. Gerade Handelsunternehmen, die einen wichtigen Teil der KMU ausmachen, aber auch Dienstleistungsunternehmen müssen schnell auf neue Herausforderungen reagieren. Mit ihrer branchenunabhängigen Software richtet sich PROFFIX seit jeher an die Inhaber Schweizer KMU, die ihre Geschäftsprozesse vereinfachen wollen, ohne dafür teure Investitionen tätigen zu müssen. Ihre Bedürfnisse stehen im Mittelpunkt der laufenden Entwicklung von PROFFIX.

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Digitalisierung schreitet voran. Dass der Druck auf die KMU steigt, bestätigte sich gemäss PROFFIX Geschäftsführer Peter Herger auch in den Gesprächen mit den Messebesuchern. Mehr denn je sei zu spüren, dass die Verantwortlichen nach Lösungen suchen, die mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen Schritt hält. Der Datenaustausch mit Behörden, Finanzinstituten und Drittpartnern erfolgt heute digital. Stunden und Aufwendungen müssen minutiös digital erfasst und ausgewiesen und auch

seitens Behörden stellen sich immer neue rechtliche Anforderungen, wie beispielsweise die vorschriftsgemässe Erfassung der Arbeitszeit. Geschäftsprozesse vereinfachen. Die Besucher zeigten ein grosses Interesse daran, wie sich die Geschäftsprozesse mit PROFFIX vereinfachen lassen. Dabei beeindruckte die Aktualität der Lösung, die sich beispielsweise darin zeigt, dass PROFFIX den ISO20022Standard in der Kommunikation mit den Finanzinstituten bereits umsetzt. Aber auch die neue PROFFIX Zeitverwaltung, mit der KMU die Arbeitszeit nach neuem Recht regeln können, und die auch eine App für die mobile Zeiterfassung bietet, fand grossen Anklang. «Die Gespräche verdeutlichten, dass sich KMU der voranschreitenden Digitalisierung bewusst und wir mit PROFFIX optimal vorbereitet sind», so Herger. Aktuelle PROFFIX Testimonials und Tutorials finden Sie unter www.proffix.net.

Messerückblick topsoft Magazin 16-4

DMS von Faigle: effizient, clever und kostensparend Das Schweizer Familienunternehmen Faigle konnte zum zweiten Mal an der schweizweit grössten Messe für Business Software Lösungen rund um digitale Dokumente präsentieren. Faigle begeisterte zahlreiche Besucher mit kundenspezifischen Dokumentenmanagementsystemen und kompetenter Auskunft. Unauffindbare Dokumente, arbeiten auf alten Versionen, unterschiedliche Handhabungen der Ablage, nicht nachvollziehbare Änderungen – die Probleme beim Verwalten von Dokumenten sind so alltäglich wie ärgerlich. Mittels Dokumentenmanagementsystemen (DMS) kann Faigle genau diese Probleme schnell und einfach aus dem Weg räumen. Das DMS ist die Antwort auf die stetig wachsende Menge von Dokumenten, Informationen und die zunehmend individuellen Ansprüche der Kunden.

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Das Archivieren, Verwalten und Klassifizieren von Geschäftsdokumenten lässt sich effizient und kostensparend mit DMS realisieren. Faigle hat an der topsoft 2016 unterschiedliche und auf die Unternehmen angepasste DMS-Lösungen vorgestellt. Anhand des flexiblen und anpassungsfähigen DLS Professional konnte aufgezeigt werden, wie Unternehmen ihre Geschäftsdokumente, -informationen und -prozesse organisieren und ablegen können. Mithilfe von einfachen und intuitiven grafischen Oberflächen

wurde den Besuchern aufgezeigt, wie Geschäftsprozesse erstellt werden können. Auch kleine Unternehmen, die kein Bedürfnis nach einem umfänglichen DMS haben, wurden bei Faigle fündig. Mit dem Archivsystem für digitale Dokumente DLS Easy konnte aufgezeigt werden, wie einfach und schnell Dokumente eingescannt (mit OCRErkennung), abgelegt und wiedergefunden werden. Papierarchive können mit dem DMS somit reduziert oder gar aufgelöst werden. Von diesen und weiteren gewinnbringenden Lösungen und Funktionen liessen sich zahlreiche Besucher begeistern und dazu inspirieren, sich dem Thema DMS anzunehmen. Während der topsoft 2016 hat Faigle zahlreiche Entscheidungsträger und Fachverantwortliche einmal mehr davon überzeugt, dass sie nicht nur ein kompetenter Partner im Druck-, sondern auch im Dokumentenmanagement ist.

Digitalisieren mit der Enterprise Software Opacc® An der topsoft 2016 informierten sich viele Kunden und Interessenten für unsere neuen Software Anwendungen. Viel Stoff zum Diskutieren gab es zum Thema digitale Herausforderungen und wie diese Chancen genutzt werden kann. Wer die digitale Transformation als Chance und nicht als Gefahr für sein Unternehmen sah, besuchte uns an der topsoft 2016 Ende August in Zürich. Die Opacc begegnet dem digitalen Wandel mit integrierten Anwendungen auf einer einzigen, durchgängigen Plattform. Welches sind die Bedürfnisse und Erwartungen eines Unternehmens an eine zukunftstaugliche ERP-Lösung? Was bedeuten die grossen Schlagworte Cloud Computing, Big Data, CRM und Business Intelligence für KMU-Unternehmer? Welche Chancen bietet die fortschreitende Digitalisierung auf allen Ebenen?

Opacc Software AG Opacc Software AG Industriestrasse 13 6010 Kriens-Luzern T +41 41 349 51 00 www.opacc.ch marketing@opacc.ch

Auf diese und viele weitere Fragen zeigten wir mögliche Antworten auf und präsentierte unsere neusten Enterprise Anwendungen: ∙∙ ∙∙ ∙∙ ∙∙

OpaccOXAS OpaccERP OpaccEnterpriseShop und OpaccEnterpriseCRM

Daten Silos vermeiden Für KMUs wird es zunehmend zu einer grossen Herausforderung, von überall her auf die jeweils relevanten Geschäftsdaten zuzugreifen. Denn oftmals wird noch mit «Silo-Lösungen» gearbeitet. Das heisst, man betreibt mehrere Systeme, die alle für sich funktionieren. Da existieren eine ShopLösung, ein CRM, ein POS und ein ERP parallel. Diese Silo-Architektur steht dem digitalen Wandel im Weg. Um aus all diesen Daten das Bestmögliche herauszuholen, muss zuerst vereinheitlicht werden. Mit der durchgängigen Plattform OpaccOXAS verschwinden die Silos. Es gibt keine doppelten Daten und Prozesse mehr zu unterhalten. Für die Zukunft ist dies die wichtigste Voraussetzung, die Digitalisierungswelle mit der nötigen Flexibilität zu meistern. Für die Opacc war die topsoft wieder ein voller Erfolg, vom Auftritt in und um die Messe bis zu den sehr guten Gesprächen. Mehr zur Opacc finden Sie auf www.opacc.ch

Messerückblick

Mehr Effizienz beim Dokumenten-Input und -Output Der in Feinkeramik-Kompetenz führende japanische Technologiekonzern KYOCERA bietet Schweizer Kunden effiziente Gesamtlösungen für das Dokumentenmanagement mit hohem Einsparpotenzial. Die neusten Innovationen der KYOCERA Document Solutions wurden erstmals an der topsoft 2016 präsentiert. KYOCERA Ihr Partner für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Unser Leben ist digital. Das verändert auch die Art, wie wir Informationen ablegen, respektive archivieren. Papierdokumente sind gerade im KMU Land Schweiz nach wie vor wichtig. Die Papier- und digitale Welt muss zu einer Einheit zusammenfliessen, um den Überblick über die Flut an Informationen aus allen Kanälen zu behalten und sie möglichst nutzenbringend zu archivieren.

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Die richtige Hardware für die Digitalisierung. Der Anwender muss sich in erster Linie Gedanken machen, was seine aktuellen sowie auch zukünftigen Bedürfnisse sind und mit welchen Funktionen er diese am besten erfüllen kann. KYOCERA bietet nicht nur Hardware sondern auch smarte Softwaretools um Dokumenten-Prozesse effektiv zu unterstützen. Was muss ein perfekter/s Drucker/Multifunktionsgerät leisten? KYOCERA Drucker und Multifunktionssysteme sind für kleine bis grosse Abteilungen – für

anspruchsvolle Office- und Layout-Anwendungen – geeignet. Die Systeme müssen mit herausragenden technischen Innovationen Massstäbe setzen und zukünftige Bedürfnisse erfüllen. KYOCERA begeistert durch ausgezeichneten Bedienkomfort, hohe Wirtschaftlichkeit, schönes Design und perfekte Druckqualität. Die neue TASKalfa MFP-Serie – innovativ – clever – smart. Durch die neue Tonertechnologie und die hohe Auflösung erhalten Sie die lebendigsten und schärfsten Bilder, die Sie bekommen können. Zusätzlich bekommen Sie höchste Performance, eine breite Medienvielfalt für erstklassige Dokumente und natürlich eine einfache Bedienung. KYOCERA bietet den Anwendern intelligente Lösungen, die den Dokumentenworkflow optimieren und das Managen von Dokumenten vereinfachen. Mit umfangreichen Dienstleistungen und innovativer Software hilft KYOCERA den Unternehmen das Thema Dokumente und deren Management effizient und sicher zu gestalten, Kosten zu senken und die Ökobilanz zu verbessern.

Leistung zählt – vor, während und nach der Messe Mit der Messeteilnahme auf der topsoft 2016 ist man bei der Step Ahead Schweiz AG mehr als zufrieden. Das grosse Interesse der Besucher und spannende Business Cases waren Hintergrund für zahlreiche Kontakte zu neuen und bestehenden Kunden. Dabei wusste besonders der neue «Leistungskatalog» zu gefallen. Kein Messetag ist wie der andere, weiss Thomas Frei aus Erfahrung. Auch wenn er als CEO der Step Ahead Schweiz AG das ITBusiness – und insbesondere das Umfeld der topsoft – aus der Westentasche kennt, wisse man eben nie, welche Besucher mit welchen Interessen vor einem stehen. Spontane Begegnungen und Fragen gehören dabei einfach dazu. Sein Fazit für die diesjährige topsoft Messe: Die ERP/CRM-Lösung Steps Business Solution, besonders aber der neue «Leistungskatalog», wussten zu gefallen.

