Э.Док №10 2012

Межотраслевое экспертное издание

С пособствовать

развитию информационного общества и инновационных технологий

№02(10)2012

Как построить электронное правительство, если граждане по-прежнему предпочитают бумагу?

Стр. 6

Процессный подход к управлению организацией — дорога в будущее

IBM в России делает ставку на партнёров

MOREQ® как эталон?

Стр. 2

Стр. 8

В центре внимания

IBM в России делает ставку на партнёров FileNet в России продвигается уже пять лет. Какие успехи достигнуты?

Дмитрий Лактионов Накануне конференции «Практика управления электронными информационными ресурсами организации на основе технологий IBM и ЭЛАР» руководитель ECM-направления компании IBM в России и СНГ Дмитрий Лактионов дал интервью газете «Э.Док».

IBM – один из крупнейших мировых брендов, но он больше ассоциируется с «железом», нежели с понятием «софтверный гигант». Как это сказывается на продвижении ПО? Это несколько устаревший тезис. Когда-то IBM воспринималась как производитель персональных компьютеров, ноутбуков, серверного оборудования, систем хранения и инфра­структурного програмного обеспечения. Однако, последние годы IBM уделяет большое внимание программному обеспечению, ориенти­рованному на решение кокретных бизнес-задач, ежегодно появляются новые решения как созданные в самих IBMлабораториях, так и на базе приобретённых технологий. На сегодняшний день существенная часть бизнеса IBM связана именно с продажей и внедрением программных решений.

Есть мнение, что на успех большой западной компании в России влияют в первую очередь местные партнёры. IBM столь же сильно зависит от российских софтверных интеграторов? Модель бизнеса IBM в России построена на принципе, что при реализации наших проектов мы стараемся привлекать наших парт­ нёров, оказывая при этом им всяческую поддержку. И здесь важно не количество компаний, с которыми мы взаимодействуем, а квалификация их специалистов. Так, например, при выведении на рынок таких продуктов, как IBM FileNet, мы в первую очередь озадачились формированием партнёрских сетей, и сейчас существующая бизнес-модель позволяет выстраивать более интересную для заказчика схему ведения проектов. Если же возникают тонкие архитектурные или технологические вопросы, требующие специальных знаний или опыта проведения подобных проектов, мы с удовольствием консультируем наших партнёров и помогаем им.

2

Если быть точным, то с конца 2007 года, то есть ещё не полных пять лет. Основной успех, наверное, в том, что продукт стал узнаваемым на рынке. Если раньше IBM действительно воспринималась как поставщик «железа» и каких-то хитрых инфраструктурных софтов, то теперь FileNet фигурирует и во многих конкурсах, проводимых клиентами, и в обзорах, которые делают независимые журналис­ ты. Система стала восприниматься действительно как ECM-платформа, заслуживающая внимания и подтвердившая свою работоспособность и надёжность, в том числе, и на российском рынке.

Каков, по вашему мнению, жизненный цикл сделок по продаже ECM-систем (полгода, год или больше), и с чем связана такая длительность подготовительных работ? От нескольких месяцев до нескольких лет. Это зависит от сложности проектов. Иногда они разбиваются на несколько этапов, и бывает трудно поставить точку. Например, в одной страховой компании мы начали внедрение под типовые задачи, и процесс занял три месяца. Однако другие подразделения компании, оценив технологию, захотели тоже иметь её. Полноценное промышленное внедрение ECMплатформы – это же не внедрение коробочного продукта. Оно требует учёта всех специфических потребностей конкретных направлений деятельности, в которых специалисты будут работать с данной системой. От того, насколько чётко мы будем соответствовать требованиям бизнеса и качественно проработаем вопрос постановки задачи, будет зависеть удовлетворённость заказчика и скорость вывода решения для конечных пользователей.

Есть разные методы продвижения сложных систем: продавать бренд, функционал системы или продавать «решения под ключ». По какому пути идет IBM? Это очень сильно зависит от конкретной ситуа­ ции у заказчика, от его готовности воспринимать данные технологии. Если, например, заказчик твёрдо осознаёт, что ECM-система ему

как таковая нужна, и ему предстоит лишь сделать выбор между той или иной платформой, то здесь скорее речь пойдёт о продаже бренда и технологических преимуществ. В этом случае необходимо показать, что платформа соответствует требованиям по нагрузке, гибкос­ ти, возможностям интеграции в инфраструктуру компании. Если заказчику нужно ещё доказать, что ECM-платформа ему необходима, то продвижение начинается с пропаганды самой идеи ECM-платформы, и только после принятия этой технологии возможен старт пилотных проектов, обследований, расчётов примерного возврата инвестиций и так далее.

Каких результатов вы ждёте от конференции по управлению электронными ресурсами организации, и почему в качестве партнёра мероприятия была выбрана корпорация ЭЛАР? Наша задача на конференции – получить обратную связь от существующих и потенциальных заказчиков, понять их потребности и ожидания, а также то, насколько наши предложения им соответствуют. IBM в этом смысле достаточно гибкая компания: мы стараемся реагировать на индивидуальные особенности локальных рынков, в том числе и рынка России и СНГ, путём учёта тех пожеланий, которые высказывают наши клиенты. Кроме того, на конференции мы рассчитываем донести до максимально возможного количества потенциальных заказчиков информацию о тех решениях, которые есть сейчас в порт­ феле IBM в области управления неструктурированной информацией. ЭЛАР занимает существенное место на российском рынке в части создания электронных информационных ресурсов, осуществляет возможность поставки «решений под ключ», начиная с обследований, заканчивая поставкой оборудования, программного обеспечения и оказанием сервисов по наполнению ECM-систем посредством сканирования бумажных архивов. Поэтому взаимодействие с ЭЛАР у IBM вызывает большой интерес, и корпорация рассматривается в качестве стратегического партнёра при продвижении решений IBM ECM на российском рынке.



