UEMG Frutal: Manual de Práticas de Assessoria de Comunicação

UEMG Frutal:

Manual de Práticas de ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

APRESENTAÇÃO

Com o objetivo de contribuir para com a rotina das atividades de comunicação da Universidade do Estado de Minas Gerais – Unidade Frutal, apresentamos o UEMG

FRUTAL: MANUAL DE PRÁTICAS DE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO.

A proposta é oferecer orientações para estudantes estagiários atuantes no setor de Assessoria de Comunicação da Unidade. Espera que este conteúdo possa igualmente ser útil a diretores, chefes de departamento, presidentes de colegiados, servidores e demais profissionais docentes e/ou técnicos da instituição cujas atividades estabeleçam algum tipo de interação com o setor da comunicação.

Este manual foi elaborado a partir de Trabalho de Conclusão de Curso para obtenção de título de Bacharel em Jornalismo na UEMG Frutal. O conteúdo compreende um capítulo introdutório sobre a estrutura organizacional e a história da unidade frutalense. Contém ainda a descrição de produtos e serviços que podem ser explorados pela assessoria de comunicação, práticas de redação, listagem de siglas e termos usados com frequência, além de um passo a passo de como operar as ferramentas de publicação no site oficial e nos perfis institucionais nas redes sociais.

Frutal, fevereiro de 2023

Vitor Hugo Girotto, orientando Ariane Barbosa Lemos, Prof.ª Dr.ª orientadora Anderson Alves da Rocha, Prof. Dr. coorientador

1 – SOBRE A UEMG FRUTAL

Embora tenha sido criada em 21 de junho de 2007, com a estadualização da antiga Fundação de Ensino Superior de Frutal (FESF), a história da Universidade do Estado de Minas Gerais na cidade de Frutal é bem anterior a esta data. A primeira tentativa de instalar uma universidade no município ocorreu no início da década de 1990. Anos depois foram feitas novas tratativas com outras instituições de ensino superior, que não lograram êxito. Anos depois, em 2003, as negociações com a UEMG foram retomadas e avançaram. Conclui-se a necessidade de se criar uma fundação que pudesse ser a mantenedora dos cursos da UEMG em Frutal. Nasceu, assim, a Fundação Educacional de Ensino Superior de Frutal – FESF, por meio da Lei Municipal nº 5031, de 26 de janeiro de 2004, entidade pública instituída pela Prefeitura de Frutal com apoio de órgãos municipais e entidades da sociedade civil. A partir da inauguração da Fundação, surgiram os cursos iniciais da unidade frutalense. Até 2022, a UEMG Frutal configurava-se como uma das 20 unidades acadêmicas da UEMG, sediadas 16 cidades do estado de Minas Gerais.

Em Frutal, até o ano de 2022, a universidade contava com nove cursos de graduação presenciais, sendo eles: Administração, Comunicação Social – Publicidade e Propaganda, Direito, Engenharia Agronômica, Engenharia de Alimentos, Engenharia de Produção, Geografia, Jornalismo e Sistemas de Informação. Ainda são oferecidos cursos de pós-graduação em várias modalidades.

A Unidade recebe estudantes da microrregião de Frutal, além de outras localidades do país, especialmente dos que buscam na UEMG educação superior gratuita e de qualidade. O ingresso de alunos ocorre via vestibular próprio, SiSU, editais de Reopção, Transferência e Obtenção de Novo Título

Criação da Fundação Educacional de Ensino Superior de Frutal – FESF.

Abertura de 100 vagas para o bacharelado em Administração de Empresas e Negócios.

Abertura do curso de Sistemas de Informação.

Abertura dos cursos de Direito e Ciência e Tecnologia de Laticínios.

Abertura dos cursos de Geografia, Produção Sucroalcooleira e Comunicação Social.

Estadualização da FESF.

Inauguração do segundo bloco estudantil.

O curso de Ciência e Tecnologia de Laticínios é substituído pelo Curso Superior de Tecnologia em Alimentos.

Desmembramento do curso de Comunicação Social em Jornalismo e Comunicação Social – Habilitação em Publicidade e Propaganda.

A oferta de vagas para o curso de Tecnologia em Produção

Sucroalcooleira foi encerrada.

Abertura do curso de Engenharia Agronômica.

A oferta de vagas para o curso de Tecnologia em Alimentos é encerrada.

Os cursos de Engenharia de Alimentos e de Produção são abertos.

* Linha de tempo com datas-chave referentes à UEMG Unidade Frutal, a partir da criação da FESF, instituição mantenedora dos cursos da Unidade.

Organograma

Em sua estrutura departamental, a UEMG Frutal conta com setores dedicados à administração da instituição e à coordenação de assuntos acadêmicos.

Diretoria UEMG Frutal, 2019

A UEMG, de forma geral, possui programas e procedimentos que buscam incentivar a permanência dos estudantes e a produção acadêmica. Tais processos são formalizados por meio de editais periódicos que devem ter ampla divulgação. Entre os principais editais estão o Programa Estadual de Assistência Estudantil (PEAES), programas de ensino; editais de

apoio à atividade extensionista e editais de apoio à atividade de pesquisa.

Para mais informações sobre cada um desses programas da UEMG, você pode acessar o site institucional https://uemg.br/

Como é a Assessoria de Comunicação da UEMG Frutal?

Inicialmente, para entender como se estabelece o trabalho no setor de Assessoria de Comunicação da UEMG Frutal é importante esclarecer as funções desempenhadas por profissionais das distintas áreas da comunicação. Para começar, partimos de uma dúvida recorrente: a diferença entre assessoria de imprensa e assessoria de comunicação

O setor de assessoria de comunicação numa organização cuida da comunicação geral da instituição, desde a forma como as informações são divulgadas entre os públicos internos até como a instituição interage com os públicos externos, incluindo a imprensa.

