E.Dok IT-newspaper by ELAR Corporation

МЕЖОТРАСЛЕВОЕ ЭКСПЕРТНОЕ ИЗДАНИЕ

С ПОСОБСТВОВАТЬ РАЗВИТИЮ И НФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА И ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

№01(01)2011

Ежеквартальное

Для раскрытия крупных массивов государственной информации, необходимы сложные технологии промышленного масштаба и значительные затраты. Пока многие госсайты просты и малосодержательны Стр. 5

Электронные госуслуги в полном объеме россияне получать не смогут До тех пор, пока ведомства не будут иметь доступа к документам из разных архивов и баз данных

Стр. 3

Как айтишник — чиновнику

После развала Союза я стараюсь жить отдельно от государства. Но не получается. Не я к нему лезу с объятьями, а оно ко мне: «Заплати налоги — и спи спокойно». Плачу налоги — и что взамен? Стр. 4

Музеи в 3D

(НГ-фото)

База единого электронного музейного каталога сейчас составляет чуть больше 1 миллиона единиц экспонатов. Всего фонд насчитывает 82 миллиона. Министр культуры РФ Александр Авдеев уверен, что госкаталогу поможет 3D… Стр. 9

В центре внимания

Электронный документ движет e‑gov По словам заместителя директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Валентины Янковой, специалисты в течение длительного периода ощущали нормативный вакуум, когда речь шла об электронном документе. «Если практика применения электронного документа в специализированных видах деятельности насчитывает много десятилетий, и мы можем пользоваться сложившейся нормативной базой, то в области управленческой документации законодательная база не была проработана», — утверждает эксперт.

лизации государственных социальных программ. Реформирование нормативно-правовой базы в этой сфере завершится со вступлением в силу Федерального закона № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные зако но дательные акты Российской Федерации….» в январе 2011 года.

Законами введено адекватное определение электронного документа, Однако с середины 2009 года ситуация с нора во всех пунктах, где речь идет о передаче мативным регулированием реализации e-gov и предоставлении информации, по умолчанию начинает стремительно меняться. Российским добавлено: «в том числе электронные докуменкабинетом министров было принято нескольты». «Не случайно государство начало стимулико положений, которые не только уравняли ровать процессы формирования электронного в правах бумажные и электронные документы, правительства с делопроизводства, — комментино и регламентировали электронное межверует Валентина Янковая, — потому что начинать домственное взаимодействие, без коего, в свою надо именно с рутины. Без инструментов обочередь, электронное правительство создать работки электронного документа, без включения невозможно. Речь идет о постановлениях его в традиционный документооборот компьюПравительства РФ № 477 «Об утверждении терные технологии окажутся не востребованы». Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и № 754 Отныне все госучреждения обязаны обеспечить «Об утверждении Положения о системе межвеполучение заявителем государственной или мудомственного электронного документооборота»; ниципальной услуги в электронной форме (если а также о распоряжениях № 1403-р «Технические на это нет законодательного требования к организации запрета). Бумажные и элеквзаимодействия системы До недавнего времени тронные документы станомежведомственного элекреализовать идею e-gov вятся равнозначными как тронного документооборота государству мешала при взаимодействии между с системами электронного ведомствами, так и при документо оборота федене столько технологическая взаимодействии между горальных органов исполнисоставляющая, сколько сорганом, гражданином или тельной власти» и № 872-р нормативная юридическим лицом. Теперь «Перечень государственных закон запрещает требовать услуг и (или) функций, у заявителя предоставления документов и иносуществляемых с использованием информаформации, согласований и других, уже имеюционных и телекоммуникационных технологий щихся в государственных и муниципальных (в том числе в электронном виде)». органах, данных. Спустя некоторое время, летом 2010 года, был Изменения в законе № 149-ФЗ определяют инпринят Федеральный закон № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных формацию, содержащуюся в государственных ини муниципальных услуг». Его нововведения формационных системах (ГИС) как официальную, настолько существенны, что потребовали а ответственность за ее достоверность возлагают внести десятки изменений в статьи законов на ведомство, осуществляющее функции операи кодексов, регулирующих взаимодействие тора системы. Таким образом, государственные граждан и организаций с госорганами — от конорганы обязаны обеспечить достоверность трольной деятельности налоговиков до реаи актуальность данных, содержащихся в ин-

формационной системе, доступ к ним в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством, а также защиту информации от неправомерного

Государство очень интенсивно строит законодательную платформу для электронного правительства доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления и распространения. В «Системном проекте создания Электронного Правительства в РФ» перечислено около 450 ГИСов, а вестись они могут в специализированном ПО, Excel, в виде электронного рубрикатора бумажного массива и т.д. Помимо внесений изменений в законодательство, которое регламентирует порядок создания, обработки, хранения и использования электронных документов и электронное взаимодействие, важно отметить нововведения, касающиеся передачи электронных документов на архивное хранение. Потому как подобные инновации дают возможность архивам сократить время выдачи документов от нескольких суток до нескольких минут и позволяют работать одновременно с любым количеством пользователей. Однако несмотря на то, что государство столь интенсивно строит законодательную платформу для электронного правительства, пока не видно как технически будет реализована поставленная задача. Ведь чтобы выполнить требования нового законодательства государственным учреждениям уже сейчас необходимо начать переводить накопленные бумажные архивы в электронный вид, и создавать хранилища электронных документов и данных. 

В центре внимания Концепция развития электронного государства — есть не что иное, как новая управленческая схема, в которой информационные технологии служат для выстраивания и поддержки четких связей между властью, бизнесом и гражданским обществом. Между тем, в процессах управления документами в некоторых ведомствах подчас царит хаос, похожий на тот, что властвует на рабочем столе среднестатистического госслужащего — то же бессистемное изобилие бумаг и папок.

Павел Плотников,

Наталья Храмцовская,

Директор по маркетингу Корпорации ЭЛАР, член AIIM‑DF Законы, регулирующие сегодня предоставление государственных услуг, не просто рекомендуют, но обязывают органы власти навести порядок в делах. Чиновникам будет очень сложно оказывать населению услуги в электронном виде, если их рабочие столы и архивные помещения будут завалены бумагами, а электронные документы циркулировать в организации, как бог на душу положит. Во время переезда одного федерального ведомства ящики с сотнями тысяч карточек из оперативной картотеки складировали в отдельное помещение и до сих пор не успели разобрать. Теперь карточки, перевязанные бечевками и аккуратно сложенные в соседней с картотекой комнате, считаются здесь утерянными по умолчанию. Стоит ли говорить об эффективности оказания этим ведомством электронных государственных услуг миллионам наших сограждан? С другой стороны, организации тоже можно понять. Специалистов, которые способны систематизировать документы, гарантировать сохранность и учет взаимосвязей и обстоятельств, при которых эти документы создавались и использовались, не так много. А внутри самих организаций их, как правило, нет вообще. Постановление правительства РФ № 477 требует от федеральных органов исполнительной власти прописывать инструкции по делопроизводству, однако методических рекомендаций для этого в настоящее время не существует. Принятые недавно 210-й и 227-й федеральные законы де-факто отменяют действие «Методички», утвержденной приказом Росархива. В ведомствах и коммерческих компаниях есть понимание того, что управленческие «шаги» фиксируются в электронных и бумажных документах, где номенклатура дел в полной мере отражает парадигму принятия тех или иных решений. Поэтому организации вынуждены привлекать экспертов из ВНИИДАДа и Росархива, которые помогают систематизировать документы. Но подобные разовые акции похожи на уборку рабочего стола перед Новым годом — месяца через три стол снова будет накрыт бумагой, и сидящему за ним предстоит буквально выуживать нужный документ.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные офисные системы», член Гильдии управляющих документацией и ARMA International, кандидат исторических наук Я опасаюсь, что новые Правила делопроизводства в ФОИВ окажутся не столь короткоживущими, как они того заслуживают. Дело в том, что механизмов, позволяющих заставить ведомства следовать этим Правилам, сейчас нет — и ведомства, в принципе, могут работать так, как сами считают нужным. Правила им не очень мешают, и бороться за их отмену особенно незачем. Кроме того, чтобы разработать современные правила делопроизводства, нужны (помимо финансирования) специалисты, хорошо разбирающиеся в специфике электронных документов — их в соответствующем ведомстве не хватает. Кстати, я нашла одно судебное дело, где коммерческая организация попыталась признать выпущенный государственным органом документ недействительным на том основании, что он не соответствовал Правилам — с чем госорган даже не спорил. Суд, в вежливой форме, сказал, что все это ерунда, не имеющая принципиального значения!

