Vilket juridiskt ansvar har GU? – DET ÄR GENERELLT sett inte bra att medarbetare använder sin privata mejl för att skicka meddelanden och dokument i tjänsten. Men om andra e-postfunktioner har använts inom ramen för handläggning av ärenden vid universitetet är det viktigt att sådana mejl med eventuella bilagor förs tillbaka in i universitetets system och diarieförs på ärendet i vanlig ordning. – Andra arbetsmejl, som medarbetaren behöver ha tillgång till under en tid men som inte tillhör ett ärende som diarieförs, ska flyttas över till universitetets lagringsytor. Det är också viktigt att den arbetsrelaterade e-postkommunikationen raderas från det privata mejlkontot när den förts tillbaka in i universitetets system.
Hur är det med GDPR, finns det juridiska risker med att använda privat mejl? – Ja, det finns det. Det blir svårare för universitetet att ha kontroll över hur universitetets information hanteras, samt hur personuppgifter behandlas, när anställda använder tjänster utanför universitetets system. Gäller samma regler för Teams som för e-post? – Rutinerna för vad som får skrivas/lagras i Microsoft Teams är samma som för universitetets e-post: innehållet ska begränsas till informationsklass 1 och 2, vilket innebär att det inte får innehålla känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information. Allt som utgör allmänna handlingar vid
Foto: JOHAN WINGBORG
Sara Dahlberg, chefsjurist vid GU, svarar på frågor om e-postkraschen. Många medarbetare har börjat använda sin privata mejl. Finns det problem med det?
E-postincidenten innebär inte heller ett brott mot arkiv lagen, eftersom mejl som inte kommit fram inte går att arkivera. SARA DAHLBERG
Sara Dahlberg påpekar att det finns risker med att använda privat mejl.
en statlig myndighet kan begäras ut. Vid en begäran om utlämning av uppgifter i Teams eller något annat samarbetsverktyg görs en bedömning på samma sätt som vid en förfrågan om att lämna ut e-post, huruvida den begärda handlingen är allmän och, om så är fallet, ifall det föreligger någon sekretessgrund. Vilket ansvar har GU när det gäller försvunnen post? Enligt offentlighetsprincipen får myndigheten inte vägra lämna ut korrespondens – men i detta fall handlar det ju inte om vägran utan om att mejlen inte finns. – Det är i nuläget inte fastställt att någon e-post försvunnit. Om så visar sig ha skett, behöver vi utreda om viktig information och/eller dokument gått förlorade i och med de förlorade e-postmeddelandena. Här finns självklart ett ansvar som vi behöver reda i när det är klarlagt om något, och i så fall vad, som har förlorats. Det är dock viktigt att ha med sig att medarbetarnas e-post-lådor inte ska fungera som
arkivsystem för myndigheten. Det betyder att viktig information, handlingar eller sakuppgifter i ärenden inte ska förvaras eller arkiveras i e-postlådor. Sådana väsentliga uppgifter i ärenden ska diarieföras i universitetets diarieföringssystem. Andra väsentliga dokument ska lagras på universitetets lagringsytor. – E-postincidenten innebär inte heller ett brott mot arkivlagen, eftersom mejl som inte kommit fram inte går att arkivera. Däremot innebär det en bristande tillgänglighet hos myndigheten. Därför uppmanas allmänheten på GU:s startsida på webben att välja alternativa kontaktvägar. Universitetets primära e-postadress är registrator@gu.se som har fungerat hela tiden förutom den första fredagen. Även kontaktvägen till myndighetschefen genom rektor@gu.se har fungerat som vanligt.
Eva Lundgren
GUJOURNALEN HÖSTEN 2020
7