Seguindo o composto de Comunicação

Organizacional elaborado pela pesquisadora da USP Margarida Kunsch, a atividade comunicacional em instituições é dividida em diferentes modalidades, sendo: a comunicação institucional, responsável pela construção e formatação de uma imagem e identidade organizacionais; a comunicação mercadológica, responsável por toda a produção comunicativa em torno dos objetivos de mercado, sobretudo da divulgação publicitária dos produtos ou serviços ofertados; a

comunicação interna, responsável por viabilizar a interação entre a organização e seus empregados; e a comunicação administrativa, responsável por definir os processos comunicacionais da organização (KUNSCH, 20031) . Como podese ver, as ações de comunicação no âmbito organizacional envolvem ações operacionais e estratégicas, sempre alinhadas aos valores e objetivos institucionais.

Seguindo essa estrutura, em linhas gerais, a área de assessoria de comunicação é dividida em subsetores, sendo os principais deles: a assessoria de imprensa, que cuida do relacionamento da instituição com a imprensa e a comunicação institucional; a publicidade e propaganda, responsável por campanhas publicitárias da instituição; e a área de relações públicas, que trabalha o relacionamento e a comunicação interna da instituição, seja entre servidores públicos ou estudantes.

1 KUNSCH, Margarida. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. São Paulo: Summus Editorial, 4. ed. 2003.

Ou seja, a assessoria de comunicação é uma grande área que compreende várias atividades... entre elas, a assessoria de imprensa.

No caso específico da Assessoria de Comunicação (ASCOM) da UEMG Frutal, pode se ter a atuação de profissionais nessas três áreas. Eles devem seguir orientações de comunicação administrativa, que definem o funcionamento do fluxo de comunicação entre os setores da Unidade, entre as demais Unidades da UEMG e com a Reitoria e as pró-reitorias. Isso acontece através da produção de textos e documentos padronizados, que fazem parte da rotina de comunicação da instituição. A assessoria de comunicação na UEMG Frutal está localizada no Bloco Administrativo. O responsável pelo setor cuida da comunicação com apoio de estagiários dos cursos de Comunicação Social

– Publicidade e Propaganda e Jornalismo, que são escolhidos por meio de processo seletivo. A ASCOM conta com apoio da Agência Escola Inova e do setor de audiovisual que dão suporte em projetos especiais. Nesses casos, as demandas trabalhadas conjuntamente devem ser alinhadas junto aos docentes coordenadores da Agência Escola Inova e do técnico-administrativo que responde pelo setor de audiovisual.

Fluxo de Comunicação Administrativa

Essa é uma versão resumida do organograma da UEMG. Conhecê-lo permite ao profissional de comunicação ter noção mais ampla sobre quais níveis da instituição recorrer em determinadas situações. A versão completa pode ser acessada no link: http://uemg.br/home/universidade/sobre-a-uemg

As comunicações institucionais ocorrem através de canais de comunicação oficiais da Unidade, que são:

E-mail: ascom.frutal@uemg.br

Telefone: (34) 3429-9514

Facebook: https://www.facebook.com/ uemgunidadefrutal

Instagram: https://www.instagram.com/ uemgunidadefrutal

Site: https://www.uemg.br/frutal

Newsletter (semanal)

Jornal mural (mensal)

2 – PRODUTOS E SERVIÇOS DA ASCOM UEMG FRUTAL

Dentre os produtos e serviços sob responsabilidade da ASCOM UEMG Frutal, destacamos alguns mais recorrentes na rotina diária. Em geral, os gestores de comunicação e os estudantes estagiários da assessoria propõem campanhas para conscientizar ou solucionar problemas da Unidade Acadêmica; divulgam projetos e produções acadêmicas de relevância para a mídia local (rádios, jornais e sites de notícias); e alimentam o site, as páginas nas redes sociais e o newsletter com conteúdos como coberturas fotográficas de eventos, editais/ portarias, comunicados e notas, produções e projetos dos professores e alunos (em especial quando voltados à comunidade frutalense) e informações institucionais relevantes como bolsas, competições e concursos acadêmicos.

Sobre os equipamentos e ferramentas disponíveis no setor, a assessoria de comunicação da Unidade conta com computadores para cada servidor e câmeras digitais. No entanto, se houver a necessidade de trabalhos mais elaborados, pode-se recorrer ao profissional técnico e fazer o uso dos equipamentos do setor de audiovisual, bem como das agências escola em funcionamento na Unidade. Vale ressaltar a importância de verificar com antecedência e agendamento prévio a disponibilidade do profissional e dos equipamentos.

Com relação a softwares são oferecidos pela Reitoria da Universidade acesso ao pacote Microsoft Office 365, que possui soluções para reuniões online, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de e-mail, entre outros; e ao Adobe Creative Cloud, que oferece programas de edição de imagens, vetores, áudio e vídeo. Alternativas de ferramentas online que temos disponíveis de forma gratuita são o Canva, para edição de peças gráficas em geral, e o Trello, para gerenciamento de projetos. Os acessos aos programas e sites devem ser planejados pelo gestor para que sejam armazenados de forma segura e as senhas atualizadas sempre que houver mudanças na equipe.

A seguir, indicamos como ocorre o fluxo de recebimento de demandas e fonte de informação relevante para o gestor de comunicação elaborar os produtos e serviços sob responsabilidade do setor. Organizamos os conteúdos considerando as quatro áreas da comunicação organizacional: a administrativa, a interna, a institucional e a mercadológica.

2.1 Comunicação administrativa

Gestão de documentos – na UEMG Frutal a gestão de documentos que tramitam entre os setores deve ser realizada através do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Eventualmente, a Assessoria de Comunicação utiliza a plataforma para acompanhamento ou participação em processos que se originam nos demais setores, assim como para preenchimento de Termos de Referência (TR) utilizados para a compra de equipamentos. O site do Governo de Minas disponibiliza um curso rápido para conhecimento da plataforma por meio da Escola Virtual Gov (https://www.escolavirtual.gov.br/).

