Э.Док Межотраслевое экспертное издание by ELAR Corporation

Сп е ц

иа ль

но д л

я арх

Межотраслевое экспертное издание

С пособствовать

развитию информационного общества и инновационных технологий

№02(02)2011

Ежеквартальное

ивис

Обзор законодательства: все запросы и обращения в архивы теперь могут осуществляться, обрабатываться и реализовываться в электронном виде Стр. 4

Электронный документ одерживает победу над бумажным Отсутствие единых форм и классификаторов обязательных реквизитов является основным препятствием для автоматизации процессов делопроизводства в едином ключе Стр. 2

Тонны документов в ожидании оцифровки Уже сейчас в архивах России занимаются оцифровкой поисковых средств документов, описей и индексов, перечней дел, что должно дать возможность не только ускорить поиск, но и сделать его доступным через интернет Стр. 3

та

ЭЛАР АИС Архив

Доступ к оцифрованным документам архивного фонда субъекта РФ осуществляется через центр хранения данных и Интернет-портал (РЦХД), которые представляют собой объединенный информационный ресурс открытого доступа Стр. 6

В центре внимания

Электронный документ одерживает победу над бумажным? Олег Наумов

После выхода в 2009 году 477-го постановления правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», легализовавшего электронные документы, архивисты, делопроизводители и специалисты в области госуправления пытаются ответить на вопрос: возможно ли полностью перейти на безбумажный электронный документооборот? Летом 2010 года были приняты законы «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» № 210-ФЗ и «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации…» № 227ФЗ. Эти документы регулируют процессы оказания государственных услуг, в том числе и в электронном виде, и существенно влияют на делопроизводство и документооборот в органах власти налагая на ведомства жесткие требования. На основании этой законодательной платформы ведомствам было поручено «подтянуться» к системе МЭДО — системе Межведомственного электронного документооборота, которая активно внедрялась с 2009 года. Важным шагом в данном направлении стало Распоряжение от 12 февраля 2011 г. № 176-Р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», которое вносит существенные коррективы в электронный документооборот уже в текущем году. По словам заместителя руководителя федерального архивного агентства Олега Наумова, новый нормативно-правовой акт конкретизирует «направление главного удара», определяя первоочередной сектор внедрения электронного документооборота. «Когда утвердили постановление № 477, сразу возник вопрос, а какие документы должны создаваться и использоваться в бумажной, в электронной или одновременно и в той и в другой форме? Дело в том, что в распоряжении № 176 появились слова, которые четко определили сектор распространения внедрения безбумажного документооборота. Речь идет исключительно об организации внутренней деятельности ведомств», — разъясняет Олег Наумов. При переходе на межведомственный электронный документооборот возник ряд трудностей. Речь идет, в частности, о разнообразии систем электронного документооборота, о разнообразии форматов электронных документов как входящих извне, так и создаваемых и обрабатываемых внутри системы электронного документооборота. Отсутствие единых форм и классификаторов является существенным препятствием для автоматизации процессов делопроизводства в едином ключе. Следует, правда, отметить, что в прошлом году по заказу Службы связи и информации ФСО России ВНИИДАД подготовил три классификатора (в том числе и видов документов) необходимых для нормального функционирования МЭДО. Однако надо еще разработать комплекс инструментальных средств ведения этих классификаторов и обеспечить их ведение и регулярную актуализацию. «Ежегодный мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти свидетельствует о тенденции не только абсолютно-

го роста объема документов, образующихся в министерствах и ведомствах, но и об увеличении темпов этого роста», — комментирует ситуацию Олег Наумов. Очевидно, что с ростом общего документационного массива, увеличиваются и затраты на его содержание. В утвержденных 477-м постановлением «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» предусматривается хранение электронных документов в ведомственных архивах «в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе» и последующее их уничтожение по истечении этих сроков. Распоряжение № 176 предполагает реализацию ряда мер, направленных на дальнейшую «легализацию» электронных документов. Во-первых, Росархиву поручается внести в вышеназванные «Правила делопроизводства» необходимые изменения и дополнения, основанные на конкретном опыте внедрения систем электронного документооборота. Во-вторых, поручается разработка рекомендаций по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться исключительно в электронном виде, а федеральным органам исполнительной власти надлежит разработать такие перечни. Опыт организации внутри межведомственного электронного документооборота и подготовка перечней документов, создаваемых в бумажном, в электронном или в обоих видах показывает, что пока в электронном виде создаются только документы временных сроков хранения, которые не подлежат передаче на государственное хранение. Но это пока. А что будет завтра? Эксперты также утверждают, что функция постоянного контроля внутреннего документооборота сейчас не возложена ни на один исполнительный орган. «В ходе реформирования административного управления функция контроля над делопроизводством была исключена из сферы госуправления, — рассказывает Олег Наумов. — Росархив, став агентством в ведении Министерства культуры, не имеет права выполнять контрольные функции. Сейчас готовятся предложения по передаче ряда полномочий от Министерства культуры Федеральному Архивному агентству с одной стороны и с другой стороны наделение Росархива теми функциями, которыми он располагали ранее». Существует также проблема двойственности оригиналов документа. Если создается один и тот же документ в бумажном и электронном виде, то возникает вопрос — какой из них следует считать подлинным? Предполагается, что подлинность электронного документа подтверждается электронноцифровой подписью. Но пока полномочия удостоверяющих центров не распространяются на внутриведомственные структуры, а система контроля подлинности ЭЦП не отвечает требованиям работы с архивами. В частности, закон говорит, что подлинность ЭЦП устанавливается на 1 год (максимум на 2 в порядке исключения), но, как известно, в архив большинство документов сдается на более длительный срок. Для ежегодной перепроверки ЭЦП необходимо использовать систему, позволяющую выполнять эту процедуру автоматизировано и в максимально короткие сроки. Сейчас уже разработана система пакетного подписания ЭЦП, которая позволяет осуществить процедуру перепроверки подлинности ЭЦП мгновенно. В настоящее время прослеживается тенденция существенного сокращения сроков хранения бумажных копий документов, поскольку при наличии юридически значимой копия документа в электронном виде, необходимости в хранении копии бумажной не будет. Минимизация бумажных копий в архивах приведет к сокращению затрат на их содержание. При условии совместимости систем возможно также создание центра хранения электронных документов: подключение ведомств из любого архивного учреждения или через портал Росархива к таким центрам хранения поможет снизить возможность утери документа, его порчи, а также упростит процесс передачи документов в архив.



