Э.Док Межотраслевое экспертное издание by ELAR Corporation

Межотраслевое экспертное издание

С пособствовать

развитию информационного общества и инновационных технологий

№03(03)2011

Ежеквартальное

Преимущества Enterprise Resource Planning System в качестве важнейшего инструмента текущего и оперативного управления деятельностью компании трудно переоценить… Стр. 2

Контроль и управление документацией организации

Для повышения эффективности деятельности финансово-экономических подразделений госорганизации внедряют автоматизированные системы Стр. 7

72% респондентов считают, что отыскать информацию в корпоративных ресурсах сложнее, нежели открытую в Интернете…

Стр. 10

В центре внимания

ERP-системы: необходимые, но не достаточные Павел Плотников

В последние годы в большинстве крупных российских предприятий принимаются решения о внедрении ERP-систем. Преимущества Enterprise Resource Planning System в качестве важнейшего инструмента текущего и оперативного управления деятельностью компании трудно переоценить. Однако, как бы всеобъемлюще ни звучала формулировка «интегрированная система управления», было бы ошибкой считать ERP универсальным механизмом. Он, как правило, нуждается в дополнительных функциональных возможностях, которые в состоянии предоставить системы ECM — Enterprise Content Management. ERP-системы призваны управлять корпоративной информацией, которая носит учетный характер. Но еще более значительный массив данных — неструктурированная информация в поле деятельности ERP не попадает.

задачами подразделений. Даже если первичная информация из документов содержится в учетных системах, в любой момент может возникнуть необходимость предоставления самого документа — в бумажном или электронном виде.

Речь идет, в частности, о большом количестве бумажных документов, которые необходимы для решения различных задач.

Между тем ERP-система в состоянии обеспечить управление процессами, но не их документационную поддержку. Предприятия сегодня нуждаются в единой документационной платформе для разных подразделений. Она должна не только обеспечить защиту, предоставить различные типы доступа, в том числе и территориальноудаленным организациям, но и стать основой для объединения систем. Только так специалистам будут доступны одни и те же документы вне зависимости от того, в какой учетной системе они находятся.

Несмотря на то, что сегодня в передовых отраслях промышленности документы создаются сразу электронными, многие российские компании, являясь правопреемниками предприятий СССР, используют документацию, например, имущественного комплекса в бумажном виде. Крупные предприятия по-прежнему вынуждены обращаться к ретрофонду, так как чертежи или альбомы чертежей остались в единственном экземпляре опять же со времен Союза. Чтобы этими экземплярами пользоваться, их необходимо размножить, перерисовав или сделав электронные копии. О том, насколько важно иметь качественный электронный вариант чертежей, красноречиво свидетельствует пример ситуации, возникшей на Саяно-Шушенской ГЭС. После аварии на гидроэлектростанции в 2009 году под водой оказалась вся ремонтно-эксплуатационная документация предприятия. Для того, чтобы начать ремонт, чертежи доставались из воды, сушились и реставрировались, после чего были оцифрованы. Необходимость накопления и хранения «знаний» обусловлена тем, что всякой компании для выработки стратегии и решения текущих задач требуется иметь доступ к большим объемам документов и использовать их в соответствии с функциональными

Один из примеров подобной стратегии — успешный проект, реализованный в ОАО «Танеко». Здесь планировалось внедрить небольшой электронный архив для того, чтобы оперативно пользоваться электронными копиями организационнораспорядительной документации, привязанной к учетным данным. Затем на этой же платформе был создан архив для хранения финансовых документов, защищенных специальной системой безопасности. Сегодня в ОАО «Танеко» созданы архивы 17 подразделений. Доступ к документам помимо работников компании имеют также генеральный проектировщик ОАО «ВНИПИнефть», аудиторская компания, а предприятия-смежники получают документы не в бумажном, а в электронном виде. Использование ECM выгодно не только функциональным подразделениям, но и IT-службам, которые могут

ERP

задействовать этот инструмент, чтобы разгрузить инфраструктуру организации. Для ERP‑систем важнейшим требованием является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей. Однако это не значит, что эти системы предоставляют существенные возможности поиска, гарантируют надежное хранение и поддержку объемов хранимой информации. И если в ERP (как и в системе электронного документооборота) появляется большое количество документов, у нее снижается производительность. Попытка загрузить документы в учетную систему, даже если такая возможность разработчиками предоставлена, приводит к нестабильной работе, обрушению системы, потере документов, связей между ними и т.д. При пересылке информации в системе документооборота вместо документа можно отправить ссылку на него — и пользователь найдет документ в едином архиве, где тот хранится. Механизм распространяется на трафик не только внутри офисов, но и на удаленные структуры. Кроме того, организация получает единый инструментарий интеграции всех систем и, по сути, возможность создания единого справочника и классификатора по всем документам. ECM не является альтернативой современной информационной системе управления предприятием, но должна стать ее неотъемлемым дополнением. ERP решают задачи подготовки отчетности, связывания бизнес-процессов и их автоматизации, берут на себя учетные функции и т.д. ECM реализуют документационное обеспечение всей деятельности предприятия за счет создания электронного архива документов, его защиты и предоставления в доступ пользователю, в том числе через системы документооборота и ERP. 

Информационные технологии на службе отрасли

Управиться с «первичкой» Журнал «Энергополис»

Крупные промышленные предприятия с территориально-распределенной структурой, насчитывающие десятки филиалов и отделений по всей стране, имеют сложную систему управления. Эффективность менеджмента во многом зависит от оперативности доступа к документам внутренними специалистами компании, а также от информационного взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками и, наконец, с проверяющими органами. ОАО «ОГК-1» — крупнейшая из тепловых оптовых генерирующих компаний, активы которой расположены в объединенных энергосистемах Урала и Центра. Это Пермская ГРЭС, Верхнетагильская ГРЭС, Каширская ГРЭС, Уренгойская ГРЭС, Ириклинская ГРЭС. В региональных подразделениях компании ежедневно формируется внушительный массив бухгалтерской документации, поступающий в отделы учета головного офиса для проведения хозяйственных операций. Задача правильного и своевременного оформления первичных бухгалтерских документов, без которых невозможны ведение учета, начисление налогов и предоставление документации во время налоговых проверок (особенно в удаленных филиалах), стала одной из приоритетных на предприятии за последние годы.

сканирования архивной документации были созданы два центра ввода, оборудованные сканерами ЭЛАР СКАМАКС Д80. Данная модель позволила с отрудникам ОГК-1 сканировать необходимые документы в черно-белом режиме, наиболее подходящем для данного типа документации, со скоростью до 180 страниц в минуту.

Руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность.

В ходе реализации проекта по внедрению решения «Электронное хранилище бухгалтерской документации» в ОГК‑1 к нему присоединились также отделы закупок и логистики, тесно связанные по характеру своей деятельности с бухгалтерией.

