¿Qué documentación debe exhibir y conservar el patrón y por cuánto tiempo, ante un conflicto laboral? Por: Lic. Einar Vázquez Guillén
El patrón tiene la obligación de conservar y guardar algunos documentos que tiene en su poder por la calidad de ser patrón, pero ¿cuáles son estos documentos?, ahora bien; a continuación, veremos cuáles son esos documentos y en base a qué autoridad se tiene la obligación de conservarlos. Como bien sabemos existen diferencias entre los plazos que marcan la Ley del Seguro Social y el Código Fiscal respecto a la Ley Federal del Trabajo; pues como empleador siempre se va a regir por estas tres autoridades para el debido cumplimiento de sus obligaciones. Sin embargo, es importante saber que, hacernos cargo del tema de la contabilidad para el correcto funcionamiento de la empresa es una medida primordial para no tener problemas a futuro, como lo es también conservar la documentación necesaria como lo son nóminas y contratos individuales de trabajo. Legalmente el patrón tiene la responsabilidad de resguardar la documentación inherente a la relación laboral, algunas empresas contratan a un equipo especializado para que se encargue de ejecutar las tareas adecuadamente (empresas subcontratistas) aun así es importante que ambas partes tengan todo un acervo de documentación de sus trabajadores a su cargo.
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Según el artículo 28 del código fiscal de la federación, establece que la documentación abarca: Libros y registros sociales, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, control de inventarios y método de valuación, medios procesables de almacenamiento de datos: cintas y discos, equipos o sistemas electrónicos, documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales etcétera. El artículo antes mencionado no es el único que establece la conservación de documentación por lo menos durante 5 años; por su parte el artículo 15 de la ley del seguro social establece la obligación de los patrones de registrar y guardar todos los datos de nóminas, listas de raya, así como pagos de las cuotas patronales incluyendo los recibos de nómina debidamente timbrados. En cuanto a la ley federal del trabajo nos hace una mención de la obligación de almacenar la documentación, todo esto en concordancia con el artículo 804, para exhibir en algún juicio que son los siguientes: Contratos individuales de trabajo que se celebren (cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable), Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios y de cualquier otro pago extraordinario, cualquier convenio realizado durante la relación laboral, pagos de