В центре внимания

Тонны документов в ожидании оцифровки Государственные учреждения и организации в ближайшее время должны научиться взаимодействовать с гражданами и юридическими лицами в электронном формате. Этого требует законодательство, которое гарантирует россиянам права на доступ к информации и получение электронных госуслуг. Построение информационного общества, активно форсируемое руководством страны, повлекло не только внесение существенных изменений в законодательную базу, но и трансформацию принципов работы государственных учреждений. Суды, библиотеки, социальные службы, таможенные органы, архивы должны отвечать на запросы граждан и оказывать госуслуги в электронном виде. Россияне отныне имеют право запрашивать и получать официальные сведения и необходимые документы не простаивая в очередях, а сидя дома у своего компьютера. В частности, 1 января aa Павел Плотников, 2011 года вступили в силу изменения Директор по маркетингу в Федеральный закон от 22 октября Корпорации ЭЛАР 2004 года № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1. Среди положений — требование к архивным учреждениям предоставлять копии и (или) подлинники архивных документов, в том числе в электронном виде. Огромный объем востребованных гражданами и организациями сведений хранится в государственных архивах. Историки не зря называют этот информационный ресурс стратегическим: он является едва ли не самым мощным в мире. Помимо федеральных и государственных архивов субъектов федерации, хранящих сотни миллионов дел, в каждом из которых могут быть десятки и сотни страниц, есть еще 2500 муниципальных архивов в городах и поселках. С запросами о подтверждении трудового стажа, службы в вооруженных силах и участии в боевых действиях, о подтверждении образования, записей актов гражданского состояния, о репрессиях и реабилитации, в т.ч. нацистских преследованиях, за генеалогической информацией россияне обращаются именно в архивные учреждения. Свобода доступа к этим данным — острейшая проблема для пользователей, а важнейшей задачей архивов является обеспечение этого доступа, в т.ч. в связи с требованием законодательства оказывать услуги в электронном виде. Большая часть архивного ресурса существует в виде тонн бумажных документов, что является главным препятствием на пути решения этой задачи. Однако переводить в электронный вид значительные объемы бумажных документов сегодня позволяют технологии промышленного сканирования. Так, в ходе проекта «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» (www.podvig-naroda.ru), инициированного Министерством обороны, будут переведены в электронный вид и станут доступны более 200 тысяч архивных дел, общий объем которых — около 100 миллионов листов, а вес — почти 400 тонн. Уникальный ресурс открытого доступа наполняется всеми имеющимися в военных архивах документами о ходе и итогах основных боевых операций, подвигах и наградах — приказами, донесениями, директивами, докладами, планами операций, картами, схемами и другими данными. Полностью работы завершатся в 2012 году. Еще одним примером того, как архивные документы становятся электронным информационным ресурсом, стал проект, реализующийся в Тюменской области. Этот регион стал первым субъектом Российской Федерации, в котором создали единый ресурс и систему управления архивным делом («электронный архив») на базе органа управления и государственных архивов области. В Тюменской области только на вечном хранении в государственных архивах находится около 1,5 млн документов (порядка 35 млн листов) за период с 1604 по 1998 гг. Очевидно, что архивные документы представляют собой неоспоримую социально-правовую, историческую и культурную ценность, и в процессе реализации проекта 1 Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Центр оцифровки

ровку

На оциф

в Тюменской области, как и «Подвига народа», обеспечивается бережное отношение к оригиналам. Помимо обеспечения безопасности при переводе больших объемов документов в электронный вид государственным архивам предстоит решить задачу эффективного применения вновь созданных информационных ресурсов. Это особенно актуально с точки зрения подготовки ответов на запросы граждан и организаций. Необходимо переводить внушительные массивы рукописных текстов в машиночитаемый формат. Однако сделать машиночитаемым весь архивный фонд было бы невозможно — на это ушли бы десятилетия, поэтому активно применяется технология, позволяющая искать отсканированные документы по индексным полям. Кроме того, уже сейчас в архивах России занимаются оцифровкой поисковых средств документов, описей и индексов, перечней дел, что должно дать возможность не только ускорить поиск, но и сделать его доступным через интернет. Так, специалисты архивной службы Тюменской области в настоящее время могут предоставлять в электронном виде сведения о составе и содержании, местах хранения документов Архивного фонда, оказывать гражданам государственные услуги в электронном виде. Построенная в регионе единая автоматизированная система позволила сократить время поиска необходимых документов, обеспечить надежное долговременное хранение информационных ресурсов региона и оперативное пополнение новыми документами. Система «Электронный архив Тюменской области» сегодня является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в сфере автоматизации предоставления государственных услуг организациям и населению. Таким образом, перед архивами стоит несколько масштабных задач: перевести в электронный вид большие объемы документов в короткие сроки, гарантировать безопасность оригиналов, распознать содержание старых и ветхих документов, переведя их в машиночитаемый формат. Опыт уже созданных на базе архивных документов информационных ресурсов свидетельствует, что для этого необходимо использовать индустриальный инструментарий: парк промышленного сканирующего оборудования, специальное программное обеспечение и технологии. Кроме того, сложностью реализации таких проектов является необходимость привлечения ручного труда. Именно с его помощью «считывается» информация с ветхих документов. Качество же введения индексных данных должно проверяться многоуровневой системой контроля, поскольку ошибки в поисковых индексах означают, что ресурс не будет функционировать. Архивы, как и другие государственные учреждения сегодня остро нуждаются в сотрудничестве с крупными промышленными холдингами, у которых есть соответствующее оборудование, ноу-хау, технологии, отточенные годами работы, и большой штат сотрудников. При создании крупного электронного информационного ресурса госорганам следует ориентироваться на опыт таких компаний в реализации масштабных проектов. 

Информационные технологии на службе отрасли

Обзор законодательства

Ф едеральный закон № 210-ФЗ от 27.07.2010 г.

Об организации и предоставлении государственных муниципальных услуг Закон закрепляет право граждан и бизнеса получать государственные услуги, вводит понятия «государственной услуги», «муниципальной услуги», «заявителя», «административного регламента», «многофункционального центра» В законе также определены требования к организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде

Ф едеральный

закон

№ 227-ФЗ

от

Распоряжение П равительства РФ № 1993-Р от 17.09.2010 г.

Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг Этот документ определяет перечень первоочередных услуг, которые федеральным и региональным органам власти необходимо предоставлять. Помимо этого, он определяет план перехода: 1. предоставление информации о госуслуге; 2. возможность подачи заявления в электронном виде; 3. возможность отслеживания этапов и фаз исполнения заявки о госуслуге;

4. электронное взаимодействие между ведомствами в предоставлении госуслуг; 5. обеспечение возможности получения результата в электронном виде. В документе для каждой из первоочередных услуг определено, какой из этапов является финальным, потому как по некоторым услугам невозможно предоставить в электронном виде результат, например, получение водительского удостоверения.

27.07.2010 г.

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации Статья 20 ФЗ № 227

Статья 22 ФЗ № 227

Вносит изменения в ФЗ № 125 «Об архивном деле»

Внесены изменения в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В частности, обновлено само понятие электронного документа, которое существовало в РФ с 2006 года. Если раньше электронным документом считалось электронное с ообщение, то теперь им называется «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человека с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационным телекоммуникационным сетям и для обработки в информационных системах»

В разделе, который касается архивных документов описано, что теперь доступ к ним обеспечивается: 1. путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа; 2. путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых документов, в том числе в форме электронных документов; 3. путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования. Все запросы и обращения в архивы теперь могут осуществляться, обрабатываться и реализовываться (получать ответы) в электронном виде. Понятие «копии архивного документа» отныне определено тем, что они могут быть и в форме электронного документа, то есть в электронном виде. Изменения в закон «Об архивном деле» обязывает всю инфраструктуру архивов — государственных, федеральных и региональных на первом

этапе срочно реализовать в электронной форме нормативно-справочный аппарат, то есть перевести в электронный вид, создать электронные описи, создать поисковую систему, чтобы доступ к архивным документам мог осуществляться дистанционно, виртуально через информационные телекоммуникационные сети. То есть система должна быть создана таким образом, чтобы гражданин, использовав ее, смог получить информацию о наличии или отсутствии какого-то конкретного документа в архиве, не выходя из дома, через Интернет или в виртуальном читальном зале, или в электронном читальном зале. Второй этап развития этого направления связан с переводом наиболее востребованных архивных фондов в электронный вид и организацией доступа уже непосредственно к документам через ранее созданную поисковую систему. Это существенно повысит оперативность реагирования архивов на запросы. Подобные системы уже работают, например, в государственных архивах Тюменской области и в рамках проекта «Поколения Пермского края».

Статья 27 ФЗ № 227 Является стимулом для развития государственных информационных систем и накладывает определенные требования на операторов ГИС. Оператором ГИС может выступать и федеральное ведомство, и региональный орган Если предусмотрено представление заявителем информации и документов, которые уже находятся в государственных органах, то указанные органы не вправе требовать от заявителя представления документов и информации. Жесткий законодательный тезис, по сути дела, обязывает госорга-

ны, которые предоставляют госуслуги, хранить и систематизировать для быстрого нахождения у себя все необходимые данные, информацию и документы, а с другой стороны, иметь возможность запросить эти данные. Это влечет за собой переосмысление информационной инфраструктуры госорганов.