Бумага vs Система

Ведомственные архивы продолжают пухнуть, а разобраться в них может только незаменимый Иван Иванович, который уже 40 лет служит архивистом и, не дай Бог, с ним что случится или уйдет на пенсию. Новые сотрудники, которые приходят на должности архивистов, скорее всего не обладают нужными компетенциями просто в силу того, что эта профессия в нашей стране, мягко говоря, не популярна. Однако нехватку специалистов вполне способны компенсировать информационные технологии. Для этих целей компании разработали специальные системы автоматизации архивного дела (СААД), в которые заложен жесткий принцип соблюдения нормативно-технических требований, регламентов и стандартов по использованию как бумажных, так и электронных документов. Кроме того, внедрение таких систем не позволит новым сотрудникам работать, игнорируя госстандарты. Госорганам, чтобы эффективно реализовывать функции по оказанию электронных услуг, недостаточно научиться управлять бумагой. Необходимо иметь доступ к документам вне зависимости от того, в каких информационных системах они находятся. Для этого, помимо аудита бумажных архивов, целесообразно проводить комплексный анализ информационных систем и ресурсов, которые используются, в том числе, в рамках функционирования электронного правительства. По сути, чтобы построить в ведомствах пригодную для оказания электронных госуслуг среду, нужно чтобы документоведы и архивисты говорили с IT-специалистами на одном языке или были едины в трех лицах. Ведомства в настоящее время привлекают консалтинговые компании, которые обследуют управление документами в организациях и одновременно внедряют адекватные информационные системы.

Я считаю, что новое определение электронного документа принципиально хуже, чем в законе об ЭЦП. Для меня электронный документ — это, прежде всего, документ (а слово «документ» у наших законодателей все еще встает поперек горла, пока их хватает лишь на «документированную информацию», создаваемую загадочным «методом документирования»).

Мне представляется большой глупостью то, что законодатели везде противопоставляют сейчас письменную форму и электронную форму — это, надо сказать, уникальная особенность России! Во всем мире пошли по другому пути: считается, что бумажный и электронный документ (если в законодательстве прямо не указано иное) в равной степени удовлетворяют требованиям к письменной форме. Тем самым Россия фактически скатывается на создание раздельных правил для бумажных и для электронных документов, к необходимости в каждом законе и нормативном акте обязательно явно писать «…и в форме электронного документа». Я также не совсем согласна с тезисом о необходимости «максимальной прозрачности» при предоставлении государственных услуг. Чрезмерная прозрачность может быть порой даже более вредна, чем недостаточная. Так, процессы принятия реальных решений обязательно уйдут в тень, потому что никто не захочет на глазах у изумленной публики принимать нужные, но непопулярные решения. В заключение скажу об одном моменте, который меня сейчас беспокоит. Мы живем в России. У нас трудно сдвинуть государственную «телегу» с места, но уж если получилось, то дальше она начинает нестись вниз по склону, все сметая на пути. Поэтому, если раньше я, в основном, агитировала за электронные документы, то теперь все чаще приходится объяснять людям, что все подряд сразу переводить в электронный вид не стоит, что в некоторых случаях бумажные документы пока еще удобнее (или что в этих случаях электронные документы пока что лучше использовать не вместо, а вместе с бумажными, особенно, когда дело касается документов длительного и постоянного срока хранения). В ближайшее время традиционное делопроизводство, боюсь, просто придется спасать от чересчур рьяных «новаторов». 

Информационные технологии на службе отрасли

Госструктуры и организации

Как айтишник — чиновнику После развала Союза я стараюсь жить отдельно от государства. Но не получается. Не я к нему лезу с объятьями, а оно ко мне: «Заплати налоги — и спи спокойно». Плачу налоги — и что взамен?

«Имею я право на вычет при строительстве садового домика?» — «Право имеете, но денег в бюджете нет, сразу предупреждаем — не получите ничего в обозримом будущем». Спасибо компании, где работал, дали беспроцентную ссуду. Кстати, с нее же государство еще и содрало налог. А как же? Доход как-никак! Уплатил в казну. И не 13%, как нынче.

Нытвенский историко‑краеведческий музей. Диорама «Ярмарка в Нытве» художники Алексей Фомичев и Алексей Мургин

Поколения региона В Пермском крае совместили проект по информатизации с мерами по снижению безработицы

Мест в государственном детском садике нет. Но на коммерческой основе — пожалуйста. Значит, места всетаки есть? Понадобилась срочная операция — очередь  Сергей Хахамов на годы (где ты, бесплатная медицина?). А сколько порогов надо обить, чтобы просто встать в эту очередь? Еще раз спасибо компании, где работал, и страховой медицине — оплатили самую лучшую клинику и услуги специалистов, стажировавшихся в Японии. Общегражданский паспорт мне выдавали 6 месяцев! При том, что до этого зарубежный паспорт выдали в срок — за один месяц со всеми проверками Прокуратуры, ФСБ, МВД. Да нет, как айтишник я понимаю: разные ведомства (МВД и ФМС) — разные базы данных. За недостатком места не буду приводить прочие примеры, касающиеся практически любой сферы человеческой жизни. Нет, я не жадный, знаю, что за все надо платить. Мы платим — или я сам, или мои работодатели: налоги, отчисления в различные фонды или просто звонкой монетой. Мы, граждане, всегда должны государству. А оно нам что должно? Признаться честно, к переходу федеральных органов исполнительной власти на предоставление госуслуг в электронном виде я отнесся скептически. Жизнь приучила слушать, но не верить: «Будет это, но, видимо, не в моей жизни». Понадобилось как-то жене подтвердить трудовой стаж, а печать на записи в трудовой книжке с годами стала неразборчивой. Что делать? Организации такой нет в помине уже лет двадцать. Министерства, к которому она принадлежала, не существует столько же. Человек знающий посоветовал ей обратиться на сайт Федерального архивного агентства. Есть там страничка запроса «Подтверждение трудового стажа, заработной платы». Всего-то необходимо ввести свои фамилию, имя, отчество, полное название организации, стаж/зарплату, подтвердить ведомственную подчиненность и местонахождение организации, период работы, должность и текст запроса в произвольной форме. Все! Через некоторое время я поинтересовался, каков результат. Запрос был обработан и в ответе указано — в каком архиве следует получить справку. Съездить нам пришлось всего один раз, а именно для получения уже готовой справки в указанном архиве. Может быть, что-то действительно меняется? И наша компания тоже внесет в это благое дело свою лепту… 

Местные власти инициировали проект по созданию архивно-поискового интернет-портала «Поколения Пермского края». Он представляет собой систему, наполненную архивными документами региона, доступ к которым через «всемирную паутину» может получить любой желающий. Выполнение технической части проекта — создание и наполнение Объединенной системы данных о населении (http://www.pokolenia-permkray. ru/), осуществляется Корпорацией ЭЛАР при участии жителей Пермского края. В Архивном фонде Пермского края бережно хранятся интереснейшие документы, содержащие основную массу генеалогической информации всего населения, независимо от сословия и вероисповедания человека. Современная практика показывает, что оперативный поиск и просмотр большого количества документов возможен только в электронном виде, для чего необходимо отсканировать, обработать и занести в информационно-поисковую Интернет-систему данные из первоисточников, хранящихся в государственных архивах. Именно электронные копии всех архивных документов данного региона являются гарантией подлинности получаемой информации в системе «Поколения Пермского края». Жители региона трудятся над «ревизскими сказками» и метрическими книгами, которые используются при генеалогических изысканиях. В работах заняты и студенты, и выпускники образовательных учреждений, и пенсионеры — те, кто вре-