Organização de arquivos – os profissionais do setor de comunicação devem buscar uma organização clara e padronizada nos arquivos usados diariamente. Esse tipo de ação contribui para uma comunicação ágil, assim como a diminuição de obstáculos para o desempenho de funções rotineiras. Para manter o acesso fácil a arquivos, os servidores devem seguir algumas diretrizes ao operar o repositório online e local:

• os arquivos devem ser armazenados na plataforma institucional Microsoft OneDrive para permitir o acesso remoto de qualquer lugar, assim como o local para manter backup dos documentos;

• é importante manter o arquivo editável das peças gráficas, dos documentos de texto e de outros tipos de arquivos para consultas futuras. Os arquivos produzidos no horário de trabalho são de propriedade da instituição e devem ser arquivados no repositório do setor. A prática visa possibilitar alterações ou reciclagem dos conteúdos criados. Se tratando de uma unidade acadêmica, é importante manter o arquivo em sua forma integral para que possam ser compartilhados com as demais unidades, se solicitados;

• os documentos devem ser catalogados por meio de pastas adequadamente categorizadas, por assunto e data. Dentro da pasta “Assessoria de Imprensa” deve constar uma pasta nomeada “Textos” para arquivar os documentos de matérias, notas e demais conteúdos textuais produzidos pela Assessoria de Comunicação. Neste repositório, constará

uma série de outras pastas nomeadas segundo o ano em que o material foi produzido. Exemplo: a pasta “2022” guarda apenas os textos produzidos naquele ano, organizados por mês. Por fim, nessa categorização basta nomear os arquivos com a data completa, seguida de um identificador do conteúdo.

Exemplo: “2022-07-21-colacao-de-graudireito”. Lembrando que é uma boa prática trocar os caracteres complexos, com acentos, por versões mais simples, assim o nome do arquivo mantém-se legível em qualquer dispositivo. Dessa forma “à” torna-se “a”, “ç” torna-se “c”, e assim por diante;

• na plataforma de publicação do site, os documentos de imagem devem ser armazenados exclusivamente em uma pasta identificada com o nome da Unidade Acadêmica: “Unidade Frutal”, e conforme a organização citada anteriormente, composto por pastas identificadas por ano e mês.

2.2 Comunicação interna

Afixação de cartazes e informativos nos murais – a Unidade possui murais distribuídos nos blocos A e B e no prédio administrativo. Os

Produção de boletim informativo interno semanal – chamado de newsletter, o boletim informativo é emitido às sextas-feiras, via e-mail institucional. Os conteúdos que serão apresentados na semana corrente devem ser alinhados em uma reunião presidida pelo assessor-chefe. A partir dela, serão distribuídas as funções da equipe, dentre: produção de pauta, redação de conteúdo,

Aplicar pesquisas de opinião – eventualmente, o gestor de comunicação deve avaliar a necessidade de dedicar esforços na aplicação de pesquisas de opinião. A estratégia pode ser utilizada para medir o clima interno, a recepção a novidades e os desejos do público. A aplicação pode ser

2.3 Comunicação mercadológica

Elaboração de materiais gráficos e campanhas institucionais – aas demandas de peças impressas e eletrônicas para os projetos e eventos partem de professores e comissões responsáveis pela organização de simpósios, congressos, rodas de conversas etc. O gestor de comunicação deve avaliar se a demanda se relaciona diretamente com as atividades e promoção da Unidade, e não

avisos, cartazes publicitários e as demais peças de divulgação importantes para os alunos e servidores podem ser afixadas nos murais. A decisão de quais conteúdos serão afixados e quais dos murais serão utilizados para cada campanha deve partir do gestor de comunicação. É importante a manutenção dos murais da Assessoria de Comunicação, com atualizações e retiradas de conteúdos ultrapassados. Costuma-se afixar um informativo mensal dos eventos fechados e abertos ao público nestes murais, além da entrega de tal material informativo a funcionários das portarias, para conhecimento.

diagramação e encaminhamento dos e-mails. Há diversos meios técnicos que podem ser adotados para o envio da newsletter. Seguindo a política atual da Reitoria, o dirigente de comunicação local deve preferir o uso de plataformas institucionais como Microsoft Outlook, Microsoft Sway ou Microsoft SharePoint.

realizada pessoalmente ou de forma online, a depender da necessidade de respostas a serem alcançadas. Independentemente dos resultados, analise os dados úteis para a Unidade, a fim de evitar demandas que não trarão retorno.

com fins de divulgação pessoal. Os responsáveis pela área de Publicidade e Propaganda também desenvolverão peças gráficas para os veículos de informação da Unidade Acadêmica, seguindo os modelos definidos para site e redes sociais. Esses modelos estão disponibilizados no repositório de arquivos do setor, assim como indicados pelo Manual de Identidade Visual da Universidade do Estado de Minas Gerais (https://uemg.br/home/ universidade/institucional).

Cada mídia tem sua própria linguagem e é importante levar isso em conta ao adaptar o conteúdo para elas. Replicar o conteúdo sem considerar as particularidades da mídia pode resultar em uma mensagem pouco eficaz ou até mesmo confusa para o público-alvo. Por exemplo, a linguagem visual é muito importante quando se trata de conteúdo para mídias sociais e cada uma possui um formato. Uma sugestão é

acessar as políticas de cada mídia para ficar por dentro dos formatos suportados, a partir de então será possível planejar o conteúdo para o formato adotado. No caso de conteúdo escrito, é importante levar em conta o tom de voz, o estilo de escrita e a estrutura do texto para torná-lo atraente e fácil de ler para o público-alvo. Já para conteúdo em vídeo, é importante considerar a duração do vídeo, a estrutura e o ritmo da edição, bem como a linguagem verbal e não-verbal dos apresentadores. Além disso, a adição de efeitos visuais e música de fundo pode tornar o vídeo mais atraente e envolvente.

Dentre as campanhas é possível realizar ações de marketing social, focadas em influenciar bons comportamentos que contribuirão com a comunidade. KOTLER e LEE (2008) destacam doze princípios que os profissionais utilizam para planejar as ações de marketing social, sendo

2.4 Comunicação institucional

Atendimento à imprensa – quando veículos de imprensa entrarem em contato, o gestor de comunicação deverá se pronunciar prontamente de forma a manter uma boa relação com os

