ENTREVISTAS CON PARTES INTERESADAS Stakeholder interviews VISIÓN DE CONJUNTO En ellas participan las personas que forman parte de un equipo u organización con los principales actores o partes interesadas, según el reto o proyecto con el que están lidiando. En las entrevistas con partes interesadas se pueden incluir tanto a superiores como subordinadas (en una organización jerárquica), así como a clientes e iguales (peers) tanto de la propia organización como de fuera de la misma. Las entrevistas os permiten poneros en la piel de las entrevistadas, así como ver vuestro rol desde el punto de vista de las partes interesadas con las que estáis interactuando. Se utilizan en todas las fases del Proceso U, aunque es más común utilizarlas durante la fase de preparación de un proyecto.
PROPÓSITO El objetivo es ver tu rol, tu papel, desde la perspectiva de los actores clave o partes interesadas. Responden a las preguntas: ¿Qué quieren de mí? ¿Para qué me necesitan?.
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Principios •
Crear transparencia y confianza sobre el propósito y el proceso de la entrevista. Establecer una conexión personal desde el principio.
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Suspender la Voz del Juicio (VoJ) para poder ver la situación a través de los ojos de la entrevistada. Lo relevante en este momento no es si estás de acuerdo con lo que la entrevistada te está contando. Lo importante ahora es que puedes ver la situación desde el punto de vista de una parte interesada.
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Acceder a la ignorancia (a tu Mente Abierta): A medida que se desarrolla la conversación, presta atención y confía en las preguntas que se te ocurran. No temas hacer preguntas sencillas o que piensas que pueden revelar la falta de algunos conocimientos básicos por tu parte.
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Acceder a tu escucha apreciativa (a tu Corazón Abierto): Conéctate con tu entrevistada con mente y corazón abiertos. Aprecia y disfruta profundamente la historia que se está desplegando, poniéndote en la piel de la otra persona.
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Acceder a tu escucha desde el campo del futuro (a tu Voluntad Abierta): Trata de enfocarte en la mejor posibilidad futura para tu entrevistada, que tú sientes está deseando emerger. ¿Cómo sería posible ese futuro mejor?.
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Aprovechar el poder de la presencia y el silencio: Una de las intervenciones más eficaces como entrevistadora es estar plenamente presente con la entrevistada y la situación actual y no interrumpir los momentos de silencio. Estos pueden servir como puntos de inflexión importantes para profundizar en el nivel reflexivo de una conversación. Habitualmente, estas oportunidades no se utilizan porque la entrevistadora se siente obligada a saltar y hacer la siguiente pregunta. Se valiente. Quédate con la apertura del AHORA.
Usos y resultados Estas entrevistas ofrecen: •
Una mayor claridad sobre la relavancia de tu rol o tarea desde el punto de vista de los demás actores implicados.
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Comprensión sobre como las demás partes implicadas evalúan el valor de lo que tú creas para ellas. https://www.presencing.com/permissions
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Ideas para mejorar rápidamente una situación.
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La identificación de barreras y obstáculos que deben salvarse.
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Una relación mejor y más personal con tus actores clave
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Se usan con: La práctica de la Atención Plena (Mindfulness) y la Escucha Profunda.
Preparación Personas y lugar Las entrevistas con partes interesadas funcionan mejor si se realizan personalmente, cara a cara. Si no fuese posible, pueden realizarse por videoconferencia o, en su defecto, por teléfono.
Duración Los tiempos son estimados. Es mejor adaptarlos al contexto específico en el que se realicen: •
De 30 a 45 minutos para una entrevista por videoconferencia o telefónica.
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De 30 a 90 minutos para una entrevista cara a cara.
Resulta óptimo asignar 30 minutos adicionales para la preparación y 30 minutos a posteriori para su revisión.
Materiales •
Usa el cuestionario de muestra, pero siéntete libre de desviarte cuando lo consideres necesario.
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Usa papel y lápiz para tomar notas.
PROCESO Secuencia Paso 1 Identifica a los actores que son relevantes para tu situación, oportunidad o reto actuales. Define/revisa el cuestionario de muestra para adaptarlas al contexto específico. Programa las citas.
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Decide si es oportuno enviar las preguntas por adelantado a la persona que vas a entrevistar. Paso 2 Antes de encontrarte con la entrevistada dedica 20-30 minutos de tranquilidad y silencio para relajarte y entrar en conversación con mente y corazón abiertos. Paso 3 Durante la entrevista, escucha con tu mente y corazón completamente abiertos, toma notas, sigue los Principios comentados arriba. Pregunta espontáneamente: Siéntete libre de desviarte de tu cuestionario si se te ocurren preguntas relevantes. EL cuestionario está pensado para servirte a ti y a tu tarea, no al revés. Cuestionario de muestra 1. ¿Cuál es su principal objetivo, y cómo puedo ayudarle a alcanzarlo? (¿Para qué me necesita?). 2. ¿Qué criterios va a utilizar para evaluar si mis contribuciones han resultado exitosas? 3. Si pudiera cambiar dos cosas en mi área de responsabilidad dentro de los próximos seis meses, ¿qué dos cosas aportarían más valor y serían más beneficiosas para usted?. 4. ¿Qué barreras sistémicas pueden haber impedido a otras personas antes que mi, en mi rol, colaborar eficazmente con ustedes?. Paso 4 Justo después de la entrevista, tómate tiempo para reflexionar sobre las ideas clave, capturar tus pensamientos clave por escrito. Paso 5 Cierra el bucle de retroalimentación: Después de cada entrevista, envía una nota de agradecimiento a tu entrevistada (en aproximadamente 12 horas).
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