менно остался без работы или находится под угрозой увольнения. Им предоставлена специальная программа, с помощью которой они получают отсканированные копии архивных документов и переводят информацию со старинных рукописей в электронный цифровой вид. Таким образом, постепенно формируется сайт с архивными данными о прошлых поколениях. «Проект решает сразу несколько задач. Это дополнительные рабочие места, что очень важно в условиях кризиса, — отметил губернатор Пермского края Олег Чиркунов. — Кроме того, со временем у каждого человека появляется стремление знать о себе немного больше, располагать сведениями о том, кто твои предки. Поэтому мы создаем доступную базу данных для людей, которые интересуются историей». В рамках работ будет отсканировано, обработано и загружено около 10 тысяч метрических книг и ревизских сказок, с информацией о жителях региона. В настоящее время в систему загружено 1 231 558 записей из метрических книг. Подобной поисковой системы пока нет ни в одном другом регионе страны. Благодаря архивным источникам, собранным в Объединенной системе данных о населении, жители и гости Пермского края получили уникальную возможность оперативного поиска семейных корней по электронным документам архивного фонда. 

Информационные технологии на службе отрасли

Госструктуры и организации

Открытые данные не требуют технологий? Анна Кулишевская

Как на уровне официальной риторики, так и в русле конкретных проектов и инициатив, информатизации общества отводится в настоящее время не только прикладная роль. Помимо практической пользы информационные технологии, электронное правительство и государственные услуги в электронном виде постепенно становятся фундаментальной ценностной основой для построения гражданского общества, когда принцип «граждане на службе государства» меняется на модель «государство на службе граждан». Обеспечение гарантированного свободного доступа россиян к информации в качестве одной из важнейших задач декларируется в «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации». В этом же документе говорится о том, что высокие технологии стали локомотивом социально-экономического развития для многих стран, а для того чтобы Россия могла использовать их успешный опыт, нужны усилия не только разработчиков, но и государства и общества. В результате, в стране принимаются законы, которые позволяют не только внедрять передовые разработки, но и кардинальным образом изменять механизмы взаимодействия гражданина с властью по любым вопросам — налоговым, трудовым, строительным и так далее. Россияне имеют право запрашивать и получать официальные сведения, необходимые документы в электронном виде, обращаться через интернет к чиновникам любого уровня — от муниципального руководителя до федерального министра. Эта практика способна пресловутые бюрократические барьеры не просто снизить, а списать в утиль истории. Кроме того, безбарьерным становится пространство страны: электронным технологиям тысячи километров от Калининграда до Владивостока — не помеха.

ты, реализуемые государственными структурами по социальному запросу. Социальный запрос возникает, когда у общества рождается потребность в открытых данных о развитии различных институций, экономики, культуры и истории. Когда конкретный человек, а не абстрактная единица населения хочет узнать, например, о том, что делать выпускнику школы, если он не сдал ЕГЭ; где найти и как воспользоваться услугами «Центра здоровья», и что это за новое медицинское учреждение; как найти сведения о своих погибших или пропавших без вести родных и близких во времена военных конфликтов, определить место их захоронения. Сейчас в рунете около сотни проектов, которые позиционируются как социальные. Среди них — сайты информационного характера, содержащие официальные сведения. Таков портал о Государственной программе по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом. На www.back2russia.ru выложены нормативные документы, мониторинг реализации программы, памятки и рекомендации, регламенты приема участников и членов их семей, их временного размещения и обустройства на территории российских регионов. Координатором программы и сайта является Федеральная миграционная служба. Министерство природных ресурсов и экологии стало инициатором проекта www. zapoved.ru — «Особо охраняемые природные территории Российской Федерации» Наполнение сайта основано на официальных материалах, предоставленных подразделениями Минприроды, Росприроднадзора, администрациями заповедников и национальных парков, а также опубликованных в различных изданиях или размещенных на официальных порталах заповедников и наци-

Привыкнуть к возможностям такого «общения», эффективно его применять пока еще сложно как обычному гражданину, так и госслужащему. Именно поэтому появляются проек-

 В ходе проекта «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941‑1945 гг.» , который планируется завершить в 2012 году, будут переведены в электронный вид и доступны документы более 200 тысяч архивных дел, общий объем которых — около 50 миллионов листов, а вес — почти 400 тонн.

Архивы в цифрах  В настоящее время в архивах российских судов общей юрисдикции находится на хранении более 120 млн гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях. Из них общее количество судебных дел со сроком хранения до 5 лет составляет 59,8 млн единиц; до 10 лет — 9,7 млн единиц; свыше 10 лет — 11,2 млн единиц; постоянного срока хранения — 6,6 млн единиц. Архивные помещения федеральных судов общей юрисдикции занимают площадь около 155 000 м2, что вдвое меньше нормативов, предусмотренных Сводом правил по проектированию и строительству (СП 31‑104‑2000*) зданий судов.  Объединенный банк данных сайта www. obd‑memorial.ru уже насчитывает в открытом доступе около 13,2 млн страниц архивных документов и свыше 31,6 тыс. паспортов существующих воинских захоронений. ональных парков. Зарегистрированные посетители могут размещать фотографии, делиться впечатлениями о своих путешествиях, принимать участие в обсуждениях и дискуссиях. Принцип создания информационных и просветительских ресурсов подобного рода — формирование и загрузка доступного или производимого «здесь и сейчас» контента, существующего, как правило, уже в электронном виде и не требующего защиты персональных данных. Когда же речь идет о раскрытии крупных массивов государственной информации, например, исторического или архивного характера, необходимы сложные технологии промышленного масштаба и значительные затраты. Созданный Министерством обороны уникальный ресурс открытого доступа «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» (www.podvig-naroda.ru), наполняется всеми имеющимися в военных архивах документами о ходе и итогах основных боевых операций, подвигах и наградах — приказами, донесениями, директивами, докладами, планами операций, картами, схемами и другими данными, имеющими историческую значимость. В ходе проекта, который планируется завершить в 2012 году, будут переведены в электронный вид и доступны документы более 200 тысяч архивных дел, общий объем которых — около 100 миллионов листов, а вес — почти 400 тонн. Столь внушительный массив рукописных текстов переводится в машиночитаемый формат. Создано хранилище, которое будет содержать терабайтные объемы информации, а система оперативного поиска, уже сейчас справляется даже с пиковыми нагрузками: 9 мая 2010 года количество запросов от пользователей выросло в десять раз. Кроме возможности для каждого гражданина узнать историю отцов и дедов, проект создает принципиально новое качество исторических исследований и обоснований. Доступность информации, ее полнота, достоверность и мгновенность отклика служат основой для противодействия попыткам фальсификации истории Великой Отечественной. «Подвиг народа» является очень показательным свидетельством того, как открытие государственных данных дает значительный и бесспорный социальный эффект. Уровень общественной значимости оказывается напрямую связанным с качеством контента и степенью его эксклюзивности. К сожалению, проект Минобороны — скорее исключение, чем правило среди многих порталов, созданных по государственной инициативе. Пока большинство госсайтов содержат сведения, для трансляции которых не требуется сверхсложных технологий. 

Информационные технологии на службе отрасли

Промышленные предприятия Новости

Управиться с «первичкой» Крупные промышленные предприятия с территориально‑распределенной структурой, насчитывающие десятки филиалов и отделений по всей стране, имеют сложную систему управления. Эффективность менеджмента во многом зависит от оперативности доступа к документам внутренними специалистами компании, а также от информационного взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками и, наконец, с проверяющими органами.