Работа по внедрению решения, разработанного корпорацией ЭЛАР, началась с проведения экспертизы бумажного массива — ежегодно на предприятии накапливается порядка 500 тысяч листов формата А4-А3 бухгалтерской документации. Для оцифровки столь значительных объемов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС, которое предназначено для быстрой, но при этом бережной оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту. Для самостоятельной оцифровки текущих бухгалтерских документов и постепенного

Специальное программное обеспечение распознает штрих-коды одновременно со сканированием и помещает образы документов в целевую папку в рамках локальной сети с заданной структурой подпапок и директорий. Таким образом, производится частичное автоматическое индексирование полученных электронных образов, их классификация, а также создается иерархическая структура массива.

Для решения задачи по оперативному поиску документации была внедрена специализированная система управления — ЭЛАР САПЕРИОН, которая обеспечивает централизованное хранение данных с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников; возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операции; быстрый электронный поиск и формирование подборок документов во время камеральных и выездных налоговых проверок. Для каждого подразделения, в котором проводилась автоматизация, была разработана отдельная форма поисковой карточки,

наиболее удобная для использования сотрудниками бухгалтерии, отделов логистики и закупок. В систему было внесено максимальное количество индексных атрибутов по каждому документу. Теперь любую необходимую документацию уполномоченный сотрудник может найти за считанные секунды. Отдельные функциональные возможности были разработаны для администратора системы, например, гибкое разграничение прав доступа к данным, аудит действий пользователей и системных задач, контроль автоматической привязки документов с возможностью построения отчетов. Для удобства пользователей была проведена интеграция системы ЭЛАР САПЕРИОН с имеющейся на предприятии автоматизированной системой финансового контроля на базе Oracle E-Business Suite и 1С:8.0, а также системы единого бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:7.0. Интегрированные решения позволяют пользователям работать с документами электронного хранилища из интерфейсов данных систем, т.е. осуществлять загрузку новых документов, редактирование индексных атрибутов, поиск, просмотр, печать документов (в том числе пакетную сo сквозной нумерацией страниц). Главным преимуществом внедрения системы Электронного хранилища первичной бухгалтерской документации в ОГК-1 стал переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, а также обеспечение сохранности и снижения обращений к бумажному архиву при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии. 

Информационные технологии на службе отрасли

Общий центр обслуживания «ОМК-Аудит»: вчера, сегодня, завтра Алексей Митенков, Надежда Деревянкина

Наверное, каждый сотрудник ОМК в своей работе в той или иной степени сталкивается с бухгалтерией. Она начисляет нам зарплату, осуществляет платежи контрагентам, согласует договоры... В последнее время система бухгалтерского учета ОМК претерпела серьезные изменения. О них мы попросили рассказать Алексея Митенкова, генерального директора«ОМК-Аудит», заместителя директора по экономике и финансам ОМК, и Надежду Деревянкину, директора Нижегородского филиала «ОМК-Аудит». Создание общего центра обслуживания (ОЦО) «ОМК-Аудит» было начато в 2009 году путем слияния региональных централизованных бухгалтерий и бухгалтерий отдельных юридических лиц. На сегодняшний день в учетном секторе ОЦО работает около 300 сотрудников, обслуживающих более 50 юридических лиц с общей численностью около 23 000 человек.

Работа организована на трех основных региональных («кустовых») площадках: в Москве; в Нижегородском филиале, расположенном в г. Выкса; и в Уральском филиале в г. Чусовой (Пермский край). Региональные центры учета обслуживают юридических лиц, находящихся в этих и смежных с ними регионах.

Что такое общий центр обслуживания? Применяются ли подобные модели в практике российских промышленных холдингов? Общий центр обслуживания — это модель организации бизнеса, при которой определенные сервисные функции (чаще наиболее стандартизованные) в рамках холдинга передаются в единый центр — специализированное подразделение или специально созданное предприятие. Делается это для того, чтобы предприятия могли сосредоточить свои ресурсы на решении целевых производственных задач. Чаще всего передаются такие вспомогательные функции, как бухгалтерский и налоговой учет, делопроизводство, кадровый учет, IT, логистика, закупки. Такая

концепция очень напоминает аутсорсинг, однако разница заключается в том, что общий центр обслуживания полностью контролируется управляющей компанией — это так называемый «внутренний аутсорсинг» или «инсорсинг». Общие центры обслуживания получают все большую популярность в России. Сегодня о результатах внедрения модели можно судить и по опыту ряда промышленных холдингов. Примерами практического успешного применения этого решения являются ОЦО нефтяного холдинга «ТНК-BP «Бизнессервис», Объединенный центр обслуживания «Гринфин» группы компаний «СУЭК», Единый центр обслуживания «Северсталь-ресурс», «РусАл Центручета», ОЦО «Транснефть Финанс», «РЖД-Учет» и другие.

В чем отличие ОЦО от традиционной бухгалтерии? Какие преимущества дает создание ОЦО в холдинге? Традиционно бухгалтерия находится в структуре каждого предприятия и возглавляется главным бухгалтером. Сотрудники разрозненных

Информационные технологии на службе отрасли внутренних бухгалтерий заводов, по сути, выполняют одинаковые функции в разных юридических лицах одного Холдинга. Внутренние недостатки такой модели очевидны:

Разрозненность по региональным площадкам,

отсутствие единой вертикали администрирования, методологии, концепции дальнейшего развития;

Наличие

противоречий в методологическом подходе, а также при проведении операций между юридическими лицами в силу их полной самостоятельности. Это приводит к невозможности внедрения общих корпоративных принципов учета.

При создании ОЦО повышается прозрачность и качество учета, растет эффективность работы бухгалтерских подразделений, унифицируются сервисные принципы работы с заказчиком. Кроме того, снижается вероятность искажения данных, повышается их достоверность, улучшается система внутренних контролей.

Как происходило реформирование бухгалтерской службы в ОМК? Какие цели были поставлены? Решение задачи по созданию общего центра обслуживания для ОМК было не ново. До 2009 года работали централизованные бухгалтерии для каждой региональной площадки. По сути, первый этап, то есть элементарная базовая централизация, ранее была уже проведена. Однако вместе с тем «кустовые центры обслуживания» в недостаточной степени отвечали все возрастающим потребностям бизнеса. Накопившиеся проблемы привели нас к решению об объединении учетной функции Холдинга в одном юридическом лице на базе ООО «ОМК-Аудит» и к созданию общего центра обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учета с единым административным подчинением напрямую Дирекции по экономике и финансам управляющей компании.