Apoio à organização de eventos – o gestor de comunicação é responsável pela administração dos cerimoniais e acompanhamento de eventos acadêmicos e visitas técnicas. As demandas de eventos são enviadas por professores, alunos, servidores e público externo exclusivamente no e-mail do cerimonial. Entre as funções do cerimonialista estão as de reservar o espaço físico, solicitar a limpeza e manutenção do local e disponibilizar os recursos necessários, como microfones, mesas e cadeiras. Durante os eventos de formatura, os alunos solicitarão participação na cerimônia de outorga de grau. Assim que comprovada a viabilidade da colação

eles: aproveitar as referências de campanhas de sucesso; escolher o público-alvo mais adequado e preparado para executar e acolher a causa em vista; promover comportamentos simples e fáceis de executar; identificar barreiras na mudança do comportamento e oferecer recursos para superá-las; oferecer benefícios reais que o comportamento ocasionará para o presente; enfatizar as consequências contrárias a ação proposta; oferecer meios concretos de auxiliar os públicos-alvo a adotar o comportamento; considerar utilizar incentivos não-financeiros como meio de reconhecer as ações realizadas; estimular emoções dentro dos limites que o assunto tratado permite; veicular a campanha na mídia mais acessível no momento de decisão entre o comportamento correto e o danoso; obter o compromisso do público-alvo com termos de compromisso, grupos de apoio, entre outros; utilizar lembretes para quebrar a barreira do esquecimento e manter o público engajado.

Media Training – a técnica de treinamento de mídia para porta-vozes e fontes institucionais deve ser empregada em situações que a UEMG Frutal se pronunciará publicamente para informar sobre algum acontecimento ou se posicionar quando necessário. O assessor-chefe deverá acompanhar e orientar o porta-voz da instituição em entrevistas, com o auxílio do estagiário.

profissionais de imprensa. Ainda que necessite da confirmação de outro setor, a resposta imediata é necessária para deixar claro que a solicitação já está em andamento.

pela Secretaria Acadêmica, por meio da checagem do cumprimento dos requisitos, as comissões de formatura solicitarão o uso do anfiteatro e o planejamento do roteiro da ocasião, contendo os nomes dos participantes, conforme o modelo disponibilizado pela Assessoria de Comunicação da Reitoria e que consta nos arquivos da ASCOM UEMG Frutal no Microsoft OneDrive. Este arquivo também pode ser solicitado à Assessoria de Comunicação da Reitoria pelo e-mail: comunicacao@uemg.br. Mais orientações sobre o procedimento de colação de grau podem ser conferidas na Resolução CONUN/UEMG nº 241, de 07 de fevereiro de 2012 (https://www.uemg.

br/resolucoes-conun/1974-resolucao-conunuemg-n-261-2012-05-de-dezembro-de-2012acrescenta-inciso-xiii-no-art-1-da-resolucaoconun-uemg-n-241-2012-de-15-de-fevereirode-2012). A Unidade também disponibiliza uma guia com orientações para a cerimônia de colação de grau que pode ser conferido neste link https:// www.uemg.br/ensino/colacao-de-grau. Para solenidades oficiais, recomenda-se a consulta a

Registro fotográfico – durante os eventos e acontecimentos, a equipe da ASCOM Frutal deve apurar as informações e registrar fotos e/ou vídeos

Clipping – é importante para o setor de comunicação monitorar as demais entidades que interferem na imagem da Unidade. Devido ao seu porte de instituição de ensino pública, as notícias relacionadas à Unidade Acadêmica têm potencial para alcançar escala nacional. Para não sobrecarregar o setor com monitoramento das mídias nacionais, recomendamos atenção aos veículos de imprensa regionais (sites, jornais impressos, emissoras de rádio e de TV) e portais oficiais do governo (site e o Diário Oficial do

Mailing – o mapeamento estratégico de contato com jornalistas, influenciadores e instituições deve ser atualizado constantemente, sempre que houver conhecimento de um novo comunicador ou entidade relevante para a Unidade, seja pela localização geográfica ou tema com o qual trabalha. A construção/atualização desta lista deverá ser realizada em planilha Excel incluindo as principais informações como nome, contato, site/redes sociais, cidade, entre outros que forem

Gestão de mídias sociais – oo responsável pelo gerenciamento geral das mídias sociais da Unidade deverá monitorar a reação do público aos conteúdos publicados diariamente. A partir das informações coletadas, é possível elaborar planos de divulgação acadêmica mais eficientes e que alcançem uma maior audiência, além de

Produção de textos institucionais – a produção desses textos inclui a redação de notas oficiais, comunicados, reportagens, notícias, sugestões de pautas à imprensa (releases) e curadoria de conteúdo para alimentar o site e as mídias da

manuais de realização de eventos, que se ocupam da temática da comunicação pública, entre os exemplos citamos: Manual de Organização de eventos do Senado Federal (https://www12.senado.leg.br/ manualdecomunicacao/manual-de-eventos); Guia de Eventos da Asembleia de Minas (https:// dspace.almg.gov.br/xmlui/handle/11037/26127)

para publicações institucionais e atualização de banco de informações e imagens, garantindo a memória institucional da Unidade Acadêmica.

Estado de Minas Gerais). Também podem ser incluídas nas checagens diárias as comunidades, páginas e perfis informais em redes sociais que se propõem a comunicar sobre a região de Frutal ou sobre a universidade mais especificamente. Ainda temos as entidades estudantis que não fazem parte da estrutura acadêmica formal, mas que são compostas por organizações estudantis. Em resumo, elas são categorizadas em centros acadêmicos, coletivos e a Atlética.

julgadas importantes. O intuito dessa organização de contatos é agrupar remetentes que receberão releases com notícias institucionais. O mailing interno, para envio do newsletter, é construído a partir de dois modos conjuntos: com a coleta de listas de contato emitidas pela Secretaria Acadêmica ao fim de cada processo seletivo e por meio das listas de contatos emitidas pelo RH, quando há novas contratações de professores e servidores.

prever crises de imagem.

Facebook: https://www.facebook.com/ uemgunidadefrutal

Instagram: https://www.instagram.com/ uemgunidadefrutal/

YouTube: https://www.youtube.com/@ assessoriauemg-frutal8393

universidade. Os textos devem ser formatados na papelaria oficial da UEMG, fornecida na guia “Institucional” (https://uemg.br/home/ universidade/institucional).

A comunicação de forma escrita, direcionada a editais, requerimentos e notas, e em trocas de mensagens com servidores e acadêmicos requer atenção e o domínio da norma culta da linguagem.

