2.6. Soporte documental con evidencias de resultado

IMPORTANTE

Los documentos son los elementos que permiten registrar la información y, por tanto, el conocimiento que se genera, proporcionando la oportunidad de que esta información y, por ende, este conocimiento, permanezcan a lo largo del tiempo, se puedan conservar, se puedan difundir y se puedan recuperar. • Evaluación final. Es la que se realiza al final del proceso formativo y recoge y valora los resultados obtenidos. Este momento evaluativo coincide con la evaluación sumativa.

En el cuadro siguiente podemos apreciar la relación que existe entre los distintos ámbitos o elementos que intervienen en la evaluación. Como podemos apreciar, no son elementos considerados individualmente sino que afectan a la totalidad del proceso evaluador.

2.6. Soporte documental con evidencias de resultado.

Es conveniente y necesario generar documentos donde se recoja la información recopilada en el proceso de evaluación para que esta información permanezca en el tiempo.

Podemos definir un “documento” como “todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo”9 . Los documentos tienen hoy día una gran importancia dentro de lo que denominamos como “sociedad del conocimiento”. La utilización de estos debe depender del objetivo con el que queramos mantener la información teniendo, para ello, multitud de opciones. Donde si debemos prestar gran atención es al soporte que utilizamos ya que de éste dependerá, en gran medida, la recuperación posterior de esta información.

9Según Amat, N. (1998). Documentación científica y nuevas tecnologías de la información. 2ª edición.

Madrid. Pirámide.

En el proceso de evaluación de acciones formativas para el empleo, deberemos registrar la información, tanto la previa con la que iniciamos el proceso formativo, como aquella resultante de las acciones desarrolladas. Para ello, tenemos que tener muy presente cual es el objetivo al registrar la información para, en consecuencia, elegir el soporte que mejor se adecue a nuestra necesidad.

Hoy día existen multitud de soportes que nos dan nuevas oportunidades y que facilitan enormemente la captación, el registro, la difusión, la revisión y permanencia de la información. Podemos hacer numerosas clasificaciones pero, atendiendo al modo en el que se registra esta información, podemos citar:

• Soportes impresos. Son los que reflejan la información de forma impresa (papel).

• Magnéticos. Son los que permiten guardar la información a través de procesos magnéticos. Ejemplos son discos duros, cintas de vídeo o audio.

• Ópticos. Quizás hoy sean los soportes más utilizados. Utilizan el láser para registrar la información y recuperarla posteriormente. Ejemplos, los cd o DVD.

• Telemáticos. Este soporte no excluye a los anteriores pero permite manejar la información a larga distancia. Entre sus principales ventajas se encuentra el registro de información en grandes “nubes” a las que acceder desde cualquier punto y en cualquier momento.

• Otros…

Existen, además de los citados, numerosos soportes pero realmente los más utilizados en los procesos de evaluación se encuentran entre los anteriores.

Aunque el soporte es fundamental, no es el único factor a tener en cuenta en el registro de la información que se obtiene en los procesos de evaluación. Hay otros elementos con gran incidencia como el código, el contenido o la difusión.

Por código entendemos el lenguaje en el que se presenta el documento. éste puede ser textual, icónico, visual, sonoro…

Por contenido podemos establecer un criterio de registro: si es un resumen, si es una propuesta, si es un esquema…

Por difusión entendemos la capacidad que tiene el soporte de divulgar la información que estamos tratando. En muchas ocasiones nos interesa que esta información sea rápidamente extendida y pueda llegar a un número elevado de personas, sin embargo, en otras circunstancias, nos interesa que esta información quede registrada y solo se pueda acceder a ella de forma privada.

A continuación, vamos a clasificar aquellos soportes que pueden ser utilizados de forma genérica en los procesos evaluativos:

CLASIFICACIÓN DEL SOPORTE

10 Seriado

Periódico10 Tipos

Memorias Informes Actas

Diarios

10 Cuando hacemos alusión al término “periódico” nos estamos refiriendo a la actividad que se lleva a cabo de forma habitual y continua no al medio de comunicación escrita con el mismo nombre.

Independientemente del soporte elegido, cualquiera de estos documentos debe recoger:

• Objetivo. Este podrá plantearse de forma resumida o más profunda dependiendo del soporte pero siempre, deberá aparecer. Es el apartado a través del cual se da a conocer el motivo por el que determinadas acciones se han desarrollado.

• Contenido. Deberán referenciarse bien a través de un índice o bien a través de apartados dentro del documento aquellos contenidos que son necesarios para comprender la información.

• Presentación de la situación de partida. Es necesario para conocer cuáles han sido los resultados y su progresión, que se conozca la situación de partida y las condiciones de la misma. Solo así se podrá establecer una relación que permita establecer si se han producido avances.

• Resumen. Dependiendo del documento que se utilice, sobre todo conveniente en las memorias, es necesario hacer al finalizar un resumen de lo que se ha realizado para que la persona que reciba la información pueda comprenderla fácilmente.

Memorias

Entendemos por memoria el documento que se realiza al finalizar una actividad, programa o proyecto. En la memoria se recoge el transcurso de las acciones que se han desarrollado de forma organizada y de forma secuencial.

El objetivo por el que se hace una memoria es recoger la información y los resultados obtenidos durante un proceso. En el caso de la formación para el empleo, las memorias pueden ser convenientes para registrar la información de las personas que han sido orientadas y han sido formadas incidiendo en los resultados de su aprendizaje o proceso de orientación.

Actualmente, el soporte para hacer las memorias es variado pero va cobrando fuerza el digital por el ahorro económico que supone y la disponibilidad de la información en cualquier lugar.

Informes

Estos documentos nos permiten dar a conocer las actividades que se desarrollan mostrando aquellos elementos que realmente son necesarios para la persona o entidad o servicio al que van dirigidos.

Un informe se diferencia de una memoria en que el informe no recoge toda la información sino solo aquella que es de interés. Los informes pueden hacerse por temáticas, por espacios de tiempo, por resultados… Realmente lo importante en la redacción de los informes es transmitir la información que se necesita.

Podemos hablar de varios tipos de informes en función de la finalidad con la que se redacten:

• Sobre el desempeño. Son informes que se hacen y se envían a un estamento superior o del que se depende para establecer una relación de las actividades que se llevan a cabo con los costes que son necesarios.

• Sobre el avance. Estos informes se hacen de forma periódica para comunicar los avances en un periodo de tiempo de la actividad que se está desarrollando.

En ellos deben aparecer, los objetivos que se persiguen, las actividades que se han llevado a cabo, los resultados obtenidos y lo que en un futuro inmediato se va a realizar.

• Orientados al futuro. Estos informes son los que suelen presentarse al término de la actividad y tienen la finalidad de establecer una conexión entre lo que se ha hecho con lo que se puede hacer en un futuro más o menos inmediato.

Actas

Son documentos que normalmente se realizan tras reuniones de trabajo, entrevistas o procesos de selección. En ellas debe recogerse los temas tratados, la información relevante para su desarrollo así como los acuerdos o conclusiones finales a los que se ha llegado.

La principal ventaja de estos documentos es que permiten conocer de forma rápida el transcurso de un evento o proceso, como se ha desarrollado y sus resultados.