ОАО «ОГК-1» — крупнейшая из тепловых оптовых генерирующих компаний, активы которой расположены в объединенных энергосистемах Урала и Центра. Это Пермская ГРЭС, Верхнетагильская ГРЭС, Каширская ГРЭС, Уренгойская ГРЭС, Ириклинская ГРЭС. В региональных подразделениях компании ежедневно формируется внушительный массив бухгалтерской документации, поступающий в отделы учета головного офиса для проведения хозяйственных операций. Задача правильного и своевременного оформления первичных бухгалтерских документов, без которых невозможны ведение учета, начисление налогов и предоставление документации во время налоговых проверок (особенно в удаленных филиалах), стала одной из приоритетных на предприятии за последние годы. Руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность. Работа по внедрению решения, разработанного корпорацией ЭЛАР, началась с проведения экспертизы бумажного массива — ежегодно на предприятии накапливается порядка 500 тысяч листов формата А4-А3 бухгалтерской документации. Для оцифровки столь значительных объемов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС, которое предназначено для быстрой, но при этом бережной, оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту. Для самостоятельной оцифровки текущих бухгалтерских документов и постепенного сканирования архивной документации были созданы два центра ввода, оборудованные сканерами ЭЛАР СКАМАКС Д80. Данная модель позволила сотрудникам ОГК-1 сканировать необходимые документы в черно-белом режиме, наиболее подходящем для данного типа документации, со скоростью до 180 страниц в минуту. Специальное программное обеспечение распознает штрих-коды одновременно со сканированием и помещает образы документов в целевую папку в рамках локальной сети с заданной структурой подпапок и директорий. Таким образом, производится частичное автоматическое индексирование полученных электронных образов, их классификация, а также создается иерархическая структура массива. В ходе реализации проекта по внедрению решения «Электронное хранилище бухгалтерской документации» в ОГК-1 к нему присое-

«Лаборатория Касперского» выбрала ЦОД «Синтерры» для аренды оборудования Группа компаний «Лаборатория Касперского» выбрала московский центр обработки данных (ЦОД) «Синтерры» для аренды оборудования с предоставлением широкополосного доступа к интернету. Отныне около 20% российских пользователей продуктами «Лаборатории» будут получать программное обеспечение и его обновленные версии с этого сервера.

динились также отделы закупок и логистики, тесно связанные по характеру своей деятельности с бухгалтерией. Для решения задачи по оперативному поиску документации была внедрена специализированная система управления — ЭЛАР САПЕРИОН, которая обеспечивает централизованное хранение данных с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников; возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансовохозяйственной операции; быстрый электронный поиск и формирование подборок документов во время камеральных и выездных налоговых проверок. Для каждого подразделения, в котором проводилась автоматизация, была разработана отдельная форма поисковой карточки, наиболее удобная для использования сотрудниками бухгалтерии, отделов логистики и закупок. В систему было внесено максимальное количество индексных атрибутов по каждому документу. Теперь любую необходимую документацию уполномоченный сотрудник может найти за считанные секунды. Отдельные функциональные возможности были разработаны для администратора системы, например, гибкое разграничение прав доступа к данным, аудит действий пользователей и системных задач, контроль автоматической привязки документов с возможностью построения отчетов. Для удобства пользователей была проведена интеграция системы ЭЛАР САПЕРИОН с имеющейся на предприятии автоматизированной системой финансового контроля на базе Oracle e-Business Suite и 1С:8.0, а также системы единого бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:7.0. Интегрированные решения позволяют пользователям работать с документами электронного хранилища из интерфейсов данных систем, т.е. осуществлять загрузку новых документов, редактирование индексных атрибутов, поиск, просмотр, печать документов (в том числе пакетную со сквозной нумерацией страниц). Главным преимуществом внедрения системы Электронного хранилища первичной бухгалтерской документации в ОГК-1 стал переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, а также обеспечение сохранности и снижения обращений к бумажному архиву при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии. 

Единая распределенная национальная сеть ЦОДов «Синтерры» включает в себя семь дата‑ центров: в Москве, Мурманске, Новосибирске, Ставрополе, Казани, Краснодаре и Томске. Их общая площадь по фальшполу превышает 2,5 тыс. кв.м. Эксперты компании полагают, что совместный с «Лабораторией Касперского» проект может распространиться и на региональные ЦОДы «Синтерры» и «МегаФона», что еще более повысит доступность программных продуктов разработчика в России, где сейчас идет активный рост абонентской базы ШПД.

«Программные технологии» строят ИТ‑инфраструктуру в «Волгоспецстрое» Самарский системный интегратор ООО «Программные технологии» реализует проект автоматизации в ЗАО «Волгоспецстрой». В настоящее время автоматизирована базовая ИТ‑инфраструктура, установлен и настроен корпоративный портал, а также подготовлен для работы модуль стандартного делопроизводства. В рамках следующего этапа запланировано внедрение системы объединенных коммуникаций (IP‑телефония, аудио‑видео конференции, мгновенные сообщения). В ближайшем будущем будет проведена интеграция инфраструктуры с системой DocsVision — публикация документов на портале и организация электронного архива, ввод в действие системы планирования работы сотрудников и контроля исполнительской дисциплины средствами DocsVision.

«КОРУС Консалтинг» спроектировал систему управления для РНИИТО В рамках государственного контракта, подписанного Российским НИИ травматологии и ортопедии имени Р.Р. Вредена с «КОРУС Консалтинг», было проведено комплексное обследование направлений деятельности института. Специалисты системного интегратора классифицировали и описали имеющиеся процессы и разработали концепцию создания новой автоматизированной системы с учетом имеющегося уровня автоматизации. Разрабатываемая система в части управления лечебно‑диагностической и обеспечивающей деятельностью РНИИТО предусматривает автоматизацию формирования долгосрочных обязательств, процесса обслуживания пациентов в поликлинике и стационаре, управление ресурсами на госпитализацию, проведение операций, взаиморасчетами по всем источниками финансирования и материальными запасами. Система должна обеспечить организацию и контроль над полным технологическим циклом хирургического стационара, консультативной и амбулаторной работой, восстановлением, реабилитацией, а также нехирургическим лечением заболеваний опорно‑двигательного аппарата.

Обзор ИТ-рынка. Новинки технологий и оборудования

Промышленные предприятия

Информация как преимущество Специальная процедура комплексной проверки деятельности компании, получившая в мировой практике название Due diligence, применяется сегодня многими организациями при планировании инвестиций. Собственники, которые намерены в скором времени выгодно продать свой бизнес, используют Due diligence в качестве своего рода заключения репутационного аудита. При проведении Due diligence внедрение электронных архивов и систем управления корпоративным контентом играет ключевую роль в принятии тактических и стратегических решений.

публичный доступ лишь к ее малой доле, которая, как правило, представляет собой отчетные итоги деятельности организации и не передает ни динамики развития в целом, ни актуальных процессов.

 Владимир Алеев Due diligence переводится с английского языка как «проверка добросовестности» и представляет собой процедуру тщательного исследования бизнеса. В зависимости от целей проведения этот анализ может состоять из ревизии финансового положения компании, оценки налогового бремени и налоговых рисков, проверки чистоты собственности, обременений активов, наличия исковых претензий и требований, а также дополнительного анализа трудовых отношений, ситуации с интеллектуальной собственностью, экологической нагрузкой и т.д. Одним словом, при проведении Due diligence аудиторы исследуют отношения и взаимосвязи внутри компании, кроме того, ее положение и функционирование во внешней среде. Заказчиками «проверок добросовестности» выступают как инвесторы и покупатели, так и сами собственники, которые намерены продать свои активы. Одни хотят получить предельно объективную оценку потенциального объекта инвестирования, а другие — увеличить привлекательность своего бизнеса. К сожалению, при проведении процедуры Due diligence аудиторы, равно как и представители компаний, решившие привлечь инвесторов к своим активам, сталкиваются с невысоким уровнем сбора, учета и хранения информации в организациях. Подчас компании не могут предоставить сведения не потому, что не хотят их раскрывать, а из-за того, что данные не систематизированы, а в документационном обеспечении деятельности организации отсутствует элементарный порядок. И, если документы, которые компания обязана передать в контролирующие органы в соответствии, например, с Налоговым кодексом, сгруппированы, то полноценный доступ к сведениям о продукции, проектах, затратах может стать непреодолимой проблемой. Между тем, «порядок в делах», владение информацией — один из показателей эффективности управления. Несмотря на то, что российским законодательством предусмотрено официальное раскрытие информации, нормативно регламентируется

Технологией для привлечения покупателей или инвесторов является создание так называемой Data room или Комнаты данных, где собрана, систематизирована и хранится информация с целью обеспечения к ней доступа во время проведения экспертизы предприятия. Сложность, о которой говорят аудиторы или специалисты, создающие «Комнаты данных», связана с отнесением предмета анализа к тому или иному тематическому блоку. Например, недвижимое имущество организации, из-за которого возникло судебное разбирательство, может быть отнесено к блоку «Имущество» и «Судебные споры». Информация о недвижимости также должна быть включена в секцию «Обязательства».