Кроме того, предпринята попытка приравнять электронный документ к бумажному с точки зрения его юридической значимости: «электронный документ — это электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной ручной подписью». Иными словами, достигнута легализация электронного документа. Изменения в федеральном законе ФЗ № 149 предусматри-

вают понятие государственной информационной системы — ГИС. Информация, содержащаяся в ГИС, является официальной, и государственные органы обязаны обеспечить ее достоверность и актуальность, а также доступ к ней. Таким образом, информация, которая содержится в государственных информационных системах (к примеру, база Росреестра, база данных паспортно-визовой службы ФМС и т.п.) может не иметь бумажного прототипа документа вообще.

Статья 25 ФЗ № 227 Вносит изменения в закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля». Теперь взаимодействие органов контроля при проведении проверок с проверяющимися организациями может осуществляться в электронной форме. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе при запросе каких-то документов в ходе проверок представить их в форме электронных документов. Это позволит значительно упростить процесс при проверках разными организациями, даст возможность не загружать сотрудников непродуктивным, не связанным с бизнесом трудом Но все это реализуемо только в случае, если вся информация, которая есть у организации (первичная бухгалтерская документация, сопроводительные документы на грузы, сертификаты, аттестаты, нормативные документы для этой организации и т.п.), существует уже в электронном виде. То есть в процессе своей деятельности организация при внутреннем и внеш-

нем документообороте использует только электронные документы: предоставляет в разрешительные органы электронные пакеты документов на получение лицензий и разрешений, заключает с контрагентами договоры и контракты с учетом обязательного электронного обмена финансовыми и техническими документами, предоставляет в электронном виде налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Информационные технологии на службе отрасли

Обзор законодательства Постановление № 697

от

08.09.2010 г.

О единой системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) Утверждает положение о СМЭВ. Основным и единственным безконкурсным исполнителем и оператором этой системы определен ОАО «Ростелеком». Система призвана реализовать инфраструктуру, которая обеспечит регламентированное взаимодействие федеральных и региональных органов исполнительной власти между собой, гражданами и бизнесом через единый федеральный портал государственных услуг — Госуслуги.ру Система как таковая на данный момент реализована, но ответственность за актуальность и аутен тичность информации, которая содержится в госинформсистемах, подключенных к СМЭВ, попрежнему остается возложенной на операторов, то есть на региональные и федеральные органы исполнительной власти, которые оперируют этими системами и наполняют их. Обязательными к подключению к системе взаимодействия являются федеральные госинформсистемы, региональные системы межведомственного электронного взаимодействия, которые сейчас создаются в субъектах РФ, и отдельные информационные системы иных органов и организаций,

которые участвуют в предоставлении госуслуг. Приказом Минкомсвязи от 29.12.2010 «Об утверждении технических требований к взаимодействию информационных систем СМЭВ» сняты все препятствия, в том числе, и на пути подключений уже существующих систем к СМЭВ. Кроме того, упрощается с точки зрения совместимости со СМЭВ разработка новых информационных систем. Отдельно следует отметить, что на конец 2010 года между «Ростелекомом» и субъектами Федерации, региональными администрациями заключены договоры на создание региональных сегментов системы межведомственного электронного взаимодействия (более 46% регионов).

Распоряжение П равительства РФ № 1815-Р от 20.10.2010 г.

О государственной программе «Информационное общество» (2011-2020 годы) Все мероприятия программы разбиты на 6 блоков, которые полностью отражают действия государства по созданию информационного общества: 1. базовая инфраструктура — речь идет об инфраструктурных проектах, связанных с информатизацией всех сфер жизнедеятельности; 2. обеспечение безопасности в информационном обществе связано и с нормами авторского права, и с электронными картами идентификации в информационном пространстве; 3. повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса — напрямую относятся к развитию предоставления государственных и муниципальных услуг; 4. развитие российского рынка информационных и телекоммуникационных технологий — речь идет об обеспечении перехода к цифровой экономике; 5. электронное государство и повышение эффективности государственного управления; 6. цифровой контент и культурное наследие. Здесь законодатель говорит, что в рамках этой подзадачи необходимо обеспечить сохранность объектов куль-

турного наследия одновременно с увеличением проникновения объектов науки и искусства в повседневную жизнь граждан за счет оцифровки данных, развития средств обработки, предоставления удаленного доступа к цифровому контенту и развития средств обработки цифрового контента. Речь идет, во-первых, о виртуальных музеях и библиотеках. А с учетом определенных ограничений, связанных с авторскими правами, это как минимум электронные каталоги библиотек. Во-вторых, о формировании электронных музейных коллекций с возможностью их просмотра через Интернет; создании как локальных электронных ресурсов (например, музейных, библиотечных), так и глобальных (виртуальных выставок и пр.). Если сейчас такие работы ведутся в регионах разрозненно, отдельными учреждениями культуры, то на данном этапе целесообразно создание порталов, как минимум объединяющих весь регион, чтобы обеспечить то самое «проникновение объектов культуры и науки в повседневную жизнь граждан», обозначенное в программе «Информационное общество».

«Электронное правительство»

Нормативно-правовые акты

Концепция и технологии предоставления госуслуг

477-П

210-ФЗ

Создание законодательных предпосылок

176-Р

227-ФЗ

Электронное взаимодействие

149-ФЗ

План мероприятий

125-ФЗ

697-П

1993-Р

Соглашения с регионами

152-ФЗ

Методология и технические решения

Распоряжение правительства РФ № 1433-Р от 02.09.2010 г.

Об утверждении плана мероприятий, необходимых для реализации Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг Документом определен набор нормативно-правовых актов, которые необходимо разработать и принять в ближайшее время, в частности и преимущественно — это поручения Минэкономразвития, Минкомсвязи и другим федеральным органам, которые задействованы в предоставлении госуслуг, а также поручения органам власти субъектов РФ В плане обозначены 66 пунктов на перспективу до конца 2011 года. Сегодня можно говорить о соблюдении этого плана и существенном укреплении нормативной базы для построения информационного общества и создания электронного правительства. Речь идет, в частности, о документах, которые регламентируют ис-

Ф едеральный

закон

пользование универсальной электронной карты, по сути дела, электронного паспорта гражданина РФ. На текущий момент все нормативные акты уже готовы, с середины 2011 года карты уже начнут выдавать по заявлениям граждан, а с 1 января 2012 года их будут вводить как паспорта.

№ 229

О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ

от

27.07.2010 г.

Закон значительно упрощает взаимодействие между налогоплательщиками и налоговыми органами. В документе по аналогии с ФЗ-227 определено, что налогоплательщик имеет право передавать и получать из налоговых органов отчетность и информацию в электронном виде Что качается передачи в инспекцию бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде, то такая практика уже существует (закреплено Налоговым кодексом — организации, имеющие свыше 100 сотрудников обязаны подавать отчетность в электронном виде). Новация закона заключается в том, что документы, которые должны передаваться в налоговые органы по запросам в рамках встречных проверок (что происходит гораздо чаще и объем этих документов может быть гораздо больше) также могут передаваться в электронном виде.

Появилась возможность передавать в электронном виде теперь и пакеты документов, которые мотивируют возмещение налога на добавленную стоимость, а именно счета-фактуры. Однако реализуется это только в том случае, если счетфактура получен от контрагента также в электронном виде. То есть, если документ в электронном виде существовал изначально. Чтобы дать возможность государственным органам предоставлять госуслуги в электронном виде, были предприняты еще несколько законодательных инициатив.