Na internet este conhecimento também é essencial, no entanto, precisamos pensar um pouco mais no público que interage nas mídias. A quem a mensagem é direcionada? De quem são as dúvidas e os questionamentos que chegam nos comentários? Em sua maioria, estas questões partem dos estudantes, sendo assim, é necessário compreender a linguagem deste público e adaptála para as mídias utilizadas pela UEMG Frutal. Vale destacar que não é necessário ir tão a fundo em relação à comunicação com este público. Um exemplo válido é que não é necessário criar uma conta em uma rede social específica para jovens, mas sim, adaptar o que já temos para uma comunicação direta com eles. Até porque, a cada dia novas mídias surgem e não há tempo hábil, nem equipe, para gerenciar as demandas de muitos perfis.

É importante pontuar que falamos em nome de uma instituição de ensino, sendo assim, o uso de palavras erradas, abreviações desnecessárias, gírias e todo e qualquer termo ofensivo é vedado.

Formatos de textos – existem diversos tipos de documentos e textos e a escolha de qual formato utilizar em cada situação torna a comunicação clara e objetiva, direcionada ao foco que o contato pretende estabelecer. Alguns formatos mais usados pelo setor de comunicação da UEMG Frutal incluem: cartão, circular, comunicação interna, convite, e-mail e memorando. Estes são os tipos mais utilizados para contato direto com o público, mas outros formatos podem ser explorados para aprimorar a circulação de informações administrativas internamente, assim como entender os objetivos dos demais documentos técnicos que circulam na Unidade,

incluindo portarias, atas, resoluções, entre outros.

Grafias e siglas – ao fazer parte da ASCOM Frutal, o chefe de setor e sua equipe terão contato direto com demandas textuais específicas da Unidade, sendo elas: abreviações de tempo e tratamento, siglas, termos em desuso, entre outros. A seguir relacionamos os principais itens que necessitam de atenção:

Pronomes de tratamento e títulos acadêmicos –contato com personalidades dotadas de títulos acadêmicos e pronomes de tratamento específicos é comum. Dessa forma, os textos devem atentarse às titulações e aos pronomes. Os mais usuais são:

PRONOME ABREVIAÇÃO

Reitor V. Mag.ª

Professor/Professora Prof./Prof.ª

Doutor/Doutora Dr./Dr.ª

Mestre/Mestra Me./Ma.

Especialista Esp.

É interessante pontuar que em 2020, o decreto nº 9.758 (https://www.gov.br/dnocs/pt-br/ assuntos/noticias/mudancas-nas-formas-detratamento-empregada-na-comunicacao-dogoverno-federal), definiu que o único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais direta e indireta em formato oral e escrito, inclusive para o presidente, é senhor/ senhora (Sr./Sra.).

Hora: o formato padrão para a abreviação de tempo é o indicador numérico da hora seguido da abreviação “h”, logo após, vem o indicador numérico dos minutos. Sendo as unidades não precedidas de 0. Exemplo: 5h10.

Siglas: as siglas devem ser redigidas em letras maiúsculas e sem pontos intermediários ou finais.

Algumas das principais siglas institucionais com as quais a assessoria pode ter contato são:

ASCOM .......... Assessoria de Comunicação Social

CA ............. Centro Acadêmico

CAPES .......... Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

CEP .......... Comitê de Ética em Pesquisa

COEPE .......... Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão

CONCAS ............. Conselho dos Centros Acadêmicos

CONUN .......... Conselho Universitário

CPA .......... Comissão Própria de Avaliação

DA .................. Diretório Acadêmico

DCAB ............. Departamento de Ciências Agrárias e Biológicas

DCE ............... Diretório Central dos Estudantes

DCEx ............. Departamento de Ciências Exatas

DCHSA ............. Departamento de Ciências Humanas e Sociais Aplicadas

DCJ ............. Departamento de Ciências Jurídicas

DLLCA ............. Departamento de Linguística, Letras, Comunicação e Artes

ED ............. Escola de Design

EDUEMG .......... Editora UEMG

EsMU ............. Escola de Música

FaE ............. Faculdade de Educação

FAPEMIG .......... Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais

FaPPGeN ............. Faculdade de Políticas Públicas e Gestão de Negócios

NAE .......... Núcleo de Apoio ao Estudante

PAEx .......... Programa Institucional de Apoio à Extensão

PAPq .......... Programa Institucional de Apoio à Pesquisa

PEAES ............. Programa Estadual de Assistência Estudantil

PPGCiAmb ............. Programa de Pós-graduação em Ciências Ambientais

PROGRAD ............. Pró-reitoria de Graduação

PROEX ............. Pró-reitoria de Extensão

PROFNIT ............. Programa de Pós-graduação em Propriedade Intelectual e Transferência de Tecnologia para a Inovação

PROPGEF ............. Pró-reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças

PROPPG ............. Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação

UAB .......... Universidade Aberta do Brasil

Para conhecimento:

O termo Hidroex aparece comumente associado à UEMG Frutal. Para contextualização, o projeto previa a construção de uma fundação responsável pelo desenvolvimento do Complexo Cidade das Águas em Frutal. O instituto foi criado em 2009 pelo governo estadual em parceria com o governo federal e a UNESCO, com o objetivo de tornarse um centro internacional de educação, capacitação e pesquisa aplicada em águas. Porém, em 2016, uma auditoria da Controladoria-Geral de Minas Gerais apontou supostas irregularidades na obra, que resultou na descoberta de dano de cerca de R$ 9,8 milhões aos cofres públicos. Com a Operação “Aequalis”, a Hidroex foi investigada pelo Ministério Público de Minas Gerais por suspeita de envolvimento em desvios de verbas públicas. No mesmo ano, o projeto foi extinto e suas responsabilidades e obrigações foram transferidas para a Universidade Estadual de Minas Gerais (UEMG). Os bens imóveis foram revertidos ao patrimônio do Estado.

Para mais informações sobre normas de redação, consulte o livro Normalização de Publicações Técnico-científicas da UEMG (https://editora. uemg.br/component/k2/item/228-normalizacaouemg). Ele foi originalmente desenvolvido para auxiliar na elaboração de trabalhos acadêmicos, mas posteriormente expandido com dicas gerais de redação que contribuem na promoção da identidade gráfica.