аудитора этой организации, знающего ее и в то же время оценивающего со стороны, и специализированной организации — профессионального консалтера, который сможет подготовить ресурс. Процедура создания такой базы может состоять из нескольких этапов. Во-первых, документационные фонды необходимо проанализировать, подключив к этому процессу аудитора. При анализе должна быть определена актуальность размещения тех или иных данных, а также созданы модели взаимосвязей документов по тематическим блокам. Эти сектора будут наиболее полно представлять направления «проверки добросовестности» компании — от юридического и финансового до экологического, технологического и внутрикорпоративного.

Второй этап — это собственно создание электронного информационного ресурса и системы управления им. В формировании электронной базы документ играет едва ли не «первую скрипВ процессе формирования Комнаты данных ку». Во многих компаниях входящие, исходящие как реальной, так и виртуальной, важно упоряи внутренние потоки документов, которые фикдочить всю документацию компании и хранить сируют взаимоотношения между подразделеее в структурированном, систематизированниями организации и партнерами, бумаги планом и многомерном информационном ресурсе. тежных операций, приказы, инструкции и так Такая система оптимизирует и упрощает анадалее, циркулируют на бумаге. Одновременно лиз хозяйственной, управленческой и иной дес бумажными организаятельности организации, ция в своей работе польдает возможность продавЕсли компания не позаботилась зуется документами, коцу-собственнику показать заранее о том, чтобы в процессе торые изначально сущетовар лицом, а покупатесвоей работы унифицировать ствуют в электронном лю сделать выводы о его виде. Систематизировать, блоки документов, и при этом реальной стоимости. унифицировать и вывозникла задача показать Если компания не позастроить управляемую сисебя на рынке, возникает ботилась заранее о том, стему этими документанеобходимость в очень чтобы в процессе своей ми можно, использовав существенных затратах, связанных работы унифицировать единую методологию, коблоки документов, и при торая состоит из процес созданием инфраструктуры этом появилась задача подур перевода документов или оплатой аутсорсинговых услуг. казать себя на рынке, возв электронный вид, храненикает необходимость ния и управления инфорв очень существенных затратах, связанных с мацией. Преобразование документов в электронсозданием инфраструктуры или оплатой аутсорный вид осуществляется с помощью современсинговых услуг. ных технологий промышленного сканирования. После оцифровки документации идет ее конвейКак правило, документация систематизируется ерная обработка, индексация и структурировасогласно утвержденной в организации номенклание в соответствии с разработанной совместно туре. Но если информацию о компании предстос аудитором моделью взаимосвязей документов. ит раскрывать аудитору, покупателю или аудитору от потенциального покупателя, придетСовременные системы электронных архивов ся создавать систему документальных фондов, способны формировать из документов разной базу со сложными взаимосвязями, но удобную технической природы тематические блоки, надля пользователя. пример, «прикреплять» к протоколу совещания в виде электронного образа документа видео-файл. С инфраструктурной точки зрения формирование электронной Комнаты данных разумно отдать Основой для проведения сложных процедур аутсорсеру. Но в процессе создания полноценного Due diligence служит информация. От того, насистематизированного информационного ресурса сколько она будет актуальной, полной и систеобязательно должен принимать участие собственматизированной зависит успех проведения эксник. В результате, в отличие от инфраструктурнопертиз и приобретение дополнительных репутаго решения, получится продукт взаимодействия ционных преимуществ. трех сторон: компании (собственника), штатного 

Информационные технологии на службе отрасли

Архивное дело

Учитывая связи и обстоятельства Архив любой организации призван не только обеспечить хранение документов, но и гарантировать сохранность и учет взаимосвязей и обстоятельств, при которых они создавались и использовались. Управленческие «шаги» (или «жизненный цикл») фиксируются в электронных и бумажных документах, где номенклатура дел организации в полной мере отражает парадигму принятия тех или иных решений. Действующие Основные правила работы ведомственных архивов (ГАУ при Совете министров СССР. — М., 1986) с учетом обсуждающихся Основных правил работы архивов организаций 2002 г. основываются на «правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами». В совокупности с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» эти правила распространяются на государственные ведомства и коммерческие структуры, которые обязаны участвовать в комплектовании Архивного фонда РФ. К комплектованию, систематизации, учету и использованию как документов, так и дел бумажного архива необходимо подходить с двух точек зрения: ответственного за делопроизводство и архивиста. Но в любом случае, автоматизация процессов работы с архивным фондом организации является эффективным инструментом поиска, учета наличия, местонахождения и использования документов и дел. Система автоматизации архивного дела ЭЛАР-СААД — программный продукт, который позволяет регу-

информацию из архивного фонда. Система автоматически составляет и оформляет карту-заместитель выданного дела. Также система учитывает специфические функции архивного фонда, связанные, например, с управлением снятия ограничения доступа к документам (таким как, ДСП, Конфиденциально). В случае, если доступ снимается в головном подразделении, СААД уведомит об этом всех, кто ранее получал по рассылке подобные документы. лировать процессы формирования, использования, хранения архивного фонда в зависимости от регламента и правил, действующих в организации. СААД дает возможность осуществлять эти работы в плоскости делопроизводства и одновременно учитывает специфику деятельности архивного подразделения. Система обеспечивает ведение и учет Архивного фонда источника комплектования в соответствии с нормативными требованиями и общероссийскими классификаторами и справочниками. Базой для работы СААД служит номенклатура, принятая в организации. Укомплектованные папки дел периодически подвергаются ревизии, в результате которой определяется, что делать с содержимым — хранить дальше в подразделении, уничтожить или пе-

редать его в ведомственный архив. Собственно процесс передачи дела из фонда отдела в архив ведомства — есть диалог между архивистом и делопроизводителем. Если в номенклатуру организации вносятся какие-либо изменения, СААД отслеживает их историю — это касается и изменений структуры, заголовков дел и документов. При передаче дел в архив по учетным формам, шаблоны которых уже заложены в программу, система автоматически формирует описи всех категорий хранения, а также акт о выделении к уничтожению. После того, как передача дел в архив завершена, к ним могут обращаться различные пользователи. СААД ведет журнал выдачи дел, в котором указываются должности и фамилии тех, кто запрашивал

СААД с успехом автоматизирует топографирование и процесс приема/передачи дел на государственное хранение. В рамках расширенного решения СААД есть возможность создать электронный фонд пользования на базе системы архива электронных документов ЭЛАР САПЕРИОН. Такая интеграция обеспечит наполнение фонда за счет электронных копий документов, электронных документов, которые были изначально созданы и существуют в электронном виде, электронных копий документов, полученных в результате перевода наиболее востребованной информации из архивного хранения, электронных документов в СЭД. Пользователи смогут просматривать электронные копии документов со своих рабочих станций. 

Электронная Тюменская область ГАТО в г. Тюмени, узел ЭА ТО

Денис Архангельский

Тюменская область была первым субъектом Российской Федерации, который начал осуществлять уникальный проект по созданию единого информационного ресурса и системы управления архивным делом («электронного архива») на базе органа управления и государственных архивов области. Как известно, в региональных государственных, муниципальных, ведомственных архивах накоплены огромные фонды документов на традиционных бумажных носителях и микрофишах, представляющие практический и историко-культурный интерес. Обслуживание таких архивных фондов обходится дорого, традиционные технологии работы с бумажными документами уже не отвечают требованиям времени. Чтобы оптимизировать финансовые затраты, создать систему информационной поддержки деятельности органов власти и, наконец, реализовать права граждан на доступ к информации Управление по делам архивов Тюменской области пришло к решению автоматизировать работу с архивными документами.