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Die Besucher waren oft beeindruckt, wie flexibel und schnell sich leistungsbasierte Angebote mit Steps Business Solution erstellen lassen und wie Leistungen exakt geplant und frankengenau abgerechnet werden können. Gerade serviceorientierte Unternehmen profitieren dabei von den Vorteilen einer vollintegrierten Gesamtlösung, denn vom Angebot über den Auftrag über die Planung bis hin zum Controlling deckt Steps alle Anforderungen ab. Um Angebot und Planung zu vereinfachen, lassen sich

mit Steps Business Solution vordefinierte Leistungskataloge einfach definieren und jederzeit wiederverwenden. Selbstverständlich können alle Vorgaben problemlos manuell geändert und aktuellen Bedürfnissen angepasst werden. Alle Angaben sind nicht nur verkaufswirksam, sondern fliessen automatisch in die Dispositionsplanung von Ressourcen ein. Werden zum Beispiel für die Installation eines Gerätes eine Anzahl Arbeitsstunden veranschlagt, können diese gezielt (und vollintegriert) einem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Das Prinzip dahinter ist einfach und lässt sich – kurz und knapp – wie folgt zusammenfassen: Planen und abarbeiten! Auch komplexere Strukturen und Abhängigkeiten lassen sich in Steps Business Solution problemlos abbilden. Gerne unterstützen Sie die Berater der Step Ahead Schweiz AG bei der Analyse, Planung und Realisierung Ihres ERP-Projekts. Wenn Leistung zählt, Steps Business Solution!

Export topsoft Magazin 16-4

Vereinfachung bei den Ausfuhrnachweisen Exporteure kennen das Problem: Export abgeschlossen, Kunde zufrieden und die Rechnung bezahlt. Dann fehlt nur noch der Ausfuhrnachweis für die Mehrwertsteuer. Je nach Art, wie der Spediteur dem Exporteur den Ausfuhrnachweis zur Verfügung stellt, ist das ein grösseres Prozedere. Seit 2016 gibt es eine neue, einfache Bezugsmöglichkeit für die elektronischen Ausfuhrnachweise (eVV). Davon profitieren alle Exporteure, egal ob sie mit einer eigenen e-dec Software, Ausfuhranmeldung mit e-dec web oder Anmeldung durch den Spediteur/Verzollungsagent arbeiten. >> Dominique Zihlmann | TransSoft GmbH

Die Exporteure haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Ausfuhren beim Zoll anzumelden: Anmeldung durch den Spediteur oder eigene Anmeldung (mit eigener Software oder e-dec web). Daraus folgend gibt es verschiedene Wege, wie der Exporteur zu den Ausfuhrnachweisen kommt. Bei der Anmeldung durch den Spediteur kommt erschwerend hinzu, dass die Spediteure im Moment noch zwei Systeme verwenden, um die Ausfuhren anzumelden. Einerseits die vollelektronische Lösung e-dec Export mit der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV Export) und andererseits das halbelektronische NCTS Ausfuhr mit dem roten Ausfuhrnachweis auf Papier (Formular 11.38). Das Verfahren NCTS wird in absehbarer Zeit vom Zoll abgeschafft, danach gibt es nur noch e-dec Export.

Dominique Zihlmann ist Geschäftsführer der TransSoft GmbH in Lausen. Mit seiner Basis als Speditions- und Exportleiter hat er heute langjährige Erfahrung im Bereich Verzollungssoftware. Im Verband «swiss export» doziert er als Seminarleiter zu den Themen elektronische Verzollung. www.transsoft.ch

Fehlende Ausfuhrnachweise bei Anmeldung mit eigener Software Bei eigener Anmeldung mit eigener e-decSoftware kommen die Ausfuhrnachweise eVV automatisch in das System des Exporteurs zurück. Trotzdem können Nachweise fehlen: ∙∙ Der Exporteur hat die Sendung korrekt beim Zoll angemeldet und die Ausfuhrliste dem Spediteur übergeben. Diese wurde jedoch übersehen und die Sendung vom Spediteur nochmals angemeldet. Dabei kommt die eVV nicht automatisch in die Software des Exporteurs zurück. ∙∙ Der Exporteur meldet nur diejenigen Sendungen mit seiner Software an, die er dem Spediteur übergibt. Kuriersendungen gibt er nur auf der Webseite des Kurierdienstleisters ein. Folglich hat er die Sendung nicht in seinem e-dec System und die eVV kommt nicht automatisch zurück.

Abholen der Ausfuhrnachweise bei Anmeldung durch den Spediteur

Der Spediteur hat die Sendung im Auftrag des Exporteurs beim Zoll angemeldet. Hier gibt es je nach Spediteur drei Wege zur eVV: 30

a. Zustellung per E-Mail durch den Spediteur Der Spediteur sendet dem Exporteur eine E-Mail. Darin sind eine PDF-Datei und zwei XLM-Dateien enthalten. Alle drei Dateien müssen beim Exporteur archiviert werden. b. Abholung auf dem Server des Spediteurs Der Exporteur wird vom Spediteur eingeladen, die eVV auf seinem Server abzuholen. c. Abholung auf dem Zollserver mit Sendungsnummer und Zugangscode Der Exporteur muss die eVV selbst beim Zollserver abholen. Er erhält dazu vom Spediteur eine Kopie der Ausfuhranmeldung oder die Sendungsnummer des Zolls sowie einen Zugangscode. Sendungsnummer und Zugangscode finden sich auf der Einfuhranmeldung unten links. Zum Abholen der eVV muss sich der Importeur beim Zoll einloggen und die Zugangsdaten eingeben. Die eVVs können nur einzeln abgeholt werden. Sie werden in einer ZIP-Datei dem Importeur an die angegebene E-Mailadresse gesendet, müssen dort geöffnet, kontrolliert und archiviert werden (Abbildung 1). Dieses Verfahren müssen auch Exporteure anwenden, die Ihre Ausfuhren mit e-dec web (gratis-Tool vom Zoll) selbst anmelden. Daneben stellt der Spediteur wie eingangs erwähnt dem Exporteur noch das herkömmliche Formular 11.38 zu.

Neue Bezugsmöglichkeit für die eVV Export Seit dem 1. Januar 2016 muss bei der Ausfuhranmeldung beim Versender zusätzlich die UID-Nummer angegeben werden. Was auf den ersten Blick nach einem Mehraufwand aussah, hat sich im Nachhinein als geniale Lösung für das Problem der fehlenden Ausfuhrnachweise entpuppt. Wenn der Exporteur in der

Export

Abbildung 1

Abbildung 2

Bezug bisher

Bezug neu mit UID-Nummer

Zoll

Zoll 

 Spediteur

Spediteur





Spediteur

 

Ausfuhrzollanmeldung Zustellung per E-Mail Abhol-Info vom Spediteur Abholen beim Server Spediteur Abholen beim Server Zoll

Zollkundenverwaltung (ZKV) registriert ist und ein Zertifikat hat, kann er damit sämtliche eVV Export, die mit seiner UID-Nummer angemeldet wurden, direkt beim Zoll abholen. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Spediteur wann und wo eine Ausfuhr abgewickelt hat. Bei diesem Verfahren wird der Spediteur übersprungen, die Belege werden direkt beim Zoll abgeholt (Abbildung 2). Die Registrierung in der Zollkundenverwaltung (ZKV) ist kostenlos und verpflichtet zu keinen Aktionen. Jede im Handelsregister eingetragene Firma kann sich mit der UIDNummer registrieren und ein Zertifikat beantragen. Das Zertifikat ist beim Zoll mit der UID-Nummer der Firma verknüpft und kann somit nur von dieser verwendet werden. Mit dem gleichen Zertifikat können auch ImportBelege abgeholt und Exporte mit e-dec Export angemeldet werden. Alle Exporteure, die für den Import ein eigenes ZAZ-Konto (Zollkonto im zentralisierten Abrechnungsverfahren der Zollverwaltung) besitzen, müssen sich demnächst sowieso in der ZKV anmelden, da die Importbelege elektronisch werden und mit dem Zertifikat abgeholt werden müssen.

Zwei Varianten zum neuen Abholen der eVV Export Zum elektronischen Abholen der eVV Export gibt es zwei Möglichkeiten: Mit dem gratis Web-GUI des Zolls oder mit einer eigenen Software.



Spediteur



Versender    

Spediteur

Versender  

Ausfuhrzollanmeldung Web-GUI, manuell Software, automatisch

a. Beim Abholen mit dem Web-GUI wird die UID-Nummer eingegeben und eine Zeitspanne definiert (max. 10 Tage). Das System listet alle abholbereiten eVV auf. Diese müssen einzeln markiert und abgeholt werden. Nach dem Abholen befinden sich die eVV im Download-Ordner des Benutzers. Dort können sie weiterbearbeitet, kontrolliert und archiviert werden. b. Exporteure mit einer eigenen e-dec Export-Software finden darin ein Tool, um die fehlenden eVV beim Zoll automatisch abzuholen. Auch da muss eine Zeitspanne angegeben werden. Je nach Software erscheinen die eVV direkt in der Software, in der entsprechenden Sendung oder im Download-Ordner. Beide Varianten bringen eine wesentliche Vereinfachung gegenüber den bisherigen «drei Wegen». Insbesondere die Lösung mit der eigenen Software ist sehr komfortabel, da die eVV gleich automatisch archiviert wird. Eine eigene Software erlaubt auch ein Suchen, Filtrieren und Exportieren der Daten. Als Neuerung bieten die ersten Softwarehersteller Light-Programme an, mit denen nur die eVV Export abgeholt und archiviert werden kann. Diese Software ist auf Exporteure zugeschnitten, welche die Ausfuhranmeldung dem Spediteur übertragen oder mit e-dec web anmelden. Mit diesem Tool haben die Anwender die Möglichkeit, die eVV einfach und kostengünstig abzuholen und gesetzeskonform zu archivieren.