В центре внимания

Научно-практическая конференция

Практика управления электронными информационными ресурсами организации на основе технологий IBM и ЭЛАР 29 марта 2012 года,

Краснопресненская наб. 12, Центр международной торговли, Пресс-зал

Программа 9.00 – 10.00

Регистрация участников семинара, кофе

10.00 – 10.15

Приветственное слово организаторов семинара

10.15 – 11.00

Международный опыт внедрения IBM ECM на примерах реальных проектов. Маркус Гросс, эксперт по технологиям IBM ЕСМ

11.00 – 11.20

ECM стратегия и технологии IBM FileNet Дмитрий Лактионов, представитель по продажам IBM ECM, IBM EE/A

11.20 – 11.40

Управление финансовой документацией и хранение юридически-значимых электронных первичных документов. Решения и опыт ЭЛАР

11.40 – 12.00

Кофе-брейк

12.00 – 12.30

Управление организационно-распорядительной и кадровой документацией. Решения и опыт ЭЛАР

12.30 – 13.00

13.00 – 13.30

Практика внедрения. Система электронного документооборота и электронного архива группы «НОВАТЭК» Создание электронных информационных ресурсов (ЭИР) и наполнение информационных систем: принципы, технологии, средства

13.30 – 13.50

Кофе-брейк

13.50 – 14.10

Управление технической документацией: единое хранилище документов и данных. Примеры внедрений

14.10 – 14.30

Демонстрация примеров решений по управлению документами. Ответы на вопросы. Дискуссия

14.30

Фуршет

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

3

Тенденции

ERP vs ECM: нас не догонят? Анна Кулишевская

Учётные системы оправдывают прогнозы аналитиков рынка и движутся в сторону Enterprise content management. А разработчики ECM-систем уверенно стремятся к совершенствованию своих решений и гибкости, поскольку функциональные возможности их продукции предельно расширены. В настоящее время производители крупных информационных систем осознают, что компаниям уже недостаточно владеть только учётной информацией, и поэтому стараются дополнить свои продукты инструментами управления корпоративным контентом. К примеру, если в кредитно-финансовой организации внедряется автоматизированная банковская система (АБС), то её разработчики намереваются реализовать в решении не только учётные функции по управлению платежами, но и работу с клиентскими досье. Фирма «1С» разработала «1С:Архив» — систему управления документами, предназначенную для централизованного хранения документации, обеспечения к ней доступа для про­смотра или редактирования и т.д. Однако создатель «1С:Архив» позиционирует её как решение для малого и среднего бизнеса, потому что крупному предприятию возможностей, которые ей предлагает разработчик учетных сис­ тем, будет недостаточно. Когда в компании SAP озаботились идеей о мощной платформе хранения и управления огромными объёмами документов и данных, было заключено соглашение с OpenText. Сегодня компания OpenText является поставщиком ECM-решений для SAP-приложений, реселлером которых выступает немецкий ERP-гигант. Поскольку ERP и ECM оперируют информацией разных типов, то и объединять системы в одну — едва ли перспективно: ECMфункционал в учётных системах будет ниже, чем в специализированных системах управления корпоративным контентом. Кроме того, поставщик ERP-решения не станет активно развивать инструменты работы с документами и данными, как это делают разработчики систем класса ECM. Вице-президент по меж­ дународным продажам компании SAPERION AG Морад Рхлид уверен, что ERP и ECM в перс­пективе будут дополнять друг друга, но продолжат функционировать отдельно: «ERP работают с бизнес-информацией, которая основана на технологии управления базами данных, и не могут применяться для работы с документами. Попытки объединить эти системы всегда приводили к неудачным последствиям». Директор по развитию IBM ECM Фредерик Зёндергаард-Дженсен убеждён, что успешные разработчики ECM-систем пристально следят за происходящим на рынке и стараются прогнозировать его будущее, изменяя системы таким образом, чтобы они шли в ногу со временем: «IBM продуктивно рабо-

4

тает на рынке управления информацией уже в течение 30 лет во многом благодаря тому, что мгновенно реагирует на возникающие потребности клиентов. К примеру, мы были готовы к появившейся сегодня необходимости в интеграции решений по управлению документооборотом и систем контент-аналитики. Ещё одним примером является недостижимая ранее эффективность от внедрения сис­ тем Advanced Case Management, способных мгновенно реагировать на изменения». Мнение коллеги из IBM разделяет Морад Рхлид: «Сейчас функциональные возможнос­ ти ECM-систем безграничны. Я имею в виду следующее: потенциал расширения внутри ИТ-экосистемы компании, интеграции с любыми приложениями — Web, Share Point или CRM-системами, открытый интерфейс, возможность успешно работать внутри территориально распределённых компаний, охватывая все отделы, департаменты и удалённые филиалы посредством Интернет». Эксперты среди конкурентных преимуществ ECM называют в первую очередь возможности интеграции. Взаимодействие с учётными системами позволяет обеспечить консолидацию информационных ресурсов, гарантировать их защиту. Кроме того, ECM-система, обладая функционалом СЭД, зачастую не отвечает за автоматизацию документооборота в компании (поскольку это может быть не оправдано с финансовой точки зрения), но всегда интегрируется с ней. Возможности интеграции ECM уже сегодня не ограничиваются документационной поддержкой деятельности. Акценты сместились с качества обслуживания клиентов на возможность согласования проектов, от оперативного сбора информации — к интеллектуальному поиску. «Основные требования к ECM-системам в настоящее время «ушли» из области управления документами в сферу управления бизнесом и стали более бизнесориентированными. Всегда основным показателем успешности было высокое качество обслуживания клиентов, быстрый доступ call-центров ко всей необходимой информации, обеспечивающий оперативное реагирование на запросы. Со временем фокус смес­ тился на возможность согласования вопросов по различным проектам. В трудные времена, которые мы переживаем сегодня, основное внимание бизнеса обращено на инструменты сокращения издержек. Преимуществом ECMсистем является их способность быстро подстраиваться под изменяющиеся требования бизнеса и при этом продолжать эффективно работать», — комментирует ситуацию представитель компании IBM. По прогнозам Фредерика ЗёндергаардДженсена, инструментарий Enterprise content management будет совершенствоваться за счёт сближения BI и ECM: «Данные, полученные из источников, основанных на неструктурированной информации — серьёзное преимущество в конкурентной борьбе. Сегодня угрозы, исходящие от конкурентов, могут быть настолько неявными, что определить их можно, только проанализировав огромное количе-