На этапе подготовки технического задания было проведено комплексное обследование объектов автоматизации и экспертиза документных массивов. Следующим этапом работы стало создание электронного информационного ресурса. На территории Государственного архива Тюменской области и Государственного архива в г. Тобольске были организованы специальные участки сканирования. Отсканированные образы документов были обработаны с использованием специальной промышленной технологии — ретроконверсии, когда осуществляется перевод полученных после сканирования данных с графических образов документов в текстовый формат для заполнения поисковых карточек документов. Эта информация загружается в систему электронного архива, позволяя существенно сократить время поиска необходимых документов, объединить информационные ресурсы разных архивов. Для надежного хранения фонда пользования на электронных носителях была выбрана система САПЕРИОН. Система обеспечивает надежное систематизированное хранение, учет, защиту электронных документов; оперативный доступ пользователей к электронным копиям

Центральный узел ЭА ТО

АРМ Архивиста АРМ Читателя

Граждане

АРМ Администратора

АРМ Руководства АРМ Администратора

Интернет Граждане

АРМ Текущего ввода Сканеры ЭЛАР ПланСкан ЭЛАР СКАМАКС

ГАСПИТО в г. Тюмени, АИРузел ЭА ТО

АИР

АРМ Защиты

www

Архивный Информационный Ресурс

АРМ Архивиста Архивный Информационный АРМ Читателя Ресурс АРМ Руководства

Граждане

АРМ Администратора

Управление по делам архивов АРМ Защиты

ГАТО в г. Тобольске, АРМ узел ЭАТекущего ТО ввода

АИР

АРМ Архивиста Сканеры ЭЛАР ПланСкан АРМ Читателя ЭЛАР СКАМАКС АРМ Руководства

Архивный Информационный Ресурс

Граждане АРМ Взаимодействия АРМ Администратора

Граждане

АРМ Администратора

АРМ Текущего ввода

АИР

Сканеры ЭЛАР ПланСкан ЭЛАР СКАМАКС

Архивный Информационный Ресурс

БД фондовый каталог Росархива

Система электронного документооборота

Граждане

документов как сотрудников архивов и посетителей читальных залов, так и пользователей Интернет-портала. Созданная система «Электронный архив Тюменской области» на сегодняшний день является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в области автоматизации предоставления государственных услуг организациям и населению. Завершение проекта существенно повысит качество и оперативность предоставления государственных услуг организациям и гражданам, на практике обеспечит условия для равного доступа граждан к информации. 

Информационные технологии на службе отрасли

Учреждения культуры

Когда телегу впрягают в лошадь... Павел Плотников

Когда правительство Российской Федерации в 2009 году утвердило план перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде, в этот перечень был включен пункт о предоставлении гражданам сведений из библиотечных фондов. Информация о музейных коллекциях в список госуслуг не вошла. О создании электронного каталога музейного фонда заговорили в 90-х годах прошлого века. В 1998 году вышло постановление российского кабинета министров, в котором каталог определялся как «электронная база данных, содержащая основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции». Спустя десять лет Министерство культуры приказом утвердило регламент, а чуть позже началось финансирование создания электронного каталога. Сейчас, по информации Минкульта, база каталога составляет чуть более 1 миллиона единиц музейных предметов. Всего фонд насчитывает 82 миллиона экспонатов. Отследить ход работ по ведению электронного каталога можно на сайте Министерства культуры. Среди информационно-поисковых систем на портале — Электронный реестр культурных ценностей и собственно Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации. Доступ к последнему пока закрыт, и увидеть оцифрованный миллион единиц музейных предметов из фонда возможности нет. Вместо этого предлагается ознакомиться с электронным реестром, в котором «представлено все культурное наследие: живописные и графические произведения великих мастеров, памятники истории становления и развития Российской государ-

ственности, яркие образцы декоративно-прикладного искусства, археологические находки, книжные памятники, ценные рукописи, исторические и мемориальные документы…» Заходим в раздел «Книги» Электронного реестра. Первый же лот — «Кружка с портретом А. Луначарского». Указаны реквизиты, по которым «Книгу», пусть и в виде «Кружки», можно найти — имя автора, период создания, материал, техника, место создания, мастерская, номер по Книге поступлений, инвентарный номер. Есть описание экспоната, по которому его можно идентифицировать, то есть отличить от другого. Однако стандарт описания музейного предмета в электронном виде в нашей стране не принят, а основные формы учетных документов до сих пор в музеях определяются «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» № 290 от 17.07.1985 г. Наверное, поэтому в разделе «Книги» появляются кружки фарфоровые, живописные полотна «Больная и врач», «Святая Роза» и т.д. Портсигар «Речь Степана Разина к голытьбе» из раздела «Народно-художественные промыслы. Палех» в реестре не описан вовсе. А о шкатулке «Дунилово. Ранний снег» сказано, что на ней изображена «подвода, впряженная в лошадь». Проблема в том, что в отличие, например, от библиотекарей, у музейщиков нет стандартизованных правил для описания предметов. Есть набор признаков, выбор которых зависит от целей — учет, движение или реставрация, от профиля и состава фондов музея, тематики экспозиции и многих других условий. Описание в данном случае почти тождественно интерпретации. Сюжет или (и) мотив, образ, взаимодействие ху-

дожественных элементов, особенности композиции и так далее в любом случае невозможно унифицировать, они будут субъективны. Директор одного из крупных музеев федерального уровня рассказывала, как сравнив описание экспоната с оригиналом, чуть не устроила «разбор полетов» своим коллегам за несоответствие. Только выяснялось, что это она сама в бытность свою хранителем готовила описание предмета. Используя неполную и неунифицированную информацию о музейных ценностях, не получится создать электронный госкаталог в принципе. Необходима технология, которая «примирит» описание, интерпретацию и сам факт существования экспоната. Речь идет о визуализации, однако опыт обычной фотосъемки едва ли исправит положение. Загруженные сейчас в реестр электронные образы экспонатов не дают о них полного представления — рассмотреть детали невозможно, а объемные предметы показаны только в одном ракурсе. Российские музейщики начали использовать в своей работе технику фотофиксации экспонатов — когда при соблюдении условий безопасного хранения делается съемка предмета анфас, профиль, полуанфас, оборотной стороны, фиксируются вмятины, полости, даты и так далее. Кроме того, многомерная визуализация экспоната возможна при применении 3D-съемки. Технологии есть. Осталось оформить «официальный запрос» от государства на инструменты, которые обеспечат создание электронного музейного каталога. 

Заглянуть «за стекло» Интерактивные собрания декоративно‑ прикладного, ювелирного искусства, скульптуры, которые бы позволяли зрителю снять барьер, заглянуть «за стекло», приблизить предмет к глазам, рассмотреть детали, почти коснуться, можно пересчитать по пальцам одной руки. Цифровая фотомашина ЭЛАР ОРТЕРИ P5000, аналогов которой нет в России, позволяет полностью автоматически и с высокой скоростью готовить и размещать 3D-ролики, решая задачи сохранения фондов, подготовки к реставрации, организации 3D-презентаций редких экземпляров хранилищ. Машина очень проста в использовании, не требует особых навыков, привлечения дополнительных специалистов и сложной техники. Достаточно подключить аппарат к компьютеру, поместить экспонат в световую камеру, задать нужные параметры съемки, и через 5-7 минут будет готово 3D-изображение высокого качества. Все операции, включая настройку света, съемку под разными углами, формирование выходных данных в различных форматах, полностью автоматизированы. Трехмерная анимация позволит детально рассмотреть предмет искусства — зафиксированное изображение можно приближать и отдалять, вращать и увеличивать.

