DADOS DO TRABALHO
Escola da Indústria Criativa Unisinos Agência Experimental de Comunicação
Responsáveis: Equipes de Relações Públicas e Publicidade e Propaganda
Telefone: 3591 1122 - Ramais: 1326/1332
Título do trabalho: Campanha Interna Unidade de Serviços Acadêmicos
Cliente: Unidade de Serviços Acadêmicos - Unisinos
Responsáveis: Cristiane Rodrigues Herold, Letícia Rosa, Nadege Lomando e Robert Thieme.
Equipe: núcleos de Relações Públicas, Publicidade e Propaganda e W eb.
Apresentação
A Unidade de Serviços Acadêmicos da Unisinos, com a participação de seus funcionários e gestores, atualizou o documento que contém a missão, as diretrizes e os objetivos que representam os serviços realizados pela unidade
Para que esses conceitos sejam praticados e não fiquem somente no papel, foi solicitada à Agexcom a elaboração de uma campanha de comunicação interna.
Objetivo geral
Apropriar os funcionários da missão, das diretrizes e dos objetivos da Unidade de Serviços Acadêmicos por meio de ações que promovam integração e interatividade.
Objetivo específico
Construir ações de comunicação que envolvam todos os funcionários e gestores da Unidade de Serviços Acadêmicos
Conceito
Serviços Acadêmicos: eu faço parte
Slogan
Juntos somos Serviços Acadêmicos
Público estratégico
Gestores e funcionários da Unidade de Serviços Acadêmicos
Projetos
Os projetos que serão apresentados a seguir formam um conjunto de ações de comunicação pensado para atingir, de forma lúdica e interativa, os objetivos demandados pela Unidade de Serviços Acadêmicos.
Os gestores e funcionários da Unidade receberão as orientações sobre cada projeto por e-mail, via e-cards (mensagens formatadas para leitura em e-mails):
E-card 1: convite para um encontro entre os gestores da Unidade e equipe da Agexcom, além do detalhamento do jogo Serviços Acadêmicos na memória e do painel itinerante Será disponibilizado também link de acesso ao Plano de Comunicação e ao cronograma.
E-card 2: orientação para a confecção do painel online
E-card 3: orientação para a produção do anuário digital
Projeto 1 – Encontro com os gestores
Objetivo: orientar os gestores da Unidade sobre a campanha, deixando-os informados sobre as atividades previstas, a participação deles nas ações e o cronograma, para que possam divulgar aos funcionários.
Dinâmica: será realizada uma reunião entre os gestores da Unidade e a equipe da Agexcom para a apresentação do Plano de Comunicação, além da entrega de materiais necessários para o desenvolvimento do jogo Serviços Acadêmicos na memória e do painel itinerante. Após o encontro, cada gestor deverá repassar as informações para seus funcionários.
Projeto 2 – Jogo Serviços Acadêmicos na Memória
Objetivo: reforçar a funcionários e gestores o conhecimento das diretrizes, utilizando linguagem lúdica e que promova uma integração.
Dinâmica: funcionários e gestores participarão do jogo da memória. Cada gerência receberá um kit com peças que apresentam as diretrizes da Unidade e suas respectivas sínteses 1 identificadas por cor. O jogo será confeccionado em tamanho 15x15 cm, que facilitará a visualização dos participantes.
Para a realização do jogo, os funcionários deverão dividir-se em equipes iguais. Com as peças embaralhadas e posicionadas em um lugar plano, os jogadores tentarão identificar as diretrizes e sua síntese.
O material será entregue para os gerentes na data do encontro com os gestores para que organizem a aplicação do jogo conforme a disponibilidade das equipes A atividade poderá ser registrada com a captação de imagens fotográficas para posterior compartilhamento entre os setores. Esse jogo deve ser realizado periodicamente para manter a atuação da Unidade sempre na lembrança de todos os envolvidos.
Sugestão: como forma de incentivo, o gestor poderá premiar o time vencedor.
Projeto 3 – Painel itinerante: juntos somos Serviços Acadêmicos
Objetivo: promover a identificação da equipe com as diretrizes do setor.
Dinâmica: divididos em equipes, gestores e funcionários criarão cartazes ilustrados com as diretrizes que mais se identificam. Para a confecção do cartaz, será disponibilizado: kit criativo (materiais de pintura e colagem), lista com as diretrizes e suas sínteses e as regras de aplicação.
1 Diretrizes resumidas em sínteses – anexo 1
O kit criativo será entregue pela Agexcom no dia do encontro com os gestores Ao término da atividade, os cartazes ilustrados confeccionados pelas equipes 2 serão recolhidos pela Agexcom, conforme cronograma.