Проведенный независимый аудит эффективности бухгалтерской службы в ОМК с привлечением внешних консультантов позволил выявить слабые и сильные стороны «кустовых» центров, причины неудовлетворенности заказчиков, а также наметить дальнейшие направления последовательного развития ОЦО на базе созданной структуры. Мы выбрали «эволюционный» путь реформирования ОЦО как наиболее соответствующий корпоративной культуре, а также отвечающий долгосрочным потребностям разви тия Холдинга. Ставка была сделана в основном на действующий коллектив. За основу были взяты принципы работы региональной «кустовой» площадки лидера. Изменения происходят последовательно, благодаря чему достигается максимально возможный консенсус между «интересами заказчика» и «едиными принципами построения учетной функции» в Холдинге.

Есть ли планы по дальнейшему реформированию? «ОМК-Аудит» развивается достаточно эволюционно и динамично. В рамках реформирования и модернизации деятельности были разработаны и внедрены типовой договор на оказание услуг по ведению учета с каталогом услуг, который применяется во всех филиалах, единая прозрачная методика ценообразования; реализуется проект «Электронный архив», перестроена работа Центра учета Московского региона по принципу «единого окна», идет работа по повышению качества обслуживания заказчиков. С 1 января 2011 г. система электронного архива запущена по всем компаниям Московского офиса, начата реализация проекта на Выксунской площадке. Предусматривается предоставление доступа внешним пользователям: сотрудникам смежных служб, аудиторам, налоговым органам с ограниченными правами на просмотр сканобразов документов. Это большой электронный архив, в котором поиск нуж-

Москва, Московская область, Ленинградская область

Уральский филиал

Пермский край

Какие цели преследовались при создании службы «единого окна»? Не является ли она промежуточным звеном, которое «тормозит» бизнес-процесс? При перестройке привычной системы всегда возникают трудности. Требуется немало времени, чтобы новый бизнес-процесс был полностью выстроен и оптимизирован. Создание службы «единого окна» — закономерный процесс при передаче сервисных функций в ОЦО. За счет этого достигается большая эффективность работы специалистов учетного блока, которые не отвлекаются на решение типичных и организационных вопросов. Специалисты службы «единого окна» принимают заявки сотрудников на оформление справок по заработной плате, принимают и регистрируют первичные документы в системе электронного архива, которые оперативно в режиме реального времени поступают бухгалтеру в виде сканированных образов и, в случае необходимости внесения исправлений, возвращаются менеджеру. Для удобства сотрудников Московского офиса в Центре учета Московского региона создан единый номер телефона 4444, а также адрес электронной почты centrucheta@omk.ru, на который можно направлять любые запросы, вопросы и предложения по улучшению качества работы. В 2011 году планируется создание службы «единого окна» и полномасштабное внедрение электронного архива с перестройкой бизнес-процессов обработки документов в Нижегородском филиале «ОМК-Аудит» для всей Выксунской площадки. В скором будущем реформирование учетных служб ожидает и АТЗ и завод «Трубодеталь». 

Заместитель директора ДЭФ холдинга ОМК

Генеральный директор

Центр учета Московского региона

ных документов гораздо удобнее, проще и быстрее, чем в привычном нам бумажном архиве, когда требуется просмотреть десятки папок.

Нижегородский филиал

Нижегородская, Владимирская и Белгородская области

Учетная функция холдинга ОМК

Услуги учета для Дирекций по экономике и финансам Бизнес-единиц ОМК

Финансово-экономическая функция холдинга ОМК

aa Структурная схема управления ОЦО «ОМК-Аудит»

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

Технологии OCR на службе бухгалтерии Дмитрий Шушкин,

директор по корпоративным проектам, ABBYY Россия В мире постоянно создаются новые технологии. Почему они не распространяются мгновенно везде, где можно? Почему годами пробивают себе путь к потребителю? Почему при очевидной выгоде они так медленно внедряются, хотя компаниям это сулит рост производительности и повышение качества обслуживания клиентов? Нет денег, заранее не запланировано, нет оценки экономической выгоды? Или нет нужного оборудования, не обеспечена совместимость с другими офисными программами? Наиболее часто причинами задержки становятся совсем иные поводы, например, нежелание что-то менять в привычной организации труда. Зачем «изобретать» что-то, если и так работает, пусть и не идеально. Возьмем для примера бухгалтерию, которая имеется на каждом предприятии. Там ведется работа с первичными документами — счета‑фактуры, договоры, акты, товарные накладные. Однако обработка входящих документов часто выполняется по старинке, вручную. Любой поступивший в бухгалтерию документ должен храниться в архиве. Но так ли надежны бумажные архивы? Согласно исследованию, проведенному авторитетным некоммерческим сообществом AIIM (www.aiim.org), в среднем 7,5% всех бумажных документов теряются в офисах, а 3% оказываются не на своих местах. Другими словами, в среднем до 10% всех входящих документов становятся недоступными для использования. Если бы в бухгалтерии наблюдалась такая статистика, то это было бы катастрофой. Штрафы, накладываемые налоговыми органами за утраченный документ, риск утраты связей с деловыми партнерами заставляют исправлять ситуацию. Представим, сколько рабочего времени и сил требуется для этого! Трудно объяснить тот факт, что документы продолжают обрабатывать вручную, хотя на рынке существуют решения, позволяющие избавиться от проблем. Все необходимое аппаратное оборудование, как правило, уже имеется в бухгалтерии, не хватает только установленных программных средств. Идея модернизации состоит в том, чтобы выполнять сканирование первичных бухгалтерских документов в месте их приема, а верификацию и ввод данных переложить на общий центр обработки. Дополнительно компания получает

централизованный электронный архив документов, благодаря которому бухгалтерия раз и навсегда избавляется от нервотрепки, связанной с утратой «первички». Такие программные системы уже существуют на рынке. Например, автоматизированное решение для ввода финансовых документов на основе продуктов компании ABBYY. Чтобы оценить эффект от внедрения новой технологии достаточно сравнить, как изменится процесс обработки финансовых документов. До сих пор учет прихода товаров и услуг по счетам-фактурам приходилось вести квалифицированным сотрудникам бухгалтерии. Несколько дней уходило на то, чтобы перебирать документ за документом, подкладывая линейку, чтобы не сбиться со строки. От монотонной работы путались цифры, столбцы и строки. Избежать ошибок было практически невозможно, поэтому приходилось повторно перепроверять данные, введенные вручную. После перехода бухгалтерии на технологию ABBYY FlexiCapture работа оператора ввода меняется. Ему достаточно поместить пачку входящих документов в автоподатчик сканера и начать сканирование. Все рутинные операции программа выполняет автоматически. Она обработает всю пачку документов, определит для каждого из них тип, выделит поля с заполненными данными, «распознает» их значения и проконтролирует правильность заполнения. Оператор получает на выходе готовую информацию, «отснятую» с входящих документов. Все данные уже приведены к стандартизированному виду. Если где-то обнаруживается ошибка, то оператор может скорректировать итоговые значения, хотя обычно ему достаточно просто подтвердить правильность ввода. После нажатия на кнопку «Экспортировать» вся информация сохраняется в электронном виде — в финансовой системе, базе данных или файле. Эффект от внедрения новой системы заметен сразу. Например, скорость ввода