 На фестивале «Интермузей‑2010» Министр

культуры РФ Александр Авдеев, посетивший в день открытия мероприятия стенд Корпорации ЭЛАР и наблюдавший презентацию фотомашины ЭЛАР ОРТЕРИ Р5000, отметил, что аппарат, безусловно, необходим отечественным музеям, поскольку решает задачи создания единого музейного 3D‑каталога, организации презентаций редких экземпляров коллекций и подготовки экспонатов к реставрации.

Следует отметить, что при сканировании обеспечивается полная безопасность оригинала. Образы предварительно можно просмотреть, а за их монтажом и программной сборкой по-

наблюдать на экране монитора в режиме реального времени. Отснятый материал возможно редактировать, включая добавление текстовых или графических аннотаций, водяных знаков, индексировать для последующего поиска. Готовые ролики или кадры автоматически пересылаются в базы данных, размещаются на серверах и порталах — в зависимости от задач пользователя. В современных музеях мультимедийные проекты уже сейчас активно применяются как полноправные участники экспозиции. Виртуальные объекты наряду с материальными могут взять на себя часть «функций» по выстраиванию музейных коммуникаций. 

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

HDD, лента или оптика — где хранить электронные данные? Поставщики систем хранения данных (СХД) на жестких дисках делятся на три класса в зависимости от качества услуг и стоимости решений.

Георгий Диков

В век информационных технологий обеспечение долговременного архивного хранения огромного количества электронных документов является уже привычной задачей. Актуальность проблемы при этом не снижается и состоит на первом этапе в необходимости перевода бумажных документов в электронный вид, а в последующем — в выборе наиболее адекватной технологии их хранения. В Европе и США свыше 20 000 законодательных актов регулируют хранение электронной информации. К примеру, Sarbanes-Oxley Act, SEC 17a-4 и HIPAA действуют в США, Financial Services Authority и BSI PD0008 — в Великобритании, GDPdU и GoBS — в Германии, Electronic Ledger Storage Law и 11MEDIS-DC — в Японии, AIPA — в Италии. По нормам финансовую документацию следует хранить не менее 5 лет, медицинскую — свыше 50 лет, пенсионные и страховые документы должны находиться в архиве более 75 лет. В России законодательство только начинает развиваться в данном направлении. Сегодня правоотношения в сфере обеспечения долговременного хранения информации регулируются следующими нормативными актами: Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 г. «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Принципы обеспечения неизменности и долговременности хранения данных устанавливаются российским законодательством как первостепенные. Соответствия этим параметрам можно достичь применением стандарта — WORM (Write Once, Read Many — один раз записать, много раз считать). Современные технологии позволяют осуществлять хранение тремя способами — на жестких дисках, на ленточных или оптических носителях.

Жесткие диски (HDD) Основная функция жестких дисков — обеспечение оперативного доступа к текущей информации. Однако они также могут быть использованы для архивного хранения. Применение жестких дисков позволяет организовать «оперативное» хранилище архивных данных, предоставляя постоянный on-line доступ к документам за счет построения многоуровневой архитектуры, которая распределяет информацию по дискам в зависимости от частоты их использования.

Самыми дорогими, но и максимально защищенными являются решения «под ключ». В них все компоненты поставляются одним производителем и с обязательной гарантией. Высокая совокупная стоимость владения этими решениями объясняется тем, что производитель берет на себя все обязательства по обслуживанию системы. Более экономные варианты — «конструкторы», с помощью которых можно построить любой тип информационного хранилища. Однако поставщики таких систем не могут дать никаких гарантий по его работе и в случае поломки не оказывают сервисного обслуживания. В такой ситуации используются жесткие диски различных типов, в том числе и низкокачественные. В результате часто вся информация, хранящаяся на подобных системах, безвозвратно теряется. И, наконец, есть компромиссный вариант — системы, не имеющие встроенного механизма многоуровневой архитектуры архивного хранения, но в комплект поставки которых включен набор жестких дисков для требуемого объема данных. Для формирования многоуровневой структуры требуется программное обеспечение стороннего разработчика. По этой причине персонал должен иметь квалификацию по обслуживанию такого комплекса.

Ленточные носители Главное предназначение ленточных носителей — создание резервных копий оперативных данных (backup). Но и на основе лент можно устроить архивное хранение информации. В этом случае решения на ленточных носителях предоставляют неоперативный (near-line) доступ к данным. Ядром подобной системы является роботизированный накопитель на лентах. На сегодняшний день формат LTO-5 позволяет хранить до 1,5 ТБ (3 ТБ с возможностью компрессии) информации. Но так как сам носитель напрямую не предназначен для архивного хранения, то может возникнуть ряд проблем. В частности, существует высокий риск потери информации в случае размагничивания или разрыва ленты и т.д. В отличие от жестких дисков, на лентах можно создавать off-line хранение. Однако это требует больших трудозатрат по обслуживанию хранилища, так как ленты необходимо регулярно перематывать, чтобы избежать слипания. Есть еще один немаловажный нюанс — они должны быть удалены от объектов с магнитным излучением и храниться при определенном температурно-влажностном режиме. Кроме того, чтобы отыскать какой-либо конкретный файл, необходимо найти и время для перемотки ленты в картридже до актуального «куска». А недолговечность носителя вынуждает периодически переносить данные со старой ленты на новую.

Оптические носители В мире наиболее популярным видом хранения информации признается хранилище на оптических дисках. Их применение гарантирует высокую надежность и длительные сроки, бесконтактную работу с носителями, аутентичность и неизменяемость

данных, быстрый произвольный доступ к информации, а также хранение в off-line. Накопители на базе оптических носителей хранят редко запрашиваемые и неизменяемые архивные данные. По результатам исследований международной ассоциации AIIM, к таким данным относится около 80% всей хранящихся информации, при этом 20% из них никогда не будут востребованы. Заказчик может освободить пространство на оперативном хранилище, просто отправив редко запрашиваемые данные в архив на основе оптических носителей. Высвободившееся место вызовет уменьшение объемов и размеров «окна» резервного копирования. Особо «топовым» форматом для записи информации на оптический носитель сегодня является Blu-ray, отчасти потому что он позволяет записывать до 100 ГБ архивных данных. В отличие от жестких дисков и ленточных носителей, где неизменность информации достигается программным способом, оптические диски гарантируют информационную стабильность на аппаратном уровне (соответствие стандарту TRUE WORM). Кроме того, «открытый» формат записи позволяет, при необходимости, использовать для считывания информации стандартные оптические приводы, установленные в рабочих станциях. Как и ленточные носители, решения на оптике предоставляют неоперативный (near-line) доступ к архивной информации. Поддерживаются различные типы построения архивных решений, вплоть до «зеркалирования» архивных данных между территориально распределенными накопителями. Бесконтактная работа с оптическими дисками сохраняет целостность рабочих поверхностей, не допуская ни малейшей возможности случайных повреждений. Помимо обратной совместимости с предыдущими типами оптических носителей (CD\DVD) данный способ архивного хранения не требует создания резервных копий данных. При выборе технологии архивного хранения специалист должен учитывать технические возможности предприятия. Ведь, если компания обладает большими серверными мощностями, то для организации хранилища можно применять жесткие диски. Это наиболее затратная, но в то же время и самая функциональная система, обеспечивающая как архивное, так и оперативное хранение данных по принципу два в одном. Еще один важный момент также нельзя обойти вниманием: хранение на ленточных носителях сопровождается рисками. В частности, вероятностью потери информации. Поэтому хранилище на лентах подходит только для данных, не содержащих ценных сведений. Оптические технологии пришли в Россию недавно. Вполне естественно, что их распространение идет весьма скромными темпами по сравнению, например, с США. При этом, хранилища на оптических дисках, в отличие от других технологий, представляются самыми надежными и гарантируют максимальную защиту. Таким образом, в среде профессионалов выработалось мнение, что применение «оптики» станет самым востребованным и, как следствие, единственным стандартом хранения архивных данных. 