Outra publicação interessante é o Manual de Normas Redacionais e Informações (http:// intranet.uemg.br/comunicacao/arquivos/ ArqDestaqueI20161101155839.pdf), guia produzido e reeditado em 2016 pela UEMG para reunir normas com o intuito de padronizar a comunicação administrativa, com modelos dos documentos utilizados nos procedimentos operacionais cotidianos.

A UEMG possui um manual de aplicação de marca que estabelece as diretrizes de uso da identidade visual da instituição em peças gráficas. O manual inclui informações sobre o uso correto do logotipo da UEMG, incluindo sua forma, tamanho e cores. Ele é usado para garantir que a marca seja aplicada de maneira consistente e coesa em todos os materiais de comunicação da instituição, incluindo designs gráficos, websites, materiais impressos e mídias sociais.

Aplicação do logotipo

O manual de aplicação de marca deve ser usado como um guia para garantir padronização visual, criando uma imagem profissional, confiável, coesa e consistente para a organização. Isso pode aumentar a confiança do público na instituição e fazer com que seus designs sejam mais facilmente reconhecidos e lembrados. A seguir constam algumas informações sobre a padronização da marca da UEMG:

O logotipo da UEMG e suas variações devem manter-se sempre à esquerda da marca do Governo do Estado de Minas Gerais, em acordo com as proporções estabelecidas nos manuais de identidade visual da UEMG e de marca do Governo. Atenção apenas para os períodos eleitorais quando é necessária a consulta à Assessoria de Comunicação da Reitoria sobre os usos da marca.

Logotipo da UEMG Frutal acompanhado da marca do Governo do Estado de Minas Gerais

O logotipo da UEMG deverá ser posicionado preferencialmente no topo ou parte inferior das peças gráficas, mas sempre que possível ao lado direito da composição, sem encostar nas margens, e poderá ser utilizada sobre imagens desde que o fundo não comprometa sua leitura. A seguir apresentamos algumas normas gerais de aplicação da marca:

Redução e margens de aplicação do logotipo

O logotipo será legível até a dimensão mínima de 3 cm, em sua versão padrão.

Já sua margem de proteção, ou seja, o espaço de arejamento que envolve e protege a marca, evitando a interferência de outros elementos, como títulos, textos, imagens e margens dos materiais impressos deve ser mantido segundo a proporção adotada pelo logotipo na aplicação.

Usos incorretos da marca

Exemplos de uso incorreto da marca são: distorções de proporção, aplicação de cor inadequada na barra vertical (elemento que separa a assinatura da sigla e do símbolo, no logotipo), modelos em desuso.

Tipologia

A fonte tipográfica utilizada para a composição das marcas institucionais da UEMG pertence à família de tipos Humanist, em duas versões específicas: Humanist 521 BT e 521 bold BT.

Variação cromática

As cores que identificam a UEMG têm duas classificações: cores institucionais, representadas pelo azul e vermelho, e cores secundárias, de apoio à composição de peças de comunicação e caráter optativo.

Cores institucionais

CMYK

C 58 M 17 Y 0 K 46

RGB R 48 G 91 B 125

CMYK

C 8 M 100 Y 81 K 4

RGB

R 227 G 24 B 55

Cores complementares

CMYK

C 100 M 64 Y 0 K 60

RGB

R 0 G 43 B 92

CMYK

C 0 M 100 Y 60 K 55

RGB

R 130 G 0 B 36

CMYK

C 0 M 3 Y 100 K 41

RGB

R 163 G 153 B 0

CMYK

C 0 M 0 Y 0 K 17

RGB

R 206 G 208 B 210

O acesso ao material pode ser realizado no site: https://www.uemg.br/home/universidade/ institucional

Seguem algumas instruções:

1 - Use a paleta de cores e os tipos de letra apropriados: as instituições públicas geralmente têm uma paleta de cores e tipos de letra específicos que devem ser usados em seus designs e é mais adequado ater-se à tipografia e cores indicadas no manual. Certifique-se de usá-los corretamente para garantir que seus designs sejam consistentes com a imagem da marca da universidade.

2 - Mantenha a simplicidade: Os designs das instituições públicas devem ser simples e fáceis de

entender. Evite usar muitos elementos gráficos ou textos complicados. A universidade deve priorizar transmitir informações de maneira clara e concisa, então, evite usar linguagem ambígua e confusa.

3 - Use imagens de qualidade: As imagens são um elemento importante de qualquer design, então certifique-se de usar imagens de alta qualidade e relevantes para os conteúdos. Não se esqueça dos devidos créditos. Uma dica de site com licença de uso livre e com imagens de qualidade é o Unsplash (https://unsplash.com/ptbr).

Em resumo:

A padronização visual é importante porque ajuda a criar uma imagem de marca forte e consistente, aumenta a confiança do público e garante que os designs sejam coesos e eficazes, transmitindo a mensagem desejada. Essas instruções garantirão que as peças gráficas sejam eficazes e atinjam os públicos-alvo de maneira correta e clara!

5 – COMUNICAÇÃO ONLINE

É importante ter respostas padronizadas para o esclarecimento de dúvidas referentes a documentos oficiais (editais, atas etc.) ou direcionar a pessoa para os setores responsáveis por atender a solicitação e/ou dúvida específica. É adequado referenciar as informações que você vai responder nos comentários das publicações dos veículos de comunicação. Esse posicionamento contribui para a construção de uma imagem institucional positiva e transparente.

Comentários negativos não devem ser respondidos da mesma forma. É bom seguir as orientações definidas no setor, buscando fornecer informações oficiais. Nessas situações extraordinárias, não tome atitudes sem consultar o gestor de comunicação, ele orientará sobre a melhor forma de lidar com os questionamentos. O conhecimento sobre gestão de crise também será útil nesses casos.

