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NORMAS DE CONTROL INTERNO & GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO 2
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LEY Nº 27785 de 22 JUL. 2002 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la CGR LEY Nº 28716 de 17.ABR.2006 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado R.C.Nº 320-2006-CG de 30 OCT. 2006 Aprueba las Normas de Control Interno R.C. Nº 458-2008-CG de 28.OCT.2008 Aprueba la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado 3
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R.C. Nº 320-2006-CG de 30 OCT.2006 Aprueba las Normas de Control Interno (NCI)
CONCEPTO DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4
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OBJETIVOS DE LAS NCI Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa institucional, así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma. Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades. Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades. 5
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ROLES Y RESPONSABILIDADES El titular, funcionarios y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del control interno, así como en mantener una estructura solida de control interno que promueva el logro de sus objetivos, así como la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en las entidades, el titular o funcionario que se designe, debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se describen a continuación: •
Apoyo Institucional a los controles internos,
•
Responsabilidad sobre la gestión,
•
Clima de confianza en el trabajo,
•
Transparencia en la gestión gubernamental,
•
Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno.
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1.2 Integridad y los Valores Éticos (Comportamiento a estímulos)
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1.4 Estructura organizacional (Actualizaci贸n permanente)
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1.6 COMPETENCIA PROFESIONAL (Conocimiento, capacidad y habilidades)
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1.8 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL (Contribuye de manera ambiente de control)
significativa
al
buen
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Contenido: 2.1 Planeamiento de la administración de riesgos (Planes y métodos) 2.2 Identificación de los riesgos (externos e internos) 2.3 Valorización de los riesgos (estimar su probabilidad de ocurrencia) 2.4 Respuesta al riesgo (evitar, reducir, compartir y aceptar)
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3.2 SEGREGACIÓN
DE FUNCIONES
(Reducir riesgos o fraude en procesos, actividades o tareas)
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3.4 CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS (Limitarse al personal autorizado: utilizaci贸n y custodia)
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3.7 RENDICIÓN DE CUENTAS (Uso de recursos y bienes del Estado)
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4.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO (Renovaci贸n constante)
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4.8 COMUNICACIÓN EXTERNA (Buen trato, seguro y oportuno)
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Contenido: 5.1 NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO - Prevención y monitoreo (Logro de objetivos: Idoneidad y calidad) - Monitoreo oportuno del CI (Vigencia, consistencia y calidad) 5.2 NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS - Reporte de deficiencia (Toma de acciones para corrección) - Seguimiento e implantación de medidas correctivas (Adecuadas y oportunas) 5.3 NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO - Autoevaluación (Evaluación consciente) - Evaluación independiente (CGR, OCI y SOA)
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La Guía es un documento mediante el cual se proveen lineamientos, herramientas y métodos para la adecuada implementación del SCI, incorporando a este los componentes de las NCI, así como dar orientaciones sobre herramientas de gestión que se podrían implementar de acuerdo con la naturaleza y RR de la Entidad. Su importancia radica en que su implementación adecuada permitirá reducir los espacios en las entidades publicas para la comisión de actos irregulares e incrementara los espacios para las actuaciones eficientes, eficaces, económicas y transparentes En la Guía se establece un plazo de 24 meses para la implementación del SCI por parte de las entidades publicas, correspondiendo dentro de los primeros 12 meses la emisión de un informe, en el que se refleje el avance logrado, y en los siguientes 12 meses la emisión del informe final, respecto a su culminación
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Para llevar a cabo las acciones de implementación del SCI, dentro de un manejo técnico, se debe formular un Reglamento de Organización y Funciones lo cual conlleva la formulación de una estructura orgánica y el diseño de funciones y de procedimientos. Elementos centrales de esta organización lo constituye la participación del Titular y del CCI y de todo el personal de la entidad involucrada.
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Mediante Acta de Compromiso Nº 001 de 04.FEB.09, el Ministro de Transporte y Comunicaciones conjuntamente con funcionarios de la Alta Dirección, asumieron el compromiso de implementar, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno en el MTC, designándose mediante la R.M. Nº 101-2009-MTC al Comité de Control Interno para que asuma la ejecución de dichas tareas, estando conformado por la Asesora del despacho Ministerial, Sra. ESTHER ELENA MEZA ZUBIAURR, quien lo preside, por un representante de los Viceministerios de Transporte y Comunicaciones y de la Secretaria General, y por otros Directivos y Funcionarios del MTC. La participación del OCI se da en calidad de veedor en las sesiones, procesos o actos que realice el Comité. Lic. Jesús Romero P.