Fazit Dank der UID-Nummer beim Versender können jetzt vom Exporteur alle eVV lückenlos abgeholt werden. Damit ist gewährleistet, dass der Exporteur bei einer MwSt.-Revision sämtliche Ausfuhrnachweise vorlegen kann. Die Exporteure müssen bei fehlenden eVV nicht mehr den Spediteur oder den Zoll belangen, sie können die eVV selbst abholen. Spediteure und Zoll werden so von Anfragen entlastet. Auch das Problem der fehlenden eVV bei Abholern mit unbekannten Spediteuren ist gelöst. Dank der UID-Nummer holt man die eVV einfach selbst beim Zoll ab. Einen Wermutstropfen hat das neue System allerdings noch: es gibt Exporteure, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und folglich auch keine UID-Nummer besitzen. Für diese hat der Zoll eine Pseudo-UID-Nummer geschaffen, mit der die Sendungen angemeldet werden können. Nun gibt es einige Spediteure und Kurierdienstleister, die der Einfachheit halber bei allen Exporteuren diese PseudoUID-Nummer einsetzen statt dass sie die korrekte UID ausfindig machen und eintragen. Da hilft die neue Möglichkeit des Abholens nicht weiter; der Exporteur muss beim Spediteur die korrekte Verwendung seiner UID-Nummer verlangen. <<

it-konkret topsoft Magazin 16-4

So smart kann das Erfassen von Zeit und Spesen sein Wie in vielen Unternehmen haben bis vor Kurzem auch die Mitarbeitenden der Pensionskasse Graubünden ihre Arbeitszeiten und Spesen mittels Excel erfasst. Nicht mehr zeitgemäss, war der einhellige Befund. Mit der Einführung von AbaCliK, der neuen Smartphone App von ABACUS, machte man nicht nur einen Schritt in die Zukunft, sondern bekam den Fünfer und das Weggli obendrein. Eine mobile, Smartphone taugliche Lösung mit perfekter Integration in die bestehende ABACUS Systemlandschaft. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Die Pensionskasse Graubünden ist eine selbständige, öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons Graubünden mit Sitz in Chur. Sie versichert die Mitarbeitenden des Kantons, seiner Anstalten, der Gerichte und vieler Gemeinden und Gemeinde- und Schulverbände gegen die wirtschaftlichen Folgen von Alter, Invalidität und Tod. Seit ihrer Gründung im Jahr 1902 als «wechselseitige Alters- und Versicherungskasse für die Beamten des Kantons

und der Kantonalbank» hat sich die Pensionskasse erfolgreich gegen Widrigkeiten von zwei Weltkriegen sowie einigen Wirtschafts- und Finanzkrisen behauptet, die wirtschaftlichen und sozialen Entwicklungen der Nachkriegsjahre durchlebt und sich zu einer modernen Pensionskasse entwickelt. Heute gehören ihr rund 11'500 Versicherte und über 170 Arbeitgeber an.

Erfahren Sie... ... weshalb sich das Smartphone für die Zeiterfassung besser eignet als Excel. ... wie einfach sich Spesenbelege im Aussendienst erfassen lassen.

Das Projekt Anwender:

Pensionskasse Graubünden, 7000 Chur, www.pkgr.ch

Mitarbeiter:

User:

AbaCliK Mobile App (14), Finanzbuchhaltung (10), Debitorenbuchhaltung (4), Kreditoren (6), AbaImmo Immobilienbewirtschaftung (12), CRM (4), Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject (16), Auftragsbearbeitung/Fakturierung (4), Archivierung / AbaScan (4), E-Business (1), Report Writer (4), Business Process Engine (20)

Branche:

Pensionskassen

Thema:

Zeiterfassung

Anbieter:

OBT AG, 9004 St. Gallen, www.obt.ch

Lösung:

ABACUS Business Software, www.abacus.ch

Gelb PANTONE E 5-4 (CMYK 0/15/100/0) Coated: PANTONE 116 C Uncoated: PANTONE 108 U

Blau PANTONE E 214-1 (CMYK 100/40/0/0) Coated: PANTONE 285 C Uncoated: PANTONE 300 U

Ausgangslage So gar nicht zu den Ansprüchen eines zeitgemässen Unternehmens wollte die manuelle Zeit- und Spesenerfassung der Mitarbeitenden passen. Als Hilfsmittel diente eine ExcelTabelle, in welche jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter seine Präsenzzeit einzutragen hatte. Die Listen wurden monatlich dem Vorgesetzten zur Kontrolle vorgelegt. Dieser prüfte die eingetragenen Werte und visierte die Liste mit seiner Unterschrift. Waren Auswertungen gewünscht, wurden diese mittels Excel-Formeln berechnet. Ein mühsames Ritual, das sich Monat für Monat wiederholte und viel Zeit in Anspruch nahm. Besonders für die Mitarbeitenden, welche im Aussendienst für die verschiedenen Immobilien der Pensionskasse verantwortlich sind, war das dezentrale Erfassen von Präsenzzeiten und Spesenbelegen umständlich.

Ziele Bei der Pensionskasse Graubünden war man sich im Klaren, dass die Handhabung der Zeitabrechnung und Spesenerfassung mittels Excel nicht mehr dem heutigen Standard entsprach. Einerseits fehlte die Integration mit der Finanz- und Lohnsoftware, andererseits bedeute die manuelle Erfassung einen nicht unerheblichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Zudem war die Flexibilität der Auswertungsmöglichkeiten aufgrund der eingeschränkten Funktionalität unzureichend. Um diese Mängel zu beheben, entschloss sich die Pensionskasse, mit einem neuen System für die Zeit- und Spesenerfassung einen Schritt in die Zukunft zu machen. Die künftige Lösung sollte den Mitarbeitenden die Erfassungstätigkeit erleichtern und gleichzeitig den gesamten Prozess – von der Erfassung über die Freigabe bis zu der Auswertung – deutlich effizienter machen. Die Mitarbeitenden im Aussendienst

sollten zudem die Lösung auch mobil nutzen können, unabhängig von ihrem jeweiligen Standort.

Vorgehen Vor diesem Hintergrund wurde man auf das Produkt AbaCliK aufmerksam. Die Lösung stiess auf das Interesse der IT-Verantwortlichen der Pensionskasse. Gemeinsam mit Spezialisten von ABACUS und dem Lösungspartner OBT wurden die Möglichkeiten geprüft und die Software genauer unter die Lupe genommen. Das Resultat war eindeutig positiv und entsprach vollumfänglich den Kundenanforderungen an die Zeit- und Spesenerfassung. Da bei der Pensionskasse Graubünden schon verschiedene andere Applikationen von ABACUS eingesetzt wurden, passte AbaCliK als weiteres Modul perfekt in die bestehende Systemlandschaft. Da man sowohl bei den Lösungspräsentationen als auch bei den Beratungsgesprächen stets ein gutes Gefühl hatte, verzichteten die Pensionskassenverantwortlichen auf eine weitere Evaluation möglicher Produkte. Für die Planung und Umsetzung der Softwareeinführung konnte man auf die kompetente Unterstützung durch den ABACUSPartner OBT zählen. Dieser übernahm die Konzeption, Parametrisierung und Schulung der neuen Anwendung. Nach dem Projektstart anfangs April 2016 wurde die Lösung konzipiert und eingerichtet. Bereits im Folgemonat konnten fünf Mitarbeitende das neue System ausführlich testen. Aufgrund ihrer Rückmeldung wurde von der OBT ein «Feintuning» vorgenommen, bevor auch für die übrigen Anwender die Freigabe von AbaCliK erfolgte. Seit Ende Juli ist die Software bei allen Mitarbeitenden im Einsatz. Sicherheitshalber wurde die Zeiterfassung noch zwei Monate doppelt geführt, doch seit Oktober gehört die Excelbasierte Zeiterfassung definitiv der Vergangenheit an.

Lösungskonzept Die 14 Mitarbeitenden erfassen heute ihre Arbeitszeiten mit AbaCliK über ihr Smartphone. So lassen sich Arbeitsbeginn und -ende sowie Abwesenheiten rasch und erst noch mobil festhalten. Die Zeiterfassung dient der Pensionskasse Graubünden zur Kontrolle der geleisteten Stunden bzw. von Absenzen. Das Rapportieren auf Projektebene wäre zwar in AbaCliK auch möglich wird aber derzeit von der Pensionskasse nicht benötigt. Auch auf die Integration in die Lohnsoftware wurde verzichtet, da die meisten Mitarbeitenden auf Monatslohnbasis arbeiten und die Lohnabrechnung durch das kantonale Personalamt erstellt wird. Ein grosser Vorteil für die Finanzabteilung ist, dass die Mitarbeitenden mit AbaCliK ihre Spesen nicht nur bequem selber erfassen können, sondern dass sich die Daten direkt in der Finanzsoftware von ABACUS weiterverarbeiten lassen. «Für uns

Handlich, praktisch, gut: Die Mitarbeitenden der Pensionskasse Graubünden erfassen ihre Arbeitszeit und Spesen heute dank AbaCliK bequem mit dem Smartphone.

war es wichtig, dass die Lösung einfach in der Handhabung ist, und dass sich unsere Mitarbeitenden mit dem neuen Produkt wohlfühlen», erklärt Patrick Bless, Leiter Zentrale Dienste bei der Pensionskasse Graubünden. Die mobilen Anwendungsmöglichkeiten wissen vor allem die Mitarbeitenden im Bereich Bau/Immobilien zu schätzen, da sie im Rahmen ihrer Tätigkeit viel unterwegs sind. Fallen dabei Spesenbelege an, können die Quittungen mittels Handykamera fotografiert und elektronisch im System hinterlegt werden. Da die Pensionskasse Graubünden einige Besonderheiten bei der Zeiterfassung kennt, wie zum Beispiel verschiedene Kompensationsmöglichkeiten und Abwesenheitsformen, war man froh, dass sich AbaCliK einfach an die individuellen Gegebenheiten anpassen liess. Die monatlichen Statistiken wurden automatisiert und entsprechen heute ganz den Wünschen der Anwender.