счетов-фактур возрастает в 3-10 раз, количество ошибок после обработки сводится практически к нулю, одни и те же документы становятся мгновенно доступны сразу всем сотрудникам. Менеджер отдела по работе с клиентами больше не будет тревожить бухгалтерию просьбой уточнить номер накладной по договору. Теперь он может легко узнать нужные данные, посмотрев первичный документ в централизованном архиве. ABBYY FlexiCapture предусматривает возможность передачи информации со счетов‑фактур в финансовую или бухгалтерскую корпоративную систему. Корректные данные автоматически появятся во всех документах. Если раньше при работе с бумажными документами оригинал был доступен только одному сотруднику, а остальным приходилось пользоваться ксерокопией, то после автоматизации с файлом можно работать одновременно всем сотрудникам, не мешая друг другу. В итоге получается практически 50%‑ное сокращение расходов на обработку первичных бухгалтерских документов. Преимущества, полученные от внедрения технологии автоматизированного ввода первичных документов, многократно перекрывают затраты на ее приобретение и настройку. Практика показывает, что за 3-6 месяцев окупаются все затраты. С учетом новых возможностей окупаемость достигается еще быстрее. Теперь в ходе проверок можно быстро подготовить выборку документов и одной командой распечатать их, экономя время и не прерывая надолго основную работу. Отслеживание поступающих документов от контрагентов позволяет навести порядок и гарантировать полноту создаваемого архива. Задачи, решаемые раньше за счет традиционной внимательности и пунктуальности бухгалтеров, теперь можно переложить на программы. Квалификация сотрудников отныне будет использоваться для более значимых дел. 

Информационные технологии на службе отрасли

Обработка первичной бухгалтерской документации — инновационный подход Государственные учреждения, взаимодействуя в своей хозяйственной деятельности с большим количеством контрагентов, сталкиваются с проблемой массовой обработки первичной бухгалтерской документации. Для повышения эффективности деятельности финансово-экономических подразделений государственные организации внедряют автоматизированные системы обработки документов и электронные архивы. Российский Фонд Фундаментальных Исследований (РФФИ) — некоммерческая самоуправляемая государственная организация, существующая с 1992 года в форме федерального учреждения, находящегося в ведении Правительства Российской Федерации. РФФИ организует финансовую поддержку научно-исследовательских работ по всем направлениям фундаментальной науки на конкурсной основе. В РФФИ постоянно поступает большое количество бумажных документов, это договоры, акты, счета-фактуры и т.д. Значительный объем информации из первичных документов необходимо вручную переносить в автоматизированную бухгалтерскую систему 1С, что является очень трудоемкой работой. Для минимизации ручных операций при обработке бухгалтерских документов в РФФИ было внедрено решение «Центр сканирования и автоматической обработки первичной бухгалтерской документации». Сканирование осуществляется с помощью потокового сканера МДС 2000, а автоматическое распознава-

ние, извлечение данных и их загрузка в учетную систему производится с помощью ПО ABBY Flexi Capture. В рамках установленной системы было адаптировано три гибких шаблона — для обработки счетов-фактур, накладных и счетов на оплату. ПО ABBY Flexi Capture распознает весь текст, содержащийся в документе, определяет тип данных и размещает их в соответствующие поля в автоматизированной системе. Таким образом, данные заносятся в бухгалтерскую систему, и за бухгалтера выполняется вся рутинная работа. Специальная система верификации позволяет исключить возможность появления ошибок, обусловленных некачественным изображением. Т.е. если на оцифровку попадает плохо напечатанный либо поврежденный документ, программа OCR-распознавания оповещает оператора, контролирующего процесс, подсвечивая место, которое не удалось распознать с достаточной степенью уверенности, и предлагает вручную ввести правильный вариант. Как показала практика, оператор корректирует лишь 1% результатов работы комплекса, то есть практи-

Виктор Коротков,

к.т.н., эксперт научно-правового направления

чески вся информация вводится в систему 1С без участия бухгалтера. Помимо решения задачи по обработке входящих бухгалтерских документов, в РФФИ была создана система электронного архива бухгалтерии, предоставляющая оперативный доступ к бухгалтерским документам. В данный момент в электронном архиве РФФИ размещены электронные образы документов с 2009 года, однако планируется оцифровка и перевод финансовых и бухгалтерских документов за все годы существования Фонда. 

Мобильные ECM-системы для современных предприятий Поставщики ECM-cистем довольно быстро отреагировали на возможности использования современных коммуникаторов и планшетов в бизнес-среде и предложили предприятиям воплотить в жизнь идею о мобильных рабочих местах. Одним из важных трендов развития рынка ECM (систем управления корпоративным контентом) стала организация доступа к информационным системам через интерфейс разнообразных мобильных устройств: смартфонов, коммуникаторов, планшетов (iphone, iPad и другие). Современные условия требуют от руководителей высшего звена оперативного принятия качественных, взвешенных и обоснованных решений, а также осуществление контрольных функций в режиме онлайн. Вместе с тем топ-менеджер все больше времени проводит вне офиса — в командировках и на переговорах, работа при помощи мобильных устройств становится требованием времени. Предлагаемые компаниями-разработчиками решения принято называть «мобильное место руководителя». Тем самым подчеркивается, что новые ECM-системы являются инструментом поддержки принятия управленческих решений и становятся все более актуальными для управленцев высшего и среднего звена. В «мобильном

месте руководителя» удалось воплотить все современные требования топ-менеджера — минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в различных режимах: согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержку различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в оффлайн режиме и пр. «Привычный график руководителей переполнен ежедневными делами и стратегическим планированием, многие из них предпочитают справляться с этой рутиной в неформальной обстановке в мягком кресле кафе или вечерами дома. С помощью iPad возможно получать немедленный доступ к нужным документам. Доступ к электронным документам происходит быстрее и не требует физических хранилищ. Все сведения находятся в легком и чрезвычайно функциональном iPad», — комментирует Хеннинг Эммрих (Henning Emmrich), вице-президент по маркетингу и развитию бизнеса компании Саперион AГ. Компания разработала приложение iSAPERION, которое позволяет руководителю с помощью гаджета работать с корпоративными системами, внедренными в компании, просматривать отчеты, утверждать и подписывать документы, рассматривать и выдавать поручения, отправлять документы на доработку, контролировать исполнение поручений, осуществлять поиск нужных документов.

Специально разработанный программный интерфейс для устройства играет ключевую роль. Именно он создает необходимое удобство удаленного доступа к ECM-системе предприятия. Более того, имеющиеся технологии организации интерфейсов сегодня позволяют руководителю накладывать письменные графические и голосовые резолюции на электронные документы, оставлять комментарии по содержанию документов, т.е. наряду с эффективностью электронного документооборота система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами. 

