Gestión por procesos Curso Planeación y Diseño de Instalaciones Ing. Rafael Gutiérrez Brenes
Sesión 12
Objetivos de Aprendizaje 1. Definir, categorizar y comparar a los procesos de gesti贸n.
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Índice Gestión por procesos................................................................ 1 Objetivos de Aprendizaje....................................................... 2 Gestión por procesos.............................................................4 Elaboración de Mapas por Procesos.................................... 7 Símbolos ASME para la elaboración de diagramas de proceso para formas de oficina........................................ 12 Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo...................................................................................13 Simbología del diagrama de flujo de decisiones................... 14 Diagrama de Proceso de Flujo............................................. 15 Símbolos para el Diagrama de Flujo y Sistemas .................. 16 Desglose de los procesos a estudiar.................................... 17 Formato................................................................................... 18 Ejemplo de Formato.............................................................. 19 Referencias............................................................................. 24
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Gestión por procesos La gestión por procesos es el nuevo paradigma de la organización de las empresas, poco a poco ha ido desplazando al anterior paradigma de la gestión por funciones, impulsando en mucho por la popularidad de la norma ISO 9001:2000 – Sistema de Gestión de Calidad, de amplia aceptación a nivel mundial y que ha adoptado el enfoque por procesos como uno de los pilares filosóficos (9000:2000). La gestión por procesos se caracteriza por la ruptura de las barreras interdepartamentales y la implantación de una organización basada en equipos de personas orientados a servir al cliente a través de los procesos de negocio en los que actúan (Zugasti et al, 2006). La gestión por procesos exige la coexistencia pacífica y simbiótica entre las dos dimensiones, vertical y horizontal de la organización (Hernández, 2005), ya que los procesos cruzan uno o varios límites organizativos funcionales, transitan por la organización horizontal y verticalmente e interactúan con otros procesos y con los recursos necesarios para su ejecución (Moreira, 2006).
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Summers (2006), afirma que una organización orientada a procesos se organiza de acuerdo con procesos o líneas de productos y las tradicionales fronteras entre departamentos se eliminan o no existen. Dicha organización es flexible por naturaleza y sus individuos suman esfuerzos para completar un proceso total más que una actividad en particular. Por esta razón, la gente se capacita en diversas funciones y está consciente de todos los pasos en el proceso que proporciona un producto o servicio al cliente.
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En el siguiente cuadro se presentan las principales diferencias entre la gestión funcional y la gestión por procesos:
Gestión Funcional
Gestión por procesos
Organización por departamentos, áreas o niveles
Organización orientada a los procesos
Autoridad basada en dirección por departamentos
Autoridad basada en responsables del proceso
Principio de jerarquía y control
Principio de autonomía y autocontrol
Burocracia y centralización de decisiones
Flexibilidad y descentralización
Papel del gestor hacia el control
Papel del gestor hacia el apoyo y supervisión
Cómo hacer correctamente las cosas
Cómo hacer correctamente las cosas correctas
Las mejoras alcanzan sólo al departamento
Las mejoras trascienden las áreas de trabajo
Fuente: “El diseño de la calidad. La gestión por procesos”
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Elaboración de Mapas por Procesos
- Los mapas de proceso son poderosas herramientas de comunicación que proporcionan un claro entendimiento de la manera en que se conducen los negocios dentro de la organización. - Los mapas de procesos tienen la ventaja de reflejar con precisión las operaciones actuales y también pueden aprovecharse para evalarlas.
Los mapas de procesos se conocen también como diagrama de flujo de procesos. Un mapa es la representación gráfica de todos los pasos involucrados en un proceso. Los miembros de un equipo de resolución de problemas pueden ver con claridad para lo que sirve un producto o lo que ofrece un servicio en las diversas etapas del proceso. Los diagramas de flujo de un proceso aclaran las rutinas que se realizan para dar un servicio a los clientes.
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Un proceso puede definirse como un:
“... símbolo de actividad. Quiere esto decir que todo proceso implica una actividad, una transferencia, un movimiento, un cambio” (Ponjúan et al., 2005).
Un proceso también puede definirse como el “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para transformar elementos de entrada en resultados.” (ISO, 2000 A).