die Spesenerfassung mit fotografierten Quittungen erleichtert die Arbeit sehr. Eine wesentliche Erleichterung bringt die monatliche Mitarbeiterstatistik, die nun auf Knopfdruck erstellt werden kann. Die Vereinfachungen bei der Zeit- und Spesenerfassungen sowie bei den Auswertungen summieren sich insgesamt auf einige Stunden pro Monat. Da es bei einem solchen Projekt nicht nur um IT geht, sondern insbesondere um die Menschen, die damit zu tun haben, war für Patrick Bless eine gute Zusammenarbeit aller Beteiligten besonders wichtig. Ein besonderes Lob geht dabei an die Firma OBT: «Sind Probleme aufgetreten, hatten wir die Gewissheit, dass diese sofort beseitigt wurden. Auch auf unsere Wünsche wurde immer eingegangen». Würde die Pensionskasse Graubünden heute nochmals vor der gleichen Entscheidung stehen, man würde nicht nur die gleiche Lösung wählen, sondern auch denselben IT-Partner. <<

Fazit Die Bilanz nach der Einführung des neuen Zeiterfassungssystems fällt für Patrick Bless positiv aus: «Was AbaCliK besser kann als andere Lösungen, können wir nicht beurteilen. Uns haben das Preis-/Leistungsverhältnis und die tollen Möglichkeiten der zukunftsträchtigen App überzeugt. Auch die bisherigen positiven Erfahrungen mit der Software von ABACUS haben wesentlich zum Entscheid beigetragen». Die Mitarbeitenden der Pensionskasse Graubünden profitieren heute von den Vorteilen einer handlichen, modernen und mobilen Zeiterfassung mit dem Smartphone. Rückfragen in Bezug auf den Arbeitsbeginn oder das Arbeitsende gibt es keine mehr, denn AbaCliK rapportiert auf die Minute genau. Auch

Anwender-Tipp « Schritt für Schritt und mit der nötigen Geduld, lautet unsere Devise, welche sich auch bei der Einführung der neuen Software für die Zeit- und Spesenerfassung bestens bewährt hat». Patrick Bless, Leiter Zentrale Dienste, Pensionskasse Graubünden

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Digitale Kreativität steht bei der JLS DIGITAL AG im Vordergrund. Hinter den Kulissen sorgt das ERP-System von Opacc für eine businessorientierte Erlebniswelt der besonderen Art.

Die Lösung für kreatives Business im digitalen Zeitalter Dass Digitalisierung erfolgreich macht, stellt die JLS DIGITAL AG immer wieder gerne unter Beweis. Für ihre anspruchsvollen Kunden gestaltet und realisiert die Kreativagentur digitale Verkaufslösungen und Erlebniswelten. Mit OpaccERP hat das Unternehmen ein digitales Business-Tool gefunden, welches die bestehenden Prozesse optimal unterstützt und kreativen Raum für neue Geschäftsideen bietet. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

Als führende Kreativagentur und Generalunternehmung für Digital Marketing zeichnet sich die JLS DIGITAL AG durch die nahtlose Verbindung von Kreation, Marketing und Technologie aus. Das Unternehmen besteht seit dem Jahr 2000 und wurde in dieser Zeit vom Start-up mit 3 Mitarbeitenden zum Marktführer für digitale Kommunikation in der Schweiz entwickelt. Die Firma mit dem ursprünglichen Firmennamen John Lay Solutions AG wurde als Tochterunternehmen der John Lay Electronics AG in der weiteren Entwicklung komplett verselbständigt und 2013 vom Management und Privatinvestoren übernommen. Im Rahmen der strategischen Weiterentwicklung hat das Unternehmen die 34

Firma MONS Consulting GmbH mit Sitz in Zürich vollständig übernommen und tritt seit 1. Mai 2015 neu als JLS DIGITAL AG auf dem Markt auf. Mit rund 70 Mitarbeitenden werden Kunden in den Bereichen Banken, Versicherungen und Retail betreut.

Ausgangslage Auf ihrem Weg in die Selbständigkeit sah sich die JLS DIGITAL AG im Jahr 2011 nebst organisatorischen auch mit strukturellen Veränderungen konfrontiert. So stand das bisherige ERP-System der Schwesterunternehmung John Lay Electronics künftig nicht mehr zur Verfügung. Von vorneherein war klar, dass für

die Evaluation und Einführung einer neuen Lösung nicht viel Zeit zur Verfügung stand. In Sachen Budget und Zeitplan mussten zudem klare Vorgaben eingehalten werden. Noch wichtiger war jedoch der angestrebte Leistungsumfang des zu beschaffenden Systems, welches nicht nur den damaligen Anforderungen zu genügen hatte, sondern auch Spielraum für die Weiterentwicklung der JLS DIGITAL AG bieten sollte.

Zielsetzung Angesichts der geplanten Eigenständigkeit des Unternehmens und der Abkoppelung vom bisherigen ERP-Systems ging es der JLS

DIGITAL AG in einer ersten Phase darum, die IT-Unterstützung aller Kernprozesse sicherzustellen und den regulatorischen Anforderungen zu genügen. Gleichzeitig sollte aber auch die Grundlage gelegt werden, um künftige Entwicklungen zu ermöglichen. Aufgrund des klar definierten Zeitrahmens mit nicht verschiebbaren Terminen musste ein Lösungsanbieter gefunden werden, welche die höchstmögliche Sicherheit – sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht – bei der Einführung des neuen ERP bieten konnte.

Anwender-Tipp «Die Einführung einer Unternehmenslösung ist in der Regel eine Operation am offenen Herz. Damit diese gelingt, braucht es einen kühlen Kopf und

Fazit

die Bereitschaft, nebst dem Tages-

Dass das digitale Zeitalter grosse Veränderungen mit sich bringt, ist nicht neu. Die Frage ist nur, wie man damit umgeht. OpaccERP trägt dazu bei, dass die Antwort der JLS DIGITAL AG heute leichtfällt. Mit ihrem Angebot trifft die digitale Kreativagentur den Nerv der Zeit. Und die Offenheit und Flexibilität des Systems bietet dem Unternehmen den Freiraum und die Agilität, um neue Geschäftsmöglichkeiten auch konsequent zu nutzen. Als bereichsübergreifende Business-Plattform liefert Opacc ERP nicht nur transparente Informationen in allen Bereichen, sondern auch aktuelle Daten für durchgängige Prozesse. Möglich machen es Funktionen wie die automatisierte Vertragsrechnung, die Verknüpfung aller Dokumente mit der Anlagenverwaltung, die integrierte Rapportierung im Browser und vieles mehr. Rückblickend ist Roland Renggli froh, dass man sich damals für Opacc entschieden hat: «Seit der Einführung von OpaccERP hat sich unser Geschäft stark verändert. Die quantitativen, aber auch die funktionalen Anforderungen sind im Vergleich zu früher deutlich gestiegen. Um angesichts der Dynamik des technologischen und wirtschaftlichen Umfelds mitzuhalten, sind wir mehr denn je auf ein leistungsfähiges ERP-System angewiesen». <<

geschäft auch Zeit für die Projektaufgaben zu finden»

Vorgehen Eine passende Lösung unter Zeitdruck zu finden, ist nicht jedermanns Sache und in den meisten Fällen auch nicht empfehlenswert. Die JLS DIGITAL AG hat es dennoch geschafft, aus der Not eine Tugend zu machen. Durch die Verwendung eines neutralen Pflichtenheftes wurde die Auswahl an möglichen Lösungen auf eine überschaubare Shortlist reduziert. Nebst ausführlichen Gesprächen mit den Anbietern und prozessorientierten Präsentationen wurden gleichzeitig auch die Vertragsvorschläge für das neue System vorverhandelt. Dabei gab Opacc als einziger Softwarehersteller die Zusage, die sehr sportliche Projektdauer von lediglich sechs Monaten sowie das vereinbarte Projektbudgets verbindlich einzuhalten. Dank der standardisierten, bewährten Projektmethode von Opacc konnten die Vorgaben erfüllt werden. Zu den Vorbereitungen gehörten die Entwicklung eines detaillierten Konzepts im Bereich Vertragsmanagement sowie die Bereitstellung eines Systemprototyps. Für alle Projektverantwortlichen war klar, dass der ambitiöse Zeitplan jeweils eine rasche Entscheidungsfindung erforderte, wenn Fragen auftauchten. Dazu arbeiteten die beiden Projektleiter seitens JLS und Opacc eng zusammen. Sehr oft war das Projektteam des Softwareherstellers direkt vor Ort anwesend und stand mit Rat und Tat zur Verfügung. Für Roland Renggli, Chief Technology Officer bei JLS, war es wichtig, dass man bei Bedarf auch auf die internen Mitarbeitenden zugreifen konnte: «Sich trotz dynamischem Arbeitsalltag Zeit für das Projekt freizuschaufeln, ist weder einfach noch selbstverständlich. Wir konnten zum Glück jederzeit auf die Hilfe unseres Teams zählen».

Lösungskonzept Emotional, kreativ und aussergewöhnlich sind sie alle, die zahlreichen Projekte, welche die JLS DIGITAL AG bereits für ihre Kunden realisieren durfte. Um die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen, braucht es eine entsprechend flexible Unternehmenslösung. Von der Offerte über den Auftrag bis zur Logistik und der Verwaltung der individuellen Kundenanlagen kommt dabei OpaccERP zum Zug. Eingesetzt werden die Module Verkauf, Warenwirtschaft,

die Praxiserfahrungen genutzt, um in Ruhe Erweiterungen anzugehen und das System zu optimieren. Dazu gehören auch die Automatisierungsmöglichkeiten, welche OpaccERP bietet. Workflow-Assistenten lassen sich dabei einfach mit Scripts definieren und vereinfachen so komplexe Prozessabläufe.