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

Что могут дать бизнесу «открытые» СЭД Михаил Демидов, CNEWS.ru

Распространение «открытых» СЭД входит в список ключевых трендов развития отрасли на текущий год. Такие технологии используются в проектах пока в незначительной мере, однако вендоры пытаются доказать заказчикам выгодность Open Source-систем. На мировом рынке ECM присутствуют несколько независимых разработчиков Open Sourceрешений, большая часть из которых относится к системам управления веб-контентом, а также портальным разработкам. Полноценные ECM‑продукты распространены меньше, однако в последнее время наблюдается рост внимания заказчиков к такому ПО. По данным отчета аналитиков AIIM, в настоящее время «открытые» ECM установлены в 6% компаний, WCM-продукты — в 3%, а корпоративные порталы — в 2%. Еще 9% опрошенных заявили о том, что планируют внедрить такие продукты в ближайшие 2 года, а 64% рассматривают эту возможность в принципе. В исследовании корпоративных порталов The Real Story Group за 2009 год также говорится о растущей роли Open Source-разработок — в отчете сравнивались 6 таких продуктов, что является хорошим показателем для всей отрасли управления корпоративной информацией. Подобные результаты связаны с тем, что компании пытаются снизить стоимость владения ECM-решениями для повышения уровня автоматизации бизнеса. Тема использования Open Source-продуктов в управлении документацией поднимается в исследованиях Gartner и Forrester Research в контексте повышения гибкости бизнес-процессов и сокращения расходов на дорогостоящие и громоздкие традиционные ECM‑приложения. Так, в Gartner считают, что ценовой прессинг со стороны вендоров Open Sourceпродуктов с одной стороны и «пакетных» решений — с другой привел к снижению конечной стоимости лицензии на рабочее место (тем не менее, стоимость технического обслуживания изменилась незначительно). У СЭД на СПО есть несколько преимуществ — открытый код, отсутствие недекларированных возможностей, платформенная независимость, снижение стартовых инвестиций. Многие эксперты рынка, тем не менее, уверены, что при применении Open Source-решений у компаний возрастает общая стоимость владения системой (TCO) за счет увеличения расходов на обслуживание продуктов. В итоге такие системы не получают распространения из-за того, что заказчики ставят на первый план затраты на владение СЭД, а не на ее стоимость.

Open Source в корпоративных порталах и WCM: мнимая «свобода» Одним из веских доводов в пользу Open Sourceпродуктов является факт, что такие решения в случае прекращения их основной разработки вендором или инициативной группой сообщества могут продолжать развиваться силами установивших их пользователей. Александр Аксельрод, директор департамента Documentum компании «Корус Консалтинг», считает, что заказчиков и разработчиков открытых СЭД привлекают отсутствие лицензионных отчислений, а также полный контроль над решением, отсутствие зависимости от вендора — это важно в случае, например, разработки решения на заказ, под индивидуальный проект. Иными словами, создается впечатление, что продукт не может быть «убитым» и будет существовать «вечно». Это может в какой-то мере застрахо-

вать клиентов от возможного закрытия продукта. Датский консультант в области систем управления контентом Янус Бойе полагает, что вендоры сознательно «убивают» свои системы и заставляют клиентов приобретать новые продукты, ставя их перед фактом. Тем не менее, Open Source-СЭД в силу их значения для бизнеса не могут быть просто так заменены на другие программные решения, отмечают игроки рынка. «Серьезный вендор несет единоличную ответственность перед своими пользователями, и риски работы с его продуктами можно хотя бы оценить и заложить в расчеты экономических показателей по обычным правилам. Что делать с Open Sourceпродуктами в смысле оценки рисков — гораздо более туманная и гораздо более чреватая последствиями ситуация», — говорит Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. Борис Малахов, менеджер по работе с клиентами департамента электронного документооборота «Техносерв-Консалтинг», считает, что полноценно конкурировать c проприетарным ПО Open Sourceрешения не могут. «На сегодняшний день заказчик склонен очень тщательно оценивать любые затраты на внедрение и кастомизацию, подсчитывать ROI, а использование открытых систем как раз не дает возможность точно оценить время и ресурсы, которые потребуются на их доработку, а также стоимость владения такой системой. Более того, опыт показывает, что чаще всего она выше, чем стоимость поддержки и обновления проприетарной СЭД», — утверждает он. Павел Плотников, директор департамента продвижения решений и продуктов корпорации ЭЛАР, замечает, что «открытые» СЭД — это скорее мода, чем реальная необходимость: «С Open Source на корпоративном уровне работать очень непросто, поскольку установка бесплатного ПО отнюдь не гарантирует экономии средств. Компании придется платить за поддержку и развитие системы, ее «подгонку» и модернизацию. Оpen Source-продукты могут быть интересны тем, кто намерен оставить деньги внутри компании, сформировать свое подразделение, которое будет заниматься сопровождением решения». Тем не менее, отличительная черта СПО — кастомизируемость, на самом деле, не является востребованной в СЭД. Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании TerraLink, объясняет, что возможность глубокой кастомизации присутствует во всех современных платформах, но заказчики разумно стараются не вносить изменения настолько глубоко, чтобы следующая версия при установке не отменила сами изменения. Открытые СЭД в России: проблема роста В России Open Source-решения для управления контентом распространены преимущественно при создании порталов, а «классические» СЭД представлены 4-5 вендорами: «БОСС-Референт» («БОСС-Референт» 4J), Naumen (Naumen DMS), «Магнетософт» (Magnetico) и др. Основной рыночный тренд по WCM и порталам связан с тем, что СПО-решения (таких брендов как Alfresco и LifeRay) становятся актуальными для отечественного заказчика, в частности, когда при построении ряда порталов, особенно госструктур, были применены свободные решения (Joomla!, Drupal). Специалисты связывают это, прежде всего, с необходимостью минимизации расходов во время кризиса и с тем, что на государственном уровне был провозглашен курс на максимальное использование свободного ПО.