Информационные технологии на службе отрасли

Архивы

Автоматизация работы госархивов: оптимальное решение Дмитрий Щербачев

Для построения информационного общества и реализации идеи «электронного правительства » в России в 2010 году были разработаны и приняты ряд федеральных законов, регулирующих процесс оказания государственных услуг в электронном виде. Едва ли не в большей степени, по сравнению с другими сферами госуправления, законода тельные изменения коснутся российских архи вов, ведь именно они являются основными хранителями накопленной обществом инфор мации. В частности, Федеральным законом № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» диктуется необходимость оказания государственных услуг в электронном виде в т.ч. и для архивных учреждений. Принятый одновременно Федеральный закон № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» внес нововведения и в закон «Об архивном деле». Данный нормативный акт обязывает архивные учреждения принимать запросы от граждан и предписывает им необходимость обеспечения доступа к архивным документам посредством предоставления пользователю справочно-поисковых средств. Кроме того, теперь учреждения должны содействовать в получении гражданами подлинников и копий документов, в т.ч. электронных, путем дистанционного обращения к архивным документам. Запросы также могут быть направлены в электронном виде. Иными словами, государственные архивы должны предоставлять доступ к созданным электронным фондам пользования. Для реализации государственной политики в области архивного дела корпорация ЭЛАР выработала три основных направления в сфере формирования решений для госархивов. Во-первых, наполнение научно-справочного аппарата, предоставление минимума электронной информации, которая позволяет полноценно оперировать данными, накопившимися за все время существования архивного фонда. Во-вторых, создание электронных фондов пользования, то есть оцифровка наиболее востребованных материалов архива, которые необходимы юридическим лицам, государственным учреждениям, а также гражданам РФ при удовлетворении их гражданско-правовых запросов, подтверждении социального статуса, установлении генеалогии и т. д. В-третьих, электронным фондом пользования необходимо управлять, разграничивать к нему доступ, делать возможным пользование им не только из читального зала архива, но и через сеть Интернет. Соответственно нужно решать проблему разработки систем управления электронными архивами. Проработка этих трех направлений, по сути, обеспечивает полный комплекс услуг и решений для государственных архивов. Чтобы сформировать комплексную систему автоматизации архивов, при которой разбросанная по профильным архивам или разрозненная

территориально информация может стать дос тупной, необходимо объединять в единый комплекс все системы управления. Если действовать в рамках запросов по темам госуслуг, предоставление которых возложено на государственные архивные учреждения, следует интегрировать эту систему с порталом государственных услуг. Область применения возможностей системы управления архивным делом cубъекта РФ достаточно широка. С ее помощью можно проводить анализ состояния архивной деятельности источников комплектования, осуществлять сквозной контроль деятельности архивных учреждений, организовать формирование Архивного фонда региона. Кроме того, система позволяет информировать органы власти, организации и граждан о составе и содержании документов Архивного фонда, а также проводить единую государственную политику в области организации учета, хранения, комплектования и использования архивных документов на территории субъекта РФ. Обеспечение доступа к оцифрованным документам архивного фонда субъекта РФ осуществляется через региональный центр хранения данных и Интернет-портал (РЦХД), которые представляют собой объединенный информационный ресурс открытого доступа государственных архивов региона. Через него устанавливается взаимодействие с органами власти в части предоставления индикативных показателей, на правлений и результатов деятельности архивной службы. А получение информации об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы содержится на интернет-портале архивной службы субъекта РФ. На страницах этого же портала можно ознакомиться с региональной законодательной базой в области архивного дела, подать запрос в архивное учреждение, получить доступ к электронному научно-справочному аппарату, произвести поиск и заказ документов в электронном виде, а также получить сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями. Использование архивного электронного информационного ресурса дает учреждению ряд преимуществ. Так, граждане и организации получают возможность реализовать свое право на получение информации. Архивисты, в свою очередь, могут в течение считанных секунд осуществить поиск архивной информации в централизованной базе данных. Также они могут больше не беспокоиться за сохранность оригиналов документов, поскольку доступ к ним значительно ограничивается. В результате внедрения автоматизированной информационной системы «Управление архивным делом» (АИС УАД) удается объединить локальные данные органа управления и государственных архивных учреждений региона в единую корпоративную базу данных, взаимодействующую с системой электронного документооборота правительства субъекта РФ, используя существующую сетевую инфраструктуру органа государственной власти.

Региональные, муниципальные и даже федеральные архивы, которые территориально разобщены, нужно интегрировать не только с порталом госуслуг, но и с системами межведомственного электронного взаимодействия. Такое решение актуально для ведомств, обращающихся за информацией в архивный фонд с целью предоставления электронной госуслуги. В рамках отдельного региона необходимым решением может стать единая система Электронного архива, которая разработана и успешно применяется корпорацией ЭЛАР. Структурная схема решения предусматривает создание типового комплекса хранения фондов, переведенных в электронный вид, интеграцию с программным комплексом «Архивный фонд-4», являющийся на сегодняшний день стандартом для архивных учреждений, а также интеграцию всех этих комплексов через сеть Интернет с порталом администрации региона. Типовой комплекс архивного учреждения представляет собой хранилище, в котором собраны электронные фонды. А комплекс интеграции обеспечивает доступ к этим фондам как через читальный зал, так и через сеть Интернет. Оцифровка больших массивов бумажных документов осуществляется методом залпового ввода. Во время этого процесса наиболее важным аспектом является условие выполнения всех работ «под ключ». Отсканированные документы будут представлять собой не просто набор электронных образов, но станут автоматизированным информационным электронным ресурсом, отвечающим всем требованиям современной организации по части документооборота, предоставления доступа и структурированном на основании научно-справочного аппарата (НСА). Поскольку перевозить бумажные фонды крайне затратно, все работы можно проводить на территории архива в специально созданных центрах «на местах», где помимо этапов основных работ по оцифровке можно проводить и постоянное обновление базы новыми поступлениями. Следуя требованиям законодательства к системам хранения архивных ЭИР, комплекс обеспечивает хранение информации в течение не менее 75 лет в неизмененном виде, гарантируя защиту персональных данных. Он открыт для интеграции с региональными порталами и любыми другими информационными системами межведомственного информационного взаимодействия. Корпорация ЭЛАР предлагает платформу ЭЛАР САПЕРИОН, сертифицированную в соответствии с требованиями ФСТЭК России по НДВ‑4. Система обеспечивает хранение информации в защищенном формате, позволяет скрывать части документа «черными маркерами», а также регламентирует доступ к документам. Кроме того, она может быть интегрированной с прикладными системами и СЭД, установленными в организации. 

Информационные технологии на службе отрасли

Учреждения культуры

Электронная Тюменская область Денис Архангельский

Тюменская область была первым субъектом Российской Федерации, который начал осуществлять уникальный проект по созданию единого информационного ресурса и системы управления архивным делом («электронного архива») на базе органа управления и государственных архивов области. Как известно, в региональных государственных, муниципальных, ведомственных архивах накоплены огромные фонды документов на традиционных бумажных носителях и микрофишах, представляющие практический и историко-культурный интерес. Обслуживание таких архивных фондов обходится дорого, традиционные технологии работы с бумажными документами уже не отвечают требованиям времени. Чтобы оптимизировать финансовые затраты, создать систему информационной поддержки деятельности органов власти и, наконец, реализовать права граждан на доступ к информации Управление по делам архивов Тюменской области пришло к решению автоматизировать работу с архивными документами. На этапе подготовки технического задания было проведено комплексное обследование объектов автоматизации и экспертиза документных массивов. Следующим этапом работы стало создание электронного информационного ресурса. На тер-

ритории Государственного архива Тюменской области и Государственного архива в г. Тобольске были организованы специальные участки сканирования. Отсканированные образы документов были обработаны с использованием специальной промышленной технологии — ретроконверсии, когда осуществляется перевод полученных после сканирования данных с графических образов документов в текстовый формат для заполнения поисковых карточек документов. Эта информация загружается в систему электронного архива, позволяя существенно сократить время поиска необходимых документов, объединить информационные ресурсы разных архивов. Для надежного хранения фонда пользования на электронных носителях была выбрана система САПЕРИОН. Система обеспечивает надеж-

ное систематизированное хранение, учет и защиту электронных документов, оперативный доступ пользователей к электронным копиям документов как сотрудников архивов и посетителей читальных залов, так и пользователей Интернет-портала. Созданная система «Электронный архив Тюмен ской области» на сегодняшний день является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в области автоматизации предоставления государственных услуг организациям и населению. Завершение проекта существенно повысит качество и оперативность предоставления государственных услуг организациям и гражданам, а также на практике обеспечит условия для равного доступа граждан к информации. 