Roland Renggli, Chief Technology Officer, JLS DIGITAL AG Service/ITSM, MIS, Groupware-Integration, WebCRM, Online-Support, Objektverwaltung, Finanzen (Sage) und das Opacc eigene Dokumentmanagement-/Archivierungssystem DMAS. Einen besonderen Stellenwert hat dabei die vollintegrierte Projektabwicklung, mit welcher sich Dienstleistungen – auch von Dritten – und Material übersichtlich verwalten lassen. Das Vertragsmanagement für die dezentralen Kundenanlagen wird mit dem Servicedesk-Tool (ITSM) abgedeckt, welches direkt mit den bestehenden Verträgen und den entsprechenden Anlagen korrespondiert. Aufgrund der kurzen Projektdauer konzentrierte man sich in einer ersten Phase auf die wichtigsten Funktionsbereiche. Nach der Einführung am 31.12.2011 wurden jedoch

Erfahren Sie... ... wie eine ERP-Einführung auch in kurzer Zeit gelingen kann. ... welche Anforderungen der digitalen Wandel an die Flexibilität von Business Software stellt.

Das Projekt Anwender:

JLS DIGITAL AG, 6004 Luzern, www.jls.ch

Mitarbeiter:

Branche:

Marketing-/Kreativagentur

Thema:

ERP

Anbieter:

Opacc, 6010 Kriens, www.opacc.ch

Lösung:

Opacc Extended Enterprise Software

it-konkret topsoft Magazin 16-4

Effiziente Fertigung am laufenden Band Als Nummer 1 bei den Bandbeschichtern für mittlere und kleinere Mengen sieht sich die Metal Paint AG. Nicht zu Unrecht, denn die schnelle und flexible Fertigung überzeugt Kunden weltweit. Ob für Lamellenstoren, Waschmaschinen, Fassaden oder Möbel, beschichtetes Metall ist ein angesagtes Material. Damit es mit den Aufträgen am laufenden Band klappt, vertraut man mit BDO und ABACUS auf einen kompetenten Partner mit einer effizienten Lösung. >> Christian Bühlmann | schmid + siegenthaler consulting gmbh

«Wir sind spezialisiert auf die Bandbeschichtung und das Längsteilen von lackierten und unlackierten Spaltbändern», erklärt Markus Reber, Geschäftsführer der Metal Paint AG. Er schmunzelt, wenn Laien dann erst einmal nur Bahnhof verstehen. Der Aha-Effekt folgt jedoch umgehend, wenn man aus bandbeschichtetem Material hergestellte Produkte sieht: Hausgeräte, Möbel, Fassaden, Fahrzeuge, Lamellenstoren und vieles mehr – es ist erstaunlich, wo die beschichteten Metallbänder überall zur Anwendung kommen. Beschichtetes Band hat in der Industrie seinen festen Platz und bietet erhebliche Umwelt- und Kostenvorteile gegenüber der Lackierung von einzelnen Stücken. Mit 25 Mitarbeitenden beliefert die 1990 gegründete Metal Paint AG Kunden in Europa und Australien, welche mit eigenen Produktionsanlagen die in Menziken lackierten Bänder weiterverarbeiten. Metal Paint ist ein reiner Produktionsbetrieb und pflegt bei der Produktentwicklung eine intensive Zusammenarbeit mit den Lieferanten.

Zielsetzung Für die Metal Paint stellte das bisherige System eine Einschränkung dar, welche die Weiterentwicklung des Unternehmens mehr und mehr behinderte. Aus diesem Grund entschied man sich, ein neues ERP-System einzuführen. Dieses sollte als vollintegrierte Lösung sämtliche Unternehmensbereiche – vom Angebot bis hin zur Finanzbuchhaltung – verbinden und die komplexen Prozesse bei der Bandbeschichtung berücksichtigen. Zudem wünschte man sich eine leistungsfähige Adressverwaltung mit Kundenhistorien und eine flexible, einfach zu bedienende Darstellung von Geschäftskennzahlen. Im Bereich Finanzbuchhaltung wurde erwartet, dass diese den schweizerischen Anforderungen (Steuerrecht, MWSTAbrechnung usw.) entsprach. Als weitere Rahmenbedingung bei der Einführung der neuen Software musste der externe Server-Standort

im Unternehmen eines der Hauptaktionäre berücksichtigt werden.

Vorgehen Bei der Suche nach dem passenden IT-Anbieter legte Metal Paint den Fokus auf mögliche Lieferanten, welche eine aktive Rolle als Partner wahrnehmen konnten. Dabei wurde das Verständnis für die anspruchsvollen Produkte und den Bandbeschichtungsprozess vorausgesetzt. Für den Geschäftsführer Markus Reber zählt dies zu den Hauptkriterien bei der Wahl des Lösungspartners: «Das Verständnis für die zum Teil etwas aussergewöhnlichen, eigenwilligen Prozesse der Bandbeschichtung muss in hohem Masse vorhanden sein. Zum Glück merkt man im direkten Gespräch mit Anbietern schnell, ob sie etwas von der Sache verstehen oder sich – wortwörtlich – nur auf der Oberfläche bewegen.» Das Pflichtenheft

Ausgangslage

Erfahren Sie...

Mit einem jährlichen Ausstoss von 4000 Tonnen lackiertem Band verfügt die Metal Paint über eine eher kleine Bandbeschichtungsanlage. Für viele Kunden ist genau dies aber ein entscheidender Vorteil. Sie schätzen den Menziker Bandbeschichter aufgrund der flexiblen und schnellen Auftragsabwicklung als Lieferanten erster Güte. Bei Metal Paint wurden die damit verbundenen Geschäftsprozesse in der Vergangenheit mit einer EDV-Lösung unterstützt, welche lediglich dazu verwendet wurde, um Aufträge zu bestätigen und zu verrechnen sowie das Warenlager zu bewirtschaften. Der Funktionsumfang dieses Systems stiess immer mehr an seine Grenzen, wenn es darum ging, die steigenden Kundenanforderungen zu erfüllen. Zudem benötigten die beiden Hauptaktionäre MIS-Monatsauswertungen, welche mit den jeweiligen Vorgaben in Form von konsolidierten Statistiken und Auswertungen kompatibel sein müssen.

... Weshalb das gemeinsame Verstehen von Anbieter und Anwender für ein Projekt wichtig ist. ... Wie auch ein KMU ohne eigene IT-Abteilung ein professionelles ERP-System implementieren kann.

Das Projekt Anwender: Metal Paint AG, 5737 Menziken, www.metalpaint.ch Mitarbeiter: 25 User:

Branche:

Metallverarbeitung

Thema:

ERP

Anbieter:

BDO AG, 6002 Luzern, www.bdo.ch

Lösung:

ABACUS Business Software, www.abacus.ch

Bei Metal Paint AG wird am laufenden Band beschichtet. Als Lösungsanbieter bot die BDO AG umfassende Unterstützung bei der Einführung des ERP-Systems ABACUS.

wurde verschiedenen Systemhäusern zugestellt. Darunter befand sich auch das Beratungsunternehmen BDO AG, welches sich nebst der Lösungskompetenz mit ABACUS durch umfassendes betriebswirtschaftliches Know-how und ein dichtes Netz an lokalen Niederlassungen auszeichnete. Das sehr gute Kosten-/Nutzen-Verhältnis des Lösungsvorschlags und das ausgezeichnete Verständnis der Produkte und Prozesse gaben schlussendlich den Ausschlag für BDO. Da Metal Paint keine eigene IT-Abteilung hat, war man auf Beratung, Konzeption, Schulung, Programmierung und Parametrierung seitens BDO angewiesen. Diese konnte wiederum auf das Engagement der Fachkräften in den einzelnen Bereichen auf Kundenseite zählen. So konnte das Projekt gemeinsam schlank und schnell umgesetzt werden. Das von BDO vorgeschlagene Vorgehen hat sich von der Bereitstellung der Ressourcen bis hin zur Einhaltung des realistischen Terminplans bestens bewährt. Eine einzige Verzögerung entstand, als der Kunde beim Erstellen der Basisdaten kurzfristig nicht genug Ressourcen zur Verfügung stellen konnte. Trotzdem konnte das neue System bereits nach 9 Monaten planmässig in Betrieb genommen werden.

Lösungskonzept Die Bandbeschichtung hat einige Spezialitäten, welche bei der Auftragsbearbeitung berücksichtigt wurden. Dazu gehörte beispielsweise, dass ein Verkaufsartikel je nach zu produzierender Menge mit einem anderen Rohmaterial und dadurch mit verschiedenen Stücklisten und Produktionsplänen gefertigt

werden kann. Dabei wird vor allem darauf geachtet, dass die Mengenreservationen und Bestellvorschläge aus dem System mit der Realität so gut wie möglich übereinstimmen. Bei jeder Rückmeldung aus der Produktion wird geprüft, ob diese zu Änderungen in der Ressourcenplanung führt. Die Rückverfolgbarkeit der Farbherkunft ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal bei Metal Paint. Die Chargenverwaltung von ABACUS unterstützt den Prozess bereits beim Lagereingang der Farben durch das Erfassen der LotNummer des Herstellers (Chargen Nummer). Bei der Produktionsrückmeldung werden die verwendeten Chargen dem Produktionsauftrag zugewiesen. Damit ist ab Bestellung bis zur Lieferung ein lückenloser Herkunftsnachweis sichergestellt. Nicht zu unterschätzen ist die Abwicklung von Jahres-Abnahmemengen und Rahmenverträgen mit verschiedenen Produktions- und Lieferlosen. Diese erfordern eine permanente Überwachung. Zusammen mit BDO wurde auch diese Herausforderung gemeistert. Das gemeinsame Verständnis der Materie ist dabei entscheidend, gerade weil die Sprache des Programmierers und des Systemanwenders oft verschieden ist. Was denn nun genau unter einem Rahmenvertrag, einer Bestellung mit Rahmenvertragscharakter, einer Bestellung mit Jahresmenge und einer Kombination aus allem zu verstehen ist, war schlussendlich allen klar. Ganz verzichten konnte man auf die Erstellung von Schnittstellen, da ABACUS als integriertes System sämtliche Funktionsbereiche abdeckt.