Кроме того, клиенты сейчас стремятся выбирать более простые (экономичные и легкие в развертывании) продукты для решения ряда задач, например, для создания внутрикорпоративного портала. Ирина Кубликова, директор по маркетингу «БОСС-Референт», связывает увеличение спроса на «свободные» системы электронного документооборота с наличием двух факторов — сокращения ИТ-бюджетов и поддержки интереса к таким продуктам со стороны государства на самом высоком уровне. «Особый интерес к решениям на СПО проявляют органы власти, для которых системы класса СЭД/ECM являются базовыми, так как помогают автоматизировать основной рабочий процесс — работу с документами и контроль исполнительской дисциплины», — говорит она. Однако, как отмечает Сергей Курьянов, практические результаты попыток перехода на Open Source по государственным инициативам показывают, что подобные проекты являются весьма сложными и рискованными в силу отсутствия инфраструктуры поддержки СПО в России: «Россия пока не может похвастаться развитой инфраструктурой ИТ‑услуг даже в области проприетарного ПО. По Open Source говорить пока вообще практически не о чем». «Технологии Open Source пока только начали появляться в качестве платформ для прикладных решений СЭД на российском рынке, и поэтому им еще трудно конкурировать с решениями, имеющими прочные позиции и зарекомендовавшими себя в этой области. Текущая ситуация с Open Source-решениями в области СЭД соответствует состоянию рынка Open Source в целом: пока с ним связывается больше ожиданий, чем практических достижений», — констатирует Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «Интертраст» по развитию бизнеса. Он отмечает, что осторожность заказчиков в отношении СПО делает плохо предсказуемыми для разработчиков инвестиции в создание подобных решений, а слабое присутствие последних на рынке не позволяет оценить их практическую состоятельность и сделать заказчику обоснованный выбор в их пользу. Эксперт, тем не менее, считает, что движение в направлении к Open Source существует, и по мере достижения СПО-решениями осязаемой бизнес-ценности они будут становиться все более востребованными и конкурентоспособными. Для СЭД, согласно мнению господина Ипатова, наряду с технологической составляющей критически важными являются экспертиза вендора в предметной области, опыт, наличие отработанных методологий. «Если говорить в этом контексте о решениях Open Source, то они могут оказаться наиболее рискованными, поскольку создается видимость отчуждаемости решения, но на самом деле уход поставщика с рынка делает решение мертвым», — заключает он. Кроме того, нерешенным остается вопрос и о защите данных в «открытых» системах управления контентом, которая должна обеспечиваться на том же уровне, что и у проприетарных конкурентных продуктов. «Востребованность Open Source-решений в СЭД, как и в других бизнесприложениях, находится под большим вопросом в связи с информационной безопасностью и, в частности, в связи с законом 152-ФЗ «О защите персональных данных», — напоминает Сергей Курьянов, отмечая, что он не представляет себе возможным прохождение процедуры сертификации по ФСТЭК для Open Source-платформы и построенной на ней СЭД. 

Информационные технологии на службе отрасли

Электронные ресурсы технической документации в энергетике В России большинство стратегически важных сооружений (аэропорты, электростанции, атомные станции, гидроэлектростанции, крупное промышленное производство) построены еще во времена СССР, когда не было повсеместного внедрения технологий, позволяющих проектировать сооружения в электронном виде.

aa Дмитрий Шмайлов

Таким образом, получать нужную информацию о многих объектах — зданиях, промышленных изделиях — специалисты могут только в результате трудоемкого ручного поиска бумажных документов, что значительно усложняет их работу. Тратится лишнее время на поиск нужных документов, бумага с годами желтеет и теряет первозданный читаемый вид. А в случае пожара или другого бедствия бумажная документация может серьезно пострадать или того хуже — быть уничтоженной. Даже при самой эффективной системе хранения документов на традиционном бумажном носителе получить доступ к ним за приемлемое время далеко не всегда представляется возможным, именно поэтому в настоящее время остро стоит задача консолидирования информации по технической документации для работы специалистов.

Электронные архивы ремонтно‑эксплуатационных служб Ремонтно-эксплуатационные службы, работающие на объектах, должны получать необходимую информацию в максимально короткие сроки. Несистематизированное хранение технической информации может привести к тяжелым последствиям как для работников предприятия, так и для руководящих ответственных лиц. При чрезвычайной ситуации доступ к технической документации должен осуществляться мгновенно, иначе специа листы просто не смогут оперативно исправить ситуацию. Единственным целесообразным решением проблемы организации работы с документами является перевод в электронный вид всех видов и форматов (конструкторской, технической и технологической) документации: это может быть как простое сканирование, так и использование распознавания текста, векторизации чертежей для создания электронных документов. Стоит сказать о существовании двух типов документации, нуждающихся в систематизированном электронном хранении: ретрофонд и уже существующая в электронном виде документация. В настоящее время все чертежи на крупных промышленных производствах создаются в электронном виде, но хранить такую информацию необходимо в единой системе. Хранение отсканированного документа или документа созданного в электронном виде требует повышенных мер безопасности, поскольку, как правило, такая документация может существовать если не в одном, то в двух-трех экземплярах. Создание полноценного централизованного электронного архива решает сразу несколько проблем. Вся необходимая техническая документация поступает на централизованное хранение. Отпадает необходимость хранить часть документации в подразделениях. В тех случаях, когда возникает необходимость обеспечить доступ к наиболее важной информации, к одному документу может одновременно обратиться практически любое число

ВНИИАЭС — крупнейший научный центр, в котором консолидированы результаты труда многих научных коллективов. В связи с этим естественным и целесообразным было придание институту функций по обеспечению централизованного хранения, быстрого доступа и обработке разрабатываемой документации. Основная проблема заключалась в том, что часть необходимой технической документации поступала на хранение в библиотеку и нститута, а часть хранилась в научных подразделениях. При п оступлении запросов на выдачу технической документации, выданная единица хранения становилась недоступной другим сотрудникам в течение определенного времени. В тех случаях, когда возникала необходимость обеспечить безусловный доступ к наиболее важной документации,

пользователей в соответствии с правами доступа уполномоченных специалистов. Это особенно важно при возникновении нештатной ситуации, вызванной, например, некорректной работой вполне определенного устройства. В этом случае сразу нескольким сотрудникам одновременно потребуется обратиться к одной и той же документации. Более того, через короткий промежуток времени им же необходимо будет ознакомиться и с документацией на другие модули, которые непосредственно связаны с этим устройством. Дополнительный ресурс времени, который получит сотрудник, имея гарантированный доступ к нужной информации через несколько секунд, очень трудно переоценить. Это особенно актуально при необходимости принятия решения по выработке рекомендаций в сжатые сроки и на основе максимального объема информации.

Электронные фонды пользования страховых фондов документации Существует Постановление РФ №65 от 18.01.1995 «О создании единого российского страхового фонда документов», а также приказы МЧС России №92 «Об утверждении Плана мероприятий по реализации основных направлений развития страхового фонда документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения человека на период до 2010 г.» и №192 «О страховых фондах страховой документации на объекты повышенного риска и объекты жизнеобеспечения РСЧС (страховые фонды документации ЧС)». Все эти законодательные акты обязывают предприятия создавать страховые фонды документации (СФД) на случай возможных аварий, катаклизмов и т.д. Это обусловлено тем, что документированный информационный ресурс — один из главных источников экономической, военной и политической мощи государства. Согласно Постановлениям Правительства РФ и Приказам МЧС только СФД на микроносителях обладает юридической силой подлинника, так как достоверно воспроизводит

приходилось делать копии документов, либо вводить ограничения на вынос документации из библиотеки или хранилища. Это не всегда удобно для пользователей и приводит к дополнительным расходам. Сейчас во ВНИИАЭС реализован полноценный централизованный электронный архив. Единое централизованное надежное хранилище и с истема управления электронным архивом документов обеспечивают соответствующую защиту и доступность данных. Дополнительный ресурс времени, который получает сотрудник, имея гарантированный доступ к нужной документации через несколько секунд, трудно п ереоценить, особенно в нештатных ситуациях при необходимости принимать решения по выработке рекомендаций в сжатые сроки и на основе максимального объема информации.