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Para el proceso de implementación, la Guía considera las fases de: PLANIFICACION, EJECUCION Y EVALUACION.
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El Diagnóstico constituye un medio de análisis para determinar el estado situacional actual del SCI, con respecto a lo establecido por las NCI. Sus resultados permitirán determinar las acciones necesarias a aplicar para dar inicio a la etapa de implementación del SCI. 37
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Contiene el resultado del diagnostico al SCI, el cual se presentara al Titular o quien haga sus veces. Su objetivo es proporcionar información a la Dirección para su toma de decisiones en lo que respecta a la adecuada implementación y mejora del SCI. Permitirá establecer, entre otros:
El nivel de desarrollo, organización y vigencia del SCI actual; los elementos de C que conforman el SCI existente; las deficiencias, vacíos y oportunidades de mejora que presente el SCI en operación; ajustes o modificaciones que deben efectuarse; los componentes y Normas de Control que deben ser implementados, y su priorización e Identificación de los principales procesos y áreas criticas. Lic. Jesús Romero P.
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La Implementación se desarrollará de manera
progresiva tomando en cuenta las siguientes fases: Fase 1: Implementación a nivel entidad. Fase 2: Implementación a nivel de proceso.
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Para implementar el SCI a nivel de procesos, es necesario que las entidades cuenten con la identificación y documentación de sus procesos, así como la implementación de las políticas y directivas necesarias para el cumplimiento de las NCI a nivel entidad; la identificación de los procesos contribuyen a que la entidad pueda detectar debilidades y optimizar la eficiencia de las operaciones.
La capacidad de un proceso de cruzar horizontal y verticalmente a toda la entidad permite conocerla íntegramente y focalizar principalmente en: Identificar los puntos críticos de riesgo operativo del proceso. Evaluar las 3 Es de la entidad sobre la base de objetivos estratégicos institucionales. Identificar y proponer acciones preventivas de la ocurrencia de eventos no deseados (riesgos) y que sean preponderantes sobre los correctivos. Promover la adopción de mejoras evitando su proliferación.
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De acuerdo con las NCI la importancia de este componente radica en el establecimiento de una cultura de CI mediante el ejercicio de lineamientos y conductas apropiadas. El AC es la base que sostiene a los demás componentes del CI; sin un sólido AC el adecuado establecimiento de los demás componentes resulta ineficaz, tal como en toda buena construcción es fundamental colocar buenos cimientos, ya que sin ellos sería imposible que una construcción sea estable y duradera. Los controles que se establecen en este componente son aquellos que afectarán a toda la organización (nivel de entidad). Lic. Jesús Romero P.
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Para implementar este componente se diseñará y aplicará, a nivel entidad y a nivel de procesos, una metodología para la administración de riesgos: •Identificando, •Analizando, •Valorando y, •Dando respuesta a los riesgos que esta expuesta la institución.
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La implementación de este componente, esta relacionado con el anterior; y deberá ser implementada de manera conjunta y en forma continua. Asimismo, las ACG que se presentan en las NI podrán ser implementados tanto a nivel de entidad como a nivel de procesos.
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Este componente busca implementar los mecanismos y soportes de la información y comunicación dentro de una entidad, para lo cual se ha establecido: lineamientos y políticas que pueden permitir su implementación.
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PLANIFICACION, EJECUCION Y EVALUACION. El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. La supervisión, monitoreo o seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol con fines de mejora y evaluación. Contenido: normas básicas para las actividades de prevención, monitoreo, seguimiento de resultados, y compromiso de mejoramiento.
Este componente permitirá cerrar el proceso de control interno dentro de una entidad buscando garantizar la adecuada implementación de los controles y su funcionamiento. 48
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Si producto de esta evaluación se detectan desviaciones o incumplimientos sustanciales, se adoptarán las medidas que modifiquen los procedimientos para reorientar el cumplimiento del objetivo programado. El resultado de esta evaluación, reflejado en un Informe, busca obtener información que aporte a la retroalimentación en el proceso de implementación del SCI. 49
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