ИТ-мероприятия. Новости ИТ-отрасли

Конференции и семинары * Комплексное решение «Электронный архив»

* Электронный архив персональных данных

В ходе семинара будут освещены темы создания, 27 января 2011 г., 10.00 наполнения и сопровождения комплексного решения Москва, Петровско-Разумовская «Электронный архив»; соблюдения требований 152‑ФЗ аллея, 12А (м. Динамо) к информационным системам организации; защиты персональных данных и создания электронного хранилища документов содержащих персональные данные. На семинаре будут затронуты вопросы создания электронного хранилища документов, содержащих персональные данные; защиты корпоративной информации от несанкционированного доступа, а также проблема соблюдения требований к информационным системам в соответствии с Федеральным Законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».

* Наполнение государственных На мероприятии речь пойдет о нормативных требованиях к наполнению и использованию информационных систем

15 февраля 2011 г. Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо)

Новости Аналитическая компания Gartner выпустила обновленный «магический квадрант» по рынку ECM‑решений в мире за 2010 год

17 февраля 2011 г. Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо)

государственных информационных систем.

* Документальное обеспечение В ходе семинара будет освещено Решение «Автоматизи 24 февраля 2011 г. рованная система обеспечения госуслуг и взаимодействия Москва, Петровско-Разумовская государственных услуг CeBIT — Выставка-ярмарка направлений IT-индустрии и телекоммуникаций

* Система автоматизации деятельности государственных архивов * Концепция управления документальными фондами ведомства * Электронный архив финансово-экономической службы бюджетного учреждения

с Многофункциональным центром (МФЦ)».

аллея, 12А (м. Динамо)

Ежегодно здесь собираются 700 000 посетителей и 6 500 экспонентов, а также разработчики, инженеры и выставочный персонал, и все они общаются и обмени‑ ваются свежими решениями и передовыми находками в стремительно развивающейся отрасли IT-технологий. Основные направления ИКТ, используемые во всех стра‑ нах в политической, экономической и повседневной жизни, представленные в 26 павильонах выставки, от‑ ражают последние тенденции в программном обеспе‑ чении, бизнес-процессах и прикладных исследованиях.

1-5 марта 2011 г.

На мероприятии будет рассказано о решениях по развитию архивной работы, комплексному оснащению, автоматизации и модернизации архивов.

15 марта 2011 г.

Семинар посвящен вопросам синхронизации и централизованного ведения справочников ведомственных информационных систем; аудиту информационных ресурсов документальных фондов и их регистрационных данных. На мероприятии будут обсуждаться проблемы документационного обеспечения прозрачности финансовой деятельности государственных учреждений; перспективы использования электронного архива для оптимизации подготовки к ревизиям и проверкам со стороны контролирующих органов.

17 марта 2011 г.

Семинар посвящен современным технологиям * Создание и управление электронными библиотеками управления информацией, которая содержится в научно-технической документации. научно-технической информации и НИОКР

Ганновер, Выставочный центр Ганновера, ФРГ

Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо) Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо)

5 апреля 2011 г. Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо)

8 апреля 2011 г. Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12А (м. Динамо)

CARDEX & IT SECURITY, 8-я Московская международная выставка «Интеллектуальные карты и системы безопасности информационных технологий»

Специализированный форум «CARDEX & IT SECURITY 2011» 26-29 апреля 2011 г. представит вниманию профессионалов последние Москва, ЦВК «Экспоцентр» достижения индустрии пластиковых карт, на Красной Пресне а также новейшие технологии в области защиты информации, ознакомит с новинками в области производства смарт-карт.

АДИТ, 15-я ежегодная конференция

Крупнейшее мероприятие по формированию среды профессионального общения в сфере информатизации культурного наследия. Тема конференции: «Культурное наследие и информационные технологии на постсоветстком пространстве».

11-14 мая 2011 г.

KITEL, 18-ая Международная Центрально-Азиатская Выставка и Конференция «Телекоммуникации, Компьютерные и Информационные Технологии» Специализированная выставка «Информационные технологии и связь 2011»

Выставка KITEL — ведущее специализированное событие по телекоммуникациям и IT в Центральной Азии и Казахстане. Это устоявшаяся площадка для встреч клиентов и бизнес-партнеров не только из Казахстана, но и из стран СНГ и дальнего зарубежья. Международные участники выставки KITEL 2010 — 41,5% (в том числе, 38% — российские компании); казахстанские участники выставки KITEL 2010 — 58,5%.

25-27 мая 2011 г.

Минск, Республика Беларусь

Алма-Ата, КЦДС «Атакент», Республика Казахстан

Тематика выставки: Компьютеры: ПК и комплектующие, 25-27 мая 2011 г. расходные материалы и оргтехника. Мультимедиа: техно‑ Тюмень логии и оборудование. Интернет: услуги провайдеров, webхостинг, создание и поддержка web-серверов, web-дизайн. Программное обеспечение: системное и прикладное ПО. Средства связи: системы передачи данных, сотовые и дру‑ гие операторы связи,салоны связи, сервисные центры.

* Участие в мероприятиях бесплатное. Для заблаговременного

оформления пропусков просим вас зарегистрироваться, представив ФИО, должность и название организации любым удобным способом: по тел.: +7 (495) 792-31-31 или 8 (800) 700-04-04 (звонок по России бесплатный) по факсу: +7 (499) 251-36-03 по e-mail: seminar@elar.ru.

www.elar.ru

За актуальной информацией о теме, сроках и месте проведения мероприятий следите на сайте Корпорации ЭЛАР

Эксперты констатируют, что сегодня ECM‑отрасль находится в состоянии фрагмен‑ тации, подразумевая то, что вендоры пред‑ лагают продукты для решения определенных задач. По их мнению, в отрасли можно выде‑ лить четыре основных направления, на кото‑ рые ориентируются ECM‑игроки — это управ‑ ление транзакционным контентом, управление социальным контентом, оптимизация онлай‑ новых каналов взаимодействия, применение ECM в роли объединяющей приложения ин‑ фраструктуры. Тем не менее, основная задача ECM-решений пока состоит в том, чтобы предо‑ ставить компаниям средства для управления контентом, однако они уже не совсем удовлет‑ воряют новым потребностям бизнеса в управ‑ лении архивной информацией, поисковой и контент-аналитикой, системой ведения дел (Case Management), «облачными» сервисами и контентом в них.

Проект DOCFLOW в 2010 г. провел исследование рынка ECM, участие в котором приняли более 500 специалистов из числа заказчиков СЭД и решений класса ECM Данные исследования свидетельствуют о том, что роль технологий ECM на россий‑ ском рынке за последний год существенно выросла. 47% организаций планируют уве‑ личить расходы на управление докумен‑ тооборотом в следующем году по срав‑ нению с предыдущим; 35% сохранят раз‑ мер инвестиций на уровне прошлого года и лишь 15%, возможно, уменьшат свои рас‑ ходы. 3% респондентов ответили, что в их ор‑ ганизации нет расходов в этой области. Вложения в управление бизнес-процессами со‑ хранят 45% компаний, а 36% планируют такие вложения увеличить. 12% планируют сократить расходы в этом направлении, 8% отмечают, что подобных расходов в их организациях нет. Похожие тенденции наблюдаются в отно‑ шении управления электронными данны‑ ми (52% сохранят вложения, 28% — увели‑ чат), цифровыми ресурсами (50% сохра‑ нят вложения, 28% — увеличат), технологий распознавания и сбора данных OCR/ICR (48% сохранят, 28% — увеличат) и порталов (45% — сохранят, 28% — увеличат инвести‑ ции). 34% компаний собираются повысить рас‑ ходы на обучение сотрудников по теме ECM. По информации cnews.ru

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док»

Учредитель и издатель: ЗАО «Электронный Архив»

№ 01(01) 2011, подписано в печать 16.12.2010

Отпечатано в типографии: «ИКМАС», Москва, улица Буракова, д. 27, к. 6

Распространяется бесплатно. Тираж: 999 экземпляров

Главный редактор: Павел Плотников

Адрес редакции: 127083, Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а. E-mail: office@elar.ru, тел. +7 (495) 792-31-31