ство неструктурированной информации. Контент-аналитика и BI в основном используются для того, чтобы выявить способы повышения эффективности работы внутри компании, определения тенденций поведения целевой аудитории и изменчивые тренды рынка. Способность BI в сочетании с контент-аналитикой интегрироваться в существующую корпоративную среду, их растущая гибкость и «сообразительность» делают их незаменимыми инструментами современного бизнеса». Эксперты также выражают уверенность, что функционал мобильных IT-решений, набирающих всё большую популярность в пос­ леднее время, будет увеличиваться за счёт ECM. «Системы начинают функционировать по принципу социальных площадок: то есть, изменения происходят в режиме реального времени. И уже год, как все вокруг говорят о переходе ECM-систем на облачные технологии, когда информация хранится на удалённом сервере и клиенты платят только за пользование определенным сервисом. Таким образом, происходит десятикратная экономия средств компании», — считает представитель компании SAPERION AG. Возрастающая ценность корпоративной информации требует от разработчиков совершенствования механизмов её защиты. Это ещё одно направление, которым разработчики ECM-систем активно занимаются. Речь идет, например, о встроенных средствах защиты данных, резервировании индексных поисковых баз, предоставлении документов в закрытом формате, исключающем возможность копирования текста, вывода на печать или экспорта самого документа и так далее. Уже сегодня ECM-решения демонстрируют высокие возможности гибкости и способнос­ти работать в разнородных средах. По мнению аналитиков, в ближайшем будущем системы будут представлять собой комплексные облачные сервисы и смогут функционировать в режиме 24х7. Кроме того, ECM будет залогом повышения эффективности и быстрой окупаемости бизнеса.  Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

Событие

DOCFLOW 2012 Москва

Весь диапазон решений рынка СЭД 15 мая 2012 года в гостинично-деловом комплексе «Рэдиссон Славянская» состоится

18-я конференция-выставка DOCFLOW 2012 Москва — крупнейшее мероприятие в России и СНГ, посвященное электронному документообороту и управлению информационными ресурсами.

В качестве экспертов на конференции-выставке выступят представители ключевых российских и зарубежных компаний-разработчиков программного обеспечения, руководители независимой международной ассоциации AIIM1, бизнес-аналитики, представители государственных структур. Посетители мероприятия познакомятся с аналитическими исследованиями, найдут ответы на практические вопросы при внедрении систем и изучат примеры автоматизации бизнеса в реальных компаниях.

«Сегодня применение современных технологий по автоматизации документооборота необходимо и в государственных органах, и в бизнесе. Мы видим свою значимую роль в распространении лучших решений и практик и в просвещении пользователей. А такие проекты, как DOCFLOW, помогают развитию рынка, отображая его сегодняшнее состояние и поддерживая общение и обмен опытом ведущих экспертов отрасли», — подчеркнул в приветственном слове при открытии прошлогодней конференции-выставки министр связи и массовых коммуникаций Игорь Щёголев.

Конференция-выставка DOCFLOW 2012 предлагает интересные и продуктивные форматы общения аудитории и участников. В программу войдет выставка решений в области управления информационными ресурсами, разбор успешных проектов внедрений ECM-решений, специальные секции вендоров и многое другое. Гости мероприятия смогут познакомиться с новыми технологиями, а также обменяться опытом на тему оптимизации управления информационными ресурсами. В рамках конференции-выставки посетители смогут получить необходимую информацию для того, чтобы: • провести анализ существующей продукции на рынке; • выбрать конкретное решение для оптимизации информационных ресурсов в компании; • упростить процесс внедрения решения, опираясь на опыт различных компаний; Тема управления информационными ресурсами вызывает неизменный интерес как в среде бизнеса, так и в государственном секторе. Учитывая важность отрасли, Министерство связи и массовых коммуникаций РФ традиционно оказывает официальную поддержку конференции-выставке.

Посещение DOCFLOW 2012 Москва традиционно бесплатно для заказчиков и пользователей СЭД.

Уже сейчас на конференцию-выставку можно зарегистрироваться на портале www.docflow.ru. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СПОНСОРЫ ECM-Journal.ru, Dос-online.ru, CRMdaily.ru, Groteck.ru, ITSZ.ru, MSKit.ru, Nnit.ru, Softline, Э.Док, Секрет@ рь. ru, 12news.ru, Академия АйТи, Аналитический Банковский журнал, Современные технологии делопроизводства и документооборота, Справочник секретаря и офисменеджера, Rational Enterprise Management, Национальный банковский журнал, АНО АЗИПИ, журнал CIO, журнал The Retail Finance, журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии, журнал Экономика и жизнь, expomap.ru.

1

AIIM (Association for Information and Image Management) — наиболее масштабная и авторитетная в мире ассоциация профессионалов, занимающихся вопросами электронного документооборота и управления информацией, представляющих предприятия практически всех секторов мировой экономики. Насчитывает в своих рядах более 60 000 специалистов более чем из 150 стран. AIIM регулярно проводит аналитические исследования, является беспристрастным источником информации о рынке, а также предоставляет своим членам широкие возможности для обучения и профессионального общения.