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La construcci贸n de mapas de proceso es bastante sencilla. Los pasos para elaborar estos diagramas son:
Fig 1. Elaboraci贸n de diagramas
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Existen diferentes tipos de diagramas para realizar un mapeo de procesos, los cuales cumplen con diferentes objetivos que van desde una representación secuencial de actividades hasta una representación lógica de la ocurrencia de éstas.
Entre los diagramas más utilizados, se pueden citar:
- El diagrama de actividades de proceso - El diagrama de bloques - El diagrama de flujo de proceso - El diagrama de explosión de relaciones - El diagrama de flujo de decisiones - El flujograma de funciones - El diagrama de flujo geográfico - El diagrama de definición integrada (IDEFi) - El diagrama de responsabilidades de procesos
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En cuanto a la simbología utilizada, los símbolos más comunes son los de la American Society of Mechanical Engineers (ASME) y los de la American Standard Institute (ANSI) que se aplica a los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos (EDP), en la práctica estas simbologías se adaptan de acuerdo con las necesidades de la organización (Gómez, 1997).
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S铆mbolos ASME para la elaboraci贸n de diagramas de proceso para formas de oficina
Fig 2. S铆mbolos ASME para la elaboraci贸n de diagramas de proceso para formas de oficina
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SĂmbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo
Fig 3. SĂmbolos de la forma ANSI para elaborar diagramas de flujo
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SimbologĂa del diagrama de flujo de decisiones
Fig 4. SimbologĂa del diagrama de flujo de decisiones
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Diagrama de Proceso de Flujo (Para Procesos principalmente para manufactura)
Fig 5. Diagrama de Proceso de Flujo
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SĂmbolos para el Diagrama de Flujo y Sistemas
Fig 6. SĂmbolos para el Diagrama de Flujo y Sistemas
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Desglose de los procesos a estudiar
Macro proceso Necesidad del Cliente
Recepción de Documentos Confección del Cartel o Pliego
Mini proceso A PR001. Confección de la Solicitud de Compra con aprobación de presupuesto PR002. Confección de la Justificación de la Compra PR003. Revisión de la Solicitud y Justificación de Compra PR004. Ingreso de la Solicitud de Compra a la línea PR005. Confección del Pliego de Condiciones PR006. Aprobación del Pliego de Condiciones
de Condiciones PR007. Selección de proveedores del catálogo Invitación a
PR008. Rotación de proveedores
Proveedores
PR009. Invitación a proveedores PR010. Registro en SIAC1
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Formato Es la representación ordenada de la información que se recopile para analizar un proceso o un procedimiento, tanto para el área de bienes como de servicios, estos pueden ser diagramas, cuadros, gráficos, esquemas, croquis, etc.
Un formato consta de tres partes: 1. Encabezado 2. Cuerpo 3. Final (Gutiérrez, 2008)
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Ejemplo de Formato 1. Encabezado: Aquí debe ir la información general del proceso a estudiar
DIAGRAMA DE PROCESOS DE FLUJO Actividad:
Diagrama_____de_____________
Método: Actual o Propuesto
Revisado por:
Colaborador:
Fecha:
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2. Cuerpo del Diagrama
Fig 7. Cuerpo del Diagrama
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1. FINAL: Es donde se hace el resumen del proceso y hay algunos formatos donde se ubican observaciones, nomenclatura, etc
Resumen Actividad
Actual
Operaci贸n
4
Transporte
5
Espera
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Inspecci贸n
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Almacenamiento
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Distancia (m)
0,00
Tiempo
0,00
Propuesta
Econom铆a
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Diagrama de la Función de Compra de Materias Primas para una compañía Industrial de tamaño mediano
Fig 8. Diagrama de la Función de Compra de Materias Primas para una compañía Industrial de tamaño mediano
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Fig 9. Ejemplo con fines didรกcticos
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Referencias 1- Muther, R. (1974). Systematic Layout Planning. 2da edición. Boston: Cahners Books. 2- Sule, D. (2001). Instalaciones de Manufactura: Ubicación, Planeación y Diseño. 2da edición. Thomson. Mexico.
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