Выставки, конференции, семинары Время проведения

Мероприятие

Организатор

Участники

25 февраля - 25 марта

«300 лет Сенату»

РГИА

РГАДА

8 апреля - 15 мая

«Дорогой Гагарина. Достижения отечественной пилотируемой космонавтики». К 50-летию первого полета человека в космос. «Благотворительность в России. XVIII - XIX вв.»

РГАНТД

Филиал РГАНТД, РГАНИ, ГАРФ, РГАКФД, РГАЭ, Архив Президента РФ

РГИА

ГАРФ

Выставка, посвященная 1000-летию единения мордовского народа с народами Российского государства. Научно-практический семинар «Документационное обеспечение государственных услуг»

РГАДА

Республиканская архивная служба Республики Мордовия, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД

ЭЛАР

Специалисты Министерства экономического развития, Руководители МФЦ, Руководители департаментов федеральных ведомств, предоставляющих основные государственные услуги

—

28 апреля - 31 мая 31 мая - 30 июня * 8 сентября

27 сентября - 30 октября

Выставка, посвященная 50-летию создания РГАЭ

РГАЭ

28 сентября - 21 октября

«Опыт плена Первой мировой войны»

РГВИА

Австрийский культурный форум в г. Москве, Универсальный музей Йоаннеум

* 4 октября

Научно-практический семинар «Оптимизация деятельности кадровой службы ведомства» Научно-практический семинар «Электроный архив регистрационных дел и истребованных документов»

ЭЛАР

Руководители кадровых служб федеральных ведомств

ЭЛАР

Руководители функциональных и профильных подразделений Федеральной налоговой службы, Росреестра, Пенсионного фонда России

Выставка, посвященная 300-летию со дня рождения М.В. Ломоносова с народами Российского государства. Научно-практический семинар «Концепция управления документальными фондами ведомства»

РГАДА

Архив РАН, ГИМ, ГНИМ им. А.В. Щусева

ЭЛАР

Управляющие делами федеральных ведомств, Главы аппаратов правительств субъектов РФ

* 11 октября 17 ноября - 18 декабря * 25 ноября

* Участие в мероприятиях бесплатное. Для заблаговременного оформления пропусков просим вас зарегистрироваться, представив ФИО, должность и название организации любым удобным способом: по тел.: +7 (495) 792-31-31 или 8 (800) 700-04-04 (звонок по России бесплатный) по факсу: +7 (499) 251-36-03 по e-mail: seminar@elar.ru.

www.elar.ru

За актуальной информацией о теме, сроках и месте проведения мероприятий следите на сайте Корпорации ЭЛАР

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

Без бумажки ты — букашка

или Какова она — «идеальная» госуслуга Сколько бумажек скапливается у человека на протяжении жизни! Родился — получи свидетельство о рождении… Детский сад, школа, вуз, работа. Справка оттуда, справка отсюда, затем справки о том, что не был, не привлекался, не участвовал (или наоборот — активно участвовал), свидетельство о браке, о перемене фамилии. Квартиру приватизировал? Купил? Где свидетельство о праве собственности? И не дай Бог потерять какую-нибудь бумажку! Или, получив документ, выбросить предшествующие его получению справки, сочтя их ненужными.

Вспомним нашумевшую историю с практикой изъятия российских паспортов у бывших граждан СССР, переселившихся в Российскую Федерацию из стран СНГ, которая началась несколько лет aa Сергей Хахамов назад. Кратко напомню суть. Представьте, люди с начала 90-х годов живут в России, многие работали в государственных учреждениях, платили налоги, внутренние паспорта СССР поменяли в конце 90-х или начале 2000-х на паспорта в РФ, успешно пройдя проверку на принадлежность к гражданству. Дети пошли в школу и закончили ее в России (получили аттестаты), отслужили в армии, иногда — в «горячих точках», получили ранения, не дай Бог — инвалидность, члены семьи неоднократно получали загранпаспорта (после всех положенных проверок спецслужбами и прокуратурой). И вдруг — бац! — паспорта выданы необоснованно, подлежат изъятию! Потому что нет документального подтверждения принадлежности к российскому гражданству. А ведь изъятие органами ФМС России паспорта гражданина Российской Федерации у переселившегося на постоянное жительство на родину соотечественника не позволяет ему реализовать права, данные каждому от рождения и гарантированные конституцией: ни на работу устроиться, ни брак зарегистрировать, ни билет купить, ни деньги с банковского счета снять или совершать другие банковские операции. Человек лишается гарантий медицинского и иных видов социального обеспечения. Складывалась абсурдная ситуация: лишенный российского паспорта соотечественник парадоксальным образом оказывался в существенно менее благоприятном положении, чем иностранные граждане или лица без гражданства, которые проживают в России легально по своему национальному паспорту или виду на жительство. «Можете жаловаться, это ваше право». А как и на что жить в период рассмотрения жалобы? Казалось бы, чего проще: по крайней мере о тех, кто получил паспорт гражданина Российской Федерации до переезда в Россию в российском консульском учреждении в «государстве исхода» есть информация в консульском департаменте МИД или в архиве. Однако не секрет, что база данных КД МИД России велась не всегда и не везде качественно, по крайней мере у людей причастных это не вызывает сомнений. Расплачиваться же за халатность должностных лиц приходится простым людям. В 2009 году Генпрокуратура признала неправомерной практику изъятия паспортов, ФМС от-

реагировала — если не подтверждается гражданство, то паспорт не изымается. Казалось бы — счастливый финал? Однако действия президента, Генпрокуратуры, Уполномоченного по правам человека в России и Государственной Думы не привели к возвращению паспортов тем, у кого они уже изъяты. Теперь паспорта не изымают, но они внесены в базу данных ФМС как недействительные, и воспользоваться ими все равно невозможно. Хотя жизнь «лишенцев» облегчена, и процедура обретения гражданства должна ускориться. Но главное — это означает, что фактически чиновники из ФМС заставляют наших соотечественников принимать гражданство России дважды! Не верите? Обратимся к сайту www.gosuslugi. ru. В «Административном регламенте исполнения Федеральной миграционной службой государственной функции по осуществлению полномочий в сфере реализации законодательства о гражданстве Российской Федерации» по прежнему указано: «Заявитель обеспечивает СБОР НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ И СВЕДЕНИЙ, конкретизированных должностным лицом, подготовку необходимых копий документов». Почему переселенец сам должен обращаться в Генеральное консульство Российской Федерации в г. Алма-Ата, Тбилиси, Ташкенте, Кишиневе, Ашхабаде (город подставьте сами) с просьбой предоставить сведения о приобретении гражданства Российской Федерации? А вот почему. Во-первых, подразделениями ФМС России сегодня фактически прекращена практика направления запросов о подтверждении российского гражданства в Консульский департамент МИД России и в загранпредставительства по месту приобретения соотечественниками российского гражданства. Во-вторых, может оказаться, что в базе данных КД МИД России сведения о приобретении гражданства Российской Федерации отсутствуют. Может быть вступление в силу с 1 июля 2011 года Статьи 27 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» изменит ситуацию? То есть представления информации и документов, которые в соответствии с нормативными правовыми актами уже находятся в государственных органах, организациях, указанные органы, предоставляющие государственные или муниципальные услуги, будут НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ от заявителя. Казалось бы — вот она, «идеальная» госуслуга. Все должны сделать без нас. Но это только в том случае, если два ведомства смогут договориться и привести в порядок свои информационные ресурсы. В частности, ту же базу КД МИД. Но в перечне государственных информационных систем (ГИС), интеграция которых позво-

