Кло by Александр Мусатов

УП

АВЛЕНИЕ

Александр Мусатов тренер-консультант, автор учебников для сотрудников ресторанов, совладелец Hendrick’s bar и True Burger Bar

КЛО

Этому было решено положить конец, в связи с чем мы и придумали КЛО (карты личной ответственности). Все задачи, которые ставятся перед менеджерами в ресторане (менеджером, бар-менеджером, шеф-поваром, сушефом), были разделены на 2 типа:

Карты личной ответственности менеджеров ресторана

Циклические задачи,

ХОЧУ ПОДЕЛИТЬСЯ С ВАМИ ИНТЕРЕСНЫМ РЕШЕНИЕМ РАЗДЕЛЕНИЯ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ МЕНЕДЖЕРАМИ В НАШЕМ РЕСТОРАНЕ. ДАННОЕ НОВОВВЕДЕНИЕ ИЗБАВИЛО НАС ОТ РЯДА ПОСТОЯННО ВОЗНИКАЮЩИХ ВОПРОСОВ ТИПА: — А КТО ЭТО ДОЛЖЕН БЫЛ СДЕЛАТЬ? — А ПОЧЕМУ ДО СИХ ПОР ЭТО НЕ ВЫПОЛНЕНО? — МЫ СНОВА ЗАБЫЛИ ЭТО СДЕЛАТЬ! ДАВАЙТЕ НЕ ЗАБУДЕМ В СЛЕДУЮЩЕМ МЕСЯЦЕ!

ресторане постоянно возникают проблемы, которые надо решать с той или иной периодичностью. Это ложится на плечи менеджеров, которые и без того в «запаре», а здесь еще и начальство «давит на мозжечок» своими бесконечными распоряжениями.

то есть те, которые возникают с определенной периодичностью.

Остальные задачи.

Со вторым типом задач мы разбираемся просто — вносим их в еженедельную повестку собрания менеджеров. При этом для постановки текущих заданий нами используется Wunderlist. На собраниях они обсуждаются, менеджеры отчитываются о проделанной работе, ставятся сроки по новым задачам, назначаются ответственные, обсуждаются необходимые ресурсы. А вот циклические задачи были решены следующим образом. Сначала они были «разбиты» по группам. У нас их получилось 5:

HR финансы маркетинг чистота и техническое состояние производство. Затем, собравшись вместе с менеджерами, мы назначили ответственных за ту или иную циклическую задачу (не за группы, а именно за задачи). Определили периодичность их выполнения в течение 4 недель. Добавили несколько столбцов (типа «Примечания», «Бюджет» (при необходимости) и, ко-

нечно, место для «Отметки о выполнении»). Теперь каждое собрание менеджеров (еще раз напоминаю: раз в неделю) начинается с разбора текущих задач, а потом переходит к отчету по КЛО. С момента введения КЛО мы добились стабильного исполнения менеджерами своих задач, избавились от путаницы «кто за что отвечает», обеспечили более спокойную обстановку в ресторане. Ведь когда менеджеры четко знают, что и в какое время им выполнять, то и подчиненным работается легко и непринужденно.

Примеры задач по 5 направлениям работы: Группа задач

Название задачи

Описание задачи

Организация собрания менеджеров

Сформировать повестку собрания

ср

Информационный стенд

Проверить и обновить информацию на стенде и в группе Фейсбука

вс

Личные дела сотрудников

Проверить и обновить личные дела сотрудников

Общее True собрание

Стандарты внешнего вида

Организация общего собрания (совместить с генуборкой): повестка, «привести сотрудников за ручку», проведение, протокол решений Проверка комплектности и состояния формы сотрудников (по списку). Соответствие внешнего вида сотрудников принятым стандартам. Списание формы

Учет медицинских книжек

Проверка срока действия справок для каждого сотрудника, их уведомление о необходимости прохождения очередных осмотров (лично + стенд). Контроль прохождения осмотров

Учебные пособия

Обновление учебников и учебного меню

RESTORATOR.UA

Примечания

+ В рабочем порядке ежедневно

Отметка о выполнении

Бюджет, комментарии

Обновила в 20-х числах Провела беседу - первый день с новыми сотрудниками, завела личные дела

Один раз в месяц, желательно в пн - вт

До формирования бюджета на следующий месяц

5-минутки на смене

Провела проверку наличия у сотрудников формы, список есть в DLС за 15.03.17. Подадим на списание 01.03.17 обновила список, внесла новых сотрудников в список для «Медикома». Отправила список сотрудников, которым необходимо пройти медосмотр в апреле На инфостенде новое меню с новыми позициями

УП

АВЛЕНИЕ

Примеры задач по 5 направлениям работы (продолжение)

Маркетинг

Получить в бухгалтерии отчет по продажам по официантам. Проанализировать данные по среднему чеку и количеству гостей (проверить корректность работы официанта с айко). Ежемесячный Показатели личного оборота анализ продаж каждого (соответственно отрапо официантам ботанным часам). Хиты продаж по категориям. Искусственный стоп-лист. Определить цели (речь не только о целях в деньгах) для официанта на текущий месяц, провести личную беседу Согласовать и составить календарь внутренних (силами менеджеров департаменКалендарь тренинтов) и внешних (сторонних) чт гов и аттестаций тренингов. Определить даты текущих аттестаций по сервису, бару и кухне Сравнить информацию по Контроль отрадо 14явкам из айко с DLC. Внести ботанных часов 3-го го соответствующие изменения Мотивационные программы