информационное содержание б умажных первоисточников. В свое время было принято решение создавать СФД на микроносителях (микрофишах, микропленке), так как на тот момент и на сегодняшний день эта технология считается наиболее отработанной. В соответствии с проведенными экспериментами с этими носителями и с пленкой считается, что микроноситель гарантирует 300 лет хранения. Документация снимается на эти носители, которые читаются с помощью специальных аппаратов. Однако при записи на микроносители отсутствует необходимая оперативность доступа к документам — приходится тратить время на поиск нужного микрофиша или микропленки, поиск необходимого документа, нужной страницы и т.д. Общеизвестно, что фонд пользования на микрографических носителях подвержен порче и уничтожению вследствие различных форсмажорных обстоятельств или естественного физического износа, дорог в хранении, эксплуатации и восстановлении. Подобные затраты неоправданны, так как фонд пользования документацией на микроносителях не обеспечивает оперативного поиска и доступа к информации, долговременного надежного хранения данных. Поэтому создание электронных фондов пользования СФД является важной задачей для хозяйствующих субъектов различных отраслей экономики, эксплуатирующих объекты повышенного риска и систем жизнеобеспечения человека. Поиск документов на микроносителях имеет колоссальный разрыв во времени по сравнению с поиском и получением информации в электронном архиве. Кроме того, информацию с микроносителя неудобно и трудоемко пересылать при возникновении такой потребности — например, на аварийный объект. Таким образом, информационные технологии существенно опережают микроносители, ведь если объект, перенесенный на микрофиши отсканировать, создать ему электронный образ, то поиск необходимой информации происходит чуть ли не мгновенно (не более 5 секунд), и такую информацию можно переслать по любым каналам связи. Наконец, к электронному архиву можно установить онлайн-доступ, с помощью которого специалист из любой точки земного шара может воспользоваться необходимой информацией. Говоря о документах, существующих в бумажной форме, в электронный вид стоит переводить научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские разработки, проектную документацию, эксплуатационную документацию, иными словами, все документы, предназначенные для безаварийной эксплуатации планового обслуживания, ремонтов и предотвращения аварийных ситуаций. Не стоит забывать, что актуальность и последовательность перевода технической документации индивидуальна и зависит от деятельности конкретного предприятия.



Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

Корпоративный поиск: просто, как в web Поиск информации давно уже является одним из основных навыков любого пользователя информационных систем. Едва ли не каждый из нас легко ищет и находит нужные данные в безграничном Интернет-пространстве, однако затрудняется сделать это внутри корпоративной системы. По данным последнего исследования международной ассоциации AIIM, 72% респондентов считают, что отыскать информацию в корпоративных ресурсах сложнее, нежели открытую в Интернете.

IDC в 2010 году обнародовала результаты опроса, согласно которым 62% сотрудников компаний расходуют на поиск необходимых данных не менее двух часов в день, 41% не в состоянии справиться с постоянным увеличением потока информации, а 84% предпочитают сохранять данные на своих рабочих компьютерах. Проблема поиска внутренней информации связана с тем, что на предприятиях подчас установлены многочисленные разнородные IT-системы от различных производителей. Решения, как правило, имеют свои средства поиска, но распространяются они преимущественно только внутри одной системы. Для предприятий энергетики вопрос предоставления сотрудникам возможности быстрого и удобного поиска корпоративной информации тем более актуален в связи с тенденцией к созданию объединенных энергетических компаний. Процессы консолидации, например, электросетевых активов в целях организации эффективной эксплуатации, ремонта, р еконструкции и развития сетей, надежного электроснабжения потребителей, существенно усложняют ИТ-инфраструктуру создаваемого холдинга.

Источники информации

Безопасность Сбор

Обработка

Взаимодействие

Управление и мониторинг Расширяемая архитектура SOA

Рис. 1 за годы работы. Одним из самых мощных, простых и эффективных решений проблемы является внедрение поисковой платформы Экзалид. Важно, что система также позволяет искать документы и данные по разрозненным автоматизированным информационным системам организации без интеграции их между собой.

Еще одна причина, по которой поиск внутренней информации является для сотрудников почти неразрешимой задачей, заключается в том, что для большинства пользователей само слово «поиск» означает привычные возможности, предоставляемые web. Естественно, скорость и навыки, требующиеся для поиска информации в Интернет-системах, трудно сравнить с усилиями и временем, которые тратят работники на поиск внутренних данных.

Экзалид начал широко распространяться с 2000 года. Его создали первопроходцы в разработке поисковых Интернет-систем. И, начиная с 2000 года, эта платформа получила широкое распространение во всем мире, а также признание у весьма авторитетных организаций: World Energy Council (Все мирный энергетический Совет), France’s Atomic Energy Commission (CEA), Sanger Institute, Jaspersoft, PricewaterhouseCoopers, Sanofi-Aventis, Gefco, PSA Peugeot Citroen, ViaMichelin, AFP, CSC (Computer Sciences Corporation), Yellow Pages Group и Министерство Обороны США.

Именно поэтому компании все активнее стремятся к внедрению таких приложений, которые позволяют максимально быстро осуществлять поиск по внутренним и внешним информационным ресурсам. Предприятиям энергетической отрасли для оптимизации работы с информацией необходимо мощное, высокопроизводительное решение для корпоративного поиска, способное обрабатывать гигантские объемы данных — структурированных или неструктурированных, используемых в текущей деятельности и накопленных

По сравнению с другими поисковиками, представленными в России и в мире, Экзалид имеет ряд функциональных преимуществ. Речь идет, прежде всего, о широте поддерживаемых форматов файлов и источников данных. Это действительно интеллектуальная платформа, обеспечивающая поиск данных независимо от их формата (неструктурированные или структурированные) или местонахождения — на рабочих столах пользователей, в локальной сети или в Интернете (см. рис. 1). Наряду с поиском,

Доступ

Пользователи

система реализует автоматизированные технологии динамичной навигации в среде контента с учетом множества аспектов. Экзалид организует инновационное сочетание технологий Интернет-поиска и поиска по базам данных для web-сайтов и внутренних Интранет-ресурсов с высокой нагрузкой. Система совмещает возможности структурированного расширенного поиска, контроля доступа и отчетности (более привычных для «больших» корпоративных систем) с высочайшей производительностью. Экзалид отличается простотой применения и не знает ограничений, то есть обладает свойствами Интернетпоисковиков. Высокая производительность Экзалид с поддержкой кластеризации позволяет индексировать миллиарды документов в режиме реального времени, а также информационную насыщенность сайтов. Экзалид объединяет различный контент и сервисы (содержимое баз данных, webи пользовательский контент, сопоставление данных и функций, смысловой анализ, социальные сети и т. д.), обеспечивая одновременный доступ и к важным, и к предельно содержательным для пользователей функциональным услугам. Внедрение системы обеспечивает новый уровень интеллектуальности и расширяет функции традиционных бизнес-приложений: CRM (управление взаимодействием с клиентами), ERP (планирование ресурсов предприятия), SCM (управление цепочками поставок), BI (бизнес-аналитика) и пр.