Fazit Nach der Einführung der neuen Lösung zieht CEO Markus Reber eine positive Bilanz: «Wir haben nun ein durchgängiges ERP-System zur Verfügung, das von der Erfassung der Kundenadresse bis hin zu Auswertungen in der Finanzbuchhaltung alles erfüllt. Das erleichtert die tägliche Arbeit enorm.» Mit der neuen Lösung lässt sich beispielsweise schnell erkennen, ob ein Farbton für einen Kunden schon einmal verwendet wurde und welche Informationen dazu aus der letzten Produktion vorliegen. Diese Daten sind sehr wertvoll bei den Berechnungen der Ressourcen und Farbmengen für künftige Aufträge. Im Wesentlichen kann in Produktion und Lager viel Zeit eingespart werden, welche nun z.B. in der Finanzbuchhaltung sinnvoll eingesetzt werden kann. Die bessere Kontrolle der Debitorenausstände hatte nicht zuletzt positive Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens. <<

Anwender-Tipp «Eine einheitliche Verwendung des Systems durch die Benutzer, etwa bei der Artikelerfassung oder bei der Erstellung von «Output» nach aussen wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Mahnungen, ist zwingend. Dazu müssen die Anwender mit entsprechenden Unterlagen geschult werden.» Markus Reber, Geschäftsführer, Metal Paint AG 37

Industrie 4.0 topsoft Magazin 16-4

Der zweiarmige Roboter YuMi® von ABB wurde speziell für die Zusammenarbeit mit Menschen entwickelt. (Bild: ABB PD)

Industrie 4.0 Swissmade Einige Schweizer Industrie-4.0-Lösungen haben sich etabliert, andere müssen sich noch bewähren. Sicher ist: Wer zu lange wartet, wird abgehängt. >> Michael Kurzidim | Computerworld

Das bekannteste Schweizer «Gesicht» der Industrie 4.0 ist YuMi®, ein zweiarmiger Industrieroboter von ABB, der mit Menschen zusammenarbeiten kann. «Die neue Ära einer echten Zusammenarbeit zwischen Mensch und Roboter hat begonnen», erklärte Ulrich Spiesshofer, CEO von ABB, anlässlich der Vorstellung des Roboters an der diesjährigen Hannover Messe. Dabei hätte Yumi um Haaresbreite erst gar nicht das Licht der Welt erblickt. Ende 2009, als Spiesshofer die Geschäftseinheit Robotics bei ABB übernommen hatte, schrieb die Abteilung rote Zahlen. Verkaufen oder halten, war damals die Frage. Spiesshofer entschied sich fürs Halten und sollte damit recht behalten: «Heute ist Robotics ein Rockstar im Portfolio, wächst stark und ist hochprofitabel», sagt er.

Fehlerfreie Fabriken Yumi ist der jüngste Spross der Roboterfamilie von ABB. Bereits 1974 hatte der Schweizer 38

Maschinenhersteller den ersten mikroprozessorgesteuerten Industrieroboter vorgestellt. Heute verrichten weltweit 250'000 von ihnen ihren Dienst. Roboter werden nie müde und arbeiten unendlich präzise. Industrie 4.0 geht jedoch weit über den Einsatz vereinzelter Blechgesellen hinaus. Die Roboter sollen miteinander kooperieren und mit Menschen Hand in Hand zusammenarbeiten. Zwar ist die smarte, sich selbst optimierende Fabrik noch eine Vision. Ein Blick auf das Siemens-Vorzeigewerk im bayrischen Amberg zeigt aber, was schon möglich ist. Das Werk produziert – so der Betreiber Siemens – zu 99,99885 Prozent fehlerlose elektronische Simatic-Steuerungen – das könne sonst keiner. 75 Prozent der Wertschöpfungskette bewältigen Maschinen und Computer, ein Viertel der Arbeit wird von Menschen erledigt. Es klingt nach einer perfekten Symbiose. «Industrie-4.0-Technologien können in allen Branchen gewinnbringend eingesetzt

werden», betont Ute Lepple, Repräsentantin der Bosch-Gruppe Schweiz. Bosch ist seit 1904 in der Schweiz präsent und beschäftigt aktuell 3300 Mitarbeiter an 22 Standorten. Zu den Branchen, die besonders stark vom Einsatz der Industrie-4.0-Technologien profitieren können, nennt Lepple den Maschinenbau und die Autoindustrie. Diese beiden Branchen spielen eine Vorreiterrolle. Aber auch in der Nahrungsmittel-, Pharma- und Süsswarenbranche halte das Thema «Connected Industry» Einzug. Die intelligent vernetzte Fabrik ermögliche sozusagen die Quadratur des Kreises, eine höhere Flexibilität bei gleichzeitig höherer Wirtschaftlichkeit, von der Massenfertigung bis hin zur Losgrösse 1, erklärt die BoschRepräsentantin. Das Bosch-Werk in Homburg habe es geschafft, mit einer Industrie4.0-Montagelinie die Lagerbestände um 30 Prozent zu reduzieren und die Produktivität um 10 Prozent zu erhöhen. In Homburg

Industrie 4.0

fertigt Bosch aus mehr als 2000 verschiedenen Komponenten rund 200 Varianten hydraulischer Steuerblöcke (Hydraulikventile). Die Produktionslinie ist nicht im Versuchsstadium, sondern im produktiven Einsatz. Neun dezentrale intelligente Stationen erkennen ein einzelnes Werkstück per RFID-Funktechnik und rufen den zur jeweiligen Variante passenden Arbeitsplan von einem Server ab. Displays an jeder Station visualisieren auf den jeweiligen Mitarbeiter und das Bauteil abgestimmte Arbeitsanweisungen.

«Industrie 4.0 steht für die vierte industrielle Revolution und bezeichnet den Wandel in der produzierenden Industrie», sagt Robert Rudolph, Präsident der Schweizer Initiative Industrie 2025. Dort haben sich die vier Branchenverbände Swissmem, swiss.T, asut und Electrosuisse zusammengeschlossen, um Industrie-4.0-Technologien in der Schweiz zu fördern. Die sogenannten MEM-Industrien – Maschinenbau, Elektrotechnik und Metall – spielen beim Einsatz der neuen Technologien eine Vorreiterrolle und für die Schweiz zeichnet Rudolph ein sehr positives Bild. Eine Umfrage unter den Swissmem-Mitgliedsfirmen im Sommer habe ergeben, dass bereits 44 Prozent ein Industrie-4.0-Projekt abgeschlossen haben. Mehr als die Hälfte der Firmen stecke mitten in der Projektumsetzung. Der Nutzen in verschiedenen Bereichen der Wertschöpfungskette sei hoch, so das Feedback der meisten Schweizer Unternehmen.

Gert Brettlecker, Teamleiter Enterprise Solutions bei Ergon Informatik. Gehe man dann aber weiter in Richtung smarte Produkte und neuer Geschäftsmodelle, werde es schwieriger. Es gibt kein Patentrezept, das auf alle Schweizer Unternehmen und Branchen anwendbar wäre. Brettlecker nennt als Beispiel die Maschinenindustrie: Nur Hardware-Assets zu verkaufen reiche in Zukunft nicht mehr. Auch die Maschinenbauer müssten ihre Geschäftsmodelle anpassen und künftig auch mit Dienstleistungen Geld verdienen. Die vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance), die mithilfe von Sensoren Verschleissteile in Maschinen überwacht, ist ein bereits heute oft praktiziertes Szenario. Überschreiten kritische Parameter wie Temperatur, Vibration oder Betriebsgeräusche ein bestimmtes kritisches Level, ist das ein Indiz für einen möglichen baldigen Ausfall. Das Verschleissteil wird ergo «just in time» ausgetauscht. Viele weitere Dienstleistungen werden in den nächsten Jahren erst noch neu entstehen. Einige davon hat der Cloud-Pionier Salesforce auf der Agenda. «Wir stellen in Gesprächen mit Schweizer Unternehmen ein grosses Interesse am Thema Internet der Dinge fest», berichtet Joachim Schreiner, Senior Vice President DACH bei Salesforce. Schreiner warnt jedoch vor digitalem Aktionismus. Ein zusätzlich angebrachter Sensor mache ein Produkt noch nicht smart. Das Sammeln von Daten sei nur die Basis. Man müsse die Daten dann auch richtig verwenden, um seinen Kunden einen Mehrwert zu liefern und dadurch eine deutliche Differenzierung vom Wettbewerb zu erreichen.

Ära der Services

Daten schlau nutzen

Der Nutzen, den Industrie 4.0 stiften kann, hat aber viele Gesichter. Effizienzgewinne zu realisieren, die sich sofort auf die Kosten-NutzenKalkulation in der Produktion auswirken, seien relativ leicht und sofort möglich, unterstreicht

Als gelungenes Szenario nennt Schreiner den Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer (KBA). Die Mehrzahl der rund 7000 KBADruckmaschinen, die weltweit im Einsatz sind, senden Sensordaten «nach Hause». Täglich übermittelt jede Maschine etwa 20'000 Datensätze. Diese Daten helfen aber nicht nur bei der optimierten Wartung (klassische Predictive Maintenance), sondern auch beim Entwickeln neuer Angebote. Fällt beispielsweise die Leistung einer Druckmaschine wesentlich niedriger aus als bei einer baugleichen Maschine, die bei einem anderen Kunden mit ähnlicher Auftragsstruktur steht, dann sei das ein guter Ansatzpunkt für ein Beratungsgespräch. Eine Leistungssteigerung könne durch ein professionelles Training der Mitarbeiter vor Ort oder durch ein Upgrade-Paket erreicht werden. Aber das sind nur zwei von vielen denkbaren Optionen. Innovation ist eben kein Selbstzweck. Nur wenn digitale Angebote den Kunden auch etwas bringen, würden Unternehmen damit dauerhaft erfolgreich sein, betont Schreiner. Das sehen auch traditionelle Industrieunternehmen so, die gerade mitten in der digitalen Transformation stecken. 74 Prozent der Führungskräfte aus der Fertigungsindustrie sind überzeugt, dass in spätestens zehn

Schweiz: Es geht voran

«Einige Entscheider neigen zu digitalem Aktivismus, aber ein zusätzlich angebrachter Sensor macht ein Produkt noch nicht smart» Joachim Schreiner, Salesforce

Jahren nicht mehr Produkte, sondern Services die wichtigste Einnahmequelle für ihr Unternehmen sein werden (vgl. Connected Manufacturing Service Report 2016).