Os comentários nas redes sociais devem ser moderados e filtrados, assim, seguindo a Política de Uso de Redes Sociais do STF1 podem ser ocultadas mensagens que:

• violem as políticas da plataforma;

• usem linguagem ofensivos, ameaçadores, difamatórios, discriminatórios, abusivos;

• façam apologia a práticas ilícitas;

• incitem o ódio, a violência, o racismo ou façam discriminação de qualquer ordem;

• contenham ameaças, assédio, injúria, calúnia ou difamação ou configurem qualquer outra forma de ilícito penal;

• divulguem conteúdos na forma de spam ou “correntes”;

• caracterizem intuito comercial ou publicitário;

• estejam repetidas, desde que publicadas pelo mesmo autor;

• sejam ininteligíveis ou fora de contexto;

• contenham propagandas políticopartidárias;

• contenham links suspeitos ou representem

2 https://portal.stf.jus.br/textos/verTexto.asp?servico=politicausoredessociais

ameaça à segurança da informação;

• façam uso de informações e imagem de pessoas e instituições de modo indevido;

• contenham informações pessoais sensíveis, como endereços, números de telefone e informações financeiras do autor ou de terceiros;

• violem os direitos de imagem e de propriedade intelectual;

• sejam fraudulentas ou promovam conteúdo inverídico.

No entanto, é importante ter em mente que o ocultamento de comentários deve ser feito com cuidado e apenas quando necessário. Deve-se respeitar a liberdade de expressão e garantir que os usuários possam se expressar livremente, desde que não violem as políticas da plataforma ou os direitos dos outros usuários. É importante lembrar que o ocultamento de comentários pode gerar insatisfação e reclamações, por isso é importante ser transparente e objetivo ao explicar o motivo pelo qual um comentário foi ocultado. Os textos e artes devem sempre seguir o posicionamento politicamente correto de forma a não ofender a ninguém. Sempre que possível promovendo as atividades, contribuições da Universidade para a sociedade e conquistas de ex-alunos.

Nem sempre a divulgação de informações poderá ser ideal, algumas incongruências podem surgir devido a atrasos de editais e outras situações que coloquem a Unidade em espera ou que dependa de decisões da Reitoria. Imprevistos podem ocorrer e é indicado buscar o posicionamento da ASCOM da Reitoria ou do gestor de comunicação sobre tais informações para preparar notas de esclarecimento, de forma a combater a imagem de ineficiência e falta de transparência que tais ocorridos podem transmitir.

No geral, essas instruções servem para manter uma rotina padrão de respostas ao público e orientar em situações excepcionais. Em episódios extraordinários, é sempre indicado comunicar o problema ao assessor-chefe.

GLOSSÁRIO

Adobe Creative Cloud – Pacote de softwares para a área de criação, seja em formatos de imagem, áudio e vídeo. Os principais programas utilizados pela assessoria são: Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe Lightroom e Adobe Premiere.

Canva – Site gratuito utilizado para produção de peças gráficas a partir de modelos prontos. É limitado em comparação ao Adobe Photoshop e Adobe Illustrator, porém em situações emergenciais é recomendado devido à praticidade.

Clipping – É relacionado ao monitoramento de mídia. Podem ser arquivadas informações em servidores para registro das aparições da entidade ou personalidade assessorada na mídia.

Diário Oficial do Estado de Minas Gerais (IOF) – É a publicação da administração pública estadual que reúne registros das etapas referentes aos processos administrativos das entidades relacionadas ao estado. As publicações da UEMG são disponibilizadas em uma sessão específica para a universidade.

Mailing – É o arquivamento de listas de contato em planilhas ou grupos de contatos utilizados para direcionar releases para determinados públicos. Para a UEMG são definidos como públicos-alvo os veículos de mídia locais, as escolas e secretarias de educação regionais.

Media Training – Técnica de comunicação focada em treinamento de porta-vozes para o contato direto com a mídia. Os assessorados são preparados para possíveis perguntas e treinados para proferirem determinados discursos.

Meta Business Suite – É uma plataforma online que permite visualizar notificações e responder a mensagens das empresas associadas Facebook e Instagram de forma simplificada e unificada, seja no desktop ou em dispositivos móveis.

Microsoft OneDrive – Plataforma institucional para arquivamento na nuvem.

Microsoft Outlook – Plataforma de e-mail da UEMG. O acesso é feito pela Área restrita clicando em “E-mail”.

Microsoft SharePoint – Plataforma institucional que permite a criação de sites e Intranet para organização de apresentações.

Microsoft Sway – Plataforma de apresentação de conteúdos em formato de slides, com recursos interativos e modulares.

Newsletter – Boletins informativos enviados via e-mail divulgados periodicamente. Na UEMG é utilizado como meio de comunicação interna com estudantes, servidores e professores.

Releases – São formatos de textos com o intuito de divulgar informações na mídia. O dirigente de comunicação ou os estagiários deverão direcionar as informações para atrair a atenção de jornalistas visando o interesse destes na publicação do conteúdo.

Spam – Os spams são mensagens repetitivas, com ofertas de produtos e serviços que não condizem com o intuito da universidade.

Termos de Referência (TR) – É um documento que deve conter os elementos necessários para caracterizar o objeto de uma licitação.

Trello – site gratuito utilizado para gerenciamento de projetos por meio do método kanban de organização.

DE PUBLICAÇÃO NO SITE DA UEMG

1º - Acesse uemg.br/administrator/ e faça login.

2º - Clique em “Novo Artigo” para publicar um texto ou “Artigos” para ver e editar os textos já publicados (só poderão ser editados os textos escritos pelo seu usuário).

3º - Preencha os campos de título e corpo do texto.

4º - No menu lateral selecione a categoria adequada para o texto “-Notícias – Unidade Frutal” ou “-comunicados - Frutal” e em marcadores escreva “Frutal” e selecione a tag.

5º - As notícias, ao contrário dos comunicados, precisam de uma imagem de capa e uma imagem de cabeçalho. Para inserir a capa da manchete, selecione a aba “Imagens e Links” e em seguida, no campo “Imagem de Introdução”, clique em selecionar.

Na caixa que se abrir role a lista de pastas do lado esquerdo até achar “unidades” e clique.

No quadro do meio selecione a pasta “Frutal” e em seguida o mês da publicação. Para carregar sua imagem é necessário que esta esteja na proporção 312px por 214px. Clique em “Upload” no canto superior direito da caixa e arraste sua imagem com tamanho adequado para a área de upload e por fim clique no botão azul, “Upload”. Faça o mesmo processo para a imagem de cabeçalho, com o formato 1170px por 450px, sempre identificando os arquivos neste repositório organizados em pastas nomeadas com a data completa, seguida de um identificador do conteúdo. Exemplo: 2022-07-21-colacao-de-grau-direito-cabecalho.

