Part,1 การสร้างและจัดเก็บเอกสารอย่างมีมาตรฐาน
วันที่ 21-22 มีนาคม 2559 ณ ห้องประชุม 201 และ Cyber Zone 1 สานักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา
การสร้างและจัดเก็บเอกสารอย่างมีมาตรฐาน ฟอนต์มาตรฐาน การพิมพ์มาตรฐาน การแปลงเอกสารมาตรฐาน
การบันทึกเอกสารมาตรฐาน
มาตรฐานสื่อดิจิทัล เพื่อคลังทรัพยากรสารสนเทศ แบบเปิด ตั้งชื่อโฟลเดอร์ แฟ้มเอกสารด้วยภาษาอังกฤษ กาหนด Default Font ก่อนพิมพ์ สร้าง Slide ด้วยแม่แบบ Slide ใส่ Caption ของภาพ/ตารางแบบอัตโนมัติ บันทึกแฟ้มเอกสารแบบ “ฝังฟอนต์” (Embed Font) ส่งออก PDF แบบ PDF/A
การตั้งชื่อไฟล์ ชื่อโฟลเดอร์ด้วยภาษาไทย ทาให้เกิดไฟล์ ขยะตามมา เมื่อนาข้อมูลไปลงโปรแกรม Mircor Soft Office ที่ต่างเวอร์ชั่นย่อมเกิดปัญหาภาษาไทย เป็นปัญหาใหญ่ที่ต้องรณรงค์ต่อไป...
บริหารจัดการโฟลเดอร์อย่างไร?
การจัดการ โฟลเดอร์ที่ควรทา
การตัง้ ชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้ มเอกสาร ใช้ชื่อที่ประกอบด้วยตัวอักษร a –z, 0 –9 มีความ หมายถึงเนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บ ห้ามใช้ภาษาไทย อักขระพิเศษ คือเครื่องหมาย hyphen หลีกเลี่ยงการเคาะเว้นวรรค และ/หรือ อักขระพิเศษอื่นๆ กรณีตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร ให้นาหน้าด้วยตัวเลขวันที่ สร้าง/แก้ไข/เผยแพร่เอกสาร ในรูปแบบ yyyymmdd (โดย yyyyคือปี ค.ศ.)
การตัง้ ชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้ มเอกสาร ในวันเดียวกันหากมีการแก้ไขเอกสารหลายครัง้ ให้ระบุตวั เลขรุ ่นของการแก้ไขต่อท้าย เช่น 20160322-digital-standard-1.odp 20160322-digital-standard-2.odp
หากมีการแก้ไขเอกสารในวันถัดไป ให้กาหนดชื่อแฟ้ มเอกสารใหม่โดยใช้วนั ที่ท่ แี ก้ไข 20160323-digital-standard.odp
ภาษาอังกฤษตัวพิมพ์เล็ก ผสมตัวเลข ใช้เฉพาะเครื่องหมาย"_" ไม่ควรมีช่องว่าง ไม่ควรยาวมากเกินไป สื่อความหมายชัดเจน
ภาพประกอบตัวอย่างการตัง้ ชื่อโฟลเดอร์ท่ คี วรทา
Font ตัวอักษร กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ทก.) รายงานว่า “ปัจจุบันส่วนราชการจานวนมากมีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลายไม่มีมาตรฐาน ในเอกสาร ทางราชการ อีกทั้งยังมีหน่วยงานราชการหลายแห่งใช้มาตรฐาน ฟอนต์ของบริษัทเอกชนที่ผูกขาด ลิขสิทธิ์ของระบบปฏิบัติงาน ทาให้จากัด สิทธิ์ต่างๆ ที่จะมีมาตรฐานเอกสารเป็นเสรี ไม่ขึ้นกับระบบปฏิบัติการใดๆ เช่น Angsanaอาจมีปัญหาเรื่องการฟ้องร้องละเมิดลิขสิทธิ์ได้ จึงได้มีการพัฒนาและมีการประกวดแข่งขันฟอนต์ ซึ่งเป็นการ ส่งเสริมให้เกิดการใช้ Open Source Software ที่เป็นซอฟต์แวร์เสรีให้ ส่วนราชการไทยประกาศมาตรฐานเอกสารดิจิทัลและรูปแบบ ของฟอนต์ที่ ไม่ขึ้นกับระบบปฏิบัติการและลิขสิทธิ์ของบริษัทใดๆ เพื่อความภาคภูมิใจใน ความเป็นชาติและเอกลักษณ์ของความเป็นชาติไทย” จึงได้มาซึ่งฟอนต์ มาตรฐานราชการไทย ที่ประกาศใช้ในปัจจุบัน
Font ตัวอักษร หนังสือ / เอกสารทางราชการ ตามประกาศสานักนายกฯ ประกอบด้วย 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ (คาสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว) 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็หลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)
เอกสารประเภทอื่นๆ อาทิ เอกสารประชาสัมพันธ์(Poster) คู่มือ....