Os cartazes ilustrados de todas as equipes formarão o painel itinerante. Em formato de banner, o painel percorrerá todos os setores da Unidade. Cada gerente ficará responsável pelo trânsito do painel entre os ambientes
Projeto 4 – Painel online
Objetivo: promover a identificação dos funcionários com as diretrizes da Unidade, além de divulgar a missão e os objetivos de forma online.
Dinâmica: será criado um painel online, em formato de hotsite, que apresentará a missão, as diretrizes, os objetivos e suas sínteses 3 De maneira similar a uma enquete da rede social Facebook, cada funcionário selecionará a diretriz com a qual mais se identifica. No momento da escolha da diretriz, ficará registrada a sua participação.
Para ter acesso ao painel online, o colaborador receberá um convite digital com o endereço web do painel e um código para cadastro (login) O convite será um teaser, pois pretende instigar o funcionário a acessar o ambiente online sem saber ao certo do que se trata.
Projeto 5 – Anuário digital: juntos somos Serviços Acadêmicos
Objetivo: divulgar o engajamento dos funcionários e gestores da Unidade com a missão, diretrizes e objetivos.
Dinâmica: será confeccionado um livro digital, no estilo de um anuário escolar norte-americano, que apresentará a missão, as diretrizes e os objetivos da
2 Listagem dos funcionários que devem participar será fornecida pela Unidade
3 Objetivos resumidos em sínteses – anexo 2
Unidade. Os funcionários e gestores estarão representados no anuário com as seguintes informações:
• Foto – o próprio funcionário produzirá sua imagem em estilo selfie, com fundo branco.
• Nome completo
• Setor a qual pertence
• Ramal
• Diretriz escolhida (por meio do painel)
As fotos serão encaminhadas para os gestores junto com as demais informações. Os dados para a composição do anuário digital serão entregues para a Agexcom pela gerência de cada setor no período pré-estabelecido no cronograma.
O anuário digital será encaminhado para todos os colaboradores via e-mail –ou ficará disponível online – como forma de convite para a confraternização geral de final de ano. Servirá também para convidar a todos da Unidade a dar continuidade à prática da missão, das diretrizes e objetivos em 2016
Projeto 6 – PIN: eu sou Serviços Acadêmicos
Objetivo: promover pertencimento dos funcionários.
Dinâmica: distribuição de pin confeccionado em metal prata e azul marinho, contendo o dizer ‘’Eu sou Serviços Acadêmicos – Unidade de Serviços Acadêmicos’’. Esse brinde poderá ser entregue na confraternização de final de ano.
Anexo 1 – Diretrizes e sínteses
DIRETRIZ PALAVRA-CHAVE
Perceber as necessidades do público, comprometendo-se com a superação das suas expectativas;
Sentir-se à vontade para propor alterações e soluções inovadoras nos processos, visando a seu aperfeiçoamento e maior entrega de valor aos públicos que são usuários dos serviços;
Buscar o envolvimento dos setores da instituição, com os quais se compartilha a responsabilidade sobre processos acadêmicos, para que comunguem do mesmo objetivo de superar as expectativas dos públicos atendidos;
Sentir-se responsável pelos processos acadêmicos, manifestando proatividade na identificação e solução de obstáculos ao cumprimento da missão, objetivos e metas da Unidade;
Comprometimento com o público
Liberdade para inovar processos
Integração entre setores
Responsabilidade nos processos acadêmicos
Zelar pelo perfeito cumprimento das atividades, buscando melhorias contínuas dos processos; Cumprir e melhorar atividades e processos Comprometer -se cotidianamente com a sustentabilidade da instituição;
Dar sentido prático à ideia de que cada um dos colaboradores da Unidade, fundamentalmente, trabalha para a Universidade, e não para setores específicos;
Incorporar, na prática cotidiana, o ideal de construir uma Universidade de excelência e inclusiva;
Deixar implícito, em cada palavra e em cada ação dirigida aos diferentes públicos servidos pela Unidade, o profundo comprometimento em prestar o melhor atendimento;
Ter consciência sobre a importância do correto uso das informações, garantindo sua segurança de acordo com a política institucional;
Contribuir para a motivação e crescimento dos colaboradores e, consequentemente, para seu melhor desempenho;
Sustentabilidade
Todos trabalham juntos
Ideal de excelência
Dar o melhor de si sempre
Consciência e certeza sobre informações
Crescer e motivar
Comprometer -se com a adoção de princípios éticos no exercício das atividades profissionais; Ser ético
Buscar, acima de tudo, que o trabalho faça sentido para quem o realiza e para os outros, e que a contribuição diária de cada um seja parte de um projeto maior, de construção de uma Universidade que proporcione a realização pessoal de todos.