Планирование и организация мотивационных программ для сотрудников. График различных видов соревнований. Привлечение поставщиков

Маркетинговый календарь

Внести в календарь праздники (в первую очередь США и Украины), городские мероприятия. Определить, какие из событий мы будем отмечать. Продумать (тема, украшение зала, костюмы, в чем фан для гостей, спецменю) вечеринки следующего месяца

Маркетинг

Полиграфия

Маркетинг

Взаимодествие со СМИ

Маркетинг

Доставка

Произ водство

Внутренние отзывы и предложения

Произ водство

Книга отзывов и предложений

Тех. сос тоние и чистота

Дезинсекция, дератизация

Ответственный - один, исполнители - все менеджеры, это коллективный анализ и обсуждение

Первый четверг месяца (после собрания)

Составить план на следующий месяц

втср

до 28го

4-я неделя проверить и согласовать бюджет. 1-я неделя - покупка Еженедельно. Плюс приглашаем на итоговое собрание месяца

Меню, наклейки, дейдоты, визитки, магниты, пакеты и пр.

Контроль размещения постов. Помощь в поиске тем и организации фотосъемки. Согласование маркетингового календаря на следующий месяц Контроль актуальности меню на сайтах доставки, обновление цен, обновление фотографий блюд, проверка соответствия ночного меню и основного, проверка актуальности текущих акций Организовать обратную связь, донести до руководителей департаментов, вт убедиться, что приняты соответствующие решения Прочитать отзывы за неделю, вт «ответить», отреагировать Взаимодействие со службами, отслеживание состояния ресторана, принятие решения о проведении процедуры. Физически оставаться на ночь может любой менеджер по договоренности

Так как (в т.ч. на основании маркетингового календаря) формируется план на следующий месяц

Еженедельно. По потребности

вт

13.03 проверка всего меню, замена на новые позиции. Обновили меню в службах доставки

Не нужно

# 7–8 (145)/2017

Примеры задач по 5 направлениям работы (окончание)

Тех. со стояние и чистота Тех. со стояние и чистота

Тех. сос тояние и чистота

Контроль работ по ТЖА. Постановка текущих задач технической службе ресторана и контроль над их выполнением Разобрать скопившиЧистота и тех. еся вещи, навести посостояние сурядок (желательно дебного склада силами сотрудников) Организация генеральной уборки (совместить с собранием) силами сотрудников Генеральная убор- ресторана. Заблаговременка залов и мойка но составить план уборки, распределить обязанности, организовать и проконтролировать выполнение Ежемесячный единоразовый очень пристальный и подробЕжемесячный ный чек-лист. Сформировать аудит техничена его основании задания ского состояния для технической службы и ресторана заявку в бюджет. Меняем ответственного каждый месяц ТЖА и техническое состояние ресторана

Тех. сос тояние и чистота

Форма и текстиль

Тех. сос тояние и чистота

Чистота и тех. состояние раздевалки

Тех. сос тояние и чистота

Клининг

Тех. со стояние и чистота

Чистота и тех. состояние офиса

Финансы

Инвентаризация упаковки

Заранее проверить актуальность инвентаризационных бланков, провести переучет. Сформировать заявку в бюджет

Финансы

Инвентаризация химии и хоз. средств

Заранее проверить актуальность инвентаризационных бланков, провести переучет, подать данные в бухгалтерию

Финансы

Оптимизация складских остатков

Финансы

Закупка посуды и малоценного оборудования (зал, бар, кухня)

Финансы

Инвентаризация посуды (зал)

Финансы

Оптимизация ФОТ (зал, АХЧ)

RESTORATOR.UA

Один раз в месяц, желательно в пн - вт

Заявка в бюджет должна быть сформирована до последней среды месяца (к собранию) 4-я неделя проверить и согласовать бюджет. 1-я неделя - покупка

Покупка или пошив новой формы, прочего текстиля в ресторан Разобрать скопившиеся вещи, навести порядок (желательно силами сотрудников) Организация клининга в ночное время. Совместить с ночными работами по ТЖА Разобрать скопившиеся вещи, навести порядок (желательно силами сотрудников)

К концу месяца сумма стоимости товарных запасов на складе «Хоз. склад» (без упаковки) не должна превышать утвержденный в начале месяца % от оборота На основании заявок, при утвержденном бюджете. Заблаговременно предупреждать бухгалтерию об очередности платежей Заранее проверить актуальность инвентаризационных бланков, провести переучет, подать данные в бухгалтерию. Отдать в бухгалтерию все акты списания (боя посуды) Оптимизация ФОТ, составление графиков на следующий период

Предупредить кухню о ночном ТЖА

Чек-лист сделан

Отправила заявку на просчет передников для раннеров. Оплатили платья

Клининг окон и маркизы 22.04

13.03.17 уборка

ср

До последней среды месяца

Сделано 25.04

Для достоверности итогов проводить ближе к последнему дню месяца

Сделано 25.04

Внимательнее, т.к. необъяснимые расхождения вычитаются из зарплат сотрудников

Сделано 30.05

цель __________%

Все графики готовы