ฟอนต์สวย ๆ ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ (ตัวอย่างจากฟอนต์มาตรฐานราชการไทย)
TH SarabunNew
SIPA ร่วมกับกรมทรัพย์สินทางปัญญา ได้ร่วมกันแก้ไขสัญญา อนุญาตฟอนต์ TH Sarabun ตัวใหม่ เป GPL 2.0 + Font exception เพื่อให้เป็นฟอนต์ที่เสรียิ่งขึ้น พร้อมกันนี้ได้แก้ไขจุดบกพร่องต่าง ๆที่มีใน Th sarabun PSK ตัวเดิม
ฟอนต์...ในประเทศไทย ปัญหาที่ผ่านมา - การใช้ฟอนต์ที่หลากหลายไม่มีมาตรฐานในเอกสารทางราชการ - การใช้มาตรฐานฟอนต์ของบริษัทเอกชนที่ผูกขาดลิขสิทธิ์ของ ระบบปฏิบัติงาน ทาให้จากัดสิทธิ์ต่างๆ ที่จะมีมาตรฐานเอกสารเป็น เสรี ไม่ขึ้นกับระบบปฏิบัติการใดๆ - ปัญหาเรื่องการฟ้องร้องละเมิดลิขสิทธิ์ฟอนต์
แนวทางแก้ไข รัฐบาลไทยประกาศใช้ “ฟอนต์มาตรฐานราชการ ไทย”
ฟอนต์ฟรี
สัญญาอนุ ญาต: OFL Open font License
แหล่งที่มา: http://www.f0nt.com/
ฟอนต์ฟรี
แหล่งที่มา: http://www.f0nt.com/
การ Default Font ก่อนพิมพ์ ประโยชน์ที่ได้รับ : การกาหนดให้ฟอนต์ใด ๆ เป็นค่า “กาหนด” ของโปรแกรม Ms Word, MS Power point หรือโปรแกรมอื่น ๆ ในกลุ่มลักษณะ เดียวกัน ไม่ต้องเสียเวลากับการเลือกเปลี่ยนฟอนต์ทีละ พารากราฟหรือทีละสไลด์
ตัวอย่าง Default Font ใน Word
ตัวอย่าง Default Font ใน PPT
การพิมพ์ที่ถูกต้อง การใช้ปุ่ม <Enter> เพื่อคัดคา ณ ตาแหน่งที่ต้องการ โดยกดปุ่ม<Shift>+<Enter> การขึ้นหน้าใหม่ ณ ตาแหน่งที่ต้องการ <Ctrl>+<Enter>
การใช้เครื่องหมายวรรคตอน การเว้นวรรค คาทับศัพท์ Internet Digital Web
อินเตอร์เน็ต อินเตอร์เน็ท อินเทอร์เน็ต ดิจิทอล ดิจติ อล ดิจิทลั เว็ป เวป เว็บ
สร้าง Slide ด้วยแม่แบบ Slide
ใส่ Caption ของภาพ/ตาราง แบบอัตโนมัติ
การแปลงเอกสารมาตรฐานโดยการบันทึก แฟ้มเอกสารแบบ ฝังฟอนต์ Embed Font
เอกสารที่สร้างด้วย MS Office สามารถฝังฟอนต์ TH Sarabun New กับ เอกสารได้ Save As Tool Save Options
เอกสาร PDF แบบ PDF/A PDF คือคาตอบเพื่อแก้ไขปัญหาหลากหลาย ในการสร้างเอกสาร แต่ PDF ก็ไม่ช่วย หาก มีการใช้ฟอนต์ที่ไม่ได้มาพร้อมกับระบบ OS ส่งออกเป็น PDF ผิดลักษณะการใช้งาน กาหนดเงื่อนไขการเข้าถึงผิดวัตถุประสงค์/ไม่ได้ กาหนดเงื่อนไขการเข้าถึงเอกสาร
ส่งออก เอกสารPDF แบบ PDF/A เอกสารที่สร้างด้วย Open Office.org ควรส่งออกเป็น PDF แบบฝังฟอนต์ - File, Export as PDF - คลิกเลือก PDF/A-1a หรือแจ้งให้ผู้รับทราบว่าเอกสาร ชุดนี้ ใช้ฟอนต์ TH sarabun New
ส่งออก เอกสารPDF แบบ PDF/A