лит обеспечить оперативный доступ к актуальной ведомственной информации, базу данных «Гражданство» я не нашел… Только «Учет международных договоров Российской Федерации». К тому же сам Консульский департамент МИД России неоднократно указывал на неполноту сведений, содержащихся в указанной базе данных. Так что «спасение утопающих — дело рук самих утопающих»… Всем страждущим снова будет предложено самостоятельно обратиться в КД МИД России по вопросу перепроверки сведений о гражданстве. Тогда о полноценной «идеальной» госуслуге не может быть и речи. Читаем Регламент дальше: «требуется представление заявителем… документа, подтверждающего снятие лица с регистрационного учета по прежнему месту жительства в другом государстве…». А если вы «уносили ноги» из-за вполне определенных известных обстоятельств в «стране исхода»? Или сели в поезд, где у вас украли документы? На сегодня предлагается только одно — езжайте обратно, восстанавливайте документы там. А как купить билет на обратный поезд без паспорта — это ваша проблема. А если по месту вашего прошлого проживания документы то ли выкинули, то ли потеряли? Вы думаете я фантазирую? Совсем недавно в СМИ обсуждалась история семьи беженцев из Саратовской области, у которых бюрократы отняли ребенка из-за потерянных документов. А почему бы не ввести положение, согласно которому подобную информацию запрашивает не частное лицо, а государственное учреждение — официальный орган исполнительной власти одной страны у официального органа исполнительной власти другой страны? Может быть и отношение к запросам будет иное, да и престиж страны, заботящейся о своих гражданах, повысится? Введение госуслуг в электронном виде означает, что вообще-то чиновники обязаны помогать решать чужие проблемы, а не сваливать их на плечи просителей. Да и у себя порядок надо навести. Как, например, с современными информационными технологиями сочетается тот факт, что у русских, выехавших из Киргизии, которые пытаются стать россиянами, до сих пор требуют справку, что Бишкек это «бывш. г. Фрунзе»? И они вынуждены приносить сотни тысяч одинаковых бумажек. Может, пора эту информацию внести в государственные информационные ресурсы — этакая окончательная справка на всех? Иначе сама идея предоставления госуслуг в электронном виде теряет смысл. Так что пока еще берегите бумажки. При этом — все. Я свою пожелтевшую справку о получении гражданства в консульском отделе Посольства России в 1992 году берегу как зеницу ока. Несмотря на то, что в базе ФМС мой паспорт значится как действительный. На всякий случай.



В центре внимания

HDD, лента или оптика — где хранить электронные данные? Георгий Диков

В век информационных технологий обеспечение долговременного архивного хранения огромного количества электронных документов является уже привычной задачей. Актуальность проблемы при этом не снижается и состоит на первом этапе в необходимости перевода бумажных документов в электронный вид, а в последующем — в выборе наиболее адекватной технологии их хранения. В Европе и США свыше 20 000 законодательных актов регулируют хранение электронной информации. К примеру, Sarbanes-Oxley Act, SEC 17a-4 и HIPAA действуют в США, Financial Services Authority и BSI PD0008 — в Великобритании, GDPdU и GoBS — в Германии, Electronic Ledger Storage Law и 11MEDIS-DC — в Японии, AIPA — в Италии. По нормативам финансовую документацию следует хранить не менее 5 лет, медицинскую — свыше 50 лет, пенсионные и страховые документы должны находиться в архиве более 75 лет. В России законодательство только начинает развиваться в данном направлении. Сегодня правоотношения в сфере обеспечения долговременного хранения информации регулируются следующими нормативными актами: Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 г. «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Принципы обеспечения неизменности и долговременности хранения данных устанавливаются российским законодательством как первостепенные. Соответствия этим параметрам можно достичь применением стандарта — WORM (Write Once, Read Many — один раз записать, много раз считать). Современные технологии позволяют осуществлять хранение тремя способами — на жестких дисках, на ленточных или оптических носителях.

Жесткие диски (HDD) Основная функция жестких дисков — обеспечение оперативного доступа к текущей информации. Однако они также могут быть использованы для архивного хранения. Применение жестких дисков позволяет организовать оперативное хранилище архивных данных, предоставляя постоянный on-line доступ к документам за счет построения многоуровневой архитектуры, которая распределяет информацию по дискам в зависимости от частоты их использования. Поставщики систем хранения данных (СХД) на жестких дисках делятся на три класса в зависимости от качества услуг и стоимости решений. Самыми дорогими, но и максимально защищенными являются решения «под ключ». В них все компоненты поставляются одним производителем

и с обязательной гарантией. Высокая совокупная стоимость владения этими решениями объясняется тем, что производитель берет на себя все обязательства по обслуживанию системы. Более экономные варианты — «конструкторы», с помощью которых можно построить любой тип информационного хранилища. Однако поставщики таких систем не могут дать никаких гарантий по его работе и в случае поломки не оказывают сервисного обслуживания. В такой ситуации используются жесткие диски различных типов, в том числе и низкокачественные. В результате часто вся информация, хранящаяся на подобных системах, безвозвратно теряется. И, наконец, есть компромиссный вариант — системы, не имеющие встроенного механизма многоуровневой архитектуры архивного хранения, но в комплект поставки которых включен набор жестких дисков для требуемого объема данных. Для формирования многоуровневой структуры требуется программное обеспечение стороннего разработчика. По этой причине персонал должен иметь квалификацию по обслуживанию такого комплекса.

Ленточные носители Главное предназначение ленточных носителей — создание резервных копий оперативных данных (backup). Но и на основе лент можно устроить архивное хранение информации. В этом случае решения на ленточных носителях предоставляют неоперативный (near-line) доступ к данным. Ядром подобной системы является роботизированный накопитель на лентах. На сегодняшний день формат LTO-5 позволяет хранить до 1,5 ТБ (3 ТБ с возможностью компрессии) информации. Но так как сам носитель напрямую не предназначен для архивного хранения, то может возникнуть ряд проблем. В частности, существует высокий риск потери информации в случае размагничивания или разрыва ленты и т.д. В отличие от жестких дисков на лентах можно создавать off-line хранение. Однако это требует больших трудозатрат по обслуживанию хранилища, так как ленты необходимо регулярно перематывать, чтобы избежать слипания. Есть еще один немаловажный нюанс — они должны быть удалены от объектов с магнитным излучением и храниться при определенном температурно-влажностном режиме. Кроме того, чтобы отыскать какой-либо конкретный файл, необходимо найти и время для перемотки ленты в картридже до актуального «куска». А недолговечность носителя вынуждает периодически переносить данные со старой ленты на новую.

Оптические носители В мире наиболее популярным видом хранения информации признается хранилище на оптических дисках. Их применение гарантирует высокую надежность и длительные сроки, бесконтактную работу с носителями, аутентичность и неизменяемость данных, быстрый произвольный доступ к информации, а также хранение в off-line. Накопители на базе оптических носителей хранят редко запрашиваемые и неизменяемые архивные данные. По результатам исследований международной ассоциации AIIM, к таким данным относится около 80% всей хранящихся информации, при этом 20% из них никогда не будут востребованы.