Intelligenter Notruf Das Internet der Dinge wird nicht nur die Fertigungsindustrie, den Maschinenbau, die Logistik sowie die Elektro- und Metallbranche fundamental verändern, sondern ganze Lebensbereiche komplett umkrempeln. Die Deutsche Telekom offeriert in ihrem Smart-City-Portfolio einen intelligenten Hausnotruf für ältere und kranke Menschen. Damit das System einen Notfall erkennt, werden in der Wohnung des Kunden Sensoren installiert. Intelligente Algorithmen können mittlerweile unterscheiden, ob sich jemand nur kurz nach einem Gegenstand bückt oder ob er gestürzt ist und Hilfe benötigt. Diagnostiziert die Software einen Sturz, alarmiert sie eine rundum die Uhr besetzte Notrufleitstelle, die versucht, den Hilfebedürftigen telefonisch zu erreichen. Ist das nicht möglich, wird die Ambulanz informiert. Der intelligente Hausnotruf soll im vierten Quartal dieses Jahres auf den Markt kommen. Zwei weitere Beispiele aus der Schweiz: Zühlke hat zusammen mit dem Schweizer Start-up Setza ein digitales Buchungssystem für Sitzungsräume entwickelt. Oft fallen Meetings in Unternehmen aus oder gehen früher zu Ende und der Raumsteht leer, weil jeder glaubt, er sei noch belegt. Die Raumbeschriftungslösung Roomz beendet solche ungewollten Leerzeiten. Sie zeigt die Informationen zur Raumbelegung auf einem Tablet an und speichert die Infos auf dem Microsoft-Exchange-oder IBMDomino-Server des Kunden. So lassen sich Meeting-Räume effizienter nutzen. Für das private Heim hat Zühlke zusammen mit dem Energieversorger RWE eine Smart-HomeLösung realisiert, mit der die Bewohner ihre Heizung, die Jalousien, Lampen und Hausgeräte steuern können. Die Einrichtung per Plug & Play sei kinderleicht und mit nur wenigen Handgriffen schnell erledigt, versichert man bei Zühlke. Die Bedienung von «Smart Home» könne von einem internetfähigen PC, einem Mac, einem Smartphone oder Tablet aus erfolgen. Alle Funktionen lassen sich individuell konfigurieren. Viele der Industrie-4.0-/ IoT-Lösungen überzeugen, einige haben sich bereits etabliert, andere müssen sich noch am Markt bewähren. Das macht es so schwierig für Schweizer Firmen, das Thema praktisch anzugehen. «Ein Copy/Paste von Use Cases ist nicht realistisch, jede Firma muss für sich die Use Cases analysieren, die echten Mehrwert schaffen», betont Robert Rudolph von Swissmem immer wieder. Als grösste Bremsklötze nennt er den noch unklaren Nutzen für die eigene Firma und den Kunden, fehlende personelle Ressourcen und eine fehlende Strategie. Auch das hat die Umfrage unter den 39

Industrie 4.0 topsoft Magazin 16-4

Schweizer Swissmem-Mitgliedern in diesem Sommer ergeben. Rudolph ist aber optimistisch, denn das seien Faktoren, die recht rasch und von den Schweizer Unternehmen selbst überwunden werden könnten.

Kleine Innovationen «Mit kleinen Beispielanwendungen starten, etwas Innovatives herausbringen, schauen, wie es angenommen wird und bei Erfolg ausbauen», rät daher Gert Brettlecker von Ergon. Es komme darauf an, mit bestehenden, verfügbaren Assets erste Erfahrungen zu sammeln. Kleinere, kundenspezifische Software-Lösungen sind besser als der grosse Totalumbau mit hohen Kosten und ungewissem Ausgang. Denn, so warnt Brettlecker, die Lösungen der grossen Hersteller hätten momentan noch nicht den Reifegrad erreicht, den man benötigen würde, um neue Services im grossen Stil auszurollen. Aus technischer Sicht hat er

«Es ist besser, klein zu starten und zu lernen, als auf den perfekten Moment zu warten» Martin Gunnarsson, IFS zudem punkto IT-Sicherheit «die grössten Bedenken», weil die Systeme immer komplexer vernetzt sind und daher eine immer

grössere Angriffsfläche für Attacken bieten. «Die Medien tendieren dazu, vor allem über die radikalen Innovationen zu berichten, die komplette Branchen auf den Kopf stellen», kritisiert Martin Gunnarsson, Product Director des schwedischen Software-Hersteller IFS. «Unsere Anwender ziehen aber den grössten Nutzen aus einem inkrementellen Ansatz, mit dem sie die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und die Qualität ihrer Services Schritt für Schritt verbessern.» Unternehmen müssten Produkt- und Prozessbereiche identifizieren, die geeignet sind, Dinge auszuprobieren und Erfahrungswerte aufzubauen. Die wichtigste Empfehlung von Gunnarsson an Schweizer Firmen: Tut was. Es sei besser, klein zu starten und zu lernen, als auf den perfekten Moment zu warten. << (Ersterscheinung des Artikels in: «Computerworld», 10/2016)

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topsoft Magazin 16-4

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Yappadappadoo! «State of the Art»-Apps günstiger und schneller entwickeln Zugegeben, auf den ersten Blick steht Fred Feuersteins Jubelschrei weder für moderne Apps noch für zeitgemässe App-Entwicklung. Bestimmt aber für Begeisterung bei Auftraggebern von App-Entwicklungen und Begeisterung bei Anwendern von Progressiven Web Apps. Progressive Web Apps sind Websites, die sich wie Native Apps anfühlen. Websites? Nur online verfügbar? Nein! Progressive Web Apps werden über Caching offline nutzbar gemacht. Darin unterscheiden sie sich wesentlich von mobilen Websites. Der Benutzer erhält über einen Dialog auch die Möglichkeit, die App als Icon auf seine Homepage zu legen und sie damit schnell aufrufbar zu machen.

Die Evolution der Applikationen vom Desktop über responsive und proprietäre Lösungen bis zu Progressiven Web Apps

Die Entwicklung Progressiver Web Apps ist viel billiger Die Entwicklungskosten für eine Progressive Web App sind höchstens halb so hoch wie für eine native App. Entwickelt wird mit Web-Components, welche seit kurzem in allen modernen Browsern zu Verfügung stehen. Dadurch entfällt der Aufwand für die Entwicklung in verschiedenen Programmiersprachen, wie das bei nativen Apps unvermeidlich ist, wenn sie auf allen gängigen Systemen laufen soll (in der Regel sind das Android, iOs und Windows Phone). Dreifache Entwicklung bedeutet automatisch auch dreifache Maintenance und dreifaches Deployment, was die Kosten auch während der Lebenszeit einer nativen App gegenüber denen einer Progressiven Web App massiv erhöht.

Was spricht gegen Progressive Web Apps? Progressive Web Apps können aufgrund von Sicherheitsstandards nicht alles auf dem Zielgerät anstellen, was native Apps können. Es ist beispielsweise noch nicht möglich, auf persönliche Daten der User wie Telefonbuch oder Adressen zuzugreifen. Sollte eine App diese Ansprüche haben, muss eine native App geordert werden. Die Standards werden aber laufend offener, so dass langfristig kaum mehr mit Einschränkungen zu rechnen ist. Aus Sicht der Agenturen spricht gegen Progressive Web Apps, dass die Angebote für die Entwicklung tiefer ausfallen müssen und an vielen Orten noch das Know-how für die neue Technologie fehlt. Apple und Microsoft mögen Progressive Web Apps nicht besonders, weil diese von deren Stores unabhängig sind. Progressive Web Apps demokratisieren die App-Welt.

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Progressive Web Apps müssen nicht installiert werden! Ein Boost für die Bereitschaft der User, eine Web App zu benutzen: Millionen von Apps würden nicht ihr Dasein als «Zombies» in den App-Stores fristen, wären sie als Progressive Web Apps konzipiert. Potentielle Benutzer könnten sie unmittelbar ausprobieren. Warum also nicht? Viele Apps bekämen ohne Installationshürde wenigstens die Chance einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Die Möglichkeit einer spontanen Nutzung macht viele App Anwendungen erst sinnvoll. Warum sollte sich jemand eine App für eine Firmenpräsentation oder einen Event installieren? Trotzdem gibt es davon Millionen Apps. Hier wurde – und wird immer noch – sehr viel Geld verbrannt. Zeitgemässe Web Apps reissen die Installationshürde nieder und machen ihre Nutzung spontan und komfortabel.

Become progressive Die Amerikanische Investment Bank Morgan Stanley ist der Meinung, dass dem Mobilen Web Apps die Zukunft gehört – und native Apps noch mehr an Bedeutung verlieren werden:

«Apps aren’t winning. The mobile browser is1». Die Vorteile Progressiver Web Apps liegen auf der Hand; es lohnt sich, diese bei neuen Projekten in die Überlegungen miteinzubeziehen. Sie werden sehen, dass in den meisten Fällen die Entscheidung zu Gunsten der Progressiven Web App ausfallen wird. Yappadappadoo! Progressive Wep Apps sind: • Kostengünstig – einmalige Entwicklung und Pflege für alle Betriebssysteme • Progressiv – für alle Benutzer verfügbar, unabhängig des eingesetzten Browsers • Responsiv – unterstützen alle Displays: Desktop, Mobil, Tablet oder was auch immer die Zukunft bringt • Netzunabhängig – Progressive Web Apps können in vielen Fällen netzunabhängig ausgeführt werden • App-like-«Look & Feel» von nativen Applikationen • Sicher – Progressive Web Apps werden standardmässig über https angesprochen • Auffindbar – im Gegensatz zu nativen Apps werden Progressive Web Apps von Suchmaschinen gelistet. Google hat ein bevorzugtes Ranking für diese angekündigt • Installationsfrei – Progressive Web Apps können spontan über eine URL genutzt werden. Es ist keine Installation nötig. • Installierbar – Progressive Web Apps können, müssen aber nicht, auf dem Home-Screen verfügbar gemacht werden.