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

5

Оцифровка

Как построить электронное правительство, если граждане по‑прежнему предпочитают бумагу? Павел Плотников

Переходу на электронное взаимодействие государственных структур с гражданами и организациями мешает огромный поток документов, обращений и заявлений в бумажном виде, которые продолжают поступать в ведомства. Федеральное законодательство обязало все госучреждения обеспечивать заявителей государственными услугами в электронном виде, а для этого обмениваться документами и информацией в электронной форме.� С 1 января 2012 г. во всех ведомствах должен быть обеспечен безбумажный внутренний документооборот. Однако реальная ситуация складывается таким образом, что госуслугами в электронном виде сейчас пользуется лишь 6 % населения страны — такие данные обнародовал фонд «Общественное мнение» (ФОМ). Более того, только 40 % россиян имеют доступ в Интернет, и пока нет ни одной государственной структуры, которая бы полностью перевела свою деятельность на электронный документооборот. Ведомства, наделённые обязанностью принимать заявления и обращения в электронном виде, продолжают получать значительные объёмы документов на бумаге, поскольку граж­ дане имеют на это право. В результате даже при качественно организованном электронном рабочем процессе, чиновники вынуж­ дены параллельно обрабатывать информацию с бумажных носителей. Дополнительной проб­ лемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является также разнообразие форматов электронных документов. В госорганы поступают рукописные документы на бумаге, отправленные по факсу, по почте или курьерской доставкой. Вовторых, документы, подготовленные в офис­ ных пакетах, распечатанные на принтере и также полученные по факсу, по почте, через курьера или по ­e-mail. В-третьих, сведения, которые приходят после заполнения формы на Портале или подготовленные с помощью специализированного клиентского ПО. Таким образом, госструктуры вынуждены обрабатывать разнородный поток входящей информации — неструктурированные электронные документы, структурированные электронные и бумажные (подготовленные в специальной программе) документы и, наконец, неструктурированные бумажные.

­ умажная информация на бланках оцифроб вывается, распознаётся и загружается в систему. Что касается неструктурированного потока писем и обращений на бумаге, то они также должны быть отсканированы, а затем отправлены на участок ретроконверсии — здесь вручную будет вбиваться информация в индексные поля. В результате из экспедиции документ выходит в электронном виде — его электронный образ прикреплён к учётной карточке, а бумажный оригинал сразу отправляется в архив. Таким образом, уже на этапе обработки входящей документации осуществляется переход на внутренний безбумажный документооборот.

Следующая важная задача, стоящая перед госструктурами, — создание условий для формирования более структурированного потока входящей документации. Ведомствам, чья деятельность связана с приё­ мом и обработкой отчётности от юридичес­ ких лиц, целесообразно разработать и утвердить её стандартизированные формы и заказать разработку специализированного локального программного модуля. Такой модуль, доступный через Портал госоргана и снабжённый обновляемыми справочниками, позволит контрагентам заполнять отчётные формы в интерактивном режиме, а затем их распечатывать (для подписания уполномоченным лицом). Важной особенностью прог­ раммы должна стать надпечатка на каждой странице двумерного штрихкода (стандарт PDF417), способного закодировать до 2000 символов и содержащего в себе всю отчётную информацию, идентифицирующие реквизиты и текстовые комментарии. Обработка подготовленных таким образом отчётов (в т.ч. многостраничных) сведётся к сканированию штрихкодов и автоматическому занесению всех необходимых сведений в информационную систему. Так, после первого же этапа обработки, бумажные отчёты могут быть направлены в архив и востребованы, только когда потребуются юридически значимые документы. Сотрудники, занятые обработкой отчётности, будут использовать информацию из базы данных.

Когда граждане и юрлица подают в ведомства заявления, чтобы зарегистрировать или получить разрешение на какую-либо деятельность, госорганы вправе создать для этого удобные инструменты. Например, разработать стандартизированные формы заявлений, которые содержат базовые реквизиты заявителя, тематику запроса по принципу «нужное подчеркнуть» и другую значимую информацию, которая может быть формализована. Вместе с тем в бланке заявления необходимо преду­ смотреть поля для описания других, неформализованных документов пакета: количество документов, количество листов и т.д. Такой бланк заявлений можно распространять через Портал ведомства, чтобы после предварительной регистрации гражданин или организация могли получить бланк с уникальным штрихкодом. Специалисты ведомства будут обрабатывать входящую документацию такого типа, отсканировав бланк заявления и остальные документы пакета. Сведения с бланка попадут в базу данных, а электронные копии неформализованных документов будут проиндексированы по информации из бланка и «привязаны» к заявлению. Поскольку вся информация будет поступать в информационные системы госорганизации в типовом электронном виде, сопровождаться реквизитами, которые её идентифицируют, поток входящей документации станет унифицированным. В свою очередь, максимально стандартизировав бумажные документы, ведомство сможет значительно упростить процесс их обработки. В настоящее время государство реализует целый комплекс мер, направленных на наращивание возможностей для взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде (совершенствование законода­тельства, создание инфраструктуры, формирование электронных информационных ресурсов и т.д.). Одновременно федеральным и региональ­ным ведомствам предстоит решить задачи по максимальной формализации административных процедур при исполнении профильных функций. В частнос­ти, стандартизировать процессы обработки информации, поступающей от юридических лиц и граждан. 