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

По сравнению с обычными запросами к содержимому корпоративных СУБД инновационная поисковая технология Экзалид позволяет значительно дешевле, проще и в сотни раз быстрее искать данные. Кроме того, Экзалид осуществляет непосредственно интеллектуальный поиск: удобную поддержку структурированных запросов, поиск информации с учетом специфики иностранных языков, математические операции, многогранную, сверхгибкую навигацию и многое другое. Помимо прочих преимуществ, поисковая платформа позволяет снизить нагрузку на применяемые системы, обеспечивая им «второе дыхание» и снятие необходимости срочной замены бизнес-приложений. Интерфейс системы также прост и понятен любому пользователю (см. рис. 2). В едином текстовом окне сотрудники могут мгновенно находить файлы независимо от места их хранения — на рабочих станциях, на сетевых серверах или в Интернет — одновременно получая и обновляя справки через динамические уточняющие меню. Создание запроса осуществляется на естественном языке с помощью расширенного синтаксиса. Развертывание навигатора поисковой платформы происходит без вторжения в уже установленные и применяемые системы, при этом поиск с использованием возможностей Экзалид объединяет огромный объем разнородных данных

Рис. 2 из бесчисленного количества источников и преобразовывает их в единый прозрачный информационный ресурс. Экзалид идеально подходит как самостоятельному предприятию,

так и крупным холдингам, осуществляющим совместную работу. К примеру, предприятие энергетики, имеющее много дочерних обществ, тесно связанных рабочими процессами, значительно упростит работу с массивами данных и поиск необходимой информации. 

Выставки, конференции, семинары Время проведения

Мероприятие

Участники

30 июня — 1 июля

Управление, хранение и обмен юридически значимыми электронными документами при работе с контрагентами. Электронные документы и счета-фактуры VIII Тверской социально-экономический форум

* 15 сентября

Электронный архив технической документации и ремонтно-эксплуатационных служб

Руководители технических служб, КБ, Служба главного инженера

* 04 октября

Электронный архив кадровой документации

Руководители кадровых служб

18 октября — 21 октября

XI Российский энергетический Форум

—

13 ноября — 16 ноября

FABTECH International & AWS Welding Show 2011

—

* 17 ноября

Создание и развитие электронных архивов предприятий газовой промышленности

* 2 июня

* Участие в мероприятиях бесплатное. Для заблаговременного оформления пропусков просим вас зарегистрироваться, представив ФИО, должность и название организации любым удобным способом: по тел.: +7 (495) 792-31-31 или 8 (800) 700-04-04 (звонок по России бесплатный) по факсу: +7 (499) 251-36-03. По e-mail: seminar@elar.ru.

Руководители финансовых блоков промышленных предприятий и холдингов —

Предприятия газовой промышленности

www.elar.ru

За актуальной информацией о теме, сроках и месте проведения мероприятий следите на сайте Корпорации ЭЛАР

Создание электронных депозитариев первичной бухгалтерской документации в объединенных центрах обслуживания Пример ОАО СУЭК: «Сумма возможного ущерба, которая грозила бы компании за два последних года, в шесть раз больше стоимости владения системой управления электронным архивом в этот период. Теперь компания формирует отчет для налоговой инспекции за три дня. По старой схеме сотрудники потратили бы эти три дня только на поиск документации, а ее еще нужно было бы доставить из подразделений, собрать и сшить...»

Архитектура решения

Преимущества решения

• Более 100 высокопроизводительных

• Избавляет компанию от штрафов

промышленных сканеров • Более 500 клиентских лицензий • Более 1000 пользователей в сети • 8 часовых поясов • Объем 520 ООО листов в месяц • Более 6 миллионов документов в год • Более 4 Тб данных в год

за несвоевременное предоставление налоговой отчетности • Отставание в обработке бухгалтерских документов не более 3-4 часов из-за разницы в часовых поясах • «Разгружает» системы управления предприятием и повышает их производительность • Обеспечивает доступ к документам архива непосредственно из рабочих приложений

Решения корпорации ЭЛАР для промышленных предприятий Автоматизированная система контроля исполнения договоров

Электронный архив документации строительства и реконструкции

Для полноценного контроля всех этапов реализации договора ответственным сотрудникам требуется просмотреть оригиналы документов со всеми реквизитами. Решение обеспечивает успешное управление договорами, способствует повышению эффективности деятельности организации, снижению рисков неплатежей.

Назначение решения в структуре автоматизации деятельности Заказчика строительства заключается в документационном обеспечении руководителей и сотрудников актуальной и полной информацией о ходе строительства, исключении многократного дублирования документов и устранении различий в копиях этих документов.

Электронный архив технической документации

Электронный архив кадрового делопроизводства

Комплексное решение, позволяющее автоматизировать работу подразделений предприятия, использующих в своей повседневной деятельности техническую документацию. Решение систематизирует хранение разнородных документов, осуществляет документационную поддержку работы предприятия, играет определяющую роль в деле сохранения знаний и технологий промышленных предприятий, НИИ, КБ.

Внедрение решения обеспечивает повышение эффективности кадровых бизнес-процессов и работы HRM-систем, оптимизацию работы HR-подразделений компании, существенное сокращение затрат на дорогостоящую аренду площадей под архивы кадровых документов, соблюдение требований законодательства РФ по защите персональных данных.

Корпорация ЭЛАР® 127083, г. Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а

e-mail: office@elar.ru Тел.: Факс:

+7 (495] 792-31-31 +7 (499) 251-36-03

www.elar.ru

8 800 700-04-04 бесплатные звонки из регионов Российской Федерации

Межотраслевое экспертное издание «Э.Док»

Учредитель и издатель: ЗАО «ЭЛАР»

№ 03(03) 2011, подписано в печать 04.05.2011 Распространяется бесплатно. Тираж: 999 экземпляров

Отпечатано в типографии: «ИКМАС», Москва, улица Буракова, д. 27, к. 4

Главный редактор: Павел Плотников

Адрес редакции: 127083, Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а. E-mail: press@elar.ru, тел.: +7 (495) 792-31-31, факс: +7 (499) 251-36-03