Agora, encontre sua imagem na lista do meio, selecione-a e clique em Insert.

6º - Por fim, clique em Salvar e Fechar no topo da página. Pronto, a notícia foi publicada.

7º - Caso ocorra algum erro na postagem de uma notícia e seja necessário apagá-la, acesse o menu

Artigos e na seta clique em lixeira:

Caso seja necessário substituir os banners do topo da página inicial do site, a arte deve seguir a proporção 1920px por 731px. A criação das imagens nos formatos adequados pode ser feita nos softwares do pacote Adobe ou no Canva.

UTILIZAÇÃO DO META BUSINESS SUITE

O Facebook tem desenvolvido diversas melhorias e mudanças nas suas ferramentas de publicação. Dado isso, é importante pontuar que mudanças estão sendo feitas e muitas ferramentas mudaram de local, mas a indicação chave para conhecer a ferramenta é explorar. A própria ferramenta também possui rápidos tutoriais para iniciantes. O Facebook permite diversas funções úteis para a assessoria, como programar postagens para que saiam de forma automática, acompanhar dados do perfil e do público, descobrir os melhores horários para postar. Aqui daremos indicações iniciais de como começar a mexer em algumas dessas ferramentas.

1 – Primeiramente, para fazer postagens basta acessar a página inicial do Meta Business Suite com o login adequado e realizar a publicação normalmente. Aqui vamos ensinar a ir além disso, começando com a programação de postagens. Para isso acesse o Meta Business Suite (disponível em: https:// business.facebook.com/) e clique no botão “Criar publicação”.

2 - Ao preencher o texto e imagem da publicação, você terá a opção de agendar a postagem para um dia futuro ao clicar na seta ao lado do botão “Publicar”.

Ao agendar você terá a opção de selecionar a página do Facebook e o Instagram que já estará vinculado à conta da universidade.

3 - Para acompanhar os melhores horários para publicar é possível acessar as informações da página na guia que fica na lateral esquerda da tela em “Insights”, a partir disso será possível acessar dados específicos da página.

4 - Para consultar informações sobre as pessoas que interagem com as páginas clique em “Público”.

A partir deste e demais dados da plataforma é possível direcionar as campanhas e notícias para os meios mais adequados para cada objetivo.

PUBLICAÇÃO NO FLICKR

O Flickr é um site de compartilhamento de fotos e vídeos que permite que você publique suas próprias fotos e vídeos e compartilhe-os com outras pessoas. A plataforma é útil para a criação de um banco de dados imagéticos sobre a Unidade Acadêmica. Para utilizá-la reunimos aqui um guia passo a passo de como fazer isso:

1 – Faça o login na sua conta do Flickr: Depois de criar uma conta, faça login na sua conta usando o endereço de e-mail e a senha.

2 – Clique no botão “Enviar fotos” (ícone de nuvem) na barra de navegação superior: Isso abrirá uma nova janela em que você pode selecionar as fotos ou vídeos que deseja publicar.

3 – Selecione as fotos ou vídeos que deseja publicar: Você pode selecionar os arquivos usando o botão “Selecione as fotos e os vídeos para upload” ou arrastando e soltando as fotos ou vídeos na janela do navegador.

4 – Adicione detalhes: Depois de selecionar as fotos ou vídeos, você pode adicionar detalhes, como títulos, descrições e tags. Isso ajudará as outras pessoas a encontrar seus conteúdos e a entender o que eles mostram.

5 – Escolha as configurações de privacidade: O Flickr permite que você escolha como suas fotos ou vídeos são compartilhados. Você pode escolher compartilhá-los com todo o mundo ou de forma restrita.

6 – Clique no botão “Enviar” para publicar: Depois de adicionar detalhes e escolher as configurações de privacidade, clique no botão “Enviar” para publicar suas fotos ou vídeos no Flickr. Isso pode levar algum tempo, dependendo do tamanho dos arquivos e da velocidade da sua conexão com a internet.

Depois de publicar no Flickr, você pode compartilhar os itens carregados nas redes sociais, como Facebook, usando os botões de compartilhamento fornecidos pela rede social.

PUBLICAÇÃO NO YOUTUBE

O YouTube é uma plataforma de vídeos on-line que permite que você publique e compartilhe seus próprios vídeos com o mundo. Ele permite armazenamento e divulgação de conteúdos audiovisuais. Abaixo organizamos um guia passo a passo de como utilizar a plataforma:

1 – Faça login na sua conta do YouTube: Faça login na sua conta usando o endereço de e-mail e a senha.

2 – Entre em “Gerenciar Vídeos”: Isso abrirá o estúdio de criação do YouTube.

3 – Clique no botão “Criar” na parte superior da página: Isso abrirá uma nova janela em que você pode selecionar o vídeo que deseja publicar.

4 – Selecione o vídeo que deseja publicar: Você pode selecionar o vídeo usando o botão “Procurar” ou arrastando e soltando o vídeo na janela do navegador.

5 – Adicione detalhes ao seu vídeo: Depois de selecionar o vídeo, você pode adicionar detalhes, como título, descrição e tags. Isso ajudará as outras pessoas a encontrar seu vídeo e a entender o que ele mostra.

6 – Escolha as configurações de privacidade: O YouTube permite que você escolha como seu vídeo é compartilhado. Você pode escolher compartilhar o vídeo com todo o mundo ou restringir sua visualização.

7 – Clique no botão “Salvar” para publicar o vídeo: Depois de adicionar detalhes e escolher as configurações de privacidade, clique no botão “Salvar” para publicar o vídeo no YouTube.

Depois de publicar seu vídeo no YouTube, você pode compartilhá-lo nas redes sociais, como Facebook, usando os botões de compartilhamento fornecidos pelo YouTube.

Este guia oferece noções gerais dos processos e ferramentas disponíveis à ASCOM UEMG Frutal. Dúvidas quanto a estas e outras informações podem ser esclarecidas diretamente pela Comunicação da Reitoria por meio do e-mail: comunicacao@uemg.br. Este contato deve ser realizado apenas pelo assessor responsável ou sob autorização imediata desse profissional.