Очевидно, что госорганам необходимо работать только с унифицированными и классифицированными электронными документами, которые сопровождены всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами. Унифицировать поток входящей документации возможно только на этапе, когда она поступает в организацию, то есть оказывается в экспедиционной службе ведомст­ва. Электронные документы ре­гистрируются стандартным способом,

6

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

Оцифровка

Дублирующий, но не альтернативный? Наталья Мутель

Электронный документооборот набирает силу, но бумажные документы остаются важной частью бизнес-процессов. Столь единодушного мнения придерживаются все участники круглого стола «Сканирование и процессы электронного документооборота», организованного редакцией портала ECM-Journal. «Сегодня огромный объём корпоративных данных всё ещё хранится в виде бумажных документов. Папки, скоросшиватели и кипы бумаг, по-прежнему, наводняют офисы по всему миру», – делится своими наблюдениями Клаус Шульц, руководитель отдела по маркетингу продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions. По мнению менеджера по развитию бизнеса Canon Елены Бакулиной, электронный документооборот часто является дублирующим, а не альтернативным инструментом, и поэтому даже первоначально электронный документ переводится в бумажный вид. Благодаря тому, что документооборот остаётся электронно-бумажным, жизненно необходим унифицированный процесс обработки документов. «Переход на электронный документооборот постепенно набирает силу. Этот процесс довольно болезненный, потому что касается не только внутренних документов организации, но и входящих документов, то есть организации придётся обрабатывать документы разного вида и формата в режиме реального времени. Упростить данную процедуру можно, внедрив универсальную технологию обработки документов и типизировав процессы обработки», – считает директор по маркетингу корпорации ЭЛАР Павел Плотников.

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

Если говорить о выборе документного сканера, то, по мнению представителя Canon, организация централизованного сканирования уместна в случае, когда получение электронных имиджей может быть отсрочено во времени, а документов значительное количество (например, при проведении ретроконверсии, создании электронного архива). Для определённых сценариев оптимальным будет, наоборот, децентрализованное сканирование. «Например, при подготовке документа для его согласования в СЭД, работе фронт-офиса кредитного отдела банка или отдела урегулирования убытков в страховой компании более удобным будет использование персональных устройств или сканеров, рассчитанных на работу группы сотрудников», – делится советом Елена Бакулина. Сходной точки зрения придерживается и Клаус Шульц: «Как правило, лучше всего сканировать бумажные документы там, где они создаются и хранятся». Мнение представителя ЭЛАР несколько отличается от точки зрения его коллег: «Большинство компаний сходятся на том, что централизованная обработка документов намного удобнее. Примером тому служит соз­ даваемый сейчас ОЦО – объединённый центр оцифровки промышленной организации. Корпорация ЭЛАР участвовала в создании такого ОЦО «Сибирской угольной энергетической компании» (СУЭК). Создание такого цент­ра обработки обусловлено тем, что когда холдинг, в который входит несколько компаний или компания, состоящая из нескольких департаментов, переходит на электронный документооборот, гораздо удобнее и эффективнее собрать все бумажные документы в одном месте, оцифровать их и загрузить в систему, чем заниматься этим децентрализовано. Применение персональных сканеров оправдано только в учреждениях, где обрабатываются однотипные документы: налоговых службах, канцеляриях, так как там не приходится пос-

тоянно менять настройки и профили. В обычных условиях работы офиса применение сканеров рабочих групп более целесообразно». Клаус Шульц отметил, что сегодня технологии оптического распознавания символов и меток активно развиваются. «Такие технологии, как ADRT (адаптивное распознавание текста), поз­ воляют распознавать структуру и контекст документов, включая заголовки и сноски. Ещё одно перспективное направление – это разработка подхода, который позволил бы электронной системе не просто извлекать данные, но и «понимать» информацию, содержащуюся в документах, и направлять её на дальнейшую обработку в тот или иной процесс. Наша концепция сканирования в бизнес-процессы органично вписывается в эти тенденции», – сказал представитель PFU Imaging Solutions. Павел Плотников также считает, что новые средст­ ва распознавания графических образов должны быть более интеллектуальные: «Распознавание рукописных текстов отойдёт на второй план, так как такие тексты будут встречаться всё реже и реже. Что касается печатных документов, активное развитие коснётся распознавания пакетов, содержащих несколько типов документов. Суть заключается в том, чтобы обработать, отсканировать и проиндексировать, к примеру, не отдельно накладные, счета-фактуры и акты, а весь пакет бухгалтерских документов автоматически. Система должна распознать тип документа, определить в нем количество строк и загрузить эту информацию в учётную систему. Исходя из этих же задач, OCR-системы должны интегрироваться с одной стороны со сканирующим оборудованием, а с другой, с системами документооборота. OCR-системы должны формировать полноценные xml-файлы, индексировать пакет документов и выдавать единый индексный файл на весь пакет, а не на отдельную страничку».



7

Технологии

MOREQ как эталон? ®

В Древней Греции люди при путешествии через опасные горные перевалы держали при себе камешки, которые иногда бросали вперед, чтобы узнать, какого качества будет путь впереди. Эти камешки называли «проблемами».

MoR eq Чтобы понять, каким образом нам планировать дальнейшее движение к намеченной цели, важно кинуть вперед этот условный «камешек» для того, чтобы определить — какой путь держать к коммуникациям, созданию целостной и эффективной системы поддержки контроля и управления, возможностям везде и отовсюду получать доступ к документам, встречам, делам и т.д. Осмелюсь утверждать, что для компаний и ведомств, ведущих бумажный и электронный учёт документов, уже существует такой «камешек» — качественный инструмент, по которому можно успешно определять путь. Это стандарт, разработанный для документооборота европейских госучреждений: MOREQ® (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Стандарт MOREQ® не является законодательно обязательным, и, тем не менее, он зарекомендовал себя на практике с положительной стороны и стал, де-факто, эталоном организации электронного документооборота. Чёткое и структурированное определение объек­тов и процессов документооборота сделало MOREQ® востребованным и для коммерческих организаций. Часть предприятий по тем или иным причинам просто обязана соответствовать критериям качества в части создания, организации и хранения документации. Другие же просто ценят порядок. Описание стандарта занимает более двухсот страниц, а уж соответствие ему кажется и вовсе непосильной задачей. «Да и зачем?», — спросит руководитель небольшого предприятия. «Для обеспечения прозрачности деятельности», — ответит законодатель

«Для успешного прохождения

аудиторской проверки», — скажет сотрудник PricewaterhouseCoopers «Для снижения затрат и для контроля», — сообщит руководитель когда-то малого, а сегодня крупного предприятия «Для удобства», — будет ответ руководителя государственного или муниципального учреждения

Сфера деятельности

Елена Головина, Игорь Апольских

Перечень требований MOREQ® впечатляет. Но более всего впечатляет функциональность MOREQ®-сертифицированных систем.