Заказчик может освободить пространство на оперативном хранилище, просто отправив редко запрашиваемые данные в архив на основе оптических носителей. Высвободившееся место вызовет уменьшение объемов и размеров окна резервного копирования. Особо «топовым» форматом для записи информации на оптический носитель сегодня является Blu-ray, отчасти потому что он позволяет записывать до 100 ГБ архивных данных. В отличие от жестких дисков и ленточных носителей, где неизменность информации достигается программным способом, оптические диски гарантируют информационную стабильность на аппаратном уровне (соответствие стандарту TRUE WORM). Кроме того, «открытый» формат записи позволяет при необходимости использовать для считывания информации стандартные оптические приводы, установленные в рабочих станциях. Как и ленточные носители, решения на оптике предоставляют неоперативный (near-line) доступ к архивной информации. Поддерживаются различные типы построения архивных решений, вплоть до «зеркалирования» архивных данных между территориально распределенными накопителями. Бесконтактная работа с оптическими дисками сохраняет целостность рабочих поверхностей, не допуская ни малейшей возможности случайных повреждений. Помимо обратной совместимости с предыдущими типами оптических носителей (CD\DVD) данный способ архивного хранения не требует создания резервных копий данных. При выборе технологии архивного хранения специалист должен учитывать технические возможности предприятия. Ведь, если компания обладает большими серверными мощностями, то для организации хранилища можно применять жесткие диски. Это наиболее затратная, но в то же время и самая функциональная система, обеспечивающая как архивное, так и оперативное хранение данных по принципу два в одном. Еще один важный момент также нельзя обойти вниманием: хранение на ленточных носителях сопровождается рисками, в частности вероятностью потери информации. Поэтому хранилище на лентах подходит только для данных, не содержащих ценных сведений. Оптические технологии пришли в Россию недавно. Вполне естественно, что их распространение идет весьма скромными темпами по сравнению, например, с США. При этом, хранилища на оптических дисках, в отличие от других технологий, представляются самыми надежными и гарантируют максимальную защиту. Таким образом, в среде профессионалов выработалось мнение, что применение «оптики» станет самым востребованным и, как следствие, единственным стандартом хранения архивных данных. 

Обзор ИТ-рынка. Технологии и оборудование

Планетарное сканирование — от конкретных задач к возможностям Дмитрий Шмайлов

О рынке сканеров Рынок планетарных сканеров уже широко развит. Это не в последнюю очередь обусловлено тем, что российские государственные учреждения активно начали заниматься переводом своих фондов в электронный вид. В частности, архивы, музеи и библиотеки являются едва ли не основными потребителями на рынке этих услуг. Рынок сканирующего оборудования основывается на постоянном совершенствовании технологий, которые потом «работают» на качество и скорость как на основные характеристики продукта.

Технология планетарного сканирования Технология планетарного сканирования заключается, что видно уже из самого названия, в необычном методе обработки документов и информации. В отличие от «бытовых» протяжных сканеров и планшетной технологии сканеры планетарной линейки фотографируют документ с некоторого расстояния, а именно сверху, что позволяет работать с документом бесконтактным способом. Чтобы дать представление о том, как это происходит, можно привести в пример образ спутниковой камеры и навигатора. А чтобы понять, для чего нужен бесконтактный способ, подойдет такое сравнение — это подобно тому, как разглаживать дорогой костюм с помощью пара. Таким образом, планетарные сканеры обеспечивают, прежде всего, безопасность первоисточника информации, что очень важно для работы с архивными материалами. Потому как степень их ветхости и при этом важности могут быть прямопропорциональны. Во-вторых, технология планетарного сканирования гарантирует высочайшее качество исполнения работ по переводу документов в электронный вид с приоритетом воссоздания наиболее точной электронной копии архивного документа. Это значит, что акцент ставится не столько на быстроту, сколько на высокое качество. В диалектике сканирования закон перехода количества в качество, увы, не действует — быстрота сканирования и, соответственно, обрабатываемый объем в доли секунды сканерами, использующимися в бытовой повседневности, никак не конкурирует с задачами планетарных сканеров, работающих на качество. При этом, скорость высококачественного сканирования также достаточно высока — от 4-6 секунд на формат А2 в цветном варианте с разрешением до 600 dpi.

Итак, два главных принципа планетарного сканирования — бесконтактность (безопасность) и высокое качество. В архивных учреждениях планетарные сканеры — первые и важнейшие игроки, ибо сами особенности архивных документов — ветхость, затертость, карандашные пометки на полях, измятость, разность плотности листа, размера и шрифтов бумажных документов, истрепавшаяся сшивка — диктуют выбор данной технологии и соответствующей аппаратуры. При всей своей высокотехнологичности оборудование просто в применении — полностью автоматизировано, и фокус настраивается автоматически в любых условиях. Планетарный тип, преимущественно используемый в архивах, подразделяется по формату и назначению на «сканер архивных документов» и «комплекс высококачественного сканирования» — их задача лежит в области работы с сшитыми документами.

Сканеры архивных документов Сканер архивных документов работает с форматами от А3 до А1. К примеру, некоторые книги, журналы или подшивки документов имеют ветхое состояние, не допускающее применение механизма полного разворота и прижимания планшетным методом сканирования. В таких случаях применяются «архивные» планетарные сканеры, имеющие в комплектации колыбель, позволяющую выравнивать правую и левую части сброшюрованной папки по аналогии с качелями, и фотокамеру, которая фиксирует, не контактируя с поверхностью листа, гарантирующие сохранность документа в первоначальном виде. При этом толщина корешка может быть размером до 40 см. Если документ слишком деформирован, но прижимное стекло использовать невозможно из-за его ветхости, то сканирование происходит в свободном положении, а все неровности съемки потом выравниваются программой. Колыбели бывают с автоматическим механизмом подстройки левой и правой половины архивного журнала. Есть и варианты дешевле — с ручной настройкой, которые чаще используются в архивных учреждениях. Планетарное сканирование позволяет минимально воздействовать на оригинал, некоторые сканеры

могут вообще не касаться документа. Например, в случае работы с древними книгами и ценными сшитыми архивными документами единого размера возможно перелистывание страниц с помощью воздушного мягкого поддува. Этой системой оснащены V-образные сканеры. Эти же сканеры наиболее полезны в работе с глубоко сброшюрованными папками или с хрупкими корешками подшивки — там, где раскрыть документ позволительно только на 110-120 градусов. V-образной колыбелью в качестве дополнительной опции можно отдельно укомплектовать любой сканер. Однако в архивах все-таки чаще приходится работать вручную, перелистывая страницы самостоятельно, потому как архивные папки могут быть сшиты из документов разного формата, а подшивки состоять из листов разной толщины, часть которых просто порваны или замяты. Но даже в таком случае соприкосновение происходит только по необходимости в момент пролистывания документов. Форматы цветности планетарных сканеров — от черно-белого, серого до полноцвета. В архивах обычно достаточно ч/б и серого, потому что в документах, как правило, не встречается цветных иллюстраций. При этом точность воспроизведения сохраняется вплоть до фактуры документа, заметок на полях и печатей. Линейка сканеров архивных документов очень разнообразна. К примеру, ПланСкан серии «А» и ПланСкан серии «С» внутри модельного ряда еще подразделяются по форматам. ПланСкан серии «С» ориентирован на высокое качество картинки (300, 400, 600 dpi) и необходим для работы с редкими документами без подсветки. Названные сканеры к тому же работают с режимом предпросмотра, что удобно с точки зрения настроек и является особенностью именно этой линейки.

Комлексы высококачественного сканирования Сканеры подразделяются по работе с форматами (от А1 до 2А0) и по назначению — это, как уже известно, планетарные сканеры архивных документов и КВС (комплексы высококачественного сканирования). И если для рядовых архивных документов чаще всего достаточно сканеров, работающих с форматом А2, то, чтобы откопировать более масштабные документы, подбираются сканеры с большей площадью стола. КВС начинает работу с формата А1 и до 2А0 — это максимальный формат, который сейчас используется технологией планетарного сканирования.