Erfolgreiche Beispiele Progressiver Web Apps • Der indische Online-Shop «FlipKart» konnte dank seiner Progressiven Web App die Konversionsrate auf 70% und die Verweildauer auf den Seiten um das Dreifache steigern2. • Bei AirBerlin konnte der Service weiter verbessert werden dank der Einführung einer Progressiven Web App3. • Auch booking.com berichtet über positive Erfahrungen mit Progressiven Web Apps, welche den Kunden die mobile Nutzung des Angebots erleichtern4. Quellen: 1 http://marketingland.com/morgan-stanley-noapps-arent-winning-the-mobile-browser-is-144303 2 http://tech-blog.flipkart.net/2015/11/progressiveweb-app 3 https://flights.airberlin.com/de-DE/progressiveweb-app 4 http://blog.booking.com/progressive-web-appswith-service-workers.html

Autor: Urs Kipfer, Technology Evangelist und Partner von Yappadappadoo www.yappadappadoo.com urs.kipfer@yappadappadoo.com 43

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IT-News

Christian Königsdorfer neuer Geschäftsführer von proles

APplus mit ERP-Innovationspreis ausgezeichnet

Die proles solutions ag ist spezialisiert auf cloudbasierte Business Software für projekt- und mandatsbezogene Dienstleister. Seit Oktober 2016 amtet Christian Königsdorfer als neuer Geschäftsführer. «Ich will proles als präferierte, cloudbasierte Gesamtlösung für Dienstleister in der Schweiz positionieren und im Laufe der nächsten Jahre zur führenden Cloud-Lösung weiterentwickeln», erläutert Christian Königsdorfer seine Pläne. Königsdorfer verbrachte die letzten zehn Jahres seines Berufslebens bei Canon Schweiz in unterschiedlichen Führungsaufgaben. Zur Hauptsache entwickelte er dort das junge Projektgeschäft.

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Um die Gewinner des «ERP-System des Jahres» zu ermitteln, bewertet die namhafte Fachjury des Center for Enterprise Research der Universität Potsdam infrage kommende Lösungen anhand von sieben Kriterien. Die höchsten Werte in den Kategorien «Ergonomie» sowie «Technologie und Integrationsumfang» dienen dabei als Grundlage für den ERP-Innovationspreis. Die diesjährige Auszeichnung wurde anlässlich der Fachmesse IT & Business in Stuttgart verliehen und ging an die Lösung APplus des Karlsruher ERPII-Spezialisten Asseco Solutions.

www.proles.ch

Innovationstrip ins Silicon Valley für IT-Unternehmer/innen Anknüpfend an den Business-Event «Die Zukunft der Business Software» lanciert Focus on Future einen Aufruf zu einer einwöchigen Innovationsreise ins Silicon Valley im kommenden Frühling. Die Reise richtet sich gezielt an IT-Unternehmerinnen und -Unternehmer. Die Teilnehmer können Themen, Branchen und auch Wunschfirmen vorgeben. Interessenten finden auf der Website von Focus on Future weitere Informationen und ein Formular zur Anmeldung ihres Interesses. Im November/ Dezember werden das Programm und das Reisedatum mit allen Interessenten abgestimmt. Die definitive Anmeldung erfolgt erst danach. www.focus-on-future.ch

Opacc mit neuer Version 16 Die neue Version 16 der Opacc Extended Enterprise Software wartet mit zahlreichen Neuerungen und optimierten Funktionen auf. Dazu gehören die OpaccCloudServices, die es erlauben, alle Opacc Anwendungen im OpaccCloudCenter ohne aufwändige technische Konfiguration zu betreiben. OpaccERP kommt mit vielen Neuerungen für die Digitalisierung in den Bereichen Warehouse, MobileWarehouse, MobileService, Dokumentenverarbeitung usw. OpaccEnterpriseCRM wurde mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet. Ein grosses Thema sind neben der Sicherheit auch die Integration externer Datenquellen, um mehr Informationen zu Kunden und Interessenten anzureichern. Der OpaccEnterpriseShop erhielt ein neues CSS-Framework, eine stark verbesserte und deutlich schnellere Suche mit optimierter Ergebnisgruppierung u.v.m. Mit all diesen Möglichkeiten wird der OpaccEnterpriseShop immer mehr zur eigentlichen E-Commerce- Plattform der Zukunft. www.opacc.ch

Wachstumstreiber ICT-Dienstleistungsexport

Cloud-ERP myfactory wird noch smarter

Die aktuelle ICT-Aussenhandelsstudie der Dachorganisation ICTswitzerland zeigt: ICT-Dienste sind weiterhin die fünftwichtigste Dienstleistungsexportgruppe der Schweiz. Dank stetigem Wachstum ist die ICT-Dienstleistungshandelsbilanz der Schweiz mittlerweile quasi ausgeglichen. Der ebenfalls publizierte Swiss Software Industry Survey (SSIS) weist auf eine hohe, aber abnehmende Profitabilität der Schweizer Softwarebranche hin. Fast zwei Drittel der Exportumsätze erzielt die Schweizer Softwarebranche in Deutschland. Der kontinuierlich wachsende ICT-Dienstleistungsbereich bleibt mit einem Exportumsatz von 13.1 Mrd. Franken die fünftwichtigste Dienstleistungsexportgruppe der Schweiz. Die vollständigen Studien finden sich als Download unter:

myfactory, führender Softwareanbieter von Cloud-ERP für anspruchsvolle Unternehmen, hat ein umfassendes Redesign der Benutzeroberfläche und Funktionen vorgenommen. Unter der Bezeichnung «Smart ERP» ist die neue Version ab Dezember 2016 verfügbar. Die Neugestaltung einer ERP-Lösung mit über 4’500 Kunden im gesamten DACH-Raum ist eine herausfordernde Aufgabe, so myfactory CEO David Lauchenauer: «Wir haben uns mit dem Redesign von myfactory zum Ziel gesetzt, die Usability der Lösung zu optimieren und gleichzeitig die Oberfläche zu modernisieren. Unsere Grundregel lautet dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und den Anwendern einen möglichst einfachen Zugang zum ERP-System zu ermöglichen.»

www.ictswitzerland.ch/publikationen

www.myfactoryschweiz.ch

IT Agenda | Leserservice topsoft Magazin 16-4

Veranstaltungen | Kurse | Seminare

Impressum

29. November 2016 Industrie 4.0 Konferenz World Trade Center, Zürich | 9:00–17:00 Uhr Computerworld + topsoft | computerword.ch / topsoft.ch

Herausgeber schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 6206 Neuenkirch info@topsoft.ch

6. Dezember 2016 eMail Marketing Konferenz / Blockchain Konferenz Crowne Plaza, Zürich | 11:30–13:30 Uhr / 13:40–17:30 Uhr Internet Briefing | www.internet-briefing.ch 18. Januar 2017 Cloud Day 2017 Digicomp Academy AG, Zürich | 8:30–17:00 Uhr Digicomp | www.digicomp.ch 19. Januar 2017 ICT Networking-Party Kursaal Bern | 17:00 Uhr ICTswitzerland | www.ict-networkingparty.ch 7./8. Februar 2017 Suchmaschinen Konferenz 2017 Crowne Plaza, Zürich Internet Briefing | www.internet-briefing.ch 28. März 2017 topsoft Software Contest Bern, Bernexpo Congress | 08:30–17:30 Uhr topsoft | www.software-contest.ch

Erscheinungsweise 4-mal jährlich Redaktion Christian Bühlmann c.buehlmann@topsoft.ch Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Dr. Marcel Siegenthaler m.siegenthaler@topsoft.ch Layout und Gestaltung Andrea Krauer schmid + siegenthaler consulting gmbh a.krauer@topsoft.ch Anzeigenmarketing Cyrill Schmid schmid + siegenthaler consulting gmbh c.schmid@topsoft.ch Bilder und Fotos Shutterstock, Beat Jäggi

Redaktionsprogramm 2017 topsoft Magazin 17-1 | 1. März 2017 Fokusthema: Handel, CRM, E-Commerce, Vorschau topsoft Software Contest Marktübersicht: ERP & E-Shop Praxisdossier: Analytics/BI für KMU

Druck Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern

topsoft Magazin 17-2 | 1. Juni 2017 Fokusthema: Smart Working, Collaboration, Security, Vorschau topsoft Fachmesse Marktübersicht: Mobile Unternehmenslösungen Praxisdossier: User Experience von ERP-/CRM-Systemen topsoft Magazin 17-3 | 15. August 2017 Fokusthema: IT für Dienstleister und Projektmanagement Marktübersicht: Software für Dienstleister und Projekte Praxisdossier: Dokumentenmanagement und Archivierung Beilage: topsoft Messeguide 2017 topsoft Magazin 17-4 | 1. November 2017 Fokusthema: Industrie 4.0, Vorschau i4-Konferenz Marktübersicht: ERP für Industrieunternehmen Praxisdossier: IT-Unterstützung in Marketing, Sales und Service

Leserservice topsoft Magazin abonnieren: www.topsoft.ch/magazin | T +41 41 467 34 20 topsoft aktuell-Newsletter abonnieren: blog.topsoft.ch IT-Konkret Fallstudien lesen: www.it-konkret.ch Marktübersicht Business Software: www.topsoft.ch/marktuebersicht

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