Е щё

раз о нефункциональных требованиях

Совсем недавно вышел новый MoReq2010, в котором значительно расширен раздел нефункциональных требований. Как признаются сами разработчики MoReq2010, нефунк­ циональные требования по своей сути представлены в незавершённом виде и достаточно субъективны. Так как для них труднее указать универсальные пути решения, их формулировки более открыты для интерпретации

Финансы MoReq2010

Функциональная часть MOREQ® представляет собой строгое описание требований к управлению электронными официальными документами: требования к классификации и организации документов и дел, управлению дос­ тупом, безопасности и администрированию, созданию, редактированию, хранению, поис­ ку и отображению содержимого. Нефункциональная часть Стандарта определяет параметры, важные, в первую очередь, для удобства работы пользователя: Простота использования СЭД: например, доступность настройки ролевой модели системы для администратора Производительность и масштабируемость: время отклика, способность обслужить заявленное количество пользователей Доступность: гарантированное время доступности системы с учётом профилактических работ, обновлений и т.д. Техническая реализация: соответствие принятым стандартам, предпочтительное использование open source Законодательные требования: соответствие действующим нормам и актам

Здравохранение

Защищенные документы Юридические документы

Время

MoReq

MoReq2

MoReq2010

2003

2005

2010

Перспектива 2012+

и труднее поддаются методу количественной оценки, измерения и тестирования, чем требования к функциональной части. Тем не менее, опыт работы с предыдущими версиями MoReq® показал, что вендоры и заказчики очень часто используют в своих прак­ тических задачах данный раздел Стандарта. Почему? Для вендоров эти ценные указания помогают повышать качество своих продуктов, а заказчикам помогают лучше ориентироваться в выборе поставщика для реализации систем, которые наиболее подходят для их бизнес-потребностей и условий. Интересно отметить, что в ходе консультаций по разработке MoReq2010, участники выразили явное предпочтение сохранению и приумножению раздела Стандарта по покрытию нефункциональных требований.

MoReq2010 по-прежнему не предписывает, чтобы продукты были обязательно протес­ тированы на соответствие нефункциональным требованиям, тем более, что такое тес­ тирование не входит в рамки сценариев. Тем не менее, при прохождении сертификации по MoReq2010, каждый вендор обязан документально представить (и это является необходимой частью предварительного квалификационного этапа) описание соблюдения нефункциональных требований в отношении продукта, выдвигаемого для тестирования.

Участники консультаций по MoReq2010 отдали «голоса» за покрытие нефукциональных требований. В своих требованиях по безопасности MOREQ® настоятельно рекомендует всем продуктам пройти сертификацию на соответствии стандартом ISO 27000.

Е сли

пробовать, так сразу шкаф

Попробовать MOREQ® в действии можно с помощью B2B (Business-to-Business) продукта Folio Cloud от компании Fabasoft. По-европейски основательно, продукт австрийс­кого ИТ-концерна Fabasoft Folio Cloud прошел сертификацию на соответ-

8

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

Технологии ствие стандартам безопасности и надежности ISO 27001: ISO 20000: ISO 9001: SAS 70Typ II и требованиям MoReq2. Соответствие этим стандартам гарантируется постоянным контролем сторонними аудиторами (PricewaterhouseCoopers), что и было отмечено высшей наградой «Лучшее ЕСМ-решение 2011» от Pentadoc ECM-Award. Несмотря на то, что Folio Cloud еще только готовится к старту на российском рынке, его интерфейс практически полностью локализован. Как пример реализации стандарта MOREQ , наряду со множеством возможностей в составе этого продукта, есть модуль Шкаф документации (classification scheme) для хранения документации. ®

Срок бесплатного тестирования полноценной версии этого модуля составляет три месяца. За это время можно вполне оценить практическую значимость приложения. Построение системы в соответствии с MoReq2 в первую очередь предназначено для обеспечения защищённого хранения официально значимых документов и включает строго упорядоченную классификационную

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

схему документов с определёнными правилами хранения, согласно которым хранится только финальная версия документа, запрещено удаление документов, (кроме строго контролируе­мых ситуаций), предотвращена возможность изменения документов и обеспечена возможность работать ежедневно.

Р екомендации и ожидания Итак, можно смело рекомендовать MOREQ® в качестве лучшей практики для реализации функциональных и нефункциональных требований СЭД и к СЭАД. Рекомендации использовать продукт Folio Cloud, сертифицированный по MoReq, наталкиваются на известные ограничения, так как это SaaS-продукт. А это значит, что все облачные данные хранятся на территории ЕС. Несмотря на то, что безопасность доступа к облаку Folio Cloud защищена сертификатами, двойной верификацией и цифровыми идентификаторами, подтверждёнными независимыми аудиторами, известно, что защищённость и безопасность европейских про-

дуктов не слишком убедительны для российских чиновников. Облачные технологии, призванные оградить бизнес от разного рода зависимостей — от больших финансовых инвестиций, системных интеграторов, поставщиков серверов, поддержки и закупки серверного оборудования, не могут оградить его от российского законодательства и законотворчества. С октября 2011 года ФСНСС (Роскомнадзор) готовит нормативный документ, содержащий требования к облачным платформам при работе с госорганами. Требования станут обязательными для всех облачных сервисов, существующих на территории Российской Федерации (в том числе, и Google). Обязательным при этом будет размещение дата-центров на территории РФ в качестве доказательства защищённости серверов от виртуаль­ной и физической угрозы. Возможно, это стимулирует предоставление качественных и безопасных облачных сервисов со стороны отечественных провайдеров



9

Безопасность

Защита в едином пространстве оценивающий правильность составления договора, не обязательно должен быть информирован о финансовых составляющих данного документа.