Информационные технологии на службе отрасли

К примеру, для подшивок старинных газет или карт используются уже широкоформатные сканеры или КВС. КВС подразумевает программноаппаратную обработку, когда после сканирования информация средствами программного обеспечения обрабатывается автоматически. В случае требования заказчиком электронной копии, полностью соответствующей оригиналу, также применяется комплекс высококачественного сканирования. С его помощью сохраняется образ оригинала и его полное цветовое соответствие (в т.ч. освещенность, если сканируется фотография). КВС отличаются от обычных планетарных сканеров более высоким классом — усовершенствованной оптикой и наиболее современной электроникой, позволяющими воссоздать какой бы то ни было сложности копию, неотличимую человеческим глазом от оригинала. Разрешение КВС от 300 точек на дюйм и больше. КВС работает в основном с полноцветными документами, потому как смысл применения такой высокотехнологичной аппаратуры как раз в воспроизведении образа документа, а не только в передаче и сохранении информации. Также у КВС есть возможность отсканировать ветхий архивный фонд, способ сброшюрованности которого не допускает разворот на 180 градусов: устанавливается съемка сначала одной стороны книги или архивной подшивки, потом другой с последующим программным сшиванием ее в единое целое, соответствующее оригиналу. Для моделей КВС — интересен ЭЛАР ПауэрСкан, потому как помимо работы с форматами А1, А0, 2А0 может быть оснащен вакуумным столом и колыбелью для архивных документов. Старшая линейка, как правило, включает в себя все особенности младшей. Комплектация идет на усмотрение заказчика. Планетарные сканеры могут быть со встроенной системой подсветки, автоматизированным освещением или без него. Если архивные данные и ценные материалы слишком чувствительны к ультрафиолету и инфракрасному излучению, то планетар-

ные сканеры определенной модификации, например, ПланСкан серии «С», превосходно справляются с этой задачей — обеспечивают защищенность от вредного освещения, работая без какой-либо подсветки. При этом все изъяны документа выравниваются программой. Некоторые КВС имеют вакуумный стол, на котором применяется метод вытягивания с помощью всасывания, что позволяет отсканировать редкие карты, при хранении свернутые в тубусах и деформирующиеся при попытке их механического развертывания. Версий технических возможностей съемки может быть множество — от статичной камеры до фотосенсора и ССD-матрицы. Вариант сканирования с одновременным перемещением камеры и зоны подсветки по всему объекту съемки обеспечивает лучшее качество сканирования и как раз используется в КВС, когда нужно получить точную копию оригинала для последующего репринта очень ценных архивных документов. Подсветка под углом позволяет воссоздать даже фактуру документа, что важно при необходимости выдерживания и передачи первоначального оттиска. К примеру, если сканируются редкие старинные печати, которые продавливались на документах. На таких сканерах был обработан дневник Николая II, его фотоальбом. Дополнительной немаловажной опцией является сетевой интерфейс. Если USB вход — стандартная комплектация планетарных сканеров любого производителя, то сетевой интерфейс есть далеко не во всех моделях. Между тем, сетевой интерфейс позволяет инсталлировать полученную информацию сразу в электронную систему архива, что не требует дополнительной работы и устройств. То есть любой участок работы сразу передается на необходимый сервер, который может быть подключен к любой компьютерной сети. Таким образом, решение о применении того или иного сканера выносится исходя из типа документа, который преобладает в архиве.

В последнее время в государственных и м униципальных архивах Пермского края резко у величился поток обращений со стороны граждан, интересующихся историей своей с траны, изучением демографических проблем, сохранением исторического наследия, принципов преемственности поколений и семейных традиций. Для обработки поступающих запросов потребовались документы, прежде всего метрические книги и «ревизские сказки», находящиеся в ветхом состоянии, пораженные плесенью и грибком. Большинство из них становятся нечитаемыми, многим книгам необходимо проведение дезинфекции, требуется реставрация и переплет. Очевидно, что доступ к таким документам ограничен из-за возможности повредить или навсегда утратить ценную информацию. В связи с этим руководством края было принято решение создать интернет-портал, содержащий всю необходимую информацию. Чтобы выполнить задачу бережной оцифровки ветхих документов заказчик решил обратиться к корпорации ЭЛАР с целью арендовать необходимое оборудование, так как покупка специализированных сканеров и о бучение персонала стоит существенных материальных затрат. В Государственный архив Пермского края Корпорация предоставила восемь планетарных сканеров и направила высококвалифицированных специалистов. В результате проведенных работ с августа по декабрь 2009 года было оцифровано и переведено в электронный вид 2800 метрических книг и «ревизских сказок», что пополнило базу данных на 20,5 %. К началу 2011 года в систему загружено 1231558 записей из метрических книг. Работа по загрузке новыми записями и оцифрованными документами интернет-портала «Поколения Пермского края» продолжается до сих пор.

РОССИЙСКОМУ ИСТОРИКО‑АРХИВОВЕДЧЕСКОМУ ЖУРНАЛУ

20 лет

11 марта 1991 г. он был зарегистрирован в качестве информационного бюллетеня как средство массовой информации (СМИ), учредителем его выступило Российское общество историков-архивистов (РОИА). В июне 2008 г. «Вестник архивиста» перерегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия в журнал. Первым его главным редактором стал видный работник архивного дела, один из инициаторов, учредителей и руководителей РОИА, заслуженный работник культуры РФ Михаил Васильевич Стеганцев (1991-1997). Его сменил доктор исторических наук, профессор Историко-архивного института РГГУ Александр Давидович Степанский (1997-2007). В 2008 г. главным редактором назначен кандидат исторических наук Иван Анатольевич Анфертьев. Решением Президиума Высшей аттестационной комиссии Минобрнауки России от 19 февраля 2010 г. № 6/6 «Вестник архивиста» включен в Перечень ведущих рецензируемых научных журналов и изданий, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней доктора и кандидата наук. В настоящее время журнал публикует научные статьи по следующим научным направлениям: документалистика, документоведение, архивоведение — 05.25.02; историография, источниковедение и методы исторического исследования — 07.00.09; отечественная история — 07.00.02; всеобщая история — 07.00.03, осуществляя при этом информационное обеспечение научно-исследовательской, методической и организационной деятельности РОИА и Росархива. На его страницах освещается актуальные проблемы общественных наук в целом, науковедения, исторической науки, архивоведения, документоведения и делопроизводства, в том числе

электронного документооборота, источниковедения, археографии, библиографии, вопросы народного образования, массовой коммуникации и СМИ, экскурсионной деятельности. Публикация материалов преследует цели ведомственного и профессионального объединения читателей журнала — работников архивов, музеев, библиотек, сотрудников научных институтов, профессорскопреподавательского состава и студентов исторических факультетов университетов и гуманитарных факультетов высших учебных заведений страны, историков, архивистов, ученых, краеведов, а также распространения историко-архивоведческих знаний посредством публикации исторических источников и введения их в научный оборот. Кроме того, акты Росархива, признанные Минюстом РФ не нуждающимися в государственной регистрации, подлежат опубликованию в журнале «Вестник архивиста» (Приказ Федерального архивного агентства № 30 от 2.07.2008 г.). В связи с этим публикация в «Вестнике архивиста» считается официальной.

В 2008 году создан сайт — интернет-приложение печатной версии журнала www.vestarchive.ru, а в 2010 г. было зарегистрировано англоязычное интернет-приложение «Вестника архивиста www.arhivemagazine.com Межотраслевое экспертное издание «Э.Док»

Учредитель и издатель: ЗАО «ЭЛАР»

№ 02(02) 2011, подписано в печать 02.03.2011

Отпечатано в типографии: «ИКМАС», Москва, улица Буракова, д. 27, к. 6

Распространяется бесплатно. Тираж: 999 экземпляров

Главный редактор: Павел Плотников

Адрес редакции: 127083, Москва, Петровско-Разумовская аллея, 12а. E-mail: office@elar.ru, тел.: +7 (495) 792-31-31, факс: +7 (499) 251-36-03