Решением может стать создание единой корпоративной информационной среды, которая объединит документы и данные из разрозненных приложений. И первым шагом к её формированию будет перевод документации в электронный вид, тем более, что российское законодательство оставило не так много документов, которые обязательно должны быть на бумаге.

Павел Плотников

Механизмы защиты информации остаются одним из важнейших требований к современным информационным системам. Связано это как с требованием регуляторов, а именно с законом 152‑ФЗ «О персональных данных», так и с внутренними задачами компаний — обеспечить безопасность корпоративной информации и предотвратить её утечки. Переход на электронные технологии уже сам по себе предъявил новые требования к защите информации. Если бумажные документы можно было уберечь от посторонних глаз с помощью классического сейфа, то сведения в электронном виде, циркулирующие в информационных системах, требуют совершенно других методов и средств защиты. Ключевая особенность электронной информации заключается в том, что нужно решать одновременно две противоречивые задачи. С одной стороны, необходимо обеспечить удобный доступ и быстрый поиск по всей электронной базе, с другой, гарантированно уберечь документы от несанкционированного доступа, кражи или удаления. Осуществить это крайне сложно подчас даже IT гигантам. Например, инсайдер в Apple за время своей службы пересылал информацию о будущих продуктах компании непосредственно со свое­го рабочего компьютера. А девять сотрудников автоконцерна Kia Motors переправ-

10

ляли конкурентам из Китая описания технологических процессов, используемых при производстве автомобилей. Компания в результате этих действий потеряла 20 миллиардов долларов. Защитить внутреннюю информацию с по­ мощью специальных регламентов, в том числе, запрета выноса и вноса дополнительных носителей, контролировать почту и все исходящие материалы — задача почти неподъёмная. По сути, она равносильна тому, что за деятельностью каждого работника будет следить видеокамера и охранник в придачу. А если учесть, что практически все крупные компании являются операторами персональных данных (ПДн) (сведений о сотрудниках), и им необходимо обеспечить защиту информации, относящейся к категории К2 или даже К1, то это предполагает значительные расходы на приведение всей IT-инфраструктуры в соответствие с требованиями ФСТЭК. Для того, чтобы не нарушать нормы защиты ПДн, кадровые службы достаточно обеспечить системой, которая позволит сотрудникам обрабатывать не все данные о работниках, а только их часть. Например, для оценки компетенций сотрудника кадровику не нужно знать его место проживания. С другой стороны, точно такой же подход применим для всех специалистов, работающих со служебной информацией. Сотруднику технического подразделения, изучающему предложение компании на установку оборудования, незачем знать цену, которую просит поставщик. А юрист,

В единой среде легко настраиваемы права дос­ тупа к документам, загруженным файлам, папкам или всему ресурсу для отдельных пользователей или их групп. Разграничения могут касаться просмотра документов, исключения возможности копирования фрагмента текста или самого документа, внесения изменений и т.д. Встроенная функция «Чёрный маркер» даёт возможность ограничить доступ к отдельным частям документа, вплоть до знака препинания. Единое управляемое информационное пространство компании — это не только гарантия сохранности данных, но и отсутствие сбоев в рабочих процессах. Информационное пространство организации также предполагает централизованную систему хранения контента. Данные будет защитить намного проще, если сотрудники будут иметь к ним терминальный доступ: документ, не загруженный на рабочую станцию, невозможно скачать или копировать. Создание в компании единой информационной инфра­ структуры позволит объединить документы и данные из корпоративных систем и различных приложений. В результате интеграции сохраняется возможность оперативного получения необходимой информации непосредственно из интерфейса привычного приложения. Одновременно возрастает производительность систем, потому что компании оперируют гигантскими объёмами неструктурированных данных, которые невозможно загрузить в учётные системы или системы электронного документооборота. Создать единую информационную среду и гарантировать безопасность её содержимого сегодня позволяет внедрение систем Enterprise content management (ECM). Именно ECMрешение «умеет» управлять не только формированием контента организации, но и уровнем его конфиденциальности, разграничением дос­ тупа, жизненным циклом, регламентом хранения и т. д. Кроме того, очевидные преимущества, которые дают облачные технологии, в перспективе неизбежно приведут к потреблению ECM как сервисов.  Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

Безопасность

«Чёрный маркер» обеспечит безопасность информации Елена Головина

Это было лет пять назад. Для собак и технологий срок весьма большой, для человеческой жизни — не очень, но речь пойдёт о том, что для каждой технологии — свой срок востребования. В то время я была руководителем группы внед­ рения СЭД со стороны исполнителя в проекте по автоматизации деятельности большого и знаменитого вуза. И как-то пришла посоветоваться по проектному вопросу к моему руководителю практики ЕСМ в ИТ-компании, где я в то время служила. «Даже не думайте ввязываться в это, — выслу­ шав меня, ответил всеми уважаемый руководитель практики, отложив в сторону науш­ ники, из которых доносились звуки арии итальянской оперы. (К слову, руководитель обожал всё классическое.) — Это, Леночка, как говорила одна известная русская поэтесса, «давно разоблаченная морока…». Поймите, если у пользователя уже есть доступ к файлу документа, даже если на уровне системы ему можно запретить печатать этот файл, то лёгким движением клавиш он с удовольствием сделает себе скриншот, с которым дальше будет поступать, как ему вздумается. Ну не дано технологиям пока реализовать возможность управления доступом на уровне элементов текста в файле».

странением и безопасностью. А в моем случае, заинтересованный заказчик сам предложил баланс — пусть доступ будет у максимального количества пользователей, но не ко всему документу. Эта тема (возможность разграничения дос­ тупа на уровне файла) стала актуальной на рынке несколько лет спустя, практически сразу после утверждения ФЗ-152 о защите персональных данных. Можно давать советы, как правильно проектировать будущие системы, чтобы не нарушать закон, но что делать с уже работающими, отлаженными системами, в которых не преду­смотрены эти возможности обхождения? Более того, что делать при работе с электронными документами из архивного хранилища, в которых уже указаны персональные данные, и теперь доступ к ним, согласно новому закону, запрещён или резко ограничен. Морока с доступом к элементам текста перестала быть разоблачённой. Наоборот, здесь уместно выражение — разработчики «заморочились» тем, как реализовать новую потребность. Оказывается, в арсенале прикладных средств некоторых ЕСМ-платформ уже были интерес­ ные и простые находки для реализации этой потребности. Это прикладная возможность, обеспечивающая «закрашивание» элементов

текста электронного документа чёрным цветом. Круг лиц, отмеченный в этом визуальном ограничении на просмотр, никогда не увидит информацию под «чёрным маркером» ни на экране, ни при выводе на печать. А сам документ остаётся доступным для работы. Если бы пять лет назад я знала об этой возможности, то передавшееся мне от руководителя практики поэтическое отношение к ограничениям, не помешало бы моей проектной команде реализовать систему, которая больше бы подходила вузу. Но тогда, при выборе платформы, это пожелание заказчика было игнорировано, потому что мы выбрали платформу, в которой этой возможности пока ещё не было. Возможности, аналогичные «чёрному маркеру», сейчас уже входят в состав той платформы, и думаю, другие вендоры СЭД и ЕСМ также положительно отреагировали похожими доработками новых версий своих продуктов. Выход-вывод один — слушать внимательно заказчика, сотрудничать с ним, слушать его «мороку» и вместе искать решения, подходящие под потребности и условия актуальной деловой среды. Стратегическая реакция и упреждаю­ щие действия очень важны при внедрении сис­ темы, объединяющей технологии и ведение дел.



«Ну что же… Значит, не дано. Так и запишу в протоколе», — с великим сожалением, вздохнула я, Леночка, и ушла писать протокол только что состоявшейся встречи с представителями заказчика. На этой встрече представитель, а точнее, представительница заказчика, замзав. Канцелярией настаивала на том, чтобы в сис­ теме при открытии файла, например, приказа на ознакомление, некоторые пункты этого приказа были бы другим пользователям не видны, и чтобы пользователь ни за что не мог распечатать цифровую копию документа. Иначе, по её заверениям, пользователь не сможет удержаться от искушения начать заниматься подделками печати и подписи ректора. Если разобраться, требование заказчика, несмотря на поэтично-циничный ответ моего руководителя, казалось мне разумным. В управленческих и других официальных документах некоторую информацию действительно нежелательно открывать в общий доступ, значит, технологически её нужно уметь прятать. Иначе придётся лимитировать доступ к документу слишком категорично, и это снова накладывает ограничения на распространение системы и возвращает большинство сотрудников к работе с бумажными документами. И снова СЭД становится картотечно-канцелярской игрой в электронный документо­ оборот, от которой настоящей эффективнос­ ти и пользы, разве только единое хранилище и удобный поиск. Все проектировщики СЭД ищут баланс между доступностью, распроМежотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012

11

Реклама

Автоматизация ключевых бизнес-процессов предприятия для исправления завершить рецензирование

старт одобрение

Решение обеспечивает: Повышение эффективности деятельности предприятия Ускорение принятия решений и обработки документов Сокращение потерь и непроизводственных затрат Снижение финансовых рисков Укрепление исполнительской дисциплины

Тел.: +7 (495) 792-31-31

www.elar.ru

8 800 700 04 04 бесплатные звонки из регионов Российской Федерации Межотраслевое экспертное издание «Э.Док»

Редакция

Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-45529 от 22 июня 2011 года выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)

Главный редактор: Павел ПЛОТНИКОВ Заместитель главного редактора: Анна КУЛИШЕВСКАЯ Директор департамента внешних коммуникаций: Наталья БОГОМОЛОВА Заведующая отделом информации: Наталья МУТЕЛЬ Арт-директор: Евгений ЮРЧЕНКО, Верстка: Надежда ХАЙРУТДИНОВА

№ 02(10) 2012, подписано в печать 19.03.2012 Тираж: 4 000 экземпляров. Распространяется бесплатно. © Все права защищены. Запрещается полное или частичное воспроизведение материалов без письменного разрешения редакции

Адрес редакции: 127083, Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а.

E-mail: press@elar.ru. Tел.: +7 (495) 792-31-31, факс: +7 (499) 251-36-03 Адреса в Интернет: www.elar.ru, www.e-dok.livejournal.com

реклама

    

Учредитель и издатель ЗАО «ЭЛАР» 127083, Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а Тел.: 8 (800) 700-04-04, звонок бесплатный (в том числе с мобильного телефона) из любой точки России; E-mail: office@elar.ru, www.elar.ru

Отпечатано в типографии

«ИКМАС», Москва, улица Буракова, д. 27, к. 4

Online подписка на электронную версию газеты «Э.Док»: http://www.edok-journal.ru Межотраслевое экспертное издание «Э.Док» № 02(10) 2012